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Artikel zum Stichwort Reportwriter

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Freitag, 8. September 2017
16:51 Uhr

Unterschiede Report Painter (Transaktion GRR1, GRR2 und GRR3) und Report Writer (Transaktion GR31, GR32, GR33)

Nachdem die letzten Artikel doch ein wenig fern ab von SAP waren soll hier einmal eine konkrete Nachfrage beantwortet werden, die ich als Kommentar in einen älteren Artikel schon beantwortet hatte, aber etwas schwieriger aufzufinden war. Immerhin ist dieses auch ein schönes Beispiel wie E-Mails (siehe Artikel "Mailprogramme unter Android mit Exchange EWS Unterstützung insbesondere Aquamail") oder auch Kommentare im Blog ganz im Sinne des Artikel "Praktische Nutzung von social media Diensten für meinen Arbeitsalltag" neben Themen abseits von Gesprächen mit Kolleginnen und Kollegen oder Themen mit denen ich mich im Rahmen von geplanten Veröffentlichungen beschäftige hier ins Blog kommen. :-)

Teilweise erhalte ich auch per Mail oder über andere Medien entsprechende Vorschläge oder Anregungen was auch ein Stück weit das am Bloggen ist, dass mich nun schon seit 1997 am Internet und der damit verbundenen Philosophie fasziniert. Nun aber genug von der Nostalgie hin zu einer konkreten Frage.


Ausgangslage:
Per Kommentar hatte ich damals eine Rückfrage in der Form

"bei einem unserer Anwender ist angeblich ein Report Painter Bericht plötzlich verschwunden. Über Report Writer ist der Bericht aber auffindbar.Kann mann auch aus einem Report Writer Bericht wieder einen Report Painter Bericht erzeugen ? "

Da ich letztens auch eine Anfrage erhalten hatte,ob ein in der Transaktion GR33 angezeigter Bericht auch in der Transaktion GRR3 angezeigt werden kann.

Dieses mag ich gerne zum Anlass nehmen und kurz auf die Unterschiede zwischen Report Painter und Report Writer eingehen.

Blogkommentar als Wiedervorlage zum Artikel

Ich hatte schon einmal im Artikel "Report Painter in Report Writer umwandeln (Detaillierungsstufe von Merkmalen)" darauf hingewiesen, dass es einen Unterschied zwischen Report Painter und Report Writer gibt.Trotzdem bietet sich dieses Thema als Wiedervorlage an, da ich mir vorstellen kann, dass dieses Thema öfters einmal wieder herausgesucht werden könnte. Immerhin ist der Originalartikel auch schon vier Jahre alt, da ist es kein Wunder, dass ich fürs Suchen etwas länger brauchte ;-)
 

Usability vs. umfangreichere Funktionen

Während der ReportPainter eine graphische Oberfläche bietet in der die Zeilen und Spalten eines Berichtes so angezeigt und erstellt werden, wie Sie anschliessend auch im Bericht ausgegeben werden (WYSIWYG) müssen innerhalb eines ReportWriter Berichtes einzelne Sets (Zeilen-Sets, Spalten-Sets etc.) einzeln gepflegt und zusammengestellt werden. Der Vorteil des ReportPainter ist, dass hier vorhandene Merkmale aus der jeweiligen Berichtsbibliothek genommen werden können und diese dann auch entsprechend formatiert und aufbereitet sind. Technisch setzt der ReportPainter auf die Funktion des ReportWriter auf bietet aber eine leichtere Oberfläche zur Berichtsentwicklung und schon entsprechend vordefinierte Merkmale.

Grundsätzlich bieten ReportPainter und ReportWriter einen vergleichbaren Funktionsumfang, so dass durch die graphische Oberflächere und damit leichtere Handhabung in der Regel der Reportpainter zu empfehlen ist.

Ferner zeigt sich hier auch ein Vorteil beim Transport der Berichte, da hier nicht die abhängigen Objekte mit transportiert werden müssen.

Vorteile und Nachteile vom Report Painter und Report Writer

Zwischen den beiden Berichtsarten (ReportPainter und ReportWriter) sind die einzelnen Vorteile und Nachteile abzuwägen.

Vorteil
Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist sicherlich, dass Änderungen in der Kostenstellengruppe FB (zum Beispiel durch Hinzufügen neuer Leistungsbereiche (LB*) oder neuer Fachbereiche (FB*) diese dann auch im Bericht berücksichtigt werden, sofern diese ebenfalls auf den entsprechenden Ebenen der Kostenstellengruppe hierarschich dargestellt werden.

Auch sonst können teilweise differenziertere Sets angelegt werden beziehungsweise der Bericht noch stärker an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Nachteil
Durch die fehlende graphische Unterstützung kann es wesentlicher aufwändiger sein den Bericht entsprechend anzupassen. Innerhalb des ReportPainter Berichtes können problemlos neue Gruppen in Spalten oder Zeilen hinzugefügt werden ohne sich großartig Gedanken um die Definition von Sets zu machen.

Ferner werden die erstellten ReportWriter Berichte nicht in der Bibliotheksansicht über die Transaktion GRR2  oder GRR3 angezeigt.

Die Einstiegstransaktion GRR1 (Report Painter Bericht anlegen) listet tatsächlich nur mit ReportPainter angelegte Berichte auf.

Berichtsursprung in der Transaktion GR32 oder GR33 selektieren

Im Gegensatz dazu werden in der Transaktion GR31 sowohl ursprünglich in ReportPainter angelegte Berichte als auch direkt im Report Writer angelegte Berichte aufgeführt. Diese sind dann auch in der Bibliotheksansicht (bspw. GRR2) nicht aufgeführt.

Beim Ausführen werden Report-Painter-Berichte automatisch in das Report-Writer-Format übersetzt. Dieses ist auch der Grund warum in der Transaktion GR31 beide Berichte und über den Punkt Berichtsursprung über folgende Merkmale selektiert werden können:

Angelegt durch Report Writer
P Angelegt durch Report Painter

Sofern bestimmte Funktionen die nur im Report Writer unterstützt werden (im oberen Blogartikel die Detaillierungsstufe  im Bericht) habe ich mich für eine zweigleisige Lösung entschieden.

Was tun um Report Painter und Report Writer zu nutzen?

Grundsätzlich ist es leider nicht möglich einen Report Writer Bericht in einen Report Painter Bericht umzuwandeln. Da ich aber tatsächlich gerne den Report Painter zum Berichtsentwurf nutze und dann gerne die Spezialfunktion des Report Writer im Ausnahmefall anwenden mag lege ich mir solche Berichte doppelt an.

Die Grundstruktur wird tatsächlich als ReportPainter Bericht angelegt und als Z99_ oder vergleichbar per Namen markiert. Dieser wird, wie im Artikel beschrieben als Vorlage verwendet und dann tatsächlich neu angelegt.

Kleinere Veränderungen können natürlich auch im ReportWriter über die Transaktion GR32 vorgenommen werden. Allerdings ist es wesentlich einfacher im ReportPainter Berichte zusammenzuklicken (was nicht abwertend gemeint ist).

Zum Ausführen eines ReportWriter Berichtes bestehen daher nur die Möglichkeiten:
  • Die Berichtsgruppe selbst über die Transaktion GR55 auszuführen.
  • Innerhalb des Berichtes (Transaktionen GR32, GR33), durch Bericht->Ausführen, den bericht zu starten
  • Oder über eine Parametertransaktion für Reporwriter den Bericht mit einer kundeneigenen Transaktion zu starten.
Alternativ könnte auch ein ReportPainter Bericht in der gleichen Berichtsgruppe zugeordnet werden und die beiden Berichte dann gemeinsam zu starten.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 8. August 2017
19:47 Uhr

CO Objekte indirekt auswerten Teil 1/2 hier: Anhand Kostenstelle im Report Writer zugeordnete CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle

Schon im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" wurde die Möglichkeit angesprochen bei der Auswertung eines Kontierungsobjektes (hier: Profit-Center) dazugehörige andere CO-Objekte mit auszuwerten (hier: Innenauftrag, Kostenstelle). Dieses ist aber auch bei anderen Modulen als die Profit-Center-Rechnung möglich und ermöglicht noch weitergehendes Reporting.

Im ersten Teil dieser Kurzserie möchte ich auf die Möglichkeit der Selektion von Innenaufträgen über die verantwortliche Kostenstelle im Stammdatum  gehen. Dazu kann eine Funktion im Report Painter genutzt werden.

Report Painter RESP_FLAG zur Auswertung von Daten zur verantwortlichen Kostenstelle

In der Bibliothek 1VK ist es durch das Merkmal "Daten zur verantwortlichen Kostenstelle einlesen" (technischer Name RESP_FLAG) möglich neben der selektierten Kostenstelle auch alle anderen mit dieser Kostenstelle verknüpften CO Objekte auszuwerten. Dieses können zum Beispiel Innenaufträge sein, die über das Feld "verantwortliche Kostenstelle" mit der selektierten Kostenstelle verknüpft sind.

Über das Merkmal Objektart (technischer Name OBART) kann dieses auch noch weiter eingeschränkt werden.

Da solche Dinge anhand eines konkreten Berichtsbeispiel schneller erläutert werden kann, soll folgender Bericht ein kurzes Beispiel bieten. Eine Einführung in das Thema Report Writer ist im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" zu finden. Ziel des Berichtes soll es sein neben den Buchungen auf der selektierten Kostenstelle (oder auch Kostenstellengruppe) die zugeordneten Innenaufträge auszuwerten. Wie im Artikel "Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel" beschrieben wird dabei ein Abschnitt für die Kostenstellenauswertung und einer für die Innenaufträge (Projekte) verwendet.

Allgemeine Selektion

Die Allgemeinen Selektionskriterien gelten dabei für alle Abschnitte und können unter BEARBEITEN->ALLGEMEINE SELEKTION als übergreifenden Merkmale hinterlegt.

Für diesen Bericht sind insgesamt sechs Merkmale hinterlegt, die in folgender Tabelle dargestellt sind:
 
Merkmale für Allgemeine Selektion
Zugeordnetes Merkmal Eingetragene Werte
KostRechKreis Variable 1KOKRE
Kostenstelle Variable 1KOSTL
verantwrtl.Dat.lesen X
Flag gesetzt. Ereignis ist eingetroffen.
Werttyp 4 für Ist
Version 0
Periode von 1 bis 12

Beim Merkmal Kostenstelle wäre es auch ein Gedanke wert statt einer einzelnen Kostenstelle dieses Merkmal als SET (Gruppe) zu markieren und zum Beispiel durch die Variable 1KOSET später eine ganze Gruppe oder mehrere Kostenstellen auszuwerten. Sofern dieses gewünscht ist, bietet es sich an über BEARBEITEN->VARIATION die Kostenstelle als VARIATION Einzelwert zu markieren, wodurch später in der Navigation einzelne Kostenstellen ausgewählt werden können. Eine einzelne Kostenstelle hat aber den Vorteil, dass im Bericht tatsächlich die Kostenstelle als &1KOSTL für die Spaltenüberschrift genutzt werden kann.

Spalte: Merkmal Kosten

Als Spalten werden die Istkosten (oder Erlöse) für einzelne Kostenartengruppen ausgewertet. Hierzu wird als Basiskennzahl KOSTEN ausgewählt und als Merkmal das Geschäftsjahr eingetragen. Perioden, Werttyp, Version sind ja schon in der Allgemeinen Selektion hinterlegt, so dass hier tatsächlich nur zum Geschäftsjahr einzelne Variablen hinterlegt werden. Hier bieten sich die Variablen 1GJAHLJ für laufendes Jahr, 1GJAHVJ für das Vorjahr und 1GJAHVV für VorVorjahr. Wesentlich schöner, und dynamischer sind aber die Variablen ZPJAHR, ZPJR-01 die dann auch als Text für die Spalte mit &ZPJR-01  und &ZPJAHR verwendet werden können.

Diese Variablen sind im Artikel  "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" näher vorgestellt worden.

Zeilen: CO Objekte nach einzelnen Abschnitten

Über BEARBEITEN->ABSCHNITT->NEUER ABSCHNITT können einzelne Abschnitte in einen Bericht eingefügt werden. Bei aktivierter Excel-Integration werden die einzelnen Abschnitte als individuelle Tabellenblätter dargestellt Das Thema Excelintegration ist auch im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" beschrieben. Dabei wird die Abschnitsbezeichnung als Tabellenblattname bei Excel-Integration verwendet.

Durch die Option "Abschnitt mit Merkmalen und Kennzahlen" kann nun ein weiteres Berichtsblatt erstellt werden. Dabei werden die ALLGEMEINE SELEKTIONEN vererbet es besteht aber die Möglichkeit die oberen Spalten ebenfalls einzufügen und als Zeile dann Kostenstelle als Einzelwerte mit auszugeben.

Der folgende Bericht ist für den Berichtszwecke in zwei Abschnitte aufgeteilt. wobei in beiden die oben beschriebenen Spalten verwendet werden, sich aber die Zeilen unterscheiden.

1. Abschnitt Kostenstelle
Die Bezeichnung der Schlüsselspalte wird als Kostenstelle geändert und es werden folgende Merkmale als Zeile eingetragen.
 
Merkmal für Zeilen im Abschnitt Kostenstelle
Zugeordnetes Merkmal Eingetragene Werte
Objektart KST für Kostenstelle
Kostenart Set (Gruppe) und Variable 1KSTAR

Durch die Objektart KST werden nur die Buchungen auf das Objekt Kostenstelle der selektierten Kostenstelle ausgewiesen.  Sofern eine einzelne Kostenstelle in der allgemeinen Selektion gewählt wurde bietet es sich an, die Spaltenüberschrift der Schlüsselspalte nicht nur mit Kostenstellse sondern auch ergänzt um &1KOSTL für die ausgewählte Kostenstelle zu ergänzen.

Ferner sollen die Kostenarten nach Einzelwerte aufgelöst werden. Am einfachsten ist dieses über die Schaltfläche Expandieren (UMSCH + F9). Hier sollen die Kostenarten nach Einzelwerten aufgelöst werden.

2. Abschnitt Innenaufträge (Projekte)
Etwas umfangreicher sehen die zugeordneten Merkmale für eine Auswertung der über die verantwortliche Kostenstelle im Stammsatz der Innenaufträge zugeordneten Projekte aus.

Dabei sind folgende Merkmale als Zeile hinterlegt worden:
 
Merkmal für Zeilen im Abschnitt Projekte
Zugeordnetes Merkmal Eingetragene Werte
Objektart AUF für Aufträge
Kostenart Set (Gruppe) und Variable 1KSTAR
Auftrag Set (Gruppe)  ALLE

Die Innenauftragsgruppe ALLE umfasst dabei alle CO Innenaufträge des Systems, wobei alternativ auch ein entsprechendes Intervall gewählt werden könnte.

Über die Allgemeine Selektion werden dann auch nur die Aufträge selektiert deren verantwortliche Kostenstelle mit der selektierten Kostenstelle übereinstimmt.

Auch hier erfolgt über die Funktion Expandieren (UMSCH + F9) eine Auflösung der Merkmale nach Einzelwerten. Dabei ist folgende Reihenfolge einzuhalten:
  1. Auftrag (Einzelwert)
  2. Kostenart (Einzelwert oder Auflösen falls auf einzelnen Kostenartengruppen Zwischensummen wichtig sind)

Mehrere Kostenstellen als Kostenstellengruppe oder Set auswerten und Stammdaten in Kopfzeile ergänzen

Sollen mehrere Kostenstellen (zum Beispiel einer Abteilung) ausgewertet werden bietet es sich an in der Allgemeinen Selektion die Kostenstelle als SET und Variable 1KOSET zu definieren. Hier stellt sich dann aber die Frage, woran erkannt werden kann, welche Kostenstelle den einzelnen Innenaufträgen zugeordnet ist, sofern nicht die Navigation üebr Variation angesehen werden kann, da der Bericht ausgedruckt oder nach Excel exportiert wurde.

Über ZUSÄTZE->BERICHTSTEXTE->TEXT FÜR EXPORT kann ergänzend zur Kopfzeile ein entsprechender Hinweis ergänzt werden. Der Unterschied zwischen Kopfzeile und Text für Export ist im Artikel "Kopfzeilen im Report Painter auch bei Export nach Excel verwenden" näher erläutert.

Nach Aufruf der Textpflege (Kopfzeile oder auch Text für Export) kann über die Schaltfläche Merkmale das Merkmal Kostenstelle gewählt werden und als Textart WERT und als Wertart WERT/GRUPPE verwendet werden. Hierdurch wird entweder der Kostenstellengruppenname oder die selektierte Kostenstelle als Schlüssel (sprich die Kostenstellennummer) ausgegeben. Ergänzend bietet es sich direkt an als weiteres Merkmal ebenfalls die Kostenstelle zu nehmen nun aber als Textart KURZTEXT und Wertart WERT/GRUPPE zu verwenden, so dass auch die Bezeichnung der Kostenstellengruppe beziehungsweise der Kostenstelle mit ausgegeben wird.

Über die Schaltfläche Spez. Var...  können ferner noch Spezielle Textvariablen Stammdatenattribute als Textelement eingefügt werden. Damit ist es möglich zu einer selektierten Kostenstelle über die Stammdatentabelle KOSTENSTELLENSTAMMSATZ das Stammdatenattribut VERANTWORTLICHER als Textart WERT mit einzufügen. Dieses gilt natürlich auch für weitere Stammdatenfelder wie Abteilung oder andere hinterlegte Felder inklusive der per Userexit CMOD (COOMKS01) hinzugekommene kundeneigene Zusatzfelder, die ja auch schon im Artikel "Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query" ein Thema waren.

 

Bericht ausführen und Besonderheiten

Beim Ausführen des Berichtes (nach erfolgreicher Zuordnung zu einer neuen Berichtsgruppe) kann auf der Selektionsmaske die Kostenstelle angegeben werden und es werden sowohl die Buchungen auf der Kostenstelle als auch (im gesonderten Abschnitt) auf die über die verantwortliche Kostenstelle zugeordneten Innenaufträge mit ausgegeben.

Aus technischen Gründen kann das Merkmal RESP_FLAG nur in Berichtsgruppen verwendet werden, die genau einen Bericht enthalten. Dieses ist auch der Grund, warum direkt eine neue Berichtsgruppe für einen solchen Bericht angelegt werden sollte. Sollten in der Berichtsgruppe mehr als ein Bericht enthalten sein, wird die Ausführung verhindert.

Fazit

Trotz der beschriebenen Einschränkung erscheint mir diese Form der Auswertung als sehr praktisch um einen Gesamtüberblick über alle CO Objekte zu einer Kostenstelle oder einer Abteilung sprich Kostenstellengruppe zu erhalten. Zu beachten ist dabei jedoch, dass immer eine einzelne Kostenstelle ausgewählt werden sollte um einen Überblick zu den einzelnen Objekten zu erhalten. Eine reine Auswertung oder Selektion der Gruppe reicht dabei nicht aus, sondern es werden nur die Daten zu einer Kostenstelle ausgelesen.

Dieses ist auch der Grund warum für die Kostenstelle hier die Variation gewählt worden ist, so dass einzelne Kostenstellen bei Selektion einer Gruppe in der Navigation selektiert werden können.

Sofern die Variation nicht gewählt ist erfolgt eine Auswertung über alle Projekte und Kostenstellen, allerdings ist diese nicht mehr nach Kostenstelle unterscheidbar, es sei denn, dass die Kostenstelle statt in der Allgemeinen Selektion in die Zeile mit übernommen wird und hier mit in die Expansion übertragen wird.

Im Abschnitt für die Kostenstellen ist dann das Expandieren in folgender Reihenfolge zu wählen:
  1. Kostenstelle (Einzelewert)
  2. Kostenart (Einzelwert oder Auflösen)
und beim Abschnitt Projekte
  1. Kostenstelle (Einzelwert)
  2. Auftrag (Einzelwert)
  3. Kostenart (Einzelwert oder Aufösen)
Hier ist es aber tatsächlich eine Frage der persönlichen Vorlieben, ob die Kostenstellen eher in der Navigation oder im Bericht mit aufgeführt werden sollen.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können. Daneben findet sich das Thema auch im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling«  von mir  das sowohl auf diesr Seite im Onlineshop als auch  auf Amazon  oder im Buchhandel zu finden ist. :-).




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Montag, 26. Juni 2017
14:25 Uhr

Buchveröffentlichung »Berichtswesen im SAP®-Controlling«

Ein Thema, dass mir sowohl im Blog als auch im beruflichen Alltag am Herzen liegt, ist das Thema Berichtswesen mit SAP.  So hat sich schon kurze Zeit nach der Buchveröffentlichung »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)« gezeigt, dass neben technischer Möglichkeiten auch immer die Konzeption von Berichten und die Beziehung zwischen Sender und Empfänger eines Berichtes relevant sind.

So ist dann relativ zeitnah die Idee zum neuen Buch entstanden, dass die Möglichkeiten zum Aufbau eines internen Berichtswesen im SAP Modul Controlling beschreibt. Dabei werden sowohl vorhandene Berichte vorgestellt als auch einige praktische Kniffe zum Berichtswesen beschrieben und auch die Entwicklung eigener Berichte sei es mit Report Painter, Rechercheberichte oder auch SAP Query vorgestellt.

In guter Tradition hat mich ein Kollege schon auf das Titelbild angesprochen, dass nun nach Erbsen ein realistisches Tortendiagramm darstellt.
 
Berichtswesen im SAP®-Controlling
Cover Berichtswesen im SAP Controlling
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. Juni 2017)

Paperback ISBN: 9783960127406

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *



Dieses Diagramm sieht allerdings nicht nur nett anzusehen aus sondern zeigt auch einen weiteren Punkt der im Buch behandelt wird. Eine wichtige Frage ist auch wie diese Berichte den einzelnen Usern zur Verfügung gestellt werden und wo sowohl ein Informationssystem in Form eines Management-Cockpits für die einzelnen Verantwortungsbereiche zur Verfügung stellen, um an einer zentralen Stelle alle Informationen sammeln und direkt auswerten zu können. Diese Informationen sind nicht nur für die Unternehmensleitung und das Management, sondern auch für andere Verantwortliche im Unternehmen relevant.

Mein erster Blick ins Buch hat mich tatsächlich begeistert, was unschwer am Bild zu sehen ist.
Mein erster Blick ins Buch

Persönlich bin ich sehr zufrieden das Ergebnis in Händen zu halten und bin tatsächlich außerordentlich begeistert vom Ergebnis. Mein Buch richtet sich an erfahrenere Beschäftigte im Bereich Controlling, die im SAP-Modul CO ein Berichtswesen aufbauen oder erweitern wollen. Daneben können einzelne Beispiele nicht nur für Key-User, sondern auch für fortgeschrittene Sachbearbeiter im Controlling nützlich sein, um für regelmäßig genutzte Berichte kleinere Kniffe zur Arbeitserleichterung zu liefern. Die einzelnen Berichtsanforderungen sind im Buch so allgemein gehalten, dass es damit möglich sein sollte, die vorgestellten Methoden auf eigene Berichtsanforderungen zu übertragen bzw. als Grundlage zur Entwicklung eines eigenen Berichtswesens zu verwenden.

Ich würde mich sehr über ein entsprechendes Feedback freuen sei es hier im Blog, auf Amazon oder auch per Mail.

Sollte ich ein wenig Neugierde auf dieses Buch entfaltet haben, verweise ich gerne auf meine Seite Veröffentlichungen wo meine bisherigen Veröffentlichung aufgelistet sind sowie auf die Seite "Internes Berichtswesen im SAP ERP Modul Controlling (CO)" auf der eine ausführliche Rezension zum Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« zu finden ist.

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Samstag, 22. April 2017
09:29 Uhr

Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel

Eine der von mir lange Zeit unterschätzte Funktionen im Report Painter ist das Thema Abschnitte. Um die Vorzüge in diesen Artikel kurz darzustellen möchte ich ein kurzes Beispiel aus einer Anfrage eines Kollegen beschreiben.

Hier sollen sowohl für Kostenstellen als auch für Innenaufträge für einige Kostenartengruppe eine Liste erstellt werden in der dann die Salden je Kostenstelle oder Innenauftrag aufgelistet werden. Eine sehr umfangreiche Variante habe ich unter "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" beschrieben und gerade beim dynamischen Mehrjahres- oder auch Quartalsvergleich (siehe auch "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen") kann dieses eine sehr spannende Berichtsoption sein.

Für dieses Beispiel soll aber ein einfacher Bericht als Liste der Salden je Kostenstelle und Innenauftrag gestaltet werden.

Die Grundlagen zur Erstellung eines Berichtes sind unter "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" dargestellt, so dass ich hier nur auf die zugeordneten Merkmale unter
  1. Spalten
  2. Zeile
  3. Allgemeine Selektionen
eingehe.

Der folgende Bericht wird über die Transaktion GRR1 in der Bibliothek 6O1 Innenaufträge angelegt, da hier sowohl Kostenstellen als auch Innenaufträge ausgewertet werden können, was nachher noch relevant wird.

Spalte: Merkmal Kosten

Als Spalten werden die Istkosten (oder Erlöse) für einzelne Kostenartengruppen ausgewertet. Hierzu wird als Basiskennzahl KOSTEN ausgewählt und folgende Merkmale je Spalte eingetragen.
 
Zugeordnetes Merkmal Eingetragene Werte
Merkmal Kosten für Spalten
Bewertung 0
Legale Bewertung
Werttyp 4
Ist
Version 0
Plan/Ist - Version
Kostenart Hier wird die Option SET gewählt um eine entsprechende Gruppe
zu hinterlegen. Als Beispiel hier die Gruppe IKR-5 für Erlöse oder IKR-6 für Kosten

Dieses kann dann für mehrere Kostenartengruppen erfolgen.Natürlich können auch Planwerte durch eine Variable für die Version und Werttyp 1 Plan gesetzt werden. So ist auch ein einfacher Plan/Ist Vergleich möglich.

Allgemeine Selektion

Unter BEARBEITEN->ALLGEMEINE SELEKTION werden dann die übergreifenden Merkmale hinterlegt. Kleiner Hinweis vorab, da jedes Merkmal nur einmal zugeordnet werden kann (entweder allgemeine Selektion, Spalte oder Zeile) gilt dieses dann auch für die kommenden Abschnitte. Hier habe ich im Beispiel folgende Merkmale hinterlegt:
 
Zugeordnetes Merkmal Einegtragene Werte
Merkmale für Allgemeine Selektion
KostRechKreis Variable
Geschäftsjahr von und bis als Variable
Periode von und bis als Variable

Durch die Verwendung von Variablen kann dieser Bericht auch für andere Einrichtungen (Kostenrechnungskreise verwendet werden und für unterschiedliche Auswertungszeiträume verwendet werden.

Über BEARBEITEN->VARIATION kann das Geschäftsjahr durch die Option Einzelwert auch in der Navigation des späteren Berichtes als Variation gesetzt werden, so dass hier zwischen den selektierten Jahren hin und her geschaltet werden.

Zeile Kostenstelle oder Innenauftrag

Nun kommt aber der interessante Part.
Als Zeile können wir hier das Merkmal INNENAUFTRAG hinterlegen und dieses ebenfalls als GRUPPE und VARIABLE markieren und eine entsprechnede Variable auswählen.

Ferner ist weiter hinten die Option AUFLÖSEN interessant. Als Option stehen hier Nicht expandieren, Expandieren oder Nur Einzelwerte zur Verfügung.

Sofern eine Auftragsgruppe ausgewertet wird, würde hier diese bei Nicht Expandieren als Summe, bei Expandieren mit Zwischensummen je Untergruppe und bei Einzelwerte die der Gruppe zugeordneten Innenaufträge als Einzelwerteliste aufgelistet werden. Da wir später eine Liste mit Aufträgen haben wollen ist dieses die Option unserer Wahl.

Exkurs: Spezielle Zellendefinition

Ebenfalls bei Summen bzw. der Kombination von Zeile und Spalte ist die Option per Doppelklick einen Wert als SPEZIELLE ZELLENDEFINIITON zu markieren. Auf diese Weise kann später bei Formeln mit der Kombination aus ZEILE und SPALTE gerechnet werden. Ein Beispiel wären hier alle Personalkosten für alle Kostenstellen eines Betriebes als Divsor zur Ermittlung eines Gemeinkostenzuschlagsatzes :-)


Damit haben wir nun also einen Bericht über Kostenartengruppen und Innenaufträgen.

Über BEARBEITEN->ABSCHNITT->NEUER ABSCHNITT können einzelne Abschnitte in einen Bericht eingefügt werden. Bei aktivierter Excel-Integration werden die einzelnen Abschnitte als individuelle Tabellenblätter dargestellt Das Thema Excelintegration ist auch im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" beschrieben.

Wobei der Tabellenblattname der Bezeichnung des Berichtes entspricht.

Durch die Option "Abschnitt mit Merkmalen und Kennzahlen" kann nun ein weiteres Berichtsblatt erstellt werden. Dabei werden die ALLGEMEINE SELEKTIONEN vererbet es besteht aber die Möglichkeit die oberen Spalten ebenfalls einzufügen und als Zeile dann Kostenstelle als Einzelwerte mit auszugeben.

Im Ergebnis können die Abschnitte dann nach Excel exportiert werden und die Liste an anderer Stelle verarbeitet werden.Hier kann es sinnvoll sein statt Schlüssel und Wert (bspw. Innnenauftragsnummer und Kurztext bzw. Kostenstelle und Kostenstellenbezeichnung) im Berichtslayout die Schlüsselspalte so einzustellen, dass nur der Schlüssel (Kostenstelle, Innenauftragsnumemr) angezeigt wird. Hierdurch können die Daten bspw. in einer Datenbank oder einen externen Tool leichter an die Verantwortlichen der jeweiligen CO Objekte versandt werden.

Auf diese Weise kann in einen Bericht mit mehreren Abschnitten sowohl die Auswertung der Kostenstellen als auch Innenaufträge erfolgen ohne dass ein zweiter Bericht angelegt werden muss.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
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Donnerstag, 23. März 2017
20:07 Uhr

Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?

Schon im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" bin ich auf die von mir gerne genutzten Möglichkeiten zum Erstellen von kundeneigenen Berichten in SAP eingegangen und habe an dieser Stelle auch schon den ein oder anderen Artikel zum Thema geschrieben (als Beispiel möchte ich hier auf den Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" verweisen).

Durch einige Mailanfragen und ein hoffentlich in der Abschlussphase befindliches Projekt möchte ich an dieser Stelle einmal auf die Unterschiede zwischen Report Painter und Recherchebericht eingehen.

Report Painter

Die klassischen Report Painter Berichte dürften im Modul CO durch das Gemeinkostencontrolling durch Plan/Ist Vergleiche sowohl aus der Kostenstellenrechnung als auch Innenauftragsrechnung bekannt sein. Daneben sollten solche aber auch aus der Profit-Center-Rechnung im Infosystem unter Listorientierte Berichte bekannt sein.

Hierbei werden aus Bibliothek im Report Painter Merkmale und Kennzahlen zusammengefasst die in Zeilen, Spalten und in den allgemeinen Selektionskriterien einem Bericht zugeordnet werden können. Eine ausführliche Beschreibung dazu ist  im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" zu finden.

In der folgenden Tabelle sind die einzelnen Transaktionen zur Anlage eines Report Painter Berichtes aufgeführt:

Transaktion Funktion

Verwaltung Report Painter

GRR1 Report Painter: Bericht anlegen
GRR2 Report Painter: Bericht ändern
GRR3 Report Painter: Bericht anzeigen
GR55 Berichtsgruppe ausführen

Rechercheberichte

Daneben gibt es aber auch Rechercheberichte die nicht ohne Grund in der Profit-Center-Rechnung im Infosystem unter

  • Berichte zur Profit-Center-Rechnung
  • Interaktives Reporting

zu finden sind.

Hier werden die Berichte nicht an einer Stelle erstellt sondern in Formulare und Berichte aufgeteilt. Dabei definieren die Formulare die Art der Darstellung der gewünschten Daten und die Berichte die darzustellenden Objekte.

Der Vorteil an Rechercheberichten ist, dass die dargestellten Merkmale und  Kennzahlen im Bericht ausgetauscht beziehungsweise neu zusammengstellt werden können. Hierbei sind die Rechercheberichte als Würfelmodell zu betrachten und es besteht die Möglichkeit mit der Slide-and-Dice (»In Scheiben schneiden und drehen«) Methode nach eigenen Bedürfnissen diese anzupassen.

Dabei definiert das Formular die erste Scheibe und der Bericht die zweite Scheibe einer Auswertung, die dann gemeinsam ein Berichtsergebnis liefern.

Persönlich wende ich die Rechercheberichte gerne in der Hauptsache im Haushaltsmanagement (Modul PSM-FM) an, aber auch im FI und letztens im CO konnte ich hier schon den ein oder anderen Bericht erstellen. Aus der folgenden Tabelle sind die für mich relevanten Stellen sowie die zugehörigen Transaktionen aufgeführt.

Funktion / Modul EC PCA PSM-FM FI CLASS oder NEW GL

Verwaltung Rechercheberichte

Formular anlegen KE84 FMEN FSI4 oder FGI4
Formular ändern KE85 FMEO FSI5 oder FGI5
Formular anzeigen KE86 FMEP FSI6 oder FGI 6
Bericht anlegen KE81 FMEK FSI1 oder FGI1
Bericht ändern KE82 FMEL FSI2 oder FGI2
Bericht anzeigen KE83 FMEM FSI3 oder FGI3
Bericht ausführen KE80 FMEQ FSI0 oder FGI0
Damit sind die für mich am häufigst genutzten Transaktionen aufgeführt.

Rechercheberichte in den einzelnen SAP Modulen


Für andere Module ist auf der Seite "Einsatzgebiete der Recherche" der Seite fico-forum.de eine Übersicht zu finden. Wobei dieses Thema auch im Buch "Praxishandbuch Reporting im SAP-Finanzwesen" vorgestellt wird.

Interessant in diesem Zusammenhang ist auch die Frage, wo im SAP System die Pflege der Recherchberichte zu finden ist.

Für die Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) sind diese im SAP Menü direkt unter folgenden Menüpfad leicht zugäng zu finden.
  • Rechnungswesen
  • Controlling
  • Profit-Center-Rechnung
  • Werkzeuge
  • Recherche
Hier ist dies also direkt in der Anwendung zu finden. Für das Haushaltsmanagement in der öffentlichen Verwaltung (Modul PSM-FM) befinden sich die Funktionen für die Rechercheberichte jedoch im Customizing und können über die Transaktion SPRO aufgerufen werden.

Hier sind diese dann unter folgenden Pfad zu finden
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Informationssysteme
  • Recherche-Berichte
Sollten Sie sich für das Thema Rechercheberichte im Modul PSM-FM näher interessieren ist der Artikel "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement"mit Sicherheit ein guter Ausgangspunkt um sich intensiver mit diesen Thema auseinander setzen zu können. Ebenso finden sich im Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" einige Grundlagen zum Thema.

Für die Finanzbuchhaltung im klassischen Hautpbuch (für das New GL (neue Hauptbuch) ist der Pfad vergleichbar) ist dieses im Customizing unterhalb von
  • Finanzwesen (neu)
  • Hauptbuchhaltung (neu)
  • Informationssystem
  • Rechercheberichte (Sachkonten)
zu finden.

Im Artikel "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" bin ich dabei tiefer auf das Thema eingegangen.

Sollten Sie die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (SAP Modul CO-PA) einsetzen kann ich das Buch von Stefan Eifler "Schnelleinstieg in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA)" empfehlen wo anhand eines konkreten Beispiel einer Deckungsbeitragsrechnung ein entsprechender Recherchebericht aufgebaut wird. Hier werden die Berichte über die Transaktion KE30 gestartet bzw. mit KE31 bis KE36 bearbeitet.

Allerdings kann hier nicht auf vorhandene Elemente zugegriffen werden sondern diese müssen teils selbst angelegt werden.

Fazit

Ich hoffe, dass hier ein kurzer Überblick über die Möglichkeiten dargestellt worden ist. Um etwas tiefer in das Thema einzusteigen kann ich von meiner Seite aus tatsächlich den Erwerb von SAP Know How  in Form der digitalen Bibliothek von Espresso Tutorials insbesondere für das Jahr 2017 empfehlen. ;-)

Nicht nur die letzten Monate habe ich die oben vorgestellten Tools besonders schätzen gelernt und mich damit auch etwas intensiver in Hinblick eines Berichtswesen auseinander gesetzt.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 10. Dezember 2016
09:17 Uhr

Vortrag Controlling Tipps aus der Praxis für die Praxis und die Espresso digitale SAP Bibliothek Flatrate

Wie schon im Artikel "Rückblick FI CO Forum Infotage 2016 in Köln und Zürich" geschildert nahm ich dieses Jahr an den FI CO Forum Infotagen mit einen eigenen Vortrag teil und zwischenzeitlich sind auch alle Vorträge, wie im Artikel verlinkt, online abrufbar. Die Vorträge der Vorjahre habe ich am Ende dieses Artikel verlinkt.

So kann auch der Vortrag von mir online nachgelesen werden. Der Vortrag ist unter http://fico-forum.de/ET/infotage_2016/Unkelbach/ online abrufbar.

SAP ERP Controlling Tipps »Aus der Praxis für die Praxis« von www.Andreas-Unkelbach.de



Da hier die gleiche Technik genutzt wird wie in der digitalen SAP Bibliothek (siehe SAP eBook Flatrate) möchte ich auch gleichzeitig nicht nur auf diesen Vortrag verlinken sondern auch meine Erfahrungen mit der Bibliothek von Espresso Tutorials vorstellen.

Personalentwicklung, berufliche Weiterbildung, SAP Kenntnisse durch digitale SAP Bibliothek von Espresso Tutorials

Hier kann in Form einer Jahresgebühr ein Vollzugriff auf alle Bücher des Verlags erlangt werden und diese digital geschmöckert werden. Dabei ist die Website responsiv gestaltet, so dass diese auch am Tablet oder Smartphone bedienbar ist. Trotzdem ist wohl für 2017 auch eine App angedacht.

Nachdem man die Zugangsdaten erhalten hat ist ein direktes Anmelden in der Weboberfläche möglich.

Die digitale SAP-Bibliothek LOGON

Danach ist eine Übersicht aller verfügbaren Bücher und Videos zu sehen.

Startseite digitale Bibliothek

Positiv aufgefallen ist mir gleich zu Beginn, dass die Suchfunktion alle vorhandenen Bücher umfasst und hier per AJAX sowohl in der Buchbeschreibung als auch im Buchinhalt die Suchergebnisse anzeigt.

Auf der linken Seite sind sowohl die Sprachen (derzeit Englisch, Deutsch und sogar einzelne Werke in portugiesisch oder fanzösisch) und die Themengebiete in der jeweiligen Sprache aufgeführt.

Auszug Themengebiete Espresso Tutorials

Hier zeigt sich auch der Vorteil eines digitalen Mediums dadurch, dass auch direkt auf Videos verlinkt werden kann und diese dann bestimmte Vorgänge und Sachverhalte noch besser als das geschriebene Wort beschreiben können.

Sofern nicht in allen Büchern recherchiert werden soll, kann natürlich auch ein einzelnes Buch aufgerufen werden.

Einzelbuchansicht mit Buchbeschreibung

Hier wird erst einmal eine kurze Buchbeschreibung gegeben und über die Schaltfläche "Inhalte ansehen" kann direkt auf den Inhalt des Buches Zugriff genommen werden.

In Form eines Schreibtisch kann hier erstaunlich gut lesbar ein Buch im wahrsten Sinne des Wortes durchgeblättert werden.

Buch auf virtuellen Schreibtisch mit ausgeklappten Inhaltsverzeichnis

Besonders positiv ist aber auch, dass über die Symbolleiste jederzeit ein Inhaltsverzeichnis (siehe oben der schwarze Kasten) oder auch die Suchfunktion aufgerufen werden kann. Wobei dieses auch ausgeblendet werden kann und so nur das reine Buch gelesen werden kann. Aber auch aufgeschlagen macht das Buch einiges her.

Ein aufgeschlagenes Buch

Hierbei können die einzelnen aufgeschlagene Buchseiten anhand der URL auch als Lesezeichen im Browser hinterlegt werden oder auch versandt werden (dann ist auf der Empfängerseite natürlich ebenfalls ein Zugang erforderlich).

Besonders hilfreich empfinde ich, dass einzelne Verweise innerhalb des Buches oder auch auf externe Quellen direkt aufgerufen werden können und so das Buch interaktiv genutzt werden kann. Dieses gilt nicht nur für das Inhaltsverzeichnis im Buch sondern auch für Tabellen oder einzelne Abbildungen.

Das digitale Blättern innerhalb des Buches und die Suchfunktion kann tatsächlich sehr gut anhand der Vorträge nachempfunden werden.

Sofern ich ein Interesse an dieser Form der digitalen Weiterbildung geweckt habe, würde ich mich freuen, wenn der Menüpunkt "Espresso Tutorials " Interesse weckt, da hier auch ein Online-Zugang für 12 Monate für 99,00 Euro in Partnerschaft mit Espresso Tutorials erworben werden kann. Natürlich erhält man hier auch regelmäßig Updates durch Neuerscheinungen. Ausserdem kann so auch unterwegs auf die Bücher Zugriff genommen werden.

Elektronische und gedruckte Bücher vielleicht als Weihnachtsgeschenk ;-)

Gerade für die Weihnachtszeit kann dieses ein ideales Geschenk sein zumal zwischen den Jahren auch immer ein wenig Zeit für gute Literatur sein sollte und ich hier wirklich vom Buch- und Verlagskonzept begeistert bin :-)). Immerhin sind die Bücher nicht nur intensiv und lehrreich wie ein guter Espresso sondern tatsächlich auch Bücher aus der Praxis für die Praxis :-) und bieten einige Anregungen und Zusammenhängen in den unterschiedlichsten SAP Modulen.

Das im Beispiel vorgestellte Buch kann ich natürlich sowohl in der elektronischen als auch in der gedruckten Form empfehlen.


 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. November 2014)
Paperback ISBN: 9783960126874

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120414
 


Alternativ stehen natürlich auch diverse andere Bücher in Papierform und eben auch innerhalb der Flatrate zur Verfügung die ich ebenfalls an dieser Stelle sehr empfehlen kann.

Ich bin schon sehr auf die App Lösung gespannt, aber durch das responsive (mobil angepasste Design) ist es sogar gut möglich am Smartphone hier Zugriff zu erhalten.

Wie erwähnt kann als Beispiel mein Vortrag unter http://fico-forum.de/ET/infotage_2016/Unkelbach/ online abgerufen werden.

Wie erwähnt für die persönliche oder auch betriebliche Weiterbildung kann ich das Angebot der digitalen Bibliothek sehr empfehlen. Zur Verdeutlichung kann auch unter "Die digitale SAP Bibliothek" anhand eines Videos ebenfalls ein guter Eindruck vom Angebot und der Oberfläche gewonnen werden. Eine kleine Auswahl habe ich auch im Artikel "Werbung - Fachliteratur rund um SAP Themen" sowie "Schnelleinstieg ins SAP Rechnungswesen mit cat content ;-)" vorgestellt und bin überzeugt, dass diese Bücher auch geeignet sind sich in die SAP Materie gerade bei bisher nicht so oft genutzten Modulen einzuarbeiten. Der größte Vorteil ist hier neben Praxisbezug auch die kompakte und verständliche Darstellung des Buch.

Unterlagen FI CO Forum Infotage

Wie im Artikel schon angekündigt sind mittlerweile auch alle Unterlagen der verschiedenen Infotage online gestellt worden. Zwar sind nicht von allen Jahren die Beiträge online gestellt, aber ab 2014 sind die Unterlagen noch immer aufrufbar. Die Veranstaltung selbst gibt es seit 2012 und ab 2014 sind die Vorträge ebenfalls online gestellt worden. So informativ diese Unterlagen jedoch auch sind, so sehr würde ich einen Besuch vor Ort jedoch empfehlen, da oftmals ergänzend zu den Folien weitere Informationen gegeben werden und natürlich auch solch eine Fachtagung vom gegenseitigen Austausch lebt. Meine erste Erfahrungen mit dieser Tagung (in 2016) habe ich im Artikel "Rückblick FI CO Forum Infotage 2016 in Köln und Zürich"  geschildert.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 17. September 2016
17:29 Uhr

Statistische Kennzahlen in Profit-Center-Rechnung EC-PCA auf einzelnen Profit-Center auswerten

Manchmal gibt es kleine Anfragen per eMail von befreundeten Hochschulen die nicht nur interessante Berichte entstehen lassen sondern sich gleichzeitig auch wunderbar als Artikel fürs Blog eignen. Hier bin ich immer wieder froh, dass zu manchen Kolleginnen und Kollegen eine sehr gute Kommunikation besteht und der gegenseitige Austausch funktioniert.

Ausgangslage / Fragestellung:
So hat eine sehr geschätzte Kollegin vor ein paar Tagen nachgefragt, ob es nicht eine Möglichkeit gibt sich im SAP anzeigen zu lassen welche Kennzahlen in der Planversion für ein bestimmtes Jahr auf welchem Profit-Center erfasst worden sind. Neben der fertigen und zugesandten Lösung soll nun aber auch hier die technische Umsetzung erläutert werden.

Von daher vielen Dank für die Anregung zum folgenden Artikel.

Statistische Kennzahlen in der Profit-Center-Rechnung

Ebenso wie im Gemeinkostencontrolling (siehe bspw. Artikel "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge") können auch in der Profit-Center-Rechnung statistische Kennzahlen im Ist unter
  • Profit-Center-Rechnung->
  • Istbuchungen->
  • Statistische Kennzahlen->
  • Ändern  (Transaktion 9KE5))
oder im Plan unter
  • Profit-Center-Rechnung->
  • Planung->
  • Statistische Kennzahlen->
  • Ändern  (Transaktion 7KE5))
erfasst werden.

Leider wird in der Profit-Center-Rechnung kein Verteilschlüssel angeboten, so dass hier die Kennzahl über alle Monate identisch verteilt wird. Dieses ist besonders unangenehm wenn doch eigentlich die Werte von den einzelnen Fachabteilungen zum Beispiel in Form einer Exceltabelle geliefert werden.

Als Beispiele für relevante Kennzahlen können VK (Vollzeitkräfte oder FTE / VZÄ Vollzeitäquivalente für die Verteilung von Personal), HNF (Hauptnutzfläche für Raumkosten) oder eben auch STUD (für Studierende) genommen werden.

Wenn nun die eingespielten Kennzahlen mit den vorliegenden Listen zum Beispiel der Studierendenstatistik verglichen werden sollen, würde sich ja ein entsprechender Bericht in SAP anbieten. Gerade anhand der Hochschulfinanzstatistik, die auch schon im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" Thema war, bieten sich solche Auswertungen oftmals an.

Vorhandene Auswertungen zu Statistische Kennzahlen

Nachdem die Kennzahlen erfasst worden sind gab es die Nachfrage, ob in SAP eine Auswertung der Kennzahlen einer Planversion nach einzelnen Profit-Centern übersichtlich möglich wäre.

Die Erste Vermutung im SAP Standard zu schauen ergab hierbei folgendes Zwischenergebnis:

Der Bericht unter
  • Controlling ->
  • Profit-Center-Rechnung->
  • Infosystem->
  • Listorientierte Berichte ->
  • Profit Center: Statistische Kennzahlen (Transaktion S_ALR_87013342)
liefert nur die Summe der statistischen. Kennzahlen nach einzelnen Monatswerten (beziehungsweise Perioden) und nicht differenziert nach einzelnen Profit-Centern.
Eine Alternative wären noch die Plan-Einzelposten, die im SAP Menü unter folgenden Punkten zu finden sind:
  • Controlling ->
  • Profit-Center-Rechnung->
  • Infosystem->
  • Einzelpostenberichte->
  • Profit Center: Plan-Einzelposten (Transaktion KE5Y).

Auch die Planeinzelposten liefern nur die Gesamtsumme  je Profit-Center ohne Unterscheidung nach einzelnen Perioden.

Report Painter Bericht über "Menge statistischer Kennzahl"

Entsprechend kommt hier ein Report Writer / Report Painter Bericht in Frage:

Über die Transaktion GRR1 kann dieser Bericht in der Bibliothek 8A2 angelegt werden.

Damit auch einzelne Perioden dargestellt werden können, wird das Merkmal Periode in den

Der Bericht ist dabei wie folgt aufgebaut:

Allgemeine Selektion:
Periode (Variable)   8A-VON  bis 8A-BIS 

Durch die Verwendung als "Allgemeine Selektion" kann über BEARBEITEN-> VARIATION die Periode als Auflösen markiert werden. Damit können sowohl alle Perioden als auch einzelne Perioden ausgewertet werden-


Schlüsselspalten
Basiskennzahl ist in allen Spalten die "Menge statistischer Kennzahl".

Danach werden sowohl IST als auch PLAN als Spalten definiert.

IST Kennzahlen:
Geschäftsjahr (Variable) 8A-YEAR
Version 0
Ledger 8A
Satzart 0 (Ist)

PLAN Kennzahlen
Geschäftsjahr (Variable) 8A-YEAR
Version (Variable) 0M1VERS
Ledger 8A
Satzart 1 (Plan)
Sinnvollerweise sollte hier als Text zur Spalte die selektierte Version ebenfalls hinterlegt werden. Entsprechend kann hier "Plan &0M1VERS" als Kurztext gewählt werden.

Nachdem nun die Spalten geklärt sind, können die Zeilen definiert werden.

Schlüsselzeilen:
Hier weden zwei Merkmale als ein Element zugewiesen:
Profitcenter (Gruppe, Variable) 8A-PCGR
Stat.Kennzahl (Gruppe, Variable) 8A-STAG

Über die Schaltfläche Expandieren (UMSCH+F9)  können nun sowohl Profitcenter (als 1 markiert) als auch Stat Kennzahlen (als 2 markiert) mit den Merkmal "Einzelwert" ausgewählt werden.

Damit wird in der Auswertung die Profit-Center und die zugehörigen stat. Kennzahlen als Liste ausgegeben.

Unter FORMATIEREN->BERICHTSLAYOUT sollte dann noch im Reiter Schlüsselspalte der Inhalt Schlüssel eingetragen werden, so dass nur der Schlüssel des Profit-Center als auch die statistische Kennzahl und der jeweilige Wert mit ausgegeben werden.

Berücksichtigung Profit-Center-Hierarchie bzw. Gruppen durch Abschnitt oder zwei Berichte einmal mit Einzelwerte und dann als Gruppenhierarchie

Nun wird es noch etwas komplexer. Sofern  der Wunsch besteht, dass auch eine Hierarchie der Profit-Center zusätzlich angezeigt wird. kann bei Expandieren die Option "Auflösen" statt Einzelwert für die Profit-Center gewählt werden. Damit werden die einzelnen Ober- und Untergruppen der ausgewählten Profit-Center-Gruppe mit ausgegeben. Die Einstellung der Einzelwerte für die statistische Kennzahl sollte aber beibehalten werden.

Je nachdem, ob mit der Excel-Ansicht (aktivierte Office-Integration)  gearbeitet wird oder die Werte nur in SAP abgebildet werden sollte nun entweder diese Variante als eigener Bericht (dann kann in der Navigation auf der linken Seite zwischen den einzelnen Berichten hin und her geschaltet werden) oder alternativ kann ein Abschnitt eingefügt werden und hier die alternative Darstellung gewählt werden. Ohne die Office Integration sind beide Abschnitte in SAP untereinander dargestellt. Bei aktivierter Excel-Intergration wird es interessanter, da nun jeder Variante (eigentlich Abschnitt) ein eigenes Tabellenblatt bekommt.

Ein interessanter Aspekt in diesen Zusammenhang dürfte dann noch der Artikel "Kopfzeilen im Report Painter auch bei Export nach Excel verwenden" um noch weitere Informationen in der Exceltabelle mit ausgegeben werden.

Berichtsgruppe anlegen

Nun muss der Bericht nur noch einer Berichtsgruppe zugeordnet werden. Dieses ist entwerder beim direkten Start des Berichtes oder über die Transaktion GR52 möglich.Danach kann der Bericht neben der Möglichkeit aus der Bibliothelk (Transaktion GRR2, GRR3) auch mit der Transaktion GR55 "Berichtsgruppe ausführen" die direkt gestartet werden. Diese Möglichkeit wird auch für eine kundeneigene Transaktion für angelegte Berichte, wie im Artikel "Parametertransaktion für Reporwriter" beschrieben genutzt, so dass eine eigene Transaktion für diesen Bericht angelegt werden kann.

Sofern der Bericht auch anderen zur Verfügung gestellt werden soll ist der Artikel "Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren" die richtige Anlaufstelle.

Austausch im Hochschulberichtswesen

Grundsätzlich muss ich übrigens sagen, dass der kollegiale Austausch wie auch schon im Artikel oder bei um nur einige wenige Beispiele zu nennen, ein sehr angenehmer Aspekt ist.  Gerade das Thema Berichtswesen wird ja auch im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" angesprochen und sollte daher für alle Beteiligten von Interesse sein.

Sofern dieser Artikel oder auch andere zum Wissensaustausch beitragen können und so Interesse am gegenseitigen Austausch fördern, ist das in meinen Augen immer begrüßenswert. Von daher sind Informationen selten eine Einbahnstraße und es ist zu hoffen, dass heir auch wieder lebendiger Verkehr zu vermelden ist. So kann hier dargestellt werden, was möglich ist und vorhandene Ideen weiter entwickelt werden um daraus neue Ideen zu verwirklichen. So können hier auch schon Synergien durch einfache Fragen und kleine Berichte entstehen.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 9. August 2016
19:54 Uhr

Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren

Im Rahmen des Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" habe ich schon die einzelnen Elemente eines Report Writer / Report Painter Berichtes vorgestellt. Gerade wenn man einen etwas umfangreicheren Bericht entwickelt hat, kann es aber durchaus sinnvoll sein, diesen auch für andere Einrichtungen zur Verfügung zu stellen. Hierzu bietet SAP die Möglichkeit über den Präsentationsserver die einzelnen Elemente als Datei zu exportieren und auch wieder zu importieren. Dieses erfolgt in Form einer Textdatei und soll hier für die einzelnen Elemente vorgestellt werden.

Da ich mich in letzter Zeit auch wieder vermehrt mit der Frage rund ums Berichtswesen beschäftigt habe und hier auch Grundlagen wie "Kopfzeilen im Report Painter auch bei Export nach Excel verwenden" Thema waren, möchte ich hier für bestehende umfangreiche Berichte eine kurze Anleitung zum Austausch von vorhandenen Berichten schreiben.Für SAP Query habe ich dieses im Abschnitt "8. Query und Infoset per Upload/Download transportieren" der "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben, allerdings ist dieses beim Export im Bereich Report Painter und Report Writer etwas umfangreicher, so dass ich hier einen ausführlicheren Artikel für sinnvoll erachte.

Die Reihenfolge der folgenden Erläuterungen beruht darauf, dass die Komponenten aufeinander aufbauen, so dass ich hier die Erläuterung vom übergreifenden Objekt (einer Bibliothek), über Variabeln, den eigentlichen Bericht und danach die Berichtsgruppe erläutern möchte. Dabei nutze ich gleichzeitig die Gelegenheit auf Beispiele zum jeweiligen Element zu verweisen.
 

Berichtsbibliothek exportieren

In der Regel werden Berichte in einer der vorhandenen Bibliotheken angelegt, sei es nun 8A2 für die Profit-Center-Rechnung, 1VK für die Kostenstellenrechnung oder 6O1 für Innenaufträge. Manchmal kann es jedoch hilfreich sein eine eigene Bibliothek anzulegen, zum Beispiel wenn man weitere Merkmale aktivieren oder eigene Merkmale hinzufügen möchte.

Hier habe ich entsprechende Beispiele in folgenden Artikeln festgehalten: Nun stellt sich die Frage, wie diese Bibliothek auf ein anderes SAP System transportiert werden kann.

Innerhalb des SAP Menü finden Sie die Einstellungen zur Bibliothek im Menü unter:
  • Infosystem
  • Ad-Hoc-erichte
  • Report Painter
  • Report Writer
  • Bibliothek
und hier die Transaktionen GR21 für Anlegen, GR22 für Ändern und so weiter. Wenn Sie einer dieser Transaktionen aufgerufen haben können Sie über HILFSMITTEL->TRANSPORTIEREN->EXPORTIEREN oder  IMPORTIEREN die Funktionen zum Export und Import der Bibliothek aufrufen. Alternativ ist dieses auch über die Transaktion GR27 (Report Writer Bibliotheken exportieren) oder GR28 (Report Writer Bibliotheken importieren) möglich.

Im folgenden Dialog können Sie dann eine Bibliothek auswählen und im Feld Export-Datei den Speicherort festlegen. Hier habe ich mir angewöhnt als Dateiendung *.rwp zu verwenden und im Dateinamen die Importtransaktion anzugeben. Für die Bibliothek ZPC wäre der Dateiname also GR28-ZPC.RWP. Dieses erscheint mir sprechend und erleichtert später auch die Dokumentation zum Import der Datei.

Variablen für Report Painter / Report Writer exportieren

Sofern für bestimmte Berichte eigene Variablen angelegt worden sind, sollten auch diese entsprechend exportiert werden. Ein Beispiel dazu ist im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" beschrieben wodurch ein dynamischer Mehrjahresvergleich erfolgen kann. Hier können mehrere Jahre miteinander verglichen werdne und es werden nur entsprechend viele Spalten ausgegeben wie zwischen aktuellsten und ältesten Geschäftsjahr liegen.

Auch hier kann über HILFSMITTEL->TRANSPORTIEREN->EXPORTIEREN oder  IMPORTIEREN die Funktionen aufgerufen werden. Die Verwaltung von Variablen ist unter:
  • Infosystem
  • Ad-Hoc-erichte
  • Report Painter
  • Report Writer
  • Variable
zu finden (zum Beispiel die Transaktion GSI1 für Anlegen, GSI2 für ändern usw.). Auch hier kann alternativ über die Transaktion GS17 der Export beziehungsweise über GS18 der Import aufgerufen werden.

Als Datei Exportdatei würde ich hier ebenfalls GS18 gefolgt vom Variablenname (oder einer Beschreibung) und der Dateiendung .RWP vorschlagen.

Damit sind schon die komplizierten Dinge erledigt und wir können uns den Export von Bericht und Gruppe widmen, die auch im SAP Menü hinterlegt sind.

Report Painter / Report Writer Bericht exportieren

Tatsächlich ist die Funktion zum Export und Import von Berichten im SAP Menü unter
  • Infosysteme
  • Ad-Hoc-Berichte
  • Report Painter
  • Hilfsmittel
  • Transportieren
  • Berichte
zu finden. Sowohl zum Exportieren über die Transaktion GR37 als auch Importieren über die Transaktion GR38. Bevor ich nun wieder den Dateinamen GR38_Berichtsname.RWP erwähne möchte ich noch auf eine Besonderheit hinweisen. Sofern mit Sets (als Beispiel seien Kostenartengruppen, Kostenstellengruppen oder andere erwähnt) gearbeitet wird ist oftmals auch in der Exportdatei der Kostenrechnungskreis mit angegeben, so dass hier ein Import in ein anderes System daran scheitern kann.

Hier ist es dann hilfreich in einem beliebigen Texteditor (Notepad als Beispiel) über SUCHEN & ERSETZEN den Kostenrechnungskreis des eigenen Systems als Beispiel der Kostenrechnungskreis BUCH durch den im Zielsystem verwendeten Kostenrechnungskreis zu ersetzen. Sofern ihr Kostenrechnungskreis dreistellig und der Zielrechnungskreis vierstellig ist, vergessen Sie nicht das Leerzeichen ebenfalls in der Suche zu berücksichtigen. Als Beispiel könnte "KRK " durch "BUCH" und umgekehrt ersetzt werden.

Berichtsgruppe exportieren

Wesentlich unproblematischer ist der Export und Import von Berichtsgruppen. Diese Funktion ist unter:
  • Infosysteme
  • Ad-Hoc-Berichte
  • Report Painter
  • Hilfsmittel
  • Transportieren
  • Berichtsgruppen
als Transaktion GR57 Exportieren und GR58 importieren zu finden. Vermutlich ist es kaum zu glauben, aber bei mir lautet hier die Export-Datei dann GR58_Gruppenname.RWP. Wodurch später auch klar ist, wie der Bericht aufgerufen werden kann.

Notwendigkeit Transportauftrag

Leider gibt es eine Sache, die nicht per Datei ausgetauscht werden kann. Dies ist eine eigene Transaktion wie im Artikel "Parametertransaktion für Reporwriter" beschrieben. Diese kann jedoch relativ einfach selbst angelegt werden und wie im Artikel "Benutzereigene SAP Menüs (Favoriten, Benutzermenü, Bereichsmenü)" beschrieben ins eigene Berichtskonzept eingebunden werden.

Austausch von Exportdateien

Die Möglichkeiten des Export per Dateisystem und natürlich das nachfolgenden Imports ermöglichen hier eine sehr fruchtbare Zusammenarbeit über SAP Systemen hinweg. Die von mir gewählte Dateiendung RWP für Report Writer Painter ist übrigens gerade aus der Erfahrung zum Austausch von Berichten per Mail entstanden. SAP selbst schlägt als Exportdatei die Endung TXT für Textdatei vor. Leider zeigen manche Mailprogramme diese nicht als Mailanhang an sondern binden diese Textdateien dann in den Mailtext ein. Glücklicherweise ist RWP eine unbekannte Dateiform, so dass ich diese problemlos versenden kann und diese auch nicht eingebunden werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine solche Datei auch in ein Wissensmanagementsystem zum Beispiel ein Wiki wie Dokuwiki eingebunden werden kann. Hier mag ich gerne auf die Anleitung im Artikel "Dokuwiki Plugin CKGEdit und Hochladen von PDF, Excel oder andere Medien" verweisen und könnte mir vorstellen, dass dieses auch für andere Tools möglich ist.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 27. Juli 2016
21:22 Uhr

Kopfzeilen im Report Painter auch bei Export nach Excel verwenden

Eigentlich hoffte ich ja im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" alle wesentlichen Fragen rund um die Grundlagen zur Erstellung eines Report Painter / Report Writer Bericht erläutert zu haben.

Jedoch hatte ich letztens eine Anfrage erhalten, dass eine definierte Kopfzeile weder beim Export des Berichts als Excel noch bei aktivierter Excelintegration dargestellt wird, obgleich hier einige Grunddaten hinterlegt worden sind. Neben der direkten Antwort ergibt sich aus dieser Fragestellung auch der folgende Artikel.

Export nach Excel oder als Liste

Grundsätzlich ist der Export nach Excel ja schon im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" beschrieben worden. Hier kann es, wie im Artikel "Fehlende Daten bei OfficeIntegration (ReportWriter)" zwar tatsächlich Probleme geben, aber ein Grund warum die Kopfzeile nicht mit übertragen wird, war mir bisher nicht klar.

Mein erster Gedanke zum Erhalt dieser Information ist gewesen den Bericht direkt als Liste zu sichern. Hierdurch ist zwar die Formatierung nicht mehr verfügbar, aber es werden alle Informationen wie in SAP dargestellt ebenfalls exportiert. Diese Funktion ist unter
  • SYSTEM ->
  • LISTE ->
  • SICHERN ->
  • LOKALE DATEI
zu finden. Dieses war bisher auch tatsächlich meine Vorgehensweise beziehungsweise hatte ich Berichte nicht mit aktivierter Office-Integration dargestellt sondern diese deaktiviert, so dass mir immer alle Informationen ersichtlich waren.

Da nun aber ein bestimmter, relativ komplexer und damit erläuterungsbedürftiger Bericht einrichtungsübergreifend verteilt werden soll, ist es sicherlich sinnvoll auch bei aktivierter Office-Integration beziehungsweise Export nach Excel diese Information ebenfalls zur Verfügung zu stellen.

Berichtstext als Kopfzeile im Report Painter festlegen

Innerhalb des Berichtes (zum Beispiel über die Transaktion GRR2) kann im Menü über
  • ZUSÄTZE ->
  • BERICHTSTEXTE ->
  • KOPFZEILEN
eine Kopfzeile für einen Bericht erstellt werden. Hier können dann sowohl die einzelnen Merkmale (von Gruppe bis hin zur Einzelbeschreibung) oder auch Selektionsparameter, spezielle Textvariablen oder auch Allgemeine Variablen wie Datum der Berichtsausgabe eingefügt werden.

Diese Kopfzeile wird automatisch als Zeile im Bericht ausgegeben und kann optisch auch mit einem Rahmen und diversen anderen Layout versehen werden.

Allerdings ist diese Zeile, wie schon erwähnt bei der aktivierten Officeintegration oder beim Export nach Excel nicht vorhanden.

Berichtstext als Text für Export festlegen

Hier gibt es jedoch einen weiteren Punkt, den ich bisher immer übersehen hatte, der eine Kopfzeile auch für exportierte Berichte ermöglicht.

Diese ist unter
  • ZUSÄTZE ->
  • BERICHTSTEXTE ->
  • TEXT FÜR EXPORT
zu finden. Im Grunde stehen hier die gleichen Funktionen wie bei der Kopfzeile zur Verfügung.

Besonders spannend ist dieses bei Verwendung einer Variation innerhalb eines Berichtes in der zum Beispiel innerhalb einer Kostenstellengruppe navigiert wird. Im Beispielbericht "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" wird zum Beispiel eine Innenauftragsgruppe ausgewertet (innerhalb der Bibliothek 1CT) nun kann als Kopfzeile und auch als Berichtstext nicht nur die selektierten Innenauftragsgruppe sondern auch der Verantwortliche, Antragssteller, Laufzeit etc. mit exportiert werden, so dass vor der eigentlichen Tabelle noch eine Vielzahl an darüber hinaus gehenden Informationen hier hinterlegt werden können.

Text aus Vorlage importieren

Empfehlenswert ist es dabei aber sowohl Kopfzeile als auch die Texte für den Export zu pflegen. Sofern aber schon eine umfangreiche Kopfzeile (als Beispiel) angelegt worden ist, kann diese problemlos über das Menü
  • TEXT ->
  • VORLAGE
entweder aus dem bestehenden Bericht (durch Übernahme der Bibliothek und Bericht) oder aus einen anderen bericht über den Texttyp Kopfzeile importiert werden. Dieses erspart eine Menge an manueller Eingaben. Ferner ist es hier natürlich möglich auch aus anderen Berichten eine entsprechende Vorlage zu importieren.

Sofern noch nicht bekannt möchte ich, neben der weiter unten verlinkten Grundlagenartikel zu Report Painter und Report Writer auch auf meine Buchempfehlung hinweisen:
 
Praxishandbuch Report Painter/ Report Writer
Cover Praxishandbuch Report Painter / Report Writer
Verlag: SAP PRESS
1. Auflage (28. März 2012)
ISBN: 978-3836217187

Für etwa 59,90 € bei Amazon bestellen

Eine ausführliche Beschreibung ist unter den Buchvorstellungen als "Praxishandbuch Report Painter/ Report Writer" zu finden.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 10. November 2015
19:17 Uhr

Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer

Schon im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" hatte ich auf die verschiedenen Berichtstools innerhalb SAP hingewiesen und möchte nun gerne auch das CO Tool Report Painter / Report Writer näher vorstellen.

Hierbei sollen jedoch in der Hauptsache auf die Grundlagen der Berichtserstellung und Zusammenhänge zwischen Bibliothek, Bericht und Berichtsgruppe eingegangen werden. Wesentliche Überlegung sollte dabei die Frage sein, welche Daten in welchen Zusammenhang dargestellt werden sollen. Dabei ist im Gegensatz zu anderen Berichten darauf zu achten, dass zumindest im Report Painter ausgewählte Merkmale nur an einer Stelle ausgewiesen werden können.

Zur Erinnerung: Viele Berichte (sowohl im Bereich FI als auch CO) sind Report Painter Berichte. Diese sind in unterschiedlichen Bibliotheken aufgeteilt und werten bestimmte Merkmale und Elemente in Form einer Tabelle aus. So ist der Bericht Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87013611 ) als Bericht 1SIP-001 in der Bibliothek 1VK "Kostenstellen - Vollkostenrechnung" zu finden. Das Berichtstool Report Writer / Report Painter ermöglicht es bestimmte Merkmale und Elemente miteinander zu kombinieren. Hierdurch können zum Beispiel Mehrjahresvergleiche im Bereich der Kostenträger (Kostenstelle, Innenaufträge, Profit-Center) über unterschiedliche Konten/Kostenarten oder vergleichbare Gruppen in Form einer Tabelle zusammengestellt werden.


Im Laufe der Zeit sind im Blog schon einige Beispiele für Reportwriter beziehungsweise Reportpainter Berichte beschrieben worden, weswegen ich nun "nur" die einzelnen "Ebenen" oder Kernelemente für Reports erläutern mag.

Berichtsbibliothek

Sofern ein Bericht im Controlling angelegt werden soll können hier Merkmale und Kennzahlen miteinander in Verbindung gesetzt werden. In Berichtsbibliotheken sind entsprechende Kennzahlen und Merkmale passenderweise schon vorhanden, so dass vor der Erstellung eines Berichtes vorab die Überlegung steht in welcher Bibliothek die notwendigen Daten zu finden sind.

Einige gängige Bibliotheken möchte ich hier vorstellen:
  • 1VK - Kostenstellen - Vollkostenrechnung
    In dieser Bibliothek sind  einige Kostenstellenberichte zu finden, so unter anderen der Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung. Entsprechend bietet sich diese Bibliothek an, sofern Kostenstellen im Gemeinkostencontrolling ausgewertet werden sollen. Basis für die Bibliothek ist die Berichtstabelle  CCSS - "Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling". Als Merkmale stehen hier Kostenstellen, Kostenarten, Leistungsarten, Geschäftsjahr ebenso wie Werttyp oder auch Auftragsnummer zur Verfügung. Als Basiskennzahlen können unter anderen Kosten, Leistungsmengen oder auch statistische Mengen (zur Auswertung statistischer Kennzahlen) genutzt werden
  • 6O1 - Innenaufträge
    Diese Bibliothek bietet sich an für die Auswertung von CO Innenaufträgen und beruht ebenfalls auf die Berichtstabelle CCSS "Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling". Somit stehen hier die gleichen Merkmale und Kennzahlen zur Verfügung. Dennoch erscheint es mir praktisch hier eine Trennung zwischen Kostenstellen und Innenauftragsberichten vorzunehmen. In der Bibliothek selbst sind auch entsprechnede Standardberichte aus der Auftragsrechnung zu finden.
  • 8A2 - EC-PCA: Standardberichte
    Diese Bibliothek eignet sich besonders für die Auswertung innerhalb der Profit-Center-Rechnung. Sie beruht dabei auf die Berichtstabelle GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" und bietet neben Ledger auch Profitcenter, Kontonummer  und als Kennzahlen "Betrag in PrCtr-Hauswährung", "Betrag in Transaktionswährung" ebenso wie Mengen und statistische Mengen an.
Im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" habe ich eine Besonderheit dieser Bibliothek beschrieben, die sich besonders für das Berichtswesen über Proft-Center, Kostenstellen und Innenaufträge eignet. Eine weitere Bibliothek, die sich für eine Erweiterung beziehungsweise Kopie eignet habe ich im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" beschrieben.

Da dieser Artikel jedoch nur einen Überblick zum Report Painter geben soll, sei einfach nur darauf hingewiesen, dass die Bibliotheken entsprechend erweitert werden können.

EXPERTENWISSEN:
Es besteht auch die Möglichkeit die Berichtsbibliotheken nicht nur um weitere zu aktivierende Merkmale zu erweitern, sondern auch eigene Merkmale hinzuzufügen. Im Onlineforum von fico-forum.de (Beitrag "ReportWriter: Merkmal ASTNR (Auftragsstatus) aus CCSS als Merkmal in Bibliothek?" )bin ich auch auf den Blogartikel "Erweiterung von Report Painter / -Writer Berichten"  von MrBojangles gelandet, welcher eine Erweiterung der Bibliothek um weitere selbst definierte Merkmale der Berichtstabelle beschreibt. Diese können entsprechend über Füllroutinen erweitert werden.
Auch wenn dieses die Möglichkeiten ohne Entwicklerberechtigungen übersteigt, zeigt dieses doch durchaus die Möglichkeiten innerhalb dieses Auswertungstools.

 

Bericht

Der Berichtsbibliothek werden Berichte zugeordnet. Über die Transaktion GRR1 (für Report Painter Berichte) oder GR31 (für Report Writer, auf die wir aber nicht weiter eingehen) kann ein entsprechender Bericht erstellt werden.

Auf die Unterschiede zwischen Report Painter und Report Writer bin ich im Artikel "Report Painter in Report Writer umwandeln (Detaillierungsstufe von Merkmalen)" etwas ausführlicher eingegangen. Daher an dieser Stelle nur eine kurze Zusammenfassung:

Unterschied ReportPainter zu ReportWriter
Während der ReportPainter eine graphische Oberfläche bietet in der die Zeilen und Spalten eines Berichtes so angezeigt und erstellt werden, wie Sie anschliessend auch im Bericht ausgegeben werden (WYSIWYG) müssen innerhalb eines ReportWriter Berichtes einzelne Sets (Zeilen-Sets, Spalten-Sets etc.) einzeln gepflegt und zusammengestellt werden. Der Vorteil des ReportPainter ist, dass hier vorhandene Merkmale aus der jeweiligen Berichtsbibliothek genommen werden können und diese dann auch entsprechend formatiert und aufbereitet sind. Technisch setzt der ReportPainter auf die Funktion des ReportWriter auf bietet aber eine leichtere Oberfläche zur Berichtsentwicklung und schon entsprechend vordefinierte Merkmale.


In der Anlagetransaktion GRR1 muss eine entsprechende Bibliothek ausgewählt werden und es kann ein achtstellige Berichtsname gewählt werden.  Sinnvollerweise kann hier auch ein bestehender Bericht innerhalb der Bibliothek als Vorlage genommen werden.Neben dem Berichtsnamen kann auch eine etwas längere (20 Zeichen) Berichtsbezeichnung gewählt werden. Diese Bezeichnung kann später noch als Kurztext, Mittellangertext oder Langtext verändert werden.

Sinnvollerweise sollte sich hier, vergleichbar zu Query ebenfalls eine Namenslogik überlegt werden. Andernfalls könnte es im System über kurz oder lang eine Vielzahl von Berichten geben, an deren Namen nicht direkt der Verwendungszweck ersichtlich ist.

Innerhalb des Berichts können die in der Bibliothek vorhandenen Kennzahlen und Merkmale an drei Stellen hinterlegt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass zumindest im Report Painter jedes Merkmal nur an einer Stelle hinterlegt werden kann und danach nicht mehr zugewiesen werden kann.

Hierzu stehen drei Optionen zur Nutzung zur Verfügung.

Allgemeine Selektion

Innerhalb der Anlage (oder Ändern) eines Berichtes kann über BEARBEITEN->ALLGEMEINE SELEKTIONEN oder durch STRG und F5 die allgemeinen Selektionen eines Berichtes festgelegt werden. Jedes der hier hinterlegten Merkmale gilt dann für alle Abschnitte (auf die gehe ich gleich noch ein) des Berichtes.

Ein weiterer Vorteil der Allgemeinen Selektion ist, dass über die hier hinterlegten Merkmale eine Variation angelegt werden kann.

Über BEARBEITEN->VARIATION besteht die Möglichkeit für jedes Merkmal die Option "Auflösen" oder "Variation Einzelw." zu wählen. Dieses kann interessant sein, wenn in der allgemeinen Selektion eine Kostenartengruppe oder Innenauftragsgruppe hinterlegt ist.

Durch Auflösen des Merkmals Auftrag können auch mehrere Innenaufträge in der Selektion angegeben werden und innerhalb der Navigation (in der linken Spalte des aufgerufenen Berichtes) dann zwischen den einzelnen Innenaufträgen oder Gruppen navigiert werden.

Berichtszeilen

In den Berichtszeilen können einzelne Merkmale fest hinterlegt werden. Dieses können sowohl Zeiten (Geschäftsjahre), Kostenstellen oder andere Merkmale sein. Für jede dieser Zeilen werden dann die einzelnen Schlüsselspalten festgelegt.

 

Schlüsselspalten

In den Spalten des Berichtes werden die Basiskennzahlen der Berichtsbibliothek (Statistische Menge, Kosten, und andere um nur zwei Beispiele zu nennen) wiederum mit mehreren Merkmalen kombiniert. Dieses kann zum Beispiel eine Kostenartengruppe und Werttyp sein um Ist-Kosten und Plan-Kosten darzustellen.

 

Kombination von Merkmalen

Im Gegensatz zum Report Writer kann im Report Painter ein Merkmal entweder in der Spalte, Zeile oder in den allgemeinen Selektionskriterien hinterlegt werden.

Exkurs: Abschnitte eines Berichtes

Über BEARBEITEN->ABSCHNITT->NEUER ABSCHNITT können einzelne Abschnitte in einen Bericht eingefügt werden. Bei aktivierter Excel-Integration werden die einzelnen Abschnitte als individuelle Tabellenblätter dargestellt

Die Integration von Excel im Report Writer/Painter habe ich im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" ebenfalls etwas ausführlicher beschrieben.

Eine weitere Besonderheit, auf die ich in einen anderen Artikel eingehen werde, ist die Möglichkeit die Kombination aus Schlüsselspalte und Zeile durch Doppelklick auf den angezeigten Platzhalter für den Wert als "Spezielle Zelldefinition" festzulegen. Hierdurch kann genau diese "Zelle" in Formeln verwendet werden.

Dieses ist ein Punkt, der gerade komplexere Berichte möglich macht.

Abschnitte im Report

Das Thema Abschnitte ist im Artikel "Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel" ausführlicher aufgegriffen worden.
 

Formeln in Spalten und Zeilen

Neben Merkmalen besteht aber auch die Möglichkeit Formeln als Spalten oder Zeilen zu hinterlegen. Neben einfacher Addition, Subtraktion und das Arbeiten mit bereits definierten Zeilen besteht hier auch die Möglichkeit "Reportwriter Funktionsformeln" zu verwenden. Wie im Abschnitt zur Kombination von Merkmalen erwähnt kann auch auf solche hier Bezug genommen werden,
 

Beispiele für Merkmale

Als Beispiele für die Nutzung von Report Painter / Report Writer Berichten können neben Planwerte, Kosten, Obligos (siehe auch "Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query" und Erlöse auch andere Kennzahlen sein.

So bieten die Artikel "Interne Leistungsverrechnung: Anhand Leistungsart Senderkostenstelle und Partnerobjekte auswerten" oder auch "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge" passende Beispiele.

 

Formatierung von Report Painter Berichten

Gerade die Formatierung von einzelnen Spalten oder Zeilen ist immer wieder ein Thema, das ich selbst ebenfalls hier im Blog regelmäßig nachschlage. Entsprechende Hilfe kann in den beiden Artikeln "Formatierung Report Writer Berichte" und "Berichtslayout beim Report Writer - Nullwerte als Platzhalter ausgeben, wenn keine Buchung (Daten) vorhanden sind dank Formulardruck" nachgelesen werden.

Ebenfalls hilfreich, zum Hervorheben von Daten, ist auch der Artikel "Bedingte Formatierung im Report Writer durch Definition von Schwellwerten".

Da viele Standardberichte auf Report Painter / Report Writer Berichten aufbauen, kann es ebenfalls interessant sein, wie im Artikel "Darstellung negatives Vorzeichen in SAP - Standardlayout anpassen für vorangestelltes Vorzeichen" beschrieben das Layout für alle möglichen Berichte anzupassen, so dass wie hier beschrieben das negative Vorzeichen (in der Regel für Erträge) nicht mehr hinten sondern vorangestellt dargestellt wird, was eine Verarbeitung in Excel doch erleichtert.

Berichte und Variablen

Innerhalb eines Berichtes können auch Variablen und Gruppen verwendet werden, so dass beim Start des Berichtes diese selektiert werden und die gewählten Informationen ebenfalls in Spalte und Zeile ausgegeben werden. Neben der Hinterlegung von Sets und Variablen (hinter jeden Merkmal besteht die Möglichkeit dieses als SET (also eine Gruppe) und Variable in der dann eine entsprechende Variable beim Aufruf des Berichtes gefüllt wird.

Daneben gibt es aber auch die Möglichkeit selbst entsprechende Variablen zu definieren.

Ein theoretisches Beispiel ist im Artikel "ReportWriter: Arbeiten mit Variablen (Kostenartengruppen erst beim Berichtsaufruf für Spalten selektieren)" beschrieben. Ein wesentlich komplexeres, aber dennoch sehr hilfreiches Beispiel für eigene Formelvaraibeln ist im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" dargestellt.

Kopfzeilen, Fußzeilen und Berichtstexte

Über ZUSÄTZE -> BERICHTSTEXTE können im ReportPainter auch weitere Informationen inklusive Variablen der Selektion, Stammdaten oder Selektionsparamter als Zusatzinformation im Bericht hinterlegt werden. Auf die einzelnen Möglichkeiten wird im Artikel "Kopfzeilen im Report Painter auch bei Export nach Excel verwenden" näher eingegangen.

Berichtsgruppen

Jeder Bericht ist einer Berichtsgruppe zugeordnet, über die dann die einzelnen Berichte ausgeführt werden können.

Die angelegte Berichtsgruppe (entweder beim erstmaligen Start des Report) kann über die Transaktion GR52 gepflegt werden.

Report Writer / Report Painter Berichte dokumentieren

Dabei bietet sich diese auch gleichzeitig als eine Möglichkeit der Dokumentation des Berichtes an.

Die Möglichkeiten der Berichtsdokumentation können im Artikel "Dokumentation von Berichtsgruppe und Berichtsdokumentation bei Report Painter und Writer Berichten" nachgelesen werden. Um sich selbst einen Überblick in fremde Berichte zu verschaffen (zu denen versäumt wurde eine Dokumentation anzulegen) kann im Artikel "Report Painter Übersicht von Elementen und Merkmale zur Darstellung der Struktur und Aufbau eines Berichtes" ein erster Überblick hilfreich sein.

Sender-Empfänger Berichte zuordnen

Ein weiterer Vorteil von Berichtsgruppen ist, dass hier Sender-Empfänger Beziehungen bzw. Empfängerberichte definiert werden können. So ist es möglich aus einen von Ihnen erstellten Bericht auf weitere Berichte "durchzuklicken". Hierzu ist sicherlich der Artikel "RW/RP Empfängerberichte zuordnen" hilfreich.

Da die Berichtsgruppen auch wiederum einer Bibliothek zugeordnet sind, können einer Berichtsgruppe auch nur Berichte die innerhalb der Bibliothek vorhanden sind, zugeordnet werden. Entsprechend wichtig ist auch hier, dass die Bibliothek für die Berichte so gewählt wird, dass hier auch alle Merkmale und Kennzahlen vorhanden sind um eine entsprechende Auswertung erstellen zu können.

Report Writer Berichte ausführen

Da die Berichte nun einer Berichtsgruppe zugeordnet sind besteht neben der Möglichkeit aus der Bibliothelk (Transaktion GRR2, GRR3) einen Bericht auszuführen auch mit der Transaktion GR55 "Berichtsgruppe ausführen" die zusammengestellten Bericht direkt zu starten.

 

Eigene Transkation für Berichtsgruppen anlegen

Über die Transaktion GR55 kann eine Berichtsgruppe direkt ausgeführt werden.
Diese Möglichkeit wird auch für eine kundeneigene Transaktion für angelegte Berichte, wie im Artikel "Parametertransaktion für Reporwriter" beschrieben genutzt. Damit ist es auch möglich einen Bericht, wie im Artikel "Benutzereigene SAP Menüs (Favoriten, Benutzermenü, Bereichsmenü)" beschrieben, entsprechend für Anwendende zu hinterlegen.
 

Arbeiten mit Berichten

Gerade bei umfangreicheren Berichten dürfte die Arbeit mit Extrakten einiges an Wartezeit ersparten. Daher lege ich Ihnen gerade bei Vorjahresberichten oder solchen über abgeschlossene Zeiträume die sich nicht verändern den Artikel "ReportWriter Grundlagen - Extrakte sichern und verwalten" sehr nahe.

Report Writer

Auch wenn ich in der Hauptsache hier auf Report Painter Berichte eingehe, gab es doch einen Fall, da ich sehr dankbar für einen Report Writer Bericht war. Dieses Beispiel ist im Artikel "Report Painter in Report Writer umwandeln (Detaillierungsstufe von Merkmalen)" näher beschrieben.

Berichte weitergeben (Export und Import)

Das etwas umfangreichere Thema Austausch von Berichten habe ich im Artikel "Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren" ausführlicher behandelt und hoffe, dass hier ebenfalls offene Fragen beantwortet werden.
 

Literatur und Webempfehlungen

Um sich selbst einen guten Überblick zu verschaffen kann ich das "PRAXISHANDBUCH Report Painter / Report Writer" sehr empfehlen. Eine entsprechende Buchbesprechung ist hier ebenfalls zu finden.

Cover Report Painter / Report Writer

ISBN: 978-3836217187

In meinen Augen stellt dieses Buch von Jörg Siebert und Martin Munzel eigentlich das Standardwerk (vielleicht neben der SAP Onlinehilfe) zum Thema da und ist sicherlich mehr als eine Empfehlung wert. Einige Videos um sich einen ersten Eindruck zum Report Painter zu machen sind auch auf der Seite fico-forum.de unter "SAP Report Writer/Painter" zu finden.

Insgesamt betrachte ich Report Painter und Report Writer als eines der wichtigsten Tools zur Erstellung von eigenen Berichten innerhalb des SAP Modul Controlling und hoffe mit dieser Übersicht an Artikeln aber auch an Grundlagen einen guten Überblick ins Thema bieten zu können. Der Artikel lag schon seit Mitte des Jahres im Entwurfsmodus vor und bietet nun hoffentlich einen guten Überblick über die bisherigen Themen rund um Reportwriter aber auch eine Hilfe zur Einordnung des Berichtstool und den damit vorhandenen Möglichkeiten.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 14. Oktober 2015
21:30 Uhr

Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query

Obligos entstehen entweder durch Bestellung oder durch Mittelbindung im CO. Allerdings muss hierfür die Obligoverwaltung in SAP aktiviert werden. Diese ermöglicht neben einer Darstellung der Kosten (unabhängig ob durch von FI fortgeschriebenen Kosten auf primäre Kostenarten) oder innerhalb CO getätigte interne Buchungen (so auch auf sekundäre Kostenarten).
 

Customizing Obligoverwaltung im Modul CO aktivieren

Die Obligoverwaltung ist je nach Kostenrechnung zu aktivieren  (Customizing Transaktion SPRO) und entsprechende Belegarten sowie Nummerkreise zu definieren.

Für die Kostenstellenrechnung ist eine Aktivierung in der Transaktion SPRO über den Customizing-Pfad unter folgende Knoten möglich:

CONTROLLING -> KOSTENSTELLENRECHNUNG -> OBLIGO UND MITTELBINDUNG

Daneben gibt es die Möglichkeit auch für Innenaufträge unter

CONTROLLING -> INNENAUFTRÄGE -> OBLIGO UND MITTELBINDUNG

über den Punkt "OBLIGOVERWALTUNG AKTIVIEREN".

Ferner müssen Belegarten und Nummernkreise für die in CO vverwendeten MITTELBINDUNG eingestellt werden.

Innerhalb der Kostenstellenrechnung ist dieses im gleichen Pfad durch die beiden Punkte "BELEGARTEN ZUR MITTELBINDUNG PFLEGEN" und "NUMMERNKREIS für MITTELBINDUNG DEFINIEREN" möglich, während bei den Innenaufträgen ein Unterordner MITTELBINDUNG die beiden Punkte "BELEGARTEN PFLEGEN" und "NUMMERNKREIS DEFINIEREN" aktiviert werden.

Feldsteuerung Mittelbindung

Ein weiterer Punkt im Customizing ist die Pflege der Feldauswahl. Diese ist im Customizing unterhalb der Einstellungen zur Mittelbindung über die Feldsteuerung Mittelbindung zu finden.Über die Feldauswahlliste legen Sie fest, welche Felder zur Erfassung einer Mittelbindung als Kanneingabe, Musseingabe nur angezeigt oder gar ausgeblendet wird.
Die Zuordnung von Feldstatusvarianten (die einen Buchungskreis zugeordnet ist), Feldstatusgruppe wird eine Feldauswahlliste zugeordnet. Die Feldauswahhliste steuert dann wie gesagt die dargestellten Felder.Über den oben erwähnten Punkt Belegart pflegen wird die Feldstatusgruppe der entsprechenden Belegart zum Beispiel Mittelbindung CO mit Nummernkreis und Feldstatusgruppe zugeordnet.
 

Mittelbindung für Obligo anlegen


Nun ist es auch innerhalb des Controlling möglich ein Obligo durch Mittelbindungen aufzubauen.

Sowohl in der KOSTENSTELLENRECHNUNG als auch bei den INNENAUFTRÄGEN kann hierzu der Unterordner ISTBUCHUNGEN->MITTELBINDUNG verwendet werden.

Als Funktionen stehen hier:
  • Mittelbindung anlegen (Transaktion FMZ1)
  • Mittelbindung ändern (Transaktion FMZ2) und
  • Mittelbindung anzeigen (Transaktion FMZ3)
zur Verfügung. Ferner besteht hier die Möglichkeit die "Mittelbindung abzubauen (Transaktion FMZ6). Damit ist die Mittelbindung als erledigt gesetzt. Auf diese Weise kann die Mittelbindung auf erledigt gesetzt werden und das entsprechende Obligo wird wieder abgebaut.

Einzelpostenlisten und Berichtswesen über Obligo-Buchungen

Ein Ausweis der Obligo Buchungen ist im Standardberichtswesen ist sowohl in der Kostenstellenrechnung als auch der Innenauftragsrechnung möglich. Auch im SAP Modul PSM-FM werden diese Mittelbindungen ebenfalls fortgeschrieben. Dieses dürfte ebenfalls durch Fortschreibung und Integration von CO und FM möglich sein.

Als Beispielberichte seien hier folgende genannt:

Kostenstellen: Ist/Plan/Obligo (Transaktion S_ALR_87013620
Dieser Bericht ist im SAP Menü unter;

CONTROLLING ->
INFOSYSTEM ->
BERICHTE ZUR KOSTENSTELLENRECHNUNG ->
PLAN/IST VERGLEICHE ->
ZUSÄTZLICHE KENNZAHLEN

zu finden.
 
Eine komplette Übersicht alle Obligo sind als "Kostenstellen Einzelposten Obligo" (Transaktion KSB2) im Gegensatz zu "Kostenstellen Einzelposten Ist" (Transaktion KSB1) zu finden.

Diese Berichte sind unter

CONTROLLING ->
INFOSYSTEM ->
BERICHTE ZUR KOSTENSTELLENRECHNUNG ->
EINZELPOSTEN

zu finden.

 Neben den Berichten in der Kostenstellenrechnung sind vergleichbare Berichte auch bei den Innenaufträgen zu finden.

Als Beispiele sind hier
Auftrag: Ist/Plan/Obligo (Transaktion S_ALR_87012999) zu nennen.
Dieser Bericht ist im SAP Menü unter;

CONTROLLING ->
INFOSYSTEM ->
BERICHTE ZUR KOSTENSTELLENRECHNUNG ->
PLAN/IST VERGLEICHE ->
ZUSÄTZLICHE KENNZAHLEN

Vergleichbare Einzelposten sind unter 

CONTROLLING -> INFOSYSTEM -> BERICHTE ZU INNENAUFTRÄGE -> EINZELPOSTEN

zu finden.

Sowohl die Einzelposten Obligo (Transaktion KOB2) als auch die Einzelposten Ist (Transaktion KOB1) zu finden.

Auswertung von Obligo im Report Writer / Painter

 
Auch beim Erstellen von eigenen Berichten kann das Obligo ebenfalls berücksichtigt werden. Dieses ist im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" beispielhaft beschrieben. Anhand des Werttyps sind hier entsprechende Spalten möglich zu definieren, so dass in einen Bericht neben Planwerten auch IST und OBLIGO mit auswertbar.

Auswertung von Obligo in SAP Query

Der erste Gedanke wäre, dass die Obligo-Belege ebenfalls in der Einzelpostenliste CO bzw. in der Tabelle COEP abgespeichert werden und hier mit Wertyp >20 selektiert werden können.

Allerdings werden Obligo-Belege in einer gesonderten Tabelle gespeichert.

Hier sind die Obligo-Einzelposten jedoch in der Tabelle COOI "Obligoverwaltung: Einzelposten" gespeichert. und müssen daher ergänzend zur COEP "CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen" ausgewertet werden. Diese Selektion der passenden Einzelposten und Summensätzetabellen nimmt einem das Berichtstool Report Writer / Report Painter natürlich ab :-).
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben daneben findet sich e
ine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer  im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" . Ich hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Freitag, 4. September 2015
15:13 Uhr

Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren

Gerade die Weiterverarbeitung von Berichten in einer Tabellenkalkulation (in der Regel tatsächlich Excel) dürfte für jeden immer mal wieder ein Thema sein.

So ist es auch nicht weiter verwunderlich, dass dieses Thema sowohl im Artikel "Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel" (dieser Artikel ist besonders dann lesenswert, wenn die exportierten Daten in anderen Excelmappen weiterverarbeitet werden sollen - Stichwort: fehlerhafte Farben, Darstellung negatives Vorzeichen, Zahlen als Text,...) als auch unter "Darstellung negatives Vorzeichen in SAP - Standardlayout anpassen für vorangestelltes Vorzeichen" behandelt wurde. Trotzdem möchte ich ergänzend auf das Thema Exportieren nach Excel für verschiedene Berichtstools eingehen.

Bericht Exportieren im Report Writer (Expertenmodus erforderlich)

Innerhalb mit Report Painter / Report Writer erstellten Berichten, wie auch Standardberichten wie Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87012993), besteht die Möglichkeit innerhalb des Menüs BERICHT-EXPORTIEREN (Tastenkombination UMSCH + F2) entsprechende Berichte nach Excel zu exportieren.

Sollte diese Option bei Ihnen im Menü nicht aufgezeigt werden, sondern nur die Möglichkeiten Drucken.., Senden... und Beenden, liegt dieses daran, dass Sie noch nicht den Expertenmodus aktiviert haben.

Über die Schaltfläche Optionen/Office Integration (Tastenkombination STRG+UMSCHALT+F12) kann nicht nur die Office Integration (eine Darstellung des Berichtes in MS Excel) sondern auch die Aktivierung des Expertenmodus vorgenommen werden.

Durch die Aktivierung des Expertenmodus stehen Ihnen nicht nur die wesentlichen Funktionen im Bericht zur Verfügung sondern auch spezielle Funktionen wie Bericht exportieren.. , Layouteinstellungen oder das sichern von Extrakten.

Exkurs Extrakte

Durch Extrakte haben Sie die Möglichkeit umfangreiche Berichte zu speichern und diese direkt aufzurufen ohne dass dieser Bericht erneut erstellt werden muss. Hier dürfte der Artikel "ReportWriter Grundlagen - Extrakte sichern und verwalten" einen guten Überblick bieten.

Sofern der Expertenmodus aktiviert ist steht die Exportfunktion zur Verfügung und Sie können den Bericht als Exceltabelle weiterbearbeiten oder auch versenden.
 

Bericht exportieren nach Excel aus Recherchebericht

Zum Export von Rechercheberichten (sei es nun im Modul PSM-FM oder Bilanzberichte) gibt es ebenfalls die Möglichkeit über die "Berichtsausgabe an XXL" Hierzu kann die Schaltfläche Exportieren  oder BERICHT->EXPORTIEREN (STRG + UMSCH + F12) verwendet werden. Diese startet die Funktion Seite an XXL übergeben, wonach automatisch Excel gestartet wird und hier die Daten entweder als Tabelle oder Pivottabelle übergeben werden.

Je nach dargestellten Merkmal kann jedoch statt "Berichtsausgabe an XXL" auch das Fenster "Exportieren auf dem Präsentationsserver" dargestellt werden. Dieses ist zum Beispiel der Fall wenn statt Fonds die Darstellung auf Finanzstellen oder Finanzpositionen innerhalb einer Hierarchie  gewählt wurde. Ferner dürfte dieses auch der Fall sein, wenn eine GuV Struktur entsprechend dargestellt wird. Dieses Thema wurde unter anderen im Artikel "
Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" (diese Rechercheberichte bieten sich auch als Quartalsberichte an).

Hier bietet es sich dann an im Abschnitt Ausgabedatei unter Datei eine temporäre Datei. Es bietet sich hier als Dateiname muster.dat in einem einfach zu erreichenden Pfad an. gewählt werden und im Abschnitt PC-Applikation starten unter Programm C:/EXCEL/EXCEL so dass hier direkt Excel gestartet wird mit eben dieser Datei. Es bietet sich dann natürlich an, diese direkt unter einen anderen Dateinamen zu speichern.


 

ALV Listen nach Tabellenkalkulation exportieren

Sofern Sie eine ALV Liste vorliegen haben, zum Beispiel eine SAP Query Auswertung (im Ausgabeformat SAP List Viewer) haben Sie ebenfalls die Möglichkeit über die Schaltfläche EXPORTIEREN die Option TABELLENKALKULATION als Auswahlmöglichkeit.
Teilweise kann diese Funktion auch im Menü unter BERICHT->EXPORTIEREN oder LISTE->EXPORTIEREN    TABELLENKALKULATION hinterlegt sein. So können Berichte, die nicht als "als interaktive Struktur" dargestellt werden, diese ALV Liste ebenfalls mitsamt der Formatierung nach Excel übertragen werden.

Nachdem Sie diese gewählt haben erscheint ein Auswahlmenü in welchen Format die Tabellenkalkulation übergeben werden soll.

Hierzu stehen Ihnen drei Formate zur Auswahl ("Excel (im MHTML Format)", "OpenOffice (im OpenDocument Format 2.0" sowie "Aus allen verfügbaren Formaten wählen"). Hierbei handelt es sich bei der letzten Option um eine Auswahlliste aller verfügbaren Formate.

Hier habe ich (vor Nutzung von Office 2007, 2010, 2013 oder neuere Versionen) immer das Format "Excel (im bisherigen XXL-Format)" empfohlen. Dieses hat jedoch den Nachteil, dass keine Filter, Sortierung oder Zwischensummen übernommen werden und auch das Layout der Tabelle eher gewöhnungsbedürftig ist (gelber Hintergrund und nicht unbedingt die Spaltenreihenfolge wie in der Query Ansicht).

Seit der Einführung von Office 2007 erscheint mir hier die Option "Excel (im Office 2007 XLSX Format)" wesentlich geeigneter, da hierdurch auch Sortierungen, Zwischensummen sowie der Tabellenaufbau inklusive Filterungen übernommen werden. Von daher ist es empfehlenswert die Excelversion zu wählen die entweder etwas kleiner oder identisch zur lokal eingestzten Excel Version ist. Auf diese Weise bleibt der "Kontoauszug" auch von der Darstellung in Excel identisch zur Darstellug in SAP.

Formatvorauswahl treffen und wieder aufheben

Neben der Auswahl des Formates bietet diese Exportfunktion auch die Aktivierung der Schaltfläche "Immer das gewählte Format anwenden". Hierdurch erscheint beim Export nicht mehr die Nachfrage nach den gewünschten Format. Dieses hat jedoch den Nachteil, dass Sie zum Beispiel nach Einführung einer neuen Excel-Version nicht mehr in das Auswahlmenü für das neue Format gelangen sondern der Export direkt ins ausgewählte Format erfolgt.

Zum Glück ist innerhalb der Liste dieses Auswahlmenü über die rechte Maustaste und hier der Punkt "Tabellenkalkulation ..." wieder aufrufbar, so dass hier erneut ein Format gewählt werden kann und ggf. die Option "immer das gewählte Format anwenden" deaktiviert werden kann.

Technischer Hintergrund SALV_BS_ADMIN

Die Standardeinstellungen werden in der Tabelle SALV_BS_ADMIN ("Tabelle zur Anlage von Steuerwerten zum ALV") je Nutzer gespeichert. Diese kann über den ABAP Report SALV_BS_ADMIN_MAINTAIN durch die SAP Basis gepflegt werden, sofern die User nicht selbst die Option Tabellenkalkulation auswählen.

Durch diesen Report (Transaktion SE80 oder SA38) können die Einstellungen je User eingesehen aber auch gelöscht, geändert oder auch angelegt werden.

Weiterführender Hinweis Downloadverzeichnis

Im Artikel "Downloadverzeichnis für SAP Berichte festlegen" ist auch beschrieben, wie das Zielverzeichnis für einen Export festgelegt werden kann.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 10. August 2015
17:22 Uhr

Darstellung negatives Vorzeichen in SAP - Standardlayout anpassen für vorangestelltes Vorzeichen

Schon im Artikel "Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel" hatte ich einen Workaround in Excel beschrieben um negative Zahlen aus SAP in Excel nicht mehr mit nachgestellten sondern vorangestellten Vorzeichen darzustellen.

Da die meisten Berichte im Controlling jedoch auf Report Writer / Report Painter Berichten aufbauen könnte eine alternative auch sein, das Standardlayout so zu ändern, dass künftig in SAP Berichten nicht mehr das Minuszeichen nachgestellt sondern den negativen Zeichen vorangestellt wird.
 

Standardlayout pflegen für Report Writer Berichte

Die Pflege des Standardlayout ist unter:
  • Infosysteme
  • Ad-Hoc Berichte
  • Report Painter
  • Report Writer
  • Standardlayout
  • Ändern (Transaktion GR12)
zu finden. Hier kann für jedes Standardlayout in der Registarkarte Sprachabh. im Abschnitt Vorzeichen die Art der Darstellung von negativen Vorzeichen gewählt werden.

Je nach gewählter Option wird die negative Zahl - 120,30 wie folgt dargestellt.
 
Vorzeichendarstellung im Standardlayout
Einstellungen   Darstellung bzw. Ausgabe von negativen Werten
Vorrangestellt '- ' -120,30
Nachgestellt ' -' 120,30-
In Klammern '()' (120,30)
'CR' 'CR' 120,30 CR
negative Zahlen werden mit 'CR',
positive Zahlen werden mit 'DR' gekennzeichnet
Ohne Vorzeichen 'NS' 120,30

Technischer Hintergrund - Tabelle T801W

Die gewählten Einstellungen, werden je Sprachschlüssel in der Tabelle T801W gespeichert. Dabei wird neben Sprachschlüssel auch der Mandant festgehalten, so dass diese Einstellung eine mandantenabhängige Einstellung ist, was auch für Mehrmandantensysteme interessant sein dürfte.
So verwendet der Bericht "Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87013611)" das Standardlayout 1-BTC2 welches dann in der Tabelle beziehungsweise. in den Einstellungen eine entsprechende Darstellung der negativen Vorzeichen vornimmt.

Bei Änderung des Layouts innerhalb des SAP Namensraum sollte jedoch bedacht werden, dass im Rahmen eines Updates durch SAP dieses auch wieder überschrieben werden könnte. Allerdings ist eine Änderung der Standardlayouts sicherlich einfacher als Änderung aller RW/RP Berichte im Standard.

Gespeichert werden die Werte innerhalb der sprachabhängigen Struktur IT801W "Report Writer: Include - Layoutparameter (sprachabhängig)" im Feld SIGNE als Characterwert mit zwei Zeichen (siehe in der oberen Tabelle die Spalte SIGNE), welche wiederum als Include in der Tabelle T801W eingefügt wird.

Die einzige Frage ist nun nur, ob bei den Berichten nochmals das Standardlayout übernommen werden muss, oder hier abweichende Einstellungen schon eingetragen sind.

Layout "Darstellung des Vorzeichen" im Report Writer / Painter Bericht

Sollte dieses der Fall sein kann im Bericht unter: EINSTELLUNGEN->BERICHTSLAYOUT über die Schaltfläche "Standardlayout übernehmen" die getroffenen Einstellungen für diesen Bericht übernommen werden. Alternativ kann natürlich auch hier im Register "Sprachabh." im Abschnitt "Vorzeichen" die Darstellung der Vorzeichen entsprechend ausgewählt werden.

Ebenso besteht natürlich auch bei der Entwicklung von Berichten an dieser Stelle die Möglichkeit das Berichtslayout auf eigene Bedürfnisse hin anzupassen.

Damit dürften auch mit negativen Vorzeichen versehene Werte (insbesondere Erlöse) auch in Excel wesentlich einfacher verarbeitet werden können.

Behandlung von Vorzeichen und Vorzeichenumkehr

Hierbei sollte jedoch darauf hingewiesen werden, dass nur das Layout und nicht der Wert geändert wird, so dass auch weiterhin eine normale Verarbeitung möglich ist. Grundsätzlich könnte man in der Registerkarte "Darstellung" auch durch die Option "Vorzeichen umkehren" aktivieren. Diese hat aber eine rein optische Funktion, da sich nur die Darstellung des Betrages ändert, sofern der Wert in einer Formel oder eine Summe berücksichtigt wird, wird auch immer das originäre Vorzeichen verwendet. Diese Option mag zwar verlockend sein (Erlöse werden positiv und Kosten neagtiv ausgewiesen und es gibt weniger Rückfragen), aber für eine weiter Verarbeitung der Daten ist dieses dann eher problematischer als grundsätzlich die Darstellung von Kosten und Erlöse in SAP zu erläutern.

Vorzeichen im Recherchebericht

Ergänzend zu den Standardlayouts für Report Painter und Report Writer möchte ich auch darauf hinweisen, dass innerhalb der Rechercheberichte ebenfalls eine solche Einstellung vorgenommen werden kann.

Dieses kann im aufgerufenen Bericht über die Schaltfläche ZAHLENFORMAT und hier über die Option "DARSTELLUNG VORZEICHEN" erfolgen. Als Wahlmöglichkeiten stehen hier:
  • Nachgestellt
  • Vorangestellt
  • In Klammern
zur Verfügung. Nachdem diese Option gewählt ist, sollte nicht vergessen werden über BERICHT->"SICHERN DEFINITION" gespeichert werden.

Eine vergleichbare Einstellung ist für das Währungszeichen im Artikel "Formatanzeige im Recherchebericht (Darstellung in 1 EUR)" schon beschrieben worden. Der Vorteil hier ist, dass auf diese Weise je Länderschlüssel unterschiedliche Darstellungen von Zeichen vorgenommen werden können. Insgesamt dürfte diese Einstellung den Export von Daten wesentlich vereinfachen.

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Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 2. August 2015
11:18 Uhr

Dokumentation von Berichtsgruppe und Berichtsdokumentation bei Report Painter und Writer Berichten

Die einzelnen Report Painter / Report Writer Berichte werden einer Berichtsgruppe zugeordnet die dann entweder indirekt aus den Berichten oder auch direkt mit der Transaktion GR55 ausgeführt werden können.

Gerade wenn Berichte entworfen werden sollen, die später nicht selbst sondern auch durch andere aufgerufen werden, ist es sinnvoll auch innerhalb des SAP System eine passende Dokumentation für Anwendende zu erstellen.

Sicherlich kann hier auch eine eher technische Dokumentation, so wie im Artikel "Report Painter Übersicht von Elementen und Merkmale zur Darstellung der Struktur und Aufbau eines Berichtes" beschrieben, hilfreich sein, jedoch kann es, insbesondere beim Aufruf der Berichtsgruppe über eine kundeneigene Transaktion (siehe Artikel "Parametertransaktion für Reporwriter"), nützlich sein, wenn hier auch in der Transaktion selbst eine Hilfe hinterlegt ist.

Diese kann dann über das Symbol (blaues i) in der Selektionsmaske als "Dokumentation zur Berichtsgruppe" oder über die Tastenkombination STRG, SHIFT und F1 auferufen werden. Innerhalb des Berichtes kann über ZUSÄTZE->DOKUMENTATIONEN sowohl die Dokumentation zur Berichtsgruppe als auch zum einzelnen Bericht aufgerufen werden.

Hierbei ist die Dokumentation in folgende Abschnitte aufgeteilt:
  • Kurztext
  • Beschreibung
  • Verwendung
  • Voraussetzungen
  • Ausgabe und
  • Beispiele
Die Dokumentationen können an unterschiedlichen Stellen angelegt werden.

Dokumentation für Berichtsgruppe anlegen


Die Dokumentation selbst kann innerhalb der Transaktion GR52 angelegt werden. Hierzu wird die Berichtsgruppe über die Transaktion Berichtsruppe ändern (GR52) aufgerufen und es kann vom Kopf aus über die Schaltfläche "Dokumentation" bzw. die Tastenkombination UMSCH + F6 ein entsprechender Text angelegt werden.

Hier gibt es dann unterschiedlcihe Abschnitte, die dann in der jeweiligen Übersetzung wie oben beschrieben ausgegeben werden. In mehrsprachigen Systemen sollte auch die Dokumentationsextteile entsprechend übersetzt werden.

Der Aufbau der Dokumentation ist dabei mit folgenden Parametern aufgefürhrt:

&SHORTTEXT&

&DESCRIPTION&

&USE&

&PRECONDITION&

&OUTPUT&

&EXAMPLES&

Im Editor können sowohl einzelne Symbole un Queerverweise eingefügt werden, aber auch passende Formatierungen gewählt werden. Damit entspricht diese Dokumentation auch in etwa einer Hilfeseite innerhalb SAP. Allerdings wird diese nicht als Extrafenster dargestellt sondern tatsächlich als Text im Bericht mit ausgegeben.

Dokumentation für Bericht anlegen

Meistens haben umfangreichere Berichte auch mehr als einen Bericht in der Berichtsgruppe hinterlegt. Glücklicherweise kann innerhalb der Transaktion GRR2 (Bericht ändern) über ZUSÄTZE->DOKUMENTATION ebenfalls eine Berichtsdokumentation angelegt werden.

Gerade beim Report Painter Bericht zur Lehrnachfrage (siehe Artikel "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge") kann hier nochmals auf die einzelnen Kennzahlen für Lehrimport und Lehrexport der einzelnen Studiengänge eingegangen werden.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.



 

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Montag, 27. Juli 2015
19:18 Uhr

Report Painter Übersicht von Elementen und Merkmale zur Darstellung der Struktur und Aufbau eines Berichtes

Gerade bei umfangreicheren Report Painter Berichten kann es sehr hilfreich sein, diese zu Dokumentieren beziehungsweise sich auch in SAP einen schnellen Überblick über die vorhandenen Zeilen und Spaltendefinitionen geben zu lassen.

Es besteht die Möglichkeit in der Berichtsanzeige (Transaktion GRR3) oder Berichtspflege (Transaktion GRR2) über das Menü ZUSÄTZE->ÜBERSICHT (oder alternativ die Tastenkombination STRG und F10 in die Formularübersicht zu gelangen. Hierbei erinnert die nun aufgerufene Formularübersicht ein wenig an die Darstellung im Report Writer. Über die Register "Zei." oder "Spalten" können nun die im Bericht definierten Zeilen und Spalten in einer Listenform dargestellt werden.

Dabei ist für jedes Element ersichtlich, ob es sich dabei um ein Formelelement oder um ein Element mit Merkmalen handelt. Ferner kann in der Spalte "Sichtb." erkannt werden, ob das einzelne Element gegebenenfalls ausgeblendet ist.

Durch einen Doppelklick auf ein Element kann auch direkt die Definition (die einzelnen hinterlegten Merkmale) ausgegeben werden. So wird für das Element Ist im Bericht zur kumulierten Darstellung nach Kostenart der KSBT (siehe Artikel) die hinterlegte Kennzahl SWKG, Werttyp, Version und alle anderen Merkmale des einzelnen Elementes mit ausgegeben. Ferner sind hier auch die einzelne gepflegten Texte ersichtlich.

Sofern der Bericht nur wenige Elemente enthält ist dieses ein empfehlenswerter Weg um sich für eine Dokumentation die einzelne Werte heraus zu kopieren.

Hinweis: Formeln und Kurztexte bei Elementen

Sofern innerhalb des Berichtes auch Formeln verwendet werden (Elementtyp Formel) sollte darauf geachtet werden, dass statt der technischen Namen (so zum Beispiel    X001 + X002 ) die Kurznamen (Bedeutung) der einzelnen Elemente dargestellt werden. Sofern bei den einzelnen Merkmalen mit Variabeln gearbeitet wird (bspw. &1GJAHLJ als Kurzbezeichnung kann dieses in der Elementedarstellung verwirrend sein, da hier die Formel dann als  '&1GJAHLJ' + '&1GJAHLJ' dargestellt wird. Daher ist es empfehlenswert solche Variablen als mittlere oder Langtext entsprechend zu hinterlegen und im Kurztext die tatsächliche Bedeutung des Elementes zu hinterlegen. Damit macht eine Formel im Sinne IST + OBLIGO auch viel mehr Sinn.... ;-)


Für umfangreichere Berichte kann es lohnend sein aus der Formularüberischt über das Menü LISTE->ZEILENÜBERSICHT (Tastenkombination STRG und F6 oder in der Symbolleiste das blaue i) zur Anzeige der Berichtsstruktur zu wechseln.

Hier ist nun eine Gesamtübersicht der einzelnen gepflegten Merkmale des Berichtes ersichtlich und es können die Allgemeinen Selektionsmerkmale, sowie die sichtbaren und ausgeblendeten Spalten und Zeilen ausgegeben werden.

Durch diese Übersicht kann nicht nur eine Dokumentation erstellt werden sondern es eröffnet sich auch die Möglichkeit auf elegante Weise etwaige Formelfehler zu finden. Für eine Anwendendedokumentation ist diese Vorgehensweise vielleicht nicht 100 prozentig geeignet, aber für eine technische Dokumentation bzw. Kontrolle des Berichtes ist diese eine recht praktische Darstellungsmöglichkeit.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Donnerstag, 11. Juni 2015
17:57 Uhr

Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter

Im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" wurde schon die Erweiterung einer bestehenden Bibliothek um die Aktivierung von weiteren Merkmalen angesprochen.

Eine weitere Bibliothek die sich für eine solche Erweiterung eignet ist die Bibliothek 8A2. Hier werden in der Regel Profit-Center ausgewertet.

Die Bibliothek 8A2 "EC-PCA: Standardberichte" wertet dabei die Tabelle GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" aus.

Hier wurde eine dynamische Mehrjahresauswertung im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" beschrieben und für eine Profit-Center Auswertung angelegt.

Nun sollen jedoch als weitere Information die den einzelnen Profit-Center zugeordnete Kostenstellen und Innenaufträge auf die die CO Buchung tatsächlich erfolgte mit ausgegeben werden. Buchungen auf Kostenstellen und Innenaufträge werden durch Zuordnung auf Profit-Centern entsprechend in die Profit-Center-Rechnung fortgeschrieben.
Innerhalb der Standardbibliothek 8A2 sind jedoch weder Innenaufträge noch Kostenstellen als Merkmal vorhanden.

Besonderheiten Berichtsbibliothek 8A2 - Reportingtabelle GLPCT

Die Bibliothek 8A2 basiert dabei auf die Reportingtabelle GLPCT.
Technisch weist die Reportingtabelle GLPCT eine Besonderheit auf.

Die Tabelle umfasst insgesamt drei Tabellen:
  • GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" = Summensätze der Profit-Center-Rechnung
  • GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten" = Einzelposten im Ist
  • GLPCP "EC-PCA: Plan-Einzelposten" = Einzelposten im Plan

Je nach ausgewerteten Merkmal wird auf die entsprechende Hintergrundtabelle zugegriffen.
Beispiele sind hierzu in der Bibliothek 8A3 zu finden.

Sofern nun eine Bibliothek zur Reporting-Tabelle GLPCT angelegt wird, werden nicht nur die Merkmale der Tabelle GLPCT sondern auch die Merkmale der Einzelpostentabellen GLPCA und GLPCP hinzugefügt. Diese umfassen dann auch Kostenstelle und Innenauftrag. Allerdings sind Auswertungen zu diesen Tabellen sehr performanceintensiv.

Dennoch soll für unser Beispiel darauf eingegangen werden.

Berichtsbibliothek über GLPCT anlegen


Für unsere Berichtsanforderung erweitern wir die vorhandene Bibliothek 8A2 indem wir diese Bibliothek als Vorlage verwenden. Alternativ könnten wir auch eine Bibliothek zur Tabelle GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" anlegen.

Grundsätzlich können Sie in diesen Bibliotheken auch einzelne Merkmale aktivieren, die ggf. vorher noch nicht aktiv waren. Da dieses aber eine Abweichung vom Standard ist, kann es sinnvoll sein eine eigene Bibliothek aus der Vorlage einer bestehenden Bibliothek anzulegen.

Dieses ist unter
  • Infosysteme
  • Ad-Hoc Berichte
  • Report Painter
  • Report Writer
  • Bibliothek
  • Anlegen
beziehungsweise der Transaktion GR23 möglich.Denkbar wäre hier eine Bibliotheksgruppe ZA2 oder, da es sich um die Profit-Center-Rechnung handelt, ZPC.


Über das Feld Merkmale können wir nun ergänzend zu den vorhandenen aktiven Merkmalen noch folgende Merkmale aktivieren und einer Position zuweisen.
 
Name Kurzbezeichnung Pos
Erweiterung Bibliothek 8A2 - Merkmale
POPER Buchungsperiode 28
DOCCT Belegtyp 29
DOCNR Belegnummer eines Buchhaltungsbeleges 30
CPUDAT Tag der Erfassung des Buchhaltungsbelegs 31
USNAME Name des Benutzers 32
BLDAT Belegdatum im Beleg 33
BUDAT Buchungsdatum im Beleg 34
REFDOCNR Referenzbelegnummer 35
REFRYEAR Geschäftsjahr 36
KOSTL Kosenstelle 37
LSTAR Leistungsart 38
AUFNR Auftragsnummer 39
ANLN1 Anlagen-Hauptnummer 40
ANLN2 Anlagenunternummer 41
ANBWA Anlagen-Bewegungsart 42
STFLG Kennzeichen 'Beleg ist Stornobeleg' 43
STOKZ Kennzeichen 'Beleg wurde storniert' 44

 
Für die gewünschte Auswertung sind eigentlich nur die Felder AUFNR und KOSTL interessant, da mit dieser der Anforderung nach Ausweis der Buchungen auf Innenaufträge und Kostenstellen bei Selektion eines Profit-Centers entsprochen werden kann. Da die Bibliothek aber ohnehin erweitert beziehungsweise noch angelegt wird, sind hier auch weitere Felder (unter anderen die Anlagenbewegungsart) aktiviert, die gegebenenfalls ebenfalls interessant für eine Auswertung im Report Writer/Painter sein können.

Sofern diese beiden Merkmale in einen Bericht aktiv genutzt werden, ist die Basis der Auswertung jedoch nicht mehr die Tabelle GLPCT sondern (je nachdem ob IST oder PLAN)
entweder die Tabelle GLPCA oder GLPCP.

Innerhalb der Berichte zur Profit-Center-Rechnung haben wir bisher immer die Basiskennzahl KSL "Betrag in PrCtr-Hauswährung" oder HSL "Betrag in Buchungskreiswährung" verwendet. Diese Kennzahl enthält jedoch nur die Summensätze aus der Tabelle GLPCT.

Da bei der Ausgabe von KOSTL und AUFNR jedoch die Einzelpostentabellen ausgwertet werden, sind hier in der Bibliothek unter Basiskennzahlen folgende Basiskennzahlen der Berichtsbibliothek zu aktivieren.
 
Name Kurzbezeichnung Pos
Erweiterung Bibliothek 8A2 - Basiskennzahlen
BHSL-I Beleg Buchungskreiswähr. (Ist) 10
BHSL-P Beleg Buchungskreiswähr.(Plan) 11

Damit können auch die Einzelposten in einen Bericht mit ausgegeben werden.

Report Writer: Bibliothek Exportieren / Importieren

Beim Export/Import von solchen Berichten sind nun nicht nur die Berichte und berichtsgruppen zu exportieren sondern auch die Bibliothek.

Während die Berichte und Berichtsgruppen im SAP Menü unter:

  • Infosysteme
  • Ad-hoc Berichte
  • Hilfsmittel
  • Transportieren
Hier kann unter Berichtsgruppe über die Transaktionen GR57 (Export) GR58 (Import) die Berichtsgruppe und über GR37 (Export) und GR38 (Import) die einzelnen Berichte über das Dateisystem transportiert werden. Alternativ bietet sich hier auch ein Transportauftrag über die Transaktion GCTR an.

Die Berichtsbibliothek kann entweder über die Transaktionen GR21 bis GR23 über
  • Hilfsmittel
  • Transportieren
  • Exportieren / Importieren
oder über die Transaktionen GR27 (Report Writer Bibliotheken exportieren) oder GR28 (Report Writer Bibliotheken importieren) ebenfalls über das Dateisystem transportiert werden.

Ein vergleichbares Vorgehen ist auch im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" beschrieben.
 

Reportwriter Berichte zu Profit-Center anlegen

Insgesamt sollen drei Informationen ausgegeben werden:
  1. Ausweis Buchungen je Profit-Center
  2. Ausweis Buchungen je Kostenstelle zum selektierten Profit-Center
  3. Ausweis Buchungen je Innenauftrag zum selektierten Profit-Center
Hierzu werden drei Berichte angelegt, die später der gleichen Berichtsgruppe zugeordnet werden.

1.) Bericht nach Profitcenter


Allgemeine Selektion:
Ledger 8A2
KostRechKreis (Variable) 8AKOKRS
Periode von (Variable) 8A-VON bis (Variable) 8A-BIS
Version 0
Satzart
0 (Ist)
1 (Umlage/Verteilung Ist)

Schlüsselzeilen
Als Schlüsselzeile wird hier folgendes Merkmal hinterlegt:

Profitcentergruppe
dabei hat das Element folgende  Merkmale zugeordnet:

Profitcenter (Gruppe, Variable)  8A-PCGR
Kontonummer (Gruppe, Varable) 8A-ACCT

Diese Zeile wird dann über:
  • Bearbeiten
  • Zeilen
  • Expandieren (Umschalttaste + F9)
nach Einzelwerten sowohl nach Profitcenter (1) als auch Kontonummer (2) aufgelöst, so dass hier eine Zwischensumme je Profit-Center und Konto mit ausgegeben wird.

Schlüsselspalte
Als Basiskennzahl wird hier Betrag in Pctr-Hauswährung (KSL) gewählt.
Danach werden dem Merkmal Geschäftsjahr die im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" beschriebenen Variablen ZPJAHR bis ZPJR-12 zugewiesen. Damit ist ein dynamischer 12 Jahresvergleich möglich.
 

2. ) Bericht nach Innenauftrag zum Profit-Center

Abweichend zum Bericht nach Profit-Center wird hier das Merkmal Profit-Center unter

Allgemeine Selektion:
Profitcenter (Gruppe, Variable) 8A-PCGR

eingebunden. Die anderen Selektionskriterien bleiben identisch zum oberen Bericht.

Schlüsselzeilen
Als Schlüsselzeile wird hier folgendes Merkmal hinterlegt:


Saldo Innenaufträge und Konten
Auftrag (Gruppe) ALLE
Hier kann entweder eine Innenauftragsgruppe mit allen Innenaufträgen hinterlegt werden oder alternativ das Nummernintervall aller Innenaufträge als Festwert eingetragen werden.

Eine weitere Möglichkeit wäre hier die Innenaufträge auch als Variable zu definieren (Variable 1AUFSET) und beim Aufruf des Berichtes entweder eine Gruppe mit allen Innenaufträgen oder nur einen Teil der den jeweiligen Profit-Centern zugeordneten Innenaufträgen auszuwerten.


Kontonummer (Gruppe, Varable) 8A-ACCT

Auch hier wird das Element im Beispiel nach Aufttrag (1) und  Kontonummer (2) als Einzelwerte ausgegeben.

Schlüsselspalte
Als Basiskennzahl wird hier "Beleg Buchungskreiswähr. (Ist)" (BHSL-I) gewählt. Erst dadurch ist eine Selektion der Einzelposten möglich. Danach werden auch hier die Geschäftsjahre als Variable definiert.

Variation Profit-Center

Sowohl im Bericht nach Innenaufträgen als auch nach Kostenstellen ist es sinnvoll das Merkmal Profit-Center über BEARBEITEN->VARIATION (STRG+UMSCH+F8)
nach Profitcenter aufzulösen.

Auf diese Weise sind in der linken Navigationsleiste die Profit-Center aufgeführt und es besteht die Möglichkeit anhand dieser die einzelnen Innenaufträge oder eben Kostenstellen mit auszugeben.


 

3.) Bericht nach Kostenstelle zum Profit-Center

Auch hier wird das Profit-Center in den allgemeinen Selektionskriterien übernommen.

Schlüsselzeile
Hier wird folgendes Element definiert und nach Einzelwerten aufgelöst:

Saldo Kostenstellen und Konten
Kostenstelle (Gruppe)   ihr oberster Knoten der Standardhierarchie
Kontonummer (Gruppe, Varable) 8A-ACCT

Damit werden passend zum Profit-Center alle betroffenen Kostenstellen ausgegeben.
Auch hier wird das Element im Beispiel nach Kostenstelle (1) und  Kontonummer (2) als Einzelwerte ausgegeben.

Schlüsselspalte
Als Basiskennzahl wird hier "Beleg Buchungskreiswähr. (Ist)" (BHSL-I) gewählt. Erst dadurch ist eine Selektion der Einzelposten möglich. Danach werden auch hier die Geschäftsjahre als Variable definiert.

Variation Profit-Center

Sowohl im Bericht nach Innenaufträgen als auch nach Kostenstellen ist es sinnvoll das Merkmal Profit-Center über BEARBEITEN->VARIATION (STRG+UMSCH+F8)
nach Profitcenter aufzulösen.

Auf diese Weise sind in der linken Navigationsleiste die Profit-Center aufgeführt und es besteht die Möglichkeit anhand dieser die einzelnen Innenaufträge oder eben Kostenstellen mit auszugeben.


 

Anwendungsgebiet: Ausweis von Kostenstelle und Innenauftrag zum Profit-Center

Ein Hauptaugenmerk bei dieser Auswertung war die Selektion über Profit-Center um bestimmte Bereiche darzustellen. Da jedoch Profit-Centern sowohl Innenaufträge als auch Kostenstellen zugeordnet sind, war es erforderlich, dass hier sowohl die Kostenstellen als auch die Innenaufträge gesondert dargestellt werden.

Innerhalb einer Hochschule können zwischen Landesmitteln und Projekte Dritter (sogenannte Drittmittel) unterschieden werden. Während Landesmittel relativ klar auf Kostenstellen abgebildet werden, können auch vereinzelte Projekte in Form eines Innenauftrags dargestell werden. Sofern nun das jeweilige Profit-Center ausgewertet wird, würde es im Saldo sowohl das Ergebnis auf den Kostenstellen, als auch der Innenaufträge ausweisen.

Damit sind hier sowohl die Kostenstellen (der hoheitlichen Tätigkeit) als auch Landesprojekte mit ausgewiesen.

Eine entsprechende Unterscheidung zwischen grundfinanzierte und projektfinanzierte Landesmittel wäre daher nicht durch die Profit-Center-Rechnung allein zu beantworten.

In der neu angelegten Berichtsgruppe werden nun jedoch die Ergebnisse des Landesmittel-Profit-Centers ausgewiesen und separat auch die Ergebnisse auf den Kostenstellen sowie den Innenaufträgen, so dass hier eine passende Unterscheidung getroffen werden kann.

Insbesondere durch die Variation ist hier ein differenzierter Blick auf die einzelnen Objekte möglich. Denkbar wäre es auch die beiden Berichte (Darstellung nach Kostenstelle und nach Innenauftrag) in einen Bericht zusammenzulegen. Durch die zum reinen Profit-Center abweichende Basiskennzahl ist es jedoch nicht möglich alle drei Berichte zusammenzufassen... (zumindest sofern man den Bericht noch übersichtlich darstellen mag).

Auswertung GuV Konten aus Profit-Center-Rechnung  inkl. Innenauftrag und Kostenstelle

Ein weiterer Vorteil dieser Berichtsbibliothek wäre, dass Sie hier auch die GuV Konten nicht nur auf Ebene der Profit-Center sondern auch, so angegeben, zusätzlich auf die CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle auswerten können. Hierzu sind die Profit-Center zu selektieren und als Konten die Bilanz/GuV Struktur zu übernehmen. Eine entsprechende Anleitung zur Erstellung einer passenden Kontengruppe als Set ist im Artikel "Bilanz- GuV- Struktur definieren oder nach CO-PCA kopieren" beschrieben.

Lediglich die mit der Transaktion FSE5N erfassten FI-Planwerte sind mit dieser Bibliothek nicht direkt auswertbar. Hierzu ist dann doch eher ein Recherchebericht, wie im Artikel "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" beschrieben geeignet.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 6. Juni 2015
15:43 Uhr

Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag

Wie schon im Artikel "Darstellung Studienjahr oder rollierendes Geschäftsjahr im Report Painter" beschrieben besteht die Möglichkeit in den einzelnen Bibliotheken einen Auswertungszeitraum über die Kombination von Periode und Geschäftsjahr einzugrenzen.

Hierzu können sowohl in der Innenauftragsrechnung (Bibliothek 6O2) als auch in der Kostenstellenrechnung (Bibliothek 1CT) das Merkmal "Geschäftsj./Periode" gewählt werden.

Über dieses Merkmal kann, in für CO eher ungewohnter Form, der Berichtszeitraum durch das Format "MMM.JJJJ" also z.B. von 010.2015 bis 003.2016 für das Wintersemester 2015/2016 eingegrenzt werden.

Eine vergleichbare Auswertung anhand von Buchungsdaten wäre auch mit einer Einzelpostenliste für Kostenstellen (Transaktion KSB1) bzw. für Innenaufträge (KOB1) möglich. Allerdings werden hier keine Summensätze je Kostenart gebildet. Daher soll eine Auswertung sowohl für Kostenstellen als auch Innenaufträge anhand des Merkmals "Geschäftsj./Periode"  erfolgen.

Bibliothek für Report Writer / Painter anlegen

Die einzelnen ReportWriter / Report Painter Berichte werden in Bibliotheken zusammengefasst in denen einzelne Merkmale schon definiert sind und entsprechende Auswertungstabellen hinterlegt sind. In den einzelnen Bibliotheken ist festgelegt welche Merkmale, Basiskennzahlen und Kennzahlen später bei der Erstellung eines Berichtes verwendet werden können. Hierzu ist in der Bibliothek eine entsprechende Reporting-Tabelle hinterlegt.

Diese Bibliotheken erhalten Sie auch als Knoten/Gruppen beim Aufruf der Transaktion GRR1 bis GRR3.

Grundsätzlich können Sie in diesen Bibliotheken auch einzelne Merkmale aktivieren, die ggf. vorher noch nicht aktiv waren. Da dieses aber eine Abweichung vom Standard ist, kann es sinnvoll sein eine eigene Bibliothek aus der Vorlage einer bestehenden Bibliothek anzulegen.

Dieses ist unter
  • Infosysteme
  • Ad-Hoc Berichte
  • Report Painter
  • Report Writer
  • Bibliothek
  • Anlegen
beziehungsweise der Transaktion GR23 möglich.

Für unsere Berichtsanforderung erweitern wir die vorhandene Bibliothek 1CT indem wir diese Bibliothek als Vorlage verwenden. Alternativ könnten wir auch eine Bibliothek zur Tabelle RWCOOM "Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling (Spez. Auswertungen)" anlegen.

Über das Feld Merkmale können wir nun ergänzend zu den vorhandenen aktiven Merkmalen noch folgende Merkmale aktivieren und einer Position zuweisen.
 
Name Kurzbezeichnung Pos
Erweiterung Bibliothek 1CT
AUFNR Auftragsnummer 16
VRGNG Vorgang CO 17
PAROB Partnerobjekt 18
GEBER Fonds 19

Diese so abgeänderte Bibliothek kann dann als Beispiel als ZCT abgespeichert und für die Anlage von ReportWriter Berichten genutzt werden.

In dieser Bibliothek können nun sowohl Kostenstellen als auch Innenaufträge ausgewertet werden und entsprechende Berichte über einen Zeitraum in der Form MMM.JJJJ bis MMM.JJJJ (also beispielsweise ein zum Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr oder im Umfeld der Hochschulen ein Hochschulsemester oder Studienjahr) ausgewertet werden.

Report Painter Bericht zur Auswertung rollierendes Geschäftsjahr anlegen

Dieses ist nun in der Transaktion GRR1 innerhalb der neu angelegten Bibliothek ZCT möglich.

Als Beispiel sollen zwei Berichte vergleichbar der Transaktionen KSB1 und KOB1 angelegt werden.
  1. Summenbericht zu KSB1
  2. Summenbericht zu KOB1

Über die Transaktion GRR1 wird ein Bericht innerhalb der neu angelegten Bibliothek ZCT (basierend auf der Bibliothek 1CT) angelegt.

1. Summenbericht zur KSB1

Der Bericht selbst wird wie folgt definiert:

Allgemeine Selektion:
KostRechKreis (Variable) 1KOKRE
Geschäftsj./Periode von (Variable) 1YRPERF bis (Variable) 1YRPERT
Kostenstelle (Gruppe, Variable) 1KOSET

Schlüsselspalten:
In den folgenden Schlüsselspalten werden unterschiedliche Kennzahlen als Basis verwendet.

Ist
Basiskennzahl Kosten gesamt
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:
Version  0   (Echtversion)
Werttyp 4  (Ist)
Bewertung (Variable) 1VALUTP (Formelvariable Istbwertung)
Währungstyp 20 (Kostenrechnungskreiswährung)

Obligo
Basiskennzahl Kosten gesamt
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:

Werttyp
21 bis 24 
(Obligo aus Bestellanforderung, Obligo aus Bestellung, Obligo aus Reservierung, Mittelbindung)
2A (Mittelreservierung)
2B (Mittelvorbindung)

Version  0   (Echtversion)
Bewertung (Variable) 1VALUTP (Formelvariable Istbwertung)
Währungstyp 20 (Kostenrechnungskreiswährung)

Gesamt (Formel)
X001 + X002      (entspricht Ist + Obligo)

Schlüsselzeilen
Als Schlüsselzeile wird hier folgendes Merkmal hinterlegt:

Kostenartengruppe
Kostenart (Gruppe, Variable) 1KSTAR

Die Kostenartengruppe wird dann über:
  • Bearbeiten
  • Zeilen
  • Expandieren (Umschalttaste + F9)
aufgelöst, so dass die einzelnen Knoten (Untergruppen) der Kostenartengruppe ebenfalls mit ausgegeben wird.

Ferner wird über
  • Bearbeiten
  • Variation (STRG + UMSCH + F8)
die Kostenstelle ebenfalls aufgelöst, so dass diese in der Naviagtion erscheint und innerhalb der Kostenstellengruppen oder einzelnen Werten navigiert werden kann.

2. Summenbericht zur KOB1

Der Summenbericht zur KOB1 unterscheidet sich zum vorherigen Bericht lediglich in der Allgemeinen Selektion und der Variation. Hier wird statt der Kostenstellen(Gruppe) das Merkmal Innenauftrags(Gruppe) verwendet.

Im Einzeln sieht die Berichtsdefinition daher wie folgt aus:

Allgemeine Selektion:
KostRechKreis (Variable) 1KOKRE
Geschäftsj./Periode von (Variable) 1YRPERF bis (Variable) 1YRPERT
Auftrag (Gruppe, Variable) 6ORDGRP

Schlüsselspalten
:
In den folgenden Schlüsselspalten werden unterschiedliche Kennzahlen als Basis verwendet.

Ist
Basiskennzahl Kosten gesamt
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:
Version  0   (Echtversion)
Werttyp 4  (Ist)
Bewertung (Variable) 1VALUTP (Formelvariable Istbwertung)
Währungstyp 20 (Kostenrechnungskreiswährung)

Obligo
Basiskennzahl Kosten gesamt
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:

Werttyp
21 bis 24 
(Obligo aus Bestellanforderung, Obligo aus Bestellung, Obligo aus Reservierung, Mittelbindung)
2A (Mittelreservierung)
2B (Mittelvorbindung)

Version  0   (Echtversion)
Bewertung (Variable) 1VALUTP (Formelvariable Istbwertung)
Währungstyp 20 (Kostenrechnungskreiswährung)

Gesamt (Formel)
X001 + X002      (entspricht Ist + Obligo)

Als Schlüsselzeile wird hier folgendes Merkmal hinterlegt:

Kostenartengruppe
Kostenart (Gruppe, Variable) 1KSTAR

Auch hier werden die Kostenarten über
  • Bearbeiten
  • Zeilen
  • Expandieren (Umschalttaste + F9)
aufgelöst und auch über
  • Bearbeiten
  • Variation (STRG + UMSCH + F8)
die Innenaufträge nach Einzelwerten oder den einzelnen Untergruppen aufgelöst.

Report Writer: Bibliothek Exportieren / Importieren

Beim Export/Import von solchen Berichten sind nun nicht nur die Berichte und berichtsgruppen zu exportieren sondern auch die Bibliothek.

Während die Berichte und Berichtsgruppen im SAP Menü unter:

  • Infosysteme
  • Ad-hoc Berichte
  • Hilfsmittel
  • Transportieren
Hier kann unter Berichtsgruppe über die Transaktionen GR57 (Export) GR58 (Import) die Berichtsgruppe und über GR37 (Export) und GR38 (Import) die einzelnen Berichte über das Dateisystem transportiert werden. Alternativ bietet sich hier auch ein Transportauftrag über die Transaktion GCTR an.

Die Berichtsbibliothek kann entweder über die Transaktionen GR21 bis GR23 über
  • Hilfsmittel
  • Transportieren
  • Exportieren / Importieren
oder über die Transaktionen GR27 (Report Writer Bibliotheken exportieren) oder GR28 (Report Writer Bibliotheken importieren) ebenfalls über das Dateisystem transportiert werden.

Fazit:
Durch die Erweiterung vorhandener Bibliotheken können auch wesentlich umfangreichere Berichtsanforderungen erfüllt werden.

Ferner besteht die Möglichkeit auch diese Berichtstabellen durch Zusatzstrukturen zu erweitern.

Diese Vorgehensweise ist im Blog "SAPManDoo - SAP Resource" im Artikel "Erweiterung von Report Painter / -Writer Berichten" beschrieben.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Freitag, 30. Januar 2015
15:54 Uhr

Interne Leistungsverrechnung: Anhand Leistungsart Senderkostenstelle und Partnerobjekte auswerten

Im Rahmen der Auswertung zur Plan/Ist/Abweichung der Kostenstelle (Transaktion S_ALR_87013611) kann für die sendende Kostenstelle die Verrechnungskostenart (Kostenartentyp 43) und die Leistungsart mit der entsprechenden von der Kostenstelle erbrachte Leistungsmenge ausgewertet werden. Auf den empfangenden Kostenstellen/Innenaufträgen wird jedoch nur die mit entsprechenden Tarif bewerteten Kosten auf der sekundären Kostenart ausgewiesen, so dass hier nicht ersichtlich ist, welche Leistungsmenge diese in Anspruch genommen haben.

Kurzer Exkurs: Leistungsartenrechnung


Die Leistungsartenrechnung ist eine Form der internen Leistungsverrechnung. Hierbei werden Mengen auf Leistungsarten erfasst und diese mit einen Tarif bewertet. Basis dieses Tarifes können entweder geplante Kosten oder gesetzte Preise sein. Aus der Rechnung Leistungsmenge * Tarif (oder allgemein Menge * Preis) ergibt sich dann die zu verrechnenden Kosten, die auf einer entsprechenden Kostenart von einer sendenden Kostenstelle auf andere Kostenstellen oder Innenaufträge verrechnet wird. Basis dieses Tarifs könnte bspw. Plankosten / Leistungsmenge sein.  Hierzu kann ein Plantarif auf Basis der Plankosten durch die Transaktion KSPI ermittelt werden oder über die Transaktion KP26 manuell gesetzt werden. Dieses kann bspw. bei den internen Verkauf von Produkten oder Leistungen (als Beispiel sind hier Kopierkosten zu nennen).
 


Aus der sendenden Kostenstellen kann auf den Bericht "Leistungsarten: Periodenaufriß" abgesprungen werden, so dass hier die Menge je Periode ersichtlich ist. Allerdings ist hier keine Auswertung der bezogenen Leistungsmenge je Kostenträger möglich.

Im Rahmen eines Reporting stellt sich die Frage, in welcher Menge die interne Leistungen von den einzelnen Kostenstellen und Innenaufträgen im Rahmen der Leistungsartenrechnung bezogen worden sind. Hier besteht jedoch die Schwierigkeit, dass mehrere Leistungsarten einer Verrechnungskostenart zugewiesen wurden, so dass hier anhand eines Einzelbeleges dann die Leistungsart entsprechend betrachtet werden muss.

CO Einzelposten Darstellung von Leistungsart und Partnerobjekt


Denkbar ist daher eine Auswertung der Einzelbelege über die Transaktion KSB1 und der entsprechenden Verrechnungskostenart sowie Angabe der Leistungsart und des jeweiligen Partnerobjekt.
Die entsprechende Belegliste würde dann folgenden Layoutaufbau haben:
  • Kostenstelle
  • Kostenart
  • Kostenartenbezeichnung
  • Wert/BWähr
  • Menge erfaßt gesamt
  • Gebuchte Mengeneinheit
  • Leistungsart
  • Partnerobjektart
  • Partnerobjekt
  • Partnerobjektbezeichnung
haben.  In unseren Fall soll jedoch über die Leistungsart selbst eine Auswertung erfolgen, da mehrere Kostenstellen als mögliche Sender der Leistung in Frage kommen.

Ziel ist also ein Bericht in der die Leistungsart übergeben wird und anhand derer die entsprechenden Leistungsbeziehungen dargestellt werden.

Lösung: Auswertung von Senderkostenstellen und Partnerobjekt per Reportwriter / Reportpainter

Auch wenn der erste Gedanken dieses per Query zu lösen vielleicht naheliegend ist, ist eine einfachere Lösung per Report Painter möglich.

Hierzu wurde der Bericht hinter "Leistungsarten: Periodenaufriß" in der Bibliothek 1VK als 1LMA-001 identifiziert und als Vorlage für einen neuen Report Painter Bericht verwendet. Über die Transaktion GRR1 wird ein Bericht innerhalb der Bibliothek 1VK Kostenstellen-Vollkostenrechnung (basierend auf die Struktur CCSS) angelegt.

Der Bericht selbst wird wie folgt definiert:

Allgemeine Selektion:
KostRechKreis (Variable) 1KOKRE
Geschäftsjahr (Variable)  1GJAHR
Periode von (Variable) 1PERIV bis (Variable) 1PERIB

Schlüsselspalten:
In den folgenden Schlüsselspalten werden unterschiedliche Kennzahlen als Basis verwendet.

Istleistung
Basiskennzahl   Leistungsmenge
Als Merkmale sind folgende hinerlegt:
Version  0   (Echtversion)
Werttyp 4  (Ist)

Kosten
Basiskennzahl Kosten
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:
Version  0   (Echtversion)
Werttyp 4  (Ist)

Tarif
Hier wird eine Formel hinterlegt:
  IF X001 > 0 THEN ( - 1 * X002 ) / X001 ELSE 0

Wobei X001 der Istleistung und X002 der Kosten entspricht. Damit wird der Tarif durch die Kosten/Leistungsmenge berechnet, sofern eine Leistungsmenge vorliegt. Diese Formel wurde genutzt um eine Division durch 0 zu vermeiden.

Planleistung
Basiskennzahl   Leistungsmenge
Als Merkmale sind folgende hinerlegt:
Version (Variable)  1VERP   (Planversion)
Werttyp 1  (Plan)

Plankosten
Basiskennzahl Kosten
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:
Version (Variable)  1VERP   (Planversion)
Werttyp 1  (Plan)


Als Schlüsselzeilen werden hier folgende Merkmale hinterlegt:

Sender:
Leistungsart (Gruppe, Variable) 1LSTAR
Kostenstelle *

Da die Leistungsartenrechnung zwingend eine sendende Kostenstelle benötigt, wird diese als Merkmal mit in der Schlüsselzeile hinterlegt. Ferner wird über die Schaltfläche Expandieren (Umschalttaste + F9 oder BEARBEITEN->ZEILEN->EXPANDIEREN) eine Auflösung nach Einzelwerten festgelegt.Hierbei werden die Merkmale in folgender Reihenfolge aufgelöst:
  1. Leistungsart (Einzelwert)
  2. Kostenstelle (Einzelwert)
Empfänger
Leistungsart (Gruppe, Variable) 1LSTAR
Partnerobjekt *

Auch hier erfolgt wieder eine Auflösung nach Einzelwerten allerdings in folgender Reihnfolge:
  1. Leistungsart (Einzelwert)
  2. Partnerobjekt (Einzelwert)
Beim Ausführen dieses Berichtes kann nun das Geschäftsjahr mit entsprechenden Perioden ausgewertet werden und eine einzelne Leistungsart (oder Leistungsartengruppe) ausgewertet werden.

Fazit: Möglichkeiten der Auswertung anhand Leistungsart

Der Bericht gibt nun je Leistungsart die sendenden Kostenstellen aus und weist dabei in einer Zeile die Leistungsmenge und die verrechneten Kosten aus. Der Tarif wird dann auf dieser Zeile auch mit Kosten / Leistungsmenge ermittelt. Da es sich bei den Kosten um eine Entlastung der sendenden Kostenstelle handelt sind diese mit negativen Vorzeichen angegeben. Der berechnete Tarif je Leistungsmenge ist jedoch positiv ausgewiesen (daher -1 in der Formel).

Im folgenden Abschnitt werden dann die Partnerobjekte ausgegeben.
In der ersten Zeile wird dann je Leistungsart die Leistungsmengen (ohne Partnerobjekt, da dieses ja die sendende Kostenstelle ist) ausgegeben und danach die einzelnen Empfänger der Leistungsverrechnung mit ausgegeben. Dabei werden Kostenstellen als KST und Innenaufträge als AUF ausgegeben. In der Summenzeile je Leistungsart werden dann wie auch bei den Sendern die Gesamte Leistungsmenge sowie die gesamten über diese Leistungsart verrechneten Kosten ausgegeben.

Sofern die Tarife je Leistungsart über alle Kostenstellen manuell gesetzt sind, bietet dieser Bericht eine einfache Möglichkeit der Auswertung der internen Leistungsverrechnung über Leistungsarten. Hierbei sollte jedoch beachtet werden, dass nicht der tatsächliche Tarif ausgewiesen wird sondern nur die das Ergebnis aus Kosten/Leistungsmenge. Dieses kann identisch sein, sofern die Tarife manuell gesetzt sind oder in allen Tarifen identisch sind, sofern aber unterhalb der Perioden Abweichungen bestehen, gibt es hier verständlicherweise Unterschiede.

Um von der Empfängerseite wieder auf die Mengen zu kommen, müsste dann doch noch der ermittelte Tarif in Relation der Kosten aus der Leistungsartenrechnung gesetzt werden, was aber vielleicht dennoch eine leichtere Variante ist.

Nebenbei eignet sich dieser Bericht auch um bei einer Plankopie zu kontrollieren, ob auch die Tarife und die entsprechende Verrechnung ebenfalls ordentlich kopiert worden sind.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 29. Oktober 2014
20:14 Uhr

Berichtslayout beim Report Writer - Nullwerte als Platzhalter ausgeben, wenn keine Buchung (Daten) vorhanden sind dank Formulardruck

Ausgangslage:

Innerhalb eines Berichtes in der Kostenstellenrechnung der Bericht unter
  • Kostenstellenrechnung
  • Infosystem
  • Berichte zur Kostenstellenrechnung
  • Plan/Ist Vergleich
  • Bereich: Kostenstellen (Transaktion S_ALR_87013612)
sollen nicht nur die Kostenstellen / Kostenarten ausgegeben werden auf denen auch eine entsprechende Buchung vorhanden ist sondern alle Kostenstellen/Kostenarten die selektiert wurden unabhängig davon ob darauf eine Buchung erfolgt ist oder nicht.

Nullzeilenbehandlung

Ein Beitrag auf dv-treff-community.de verwies dafür auf die Möglichkeit der Nullzeilenbehandlung, die im Berichtslayout vorhanden ist. Hierzu kann neben der im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" beschriebenen Möglichkeit der Nullzeilen unterdrücken (im verlinkten Artikel für Nullspalten unterdrücken verwendet) auch die Option Formulardruck verwendet werden.

Diese Option ist entweder im Bericht über EINSTELLUNGEN-> BERICHTSLAYOUT oder innerhalb der Berichtserstellung unter FORMATIERUNGEN-> BERICHTSLAYOUT im Register ZEILEN zu finden.

Durch die Option des Formulardrucks werden nicht nur die in der Selektion gewählten Sets (im Beispiel sind dieses Kostenstellen- und Kostenartengruppen) nach vorhandenen Daten (also nur Kostenstellen/Kostenarten auf denen auch gebucht wurde) durchsucht sondern für nicht vorhandene Werte innerhalb der einzelnen Gruppen ein interner Datensatz mit Nullwerten angelegt. Hierdurch erhöht sich die Laufzeit des Berichtes entsprechend und es werden für alle selektierte Daten mindestens ein Nullwert ausgegeben.

Hierdurch hat der Bericht auch bei jedem Aufruf das gleiche Layout braucht dafür aber auch etwas mehr Zeit . Hier zeigt es sich wieder einmal "Gut Ding will Weile haben" gilt auch für die Anforderungen ans Berichtswesen im Controlling....

Da die Aktivierung des Formulardrucks erst nach erneuter Generierung des Berichtes funktioniert, ist dieses in den Standardberichten nicht möglich.

Report Writer Bericht über Transaktion ermitteln

Allerdings kann der zugrundeliegende Report Painter Bericht (im Beispiel der Bericht 1SKL-001  in der Bibliothek 1VK) als Vorlage für einen eigenen Bericht über die GRR1 angelegt werden. Nun ist es auch in diesem Bericht möglich den Formulardruck zu aktivieren. Der zugrundeliegende Bericht kann bspw. durch die Transaktion SE93 anhand der ursprünglichen Transaktion ermittelt werden. In der Transaktion wird die zugeordnete Berichtsgruppe aufgerufen. Alternativ können auch die mit einer Zahl beginnende Berichte innerhalb der passenden Berichtsbibliothek über die Transaktion GRR3 betrachtet werden.

Wie im Artikel "Parametertransaktion für Reporwriter" beschrieben kann dann für diesen Bericht eine kundeneigene Transaktion zum Beispiel als. Z_ALR_87013612 angelegt werden. Hierbei könnte die Berichtsgruppe 1SKL als ZSKL angelegt werden und ebenso verwendet werden.

Nachteil Formulardruck: Intervalle werden nicht aufgelöst

Der Nachteil der Verwendung des Formulardrucks ist jedoch, dass eine entsprechende Erstellung von internen Nullwerten nur innerhalb eines Sets (Gruppe) funktioniert. Sobald statt eines Sets (zum Beispiel Kostenstellengruppe) ein Intervall übergeben wird erscheint das Intervall als einzelne Zeile stat die einzelnen Kontierungsobjekte untereinnader darzustellen.

Soll also die Lehreinheit 101 mit den Kostenstellen 101000 bis 101004 ausgewertet werden muss eine entsprechende Kostenstellengruppe 101 angelegt werden. Ferner dürfen in dieser Kostenstellengruppe keine Intervalle sondern lediglich Einzelwerte eingetragen sein, da jede Zeile eines Sets auch entsprechend ausgewertet wird. Alternativ könnte man auch die Kostenstellen 101000 bis 101004 als Einzelwerte in der Selektion übernehmen.

Sofern die Kostenstellengruppe 101 die Kostenstellen 101000, 101001 sowie das Kostenstellenintervall 101002 - 101004 enthält aber nur auf den Kostenstellen 101000 und 101002 und 101004  Buchungen würde die Auswertung wie in den folgenden Tabellen dargestellt werden:
 
Kostenstelle Saldo
Berichtslayout mit Formulardruck
101000 1.000,00
101001 0
101002 ... 101004 2.0000
Summe 3.0000

Hier werden tatsächlich auch Kostenstellen (im Beispiel 101001) ausgegeben, obgleich hier keine Buchung erfolgt ist. Intervalle werden nicht aufgelöst
 
Kostenstelle Saldo
Berichtslayout ohne Formulardruck
101000 1.000,00
101002 1.500,00
101004   500,00
Summe 3.0000

Hier werden nur Kostenstellen ausgegeben auf denen auch tatsächlich gebucht wurde. Intervalle in der Gruppe werden auf ihre Einzelwerte aufgelöst.

Fazit:

Zwar ist die Umsetzung der Berichtsanforderung durchaus möglich, allerdings sollte sich die Nachteile (längere Laufzeit, keine Auflösung von Intervallen) im Vorfeld klar gemacht werden, da andernfalls der Bericht mehr Rückfragen als Antworten liefert.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Samstag, 25. Oktober 2014
16:54 Uhr

Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen

Wie im Artikel "ReportWriter: Arbeiten mit Variablen (Kostenartengruppen erst beim Berichtsaufruf für Spalten selektieren)" beschrieben besteht die Möglichkeit durch Nutzung der Variablen 1GJAHLJ, 1GAHVJ, 1GAHVV  einen Dreijahresvergleich oder durch die Variablen 6PYEAR , 6PYR-1, 6PYR-2 , 6PYR-3 und 6PYR-4  einen Fünfjahresvergleich auf relativ einfache Weise zu ermöglichen.   

Dieses funktioniert auch relativ gut, weist aber Probleme auf, wenn man einen Berichtszeitraum größer als fünf Jahre betrachten möchte und möglicherweise manchmal auch weniger Jahre betrachten möchte. Sofern ein Zeitraum von 10 Jahren betrachtet wird ist es immer möglich, dass (zum Beispiel bei der Auswertung von Kostenarten) manche Zeilen nur in einen Jahr dargestellt werden und somit bei einer mehrmaligen Auswertung eines Fünfjahresbericht dieser nicht exakt übereinstimmt, da bestimmte Zeilen in einen Zeitraum nicht ausgegeben werden.

Grundüberlegung:
Es soll ein Zeitrum "von Geschäftsjahr" "bis Geschäftsjahr" ausgegeben werden und dabei für jedes Jahr dazwischen eine Spalte mit den einzelnen Jahreswerten ausgegeben werden. Hierbei sollen auch tatsächlich nur so viele Spalten ausgegeben werden, wie auch Jahre zwischen dem übergegeben "von Geschäftsjahr" und "bis Geschäftsjahr" liegen.
 

Variablen für Report Writer anlegen

Über die Transaktion GS11 (im SAP Menü unter Infosystem-> Ad-Hoc-Berichte-> Report Painter ->  Report Writer -> Variable -> Anlegen (Transaktion GS11)) können eigene Variablen angelegt werden.

Bei der Anlage einer Variable bekommen wir die Frage gestellt auf welches Bezugfeld sich die Variable beziehen soll. Hierbei kann es hilfreich sein, sich vorab schon vorhandene Variablen anzusehen. Je nach verwendeter Berichtsbibliothek können wir dabei auf unterschiedliche Tabellen Bezug nehmen. Für die Bibliothek 1VK wäre dieses zum Beispiel die Tabelle CCSS "Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling" und das Feld GJAHR "Geschäftsjahr".

Innerhalb der Bibliothel 8A2 wird auf die Tabelle GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" und das Feld RYEAR "Geschäftsjahr" Bezug genommen.

Im folgenden Beispiel möchten wir einen Mehrjahresvergleich innerhalb der Profit-Center-Rechnung durchführen. Daher werden alle folgenden Variablen mit Bezugsfeld  auf die Tabelle GLPCT und Feldname RYEAR angelegt. Bei allen folgenden Variablen handelt es sich um Formelvariablen. Neben einer Formelvariable kann hier auch eine Wertvariable (für einen festen Wert) oder eine Setvariable angelegt werden (hierdurch können Gruppen hinterlegt werden). Ein Beispiel für eine Setvariable wäre die Variable 6-AUFGR die innerhalb der Tabelle CCSS über das Feld AUFNR eine Auswertung von Innenauftragsnummern ermöglicht.

Variable für aktuellstes Geschäftsjahr über Benutzer-Exit (Userexit)

Die erste Variable die wir anlegen erhält die Bezeichnung ZPJAHR und soll das aktuellste Geschäftsjahr (entspricht "Bis Geschäftsjahr") darstellen. Hierzu haben wir im Einstiegsbild der Transaktion die Variablen ZPJAHR angegeben mit den Bezugsfeld GLPCT (Tabelle) und RYEAR (Feldname) sowie als Variablentyp FORMEL gewählt.

Im Folgenden Screen können wir dann die Beschreibung und eine Formel angegeben.

Als Beschreibung nehmen wir "aktuellstes Geschäftsjahr" und als Formel '#S001'.

Durch die Anweisung '#S001' wird das aktuelle Geschäftsjahr über den Benutzer-Exit S001 als Vorschlagswert ausgegeben.

Wertvariable für ältestes Geschäftsjahr

Als nächste Variable legen wir eine Wertvariable (ebenfalls über Tabelle GLPCT und RYEAR) mit der Bezeichnung ZPJAHRE an. Bei einer Wertvariable kann ein Vorschlagswert angegeben werden. Dieser könnte zum Beispiel auf 2007 gesetzt werden. Bei der späteren Verwendung im Bericht wird dann das aktuelle Jahr für die Variable ZPJAHR  vorgeschlagen (heute also 2014) und für die Variable ZPJAHRE das Jahr 2007. Dieses kann je nach Einrichtung natürlich auch auf ein anderes sinnvolles Datum gesetzt werden und später auch bei der Ausführung eines Berichtes überschrieben werden.

Hiermit haben wir unseren Auswertungszeitraum passend eingeschränkt. Da es aber auch sein kann, dass wir nur ein Jahr auswertn wollen, sei hier schon vorab darauf hingewiesen, dass es sich bei der Variable ZPJAHRE um eine Hilfsvariable handelt, die später im Bericht nur zur Selektion, aber nicht zur Ausgabe genutzt wird.

Formelvariablen für Einzelne Jahre abhängig von der Selektion

Die Überlegung hinter den folgenden Variablen ist, dass im Jahr 1999 keine Buchungen in SAP erfasst sind. Sollten Sie auch in 1999 schon in SAP gebucht haben, wäre hier ggf. das Jahr 1899 eine gute Idee.

Alle folgenden Variablen beziehen sich auf die Tabelle GLPCT und den Feldnamen RYEAR, In der folgenden Tabelle sind die Variable, Beschreibung und die dahinterliegende Formel aufgeführt. Die Formel zieht immer 1 von der vorherigen Variable ab, sofern der Abstand zwischen dem auszuwertenden Jahren noch der Bedingung der Variable entspricht. Ich denke, dass die Formeln selbst erklärend sein dürften. Die Variablen sind für 12 Jahre ausgelegt und können durch weitere Variablen natürlich erweitert werden.
 
Variable Beschreibung Formel
Formelvariablen für variablen Mehrjahresvergleich
Diese sind auch als "interne Variable" definiert
(Eingabefelder auf Selektionsbildern)
ZPJAHR aktuellstes Geschäftsjahr '#S001'
ZPJAHRE ältestes Geschäftsjahr Wertvariable (Vorschlagswert 2007)
ZPJR-01 Aktuellstes Geschäftsjahr - 1 IF (1+'ZPJAHR'-'ZPJAHRE')> 1
THEN 'ZPJAHR' -1
ELSE 1999
ZPJR-02 Aktuellstes Geschäftsjahr - 2 IF (1+'ZPJAHR'-'ZPJAHRE')> 2
THEN 'ZPJAHR' - 2
ELSE 1999
ZPJR-03 Aktuellstes Geschäftsjahr - 3 IF (1+'ZPJAHR'-'ZPJAHRE')> 3
THEN 'ZPJAHR' -3
ELSE 1999
ZPJR-04 Aktuellstes Geschäftsjahr - 4 IF (1+'ZPJAHR'-'ZPJAHRE')> 4
THEN 'ZPJAHR' -4
ELSE 1999
ZPJR-05 Aktuellstes Geschäftsjahr - 5 IF (1+'ZPJAHR'-'ZPJAHRE')> 5
THEN 'ZPJAHR' -5
ELSE 1999
ZPJR-06 Aktuellstes Geschäftsjahr - 6 IF (1+'ZPJAHR'-'ZPJAHRE')> 6
THEN 'ZPJAHR' -6
ELSE 1999
ZPJR-07 Aktuellstes Geschäftsjahr - 7 IF (1+'ZPJAHR'-'ZPJAHRE')> 7
THEN 'ZPJAHR' -7
ELSE 1999
ZPJR-08 Aktuellstes Geschäftsjahr - 8 IF (1+'ZPJAHR'-'ZPJAHRE')> 8
THEN 'ZPJAHR' -8
ELSE 1999
ZPJR-09 Aktuellstes Geschäftsjahr - 9 IF (1+'ZPJAHR'-'ZPJAHRE')> 9
THEN 'ZPJAHR' -9
ELSE 1999
ZPJR-10 Aktuellstes Geschäftsjahr - 10 IF (1+'ZPJAHR'-'ZPJAHRE')> 10
THEN 'ZPJAHR' -10
ELSE 1999
ZPJR-11 Aktuellstes Geschäftsjahr - 11 IF (1+'ZPJAHR'-'ZPJAHRE')> 11
THEN 'ZPJAHR' -11
ELSE 1999
ZPJR-12 Aktuellstes Geschäftsjahr - 12 IF (1+'ZPJAHR'-'ZPJAHRE')> 12
THEN 'ZPJAHR' -12
ELSE 1999

Die dahinterliegende Logik besagt, dass bei jeder Variable geprüft werden soll, ob eine Ausgabe noch erforderlich ist (der Berichtszeitraum sich also noch über die entsprechende Jahre zwischen ZPJAHR und ZPJAHRE erstreckt, oder ob alternativ das Jahr 1999 als Dummy verwendet werden soll.

Verwendung der Variablen im Report Painter


Nachdem diese Variablen definiert worden sind, können diese auch als Spalten im Reportpainter genutzt werden.

Hierfür werden folgende Berichtsspalten in der Bibliothek 8A2 über die Basiskennzahl "Betrag in PCTR-Hauswährung" für das Merkmal Geschäftsjahr angelegt.

Geschäftsjahr (Variable) ZPJAHR und als Beschreibung &ZPJAHR  so dass der Variablenwert als Spaltenbezeichnung ausgegeben wird.

In der nächsten Spalte wird das Merkmal Geschäftsjahr ebenfalls mit Variable markiert und die Variable ZPJAHRE zugewiesen. Hier wird als Beschreibung "&ZPJAHRE ausblenden" festgelegt.
Nachdem die Spalte angelegt wurde kann diese direkt markiert werden (auf die Spaltenüberschrift klicken) und über BEARBEITEN -> SPALTE -> AUSBLENDEN diese Spalte ausgeblendet werden.
Hierdurch wird diese Variable zwar im Selektionsbild erscheinen (um den Berichtszeitraum einzugrenzen) wird aber später in der Berichtsausgabe nicht erscheinen.

Die oben beschriebene Einbindung der Spalte ZPJAHRE für das Endjahr ist obsolet, da durch Bezug der einzelnen Variablen automatisch ZPJAHRE ebenfalls im Bericht mit eingebunden wird und damit im Selektionsbild aufgezeigt wird.

Als weitere Spalten legen wir dann für das Merkmal die Variablen ZPJR-01 bis ZPJR-12 mit entsprechender Bezeichnung (Kurz-, Mittel- und Langtext) von &ZPJR-01 bis &ZPJR-12 als einzelne Spalten an.



Insgesamt dürften nun im Report Painter 13 Spalten vorhanden sein, womit wir insgesamt auch 13 Jahre auswerten könnten. Sofern der Berichtszeitraum kürzer ist würde für die hinteren Tabellen kein Wert ausgegeben werden, da im Jahr 1999 (wir erinnern uns, dieses Jahr wurde in der Variable zugewiesen, wenn der Berichtszeitraum kürzer ist) keine Buchungen erfolgt sind.

Damit sind wir dem Berichtswunsch schon sehr nahe, allerdings sind leere Spalten eigentlich nicht sehr informativ. Daher können wir über:

FORMATIEREN-> BERICHTSLAYOUT

im Register Spalten festlegen über den Punkt Nullspaltenbehandlung bestimmen Nullspalten zu unterdrücken.

Fazit

Damit werden die leeren Spalten des Jahres 1999 nicht mehr angezeigt. Somit werden tatsächlich nur so viele Spalten ausgegeben, wie zwischen dem ältestens und den aktuellsten Geschäftsjahr liegen. Eine Ausnahme wäre nur der Fall, wenn mehr als 13 Jahre ausgewertet würden. Allerdings stellt sich auch die Frage, ob eine Jahresangebe von 99 Jahren außer bei bestimmten Gesellschaftsspielen als Altersangabe auch noch ein überschaubarer Zeitraum sein können. Insgesamt handelt es sich hierbei um einen sehr flexiblen Bericht, der sowohl für größere als auch kleinere Zeiträume geeignet ist.

Ein weiteres Beispiel kann eine Variable für das Quartal sein. Hier wird nur mit Formelvariablen gearbeitet. Hierbei wird die Variable QUARTAL als Wertvariable definiert und die einzelnen Perioden des Quartals mit folgenden Formeln versehen:
 
Variable Formel
Perioden des Quartals anzeigen
QPER1 ‘QUARTAL’ * 3 - 2
QPER2 ‘QUARTAL’ * 3 - 1
QPER3 ‘QUARTAL’ * 3

Gerade bei Zeiträumen zeigen solche Variablen einige neue und sicherlich spannende Möglichkeiten auf. Innerhalb des Berichtes müssen dann nur noch die Spalten mit den Variablen QPER1 bis QPER3 versehen werden und beim Berichtsaufruf wird dann im Selektionsbild die Variable QUARTAL abgefragt. In dieser Logik könnte die Variable ZPJAHRE, die wir im Report Painter Bericht ausgeblendet hatten, auch einfach nicht verwendet werden, da die anderen Variablen direkten Bezug zu ihr nehmen und damit diese über eine indirekte Definition ebenfalls abgefragt wird. Als Bonus könnte im Report dann auch noch die Summe von QPER1 bis QPER3 ermittelt werden und das Ergebnis des selektierten Quartals im Bericht mit ausgegeben werden.
 

Erweiterung für Gemeinkostencontrolling

Sollen statt Profit-Center lieber Innenaufträge oder Kostenstellen (bspw. über die Bibliothek 6o1 "Innenaufträge" oder 1VK "Kostenstellen - Vollkostenrechnung" ausgewertet werden bieten sich vergleichbare Variable mit Bezug auf die Tabelle CCSS "Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling" und den Feld GJAHR "Geschäftsjahr" an. Entsprechend bietet es sich an die Variablen dann statt mit ZP für Profit-Center-Rechnung mit ZK oder ZI (gemeinsamer Nenner wäre wohl ZG für Gemeinkosten) beginnen zu lassen. Zwar beziehen sich die Variablen auf eine Tabelle, da diese aber zur reinen Wertermittlung herangezogen werden und dann in einen Merkmal der passenden Berichtstabelle verwendet werden könnten aber auch die ZP* Variablen in den anderen Bibliotheken verwendet werden.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Freitag, 24. Oktober 2014
16:15 Uhr

Bedingte Formatierung im Report Writer durch Definition von Schwellwerten

Neben der unter Formatierung Report Writer Berichte beschriebenen Formatierung von Werten in Spalten (Dezimalstellen, Skalierung, Vorzeichen, Einheit) oder Zeilen (Über-/Unterstreichung, Farbeinstellungen (Hervorhebung, Zwischensummen, ...) besteht unter gewissen Einschränkung auch die Möglichkeit wertabhängig eine Formatierung von Zeilen hervorzuheben. Zwar ist dieses nicht so komfortabel wie in Excel, jedoch kann es auf einen ersten Schritt helfen entsprechende Daten besonders hervorzuheben.

Dieses funktioniert über Schwellwertbedingungen innerhalb eines Berichtes möglich. Nach Aufruf des Bericht können über BEARBEITEN->SCHWELLWERT (STRG+F5) Schwellwertbedingungen für Abschnitte definiert werden.

Abhängig von einer Bezugsspalte können zwei Schwellwerte definiert werden.

Nehmen wir an, dass der Bericht aus drei Spalten besteht:
  1. Erlöse
  2. Kosten
  3. Saldo (Ergebnis)
Nun kann abhängig von der Spalte 3 "Saldo (Ergebnis)" eine Bedingung definiert werden. Hierbei können folgende Fälle unterschieden werden: < Kleiner, <= Kleiner oder gleich, > Größer und >= Größer oder gleich bezogen auf einen Schwellwert angegeben werden. Hierbei ist zu beachten, dass diese Schwellwerte sowohl positiv als auch negativ sein können. Bei der Eingabe dürfen jedoch keine Tausenderzeichen verwendet werden. Als Dezemaltrennzeichen werden sowohl Punkt als auch Komma unterstützt. Sofern der definierte Schwellwert definiert ist kann über die Zusätze wie folgt verfahren werden.
  • Nur ausgewählte Zellen drucken (dieses kann hilfreich sein, wenn nur negaitve Ergebnisse ausgedruckt werden sollen)
  • Ausgewählte Zellen hevorheben (rot)
  • Ausgewählte Zellen hervorheben (grün)
Bei der Hervorhebung ist darauf zu achten, dass die gesamte Berichtszeile eingefärbt wird. Sinnvollerweise kann über die Auswahl "Nur Detailzeilen" die (Zwischen-)Summenzeilen davon ausgenommen werden.

Neben der relativ eingeschränkten Möglichkeit der Formatierung ist ein weiterer Nachteil der Verwendung von Schwellwerten, dass diese nicht im Bericht gespeichert werden können sondern jedes Mal aufs Neue definiert werden müssen. Immerhin können diese nach Aufruf des Berichtes über Einstellungen->Einstellungen sichern für alle User gespeichert gespeichert werden. Hierdurch ist dann nur ein einmaliges Aufrufen der Berichte erforderlich und das entsprechende Sichern der Einstellungern.

Dieses unterscheidet Report Painter / Report Writer Berichte dann doch vom Recherchebericht in dem die Definitionen, wie im Artikel "Formatanzeige im Recherchebericht (Darstellung in 1 EUR)" beschrieben hinterlegt werden können.

Gerade bei umfangreichen Listen kann dieses aber dennoch ein nützliches Instrument sein einen schnellen Überblick zu erhalten.  Dafür dürfte diese Funktion auch in anderen Standardberichten (Plan/Ist/Abweichung Kostenstellen und vergleichbare) vorhanden und für eine schnelle Übersicht nutzbar sein. Alternativ bietet sich die Nachbearbeitung in Excel an, wie im Artikel "Excel: bedingte Formatierung mit Pfeilen (Darstellung Tendenzen bei Veränderungen)" beschrieben.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Sonntag, 27. Juli 2014
12:35 Uhr

Darstellung Studienjahr oder rollierendes Geschäftsjahr im Report Painter

Ausgangslage
Wie schon im Artikel "Jahresvergleich mit abweichender Periodenbetrachtung" beschrieben gibt es bei der Auswertung von rollierenden Geschäftsjahren innerhalb des Report Writer unterschiedliche Methoden diese umzusetzen. Die einfachste Variante wäre sicherlich eine eigene Variable aus Periode und Geschäftsjahr über die Transaktion GSI1 zu erstellen, die sich dann zum Beispiel an einer vorhandenen Variable orientiert, allerdings gibt es je nach Bibliothek beziehungsweise Ziel der Auswertung auch schon vorhandene Merkmale beziehungsweise Variablen die hier direkt eingesetzt werden können.

Je nach Kostenrechnung möchte ich die, vielleicht auf den ersten Blick nicht direkt ersichtlichen Möglichkeiten darstellen.

1. Kostenstellenrechnung

In der Bibliothek 1CT Kostenstellen: Spezielle Berichte kann als Merkmal Geschäftsj./Periode gewählt werden. Hier können die Variablen
  • 1YRPERF "Geschäftsjahr/Periode von"
  • 1YRPERT "Geschäftsjahr/Periode bis"
zur Abgrenzung des abweichenden Geschäftsjahres verwendet werden. Beide Variablen beziehen sich auf  auf das Feld FISCPER "Geschäftsjahr / Periode" in der Tabelle RWCOOM "Reportingtabelle: Gemeinkostencontrolling". Hier kann dann in der Selektion als Geschäftsjahr/Periode von 010.2009 und als Geschäftsjahr/Periode bis 003.2010 für die Auswertung des Wintersemester 2009/2010 genommen werden.
 

2. Profit-Center-Rechnung

In der Profit-Centerrechnung könnte dieses über
  • 8AYEAR1 "Geschäftsjahr (1)"
  • 8A-VON1 "Von-Periode   (1)"
  • 8A-BIS1 "Bis-Periode   (1)"
bzw.
  • 8AYEAR2 "Geschäftsjahr (2)"
  • 8A-VON2 "Von-Periode   (2)"
  • 8A-BIS2 "Bis-Periode   (2)"
Durch diese Kombination können dann Beginn der Auswertung und Ende der Auswertung mit entsprechender Angabe von Periode und Geschäftsjahr eingeschränkt werden.Diese Methode ist auch im Artikel "Jahresvergleich mit abweichender Periodenbetrachtung" beschrieben.

3. Innenauftragsrechnung

Hier steht in der Bibliothek 6O2 Innenaufträge ebenfalls ein Merkmal für Geschäftsjahr / Periode zur Verfügung. Da die Bibliothek sich ebenfalls auf die Tabelle RWCOOM bezieht können hier wiederum die Variablen:
  • 1YRPERF "Geschäftsjahr/Periode von"
  • 1YRPERT "Geschäftsjahr/Periode bis"
verwendet werden.

Dieses ermöglicht auch eine Darstellung eines Studienjahres, welches aufgeteilt nach
Sommersemester (vom 1. April bis zum 30. September) und Wintersemester (1. Oktober bis zum 31. März des Folgejahre). Die Betrachtung eines Studienjahres (zum Beispiel Wintersemester 2013/2014 und Sommersemester 2014) kann erforderlich sein, wenn man Finanzdaten eines Geschäftsjahres in Bezug auf Leistungsdaten eines Studienjahres (angefangen von der Absolventenzahl bis hin zur Jahrgangsbreite oder Promotionen) setzen möchte. Eine Alternative wären natürlich auch entsprechende Kennzahlen die eine Zuordnung aus der Studierendenstatistik zur Finanzstatistik ermöglichen.

Bei der Betrachtung eines Studienjahres ist aber auch darauf zu achten, dass alle relevanten Buchungen innerhalb dieses Auswertungszeitraumes ebenfalls gelaufen sind. Dieses gilt unter anderen auch für den AfA - Lauf über das Anlagevermögen.

Nachtrag:
Bei der Auswertung von Zeiträumen kann auch der Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" interessant sein.

Hinweis:

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Montag, 7. Juli 2014
18:44 Uhr

Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge

Ausgangslage
Für die Darstellung der Lehrleistung / Lehrnachfrage von einzelnen Studiengängen zu Lehreinheiten werden statische Kennzahlen auf Ebene der Studiengänge (Innenaufträge) und Lehreinheiten (Kostenstellen) genutzt. Pro Lehreinheit gibt es eine entsprechende statische Kennzahl, die die Höhe der Lehrnachfrage als SWS darstellt.

Die Lehrnachfrage stellt die Leistungsbeziehungen zwischen den Lehreineheiten und den einzelnen Studiengängen dar. Die Lehrnachfrage stellt gem. KapVO die Lehrnachfrage in SWS dar. Sie dient der Verrechnung von Lehreinheiten (Fachbereichen) auf Studiengängen. Sie ergibt sich aus der Multiplikation von Studierenden mit  Curricularnormwert (CNW) der entsprechenden Lehreinheit innerhalb eines Fachbereichs. Der CNW stellt hierbei den Lehraufwand je Studierenden dar.

 

Maßeinheit für statistische Kennzahlen festlegen

Als Maßeineheiten können entweder die schon vorhandenen Einheiten (ST für Stück oder PERS für Personen) verwendet werden oder über die Transaktion CUNI eigene Einheiten im Customizing definiert werden. Die entsprechende Einstellung ist im Customizing Pfad unter der Transaktion SPRO unter:
  • SAP Netweaver
  • Allgemeine Einstellungen
  • Maßeinheiten überprüfen
zu finden.Hier kann dann zum Beispiel die Maßeinheit SWS mit 3 Dezimalstellen festgelegt werden.

Buchen von statistischen Kennzahlen

Die statischen Kennzahlen können innerhalb SAP entweder über die Transaktion KB31N im Ist oder über die Transaktion KP46 im Plan erfasst beziehungsweise geändert werden. Die statistische Kennzahlen werden oft für die Umlage von Kosten verwendet, können aber auch zur Kennzahlenanalyse verwendet werden. Bei der Verwendung von Innenaufträgen als Empfänger von Umlagen sind im Artikel "Innenaufträge als Empfänger von Umlagezyklen (KSUB)" Hinweise gegeben.

Auswertung statischer Kennzahlen

Eine Auswertung der gebuchten statistischen kennzahlen kann innerhalb des SAP Standardmenüs über die Transaktion S_ALR_87013645 (Stat. Kennzahlen: Periodenaufriß) erfolgen. Allerdings sind hier nur Kostenstellen auswertbar. Ferner ist hier nur auf Basis der Kostenstellen und der entsprechenden statischen Kennzahl eine Auswahl möglich.

Für eine Analyse der Leistungsbeziehung wäre es aber auch interessant den Lehrimport je Studiengang über die auf diesen Innenauftrag gebuchten statistischen Kennzahlen als auch den Lehrexport über die Auswertung der Lehrnachfrage über eine Lehreinheit und der Ausgabe der entsprechend zugeordneten Studiengänge (Innenaufträge).

Grundvorraussetzung

Für eine passende Auswertung wurden zwei Stammdatengruppen angelegt. Zum einen wurden die statischen Kennzahlen für die Lehrnachfrage in eine Kennzahlengruppe über die Transaktion KBH1 (Statistische Kennzahlengruppe anlegen) zusammengefasst. Diese Gruppe LENA umfasst damit alle Lehrnachfragen der einzelnen Lehreinheiten (bspw. LENA001 für Betriebswirtschaftslehre. LENA002 für Architektur, ...).
Alternativ findet sich diese Transaktion innerhalb des SAP Menü unter:
  • Rechnungswesen
  • Controlling
  • Kostenstellenrechnung
  • Stammdaten
  • Statistische Kennzahlengruppe
  • Anlegen (Transaktion KBH1) bzw. Ändern (KBH2)
Daneben wurden die einzelnen Studiengänge (abgebildet als Innenaufträge) über die Transaktion KOH3 zu einer Innenauftragsgruppe zusammengefasst. Es bietet sich hier an die Studiengänge nach Studiengangsclustern und Abschlussarten zu gliedern, so dass hier ebenfalls noch eine detailreichere Auswertung erfolgen kann.

So könnte der Aufbau einer Innenauftragsgruppe STUD folgende Untergruppen haben
  • Cluster I (Sozialwissenschaften)
  • Cluster II (Rechts- und Wirtschaftswissenschaften)
    • Abschlußart Diplom (51)
    • Bachelor (84)
    • Master (90)
  • Cluster III (Geisteswissenschaften)
  • Cluster IV (Sportwissenschaften)
  • Cluster V (u.a. Angew. und Darst. Kunst ohne Einzelunterricht)
  • Cluster VI (Darst. Kunst mit Einzelunterricht)
  • Cluster VII (u.a. Ingenieurwissenschaften)
  • Cluster VIII (u.a. Naturwissenschaften)
  • Cluster IX (Veterinärmedizin)
  • Cluster X (Medizin und Zahnmedizin)
  • Cluster XI (Kleine Fächer )
sein. Unterhalb der Abschlussartsgruppen können dann die einzelnen Studiengänge eingeordnet werden. Entsprechend würde die Obergruppe  mit STUD bezeichnet und die einzelnen Cluster möglicherweise als STUD_02 in Kombination mit der Abschlussart STUD_02_84. Alternativ könnte dieses auch im Kurztext des Innenauftrags (als Cluster, Studienfach und Abschlussart) oder als Nummer des Auftrags verschlüsselt werden. Da sich Studienfachbezeichnung oder Schlüsselung hin und wider ändern, kann es sinnvoller sein diese Information tatsächlich im Kurztext zu hinterlegen und die Innenaufträge fortlaufend zu nummerieren. Hier hätte eine solche Innenauftragsgruppe auch den Vorteil, dass alle Studiengänge im Cluster 02 ausgewertet werden können.

Eine kurze Einführung ins Thema Studiengangsbezeichnung kann durch den Artikel "Studienbereiche und Fächergruppenschlüssel"  gewonnen werden.

Innerhalb eines Report Painter Bericht können nun die einzelnen Kennzahlen ausgewertet werden.

Da es sich um eine Auswertung innerhalb der Kostenstellenrechnung handelt ist die Bibliothek 1VK (basierend auf die Struktur CCSS) ausgewählt. Hier können sowohl Kostenstellen als auch Innenaufträge ausgewertet werden. Insgesamt werden zwei Berichte angelegt, die beide in der gleichen Berichtsgruppe zugeordnet werden, so dass sowohl eine Auswertung über Import als auch Export von Lehrleistungen erfolgen kann.
 

1. ReportPainter Bericht Lehrimport

Hier werden die auf die Studiengänge verbuchten Lehrnachfrage in Höhe der SWS je Lehreinheit  (Kennzahlen innerhalb der Gruppe LENA) ausgewertet.

Allgemeine Selektion:
KostRechKreis (Variable) KOKRS01
Periode   1 bis 12
Auftrag (Gruppe , Variable) 1AUFSET

Schlüsselspalten
Basiskennzahl ist in allen Spalten die Statistische Menge. Die einzelnen Lehrnachfragen wurden hierbei in den jeweiligen Jahr in unterschiedlichen Planversionen erfasst. Entsprechend sind sowohl Planversion als auch Geschäftsjahr ein Kriterium zur Ausgabe der Statistischen Menge.

LN &1GJAHLJ Version &1VERP-A
Werttyp  1  (Plan)
Bewertung 0
Geschäftsjahr (Variable) 1GJAHLJ
Version (Variable) 1VERP-A

Dieses stellt die Planwerte für das laufende Jahr in der selektierten Planversion A dar.

LN &1GJAHVJ Version &1VERP-B
Werttyp  1  (Plan)
Bewertung 0
Geschäftsjahr (Variable) 1GJAHVJ
Version (Variable) 1VERP-B

Dieses stellt die Planwerte für das vorherige Jahr in der selektierten Planversion B dar.

LN &1GJAHVV Version &1VERP-C
Werttyp  1  (Plan)
Bewertung 0
Geschäftsjahr (Variable) 1GJAHVV
Version (Variable) 1VERP-C

Dieses stellt die Planwerte für das vorvorherige Jahr in der selektierten Planversion C dar.

Wurden die statischen Kennzahlen im IST erfasst kann hier auch der Werttyp 4 für Ist genommen werden. Sofern die Kennzahlen aus IST nach Plan kopiert wurden oder über die Transaktion KP46 erfasst wurden, kann sich hier auch die Version entsprechend angepasst werden. So könnte zum Beispiel einheitlich die Version KLR für alle Spalten verwendet werden.

Schlüsselzeilen:
Stat.Kennzahl (Gruppe) LENA

Hier wird die Kennzahlengruppe LENA ausgewertet.

Wird nun der Bericht gestartet kann für einen beliebigen Studiengang (durch Angabe des entsprechenden Innenauftrages) eine Auswertung über die importierte Lehrleistung erhoben werden.

2. Report Painter Bericht Lehrexport

Der zweite Bericht beantwortet die Frage an welche Studiengänge eine Lehreinheit Leistung erbracht hat.Hierzu wird in der Selektion nicht ein Studiengang sondern die entsprechende statistische Kennzahl (zum Beispiel LENA001) angegeben und in der Ausgabe erfolgen alle Studiengänge die entsprechende SWS als Leistung bezogen haben.

Über Bearbeiten->Variation und Auflösen des Merkmals Auftrag können auch mehrere Innenaufträge in der Selektion angegeben werden und innerhalb der Navigation dann zwischen den einzelnen Studiengängen gewechselt werden.

Schlüsselspalten
Basiskennzahl ist auch hier  in allen Spalten die Statistische Menge. Die einzelnen Lehrnachfragen wurden hierbei in den jeweiligen Jahr in unterschiedlichen Planversionen erfasst. Entsprechend sind sowohl Planversion als auch Geschäftsjahr ein Kriterium zur Ausgabe der Statistischen Menge.

LN &1GJAHLJ Version &1VERP-A
Werttyp  1  (Plan)
Bewertung 0
Geschäftsjahr (Variable) 1GJAHLJ
Version (Variable) 1VERP-A

Dieses stellt die Planwerte für das laufende Jahr in der selektierten Planversion A dar.

LN &1GJAHVJ Version &1VERP-B
Werttyp  1  (Plan)
Bewertung 0
Geschäftsjahr (Variable) 1GJAHVJ
Version (Variable) 1VERP-B

Dieses stellt die Planwerte für das vorherige Jahr in der selektierten Planversion B dar.

LN &1GJAHVV Version &1VERP-C
Werttyp  1  (Plan)
Bewertung 0
Geschäftsjahr (Variable) 1GJAHVV
Version (Variable) 1VERP-C

Dieses stellt die Planwerte für das vorvorherige Jahr in der selektierten Planversion C dar.

Der Unterschied stellt sich nun in den Schlüsselzeilen dar.

Schlüsselzeilen:
Innenauftrag (Gruppe) STUD
Hier wird die eingangs beschriebene Innenauftragsgruppe (nach Cluster und Abschlußart) ausgewertet. Über Bearbeiten->Variation wird das Merkmal Stat.Kennzahl aufgelöst, so dass hier bei der Angabe der Kennzahlengruppe LENA auch zwischen einzelnen Lehrnachfragen gewechselt werden kann.
 

3. Bericht zu Lehrimport und Lehrexport ausführen

Um einen umfassenden Bericht zu erhalten kann nun, sofern beide Berichte der selben Berichtsgruppe zugeordnet sind, diese über die Transaktion GR55 gestartet werden.

In der Selektion können nun für die Innenauftragsgruppe STUD und für die Statische Kennzahl die Kennzahlengruppe LENA gewählt werden, so dass hier die gesamte Lehrverneutzung innerhalb der einzelnen Studiengänge und Lehreinheiten dargestellt werden kann.

Sofern eine Umlage auf Basis dieser Kennzahlen erfolgt, kann ein solcher Bericht der Qualitätskontrolle und gegebenenfalls Qualitätssicherung dienen. Daneben können hier aber auch aus SAP direkt Leistungsbeziehungen innerhalb der einzelnen Studiengänge und der Lehreinheiten ermittelt werden.

Ein vergleichbarer Bericht ist natürlich auch mit anderen Bereichen, zum Beispiel der Umlage von Gebäudekosten nach in Anspruch genommener Raumfläche, Auswertung von Studierenden oder sonstigen Kennzahlen möglich. Leider ist die Berechnung der Lehrnachfrage als Produkt aus Curricularnormwert-Anteil und entsprechender Jahrgangsbreite eines Studiengang auch auf diese Weise noch nicht direkt in SAP (zumindest im SAP Modul Controlling) möglich. Dennoch bieten auch solche Berichte ein interessantes Toolset im Rahmen der Hochschulplanung.

Eine weitere Frage, in Verbindung mit kennzahlenbasierter Kostenumlage, ist jedoch oftmals, welcher Anteil von Kosten aus welcher Umlagestufe erfolgte.

Hier kann der Artikel "ReportWriter: Ergebnisse Planumlage (KSUB) je Partnerobjekt"  einen kurzen Einblick bieten und ermöglicht so eine Erhebung der einzelnen Zwischenergebnisse eines Betriebsabrechnungbogen auf Ebene der einzelnen Lehreinheiten oder auch Studiengänge als Produkte einer Lehreinheit. Bei der Aufbereitung solcher Datensets ist allerdings eine ausführliche Dokumentation und Darstellung der einzelnen Umlageschritte unerlässlich. Für eine relativ umfangreiche Dokumentation einer solchen Umlage und der damit verbundenen Kennzahlen ist unter vielen anderen Programmen sicherlich auch das Programm DIA zu empfehlen. Die Funktionsweise dieses Programms habe ich in verschiedenen Artikeln unter den Stichwort (TAG) "DIA" erläutert. Allerdings sollte wie bei jeden anderen Bericht auch hier der Berichtszweck und das Berichtsziel genau definiert werden und die dargestellten Ergebnisse auch entsprechend erläutert werden.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Freitag, 11. Oktober 2013
11:43 Uhr

ReportWriter Grundlagen - Extrakte sichern und verwalten

Ausgangslage
Gerade bei einmalig ausgeführten ReportWriter/ReportPainter Berichten (zum Beispiel im Rahmen eines Quartalsabschlusses) kann es recht umfangreiche Berichte geben, die nur einmalig laufen und an deren Daten sich nicht ändern und deren Laufzeit recht hoch ist. Hier ist es sinnvoll einen solchen Bericht einmalig laufen zu lassen und danach das Ergebnis direkt aufzurufen.


Extrakt erstellen

Wird eine Berichtsgruppe ausgeführt kann das fertige Ergebnis über
  • Bericht
  • Extrakt sichern STRG+S
gespeichert werden. Hier kann sowohl eine Beschreibung als auch ein Verfallsdatum (Verfällt in .. Tagen, Verfällt am Datum oder kein Verfallsdatum) angegeben werden.

Sofern dieser Extrakt gespeichert ist kann darauf auf unterschiedliche Weise zugegriffen werden.

Datenquelle auswählen / Extrakte verwalten

Nach Aufruf des Selektionsbildes kann über die Schaltfläche Datenquellen innerhalb eines Berichtes zwischen der „Neuerstellung eines Berichtes“ (Neu selektieren) oder der Extraktanzeige gewählt werden.

Wird ein Extrakt als Datenquelle ausgewählt kann hier direkt der Bericht gestartet werden und es erscheint umgehend ein Ergebnis.

Dieser Weg hat jedoch den entscheidenden Nachteil, dass schnell vergessen werden kann, dass es sich um einen Extrakt handelt und dadurch auch die Daten zum Zeitpunkt der Extrakterstellung gespeichert sind.

Der bessere Weg ist daher über Umfeld->Extraktverzeichnis einen Extrakt auszuwählen. Hierzu sollten sowohl bei Erzeuger als auch Zeitpunkt der Extrakterstellung „Alle“ gewählt werden. Alternativ kann auch über die Transaktion GRE1 eine Übersicht aller Extrakte im System aufgerufen werden.

Hier kann in der Extraktverwaltung unach unterschiedlichen Kriterien (Erzeuger + Zeitpunkt sowie der Berichtsgruppe) nahc Extrakten gewählt werden.

Weitere Transaktionen im Umfeld der Extraktverwaltung sind:
  • GRE0 Report Writer: Extrakte verwalten
  • GRE1 Report Writer: Extrakte anzeigen
  • GRE5 Report Writer: Extrakte löschen
  • GRE6 Report Writer: Extrakte drucken
  • GRE7 Report Writer: Gültigkeit Extrakte
  • GRE8 Extrakte: Benutzereinstellungen
  • GRE9 Extrakte: Benutzereinst. Sammelpfl.


Technischer Hintergrund:
Die Extraktverwaltung (Abap Report RGRGRIX4) liest dabei die Tabelle GRIX "Report Writer: Verzeichnis der abgespeicherten Daten". Die eigentlichen Extraktdaten werden nicht im Hauptspeicher gehalten, sondern auf eine externe Hilfsdatei geschrieben. Das Verzeichnis, in dem diese Datei angelegt wird, kann durch den SAP-Profile-Parameter DIR_EXTRACT festgelegt werden. Standardmäßig wird das SAP-Daten-Verzeichnis (SAP-Profile-Parameter DIR_DATA) verwendet.

Diese Parameter sollten über die Transaktion FILE zu pflegen sein.

Fazit
Der Vorteil dieser Art der Auswertung ist sicherlich, dass hier direkt Daten wieder verwendet werden können und eine entsprechende Auswertung nicht erneut gestartet werden muss. Ferner besteht hierdurch die Möglichkeit direkt Bezug auf eine Auswertung zu nehmen und diese auch anderen Personen zur Verfügung zu stellen.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
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Montag, 5. August 2013
22:13 Uhr

ReportWriter: Arbeiten mit Variablen (Kostenartengruppen erst beim Berichtsaufruf für Spalten selektieren)

Ausgangslage
In einem Bericht sollen für eine Gruppe von Innenaufträge die Spalten Budget, Kosten und Erlöse erst bei Start des Berichtes mit Kostenartengruppen hinterlegt werden. Normalerweise würde man feste Kostenartengruppen als Spalten hinterlegen, jedoch sollen statt dieser Stammdatensets erst beim Start des Berichtes die dort hinter liegenden Kostenarten angegeben werden.

Es sollen also beim Start des Berichtes folgende Werte selektierbar sein:

a) Feld für die Kostenartengruppe der ersten Spalte (im Beispiel Budget)
b) Feld für die Kostenartengruppe der zweiten Spalte (im Beispiel Kosten)
und
c) Feld für die Kostenartengruppe der dritten Spalte (im Beispiel Erlöse)

Ziel ist es also bei Ausführung des Berichtes die Kostenartengruppen der jeweiligen Spalte entsprechend zu definieren.

Lösung
Innerhalb von ReportWriter Berichten können Wertvariablen hinter Merkmalen hinterlegt werden. Hierzu kann im Merkmal Kostenart die Option Variable ein/aus aktiviert werden und dann eine entsprechende Variable ausgewählt werden, die dann als Selektionskriterium angezeigt wird.

Je nach Bibliothek sind hier auch schon Variablen vordefiniert (bspw. 6-KSTAR Kostenartengruppe in der Bibliothek 6o1 Innenaufträge).
Unter
  • Infosysteme
  • Ad-Hoc Berichte
  • Report Painter
  • Report Writer
  • Variable
können weitere Variablen angelegt werden.

Hier könnte man eine Variable für Kosten und eine für Erlöse nach Vorlage der vorhandenen Variable angelegt werden. Über die Transaktion GS13 lassen sich die vorhandenen Variablen ausgeben bzw. anzeigen. Durch Set-Variablen besteht auch die Möglichkeit mehrere Merkmale zu kombinieren.

Weitergehende Überlegungen / Fazit
Werden zum Beispiel für die KLR für jedes Jahr entsprechende unterschiedeliche Planversionen angelegt, so wäre es denkbar, ein Variablen Set aus einer Kombination der Variablen 1VERP-A (Planversion A)und 1GJAHVJ (Vorjahr) anzulegen und diese als KLR-VJ anzulegen. Dieses ist nicht nur mit vorhandenen Merkmalen möglich sondern würde sich auch anbieten um über die Berichtstabelle CCSS (innerhalb der Bibliothek 1VK (Kostenstellenrechnung) nicht nur drei Jahre über die Kombination der Variablen 1GJAHLJ, 1GAHVJ, 1GAHVV mit 1VERP-A, 1VERP-B und 1VERP-C zu erstellen sondern diese auch um eine neu anzulegende Variable 1GAHV3 (VorVorVorJahr) mit 1VERP-D (für eine Planversion D) über die Tabelle CCSS und die dort enthaltenen Felder GJAHR (als Formel mit Bezug auf '&1GJAHLJ'-3) VERSN (für Version) anzulegen.

Hierdurch wäre dann statt eines Dreijahresvergleich auch ein Fünfjahresvergleich möglich.

Insgesamt bietet dieses die Möglichkeit Berichte noch ein wenig flexibler zu gestalten. Allerdings sind bei solchen eigenen Merkmalen ebenso wie bei eigenen Sets, welche zum Beispiel inm Artikel Report Painter in Report Writer umwandeln (Detaillierungsstufe von Merkmalen) beschrieben worden sind, darauf zu achten, dass beim Transport des Berichtes wiederum die Option "mit abhängigen Objekten" gewählt werden muss.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Mittwoch, 31. Juli 2013
21:20 Uhr

Report Painter in Report Writer umwandeln (Detaillierungsstufe von Merkmalen)

Ausgangslage

In einer Kostenstellengruppe werden in entsprechenden Untergruppen verschiedene Kostenstellen zusammengefasst. Diese sollen innerhalb eines ReportPainter/ReportWriter Berichtes aufgelöst werden.

Beispiel:
Die Kostenstellengruppe FB ist in verschiedene Fachbereiche aufgeteilt, welche wiederum einzelne LE Leistungsbereiche/Abteilungen enthalten.
  • FB
    • FB01
      • LB0101
      • LB0102
    • FB02
      • LB0201
      • LB0202
    • FB..
      • LB..01
      • LB..02

Den einzelnen Leistungsbereiche (LB*) sind unterschiedliche Kostenstellen (als Interval oder auch Einzelwerte) zugewiesen.

Wird nun innerhalb eines ReportPainter Berichtes die Kostenstellengruppe als Element in den Zeilen hinzugefügt besteht die Möglichkeit entweder die einzelnen Unterkostenstellengruppen (LB0101, LB0102, LB0201,... und so weiter) einzeln als Merkmale hinzuzufügen oder die Obergruppe FB als Gruppe einzutragen und über
  • Bearbeiten
  • Zeilen
  • Expandieren (Umschalttaste + F9)
aufzulösen. Es werden hier als Möglichkeiten Auflösen (hier wird die gesamte Hierarchie der Gruppe dargestellt inklusive der einzelnen Kostenstellen), Einzelwert (die einzelnen Kostenstellen werden als Liste ausgegeben) und Nicht Auflösen (hier wird dann nur die Summe der Gruppe dargestellt).

Hierdurch werden jedoch im eigentlichen Bericht dann nicht nur die Gruppen aufgelöst sondern auch die einzelnen Kostenstellen mit ausgegeben.

Eine differenziertere Detailierung ist im Report Painter Bericht nicht möglich.

Lösung: ReportWriter

Neben der Erstellung von Berichten im ReportPainter ist aber auch eine Verwendung des ReportWriter möglich.

Hierbei bietet der ReportWriter wesentlich komplexere Auswertungsmöglichkeiten, hat aber eine etwas höhere Einarbeitungszeit, da nicht ohne graphische Oberfläche einzelne Gruppen eingefügt werden können, sondern tatsächlich die Sets einzeln definiert werden müssen.

Dabei werden diese Sets als Merkmalsgruppen in folgenden Bereichen verwendet:
  • Zeilenblock
    für die einzelnen Zeilen des Berichtes (im Beispiel sollen hier die Kostenstellengruppen ausgegeben werden)
  • Spaltenblock
    für die einzelnen Spalten eines Berichtes (im Beispiel könnten hier wie unter Plan/Plan Vergleich Kostenstellen beschrieben die Budgetwerte und die Ergebnisse des BAB ausgewiesen werden).
  • allgemeine Selektionskriterien
    Hier können allgemeine Selektionskriterien wie zum Beispiel Kostenrechnungskreis oder Perioden hinterlegt werden
Technisch gesehen werden aus ReportPainter Berichten entsprechende ReportWriter Berichte generiert, die dann auch in einer Berichtsgruppe zusammengefasst werden können.

Unterschied ReportPainter zu ReportWriter
Während der ReportPainter eine graphische Oberfläche bietet in der die Zeilen und Spalten eines Berichtes so angezeigt und erstellt werden, wie Sie anschließend auch im Bericht ausgegeben werden (WYSIWYG) müssen innerhalb eines ReportWriter Berichtes einzelne Sets (Zeilen-Sets, Spalten-Sets etc.) einzeln gepflegt und zusammengestellt werden. Der Vorteil des ReportPainter ist, dass hier vorhandene Merkmale aus der jeweiligen Berichtsbibliothek genommen werden können und diese dann auch entsprechend formatiert und aufbereitet sind. Technisch setzt der ReportPainter auf die Funktion des ReportWriter auf bietet aber eine leichtere Oberfläche zur Berichtsentwicklung und schon entsprechend vordefinierte Merkmale.

Grundsätzlich bieten ReportPainter und ReportWriter einen vergleichbaren Funktionsumfang, so dass durch die graphische Oberflächere und damit leichtere Handhabung in der Regel der Reportpainter zu empfehlen ist.

Ferner zeigt sich hier auch ein Vorteil beim Transport der Berichte, da hier nicht die abhängigen Objekte mit transportiert werden müssen (siehe den weiter unten aufgeführten Hinweis zu möglichen Fehlerquellen).

1. Umwandeln eines ReportPainter in ReportWriter Bericht

Ist jedoch eine differenziertere Darstellung der einzelnen Elemente notwendig kann es sinnvoll sein, einen bestehenden ReportPainter Bericht in einen ReportWriter Bericht umzuwandeln und somit dessen Funktionalität nutzen zu können.

Hierbei ist zu beachten, dass innerhalb der Berichte festgelegt ist, ob es sich um ReportPainter oder ReportWriter Berichte handelt. Je nachdem erscheinen dann auch die entsprechenden Pflegedialoge.

Zur Umwandlung von ReportPainter Berichten in ReportWriter Berichten kann über
  • Infosystem
  • Ad-Hoc-Berichte
  • Report Painter
  • Report Writer
  • Bericht
  • Anlegen (Transaktion GR31)

Durch Verwendung eines ReportPainter Berichtes als Vorlage ein ReportWriter Bericht angelegt werden.

Hierdurch wird der erstellte ReportPainter Bericht kopiert und als ReportWriter Bericht angelegt. Die notwendigen Sets werden dabei automatisch angelegt, so dass etwaige Anpasusngen nun im ReportWriter erfolgen können.

2. Anpassung des ReportWriter Berichtes

Ist der ReportWriter Bericht angelegt kann dieser innerhalb der Transaktion GR32 (Bericht ändern) bearbeitet werden.

Hierbei sind Abschnitte, Spalten, Allgemeine Selektionen und Sets entsprechend der Vorgaben aus den ReportPainter Bericht erstellt.

Über
  • Springen
  • Zeilenübersicht
können die einzelnen Schlüsselspalten definiert werden.

Hier kann als Zeilenblock zum Beispiel die Kostenstellengruppe FB eingetragen werden.

Durch
  • Bearbeiten
  • Auswählen (F2 oder Doppelklick auf die Kostenstellengruppe)
kann nun innerhalb der Einstellungen für Summen die Detaillierungsstufe festgelegt werden. Wird hier die Stufe 3 gewählt werden im oberen Beispiel tatsächlich nur die Gruppen LB0101, LB0102, ... unterhalb der FB angezeigt ohne dabei auch die einzelnen Kostenstellen anzuzeigen.

Über die Ansicht der Sets kann hier die einzelnen Stufendarstellung nachvollzogen werden.

3. Fazit

Zwischen den beiden Berichtsarten (ReportPainter und ReportWriter) sind die einzelnen Vorteile und Nachteile abzuwägen.

Vorteil
Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist sicherlich, dass Änderungen in der Kostenstellengruppe FB (zum Beispiel durch Hinzufügen neuer Leistungsbereiche (LB*) oder neuer Fachbereiche (FB*) diese dann auch im Bericht berücksichtigt werden, sofern diese ebenfalls auf den entsprechenden Ebenen der Kostenstellengruppe hierarschich dargestellt werden.

Auch sonst können teilweise differenziertere Sets angelegt werden beziehungsweise der Bericht noch stärker an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Nachteil
Durch die fehlende graphische Unterstützung kann es wesentlicher aufwändiger sein den Bericht entsprechend anzupassen. Innerhalb des ReportPainter Berichtes können problemlos neue Gruppen in Spalten oder Zeilen hinzugefügt werden ohne sich großartig Gedanken um die Definition von Sets zu machen.

Ferner werden die erstellten ReportWriter Berichte nicht in der Bibliotheksansicht über die Transaktion GRR2  oder GRR3 angezeigt.


Zum Ausführen eines ReportWriter Berichtes bestehen daher nur die Möglichkeiten:
  • Die Berichtsgruppe selbst über die Transaktion GR55 auszuführen.
  • Innerhalb des Berichtes (Transaktionen GR32, GR33), durch Bericht->Ausführen, den bericht zu starten
  • Oder über eine Parametertransaktion für Reporwriter den Bericht mit einer kundeneigenen Transaktion zu starten.
Alternativ könnte auch ein ReportPainter Bericht in der gleichen Berichtsgruppe zugeordnet werden und die beiden Berichte dann gemeinsam zu starten.


Ergebnis:

Sofern sich an der Berichtsstruktur selbst wenig ändert, aber die Kostenstellengruppe im Beispiel häufiger Verändeurngen ausgesetzt sind, ist sicherlich die Verwendung von Detaillierungsstufen und damit der ReportWriter als Berichtstool von Vorteil. Zur Entwicklung des Berichtes kann der ReportPainter genutzt werden und damit eine Vorlage für den ReportWriter Bericht geschaffen werden.



Hinweis: Fehlerquelle beim Transport der Berichte

Beim Transport der ReportWriter Berichte ist darauf zu achten, dass auch die Option "mit abhängigen Objekten" zu wählen ist. Durch Aktivierung dieser Option werden auch alle im Bericht enthaltene Sets sowie die Set- und Wertvariablen mit transportiert. Stammdatengruppen aus CO (zum Beispiel Kostenartengruppen oder Kostenstellengruppen) werden dabei nicht als abhängige Objekte transportiert

CO Gruppen (wie Profit-Center-Gruppen, Kostenstellengruppen oder Kostenartengruppen) können innerhalb der Gruppenpflge im Menü unter "Zusätze" exportiert und entsprechend auch importiert werden.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
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Dienstag, 30. Juli 2013
20:39 Uhr

ReportWriter: Ergebnisse Planumlage (KSUB) je Partnerobjekt

Ausgangslage
Im Rahmen einer kennzahlenbasierten Umlage (über KSUB siehe auch Artikel "Innenaufträge als Empfänger von Umlagezyklen (KSUB)" werden verschiedene Kostenstellen anhand von statistischen Kennzahlen auf andere Kostenstelle oder auch Innenaufträge umgelegt. Neben der Möglichkeit die Ergebnisse auf den einzelnen Kostenstellen zum Beispiel mit den Ergebnissen des Vorjahres zu vergleichen (siehe Artikel Plan/Plan Vergleich Kostenstellen) soll je Stufe ermittelt werden an welche untergeordneten Kostenstellen diese abgerechnet worden ist.

Grundlage
Sofern in den einzelnen Segmenten der Zyklen je Abrechungsschritt eigene Umlagekostenarten verwendet werden ist hier über diese eine Auswertung unter anderen über die Transaktion KSBP (Kostenstellen Einzelposten Plan) möglich. Wird innerhalb eines Segmentes anstatt einer Umlagekostenart ein Verrechnungsschema hinterlegt sollte vorab im Customizing die entsprechenden Umlagekostenarten je umzulegende Kostenart ermittelt werden. Dieses ist in der Transaktion SPRO unter
  • Controlling
  • Controlling Allgemein
  • Kostenstellenrechnung
  • Planung
  • Verrechnung
  • Umlage
  • Verrechnungsschemata definieren
möglich. Innerhalb eines Verrechnungsschemata werden Kostenarten (oder Kostenartengruppen) als Ursprung einzelnen Schema zugeordnet (bspw. Sachkosten) und diese über eine bestimmte Umlagekostenart (Kostenartentyp 42) umgelegt.

Hierbei können mehrere Zuordnungen in einen Verrechnungsschema getroffen werden, so dass unter anderen Personalkosten, Sachkosten oder auch AfA über eigene Umlagekostenarten auf die jeweiligen Empfänger des Zyklus (bzw. Segment) beispielsweise anhand von Prozentsätzen oder variablen Anteilen zum Beispiel über die Empfängerbezugsbasis Statistische Kennzahlen Plan innerhalb einer Planversion umgelegt werden.

Als ein Beispiel könnten die Kosten der Verwaltung anhand der Kennzahl Vollzeitäquivalent (bzw. FTE = „Full-time equivalent“) umgelegt werden. Denkbar wäre auch die Umlage der Kantine anhand der Mitarbeiter. Eine solche Umlage würde in einer Planversion erfolgen.

Eine denkbare Frage wäre nun, an welche Kostenstellen die Kantine welche Kostenanteile umgelegt hat.

Sofern die Umlage über entsprechende Umlagekostenarten erfolgte könnten über die angesprochene Transaktion KSBP die einzelnen Planbelege ausgewertet werden und um das Feld Partnerobjektr ergänzt werden. Hierdurch wäre es möglich die direkte Umlage je Partner zu ermitteln. Bei einen Mehrjahresvergleich ist hier jedoch eine erneute Auswertung je Jahr erforderlich und es müßten Zwischensummen je Partnerobjekt gebildet werden.

Sofern die sendende Kostenstelle (Kostenstellengruppe) bekannt ist und die entsprechenden Umlagekostenarten als Gruppe angelegt sind bietet sich hier ein ReportWriter Bericht an, der diese Summierung auch über mehrere Jahre vornimtt.

Lösung
Um den Bericht möglichts flexibel zu halten, wird verstärkt mit Variablen gearbeitet, sollte jedoch nur eine Planversion genutzt werden oder andere Werte fest vorgegeben werden, kann dieses entsprechend angepasst werden.

Da es sich um eine Kostenumlage innerhalb der Kostenstellenrechnung handelt ist die Bibliothek 1VK (basierend auf die Struktur CCSS) die erste Wahl.

Allgemeine Selektion
KostRechKreis (Variable): 1KOKRE
Kostenstelle (Gruppe, Variable): 1KOSET
Kostenart (Gruppe, Variable): 1CKSTAR

Über
BEARBEITEN->
VARIATION
können die Kostenarten aufgelöst werden, so dass an der Navigationsleiste des Berichtes innerhalb der selektierten Kostenarten navigiert werden kann. Alternativ könnte auch in einen zweiten Bericht die Kostenstellen statt Kostenarten auf den Zeilen aufgelöst werden.

Unter der selektierten Kostenstellengruppe ist die umzulegende Kostenstelle zu verstehen.


Schlüsselzeilen:
Als Zeilenelement wird das Merkmal Partnerobjekt hinzugefügt.

Partnerobjekt (Gruppe): 1-L-PAROB.CCSS

Durch die Verwendung des vordefinierten Sets (1-L-PAROB.CCSS = Partnerobjekte) werden verschiedene Partnerobjekte aus der CCSS (Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling) über das Feld PAROB (Partnerobjekt) zugewiesen.
Das Set 1-L-PAROB.CCSS weist hierbei die folgenden Partnerobjekte aus:
  • 1-L-PAROB-NO.CCSS Partner unbestimmt
    Kein Eintrag im Feld PAROB
  • 1-L-PAROB-KS.CCSS Partner-Kostenstellen
    Intervalle
    KS bis KSZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ
    KL bis KLZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ
  • 1-L-PAROB-OR.CCSS Partneraufträge
    IntervallOR bis ORZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ
  • 1-L-PAROB-HP.CCSS Partnerkostenträger
    Intervall
    HP bis HPZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ
  • 1-L-PAROB-BP.CCSS Partner-Geschäftsprozesse
    Intervall
    BP bis BPZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ

In der Kombination Kostenstelle (unter Allgemeinen Selektionen) und Partnerobjekt werden nun alle Einträge über die selektierte Kostenstelle und die entsprechenden Partnerbeziehungen erfasst. Im endgültigen Bericht würden dann Kostenstellen als KS* und Innenaufträge als OR* ausgegeben werden.

Schlüsselspalten:
Baiskennzahl ist in allen Spalten KOSTEN

Als Bezeichnung der Spalten werden die selektierten Variablen genommen. Auf diese Weise kann auch die Überschrift eines Berichtes entsprechend gesaltet werden. Hierzu ist & gefolgt von der Variablenbezeichnung als Text des Merkmals anzugeben.

Bei den Variablen &1VERP-A, &1VERP-B, &1VERP-C handelt es sich um unterschiedliche Planversionen (sofern für jedes Geschäftsjahr eine eigene Planversion angelegt ist oder unterschiedliche Planungen betrachtet werden sollen). Die Variable &1CKSTAR beschreibt die selektierte Kostenartengruppe.

&1VERP-A &1CKSTAR
Periode 1 bis 12
Werttyp 1 (Plan)
Version (Variable) 1VERP-A
Geschäftsjahr (Formelvariable) 1GJAHLJ
Durch Verwendung einer Formelvariable wird in der Selektion direkt das laufende Geschäftsjahr vorgeschlagen.

&1VERP-B &1CKSTAR
Periode 1 bis 12
Werttyp 1 (Plan)
Version (Variable) 1VERP-B
Geschäftsjahr (Formelvariable) 1GJAHVJ
Der Vorteil an Formelvariablen ist, dass abhängig vom laufenden Geschäftsjahr das Vorjahr ermittelt wird (in diesen Fall lautet die vordefinierte Formel '&1GJAHLJ'-1)

&1VERP-C &1CKSTAR
Periode 1 bis 12
Werttyp 1 (Plan)
Version (Variable) 1VERP-C
Geschäftsjahr (Formelvariable) 1GJAHVV
Auch die Formelvariable 1GJAHVV ist entsprechend vordefiniert. Sie beschreibt das VorVorjahr und ermittelt sich aus der Formel '&1GJAHLJ'-2.

Ergebnis
Der so angelegte Bericht ermöglicht beim Aufruf folgende Eingabefelder
  • Kostenrechnungskreis
  • Geschäftsjahr
    Wobei hier das laufende Geschäftsjahr vorbelegt wird und die anderen beiden Spalten in Abhängigkeit davon ausgeiwesen werden
  • Planversion A
    Die Planversion aus der die Daten des laufenden Geschäftsjahres entnommen werden
  • Planversion B
    Die Planversion für das Vorjahr
  • Planversion C
    Die Planversion für das VorVorJahr
  • Kostenstellengruppe oder Werte
    Zur Eingabe der "Sender"Kostenstelle beziehungsweise Kostenstellengruppe
  • Kostenartengruppe
    Zur Angabe der Umlagekostenarten(gruppe)
Der Bericht selbst würde bei Ausführung in der Schlüsselspalte alle Partnerobjekte ausgegeben. Dieses könnten sowohl Partner-Kostenstellen als auch Partneraufträge sein. In den einzelnen Spalten würden die Planversionen und die ausgewertete Kostenarten(gruppe) ausgegeben werden. In der Navigationsleiste kann zwischen den einzelnen Kostenarten dank der Variaten gewechselt werden.

Um im Beispiel zu bleiben könnte hier ermittetlt werden, welchen Anteil der Kosten der Kantine durch die einzelnen Abteilungen über die Umlage über die VZÄ getragen wird ohne dabei Planeinzelposten separat zu summieren.

Insgesamt eigenet sich dieser Bericht tatsächlich dazu sowohl die umgelegten Kosten je BAB Stufe beziehungsweise auch zur nach gelagerten Kontrolle der einzelnen Ergebnisse der Kosten- oder auch Ertragsumlagen. Ferner sind hierdurch auch Aussagen möglich, welche Anteile an Gemeinkosten in bestimmten Stufen umgelegt worden sind und inwieweit diese den einzelnen Kostenstellen oder Kostenträgern zugeordnet sind.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 18. März 2013
17:53 Uhr

Investitionen in ReportWriter (statistische Buchungen)

Ausgangslage
In einen Report-Writer-Bericht sollen aus CO nicht nur Personal- und Sachkosten sondern auch Investitionen ausgewiesen werden. Hierbei ist zu beachten, dass eigentlich Bestandskonten der Bilanz (dazu gehören auch die Konten der Anlagenbuchhaltung) nicht auf Kostenstellen oder Innenaufträge fortgeschrieben werden.

Jedoch besteht die Möglichkeit im Customizing der Anlagenbuchhaltung (abhängig von Anlagenbewegungsart) statisitsche Buchungen in der Kostenstellenrechnung (oder auch auf Innenaufträge) zu erstellen. Diese werden als statistische Buchungen in der Kostenstellenrechnung ausgewiesen.

So werden diese bspw. im Bericht S_ALR_87013611 (Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung) als ein Extra-Abschnitt unter "Statistische Buchungen" ausgewiesen.

Für eine Gesamtaufwandbetrachtung von Kostenstellen sollen nun jedoch sowohl tatsächliche Buchungen als statistische Buchungen ausgewiesen werden.


Lösung
Als Lösung kann hier innerhalb eines ReportWriter die Basiskennzahl Kosten mit folgenden Merkmalen gepflegt werden:

Werttyp: 11
Hierdurch wird nur das statistisches Ist ausgewählt (Plan wäre 10). Auf diese Weise werden auch nur die statistischen Buchungen in dieser Spalte ausgewiesen.

B/EntlKennz. CO: S
Es kann sinnvoll sein, hier nur Sollbuchung bzw. Empfänger-Belastung ausgewiesen werden. Auf diese Weise werden bspw. unerwünschte Werberichtigungen durch AfA nicht ausgewiesen. Dieses gilt auch, wenn nur die Anlagenzugänge aber nicht die Anlagenabgänge angezeigt werden sollen.

Kostenart (als Gruppe):INV
Hier sollte eine Kostenartengruppe (Transaktion KAH1) angelegt werden in der die relevanten Kostenarten (für Investitionen) hinterlegt sind.

Darstellung der Obligos
Sofern auch Bestellungen ausgewiesen werden sollen, kann es hilfreich sein, hier die Kostenartengruppe INV bspw. auch mit Werttyp 21 und 22 statt 11 zu verwenden um Obligos aus Bestellungen auszuweisen.

Als Zeile kann dann das Element Kostenstelle oder Innenauftrag als Gruppe (sinnvollerweise auch als Variable) definiert werden und diese dann aufgelöst werden.

Hierdurch können alle Investitionen pro Kostenstelle oder Innenauftrag ausgewiesen werden.

Eine bessere Alternative ist hier jedoch ggf. die Auswertung über eine Query, welche im Artikel "Query Anlagenbuchhaltung (Inventarliste) - AHK Wert" beschrieben ist. Dennoch eignet sich die Darstellung im ReportWriter/ReportPainter hervorragend zum Ausweis eines Obligos innerhalb der Investitionen. Eine Kombination aus ReportPainter für das Obligo und Sap Query für die tatsächlich gebuchten Investitionen ist hier ggf. der Idealweg, sofern eine Auswertung auf Ebene der Kostenstellen und Innenaufträge und nicht auf Profit-Center erfolgen soll. Innerhalb der Profit-Center-Rechnung können hingegen direkt die Bestandskonten der Anlagenbuchhaltung ausgewertet werden. Hier sollte jedoch die im Artikel "Abgleich Belege in CO auf Profit-Center mit zeitabhängigen Stammdaten der Anlagenbuchhaltung bei Investitionen" beschriebene Problematik beachtet werden um etwaige Fehler (aus CO Sicht) beim Buchen des Zugangs einer Anlage zu vermeiden.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Dienstag, 5. Juni 2012
14:28 Uhr

Formatierung Report Writer Berichte

Innerhalb eines Reportwriter Berichtes können Formatierungen (bspw. Anzahl Dezimalstellen) für jede Spalte einzeln über Formatierungsgruppen festgelegt werden. Diese Formatgruppen sind als Zahlenwert oberhalb der Spalte des Merkmals eingetragen.

Die Formatgruppen selbst sind über das Menü
Formatierung->Spalte
innerhalb des Berichtes (über die Transaktion GRR2) zu pflegen.

Neben der Anzahl der Dezimalstellen kann hier auch eine Vorzeichenumkehr (besonders angenehm bei Ertragsbuchungen) oder auch die Einheit (bspw. EUR) eines Wertes ausgegeben werden.

Weitere Einstellungen für die Berichtsformatierung sind unter Formatierung->Berichtslayout zu finden. Hier kann bspw. auch die Darstellung des Vorzeichen (bspw. bei negativen Werten) von Nachgestellt (1-) auf Vorangestellt (-1) umgestellt werden. Auf diese Weise ist dann auch die Excelintegration wesentlich erleichtert. Ferner kann hier auch die Spaltenbreite bspw. im Reiter Schlüsselspalten festgelegt werden.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Montag, 2. April 2012
09:09 Uhr

Selektionsvariablen in Spalten/Zeile ausgegeben

Ausgangslage:

Innerhalb eines ReportWriter Berichtes werden über Variablen festgelegt bspw. "6-GJAH1" für Geschäftsjahr 1. Nun soll in der Bezeichnung dieser Spalte/Zeile der Variablenwer ausgegeben werden.

Lösung:

Vorangestellt mit & können diese Variablenwerte direkt in der Bezeichnung ausgegeben werden. Dieses funktioniert dann bspw. durch die Bezeichnung "&6-GJAH1".

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Freitag, 9. Dezember 2011
12:28 Uhr

Parametertransaktion für Reporwriter

Auch für einen Reportwriter Bericht kann eine kundeneigene Transaktion angelegt werden, so dass hier nicht mehr über die Berichtsbibliothek der eigentliche Bericht gestartet werden muss sondern direkt per Transaktion der eigentliche Bericht gestartet werden kann.

Auch hier bietet sich der einfache Weg über die Parametertransaktion an. Diese kann über die Transaktion SE93 angelegt werden.Hierzu sind folgende Einstellungen erforderlich:


Vorschlagswerte für Transaktion START_REPORT

D_SREPOVARI-REPORTTYPE
RW

D_SREPOVARI-REPORT
Berichtsgruppe

Hier kann die entsprechende Berichtsgruppe hinterlegt werden. Entsprechend würden auch alle in dieser Berichtsgruppe vorhandenen Reports ausgeführt werden.

D_SREPOVARI-VARIANT
Hier kann wiederum eine Selektionsvariante hinterlegt werden (bspw. Allgemein).

Ein weiteres Anwendungsbeispiele für Parametertransaktionen ist in folgenden Artikeln beschrieben: Daneben ist im Artikel "Transaktion anlegen (Report, Parameter) bspw. für SAP Query" der Unterschied zwischen Parameter und Reporttransaktion erläutert. Im Artikel "Kundeneigene Transaktionen zu Berichten in PSM FM Haushaltsmanagement zum Beispiel Belegjournal anlegen (Variantentransaktion)" ist darüber hinaus auch noch die Variantentransaktion erläutert. Wobei hierbei auch gleichzeitig anhand des Belegjournals in PSM-FM auch Varianten für Einzelpostenberichte erläutert werden, so dass direkt über eine Transaktion Einzelposten Personal oder Sachmittel ausgewertet werden können.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Montag, 14. November 2011
07:40 Uhr

Plan/Plan Vergleich Kostenstellen - Vergleich unterschiedlicher Planversionen

Ausgangslage
Die Ergebnisse einer Planumlage (Betriebsabrechnungsbogen) in einer Planversion des Vorjahres sollen mit den Planwerten des laufenden Jahres verglichen werden.

Ziel:
Plan lfd. Jahr Planversion BAB / Plan Vorjahr Bericht in Planversion Budget auf Ebene der Kostenstellen.

Hier kann folgender ReportWriter Bericht weiter helfen:

Bibliothek 1VK

Allgemeine Selektion:
KostRechKreis (Variable): 1KOKRE
Kostenstelle (Gruppe, Variable): 1KOSET

Über
BEARBEITEN->
VARIATION
können die Kostenstellen aufgelöst werden, so dass an der Navigationsleiste des Berichtes innerhalb der selektierten Kostenstellengruppen navigiert werden kann. Alternativ könnte auch in einen zweiten Bericht die Kostenstellen statt Kostenarten auf den Zeilen aufgelöst werden.


Schlüsselspalten:
Baiskennzahl ist in beiden Spalten KOSTEN

Budget lfd. Jahr
Geschäftsjahr (Variable): 1GJAHLJ
Periode (Variablen): 1PERIV bis 1PERIB
Werttyp: 1
Version: 0
Bewertung: 0
Anmerkung: Budget wird als Planwert in der Version 0 des laufenden Jahres eingestellt

Ergebnis BAB
Geschäftsjahr (Variable): 1GJAHVJ
Periode (Variablen): 1PERIV bis 1PERIB
Werttyp: 1
Version (Variable): 1VERP
Bewertung: 0
Anmerkung: Hier wird automatisch das Vorjahr des laufenden Geschäftsjahres angegeben. Beim Aufruf des Berichtes muss dann ergänzend die Planversion des BAB des Vorjahres mit angegeben werden, so dass diese entsprechend ausgewertet wird.

Schlüsselzeilen:
Kostenart (Gruppe, Variable): 1KSTAR
Anmerkung:Dieses Merkmal kann entsprechend aufgelöst werden, so dass hier auch innerhalb der Kostenarten navigiert werden kann.

Mit dieser Berichtsdefinition erfolgt eine Auswertung nach aufgelösten Kostenarten, wobei hier die Kostenstellen in der Navigationsleiste erscheinen. Ergänzend dazu kann in der Berichtsgruppe auch ein zweiter Bericht ergänzt werden, der dann eine Darstellung der aufgelösten Kostenstellengruppe ermöglicht.

Hier wird dann die Kostenstellengruppe aus den allgemeinen Selektionen entfernt und in den Schlüsselzeilen als Merkmal hinterlegt.

Die Kostenartengruppe wird dafür dann als Merkmal in den Schlüsselspalten ergänzt.

In diesem Beispiel sind die Planwerte (Werttyp 1) der Version 0 mit einer variablen Version (Variable 1VERP) ausgewertet worden. Alternativ können auch weitere Planversionen oder die Variablen 1VERP-A und 1VERP-B  verwendet werden, so dass hier zwei weitere Planversionen (A oder B) als Selektion mit übergeben werden können.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Montag, 15. August 2011
08:33 Uhr

Jahresvergleich Profit-Center (Istdaten und Plandaten)

Ausgangslage:
Beim Vergleich von Jahresberichten basierend auf eine Auswertung aus der Profit-Center-Rechnung sind für bestimmte Kontengruppen Unterschiede zu erklären. Im Standard wurde jedoch kein Jahresvergleich gefunden.

Ziel: Jahresvergleich IST-Daten

Hier kann folgender ReportWriter Bericht weiter helfen:

Bibliothek 8A2

Allgemeine Selektion:
KostRechKreis (Variable) 8AKOKRS
Ledger 8A
Profitcenter (Gruppe, Variable) 8A-PCGR
Periode 1 bis 12

Schlüsselspalten:
Geschäftsjahr 1 (Variable) 8AYEAR1
Geschäftsjahr 2 (Variable) 8AYEAR2
Abweichung (Formel) X001 - X002
Nachtrag:Anstatt eines Merkmals können innerhalb des ReportWriter Berichtes auch Formeln hinterlegt werden. In diesen Beispiel werden die Werte des 1. Selektionsjahr vom 2. Selektionsjahr abgezogen.


Schlüsselzeilen:
Konten IST
Kontonummer (Gruppe, Variable) 8C-ACCG
Version 0
Satzart 0
Satzart 2

Diese Zeile sollte mit Merkmal Kontonummer auflösen markiert sein. Hierzu ist die Zeile zu markieren und über die zweite Symbolleiste das doppelte Summenzeichen (Expandieren bzw. Umsch.+F9) geklickt werden. Hierdurch sind auch alle in der Kontengruppe vorhandenen Konten mit ausgegeben.

Konten PLAN
Kontonummer (Gruppe, Variable) 8C-ACCG
Version (Variable) 0M1VERS
Satzart 1
Satzart 3

Diese Zeile sollte mit Merkmal Kontonummer auflösen markiert sein. Hierzu ist die Zeile zu markieren und über die zweite Symbolleiste das doppelte Summenzeichen (Expandieren bzw. Umsch.+F9) geklickt werden. Hierdurch sind auch alle in der Kontengruppe vorhandenen Konten mit ausgegeben.



Nachtrag: Kopfzeile mit Überschriften
Über
Zusätze->
Berichtstexte->
Kopfzeilen

Kann noch ein erläuternder Text für diesen Bericht hinzugefügt werden. Hierdurch ist es möglich auch die selektierten Werte mit auszugeben.

Hier können die entsprechenden Selektionsparameter des Berichtes ausgegeben werden.

Beispiel:
Jahresvergleich Profitcenter Profit-Center Gruppe für Kontengruppe Kontengruppe Planversion Version

GJ1 (Geschäftsjahr1)
GJ2 (Geschäftsjahr2)
Abweichung (Geschäftsjahr1)-(Geschäftsjahr2)


Die Selektionsparameter sind hierbei wie folgt eingebunden:
Profit-Center Gruppe:
Variablentyp: Textvariable für Selektionsparameter
Selektionsparamter: Profit-Center Gruppe
Textart: Wert
Breite: 10

Kontengruppe:
Variablentyp: Textvariable für Selektionsparameter
Selektionsparamter: Kontengruppe
Textart: Wert
Breite: 10

Version:
Variablentyp: Textvariable für Selektionsparameter
Selektionsparamter: Version
Textart: Wert
Breite: 4

Geschäftsjahr1:
Variablentyp: Textvariable für Selektionsparameter
Selektionsparamter: Geschäftsjahr 1
Textart: Wert
Breite: 4

Geschäftsjahr2:
Variablentyp: Textvariable für Selektionsparameter
Selektionsparamter: Geschäftsjahr 2
Textart: Wert
Breite: 4

Hinweis:

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Freitag, 29. Oktober 2010
08:36 Uhr

Jahresvergleich mit abweichender Periodenbetrachtung

Ausgangslage:

Im Rahmen eines Plan/Ist Vergleichess soll abweichend zum Geschäftsjahr ein Jahresbericht bspw. basierend auf ein Studienjahr erstellt und berichtet werden. Dieses würde einen Betrachtungszeitraum von bspw. März 2009 bis Oktober 2010 betreffen. Die Daten sollen hier dann für die Jahre einzeln ausgewiesen werden.

Dieses soll über einen ReportWriterbericht verwirklicht werden.

Problem:

Als Selektionskriterium können zwar Periode und Geschäftsjahr angegeben werden, jedoch gibt es kein Variablenfeld für eine Kombination aus Periode und Jahr. Somit würde bei einer Auswertung von 03 2009 (März 2009) bis 10 2010 (Oktober 2010) die Monate März bis Oktober der Jahre 2009 und 2010 ausgewertet werden. Auf diese Weise fehlen die Monate Januar bis Februar 2010 innerhalb der Auswertung der Spalte 2010.

Lösung:

Handelt es sich um einen zusammenhängenden Zeitraum kann folgende Vorgehensweise genutzt werden:

Vorhandene Variablen:
V1 = von Periode
V2 = bis Periode
J1 = von Geschäftsjahr
J2 = bis Geschäftsjahr

Nun sollte folgender Selektionszeitraum festgelegt werden:

In der Spalte für das Jahr 2009 wird folgende Selektion festgelegt

Jahr: J1
Von Periode: V1
Bis Periode: Wert 12
Somit ist das Jahr 2009 vom Wunschmonat bis zum Jahresende ausgewertet.

In der Spalte für das Jahr 2010 wird folgende Selektion festgelegt

Jahr: J2
Von Periode: Wert 1
Bis Periode: V2
Somit ist das Jahr 2010 bis zum gewünschten Monat ausgewertet.

Weitere Möglichkeiten sind im Artikel "Darstellung Studienjahr oder rollierendes Geschäftsjahr im Report Painter" beschrieben.

Hinweis:

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Montag, 8. September 2008
10:36 Uhr

Reportwriter Funktionsformeln

Ausgangslage:

Eine Berichtsanforderung fordert Erlöskonten ohne negativen Vorzeichen sowie ausschliesslich ganzen Zahlen (ohne Nachkommastellen) um diese problemlos in eine Exceltabelle zu übernehmen.


Lösung:

Nehmen wir an, dass innerhalb eines Reportpainter Berichtes eine Kostenträgergruppe ausgewertet wird.

Nun können wir als weiteres Merkmal eine Formel einfügen.

Innerhalb ReportPainter Merkmal einfügen ->Formel.

In der Formelzeile ist es nun möglich, dass wir bezugnehmend auf die obere Gruppe (bspw. Zeile Y001 Kostenträgergruppe ABC-001) diverse Rechenfunktionen ausführen können.

Zeilen sind hier als Y*** und Spalten als X*** zu bezeichnen.

Neben den normalen Rechenoperationen (+,-,*,/) gibt es auch die Möglichkeit diverse Funktionen zu verwenden.

Als Beispiel seien hier die Funktionen ROUND für Runden und TRUNC für ganze Zahlen erwähnt.

Die passende Formel für obige Anwendung wäre:

TRUNC ( - 1 * Y001 )

Hiermit würde, als Beispiel, ein Wert von - 1.390,96 als 1.390 ausgewiesen.

Während

ROUND ( - 1 * Y001 )

einen Wert von 1.391 ausgeben würde.

Neben diesen Funktionen können aber auch Bedingungen (Operatoren >,<, =, =>,=<) verwandt werden, was auch von Fall zu Fall hilfreich ist.

Sollen nun die Grunddaten (in unseren Beispiel die Zeile Y001) nicht mehr angezeigt werden, so kann diese auch ausgeblendet werden.

Hierzu markieren wir die Spalte und wählen aus den Menü

Bearbeiten-> Zeilen -> Ausblenden.

Somit würde in unseren Bericht dann nur noch die Formel sprich der Wert 1.390 angezeigt werden.

Daneben besteht aber auch die Möglichkeit mit Bedingen (IF) oder auch mit Variablen zu arbeiten.Hier hilft die Kontexthilfe (F1) sehr gut weiter.

Hinweis:

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Montag, 8. September 2008
10:35 Uhr

RW/RP Empfängerberichte zuordnen

Ausgangslage:

Innerhalb der Innenauftragsabrechnung wurde ein ReportWriter-Bericht angelegt, der Gruppen von Innenaufträgen und Kostenarten gegenüberstellt. Hierzu wird die Berichtsbibliothek 6o1 verwendet.

Wird nun der Bericht ausgeführt erhält man den entsprechend gestalteten Bericht.

Möchte man nun die Buchungen hinter den Bericht angezeigt bekommen so erscheint die Meldung

"Bitte ordnen Sie dem Bericht einen Empfängerbericht zu".

Eine Auswertung der "Einzelposten" ist hier eingangs also nicht möglich.

Lösung

Sowohl Berichtsgruppen als auch Bibliotheken können Empfängerberichte zugeordnet werden. Sollen in oberen Beispiel die Einzelposten im Ist der Innenaufträge zugeordnet werden, so kann ein Empfängerbericht auf folgende Weise definiert werden.

Transaktion GR52 Berichtsgruppe ändern

In der entsprechenden Berichtsgruppe des Berichtes kann nun über die Eingabe einer Bericht/Bericht-Schnittstelle der Berichtsgruppe Empfängerberichte zuordnen.

Dieses ist über den Button Konfigurieren möglich.

Über "Zeile hinzufügen" kann nun entweder aus einer anderen Berichtsgruppe ein Bericht oder mittels "Anderer Berichtstyp" Query, ABAP-Report oder auch Transaktionen hinzugefügt werden.

In unseren Fall würden wir die Transaktion KOB1 für die "Aufträge Einzelposten Ist" hinzufügen.

Wird dieses nun gespeichert kann zukünftigt per SelectOnLine (auf einen Wert klicken) der Bericht Aufträge Einzelposten Ist mit entsprechenden Daten erfolgen.

Als Selektionskriterien werden die im Bericht definierten Werte (bzw. aus den Stammdatengruppen) übernommen und entsprechend ausgeführt.

Ergänzung:

Je nach Berichtsbibliothek sind aber auch schon innerhalb der Bibliothek entsprechende Empfängerberichte definiert. So sind bspw. hinter der Berichtsgruppe 8A2 (EC-PCA = Profitcenterrechnung) in etwa 32 Empfängerberichte zugeordnet. Wobei hier soswohl Reportwriterberichte als auch Transaktionen wie bspw. KE5Z eingetragen sind.

Wird in einer Planversion gearbeitet, so ist ggf. als Empfängerbericht KOBP sinnvoller, da hier dann auch die Planwerte ausgewertet werden.

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Samstag, 24. November 2007
12:20 Uhr

Bibliothek für ReportWriter/ReportPainter innerhalb des Modul PSM/FM

Ausgangslage:
Es sollen Berichte innerhalb des Moduls PSM mit Hilfe des
ReportWriter/Reportpainter erstellt werden.

Hierzu müßte Bezug auf eine Bibliothek genommen werden, die Bezug auf
eine Tabelle hat. Für das PSM sind folgende Strukturen im System
vorhanden: FMRBCS, FMRFA.

Beide Strukturen werden jedoch nicht in einer Bibliothek genutzt.



Lösungsansatz:
Eine Recherche ergab jedoch, dass eine Bibliothek 4 FM diese zum
Reporting von Budgets innerhalb des Haushaltsmanagement nutzt.
Das Budgetreporting scheint jedoch nur im Rahmen des BCS vorhanden zu sein, siehe hierzu der Aritekel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung".

Erklärung/Hintergrund:

FM Rechercheberichte können innerhalb der ReportWriter Bibliothek 4FM
erstellt werden. Diese ist jedoch nur incl. ihrer Merkmale definiert,
wenn von der klassischen Budgetierung zu BCS migriert wird. Im Rahmen
der klassischen Budgetierung scheint das Berichtswesen noch über die
Rechercheberichte des Haushaltsmanagement erstellt werden.

So sind hier auch weiterhin für die Auswertung der Ist-Daten im
Haushaltsmanagement die Recherche-Berichte (Bericht und Formular)
innerhalb des Customizingpfades (Transaktion SPRO)

Public Sector Management->
Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung->
Informationssystem->
Rechercheberichte

zu nutzen.

Einige Rechercheberichte werden unter den Tag Rechercheberichte vorgestellt. Eine etwas allgemeinere Einführung in das Thema ist im Artikel "Recherchebericht Budget + Ertrag ggü. Aufwand" oder auch der Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget".

 

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Montag, 7. August 2006
10:13 Uhr

Fehlende Daten bei OfficeIntegration (ReportWriter)

Ausgangslage:

Beim Aufruf der Berichte zur Kostenstellenrechnung sollen die Daten in Excel angezeigt werden.

Dieses ist u.a. über die Schaltfläche "Office Integration" möglich. Hierdurch kann die "interaktive" Liste ähnlich wie in SAP auch in Excel angezeigt werden. Dieses ist bspw. vorteilhaft, wenn bestimmte Einzelposten ausgeblendet und nur die Zwischensummen angezeigt werden sollen.

Problem:

Die Excelintegration funktioniert, es werden jedoch keine Daten angezeigt.

Lösung:

Innerhalb Excels wurden per Sicherheitseinstellung Makros deaktiviert. Für diese Art der Liste sind aber Makros erforderlich.

In Excel findet sich der Punkt unter:

EXTRAS->
OPTIONEN->
SICHERHEIT->
MAKROSICHERHEIT.

Hier sollte die Option Mittel ausgewählt sein.

Alternativ läßt sich die Liste auch in SAP über System->Liste->Sichern ohne Zusammenfassungen oder Layout abspeichern-

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