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Artikel zum Stichwort Selektionsvariante

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Donnerstag, 14. September 2017
07:01 Uhr

Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf das Thema Varianten von Berichten zur Vorbelegung von Selektionsfeldern sowie auf die Selektionsvarianten (zum Beispiel über Kostenstellen mit der Transaktion KS13 oder über Innenaufträge in der Transaktion KOK5) eingegangen durch die über vordefinierte Merkmale Stammdaten wie Kostenstellen oder Innenaufträge in Berichte selektiert werden können.

Innerhalb der KOK5 kann tatsächlich zwischen den "Auftragsphasen" ERÖFFNET, FREIGEGEBEN, TECHNISCH ABGESCHLOSSEN und ABGESCHLOSSEN selektiert werden. Sofern nun aber Projekte GESPERRT werden, wenn diese fertig sind und nicht der Status auf ABGS für Abgeschlossen gesetzt wird kann dieser in der KOK5 nicht auf Anhieb selektiert werden.

Im Abschnitt STATUS findet sich jedoch auch ein Feld Statusselektionsschemata. Über dieses ist es tatsächlich auch möglich Innenaufträge mit Status SPERR auszuwerten, ohne dass hierfür eine Query wie im Artikel "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag" oder "Änderungsbelege zu Systemstatus (JEST) bei Innenaufträgen per Query auswerten" beschrieben gesetzt werden muss.

Hierzu kann im Customizing über die Transaktion SPRO unter folgenden Pfad ein Selektionsschemata eingesetzt werden
  • CONTROLLING
  • INNENAUFTRÄGE
  • AUFTRAGSSTAMMDATEN
  • SELEKTION UND SAMMELBEARBEITUNG
  • Statusselektionsschemata definieren
Alternativ ist das auch direkt über die Transaktion BS42 möglich. Technisch sind diese in der Tabelle TJ48 "Prüftabelle der Selektionsids" gespeichert.

Nach Aufruf der Transaktion kann über die Schaltfläche NEUE EINTRÄGE ein Selektionsschemata angelegt werden. Der Eintrag muss dann markiert werden und über den Punkt SELEKTIONSBEDINGUNG kann dazu ein oder mehrere STATUS per UND verknüpft werden. Als Beispiel kann hier ABGS und SPER in die Spalte Status eingetragen werden.

Damit umfasst diese Selektionsvariante alle abgeschlossenen / gesperrten Innenaufträge. Über die Spalte NICHT (Checkbox) kann hier auch eine negative Selektion (sprich entspricht nicht diesem STATUS) ergänzt werden.

Nachdem dieses angelegt worden und per Customizing-Transportauftrag transporiert worden ist (Tabellenpflege) besteht nun die Möglichkeit in der KOK5 dies als Selektion im Feld STATUSSELEKTIONSSCHEMATA zu hinterlegen.

Interessant wird das ganze dadurch, dass im Feld Auftragsgruppe auf diese in der KOK5 angelegten Selektionsvariante in der F4 Auswahlhilfe zugegriffen werden kann, wenn die entsprechende Option gesetzt ist.

Interessant kann dieses werden, wenn eine Kostenstelle selektiert wurde und als zugeordnete Innenaufträge alle zugehörigen nicht gesperrten Innenaufträge zum Beispiel beim Report Writer / Report Painter Bericht selektiert werden soll.

Diese Möglichkeit ist durch Kombination des SELEKTIONSSCHEMATA in einer Selektionsvariante und der Vorgehensweise im Artikel "CO Objekte indirekt auswerten Teil 1/2 hier: Anhand Kostenstelle im Report Writer zugeordnete CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle" beschrieben.

Gerade solche Kniffe (oder nennen wir es Tipps und Tricks) sind ein Grund, warum mir das Projekt "Buchveröffentlichung »Berichtswesen im SAP®-Controlling«" oder auch mein Vortrag am FICO Forum 2016 (siehe "Vortrag Controlling Tipps aus der Praxis für die Praxis und die Espresso digitale SAP Bibliothek Flatrate") tatsächlich Freude gemacht hat insbesondere, da das Thema Berichtswesen im Controlling tatsächlich auch ein Herzensthema von mir ist.

Sollte dies ebenfalls Interesse geweckt haben verweise ich gerne auf die Möglichkeit des Onlineshop auf dieser Seite sowie für Hochschulen auf die Neuigkeiten meines Verlages zum Thema "SAP-Flatrate für Hochschulen - Digitale SAP-Fortbildungsplattform für Studenten und Hochschulmitarbeiter".

Über eine Jahrespauschale erhalten alle Studenten und Hochschulangehörige Zugriff auf die digitalen SAP-Bibliothek von Espresso Tutorials und damit einem breiten, praxisnahen Wissenspool rund um SAP.  Die Vorteile der Flatrate habe ich schon unter SAP Know How vorgestellt und bin tatsächlich überzeugt vom Angebot.

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Samstag, 3. September 2016
22:14 Uhr

Kundeneigene Transaktionen zu Berichten in PSM FM Haushaltsmanagement zum Beispiel Belegjournal anlegen (Variantentransaktion)

Im Rahmen einer Überarbeitung eines PSM-FM Berichtswesen sollen neben den Rechercheberichten auch Varianten zu Einzelpostenlisten als eigene Transaktion in ein Benutzermenü (siehe Artikel "Benutzereigene SAP Menüs (Favoriten, Benutzermenü, Bereichsmenü)") hinterlegt werden. Auf diese Weise können Infouser direkt bestimmte Informationen, so zum Beispiel Sachmittel, als Liste auswerten ohne, dass sie vorher genau auswählen müssen ob sie nun Personalkosten, Lehrbeauftragte und Hilfskräfte oder Sachmittel angezeigt bekommen wollen.
Ferner können durch die geschickte Wahl einer Variante auch erledigte Positionen, wie abgebaute Mittelbindungen, ausgeblendet werden, so dass nur die relevanten Positionen innerhalb einer Einzelpostenliste dargestellt werden und später auch nach Excel exportiert werden können (siehe auch "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" )

Die Grundlagen zur Erstellung eines Recherchebericht in PSM-FM (Public Sector Management-Haushaltsmanagement) habe ich in den Artikeln "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" und "Recherchebericht Budget + Ertrag ggü. Aufwand" ausführlich beschrieben. Allerdings sind Rechercheberichte mittlerweile auch im Bilanzreporting oder in der Ergebnisrechnung ein Berichtstool wie im Artikel "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" gezeigt wird.

Solche Rechercheberichte können als Parametertransaktion, wie im Artikel "Parametertransaktion für Recherchebericht" beschrieben als kundeneigene Transaktion angelegt werden. Der Unterschied zwischen den einzelnen Transaktionsarten ist unter anderen auch im Artikel "Transaktion anlegen (Report, Parameter) bspw. für SAP Query / Unterschied Parameter- oder Reporttransaktion" beschrieben.

Nun soll aber für eine vorhandene Transaktion eine entsprechende Variante einer Einzelpostenauswertung angelegt werden.

Belegjournal - Obligo/Ist Alle Buchungen


Innerhalb des Belegjournal (Transaktion FMRP_RFFMEP1AX) zu finden unter
  • Rechnungswesen
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement
  • Infosystem
  • Einzelposten
  • Obligo und Ist
  • Alle Buchungen (Transaktion FMRP_RFFMEP1AX )
sind verschiedene Varianten zur Vorbelegung des Selektionsbildschirm angelegt worden.
 

Varianten zum Belegjournal PSM-FM Einzelposten

Hierbei sind verschiedene Felder schon ausgefüllt (u.a. auch mit Kennzeichen GPA ausschalten siehe Artikel "SAP Berichte alter Name Kostenstelle (falscher Stichtag)" oder auch "PSM: Selektionsvarianten und Wertübernahme aus vorherigen Selektionen") und müssen daher durch die Infouser nur noch um die relevanten Fonds oder Finanzstellen ergänzt werden.. Ein wichtiger Punkt ist auch hinter der Freien Abgrenzung unter den Obligo-Einzelposten der Punkt "Position erledigt" welcher per Optionen als Einzelwert aktiviert mit Leerzeichen gewählt sein sollte um abgebaute Mittelbindungen, die erledigt sind, nicht mehr anzeigen zu lassen.

Für die Anzeigevarianten (benutzerübergreifend oder benutzerspezifisch) ist hier auch das Berechtigungsobjekt S_ALV_LAYO mit der Aktivität 23 für Pflegen. Ist die Berechtigung nicht vorhanden können nur benutzerspezifische Layoutvarianten gespeichert werden.

Neben der Variante ALLGEMEIN sind hier auch SACH für Sachmittel und PERSONAL für Personalmittel angelegt worden, so dass über diese Varianten entsprechende Selektionen vorweggenommen werden können und die Infouser direkt mit dieser Variante arbeiten können.

Nun sollen für diese einzelnen Varianten kundeneigene Transaktion (als Z* oder Y*) angelegt werden.

Der erste Gedanke wäre hier tatsächlich, vergleichbar zu CO Berichten eine sogenannte Variantentransaktion anzulegen.

Variantentransaktion anlegen

Anstatt hier direkt anhand des Belegjournal das Beispiel durchzugehen möchte ich die folgenden Schritte mit einen CO Bericht erläutern.

Nehmen wir an, dass für den Bericht S_ALR_87013611 eine entsprechende Variante ALLGEMEIN angelegt ist. Nun kann über die Transaktion SE93 eine neue Transaktion angelegt werden.

Nachdem der neue Transaktionscode angegeben worden ist ist hier zum Einen ein Kurztext für die Transaktion anzugeben und als Startobjekt eine Auswahl getroffen werden.

Die erste Wahl wäre hier

"Transaktion mit Variante (Variantentransaktion)".


Danach kann die ursprüngliche Transaktion ausgewählt werden, in unseren Beispiel also S_ALR_87013611 und über das Feld Transaktionsvariante die entsprechende Variante der Transaktion. Leider stehen hier dann nicht die angelegte Varianten zur Verfügung. Gleiches gilt leider auch für das Belegjournal. Vermutlich würde diese Art der Transaktion mit Varianten der Transaktion KOK5 (CO Innenauftrag Stammdatenliste) funktionieren.

Also der zweite Versuch

"Programm und Selektionsbild (Reporttransaktion)"


Hier kann der Report (Technische Info) zur Transaktion hinterlegt werden z.B. GP4QLQKH46VZJ3P1A40A23S3HJG850 für S_ALR_87013611 .

Hier funktioniert dann auch für das Selektionsbild 1000 der Start mit der Variante die direkt hinterlegt werden kann.

Leider ist dieses nicht möglich für den Report hinter den Belegjournal (Report RFFMEPGAX zur Transaktion FMRP_RFFMEP1AX) Es erfolgt die Fehlermeldung "Es wurden keine geeigneten Varianten für Bild 1000 gefunden".

Somit bleibt auch hier nur die vertraute

"Transaktion mit Parametern (Paramtertransaktion)"

Hier können nun ebenfalls für die Transaktion START_REPORT unter anderen die Felder
  • Reporttyp
  • Report
  • Erweiterter Name
  • Variante
mit Werten versorgt werden.

Dazu wird in der Transaktion SE93 eine Parametertransaktion angelegt mit den Vorschlagswerten für die Transaktion START_REPORT. Wichtig ist nun, dass das Feld Einstiegsbild überspringen aktiviert wird. Ferner sollten im Abschnitt Klassifikation die GUI EIgenschaften geerbt werden. Nachdem die Transaktion START_REPORT mit Enter bestätigt worden sind, kann per F4 Auswahlhilfe in der Tabelle mit Vorschlagswerten die einzelnen Dynprofelder ausgewählt werden.

Interessant sind nun folgende Felder
Name des Dynprofeldes Wert
Parametertransaktion für Recherchebericht RFFMEPGAX
D_SREPOVARI-REPORT RFFMEPGAX
D_SREPOVARI-VARIANT Die angelegte Variante bspw. SACH oder PERS

Sofern nun diese neu angelegte Transaktion gestartet wird, wird automatisch das Belegjournal mit den entsprechenden vorbelegten Feldern gestartet. Im Unterschied zu der eigentlichen Transaktion FMRP_RFFMEP1AX sind hier zwar noch weitere Abschnitte im Selektionsbild eingeblendet (Obligo/Ist und FI-Beleg), was am aufgerufenen Report liegt, aber auch diese Felder können per "Feld schützen" vor unbeabsichtigten Änderungen geschützt werden. Somit können also neben Recherchberichten auch Varianten des Belegjournal als eigene Transaktion angelegt werden.

Varianten schützen

Da diese Varianten durch die Parametertransaktion erwartet werden und die Transaktion START_REPORT nicht gegen das Berechtigungsobjekt S_TCODE geprüft wird sondern lediglich der hinter der Transaktion liegende Report (Berechtigungen für Recherchebericht oder auch Belegjournal) ist es notwendig, die Varianten zu speichern und die Option Variante schützen zu wählen.

Sollten einmal geschützte Variante dennoch bearbeitet werden, ist sicherlich der Hinweis auf den Artikel "Frühjahrsputz oder geschützte Varianten und nicht mehr benötigte Rechercheberichte entfernen oder reorganisieren", aber auch die Notwendigkeit angelegte Berichte ordentlich zu dokumentieren ist auch im Artikel "Fachliche und technische Dokumentation von Selektionsvarianten und individuelle Berichte in SAP identifizieren" mit einigen Empfehlungen bedacht worden.

Der Vorteil an solcherart angelegten Transaktionen zum direkten Aufruf von Varianten von Standardberichten ist, dass man hier direkt auf diese Transaktionen im Support verweisen kann und das Berichtswesen nicht mehr innerhalb eines Handbuch auf verschiedene Handhabungen eines bestehenden Berichtes verweisen muss sondern hier die Möglichkeiten vorhanden sind die gewünschte Information in einer gewünschten Art und Weise darzustellen ohne dass dabei ein Missverständnis zustande kommt oder aber SAP wieder einmal ganz und gar andere Daten ausspuckt als der Berichtsempfänger eigentlich erwartet hätte.

Dennoch oder vielleicht auch gerade deswegen sollte sich hier sehr genau darüber Gedanken gemacht werden welche Berichte zur Verfügung gestellt werden und ferner sollte man sich darüber bewusst sein, dass weiterhin für die Endanwende die Möglichkeit besteht eine eigene Variante des Berichtes auszuwählen oder gar eine individuelle Berichtsvariante abzuspeichern. Gerade an dieser Stelle ist das Berichtswesen gleichzeitig mit Berechtigungswesen zu verknüpfen.

Einige interessante Ansätze liefern hier die Artikel "Belegartberechtigung F_BKPF_BLA" oder auch "SAP BC: Personalkontenberechtigungen". Auch wenn ich meine Diplomarbeit zur Erlangung des Grades eines Diplom-Betriebswirt (FH) über das Thema: "Berechtigungswesen in SAP auf Basis der Überarbeitung des vorhandenen Konzeptes der FH Gießen-Friedberg im Bereich Finanzwesen und Controlling" nicht veröffentlciht habe, mag ich an dieser Stelle doch die verwendete Literatur empfehlen und denke mir, dass Grundlagen wie "Welche User haben die Berechtigung zur Auswertung einer bestimmten Kostenstelle oder Innenauftrag?" auch weiterhin ihre Bedeutung und Berechtigung im Werkzeugkasten eines Keyusers haben sollten.

Nicht ohne Grund ist der Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" stellvertretend für die Ansicht, dass heutzutage ein SAP Modul übergreifendes Denken und Nutzen der Werkzeuge der Module PSM-FM (Public Sector Management - Funds Management (Haushaltsmanagement)), CO (Controlling) aber auch FI (Finanzbuchhaltung) und HCM (Personalwesen) elementar für ein integratives und wirkungsvolles Berichtswesen, dass sicherlich nciht nur im Hochschulberichtswesen relevant ist. 

Wichtig ist dabei, dass man sich aber auch über die Grenzen einer solchen Vorgabe im Klaren sein sollte und darauf achten muss, dass entsprechende Berichte weiterhin gepflegt werden müssen und spätestens zum Jahresabschluss die Varianten gepflegt werden sollten, was ihren Zeitraum oder andere Werte betreffen mag. So flexibel hier Berichte auch sein mögen, so pflegeintensiv kann hier auch das Vorgehen sein und daher ist eine Dokumentation auch ein wesentlicher Teil eines sinnvollen Berichtswesen und sei es auch nur, dass Nochfolgende CO Keyuser später einmal in ein Fachkonzept Controlling schauen können und nicht dazu gezwungen sind die Dokumentation selbst noch einmal umzuschreiben um ein Verständnis für das dahinter liegende Berichtswesen zu erlangen oder gar aus Versehen scheinbar nicht verwendete Varianten löschen, die dann später doch noch in bestimmten Varianten oder Transaktionen dringend benötigt werden.

Integratives ERP System ->modulübergreifendes Berichtswesen


Aber dieses ist vielleicht auch einer der Gründe warum das Thema Berichtswesen nie langweilig wird und sich nicht nur Keyuser gerne mit Themen wie "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" oder auch "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschäftigen. Oftmals ist die Frage des Berichtswesen keine von IT Skills sondern eine des Mutes neue Möglichkeiten und Wege zu entdecken und diese dann für das eigene Berichtswesen umzusetzen.

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Montag, 15. August 2016
18:54 Uhr

Fachliche und technische Dokumentation von Selektionsvarianten und individuelle Berichte in SAP identifizieren

Im Rahmen der Berichtsdokumentation kann es hilfreich sein vorhandene Selektionsvarianten zu dokumentieren.

In den meisten Berichten ist dieses über
  • SPRINGEN ->
  • VARIANTEN ->
  • ANZEIGEN

oder aber direkt wie bei der KOK5 durch die Schaltfläche ANZEIGEN (die mit der Brille) möglich in Form einer ALV Liste diese anzuzeigen.

Sofern hier aber kein Druckersymbol aktiv ist, fällt es schwer die getofffenen Merkmale zu dokumentieren. Allerdings gibt es dafür hinter der rechten Maustaste die Option TABELLENKALKULATION wodurch die dargestellte Liste mit den Einzelwerten in eine beliebige Tabellenkalkulation exportiert werden kann.

Sollte hier einmal das falsche Format in Kombination mit "Immer das gewählte Format anwenden" gewählt haben dürften die Ausführung zum Abschnitt SALV_BS_ADMIN im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" nützlich sein.

Vorhandene Varianten transportieren

Gerade bei der Dreiteilung eines SAP System (Develop (Entwicklung), Quality (Qualitätssicherung), Productiv (Produktivsystem)) kann es auch erforderlich sein vorhandene Varianten auf ein jeweils nachgelagertes System zu transportieren.

Die hierzu erforderlichen Schritte sind unter "Transport von Selektionsvarianten" beschrieben.

Grundsätzlich sollte eine umfangreiche Dokumentation zu einmal angelegten Berichten immer vorhanden sein welche nicht nur dann relevant wird, wenn aus Versehen eine Variante gelöscht wurde. Zumindest die übergreifend zur Verfügung gestellten Selektionsvarianten sind sinnvollerweise festzuhalten.

Wie schon im Artikel "Geschützte Selektionsvarianten entsperren" erläutert sind die einzelnen angelegten Varianten in der Tabelle VARID "Variantenkatalog" hinterlegt.

Anhand von Varianten häufig genutzte Berichte identifizieren

Gerade bei einen Jobwechsel wo die vorherige Stelleninhaber kaum Dokumentationen über die individuellen Berichte (FI, CO) hinterlassen haben kann hier abseits von der Suche innerhalb ABAP Workbench, Report Painter und SAP Query eine entsprechende AUswertung weiterhelfen. Über das Feld ENAME der Tabelle VARID kann anhand des Benutzername als Selektionsmerkmal  zu jeden genutzten Programm (Feldname REPORT) entsprechende Reports identifiziert werden. Dabei sind die Einträge AQ*  z.B. SAP Query, GP* dürfen Berichtsgruppen für Report Writer /Painter sein etc..

Anhand der Queryy "Tabellen hinter Transaktionscode oder ABAP Programm über eine SAP Query ermitteln" kann hier auch der umgekehrte Weg beschritten werden um anhand des ABAP Reports die zugehörige Transaktion aus der Tabelle TSTC "SAP-Transaktions-Codes" zu ermitteln. Wobei es hier auch hilfreich ist in dieser Tabelle nach Z oder Y Transaktionen zu schauen, sofern solche angelegt worden sind.

Wobei in diesen Fall auch die Tabelle SMEN_BUFFC ("Tabelle für die Ablage der Favoriten")  hilfreich sein kann, da doch die meistens genutzten Berichte von Usern in den Favoriten abgespeichert werden. Die verschiedenen Individualiserungsmöglichkeiten sind auch im Artikel "Benutzereigene SAP Menüs (Favoriten, Benutzermenü, Bereichsmenü)" erwähnt worden.

Fachliche und technische Dokumentation von Berichten

Ferner kann sowohl auf Sicht der Anwendenden eine "Dokumentation von Berichtsgruppe und Berichtsdokumentation bei Report Painter und Writer Berichten" von Berichten beim Aufruf des Berichtes hilfreich sein als auch aus technischer Sicht wie im Artikel "Report Painter Übersicht von Elementen und Merkmale zur Darstellung der Struktur und Aufbau eines Berichtes" beschrieben .

Wobei gerade die eigenentwickelten Berichten ein Thema für sich selbst. Hier verweise ich sehr gerne auf folgende Grundlagenartikel: Wobei die verschiedenen von mir gerne genutzte entwickelten Berichtstool im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" zusammengefasst sind.

Im Zusammenspiel zwischen Entwicklung und Anwendung sollte daher der Punkt Dokumentation sowohl in Richtung Handbuch für Anwendende als auch für die technische Seite betrachtet werden. Hier mag ich auch sehr gerne auf zwei Dokumentationstools beziehungsweise Software in dieser Richtung hinweisen. Besonders die "Software für Prozessbeschreibungen (DIA)" eignet sich für die  "Graphische Darstellung von Tabellenverknüpfungen bspw. bei Query" oder auch  "Ereignisgesteuerte Prozesskette in DIA darstellen (weitere Objekte einfügen)", Daneben merke ich aber auch, dass mir die Software XMIND, wie im Artikel "Mindmapping und Sketchnotes im Beruf nutzen für Brainstorming oder Mind Mapping mit XMIND" beschrieben nutze. Diese eigent sich sogar dafür Aufgaben oder Organisationen darzustellen.

Inhaltlich ist daher das Thema Berichtswesen sicherlich auch auf Dauer noch ein Thema, dass regelmäßig hier im Blog aufschlägt und aufschlagen wird.

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Freitag, 22. Juli 2016
17:25 Uhr

Frühjahrsputz oder geschützte Varianten und nicht mehr benötigte Rechercheberichte entfernen oder reorganisieren

Hin und wieder bietet sich auch die Sommerzeit dazu an ein wenig Frühjahrsputz innerhalb der bisher angelegten Berichte oder Varianten zu machen. Gerade bei Varianten sind oftmals welche im SAP System angelegt (und gesperrt) die durch organisatorische oder fachliche Veränderungen mittlerweile nicht mehr benötigen werden. In diesem Zusammenhang verweise ich gerne auf den hilfreichen Artikel "Geschützte Selektionsvarianten entsperren" um hier etwaige geschützte Varianten doch noch entfernen zu können.

ACHTUNG: Hinterlegte Variante in Z- oder Y-Transaktion

Sollten Sie eine Parametertransaktion angelegt haben in der eine Variante mit der Bezeichnung ALLGEMEIN mit übergeben wird (Parameter D_SREPOVARI-VARIANT) müssen Sie entweder diesen Wert löschen oder erneut eine Variante mit der Bezeichnung ALLGEMEIN erneut anlegen, sofern Sie diese gelöscht haben. Alternativ kann die Parametertransaktion nicht mehr gestartet werden. Zur Pflege einer Parametertransaktion verweise ich gerne auf "Transaktion anlegen (Report, Parameter) bspw. für SAP Query / Unterschied Parameter- oder Reporttransaktion". Damit ist auch für einen Recherchebericht diese zu beachten und ggf. bei der Berichtskonzeption zu beachten.

 

Vorhandene Rechercheberichte

Gerade wenn Sie in den letzten Jahren auch viel mit Rechercheberichten (unabhängig ob nun im Haushaltsmanagement (PSM-FM) wie im Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget", "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" in der Ergebnisrechnung  oder in der Profit-Center-Rechnung stellt sich die Frage, wie Sie nicht mehr benötigte Berichte entfernen beziehungsweise löschen können.

Dieses soll am Beispiel eines Recherchebericht im Bereich der öffentlichen Verwaltung (public sector management) im Haushaltsmanagement (funds management) sprich im Modul PSM-FM erläutert werden.

Aufbau Rechercheberichte

Während die Berichtsdefinition (Aufbau des Ergebnisblatt) innerhalb eines Formular festgelegt wird, wird die Steuerung des Berichtes in einen Bericht definiert (inkl. aller Merkmale die für den  Würfel (Merkmalaustausch) zur Verfügung stehen. Um entsprechende Berichte zu starten kann entweder eine Transaktion wie Rechercheberichhte ausführen (für PSM-FM ist dieses die Transaktion FMEQ) oder alternativ eine kundeneigene Transaktion zum Aufruf der Berichte, wie im Artikel "Parametertransaktion für Recherchebericht" angelegt werden.

Rechercheberichte reorganisieren beziehungsweise löschen

Laut Dokumentation im Customizing ist das Löschen von Berichten und Formularen über die Reorganisierung vorgesehen. Hier kann über eine Liste von selektierten Berichten und Formularen diese dann inklusive der zugehörige Daten gelöscht werden.

Diese Funktion ist im Customizing (Transaktion SPRO) unter:
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Informationssystem
  • Rechercheberichte
  • Bericht -> Bericht reorganisieren (Transaktion FME6)
  • und danach
  • Formulkar -> Formular reorganisieren (Transaktion FME5)
zu finden.

Sofern jedoch einzelne Berichte beziehungsweise Formulare gelöscht werden sollen, ist es in meinen Augen wesentlich einfacher diese über die Transaktionen Bericht ändern (Transaktion FMEL) und hier über das Menü RECHERCHEBERICHT-> LÖSCHEN (UMSCH + F2) beziehungsweise im Anschluss Formular ändern (Transaktion FMEO) und hier über FORMULAR -> LÖSCHEN (UMSCH + F2) zu löschen.

Berichtsdaten löschen


Wie im Artikel "Formatanzeige im Recherchebericht (Darstellung in 1 EUR)" im Abschnitt Berichtsdaten sichern beschrieben besteht auch bei Rechercheberichten die Möglichkeit Daten zu halten (einzufrieren). Eine vergleichbare Funktion ist auch bei Report Painter / Report Writer Berichten durch Extrakte (siehe "ReportWriter Grundlagen - Extrakte sichern und verwalten") möglich. Um diese gespeicherten Daten zu löschen ist allerdings tatsächlich die Reorganisierung sehr praktisch die in diesen Fall unter:
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Informationssystem
  • Rechercheberichte
  • Bericht
  • Berichtsdaten reorganisieren (Transaktion FME7)
zu finden ist.Hierdurch werden. Anhand Merkmale wie Geschäftsjahr oder auch Erstellungsdatum etc. können hier die zu löschenden Berichtsdaten auch feingliedriger selektiert werden. Alternativ ist dieses natürlich auch nachdem der Bericht aufgerufen wurde (mit den gespeicherten Daten) unter BERICHT -> LÖSCHEN DATEN möglich.

Grundsätzlich ist eine Bereinigung von Berichten und vorhandenen Varianten sicherlich sinnvoll nicht nur aus Speicher- und Performancegründen sondern auch für eine bestehende Berichtsdokumentation und Handhabung von Berichten. Zumindest im Kreise von Kolleginnen und Kollegen ist es oft sinnvoll hier einen gewissen Aufwand in der Bereinigung von bestehenden Berichten und eventuell nicht mehr benötigte Varianten sich Gedanken zu machen.

Auch hier gilt, ebenso wie im Berechtigungswesen, die Umsetzung der Philosophie von "So viele Berichte wie nötig, so wenig Pfelgeaufwand wie irgendwie möglich".... Hier ist es einfach eine Frage von Übersichtlichkeit, Pflegeaufwand oder auch Nutzen von einzelnen Maßnahmen.

Entsprechend spannend ist natürlich die Fragestellung, wie das lokale Berichtswesen organisiert wird und einige spannende Ansätze bietet hier sicherlich der Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)". Von daher kann ich hier nur allen Lesenden dieses Artikel viel Vergnügen bei der Bereinigung bestehender und Konzeptierung eigener Berichte wünschen.

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Mittwoch, 9. Juni 2010
11:47 Uhr

Geschützte Selektionsvarianten entsperren

Ausgangslage:
Für bestimmte Reports hinterlegte Selektionsvariante ist das Merkmal "Variante schützen" gesetzt, so dass keine Änderung mehr durch andere User, als denjenigen der dieses Merkmal gesetzt hat, durchgeführt werden können. Dieses ist insbesondere problematisch, wenn die entsprechende Person ausgeschieden ist.

Lösung:
Über den ABAP-Report "RSVARENT" kann dieser Schutz entfernt werden.

Der Report kann über die Transaktion SA38  gestartet werden. Nachdem der Report gestartet wurde, werden Rpor


Hierzu müssen als Werte
Reportname  bzw. S_REPORT (Der hinter den Bericht zugrundeliegende Reportname)
und
der Variantenname S_VARI
eingetragen werden und der Report ausgeführt. Hierdurch ist dann das Merkmal gelöscht.


Die Information, welcher Report hinter einen Bericht hängt ist in der Selektionsmaske des Berichtes über
  • System
  • Status
im Feld Report in den Repository Daten zu entnehmen. Alternativ kann dieser auch, wie im Artikel Tabellen hinter Transaktionscode oder ABAP Programm über eine SAP Query ermitteln beschrieben, aus der Tabelle TSCT über das Feld PGMNA entnommen werden.

Technischer Hintergrund:
Der Schutz von Selektionsvarianten erfolgt in der Tabelle VARID "Variantenkatalog". Hier sind die Felder REPORT "ABAP: Reportname im Variantenschlüssel", VARIANT "ABAP: Name einer Variante (ohne Programmname)" entscheidend um das entsprechende Programm und die angelegte Variante zu identifizieren. Über die Felder ENAME "Benutzername" und das Feld PROTECTED "Flag (Character)." wird festgelegt unter welchen User die Variante gesichert ist. Das Programm entfernt das entsprechende Flag.

Selektionsvarianten für KOK5 entsperren

Eine Besonderheit sind gegebenenfalls noch die Selektionsvarianten für Innenaufträge, die über die Transaktion KOK5 ausgewählt werden können. Während der Transaktion KOK5 das Programm SAPMKAUF zugeordnet ist, sind die einzelnen Selektionsvarianten dem ABAP Programm  / Report RKOSEL00 zugeordnet, so dass diese über diesen Reportnamen (S_REPORT) bearbeitet werden können.

Praktisch bedeutet dieses, dass um Varianten der KOK5 zu löschen beziehungsweise das Sperrkennzeichen zu entfernen hierzu ebenfalls der Report RSVARENT über die Transaktion SA38 aufgerufen werden sollte und als S_REPORT der Reportname RKOSEL00 eingetragen werden soll. Wichtig ist dabei, dass dann auch das Feld S_VARI gefüllt wird, da andernfalls alle Varianten entsperrt werden.
 

Weitere Informationen rund um das Thema Selektionsvarianten


Ebenfalls interessant kann der Beitrag "Transport von Selektionsvarianten" sein, sofern Sie hier entsprechende geschützte Varianten vorfinden.

Ein von mir häufig geschätztes Anwendungsgebiet von Selektionsvarianten ist diese auch in kundeneigene Transaktionen wie "Parametertransaktion für Reporwriter" oder "Transaktion anlegen (Report, Parameter) bspw. für SAP Query / Unterschied Parameter- oder Reporttransaktion" beschrieben.

Wenn es um die einzelnen Funktionen einer Selektionsvariante geht ist auch der Artikel "PSM: Selektionsvarianten und Wertübernahme aus vorherigen Selektionen" lesenswert, da hier die Vorschlagswerte aber auch die Funktion von GPA ausschalten erläutert wird.

Sofern derzeit ohnehin einige Berichte aufgeräumt werden sollen ist auch der Artikel "Frühjahrsputz oder geschützte Varianten und nicht mehr benötigte Rechercheberichte entfernen oder reorganisieren" sehr nützlich.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Donnerstag, 17. Januar 2008
11:56 Uhr

SAP Berichte alter Name Kostenstelle (falscher Stichtag)

Ausgangslage:

Bei Umbenennung von Gebäuden oder anderen Kostenträgern kann es der Fall sein, dass eine vorhandene Kostenstelle innerhalb der Stammdaten umbenannt werden.

Die Bezeichnung einer Kostenstelle kann hier bspw. im Zeitraum 1999 bis 2006 ABC und ab 2007 DEF lauten.

Innerhalb eines Berichtes ist eine Selektionsvariante im Jahr 2006 angelegt die im Jahr 2007 ausgeführt die alte Bezeichnung DEF angezeigt.

Lösung:

Um dieses Problem zu beheben kann in der Selektionsvariante das Merkmal Stichtag mit den Feldern "Merkmal ohne Wert abspeichern" und "GPA ausschalten" gespeichert werden.

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Donnerstag, 17. Januar 2008
11:31 Uhr

PSM: Selektionsvarianten und Wertübernahme aus vorherigen Selektionen

Bei Recherchenberichte (sei es Belegjournal oder selbst erstellten Rechercheberichten) werden teilweise bei ausgewählten Varianten mit geschützten Feldern die keine Werte enthalten, in diese eigentlich leeren Felder (bspw.
Finanzstelle, Finanzstellengruppe, Fonds, Fondsgruppe) Werte aus vorherigen Auswertungen in ähnlichen Berichten genommen und behindern
damit eine Auswertung.

Um dieses zu umgehen, sollte bei der gewünschten Übernahme von leeren Feldern innerhalb der Variantenspeicherung die Markierung "GPA ausschalten" gesetzt werden.

Technischer Hintergrund:

Ein Vorschlagswert aus einer vorherigen Selektionsvariante hat stets Priorität, wenn der Wert nicht initial ist. Für initiale Werte kann in der Variantenpflege das Ankreuzfeld "GPA ausschalten" gesetzt werden.

In diesem Fall wird der Initialwert aus der Variante gesetzt. Dieser Wert kann auch null bzw. leer sein. Ansonsten haben SET-Parameter Vorrang.

Ist das Ziel leere Felder in der Selektionsvariante zu übernehmen sollte daher das Feld "GPA ausschalten" gesetzt sein.

Wenn mehrere der oben genannten Funktionen kombiniert werden, gelten
folgende Regeln:

Transaktionsvariante - SET/GET-Parameter:

Ein Vorschlagswert aus einer Transaktions-/Screenvariante hat Priorität, wenn mit der Variante ein Feld auf nicht eingabebereit oder unsichtbar gesetzt wird, oder wenn mit SET-Parameter ein initialer Vorschlagswert gesetzt wird (z.B. SPACE). Umgekehrt haben bei eingabebereiten Feldern Vorschlagswerte von SET-Parametern Priorität, da diese z.B. auch durch Benutzereingaben verursacht sein können.

Selektionsvariante - SET/GET-Parameter:

Ein Vorschlagswert aus einer Selektionsvariante hat stets Priorität, wenn der Wert nicht initial ist. Für initiale Werte kann in der Variantenpflege ein Ankreuzfeld SPA/GPA
ausschalten gesetzt werden. In diesem Fall wird der Initialwert aus der Variante gesetzt, sonst haben SET-Parameter-Werte Vorrang.

GuiXT in Kombination mit anderen Funktionen:

Vorschlagswerte werden über GuiXT nur dann gesetzt, wenn das betreffende Feld einen initialen Wert hat. Das gilt sowohl für das Setzen eines Wertes über eine Transaktion, SET/GET oder über eine Variante.


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Donnerstag, 6. Juli 2006
08:20 Uhr

Transport von Selektionsvarianten

Zur Vereinfachung des Auswertens ist es innerhalb des Berichtswesen (Infosystem) möglich sich Selektionsvarianten anzulegen. Diese werden dann, sofern diese nicht in der Namensform CUS%...Name angelegt sind nicht automatisch in andere Systeme transportiert. Um eigene Selektionsvarianten zu transportieren ist folgender Weg sinnvoll.

Bei den Varianten CUS%.. bzw. SAP%.. . handelt es sich um sogenannte Systemvarianten  die entweder von Ihnen oder durch SAP angelegt worden sind. Diese Varianten haben als Besonderheit, dass diese in allen Mandanten angelegt werden können und durch ihre Anbindung an den Workbench Organizer lediglich im Mandanten " 000 " abgelegt sind, aber von allen anderen Mandanten auf diese zugegriffen werden können,


A) Variante auswählen

1. ABAP Report herausfinden.

Ist der Bericht aufgerufen so kann man im Anwendermenü über SYSTEM->STATUS die Bezeichnung des ABAP Reports hinter der Transaktion erfahren (Feld REPORT).

2. ABAP Report aufrufen

Der Report kann über die Transaktion SE38 aufgerufen werden (ABAP Editor) und die Varianten angezeigt werden. Alternativ geht dieses über SPRINGEN->VARIANTEN im eigentlichen Bericht. Hier erhalten Sie eine Übersicht aller Varianten.


B) Variantentransportauftrag

Innerhalb der Transaktion SE38 kann über Hilfsmittel->Transportauftrag ein Transportauftrag für die Varianten erstellt werden. Hierzu benötigen Sie natürlich entsprechende Berichtigungen für die Transaktion SE38 (SAP Abap Editor)

Alternativ kann auch direkt der ABAP Report RSTRANSP über die Transaktion SA38 gestartet werden. Hier können dann Programmname (der ABAP Report) und Variantenname (die entsprechende Variante) hinterlegt werden.


Das Programm erzeugt Einträge für den Variantentransport. Die Namen der Varianten, die transportiert werden sollen, können generisch eingegeben werden.

Der Variantentransport ist nur für Programme mit Entwicklungsklasse ungleich $TMP möglich.

Es wird ein Workbenchauftrag generiert, der dann transportiert werden kann.

Weitere Informationen rund um das Thema Selektionsvarianten


Ebenfalls interessant kann der Beitrag "Geschützte Selektionsvarianten entsperren" sein, sofern Sie hier entsprechende geschützte Varianten vorfinden.

Ein von mir häufig geschätztes Anwendungsgebiet von Selektionsvarianten ist diese auch in kundeneigene Transaktionen wie "Parametertransaktion für Reporwriter" oder "Transaktion anlegen (Report, Parameter) bspw. für SAP Query / Unterschied Parameter- oder Reporttransaktion" beschrieben.

Wenn es um die einzelnen Funktionen einer Selektionsvariante geht ist auch der Artikel "PSM: Selektionsvarianten und Wertübernahme aus vorherigen Selektionen" lesenswert, da hier die Vorschlagswerte aber auch die Funktion von GPA ausschalten erläutert wird.

Ein weiters Anwendungsgebiet ist im Artikel "Kundeneigene Transaktionen zu Berichten in PSM FM Haushaltsmanagement zum Beispiel Belegjournal anlegen (Variantentransaktion)" beschrieben und gerade im Berichtswesen sehr praktisch.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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