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Artikel zum Stichwort Innenauftrag

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Sonntag, 4. März 2012
19:47 Uhr

SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag

Ausgangslage:

Über die Transaktion KOK5 (Stammdatenliste Innenaufträge) ist es möglich auch das Feld Status eines Innenauftrages auszuwerten und so eine Liste aller gesperrten Innenaufträge zu erhalten. Leider ist der Auftragsstatus "gesperrt" nicht als Selektionsparameter bei der KOK5 vorhanden, so dass hier alle Aufträge ausgwertet werden müssen und später selektiert werden muss. Dieses erhöht zum Einen die Dauer der Auswertung und zum anderen werden bei der KOK5 nur bis zu 10.000 Innenaufträge angezeigt.

Dennoch möchte ich hier noch, bevor ich auf eine Lösung eingehe, auf die im Artikel "Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge" vorgestellte Vorgehensweise verweisen.


Ein weiterer Nachteil ist, dass in der Spalte Sytemstatus-Zeile alle bisher den Auftrag erteilten Statusausprägungen ausgewiesen wird.
Diese Daten stammen intern aus der Struktur MKAUF und werden im Feld SYSST ausgewiesen. Der Nachteil ist, dass hier ein Eintrag zum Beispiel "FREI ABRV SPER" genannt werden kann.


Lösungsansatz:

Auch hier hilft die Objektnummer des Innenauftrages weiter, da innerhalb der Tabelle JEST jeder Status eines SAP Objektes festgehalten wird. Somit kann hier eine Verknüpfung zu den Stammdaten der Innenaufträge erstellt werden.

Der Nachteil ist, dass hier in mehreren Zeilen die einzelnen Status eines Auftrages festgehalten werden. Daher ist es sinnvoll, sich hier ebenfalls eine SAP Query zu bedienen.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.



1. Infoset definieren
Tabellen:
AUFK - Auftragsstammdaten
JEST - Einzelstatus pro Objekt
TJ02 - Systemstatus

Verknüpfungen:
AUFK-OBJNR <-> JEST-OBJNR
Wie unter ABRV beschrieben wird hier wiederum die Objektnummer verwendet um die Tabellen zu verknüpfen.

In der Tabelle JEST ist nun der vorhandene Status als Nummernfeld für jedes Objekt hinterlegt. In der Tabelle TJ02 erhalten wir allerdings auch die Bezeichnung dieses Status, so dass dieses Feld gerade bei der späteren Selektion sehr hilfreich ist.

Entsprechend legen wir als weitere Verknüpfung folgende an:
JEST-STAT <-> TJ02-ISTAT

Somit kann nachher in der Query auch über den Text bzw. die Beschreibung des Status verwendet werden.


2. Query definieren
Auch hier werden die Felder wieder in der Ausgabereihenfolge angegeben mit der Kennzeichnung L als Listenfeld und S als Selektionsfeld.

Auftragsstammdaten AUFK
Innenauftragsnummer AUFK-AUFNR (S,L)
Kurztext AUFK-KTEXT (L)
Name des letzten Änderers AUFK-AENAM (L)
Änderungsdatum des Auftragsstamms AUFK-AEDAT (L)

Einzelstatus pro Objekt JEST
Einzelstatus eines Objekts JEST-STAT (L)
Kennzeichen: Status inaktiv JEST-INACT (S)
Dieses Feld Status inaktiv, ist als Selektion wichtig, da eine einmal zugewiesene Sperre auch wieder deaktiviert werden kann. Daher wird dieses als weiteres Selektionsfeld mit angegeben.

Systemstatus TJ02
Systemstatus TJ02-ISTAT (S)
Durch Verwendung des Systemstatus aus der Tabelle TJ02 wird in der F4 Auswahlhilfe der Query dann auch die Beschreibung ausgegeben.

Zusatzfeld bzw. Textfeld
Zusatzfeld:
"Text:Systemstatus" TEXT_TJ02_ISTAT (L)

Handhabung der Query
Zur Handhabung der Query können nun alle Innenaufräge ausgewertet werden. Das Feld "Kennzeichen Status inaktiv" sollte auf BLANK oder ungleich X gesetzt werden (durch die Selektionsoptionen). Ferner kann hier der Status: I0043 für gesperrt
gewählt werden, so dass alle derzeit aktiv gesperrten Innenaufträge des Systems ausgewertet werden können.

Alternative: Systemstatus in einer Zeile je Auftrag ausgeben

Der Nachteil dieser Query ist, dass wenn kein Systemstatus vorselektiert wurde je Status eine extra Zeile pro Innenauftrag ausgegeben wird.
Im Artikel "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck" wird alternativ eine Methode beschrieben in der in der Stammdatenliste je Innenauftrag ein Zusatzfeld GESPERRT bei gesperrten Innenaufträgen mit ausgegeben wird. Dieses ist natürlich auch für andere Phasen eines Innenauftrages möglich.
 

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Donnerstag, 12. Januar 2012
23:18 Uhr

Query Abrechnungsvorschriften Innenauftrag

Ausgangslage:
Für die Auftragsabrechnung werden innerhalb der Innenauftragsstammdaten Abrechnungsvorschriften für einzelnen Innenaufträge gepflegt. Diese können über die Transaktion KOSRLIST_OR Abrechnungsvorschriften (Rechhnungswesen->Controlling->Innenaufräge->Infosystem->Berichte zu Innenaufträgen->Stammdatenverzeichnis) ausgwertet werden.

Hier können für jeden Innenauftrag unter Position folgende Daten mit angeben werden:
- Empfänger
- Kurztext Empfänger
- Prozent
- Abrechnungsart
- Abrechnungsvorgang
- Version
- Gültig bis Jahr

Grundsätzlich ist diese Transaktion zur Kontrolle von gepflegten Abrechnungsvorschriften hilfreich. Der Nachteil ist hier in Form der Berichtsdarstellung.

Innerhalb des Berichtes werden als Kopfzeile der Innenauftra und auf einzelnen Positionen die entsprechenden Abrechnungsregeln ausgegeben. Ein Export
oder Vergleich gestaltet sich daher als recht schwierig.

Lösungsansatz:
Auch die Abrechnungsvorschriften sind in einer enstprechenden Tabelle hinterlegt.
Die Aufteilungsregeln der Abrechnungsvorschriften für die Auftragsabrechnung sind hierbei in der Tabelle COBRB gespeichert.

Hier werden in einzelne Tabellenzeilen die entsprechenden Abrechnungsempfänger hinterlegt. DIese werden entweder als Objektnummer in den Felder REC_OBJNR1 bzw. REC_OBJNR2 gespeichert können aber auch in den Feldern KOSTL und AUFNR entnommen werden.

Im vorliegenden Fall erfolgt eine Abrechnung je nach Ursprungszuordnung auf eine Kostenstelle oder Innenauftrag.

Lösung:
Entsprechend bietet sich eine Query über die beiden Tabellen

1.) Infoset definieren

AUFK - Auftragsstammdaten
COBRB - Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung an.

Hier sollte folgende Verknüpfung definiert werden.

AUFK-OBJNR <-> COBRB-OBJNR

Das Feld OBJNR hat in Tabellen eine besondere Funktion, da hier unterschiedliche Kontierungsobjekte festgehalten werden können. So werden beispielsweise Innenaufträge als OR* gespeichert, so dass hier eine entsprechende Verknüpfung erfolgen kann.

2. Query definieren
Auch hier weden die Felder wieder in der Ausgabereihenfolge angegeben mit der Kennzeichnung L als Listenfeld und S als Selektionsfeld.

Auftragsstammdaten AUFK
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext (L) AUFK-KTEXT

Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung COBRB
Version (L,S) COBRB-VERSN
Kontierungstyp (L) COBRB-KONTY
Empfangende Kostenstelle (L) COBRB-KOSTL
Auftragsnummer (L) COBRB-AUFNR
Abrechnungsart (L) COBRB-PERBZ
Ursprungszuordnung (L) COBRB-URZUO
Gültig ab Periode (L) COBRB-GABPE
Gültig ab Jahr (L) COBRB-GABJA
Gültig bis Periode (L) COBRB-GBISP
Gültig bis Jahr (L) COBRB-GBISJ


3.) Vergleich mit Innenauftragsstammdatenliste

Diese Liste der Abrechnungsvorschriften kann dann entweder mit der Stammdatenverzeichnis Aufträge (Transaktion KOK5) oder der Tabelle COAS oder einer Query (vergleichbar des vorherigen Infosets) verglichen werden, so dass hier durch einen Vergleich der erstellten Query und der vorhandenen Innenaufträge noch zu pflegende Innenaufträge erkannt werden können.

Für die Querylösung der Innenauftragsstammdaten bieten sich folgende Felder aus den Infoset über die Tabellen AUFK, CSKS, CSKT, CEPC und CEPCT an.

Auch hier weden die Felder wieder in der Ausgabereihenfolge angegeben mit der Kennzeichnung L als Listenfeld und S als Selektionsfeld.

Auftragsstammdaten AUFK
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext (L) AUFK-KTEXT
Verantwortliche Kostenstelle (L,S) AUFK-KOSTV
Kostenstellentexte CSKT
Allgemeine Bezeichnung (L) CSKT-KTEXT
Auftragsstammdaten AUFK
Profitcenter (L,S) AUFK-PRCTR
Profit-Cener-Stammdaten Texte
Allgemeine Bezeichnung (L) CEPCT-KTEXT
Auftragsstammdaten AUFK
Kalkulationsschema (L) AUFK-KALSM

ACHTUNG:
Sofern es bei der Beschreibung der Kostenstellen oder Profit-Center Änderungen in der Bezeichnung gab, sind diese in den Tabellen CSKT und CEPCT mehrfach vorhanden. Hier werden dann auch die Auftragsstammdaten mehrfach mit angegeben. Entsprechend sollte ein Gültig Bis Feld als Selektionsfeld für die Bezeichnungen gewählt werden, oder alternativ die Bezeichnungen aus den Tabellen CPCT und CSKT weg gelassen werden.

Erweiterung:
Das Thema Abrechnungsvorschriften ist im Artikel "Abrechnungsvorschriften von Innenaufträgen auf identische verantwortliche Kostenstelle und empfangende Kostenstelle per Query mit Ampelfunktion prüfen" erneut aufgegriffen worden und hier ein wenig ausführlicher behandelt worden.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Dienstag, 9. August 2011
07:57 Uhr

Plankopie Innenaufträge

Neben den Istdaten ist gerade für das Controlling auch die Bearbeitung von Plandaten hilfreich. Hier können Umlagen, Verteilungen und auch einige sonstige Nebenrechnungen erfolgen. Grundlage sind hier die IST-Daten (Buchungen) des Rechnungswesen. Hierbei werden, je nach Modul (bzw. Rechnung) auf verschiedene Weise die Istdaten kopiert.

Kopie von Innenaufträge
Transaktion KO15 (Rechnungswesen-> Controlling-> Innenaufträge-> Planung-> Planungshilfen)
können über eine Selektionsvariante Innenaufträge kopiert werden. Hier ist es sinnvoll eine Selektionsvariante über eine Innenauftragsgruppe zu erfassen, die alle bestehenden Innenaufträge umfasst.

Danach können alle Istdaten (dieses umfasst bspw. auch statische Kennzahlen) kopiert werden. Sinnvoll ist hier jedoch vor der Kopie erst einen Testlauf durchzuführen, da ggf. manche Innenaufträge im zu kopierenden Jahr zwar Buchungsdaten haben aber schon gesperrt sind.

Sollten diese gesperrt sein, so können diese mittels STRG Y und STRG C aus der Hinweismeldung kopiert werden und per Innenauftragsmassenpflege entsperrt werden.


Sammelbearbeitung/Massenpflege Innenauftrag
Transaktion: KOK4
(Rechnungswesen-> Controlling-> Innenaufträge-> Stammdaten-> Speziele Funktionen-> Sammelbearbeitung)
Auch hier muss eine Selektionsvariante angelegt werden (bspw. Gesperrte Innenaufträge Planjahr 2010). Über die Funktionsauswahl kann dann mit diesen in der Selektionsvariante gepflegten Innenaufträge sowohl die Entsperrung als auch später die Sperre gesetzt werden.






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