Ich kann tatsächlich bestätigen, dass Freitag der 13. kein Pech bringt, zumindest dann nicht, wenn man sich über jede Menge Wünsche zum Geburtstag bedanken kann.



Von Freitag über das Wochenende verteilt erreichten mich auf unterschiedlichen Wegen Glückwünsche und ich habe mich tatsächlich sehr darüber gefreut.

Selbstverständlich bin ich einigen Ratschlägen gefolgt und habe das Wochenende am Geburtstag mit etwas Ruhe und Gelassenheit verbracht.



Auch wenn ich auf die Glückwünsche per Telefon, eMail, Messenger, Brief, Xing, Facebook oder auch direkt schon direkt geantwortet habe mag ich doch auch an dieser Stelle ein Danke zurück lassen und freue mich sehr über die verschiedenen Menschen die sich gemeldet haben und für die ein oder andere Überraschung sorgten.

Ich freue mich schon auf die nächsten Jahre und kann wirklich für mich persönlich festhalten, dass dieses Jahrzehnt sich wesentlich entspannter und schöner anfühlte als das Jahrzehnt davor :-)



Dieses Jahr ist mir sogar aufgefallen, dass sowohl Google auf der Stratseite als auch Twitter im Profil alles Gute zum Geburtstag gewünscht haben :-)

Wobei diese Verbundenheit über Netzwerke auch schon zu Fido Zeiten vorhanden waren und tatsächlich mit die ersten aus diesen Netzwerk zum Geburtstag digital gratuliert hatten. :-) Vielleicht ist dieses einer der Punkte die für mich das Netz nicht nur dank "Kleinbloggersdorf" zu einen schönen Ort aber auch zu einer weiteren Möglichkeit des Kontaktes zu Menschen machen.

Unabhängig davon war es aber auch genau die richtige Entscheidung Koffer zu packen und das Wochenende mit den festen Vorsatz zu verbringen tatsächlich nicht an den Rechner zu gehen... :-) Das ist mir dann auch tatsächlich gelungen :-)

Nun muss ich mich nur noch entscheiden welche Tasse künftig den Kaffee im Büro aufnehmen darf. Ich werde sicherlich die obere Tasse mit nehmen . Mal sehen wie gut sich diese hier einlebt.

Abgesehen davon ist es auch wirklich eine gute Idee sich einfach einmal für ein paar Tage weg zu begeben und durch Urlaubstage verbunden mit einer reduzierten Erreichbarkeit einfach einmal abschalten zu können oder auch um Neues kennen lernen zu können.

Sowohl im Artikel "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM" als auch im Kapitel 2.5.2. Klassifizierung im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlicher auf die Möglichkeiten der Anwendungsübergreifenden Komponente der Klassifizierung von Stammdaten eingegangen.

Hier besteht die Möglichkeit unter anderen die Stammdaten von Fonds im Modul PSM-FM (Public Sector Management - Haushaltsmanagement) oder auch bei Innenaufträgen im Modul CO sowie auch bei Materialstammdaten um eigene Merkmale zu erweitern die als weitere Informationen zum Stammdatum festgehalten werden.

Hier bietet die Klassifizierung innerhalb des Klassensystem eine Vielfalt von weiteren Möglichkeiten die schon beim Auswerten oben in der Query beschrieben sind und besonders für Datumsfeldern wie im Artikel "Query zur Auswertung von Klassifizierungsmerkmale PSM Fonds zu CO Innenauftrag und Datumsfelder mit Konvertierung von FLOAT zu DATUM" beziehungsweise wesentlich eleganter unter "ABAP Anweisung WRITE zum Umwandeln von Variablen und Werten wie FLOAT (Gleitpunktzahl, Fließkommazahl)" erläutert darüber hinaus auch beliebig komplex und in der Auswertung auch kompliziert sein können.

Im Rahmen der Stammdatenauswertung durch eine Query habe ich die Werte zu den einzelnen Merkmalen ausgewertet. Hier werden Inkonsisi

Inkonsistenz der Merkmalbewertung festgestellt

Bei Pflege eines Klassifizierungsmerkmales erhalte ich nun aber die Fehlermeldung "Inkonsistenz der Merkmalbewertung festgestellt" Meldungsnr. C1821. Innerhalb der Klassifizierung (in unseren Fall eines Fond, kann aber auch Innenauftrag sein) kann nun die rechte Schaltfläche Inkonsistenz helfen in der direkt der Wertekonflikt angegeben wird und über den Mülleimer der verursachende Wert direkt gelöscht wird.

Ursache für Inkonsistenz

Sofern in der Merkmalspflege (Transaktion CT04) bestimmte Merkmale fest hinterlegt sind (und nicht die Funktion zusätzliche Werte aktiviert wurde um ein Freitextfeld zu ermöglichen) kann es bei Änderung der Merkmale dazu kommen, dass in der Datenbank ein ehemals gepflegter Merkmalswert hinterlegt ist, wohingehend in der Stammdatenklassifizierung das Merkmal ohne Wert angezeigt wird und statt dessen die Schaltfläche Inkonsistenzen (mit Warnglocke) angezeigt wird.

Sofern man auf diese Schaltfläche drückt, wird der nicht mehr gültige Wert als Ladefehler beziehungsweise Wertekonflikt ausgegeben.  Nehmen wir als Beisspiel das Merkmal BRANCHE. Bisher wurden viele Projekte der Branche IKT = Informations und Kommunikationstechnik zugeordnet. Künftig wird dieser Wert jedoch gelöscht und statt dessen die beiden Werte IT = Informationstechnik und KT = Kommunikationstechnik gepflegt.

Hierbei wurde in der Merkmalpflege die ebenfalls mögliche Prüfung ignoriert, so dass das ehemaligfe Merkmal nicht mehr vorhanden ist (normalerweise hätte es eine Warnmeldung gegeben, da dieses Merkmal wo verwendet wurde).

Bei alten Projekten (Fonds) wird daher in der Transaktion FM5S beziehungsweise in der Klassifizierung ein Wertekonflikt ausgegeben und das Feld wird ohne Wert angezeigt, wohingehend in der Query noch der alte Wert IKT beim Projekt 40210001 ausgegeben wird, da dieser Fond in der Klassifizierung damals das zulässige Merkmal IKT zugewiesen bekam. Daher sollte beim Ändern der Werte eines Merkmals auch immer darauf geachtet werden, ob vorhandene Klassifizierungen ggf. angepasst werden sollten.

Hier zeigt sich erneut einmal wieder die Notwendigkeit von sauber kommunizierte und gepflegte Stammdaten.

Sofern ein Interesse an der Klassifizierung besteht kann ich hier auf folgende Kapitel meines Buches verweisen:

2.5.2    Klassifizierung

• Merkmal pflegen
• Klasse pflegen
• Suche über Klassifizierung

Das Thema ist auch ein Aspekt im Berichtswesen und gerade im Bereich von Drittmittel beim Controlling eine relevante Funktion.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.

Ansonsten kann ich auch die Grundlagen der Klassifizierung im folgenden Abschnitt als kurz gehaltenen Exkurs zusammen fassen:

Exkurs: Klassensystem

Das Klassensystem ermöglicht es innerhalb einer Klasse verschiedene Merkmale zusammenzufassen und diese dann an Stammdaten als weitere Felder zu pflegen.

Innerhalb PSM-FM ist dieses bspw. für die Klassen 042 Fonds, 041 Finanzstelle oder auch 043 Finanzpositionen möglich. Sobald eine Klasse entsprechend angelegt ist, kann die Klassifizierung am jeweiligen Objekt gepflegt werden.

Die Klassifizierung kann auch im Controlling beispielsweise für die Klassenart 013 Controlling: Aufträge gepflegt werden. Hierzu ist es jedoch erforderlich, dass in der Auftragsart (Transaktion KOT2_OPA) bei den Steuerkennzeichen die Klassifizierung aktiviert wurde.

CT04 Merkmalverwaltung

Über die Merkmalverwaltung (Transaktion CT04) können einzelne Merkmale definiert werden. Diese können entweder einwertig oder mehrwertig sein und in den Basisdaten auch als erforderlich markiert werden. Im Reiter Werte können auch schon entsprechende Vorschlagswerte festgelegt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Spalte Merkmalswert dann auch der eigentliche Wert des Merkmals enthält und die Bezeichnung eine passende Beschreibung dazu enthält. Andernfalls handelt es sich beim Merkmal um ein Freitextfeld. Innerhalb der Registerkarte Einschränkungen kann dass Merkmal auf eine bestimmte Klassenart (bspw. 042 Fonds) eingeschränkt werden und nur in dieser Klasse verwendet werden.

CL02 Klassenverwaltung

Über die Klassenverwaltung (Transaktion CL02) können mehrere Merkmale zu einer Klasse zusammengefasst werden und einer bestimmten Klassenart bspw. 042 für Fonds oder 013 für Innnenaufträge zugeordnet werden.

Merkmale pflegen

Über die Schaltfläche Klassifizierung in der Stammdatenpflege (egal ob nun KO02 für Innenaufträge oder FM5U für Fonds) können die einzelnen Merkmale gepflegt werden.

Suche über Klassifizierung

Über eine Stammdatenliste (bspw. Transaktion S_KI4_38000039 für die alphabetische Lsite Fonds) kann über den Knopf Klassifizierung über die entsprechende Klasse und der Klassenart (es besteht somit auch die Möglichkeit für eine Klassenart bspw. Fonds mehrere Klassen anzulegen) entsprechende Objekte in Klassen zu suchen. Im Ergebnis erhält man eine Liste die dann alle entsprechenden übereinstimmende Objekte, die dann als Selektion in die Stammdatenliste übernommen werden können. Alternativ können Sie auch über die Transaktion CL30N eine entsprechende Suche starten.

Alle Funktionen zur Klassifizierung sind innerhalb des SAP Menü unter Anwendungsübergreifende Komponenten > Klassensystem zu finden

Fazit

Auch wenn ich mich derzeit an der Arbeit eher mit der Entwicklung von neuen Berichten sei es nun Report Writer (siehe "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer") oder SAP Query (siehe "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query") sowie eigene Transaktionen (siehe "Transaktion anlegen (Report, Parameter) bspw. für SAP Query / Unterschied Parameter- oder Reporttransaktion") sowie das Thema eCATT und LSMW (siehe "Massenstammdatenpflege mit LSMW oder SECATT dank Transaktionsaufzeichnung - Handbuch erweiterte computergestützte Test-Tool (eCATT) und LSMW") sind doch auch immer wieder Stammdaten ein Thema wo es sich lohnt einen genaueren Blick darauf zu werfen.

Daher bin ich auch immer wieder dankbar sich auch mit solchen Themen mit Kolleginnen und Kollegen austauschen zu können.

Die interessanteren Berichte und eigene Entwicklungen sind oftmals tatsächlich nur durch konkrete Anfragen von Kolleginnen und Kollegen entstanden und selbst im beliebtesten Werkzeug im Werkzeugkoffer des Controlling (gemeint ist eine Tabellenkalkulation wie zum Beispiel Microsoft Excel) gibt es oftmals auch neue Wege die sich dann lohnen zu erforschen und die eigenen Prozesse anzupassen.

Gerade solche Fehlermeldung wie die obere oder auch Anfragen aus benachbarten Modulen wie die Finazbuchhaltung führen nicht nur zum gegenseitigen Lernen sondern manchmal auch zu Artikeln hier im Blog wie auch letztens eine Anfrage aus der Anlagenbuchhaltung dann zum Artikel "Grundlagen Finanzbuchhaltung: Belegart und Buchungsschlüssel als Vorschlagswerte für FI Transaktionen definieren" führte und auch im Bereich des Berichtswesen im Modul des öffentlichen Dienstes (Public Sector Management (PSM) funds management (FM) beziehungsweise im Haushaltsmanagement ist oftmals noch neues durch geänderte ANforderungen zu lernen, wie der Artikel "Negatives Budget in Public Sector Management Haushaltsmanagement buchen (klassische Budgetierung und BCS)" gezeigt hat.

Dies ist auch einer der Gründe warum es mir immer noch wichtig ist, dass sich Keyuser untereinander auch modulübergreifend austauschen können und ein gewisses Maß an gegenseitiger Unterstützung und eben auch voneinander Lernen elementar wichtig ist.

Persönlich kann ich es nur schwer nachvollziehen, wenn der Austausch von Wissen hier nicht als selbstverständlich und tatsächlich von gegenseitigen Nutzen gesehen wird. Auf der anderen Seite steht natürlich auch ein Gegenwert für Wissen und Wertschätzung von Weiterbildung, aber dieses ist vermutlich ein Thema dass in jeden Bereich eine ganz eigene höchst individuelle Dynamik und Motivation hat.

Erstaunlicherweise haben sich auch immer mehr Firmen und auch Hochschulbibliotheken dazu entschlossen die digitale Bibliothek von Espresso Tutorials, die ich unter "SAP Know How" vorstelle ebenfalls als Weiterbildungsinstrument zu nutzen gelernt.

Im IT-Onlinemagazin Artikel "Wie SAP-Anwender neues Wissen aufbauen können: Digitale SAP-Bibliothek" ist die SAP E-Book-Flatrate ebenfalls in Form eines Interviews mit Jörg Siebert vorgestellt. Insbesondere das Angebot für Unternehmen aber auch für Hochschulen ist hier zum Erwerb von Wissen rund um SAP interessant.

Hier freue ich mich auch darüber mit meinen beiden Büchern »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)« von Martin Munzel und mir als auch mein neues Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« hier ebenfalls gefunden werden zu können.

2017 war tatsächlich eines der Jahre mit vielen großartigen Ereignissen.

Heute kam per Messenger die Nachricht "Hello 👋 It’s 1st Anniversary of our meeting in Giessen. Hope all doing well." und tatsächlich ist die Veranstaltung "Gießen local-global 2017 - Symposium zum Reformationsjubiläum 22. bis 25. Juni 2017" innerhalb des Jahres 2017 ein Kraftakt aber gleichzeitig eine Bereicherung für Gießen gewesen.

Sicherlich ist im Artikel "Ups, ich spreche ja englisch - Rückblick auf das Symposium Gießen local-global" zumindest auf der persönlichen Ebene eine Erinnerung geblieben und auch innerhalb des Dekanates, Gemeinden und in den Menschen eine Menge bewirkt worden. Viele Projekte sind gestärkt und auch neue Ideen sind vorhanden und weiter entwickelt worden.



Auf der Seite des Dekanats ist im Artikel "»Auch wir sind entwicklungsbedürftig« Entwicklungstagung in Gießen" darüber berichtet worden.

Citlali Ayala Martínez und  Dr. Ulrich Müller haben in ihren gemeinsamen Buch "Towards Horizontal Cooperation and Multi-Partner Collaboration: Knowledge Sharing and Development Cooperation in Latin America and the Caribbean" * ebenfalls einige der von uns aufgestellten Thesen aufgegriffen und in der Zusammenfassung mit eingebracht.

  1. Auflage
(21. Dezember 2017) Paperback ISBN: 978-3848747139

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Gerade die Erfahrungen aus dieser Veranstaltung haben mir gezeigt, wie wichtig ein Austausch von Wissen und Erfahrungen auf Augenhöhe wichtig ist und welche Form des voneinander lernen auch in kirchlicher Projektarbeit erfahrbar ist.

Wissen ist heute so viel mehr als Zahlen, Daten und Fakten und gerade der Austausch auch auf internationaler Ebene dürfte heute noch mehr an Bedeutung gewinnen, wie ohnehin schon. Das eigene persönliche Handeln hat oftmals eben nicht nur für einen selbst sondern auch gesellschaftlich Folgen und viele scheinbar unlösbare und einzigartige Fragestellungen können schon an anderer Stelle gestellt worden sein und gemeinsam an einer Lösung gearbeitet worden sein.

Ein Austausch von Wissen ist niemals eine Einbahnstraße und vielleicht etwas, dass sich Tag für Tag erneut erarbeitet werden muss. Entsprechend wichtig sehe ich nicht nur Medienkompetenz und diverse Techniken als teilenswert hier im Blog an sondern oftmals Themen die vielleicht abseits vom üblichen Themengebiet des Blog liegen.


Für mich war die Nachricht auf der einen Seite eine schöne Erinnerung aber auch gleichzeitig eine Mahnung weiterhin offen und neugierig zu sein und auch wenn die Nachrichtenlage oftmals frustrierend sein mag sich davor nicht zu verschliessen.

Wenn ich mir die Thesen, Fotos, Skripte und Unterlagen unseres Symposium ansehe haben diese an Aktualität nicht verloren und geben teilweise sogar Antworten auf Fragen die im Alltag immer einmal wieder begegnen.



Als Zusammenfassung haben wir die Thesenpapiere, Public Lecture with international guests as main speakers sowie einige Eindrücke in Ton und Foto festgehalten.

In der Buchbeschreibung steht "Der Wissensaustausch hat durch die Stärkung offener, horizontaler internationaler Beziehungen an Bedeutung gewonnen." und für mich selbst kann ich diese Erkenntnis absolut nachvollziehen und glaube, dass dieser Austausch an Wissen und damit einhergehend auch die gegenseitige Achtung eine große Bedeutung gewinnen sollte.

Gelebter Austausch von Wissen ist niemals nur von oben nach unten sondern vielfach so, dass sich im Laufe des Austausch die Rolle der Lerhenden und Lernenden abwechselt und beide Seiten Lehrperson und Lernende zugleich sind.
 

Neben »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)« von Martin Munzel und mir ist nun auch mein Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« seit Juni 2017 im Buchhandel verfügbar.

Ich hatte bei beiden Büchern die Veröffentlichung hier im Blog angekündigt (siehe Artikel "Buchveröffentlichung »Berichtswesen im SAP®-Controlling«" und "Buchveröffentlichung »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)«" und auch im Interview auf thinkdoforward (siehe "Hintergrund zum Interview auf thinkdoforward und Studium an der heutigen Technischen Hochschule Mittelhessen (THM)") waren die Buchveröffentlichungen ein Thema.

Erfolge und Erfahrungen

In diesen Artikel möchte ich gerne einen kurzen Rückblick auf die bisherigen Erfolge und Erfahrungen mit beiden Veröffentlichungen eingehen und auch eine Anregung als Feedback zum aktuellen Buch aufgreifen.

Daneben soll dieser Artikel aber auch einen Mehrwert geben und eine Kritik zum Inhaltsverzeichnis meines aktuellen Buchs zum Berichtswesen im SAP Controlling aufgreifen.

Mit Schnelleinstieg ins Controlling zum Amazon Bestseller

Im Rückblick haben beide Bücher tatsächlich einen Einfluss auf meine Arbeit aber auch hier im Blog und ich freue mich noch immer über die großen und kleinen Erfolge die beide Bücher aber auch die Entwicklung hier im Blog genommen haben.

Ein besonderer Moment war tatsächlich, als das erste Buch Bestseller auf Amazon war.


und kurze Zeit darauf auch eine zweite Kategorie hinzugekommen ist.



Von solchen Auszeichnungen ist mein neues Buch tatsächlich noch ein klein wenig  entfernt, aber dafür war es schon die Basis für zwei Vorträge zum Thema Berichtswesen:

Vorträge und Veranstaltungen

Im Rahmen der "FI CO Forum Infotage 2016 in Köln und Zürich" habe ich einen Vortrag zum Thema "SAP ERP Controlling Tipps – Aus der Praxis für die Praxis" gehalten. Der Vortrag ist unter http://fico-forum.de/ET/infotage_2016/Unkelbach/ online abrufbar.



Während der "Klausurtagung der Arbeitsgruppe CO/FM der hessischen Hochschulen am 26. Oktober 2017 hielt ich einen Auffrischungsworkshop zum Thema SAP Query. Im Artikel "Auffrischungsworkshops SAP Query im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen" sind einige Punkte dieses Vortrags zusammengefast.



Daneben befinden sich auch zwei Schulungen zum Thema Berichtswesen in Vorbereitung und ich bin neugierig, ob und wie diese von den Kolleginnen und Kollegen aufgenommen werden.

Dabei werden sicherlich auch die Themen "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" sowie "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" eine wichtige Rolle spielen. Wobei auch die letzten Artikel hier im Blog immer einmal wieder das Thema Berichtswesen berührt haben

Auch das Thema "neues" Buchprojekt nimmt langsam wieder etwas Fahrt auf und ich bin gespannt, welche Einflüsse hier durch S/4 HANA im Blog aber auch sonst haben werden.

Rückmeldungen zum Berichtswesen im SAP Controlling

Ich freue mich immer wieder über die unterschiedlichsten Rückmeldungen im Blog oder auch über Kommentare rund zu den Buchveröffentlichungen aber auch zu Blogartikeln und würde hier gerne einen Verbesserungsvorschlag zum aktuellen Buch aufgreifen:

Amazon Rezension:
"Das Buch beginnt mit einem vielversprechenden und sinnvoll gegliederten Inhaltsverzeichnis. Beim zweiten Durchblättern habe ich allerdings eine dritte Gliederungsebene vermisst, um die einzelnen Teilkapitel schneller wiederfinden zu können."

Diese Rückmeldung finde ich tatsächlich sinnvoll und mag daher gerne die Gelegenheit nutzen und zumindest hier im Blog die Unterkapitel zum Buch veröffentlichen.

Ausführliches Inhaltsverzeichnis zur Konzeption eines Berichtswesen (nicht nur) im SAP Controlling

Einleitung
Von der Idee zum Buch
An wen richtet sich dieses Buch
Aufbau des Buches
Danksagung

1    Systematik des Controllings im Beispielunternehmen

2    Berichtskonzeption und generelle Kniffe für das Berichtswesen in SAP
2.1    Sender und Empfänger

2.2    Die Bedeutung von Stammdaten für das Berichtswesen
2.2.1    Prüf- und Hilfsfunktionen
2.2.2    Weitere Funktionen in Gruppen
2.2.3    Kontengruppen aus Bilanz-/GuV-Struktur ableiten
2.2.4    Plankostenarten

• Zeitliche Dimension

2.2.5    Namensbezeichnungen

2.3    Selektion und arbeiten mit Bewegungsdaten
2.3.1    Varianten zur Selektion
2.3.2    Layoutvarianten bei Einzelposten

2.4    Arbeiten mit Berichten
2.4.1    Extrakte von Berichten
2.4.2    Office-Integration

2.5    Informationsmanagement in SAP
2.5.1    SAP Business Workplace (SBWP)
2.5.2    Klassifizierung

• Merkmal pflegen
• Klasse pflegen
• Suche über Klassifizierung

3    Standardberichte im SAP CO

3.1    Kostenartenrechnung

3.2    Kostenstellenrechnung
3.2.1    Plan/Ist- und Soll/Ist-Abweichung
3.2.2    Kostenstellen-Etatplanung
3.2.3    Obligo und Mittelbindung
3.2.4    Statistische Kennzahlen/Leistungsarten
3.2.5    Stammdatengruppen vs. Selektionsvariante

3.3    Innenaufträge
3.3.1    Budgetierung von Innenaufträgen
3.3.2    Auftragsabrechnung

3.4    Profitcenter-Rechnung
3.4.1    Stammdaten in der Profitcenter-Rechnung
3.4.2    Ergebniskonten und Bilanzkonten
3.4.3    Interaktives Reporting

4    Kundeneigene Berichte

4.1    Report Painter
Schritt 1: Zeilendefinition
Schritt 2: Spaltendefinition
Schritt 3: Allgemeine Selektionskriterien

4.2    Rechercheberichte
4.2.1    Formular anlegen
4.2.2    Bericht anlegen
4.2.3    Bericht ausführen

4.3    SAP Query
4.3.1    Benutzergruppe
4.3.2    Infoset
4.3.3    Queries
4.3.4    Queries ausführen

5    Das persönliche Infosystem

5.1    Transaktion für Report-Painter- oder Rechercheberichte

5.2    Benutzereigene SAP-Menüs
5.2.1    Favoriten
5.2.2    Benutzermenü
5.2.3    Bereichsmenü

5.3    Dokumentationen

6    Fazit/Ausblick

A    Der Autor
B    Index
C    Disclaimer
Weitere Bücher von Espresso Tutorials


Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf die einzelnen Abschnitte eingegangen.
 

So gern ich das Thema SAP Controlling auch habe ist das Thema Berichtswesen eines, dass mich auch an der Arbeit immer wieder beschäftigt und das nicht nur im Bereich Controlling sondern auch in der Finanzbuchhaltung, Budgetmanagement und viele anderen Module ein durchgehend aktuelles Thema ist.

SAP Know How im Lebenslauf und Studium

Daher ist es wohl auch eines der Bücher die gerne zum Nachschlagen genutzt werden und auch in der Espresso Tutorial eBook Flatrate (siehe "SAP Know How") gerne genutzt wird.

Vielleicht hat ja obiges Inhaltsverzeichnis und die Auswirkungen die dieses Buch haben ja ebenfalls Interesse geweckt und ich bin neugierig, wie sich dies Buch in naher Zukunft noch entwickeln wird.



Besonders gefreut hat mich tatsächlich, dass mittlerweile einige bekannten Bücher auch in Hochschulbibliotheken zu finden sind. Insbesondere an der eigenen ehemaligen Hochschule hier in Buchform vertreten zu sein ist immer noch eine schöne Sache.

Zum Studienschwerpunkt Wirtschaftsinformatik gehörten neben Vorlesungen zur Datenmodellierung und Datenmanagement auch SAP Veranstaltungen als Module "Standardsoftware für die Logistik" (MM, LO) und "Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling" (FI,CO). Daneben war es noch empfehlenswert die Veranstaltung "Standardsoftware für das Personalwesen" aus den Studienschwerpunkt Personalwesen zu besuchen um auch das SAP Modul HCM näher kennen zu lernen. Die hier gelehrten Grundlagen haben dann tatsächlich einen guten Überblick über SAP gebracht und gerade die Praxisdiplomarbeit half später dabei noch tiefer in die Materie einzusteigen.

 

Fazit

Es scheint tatsächlich so zu sein, dass die Buchreihe "Schnelleinstieg in ..." tatsächlich ein großes Publikum anspricht. Gerade im Bereich des Hochschulcontrolling würde ich hier ebenfalls dieses Buch empfehlen. Wenn man jedoch schon länger im Unternehmen aktiv ist dürfte der Aufbau eines Berichteswesen (auch und gerade im Bereich Hochschulberichtswesen) ein Thema sein, dass seltener in Buchform angeeignet wird.

Im Bereich des Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen stehen Personen im Bereich Budgetmangement, Controlling und Berichtswesen oft alleine da und es wird eher seltener zum Buch gegriffen.

Hier hoffe ich mit Artikeln hier im Blog aber auch in oberen Buch eine kleine Hilfestellung für künftige Ideen und den Inhalt von Berichten zu bieten.

Wenn ich mir die Verbreitung beider Bücher in Hochschulbibliotheken ansehe und an meine eigene Zeit im Studium denke sehe ich natürlich auch die Grundlagen für eine Veranstaltung wie "Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling" mit SAP als sinnvoll an, aber gerade in der beruflichen Praxis sind dann auch kleine Kniffe und Überlegungen rund um den Aufbau eines Berichtswesen ebenfalls von Bedeutung.

Ein Blick in Statistiken zum Blog zeigt ebenfalls, dass die Nachfrage zum Thema Controlling und Berichtswesen regelmäßig am Steigen ist.

Immerhin ist dieses auch sehr gut anhand der Tagcloud (Stichwortverzeichnis) auf der rechten Seite hier im Blog zu sehen.



Zumindest ist hier klar ersichtlich, dass die Themen Berichtswesen, CO und Query einen ziemlich hohen Stellenwert haben. Erstaunlicherweise trifft dieses auch auf BC (Basiskomponenten von SAP) und Excel zu.

Letzteres ist aber wohl kaum weiter verwunderlich, da dieses Tool wohl branchenunabhängig in allen Unternehmen genutzt wird.

Auch die von mir häufig genutzten Blogs und andere Quellen zum eigenen Wissenserwerb haben immer einmal wieder das Thema Berichtswesen als Thema und bieten hier eine Menge an Inspirationen. Daneben sind hier aber oft auch Themen wie Datenschutz oder aktuell die EU-DSGVO (siehe "EU DSGVO - Info- bzw. Link-Sammlung mit Schwerpunkt auf die Umsetzung bei Blogs oder der eigenen Website (hier: Autorenwebsite, Blogger, KMU)") ein Thema.

Hier zeigt sich für mich auch einer der Vorteile hier im Blog, dass die Themen bunt sein können aber gleichzeitig auch sicherlich unterschiedliche Personen angesprochen werden.

Im Rahmen der klassischen Budgetierung (die ich auch im Beitrag "SAP PSM-FM klassische Budgetierung mit unterschiedlichen Budgetversionen") näher vorgestellt habe ist es grundsätzlich erst einmal nicht möglich negative Budgets einzubuchen. Sowohl beim Einstellen von Originalbudget über die Transaktion FR50 als auch bei der Umbuchung von Budget über die Transaktion FR58 ist es nicht möglich negatives Budget zu erfassen oder Budget umzubuchen, dass nicht schon auf der Kombination aus Finanzposition und Fond/Finanzstelle vorhanden war.

Es erfolgt eine Warnmeldung (NA BQ207) die besagt, dass Budget (Jahresbudget Zahlungen) auf der Finanzstelle/-position  negativ ist.

Allerdings besteht die Möglichkeit für bestimmte Finanzpositionen tatsächlich auch ein negatives Budget zuzulassen.

Hierbei ist zu beachten, dass die erforderlichen Einstellungen lediglich für die klassische Budgetierung genutzt werden kann, während bei der Nutzung von BCS (Budgetverwaltungssystem siehe auch Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung") keine Prüfung erfolgt.
 

Merkmal "Negatives Budget" in der Finanzposition

Grundsätzlich ist das Merkmal "Negatives Budget" in den Stammdaten der Finanzposition vorhanden. Es ist dabei eine Checkbox und kann direkt aktiviert werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass eine Änderung dieses Feld nicht mehr erfolgen kann, wenn hier schon eine Buchung erfolgt ist.

Als Beispiel kann hier die Finanzposition ÜBERTRAG genommen weden. Diese wird als Einzelknoten (ohne übergeordnete FInanzposition) in der Standardvariante 000 angelegt.

Feldauswahlleiste für Finanzpositionen ändern

Sollte das Feld "Negatives Budget" nicht in den Stammdaten der Fianzposition zu finden sein, ist es erforderlich hier im Customizing in der Feldauswahlliste das Feld auf KANN-Eingabe zu setzen.

Dieses ist im Customizing (Transaktion SPRO) unter

• Public Sector Management
• Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
• Stammdaten
• Kontierungselemente
• Feldauswahlleiste bearbeiten
• Feldauswahlleiste bearbeiten
• Feldauswahlleiste für Finanzpositionen bearbeiten

möglich. Hier kann für die Feldauswahlleiste (die einen Finanzkreis zugeordnet ist)  das Feld NEGBUD "negatives Budget" von Ausbelden auf Kann umgestellt werden. Nun ist es auch als Stammdatum in der Pflege der Finanzposition ( Transaktion FMCIA )  verfügbar.

Dabei ist zu beachten, dass eine mit den Kennzeichen "negatives Budget" versehene Finanzposition eine TOP-Finanzposition sein muss, was bedeutet, dass dieser keine übergeordnete Finanzposition zugeordnet sein darf. Beim Wechsel von der klassischen Budgetierung hin zu BCS (siehe auch Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung") zeigt sich hier auch ein weiterer Vorteil von BCS (neben den nicht mehr vorhandenen Hierarchiebelegen) dadurch, dass keine Prüfung des Budget erfolgt und damit auch negatives Budget direkt gebucht werden kann.

Sobald Budget auf diese Finanzposition gebucht ist, kann hier das Kennzeichen nicht mehr geändert werden.
 

Fehlermeldung auf Warnmeldung umstellen

Damit tatsächlich auch negatives Budget gebucht werden kann kann die obere Systemmeldung NA BQ207 im Customizing von einer Fehlermeldung auf eine Warnmeldung oder komplett ausgeblendet werden.

Da es sich beim Buchen von negativen Budgetwerten meiner Meinung nach um eine bewuste Entscheidung handeln sollte, tendiere ich dazu, hier diese Meldung als Warnmeldung einzustellen. Sofern Sie aber per LSMW oder CATT (siehe mein Beitrag "Massenstammdatenpflege mit LSMW oder SECATT dank Transaktionsaufzeichnung - Handbuch erweiterte computergestützte Test-Tool (eCATT) und LSMW") eine Unmenge an Budgetwerten automatisiert einbuchen wollen sollten Sie hier besser die Nachricht komplett unterdrücken.

Auch dieses ist im Customizing möglich. Dafür gehen Sie wieder in die Transaktion SPRO und wählen folgenden Pfad:

• Public Sector Management
• Klassische Budgetierung
• Budgetierung
• Nachrichtensteuerung ändern

Hier besteht die Möglichkeit für die MsgNr 207 für einen Benutzername (sofern das Feld leer bleibt gilt dies für alle) sowohl für DIALOG als auch für Batch Input ohne Dialog als Option  E für Fehlermeldung (rot Buchung nicht möglich), W (Warnung gelbe Meldung Buchung muss bestätigt werden) oder - für Nachricht ausschalten, so dass direkt gebucht wird.

Die einzelnen Meldungsnummern sind im Customizingleitfaden über die Hilfe (Brillensymbol auf Dokument) an diesen Punkt im Customizing ersichtlich. Die Meldung BQ 207 bezieht sich auf Jahresbudget (Zahlungen) negativ. Grundsätzlich könnte auch mit der Nummer 205 Gesamtbudget(Zahlunge) negativ so verfahren werden.

 

Abgrenzung zum CO Budget

Im Hochschulbereich wird unter CO Budget oftmals nicht die Budgetierung im SAP Modul CO sondern die Planwerterfassung auf einzelnen Konten verstanden. Auf die Unterschiede bin ich im Kapitel 2.2.4 Plankostenarten sowie 3.2.2 Kostenstellen-Etatplanung und 3.3.1 Budgetierung von Innenaufträgen meines Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling«  eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.

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Bei diesen Plankostenarten ist es tatsächlich auch möglich negative Werte als Planwerte zu erfassen. Vergleichbar ist dieses nun auch tatsächlich für FInanzpositionen möglich, sofern hier noch keine Budgetierung auf eben diese erfolgte.

Negatives Finanzposition im PSM-FM (Haushaltsmanegement) Berichtswesen

Da die "neue" Finanzposition auf oberster Ebene (nicht als Saldenfinanzposition) angelegt werden darf, müssen Sie bei der Berücksichtigung der Fiannzposition innerhalb einer Finanzpositionenhierarchie diese innerhalb einer alternativen Finanzpositionenhierarchie anlegen. Dieses kann problematisch sein, wenn Sie in einen Bericht bspw. lediglich die Fiannzposition AUFWAND und die darunter gehängten Budgetfinanzpositionen auswerten wollen. Im Berichtswesen von PSM-FM (zum Beispiel über Rechercheberichte) ist dabei zu beachten, dass der Recherchebericht in der Berichtsart Hierarchie der HHM-Kontierungselemente angelegt werden muss. Andernfalls können Sie keine alternative (Finanzpositionen)-Hierarchievariante eingeben.

Alternativ kann natürlich eine Spalte angelegt werden in der die Finanzposition ausgewertet wird über die auch negative Budgetwerte erfasst werden können.

Das Thema Rechercheberihcte im Modul PSM-FM ist (neben anderen) auch im Artikel "Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche", "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" und natürlich auch "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement" ein wichtiges Thema gewesen.

Im Artikel "Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?" bin ich auch noch einmal auf einen anderen Aspekt bzgl. eines Berichtstool eingegangen.

Sofern ein eigenentwickelter Kontoauszug (ABAP Bericht mit PSM-FM Auswertung und anderen umgesetzten Anforderungen) eingesetzt wird, stellt sich noch die Frage, ob eine Finanzposition, die nicht unterhalb der Finanzposition AUFWAND angelegt ist, in der Spalte Budget mit aufgeführt wird. Für einen Recherchebericht dürfte aber diese Änderung kein Problem sein und spätestens mit der Einführung von BCS sind solche Entwicklungen ebenfalls noch kritischer zu hinterfragen.

Für Keyuser im SAP Modul PSM-FM ist sicherlich auch die Buchempfehlung "Public Sector Management (PSM) Haushaltsmanagement (FM)" sehr hilfreich.

Zumindest hat es mir auch die letzten Tage einmal wieder beim Nachschlagen eines Sachverhaltes geholfen. Ein entsprechender Test eben dieser Funktion könnte ich mir tatsächlich gut vorstellen, jedoch sollte man hier etwaige Nebeneffekte und Auswirkungen auf das bestehende Berichtswesen gut überlegen.

Fazit

Grundsätzlich sollte sich durchaus Gedanken darum gemacht werden, welche Notwendigkeit beim Erfassen von negativen Budgetwerten hier gegeben ist. Statt der Erfassung eines negativen Budgetwertes könnte auch von den kommenden Budgetzuweisungen das Budget entsprechend gekürzt werden. Dennoch ist eine solche Vorgehensweise im SAP System vorgesehen und wird auch tatsächlich dadurch begründet, dass die ursprüngliche Budgetzuweisung weiterhin ersichtlich bleibt aber dennoch eine Budgetkürzung (zum Beispiel durch unerwartet zurückgehende Steuereinnahmen innerhalb einer Kommune eintreten.

Grundsätzlich kann eine solche Technik aber ebenso zu einer Veränderung im Berichtswesen führen, wie die Möglichkeit des Offset bei Geschäftsjahresvariablen, die ich im Artikel "Offset statt Jetset oder Jahresbudget jahresübergreifend auswerten mit lokaler Variable im Recherchebricht" ausführlicher vorgestellt habe.