Andreas Unkelbach
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Freitag, 15. Juni 2018
18:02 Uhr

Negatives Budget in Public Sector Management Haushaltsmanagement buchen (klassische Budgetierung und BCS)

Im Rahmen der klassischen Budgetierung (die ich auch im Beitrag "SAP PSM-FM klassische Budgetierung mit unterschiedlichen Budgetversionen") näher vorgestellt habe ist es grundsätzlich erst einmal nicht möglich negative Budgets einzubuchen. Sowohl beim Einstellen von Originalbudget über die Transaktion FR50 als auch bei der Umbuchung von Budget über die Transaktion FR58 ist es nicht möglich negatives Budget zu erfassen oder Budget umzubuchen, dass nicht schon auf der Kombination aus Finanzposition und Fond/Finanzstelle vorhanden war.

Es erfolgt eine Warnmeldung (NA BQ207) die besagt, dass Budget (Jahresbudget Zahlungen) auf der Finanzstelle/-position  negativ ist.

Allerdings besteht die Möglichkeit für bestimmte Finanzpositionen tatsächlich auch ein negatives Budget zuzulassen.

Hierbei ist zu beachten, dass die erforderlichen Einstellungen lediglich für die klassische Budgetierung genutzt werden kann, während bei der Nutzung von BCS (Budgetverwaltungssystem siehe auch Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung") keine Prüfung erfolgt.
 

Merkmal "Negatives Budget" in der Finanzposition

Grundsätzlich ist das Merkmal "Negatives Budget" in den Stammdaten der Finanzposition vorhanden. Es ist dabei eine Checkbox und kann direkt aktiviert werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass eine Änderung dieses Feld nicht mehr erfolgen kann, wenn hier schon eine Buchung erfolgt ist.

Als Beispiel kann hier die Finanzposition ÜBERTRAG genommen weden. Diese wird als Einzelknoten (ohne übergeordnete FInanzposition) in der Standardvariante 000 angelegt.

Feldauswahlleiste für Finanzpositionen ändern

Sollte das Feld "Negatives Budget" nicht in den Stammdaten der Fianzposition zu finden sein, ist es erforderlich hier im Customizing in der Feldauswahlliste das Feld auf KANN-Eingabe zu setzen.

Dieses ist im Customizing (Transaktion SPRO) unter
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Stammdaten
  • Kontierungselemente
  • Feldauswahlleiste bearbeiten
  • Feldauswahlleiste bearbeiten
  • Feldauswahlleiste für Finanzpositionen bearbeiten
möglich. Hier kann für die Feldauswahlleiste (die einen Finanzkreis zugeordnet ist)  das Feld NEGBUD "negatives Budget" von Ausbelden auf Kann umgestellt werden. Nun ist es auch als Stammdatum in der Pflege der Finanzposition ( Transaktion FMCIA )  verfügbar.

Dabei ist zu beachten, dass eine mit den Kennzeichen "negatives Budget" versehene Finanzposition eine TOP-Finanzposition sein muss, was bedeutet, dass dieser keine übergeordnete Finanzposition zugeordnet sein darf. Beim Wechsel von der klassischen Budgetierung hin zu BCS (siehe auch Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung") zeigt sich hier auch ein weiterer Vorteil von BCS (neben den nicht mehr vorhandenen Hierarchiebelegen) dadurch, dass keine Prüfung des Budget erfolgt und damit auch negatives Budget direkt gebucht werden kann.

Sobald Budget auf diese Finanzposition gebucht ist, kann hier das Kennzeichen nicht mehr geändert werden.
 

Fehlermeldung auf Warnmeldung umstellen

Damit tatsächlich auch negatives Budget gebucht werden kann kann die obere Systemmeldung NA BQ207 im Customizing von einer Fehlermeldung auf eine Warnmeldung oder komplett ausgeblendet werden.

Da es sich beim Buchen von negativen Budgetwerten meiner Meinung nach um eine bewuste Entscheidung handeln sollte, tendiere ich dazu, hier diese Meldung als Warnmeldung einzustellen. Sofern Sie aber per LSMW oder CATT (siehe mein Beitrag "Massenstammdatenpflege mit LSMW oder SECATT dank Transaktionsaufzeichnung - Handbuch erweiterte computergestützte Test-Tool (eCATT) und LSMW") eine Unmenge an Budgetwerten automatisiert einbuchen wollen sollten Sie hier besser die Nachricht komplett unterdrücken.

Auch dieses ist im Customizing möglich. Dafür gehen Sie wieder in die Transaktion SPRO und wählen folgenden Pfad:
  • Public Sector Management
  • Klassische Budgetierung
  • Budgetierung
  • Nachrichtensteuerung ändern
Hier besteht die Möglichkeit für die MsgNr 207 für einen Benutzername (sofern das Feld leer bleibt gilt dies für alle) sowohl für DIALOG als auch für Batch Input ohne Dialog als Option  E für Fehlermeldung (rot Buchung nicht möglich), W (Warnung gelbe Meldung Buchung muss bestätigt werden) oder - für Nachricht ausschalten, so dass direkt gebucht wird.

Abgrenzung zum CO Budget

Im Hochschulbereich wird unter CO Budget oftmals nicht die Budgetierung im SAP Modul CO sondern die Planwerterfassung auf einzelnen Konten verstanden. Auf die Unterschiede bin ich im Kapitel 2.2.4 Plankostenarten sowie 3.2.2 Kostenstellen-Etatplanung und 3.3.1 Budgetierung von Innenaufträgen meines Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling«  eingegangen.
 
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Bei diesen Plankostenarten ist es tatsächlich auch möglich negative Werte als Planwerte zu erfassen. Vergleichbar ist dieses nun auch tatsächlich für FInanzpositionen möglich, sofern hier noch keine Budgetierung auf eben diese erfolgte.

Negatives Finanzposition im PSM-FM (Haushaltsmanegement) Berichtswesen

Da die "neue" Finanzposition auf oberster Ebene (nicht als Saldenfinanzposition) angelegt werden darf, müssen Sie bei der Berücksichtigung der Fiannzposition innerhalb einer Finanzpositionenhierarchie diese innerhalb einer alternativen Finanzpositionenhierarchie anlegen. Dieses kann problematisch sein, wenn Sie in einen Bericht bspw. lediglich die Fiannzposition AUFWAND und die darunter gehängten Budgetfinanzpositionen auswerten wollen. Im Berichtswesen von PSM-FM (zum Beispiel über Rechercheberichte) ist dabei zu beachten, dass der Recherchebericht in der Berichtsart Hierarchie der HHM-Kontierungselemente angelegt werden muss. Andernfalls können Sie keine alternative (Finanzpositionen)-Hierarchievariante eingeben.

Alternativ kann natürlich eine Spalte angelegt werden in der die Finanzposition ausgewertet wird über die auch negative Budgetwerte erfasst werden können.

Das Thema Rechercheberihcte im Modul PSM-FM ist (neben anderen) auch im Artikel "Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche", "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" und natürlich auch "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement" ein wichtiges Thema gewesen.

Im Artikel "Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?" bin ich auch noch einmal auf einen anderen Aspekt bzgl. eines Berichtstool eingegangen.

Sofern ein eigenentwickelter Kontoauszug (ABAP Bericht mit PSM-FM Auswertung und anderen umgesetzten Anforderungen) eingesetzt wird, stellt sich noch die Frage, ob eine Finanzposition, die nicht unterhalb der Finanzposition AUFWAND angelegt ist, in der Spalte Budget mit aufgeführt wird. Für einen Recherchebericht dürfte aber diese Änderung kein Problem sein und spätestens mit der Einführung von BCS sind solche Entwicklungen ebenfalls noch kritischer zu hinterfragen.

Für Keyuser im SAP Modul PSM-FM ist sicherlich auch die Buchempfehlung "Public Sector Management (PSM) Haushaltsmanagement (FM)" sehr hilfreich.

Zumindest hat es mir auch die letzten Tage einmal wieder beim Nachschlagen eines Sachverhaltes geholfen. Ein entsprechender Test eben dieser Funktion könnte ich mir tatsächlich gut vorstellen, jedoch sollte man hier etwaige Nebeneffekte und Auswirkungen auf das bestehende Berichtswesen gut überlegen.

Fazit

Grundsätzlich sollte sich durchaus Gedanken darum gemacht werden, welche Notwendigkeit beim Erfassen von negativen Budgetwerten hier gegeben ist. Statt der Erfassung eines negativen Budgetwertes könnte auch von den kommenden Budgetzuweisungen das Budget entsprechend gekürzt werden. Dennoch ist eine solche Vorgehensweise im SAP System vorgesehen und wird auch tatsächlich dadurch begründet, dass die ursprüngliche Budgetzuweisung weiterhin ersichtlich bleibt aber dennoch eine Budgetkürzung (zum Beispiel durch unerwartet zurückgehende Steuereinnahmen innerhalb einer Kommune eintreten.

Grundsätzlich kann eine solche Technik aber ebenso zu einer Veränderung im Berichtswesen führen, wie die Möglichkeit des Offset bei Geschäftsjahresvariablen, die ich im Artikel "Offset statt Jetset oder Jahresbudget jahresübergreifend auswerten mit lokaler Variable im Recherchebricht" ausführlicher vorgestellt habe.

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Diesen und weitere Texte von finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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