Durch "Pivot Tabellen Datenschnitte: Erstellen, Formatieren, Verbinden, und Sortieren" von Lukas Rohr (excelnova.org) bin ich erstmals auf das Thema Datenschnitten bei Pivot-Tabellen aufmerksam geworden. Seit Excel 2010 ist diese Technik in Excel vorhanden und hilft dabei Filter zu setzen und gleichzeitig einen Überblick über die einzelnen ausgeblendeten Felder zu behalten.

Getreu den Motto "Es ist schon alles geschrieben, nur nicht von jedem!" möchte ich hier ebenfalls ein Beispiel zur Anwendung von Datenschnitten darstellen, auch wenn ich bisher sehr gerne auf diesen Artikel verwiesen habe. Grundlage für die zu erstellende Pivot-Tabelle ist eine Auswertung der Hochschulfinanzstatistik.

Finanzen der Hochschule - Hochschulfinanzstatistik

Wie im Artikel "Hochschulstatistische Kennzahlen" erläutert melden Hochschulen ihre "Aufwendungen und Investitionsausgaben" und  "Erträge" nach Arten und in fachlicher Gliederung. Hierbei werden die einzelnen Bereiche der Hochschulen nach "Fächergruppen" und "Lehr und Forschungsbereiche" untergliedert. Die Art der Aufwendungen und Erträge werden dabei durch SYF-Codes abgebildet.

Dieser bundeseinheitliche Schlüssel gliedert die Einnahmen und Ausgaben (bzw. Ertrag und Aufwand)  sowie Investitionen nach der Systematik der Finanzarten.  Die Lehr- und Forschungsbereichen werden nach Fächergruppenschlüssel dargestellt.

Hierbei werden die Hochschulen auf Bundesebene nach ihrer Art des Rechnungswesen unterschieden (kaufmännisch oder kameral). Für das folgende Beispiel betrachten wir den "Fragebogen für Hochschulen mit kaufmännischem Rechnungswesen" der Jahreserhebung zur Hochschulfinanzstatistik.

So wird zum Beispiel die "Evangelische Theologie" mit Fächergruppenschlüssel 020 in der Fächergruppe "01 Sprach und Kulturwissenschaften" und die "Informatik" mit Fächergruppenschlüssel 350 in der Fächergruppe "04 Mathematik, Naturwissenschaften".

Neben der Fächergruppen und Fachgebieten sind dadrunter auch noch die einzelnen Studienfächer einsortiert (als Beispiel  innerhalb der Fächergruppe 350 (Informatik) das Studienfach "Bioinformatik - 3540" oder innerhalb der Fächergruppe 020 (Evangelischen Theologie) das Studienfach "Praktische Theologie und Religionspädagogik (evang. Th.) - 0250"

Daneben gibt es noch Zentrale Einrichtungen zu denen unter anderen die Hochschulverwaltung (880) aber auch die Zentralbibliothek (900) oder das Hochschulrechenzentrum (910) gezählt wird, die jedoch auch wiederum feiner gegliedert werden können.

Hierbei berichten die Hochschulen sowohl in einer Personalstandstatistik als auch im Rahmen einer Finanzstatistik über ein Jahr. Für dieses Beispiel wird die Finanzstatistik näher betrachtet.

Wie erwähnt sind alle Aufwendungen (als Beispiel Energiekosten (522)) oder auch Erträge (u.a. aus Drittmitteln vom öffentlichen Bereich (63) oder anderen Bereich (64)) entsprechend in SYF-Code vorhanden.

Im Form eines Fragebogen werden diese Daten dann einzeln an das jeweilige Statistik Amt gesandt und im Rahmen einer Bundesstatistik zusammengefasst.

Grundtabelle - Einzeldaten nach Hochschule, Fächergruppe und SYF-Code

Im Rahmen einer Gegenüberstellung mehrere Jahre dieser Finanzstatistik kann eine entsprechende rein fiktive Grundtabelle nun wie in der folgenden Abbildung aussehen.


Über diese Tabelle kann dann über den Ribbon "Einfügen" mit der Schaltfläche "Pivottabelle" eine Pivottabelle erstellt werden.

Pivottabelle anlegen und eventuell um berechnete Felder ergänzen

Soweit ist dieses wie in jeder anderen Pivottabelle möglich.  In der Grundtabelle habe ich schon anhand des Feldes "Hochschule" die Hochschulart "Uni" oder "FH" durch die ersten drei Ziffern des Feldes "Hochschule" bestimmt. Dieses ist natürlich auch durch ein "berechnetes Feld" in der eigentlichen Pivottabelle möglich. Die hierzu erforderlichen Einstellungen habe ich in den Artikeln "Excel Berechnete Felder in Pivottabellen" und "Excel Pivottabelle Darstellung Grenzwerte Einnahmen auf Projekte je Person durch Zuordnung VZÄ auf verantwortlicher Kostenstelle" ausführlicher beschrieben.

Die auszuwertende Pivottabelle ist dabei wie folgt aufgebaut.



Als Filter ist hier lediglich Summe gewählt um nicht sowohl die Gruppe "01 Sprach- und Kulturwissenschaften" als auch die hier eingeordneten Lehr- und Forschungsbereiche wie zum Beispiel die Theologie doppelt zu zählen.

Selbstverständlich könnte man nun jede Menge Filter in der Pivottabelle selbst setzen.

Filtern von Daten über Datenschnitten

Eine wesentlich komfortablere Variante ist es jedoch nun hier mit Datenschnitten zu arbeiten.

Hierzu kann, sofern man in der Pivottabelle ein Feld ausgewählt hat, über den Ribbon "Optionen" innerhalb der Befehlsgruppe "Sortieren und Filtern" die Schaltfläche "Datenschnitt einfügen" einfügen (siehe Abbildung).



Hier besteht nun die Möglichkeit für jedes Feld der Datentabelle ein Datensegment festzulegen. Im einfachen Beispiel sind dies folgende Punkte:



Im Ergebnis haben wir nun mehrere Datensegmente die dynamisch den Inhalt der Pivottabelle filtern. Anhand der Energiekosten in den LFB Informatik für Fachhochschulen im Jahr 2012 ist dieses mit fiktiven Zahlen erläutert.



Mittlerweile sind Datenschnitten einer der Gründe warum ich den Wechsel nach Office 2010 sehr schätze und diese tatsächlich als Innovation wahrnehme. Anhand der Farben sind hier auch in den einzelnen Datenschnitten noch weitere Informationen enthalten.

Dunkelblau hinterlegt sind die Felder welche ausgewählt und auch Daten enthalten sind
Dieses trifft im Beispiel auf die Daten  der Hochschulart  "FH" oder SYF-Code "522 - Energiekosten" zu.

Innerhalb der Datenschnitten "LFB-Fächergruppe" oder auch "Hochschule" ist darüber hinaus auch zu erkennen, welche Daten durch die Auswahl in den anderen Datenschnittpunkten nicht mit angezeigt werden, obgleich hier Daten hinterlegt sind. Dieses wird durch eine transparente Farbe dargestellt.

Für die Anwendende der Pivot-Tabelle ist nun aber auch möglich anhand der Datensegmente selbst eine Auswahl an darzustellende Werte mit der Maustaste oder für mehrere Werte durch STRG und der Maustaste auszuwählen, so dass hier nicht mit Filtern sondern anhand der dargestellten Werte eine Auswahl getroffen werden kann.

Weitere Erläuterungen und sonstige Anwendungsgebiete

Damals (2014) hatte ich nur auf Facebook auf diesen Artikel hingewiesen (siehe Posting vom 7. August 2014) bin aber auch heute noch sehr begeistert von den dort beschriebenen Möglichkeiten und möchte daher auch hier im Blog nochmals auf die gelungene und umfassende Anleitung von excelnova.org zu diesen Thema verweisen.

Grundsätzlich nutze ich meine Facebook Seite tatsächlich neben Blog eine gute Quelle um über aktuelle Fundstücke rund um das Themengebiet meiner Seite informiert zu werden. Außerdem nutze ich auch selbst diese Seite um kurze Hinweise oder Webfundstücke festzuhalten die nicht unbedingt in einen ganzen Artikel beschrieben werden oder manchmal erst Jahre später als Artikel erscheinen.

Die eingangs verlinkte Anleitung stellt in meinen Augen eine umfassende Anleitung dar, auf die ich bisher immer gerne verwiesen habe und mit diesen Artikel eigentlich nur um einen weiteren Anwendungsfall ergänzen möchte. Vielleicht haben ja auch andere Kolleginnen und Kollegen im Bereich des Hochschulberichtswesen auf diese Art und Weise eine Anregung diese Technik für eigene Auswertungen zu verwenden.

Datemschnitt (Slicers) auf als Tabelle formatierte Tabellen ab Excel 2013

Durch Martin Weiß (tabellenexperte.de) ist ein weiterer Vorteil der Datenschnitten ab Excel 2013 erwähnt. Im Artikel "Bequemer filtern mit Datenschnitten" weist er darauf hin, dass ab Excel 2013 tatsächlich Datenschnitten auch auf "als Tabelle formatierte" Tabellen angewandet werden kann. Bis Excel 2010 ist die Funktion Datenschnitt (englisch “Slicers”) nur für Pivot-Tabellen verfügbar. Dieses spricht eigentlich noch mehr dafür Datentabellen tatsächlich als Tabellen zu formatieren. Ein weiterer Vorteil ist hier auch im Artikel "Mehrere Autofilter im Tabellenblatt einer Exceltabelle setzen" beschrieben.
 

Basis der Auswertungen Report Painter & Report Writer

Wenn es um Auswertungen im Hochschulberichtswesen geht sind auch folgende Artikel interessant:"Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge", "Studienbereiche und Fächergruppenschlüssel".

Wie schon im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" beschrieben sind viele dieser Berichsanforderungen mit SAP zu erfüllen. Technisch liefert hier der Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" ein passendes Werkzeug.

Daneben kann aber auch im Umgang mit öffentlichen Daten für das eigene Arbeitsumfeld eine Menge an interessanter Auswertungen erstellt werden. Im Rahmen des Zensus 2011 wurde dieses auch im Artikel "Ergebnisse des Zensus 2011" am Beispiel einer "Auswertung höchster Berufsabschluss in der Altersklasse 18 bis 29 für die Hochschulstandorte in Hessen" aber auch mit Links zu weiteren öffentlichen Daten rund um Open Data bzw. Bildungswesen ergänzt..

Eine spannende Möglichkeit zum separaten Ausweis von Kosten bieten im Controlling mit SAP die statistischen internen Innenaufträge. Daher ist es auch nicht weiter verwunderlich, dass dieses Thema in einen Forenbeitrag aufgegriffen wurde und sich hier die Frage stellte wo nun eigentlich der Unterschied zwischen einen  echten interner Auftrag und einen statistischer interner Auftrag innerhalb SAP CO ist. Im folgenden Abschnitt sollen aber nicht nur die Unterschiede sondern auch Anwendungsgebiete für statistische Innenaufträge geschildert werden.
 

Unterschied statistischer und echten internen Auftrag

Ein statistischer Innenauftrag kann genutzt werden um Kosten, die eigentlich auf eine Kostenstelle laufen dann doch statistisch auf einzelne zusätzliche Kontierungsobjekte auswerten zu können.

Im Gegensatz dazu werden "echte" Innenaufträge genutzt um die Kosten / Erlöse für eine Maßnahme (Projekt) mit einer klaren Laufzeit zu sammeln. Hierdurch unterscheidet sich ein Innenauftrag schon von der auf Dauer ausgelegte Kostenstelle.
Der Vorteil von Innenaufträge ist dabei, dass die Innenaufträge sich nicht zwangsmäßig an der Unternehmensstruktur (wie z.B. Kostenstellen) orientieren müssen sondern auch temporär genutzt werden können um den Fokus auf die Frage des "Wofür?" sind entsprechende Kosten (und Erlöse) entstanden.
 

Anwendungsfall für statistischer Innenauftrag: Fuhrparkkosten

Ein Klassisches Beispiel für die Anwendung eines statistischen Innenauftrag ist bei der Verwaltung von Fuhrparkkosten.

Für jedes Fahrzeug wird ein statistischer Innenauftrag (z.B. mit Kurztext KFZ Kennzeichen) angelegt. Die Buchung der einzelnen Fahrzeuge (Tanken, Werkstatt, Versicherung, Steuer) landen nun sowohl auf die Kostenstelle des Fuhrparks als auch durch die Nebenkontierung auf den statistischen Innenauftrag (hierzu ist die echt bebuchte Kostenstelle in den Stammdaten des Innenauftrags hinterlegt).

Für Auswertungszwecke können nun die echten Kosten des gesamten Fuhrparks auf der Kostenstelle Fuhrpark ausgewertet werden, aber statistisch ist es ebenso möglich einzelne Innenaufträge je Fahrzeug auszuwerten.

Alternativ könnten hier auch einzelne Liegenschaften verwaltet werden, die als Gesamtkosten dann auf den Gebäudekostenstellen laufen.

Ein solches Verfahren kann Sinn machen, da die Kraftfahrzeuge  nach einiger Zeit ausgemustert werden, die Gesamtkosten des Fuhrparks aber auf Dauer bestehen bleiben.

Innerhalb des Auftragsstamm ist in der Registerkarte "Zuordnungen" wird auch bei normalen Innenaufträgen eine Zuordnung einer Kostenstelle in Form der verantwortlichen (teilweise auch anfordernden) Kostenstelle gepflegt. Dieses hat jedoch für die Buchung keine Auswirkung, da der Beleg "echt" auf das CO-Objekt Innenauftrag gebucht wird.

Keine Regel ohne Ausnahme, sofern PSM-FM im Einsatz ist wird die verantwortliche Kostenstelle für Budgetbelege genutzt.

Ferner ist in der Registerkarte Zuordnungen auch das Profit-Center zu pflegen. Oftmals sind die Profit-Center aber auch an den Kostenstellen angelegt und hier wird tatsächlich der Beleg auf das zugeordnete Profit-Center fortgeschrieben.

Festlegen statistischer Innenauftrag im Auftragsstamm

Für einen statistischen Innenauftrag ist nun aber die Registerkarte "Steuerung" entscheidend. Hier kann im Abschnitt Steuerung die Funktion "statistischer Auftrag" markiert kann im Feld "Echt bebuchte Kostenstelle" die zu bebuchende Kostenstelle hinterlegt.

Dieses Feld wird auch tatsächlich nur bei statistischen Innenaufträgen berücksichtigt.

Exkurs: Literaturhinweis zum SAP Controlling

Soweit wurde darauf auch im Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" (ISBN 9783960126874 ^*)  hingewiesen.

  Paperback ISBN: 9783960126874

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Ebook ISBN: 9783960120414
 

Nachtrag:
Wie im Artikel "Nicht nur für Erbsenzähler 😉 - 2., erweiterte Auflage »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)« " beschrieben ist mittlerweile eine 2. erweiterte Auflage unseres Schnelleinstieg ins SAP Controlling erschienen.
 

Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage

Eine ausführliche Beschreibung ist unter Buchempfehlungen unter  Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen) zu finden.

Autoren: Andreas Unkelbach, Martin Munzel

Verlag: Espresso Tutorials GmbH

2. Auflage (08. März 2019) Paperback ISBN: 9783960120346

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Hier möchte ich auch einen kleinen Hinweis auf das Update der SAP-Bibliothek-Flatrate hinweisen, in der natürlich ebenfalls dieses Buch enthalten ist.
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Aber auch sonst ist die neue Oberfläche einen Blick wert. Nun möchte ich aber auf zwei weitere Anwendungen für statistische Innenaufträge eingehen. Zum Einen im Investitionsmanagement und zum anderen für die Nutzung der Verfügbarkeitskontrolle gegenüber gebuchten Budgets auf Kostenstellen, was normalerweise ohne Trickkiste nicht möglich ist.
 

Statistische Innenaufträge im Investitionsmanagement

Im Standard werden alle Buchungen auf den statistischen Auftrag zusätzlich, hier allerdings in echt, auf die hinterlegte Kostenstelle gebucht. Es besteht allerdings auch die Möglichkeit eine "abweichend einstellbare Buchungslogik" zu hinterlegen. Hier hilft dir die Feldhilfe zur "echt bebuchten Kostenstelle" weiter.

Im entsprechenden Beitrag kam es noch zu folgender Ergänzung seitens MrBojangles auf einen Anwendungsfall aus dem Investitionsmanagement.

Hier können statische Innenaufträge zur Darstellung von direkt aktivierten Anlagegütern (Investitionen) genutzt werden, die primär auf die Anlage und statistisch auf einen Innenauftrag gebucht werden. Der statistische Innenauftrag kann dann für die Budgetüberwachung genutzt werden.

Echte Innenaufträge würden verwendet werden, wenn erst die Kosten auf den Innenauftrag gesammelt werden um diese dann später auf die fertige Anlage abzurechnen. Allerdings wurde dieses im Forumbeitrag " Echter interner Auftrag vs. statistischer interner Auftrag" noch wesentlich schöner beschrieben.
 

CO Budgetierung und Verfügbarkeitskontrolle auf Kostenstellen

Im Bereich PSM-FM ist eine Verfügbarkeitskontrolle gegen Budget auf Ebene der Finanzstellen beziehungsweise Kostenstellen möglich. Innerhalb CO ist eine solche Verfügbarkeitskontrolle nur bei Projekten/Innenaufträgen gegen Budget möglich.

Hier gibt es einen entsprechenden Forumsbeitrag auf fico-forum.de "Budgetierung auf Periodenebene und auf Kostenstellen".

Allerdings kann über einen statistischen Innenauftrag die Verfügbarkeitskontrolle auch für Kostenstellen verwendet werden, auch wenn

Für eine Verfügbarkeitskontrolle auf Kostenstellen empfiehlt die SAP hier einen Umweg bzw. verweist in der Onlinehilfe noch auf eine alternative Möglichkeit in der zwar nicht gegen Kostenstellenetats aber indirekt gegen Budget im Modul CO eine Buchung geprüft werden kann. Ich fand die hier vorgestellte Lösung interessant und würde diese als kleine Ergänzung noch hier (für die nächste Suche danach) festhalten.

Über die OSS Trickkiste ist tatsächlich auch im CO eine aktive Verfügbarkeitskontrolle gegen Budget bei Kostenstellen indirekt möglich.Den entsprechenden Trick liefert hiebri der OSS Hinweis (SAP Note) "68366 - Aktive Verfügbarkeitskontrolle auf Kostenstellen" durch einen Umweg über einen statistischen Innenauftrag, da grundsätzlich ist die aktivie Verfügbarkeitskontrolle tatsächlich nur für Maßnahmen wie Aufträgen gedacht.

Um nun auch für Kostenstellen eine solche einzurichten besteht die Möglichkeit zur Kostenstelle einen statistischen Innenauftrag anzulegen und auf diesen entsprechend Budget zu erfassen.

SAP empfiehlt nun über eine kundeneigene Substitution im CO (Transakton OKC9), den statistischen Auftrag automatisch mitbuchen zu lassen, wenn eine manuelle Buchung auf die Kostenstelle erfolgt. Dieses funktioniert jedoch nicht bei Umlagen, Verteilungen und andere maschinelle Verrechnungen.

Erfolgt nun eine Buchung wird diese gegen das Budget auf den statistischen Innenauftrag geprüft und es erfolgt eine entsprechende Hinweismeldung.

Wenn in Windows eine unbekannte Datei geöffnet werden soll, fragt Windows oft nach welches Programm zur Öffnung genutzt werden soll. Hier kann gleichzeitig für den  Dateityp anhand der Dateiendung auch festgelegt werden mit welchen Programm die Datei geöffnet werden soll. Dabei gibt es eine Vorschlagliste oder alternativ kann über die Schaltfläche "Durchsuchen" auch ein beliebiges Programm ausgewählt werden (siehe Abbildung).



Dieses ist jedoch relativ umständlich besonders wenn man für einen Dateityp möglicherweise auch einmal ein anderes Programm nutzen mag und nicht immer daran denken möchte den Hacken bei "Dateityp immer mit den ausgewählten Programm öffnen".

Oft erhält man jedoch eine Datei, meistens aus irgendeinen System exportiert, die man auf jeden Fall per Excel öffnen mag, die aber nicht eine der üblichen Dateiendungen wie CSV, XLS etc. haben. Als Beispiel mag hier das im SAP Umfeld beliebte "MUSTER.DAT" für exportierte Listen erwähnt sein, die dann später in Excel weiter bearbeitet werden sollen.

Natürlich ist es möglich auch für *.DAT als Dateityp Excel zu verwenden, über die Website endungen.de die richtige Anwendung zu suchen oder aus Excel die Datei per Öffnen in Excel zu betrachten.

Eine schönere bzw. flexiblere Funktion ist es über die rechte Maustaste die Funktion "Senden an" zu verwenden.

Hierzu kann im Benutzerordner unter:

C: > USER > "Benutzername" > AppData > Roaming > Microsoft > Windows > SendTo

Eine Verknüpfung auf die EXCEL.EXE im Installationsverzeichnis von Microsoft Office hinterlegt werden.

Für Office 2010 wäre dieses zum Beispiel (bei der 64 Bit Version) folgender Dateipfad (sofern Sie nicht an anderer Stelle Office installiert haben:

C: > Program Files (x86) > Microsoft Office >Office14 >
und hier die ausführbare Datei "EXCEL.EXE".

Ebenso können Sie natürlich auch

• "ONENOTE.EXE" für Microsoft One Note
• "WINWORD.EXE" für Microsoft Winword
• oder auch "MSACCESS.EXE"  sprich Microsoft Access

als Verknüpfung hinzufügen. Ferner geht dieses auch mit allen möglichen anderen Programmen. In meinen Fall wären das eine Bildbearbeitung, Texteditor (und HTML Editor) sowie die einzelnen OpenOffice Anwendungen.

Wenn Sie nun mit der rechten Maustaste auf eine unbekannte Datei gehen ist es Ihnen möglich durch die Funktion "Senden an" diese für eine weitere Bearbeitung an Excel oder ein beliebiges anderes Programm zu senden. Natürlich können Sie hier auch Verknüpfungen zu Ordnern ablegen, so dass die Datei direkt an die passende Stelle kopiert wird.

Als Beispiel könnte das "Kontextmenü" wie folgt aussehen:



Auf diese Weise kann man auf einfache Weise die "Öffnen mit ..." Auswahl umgehen.

Sofern man ohnehin schon im Ordner AppData verweilt kann man hier auch gleichzeitig die Vorlagen für Office unter

C: > USER > "Benutzername" > AppData > Roaming > Microsoft > Templates

wie im Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen" beschrieben ablegen oder auch unter

C: > USER > "Benutzername" > AppData > Roaming > Microsoft > Excel > XLSTART

die persönliche Arbeitsmappe mit für alle Excel-Dokumente verfügbaren Makros wie im Artikel "Excel Umgang mit Makros und Visual Basic for Applications (VBA)" beschrieben speichern.

Der Vorteil ist, dass hierfür keine Administrationsrechte erforderlich sind, da diese Ordner im eigenen Benutzerprofil liegen und damit von einen selbst bearbeitet werden können.

Insgesamt ist dieses ein ziemlicher Komfortgewinn insbesondere wenn man nicht erst die Anwendung öffnen möchte um aus dieser die fraglichen Dokumente zu öffnen oder nur hin und wieder eine Anwendung zum Öffnen bestimmter Dokumente verwenden mag statt der in Windows durch die Dateiendung vorgegebenen Programme.

Obgleich ich für meine Lieblingsprogramme natürlich auch sehr gerne die entsprechend zugewiesenen Tastenkombinationen verwende, was ebenfalls den persönlichen Workflow verbessert.

Diese Möglichkeit ist im Artikel "Hilfreiche Tastenkombinationen unter Windows" ausführlich beschrieben.

Vor einiger Zeit hatte ich mich schon einmal das Thema Dokuwiki (ein rein auf PHP basierendes Wiki System ohne Datenbank) beschäftigt. Hierbei werden die einzelnen Medien und Seiten als Dateien gespeichert (Inhalte und Metadaten als Textdateien) so dass hier keine SQL-Datenbank wie MySQL erforderlich ist. Dieses hat einige Vorteile gerade in Hinblick auf Datensicherung, Wartung oder auch Umzug eines bestehenden Wiki. Dabei kann es durch verschiedene Erweiterungen ("Plugins") erweitert werden um das Wiki auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Im Rahmen einer Anwendungsdokumentation ("Erste Schritte mit Wiki von der Anmeldung zur Seitenerstellung") habe ich mich auch mit der Möglichkeit auseinander gesetzt wie nicht nur Inhalte aus Winword in den Editor kopiert werden können sondern auch Dokumente (Texte, Tabellen, PDF, ...) in das Wikisystem eingebunden beziehungsweise hochgeladen werden können.
 

Dateien im Dokuwiki Editor (DW Editor) hinzufügen

Innerhalb des Dokuwiki Editor (DW Editor) können Medien (unabhängig ob Bilder oder Dateien über die Schaltfläche "Bilder und andere Dateien hinzufügen" (siehe Abbildung) hochgeladen werden.



Danach erscheint ein Fenster zur Dateiauswahl über das sowohl Bilder als auch andere Dateien hochgeladen und eingebunden werden können.



Das entsprechende Medium (Bild oder Datei) wird dann entsprechend hochgeladen.

Plugin CKGEdit - WYSIWYG Editor für Dokuwiki

Ich nutze für ein Wiki allerdings das "CKGEdit Plugin"  was mir einen WYSIWYG Editor ermöglicht. CKGEdit beruht auf den auf JavaScript beruhender freier webbasierter WYSIWYG Editor CKEditor (siehe Beschreibung "CKEditor auf Wikipedia" ) der für Dokuwiki angepasst wurde und auch für andere Projekte genutzt werden kann. Insgesamt erleichtert dieses Plugin in meinen Augen gerade für Einsteiger die Handhabung eines Wiki wie auch das von mir genutzte Dokuwiki. Dieses Plugin überzeugt schon allein dadurch, dass es Formatierungen (z.B. aus Winworddokumente aus der Zwischenablage (Kopieren (STRG+C) und Einfügen (STRG+V) oder per rechter Maustaste) ebenso wie Bilder direkt in den Editor einfügen kann. Gerade bei Screenshots ist dieses sehr praktisch, da hier Bilder auch direkt hochgeladen und in die Wikiseite eingebunden werden. Aber dieses nur am rande.
 

Dateien im Plugin CKGEdit hochladen

Beim Versuch hier über die Schaltfläche "Bild" eine Datei hochzuladen (siehe Abbildung)



erscheint dann jedoch ein Auswahlmenü (hinter der Schaltfläche "Durchsuchen") über das tatsächlich nur Bilder hochgeladen werden können.



Daher hatte ich lange Zeit überlegt ergänzend zum Plugin auch den ursprünglichen DW Editor zur Verfügung zu stellen.

Jedoch ist es auch mit diesen Plugin möglich normale Dateien hochzuladen, sofern diese als Mediafiles als Dateityp entweder unter conf/mime.conf oder conf/mime.local.conf  zugelassen sind.  Die meisten Officedokumente sind hier ebenso wie PDF schon zugelassen. Besondere Formate (als Beispiel sind hier die von mir gerne verwendete Dateiendung *.sq01 für SAP Query) sind hier in der lokalen media.local.conf zu hinterlegen.

Hierzu ist jedoch statt über Bild einfügen die Schaltfläche "Link einfügen/editeren" zu verwenden (siehe Abbildung).


Anstatt nun einen Link auf eine bestehende Seite einzufügen kann im Menü die Option "internal media" gewählt werden (siehe Abbildung).



Hier kann nun über die Schaltfläche "Durchsuchen" tatsächlich auch jede andere Datei (sofern diese vom Dateityp zugelassen ist) eingefügt und hochgeladen werden.



Insgesamt ist die Trennung von Medien und Bildern hier tatsächlich logisch, jedoch muss man auch erst einmal darauf kommen diese an unterschiedlichen Stellen zu suchen. Wenn man das System aber einmal verstanden ist, besteht eigentlich kaum noch eine Notwendigkeit die Möglichkeit des Wechsel zum normalen DW Editor zu erlauben (dieses lässt sich in der Konfiguration über den Punkt dw_edit_display deaktivieren.

Hier kann festgelegt werden, welche Benutzer Zugang zur Schaltfläche "DW Edit" und damit Wechsel zum Original Editor von Dokuwiki haben.

Als Optionen stehen hier folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• "all" für alle Benutzer
• "admin" für Administratoren
• "none" für Niemand.

Defaulteinstellung ist dabei "all".

Hintergrund: Dokuwiki für Wissensmanagement oder als interne Austauschsplattform

Die Vorzüge dieses Wiki-System hatte ich ja auch schon im Artikel "Erste Erfahrungen mit Dokuwiki Konzept + Herangehensweise (Grundlagen)" kurz dargestellt.

Ein weiterer Vorteil ist sicherlich auch die einfachen Installation und der Verzicht auf eine Datenbank (siehe hierzu auch "Erste Erfahrungen mit DokuWiki als Wiki (Installation)").

Insgesamt machen entsprechende Plugins und Erweiterungen hier ein Wiki tatsächlich zu einen sehr sinnvollen Arbeitsinstrument und ich sehe es gerade für Projektarbeit als ein sehr gut geeignetes Tool, das zwar einiges an Einarbeitungszeit bedarf (wobei die Überzeugungsarbeit für andere Projektbeteiligte noch höher ist) aber dann tatsächlich für Wissensmanagement oder als interne Austauschsplattform wie im Artikel "Praktische Nutzung von social media Diensten für meinen Arbeitsalltag" beschrieben sich sicherlich bewähren kann.

Ich bin gespannt, wie es sich für eine kleine Arbeitsgruppe bewähren wird und hoffe, dass dieses dann im kommenden Jahr vielleicht auch für andere Bereiche genutzt werden kann.

Weitere Erfahrungen
Weitere Erfahrungen im Umgang mit Dokuwiki sind unter den Tag Dokuwiki zu finden.

Aktuelle Buchempfehlungen

Ich hatte die Zeit rund um Ostern unter anderen mit der persönlichen Weiterbildung in zwei weiteren CO Module genutzt, so dass hier zwischenzeitlich auch zwei weitere Buchempfehlungen veröffentlicht worden sind.

 Planung mit SAP ERP, BW und BPC - das richtige Werkzeug auswählen (Unterschiedliche Planungswerkzeuge in SAP)
 Schnelleinstieg in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA) (SAP Modul CO-PA; Ergebnis und Marktsegmentrechnung)

Entsprechend habe ich auch die Seite Buchempfehlungen etwas überarbeitet, so dass hier nun alle von mir vorgestellten Bücher auch nach ihren jeweiligen Modul oder Thema sortiert sind.


Daneben wurde aber auch an anderen Stellen an der Internetseite ein wenig gearbeitet.

Onlinehilfe zur Seite - das ?

Durch verschiedene Rückmeldungen von Kolleginnen und Kollegen habe ich mich dazu entschlossen eine "Onlinehilfe zur Seite" zu veröffentlichen in der einige der hier genutzten Funktionen und Möglichkeiten dargestellt werden.

Dieses betrifft nicht nur die Druckansicht der einzelnen Seiten, oder die Verwendung der Tagcloud / Stichwortverzeichnis sondern erläutert auch ein wenig die Struktur und den Inhalt der einzelnen Unterseiten dieser Seite. Die entsprechende Hilfe ist im Menü unter ? zu finden.
 

Änderung Dateiendung von htm auf php per .htaccess

Für eine ältere Internetseite wollte ich alle HTML Dateien auf PHP umstellen. Dabei soll nur die Dateiendung geändert werden, aber der Dateiname beibehalten werden. Dieses ist glücklicherweise über eine Zeile innerhalb der .htaccess möglich.

RedirectMatch 301 (.*).htm$ $1.php

Auf diese Weise werden die ehemaligen *.htm Dateien auf entsprechende php Dateien umgeleitet. Durch den HTTP Status 301 bekommen auch Suchmaschinen mitgeteilt, dass die ursprüngliche Seite (zum Beispiel index.htm) nun an einer anderen Stelle (in unseren Fall index.php) zu finden ist. Passenderweise lautet die Nachricht des Codes hierfür auch
passenderweise "Moved Permanently".

Aktualisierung von schema.org

Wie schon im Artikel "Strukturierte Daten auf Website oder Semantisches Web (schema.org)" beschrieben setze ich auf dieser Seite die Möglichkeiten des semantischen Webs ein. Da ich auch meine Vorstellung etwas überarbeitet habe, konnte ich hier mit META Tags im für den Besucher nicht lesbaren aber für Suchmaschinen durchaus auswertbaren Bereich noch weitere Informationen zum Text hinzfügen.

Anhand eines kurzen Auszug aus den HTML Code der Seite dürfte dieses klarer werden:

<meta itemprop="jobtitle" content="Autor" >
<span itemscope itemtype="http://schema.org/Organization">
<meta itemprop="name" content="Andreas Unkelbach">
<meta itemprop="description" content="Andreas Unkelbach schreibt regelmäßig Artikel über Controlling, SAP (CO,PSM,BC) aber auch zu anderen oft it-nahen Themen" />
<span itemprop="address" itemscope itemtype="http://schema.org/PostalAddress">
<meta itemprop="streetAddress" content="Gießener Straße 75">
<meta itemprop="postalCode" content="35396">
<meta itemprop="addressLocality" content="Gießen">
<meta itemprop="addressCountry" content="Germany" />
<meta itemprop="addressRegion" content="Hessen" />
<meta itemprop="url" content="http://www.andreas-unkelbach.de">
<meta itemprop="sameAs" content="https://www.facebook.com/Unkelbach">
<meta itemprop="sameAs" content="http://twitter.com/AUnkelbach">
<meta itemprop="sameAs" content="https://plus.google.com/+AndreasUnkelbach">
<meta itemprop="sameAs" content="https://www.xing.com/profile/Andreas_Unkelbach">
</span>

Werte ich diese Informationen nun mit Google Test-Tool für strukturierte Daten aus erhalte ich folgende aufbereitete Informationen, die so nicht direkt auf der Seite für Menschen zu sehen sind. Die Informationen innerhalb der META Tags werden dabei wie folgt zusammengeführt:



Ergänzend zu den Organisationsdaten sind dabei auch alle "sociel Web" Profile mit angegeben (hier als: sameAs gekennzeichnet). Somit kann auch die Suchmaschine meine Internetseite mti diesen Profilen verknüpfen. Allerdings ist es der Suchmaschine nicht möglich Fan meiner Facebook Seite zu werden... ;-) (so Interesse an aktuelle Infos rund um Blogartikel oder interessante Webfundstücke besteht, ist dieses als Lesende dies allerdings tatsächlich auf Facebook oder Twitter möglich ;-))

Für das berufliche Verknüpfen mit Kontakten würde ich allerdings weiterhin XING emfpehlen :-)

Wie im ursprünglichen Artikel beschrieben funktioniert dieses aber nicht nur für Menschen und Organisationen sondern auch für Produkte.


Dieses ist auch der Grund warum ich bei meinen Buchvorstellungen auf den Unterseiten ebenfalls die Artikel nach schema.org als strukturierter Daten aufbereitet habe.

Anpassung Wiki

Eine besondere Freude war für mich, dass im Artikel "Praktische Nutzung von social media Diensten für meinen Arbeitsalltag" erwähnte Wikisystem nun auch tatsächlich für eine Projektgruppe aktiv nutzen zu können. Ich bin sehr neugierig, wie sich dieses dann tatsächlich in der Praxis bewähren wird.

Hier hatte ich ja auch schon im Artikel "Erste Erfahrungen mit Dokuwiki Konzept + Herangehensweise (Grundlagen)" kurz dargestellt. welche Vorteile hier Dokuwiki bietet, das besonders bei der einfachen Installation und den Verzicht auf eine Datenbank überzeugt (siehe hierzu auch "Erste Erfahrungen mit DokuWiki als Wiki (Installation)").

Gemeinsam mit einen von mehreren Personen genutzten IMAP Konto hoffe ich hier ein passendes Planungstool zur Verfügung stellen zu können und die daraus gewonnene Erfahrungen vielleicht für kommende Projekte nutzen zu können.
 

Frohe Ostern

Abseits von diesen Umbauarbeiten wünsche ich aber allen frohe Ostern und einige schöne und erholsame Feiertage.