Andreas Unkelbach
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Montag, 26. Januar 2015
19:03 Uhr

Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)

Im Rahmen des Berichtswesen kam häufiger die Frage auf, was die Unterschiede zwischen den Berichtstools Report Writer / Report Painter, Recherchebericht und SAP Query sind.

Daher versuche ich in diesen Artikel alle drei Tools für eigene Berichte zu beschreiben. Wobei dieses nur eine sehr allgemeine Beschreibung ist und das volle Potential der einzelnen Berichtstools entweder anhand konkreter Beispiele (zum Beispiel in Artikeln zum jeweiligen Thema siehe Tagcloud) oder durch Fachliteratur vertieft werden kann.

Da das Thema Berichtswesen im SAP-Controlling für mich ein besonderes Herzensthema ist, kann ich hier auf mein gleichnamiges Buch verweisen wo die einzelnen Möglichkeiten eines Berichtswesen dargestellt werden.

Berichtswesen im SAP Controlling
Eine ausführliche Beschreibung ist unter Buchempfehlungen unter Berichtswesen im SAP®-Controlling (SAP Modul CO; internes Berichtswesen) zu finden. Daneben kann es aber sowohl über meine Seite im Onlineshop als auch bei Amazon * oder im Buchhandel erworben werden.

 

Report Writer / Report Painter

Viele Berichte (sowohl im Bereich FI als auch CO) sind Report Painter Berichte. Diese sind in unterschiedlichen Bibliotheken aufgeteilt und werten bestimmte Merkmale und Elemente in Form einer Tabelle aus. So ist der Bericht Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87013611 ) als Bericht 1SIP-001 in der Bibliothek 1VK "Kostenstellen - Vollkostenrechnung" zu finden.

Das Berichtstool Report Writer / Report Painter ermöglicht es bestimmte Merkmale und Elemente miteinander zu kombinieren. Hierdurch können zum Beispiel Mehrjahresvergleiche im Bereich der Kostenträger (Kostenstelle, Innenaufträge, Profit-Center) über unterschiedliche Konten/Kostenarten oder vergleichbare Gruppen in Form einer Tabelle zusammengestellt werden. Einige Beispiele sind hier unter den Tag Reportwriter zu finden. Grundsätzlich handelt es sich hierbei um ein recht flexibles Werkzeug, das auf entsprechend definierte Merkmale zugreifen kann und diese verhältnismäßig einfach miteinander kombinieren kann. Allerdings ist eine Navigation innerhalb des Berichtes nur eingeschränkt möglich. So können einzelne Hierarchien der Schlüsselspalte (bspw. Kostenartengruppe) auf- und zugeklappt werden oder im Rahmen der Variation innerhalb einer Navigationsleiste auf einzelne Knoten eines selektierten Merkmals (bspw. Kostenstellen einer Kostenstellengruppe) zugegriffen und diese einzeln ausgewertet werden.

Der Bericht kann nur die definierten Merkmale darstellen und entsprechend ausgeben. Ferner sind nur bestimmte Merkmale innerhalb einer Bibliothek vorhanden, so dass zum Beispiel nicht alle Stammdaten oder einzelne Beleginformationen mit ausgegeben werden können.

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" erstellt und hoffe, dass dieser einen guten Überblick bietet.



Einige Beispiele für Report Painter Berichte sind in den folgenden Artikeln beschrieben.
Um sich selbst einen guten Überblick zu verschaffen kann ich das "PRAXISHANDBUCH Report Painter / Report Writer" sehr empfehlen. Eine entsprechende Buchbesprechung ist hier ebenfalls zu finden.

Cover Report Painter / Report Writer

ISBN: 978-3836217187

In meinen Augen stellt dieses Buch von Jörg Siebert und Martin Munzel eigentlich das Standardwerk (vielleicht neben der SAP Onlinehilfe) zum Thema da und ist sicherlich mehr als eine Empfehlung wert. Einige Videos um sich einen ersten Eindruck zum Report Painter zu machen sind auch auf der Seite fico-forum.de unter "SAP Report Writer/Painter" zu finden.

 

Recherchebericht

Der Recherchebericht bietet dagegen eine wesentlich flexiblere Form der Auswertung von einzelnen Daten. Hierbei kommt das Berichtstool sowohl bei der Analyse in FI (zum Beispiel im Rahmen der Bilanzanalyse) aber auch im Haushaltsmanagement (PSM-FM) oder auch in CO-PA zum Einsatz. Der Recherchebericht teilt sich dabei in die Bestandteile Formular und Bericht auf. Innerhalb eines Formulars können verschiedene Kennzahlen definiert werden, die dann in der Auswertung auch entsprechend angezeigt werden. Das besondere bei den Recherchenberichten ist jedoch, dass durch eine interaktive Navigation einzelne Merkmale des Berichtes neu zugeteilt werden. Unter den Tag Rechercheberichte sind einige Artikel als Beispiel zu dieser Berichtsart zu finden. Hierdurch kann zum Beispiel von der Darstellung von Fonds auf Jahren gewechselt werden oder auch einzelne Perioden genauer betrachtet werden. Auf diese Weise kann ein sehr flexibler Bericht über die entsprechenden Merkmale erstellt werden. Dieses Berichtstool ist mit einen Würfel vergleichbar,  da hier auch verschiedene Seiten eines Berichtes (und damit unterschiedliche Kennzahlen) betrachtet werden können.

Als entsprechende Beispiele sind in folgenden Artikeln einige Rechercheberichte beschrieben. Zu diesen Berichtstool wird künftig wahrscheinlich noch der ein oder andere Artikel erscheinen, . Dieses Berichtstool ermöglicht ein sehr flexibles Kombinieren einzelner Merkmale (Geschäftsjahr, Fonds, Finanzstellen, ...) mit einzelnen Kennzahlen (Kosten/Erlöse oder Aufwand/Ertrag). Auch dieses Berichtstool ist durch die vorhandenen Kennzahlen und Merkmale begrenzt, ermöglicht aber ein sehr flexibles Berichtswesen, was auch bei Drittmittel beziehungsweisen der Betrachtung einzelner Projekte oder Kostenbereiche hilfreich sein kann.

Eine Weiterentwicklung von der klassischen Budgetierung bis zum BCS (Budgetcontrollsystem) ist im Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung" ausführlich beschrieben.

Interessant in diesen Zusammenhang dürfte auch sein, dass Ende Dezember 2015 ein Buch in SAP Press erscheint, welches die Themen klassische Budgetierung und BCS ebenfalls behandelt. Privat habe ich dieses auch schon auf meinen Amazon Wunschzettel notiert ;-)

Öffentliches Haushalts- und Fördermittelmanagement mit SAP

Cover �ffentliches Haushalts- und F�rdermittelmanagement mit SAP

ISBN: 978-3836237482

Meines Wissens nach gab es bisher noch kein Fachbuch zum Modul PSM (public sector management), so dass ich erstaunt bin, dass mittlerweile von SAP Press (Rheinwerk Verlag (ehemals Galileo Press)) für Dezember 2015 ein Buch zum Modul PSM angeboten wird. Hierbei soll das Buch das Customizing (und die Integration mit anderen SAP Modulen (besonders FI,CO,MM, SD und HCM) erläutern aber auch auf die einzelnen Funktionen zur Planung, Bewirtschaftung und den Jahresabschluss eingehen. Dabei werden auch die Prozesse in öffentlichen Verwaltungen, Verbänden und Universitäten dargestellt. Der Autor selbst ist als SAP Berater im öffentlichen Sektor tätig, so dass dieses Buch auch sehr praxisnah erscheint.

 

SAP Query

SAP Query geht über das Zusammenstellen von vorhandenen Merkmalen hinaus. Da dieses ein Datenbankauswertungstool ist können hier auch Daten miteinander verbunden werden, deren Verknüpfung im Standard nicht direkt möglich ist. Ein Beispiel kann hier die Verknüpfung von Stammdaten von Kontierungsobjekten (Auswertung von CO Innenauftrag & FM Fonds und damit eine Liste aus Status Gesperrt, Finanzierungszweck und Merkmale der Klassifzierung) oder auch Anlagenstammdaten zu Bewegungsarten in FI-AA. Eine Stärke dieses Tool ist auch das modulübergreifende Kombinieren einzelner Daten oder auch das Arbeiten mit komplexen Formeln bei kundeneigenen Feldern. Während sowohl bei Report Painter/Writer als auch Rechercheberichten einzelne Berechnungen in Form einer Formel ausgegeben werden können, geht hier die Funktion innerhalb der SAP Query erheblich weiter (als Beispiel seien hier Ampelfunktionen oder Textausgaben erwähnt.

Neben der kurzen Einführung in das Thema SAP Query im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" dürfte auch folgende Serie zur Auswertung von Stammdaten von CO Innenaufträgen und PSM-FM Fonds einen guten Eindruck der Möglichkeiten von SAP Query bieten.

 
  1. "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck oder auch Status GESPERRT bei Innenaufträgen"
  2. "Query über verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrag - Bestimmung der Lehreinheit im Fachbereich durch Teil der Kostenstellennummer"
  3. "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM"
  4. "Weitere Zusatzfelder im Infoset mit ABAP Coding zur Verwendung in SAP Query über die Tabellen AUFK und FMFINCODE"
Neben Stammdaten können natürlich auch Bewegungsdaten ausgewertet werden. Als Beispiele sind hier einige Beispiele aus der Finanzbuchhaltung aufgeführt:

Beispiele aus der Finanzbuchhaltung:
  1. "Query über IBAN und Stammdaten Kreditor oder Debitor (Zusatztabellen in SAP Query)"
  2. "Query FI Einzelposten als Belegjournal - Belegsegment (BSEG) und Belegkopf (BKPF) verknüpfen"
  3. "Lebensweg einer Anlage oder Query über zeitabhängige Stammdaten einer Anlage"
Aber auch im Controlling gibt es mögliche Anwendungsgebiete:
  1. "Query Kontenplan für Module CO, FI und PSM"
  2. "SAP Query: Einzelpostenliste KAMV für Umbuchung in Planversion"
  3. "Abgleich Belege in CO auf Profit-Center mit zeitabhängigen Stammdaten der Anlagenbuchhaltung bei Investitionen"
  4. "CO Planeinzelposten Objekt und Partnerobjekt auswerten / Mehrere Felder summieren"
Insgesamt sind hier nur einige Beispiele genant, aber ich hoffe, dass durch diese die Möglichkeiten gut dargestellt sind und das Tool auch eine passende Bereicherung fürs Berichtswesen an anderen Einrichtungen sein kann.

Sofern Sie auch in PSM-FM (Haushaltsmanagement SAP Query verwenden wollen dürfte der Artikel "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" lesenswert sein.

Als gute Literatur mit Schwerpunkt auf Auswertungen im Rechnungswesen haben Martin Peto und Katrin Klewinghaus zum Thema SAP Query folgendes Buch geschrieben.

Reporting im SAP - Finanzwesen
Themen sind unter anderen
  • SAP-Informationssysteme im Überblick
  • Standard-Reporting mit SAP List Viewer (ALV)
  • Einsatzmöglichkeiten und Grenzen des SAP QuickViewers
  • Aufbau von SAP Queries mit Praxisbeispiel

Sollte sich noch jemand für das angesprochene Buch interessieren, so ist dieses auch auf meiner Unterseite zum Buch  "Reporting im SAP-Finanzwesen: Standardberichte, SAP QuickViewer und SAP Query" beschrieben und kann hier auch bestellt werden.

Daneben kann ich aber auch das Buch von Stephan Kaleske (bzw. in der neuen Auflage auch von Karin Bädekerl, Heinz Forsthuber empfehlen.

Praxishandbuch SAP Query-Reporting

ISBN: 978-3836218405

Eine ausführlichere Beschreibung dieses Buch ist auf der Seite "Praxishandbuch SAP Query-Reporting" zu finden.


Literaturempfehlungen zu allen drei Themen sind unter Buchempfehlung zu finden. Sofern die Datenherkunft geklärt ist dürften SAP Query wohl das flexibelste Berichtstool darstellen und ermöglichen auch außerhalb der klassischen Anwendungsseite im Bereich Personal (HCM) oder der Logistik (MM) auch für das Rechnungswesen in den Modulen FI und CO eine sehr gute Auswertungsmöglichkeit. Einige Beispiele für die Nutzung von SAP Query im Rechnungswesen sind unter den Tag Query hier im Blog zu finden.

Excel, Access und Office Produkte

Es sollte jedoch auch das Lieblingstool eines jeden Controller nicht unterschlagen werden. Selbstverständlich sind auch die in der Rubrik Office vorgestellten Tools wie zum Beispiel Excel oder Access im Arbeitsalltag wichtige Hilfsmittel auf die ich ebenfalls nur sehr ungern verzichten möchte.

Gerade was Excel anbelangt sind zum Beispiel folgende Artikel mit Controllingbezug:
  1. "Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel"
  2. "Gestapelte Säulendiagramme in Excel mit Summenausweis"
  3. "Excel: bedingte Formatierung mit Pfeilen (Darstellung Tendenzen bei Veränderungen)"
  4. "Prüfung inwieweit ein Wert, bspw. eine Kostenstelle, innerhalb eines Intrevalls (Gruppe) liegt in Excel"
  5. "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen"
  6. "Excel Pivottabelle Darstellung Grenzwerte Einnahmen auf Projekte je Person durch Zuordnung VZÄ auf verantwortlicher Kostenstelle"
  7. "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik"
  8. "Prozentuale Veränderung bei negativen Zahlen in Excel"
  9. "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren"
Daneben hilft Excel natürlich auch bei der Organisation innerhalb von Tabellen oder Abteilungen:
  1. "Inhaltsverzeichnis in Excel über vorhandene Tabellenblätter"
  2. "Urlaubsplaner und dynamischer Kalender mit Monatsansicht (Urlaubsplaner 2015 in Excel)"
Daneben verschafft auch die Seite auf controllingportal.de von Alexander Wildt einen guten Einblick darüber, was mit Excel in Bereich Formeln aber auch Diagramme möglich ist.
Im Artikel "Excel-Tipps für Controller: Controlling Anwendungen einfach erläutert" sind einige wichtige Funktionen in Excel erläutert und unterschiedliche Diagramme anhand eines Beispiels mit Screenshot als Anwendungs- und Darstellungsbeispiel erläutert.

Darüber hinaus bietet auch excelnova.org in Form eines Blogs einige gute Artikel rund um Excel an. Weitere gute Blogs rund um SAP und Excel sind auch in meiner Blogroll vorhanden. Unter einer Blogroll (deutschsprachig auch „Blogrolle“) ist eine öffentliche Linksammlung zu anderen Weblogs zu verstehen und stellt für mich einen Auszug aus den von mir häufig gelesenen und wertgeschätzten Blogs dar. Im Artikel "Infotainment oder Nachrichtenapps für Android" bin ich auch etwas ausführlciher auf diese Form der Informationsverschaffung eingegangen.Da ich das Thema heutzutage als besonders relevant empfinde ist sicherlich auch der Artikel "Praktische Nutzung von social media Diensten für meinen Arbeitsalltag" ein guter Einblick in meinen Informationsbeschaffungsalltag ;-).


Schnelleinstig ins SAP Controlling (CO) von Martin Munzel und Andreas Unkelbach

Sollten Sie sich mit SAP und Controlling auseinandersetzen wollen  empfehle ich gerne das gemeinsam mit Martin Munzel geschriebene Buch zum "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" das mittlerweile es auch im Verlag "Espresso Tutorials" veröffentlicht worden ist. Sie finden es auch auf der rechten Seite hier im Blog :-)

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Espresso Tutorial - die digitale SAP Bibliothek

Tags: Berichtswesen

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Diesen und weitere Texte von finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


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