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Artikel zum Stichwort CO

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Donnerstag, 10. August 2017
21:53 Uhr

CO Objekte indirekt auswerten Teil 2/2 hier: Innenauftrag zum Fond WIPLAN

Nachdem im ersten Teil dieser Kurzserie (siehe Artikel "CO Objekte indirekt auswerten Teil 1/2 hier: Anhand Kostenstelle im Report Writer zugeordnete CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle") anhand des Merkmal RESP_FLAG  die zur selektierten Kostenstelle zugeordneten CO Objekte (insbesondere die über die verantwortliche Kostenstelle zugeordneten Innenaufträge) im Report Painter / Report Writer ausgewertet worden sind, stellt sich die Frage, ob eine vergleichbare Funktion auch im Public Sector Management für die Rechercheberichte im Haushaltsmanagement möglich ist.

Im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" habe ich schon kurz beschrieben, wie ein entsprechender Bericht aufbereitet werden kann und die unterschiedlichen Ausgabeformen sind auch im Artikel "Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche" erläutert worden.

Dabei hat PSM-FM eine etwas andere Datenstruktur wie CO was auch schon im Artikel "Salden je Finanzposition mit Unterscheidung Personal oder Sachaufwand aus PSM-FM durch Query über logische Datenbank FMF" angedeutet ist.

FMDERIVE und Fond WIPLAN für Landesmittel (Finanzstelle oder Landesprojekte)

In der HHM-Ableitungsstrategie wird im ersten Schritt ein Fond für den Landeshaushalt (hier WIPLAN) gesetzt. Dieser wird sowohl genutzt wenn Buchungen auf Kostenstellen (aus denen die Finanzstelle abgeleitet wird) oder wenn CO Innenaufträge bebucht werden zu denen keine entsprechende Fonds angelegt worden sind bebucht. Da diese ebenfalls Landesmittelprojekte sind landen diese gemeinsam mit den Kostenstellen auf den Fond WIPLAN.

Auf die entsprechenden Ableitungsstrategien für FMDERIVE möchte ich nun nicht näher eingehen, jedoch soll ein Hinweis auf eine Auswertung der CO Innenaufträge hinter den Fond WIPLAN hingewiesen werden.

Anpasssung Bericht zum Formular um Merkmal CO Innenauftrag

Entsprechend soll im Recherchebericht das Merkmal CO Innenauftrag in den ericht übernommen werden, so dass Kennzahlen zum Fond WIPLAN auch für zugeordnete CO Innenaufträge ausgewertet werden können.

Im Recherchebericht ist es möglich in der Transaktion FMEL (Bericht ändern) das Merkmal  AUFTRAG mit aufzunehmen. Damit erscheint dann ebenfalls der CO Innenauftrag mit in der Navigation und es kann zum Fond WIPLAN (Landesmittel) auch die dahinter liegenden CO Innenaufräge aus Sicht des Haushaltsmanagement ausgewertet werden. Somit kann also von der Navigation das Merkmal Innenauftrag zur Ansicht im Aufrissbereich übernommen werden. Dieses funktioniert sowohl im klassischen Recherchebericht als auch bei der graphischen Berichtsausgabe, wie diese im Artikel "Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche" vorgestellt worden ist.

Im Ergebnis kann es hier ebenso interessant sein den Fond WIPLAN auszuwerten und so sowohl Buchungen auf der Finanzstelle als auch den einzelnen CO Innenaufträgen zu haben, wie die Möglichkeiten über die Auswertung eines Profit-Center im Ergebnis die CO Objekte Kostenstelle und Innenauftrag näher zu betrachten, wie im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" durch Aktivierung des Merkmal Kostenselle und Innenauftrag bei der Auswertung in der Profit-Center-Rechnung beschrieben worden ist

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Dienstag, 8. August 2017
19:47 Uhr

CO Objekte indirekt auswerten Teil 1/2 hier: Anhand Kostenstelle im Report Writer zugeordnete CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle

Schon im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" wurde die Möglichkeit angesprochen bei der Auswertung eines Kontierungsobjektes (hier: Profit-Center) dazugehörige andere CO-Objekte mit auszuwerten (hier: Innenauftrag, Kostenstelle). Dieses ist aber auch bei anderen Modulen als die Profit-Center-Rechnung möglich und ermöglicht noch weitergehendes Reporting.

Im ersten Teil dieser Kurzserie möchte ich auf die Möglichkeit der Selektion von Innenaufträgen über die verantwortliche Kostenstelle im Stammdatum  gehen. Dazu kann eine Funktion im Report Painter genutzt werden.

Report Painter RESP_FLAG zur Auswertung von Daten zur verantwortlichen Kostenstelle

In der Bibliothek 1VK ist es durch das Merkmal "Daten zur verantwortlichen Kostenstelle einlesen" (technischer Name RESP_FLAG) möglich neben der selektierten Kostenstelle auch alle anderen mit dieser Kostenstelle verknüpften CO Objekte auszuwerten. Dieses können zum Beispiel Innenaufträge sein, die über das Feld "verantwortliche Kostenstelle" mit der selektierten Kostenstelle verknüpft sind.

Über das Merkmal Objektart (technischer Name OBART) kann dieses auch noch weiter eingeschränkt werden.

Da solche Dinge anhand eines konkreten Berichtsbeispiel schneller erläutert werden kann, soll folgender Bericht ein kurzes Beispiel bieten. Eine Einführung in das Thema Report Writer ist im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" zu finden. Ziel des Berichtes soll es sein neben den Buchungen auf der selektierten Kostenstelle (oder auch Kostenstellengruppe) die zugeordneten Innenaufträge auszuwerten. Wie im Artikel "Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel" beschrieben wird dabei ein Abschnitt für die Kostenstellenauswertung und einer für die Innenaufträge (Projekte) verwendet.

Allgemeine Selektion

Die Allgemeinen Selektionskriterien gelten dabei für alle Abschnitte und können unter BEARBEITEN->ALLGEMEINE SELEKTION als übergreifenden Merkmale hinterlegt.

Für diesen Bericht sind insgesamt sechs Merkmale hinterlegt, die in folgender Tabelle dargestellt sind:
 
Merkmale für Allgemeine Selektion
Zugeordnetes Merkmal Eingetragene Werte
KostRechKreis Variable 1KOKRE
Kostenstelle Variable 1KOSTL
verantwrtl.Dat.lesen X
Flag gesetzt. Ereignis ist eingetroffen.
Werttyp 4 für Ist
Version 0
Periode von 1 bis 12

Beim Merkmal Kostenstelle wäre es auch ein Gedanke wert statt einer einzelnen Kostenstelle dieses Merkmal als SET (Gruppe) zu markieren und zum Beispiel durch die Variable 1KOSET später eine ganze Gruppe oder mehrere Kostenstellen auszuwerten. Sofern dieses gewünscht ist, bietet es sich an über BEARBEITEN->VARIATION die Kostenstelle als VARIATION Einzelwert zu markieren, wodurch später in der Navigation einzelne Kostenstellen ausgewählt werden können. Eine einzelne Kostenstelle hat aber den Vorteil, dass im Bericht tatsächlich die Kostenstelle als &1KOSTL für die Spaltenüberschrift genutzt werden kann.

Spalte: Merkmal Kosten

Als Spalten werden die Istkosten (oder Erlöse) für einzelne Kostenartengruppen ausgewertet. Hierzu wird als Basiskennzahl KOSTEN ausgewählt und als Merkmal das Geschäftsjahr eingetragen. Perioden, Werttyp, Version sind ja schon in der Allgemeinen Selektion hinterlegt, so dass hier tatsächlich nur zum Geschäftsjahr einzelne Variablen hinterlegt werden. Hier bieten sich die Variablen 1GJAHLJ für laufendes Jahr, 1GJAHVJ für das Vorjahr und 1GJAHVV für VorVorjahr. Wesentlich schöner, und dynamischer sind aber die Variablen ZPJAHR, ZPJR-01 die dann auch als Text für die Spalte mit &ZPJR-01  und &ZPJAHR verwendet werden können.

Diese Variablen sind im Artikel  "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" näher vorgestellt worden.

Zeilen: CO Objekte nach einzelnen Abschnitten

Über BEARBEITEN->ABSCHNITT->NEUER ABSCHNITT können einzelne Abschnitte in einen Bericht eingefügt werden. Bei aktivierter Excel-Integration werden die einzelnen Abschnitte als individuelle Tabellenblätter dargestellt Das Thema Excelintegration ist auch im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" beschrieben. Dabei wird die Abschnitsbezeichnung als Tabellenblattname bei Excel-Integration verwendet.

Durch die Option "Abschnitt mit Merkmalen und Kennzahlen" kann nun ein weiteres Berichtsblatt erstellt werden. Dabei werden die ALLGEMEINE SELEKTIONEN vererbet es besteht aber die Möglichkeit die oberen Spalten ebenfalls einzufügen und als Zeile dann Kostenstelle als Einzelwerte mit auszugeben.

Der folgende Bericht ist für den Berichtszwecke in zwei Abschnitte aufgeteilt. wobei in beiden die oben beschriebenen Spalten verwendet werden, sich aber die Zeilen unterscheiden.

1. Abschnitt Kostenstelle
Die Bezeichnung der Schlüsselspalte wird als Kostenstelle geändert und es werden folgende Merkmale als Zeile eingetragen.
 
Merkmal für Zeilen im Abschnitt Kostenstelle
Zugeordnetes Merkmal Eingetragene Werte
Objektart KST für Kostenstelle
Kostenart Set (Gruppe) und Variable 1KSTAR

Durch die Objektart KST werden nur die Buchungen auf das Objekt Kostenstelle der selektierten Kostenstelle ausgewiesen.  Sofern eine einzelne Kostenstelle in der allgemeinen Selektion gewählt wurde bietet es sich an, die Spaltenüberschrift der Schlüsselspalte nicht nur mit Kostenstellse sondern auch ergänzt um &1KOSTL für die ausgewählte Kostenstelle zu ergänzen.

Ferner sollen die Kostenarten nach Einzelwerte aufgelöst werden. Am einfachsten ist dieses über die Schaltfläche Expandieren (UMSCH + F9). Hier sollen die Kostenarten nach Einzelwerten aufgelöst werden.

2. Abschnitt Innenaufträge (Projekte)
Etwas umfangreicher sehen die zugeordneten Merkmale für eine Auswertung der über die verantwortliche Kostenstelle im Stammsatz der Innenaufträge zugeordneten Projekte aus.

Dabei sind folgende Merkmale als Zeile hinterlegt worden:
 
Merkmal für Zeilen im Abschnitt Projekte
Zugeordnetes Merkmal Eingetragene Werte
Objektart AUF für Aufträge
Kostenart Set (Gruppe) und Variable 1KSTAR
Auftrag Set (Gruppe)  ALLE

Die Innenauftragsgruppe ALLE umfasst dabei alle CO Innenaufträge des Systems, wobei alternativ auch ein entsprechendes Intervall gewählt werden könnte.

Über die Allgemeine Selektion werden dann auch nur die Aufträge selektiert deren verantwortliche Kostenstelle mit der selektierten Kostenstelle übereinstimmt.

Auch hier erfolgt über die Funktion Expandieren (UMSCH + F9) eine Auflösung der Merkmale nach Einzelwerten. Dabei ist folgende Reihenfolge einzuhalten:
  1. Auftrag (Einzelwert)
  2. Kostenart (Einzelwert oder Auflösen falls auf einzelnen Kostenartengruppen Zwischensummen wichtig sind)

Mehrere Kostenstellen als Kostenstellengruppe oder Set auswerten und Stammdaten in Kopfzeile ergänzen

Sollen mehrere Kostenstellen (zum Beispiel einer Abteilung) ausgewertet werden bietet es sich an in der Allgemeinen Selektion die Kostenstelle als SET und Variable 1KOSET zu definieren. Hier stellt sich dann aber die Frage, woran erkannt werden kann, welche Kostenstelle den einzelnen Innenaufträgen zugeordnet ist, sofern nicht die Navigation üebr Variation angesehen werden kann, da der Bericht ausgedruckt oder nach Excel exportiert wurde.

Über ZUSÄTZE->BERICHTSTEXTE->TEXT FÜR EXPORT kann ergänzend zur Kopfzeile ein entsprechender Hinweis ergänzt werden. Der Unterschied zwischen Kopfzeile und Text für Export ist im Artikel "Kopfzeilen im Report Painter auch bei Export nach Excel verwenden" näher erläutert.

Nach Aufruf der Textpflege (Kopfzeile oder auch Text für Export) kann über die Schaltfläche Merkmale das Merkmal Kostenstelle gewählt werden und als Textart WERT und als Wertart WERT/GRUPPE verwendet werden. Hierdurch wird entweder der Kostenstellengruppenname oder die selektierte Kostenstelle als Schlüssel (sprich die Kostenstellennummer) ausgegeben. Ergänzend bietet es sich direkt an als weiteres Merkmal ebenfalls die Kostenstelle zu nehmen nun aber als Textart KURZTEXT und Wertart WERT/GRUPPE zu verwenden, so dass auch die Bezeichnung der Kostenstellengruppe beziehungsweise der Kostenstelle mit ausgegeben wird.

Über die Schaltfläche Spez. Var...  können ferner noch Spezielle Textvariablen Stammdatenattribute als Textelement eingefügt werden. Damit ist es möglich zu einer selektierten Kostenstelle über die Stammdatentabelle KOSTENSTELLENSTAMMSATZ das Stammdatenattribut VERANTWORTLICHER als Textart WERT mit einzufügen. Dieses gilt natürlich auch für weitere Stammdatenfelder wie Abteilung oder andere hinterlegte Felder inklusive der per Userexit CMOD (COOMKS01) hinzugekommene kundeneigene Zusatzfelder, die ja auch schon im Artikel "Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query" ein Thema waren.

 

Bericht ausführen und Besonderheiten

Beim Ausführen des Berichtes (nach erfolgreicher Zuordnung zu einer neuen Berichtsgruppe) kann auf der Selektionsmaske die Kostenstelle angegeben werden und es werden sowohl die Buchungen auf der Kostenstelle als auch (im gesonderten Abschnitt) auf die über die verantwortliche Kostenstelle zugeordneten Innenaufträge mit ausgegeben.

Aus technischen Gründen kann das Merkmal RESP_FLAG nur in Berichtsgruppen verwendet werden, die genau einen Bericht enthalten. Dieses ist auch der Grund, warum direkt eine neue Berichtsgruppe für einen solchen Bericht angelegt werden sollte. Sollten in der Berichtsgruppe mehr als ein Bericht enthalten sein, wird die Ausführung verhindert.

Fazit

Trotz der beschriebenen Einschränkung erscheint mir diese Form der Auswertung als sehr praktisch um einen Gesamtüberblick über alle CO Objekte zu einer Kostenstelle oder einer Abteilung sprich Kostenstellengruppe zu erhalten. Zu beachten ist dabei jedoch, dass immer eine einzelne Kostenstelle ausgewählt werden sollte um einen Überblick zu den einzelnen Objekten zu erhalten. Eine reine Auswertung oder Selektion der Gruppe reicht dabei nicht aus, sondern es werden nur die Daten zu einer Kostenstelle ausgelesen.

Dieses ist auch der Grund warum für die Kostenstelle hier die Variation gewählt worden ist, so dass einzelne Kostenstellen bei Selektion einer Gruppe in der Navigation selektiert werden können.

Sofern die Variation nicht gewählt ist erfolgt eine Auswertung über alle Projekte und Kostenstellen, allerdings ist diese nicht mehr nach Kostenstelle unterscheidbar, es sei denn, dass die Kostenstelle statt in der Allgemeinen Selektion in die Zeile mit übernommen wird und hier mit in die Expansion übertragen wird.

Im Abschnitt für die Kostenstellen ist dann das Expandieren in folgender Reihenfolge zu wählen:
  1. Kostenstelle (Einzelewert)
  2. Kostenart (Einzelwert oder Auflösen)
und beim Abschnitt Projekte
  1. Kostenstelle (Einzelwert)
  2. Auftrag (Einzelwert)
  3. Kostenart (Einzelwert oder Aufösen)
Hier ist es aber tatsächlich eine Frage der persönlichen Vorlieben, ob die Kostenstellen eher in der Navigation oder im Bericht mit aufgeführt werden sollen.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können. Daneben findet sich das Thema auch im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling«  von mir  das sowohl auf diesr Seite im Onlineshop als auch  auf Amazon  oder im Buchhandel zu finden ist. :-).




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Sonntag, 6. August 2017
15:41 Uhr

Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« hatte ich mich etwas intensiver mit der Erstellung von Rechercheberichten im Controlling beschäftigt. Die Erstellung eines Berichtes ist im Artikel "Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?" schon ausführlicher behandelt worden und anhand der Beispiele "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" sowie "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement" vorgestellt worden.

In diesem Artikel möchte ich, nachdem ein entsprechendes Formular erstellt worden ist und dieses einem Bericht zugeordnet wurde auf eine Besonderheit bezüglich der Berichtsausgabe eingehen.

In der Registerkarte Ausgabeart der Funktion Bericht ändern (aufrufbar für PSM-FM über die Transaktion FMEL und für die Profit-Center-Rechnung über die Transaktion KE82) können mehrere Punkte zur als Ausgabeart eines Berichtes gewählt werden.
  • grafische Berichtsausgabe
  • klassische Recherche
  • Objektliste (ALV)
  • XXL (Tabellenkalkulation)
Daneben gibt es noch die Funktion "Auf Selektionsbild auswählbar" wodurch zwischen unterschiedliche Berichtsarten beim Starten des Berichtes gewechselt werden können.

Bisher habe ich hier immer die "klassische Recherche" bevorzugt jedoch finden sich auch in der grafischen Berichtsausgabe einige Vorteile, weswegen ich beide Ausgabearten gegenüberstellen möchte. Eine reine Listausgabe (ALV oder XXL) dürfte selbst erklärend sein und kommt für ein interaktives Reporting nicht direkt in Frage.

Einsatzgebiet grafische Berichtsausgabe in der Profit-Center-Rechnung

Das Stichwort interaktives Reporting weist auch schon auf ein Einsatzgebiet der Rechercheberichte im SAP Standard hin. In der Profit-Center-Rechnung finden sich Rechercheberichte im SAP Menü unter
  • Rechnungswesen
  • Controlling
  • Profit-Center-Rechnung
  • Infosystem
  • Berichte zur Profit-Center-Rechnung
  • Interaktives Reporting
Hierbei handelt es sich um Rechercheberichte in der Profit-Center-Rechnung die als grafische Berichtsausgabe genutzt werden.

Daher möchte ich im folgenden auf den Aufbau der beiden Berichtsausgabearten eingehen.

Grafische Berichtsausgabe

In der grafischen Berichtsausgabe ist der Bildschirm in drei Bereiche (Fenster) aufgeteilt. In der Navigation befinden sich die für den Bericht verfügbaren Merkmale während daneben im Aufrissbereich die gewählten Merkmale entsprechend der Berichtsdefinition (basierend auf das Formular) aufgelistet werden. Im unteren Fenster werden als Detail die Summen der ausgewerteten Daten je Berichtsspalte aufgeführt und bezieht sich stets auf die im Aufrissbereich dargestellten Merkmale.

Dieses ist auch bei Wahl der grafischen Berichtsausgabe durch Wahl der Ausgabebereiche "Info, Navigation, Aufriß, Detail" festgelegt. Hier kann grundsätzlich auch eine andere Form gewählt werden, so dass als Minimalform nur "Navigation, Aufriß" gewählt werden.

Allerdings empfinde ich diese Form der Darstellung mit allen vier Informationen als sehr sinnvoll.

Wie für Rechercheberichte üblich kann mit der Methode Slide and dice ("In Scheiben schneiden und drehen") der aufgerufene Bericht nach eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Hierzu kann die Darstellung der Spalten (Kennzahlen aus dem Formular) nach einen anderem in der Navigation vorhandenen Merkmal ausgewertet werden.

Hierzu kann mit gedrückter Maustaste ein Merkmal aus der Navigation in den Aufrissbereich gezoen werden und so wird dieses dann dargestellt. Dies funktioniert auch per Doppelklick auf ein Merkmal in der Navigation.

Umgekehrt kann aber auch ein Merkmal aus dem Aufrissbereich in die Navigation gezogen werden, so dass hierzwischen den einzelnen Merkmalwerten navigiert werden kann. Dieses funktioniert auch per Doppelklick auf das entsprechende Merkmal im Aufrissbereich.

Über die Schatflcäehe Exportieren (oder Tastenkombination STRG + UMSCH + F12) lassen sich die dargestellten Berichte exportieren.Es empfiehlt sich die exportierte Datei zu sichern und mit der gespeicherten Datei dann zu arbeiten, da bei Rückkehr nach SAP die Datei ohne nachzufragen geschlossen wird ohne Möglichkeit die Änderungen zu speichern.

Sofern ein Merkmal mit einer Hierarchie bspw. Finanzstellen oder Finanzpositionen im Modul PSM-FM gewählt wird ist ein Export über die Schaltfläche nicht möglich. Hierzu muss die Berichtsart klassischer Recherchebericht gewählt werden.

Klassischer Recherchebericht

Bei der klassischen Recherche ist die Navigation oberhalb des Aufrissbereiches dargestellt (oberhalb einer Tabelle) und nicht als Extrafenster. Um hier von einem Merkmal auf ein anderes zu wechseln ist dieses in dar Navigation auszuwählen (Klick mit der Maus) und danach die erste Spaltenüberschrift zu wählen. Danach sind die Merkmale ebenfalls ausgetauscht. Zum Navigieren innerhalb eines Merkmals kann dieses ebenfalls per Doppelklick im Aufrissberiech übernommen werden, so dass zwischen den einzelnen Merkmalen navigiert werden kann.

Der Vorteil im klassischen Recherchebericht ist, dass hier auch Berichte nach Hierarchiebereichen exportiert werden können.  Wird bspw. das Merkmal Finanzposition  statt Fonds dargestellt können diese Daten dennoch über die Schaltfläche Exportieren nach Excel übergeben werden.

Hierzu muss dann nur eine Ausgabedatei (bspw. c:muster.dat) und zum Start von Excel als Programm C:EXCELEXCEL sowie die Option Datei öffnen. Damit startet automatisch Excel und ein Speiuchern der Datei ist damit möglich.

Fazit Pro und Contra der einzelnen Berichtsausgabeformen

Aus Anwendersicht ist die grafische Berichtsausgabe sicherlich einfacher und intuitiver zu bedienen, während die klassiche Recherche den Vorteil hat, dass hier auch alle Merkmale exportiert werdne können. Für aktuelle Berichte habe ich mich daher entschieden die Option grafische Berichtsausgabe für Rechercheberichte zu aktivieren und als Ergänzung die Option "Auf Selektionsbild auswählbar" markiert. Hierdurch sind Benutzerfreundlichkeit aber auch weitergehende Funktionen sinnvoll miteinander verzahnt.

Nachdem nun also die einzelnen Vorzüge insbesondere der Export nach Excel vorgestellt sind, möchte ich noch auf eine Anreicherung dieser Summen aus den Bewegungsdaten um Stammdaten hinweisen. Im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" ist dieses schon etwas ausführlicher beschrieben, wobei die Grundlagen auch schon unter "SAP Query Stammdaten PSM / CO Innenauftrag" sowie eine Besonderheit bei Datumswerten in der Klassifizierung im Artikel "Query zur Auswertung von Klassifizierungsmerkmale PSM Fonds zu CO Innenauftrag und Datumsfelder mit Konvertierung von FLOAT zu DATUM" dargestellt sind.

Es hat schon seine guten Gründe, warum ich im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" auf diese unterschiedlichen Methoden und Tools verweise.

Literaturhinweis

An dieser Stelle mag ich auch gerne darauf hinweisen, dass mein aktuelles Buch nun auch im Buchhandel (zum Beispiel bei Amazon*) hinweisen. Daneben kann das Buch auch über meine Seite direkt beim Verlag erworben werden.

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Montag, 24. Juli 2017
21:28 Uhr

Grundlagen SAP Query Variablen über Selektionsfelder mit Werten füllen Eingabe auf Selektionsbild oder Abgrenzungsparameter

Manchmal kann es hilfreich sein im Selektionsbild einer Query einen Wer zu übergeben um mit diesen dann innerhalb der Query zu arbeiten.

Hierzu möchte ich zwei Möglichkeiten vorstellen ohne tiefer auf die Beispiele einzugehen sondern nur um die Herangehensweise zu schildern.

Im Ergebnis kann beim Ausführen einer Query über ein Selektionsfeld ein Wert mitgegeben werden und dieser weiter verarbeitet werden. Diese Weiterverarbeitung ist noch einmal ein Thema für sich, aber die Arbeit mit Abfrageparametern innerhalb einer SAP Query kann für viele Berichtsanforderungen nützlich sein. Dieses ist der Grund, dass ich die beiden Möglichkeiten hier gerne festhalten möchte.
 

1. Möglichkeit: SAP Query und Lokales Feld Eingabe auf dem Selektionsbild

Handelt es sich um ein Feld in das lediglich eine Eingabe erfolgen soll (Wert eingetragen) oder wenn das Selektionsfeld auch in der Liste der Query selbst genutzt werden soll, bietet sich ein LOKALES FELD an, dass statt einer Berechnungsvorschrift die Option "Eingabe auf dem Selektionsbild" erhält. Dadurch landet das Feld in der Selektionsmaske und es kann ein entsprechender Wert eingetragen werden.

Sofern das Feld eine Referenz über "gleiche Eigenschaften wie Feld" erhält kann hier auch die F4-Werthilfe zum Auswahl eines Feldes genutzt werden.

Denkbar ist hier die im Artikel "Abrechnungsvorschriften von Innenaufträgen auf identische verantwortliche Kostenstelle und empfangende Kostenstelle per Query mit Ampelfunktion prüfen" beschriebene Ursprungszuordnung  zu verwenden und statt ZUK direkt in der Berechnungsvorschrift zu verknüpfen durch das lokale Feld hier Ursprungszuordnung ZUK im Selektionsfeld einzutragen und die Übereinstimmung der verantwortlichen Kostenstelle des Innenauftrag und das Feld empfangende Kostenstelle (COBRB-KOSTL) zu überprüfen.

Wird ZUK nicht eingegeben (das Selektionsfeld bleibt leer) erfolgt dann die Prüfung mit allen Abrechnungsvorschriften. Um dieses zu umgehen kann auch die Option OBLIGATORISCH gesetzt werden, wodurch eine Eingabe auf jeden Fall erfolgen muss.

2. Möglichkeit Infoset Definition von Abgrenzungsparameter und Zusatzfeld

Statt in der Query per lokales Feld besteht auch die Möglichkeit ein Zusatzfeld innerhalb eines Infoset mit einer Selektion zu versehen. Hierzu kann die Möglichkeit der Abgrenzung

Hierzu sind jedoch zwei Schritte erforderlich.

Abgrenzungsparameter anlegen

Im Infoset (Transaktion SQ02) können über die Schaltfläche ZUSÄTZE nicht nur Zusatztabellen und Zusatzfelder  angelegt werden sondern es besteht auch die Möglichkeit über das Register Abgrenzung eine Abgrenzung für das Infoset anzulegen.

Vergleichbar zum Zusatzfeld kann nun ein Name vergeben werden und als Optionen stehen Selektionskriterium und Parameter zur Verfügung. Als Selektionskriterium kann direkt Bezug auf ein Tabellenfeld genommen werden und auch mehrere Werte selektiert werden.

Für dieses Beispiel soll jedoch ein einzelner Wert eingetragen werden (bspw. Kontengruppenname oder ein anderes Stammdatumsmerkmal, dass nicht in der Query selbst, aber innerhalb einer Prüfung einer Berechnungsvorschrift in der späteren Query eingebunden ist).

Daher kann hier die Option PARAMETER gewählt werden. Als Name soll ZP_SYF gewählt werden.

Nachdem NAME und die Option PARAMETER gewählt worden ist, können die Eigenschaften des Parameterfeldes definiert werden.

Natürlich kann hier neben Bedeutung und Selektionstext auch das Format TYP und LÄNGE definiert werden, aber auch per LIKE Bezug auf ein Tabellenfeld genommen werden.

Exkurs Hilfstabellen und Zusatzfelder per Userexit

In diesem Beispiel haben wir eine Hilfstabelle ZHFS_SYF für Systemfinanzierungscodes der Hochschulfinanzstatistik und das Feld  ZSYF in der die einzelnen Systemfinanzierungscodes gepflegt sind.

Diese Hilfstabelle wird als kundeneiegenes  Zusatzfeld ist für die Kostenart über den Userexit COOMKA01 genutzt (siehe Artikel "Stammdatenerweiterung von CO-Objekten am Beispiel ergänzende Kostenstelle beim Innenauftrag").

Im Artikel "Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query" habe ich auch die Auswertung dieser Felder per Query beschrieben.

Um diese Tabelle später zu pflegen, oder zu erweitern kann diese über die Transaktion SM30 gepflegt werden. Hier hat RZ10.de jedoch eine wesentlich komfortablere Lösung vorgestellt, die im Artikel "Wie Sie eine Parametertransaktion für die SM30 anlegen" beschrieben ist.

ABAP Grundlagen Tabelle anlegen

In seiner Serie zum Thema ABAP Grundlagen erläutert Denis Reis im Artikel "Wie Sie eine SAP Tabelle anlegen" sehr ausführlich, wie kundeneigene Tabellen angelegt werden.

Dieses aber nur am Rande und als kleine Leseempfehlung und Exkurs.

In unseren Fall geben wir also den Parameter per LIKE die gleichen Eigenschaften wie das Tabellenfeld Z_HFS_SYF-ZSYF (Feld ZSYF der Tabelle Z_HFS_SYF).

Damit ist das Feld als Selektionsfeld beim Infoset verfügbar und per F4 können die einzelnen SYF-Codes (Werte aus der Tabelle Z_HFS_SYF für das Feld ZSYF) selektiert werden.

Als Bedeutung und Selektionstext wählen wir die "SyfCode Auswertung (Variante)"

Nun soll aber mit den selektierten Wert in der Query weiter gearbeitet werden.

Zusatzfeld mit Bezug zu Abgrenzungsparameter

Nachdem der Abgrenzungsparameter ZP_SYF angelegt worden ist, kann ein Zusatzfeld angelegt werden, dass den Wert des Paramteres erhalten soll.

In unseren Fall ist dieses ein Zusatzfeld mit den Namen ZSEL_SYF und ebenfalls LIKE Z_HFS_SYF-ZSYF . Wobei hier nur die Feldeigenschaften vererbt werden. Als Langtext und Überschrift soll dieses "Syf Code Auswahl" erhalten.

Über die Schaltfläche CODING wird nun folgendes Coding hinterlegt:
 

CLEAR ZSEL_SYF.
ZSEL_SYF ZP_SYF.

In der ersten Zeile wird der Inhalt des Zusatzfeldes geleert und danach mit den Inhalt des Abgrenzungsparameter gefüllt. Dieses Zusatzfeld kann in der Query dann als Selektionskriterium wie auch andere Zusatzfelder verwandt werden. Der Vorteil dabei ist, dass hier, obgleich der SYF Code an keiner anderen Stelle eingebunden ist, mit diesen Selektionsfeld gearbeitet werden kann und es auch als Bedingung für lokale Felder in der Query genutzt werden kann.

Natürlich kann dieses Feld auch für andere Zwecke genutzt werden. Denkbar ist es hier im Coding eines Zusatzfeldes per Parameter einen Preis je Stunde zu übergeben und über die Auswertung eines Sachkonto mit Personalkosten zum Beispiel für eine bestimmte Personengruppe hier aus den gebuchten Personalkosten die geleisteten Stunden zu berechnen.
 

Fazit

Beide vorgestellten Methoden haben ihre Vorteile und Nachteile. Während die Eingabe auf Selektionsfeld für lokale Felder schnell umgesetzt ist, ist die Option per Parameter und Zusatzfeld wesentlich flexibler und ermöglicht einige andere Möglichkeiten der Auswertung.

So ist es auch nicht weiter verwunderlich, dass bestehende Query und Infoset durch solche neu entdeckten Möglichkeiten tatsächlich weiterentwickelt werden können.

Gerade im Berichtswesen ist dies einer der Punkte, die eine Weiterentwicklung gleichzeitig auch sehr spannend macht und zeigt, dass auch im Berichtswesen vieles sich weiter zu entwickeln vermag.

Persönlich freue ich mich immer wieder darüber, wenn ein Austausch in diese Richtung möglich ist und sich das gegenseitige Lernen und der Austausch von Wissen und Erkenntnisse so im beruflichen Alltag bewährt.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
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Montag, 26. Juni 2017
14:25 Uhr

Buchveröffentlichung »Berichtswesen im SAP®-Controlling«

Ein Thema, dass mir sowohl im Blog als auch im beruflichen Alltag am Herzen liegt, ist das Thema Berichtswesen mit SAP.  So hat sich schon kurze Zeit nach der Buchveröffentlichung »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)« gezeigt, dass neben technischer Möglichkeiten auch immer die Konzeption von Berichten und die Beziehung zwischen Sender und Empfänger eines Berichtes relevant sind.

So ist dann relativ zeitnah die Idee zum neuen Buch entstanden, dass die Möglichkeiten zum Aufbau eines internen Berichtswesen im SAP Modul Controlling beschreibt. Dabei werden sowohl vorhandene Berichte vorgestellt als auch einige praktische Kniffe zum Berichtswesen beschrieben und auch die Entwicklung eigener Berichte sei es mit Report Painter, Rechercheberichte oder auch SAP Query vorgestellt.

In guter Tradition hat mich ein Kollege schon auf das Titelbild angesprochen, dass nun nach Erbsen ein realistisches Tortendiagramm darstellt.
 
Berichtswesen im SAP®-Controlling
Cover Berichtswesen im SAP Controlling
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. Juni 2017)

Paperback ISBN: 9783960127406

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *



Dieses Diagramm sieht allerdings nicht nur nett anzusehen aus sondern zeigt auch einen weiteren Punkt der im Buch behandelt wird. Eine wichtige Frage ist auch wie diese Berichte den einzelnen Usern zur Verfügung gestellt werden und wo sowohl ein Informationssystem in Form eines Management-Cockpits für die einzelnen Verantwortungsbereiche zur Verfügung stellen, um an einer zentralen Stelle alle Informationen sammeln und direkt auswerten zu können. Diese Informationen sind nicht nur für die Unternehmensleitung und das Management, sondern auch für andere Verantwortliche im Unternehmen relevant.

Mein erster Blick ins Buch hat mich tatsächlich begeistert, was unschwer am Bild zu sehen ist.
Mein erster Blick ins Buch

Persönlich bin ich sehr zufrieden das Ergebnis in Händen zu halten und bin tatsächlich außerordentlich begeistert vom Ergebnis. Mein Buch richtet sich an erfahrenere Beschäftigte im Bereich Controlling, die im SAP-Modul CO ein Berichtswesen aufbauen oder erweitern wollen. Daneben können einzelne Beispiele nicht nur für Key-User, sondern auch für fortgeschrittene Sachbearbeiter im Controlling nützlich sein, um für regelmäßig genutzte Berichte kleinere Kniffe zur Arbeitserleichterung zu liefern. Die einzelnen Berichtsanforderungen sind im Buch so allgemein gehalten, dass es damit möglich sein sollte, die vorgestellten Methoden auf eigene Berichtsanforderungen zu übertragen bzw. als Grundlage zur Entwicklung eines eigenen Berichtswesens zu verwenden.

Ich würde mich sehr über ein entsprechendes Feedback freuen sei es hier im Blog, auf Amazon oder auch per Mail.

Sollte ich ein wenig Neugierde auf dieses Buch entfaltet haben, verweise ich gerne auf meine Seite Veröffentlichungen wo meine bisherigen Veröffentlichung aufgelistet sind sowie auf die Seite "Internes Berichtswesen im SAP ERP Modul Controlling (CO)" auf der eine ausführliche Rezension zum Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« zu finden ist.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 27. Mai 2017
17:44 Uhr

Query zur Auswertung von Klassifizierungsmerkmale PSM Fonds zu CO Innenauftrag und Datumsfelder mit Konvertierung von FLOAT zu DATUM

Das Thema Klassifizierung scheint etwas zu sein, dass gerade im Modul PSM-FM (Public Sector Management - Funds Management / Haushaltsmanagement) zur Erweiterung von Stammdaten genutzt werden kann und von mir in den Grundlagen im Artikel "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM" inklusive eines kurzen Exkurs zum Anlegen von Klassen und Merkmalen beziehungsweise allgemein zum Thema Klassifizierung beschrieben worden ist.

Hier hatte ich über ein Zusatzfeld OBJNFOND aus Finanzkreis und FOND eine Auswertung der Klassifizierungsmerkmale beschrieben, so dass die einzelnen Felder der Tabelle CABN

In diesen Artikel habe ich über ein Zusatzfeld OBJNFOND aus Finanzkreis und einen Zusatzfeld FONDS, dass aus der CO-Innenauftragsnummer die Nummer des PSM Fond bildet, die PSM Objektnummer erstellt um hier einzelne Merkmale aus den Tabellen CABN "Merkmal" in der die einzelnen Merkmale gespeichert sind und AUSP  "Ausprägungswerte der Sachmerkmale" in der  zum Objekt (Fond) die Werte der einzelnen Merkmale gespeichert sind auswertete.

Im Rahmen des Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" hatte ich das Coding und die Zusatzfelder noch ein wenig optimiert allerdings war hier noch der Nachteil vorhanden, dass die entstandene Query fest den Finanzkreis hinterlegt hatte und so nicht an andere Einrichtungen übertragen werden konnte.

Daher möchte ich in diesen Artikel noch einmal das Thema Verknüpfung von CO Innenauftrag und PSM Fonds sowie die Auswertung der Klassifizierung angehen um danach auf eine Besonderheit einzugehen, sofern es sich beim Merkmal um ein Datumsfeld handelt.

Verknüpfung von CO Innenauftrag und PSM Fond

Statt wie im ersten Artikel beschrieben ein kompliziertes Feld OBJNFOND anzulegen ist es wesentlich leichter mit den Zusatzfeld ZAUFNR zu arbeiten. Dieses hat gleichzeitig den Vorteil, dass die Stammdaten des Fonds problemlos als Zustztabelle eingebunden werden können.

Wie schon in den anderen Artikeln erwähnt sind die beiden Stammdatentabellen von CO Innenaufträgen (AUFK) und PSM Fonds (FMFINCODE) nicht über die Auftragsnummer beziehungsweise Fond verknüpfbar. Hintergrund ist, dass das Feld AUFK-AUFNR  in der Datenbank als Character mit 12 Zeichen und das Feld FMFINCODE-FINCODE als Character mit 10 Zeichen definiert ist.

Im zweiten Artikel wurde hierfür das Zusatzfeld ZAUFNR angelegt um aus der Innenauftragsnummer eine kompatibles Feld zum Fond zu machen.

Hierzu wurde das Zusatzfeld ZAUFNR mit per LIKE-Referenz FMFINCODE-FINCODE erstellt was in den folgenden Abschniten als Hilfsfeld genutzt werden kann. Nun muss "nur" noch die Auftragsnummer in dieses Feld zugewiesen werden.

Da auf Fond und Innenauftrag Drittmittelprojekte abgebildet werden, ist es das Ziel die Projektnummer vom Innenauftrag auch als Fond zu verwenden. Dazu möchte ich zwei Möglichkeiten für das Zusatzfeldcoding darstellen.

ZAUFNR mit fester Länge der Projektnummer des Innenauftrag

Für eine achtstellige Projektnummer (Innenauftrag) lautet das Coding wie folgt:

ZAUFNR = AUFK-AUFNR+4(8).


Hierbei bedient sich das Coding der Technik eines Offsets.

Durch die optionalen Angaben eines Offsets +<o> und eine Länge (<l>) direkt hinter dem Feldnamen <f>, wird der Teil des Felds, der auf Position <o>+1 beginnt und die Länge <l> hat, als eigenes Datenobjekt angesprochen.  In unseren Fall wird also für die Variable ZAUFNR das Feld AUFK-AUFNR (wir erinnern uns die zwölfstellige Auftragsnummer) eingelesen und ab der vierten Stelle insgesamt acht Stellen eingelesen. Da in der Datenbank die Auftragsnummer mit führenden 0000 hinterlegt wird erhalten wir also statt des Datenbankwerte 000012345678 die tatsächliche Auftragsnummer 12345678.

ZAUFNR mit festzulegender Länge der Projektnummer

Sollten Sie eine andere Länge bei den Aufträgen oder Fonds definiert haben ist das Coding natürlich entsprechend anzupassen.

Damit hier nicht selbst die Länge und Position für die Offsetermittlung errechnet werden muss habe ich hier das Coding wie folgt angepasst:

DATA L_AUFNR  type i.
DATA L_OFFSET type i.

* Tragen Sie hier die Länge ihrer Projektnummer ein
* Standard:  8 stellige Auftragsnummer

L_AUFNR = 8.

* Nun wird die Position im Feld AUFK-AUFNR ermittelt
* ab der die Projektnummer ohne 0 gespeichert ist.

L_OFFSET = 12 - L_AUFNR.

* Maximial 12 Zeichen sind in AUFK-AUFNR vorhanden

ZAUFNR = AUFK-AUFNR+L_OFFSET(L_AUFNR).

Damit kann durch Zuweisung eines Zahlenwertes die Position ab der die Projektnummer gespeichert ist direkt ermittelt werden.

Grundsätzlich könnte die Länge der Projektnummer als Variable L_AUFNR natürlich auch als Abfrageparameter, vergleichbar zum Artikel "Neue Wertgrenze für Investitionen bei Finanzstatistik oder Abfrageparameter in SAP Query zur Übernahme von Werten aus Selektionsbild" abgefragt werden, jedoch muss für das spätere Ergänzen der Klassifizierungsmerkmale hier ohnehin das Coding angepasst werden und in der Regel ändert sich die Länge der Projektnummer nicht, so dass diese als Selektionsparameter nur zur Verwirrung und möglichen Fehler führen würde.

Stammdaten Fond ergänzen per Zusatztabelle FMFINCODE

Durch das Zusatzfeld ZAUFNR ist es uns nun wesentlich einfacher möglich die Stammdaten der Fonds aus der Tabelle FMFINCODE ergänzend zur CO Stammdatnetabelle AUFK für die Innenaufträge mit ins Infoset aufzunehmen.

Ein wichtiger Punkt ist dabei die Reihenfolge der Codingabschnitte.

Beim Hinzufügen eines Zusatzfeldes oder einer Zusatztabelle kann am Punkt  Reihenfolge des Codeabschnitts gewählt werden. Auch wenn die Hilfe nicht in diese Richtung zu lesen ist, verstehe ich den Punkt so, dass wenn man Bezug auf vorab definierte Zusatzfelder nehmen möchte die hier nutzenden Felder im nachgeordneten Codeabschnitt liegen sollten.

Da ich in beiden kommenden Fällen mit den neu angelegten Feld ZAUFNR gearbeitet werden soll, werden beide kommenden Fälle im Codabschnitt 2 hinterlegt.

Zusatztabelle FMFINCODE

Anstatt eines Zusatzfeld kann im Register Zusätze über die Schaltfläche ANLEGEN auch eine ganze Tabelle eingefügt werden. Hierzu tragen wir als Name FMFINCODEfür die Stammdatentabelle der Fonds ein und wählen als Art der Zusatzinformation die Option ZUSATZTABELLE..

Im Feld "Reihenfolge des Codeabschnitts" wird nun eine 2 aus den geschilderten Gründen eingetragen.

Hintergrund ist dass erst das Feld ZAUFNR definiert sein soll, bevor Sie mit der Zusatztabelle arbeiten.

Nun erfolgt eine Abfrage über SELECT SINGLE * FROM FMFINCODE WHERE ...
in der folgedene (hervorgehobene) Bedingungen erfüllt sein sollen.

WHERE FIKRS  =  AUFK-BUKRS

da Finanzkreis und Buchungskreis identisch sind, können hier beide Felder sowohl in der Tabelle AUFK als auch FMFINCODE verwendet werden.

AND FINCODE = ZAUFNR

Hierdurch werden dann tatsächlich Fonds und Innenauftrag miteinander verknüpft und es steht die gesamte Tabelle FMFINCODE im Infoset zur Verfügung.

Klassifizierungsmerkmal aus AUSP auswerten

Bisher bin ich bei Klassifizierungsmerkmalen so verfahren, dass ich anhand ATINN den gespeicherten Merkmalswert aus der Tabelle AUSP ausgelesen habe und entsprechend mit ausgegeben habe.

Welche Merkmale sind vorhanden?

Die einzelnen Merkmale sind in der Tabelle CABN hinterlegt und werden über das Feld ATINN mit der Tabelle AUSP mit entsprechenden Inhalten verknüpft.
Entsprechend ist es Möglich für jedes Merkmal ein eigenes Zusatzfeld anhand der Merkmalsnummer (ATINN) zu erstellen.Die entsprechenden Einzelmerkmale können hierbei bspw. mit der Transaktion SE16 und der Auswertung der Tabelle CABN betrachtet werden.

Eines dieser Merkmale ist die Projektbewertung PBW.

Hierzu wird ebenfalls ein Zusatzfeld mit der Bezeichnung PBW für Projektbewertung mit Langtext und Überschrift Projektbewertung erstellt.

Dieses hat als Eigenschaften eine LIKE-Referenz auf AUSP-ATWRT.

Ferner wird im unteren Abschnitt des Fenster bei Reihenfolge des Codeabschnitts ebenfalls eine 2 eingetragen.

Danach wird als Coding zum Zusatzfeld ein passendes Coding zum Zusatzfeld hinterlegt, dass aus der Variable (Zusatzfeld) ZAUFNR und den Buchungskreis bzw. Finanzkreis eine Objektnummer erstellt, die dem Feld AUSP-OBJEK. entspricht.

AUSP-OBJEK Objektnummer mit vorgegebenen Finanzkreis

Unter der Annahme eines dreistelligen Finanzkreis KRK und dass das Merkmal die Interne Merkmalsnummer (Feld ATINN) folgenden Wert hat 0000000022 hat wird folgendes Coding zum Feld hinterlegt:

DATA: L_objfond TYPE AUFK-AUFNR.
DATA: L_MERKMALPBW type AUSP-ATWRT.

CONCATENATE 'KRK ' ZAUFNR INTO L_OBJFOND RESPECTING BLANKS.

SELECT SINGLE ATWRT INTO L_MERKMALPBW FROM AUSP
 WHERE OBJEK = L_OBJFOND AND ATINN ='0000000022' AND KLART = '042'.
IF sy-subrc <> 0.
  CLEAR PBW.
ELSE.
  PBW = L_MERKMALPBW.
ENDIF.


Im Ergebnis enthält nun das Feld PBW die in der Klassifizierung hinterlegte Projektbewertung des Fond.

Objektnummer aus Buchungskreis identisch zum Finanzkreis ermitteln

Wesentlich eleganter ist es jedoch, sofern Finanzkreis und Buchungskreis übereinstimmen, diesen aus der Stammdatentabelle AUFK auszulesen.

Hierzu habe ich das Coding an einer Zeile angepasst.

DATA: L_objfond TYPE AUFK-AUFNR.
DATA: L_MERKMALPBW type AUSP-ATWRT.


CONCATENATE  AUFK-BUKRS ZAUFNR INTO L_OBJFOND RESPECTING BLANKS.


SELECT SINGLE ATWRT INTO L_MERKMALPBW FROM AUSP
 WHERE OBJEK = L_OBJFOND AND ATINN ='0000000022' AND KLART = '042'.
IF sy-subrc <> 0.
  CLEAR PBW.
ELSE.
  PBW = L_MERKMALPBW.
ENDIF.


Durch die Codingzeile:

CONCATENATE  AUFK-BUKRS ZAUFNR INTO L_OBJFOND RESPECTING BLANKS.

wird der Buchungskreis unter Berücksichtigung von Leerzeichen mit den Zusatzfeld ZAUFNR verknüpft, so dass hier von dreistellige ebenso wie vierstellige Finanz- bzw. Buchungskreise berücksichtigt werden.

Datentyp beim Klassifizierungsmerkmal Unterschied AUSP-ATWRT und AUSP-ATFLP

Sofern die einzelnen Klassifizierungsmrerkmale in der Merkmalsverwaltung als Datentyp ZEICHENFORMAT definiert sind, kann hier das Thema schon abgeschlossen werden und die Query kann direkt genutzt werden.

Seitens einer anderen Hochschule bin ich jedoch darauf angesprochen worden, dass das Tabellenfeld AUSP-ATWRT leer ist und bei IHnen das Feld AUSP-ATFLP gefüllt ist. Dieses liegt daran, dass Sie als Klassifizierungsmerkmal den Datentyp DATUM gewählt haben um hier ein Datum zu hinterlegen.

Hierzu muss man wissen, dass die Tabelle AUSP "Ausprägungswerte der Sachmerkmale" die einzelnen Merkmalswerte in zwei Feldern speichert, je nachdem welcher Art die Daten sind.

Die Characterwerte (Zeichenformat) werden wie in oberen Beispiel beschrieben im Tabellenfeld AUSP-ATWRT "Merkmalswert" als Character mit 30 Zeichen gespeichert.

Handelt es sich jedoch um einen nummerischen Wert werden diese als Fließkommazahl (FLOAT) in das Tabellenfeld AUSP-ATFLV als Gleitpunktzahl mit 16 Stellen gespeichert.

Das Problem ist nun aus diesen Wert wieder ein Datumsfeld zu erhalten.

Gleitpunktzahl FLOAT in Datum (DATE) konvertieren

Zur Verdeutlichung des Problems habe ich einmal ein Merkmal als Datum definiert und den gespeicherten Wert in der Tabelle AUSP näher angesehen:
 
Datum Wert als Float AUSP-ATFLV
Datum als Float
01.01.2018 2,0180101000000000E+07
14.05.2017 2,0170514000000000E+07
13.07.2017 2,0170713000000000E+07

Nun stellt sich für die QUery die Frage, wie aus den FLOAT Wert ein Datumswert ermittelt werden kann.

Im ersten Schritt legen wir ein Zusatzfeld mit ATFLV1 an um den Wert zum Merkmal 0000000043 welches als Datentyp Datum definiert bekommen hat auszulesen. Analog zum ATWRT lautet das Coding im Abschnitt 2 dann wie folgt:

DATA: L_objfond TYPE AUFK-AUFNR.
DATA: L_ATFLVDATUM1 type AUSP-ATFLV.


CONCATENATE  AUFK-BUKRS ZAUFNR INTO L_OBJFOND RESPECTING BLANKS.


SELECT SINGLE ATFLV INTO L_ATFLVDATUM1 FROM AUSP
 WHERE OBJEK = L_OBJFOND AND ATINN ='0000000043' AND KLART = '042'.
IF sy-subrc <> 0.
  CLEAR ATFLV1.
ELSE.
  ATFLV1 = L_ATFLVDATUM1.
ENDIF.

Nun ist also im Feld ATFLV1 das Datum als FLOAT gespeichert. Jetzt gibt es drei Möglichkeiten um daraus ein Datum zu erhalten.
 

Funktionsbaustein CTCV_CONVERT_FLOAT_TO_DATE

Der Funktionsbaustein CTCV_CONVERT_FLOAT_TO_DATE wandelt einen Datumswert im Gleitpunktformat (Typ F) in das Datumsformat (Typ D) um.

Hier kann dann der Aufruf des Funktionsbaustein aus ATFLV1 ein Datum ausgeben.

Hierzu legen wir ein Zusatzfeld DATUM1 vom Typ D an (Länge von 8 wird automatisch vorgegeben) und können über folgendes Coding

DATA : L_datum1 LIKE ausp-atwrt,
       L_datumsformat LIKE sy-datum.
CLEAR T_DATUM.
IF AUSP-ATFLV <> 0.
CALL FUNCTION 'CTCV_CONVERT_FLOAT_TO_DATE'
  EXPORTING
    FLOAT         = ATFLV1
 IMPORTING
   DATE          = L_datum1
          .
WRITE  L_datum1 TO L_datumsformat DD/MM/YYYY.
DATUM1 = L_datumsformat.
ENDIF.

 

Float in Integer und Integer in Datum umwandeln

Hier kann ATFLP über weitere Hilfsvariablen in ein Datumsfeld umgewandelt werden.

Dazu wird ein Zusatzfeld vom Typ D für Datum angelegt und nun mit folgenden Code das ermittelte Feld ATFLV1 umgewandelt. Das Zusatzfeld erhält hier die Bezeichnung DATUM2.

DATA
ZL_integer TYPE I,
ZL_datum TYPE D.

ZL_integer = ATFLV1.

WRITE  ZL_integer TO  ZL_datum.

DATUM2 = ZL_DATUM.

Beide hier kurz vorgestellte Methoden sind im Formumsbeitrag "Convert float to date" unter https://archive.sap.com/discussions/thread/154147 ausführlicher beschrieben.
 

Umwandeln ATFLV in Datum durch lokale Felder in Query

Da wir uns bei der Verwendung obiger ABAP Coding nicht sicher waren, ob diese problemlos funktionieren haben wir eine dritte Variante genutzt in der das Feld ATFLP1 als Zusatzfeld im Infoset zur Verfügung gestellt wird und erst in der Query eine Umwandlung erfahren soll.

Hierzu erhält das Feld Datumsmerkmal auch die Kurzbezeichnung ATFLP1 in der Query. Dieses ist in der SQ01 in der Query zum Infoset über

  • SPRINGEN
  • FELDAUSWAHL
  • FELDAUSWAHL

möglich indem über

  • BEARBEITEN
  • KURZBEZEICHNUNGEN
  • EIN/AUSSCHALTEN

diese eingeschaltet werden und das Feld eine entsprechende Kurzbezeichnung erhält.

Nun ist es erforderlich über

  • BEARBEITEN
  • LOKALE FELD
  • ANLEGEN


mehrere lokale Zusatzfelder mit Formeln und Bedingungen anzulegen.

Als erstes wird ein Feld angelegt, dass die Gleitpunktzahl in eine bearbeitbare Zahl verwandelt.

Dazu legen wir das Feld DATUM als Rechenfeld mit 9 Ziffern und 8 Dezimalstellen an.
Als Berechnungsvorschrift erhält es
ATFLV1/100000000
und als Bedingung
ATFLV1<>0

Damit haben wir nun statt
2,0180101000000000E+07
die Dezimalzahl
0,20180101
erhalten.

Mit dieser arbeiten wir nun weiter und legen für die Datumsbestandteile folgende lokale Felder an.

Das lokale  Feld DATUMTXT erhält die Eigenschaften Textfeld mit 10 Zeichen.

und als Berechnungsvorschrift
DATUM
bei der Bedingung
DATUM<>0

Hierduch ist aus der Zahl ein String entstanden und dieser String kann wie im Artikel "Query Stammdatenvergleich Profit-Center und Auslesen von Textbestandteilen (Teilstring aus Variable)" ausgelesen werden.

Dieses nutzen wir für drei lokale Felder die Teile der Dezimalzahl verwenden um Jahr, Monat und Tag zu erhalten.

Das lokale Feld JAHR hat nun die Eigenschaften Textfeld mit vier Zeichen und folgende Berechnungsvorschrift:
DATUMTXT[3:6]
bei der Bedingung DATUM <>0

Folgerichtig ist das Feld Monat ein Textfeld mit 2 Zeichen und der Formel DATUMTXT[7:8] bei Datum <> 0.

Abschliessend fehlt noch der Tag als Textfeld mit zwei Zeichen und der Formel DATUMTXT[9:10] ebenfalls bei DATUM <>0.

Aus Jahr Monat und Tag lässt sich das Datum zumindest als Zahl ausdrücken.

Hierzu wird das Feld DATUMZAHL als Textfeld mit 8 Zeichen definiert und bekommt folgende Formel JAHR * 10000 +  MONAT * 100 + TAG bei DATUM <> 0

Im Ergebnis ist das Datum hier statt 0,20180101 als 20180101 hinterlegt.

Das spannende ist nun aber das Feld DATUMATFLV1 dieses ist als Datumsfeld definiert und hat folgende Formel DATUMZAHL bei Datum<>0.

Zur besseren Übersicht habe ich die einzelnen Felder noch einmal in folgender Tabelle aufgeführt.
 
Feld Format Berechnungsvorschrift Bedingung
Felder zum Auswertung AUSP-ATFLV
ATFLV1 Zusatzfeld aus Infoset entspricht AUSP-ATFLV
DATUM Rechenfeld
9 Ziffern
8 Dezimalstellen
ATFLV1/100000000 ATFLV1<>0
DATUMTXT Textfeld
10 Zeichen
DATUM DATUM<>0
JAHR Textfeld
4 Zeichen
DATUMTXT[3:6] DATUM<>0
MONAT Textfeld
2 Zeichen
DATUMTXT[7:8] DATUM<>0
TAG Textfeld
2 Zeichen
DATUMTXT[9:10] DATUM<>0
DATUMZAHL Textfeld
8 Zeichen
JAHR * 10000 +  MONAT * 100 + TAG DATUM<>0
DATUMATFLV1 Datumsfeld DATUMZAHL DATUM<>0

Damit ist das Feld ATFLV1 erfolgreich in ein Datum umgewandelt worden.

Der entsprechende Abschnitt der Query (inklusive der Hilfsfelder, die man sonst natürlich nicht mit in der Grundliste übernehmen würde sieht wie folgt aus:
 
ATFLV1 DATUM DATUMTXT JAHR MONAT TAG DATUMZAHL DATUMATFLV1
Query zur Auswertung ATFLV1 aus FLOW wird DATE
2,0180101000000000E+07 0,20180101 0.20180101 2018 01 01 20180101 01.01.2018
2,0170514000000000E+07 0,20170514 0.20170514 2017 05 14 20170514 14.05.2017

Im Ergebnis ist hier also tatsächlich ein korrekt beziehungsweise lesbares Datum aus den Feld entstanden. Somit können also auch Datumswerte innerhalb der Klassifizierung mit ausgewertet werden. Allerdings sind diese allerdings etwas umständlicher gespeichert. Dafür hat das Erarbeiten einer gemeinsamen Lösung tatsächlich Freude gemacht.

Glücklicherweise haben wir keine als Datum formatierten Merkmale, sonst würde das je Datumsfeld ein etwas umständliches Coding erfordern. Vermutlich würde ich mich dann auch eher mit den oben erwähnten Funktionsbaustein beschäftigen, aber so war dieses für ein einzelnes Datum auch eine praktische Übung beziehungsweise Herausforderung durch die Kollegen an einer anderen Hochschule.

Hinweis:
In der späteren Query bietet es sich dann allerdings tatsächlich an das Feld in der Grundliste mit der Option Feld nur ausgegeben wenn <>0 zu markieren. Andernfalls wird als Dautm 00.00.0000 ausgegeben.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 13. Mai 2017
21:38 Uhr

Neue Wertgrenze für Investitionen bei Finanzstatistik oder Abfrageparameter in SAP Query zur Übernahme von Werten aus Selektionsbild

Neben der Verwendung von Zusatzfeldern in SAP Query besteht auch die Möglichkeit über Abgrenzungen einen Parameter anzulegen und hierdurch mit einen übergegeben Wert in einer Query zu arbeiten. Um die Vorzüge dieser Methode zu geben möchte ich vorab die Ausgangslage zu beschreiben die hier eine Notwendigkeit für die Übergabe eines Wertes und Arbeiten mit eben diesen Wert erforderlich gemacht hat. Das einfachste Beispiel wäre nun wohl die Angabe eines Stundenlohnes für eine bestimmte Personengruppe zu übergeben um bei einer Summentabelle über Kostenarten für diese Beschäftigtengruppe die hinter den Personalkosten liegenden Stunden festzulegen. Allerdings möchte ich als Beispiel ein etwas umfangreicheres Thema aus der Auswertung von Investitionen zu verwenden.

Ausgangslage: Änderung Anforderungen Finanzstatistik für Wertgrenze bei Investitionen

Im Rahmen eines Finanzberichtes werden die Investitionsausgaben über Sachkonten in bestimmte Kontengruppe unterteilt. Dabei gibt es für die Investitionsausgaben eine Aufteilung in vier Spalten (oder auch Gruppen). Laut Kontierungsplan sind dabei die zugeordneten Konten so gestaltet, dass diese eine Wertgrenze von bis 5.000 und ab 5.000 seitens der Finanzbuchhaltung zugeordnet bekommen haben.

Nun sollen jedoch die sonstigen Investitionsausgaben unterschieden werden in Investitionsausgaben mit einem Anschaffungswert bis 1.000 Euro und solche mit einem Anschaffungswert über 1.000 Euro. Dieses ist jedoch über die reinen Sachkonten nicht möglich, so dass hier eine entsprechende Korrektur im Finanzberichts auf Basis der Einzelposten erfolgen müssen.

In der Gruppe Investitionen bis 1.000 Euro sind durch die Vorgaben der Finanzbuchhaltung (Stichwort Kontierungsrichtlinie oder Kontierungshandbuch) einzelne Sachkonten bis 5.000 Euro zugeordnet (bspw. Lizensen bis 5.000 Euro) und in der Gruppe "Investitionsausgaben mit einen Anschaffungswert über 1.000 Euro"  sind nur die Konten hinterlegt die ab 5.000 Euro vorgesehen sind (bspw. Lizensen ab 5.000 Euro).

Entsprechend muss hier tatsächlich anhand der Einzelbelege die Werthöhe betrachtet werden.

Die identifizierten Werte müssen also anhand der Werthöhe gegebenenfalls umgebucht werden. Der fachliche Hintergrund dieser Auswertung bzw. die Anforderungen sind auch im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" näher erläutert worden.


Nun stellt sich die Frage, wie diese Werte ausgewertet und eine entsprechende Korrekturbuchung ermöglicht werden könnte. Die Auswertung erfolgt für die Jahressicht durch eine Plankopie, so dass hier ein Planwert auf Profit-Center und Kostenart erfolgt.

Das Thema Auswertung von Investitionen habe ich in den Artikeln "Zusammenfassung Query über Anlagenzugang - Auswertung Investitionen aus Profit-Center-Rechnung" sowohl aus der Profit-Center-Rechnung als auch aus der Anlagenbuchhaltung beschrieben. 2008 hatte ich im Artikel "Kurzanleitung Anlage einer SAP Query Auswertung ANBWA in der Profit-Center-Rechnung über ANBW und GLPCA" schon die Möglichkeit über die Tabelle GLPCA beschrieben. Über die Zuordnung von Tabellen und Identiifikation mag ich daher nicht weiter eingehen.

Für einen Quartalsbericht werden die Anlagenzugänge über die gesamte Einrichtung über die Transaktion S_ALR_87012050  (Anlagenzugänge) im SAP Menü unter
  • Rechnungswesen
  • Finanzwesen
  • Anlagen
  • Infosystem
  • Berichte zur Anlagenbuchhaltung
  • Tagesgeschäft
  • International
  • Anlagenzugänge (S_ALR_87012050)
zu finden. Für einen Jahresbericht ist es allerdings erforderlich passend zu  einzelnen Fächergruppen (um beim Beispiel der Hochschulfinanzstatistik zu bleiben) die einzelnen Kontengruppen (SYF Codes) auszuwerten. Entsprechend ist hier eine Umbuchung zwischen den einzelnen Konten erforderlich.

Nach ein wenig Diskussion mit Kolleginnen und Kollegen haben wir im Ergebnis dann eine Auswertung anhand der Tabelle GLPCA und einer Übergabe eines Abfrageparameters gefunden.

Die gefundene Lösung mag ich nun hier beschreiben, da diese Anforderung ein schönes Beispiel für die Verwendung von Parametern innerhalb SAP Query ist.

Infoset anlegen zur Auswertung der Profit-Center-Einzelposten

Im Artikel "Kurzanleitung Anlage einer SAP Query Auswertung ANBWA in der Profit-Center-Rechnung über ANBW und GLPCA" hatte ich noch einen Join über die Tabellen GLPCA und TABWT erstellt um zur Anlagenbewegungsart  auch direkt den Text dazu zu erhalten. Mittlerweile hat sich aber gezeigt dass in der Grundliste der Query unter Zusatzfelder das Feld "Text:Analagen-Bewgungsart" ( TEXT_GLPCA_ANBWA  ) vorhanden ist und so eine Verknüpfung beider Tabellen nicht erforderlich ist.

Daher wurde als Datenquelle die Option Direktes Lesen der Tabelle GLPCA gewählt und alle Felder ins Infoset übernommen. Nun wollen wir aber beim Auswerten der Einzelposten der Query anhand unserer Selektion überprüfen, ob eine Umbuchung für die Selektierten Konten erforderlich ist. Dazu möchten wir im Selektionsfeld mit übergeben, welche Konten wir auswerten wollen (über einen dreistelligen SYF-Code (Systemfinanzierungscode) und über diesen dann anhand des Buchungswertes überprüfen ob hier eine Korrektur erforderlich ist.

Zusatzfeldern beim Aufruf einer Query mit Wert versehen

Hierzu sind zwei Schritte erforderlich. Zum einen muss der Wert in der Selektionsmaske mit übergeben werden und zum anderen muss dieser Wert später in einem Zusatzfeld dann in der Query auch verarbeitet werden.

Zwar ist bei Zusatzfeldern ohne Probleme möglich weitere Informationen aus Datenbanken anhand der ausgewerteten Daten zu erlangen (siehe zum Beispiel "Query über IBAN und Stammdaten Kreditor oder Debitor (Zusatztabellen in SAP Query)" oder auch "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage") aber es ist nicht möglich diese Zusatzfelder als Selektionskriterium für eine Wertübergabe zu verwenden.

Abgrenzungen im Infoset Unterschied Parameter und Selektion

Dieses ist allerdings in der Definition der Query über die Schaltfläche "Zusätze" und hier im Register Abgrenzungen möglich.

Über die Schaltfläche anlegen kann nun eine Abgrenzung als Selektionskriterium oder Parameter angelegt werden.

Der Unterschied ist, dass beim Parameter nur ein einzelner Wert während beim Selektionskriterium auch mehrere Werte oder ganze Intervalle hinterlegt werden können.

Für unseren Fall entscheiden wir uns für einen Parameter ZP_SYF da wir ja nur einen Einzelwert (die auszuwertenden SYF Codes  hinterlegen wollen).

Als Bedeutung und Selektionstext legen wir "SyfCode Auswertung (Variante)" fest und als Format Typ C (Character) mit einer Länge von 3.

Die Option als Default auf Selektionsbild lassen wir deaktiviert, da diese Abgrenzung nur genutzt werden soll, wenn wir auch mit der Query arbeiten wollen. Somit würde sich hier eine Abgrenzung also auch eignen um in einer Selektionsvartiante noch einen bestimmten HInweis zu hinterlegen der gar nicht weiter beachtet werden soll.

Verwendung der Abgrenzung (Parameter) im Zusatzfeld

Nachdem die Abgrenzung angelegt ist stellt sich noch die Frage, wie mit dieser später in der Query gearbeitet werden kann. Hierzu legen wir im Register Zusätze ein Zusatzfeld an.

Dieses Zusatzfeld bekommt die Bezeichnung ZSEL_SYF und als Langtext und Überschrift den Hinweis "Syf Code Auswahl" . Ferner erhält es ebenfalls das Format C und die Länge 3.

Ergänzend erhält es aber über die Taste "Coding zum Feld" noch folgendes Coding

CLEAR ZSEL_SYF.
ZSEL_SYF = ZP_SYF.

Damit wird in der ersten Zeile das Zusatzfeld geleert um es in der zweiten Zeile mit den Wert aus dem Selektionsfeld versehen zu werden.

Dieses Zusatzfeld kann über die Schaltfläche Feldgruppen in eine eigene Feldgruppe übernommen werden.

Zusammenfassung Abgrenzung und Zusatzfelder:

Die Selektionsmaske der späteren Query erhält also den Abgrenzungsparameter und die Query kann später auf das Zusatzfeld zugreifen und damit arbeiten.

Man könnte diese Zusatzfeld-Abgrenzungparameter Kombination mit einen Abfrageparameter in Access für eine Abfrage vergleichen wo dann ebenfalls zur Laufzeit eine Auswertung erfolgen wird.

Nachdem wir nun alle Felder der Tabelle GLPCA sowie das Zusatzfeld in das Infoset übernommen haben kann das Infoset generiert werden.

Das Zusatzfeld haben wir dabei direkt in eine eigene Feldgruppe Zusatzfelder angelegt.

Query anlegen und mit lokalen Zusatzfeldern und Abfrageparametern arbeiten

Bei der Anlage der Query zum eben angelegten Infoset, welche in der gleichen Benutzergruppe zugeordnet sein sollten, springen wir im Menü über
  • SPRINGEN
  • FELDAUSWAHL
  • FELDAUSWAHL
In die Feldliste der Query. Sofern noch nicht geschehen werden wir im Menü unter
  • BEARBEITEN
  • KURZBEZEICHNUNGEN
  • Ein/ausschalten
wählen.

In unserer Feldgruppe EC-PCA: Ist-Einzelposten (die Tabelle GLPCA) geben wir folgenden Werten eine eigene Kurzbezeichnung.
  • Kontonummer: = KONTO
  • Betrag in Profit-Center-Hauswährung = BETRAG

Und in der Feldgruppe (Sachgruppe) Zusatzfelder geben wir unseren Zusatzfeld ebenfalls eine Kurzbezeichnung zu:
  • Syf Code Auswahl = SEL_SYF
Somit können wir nun mit diesen Feldern in der Query direkt arbeiten.

Dazu legen wir zwei lokale Felder an um die Buchung anhand der Werthöhe ggf. anderen SYF Code zuzuweisen.

Dieses ist im Menü über
  • BEARBEITEN
  • LOKALES FELD
  • ANLEGEN
möglich.

1. Lokales Feld SYF (Wertgrenze)

Das erste Feld erhält die Bezeichnung Kurzbezeichnung SYF und folgende Eigenschaften
Feldbezeichnung / Überschrift:
SyF-Code Finanzstatistik

gleiche Eigenschaften wie Feld
SEL_SYF  (also unser Zusatzfeld)

Als Berechnungsvorschrift kann nun eine komplexe Berechnung eingefügt werden.

1. BEDINGUNG
(BETRAG < -1000 OR BETRAG > 1000) AND SEL_SYF <> '561'
Formel
'565'

Hintergrund ist, dass nur die SYF Code 562 und 563 eine Wertgrenzenunterscheidung haben. Wenn der Wert 1.000 Euro übersteigt soll der SYF Code 565 genommen werden.

2. BEDINGUNG
SEL_SYF = 565 AND BETRAG <= 1000 AND BETRAG >= -1000
Formel
'563'

Sollte innerhalb der Auswertung zu 565 ein Betrag unter kleiner als 1000 liegen ist eine Korrektur von 565 nach 563 erforderlich.

SONST
SEL_SYF

Sofern keine der oberen Bedingungen erfüllt ist (also die Wertgrenze nicht greift) kann der übergebene Selektionsparameter als Wert für die Buchung beibehalten werden.

2. lokales Feld CHK_SYF (Ampel)

Als nächstes wird das lokale Feld CHK_SYF mit Feldbezeichnung / Überschrift
CHK SyfCode
angelegt.

Als Eigenschaften soll hier IKONE gewählt werden.

Die komplexe Berechnungsvorschrift lautet einfach:

BEDINGUNG
SEL_SYF = SYF
Formel
ICON_GREEN_LIGHT

SONST
ICON_RED_LIGHT

Nun kann über die Schaltfläche  Grundliste mit den einzelnen Feldern gearbeitet werden.

Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen. Bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

Tabelle GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten"
Geschäftsjahr (L,S) GLPCA-RYEAR
Konto (L,S) GLPCA-RACCT
Belegnummer (L) GLPCA-DOCNR
Soll Haben Kennzeichen (L) GLPCA-DRCRK
Profit-Center (L) GLPCA-RPRCTR
Betrag in Profit-Center-Hauswährung (L) GLPCA-KSL
Wenn nur eine Währung im SAP System verwendet wird kann es hier sinnvoll sein die Option kein Währungsfeld zu aktivieren.

Buchungsdatum (L) GLPCA-BUDAT
Anlage-Hauptnummer (L) GLPCA-ANLN1
Anlagenunernummer (L) GLPCA-ANLN2
Anlagen Bewegungsart (L,S) GLPCA-ANBWA

Zusatzfelder
Text:Anlagen-Bewegungsart (L) TEXT_GLPCA_ANBWA
Syf Code Auswahl (L) ZSEL_SYF

Dieses Feld muss tatsächlich nicht als Selektionsfeld markiert werden, da die Selektion ja über den Abgrenzungsparameter erfolgt und keine Abfrage nach ZSEL_SYF erfolgen soll sondern dieses Feld beim Start der Query mit einen Wert versehen wird.

Lokale Zusatzfelder
Nun werden die einzelnen lokalen Zusatzfelder noch übernommen:
SyF-Code Finanzstatistik (L)
CHK Syfcode (L)

Letzteres Feld ist unsere Ampel.

in der Query kann nun das Feld CHK Syfcode auf die Werkzeugleiste SORTIERFELDER gezogen werden (hierbei nicht über die Spaltenüberschrift sondern durch Ziehen aus den Beispieldatensatz.

Die Sortierung kann dann noch absteigend markiert sein und wir erhalten für jede Auswertung nach den einzelnen SYF Codes auch direkt einen Hinweis darauf welche Belege umgebucht werden müssen.

Fazit Anwendbarkeit von Abgrenzungen als Parameter für SAP Query

Mit der Query ist nun eine Auswertung möglich in der durch eine Ampel direkt erkannt werdne kann, welche Korrekturbuchungen für die Statistik in der CO Planversion notwendig sind.

Daneben können aber Abgrenzungen als Parameter auch für viele weitere dynamische Anwendungen innerhalb einer Query verwandt werden. Ein Beispiel wurde ja schon genannt um hier als Beispiel einen Stundenlohn zu übergeben um eine Anzahl an bestimmter Personen anhand der Personalkosten zu ermitteln. Ein weiteres Beispiel könnten aber auch Zuschlagssätze sein oder Rechenoperatoren die innerhalb der Query dynamisch gesetzt werden können.

Hier empfinde ich die Möglichkeiten als ähnlich weit gehend wie das Coding innerhalb der Zusatzfelder, wobei beides ja eigentlich auch zusammen gehört. Insgesamt hat das gemeinsame Arbeiten an einer Lösung zur Beachtung einer neuen Wertgrenze aus einer Anforderung einer Finanzstatistik sehr viel Freude gemacht und ein weiteres Anwendungsgebiet und Möglichkeit innerhalb der SAP Query erschlossen.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 24. April 2017
18:48 Uhr

Grundlagen: Selektionstext für Selektionsfelder bei SAP Query ändern

Im Rahmen der in den Artikeln "Query Abrechnungsvorschriften Innenauftrag" und "Abrechnungsvorschriften von Innenaufträgen auf identische verantwortliche Kostenstelle und empfangende Kostenstelle per Query mit Ampelfunktion prüfen" vorgestellten Query zur Auswertung der Abrechnungsvorschriften von CO Innenaufträgen wurde anfangs nur die Auftragsnummer und die Planversion als Selektionsmerkmale definiert.

Zur Erinnerung Query und Infoset zur Abrechnungsvorschrift:

Um die Abrechnungsvorschriften mit einer Query auszuwerten werden die beiden Tabellen AUFK für die Auftragsstammdaten und COBRB - "Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung" über das Feld OBJNR Objektnummer miteinander verknüpft.

Exkurs Objektnummer oder Partnerobjektnummer

Die Objektnummer ist auch schon im Artikel "SAP Query: Einzelpostenliste KAMV für Umbuchung in Planversion" näher beschrieben worden. Hierbei werden Kostenstellen mit führenden KS* und Innenaufträge mit OR* abgebildet. Um nun aus den beiden Objekten Kostenstelle oder Innenauftrag als Nummer und die Art des CO Objektes auszuwerten muss dieser String in einzelne Bestandteile aufgeteilt werden.

Hierzu kann im ersten Schritt zum Beispiel über das lokale Feld KTRA in einer Query bestimmt werden ob es sich um eine Kostenstelle oder einen Innenauftrag handelt und in den Feldern KTR_IA beziehungsweise KTR_KS fallweise dann die Nummer der Kostenstelle bzw. der Innenaufträge ausgegeben werden.

Dies Methode ist im Artikel "Query Einzelpostenliste IST über CO Objekte (Auflösen von Innenauftrag, Kostenstelle) sowie Benutzerstammdaten und Erfassungsdatum" ausführlich beschrieben worden und sei hier nur der Vollständigkeit noch einmal erwähnt.

Die Grundliste der Query zur Auswertung der Abrechnungsvorschriften sieht derzeit wie folgt aus:

Auftragsstammdaten AUFK
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext (L) AUFK-KTEXT

Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung COBRB
Version (L,S) COBRB-VERSN
Kontierungstyp (L) COBRB-KONTY
Empfangende Kostenstelle (L) COBRB-KOSTL
Auftragsnummer (L) COBRB-AUFNR
Abrechnungsart (L) COBRB-PERBZ
Ursprungszuordnung (L) COBRB-URZUO
Gültig ab Periode (L) COBRB-GABPE
Gültig ab Jahr (L) COBRB-GABJA
Gültig bis Periode (L) COBRB-GBISP
Gültig bis Jahr (L) COBRB-GBISJ

Nun können als Empfänger die beiden Felder
  • Empfangende Kostenstelle (L) COBRB-KOSTL
  • Auftragsnummer (L) COBRB-AUFNR
in einer Abrechnungsvorschrift gepflegt werden und werden entsprechend mit in der Liste ausgegeben.

Senderauftrag und Empfängerauftrag in der Selektion zur Auswertung eintragen

Für bestimmte Fragestellungen kann es jedoch interessant sein, welche Innenaufträge auf eine bestimmte Kostenstelle oder auf einen bestimmte Innenauftrag abgerechnet worden sind. Ein Beispiel wäre wenn mehrere Innenaufträge auf einen Sammelauftrag Vollkostenprojekte, Weiterbildung, Vermietung und Verpachtung oder auch Erlösaufträge für einzelne Fachbereiche oder andere vergleichbare CO Objekte abgerechnet werden um später dann nur eine Erlösumlage nur über diese Erlösaufträge durchzuführen.

Daher werden beide Felder ebenfalls als Selektionsfelder in der Grundliste aktiviert.

Leider haben sowohl das Tabellenfeld COBRB-AUFNR als auch AUFK-AUFNR die Bezeichnung Auftragsnummer, so dass in der Selektionsmaske der Query an zwei Stellen ein Feld Auftragsnummer einen entsprechenden Wert erwartet.

Dabei ist das Feld COBRB-AUFNR als Empfänger und AUFK-AUFNR als Sender gedacht.

Hier bietet es sich daher an in der Pflege der Query im Bild Selektionen (dieses ist über die Transaktion SQ01 in der Pflege der Transaktion über SPRINGEN > FELDAUSWAHL > SELEKTIONEN zu erreichen. Den Selektionstext des zweiten Feld Auftragsnummer in empfangende Auftragsnummer analog zur empfangenden Kostenstelle umzubenennen.

Auf diese Weise kann sowohl von Seiten der Sender als auch Empfänger eine Stammdatenauswertung erfolgen.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Samstag, 22. April 2017
09:29 Uhr

Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel

Eine der von mir lange Zeit unterschätzte Funktionen im Report Painter ist das Thema Abschnitte. Um die Vorzüge in diesen Artikel kurz darzustellen möchte ich ein kurzes Beispiel aus einer Anfrage eines Kollegen beschreiben.

Hier sollen sowohl für Kostenstellen als auch für Innenaufträge für einige Kostenartengruppe eine Liste erstellt werden in der dann die Salden je Kostenstelle oder Innenauftrag aufgelistet werden. Eine sehr umfangreiche Variante habe ich unter "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" beschrieben und gerade beim dynamischen Mehrjahres- oder auch Quartalsvergleich (siehe auch "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen") kann dieses eine sehr spannende Berichtsoption sein.

Für dieses Beispiel soll aber ein einfacher Bericht als Liste der Salden je Kostenstelle und Innenauftrag gestaltet werden.

Die Grundlagen zur Erstellung eines Berichtes sind unter "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" dargestellt, so dass ich hier nur auf die zugeordneten Merkmale unter
  1. Spalten
  2. Zeile
  3. Allgemeine Selektionen
eingehe.

Der folgende Bericht wird über die Transaktion GRR1 in der Bibliothek 6O1 Innenaufträge angelegt, da hier sowohl Kostenstellen als auch Innenaufträge ausgewertet werden können, was nachher noch relevant wird.

Spalte: Merkmal Kosten

Als Spalten werden die Istkosten (oder Erlöse) für einzelne Kostenartengruppen ausgewertet. Hierzu wird als Basiskennzahl KOSTEN ausgewählt und folgende Merkmale je Spalte eingetragen.
 
Zugeordnetes Merkmal Eingetragene Werte
Merkmal Kosten für Spalten
Bewertung 0
Legale Bewertung
Werttyp 4
Ist
Version 0
Plan/Ist - Version
Kostenart Hier wird die Option SET gewählt um eine entsprechende Gruppe
zu hinterlegen. Als Beispiel hier die Gruppe IKR-5 für Erlöse oder IKR-6 für Kosten

Dieses kann dann für mehrere Kostenartengruppen erfolgen.Natürlich können auch Planwerte durch eine Variable für die Version und Werttyp 1 Plan gesetzt werden. So ist auch ein einfacher Plan/Ist Vergleich möglich.

Allgemeine Selektion

Unter BEARBEITEN->ALLGEMEINE SELEKTION werden dann die übergreifenden Merkmale hinterlegt. Kleiner Hinweis vorab, da jedes Merkmal nur einmal zugeordnet werden kann (entweder allgemeine Selektion, Spalte oder Zeile) gilt dieses dann auch für die kommenden Abschnitte. Hier habe ich im Beispiel folgende Merkmale hinterlegt:
 
Zugeordnetes Merkmal Einegtragene Werte
Merkmale für Allgemeine Selektion
KostRechKreis Variable
Geschäftsjahr von und bis als Variable
Periode von und bis als Variable

Durch die Verwendung von Variablen kann dieser Bericht auch für andere Einrichtungen (Kostenrechnungskreise verwendet werden und für unterschiedliche Auswertungszeiträume verwendet werden.

Über BEARBEITEN->VARIATION kann das Geschäftsjahr durch die Option Einzelwert auch in der Navigation des späteren Berichtes als Variation gesetzt werden, so dass hier zwischen den selektierten Jahren hin und her geschaltet werden.

Zeile Kostenstelle oder Innenauftrag

Nun kommt aber der interessante Part.
Als Zeile können wir hier das Merkmal INNENAUFTRAG hinterlegen und dieses ebenfalls als GRUPPE und VARIABLE markieren und eine entsprechnede Variable auswählen.

Ferner ist weiter hinten die Option AUFLÖSEN interessant. Als Option stehen hier Nicht expandieren, Expandieren oder Nur Einzelwerte zur Verfügung.

Sofern eine Auftragsgruppe ausgewertet wird, würde hier diese bei Nicht Expandieren als Summe, bei Expandieren mit Zwischensummen je Untergruppe und bei Einzelwerte die der Gruppe zugeordneten Innenaufträge als Einzelwerteliste aufgelistet werden. Da wir später eine Liste mit Aufträgen haben wollen ist dieses die Option unserer Wahl.

Exkurs: Spezielle Zellendefinition

Ebenfalls bei Summen bzw. der Kombination von Zeile und Spalte ist die Option per Doppelklick einen Wert als SPEZIELLE ZELLENDEFINIITON zu markieren. Auf diese Weise kann später bei Formeln mit der Kombination aus ZEILE und SPALTE gerechnet werden. Ein Beispiel wären hier alle Personalkosten für alle Kostenstellen eines Betriebes als Divsor zur Ermittlung eines Gemeinkostenzuschlagsatzes :-)


Damit haben wir nun also einen Bericht über Kostenartengruppen und Innenaufträgen.

Über BEARBEITEN->ABSCHNITT->NEUER ABSCHNITT können einzelne Abschnitte in einen Bericht eingefügt werden. Bei aktivierter Excel-Integration werden die einzelnen Abschnitte als individuelle Tabellenblätter dargestellt Das Thema Excelintegration ist auch im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" beschrieben.

Wobei der Tabellenblattname der Bezeichnung des Berichtes entspricht.

Durch die Option "Abschnitt mit Merkmalen und Kennzahlen" kann nun ein weiteres Berichtsblatt erstellt werden. Dabei werden die ALLGEMEINE SELEKTIONEN vererbet es besteht aber die Möglichkeit die oberen Spalten ebenfalls einzufügen und als Zeile dann Kostenstelle als Einzelwerte mit auszugeben.

Im Ergebnis können die Abschnitte dann nach Excel exportiert werden und die Liste an anderer Stelle verarbeitet werden.Hier kann es sinnvoll sein statt Schlüssel und Wert (bspw. Innnenauftragsnummer und Kurztext bzw. Kostenstelle und Kostenstellenbezeichnung) im Berichtslayout die Schlüsselspalte so einzustellen, dass nur der Schlüssel (Kostenstelle, Innenauftragsnumemr) angezeigt wird. Hierdurch können die Daten bspw. in einer Datenbank oder einen externen Tool leichter an die Verantwortlichen der jeweiligen CO Objekte versandt werden.

Auf diese Weise kann in einen Bericht mit mehreren Abschnitten sowohl die Auswertung der Kostenstellen als auch Innenaufträge erfolgen ohne dass ein zweiter Bericht angelegt werden muss.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Samstag, 8. April 2017
14:32 Uhr

Anzahl Belege Kreditor je Fachbereich oder Abteilung anhand Kostenstelle oder verantwortliche Kostenstelle CO Innenauftrag

Manchmal erweist sich mein Blog tatsächlich auch für mich selbst als "Wissenspool" auf den ich selbst sehr gerne zurück greife um bestimmte Anforderungen direkt erfüllen zu können.

So kam nun die Frage auf, ob es nicht möglich wäre für alle Kostenstellenbereiche (im Hochschulbereich würden hier bspw. Fachbereiche oder auch Abteilungen in Frage) die Anzahl an Rechnungen (Einzelposten Kreditorenrechnungen) auszuwerten.

Kreditoren Einzelposten Liste im Modul FI

Wie schon im Artikel "Auswertung Kreditoren Einzelposten inklusive CO Objekte wie Kostenstelle oder Innenauftrag" sind bei einer Auswertung der Nebenbuchhaltung im Kreditorenbereich in der Kreditoren-Einzelposten Liste zu finden unter:
  • Rechnungswesen
  • Finanzwesen
  • Kreditoren
  • Infosystem
  • Kreditoren Posten
  • Kreditoren Einzelposten Liste ( Transaktion S_ALR_87012103)
zwar die FI Belegdaten (Kreditorenbeleg und Zahlungsbeleg) und damit die beiden Bücher Kreditorenbuchhaltung und Hauptbuchhaltung angezeigt jedoch sind auf beiden Belegen nicht die CO-Objekte des Kostenrechnungsbeleges zu finden.

Query mit CO-Objekten Kostenstelle und Innenauftrag aus der Profit-Center-Rechnung

Entsprechend haben wir hier eine entsprechende Query angelegt, die im Rahmen der Profit-Center-Rechnung eine passende Auswertung bastelt.

Das entsprechende Infoset ist in folgender Abbildung dargestellt:

Infoset Tabellen GLPCA, BSAS, LFA1, BSAK und SKAT

Das Infoset verknüpft dabei die Tabellen GLPCA, BSAS, LFA1, BSAK und SKAT und kann sowohl die Felder  CO Innenauftrag und Kostenstelle ausgewiesen.

Anhand der Kostenstelle kann, dank eines sprechenden Kostenstellenschlüssel innerhalb eines bestimmten Intervalls der Bereich (Abteilung oder Fachbereich) anhand der ersten Ziffern der Kostenstellen (bspw. die zweite und dritte Ziffer einer Kostenstelle) identifiziert werden.
 

Aus Kostenstellenschlüssel den Fachbereich oder Abteilung auslesen

Im Rahmen des Artikel "Query Stammdatenvergleich Profit-Center und Auslesen von Textbestandteilen (Teilstring aus Variable)" hatte ich ja schon einmal eine ähnliche Fragestellung anhand der Auslesung der Kostenstelle aus Profit-Centern festgelegt, allerdings möchte ich in der bestehenden Query nicht nur die Ziffern der Kostenstelle sondern auch zu den Innenaufträgen die verantwortliche Kostenstelle und ggf. den Kurztext des Innenauftrag und weitere Stammdaten aus den CO Innenauftrag übernehmen.

Fragestellung: Wie viele Kreditoreneinzelposten sind im Geschäftsjahr je Bereich angefallen


Danach sollen auch noch anhand der Kostenstelle (wenn auf Kostenstelle gebucht) oder anhand der verantwortlichen Kostenstelle (eines Innenauftrages) und sofern die Kostenstellen innerhalb eines Fachbereiches liegen eine Zwischensumme gebildet werden.

Die Aufgabe wäre nun also:
  1. Ist die Rechnung auf einen Fachbereich / Abteilung gebucht und um welchen handelt es sich?
  2. Welche Kostenstelle (Kostenstelle oder verantwortliche Kostenstelle Innenauftrag) ist betroffen?
  3. Wieviele Buchungen sind je Fachbereich (und je Kostenstelle) angefallen?
Für Frage 3 muss in einer solchen Auswertung also auch noch ein Zähler mit aufgeführt werden.

Ausgehend von der vorhandenen Query, die ich ja schon ausführlich im oberen Artikel beschrieben habe, möchte ich den Lösungsweg zu diesen Punkten gerne eingehen.

Der erste Schritt ist die Frage, wie weitere Stammdaten zum Innenauftrag ergänzt werden.

In der Query sind folgende Felder enthalten:

Kostenstelle (L,S) GLPCA-KOSTL
Auftragsnummer  (L,S) GLPCA-AUFNR

Das bedeutet, dass hier tatsächlich zumindest die Kostenstelle unproblematisch ergänzt werden können.

Infoset über Zusatztabellle erweitern

Im ersten Moment hatte ich nun überlegt, dass ich per ABAP Coding und Zusatzfeldern nun aus der Stammdatentabelle AUFK die notwendigen Daten aus den Auftragsstamm auszulesen und zum Feld GLPCA-AUFNR zu ergänzen.

Im schon vorhandenen Infoset soll die Tabelle AUFK als Zusatztabelle ins Infoset übernommen werden.

Über die Schaltfläche Zusätze (F5) bzw.  über  SPRINGEN-> ZUSÄTZE ZUM KNOTEN  innerhalb der Transaktion SQ02 (Pflege des Infosets) kann nun eine Zusatztabelle eingefügt werden. Hierzu kann im Register Zusätze die Schaltfläche Anlegen ausgewählt werden.
Hierzu tragen wir die den Namen AUFK und als Art der Zusatzinformation Zusatztabelle ein. Nun erfolgt eine Abfrage über SELECT SINGLE * FROM AUFK WHERE ...
in der auch gleich die Bedingung AUFNR  = GLPCA-AUFNR vorgeschlagen wird.

Es wird also die führende Tabelle GLPCA mit der Stammdatentabelle AUFK verknüpft wird.

Danach können einzelne Felder der Stammdatentabelle als eigene Feldgruppe ins Infoset übernommen werden.

HINWEIS Vorteil Zusatztabelle versus Join

Sicherlich hätte ich auch per JOIN die Tabelle einfügen und verknüpfen können, was mich aber tatsächlich an der Lösung der Zusatztabelle angenehm überrascht hatte war dass die Tabellenfelder der Tabelle AUFK einfach leer sind, wenn das Feld GLPCA-AUFNR nicht gefüllt ist sondern die Buchung auf Kostenstelle erfolgte und damit GLPCA-KOSTL gefüllt ist.

Die Alternative wäre sicherlich noch ein Outer Join statt Inner Join (statt 1:1 eine 1:N Verknüpfung)  Definition. :-)

Als Beispiel habe ich dabei folgende Felder mit übernommen:

  • Auftragsart AUFK-AUART
  • Auftragsnummer AUFK-AUFNR
  • Kurztext AUFK-KTEXT
  • Verantwortliche Kostenstelle AUFK-KOSTV
  • Antragssteller AUFK-USER0
  • Verantwortlicher AUFK-USER2
  • Arbeitsbeginn AUFK-USER7
  • Arbeitsende AUFK-USER8
Im Ergebnis können diese Felder dann in einer Query genutzt werden, nachdem natürlich das Infoset gesichert und generiert wurde.

Query mit lokalen Zusatzfeldern für Ermittlung Fachbereich

Da ich im Rahmen einer anderen Query aus einer virtuellen Lehreinhiet auch Text der Lehreinheit und Fachbereich abgeleitet habe war mein erster Gedanke per ABAP Coding und Zusatzfeld wie im Abschnitt "Zusatzfeld VLE zur Darstellung virtueller Lehreinheit aus Teilstring der verantwortlichen Kostenstelle sofern nicht in einen anderen Feld ein Wert steht" im Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" beschrieben näher betrachtet

Glücklicherweise bin ich hier aber nur auf den Fachbereich angewiesen, so dass ich innerhalb der Query per lokalen Zusatzfeld mit den beiden Feldern Kostenstelle und verantwortliche Kostenstelle arbeiten kann.

Bezeichnungen und mit lokalen Feldern arbeiten

Neben der reinen Auswertung von einzelnen Tabellenfeldern kann innerhalb der Query auch die Ergebnisse verarbeitet werden. Um einzelne Felder weiter zu bearbeiten können Sie über SPRINGEN->FELDAUSWAHL->FELDAUSWAHL über die Funktion BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNGEN ->EINSCHALTEN einzelne Felder eine Kurzbezeichnung zuordnen.

Diese Kurzbezeichnungen sind notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein lokaes Feld mit einer Formel anlegen. Dieses geht über
BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN.
Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. Elegant wäre es natürlich, wenn wir im Infoset eine entsprechende leere Feldgruppe definiert hätten, es geht aber auch ohne.

Für dieses Feld werden dann entsprechende Eigenschaften festgelegt und über eine Berechnungsvorschrift kann auf andere Felder Zugriff genommen werden.
Nachdem ich hier schon die theoretische Vorgehensweise erläutert habe mag ich direkt zur praktischen Umsetzung gehen.

In der Feldgruppe zur Tabelle GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten" habe ich den Feld "Kostenstelle" die Kurzbezeichnung KS gegeben. Danach habe ich in der Feldgruppe zur Tabelle AUFK den Feld "Verantwortliche Kostenstelle" die Bezeichnung KS_IA gegeben.

Damit kann ich nun also wahlweise mit der Verantwortlichen Kostenstelle des Innenauftrages oder der bebuchten Kostenstelle im Profit-Center-Beleg arbeiten.

Damit das ganze aber auch Sinn macht habe ich noch zwei weitere Felder über "Bearbeiten->Lokales Feld anlegen" angelegt.

Lokales Feld Fachbereich (2. und 3. Ziffer der Kostenstelle innerhalb eines Nummernintervall)

Das Feld  Fachbereich mit den Eigenschaften Textfeld mit ANzahl der Zeichen 10 hat als komplexe Berechnung folgende Bedingungen angelegt:

Bedingung
KS >= 20000000 AND KS < 22000000
Formel
KS[4:5]

Bedingung
KS_IA >= 20000000 AND KS_IA < 22000000
Formel
KS_IA[4:5]

Sonst
''

Sofern also entweder die Kostenstelle oder die verantwortliche Kostenstelle zwischen 20000000  und  22000000 liegt wird in der Berechnungsvorschrift die 4. und 5. Stelle der Kostenstelle (die mit führenden 0 als zehstelliger Wert abgespeichert ist und bei achtstelligen Kostenstellenschlüsseln damit also die zweite und dritte Ziffer der Kostenstelle darstellt)  ausgewiesen.

Damit kann also im Feld Fachbereich direkt von 00 bis 99 jeder Fachbereich oder Abteilung mit ausgewiesen werden. Sofern die Kostenstelle in einen anderen Bereich liegt bleibt dann das Feld Fachbereich leer.

Lokales Zusatzfeld KSIA zum Ausweis jedglicher Kostenstelle

Da ich später nicht nur eine Auswertung nach Fachbereich sondern auch nach der jeweiligen Kostenstelle machen möchte habe ich noch ein zweites lokales Feld angelegt mit der Bezeichnung KSIA.

Auch dieses Feld ist ein Textfeld (mit 10 Zeichen)  und hat als Berechnungsvorschrift
KS + KS_IA

Da entweder die Kostenstelle oder der Auftrag und damit die verantwortliche Kostenstelle gefüllt ist, wird in diesen Feld dann die Kostenstelle ausgegeben.

Grundliste Query Kreditoren Einzelposten mit Gruppierung Bereich und Kostenstellen

Die Grundliste der Query sieht dann wie folgt aus.
Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen. Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

lokale Zusatzfeld
Fachbereich  (L)
Kostenstelle KSIA  (L)

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Geschäftsjahr (S) GLPCA-RYEAR
Kontonummer des Lieferanten bzw. Kreditors (L,S) GLPCA-LIFNR
Belegdatum im Beleg  (L,S) GLPCA-BLDAT
Kontonummer des Lieferanten bzw. Kreditors (L,S) GLPCA-LIFNR
Referenzbelegnummer (L,S) GLPCA-REFDOCNR
Belegart (L,S) GLPCA-BLART

Zusatzfelder
Text: Belegart  (L)  TEXT_GLPCA_BLART

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Kontonummer (L,S) GLPCA-RACCT

SKAT
Sachkontolangtext (L) SKAT-TXT50

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Betrag in Buchungskreiswährung (L) GLPCA-HSL
(sinnvoll kann es sein hier als Währungsfeldposition "kein Währungsfeld" zu markieren, sofern nur mit einer Währung bspw. EUR gearbeitet wird)
Positionstext (L) GLPCA-SGTXT
Kostenstelle (L,S) GLPCA-KOSTL
Innenauftrag (L,S) GLPCA-AUFNR

AUFK
Auftragkurztext (L) AUFK-KTEXT
Verantwortliche Kostenstellle (L) AUFK-KOSTV

Damit habe ich dann tatsächlich alle für unsere Auswertung erforderliche Daten vorhanden.

ALV Liste Gruppieren und Zwischensummen

In der ausgeführten Query kann ich dann über die Schaltfläche Zwischensummen für die Felder Fachbereich und Kostenstelle KSIA sowohl Sortierung als auch Zwischensummen  aktivieren und habe damit eine Liste mit Zwischensummen über die gebuchten Beträge.

Sobald eine solche Zwischensumme gebildet wurde, kann aber über den Zauberwürfel (Layout auswählen und hier die Auswahl im Ausklappmenü auf Layout ändern) aus den Spaltenvorrat die nun vorhandene Spalte Zähler mit in die angezeigten Spalten übernommen werden und man hat sowohl für die Kostenstellen (inklusive der verantwortlichen Kostenstelle der Projekte) als auch auf Ebene der Fachbereiche eine Summe aller Buchungen mit ausgewiesen.

Summenaufrissstufen in ALV Liste wählen

Über die Schatfläche Zwischensumme kann das Menü Aufrisssummenstufe gewählt werden und hier eine Zwischensumme auf Ebene
  • 0 Nicht-Summenzeilen
  • 1 Kostenstelle KSIA
  • 2 Fachbereich
gewählt werden. Hier werden je nach Stufe die tieferliegenden Positionen zugeklappt, so dass zum Beispiel bei der Option 2 nur die Anzahl der Belege auf Ebene der Fachbereiche ausgewiesen werden.

Im Ergebnis sieht man nun Buchungsvolumen sowie in Form der Beträge als auch der Anzahl der Buchungen.

Durch die Selektion der Belegart können nun auch Zahlungen (ZP) unberücksichtigt bleiben (ausgefiltert werden) oder auch einzelne Belegarten direkt in der Selektion der Query gewählt werden.

Fazit

Auf diese Weise kann also relativ einfach das Buchungsvolumen betrachtet werden aber gleichzeitig ist dieses auch ein Beispiel dafür, wie ich selbst das Blog hier nutze um aus bestehenden Lösungen auch neue Probleme direkt zu lösen.

Damit trage ich sozusagen zu meinen eigenen SAP KnowHow bei, da ich die Lösung mit den lokalen Zusatzfeldern im ersten Moment auch nciht mehr in Erinnerung hatte. Aber dafür gibt es ja glücklicherweise die Artikelsuche im Blog ;-).

Belege zählen im FI Belegjournal

Selbstverständlich ist die beschriebene Vorgehensweise nur ein Weg um an ein Ergebnis zu kommen. Für die Fragestellung mit Kreditorenbelege war die Vorgehensweise schon durch die vorhandene Query und den gewohnten Umgang mit ihr recht naheliegend. Sollen jedoch alle Belege eines Bereiches gezählt werden würde ich die lokalen Zusatzfelder eher innerhalb der mehr in der Finanzbuchhaltung angesiedelten "Query FI Einzelposten als Belegjournal - Belegsegment (BSEG) und Belegkopf (BKPF) verknüpfen" einbinden und mich hier nicht der Nebenrechnung bzw. des Ledger der Profit-Center-Rechnung widmen.

Analyse sprechender Nummernschlüssel in SAP Query

Grundsätzlich hat die Übersetzung von sprechenden Nummernkreise tatsächlich das Potential innerhalb einer Query eine ausführlichere Analyse zu machen. Unter "Auswertung sprechender Nummernkreisintervalle von CO Innenaufträgen mit Query Zusatzfeldcoding und Unterscheidung numerischer oder alphanumerischer Schlüssel" habe ich dieses für Innenauftragsnummern beschrieben und hier auch im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" dieses auch für weitere Merkmale genutzt.

Feedback auf meiner Facebook Seite

Das Thema Ausweis Fachbereich werde ich in einen der folgenden Artikeln noch einmal aufgreifen (dann allerdings mit Lehreinheitsbezeichnung) und dabei auch auf das Thema ABAP Code in Excel generieren etwas näher beschreiben. Wobei ich hier schon auf Facebook Ende letzten Jahres (siehe Beitrag auf facebook.com/unkelbach) wirklich hilfreiches Feedback erhalten habe.

Wo ich gerade Facebook anspreche. wer mag kann auch gerne, so auf Facebook angemeldet eine Bewertung für meine Seite abgeben.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
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Dienstag, 4. April 2017
18:48 Uhr

MS Word als Editor für Langtexte bei CO Innenauftrag und Kostenstelle sowie SAP Script und Smart Forms festlegen

In der Stammdatenpflege von CO Innenauftrag (Transaktion KO02), Kostenstelle (Transaktion KS02) oder auch bei Kostenarten (Transaktion KA02) besteht die Möglichkeit neben einer Beschreibung auch für die einzelnen Beschreibungen einen Langtext zu pflegen.

Langtextpflege zur Beschreibung von Innenauftrag oder Kostenstelle

Hierzu ist die entsprechende Schaltfläche neben der Beschreibung anzuklicken (Langtext anzeigen bzw. pflegen) und es kann für einzelne Sprachen eine ausführliche Beschreibung zum CO Objekt hinterlegt werden.

Eventuell muss hier noch die zu pflegende Sprache des Feldes gewählt worden.

Danach können hier im SAP Editor ausführlichere Informationen (zum Beispiel Historie bei sich ändernden Kostenstellenbezeichnungen oder sonstige ausführliche Informationen zum CO Objekt) hinterlegt werden.

Da hier mehr als eine Zeile zur Verfügung steht ist dies eine gerne genutzte Stelle für ausführliche Informationen zum jeweiligen Objekt.

Bisher war hier immer ein Editor in SAP aufgerufen und man konnte über
  • SPRINGEN
  • EDITOR WECHSELN
auf einen Zeileneditor wechseln. Dieser Punkt ist noch immer möglich, jedoch wird nun statt eines SAP Editor ein in SAP eingebundenes MS Word (Winword) eingebunden mit reduzierten Schaltflächen in dem die Texte bearbeitet werden können.

MS Word als Editor für SAP Script

Seit SAP ERP [Central Component (ECC)] 6.2 Enhancement Package 42 ist es möglich MS Word als Editor für SAP Script bzw. Smart Forms zu aktivieren. Ab aktuelleren Releases kann nur noch MS Word als Editor für SAP Script bzw. Smart Forms verwendet werden.

Grundsätzlich sollte in der Transaktion I18N Internationalisierung unter den Punkt I18N Customizing durch die Option MS Word als Editor möglich auf Word als Editor zu wechseln.

Dieses ist neben SAP Script und Smart Forms auch erforderlich um Standardtexte zum Beispiel in der Transaktion SO10 für den Anmeldehinweis beim Anmeldeschirm von SAP zu bearbeiten (siehe hierzu auch im berater-wiki.de unter "Pflege SAPscript-Textbausteine mit Transaktion SO10 (ID = ST)").

Eine Deaktivierung von MS Word als Editor für SAPscript und Smart Forms scheint allerdings nur noch per ABAP Report möglich zu sein. Hierzu muss mit der Transaktion SA38 der Report RSCPSETEDITOR gestartet werden.

Danach erfolgt eine Auswahl in der für
  • SAPScript
  • Smart Forms
festgelegt werden kann, dass hier MS Word als Editor verwendet werden soll.

Sofern diese Option aktiviert oder deaktiviert muss diese Option noch über die Schaltfläche "Aktivieren" aktiviert und damit produktiv geschaltet werden.

Diese Einstellung ist eine laufende Einstellung zu der kein Transportauftrag erstellt wird. Die Einstellung selbst wird in der Tabelle TCP0I "Parametertabelle für i18n-Systemkonfiguration" in den Feld sapscript_editor beziehungsweise. smartforms_editor im Feld Name ("Parameter fuer I18n Systemkonfiguration") und im Feld Value ("Wert für i18n-Systemkonfigurationsparameter (TCP0I-Wert)") mit der Ausprägung MSWord festgealten.

Ferner sind in dieser Tabelle auch letzte Änderer (LASTUSER) und Zeitpunkt der Änderung (TIMESTAMP) festgehalten.

Fazit

Da es bis auf die neue Ansicht kaum Funktionseinschränkungen bei der Nutzung von MS Word zur Pflege der Langtexte gibt und künftig SAP Script nur noch über MS Word gepflegt werden kann, ist es vielleicht tatsächlich empfehlenswert hier sich mit der neuen Oberfläche anzufreunden.

Interessant ist aber tatsächlich an welche Stellen SAP Script eingesetzt wird. Mir war die Textpflege bisher nicht bewusst als SAP Script Anwendung aufgefallen, was aber möglicherweise auch daran liegen mag, dass ich bisher nicht bewust mit SAP Script gearbeitet habe. Negativ aufgefallen wäre es mir vermutlich eher, wenn im Report Painter oder bei Rechercheberichten die Pflege der Kopfzeile davon betroffen wäre.

Gerade hier nutze ich, wie auch schon im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" sehr gern die Möglichkeit der Arbeit mit weiteren Texten. Zugegeben sind hier aber keine weiteren Sprachversionen zu pflegen. Gleiches gilt auch für andere von mir gerne genutzten Auswertungstool in SAP, die ich aber auch schon im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" zusammengestellt habe und auf die ich im Verlauf des Jahr 2017 sicher erneut noch einmal zurück kommen werde.

Bis dahin zeigt sich aber gerade an einen solchen Beispiel, wie sinnvoll der Austausch zwischen SAP Basis und den anderen Modulverantwortlichen (Keyusern) sein kann, so dass hier die Verwunderung über eine neue Oberfläche in SAP nicht allzu groß ist.

Werbung:
Nebenbei in der digitalen SAP Bibliothek von Espresso Tutorial (siehe auch SAP Know How)  sind auch Bücher wie "Praxishandbuch SAPscript für SAP ERP" oder "Praxisbuch SAP® Interactive Forms und Adobe® LiveCycle Designer" (Amazon Partnerlink) enthalten, so dass sich auch in dieses Thema vertieft werden kann :-)

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
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Sonntag, 2. April 2017
18:41 Uhr

Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query

Im Artikel "Stammdatenerweiterung von CO-Objekten am Beispiel ergänzende Kostenstelle beim Innenauftrag" wurde schon die Stammdatenerweiterung von Kostenarten, Kostenstellen und Innenaufträgen per Userexit (CMOD) beschrieben. Hierdurch sind bei Kostenstellen (bspw. über die Pflegetransaktionen KS01 Kostenstelle anlegen, KS02 Kostenstelle ändern und KS03 Kostenstelle anzeigen) sowie für Kostenarten (ebenfalls hier über die Transaktionen KA01, KA02, KA03)  die Registerkarte Zusatzfelder vorhanden über die die angelegten kundeneingene Felder gepflegt werden können.

Zusatzfelder per Gruppenrahmen im Auftragslayout CO Innenauftrag aktivieren

Lediglich zur Nutzung der Zusatzfelder für den CO Innenauftrag ist noch Customizing erforderlich, so dass die Felder genutzt werden können. Hierzu muss im Auftragslayout der Gruppenrahmen 09 kundeneigener Felder einer Registerkarte zugeordnet werden.

Dieses kann im Customizing über die Transaktion SPRO unter folgenden Pfad erfolgen:
  • Controlling
  • Innenaufträge
  • Aufragsstammdaten
  • Bildschirmgestaltung
  • Auftragslayout definieren
Hier können entsprechende Registerkarte für die CO Innenauftragspflege definiert werden und innerhalb eines Register der Gruppenrahmen 09 Kundeneigene Felder zugeordnet werden. Dieses Auftragslayout kann dann einzelnen Auftragsarten zugeordnet werden.

Zusammenhang Auftragsart - Auftragslayout

Sofern einer Auftragsart kein Auftragslayout zugeordnet ist, werden ohnehin alle Felder zur Pflege angeboten. Keine Regel ohne Ausnahme, sofern innerhalb des Auftragslayout über die Feldauswahl einzelne Felder ausgeblendet werden ist dieses nicht der Fall.

In diesen Beispiel soll aber tatsächlich das Auftragslayout genutzt werden. Entsprechend ist auch hier im Customizing die Auftragsart mit dem angelegten Auftragslayout verknüpft.

Dieses ist wiederum im Customizing (Transaktion SPRO) unter

  • Controlling
  • Innenaufträge
  • Auftragsstammdaten
  • Auftragsarten definieren

beziehungsweise mit der Transaktion KOT2_OPA möglich.

Eine ausführliche Beschreibung zum Thema Auftragslayout und Auftragsart ist auch in Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" geschildert :-)

Nun stellt sich aber die Frage, welche Auftragsarten nun eigentlich welchen Auftragslayout zugeordnet sind. Dieses kann relativ einfach über die Tabelle T003O "Auftragsarten" zum Beispiel über eine SAP Query anhand der Tabellenfelder in folgender Tabelle ausgewertet werden.
Beschreibung Technischer Name L S
Auswertung Auftragsart und Auftragslayout
Auftragsart T003O-AUART X X
Zusatzfeld Text Auftragsart TEXT_T003O_AUART X  
Auftragslayout T003O-LAYOUT X  

Dabei sind L als Listenfeld und S für Selektionsfelder vorgesehen.
Anhand dieser Query kann relativ schnell festgestellt werden, welche Auftragsarten und welches Auftragslayout zur Nutzung der Zusatzfelder angepasst werden muss.

Auswertung Zusatzfelder in Stammdatenlisten (KA23, KS13, KOK5)

Im Stammdatenverzeichnis für Kostenarten über die Transaktion KA23 oder für Kostenstellen über die Transaktion KS13 kann durch Nutzung der Option Selektionsvariante im Abschnitt Zusatzfelder anhand der Schaltfläche Zusatzfelder die kundeneigene Felder über eine freie Abgrenzung genutzt werden.

Im Unterschied dazu ist im Stammdatenverzeichnis für Innenaufträge (Transaktion KOK5) direkt eine Schaltfläche "kundeneigene Felder" nach Auswahl der Option Selektionsvariante vorhanden über die ebenfalls diese freie Abgrenzung erfolgen kann.

Auswertung Stammdatentabelle zum Beispiel per SAP Query

Eine weitere Frage ist, wie die neuen Stammdatenfelder in SAP Query oder in den Tabellen ausgewertet werden können.

Hierbei sind in den einzelnen Tabellen die Zusatzfelder als Customer Include der Stammdatentabelle hinzugefügt. Dieses kann auch in der Transaktion SE12 näher betrachtet werden.

In folgender Tabelle habe ich die Stammdatentabellen und das Include mit aufgeführt.
CO Objekt Tabelle Include Bezeichnung
CI Zusatzfelder
Innenauftrag AUFK CI_AUFK Zusatzfelder CO-Innenauftrag
Kostenstelle CSKS CI_CSKS Zusatzfelder Kostenstelle
Kostenart CSKB CI_CSKB Zusatzfelder Kostenart

Für ein Infoset bietet es sich an, diese Felder aus der Stammdatentabelle dann einer eigenen Feldgruppe zuzuordnen, so dass die Felder dann leicht gepflegt werden können und entsprechend in der Query genutzt werden können.

Werden diese Tabellen in einer Query genutzt werden die Zusatzfelder wie normale Tabellenfelder durch den CustomerINclude (CI) zur Verfügung gestellt.  Somit lassen sich auch die entsprechenden Query problemlos anpassen.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 10. Dezember 2016
09:17 Uhr

Vortrag Controlling Tipps aus der Praxis für die Praxis und die Espresso digitale SAP Bibliothek Flatrate

Wie schon im Artikel "Rückblick FI CO Forum Infotage 2016 in Köln und Zürich" geschildert nahm ich dieses Jahr an den FI CO Forum Infotagen mit einen eigenen Vortrag teil und zwischenzeitlich sind auch alle Vorträge, wie im Artikel verlinkt, online abrufbar. Die Vorträge der Vorjahre habe ich am Ende dieses Artikel verlinkt.

So kann auch der Vortrag von mir online nachgelesen werden. Der Vortrag ist unter http://fico-forum.de/ET/infotage_2016/Unkelbach/ online abrufbar.

SAP ERP Controlling Tipps »Aus der Praxis für die Praxis« von www.Andreas-Unkelbach.de



Da hier die gleiche Technik genutzt wird wie in der digitalen SAP Bibliothek (siehe SAP eBook Flatrate) möchte ich auch gleichzeitig nicht nur auf diesen Vortrag verlinken sondern auch meine Erfahrungen mit der Bibliothek von Espresso Tutorials vorstellen.

Personalentwicklung, berufliche Weiterbildung, SAP Kenntnisse durch digitale SAP Bibliothek von Espresso Tutorials

Hier kann in Form einer Jahresgebühr ein Vollzugriff auf alle Bücher des Verlags erlangt werden und diese digital geschmöckert werden. Dabei ist die Website responsiv gestaltet, so dass diese auch am Tablet oder Smartphone bedienbar ist. Trotzdem ist wohl für 2017 auch eine App angedacht.

Nachdem man die Zugangsdaten erhalten hat ist ein direktes Anmelden in der Weboberfläche möglich.

Die digitale SAP-Bibliothek LOGON

Danach ist eine Übersicht aller verfügbaren Bücher und Videos zu sehen.

Startseite digitale Bibliothek

Positiv aufgefallen ist mir gleich zu Beginn, dass die Suchfunktion alle vorhandenen Bücher umfasst und hier per AJAX sowohl in der Buchbeschreibung als auch im Buchinhalt die Suchergebnisse anzeigt.

Auf der linken Seite sind sowohl die Sprachen (derzeit Englisch, Deutsch und sogar einzelne Werke in portugiesisch oder fanzösisch) und die Themengebiete in der jeweiligen Sprache aufgeführt.

Auszug Themengebiete Espresso Tutorials

Hier zeigt sich auch der Vorteil eines digitalen Mediums dadurch, dass auch direkt auf Videos verlinkt werden kann und diese dann bestimmte Vorgänge und Sachverhalte noch besser als das geschriebene Wort beschreiben können.

Sofern nicht in allen Büchern recherchiert werden soll, kann natürlich auch ein einzelnes Buch aufgerufen werden.

Einzelbuchansicht mit Buchbeschreibung

Hier wird erst einmal eine kurze Buchbeschreibung gegeben und über die Schaltfläche "Inhalte ansehen" kann direkt auf den Inhalt des Buches Zugriff genommen werden.

In Form eines Schreibtisch kann hier erstaunlich gut lesbar ein Buch im wahrsten Sinne des Wortes durchgeblättert werden.

Buch auf virtuellen Schreibtisch mit ausgeklappten Inhaltsverzeichnis

Besonders positiv ist aber auch, dass über die Symbolleiste jederzeit ein Inhaltsverzeichnis (siehe oben der schwarze Kasten) oder auch die Suchfunktion aufgerufen werden kann. Wobei dieses auch ausgeblendet werden kann und so nur das reine Buch gelesen werden kann. Aber auch aufgeschlagen macht das Buch einiges her.

Ein aufgeschlagenes Buch

Hierbei können die einzelnen aufgeschlagene Buchseiten anhand der URL auch als Lesezeichen im Browser hinterlegt werden oder auch versandt werden (dann ist auf der Empfängerseite natürlich ebenfalls ein Zugang erforderlich).

Besonders hilfreich empfinde ich, dass einzelne Verweise innerhalb des Buches oder auch auf externe Quellen direkt aufgerufen werden können und so das Buch interaktiv genutzt werden kann. Dieses gilt nicht nur für das Inhaltsverzeichnis im Buch sondern auch für Tabellen oder einzelne Abbildungen.

Das digitale Blättern innerhalb des Buches und die Suchfunktion kann tatsächlich sehr gut anhand der Vorträge nachempfunden werden.

Sofern ich ein Interesse an dieser Form der digitalen Weiterbildung geweckt habe, würde ich mich freuen, wenn der Menüpunkt "Espresso Tutorials " Interesse weckt, da hier auch ein Online-Zugang für 12 Monate für 99,00 Euro in Partnerschaft mit Espresso Tutorials erworben werden kann. Natürlich erhält man hier auch regelmäßig Updates durch Neuerscheinungen. Ausserdem kann so auch unterwegs auf die Bücher Zugriff genommen werden.

Elektronische und gedruckte Bücher vielleicht als Weihnachtsgeschenk ;-)

Gerade für die Weihnachtszeit kann dieses ein ideales Geschenk sein zumal zwischen den Jahren auch immer ein wenig Zeit für gute Literatur sein sollte und ich hier wirklich vom Buch- und Verlagskonzept begeistert bin :-)). Immerhin sind die Bücher nicht nur intensiv und lehrreich wie ein guter Espresso sondern tatsächlich auch Bücher aus der Praxis für die Praxis :-) und bieten einige Anregungen und Zusammenhängen in den unterschiedlichsten SAP Modulen.

Das im Beispiel vorgestellte Buch kann ich natürlich sowohl in der elektronischen als auch in der gedruckten Form empfehlen.


 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. November 2014)
Paperback ISBN: 9783960126874

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120414
 


Alternativ stehen natürlich auch diverse andere Bücher in Papierform und eben auch innerhalb der Flatrate zur Verfügung die ich ebenfalls an dieser Stelle sehr empfehlen kann.

Ich bin schon sehr auf die App Lösung gespannt, aber durch das responsive (mobil angepasste Design) ist es sogar gut möglich am Smartphone hier Zugriff zu erhalten.

Wie erwähnt kann als Beispiel mein Vortrag unter http://fico-forum.de/ET/infotage_2016/Unkelbach/ online abgerufen werden.

Wie erwähnt für die persönliche oder auch betriebliche Weiterbildung kann ich das Angebot der digitalen Bibliothek sehr empfehlen. Zur Verdeutlichung kann auch unter "Die digitale SAP Bibliothek" anhand eines Videos ebenfalls ein guter Eindruck vom Angebot und der Oberfläche gewonnen werden. Eine kleine Auswahl habe ich auch im Artikel "Werbung - Fachliteratur rund um SAP Themen" sowie "Schnelleinstieg ins SAP Rechnungswesen mit cat content ;-)" vorgestellt und bin überzeugt, dass diese Bücher auch geeignet sind sich in die SAP Materie gerade bei bisher nicht so oft genutzten Modulen einzuarbeiten. Der größte Vorteil ist hier neben Praxisbezug auch die kompakte und verständliche Darstellung des Buch.

Unterlagen FI CO Forum Infotage

Wie im Artikel schon angekündigt sind mittlerweile auch alle Unterlagen der verschiedenen Infotage online gestellt worden. Zwar sind nicht von allen Jahren die Beiträge online gestellt, aber ab 2014 sind die Unterlagen noch immer aufrufbar. Die Veranstaltung selbst gibt es seit 2012 und ab 2014 sind die Vorträge ebenfalls online gestellt worden. So informativ diese Unterlagen jedoch auch sind, so sehr würde ich einen Besuch vor Ort jedoch empfehlen, da oftmals ergänzend zu den Folien weitere Informationen gegeben werden und natürlich auch solch eine Fachtagung vom gegenseitigen Austausch lebt. Meine erste Erfahrungen mit dieser Tagung (in 2016) habe ich im Artikel "Rückblick FI CO Forum Infotage 2016 in Köln und Zürich"  geschildert.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Freitag, 2. Dezember 2016
11:17 Uhr

Rückblick FI CO Forum Infotage 2016 in Köln und Zürich

Im November 2016 fanden die  FI CO - Forum Infotage 2016 in Köln (14. - 15. November) und Zürich (22. - 23. November) statt. Die 5. Jahrestagung der SAP ERP Financials Comunity fand erstmalig an zwei Orten und sogar in zwei Ländern statt. Die Veranstaltung wurde u.a. von Espresso Tutorials (meinen Buchverlag siehe auch fico-forum.de) und der ConVista Consulting AG ( ConVista.com ) angeboten, wie auch an beiden Agenden ersichtlich ist.


Programmhefte FI CO - forum Infotage 2016

So konnten Fachvorträge vom 14. bis 15. November im Hyatt Hotel in Köln und vom 22. bis 23. November 2016 im FIFA Museum in Zürich besucht werden.

Dabei waren die Themen bunt gemischt und in Köln auch in die drei Veranstaltungsräume entsprechend der Themenbereiche HANA, FI und CO aufgeteilt, so dass teilweise drei Vorträge parallel gehalten worden sind. In Zürich wurden dafür zwei Slots mit einer kleineren aber nichts desto trotz ebenfalls spannenden Auswahl an Themen vorgestellt.

Wie in den letzten Jahren üblich sind die einzelnen Vorträge auch auf der Seite eines der Veranstalter unter "Unterlagen der 5. FICO-Forum Infotage in Köln" und "Unterlagen der 1. FICO Forum Infotage Zürich" auf  fico-forum.de online zur Verfügung gestellt worden.

Veranstaltungsorte

Gerade Köln und Zürich haben sicherlich unterschiedliche Personen angezogen und mich von der Stadt her ebenfalls begeistert.


FI CO Forum Infotage 2016 - Veranstaltungsorte

Köln ist ja für mich (nicht nur wegen der Bärendreck Apotheke) und Kölner Dom eine Reise wert sondern auch von der Stadt her eine meiner Lieblingsstädte. Aber auch die Reise in Richtung Schweiz und Zürich war für mich sehr spannend.

Besonders gefreut hat es mich bei der Ankunft in der Schweiz hier auch einen bekannten Blogger noch vorher zu treffen und eine überraschend wohlschmeckende Empfehlung für ein Abendessen zu erhalten. Aber auch die folgende Veranstaltungen und Fachvorträge waren spannend.

Eine spannende Info ist, dass trotz Universal Journal (Tabelle ACDOCA) viele bestehende Tabellen und Reports die darauf zugreifen weiterhin genutzt werden können. So ist zum Beispiel auch die Tabelle ANLZ oder auch COEP weiterhin vorhanden, hier allerdings dann als View auf die Gesamttabelle ausgerichtet.

Daneben waren aber auch die Roadmaps und unterschiedliche Möglichkeiten zur Migration eines bestehenden SAP System ein spannendes Thema.

Neben meinen eigenen Vortrag habe ich einige spannende Vorträge besuchen können und hier schon ein wenig in die Zukunft von SAP in Richtung S/4 Hana, Simple Finance und einige andere Themen blicken können, die mich interessierten, aber auch für die Arbeit an der Hochschule wichtig werden.

Vielleicht ist ja für die ein oder andere Person aus der Kollegschaft folgender Rückblick interessant.

Rückblick 14. November 2016 - FICO Forum Infotage in Köln

Anfangs gab es ein Networking Frühstück und es gab schon Gelegenheiten sich an einzelnen Infoständen zu informieren. Unter anderen konnte auch ein Blick auf die "Digitale SAP Bibliothek Flatrate" geworfen werden oder  das eigene Namensschild und bekannte Personen gesucht werden. Danach ging es aber schon direkt in die Tiefe der unterschiedlichen Räume die nach einzelnen Themenbereichen gegliedert waren (HANA, FI und CO). Im Folgenden Artikel möchte ich kurz die Vorträge beschreiben bei denen mir selbst eine Teilnahme möglich war.
 
  •  SAP S/4HANA Finance - Aktuelles Release und Roadmap, Q&A
    Insbesondere die Möglichkeiten des Reporting mit Universal Journal waren hier ein großes Thema aber auch die einzelnen Pfade zur Migration und der Unterschied zwischen SAP S/4 Hana,Finance, SAP S/4 HANA Enterprise Management und die Darstellung von FIORI waren hier für mich eine gute Klammer die auch folgende Beiträge wesentlich klarer und verständlicher machten.
  • SAP ERP Controlling-Tipps - Aus der Praxis für die Praxis
    Wie schon eingangs erwähnt ist das vom Titel weit gefächert aber ich glaube, dass mir hier ein guter Überblick gelungen ist. Allerdings stand hier merklich die Nervösität im Mittelpunkt, so dass die Folien relativ schnell vorgetragen worden sind. Hier hat sich aber auch die Stärke der Community gezeigt und nach den Vortrag waren einige Tischrunden im Gespräch und es hat eine Menge an Tipps für meinen Vortrag in Zürich gegeben. Vielen Dank an dieser Stelle für einige Gespräche und auch konstruktive Kritik nebst "Wenn du zu schnell wirst, stelle ich eine Frage...." :-) Dieser Vortrag ist auch im Artikel "Vortrag Controlling Tipps aus der Praxis für die Praxis und die Espresso digitale SAP Bibliothek Flatrate" näher beschrieben und verlinkt.
  • Effiziente Auswertungen der SAP FI und CO Daten auf Knopfdruck
    Hier wurde der SX Integrator der Saxxess Software GmbH vorgestellt welches als Auswertungstool tatsächlich auch bei anderen Hochschulen im Einsatz ist und aus SAP Daten ausliest und diese ansprechend in Excel darstellt. Dabei werden die einzelnen Bewegungsdaten in eine Softwarelösung eingelesen und gemeinsam mit den Kunden ein Berichtsset sowie die Möglichkeiten der Berichtsanpassung vorgestellt. Besonders interessant, ist dass hier auf Basis von Tabellen im Rechnungswesen auch Hierarchien und Gruppen entsprechend dargestellt werden können.
  • Erfahrungsbericht S/4HANA Einführung
    Besonders die praxisorientierte Berichte zur Einführung von S/4 Hana sowie die Lösungsansätze für entsprechende Probleme oder Fragestellungen sind ein enormer Benefit welcher durch eine solche Veranstaltung gegeben wird.
  • Diskussionsrunde Erfahrungen mit S/4 HANA
    Gerade die unterschiedlichen Rückmeldungen aus den Publikum hatten hier einige Fragestellungen hervorgebracht unter denen man schon den Entwicklungsstand aber auch eigene künftige Fragen haben.
  • Abendveranstaltung
    Die Abendveranstaltung mit wirklich guten Essen und Quiz ist mir nicht nur durch die Tischrunde der "Glorreichen Sieben" sondern auch durch abendlichen Gespräche in guter Erinnerung und ich freue mich hier tatsächlich Austausch mit anderen SAP Menschen gefunden zu haben und auch menschlich überrascht worden zu sein.

Rückblick 15. November 2016 - FICO Forum Infotage in Köln

Etwas ruhiger hatte ich mich dann auch in die Vorträge des folgenden Tages setzen können und hier einige andere Darstellungsweisen sowie Inhalte mitnehmen können.
  • Neuerungen im EHP 8
    Gerade die Durchsicht der Änderungen innerhalb von Erweiterungspakete und ihre Auswirkungen im Rechnungswesen und Controlling ist hier besonders hilfreich um nicht selbst die umfangreiche Dokumente durchzuarbeiten. Auch wenn EHP 8 einen Schwerpunkt in der Logistik, Branchenlösungen und HCM hat, so konnten hier kompakt auch die Änderungen auf das Rechnungswesen praxisnah dargestellt werden
  • SAP Central Finance
    Neben S/4 Hana wurden auch die Möglichkeiten rund um SAP Central Finance und die Möglichkeit mehrere ERP oder andere Systeme hier per Regeln zusammenzuführen und eine gemeinsames Zusammenführung darzustellen. Im Ergebnis kann auch dieses eine Möglichkleit sein um auf S/4 Hana zu wechseln ermöglicht darüber hinaus aber auch interessante Aspekte wenn man innerhalb eines Konzerns (bspw. Land) mehrere unterschiedliche SAP Systeme am Laufen hat und diese zusammengeführt werden sollen.
  • Keine Angst vor SAP ERP PS
    Das SAP ERP Projektsystem ermöglicht es innerhalb SAP eine Projektplanung abzubilden und stellt eine Mischung aus Logistik und Rechnungswesen dar. Neben Festlegung der Projektstruktur wurde im Vortrag auch auf die Gestaltung von Planungs- und Erfassungsmasken eingegangen und auch die Grenzen sowie Möglichkeiten von PS dargestellt.Insgesamt war der Vortrag auch besuchenswert um die Grundlagen dieses Modul zu erfahren.
  • Tagesfinanzstatus und Liquiditätsvorschau mit S/4 HANA
    Mehr im Bereich Finanzwesen und S/4 Hana angesiedelt war dieser Vortrag gerade in Hinblick auf die Möglichkeiten des Cashmanagement spannend auch wenn ich im beruflichen Umfeld damit weniger zu tun habe. Dafür dürfte diese Präsentation für die eino der andere Person ausserhalb des Hochschulumfeldes interessant sein.
  • Werteflüsse in CO PA
    Quasi als Fortsetzung zum Fachbuch "Schnelleinstieg in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA)" wurden hier die Werteflüsse vergleichbar zum gleichnamigen Buch von den einzelnen Stationen vom Kundenauftrag über die Produktion bis hin zum Warenausgang und zur Faktura dargestellt und wo die Werte zum jeweiligen Zeitpunkt im Finanzwesen bzw. Controlling zu finden sind. Selbstverständlich ist auch dieses Buch in der "Digitalen SAP Bibliothek Flatrate" enthalten.
  • Impulsvortrag - Mit Kreativität kann man alles erreichen
    Der Vortrag von Andreas Jacobs ( von Idea Thinking ) hat mich tatsächlich nachträglich beeindruckt. Hier wurde vom Kreativcoach nicht nur verschiedene Themen die in der Veranstaltung angesprochen wurden mit Humor aufgegriffen sondern auch einige Maßnahmen und Verhaltensweisen zur Kreativität vorgestellt. Hierbei haben mich nicht nur die Bezüge zum Thema der Veranstaltung beeindruckt sondern auch das Notfallmanagement was man bei einer Denkblockade an Verhaltensweisen anwenden kann. Teilweise liefert auch schon die Homepage einen guten Überblick über die Vorträge aber live gibt es hier tatsächlich einige sinnvolle Impulse die sowohl mit gut zu merkenden Bildern (innere Rollen des Bert oder Ernie aus der Sesamstraße) und auch ganz konkreten Beispielen zu vermitteln versteht.
Um einen kurzen Einblick in die behandelten Themen zu geben mag ich hier auch diese anschauliche Notfallkarte darstellen.

Verhalten im Notfall - Vortrag "Mit Kreativität kann man alles erreichen" von Andreas Jacobs (C) ideathinking.de

Besonders einprägsam ist auch die Darstellung der unterschiedlichen Zugänge zur Kreativität am Beispiel "Zeichne mir bitte ein Pferd" und unterschiedliche Akteure. Wobei die Transformation vom leeren Blatt hin zum bremsenden Pferd sehr gut nachvollziehbar ist. Auch sonst ist oft mit Vorstellungen, Methoden und Witz im Besten da lehrreichen Sinne gearbeitet worden was tatsächlich aufmerksamkeitsfördernd aber auch impulsgebend war.

Teile des Vortrags sind auch im Youtube Kanal und auf der Internetseite von ideathinking.de zu finden.
 

Rückblick 22. November 2016 - FICO Forum Infotage in Zürich

Dieses Jahr fanden die FICO Infotage eine Woche später auch im Ausland genauer in der Schweiz im FIFA World Football Museum statt.

Eindrücke FI CO Forum Infotage 2016 in Zürich

Inhaltlich konnte ich dabei ergänzend zu den vorher schon erwähnten Themen noch folgende Beiträge besuchen.
  • SAP S/4 HANA Finance - Aktuelles Release und Roadmap
    Auf diesen Überblick zur aktuellen Entwicklung in Richtung S/4 Hana sowie die einzelnen technischen Entwicklungen wurden auch in folgenden Beiträgen immer wieder Bezug genommen.
  • S/4 Finance Einführung bei ConVista
    Gerade die Darstellung einer erfolgreich abgelaufenen Migration und Aufbau eines solchen Projektes hat hier einige Einblicke ermöglicht und auch einige Fragen beantwortet, was Meilensteine anbelangt. Generell hat sich die gesamte Veranstaltung durch eine Praxisorientierung und konkreten Beispielen ausgezeichnet.
  • Die neue Anlagenbuchhaltung in EHP7 und S/4
    Auch jenseits von S/4 Hana gibt es Veränderungen in der Anlagenbuchhaltung die hier inklusive einiger zu beachtender Punkte beim Customizing beim Aktivieren des "New Asset Accounting" sowie einzelner Abhängigkeiten. Neben Echtzeitbuchungen in allen Bewertungsbereichen und des Mitführen entsprechender Ledger und weitere Veränderungen sind hier erwähnenswert. Auch wenn ich im beruflichen Alltag weniger mit der Anlagenbuchhaltung zu tun habe, war ich dann doch froh, dass auch bei S/4 Hana weiterhin ein Zugriff auf die logische Datenbank ADA möglich ist. Eine Demo ist auch auf der Seite "Neue Anlagenbuchhaltung in SAP EHP7" zu finden.
  • S/4 HANA und neues Hauptbuch in einem Schritt
    Die durch die RSP Unternehmensberatung GmbH vorgestellte (und durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaften EY und PWC zertifizierte) Methode der Migration zum neuen Hauptbuch und S/4 Hana auf Datenbankebene hat mich tatsächlich nachträglich beeindruckt. Hier könnte ich mir vorstellen, dass für viele Einrichtungen der Vortrag interessant ist. Vereinfacht ausgedrückt wird in einem leeren S/4 Hana System mit neuen Hauptbuch die Bewegungsdaten aus SAP ERP auf Datenbankebene kopiert und die Migration so durchgeführt, dass das ursprüngliche System noch verfügbar ist. Gerade da hier bestehende Strukturen mit übernommen werden können und auch mehrmals eine Migration simuliert werden kann erscheint mir dieses als eine sehr spannende Methode des Wechsel in Richtung NEW GL und S/4 HANA.
  • Diskussionsrunde Erfahrungen mit S/4 HANA
    Auch in dieser Runde waren die Erfahrungen mit Wechsel zu S/4 HANA sehr unterschiedlich aber anhand konkreter Rückfragen konnte man hier schon einige Punkte mitnehmen und sehen, dass sich einige Bereiche hier auch schon intensiver mit diesen Thema beschäftigt haben wodurch auch eine lebhafte und sachliche Diskussion entstanden ist.
  • Abendveranstaltung
    Zum Abschluss der Veranstaltung war ein Besuch im FIFA Museum angesetzt, dass mich auch als Nichtfußballer beeindruckt hatte da hier neben Sport auch Weltgeschichte und Emotionen rund ums runde Leder dargestellt worden ist. Zum Abschluss gab es noch die Möglichkeit zum fachlichen Austausch beim gemeinsamen Abendessen.

Rückblick 23. November 2016 - FICO Forum Infotage in Zürich

Hier begann für mich der Tag direkt mit meinen eigenen Vortrag zum Thema "SAP ERP Controlling Tipps - Aus der Praxis für die Praxis", welcher gefühlt sehr gut angenommen worden ist, auch wenn ich trotz Kürzung das Thema Rechercheberichte am Beispiel der Profit-Center-Rechnung nicht tiefer vorstellen konnte. Trotzdem hat der Vortrag Lust auf mehr gemacht und auch die Rückmeldungen waren sehr hilfreich und positiv. Daneben hatte ich dann noch weitere Vorträge besuchen können.
  • Realtime Consilidation
    Gerade in Richtung Konzernabschluss und Überleitung von Ergebnissen sind hier sowohl klassische Methoden als auch S/4 Finance bzw. S/4 HANA vorgestellt worden. Besonders durch die Darstellung der bisherigen Methoden könnnen hier Vorteile aber auch bestehende Unterschiede erkannt werden.
  • Steht BW vor dem Aus?
    Sicherlich etwas provokant gefragt ... und nicht nur mit "Nein" zu beantworten, hat dieser Vortrag auch die Möglichkeiten eines Business Warehouse und Unterscheidung per IF Statement ob S/4 Hana als Datenbank genutzt wird oder nicht aufgeführt. Für den IT ler dürfte die Aufhebung des Schichtmodell (Anwendungssicht, Datensicht) besonders interessant sein, da teilweise Funktionen innerhalb der Datenbank ausgelagert werden
  • Rückstellungsspiegel auf Knopfdruck
    Dieses war für mich besonders spannend, da es auch die Frage Report Painter oder Recherchbericht (siehe "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)") aber auch die gesetzlichen Anforderungen von E-Bilanz bis hin zu IAS darstellte.  Besonders die Einführung der Konsolidierungs-Bewegungsarten im Rahmen des neuen Hauptbuchs und Tipps zur Migration waren hier sehr hilfreich. Das SAP hier noch keinen Standardbericht ausliefert und die Möglichkeiten, wie man selsbt einen soilchen Bericht erstellen kann war in Verbindung mit der Erstellung eines solchen Berichtes sehr hilfreich.
  • Neue Controlling-Ansätze und Planung mit SAP S/4 Hana Finance
    Ein echtes Umdenken war für mich die Zusammenlegung von Kostenart und Sachkonto in ein CO Objekt. Aber auch im Bereich der Planung haben sich einige Veränderungen ergeben. Teilweise können hier die Hinweise zur Reaktivierung der bisherigen Planungstransaktionen bspw. KP06 auch für das interne Berichtswesen sehr hilfreich sein. Hier sehe ich auch einen erheblichen Anpassungsbedarf für die Hochschulen in Hessen um ihre externen und internen Berichte auf diese neuen Gegebenheiten anzupassen.
  • Mit Kreativität kann man alles erreichen
    Leider hatte ich mich aus gesundheitlichen Gründen entschlossen den letzten Vortrag fernzubleiben. Dieses war schon deswegen bedauerlich, da hier einige Bezugspunkte zu meinen eigenen Vortrag geknüpft worden sind und neben Fotos auch die Fingerklopfmethode  sowie der innere Monk und Sortieren von Einzelwerten aufgegriffen wurden. Hier wurde ich dann vollkommen überrascht gefragt, ob dieses eigentlich abgesprochen war und musste dieses tatsächlich verneinen. Andreas Jacobs von ideathinking.de scheint nicht nur kreativ sondern auch sehr aufnahmefähig und aufmerksam auch das Umfeld seines eigenen Vortrages zu beobachten und dieses tatsächlich ebenfalls wahrzunehmen. Sollte er das nächste Mal wieder einen Vortrag anbieten würde ich mich hier auf jeden Fall mit rein setzen.. :-)

Sowohl die Vorträge rund um S/4 Hana als auch die Beispiele im gewohnten SAP ERP waren hier einen Besuch wert und auch das Rahmenprogramm sowie auf den ersten Blick "fachfremde" Beiträge wussten mich zu überzeugen und ich bin nachhaltig beeindruckt von der Organisation der Veranstaltung sowie der Unmenge an Input die ich hier mitnehmen konnte und die nun langsam aufbereitet werden sollten.
 

Mein eigener Vortrag "SAP ERP Controlling Tipps – Aus der Praxis für die Praxis"


Wie eingangs erwähnt war ich bei beiden Veranstaltungen ebenfalls als Referent vertreten und habe ein wenig aus meinen beruflichen Umfeld (und Blog) berichtet.

Im Vorfeld hatte ich hier auch schon Rückmeldungen von geschätzten Kolleginnen und Kollegen erhalten, so dass ich mit einer Vielzahl von Folien ausgestattet dann in Richtung Köln und Zürich unterwegs war und mit der ersten Folie auch direkt ins Thema eingestiegen bin. An dieser Stelle auch vielen Dank an die Kollegschaft (über Hessen verteilt) bei denen ich vorab diesen Vortrag Probe halten konnte und die mir tatsächlich die ein oder andere Anregung mit auf den Weg gegeben haben.

Hier zeigt sich halt tatsächlich die gute und bewährte Zusammenarbeit gerade innerhalb der hessischen Hochschulen. Das Competence Center hessiche Hochschulen (CCHH) mit den einzelnen Arbeitsgruppen (als Beispiel sei hier die AG CO genannt) und der kollegiale Austausch ermöglichen hier wirklich ein produktives Miteinander auch hochschulübergreifend.

Ursprünglich war ja ein Vortrag gedacht zum Thema  "Berichtswesen in SAP CO – Tipps am Beispiel Controlling einer Hochschule / Controlling an Hochschulen mit SAP" von meiner Seite aus angedacht. Hier wollte ich auf Themen wie externe Berichtsanforderungen (HFS, QSL, KTR) oder Kennzahlenanalyse eingehen, jedoch stimme ich hier durchaus der Überlegung zu, dass es sinnvoller wäre das Thema möglichst allgemein zu halten und der Bezug zur Hochschule sicher nur für sehr wenige Teilnehmer relevant wäre. Immerhin konnte ich einige Punkte des ursprünglichen Vortrags auch direkt übernehmen und nur drei Punkte so hochschulspezifisch waren und der Rest konnte auch relativ allgemein gehalten werden. Wobei die Beiträge "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge", "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" oder "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement" sicherlich ebenfalls interessant gewesen wären.

Entsprechend habe ich die Beispiele vergleichbar zum Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO) gehalten und musste keine Zahlen schwärzen oder Rücksicht auf Datenschutz nehmen.

 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. November 2014)
Paperback ISBN: 9783960126874

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120414
 

Dennoch ist einer der Gründe warum ich meine derzeitige Arbeitsstelle an der Justus-Liebig-Universität Gießen sehr schätze, dass diese auch übergreifendes Arbeiten ermöglicht. Wobei ich an dieser Stelle noch erwähnen möchte, dass ich hier nicht als Vertretung der Hochschule sondern als Autor und eigene Person aufgetreten bin. :-)


SAP ERP Controlling Tipps »Aus der Praxis für die Praxis«

Auch wenn das Thema "SAP ERP Controlling Tipps »Aus der Praxis für die Praxis«" sehr weit gefasst war konnte ich doch hier eine Gliederung in vier Abschnitte setzen und dabei gleichzeitig einen Schwerpunkt auf auch hier im Blog gerne vertretene Themen setzen.

Agenda Vortrag FICO Forum Infotage 2016 Andreas Unkelbach

Nach den Erfahrungen in Köln hatte ich dann aber das Thema "Stammdatenkonzeption" ein wenig gekürzt, so dass die Onlinefassung etwas ausführlicher als die eigentliche Präsentation geworden ist.

Stammdatenkonzeption - FICO Forum Infotage 2016 Vortrag Andreas Unkelbach

Dafür sind dann die Themen Kostenverrechnung, Berichtswesen (allgemein) sowie Berichtswesen (Berichte im CO) weiterhin ausführlich behandelt worden.

Im Rahmen der Kostenverrechnung habe ich die verschiedenen Möglichkeiten der Kostenverrechnung (von Leistungsartenrechnung, Kostenverteilung und Kostenumlage) vorgestellt um danach auf einige Punkte einzugehen, die für mehrere Berichte gültig sind.

Neben den übergreifenden Möglichkeiten des Berichtswesen innerhalb SAP wurden auch die Möglichkeiten der eigenentwickelten Berichte gerne aufgenommen, so dass ich hier zu SAP Query im Rechnungswesen (CO), Report Painter / Report Writer sowie Recherchberichte (ebenfalls im Modul CO) ausführlich auf die beiden zentralen Fragestellungen eines Berichtswesen eingehen konnte.
  1. Wie komme ich an die notwendigen Daten?
  2. Welche Tools kann ich verwenden, um eine Auswertung in einer Form zu bekommen, die ich direkt verwenden kann?

Die Themen wurden tatsächlich auch in Gesprächen danach gerne aufgegriffen und es entwickelte sich im Nachgang auch manche spannende Diskussion zum Thema. Besonders beeindruckt hat mich nach meinen ersten Vortrag, dass hier viele Anregungen von anderen unterschiedliche Teilnehmende gegeben wurde und ich diese tatsächlich gerne aufgegriffen habe und manche kleine Änderung im Vortrag noch einarbeiten konnte. Vielen Dank an dieser Stelle an eine Vielzahl von Menschen die mir hier offenes und konstruktives Feedback gegeben haben aber auch mit Lob nicht gespart haben.

Teilweise sind diese Themen ja auch im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" angesprochen, bieten aber genug Potential hier auch tiefergehende Informationen in Buchform zur Verfügung zu stellen. Der fertige Vortrag ist auch im Artikel "Vortrag Controlling Tipps aus der Praxis für die Praxis und die Espresso digitale SAP Bibliothek Flatrate" näher beschrieben und verlinkt

Besonders beeindruckt war ich dann aber auch vom Hinweis auf Virtual Infoprovider (VIP) als moderne Reportingtools für das ERP, die basierend auf BW Technik, die auch in ERP steckt direkt in Excel verschiedene Daten aus SAP direkt zusammenstellen kann und dabei für  das CO-OM, das G/L (neu und alt), das klassische  PCA, EC-CS und andere Teilkomponenten des CO anwendbar ist. Insgesamt eine spannende Geschichte auf die ich mich schon heute freue.

Referent Andreas Unkelbach

Da ich aber auch als Autor tätig bin werden einige der im Vortrag (und am Rande des Vortrag) angesprochenen Themen sicherlich auch in einen neuen Buch Verwendung finden, wobei ich hier insbesondere auf die Publikationen eines der Veranstalter hinweisen möchte:



Da mittlerweile auch schon Rückmeldung vom Lektorat vorliegt freue ich mich schon darauf das Manuskript zu überarbeiten und bald auf ein neues Werk hinweisen zu können.

In der "digitalen SAP Bibliothek" ist direkt ein Zugriff auf alle Bücher des Veralg espresso tutorials für ein Jahr enthalten, welche ich gerne bei Gelegenheit ebenfalls vorstellen möchte aber auch persönlich sehr empfehlen kann. Natürlich können die Bücher aber auch in Papierform erworben werden. Einen guten Überblick über die angebotenen Bücher habe ich daher unter "Buchempfehlung"  zusammengefasst wo unter anderen auch die Bücher meines Verlages vorgestellt werden.

Gerade wenn man das Thema Weiterbildung mit SAP Software kümmern möchte und sich hier einen Überblick in vorhandene Tools oder Module verschaffen möchte, sehe ich dieses als eine sehr sinnvolle Investition an.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 22. Oktober 2016
15:09 Uhr

Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query

Einer der Vorteile bei der Erstellung einer Drittmittelstatistik auf Basis einer leistungsorientierten Mittelzuweisung (LOMZ) Definition von einzelnen Drittmittelgebern über einen Recherchebericht (siehe "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget") ist dass hier der Finanzierungszweck ergänzend zu den einzelnen Finanzpositionen (zum Beispiel über alle innerhalb der Hierarchie der Finanzpositionen der Finanzposition ERTRAEGE zugeordneten Finanzpositionen) als einzelnen Spalten definiert werden können. Auf diese Weise können alle Erträge vom Bund (einzelnen Finanzierungszwecke) kombiniert mit den Einnahmen ausgewiesen werden.

Damit werden alle Fonds entsprechend ihres Mittelgebers ausgewiesen. Ergänzend dazu könnten noch einzelne Finanzpositionen ohne Zuordnung eines Finanzierungszweckes ausgewiesen werden, so dass auch Einnahmen die auf Kostenstellen bzw. Finanzstellen oder aber Fond WIPLAN (zur Abbildung des Landeshaushalt) so zum Beispiel Geldspenden ausgewiesen werden.*

Im Artikel "Kundeneigene Transaktionen zu Berichten in PSM FM Haushaltsmanagement zum Beispiel Belegjournal anlegen (Variantentransaktion)" hatte ich schon etwas ausführlicher beschrieben, wie ein solcher Bericht (neben Einzelpostenlisten) in einer vorgegebenen Variante als kundeneigene Transaktion ausgerollt werden kann. Besonders bei Rechercheberichten bietet sich hier auch der Artikel "Parametertransaktion für Recherchebericht" zum Nachlesen an.

Nehmen wir nun aber einmal an, dass ein Finanzbericht über alle Projekte (sowohl Drittmittel als auch diverse Sondermittel) berichtet werden sollen, dann kann es sinnvoll sein hier die Definition von LOMZ fähigen Drittmitteln und andere Projekten nicht nur anhand des Finanzierungszwecks sondern auch über andere Merkmale zu definieren.

Im Anwendungsfall sind Mittel Dritter (Drittmittel) über ein Nummernintervall als für die Drittmittelstatistik relevant festgelegt und eine Teilmenge davon ist als Dienstleistungsprojekt (reine Anwendung gesicherter Erkenntnisse) nicht als LOMZ-relevant identifizierbar. Hierzu wurde in der Klassifizierung ein Merkmal PBW für die Projektbewertung definiert und dieses entsprechend mit den Wert DL versehen. Eine Auswertung von Merkmalen der Klassifizierung ist beispielsweise im Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" oder aber mit Grundlagen zur Klassifizierung auch im Artikel "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM" beschrieben.

Sprechende Nummernschlüssel bei Stammdaten

Kleiner Hinweis am Rande, das Thema sprechende Nummernschlüssel wurde sehr ausführlich in unseren Buch
 

Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH

1. Auflage (01. November 2014)

Paperback ISBN: 9783960126874

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Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120414
 
diskutiert und zeigt hier tatsächlich unterschiedlichste Ansätze in der Stammdatenkonzeption, aber dieses nur am Rande.


Um nun über Nummernkreis und Merkmale der Klassifizierung die Drittmittel entsprechend einzuordnen bedarf es drei Zusatzfelder im Infoset.

Vorbedingung: Auswertung PSM und CO Stammdaten

Als erstes müssen, erneut, die Stammdaten von CO mit PSM verknüpft werden.

Innerhalb des Abschnitt "Zusatzfeld ZAUFNR (Übernahme AUFK-AUFNR als FMFINCODE-FINCODE" im Artikel "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" wurde nun eine clevere Alternative dargestellt.

Zusatzfeld ZAUFNR zur Verknüpfung von Innnenauftrag und Fond

Hierzu wurde das Zusatzfeld ZAUFNR mit per LIKE-Referenz FMFINCODE-FINCODE erstellt was in den folgenden Abschniten als Hilfsfeld genutzt werden kann.

Als erläuternde Überschrift und Langtext kann "Auftragsnummer 10 stellig" genommen werden.

Das in meinen Augen clevere Coding beschränkt sich auf einen Einzeiler in dem dem Feld per Offset die Auftragsnummer aus der Tabelle AUFK zugewiesen wird.

Für eine achtstellige Projektnummer (Innenauftrag) lautet das Coding wie folgt:

ZAUFNR = AUFK-AUFNR+4(8).

Hierbei bedient sich das Coding der Technik eines Offsets.

Durch die optionalen Angaben eines Offsets +<o> und eine Länge (<l>) direkt hinter dem Feldnamen <f>, wird der Teil des Felds, der auf Position <o>+1 beginnt und die Länge <l> hat, als eigenes Datenobjekt angesprochen.  In unseren Fall wird also für die Variable ZAUFNR das Feld AUFK-AUFNR (wir erinnern uns die zwölfstellige Auftragsnummer) eingelesen und ab der vierten Stelle insgesamt acht Stellen eingelesen. Da in der Datenbank die Auftragsnummer mit führenden 0000 hinterlegt wird erhalten wir also statt des Datenbankwerte 000012345678 die tatsächliche Auftragsnummer 12345678.

Sollten Sie eine andere Länge bei den Aufträgen oder Fonds definiert haben ist das Coding natürlich entsprechend anzupassen.

Im Ergebnis haben wir nun das Feld ZAUFNR, welches die gleichen Eigenschaften wie das Feld FINCODE innerhalb der Tabelle FMFINCODE hat.

Nun kann das Feld für verschiedene Formen der Verknüpfung genutzt werden.
 

Merkmal aus Klassifizierung zur Projektbewertung mit auswerten

Nehmen wir an, dass im Rahmen der Klassifizierung von Fonds im Modul PSM-FM die Projektbewertung in ein Merkmal festgehalten wird. Dann ist auch die im Artikel "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM" erheblich erleichtert.

Hierzu wird ebenfalls ein Zusatzfeld bspw. PBW für Projektbewertung mit Langtext und Überschrift Projektbewertung erstellt.

Dieses hat als Eigenschaften eine LIKE-Referenz auf AUSP-ATWRT.

Ferner wird im unteren Abschnitt des Fenster bei Reihenfolge des Codeabschnitts ebenfalls eine 2 eingetragen.

Danach wird als Coding zum Zusatzfeld ein passendes Coding zum Zusatzfeld hinterlegt, dass aus der Variable (Zusatzfeld) ZAUFNR und den Buchungskreis bzw. Finanzkreis eine Objektnummer erstellt, die dem Feld AUSP-OBJEK. entspricht.


Unter der Annahme eines dreistelligen Finanzkreis KRK und dass das Merkmal die Interne Merkmalsnummer (Feld ATINN) folgenden Wert hat 0000000022 hat wird folgendes Coding zum Feld hinterlegt:

DATA: L_objfond TYPE AUFK-AUFNR.
DATA: L_MERKMALPBW TYPE AUSP-ATWRT.

CONCATENATE  'KRK ' ZAUFNR INTO L_OBJFOND RESPECTING BLANKS.

SELECT SINGLE ATWRT INTO L_MERKMALPBW FROM AUSP
 WHERE OBJEK = L_OBJFOND AND ATINN ='0000000022' AND KLART = '042'.
IF sy-subrc <> 0.
  CLEAR PBW.
ELSE.
  PBW = L_MERKMALPBW.
ENDIF.


Im Ergebnis enthält nun das Feld PBW die in der Klassifizierung hinterlegte Projektbewertung des Fond.

LOMZ relevante Drittmittel

Nun kommt allerdings die Zuordnung über die Projektnummer in Kombination zu der Projektbewertung. Hierzu wird die gleiche Programmlogik verwendet wie im Artikel "Auswertung sprechender Nummernkreisintervalle von CO Innenaufträgen mit Query Zusatzfeldcoding und Unterscheidung numerischer oder alphanumerischer Schlüssel" allerdings beschränkt auf einen Nummernkreis der Drittmittelprojekte sowie einen Bezug auf die Projektbewertung über das Feld PBW.

Hierzu wurde ein Zusatzfeld LOMZ mit den Eigenschaften LIKE AUSP-ATWRT im letzten Codeabschnitt des Infoset (hier Reihenfolge des Codeabschnitts 4) angelegt.

Das zugehörige Coding zum Zusatzfeld sieht dabei wie folgt aus:
 

CLEAR LOMZ.
IF AUFK-AUFNR CO  '1234567890'.
  IF AUFK-AUFNR => '000032000000' AND AUFK-AUFNR <= '000032999999'.
    CASE PBW.
      WHEN 'DL'.
        LOMZ = 'DL'.
      WHEN OTHERS.
        LOMZ = 'LOMZ'.
    ENDCASE.
  ENDIF.

  IF AUFK-AUFNR => '000042000000' AND AUFK-AUFNR <= '000042999999'.
    CASE PBW.
      WHEN 'DL'.
        LOMZ = 'DL'.
      WHEN OTHERS.
        LOMZ = 'LOMZ'.
    ENDCASE.
  ENDIF.
ENDIF.

Dieses Zusatzfeld hat nun für die Beispielnummernkreise 32000000 bis 32999999 und 42000000 bis 42999999 eine Überprüfung, ob es sich dabei um LOMZ Drittmittel oder nur DL für Dienstleistungsprojekte handelt. Die in anderen Nummernkreise abgebildeten Projekte sind keine Drittmittel auf die die LOMZ Definition angewandt wird und erhalten daher auch keinen Wert im Zusatzfeld LOMZ (das Feld bleibt daher leer).
 

Weiterentwicklung Query oder Recherchebericht zur Drittmittelstatistik

Ergänzend zur LOMZ Definition können nun natürlich auch noch die Mittelgeber der jeweiligen Projekte über den Finanzierungszweck identifiziert werden. Gerade für ein zentrales Berichtswesen kann hier eine Gruppierung der einzelnen Finanzierungszwecke, so als Beispiel die einzelnen EU Förderprogramme, zu Gruppen erfolgen, oder eben einfach der Finanzierungszweck ebenfalls mit ausgegeben werden. 

Diese Methodik ist im Artikel "Gruppierung von Finanzierungszwecken bei Drittmittelprojekten per Zusatzfeldcoding mit IF oder CASE" erläutert worden.

In Kombination mit einen Recherchebericht oder auch direkt einer Einzelpostenliste als SAP Query, wie im Artikel "Query Einzelpostenliste Innenauftrag mit Ausweis Ertrag und Aufwand Zweiter Teil Query zur Datenaufbereitung" kann nun relativ ohne Probleme eine entsprechende Auswertung der Drittmittelstatistik erfolgen. Denkbar wäre auch eine Saldenliste basierend auf der logischen Datenbank FMF in der die Summen je Finanzposition auf Kontierungsobjekt FOND und Finanzstelle ausgewertet werden können. Diese logische Datenbank habe ich bisher für die Auswertung von "Einzelposten Klassische Budgetierung Hierarchiebelge" verwendet denkbar ist hier aber auch die Summensätze der Tabelle FMTOX "Summensätze: Obligo und Ist   - Erweitert" in der die Summen je Kontierungsobjekt festgehalten sind. Hier hat ein Kollege einen recht praktischen Extrakt der Summensaldenliste je Finanzposition auf Ebene der Fonds entworfen. Ein Nachteil ist hier nur noch, dass zur Darstellung von Ertrag und Aufwand das Ergebnis erneut summiert werden muss. Jedoch ist dieses über lokale Felder oder Zusatzfelder die die Finanzpositionen gemäß Industriekontenrahmen (Kontenplan) beginnend mit 5*als Ertrag und 6* als Aufwand zuordnen können.

Sind die Berichte fertig erstellt können diese auch per Serienmail versandt werden. Bisher nutzte ich nur die Serienmailfunktion in Winword zum Versand von Serienmails (siehe Artikel "Serienmails über Serienbrieffunktion in Winword per Outlook, Thunderbird oder anderen Mailprogramm versenden") auf Facebook (siehe Beitrag vom 22.10.2016) bin ich jedoch auf zwei Methoden getroffen durch die entweder durch Plugin im Mailer Thunderbrid oder per VBA mit Outlook auch Dateianhänge wie ein Finanzbericht automatisch per Serienmail versandt werden können, so dass diese Berichte nicht zum Beispiel im SAP Business Work Place (siehe Artikel "SBWP: Berechtigungen Allgemeine Ablage") abgelegt werden müssen sondern auch direkt an die Finanzberichtsempfänger versandt werden können.

Innerhalb Excel sind dann natürlich auch graphische Analysen, wie im Artikel "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen" beschrieben möglich. Wobei dieser Artikel gleichzeitig neben Sparklines auch verschiedene andere Auswertungsmöglichkeiten per Excel darstellt wodurch auch auf einen Blick die Bedeutung der einzelnen Daten hervorgehoben werden können.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 17. September 2016
17:29 Uhr

Statistische Kennzahlen in Profit-Center-Rechnung EC-PCA auf einzelnen Profit-Center auswerten

Manchmal gibt es kleine Anfragen per eMail von befreundeten Hochschulen die nicht nur interessante Berichte entstehen lassen sondern sich gleichzeitig auch wunderbar als Artikel fürs Blog eignen. Hier bin ich immer wieder froh, dass zu manchen Kolleginnen und Kollegen eine sehr gute Kommunikation besteht und der gegenseitige Austausch funktioniert.

Ausgangslage / Fragestellung:
So hat eine sehr geschätzte Kollegin vor ein paar Tagen nachgefragt, ob es nicht eine Möglichkeit gibt sich im SAP anzeigen zu lassen welche Kennzahlen in der Planversion für ein bestimmtes Jahr auf welchem Profit-Center erfasst worden sind. Neben der fertigen und zugesandten Lösung soll nun aber auch hier die technische Umsetzung erläutert werden.

Von daher vielen Dank für die Anregung zum folgenden Artikel.

Statistische Kennzahlen in der Profit-Center-Rechnung

Ebenso wie im Gemeinkostencontrolling (siehe bspw. Artikel "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge") können auch in der Profit-Center-Rechnung statistische Kennzahlen im Ist unter
  • Profit-Center-Rechnung->
  • Istbuchungen->
  • Statistische Kennzahlen->
  • Ändern  (Transaktion 9KE5))
oder im Plan unter
  • Profit-Center-Rechnung->
  • Planung->
  • Statistische Kennzahlen->
  • Ändern  (Transaktion 7KE5))
erfasst werden.

Leider wird in der Profit-Center-Rechnung kein Verteilschlüssel angeboten, so dass hier die Kennzahl über alle Monate identisch verteilt wird. Dieses ist besonders unangenehm wenn doch eigentlich die Werte von den einzelnen Fachabteilungen zum Beispiel in Form einer Exceltabelle geliefert werden.

Als Beispiele für relevante Kennzahlen können VK (Vollzeitkräfte oder FTE / VZÄ Vollzeitäquivalente für die Verteilung von Personal), HNF (Hauptnutzfläche für Raumkosten) oder eben auch STUD (für Studierende) genommen werden.

Wenn nun die eingespielten Kennzahlen mit den vorliegenden Listen zum Beispiel der Studierendenstatistik verglichen werden sollen, würde sich ja ein entsprechender Bericht in SAP anbieten. Gerade anhand der Hochschulfinanzstatistik, die auch schon im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" Thema war, bieten sich solche Auswertungen oftmals an.

Vorhandene Auswertungen zu Statistische Kennzahlen

Nachdem die Kennzahlen erfasst worden sind gab es die Nachfrage, ob in SAP eine Auswertung der Kennzahlen einer Planversion nach einzelnen Profit-Centern übersichtlich möglich wäre.

Die Erste Vermutung im SAP Standard zu schauen ergab hierbei folgendes Zwischenergebnis:

Der Bericht unter
  • Controlling ->
  • Profit-Center-Rechnung->
  • Infosystem->
  • Listorientierte Berichte ->
  • Profit Center: Statistische Kennzahlen (Transaktion S_ALR_87013342)
liefert nur die Summe der statistischen. Kennzahlen nach einzelnen Monatswerten (beziehungsweise Perioden) und nicht differenziert nach einzelnen Profit-Centern.
Eine Alternative wären noch die Plan-Einzelposten, die im SAP Menü unter folgenden Punkten zu finden sind:
  • Controlling ->
  • Profit-Center-Rechnung->
  • Infosystem->
  • Einzelpostenberichte->
  • Profit Center: Plan-Einzelposten (Transaktion KE5Y).

Auch die Planeinzelposten liefern nur die Gesamtsumme  je Profit-Center ohne Unterscheidung nach einzelnen Perioden.

Report Painter Bericht über "Menge statistischer Kennzahl"

Entsprechend kommt hier ein Report Writer / Report Painter Bericht in Frage:

Über die Transaktion GRR1 kann dieser Bericht in der Bibliothek 8A2 angelegt werden.

Damit auch einzelne Perioden dargestellt werden können, wird das Merkmal Periode in den

Der Bericht ist dabei wie folgt aufgebaut:

Allgemeine Selektion:
Periode (Variable)   8A-VON  bis 8A-BIS 

Durch die Verwendung als "Allgemeine Selektion" kann über BEARBEITEN-> VARIATION die Periode als Auflösen markiert werden. Damit können sowohl alle Perioden als auch einzelne Perioden ausgewertet werden-


Schlüsselspalten
Basiskennzahl ist in allen Spalten die "Menge statistischer Kennzahl".

Danach werden sowohl IST als auch PLAN als Spalten definiert.

IST Kennzahlen:
Geschäftsjahr (Variable) 8A-YEAR
Version 0
Ledger 8A
Satzart 0 (Ist)

PLAN Kennzahlen
Geschäftsjahr (Variable) 8A-YEAR
Version (Variable) 0M1VERS
Ledger 8A
Satzart 1 (Plan)
Sinnvollerweise sollte hier als Text zur Spalte die selektierte Version ebenfalls hinterlegt werden. Entsprechend kann hier "Plan &0M1VERS" als Kurztext gewählt werden.

Nachdem nun die Spalten geklärt sind, können die Zeilen definiert werden.

Schlüsselzeilen:
Hier weden zwei Merkmale als ein Element zugewiesen:
Profitcenter (Gruppe, Variable) 8A-PCGR
Stat.Kennzahl (Gruppe, Variable) 8A-STAG

Über die Schaltfläche Expandieren (UMSCH+F9)  können nun sowohl Profitcenter (als 1 markiert) als auch Stat Kennzahlen (als 2 markiert) mit den Merkmal "Einzelwert" ausgewählt werden.

Damit wird in der Auswertung die Profit-Center und die zugehörigen stat. Kennzahlen als Liste ausgegeben.

Unter FORMATIEREN->BERICHTSLAYOUT sollte dann noch im Reiter Schlüsselspalte der Inhalt Schlüssel eingetragen werden, so dass nur der Schlüssel des Profit-Center als auch die statistische Kennzahl und der jeweilige Wert mit ausgegeben werden.

Berücksichtigung Profit-Center-Hierarchie bzw. Gruppen durch Abschnitt oder zwei Berichte einmal mit Einzelwerte und dann als Gruppenhierarchie

Nun wird es noch etwas komplexer. Sofern  der Wunsch besteht, dass auch eine Hierarchie der Profit-Center zusätzlich angezeigt wird. kann bei Expandieren die Option "Auflösen" statt Einzelwert für die Profit-Center gewählt werden. Damit werden die einzelnen Ober- und Untergruppen der ausgewählten Profit-Center-Gruppe mit ausgegeben. Die Einstellung der Einzelwerte für die statistische Kennzahl sollte aber beibehalten werden.

Je nachdem, ob mit der Excel-Ansicht (aktivierte Office-Integration)  gearbeitet wird oder die Werte nur in SAP abgebildet werden sollte nun entweder diese Variante als eigener Bericht (dann kann in der Navigation auf der linken Seite zwischen den einzelnen Berichten hin und her geschaltet werden) oder alternativ kann ein Abschnitt eingefügt werden und hier die alternative Darstellung gewählt werden. Ohne die Office Integration sind beide Abschnitte in SAP untereinander dargestellt. Bei aktivierter Excel-Intergration wird es interessanter, da nun jeder Variante (eigentlich Abschnitt) ein eigenes Tabellenblatt bekommt.

Ein interessanter Aspekt in diesen Zusammenhang dürfte dann noch der Artikel "Kopfzeilen im Report Painter auch bei Export nach Excel verwenden" um noch weitere Informationen in der Exceltabelle mit ausgegeben werden.

Berichtsgruppe anlegen

Nun muss der Bericht nur noch einer Berichtsgruppe zugeordnet werden. Dieses ist entwerder beim direkten Start des Berichtes oder über die Transaktion GR52 möglich.Danach kann der Bericht neben der Möglichkeit aus der Bibliothelk (Transaktion GRR2, GRR3) auch mit der Transaktion GR55 "Berichtsgruppe ausführen" die direkt gestartet werden. Diese Möglichkeit wird auch für eine kundeneigene Transaktion für angelegte Berichte, wie im Artikel "Parametertransaktion für Reporwriter" beschrieben genutzt, so dass eine eigene Transaktion für diesen Bericht angelegt werden kann.

Sofern der Bericht auch anderen zur Verfügung gestellt werden soll ist der Artikel "Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren" die richtige Anlaufstelle.

Austausch im Hochschulberichtswesen

Grundsätzlich muss ich übrigens sagen, dass der kollegiale Austausch wie auch schon im Artikel oder bei um nur einige wenige Beispiele zu nennen, ein sehr angenehmer Aspekt ist.  Gerade das Thema Berichtswesen wird ja auch im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" angesprochen und sollte daher für alle Beteiligten von Interesse sein.

Sofern dieser Artikel oder auch andere zum Wissensaustausch beitragen können und so Interesse am gegenseitigen Austausch fördern, ist das in meinen Augen immer begrüßenswert. Von daher sind Informationen selten eine Einbahnstraße und es ist zu hoffen, dass heir auch wieder lebendiger Verkehr zu vermelden ist. So kann hier dargestellt werden, was möglich ist und vorhandene Ideen weiter entwickelt werden um daraus neue Ideen zu verwirklichen. So können hier auch schon Synergien durch einfache Fragen und kleine Berichte entstehen.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 23. August 2016
17:55 Uhr

Auswertung sprechender Nummernkreisintervalle von CO Innenaufträgen mit Query Zusatzfeldcoding und Unterscheidung numerischer oder alphanumerischer Schlüssel

Neben der Nutzung des Finanzierungszwecks im SAP Modul PSM-FM der entsprechende Fonds zusammenfasst (siehe hierzu Artikel "PSM-FM Grundlagen Finanzierungszweck im Haushaltsmanagement bei Recherchebericht und Selektion") wird im SAP Modul CO ein sprechender Schlüssel für CO Innenaufträge verwendet um hier anhand eines Zahlenintervalls eine Zuordnung zu bestimmten "Projektbereichen" zuzuordnen.

Sprechender Nummernkreis für CO Innenaufträge

Auch wenn die Verwendung von sprechenden Nummern nicht unumstritten ist (eine entsprechende Diskussion zu diesen Thema findet sich auch im Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" wo sowohl Vorteile als auch Nachteile einer Verwendung von sprechenden Nummern dargestellt werden. Wesentlicher Punkt war hier, dass Auftragsnummern im Nachhinein im Gegensatz zu anderen Stammdaten nicht verändert werden können und hier ein anfangs großzügig vorgesehener Nummernkreis nach einigen jahren eventuell aufgebraucht ist.

Auf diese Diskussion gehe ich nun aber nicht weiter ein sondern nehme bestehende Nummernkreisintervalle und Zuordnung zu Bereichen als gegeben hin und möchte nun in einer Query klären in welchen Bereich ein CO Innenauftrag zuzuordnen ist.

Prüfung ob eine Auftragsnummer innerhalb eines Nummernintervall liegt


Innerhalb von Excel kann dieses, wie im Artikel "Prüfung inwieweit ein Wert, bspw. eine Kostenstelle, innerhalb eines Intrevalls (Gruppe) liegt in Excel" beschrieben" durch eine VERWEIS Funktion realisiert werden. Auch Stammdatengruppen, sogenannte Sets können über eine Query (siehe Artikel "Auflösen von Stammdatengruppen nach Einzelwerten - Einzelwerte zu Sets") durch die Verknüpfung zweier Auswertungen zugeordnet werden.

Eine erheblich elegantere Möglichkeit ist es aber in einer Stammdatenauswertung vergleichbar zur Gruppierung von FINANZIERUNGSZWECK auch die Innenauftragsnummernintervalle entsprechend einer Gruppe virtuell zuzuordnen.

Coding von Zusatzfeld für Gruppierungen

Im Artikel "Gruppierung von Finanzierungszwecken bei Drittmittelprojekten per Zusatzfeldcoding mit IF oder CASE" wurde ja schon die Zuweisung von einzelnen Werten je Fall (CASE) mit mehreren Bedingungen (OR) dargestellt, so dass einzelne Finanzierungszwecke zusammengefasst werden konnten. Als Beispiel waren hier die unterschiedlichen EU Rahmenprogramme und die Zuordnung zu EU Mitteln erwähnt.

Einen ähnlichen Fall wurde schon im Abschnitt "Zusatzfeld VLE zur Darstellung virtueller Lehreinheit aus Teilstring der verantwortlichen Kostenstelle sofern nicht in einen anderen Feld ein Wert steht" des Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" beschrieben.

Die Ermittlung der VLE im Infoset anstatt in der Query per lokale Zusatzfelder wie im Artikel "Query über verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrag - Bestimmung der Lehreinheit im Fachbereich durch Teil der Kostenstellennummer" hat den enormen Vorteil, dass hier alle Query die auf dieses Infoset aufbauen auch die Angabe des Bereichs oder die VLE auswerten können ohne selbst in der Query mühsam Felder zu basteln.

Analog zur Excellösung werden hier die vorrangestellten Nullstellen durch NO-ZERO entfernt, so dass danach ein Größenvergleich durchgeührt werden kann. Dabei gehe ich davon aus, dass die Innenauftragsnummern tatsächlich numerisch sind. Andernfalls muss man sich mit der Reihenfolge von alphanumerischen Intervallen beschäftigen.

ABAP: Enthält Variable nur Zahlenwerte

Vorab sollte man sich jedoch bewust sein, dass ein Innenauftrag als Schlüsselfeld durchaus alphanumerische Werte enthalten kann. Hier stellt sich also die Frage, wie es möglich ist die Auftragsnummer zu überprüfen, ob tatsächlich nur Zahlenwerte enthalten sind.

Hier kann eine Wenn Funktion (IF) mit der vergleichendenen Anweisung CO (contains only) weiter helfen. ABAP hat einige Vergleichsoperatoren, so dass hier Variablen mit Variablen oder aber auch mit bestimmten Werten verglichen werden können. Zu diesen logischen Ausdrücken gehört unter anderen CO (contians only), CN (contains not only) und weitere. Diese liefern ein Wahr wenn der Vergleich erfolgreich war und nur die Zeichen des Vergleichsparameter vorhanden war (CO) oder aber wenn noch weitere Zeichen dabei sind (CN). Interessant ist auch noch die Möglichkeit CS (contains string) womit vergleicht werden kann, ob eine bestimmte Zeichenfolge in einen Wert vorhanden ist.

Ein ausführliches Beispiel wäre

DATA: L_ZAHLEN(10) TYPE c VALUE = '0123456789'.
* L_zahlen enthaelt Zahlenwerte Leerzeichen
DATA: L_innenauftrag type AUFK-AUFNR.

IF L_innenauftrag CO L_ZAHLEN.
* Reine Auftragsnummer

ELSEIF.
* Alphanumerischer Innenauftrag

ENDIF.

Selbstverständlich lässt sich dieses auch ohne Definition einer Konstanten regeln. Hierzu kann folgende Anweisung erstellt werden:

IF AUFK-AUFNR CO  '1234567890'.
* Innenauftrag hat nur Nummern
ELSEIF.
*Innenauftrag ist alphanumerisch
ENDIF.

Damit kann nun mit den vorhandenen Zahlenwerten weitergearbeitet werden.
Sollten auch Nachkommastellen oder Leerzeichen in Ordnung sein, muss der Vergleichsoperator um . und Leerzeichen erweitert werden. Allerdings sind dann neben Währungen oder Zahlen mit Nachkommastellen auch IP Adressen gültig. Als Beispiel ist hier der allzeits beliebte Public DNS (Domain Name System) von Google wie 8.8.8.8 oder 8.8.4.4 gültig. Sollte damit später gerechnet werden, ist das natürlich wesentlich schwieriger jedoch würde es 100 % in das Vergleichsmuster passen.Zugegeben diese Lösung ist nicht so elegant wie die Funktion ISNUMERIC innerhalb VBA (siehe Abschnitt "Negativzeichen hinter Zahlenwert" im Artikel "Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel", aber im Ergebnis liefert es in diesen Fall den gewünschten Effekt.
 

ABAP Prüfung ob Auftragsnummer innerhalb Nummernintervall

Nachdem mit oberen Coding geprüft worden ist, ob es sich bei der Auftragsnummer um eine Zahl handelt kann nun eine Prüfung erfolgen, inwieweit ein Innenauftrag innerhalb eines bestimmten Intervalls liegt und hierzu ein entsprechender Hinweis gegeben werden.

Ausgangspunkt ist das Tabellenfeld AUFK-AUFNR mit insgesamt 12 Zeichen. Hierbei sind die Auftragsnummern, sofern sie nicht 12 Zahlen umfassen mit führenden 0 abgespeichert. Nun besteht entweder die Möglichkeit eine Hilfsvariable zu definieren und über die Anweisung:

DATA: L_Innenauftrag TYPE C LENGTH 8.
WRITE AUFK-AUFNR TO L_INNENAUFTRAG NO-ZERO .

ohne führenden 0 als ein achtstelligen Wert in die lokale Variable L_Innenauftrag zu speichern. Dieses hat dann aber den Nachteil, dass sofern wir einen mehrstelligen Nummernkreis anlegen diese ebenfalls angepasst werden muss.

Daher ist es eleganter die führenden 0000 bei achtstelligen Innenauftragsnummern im Coding ebenfalls zu berücksichtigen.

Hierzu kann in der Definition des Infoset über die Schaltfläche ZUSÄTZE ein Zusatzfeld im Infoset angelegt werden.

In unseren Beispiel hat dieses folgende Eigenschaften:
Name: ZCOKEY
Langtext / Überschrift: ZCOKEY

Dieses hat den Vorteil, dass wir uns beim Coding leichter den Namen merken können (im Zusatzfeldcoding wird anhand des Namen der Wert zugewiesen.

Als Format bekommt das Feld TYP C (für Character) und eine Länge sowie Ausgabenlänge von jeweils 035 Zeichen.

Damit ist das Feld angelegt und es kann über die Schaltfläche CODING ZUM ZUSATZFELD ein entsprechendes Coding angelegt werden. Da wir nur numerische Innenauftragsnummern verwenden ist die im oberen Abschnitt erwähnte Prüfung ob es sich bei der Auftragsnummer um eine numerische Nummer handelt eigentlich obsolet, dennoch habe ich diese als äußere Klammer im Coding eingefügt.
 

WICHTIG / Nachtrag: CLEAR ZCOKEY

Es sollte darauf geachtet werden, dass die Variabele ZCOKEY durch die ABAP Anweisung CLEAR erst einmal geleert wird. Andernfalls merkt sich die Query bei mehreren Innenaufträgen den vorherigen Wert, sofern kein neuer Wert zugewiesen wird. Durch die Anweisung CLEAR wird die Variable bzw. das Zusatzfeld auf Initialwert zurückgesetzt. Sofern dieses nicht der Fall ist wundert man sich über die Ergebnisse.


Als einfaches Beispiel werden Buchprojekte auf Innenaufträgen abgebildet. Dabei sind Publikationen zu Office Produkten im Nummernkreis 4021*, SAP Literatur 4022* und BWL Bücher unter 4023* angelegt worden.

CLEAR ZCOKEY.
IF
AUFK-AUFNR CO  '1234567890'.

IF AUFK-AUFNR     => '000040210000' AND AUFK-AUFNR <= '000040219999'.
  ZCOKEY = 'Office Literatur'.
ELSEIF AUFK-AUFNR => '000040220000' AND AUFK-AUFNR <= '000040229999'.
  ZCOKEY = 'SAP Literatur'.
ELSEIF AUFK-AUFNR => '000040230000' AND AUFK-AUFNR <= '000040239999'.
  ZCOKEY = 'BWL Literatur'.
ENDIF.

ENDIF.


Natürlich ist dieses wesentlich einfacher durch Zuordnung von Profit-Centern wie die vorhandenen Profit-Center OFFICE, SAP, BWL möglich. Im Hochschulbereich könnten das Profit-Center für Landesmittel (L), Drittmittel (D) und Sondermittel (S) sein.

Endziffer Innenauftrag zusätzlich zum Nummernkreisintervall prüfen

Soll nun aber zusätzlich noch unterschieden werden, ob es hier ein gedrucktes Buch ist, eine elektronische Publikation oder die Vorbereitung auf ein Buch und dieses durch die letzte Endziffer des Innenauftrages festgelegt werden kann die IF Anweisung noch um eine weitere Bedingung erweitert werden. Die Endziffer 0 ist dabei für normale Buchprojekte, die Endziffer 1 für Print und 2 für Ebook.

CLEAR ZCOKEY.
IF
AUFK-AUFNR CO  '1234567890'.

IF AUFK-AUFNR     => '000040210000' AND AUFK-AUFNR <= '000040219999' AND AUFK-AUFNR+11(1) = '0'.
  ZCOKEY = 'Office Literatur'.
ELSEIF AUFK-AUFNR => '000040210000' AND AUFK-AUFNR <= '000040219999' AND AUFK-AUFNR+11(1) = '1'.
  ZCOKEY = 'Office Literatur PRINT'.
ELSEIF AUFK-AUFNR => '000040210000' AND AUFK-AUFNR <= '000040219999' AND AUFK-AUFNR+11(1) = '2'.
  ZCOKEY = 'Office Literatur Ebook'.

...

ENDIF.

ENDIF.


Durch die Offset Anweisung AUFK-AUFNR+11(1) wird das letzte Zeichen der 12 Stelligen Innenauftragsnummer des Tabellenfeld AUFNR der Tabelle AUFK verwendet.Durch die optionalen Angaben eines Offsets +<o> und eine Länge (<l>) direkt hinter dem Feldnamen <f>, wird der Teil des Felds, der auf Position <o>+1 beginnt und die Länge <l> hat, als eigenes Datenobjekt angesprochen. Diese Möglichkeit haben wir auch im Feld ZAUFNR für den Artikel "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" verwendet um PSM Fonds mit CO innenaufträgen zu verknüpfen.

ACHTUNG: Sobald die IF Bedingung erfüllt ist werden keine weiteren Bedingungen geprüft, daher ist hier entsprechende Sorgfalt zu walten.

Weitere Bestandteile der Innenaufragsnummer als Bedingung prüfen

Entsprechend oberen Codingbeispiel ist es natürlich auch möglich weitere Bestandteile der Innenauftragsnummer als Prüfmerkmal zu verwenden. Insgesamt wären hier acht Bedingungen möglich. Ein anderes Beispiel zu Print und Ebook wären bei Gebäudeinnenaufträgen eine Unterscheidung nach Bewirtschaftung und Bauunterhaltung :-) Vielleicht haben Sie dann noch einen dreistelligen Standort oder eine Organisationseinheit (zum Beispiel einen Fachbereich) innerhalb ihrer sprechenden Auftragsnummer verschlüsselt und wollen diese auflösen.

Nummernintervall und Bestandteile der Innenauftragsnummer (hier: Endziffer) per IF und CASE überprüfen

Nehmen wir hierzu wieder das Intervall der SAP Bücher als Beispiel und betrachten folgendes schöne Coding

CLEAR ZCOKEY.
IF
AUFK-AUFNR CO  '1234567890'.

IF AUFK-AUFNR     => '000040210000' AND AUFK-AUFNR <= '000040219999'.
  ZCOKEY = 'Office Literatur'.
ELSEIF AUFK-AUFNR => '000040220000' AND AUFK-AUFNR <= '000040229999'.
  ZCOKEY = 'SAP Literatur'.
ENDIF.

IF AUFK-AUFNR => '000040220000' AND AUFK-AUFNR <= '000040229999'.
    CASE AUFK-AUFNR+11(1).
WHEN '1'.
     ZCOKEY = 'SAP Literatur PRINT'.
WHEN '2'.
    ZCOKEY = 'SAP Literatur EBOOK'.
ENDCASE.
ENDIF.

ENDIF.

Im ersten Absatz des Coding werden nur Nummern behandelt und alphanumerische Innenaufträge ignoriert. Danach werden anhand des Nummernintervalls das Genre (hier SAP Literatur) festgelegt. Danach wird für die Bücher (hier nur das Intervall SAP Literatur) die Endziffer als Argument in der CASE Anweisung übergeben und die verschiedenen Zustände per WHEN ausgewertet.

Ein klein wenig eleganter (da für alle Publikationen) ist das natürlich mit CONCATENATE  womit zwei Strings miteinander verbunden werden.

Im Beispiel wären dieses der String 'Ebook' oder 'Print' mit den vorher festgelegten Genre (welches in der Variable COKEY schon über die IF Schleife festgelegt wurde.

Konkret wäre hier also der Abschnitt wie folgt anzupassen.

IF AUFK-AUFNR => '000040210000' AND AUFK-AUFNR <= '000040239999'.
CASE AUFK-AUFNR+11(1).
WHEN '1'.
CONCENTATE ZCOKEY ' Print' INTO COKEY RESPECTING BLANKS.
WHEN '2'.
CONCENTATE ZCOKEY ' Ebook' INTO COKEY RESPECTING BLANKS.
ENDCASE.
ENDIF.

Die Abap Anweisung

    CONCATENATE altenstring neuenstring INTO altenstring REPSECTING BLANKS.

 verkettet getrennte Zeichenfolgen zu einer Zeichenfolge. Durch das Argument RESPECTING BLANKS wird auch das Leerzeichen vor der Art der Publikation ' Print' oder ' Ebook' berücksichtigt.
 

Alternative Profit-Center-Rechnung

Aus verschiedenen auch eingangs erwähnten Gründen haben wir uns gegen diese Vorgehensweise in unserem Buch entschieden und statt dessen Profit-Center genutzt um die einzelnen Publikationsfelder des im Buch erwähnten Verlages abzudecken.
 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. November 2014)
Paperback ISBN: 9783960126874

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120414

Sofern Sie aber eine wesentlich feingliedrigere Zuordnung von Innenauftragsnummern zu entsprechenden Nummernbereichen haben, kann hier eine wesentlich feingliedriger Unterscheidung der einzelnen Innenaufträge aus sprechenden Nummern bei extern vergegebenen Auftragsnummern hinterlegt werden. Gerade bei einer Vielzahl von Sondermitteln oder unterschiedlichen Landesmitteln die nur anhand der Nummer unterschieden werden kann es hier für neue Kolleginnen und Kollegen eine Hilfe sein, wenn diese hier eine kurze Erläuterung erhalten um was für eine Art von Projekten es sich dabei handelt.

Verwendung Zustazfeld COKEY für Projektbereich in Query


Sofern nun also das Zusatzfeld in eine Feldgruppe übernommen worden ist besteht auch die Möglichkeit in einer Query auf diese Bezug zu nehmen. Im Ergebnis kann somit die im Artikel "Query Einzelpostenliste Innenauftrag mit Ausweis Ertrag und Aufwand Zweiter Teil Query zur Datenaufbereitung" vorgestellt Query um weitere Informationen wie auch die FINGRUPPE erweitert werden.

Sofern zu einzelnen Innenaufträgen auch die Mittelherkunft anhand eines Ordnungsbegriffes klar definiert ist (siehe "FI-AA Anlagenbuchhaltung: Klassifizierung von Anlagen") kann in einer Quey auch die korrekte Zuordnung von Ordnungsbegriff und Innenauftragsnummernbeeich verglichen werden. Hierzu verweise ich gerne auf den Artikel "Zusammenfassung Query über Anlagenzugang - Auswertung Investitionen aus Profit-Center-Rechnung", aber dieses ist dann auch wieder ein anderes teils auch komplexeres Thema. Grundsätzlich sind aber mit SAP Query nicht nur Stammdatenauswertungen, Analysen und die Darstellung von Bewegungsdaten möglich sondern auch eine Unmenge an Kombination aus vorhandenen Daten und sogar die Neuinterpretation von im System vorhandenen Daten, so dass eine Menge an bisher in Excel erfolgte Schritte nun sozusagen einen Schritt vorverlagert nach SAP gemacht werden können.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 15. August 2016
18:54 Uhr

Fachliche und technische Dokumentation von Selektionsvarianten und individuelle Berichte in SAP identifizieren

Im Rahmen der Berichtsdokumentation kann es hilfreich sein vorhandene Selektionsvarianten zu dokumentieren.

In den meisten Berichten ist dieses über
  • SPRINGEN ->
  • VARIANTEN ->
  • ANZEIGEN

oder aber direkt wie bei der KOK5 durch die Schaltfläche ANZEIGEN (die mit der Brille) möglich in Form einer ALV Liste diese anzuzeigen.

Sofern hier aber kein Druckersymbol aktiv ist, fällt es schwer die getofffenen Merkmale zu dokumentieren. Allerdings gibt es dafür hinter der rechten Maustaste die Option TABELLENKALKULATION wodurch die dargestellte Liste mit den Einzelwerten in eine beliebige Tabellenkalkulation exportiert werden kann.

Sollte hier einmal das falsche Format in Kombination mit "Immer das gewählte Format anwenden" gewählt haben dürften die Ausführung zum Abschnitt SALV_BS_ADMIN im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" nützlich sein.

Vorhandene Varianten transportieren

Gerade bei der Dreiteilung eines SAP System (Develop (Entwicklung), Quality (Qualitätssicherung), Productiv (Produktivsystem)) kann es auch erforderlich sein vorhandene Varianten auf ein jeweils nachgelagertes System zu transportieren.

Die hierzu erforderlichen Schritte sind unter "Transport von Selektionsvarianten" beschrieben.

Grundsätzlich sollte eine umfangreiche Dokumentation zu einmal angelegten Berichten immer vorhanden sein welche nicht nur dann relevant wird, wenn aus Versehen eine Variante gelöscht wurde. Zumindest die übergreifend zur Verfügung gestellten Selektionsvarianten sind sinnvollerweise festzuhalten.

Wie schon im Artikel "Geschützte Selektionsvarianten entsperren" erläutert sind die einzelnen angelegten Varianten in der Tabelle VARID "Variantenkatalog" hinterlegt.

Anhand von Varianten häufig genutzte Berichte identifizieren

Gerade bei einen Jobwechsel wo die vorherige Stelleninhaber kaum Dokumentationen über die individuellen Berichte (FI, CO) hinterlassen haben kann hier abseits von der Suche innerhalb ABAP Workbench, Report Painter und SAP Query eine entsprechende AUswertung weiterhelfen. Über das Feld ENAME der Tabelle VARID kann anhand des Benutzername als Selektionsmerkmal  zu jeden genutzten Programm (Feldname REPORT) entsprechende Reports identifiziert werden. Dabei sind die Einträge AQ*  z.B. SAP Query, GP* dürfen Berichtsgruppen für Report Writer /Painter sein etc..

Anhand der Queryy "Tabellen hinter Transaktionscode oder ABAP Programm über eine SAP Query ermitteln" kann hier auch der umgekehrte Weg beschritten werden um anhand des ABAP Reports die zugehörige Transaktion aus der Tabelle TSTC "SAP-Transaktions-Codes" zu ermitteln. Wobei es hier auch hilfreich ist in dieser Tabelle nach Z oder Y Transaktionen zu schauen, sofern solche angelegt worden sind.

Wobei in diesen Fall auch die Tabelle SMEN_BUFFC ("Tabelle für die Ablage der Favoriten")  hilfreich sein kann, da doch die meistens genutzten Berichte von Usern in den Favoriten abgespeichert werden. Die verschiedenen Individualiserungsmöglichkeiten sind auch im Artikel "Benutzereigene SAP Menüs (Favoriten, Benutzermenü, Bereichsmenü)" erwähnt worden.

Fachliche und technische Dokumentation von Berichten

Ferner kann sowohl auf Sicht der Anwendenden eine "Dokumentation von Berichtsgruppe und Berichtsdokumentation bei Report Painter und Writer Berichten" von Berichten beim Aufruf des Berichtes hilfreich sein als auch aus technischer Sicht wie im Artikel "Report Painter Übersicht von Elementen und Merkmale zur Darstellung der Struktur und Aufbau eines Berichtes" beschrieben .

Wobei gerade die eigenentwickelten Berichten ein Thema für sich selbst. Hier verweise ich sehr gerne auf folgende Grundlagenartikel: Wobei die verschiedenen von mir gerne genutzte entwickelten Berichtstool im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" zusammengefasst sind.

Im Zusammenspiel zwischen Entwicklung und Anwendung sollte daher der Punkt Dokumentation sowohl in Richtung Handbuch für Anwendende als auch für die technische Seite betrachtet werden. Hier mag ich auch sehr gerne auf zwei Dokumentationstools beziehungsweise Software in dieser Richtung hinweisen. Besonders die "Software für Prozessbeschreibungen (DIA)" eignet sich für die  "Graphische Darstellung von Tabellenverknüpfungen bspw. bei Query" oder auch  "Ereignisgesteuerte Prozesskette in DIA darstellen (weitere Objekte einfügen)", Daneben merke ich aber auch, dass mir die Software XMIND, wie im Artikel "Mindmapping und Sketchnotes im Beruf nutzen für Brainstorming oder Mind Mapping mit XMIND" beschrieben nutze. Diese eigent sich sogar dafür Aufgaben oder Organisationen darzustellen.

Inhaltlich ist daher das Thema Berichtswesen sicherlich auch auf Dauer noch ein Thema, dass regelmäßig hier im Blog aufschlägt und aufschlagen wird.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 30. Juli 2016
09:43 Uhr

Werbung - Fachliteratur rund um SAP Themen

Ich hatte ja schon auf Facebook davon berichtet, möchte aber auch im Blog auf eine kleine Änderung hinweisen. Mittlerweile ist es innerhalb Deutschland möglich von meiner Seite Bücher ohne Versandkosten zu bestellen. Für Lieferungen ins Ausland werden weiterhin 3,45 Euro erhoben. Hier könnte allerdings das weiter unten erwähnte Angebot der digitalen  SAP eBook Flatrate (SAP-Bibliothek) passend sein, die  E-Books und Videos zu den Themen: Finanzwesen, Controlling, Einkauf, Verkauf, Produktion, Berichtswesen und Programmierung anbietet. Aktuell sind 100+ Medien verfügbar, die fortlaufend ergänzt werden. Hierbei handelt es sich sowohl um Inhalte für Einsteiger (SAP Navigation, FI, CO, SD, MM, PP, ABAP ) als auch für Fortgeschrittene.

Einige Literatur rund um SAP Module wie CO, FI oder auch BC

Für einen kleinen Einblick ins Thema möchte ich auf einige der hier angebotenen Bücher hinweisen.

 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. November 2014)
Paperback ISBN: 9783960126874

Für 19,95 € direkt bestellen

Ebook ISBN: 9783960120414

Eine ausführliche Beschreibung ist unter "Rezension zu Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)" zu finden.

 
Schnelleinstieg ins SAP-Finanzwesen (FI)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (28. April 2014)
ISBN: 978-3943546675

Für 19,95 € direkt bestellen
 
Verfügbar als Ebook und Paperback

Auch hier finden sich unter "Rezension zu Schnelleinstieg ins SAP-Finanzwesen (FI)" weitere Angaben.

 
Schnelleinstieg in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. Oktober 2012)
ISBN: 978-3943546101

Für 19,95 € direkt bestellen
 
Verfügbar als Ebook und
Paperback
Auch wenn ich selbst selten mit der Ergebnisrechnung arbeite, schadet es auch nicht sich mit diesen Thema zum Beispiel im Rahmen der "Rezension zu Schnelleinstieg in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA)" auseinanderzusetzen.


Gerade im Berichtswesen habe ich nicht nur die beiden Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" und "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query " sondern auch passende Buchempfehlungen.
 
Reporting im SAP-Finanzwesen: Standardberichte, SAP QuickViewer und SAP Query
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (27. Januar 2014)
ISBN: 3943546624

Für 19,95 € direkt bestellen
 
Verfügbar als Ebook und Paperback
Auch hier findet sich unter "Rezension zu Reporting im SAP-Finanzwesen: Standardberichte, SAP QuickViewer und SAP Query" ein entsprechendes Angebot
 

Buchempfehlungen zu Themen SAP, Controlling, Berichtswesen und andere Themen

Zu den anderen angesprochenen Themen kann ich meine übrigen Buchempfehlungen beziehungsweise die Angebote unter Espresso Tutorials emfpehlen. Besonders für Keyuser könnte das folgende Angebot hilfreich sein.

SAP Bibliothek-Flatrate *

Aus persönlichen Gründen freue ich mich besonders zum Buch  "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" über eine Rückmeldung (gerne auch bei Amazon)  und hoffe, dass das ein oder andere Buch Interesse wecken konnte. Für alle anderen kann ich aber beruhigend versichern, dass die kommenden Artikel wieder die üblichen Themengebiete umfassen wird.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 16. Mai 2016
15:50 Uhr

Darstellung einzelner Projektphasen von der Freigabe bis zum Abschluss eines Innenauftrags anhand einer Query mit Ausgabe GESPERRT aber auch Abschlussdatum

Grundsätzlich können alle Status eines CO Innenauftrag wie in den Artikeln "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag","SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck oder auch Status GESPERRT bei Innenaufträgen" und "Änderungsbelege zu Systemstatus (JEST) bei Innenaufträgen per Query auswerten" anhand der Tabellen  "JEST - Einzelstatus pro Objekt", "TJ02 - Systemstatus" ausgewertet werden. Wenn es jedoch um die einzelnen Phasen eines Innenauftrages geht (und nicht um den Status GESPERRT ist auch die Stammdatentabelle AUFK hier hilfreich und kann direkt verwendet werden.

Gerade bei Projekten mit fester Laufzeit ist es wichtig, festzulegen, wie am Projektende mit Buchungen verfahren werden soll. Teilweise kann hier einfach ein Auftrag gesperrt werden (wodurch keine Buchung mehr möglich ist) allerdings kann es gerade im Rahmen einer Plankopie erforderlich sein etwaige Innenaufträge auch wieder zu entsperren, so dass eine Planabrechnung noch erfolgen kann. Eine bessere Idee ist es da die von SAP vorgesehenen Phasen eines Innenauftrag (Eröffnung, Freigabe, Technisch abgeschlossen,Abgeschlossen) zu verwenden. Somit ist auf einen Blick klar, dass hier tatsächlich das Projekt beendet (abgeschlossen) ist und nicht nur zeitweise (zum Beispiel da ein Sachverhalt geklärt werden muss bevor Buchungen erfolgen) gesperrt ist.

Hierzu ist es sinnvoll tatsächlich einen Arbeitsworkflow zu definieren (vergleichbar zum "Workflow Kostenstelle und Innenaufträge (Module CO, PSM)") oder auch die einzelne Arbeitsschritte und Vorgehensweise in einer "Ereignisgesteuerte Prozesskette in DIA darstellen (weitere Objekte einfügen)" darzustellen. Wobei hier das Projektende entsprechend zu ergänzen wäre. Hier ist allerdings, wie an vielen anderen Stellen des Berichtswesen, auch die entscheidende Frage, wie weit eine Dokumnentation gehen sollte.Insbesondere  sollte auch der Buchhaltung (sowohl in der Finanzbuchhaltung als auch im Controlling) klar sein, wo der Unterschied zwischen Status und Sperre bei Projekten gesetzt wurde und welche Idee hinter den einzelnen Status zu sehen ist.
 

Phasen eines Auftrag bzw. Status

Diese hat gleichzeitig auch den Vorteil, dass hier nur ein Status für die einzelnen Phasen inklusive Datum hinterlegt sind.

Die für die einzelnen Phasen eines Innenauftrages mittels X = JA markierten Felder sind:

  • AUFK-PHAS0 -  Phase 'Auftrag eröffnet'
  • AUFK-PHAS1 -  Phase 'Auftrag freigegeben'
  • AUFK-PHAS2 -  Phase 'Auftrag technisch abgeschlossen'
  • AUFK-PHAS3 -  Phase 'Auftrag abgeschlossen'
Entsprechend bauen auch diese Phasen aufeinander auf und lassen entsprechend immer weniger Vorgänge zu.

  Daneben sind die einzelnen Datumsfelder wie folgt in der Tabelle AUFK hinterlegt:
  • AUFK-IDAT1 - Freigabedatum
  • AUFK-IDAT2 - Technisches Abschlußdatum
  • AUFK-IDAT3 - Abschlußdatum
Bei den einzelnen Datumsfeldern ist es dann natürlich sinnvoll innerhalb der Grundliste bei den Feldeigenschaften (links Spalte, wenn es selektiert wurde oder in der Grundliste angeklickt) die Option "Feld nur ausgeben, wenn <> 0 " zu aktivieren. Andernfalls werden hier bei noch nicht abgeschlossenen Innenaufträgen (Feld AUFK-PHAS3 ist nicht mit X gefüllt) als datumswert 00.00.0000 ausgegeben. Schöner sieht hier natürlich ein leeres Feld aus, so dass ein Datum nur ausgegeben wird, wenn auch tatsächlich der Auftrag abgeschlossen ist.

Je nach gewählten Status sind einzelne betriebswirtschaftliche Vorgänge erlaubt beziehungsweise unterbunden. Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Status ist auch im Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling" (ISBN: 9783960126874) erläutert. Innerhalb der Stammdaten eines Innenauftrages (z.B. über die Transaktion KO03 oder KO02) kann über die Registerkarte Steuerung im Standard das Feld Status eingesehen werden. Sofern Sie über SPRINGEN->STATUS gehen bekommen Sie zum aktuellen Status auch die jeweils erlaubten betriebswirtschaftlichen Vorgänge hinterlegt.

Exkurs: Customizing Statusverwaltung / Statusschemata und Anwenderstatus / Betriebswirtschaftliche Vorgänge

Neben den vom SAP System vorhandenen vorgegebenen Status inklusive der entsprechenden Zuordnungen können im Customizing aber auch eigene "Anwenderstatus" festgelegt werden, die über ein Statusschema auch eigene Anwenderstatus festlegen, die hier ebenfalls einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge festlegen und eine Vorgangssteuern je Statusschema zuordnen.
Hierbei finden Sie die einzelnen Funktionen im Customizing (Transaktion SPRO) unter

  • Controlling
  • Innenaufträge
  • Auftragsstammdaten
  • Statusverwaltung
  • Statusschemata definieren (Transaktion OK02)

Hier sind die einzelnen Status in einer Reihenfolge festgelegt, so dass in der Stammdatenverwaltung hier auch zwischen den einzelnen Status hin und her geschaltet werden kann. Über SPRINGEN->VORGANGSSTEUERUNG können nun einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge hinterlegt werden.
In der Definition der Auftragsart (Transaktion kot2_opa) kann nun das Statusschema hintelregt werden. Jeder dieser Statusschema ist dann entsprechenden Objekten so zum Beispiel "Innenauftrag" zugeordnet.

Selbst angelegte Anwenderstatus werden jedoch nicht wie im Artikel "" beschrieben in der Tabelle  JEST (siehe Artikel "Änderungsbelege zu Systemstatus (JEST) bei Innenaufträgen per Query auswerten" oder "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag"sondern in der Tabelle TJ30 "Anwenderstatus" hinterlegt.

Sollten Sie eigene Anwenderstatus definieren wollen, kann es hilfreich sein sich vorab darüber klar zu werden, welche einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge beim jeweiligen Status erlaubt bzw. unterbunden werden sollen. Ferner ist ein wesentlicher Punkt auch eine entsprechende Prozessdokumentation und vor allem auch Durchführung eines entsprechenden Ablaufsplan für die einzelnen Phasen eines Projektes welches als Innenauftrag abgebildet wird.

Auswertung Query über einzelne Phasen eines Projektes

Neben der bisherigen Auswertung von Auftragsstammdaten (siehe zum Beispiel der Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" im Abschnitt "Zusatzfeld Gesperrt (Sperrkenzeichen auswerten)" ausführlicher geschildert) kann nun aber auch die einzelnen Phasen des Projektes abgebildet werden.

Zur Auswertung kann aus den schon in den bisherigen Stammdatenlisten verwendeten Infoset die eingangs erwähnten Felder AUFK-PHAS3 (Status abgeschlossen) und AUFK-IDAT3 (Abschlussdatum) mit in der Grundliste der Query aufgenommen werden.

Nun kann das Setzen des Sperrkennzeichen eines Innenauftrag für kurzfristige Buchungssperren gesetzt werden und für tatsächlich abgeschlossene Projekte auf den Status ABGS gewechselt werden, wodurch auch tatsächlich keine weiteren Buchungen mehr möglich sind. Das kurzfristieg Sperren ist dadurch weiterhin über BEARBEITEN->SEPRRE->SETZEN möglich, wohingehend der Status Abschluss im Reiter Steuerung bzw. im Abschnitt Status durch Wechsel des jeweiligen Status gewählt werden kann. Daneben kann durch die Felder Antragsdatum, Arbeitsbeginn und Arbeitsende relativ genau die Laufzeit eines Projektes ausgegeben werden.

Eine stark vereinfachte Stammdatenliste für Innenaufträge (lediglich basierend auf der Tabelle AUFK) könnte dabei wie folgt aufgebaut sein:

Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen (bzw. Zusatzfelder) des Infosets Zugriff genommen beziehungsweise in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angegeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

 

Auftragsstammdaten AUFK
Auftragsart (S) AUFK-AUART
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext (L) AUFK-KTEXT
Verantwortliche Kostenstelle (L,S) AUFK-KOSTV
Profitcenter (L,S)
AUFK-PRCTR
Antragsdatum (L) AUFK-USER5
Arbeitsbeginn (L,S) AUFK-USER7
Arbeitsende (L) AUFK-USER8
Antragssteller (L) AUFK-USER0
Verantwortlicher (L) AUFK-USER2
Abteilung (L) AUFK-USER6
Externe Auftragsnummer (L) AUFK-AUFEX
Auftrag abgeschlossen (L, S)
AUFK-PHAS3
Abschlussdatum (L) AUFK-IDAT3

Wie eingangs erwähnt sollte bei diesen Feld die Option "Feld nur ausgeben, wenn <> 0 " aktiviert sein.

Zusatzfelder (die im Infoset angelegt wurden)
Virtuelle Lehreinheit (L) VLE
Gesperrt (L)  GESPERRT
Finanzierungszweck (L,S) FINUSE

Die drei Zusatzfelder sind in den folgenden Abschnitten

der Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" und  "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" beschrieben.

Reihenfolge Selektionsfelder festlegen

Ebenfalls interessant, gerade bei vielen Selektionsfeldern, kann es sein, dass der Aufbau des Selektionsbild auch durch die Reihenfolge Selektionsfelder bei Query ändern beeinflusst werden kann. Dieses ist über SPRINGEN->FELDAUSWAHL->SELEKTIONEN über die Spalte NR. möglich. Hier kann ich nur die Empfehlung aus meiner Studiumszeit weiter geben bei Sortierfeldern Abstände immer in 5er Schritten anzugeben (Erstes Feld bekommt Nummer 5, Zweites Feld Nummer 10, ...). Dieses hat den enormen Vorteil, dass später auch Felder verschoben werden können (zum Beispiel auf Numemr 7) ohne dass hier auch alle anderen Felder geändert werden müssen.

Konzeption Prozesse und notwendige Stammdatenfelder

In der Praxis kann es tatsächlich immer einmal wieder vorkommen, dass weitere Felder in der Selektionsliste aufgenommen werden sollen, oder alternativ manche wegen der einfacheren Handhabbarkeit an einer anderen Stelle verschoben werden sollten. Sollten Sie sich neben den einzelnen Projektphasen auch noch weitere Gedanken um die Stammdaten oder Informationen zu einen Innenauftrag machen, kann auch der Artikel "Stammdatenerweiterung von CO-Objekten am Beispiel ergänzende Kostenstelle beim Innenauftrag". Sollten Sie sich gemeinsam Überlegungen über aufzunehmende Felder beziehungsweise neben der Prozessdokumentation auch ein Brainstorming über vorhandene Daten durchführen wollen kann ich auch zum Ordnen der eigenen Gedanke eine Mindmap wie im Artikel "Mindmapping und Sketchnotes im Beruf nutzen für Brainstorming oder Mind Mapping mit XMIND" empfehlen, allerdings müssen sich darauf auch alle Beteiligten einlassen, was bei solchen Methoden nicht immer der Fall ist.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 1. Mai 2016
11:22 Uhr

Abrechnungsvorschriften von Innenaufträgen auf identische verantwortliche Kostenstelle und empfangende Kostenstelle per Query mit Ampelfunktion prüfen

Ich hatte vor einiger Zeit schon einmal eine Query beschrieben die relativ komfortabel eine Alternative zur Transaktion KOSRLIST_OR Abrechnungsvorschriften  darstellt, allerdings sind im Laufe der Zeit noch weitere Aspekte beziehungsweise Anforderungen in Richtung einer automatischen Kontrolle dieser Abrechnungsvorschrift hinzugekommen. Auf diese Anforderungen und die Systematik der Auftragsabrechnung möchte ich im folgenden Artikel ausführlicher eingehen.
 

Abrechnungsvorschrift Auswertung über KOSRLIST_OR

Die normale Auswertung der Abrechnungsvorschriften ist im SAP Menü unter
  • Rechhnungswesen->
  • Controlling->
  • Innenaufräge->
  • Infosystem->
  • Berichte zu Innenaufträgen->
  • Stammdatenverzeichnis->
  • Abrechnungsvorschriften (Transaktion KOSRLIST_OR )
zu finden.

Allerdings hat diese Auswertung den Nachteil, dass hier keine ALV (sprich Liste) erstellt wird sondern in einer Überschriftzeile der Innenauftrag als Kopfzeile dargestellt wird und unten drunter die Abrechnungsvorschriften als einzelne Positionen dargestellt werden.

Sollte, aus Gründen, nun ein Vergleich oder gar Export der Abrechnungsvorschriften erfolgen ist dieses etwas problematisch.

Von einigen Kolleginnen und Kollegen wurde ich angesprochen, ob nicht eine Kontrolle der Abrechnungsvorschriften nicht auch über eine Query möglich ist. Bisher wurde dieses relativ aufwändig in Excel erledigt.

Besonders bei der Abrechnung von Kosten auf Kostenstellen soll hier überprüft werden, ob die empfangende Kostenstelle identisch zur verantwortlichen Kostenstelle des Innenauftrages ist.

Hintergrund: Abrechnung von Landesmittelprojekten

In der Regel hängen die einzelne Projekte an einer Kostenstelle einer Professur / eines Institut oder einer Einrichtung und sollen im Rahmen der Auftragsabrechnung für eine Plankostenumlage auf die jeweiligen Kostenstellen umgelegt werden. Auf die unterschiedlichen Möglichkeiten der Auftragsabrechnung gehe ich etwas später in diesen Artikel ein.

Nun möchte ich kurz die Möglichkeit einer Query zur Auswertung der Abrechnungsvorschriften vorstellen und diese um eine Prüffunktion erweitern.
 

Infoset zur Auswertung Auftragsabrechnung

Technisch betrachtet beruht das Infoset aus den beiden Tabellen AUFK für die Stammdaten der Innenaufträge und COBRB für die Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung.

Die beiden Tabellen sind über das Tabellenfeld OBJEKTNUMMER der beiden Tabellen aufgebaut. Hier werden also die beiden Felder AUFK-OBJNR und COBRB-OBJNR miteinander verknüpft und alle Tabellenfelder in das Infoset übernommen.

Query zur Darstellung Abrechnungsvorschrift

Die Query ist dabei wie im Artikel "Query Abrechnungsvorschriften Innenauftrag" umfassender beschrieben wie folgt aufgebaut:

Auftragsstammdaten AUFK
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext (L) AUFK-KTEXT

Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung COBRB
Version (L,S) COBRB-VERSN
Kontierungstyp (L) COBRB-KONTY
Empfangende Kostenstelle (L) COBRB-KOSTL
Auftragsnummer (L) COBRB-AUFNR
Abrechnungsart (L) COBRB-PERBZ
Ursprungszuordnung (L) COBRB-URZUO
Gültig ab Periode (L) COBRB-GABPE
Gültig ab Jahr (L) COBRB-GABJA
Gültig bis Periode (L) COBRB-GBISP
Gültig bis Jahr (L) COBRB-GBISJ

Die im ursprünglichen Artikel beschrieben weiteren Felder zu den Stammdaten Kostenstelle etc. habe ich nun einmal außen vor gelassen.

Soweit ist diese Query auch schon bekannt. Nun gab es allerdings eine Anfrage, dass die Aufteilungsregel der Innenaufträge automatisch überprüft werden sollten.

Ausgangslage unterschiedliche Abrechnungsvorschriften

Hintergrund ist, dass in der Abrechnungsvorschrift drei Einträge vorhanden sind.
  • Abrechnung der Kosten auf eine Kostenstelle
    In der Abrechnungsvorschrift wird als Typ KST (Kostenstelle) und als Abrechnungsempfänger  eine Kostenstelle zugeordnet. Die Verteilung der einzelnen Kostenarten erfolgt über die Ursprungszuordnung ZUK werden die einzelnen Kostenarten entsprechenden Abrechnungskostenarten zugeordnet.
  • Abrechnung Erlöse auf Erlösauftrag
    Hier ist die Abrechnungsvorschrift so gepflegt, dass als Typ AUF (Auftrag) und ein entsprechender Innenauftrag als Abrechnungsempfänger hinterlegt. Als Ursprungszuordnung wird hier ZUE hinterlegt.
  • Abrechnung neutrales Ergebnis
    Neutrale Kosten-/Erlösarten werden ebenfalls per Typ AUF (Auftrag) auf einen Innenauftrag zum neutralen Innenauftrag gelegt werden. Hier wird als Ursprungszuordnung ZUN festgelegt.

Hintergrund: Customizing Abrechnungsvorschrift

Das Customizing der Arbrechnungsvorschriften ist in der Transaktion SPRO unterhalb

  • Controlling->
  • Innenaufträge->
  • Planung->
  • Abrechnung pflegen

aufrufbar. Hier können zum einen die einzelnen Abrechnungsschema gepflegt werden aber auch das Ursprungsschema gepflegt werden. Dieses soll aber nicht Thema des Artikels sein.

Sofern Kosten auf eine Kostenstelle abgerechnet werden soll, sollte diese Kostenstelle der verantwortlichen Kostenstelle des Innenauftrages entsprechend. Gerade wenn hier in der Abrechnungsvorschrift eine Abweichung vorhanden ist, kann dieses eine sehr ausführliche Fehlersuche nach sich ziehen.

Lokales Feld mit Ikone LED anlegen

Hierzu arbeiten wir in der Query wieder einmal mit lokalen Feldern.

Um lokale Felder zu definieren wird nicht direkt die Grundliste der Query bearbeitet (wo auch das Layoutdesign gepflegt wird) sondern innerhalb der Querypflege (Transaktion SQ01) mit "nächstes Bild (F6)" auf die Feldauswahl der Query gewechselt. Alternativ ist es auch möglich dies über das Menü SPRINGEN->FELDAUSWAHL->FELDAUSWAHL zu erreichen.

Über
BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNG
kann für die einzelnen Felder eine Kurzbezeichnung eingestellt werden. Nun werden rechts neben den Datenfeldern Eingabefelder für die Kurzbezeichnung angegeben. Hier erhalten nun folgende Felder eine Kurzbezeichnung (in der Beschreibung ist die Bezeichnung, gefolgt von der angelegten Kurzbezeichnung (fett hervorgehoben) und des dahinter technisch liegenden Tabellenfeldes angegeben):

Auftragsstammdaten
Verantwortliche Kostenstelle VKOST  (AUFK-KOSTV)
Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung
Ursprungszuordnung URZUO (COBRB-URZUO)
Kontierungstyp KONTY (COBRB-KONTY)
Empfangende Kostenstelle EKOST (COBRB-KOSTL)

Diese Kurzbezeichnung ist notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein eigens Feld mit einer Formel anlegen.

Dieses geht über

BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN

Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. Von daher ist es ganz praktisch, dass wir uns in den Abrechnungsvorschriften befinden.

Hierzu legen wir ein Feld mit folgenden Eigenschaften an:

lokales Feld (CHKABRV)
Kurzbezeichnung:  CHKABRV
Feldbezeichnung: CHKABRV
Überschrift: CHKABRV
Eigenschaften:
Ikone
Berechnungsvorschrift:
Hier wird eine komplexe Berechnung mit folgenden Bedingungen hinterlegt:

Bedingung: VKOST = EKOST AND URZUO = 'ZUK' AND KONTY = 'KS'
Formel: ICON_LED_GREEN

Bedingung: VKOST <> EKOST AND URZUO ='ZUK' AND KONTY = 'KS'
Formel ICON_LED_RED

Sonst lassen wir leer.

Die Bedingung ist ein klein wenig tricky.

Als erstes wird geprüft ob die Verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrags und das Feld empfangende Kostenstelle (COBRB-KOSTL) identisch sind oder ob es hier Abweichung gibt

In der ersten Bedingung sollten die übereinstimmen (dank = ) und in der zweiten gibt es eine Abweichung ( <>  bedeutet ungleich).

Daneben werden aber auch folgende Fragestellungen berücksichtigt

Werden tatsächlich Kosten verteilt und nicht etwa Erlöse?
Wie erwähnt gibt es allerdings neben ZUK für die Verteilung der Kosten noch eine Verteilung von Erlöse auf entsprechende Erlösaufträge über die Ursprungszuordnung ZUE. Hier kann die Kostenstelle nicht übereinstimmen, da die Erlöse der Innnenaufträge auf entsprechende andere Innenaufträge (zum Beispiel Erlösaufträge der einzelnen Lehreinheiten) verteilt werden. Daher soll eine Kontrolle nur erfolgen, wenn es sich bei der Ursprungszuordnung um ZUK für die Kostenabrechnung handelt.

Ist der Abrechnungsempfänger vom Typ her eine Kostenstelle?
Problematisch sind nun Innenaufträge deren Kosten nicht auf Kostenstelle sondern auf einzelne Produkte (Drittmittel, Weiterbildung vergleichbares) abgrechnet werden. Hier ist der Abrechnungsempfänger dann keine Kostenstelle sondern ein Innenauftrag. Deswegen gibt es als dritte Bedingung die Kontrolle handelt es sich beim Typ um eine Kostenstelle "KS". Dieses wirkt nun iritierend, da wir bei der Pflege von Abrechnungsvorschriften im Innenauftrag ja immer eine KST angeben, wie auch in unseren Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" ausführlich erläutert wurde (siehe Buchempfehlung).
Dieses liegt daran, dass in der Abrechnungsvorschrift der Wert zwar als KST zugewiesen wird, in der Datenbank das Feld allerdings unkonventiert als KS gespeichert ist. Besonders ansprechend ist das in der Transaktion SE16H zu betrachten. Ferner umfasst das Feld KONTY der Tabelle COBRB auch nur zwei Zeichen.
Dieses ist auch der Grund, warum ich gerne Tabellendefinitionen (SE12) oder Tabellenanzeige (SE16H) für die Administration von Query nutze ansosnten wundert man sich, warum eine Auswertung nicht funktioniert.


Was für eine Ikone soll als Symbol ausgegeben werden (Formel)?
Als Formel wird nun der Wert der IKONE angegeben.

Hier nutze ich sehr gerne LED Icons die je nach Zustand (Ergebnis) RED = Fehler, YELLOW = Kontrolle erfoderlich oder GREEN = Alles okay ein Ergebnis liefern.

Gemäß SAP Design Guide (siehe https://experience.sap.com/files/guidelines/icons_sap/index.htm ) hätte ich hier wohl ebenfalls besser ICON_CHECKED (grüner Haken) , ICON_INCOMPLETE (rotes Kreuz) oder ICON_FAILURE (Warnhinweis) verwenden können.

Die LED Icons  ICON_LED_GREEN (Green LED; go; correct), ICON_LED_RED (Red LED; stop; incorrect) erscheinen mir hier allerdings tatsächlich als wesentlich sinnvoller.

Wenn ich nun dieses Feld ebenfalls in meine Grundliste übernehme erhalte ich bei gepflegten Abrechnungsvorschriften direkt eine LED wenn es eine entsprechende Abweichung gibt und kann sogar nach Fehlern filtern.

Handhabung der Query

Nachdem die Query angelegt ist lohnt es sich abzurechende Projekte vorab per Query auszuwerten und in der Anzeige beziehungsweise einer Layoutvariante nach roten LEDs zu filtern. Auf diese Weise ist es möglich schon vor der Abrechnung etwaige Abweichungen zu identifizieren und zu verhindern. Ferner kann dieses auch hilfreich sein, entsprechende Abweichungen bei Kostenumlage (zum Beispiel durch die Plankostenumlage) zu korrigieren. Mit ein wenig Glück muss man dann nicht alle Zyklen stornieren (oder eine erneute Plankopie anfertigen) sondern kann dann in Höhe der Abweichung eine Plankorrektur vornehmen. Sofern eine Umlage im Ist erfolgt, kann hier auch das Thema "Segmentkorrektur in SAP" interessant sein.

Nebenbei beim Thema Umlagezyklen oder generell der kennzahlenbasierten Verrechnung sind auch die Artikel "Innenaufträge als Empfänger von Umlagezyklen (KSUB)" oder die Analyse von Kostenumlagen wie im Artikel "ReportWriter: Ergebnisse Planumlage (KSUB) je Partnerobjekt"  oder "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge". Gerade im Controlling bietet sich hier aber neben der Query auch Report Writer beziehungsweise Report Painter als Analysewerkzeug an. Nach Möglichkeiten sollten aber Auswertungen, wie die hier beschriebene Überprüfung der Abrechnungsvorschrift genutzt werden um die doch sehr umfangreiche Suche nach Abrechnungsfehlern zu vermeiden.

Gerade bei einer Analyse von Einzelbelegen im Plan, wie im Artikel "CO Planeinzelposten Objekt und Partnerobjekt auswerten / Mehrere Felder summieren" beschrieben ist enorm aufwändig.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können. Wie erwähnt kann im Controlling auch das Thema "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" sehr nützlich sein.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 4. April 2016
20:19 Uhr

Statistischer Innenauftrag in SAP und verschiedene Anwendungen u.a. Verfügbarkeitskontrolle zum Budget im CO auf Kostenstelleneben

Eine spannende Möglichkeit zum separaten Ausweis von Kosten bieten im Controlling mit SAP die statistischen internen Innenaufträge. Daher ist es auch nicht weiter verwunderlich, dass dieses Thema in einen Forenbeitrag aufgegriffen wurde und sich hier die Frage stellte wo nun eigentlich der Unterschied zwischen einen  echten interner Auftrag und einen statistischer interner Auftrag innerhalb SAP CO ist. Im folgenden Abschnitt sollen aber nicht nur die Unterschiede sondern auch Anwendungsgebiete für statistische Innenaufträge geschildert werden.
 

Unterschied statistischer und echten internen Auftrag

Ein statistischer Innenauftrag kann genutzt werden um Kosten, die eigentlich auf eine Kostenstelle laufen dann doch statistisch auf einzelne zusätzliche Kontierungsobjekte auswerten zu können.

Im Gegensatz dazu werden "echte" Innenaufträge genutzt um die Kosten / Erlöse für eine Maßnahme (Projekt) mit einer klaren Laufzeit zu sammeln. Hierdurch unterscheidet sich ein Innenauftrag schon von der auf Dauer ausgelegte Kostenstelle.
Der Vorteil von Innenaufträge ist dabei, dass die Innenaufträge sich nicht zwangsmäßig an der Unternehmensstruktur (wie z.B. Kostenstellen) orientieren müssen sondern auch temporär genutzt werden können um den Fokus auf die Frage des "Wofür?" sind entsprechende Kosten (und Erlöse) entstanden.
 

Anwendungsfall für statistischer Innenauftrag: Fuhrparkkosten

Ein Klassisches Beispiel für die Anwendung eines statistischen Innenauftrag ist bei der Verwaltung von Fuhrparkkosten.

Für jedes Fahrzeug wird ein statistischer Innenauftrag (z.B. mit Kurztext KFZ Kennzeichen) angelegt. Die Buchung der einzelnen Fahrzeuge (Tanken, Werkstatt, Versicherung, Steuer) landen nun sowohl auf die Kostenstelle des Fuhrparks als auch durch die Nebenkontierung auf den statistischen Innenauftrag (hierzu ist die echt bebuchte Kostenstelle in den Stammdaten des Innenauftrags hinterlegt).

Für Auswertungszwecke können nun die echten Kosten des gesamten Fuhrparks auf der Kostenstelle Fuhrpark ausgewertet werden, aber statistisch ist es ebenso möglich einzelne Innenaufträge je Fahrzeug auszuwerten.

Alternativ könnten hier auch einzelne Liegenschaften verwaltet werden, die als Gesamtkosten dann auf den Gebäudekostenstellen laufen.

Ein solches Verfahren kann Sinn machen, da die Kraftfahrzeuge  nach einiger Zeit ausgemustert werden, die Gesamtkosten des Fuhrparks aber auf Dauer bestehen bleiben.

Innerhalb des Auftragsstamm ist in der Registerkarte "Zuordnungen" wird auch bei normalen Innenaufträgen eine Zuordnung einer Kostenstelle in Form der verantwortlichen (teilweise auch anfordernden) Kostenstelle gepflegt. Dieses hat jedoch für die Buchung keine Auswirkung, da der Beleg "echt" auf das CO-Objekt Innenauftrag gebucht wird.

Keine Regel ohne Ausnahme, sofern PSM-FM im Einsatz ist wird die verantwortliche Kostenstelle für Budgetbelege genutzt.

Ferner ist in der Registerkarte Zuordnungen auch das Profit-Center zu pflegen. Oftmals sind die Profit-Center aber auch an den Kostenstellen angelegt und hier wird tatsächlich der Beleg auf das zugeordnete Profit-Center fortgeschrieben.

Festlegen statistischer Innenauftrag im Auftragsstamm

Für einen statistischen Innenauftrag ist nun aber die Registerkarte "Steuerung" entscheidend. Hier kann im Abschnitt Steuerung die Funktion "statistischer Auftrag" markiert kann im Feld "Echt bebuchte Kostenstelle" die zu bebuchende Kostenstelle hinterlegt.

Dieses Feld wird auch tatsächlich nur bei statistischen Innenaufträgen berücksichtigt.

Exkurs: Literaturhinweis zum SAP Controlling

Soweit wurde darauf auch im Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" (ISBN 9783960126874 *)  hingewiesen.

 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. November 2014)
Paperback ISBN: 9783960126874

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Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120414


Hier möchte ich auch einen kleinen Hinweis auf das Update der SAP-Bibliothek-Flatrate hinweisen, in der natürlich ebenfalls dieses Buch enthalten ist.
 
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Aber auch sonst ist die neue Oberfläche einen Blick wert. Nun möchte ich aber auf zwei weitere Anwendungen für statistische Innenaufträge eingehen. Zum Einen im Investitionsmanagement und zum anderen für die Nutzung der Verfügbarkeitskontrolle gegenüber gebuchten Budgets auf Kostenstellen, was normalerweise ohne Trickkiste nicht möglich ist.
 

Statistische Innenaufträge im Investitionsmanagement


Im Standard werden alle Buchungen auf den statistischen Auftrag zusätzlich, hier allerdings in echt, auf die hinterlegte Kostenstelle gebucht. Es besteht allerdings auch die Möglichkeit eine "abweichend einstellbare Buchungslogik" zu hinterlegen. Hier hilft dir die Feldhilfe zur "echt bebuchten Kostenstelle" weiter.

Im entsprechenden Beitrag kam es noch zu folgender Ergänzung seitens MrBojangles auf einen Anwendungsfall aus dem Investitionsmanagement.

Hier können statische Innenaufträge zur Darstellung von direkt aktivierten Anlagegütern (Investitionen) genutzt werden, die primär auf die Anlage und statistisch auf einen Innenauftrag gebucht werden. Der statistische Innenauftrag kann dann für die Budgetüberwachung genutzt werden.

Echte Innenaufträge würden verwendet werden, wenn erst die Kosten auf den Innenauftrag gesammelt werden um diese dann später auf die fertige Anlage abzurechnen. Allerdings wurde dieses im Forumbeitrag " Echter interner Auftrag vs. statistischer interner Auftrag" noch wesentlich schöner beschrieben.
 

CO Budgetierung und Verfügbarkeitskontrolle auf Kostenstellen

Im Bereich PSM-FM ist eine Verfügbarkeitskontrolle gegen Budget auf Ebene der Finanzstellen beziehungsweise Kostenstellen möglich. Innerhalb CO ist eine solche Verfügbarkeitskontrolle nur bei Projekten/Innenaufträgen gegen Budget möglich.

Hier gibt es einen entsprechenden Forumsbeitrag auf fico-forum.de "Budgetierung auf Periodenebene und auf Kostenstellen".

Allerdings kann über einen statistischen Innenauftrag die Verfügbarkeitskontrolle auch für Kostenstellen verwendet werden, auch wenn

Für eine Verfügbarkeitskontrolle auf Kostenstellen empfiehlt die SAP hier einen Umweg bzw. verweist in der Onlinehilfe noch auf eine alternative Möglichkeit in der zwar nicht gegen Kostenstellenetats aber indirekt gegen Budget im Modul CO eine Buchung geprüft werden kann. Ich fand die hier vorgestellte Lösung interessant und würde diese als kleine Ergänzung noch hier (für die nächste Suche danach) festhalten.

Über die OSS Trickkiste ist tatsächlich auch im CO eine aktive Verfügbarkeitskontrolle gegen Budget bei Kostenstellen indirekt möglich.Den entsprechenden Trick liefert hiebri der OSS Hinweis (SAP Note) "68366 - Aktive Verfügbarkeitskontrolle auf Kostenstellen" durch einen Umweg über einen statistischen Innenauftrag, da grundsätzlich ist die aktivie Verfügbarkeitskontrolle tatsächlich nur für Maßnahmen wie Aufträgen gedacht.

Um nun auch für Kostenstellen eine solche einzurichten besteht die Möglichkeit zur Kostenstelle einen statistischen Innenauftrag anzulegen und auf diesen entsprechend Budget zu erfassen.

SAP empfiehlt nun über eine kundeneigene Substitution im CO (Transakton OKC9), den statistischen Auftrag automatisch mitbuchen zu lassen, wenn eine manuelle Buchung auf die Kostenstelle erfolgt. Dieses funktioniert jedoch nicht bei Umlagen, Verteilungen und andere maschinelle Verrechnungen.

Erfolgt nun eine Buchung wird diese gegen das Budget auf den statistischen Innenauftrag geprüft und es erfolgt eine entsprechende Hinweismeldung.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 20. März 2016
21:34 Uhr

Stammdatenerweiterung von CO-Objekten am Beispiel ergänzende Kostenstelle beim Innenauftrag

Ausgangslage:
Ergänzend zur verantwortlichen Kostenstelle des Innenauftrag soll als weitere  Information eine weitere Kostenstelle hinterlegt werden. Hierzu werden mehrere Überlegungen zur Umsetzung angestellt.
 

Userexit für kundeneigene Zusatzfelder im Stammsatz

Im Wesentlichen ist es möglich über sogenannte Userexits Zusatzfelder zu Stammdaten zu erstellen. Dieses ist über die Transaktion CMOD möglich und zum Beispiel für möglich.

Eine Übersicht aller Userexits ist auch auf der Seite easymarketplace.de möglich.
Im Berater-Wiki ist die Nutzung von CMOD anhand eines Beispiels im Eintrag "Customer-Exits" erläutert.

Alternativ können natürlich auch sonstige freie Felder im jeweiligen Stammdatenblatt verwendet werden. Gerade die Stammdaten eines Innenauftrages haben hier einige Felder, die auf unterschiedliche Weise eine Zuordnung von Daten ermöglichen.

Individuelle Stammdatenfelder ändern


SAP selbst empfiehlt im Customizing die Verwendung von individuellen Stammdatenfeldern, die auch durch entsprechendes Customizing eine eigene Bezeichnung erhalten können.
Das Customizing ist in der Transaktion SPRO im Pfad
Controlling > Innenaufträge > Auftragsstammdaten > Bildschirmgestaltung > "Individuelle Stammdatenfelder ändern" erläutert (Hilfe Schaltfläche)

Folgende Daten des Gruppenrahmen "Allgemeine Daten" können hier umbenannt werden.

Insgesamt stehen hier folgende zehn Felder zur Verfügung:
  • Antragsteller (AUFK-USER0  Char 20)
  • Telefonnummer des Antragstellers (AUFK-USER1 Char 20)
  • Verantwortlicher (AUFK-USER2 Char 20)
  • Telefonnumer des Verantwortlichen (AUFK-USER3 Char 20)
  • Geschätzte Gesamtkosten des Auftrags (AUFK-USER4 Währung 11)
  • Antragsdatum (AUFK-USER5 Datum 8)
  • Abteilung (AUFK-USER6 Char 15)
  • Arbeitsbeginn (AUFK-USER7 Datum 8)
  • Arbeitsende (AUFK-USER8 Datum 8)
  • Kennzeichen "Arbeitsgenehmigung erteilt" (AUFK-USER9 Checkbox Char 1)
Wie beschrieben war das Ausgangsproblem für das Thema kundeneigene Felder die Anfrage, ob eine zweite Kostenstelle ergänzend zur verantwortlichen Kostenstelle des CO Innenauftrages hinterlegt werden kann.Hier bietet sich dann die "anfordernde Kostenstelle" als Feld an.

Verantwortliche und Anfordernde Kostenstelle im CO Innenauftrag

Ein Beispiel für unterschiedliche Verknüpfungen zu anderen CO Objekten ist hier die verantwortliche und die anfordernde Kostenstelle im Register "Zuordnungen". Die verantwortliche Kostenstelle stellt dabei die organisatorische Zuordnung eines Innenauftrages dar und kann unter anderen für Berechtigungen (z.B. Berechtigungsobjekt K_ORDER) verwendet werden. Wird über einen Investitionsauftrag eine Investitionsmaßnahme abgebildet, so wird die anfordernde Kostenstelle für die Anlage im Bau in den Stammsatz der Anlagenbuchhaltung übernommen.

Innerhalb der Auftragsart kann über die Objektklasse bestimmt werden, ob es sich beim Innenauftrag um einen Investitionsauftrag handelt oder hier bspw. Gemeinkosten abgebildet werden. Über das Auftragslayout oder die Feldauswahl können hier einzelne Felder ausgeblendet bzw. als Muss/Kann Felder definiert werden.

Ebenso käme hier das Feld "anfordernder Auftrag" in Betracht (um bspw. den Hauptauftrag bei Teilprojekten zu identifizieren. Hier stellt sich dann nur die Frage, ob langfristig nicht doch auch das Investitionsmanagement genutzt werden soll, oder besser um nicht Felder zu verwenden, die eigentlich für eine andere Funktion vorgesehen sind, eine andere Alternative ebenfalls überlegenswert und möglicherweise noch flexibler wäre.

Auf diese und andere Alternative, wie die Nutzung der Klassifizierung, wurde im Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" (ISBN 9783960126874 *)  hingewiesen... . Für einen Überblick über die Möglichkeiten im Controlling mit SAP ist dieses tatsächlich ein geeignetes Nachschlagewerk :-) Hier wird auch die Auftragslayoutpflege innerhalb des Customizing zur Auftragsart (Transaktion KOT2_OPA) ausführlich beschrieben.

Leseempfehlungen:
Einige aktuelle Literaturempfehlungen habe ich auch im Artikel "Espresso Tutorial SAP Fachbücher Neuerscheinungen und Katalog 2016" festgehalten, wobei ich aktuell hier auch noch zwei Bücher im RUB stehen habe bzw. derzeit eher am SUB als aktuelle Literatur.


Ergänzend zu den kundeneigenen Zusatzfeldern möchte ich nun aber auch etwas ausführlicher auf die Möglichkeiten der Klassifizierung eingehen.

Anwendungsübergreifende Komponente Klassensystem

Das Klassensystem ermöglicht es innerhalb einer Klasse verschiedene Merkmale zusammenzufassen und diese dann an Stammdaten als weitere Felder zu pflegen.

Innerhalb PSM-FM ist dieses bspw. für die Klassen 042 Fonds, 041 Finanzstelle oder auch 043 Finanzpositionen möglich. Sobald eine Klasse entsprechend angelegt ist, kann die Klassifizierung am jeweiligen Objekt gepflegt werden. Die Klassifizierung kann auch im Controlling beispielsweise für die Klassenart 013 Controlling: Aufträge gepflegt werden. Hierzu ist es jedoch erforderlich, dass in der Auftragsart (Transaktion KOT2_OPA) bei den Steuerkennzeichen die Klassifizierung aktiviert wurde.

Hauptanwendungsgebiet der Klassifizierung dürfte jedoch die Verwendung in der Materialwirtschaft sein um entsprechende Stammdaten der Materialien zu erweitern. Aber auch sonst ist die Klassifizierung tatsächlich anwendungsübergreifend und ermöglicht auch die Erweiterung von weiteren Stammdaten, wie auch schon an der Klassenart 010 Lieferantenklasse, 011 Debitorenklasse oder auch 001 Materialklasse zu sehen ist.
 

CT04 Merkmalverwaltung

Über die Merkmalverwaltung (Transaktion CT04) können einzelne Merkmale definiert werden. Diese können entweder einwertig oder mehrwertig sein und in den Basisdaten auch als erforderlich markiert werden. Im Reiter Werte können auch schon entsprechende Vorschlagswerte festgelegt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Spalte Merkmalswert dann auch der eigentliche Wert des Merkmals enthält und die Bezeichnung eine passende Beschreibung dazu enthält. Andernfalls handelt es sich beim Merkmal um ein Freitextfeld. Innerhalb der Registerkarte Einschränkungen kann dass Merkmal auf eine bestimmte Klassenart (bspw. 042 Fonds) eingeschränkt werden und nur in dieser Klasse verwendet werden.
 

CL02 Klassenverwaltung

Über die Klassenverwaltung (Transaktion CL02) können mehrere Merkmale zu einer Klasse zusammengefasst werden und einer bestimmten Klassenart bspw. 042 für Fonds oder 013 für Innnenaufträge zugeordnet werden.
 

Merkmale im CO Objekt pflegen

Über die Schaltfläche Klassifizierung in der Stammdatenpflege (egal ob nun KO02 für Innenaufträge oder FM5U für Fonds) können die einzelnen Merkmale gepflegt werden. Hierzu muss die Klassifizierung im jweiligen Objekt aktiviert werden.
 

Suche über Klassifizierung

Über eine Stammdatenliste (bspw. Transaktion S_KI4_38000039 für die alphabetische Lsite Fonds) kann über den Knopf Klassifizierung über die entsprechende Klasse und der Klassenart (es besteht somit auch die Möglichkeit für eine Klassenart bspw. Fonds mehrere Klassen anzulegen) entsprechende Objekte in Klassen zu suchen. Im Ergebnis erhält man eine Liste die dann alle entsprechenden übereinstimmende Objekte, die dann als Selektion in die Stammdatenliste übernommen werden können. Alternativ können Sie auch über die Transaktion CL30N eine entsprechende Suche starten.


Alle Funktionen zur Klassifizierung sind innerhalb des SAP Menü unter Anwendungsübergreifende Komponenten > Klassensystem zu finden.

Auswertung über Query

Technisch betrachtet sind die einzelnen Merkmalswerte in der Tabelle AUSP  "Ausprägungswerte der Sachmerkmale" hinterlegt. Sofern Sie die Zuordnung der einzelnen Merkmale zu den einzelnen Klassenarten auswerten wollen, können Sie hier die Tabelle TCLA "Klassenarten" über die Tabelle INOB "Zuordnung einer internen Nummer zu einem bel. Objekt" über das Feld "KLART" miteinander verknüpfen.

Anhand der beiden Artikel "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM" und "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" (hier im Abschnitt "Merkmal aus Klassifizierung mit auswerten" ) habe ich beschrieben, wie diese Merkmale wesentlich eleganter über eine Query ausgewertet werden können.

Insgesamt sollte das Thema von notwendigen Daten besonders dann überdacht werden, wenn auch die Stammdaten mit anderen Systemen, zum Beispiel Personalabrechnung oder Bestellung per EBP ausgetaucht werden.. Auch hier ist eine gemeinsame Planung zwischen allen Beteiligten und das endgültige Berichtsziel nahezu elementar.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Donnerstag, 3. März 2016
17:50 Uhr

Query Einzelpostenliste Innenauftrag mit Ausweis Ertrag und Aufwand Zweiter Teil Query zur Datenaufbereitung

Wie schon im ersten Teil dieses Artikel ("Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage") beschrieben wurde aus einer anderen Hochschule ("erweiterten" KollegInnenkreis) basierend auf eine CO Schulung mit SAP Query (aus der auch viele Anregungen im Artikel "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" vorgestellt wurden) die Idee die Stammdaten eines CO Innenauftrages mit einer Einzelpostenliste zu kombinieren und dabei eine Spalte für Ertrag und eine Spalte für Aufwand inklusive Abschreibungen entwickelt und entsprechend umgesetzt. Die hier genutzte Lösung innerhalb der Query möchte ich hier gerne vorstellen.

Im Ergebnis kann hier, vergleichbar zur Saldenliste im PSM-FM (siehe Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget") eine Auswertung über bestimmte Innenaufträge aller Erträge und Aufwendungen erfolgen. Ferner können hier sowohl als Selektionsmerkmal als auch für die Liste als Ausgabe entsprechende Stammdaten mit ausgegeben werden.

Basis: Infoset AUFK-COEP und Zustzfelder/Zusatztabellen

Als Grundlage für die Query habe ich ein recht umfangreiches Infoset angelegt, dass sowohl Stammdaten aus CO und PSM-FM als auch die CO Einzelposten aus der Tabelle COEP miteinander in Verbindung setzt.

Als schematische Darstellung sieht das Infoset inklusive Zusatzfelder (mit Coding) und Zusatztabelle, welche beide gelb eingefärbt sind,  wie folgt aus:

Infoset AUFK-COEP und Zusatzfelder sowie Zusatztabelle FMFINCODE

Der Aufbau des Infoset und der Zusatzfelder ist im ersten Teil dieses Artikel ausführlich beschrieben. ACHTUNG der Left outer Join gehört zwischen COEP und CSKB und nicht COEP und CSKU (Hintergrund geänderte Kostenartentexte). Hier ist die Zeichnung leider fehlerhaft.

Exkurs: Auswertung Einzelposten COEP statt Summen COSS, COSP

Per Mail wurde ich bezüglich des  Infoset angesprochen, ob es nicht sinnvoller wäre statt der Einzelposten hier die Summentabelle COSP auszuwerten, da dieses einen Performancegewinn für die spätere Query hätte. Der Gedanke der Summentabellen klingt auf den ersten Blick sympathisch hat jedoch einen entscheidenden Nachteil. In der Tabelle COSP werden nur die Primärkosten als Summe gespeichert, die sekundären Kostenarten sind in der Tabelle COSS enthalten. Die COEP hat dafür alle Einzelposten. Ebenso sind die Planbelege ein weiteres Problemfeld, da diese in der Tabelle COEJ hinterlegt sind und ebenfalls eine Herausforderung zur Auswertung bieten. Auf die Auswertung der Plan-Einzelposten bin ich im Artikel "CO Planeinzelposten Objekt und Partnerobjekt auswerten / Mehrere Felder summieren" eingegangen. In diesem Zusammenhang ist auch die Tabelle TJ01 "Betriebswirtschaftliche Vorgänge" interessant, da diese für jeden betriebswirtschaftlichen Vorgang erfasst, wo die erfassten Bewegungsdaten in Tabellenform festgehalten werden.

Zuordnung Infoset zu Query

Das entsprechende Infoset sollte, in der Transaktion SQ02 über die Schaltfläche "Zuordnung zu Rollen/Benutzergruppen" der Benutzergruppe zugeordnet werden in der nun auch die Query erstellt werden soll.

Dieses kann dann in der Transaktion SQ01 erfolgen. In der Query soll nun auf die Gruppierung der Kostenarten nach Ertrag und Aufwand eingegangen werden, sowie die eigentliche Query basierend auf diesem Infoset erstellt werde.

Dazu arbeiten wir auch wieder mit lokalen Feldern in der Query.

Neben der reinen Auswertung von einzelnen Tabellenfeldern beziehungsweise der im Infoset zur Verfügung gestellten Feldern kann innerhalb der Query auch die Ergebnisse dieser Datenbankabfrage verarbeitet werden.

Kurzbezeichnung für Wert und Kostenart


Dazu müssen einzelnen Feldern eine Kurzbezeichnung zugewiesen werden um auf diese in den lokalen Feldern dann Bezug genommen werden zu können.

Hierzu gehen wir nicht in die Grundliste der Query (wo später  auch das Layoutdesign gepflegt wird) sondern wechseln innerhalb der Querypflege mit nächstes Bild (F6) auf die Feldauswahl der Query. Sofern wir uns noch in der Layoutpflege befinden kann über Zurück dorthin gewechselt werden. Alternativ kann auch im Menü über

SPRINGEN->FELDAUSWAHL->FELDAUSWAHL

in die Feldauswahl der Query gewechselt werden. 

Achten Sie bitte darauf, dass über

EINSTELLUNGEN ->EINSTELLUNGEN

der grafischer Query Painter aktiviert ist, wobei dieses auch im Standard der Fall sein sollte. Andernfalls würde sich die Oberfläche zur Querydefinition etwas ändern (was zwar mehr Möglichkeiten bietet, aber leider auch ein wenig am Komfort der Pflege von Query verhindert.

Um den einzelnen Feldern eine Bezeichnung zuzuweisen ist es erforderlich über die Funktion

BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNGEN ->EINSCHALTEN

einzelne Felder eine Kurzbezeichnung zuordnen und mit dieser Bezeichnung dann arbeiten.

Erst nachdem die Kurzbezeichnungen eingeschaltet sind, kann über die Feldauswahl eine Kurzbezeichnung den einzelnen Feldern des Infoset zugewiesen werden.

Hierzu wechseln wir in die Felder der Feldgruppe "CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen" beziehungsweise der Feldgruppe in der Sie die Felder der Tabelle COEP zugewiesen haben.

Hier erhalten nun die Felder "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung" und  "Kostenart" eine Kurzbezeichnung. Hier wählen wir die Kurzbezeichnungen WERT und KOA.

Exkurs: Unterschiedliche Währungen im Controlling

Alternativ hätte die Kurzbezeichnung WERT auch den Feldern "Wert gesamt in Objektwährung" oder "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung" zugeordnet werden können. Sofern alle Werte in Euro geführt werden dürfte dieses identisch sein.

Allerdings kann im Controlling, besonders bei internationalen Konzernen unterschiedliche Währungen geführt werden.

Beim Festlegen eines Kostenrechnungskreis wird im Customizing auch gleichzeitig eine Kostenrechnungskreiswährung festgelegt. Dem Kostenrechnungskreis können unterschiedliche Buchungskreise zugeordnet werden, die zwar eine eigene Buchungskreiswährung  (bspw. US Doller USD oder Schweizer Franken SFR) haben aus denen aber die Kostenrechnung die gemeinsame Konzernwährung Euro ableitet, so dass innerhalb des Kostenrechnungskreis eine einheitliche Konzernwährung geführt wird.

Die Transaktionswährung weist dafür die Währung aus, in der die Belege im Controlling tatsächlich gebucht sind.

Daneben können zu einzelnen CO-Objekten, so auch Kostenstelle  oder Innenauftrag ebenfalls eigene Währungen definiert werden (bspw. in der Kostenstelle im Feld Währung in der Registerkarte Grunddaten). In der Regel wird hier aber dem CO-Objekt die Währung als Vorschlagswert beim Anlagen vorgeschlagen und zugewiesen, die auch im Kostensrechnungskreis hinterlegt ist.

Zusammenhang T-Währung (COEP-WTGBTR), O-Währung (COEP-WOGBTR), K-Währung (COEP-WKGBTR)  und Währungsumstellung

Durch den Hinweis eines Kollegen bin ich darauf aufmerksam gemacht worden, dass bei einen Mehrmandantensystemen scheinbar nur das Feld "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung"( COEP-WKGBTR ) gefüllt ist und nicht die Felder Transaktionswährung ( COEP-WTGBTR) oder Objektwährung ( COEP-WOGBTR ). Entsprechend sinnvoll ist es daher tatsächlich die Kostenrechnungskreiswährung für diese Query zu verwenden. An welcher Stelle im Customizing dieses Verhalten ausgesteuert ist kann ich leider noch nicht sagen, aber die Artikel, welche die COEP im Rahmen einer Query auswerten, habe ich passend angepasst. Hintergrund ist hier vermutlich, dass einige Mandanten die Währungsumstellung von DM auf EUR mitgemacht haben und andere erst nach der Umstellung auf Euro angelegt worden sind. Dieses spricht dafür, dass die T-Währung und O-Währung nur dann gefüllt wird, wenn auch tatsächlich unterschiedliche Währungen im Systemn vorhanden waren und ansonsten wird nur das Feld  "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung" gefüllt, wobei diesse Währung auch identisch zur Buchungskreiswährung ist.


Ich habe mich daher für WERT für "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung" als Feld entschieden.

Lokales Feld für Ertrag, Aufwand und Verrechnung bzw. Umlage anlegen

Die nun zugewiesenenKurzbezeichnungen WERT und KOA sind notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein lokaes Feld mit einer Formel anlegen.
Dieses geht über

BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN.

Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. Entsprechend sinnvoll ist es soweit in der Feldliste herunterzunavigieren, bis wir in der Feldgruppe sind in der auch die Zusatzfelder Gesperrt, Projektbewertung und VLE (Virtuelle Lehreinheit) hinterlegt sind.

Nun können folgende Felder angelegt werden.

1. Lokales Feld ERTRAG_5
Kurzbezeichnung:  ERTRAG_5
Feldbezeichnung: 5er Ertrag
Überschrift: 5er Ertrag
Eigenschaften:
Gleiche Eigenschaften wie Feld:  WERT
Berechnungsvorschrift:
Hier muss ausnahmsweise keine komplexe Berechnung eingetragen werden, da wir nur eine Bedingung (ein Intervall an Kostenarten) benötigen.

Entsprechen lautet die Berechnung  WERT
und die zugehörige Bedingung
KOA >= 50000000 AND KOA <= 59999999

Alternativ kann dieses auch als
Bedingung:  KOA >= 50000000 AND KOA <= 59999999
Formel: WERT

angegeben werden und Sonst leer gelassen werden. Somit wird das Feld Wert nur im lokalen Feld ausgegeben, wenn die Kostenart zwischen 50000000  und 59999999 liegt.

Genauso definieren wir die beiden übrigen Felder:

2. Lokales Feld AUFWAND_6
Kurzbezeichnung:  AUFWAND_6
Feldbezeichnung: 6er Aufwand
Überschrift: 6er Aufwand
Eigenschaften:
Gleiche Eigenschaften wie Feld:  WERT
Berechnungsvorschrift:
Bedingung: KOA >= 60000000 AND KOA <= 69999999
Formel: WERT

Wobei dieses nun sowohl den Sachaufwand als auch die AfA umfasst.

Daneben legen wir noch ein weiteres Feld für die sekundären Kostenarten der Kosten-Leistungs-Rechnung an über die Verrechnungen und Umlagen erfolgen.3

3. Lokales Feld AUFWAND_9
Kurzbezeichnung:  AUFWAND_9
Feldbezeichnung: Umlage Verrechnung
Überschrift: Umlage Verrechnung
Eigenschaften:
Gleiche Eigenschaften wie Feld:  WERT
Berechnungsvorschrift:

Hier können dann mehrere Bedingungen hinterlegt werden, als Beispiel sind hier drei Nummernkreise der Kostenarten festgelegt:

Bedingung: KOA >= 91000000 AND KOA <= 91999999
Formel: WERT

Bedingung: KOA >= 93000000 AND KOA <= 93999999
Formel: WERT

Bedingung: KOA >= 95000000 AND KOA <= 95999999
Formel: Wert


Für alle anderen Kostenarten könnte nun ein weiteres Feld mit Prüfung angelegt werden, sofern keines der anderen Felder gefüllt ist.Natürlich können auch andere Intervalle (zum Beispiel für Personalkosten, AfA oder Sachkosten) gewählt werden.

Exkurs: Kontenrahmen und Kostenartenintervalle am Beispiel Personalkosten

Nehmen wir als Beispiel den Industriekontenrahmen (IKR). Hier sind die einzelnen Kontenklassen ebenfalls als Intervalle gepflegt.
Aufbau Industriekontenrahmen (IKR) - Kontenklassen  Auszug aus Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)  ISBN 9783960126874
Innerhalb der Klasse 6 (Betriebliche Aufwendungen) wären die Personalkosten in den Intervallen Löhne (620000 bis 629999), Gehälter (630000 bis 639999) und Personalnebenkosten (640000 bis 649999). Je nach Sichtweise können zu den Personalkosten auch die Sonstigen Personalaufwendungen (660000 bis 669999) betrachtet werden unter die unter anderen die  Aufwendungen für Fort- und Weiterbildung fallen.


Eine ausführliche Beschreibung der hier zugrundeliegenden Kostenartenrechnung  ist im Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" (ISBN 9783960126874 *)  zu finden... .



Hier werden auch weitere Intervalle (im Kapitel Kostenartenrechnung) sowie der Industriekontenrahmen IKR ausführlicher erläutert. Eine gute Einführung in das interne und externe Rechnungswesen anhand der SAP Module FI und CO habe ich ferner im Artikel "Schnelleinstieg ins SAP Rechnungswesen mit cat content ;-)" vorgestellt. Sollten Sie sich für SAP Fachliteratur interessieren dürfte auch die digitale SAP-Bibliothek von Espresso Tutorials interessant sein (siehe SAP ebook Flatrate).

In der in diesem Artikel erstellten Query kann, anhand der lokalen Felder, aber schon anhand der Summe der Spalten und der Summe der Spalte Wert kontrolliert werden, ob tatsächlich alle Kosten ordentlich zugeordnet sind. Sollten Sie auch weitere Aufwendungen über Kostenarten beginnend mit 7* buchen, wäre eine weitere künftige Spalte bzw. lokales Feld anzulegen.
 

Grundliste der Query anlegen


Nach Anlage der lokalen Zusatzfelder kann nun die Grundliste der Query angelegt werden.
Hierzu kann über SPRINGEN->GRUNDLISTE->AUFBAU auf die Pflege der Grundlise gewechselt werden in der sowohl das Layout als auch die einzelnen auszugebenden (oder zu selektierenden Felder) ausgewählt werden.

Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen. Bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angegeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:


Tabelle AUFK "Aufragsstammdaten"
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext  (L) AUFK-KTEXT
Arbeitsbeginn (L) AUFK-USER7
Arbeitsende (L) AUFK-USER8

Zusatzfelder (aus Infoset)
G(esperrt) (L) GESPERRT

Tabelle AUFK "Aufragsstammdaten"
Antragsteller (L) AUFK-USER0
Verantwortlicher (L) AUFK-USER2
Abteilung (L) AUFK-USER6

Tabelle FMFINCODE "FIFM: Finanzierungscode"
Finanzierungszweck von Drittmitteln  (L,S) FMFINCODE-FINUSE

Zusatzfelder (aus Infoset)
Projektbewertung (L,S) PBW

Tabelle AUFK "Aufragsstammdaten"
Verantwortliche Kostenstelle (L,S) AUFK-KOSTV


Tabelle COEP "CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen"
Geschäftsjahr (L,S) COEP-GJAHR
Vorgang CO (L) COEP-VRGNG
Belegnummer (L,S) COEP-BELNR
Kostenart (L,S) COEP-KSTAR

Tabelle CSKU "Kostenartentexte"
Bezeichnung Kostenart (L) CSKU-KTEXT

Tabelle COEP "CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen"
Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung (L) COEP-WKGBTR
Je nach Betrieb kann es hier sinnvoll sein die Währungsfeldposition davor oder dahinter zu setzen. Sofern nur eine Währung genutzt wird kann natürlich auch kein Währungsfeld genutzt werden.

Tabelle COBK "CO-Objekt: Belegkopf"
Erfassungsdatum des Beleges (L,S) COBK-CPUDT
Buchungsdatum  (L) COBK-BUDAT
Benutzername  (L) COBK-USNAM

Tabelle COEP "CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen"
Positionstext (Segmenttext) (L)  COEP-SGTXT

Tabelle COBK "CO-Objekt: Belegkopf"
Belegkopf-Text (L) COBK-BLTXT

Lokale Zusatzfelder (aus der Feldliste der Query)
5er ERTRAG (L)
6er Aufwand (L)
9er UmlageVerrechnung (L)

Zur Zuordnung der Verantwortung kann nun noch die verantwortliche Kostenstelle und natürlich die Lehreinheit mit ausgegeben werden.

Tabelle CSKS "Kostenstellenstammsatz"
Kostenstelle (L) CSKS-KOSTL

CSKT "Kostenstellentexte"
Bezeichnung Kostenstelle (L) CSKT-KTEXT

Tabelle CSKS "Kostenstellenstammsatz"
Verantwortlicher (L) CSKS-VERAK
Abteilung (L) CSKS-ABTEI

Zusatzfelder (aus Infoset)
VLE (virtuelle Lehreinheit) (L) VLE

Damit kann die Query tatsächlich genutzt werden und je Innenauftrag auf Basis der einzelnen Spalten eine Zwischensumme für Ertrag, Aufwand und die interne Verrechnung beziehungsweise der Umlage ausgewiesen werden.

Besonderheiten bei Klassifizierung beziehungsweise Auswerten der Merkmale zur Unterscheidung Drittmittel, Dienstleistung oder Sonstige..


Noch eine kleine Anmerkung zur Klassifizierung. Die Merkmale der Klassifizierung  ermöglichen eine weitergehende Information zum Fond und könnten ebenso auch bei den Innenaufträgen aktiviert werden. Eine gute Übersicht zur Einführung der Klassifizierung habe ich im Artikel "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM" beschrieben. In der erstellten ALV Liste der Query kann dann auch tatsächlich nach einzelnen Merkmalen der Klassifizierung sortiert oder auch gefilert werden. Dieses ist dann wesentlich komfortabler als die Suchfunktion innerhalb der Komponente Klassifizierung von SAP. Auch wenn die Merkmale der Klassifizierung als Selektionsmerkmal in der Query keine Wertauswahlhilfe (F4) anbieten kann es hilfreich sein hier diese ebenfalls als Kriterium zu nehmen.

Somit können alle in der Projektbewertung als DL für Dienstleistung festgelegte beziehungsweise klassifizierten Projekte ausgewertet werden.

Sollten Sie die einzelnen Merkmale einmal von Freitext auf vorgegebene Merkmalswerte umgestellt haben kann die Query Daten in den Merkmalen liefern die im Stammsatz beziehungsweise in der Klassifizierung nicht vorhanden ist beziehungsweise da fehlerhaft nicht ausgewiesen wird.

Als Beispiel konnte das Merkmal PBW früher mit DM2001 gefüllt werden (Drittmittel 2001) und heutzutage werden mit DM, DL, AF bestimmte Merkmale vorgegeben und es kann kein weiteres Merkmal gepflegt werden. Dieses Problem ist im Abschnitt "Sonderfall Inkonsistenz bei Merkmalspflege" im Artikel zur Klassifizierung beschrieben.

Entsprechend spannend kann es daher sein noch weitere Merkmale der Klassifizierung, wie zum Beispiel das Förderkennzeichen des öffentlichen Mittelgeber als weiteres Selektionsmerkmal zu hinterlegen und hier entsprechende Auswertungen zu erstellen. Damit können auch anhand des Förderkennzeichen mit *ESF* alle Projekte des ESF ausgewertet werden.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 20. Februar 2016
17:14 Uhr

Schnelleinstieg ins SAP Rechnungswesen mit cat content ;-)

In letzter Zeit hatte ich einmal wieder die Gelegenheit mich mit den Grundlagen vom Rechnungswesen in SAP zu beschäftigen. Hier wollte ich meine eigene Kenntnisse rund um die Finanzbuchhaltung auffrischen und habe zwei unterschiedliche Bücher dafür genutzt auf die ich hier eingehen mag. Das erste stammt aus Österreich und ist aus einer Kooperation von Universitäten und berufsbildende höhere Schulen (HAK und BHS) entstanden.

SAP Academic Competence Center Wien (ACC Wien)  Projekt der TU Wien in Zusammenarbeit mit der WU Wien und BHS Lehrern


Wie schon im Artikel "SAP Schulungsunterlagen" beschrieben wurde aus einer Kooperation der TU Wien in Zusammenarbeit mit der WU Wien und BHS Lehrern  in Österreich eine eigene Schulungsumgebung für SAP Unterricht entwickelt und konstant weiterentwickelt. Aus dieser Kooperation ist auch für FI Schulbuch entstanden, dass im österreichischen Schulbuchverlag MANZ-Verlag erschienen ist. Leider ist es im normalen Buchhandel nicht zu bekommen, so dass ich sehr dankbar war, dass mir eines aus Wien mitgebracht wurde. Zumindest in der Buchhandlung meines Vertrauens war es nicht möglich das Buch anhand der ISBN  zu bestellen.

Dieses Schulbuch ist sehr anwenderorientiert aufgebaut und erläutert vom Hauptbuch über die Kreditoren-, Debitorenbuchhaltung und die Anlagenbuchhaltung alle wesentlichen Geschäftsprozesse.

Anhand des Mandanten "Global Bike Incorporation" (GBI), einem international im Radsportgroß- und -Internethandel tätigen Unternehmen mit nationalen Niederlassungen werden hier Geschäftsprozesse und Übungsbeispiele dargestellt um alle Tätigkeiten einer Finanzbuchhaltung im System SAP kennenzulernen.

Auch wenn es sich hier um ein österreichisches Schulbuch handelt, ändert dieses ja nichts an den Zusammenhängen (allenfalls an Kontierungsrichtlinien und rechtlichen Hintergründen). Einen guten Einblick in das Buch

 "Computerunterstütztes Rechnungswesen mit SAP®
 Auszug aus Modul FL (Foundation Level) und Modul FI (Financial Accounting)
"
Computerunterstütztes Rechnungswesen mit SAP® - Auszug aus Modul FL (Foundation Level) und Modul FI (Financial Accounting
von Monika Karst, Sonja Pfeffer und Alexander Redlein
(ISBN: 978-3-7068-4702-5) 

kann auf Seiten des MANZ Verlag gewonnen werden.

Mich hat das Buch tatsächlich beeindruckt und ich bin vom Konzept der Zusammenarbeit zwischen Universitäten und berufsbildenden höheren kaufmännischen Schulen in Österreich unheimlich begeistert.

Dabei ist  das Zentrum für Informations- und Facility Management (IFM) der Technischen Universität Wien Träger dieser Einrichtung. Das SAP Academic Competence Center Wien (ACC Wien) unterstützt auf Grund eines Kooperationsvertrages mit der SAP Österreich GmbH Schulen, Fachhochschulen und Universitäten in Österreich beim Einsatz von SAP Software in Lehre und Forschung.

Die Projektseite bietet dabei einen guten Überblick über die an dieser Stelle geleistete Arbeit und hat mich nachhaltig beeindruckt.

Schnelleinstieg ins SAP Finanzwesen (FI) und ins SAP Controlling (CO) (Einführung ins externe und interne Rechnungswesen)


Nachdem ich das Schulbuch gelesen hatte überraschte mich allerdings eine Leserin dieses Blogs noch mit einer anderen Buchsendung, die schon lange auf meinen Wunschzettel bei Amazon zu finden war. 

An dieser Stelle noch einmal vielen Dank nach Wien :-).

Wie im folgenden Bild zu sehen hatte ich diese Woche tatsächlich die Gelegenheit meine Bibliothek um beide Bücher zum Schnelleinstieg ins SAP-Finanzwesen (FI) und ins SAP Controlling (CO) zu komplettieren.

Schnelleinstieg ins SAP - Finanzwesen (FI) und Schnelleinstieg ins Controlling (CO)

Während mir das Buch "Schnelleinstig ins SAP Controlling (CO)" aus verständlichen Gründen natürlich vertraut ist hat mich das Buch von Peter Niemeier ebenso wie das MANZ Schulbuch diese Woche sehr begeistert.

Hier wird das Thema der Finanzbuchhaltung in aller notwendigen Tiefe inklusive der Grundlagen erläutert und schafft einen tatsächlich umfassenden Überblick vom Hauptbuch über die Nebenbuchhaltung (Personenkonten wie Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltunn aber auch der Anlagenbuchhaltung) bis hin zu den Abschlussarbeiten inklusive einzelner Übungen einen in meinen Augen großartigen Überblick über das Thema externes Rechnungswesen.

Da sich unser Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" mit dem internen Rechnungswesen und "Schnelleinstieg ins SAP Finanzwesen (FI)" mit dem externen Rechnungswesen beschäftigt kann ich beide eigentlich guten Gewissens als sich gegenseitig ergänzend empfehlen.

Entsprechend habe ich auch die Buchbesprechungen (Rezensionen) auf meiner Seite aktualisiert. Die beiden Bücher sind entsprechend über den Buchtitel verlinkt, alternativ kann aber auch einer der folgenden Menüpunkte aufgerufen werden :-). Hier sind auch einige andere Buchbesprechungen zu finden, sowie das Angebot der SAP Bibliothek Flatrate. Etwas weiter unten im Artikel folgen aber noch weitere Hinweise und der versprochene "cat content".
 
Buchkatalog SAP Bibliothek-Flatrate Buchbesprechungen
 
Beide Bücher sind auch in der  SAP ebook Flatrate von Espresso Tutorials enthalten und können hier elektronisch gelesen werden.

Alternativ können beide auch bei Amazon (siehe ISBN) und natürlich im normalen Buchhandel erworben werden. Gerade wenn Sie sich jedoch für beide Bücher entscheiden oder auch eine umfangreiche digitale SAP Bibliothek für Sie interessant ist, würde ich hier tatsächlich einen Blick auf Espresso Tutorials auf dieser Seite empfehlen. Hier sind auch einige andere in meinen Augen empfehlenswerte Bücher zu finden und ausführlicher beschrieben. Besonders für Keyuser dürfte weiterhin die digitale Bibliothek interessant sein, da diese auch im Laufe des Jahres um weitere Neuerscheinungen erweitert wird.

Cat content und Grundlagen bzw. Kurzanleitungen und Handbuch zu Query und Report Painter / Writer


Das nicht nur ich sehr begeistert von SAP Büchern bin dürfte aber auch folgendes Bild beweisen.

Ein Kater mit besonderer Hingabe zum Thema SAP und Rechnungswesen.

Wobei dieses nun beinahe schon der klassische "Cat content" im Blog ist und in dieser Form natürlich auch für diese Kategorie bestens geeignet ist. An dieser Stelle auch noch einmal vielen Dank an alle bisherigen Rückmeldungen zum Buch und auch für die einzelnen Mails die mich hier über das Blog erreichen.

Für Onlineleser kann ich dafür neben meiner  "Partnerschaft mit Espresso Tutorials - SAP Fachbücher" aber auch die beiden Grundlagenartikel empfehlen: Ich hoffe, dass diese Artikel ebenso wie die übrigen Artikel hier im Blog auch in Zukunft noch weitere spannende Themen offenbaren :-)

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Donnerstag, 18. Februar 2016
20:51 Uhr

Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage

Ausgangslage
Aus "erweiterten" KollegInnenkreis (andere Hochschule) wurde mir basierend auf eine CO Schulung mit SAP Query die Idee die Stammdaten eines CO Innenauftrages mit einer Einzelpostenliste zu kombinieren und dabei eine Spalte für die Ertrag und eine Spalte für Aufwand inklusive Abschreibungen auszuweisen vorgestellt, so dass am Ende nach Selektion bestimmter Merkmale aus den CO Stammdaten eine passende Einzelpostenauswertung erstellen zu können, die dann auch noch nach Innenaufträgen summiert werden können.

Diese Idee habe ich im kommenden Artikel aufgegriffen und um den ein oder anderen Punkt erweitert. Insgesamt kommt so eine Liste vergleichbar der Transaktion KOB1 (Aufträge Einzelposten Istkosten anzeigen) heraus. Als Summenbericht ist eine solche Auswertung problemlos im Report Writer / Painter möglich, wie im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" beschrieben. Allerdings können hier nicht alle Stammdaten des auszuwertenden CO-Objekt in unseren Fall also der Innenauftrag als Information oder auch als Selektionsfeld ausgewählt werden.

Entsprechend verfolgen wir mit einer neuen Query einen vergleichbaren Ansatz zu der Query im Artikel "Query Einzelpostenliste IST über CO Objekte (Auflösen von Innenauftrag, Kostenstelle) sowie Benutzerstammdaten und Erfassungsdatum". Jedoch sollen hier nicht einfach die CO-Objekte als Kostenstelle oder Innenauftrag ausgegeben werden sondern gerade die Innenaufträge als Auswertungsmerkmal gesondert betrachtet werden um beispielsweise alle Innenaufträge mit einen bestimmten Merkmal (zum Beispiel über das Feld "Arbeitsgenehmigung liegt vor" oder anhand der verantwortlichen Kostenstelle) auszuwerten. So kann das CHECKIN Feld zum Beispiel zur Kennzeichnung von vollkostenpflichtigen Projekten genutzt werden.

Wie bereits in der Überschrift  erwähnt, wird dieser Artikel in zwei Teilen erscheinen. Im ersten Teil wird die Grundlage für die Auswertung in Form eines Infoset erstellt werden. Hierbei sind auch viele kleine neueren Erkenntnisse rund um die Kombination von Stammdaten aus PSM-FM und CO mit eingebunden. Ferner wird innerhalb des Infoset dank Zusatzfeldcoding auch manches Datum schon vorbereitet wofür es in vorherigen Artikeln relativ umfassende komplexe Berechnungen in der Query gab. Es lohnt sich also tatsächlich diesen recht langen Artikel komplett zu lesen.
 

Infoset Stammdaten Innenauftrag und CO Einzelposten im Ist

Hierzu wurde als erstes ein Join über folgende Tabellen angelegt.

Stammdaten CO Innenauftrag AUFK verkn�pft mit CO Ist-Einzelposten (COEP und COBK)

Das Infoset ist dabei vergleichbar des oben beschriebenen Artikel angelegt, so dass sowohl die Einzelpositionen des CO Beleg als auch die Belegkopfdaten ausgewertet werden können. ACHTUNG: Dabei ist jedoch zu beachten, dass der Left Outer Join zwischen CSKB und COEP und nicht CSKU und COEP gesetzt werden sollte. Hier ist die Darstellung leider fehlerhaft.

Nun sollen aber zu den Stammdaten aus CO (beziehungsweise der Tabelle AUFK "Auftragsstammdaten") noch weitere Informationen über Zusatzfelder und Zusatztabellen mit ausgegeben werden.

Bisherige Vorgehensweise (wird im weiteren Verlauf dieses Artikels erheblich verbessert)

Hier bietet sich die Gelegenheit die in der Artikelserie

  1. "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck oder auch Status GESPERRT bei Innenaufträgen"
  2. "Query über verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrag - Bestimmung der Lehreinheit im Fachbereich durch Teil der Kostenstellennummer"
  3. "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM"
  4. "Weitere Zusatzfelder im Infoset mit ABAP Coding zur Verwendung in SAP Query über die Tabellen AUFK und FMFINCODE"

bereits vorgestellten Methoden sinnvoll zu aktualisieren und die zum Beispiel im Artikel "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" gewonnenen Erkenntnisse ebenfalls einzuarbeiten und hier ein wenig das Infoset anzupassen beziehungsweise für mich neure und in meinen Augen auch intelligentere Methoden zwecks Verknüpfung von Stammdaten aus CO und PSM-FM zu erstellen. Daneben hat sich auch bei der Erstellung eines Feldes zur Darstellung der virtuellen Lehreinheit eine Menge entwickelt, so dass diese nun direkt im Infoset als Zusatzfeld ermittelt werden kann.


Da dieses Vorhaben etwas umfangreicher ist, wurde dieser Artikel in einen Teil zur Datengrundlage (Infoset) und der Auswertung des Infoset in Form einer Query aufgeteilt.
 

Erweiterung des Infoset über Zusatzfelder


Über die Schaltfläche Zusätze (F5) bzw. innerhalb der Transaktion SQ02 (Pflege des Infosets) über  SPRINGEN-> ZUSÄTZE ZUM KNOTEN kann ein zusätzliches Feld in ein Infoset definiert werden, welches nicht direkt in der auszuwertenden Tabelle erscheint. Ich möchte im folgenden Artikel vier Zusatzfelder anlegen um hier wesentlich weitergehende Auswertungsmöglichkeiten als das Lesen einer Tabelle oder eines Infoset zu ermöglichen.

Innerhalb des nun aufgerufenen Register Zusätze kann über die Schaltfläche "Anlegen" ein Zusatzfeld erstellt werden. Es erscheint eine Maske in der der Name des Zusatzfeldes angegeben werden soll und die Art der Zusatzinformation.

Im Einzelnen können dieses Zusatztabelle, Zusatzfeld, Zusatzstruktur und Coding sein. In den folgenden drei Abschnitten soll hier Zusatzfelder erstellt werden. Wobei eines davon später für das Einfügen einer Zusatztabelle genutzt wird. Wichtig ist es nach Eingabe des Zusatzfeldes auch die Eigenschaften wie Langtext, Überschrift sowie Textlänge und Typ definiert werden. Teilweise kann hier auch mit LIKE Referenz gearbeitet werden, so dass die Feldeigenschaften eines referenzierten Tabellenfeldes entsprechen.

Damit ist dann grundsätzlich ein Feld angelegt allerdings enthält es (anders als beim Einfügen einer Zusatztabelle, die direkt mitsamt ihren Daten ins Infoset geladen wird) keine Werte. Um nun eine entsprechende Wertzuweisung im Infoset zu bekommen kann hier mit Coding zum Feld gearbeitet werden.

Nachdem ein Feld jedoch angelegt ist kann über die Schaltfläche "Coding zum Zusatz" ein passendes ABAP Coding für das Feld hinterlegt werden über das wiederum eine Datenbankabfrage erfolgen kann. In den folgenden Abschnitten habe ich das von mir eingefügte Coding angegeben und kurz erläutert.

Berechtigungen für Zusatzfelder mit ABAP Coding

Für die Pflege von Zusatzcoding sind jedoch weiter gehende Basisberechtigungen erforderlich. Hierzu werden die Berechtigungen auf das Berechtigungsobjekt S_DEVELOP und die Berechtigungsfeldwerte Objekttyp PROG, Objektname AQ* sowie die Aktivitäten 01 und 02 geprüft. Da es sich hier um recht weitgehende Berechtigungen handelt, sollten diese auch nur im Entwicklungssystem vergeben werden. Die Berechtigungsprüfung erfolgt ebenfalls, wenn die Query, wie im Artikel "Transport von SAP Queries (DL/UL)" beschrieben, per Dateiupload ins Testsystem oder Produktivsystem transportiert werden soll. Das Infoset selbst lässt sich nach einem erfolgreichen Upload noch bearbeiten, lediglich das Coding ist durch die Berechtigungsprüfung vor weiteren Änderungen geschützt.

In den folgenden Abschnitten wird auf die einzelnen Zusatzfelder mit ihren Eigenschaften und zugehörigen Coding zum Zusatzfeld eingegangen.


Zusatzfeld Gesperrt (Sperrkenzeichen auswerten)

Auch hier wird wieder ausgewertet, ob ein Innenauftrag den Systemstatus Gesperrt (in der Transaktion KO02 "Innenauftrag ändern" per Bearbeiten->Sperre setzen) hat.

Hierzu wird ein Zusatzfeld GESPERRT mit den Eigenschaften Typ C (Charcter) und einer Länge von 001 angelegt. Dahinter wird als Coding folgende Anweisung hinterlegt:

DATA: L_AUFKOBJ type AUFK-OBJNR.
DATA: L_TEMP type AUFK-OBJNR.
L_AUFKOBJ = AUFK-OBJNR.
SELECT  SINGLE objnr FROM JEST into L_TEMP
    WHERE stat = 'I0043'
    AND objnr = L_AUFKOBJ
    AND inact = ''.
IF sy-subrc <> 4.
GESPERRT = 'X'.
ELSE.
CLEAR GESPERRT.
ENDIF.

Damit der Sperrstatus ermittelt werden kann wird anhand der Objektnummer des Innenauftrag (Feld AUFK-OBJNR) in der Tabelle JEST geprüft ob der Status I0043  gesetzt ist.

Zur Verdeutlichung des Zusammenhang sei auf folgende Grafik verwiesen:

Darstellung Infoset aus AUFK, JEST (mit TJ02) und JCDS
Wobei das Thema Systemstatus auch sehr umfassend in den beiden Artikeln:
erklärt ist und für diese Auskunft lediglich die Information ausreicht, ob der aktuelle Innenuaftrag gesperrt ist oder eben nicht.


 

Zusatzfeld VLE zur Darstellung virtueller Lehreinheit aus Teilstring der verantwortlichen Kostenstelle sofern nicht in einen anderen Feld ein Wert steht

Innerhalb der Kostenstellen einer Hochschule sind auch entsprechend Lehreinheiten mit den ersten vier Ziffern verschlüsselt. Sofern abweichend zu den ersten vier Ziffern innerhalb der Fachbereichskostenstellen eine andere Lehreinheit der Kostenstelle zugeordnet werden soll, ist diese im Feld Teletexnummer (welches nicht mehr für andere Zwecke verwendet wird, ausgewiesen.

Die Ausgabe der verantwortlichen Kostenstelle ist relativ aufwändig innerhalb von lokalen Zusatzfeldern in einer Query gelöst worden. Die hier genutzte Vorgehensweise ist im Artikel "Query über verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrag - Bestimmung der Lehreinheit im Fachbereich durch Teil der Kostenstellennummer" beschrieben worden.

Diese Methode hat jedoch den Nachteil, dass jede Query erneut solche Felder und Formeln definiert bekommen muss. Entsprechend positiv wäre es natürlich, wenn eine solche Erhebung direkt im Infoset zum Beispiel über ein Zusatzfeld mit passenden Coding erfolgen kann.

Ein Auslesen der ersten vier Ziffern einer Kostenstelle über eine IF Bedingung ist mir soweit auch gelungen, allerdings hatte ich Probleme eine Abfrage zu erstellen, dass sofern das Feld Teletexnummer gefüllt ist, diese als Lehreinheit genommen wird.

Auf fico-forum.de hatte ich hier eine sehr hilfreiche Unterhaltung mit MrBojangles (Autor des Blog  SAPManDoo) im Beitrag "Query: Auslesen Stammdaten (Zusatzcoding ABAP) Problem SELECT Statement AUFK-KOSTV und CSKS-TELTX".

Das Ergebnis unserer Unterhaltung, inklusiver einer Anpassung für den Fall, dass die Kostenstelle nicht nur numerisch sondern auch Buchstaben enthält habe ich dann wie folgt als Coding zum Zusatzfeld VLE eingebaut.

Hierbei hat das Zusatzfeld VLE durch LIKE-Referenz die Eigenschaften des Tabellenfeldes CSKS-TELTX erhalten (Typ C und Länge 030).

Rahmenbedingungen:
Es werden achtstellige Kostenstellen verwendet, sofern die verantwortliche Kostenstlele des Innenauftrag zwischen 10000000 und 12345678 liegt sollen die ersten vier Ziffern der Kostenstelle als Wert für die Lehreinheit genommen werden.

Ein Sonderfall stellt nun noch die Kostenstelle 47110000 dar. Hier soll als Lehreinheit die 1047BE ausgegegeben werden. Ferner sollen die Kostenstellen der betrieblichen Einrichtung der Kostenstellen 20815000 bis 20815999  der Lehreinheit 208BE und 24300000 bis 24399999 der Einrichtung 243BE zugeordnet werden.

In allen anderen Fällen soll die verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrages (aus der Tabelle AUFK-KOSTV) ausgewiesen werden.

Problematisch dabei ist, dass wir zwar achtstellige Kostenstellen nutzen, in SAP jedoch insgesamt zehn Stellen vorgesehen sind, so dass die Kostenstelle aus dem  Tabellenfeld  AUFK-KOSTV mit führenden 00 ausgegeben würden. Mein erster Gedanke wäre daher den erhaltenen Wert mit * 1 zu multiplizieren und so eine Zahl zu erhalten. Hier wurde ich im Forum zu Recht darauf hingewiesen, dass sobald die Kostenstelle auch nur einen Buchstaben enthält ein "ABAP Dump" erzeugt wird. Hier ist eine wesentlich schönere Variante durch die Anweisung NO-ZERO die führenden 00 aus dem Feld zu entfernen und deiesen Wert als VLE zu speichern.

Abschliessend soll nun noch geprüft werden, ob das Feld CSKS-TELTX (Teletexnummer im Kostenstellenstammsatz) mit einen Wert gefüllt ist und dieser Wert in jeden Fall unabhängig der anderen Bedingungen ausgegeben werden.

Hierzu ist eine entsprechende SELECT Abfrage über die Kostenstellen durchgeführt worden. Besonders gelungen empfinde ich hierbei, dass die Gültigkeit des Kostenstellenstammsatzes dahingehend überprüft wird, ob die Information zum Datum der Auswertung (SY-DATUM auch gültig ist, da sich das Feld ja auch auf Basis von zeitabhängigen Daten bei der Kostenstelle ändern kann. Durch ne space wird auch direkt festgehalten, ob die Teletexnummer einen Wert enthält. Sollte dieses der Fall sein, bekommt das Zusatzfeld VLE den Wert der lokalen Variable L_CSKSTELTX zugewiesen, andernfalls den Wert, der anhand der IF Bedingung ermittelt wurde.

Das auf diese Anforderungen erstellte (beziehungsweise angepasste) Coding sieht dann wie folgt aus:

DATA: L_CSKSTELTX type CSKS-TELTX.
IF AUFK-KOSTV => '0010000000' AND AUFK-KOSTV =< '0012345678'.
WRITE AUFK-KOSTV(6) TO VLE NO-ZERO .
ELSEIF AUFK-KOSTV = '0047110000'.
  VLE = '1047BE'.
ELSEIF AUFK-KOSTV => '0020815000' AND AUFK-KOSTV =< '0020815999'.
  VLE = '208BE'.
ElSEIF AUFK-KOSTV => '0024300000' AND AUFK-KOSTV =< '0024399999'.
  VLE = '243BE'.
ELSE.
  WRITE AUFK-KOSTV TO VLE NO-ZERO .
ENDIF.
* bei gefülltem TELTX VLE auf TELTX setzen
SELECT teltx FROM csks INTO L_CSKSTELTX up to 1 rows
  WHERE kokrs = AUFK-KOKRS
  AND kostl = AUFK-KOSTV
  and datbi >= SY-DATUM
  and teltx ne space.
ENDSELECT.
IF sy-subrc = 0.
    VLE = L_CSKSTELTX.
ENDIF.


Nebenbei ist ein solcher fachlicher Austausch mit ein Grund, warum ich immer noch Blogs, Foren und Wikis als ein sehr hilfreiches Arbeitsmittel betrachte und sehr froh darüber bin, dass es immer noch eine Community gibt in der sich gegenseitig geholfen wird. Ein wenig hoffe ich sowohl hier im Blog als auch in einigen Onlineforen meinen Part dazu beitragen zu können. Sehr allgemein habe ich dieses Thema  im Artikel "Praktische Nutzung von social media Diensten für meinen Arbeitsalltag" angesprochen.

Stammdatenfelder aus Fond (PSM-FM) ergänzend zum Innenauftrag ausgegeben

In den beiden Artikeln "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck oder auch Status GESPERRT bei Innenaufträgen" und  "Weitere Zusatzfelder im Infoset mit ABAP Coding zur Verwendung in SAP Query über die Tabellen AUFK und FMFINCODE" wurden einzelne Felder aus der Tabelle FMFINCODE durch eine Select Abfrage und SHIFT Anweisung ausgelesen und einzeln dem Infoset hinzugefügt.

Hintergrund ist, dass das Feld AUFK-AUFNR  in der Datenbank als Character mit 12 Zeichen und das Feld FMFINCODE-FINCODE als Character mit 10 Zeichen definiert ist.

Selbst wenn die Auftragsnummer und die Nummer des Fond übereinstimmen können beide Felder nicht miteinander in Form eines Infoset verknüpft werden, da diese eine "illegale Verknüpfung" wäre, da rein technisch die Felder nicht übereinstimmen.

Innerhalb des Abschnitt "Zusatzfeld ZAUFNR (Übernahme AUFK-AUFNR als FMFINCODE-FINCODE" im Artikel "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" wurde nun eine clevere Alternative dargestellt.

Zusatzfeld ZAUFNR zur Verknüpfung von Innnenauftrag und Fond

Hierzu wurde das Zusatzfeld ZAUFNR mit per LIKE-Referenz FMFINCODE-FINCODE erstellt was in den folgenden Abschniten als Hilfsfeld genutzt werden kann.

Als erläuternde Überschrift und Langtext kann "Auftragsnummer 10 stellig" genommen werden.

Das in meinen Augen clevere Coding beschränkt sich auf einen Einzeiler in dem dem Feld per Offset die Auftragsnummer aus der Tabelle AUFK zugewiesen wird.

Für eine achtstellige Projektnummer (Innenauftrag) lautet das Coding wie folgt:

ZAUFNR = AUFK-AUFNR+4(8).

Hierbei bedient sich das Coding der Technik eines Offsets.

Durch die optionalen Angaben eines Offsets +<o> und eine Länge (<l>) direkt hinter dem Feldnamen <f>, wird der Teil des Felds, der auf Position <o>+1 beginnt und die Länge <l> hat, als eigenes Datenobjekt angesprochen.  In unseren Fall wird also für die Variable ZAUFNR das Feld AUFK-AUFNR (wir erinnern uns die zwölfstellige Auftragsnummer) eingelesen und ab der vierten Stelle insgesamt acht Stellen eingelesen. Da in der Datenbank die Auftragsnummer mit führenden 0000 hinterlegt wird erhalten wir also statt des Datenbankwerte 000012345678 die tatsächliche Auftragsnummer 12345678.

Sollten Sie eine andere Länge bei den Aufträgen oder Fonds definiert haben ist das Coding natürlich entsprechend anzupassen.

Im Ergebnis haben wir nun das Feld ZAUFNR, welches die gleichen Eigenschaften wie das Feld FINCODE innerhalb der Tabelle FMFINCODE hat.

Nun kann das Feld für verschiedene Formen der Verknüpfung genutzt werden.

SAP Query: Reihenfolge des Codeabschnittes

Beim Hinzufügen eines Zusatzfeldes oder einer Zusatztabelle kann am Punkt  Reihenfolge des Codeabschnitts gewählt werden. Auch wenn die Hilfe nicht in diese Richtung zu lesen ist, verstehe ich den Punkt so, dass wenn man Bezug auf vorab definierte Zusatzfelder nehmen möchte die hier nutzenden Felder im nachgeordneten Codeabschnitt liegen sollten.

Da ich in beiden kommenden Fällen mit den neu angelegten Feld ZAUFNR gearbeitet werden soll, werden beide kommenden Fälle im Codabschnitt 2 hinterlegt.

Zusatztabelle FMFINCODE

Anstatt eines Zusatzfeld kann im Register Zusätze über die Schaltfläche ANLEGEN auch eine ganze Tabelle eingefügt werden. Hierzu tragen wir als Name FMFINCODEfür die Stammdatentabelle der Fonds ein und wählen als Art der Zusatzinformation die Option ZUSATZTABELLE..

Im Feld "Reihenfolge des Codeabschnitts" wird nun eine 2 aus den geschilderten Gründen eingetragen.

Hintergrund ist dass erst das Feld ZAUFNR definiert sein soll, bevor Sie mit der Zusatztabelle arbeiten.

Nun erfolgt eine Abfrage über SELECT SINGLE * FROM FMFINCODE WHERE ...
in der folgedene (hervorgehobene) Bedingungen erfüllt sein sollen.

WHERE FIKRS  =  AUFK-BUKRS

da Finanzkreis und Buchungskreis identisch sind, können hier beide Felder sowohl in der Tabelle AUFK als auch FMFINCODE verwendet werden.

AND FINCODE = ZAUFNR

Hierdurch werden dann tatsächlich Fonds und Innenauftrag miteinander verknüpft und es steht die gesamte Tabelle FMFINCODE im Infoset zur Verfügung.
 

Merkmal aus Klassifizierung mit auswerten

Nehmen wir an, dass im Rahmen der Klassifizierung von Fonds im Modul PSM-FM die Projektbewertung in ein Merkmal festgehalten wird. Dann ist auch die im Artikel "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM" erheblich erleichtert.

Hierzu wird ebenfalls ein Zusatzfeld bspw. PBW für Projektbewertung mit Langtext und Überschrift Projektbewertung erstellt.

Dieses hat als Eigenschaften eine LIKE-Referenz auf AUSP-ATWRT.

Ferner wird im unteren Abschnitt des Fenster bei Reihenfolge des Codeabschnitts ebenfalls eine 2 eingetragen.

Danach wird als Coding zum Zusatzfeld ein passendes Coding zum Zusatzfeld hinterlegt, dass aus der Variable (Zusatzfeld) ZAUFNR und den Buchungskreis bzw. Finanzkreis eine Objektnummer erstellt, die dem Feld AUSP-OBJEK. entspricht.


Unter der Annahme eines dreistelligen Finanzkreis KRK und dass das Merkmal die Interne Merkmalsnummer (Feld ATINN) folgenden Wert hat 0000000022 hat wird folgendes Coding zum Feld hinterlegt:

DATA: L_objfond TYPE AUFK-AUFNR.
DATA: L_MERKMALPBW type AUSP-ATWRT.

CONCATENATE  'KRK ' ZAUFNR INTO L_OBJFOND RESPECTING BLANKS.

SELECT SINGLE ATWRT INTO L_MERKMALPBW FROM AUSP
 WHERE OBJEK = L_OBJFOND AND ATINN ='0000000022' AND KLART = '042'.
IF sy-subrc <> 0.
  CLEAR PBW.
ELSE.
  PBW = L_MERKMALPBW.
ENDIF.


Im Ergebnis enthält nun das Feld PBW die in der Klassifizierung hintelregte Projektbewertung des Fond.

Zum Abschluss können alle Zusatzfelder und die Felder der Zusatztabelle als Felder in den Feldgruppen des Infoset übernommen werden.

Persönlich habe ich mir angewöhnt, für die Zusatztabelle eine eigene Feldgruppe anzulegen und auch die Zusatzfelder in einer Extra Feldgruppe mit aufzunehmen.

Schematisch betrachtet sieht der technische Aufbau unseres Infoset nun wie folgt aus:
Infoset inklusive Zusatztabellen und Zusatzfelder f�r AUFK, FMFINCODE und COEP

ACHTUNG: Auch hier hat sich in der Zeichnung ein Fehler reingeschlichen, da der left outer join zwischen CSKB und COEP und nicht CSKU und COEP sein sollte.

Damit können in einer Query nun sowohl Stammdaten aus CO / PSM-FM als auch die Ist-Einzelposten ausgewertet werden. Daher sollten auch alle Tabellenfelder mit in das Infoset in Feldgruppen mit aufgenommen werden. So kann später die Query auch sehr flexibel angepasst werden.

Die Idee der eingangs angesprochenen freundlichen Hochschule aus der Nachbarschaft die einzelnen Felder nach Art der Verwendung zu gruppieren wird im zweiten Teil dieses Artikel dargestellt. Hier soll nur erst einmal die Datengrundlage für die Query geschaffen werden.

Der zweite Teil ist im Artikel "Query Einzelpostenliste Innenauftrag mit Ausweis Ertrag und Aufwand Zweiter Teil Query zur Datenaufbereitung" ebenfalls online zu finden.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 27. Januar 2016
18:51 Uhr

Auswertung Kreditoren Einzelposten inklusive CO Objekte wie Kostenstelle oder Innenauftrag

Bei einer Auswertung der Nebenbuchhaltung im Kreditorenbereich wird in der Kreditoren-Einzelposten Liste zu finden unter:
  • Rechnungswesen
  • Finanzwesen
  • Kreditoren
  • Infosystem
  • Kreditoren Posten
  • Kreditoren Einzelposten Liste ( Transaktion S_ALR_87012103)
werden zwar die FI Belegdaten (Kreditorenbeleg und Zahlungsbeleg) und damit die beiden Bücher Kreditorenbuchhaltung und Hauptbuchhaltung angezeigt jedoch sind auf beiden Belegen nicht die CO-Objekte des Kostenrechnungsbeleges zu finden.

Dieses ist nicht weiter verwunderlich, da zwar bei der Erfassung der Kreditorenrechnung (z.B. über die Transaktion FB60 (Kreditoren-Buchung-Rechnung) zwar die CO-Objekte (z.B. Kostenstelle)  mit angegeben diese werden jedoch durch die Mitbuchtechnik auf den Kostenrechnungsbeleg im Controlling fortgeschrieben.

Durch die Mitbuchtechnik werden einzelne FI Belege auch nach CO übergeleitet. Eine ausführliche Beschreibung ist bspw. im Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" (ISBN 9783960126874 *)  zu finden...

Sollen nun über den Kreditor eine Auswertung der CO-Objekte ergänzt werden bietet es sich an hier aus der Profit-Center-Rechnung anhand der Referenzbelegnummer über eine Query eine Auswertung der Profit-Center-Belege ergänzt um die Angabe des Kreditorenbeleges aus FI zu erstellen. Hierzu ist ein etwas komplexeres Infoset anzulegen.
Infoset Tabellen GLPCA, BSAS, LFA1, BSAK und SKAT
Dabei ist die Tabelle GLPCA die führende Tabelle und sowohl BSAK als auch BSAS über left outer join verbunden. Der Einfachheit halber wurden alle Tabellenfelder ins Infoset übernommen, selbst wenn für unsere Auswertung nicht alle erforderlich sind. Wobei für unseren Auswertungszweck auf die Tabelle BSAS verzichtet werden könnte.

Sofern Interesse an der Analyse der Zahlungseingänge besteht könnte jedoch die Tabelle BSAD "Buchhaltung: Sekundärindex für Debitoren (ausgebl. Posten)" interessant sein. Diese kann über das Tabellenfeld GLPCA-KUNR ebenfalls analog BSAK verknüpft werden.

Unterschied inner join und left outer join

Daneben gibt es die Möglichkeit die Art der Verknüpfung über die Option left outer join umzustellen. Im Standard werden hier „inner join“ angelegt (1:1 Beziehungen) definiert und als einfache Linie dargestellt. Es ist aber auch möglich „left outer join“ anzulegen (1:n Beziehungen). Hierzu müssen Sie nur mit der rechten Maustaste die Art der Verknüpfung ändern.
Beim Inner Join müssen die Felder beider verknüpften Tabellen exakt übereinstimmen, andernfalls wird kein Ergebnis ausgegeben.

Dahingehend wird beim Left Outer Join immer die "linke" Tabelle ausgegeben und diese mit den übereinstimmenden Feldern der rechten Tabelle kombiniert. Hierbei wird die linke Tabelle immer mit ausgegeben und für jeden Treffer in der rechten Tabelle wird das entsprechende Feld erneut wiederholt, sofern in der rechten Tabelle mehr als eine Übereinstimmung gefunden wurde (daher der Vergleich mit der aus Access bekannten 1:N Beziehung).

Wie bereits erwähnt wird über die Referenzbelegnummer (REFDOCNR) der entsprechenden FI Beleg mit dem CO Profit-Center-Beleg verknüpft. Dieses hat den Vorteil, dass nicht nur Profit-Center sondern die ebenfalls in der Profit-Center-Rechnung bzw. in der Tabelle GLPCA mitgeführten CO-Objekte Innenauftrag und Kostenstelle mit ausgewertet bzw. aufgelistete werden können.

Basierend auf das obige Infoset wird dann die Query wie folgt aufgebaut.

Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen. Die Felder werden hier in der Reihenfolge angegeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Geschäftsjahr (S) GLPCA-RYEAR
Kontonummer des Lieferanten bzw. Kreditors (L,S) GLPCA-LIFNR

Zusatzfelder
Name Kreditor (L) Text:Kontonummer des Lieferanten bzw. Kreditors  TEXT_GLPCA_LIFNR

Lieferantenstamm (LFA1)
Straße und Hausnummer (L) LFA1-STRAS
Postleitzahl (L) LFA1-PSTLZ
Ort (L) LFA1-ORT01

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Referenzbelegnummer (L,S) GLPCA-REFDOCNR
Belegart (L) GLPCA-BLART


Zusatzfelder
Belegart (L) Text:Belegart  TEXT_GLPCA_BLART

EC-PCA: Ist-Einzelposten
Kontonummer (L,S) GLPCA-RACCT

Zusatzfelder
Langtext (L) Sachkontenlangtext SKAT-TXT50

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Betrag in Buchungskreiswährung (L) GLPCA-HSL

(sinnvoll kann es sein hier als Währungsfeldposition "kein Währungsfeld" zu markieren, sofern nur mit einer Währung bspw. EUR gearbeitet wird)


Positionstext (L) GLPCA-SGTXT
Kostenstelle (L,S) GLPCA-KOSTL
Auftragsnummer  (L,S) GLPCA-AUFNR
Anlagen-Hauptnummer (L,S) GLPCA-ANLN1

Buchhaltung: Sekundärindex für Kreditoren (ausgegl. Posten (BSAK)
Datum des Ausgleichs (L) BSAK-AUGDT
Belegnummer des Ausgleichsbelegs (L) BSAK-AUGBL

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Belegdatum im Beleg  (L) GLPCA-BLDAT
Buchungsdatum im Beleg (L) GLPCA-BUDAT
Erfasser (L) GLPCA-USNAM

Zusatzfelder
Text:Name des Benutzers (L) TEXT_GLPCA_USNAM

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Referenz (L) BSAK-XBLNR

Eine interessante Option kann es noch sein aus den Beispieldatensatz den "Betrag in Buchungskreiswährung" in den Kasten Summationsfelder und "Kontonummer des Lieferanten" in den Kasten Sortierfelder zu ziehen. damit wird automatisch eine Zwischensumme der Beträge je Kreditor ausgewiesen. Alternativ ist dieses natürlich auch über die Layoutpflege möglich.
 

Sonderfall CpD Kreditoren

Der Referenznummer aus BSAK (BSAK-XBLNR) kommt eine besondere Bedeutung hinzu.
Bei CpD (Conto pro Diverse) Kreditoren werden die Daten für Anschrift und Bank direkt bei der Belegerfassung angegeben und in den Zahllauf übernommen. Entsprechend sind diese Felder bei solchen Kreditoren nicht gefüllt. Allerdings sind hier weitere Informationen oftmals über  das Belegfeld „Referenzbelegnummer zu entnehmen, so dass es sinnvoll sein kann auch dieses Feld mit auszuweisen.

Anwendungsfall pauschalierte Lohnsteuer

Nun kann über diese "Einzelposten Kreditoren" Query die Kostenrechnungsbelege zu einen bebuchten Kreditor (oder nach Anpassung Debitor) aus der Profit-Center-Rechnung heraus ausgewertet werden.Ein weiteres Anwendungsgebiet können Kreditorenbelege auf Ebene einzelner Buchungskonten sein. Hier kann als eines von vielen Anwendungsgebieten das Themenfeld "Pauschalierung der Lohnsteuer" gelten. Ebenso kann diese Query zur Erfüllung der  "Verordnung über die Mitteilung von Zahlungen an die Finanzbehörden" (Mitteilungsverordnung) genutzt werden (Rechtsgrundlage § 93a AO).


Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 7. Dezember 2015
17:37 Uhr

Zusammenfassung Query über Anlagenzugang - Auswertung Investitionen aus Profit-Center-Rechnung

Die Darstellung von Investitionen bzw. den Zugang von Anlagen kann über zwei Wege erfolgen. Zum einen ist da die Möglichkeit in einer Query die logische Datenbank ADA zu verwenden. Diese Variante ist im Artikel "Query Anlagenbuchhaltung (Inventarliste) über logische Datenbank ADA". Eine Alternative ist jedoch die CO Sicht aus der Profit-Center-Rechnung.
Sofern es hier egal ist an welchen Standort die Anlage derzeit steht, kann sich hier auf die beiden Tabellen GLPCA und TABWT. Sofern auch die einzelnen Stammdaten einer Anlage erforderlich sind wäre allerdings der Artikel "Abgleich Belege in CO auf Profit-Center mit zeitabhängigen Stammdaten der Anlagenbuchhaltung bei Investitionen" zu beachten.

Die im folgenden beschriebene Methode hatte ich in Kurzform auch schon im Artikel "Kurzanleitung Anlage einer SAP Query Auswertung ANBWA in der Profit-Center-Rechnung über ANBW und GLPCA" angefangen zu beschreiben.

In diesen Artikel möchte ich hier aber etwas ausführlicher auf beide Möglichkeiten eingehen.
Hierbei sollen zwei Infosets aus der Kombination von GLPCA und den Tabellen der Anlagenbuchhaltung geschildert werden.

Infoset zur Auswertung Investitionen in der Profti-Center-Rechnung

Infoset GLPCA und TABWT

Sofern nur Investitionen auf Kostenstelle, Innenauftrag bzw. Profit-Center interessant sind, reicht es vollkommen aus im Infoset die beiden Tabellen GLPCA und TABWT miteinander über die Felder GLPCA-ANBWA (Anlagen-Bewegungsart) und TABWT-BWASL (Bewegungsart Anlagen) zu verknüpfen.Das so erstellte Infoset kann mit Übernahme aller Tabellenfelder z.B. als ZCO_GLPCA-TABWT benannt werden.

Nachtrag / Hinweis:
Allerdings erfolgt hier keine Kontrolle, ob beim Erfassen des Anlagenbeleges eine Übergabe der CO-Objekte vergessen worden ist. Dieses kann in folgenden Fällen passieren:

  1. Vergessen des Innenauftrages in Belegposition Anlagenaktivierung
  2. Angabe eines abweichenden Innenauftrages

bei der Erfassung der Anlage berücksichtigt werden.

Daher bietet sich eher das folgende Infoset an, welches auch die Anlagenstammdaten berücksichtigt.

 

Infoset GLPCA. TABWT, ANLA und ANLZ (Stammdaten Anlagenbuchhaltung)

Sofern allerdings auch Stammdaten aus der Anlagenbuchhaltung oder zeitliche Zuordnungen erforderlich sind, sollten auch die Tabellen ANLA und ANLZ in das Infoset übernommen werden.

Hierzu wird das Infoset wie folgt erweitert
Infoset über GLPCA-TABWT-ANLZ-ANLA

Insgesamt werden hier drei Tabellen miteinander verknüpft. Dieses Infoset kann nun ZCO_GLPCA-AA (für die Anlagenbuchhaltung analog FI-AA = Asset Accounting) bezeichnet werden.

Je nach Berichtsziel kann nun entweder das Infoset ZCO_GLPCA-TABWT oder ZCO_GLPCA-AA verwendet werden.


Die einfache Query ist dabei, wie schon im Artikel "Kurzanleitung Anlage einer SAP Query Auswertung ANBWA in der Profit-Center-Rechnung über ANBW und GLPCA" beschrieben wie folgt aufgebaut:
 

Query Ausweis Investitionen auf Profit-Center, Innenauftrag und Kostenstelle inkl. Anlagenbewegungsart

Basierend auf ZCO_GLPCA-TABWT wird die Query ZCO_INVEST-PCTR wie folgt aufgebaut:

Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen. Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

EC-PCA: Ist-Einzelposten
Geschäftsjahr (L,S) GLPCA-RYEAR
Buchungsperiode (L,S) GLPCA-POPER
Belegnummer (L) GLPCA-DOCNR
Soll-/Haben-Kennzeichen (L) GLPCA-DRCRK
Profitcenter (L,S) GLPCA-RPRCTR
Anlagen-Hauptnummer  (L,S) GLPCA-ANLN1
Anlagenunternummer (L) GLPCA-ANLN2
Anlagenbewegungsart (L,S) GLPCA-ANBWA
Bewegungsartentexte der Anlagenbuchhaltung
Sprachenschlüssel (S)
Bezeichnung Anlagenbewegungsart (L) TABWT-BWATXT
EC-PCA: Ist-Einzelposten
Kontonummer (L,S) GLPCA-RACCT
Betrag in Profit-Center-Hauswährung (L) GLPCA-KSL
Kostenstelle (L,S) GLPCA-KOSTL
Auftragsnummer (L,S) GLPCA-AUFNR

Sofern jedoch auch Daten aus der Anlagenbuchhaltung mit ausgewertet werden sollen, empfiehlt es sich eine Query über das Infoset ZCO_GLPCA-AA anzulegen. Diese Query kann dann bspw. ZCO_INVEST-AA benannt werden.

Query Ausweis Investitionen unter Berücksichtigung von Stammdaten aus FI-AA


Hierzu bedarf es allerdings einer Anpassung über kundeneigener Felder um die Wertausgabe lediglich nur im Jahr des Zugangs auszugeben.

Für die Anlage kundeneigener Felder muss als erstes ein Bezug zu den zu verwendenden Feldern innerhalb der Query gegeben sein.

Hierzu wechseln wir in der Transaktion SQ01 über SPRINGEN->FELDAUSWAHL->FELDAUSWAHL oder solange mittels F6 (nächstes Bild) bis wir zur Feldauswahl gelangen.

Über
BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNG
kann für die einzelnen Felder eine Kurzbezeichnung eingestellt werden.
Nun werden rechts neben den Datenfeldern Eingabefelder für die Kurzbezeichnung angegeben. Hier erhalten nun folgende Felder eine Kurzbezeichnung:

Innerhalb EC-PCA: Ist-Einzelposten werden folgende Felder mit der entsprechenden Kurzbezeichnung zugewiesen:

Betrag in Profit-Center-Hauswährung   KSL
Buchungsdatum im Beleg BUDAT
Kostenstelle KOSTL
Auftragsnummer AUFNR

Aus der Tabelle ANLZ
Datum Gültigkeitsende BDATU
Datum Gültigkeitsbeginn ADATU
Kostenstelle ANLZ_KOSTL
Innenauftrag ANLZ_CAUFN

Diese Kurzbezeichnung sind notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein eiegens Feld mit einer Formel anlegen.
Dieses geht über
BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN

Da in der Tabelle ANLZ für jeden Zeitraum ein Datensatz zur Anlage vorhanden ist darf der Buchungswert nur ausgegeben werden, wenn das Buchungsdatum auch innerhalb der Gültigkeit der Anlage liegt.

Insgesamt werden hier drei Felder angelegt:

1. Feld Berichtswert
Kurzbezeichnung: Wert
Feldbezeichnung: Berichtswert
Überschrift: Berichtswert
Eigenschaften wie: KSL
Berechnungsvorschrift:
Hier werden entsprechende komplexe Berechnungen angestellt:
Bedingung: BUDAT >= ADATU AND BUDAT <= BDATU
Formel: KSL * 1
sonst: KSL * 0

Somit wird der Wert KSL (GLPCA-KSL) nur ausgegeben, wenn das Buchungsdatum des CO Beleges innerhalb des Zeitraums der zeitabhängigen Kontierung des Anlagenstammes aus der Tabelle ANLZ liegt.


2. Feld Kostenstelle
Kurzbezeichnung: KS
Feldbezeichnung: Kostenstelle
Überschrift: Kostenstelle
Eigenschaften wie: KOSTL
Berechnungsvorschrift:
Hier werden entsprechende komplexe Berechnungen angestellt:
Bedingung: KOSTL + AUFNR > 0
Formel: KOSTL
sonst: ANLZ_KOSTL

Dieses Feld gibt die im CO-Beleg vorhandene Kostenstelle aus, sofern innerhalb der Tabelle GLPCA die Summe der Felder KOSTL und AUFNR größer als Null ist (und damit eine Kostenstelle vorhanden ist). Sofern weder Kostenstelle noch Innenauftrag im CO Beleg vorhanden sind wird aus den Anlagenstammsatz die entsprechende Kostenstelle genommen.

3. Feld Innenauftrag
Kurzbezeichnung: IA
Feldbezeichnung: Innenauftrag
Überschrift: Innenauftrag
Eigenschaften wie: AUFNR
Berechnungsvorschrift:
Hier werden entsprechende komplexe Berechnungen angestellt:
Bedingung: KOSTL + AUFNR > 0
Formel: AUFNR
sonst: ANLZ_CAUFN

Sofern im CO-Beleg kein Innenauftrag übertragen wurde, wird in diesen Feld der im Anlagenstammsatz hinterlegte Innenauftrag ausgegeben.

Danach werden die Felder dann gefüllt wenn in den entsprechenden zeitabhängigen Daten die Felder gefüllt sind. Eine etwas ausführlichere Beschreibung zu diesen Feldern und den entsprechenden Hintergrund ist im Artikel "Abgleich Belege in CO auf Profit-Center mit zeitabhängigen Stammdaten der Anlagenbuchhaltung bei Investitionen"  erläutert.Die hier erläutertere Query wird vergleichbar aufgebaut, allerdings ohne ein Kontrollfeld, ob beim Erfassen des Anlagenbeleges eine Übergabe der CO-Objekte vergessen worden ist.

Die entsprechende Grundliste wird wie folgt aufgebaut:

Auch in dieser Aufstellung ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen. Die Felder werden hier in der Reihenfolge angegeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Geschäftsjahr (L,S) GLPCA-RYEAR
Buchungsperiode (L,S)  GLPCA-POPER
Kontonummer (L,S) GLPCA-RACCT
Soll-/Haben-Kennzeichen (L,S) GLPCA-DRCRK
Profit-Center (L,S) GLPCA-RPRCTR
Anlagen-Hauptnummer (L,S)  GLPCA-ANLN1
Anlagenunternummer (L) GLPCA-ANLN2
Anlagenbewegungsart (L,S) GLPCA-ANBWA

Bewertungsartentexte der Anlagenbuchhaltung (TABWT)
Bezeichnung Bewegungsart (L) TABWT-BWATXT

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Betrag in Proftit-Center-Hauswährung (L) GLPCA-KSL
Buchungsdatum im Beleg (L) GLPCA-BUDAT

Valutierte Anlagenzuordnung (ANLZ)
Datum Gültikatisbeginn (L) ANLZ-ADATU
Datum Gültigkeitsende (L) ANLZ-BDATU

Im Folgenden werden sowohl die CO-Objekte aus der Anlagenbuchhaltung als auch der Profit-Center-Rechnung ausgegeben. Dieses ist erforderlich um etwaige Fehler bei der Erfassung der Anlage zu umgehen. Genaueres zum Hintergrund ist im obene verlinkten Artikel erwähnt.

Valutierte Anlagenzuordnung (ANLZ)
ANLZ_KOST (L) ANLZ-KOSTL
ANLZ_CAUFN (L) ANLZ-CAUFN
ANLZ_VKOST  Verantwortliche Kostenstelle (L) ANLZ-VKOST

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
GLPCA_KOSTL (L) GLPCA-KOSTL
GLPCA-AUFNR (L) GLPCA-AUFNR

Nun folgen die angelegten lokalen Zusatzfelder
Kostenstelle (L) KS
Innenauftrag (L) IA
Berichtswert (L) Wert

Sofern nun noch weitere Felder aus der Anlagenbuchhaltung mit ausgegeben werden sollen bietet sich hier die Tabelle ANLA Anlagenstammdaten an.

Für unseren Fall wird die Mittelherkunft über das Feld Ordnungsbegriff 1 abgebildet:

Anlagenstammsatz-Segment (ANLA)
Ordnungsbegriff 1 (L,S) ANLA-ORD41

Sofern die Bezeichnung des Ordnungsbegriff 1 in der Selektionsmaske geändert werden soll bietet es sich an vom Einstiegsbild der Query über SPRINGEN->FELDAUSWAHL->SELEKTIONEN die Bezeichnung Ordnungsbegriff 1 mit Mittelherkunft zu überschreiben. Über die Wertauswahlhilfe (F4) können dann entsprechende Ordnungsnummer selektioert werden, so dass im Selektionsbild entsprechend ausgewählt werden.


 

Hintergrund: Anlagenzugänge über Bewegungsart und Buchungskonto selektieren

Die einfachste Auswertung dürfte nun eine Liste sein die über die Selektion der Anlagenbewegungsart erfolgt.In der Regel ist der Anlagenzugang über die Anlagenzugangsarten 100 bis 190 oder sofern innerhalb eines Konzern auch Anlagenzugänge aktiviert werden oder allerdings zur Aktivierung von Anlagen im Bau bzw. Anlagen selbst erstellt werden dürften auch die Anlagenbewegungsarten:
  • 300 Umbuchung Altbestand abgehend von aktiver Anlage
  • 310 Umbuchung Altbestand zugehend von aktiver Anlage
  • 320 Umbuchung Neuzugang abgehend
  • 330 Umbuchung Neuzugang zugehend
  • 345 Umbuchung Neuzugang abg.von Anlage im Bau Einzelp.
  • 346 Umbuchung Neuzugang zugehend von Anlage im Bau
relevant sein. Als Sachkonto sollten hier dann die Buchungskonten der Anlagenbuchhaltung ausgewertet werden. Basierend auf den Kontenplan IKR kann dieses bspw. über folgendes Intervall dargestellt werden (ohne Werberichtigungskonten)

100000    1000099
1000101    2100099
2100101    5000099
5000101    7000099
7000101    7900099
7900101    8000099
8000101    8900099
8900101    9000099
9000101    19999998
27900000 27999999

Layoutvariante anlegen für Investionsliste

Über eine Layoutvariante können nun folgende Felder ausgegeben werden:
  • Geschäftsjahr
  • Buchungsdatum
  • Kostenstelle
  • Innenauftrag
  • Berichtswert

Damit werden mit Berichtswert 0 solche Daten ausgegeben sofern sich die CO-Objekte (Zuordnung Kostenstelle, Innenauftrag) wieder geändert haben (zum Beispiel Finanzierung aus Kostenstelle oder Innenauftrag). Vom Selektionsbild ist es nun möglich entweder Profit-Center, Kostenstellen, Innenaufträge oder die Mittelherkunft als Auswahlkriterium zu wählen. Dabei sind auch Platzhalter wie * möglich zu verwenden.

Die Vorraussetzung für das Buchen auf Innenaufträgen in der Anlagenbuchhaltung ist im Artikel "Abgleich Belege in CO auf Profit-Center mit zeitabhängigen Stammdaten der Anlagenbuchhaltung  bei Investitionen" ausführlicher beschrieben.

Grundsätzlich eignet sich diese Query auch als Zugangsliste für Investitionen, wobei dieses nur Sachanlagen (mit Stammsatz in der Anlagenbuchhaltung und nicht Finanzanlagen betrifft. Eine Möglichkeit der Auswertung von Finanzanlagen ist im Artikel "Query FI Einzelposten als Belegjournal - Belegsegment (BSEG) und Belegkopf (BKPF) verknüpfen" beschrieben.


 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 18. November 2015
17:58 Uhr

Buchveröffentlichung »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)«

Manchmal sprechen Bilder mehr als viele Worte, daher möchte ich einen Moment folgende Abbildung für sich sprechen lassen um danach etwas ausführlicher auf ein nun abgeschlossenes Projekt näher einzugehen.

"Cover Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)" von Martin Munzel und Andreas Unkelbach
ISBN: 9783960126874
 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. November 2014)
 
Paperback ISBN: 9783960126874

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *
 
 
Ebook ISBN: 9783960120414

Gemeinsam mit Martin Munzel habe ich ein Buch zum "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" geschrieben und mittlerweile ist es auch im Verlag "Espresso Tutorials" veröffentlicht worden.

Schon am Cover sind folgende Themengebiete aufgelistet:
  • Gemeinkostencontrolling (CO-OM)
  • Produktkostencontrolling (CO-PC)
  • Ergebnis- und Marktsegmentierung (CO-PA)
  • Profit-Center-Rechnung (EC-PCA)
Unser Buch ist nicht nur im lokalen Buchhandel sondern auch, wie weiter unten beschrieben, direkt bestellbar. Hinter den Link ist auch eine ausführlichere Beschreibung des Buch zu finden.

Welche Themen werden behandelt?

Inhaltlich habe ich unser Buch auf der Seite "Andreas Unkelbach - Espresso Tutorials Rezension zu Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)" beschrieben.  Von daher zitiere ich an dieser Stelle einfach nur den Rückentext des Buchs.

"Dieser kompakte und anschauliche Leitfaden führt Sie in die Grundlagen des SAP-Controllings (CO) ein. Das Buch richtet sich gleichermaßen an Einsteiger wie auch an SAP-Anwender, die sich einen schnellen Überblick zu den Anwendungsmöglichkeiten der Komponente SAP CO verschaffen wollen, um alltägliche Anforderungen mit der SAP-Software umzusetzen. Sie lernen die CO-Objekte „Kostenstelle“ und „Auftrag“ näher kennen, erfahren Grundlegendes zur Mitbuchtechnik zwischen Finanzbuchhaltung (FI) und Controlling (CO) und wie Sie eine „innerbetriebliche Leistungsverrechnung“ bzw. „kennzahlenbasierte Verrechnung“ für einen Betriebsabrechnungsbogen (BAB) anwenden. Anhand praxisnaher Beispiele und Screenshots vermitteln Ihnen die erfahrenen Buchautoren die wichtigsten SAP-Controlling-Funktionen für den Lebenslauf eines Produkts: von der Kalkulation bis hin zur Fertigung sowie der anschließenden Umsatz bzw. Absatzauswertung inklusive Deckungsbeitragsrechnung."

Zu den Autoren ist ebenfalls eine kurze Zusammenfassung zu finden. Auch wenn die Autoren eigentlich bekannt sein sollten (zumindest mich sollten Sie durch dieses Blog ein wenig kennen), gibt es auf der Rückseite auch eine kurze Vorstellung der Autoren:

"Martin Munzel verfügt über mehr als 18 Jahren Erfahrung im SAP-Umfeld und hat in verschiedenen Positionen als Berater und Inhouse-Berater ein breites Praxiswissen erworben. Andreas Unkelbach ist seit 2005 im Hochschulcontrolling mit SAP in den Modulen CO, FI und PSM tätig. Daneben teilt er seinen Wissenspool im Blog auf andreas-unkelbach.de"

Wie kam es zum Buch?

Letztes Jahr (2014) hatte ich eine Mail mit der Betreffzeile "Herr Unkelbach, ich würde Sie gerne als Autor für unseren Verlag gewinnen!" erhalten und daraus hat sich im Laufe eines Jahres dann obiges Buch entwickelt. Nach der Genehmigung durch meinen Arbeitgeber hatte ich dann tatsächlich das erste Konzept zum Buch geschrieben und war neugierig auf die Rückmeldung seitens des Verlags. 

Entstehungsgeschichte des Buches?

Durch die erste Rückmeldung hat sich dann doch noch eine inhaltliche Verschiebung ergeben, so dass auch das Thema CO-PA mit aufgenommen wurde. Da ich selbst mit diesen Thema weniger Erfahrung habe, ergab sich die Chance das Buch gemeinsam mit Martin Munzel zu schreiben, so dass nun zwei Autoren am Buch geschrieben haben.

Gerade der gemeinsame Austausch beim Schreiben, die gegenseitige Unterstützung und die auf gar keinen Fall unerwähnt bleiben sollende Rückmeldungen seitens der Lektorin Anja Achilles haben mich unheimlich begeistert und aus der Idee zum Buch erst ein fertiges Werk entstehen lassen. Teilweise sind hier doch etwas umständlichere Wege geebnet worden und die Rückmeldungen haben dann insgesamt zu einen verständlichen und sehr gut lesbaren Buch geführt. Wobei ich hier verständlicherweise vielleicht auch etwas voreingenommen bin ;-).

Welche anderen Bücher sind empfehlenswert?

Für die Arbeit im Rechnungswesen und Berichtswesen mit SAP habe ich zwischendurch auch folgende Bücher etwas ausführlicher beschrieben und kann diese als praxisorientierte Einführungen empfehlen. Daneben ist aber auch die Flatrate mit Zugriff auf alle Bücher des Verlages in Form einer digitalen Onlinebibliothek empfehlenswert. Diese wird auf der Seite "Die digitale SAP Bibliothek" ausführlicher beschrieben.

Woher bekomme ich das Buch?

Natürlich kann unser Buch auch im normalen Buchhandel über die ISBN 978-3-960126874 oder per Amazon bestellt werden. Hier würde ich mich auch über eine Rezension sehr freuen.



Darüber hinaus kann aber auch auf meiner Seite eine Bestellung erfolgen. Hierzu habe ich eine "Partnerschaft mit Espresso Tutorials - SAP Fachbücher" geschlossen.

Am Ende der Buchvorstellung haben Sie die Möglichkeit das jeweilige Buch über die Schaltfläche
In den Warenkorb
Hierauf erhalten Sie eine Ansicht Ihres aktuellen Warenkorbes.

Warenkorb
Nachdem Sie ihre Zahlmethode ausgewählt haben (Paypal, Softortueberweiseung oder Vorkasse mit Rechnung) haben Sie entweder die Möglichkeit über den Button "Zur Kasse" die Bestellung abzuschliessen oder über die drei Menüpunkte.

 
Buchkatalog SAP Bibliothek-Flatrate Buchbesprechungen
 

weitere Bücher auszuwählen. Dieses kann besonders dann sinnvoll sein, wenn Sie sich die Versandkosten ersparen wollen, da ab einem Mindestbestellwert von 30 Euro ohne Versandkosten innerhalb Deutschlands versandt wird.  Ansonsten liegen in Deutschland die Versandkosten bei 1,95 Euro bzw. 3,45 Euro fürs Ausland.
Mittlerweile werden die Bücher versandkostenfrei innerhalb Deutschland versandt. Dennoch ist natürlich weiterhin ein Trend eindeutig in Richtung Zweitbuch vorhanden ;-).

Über die Schaltfläche
Shopping Cart - Warenkorb
können Sie jederzeit zum Warenkorb zurückkehren und dann über die Schaltfläche
Zur Kasse
die Bestellung durch Angabe ihrer Rechnungs- und ggf. abweichender Lieferanschrift abschliessen, so dass Sie dann auch bald die Bücher direkt geliefert bekommen.

Noch schneller ist natürlich der Zugang über die digitale Bibliothek, die ich auch schon im Artikel "Onleihe - mein Weg zur digitalen Bibliothek" kurz vorgestellt habe.

Wobei hier in naher Zukunft auch noch eine ausführlichere Beschreibung erfolgen wird. Das entsprechende Angebot ist unter

SAP Bibliothek-Flatrate

verlinkt.

SAP Fachbücher - die digitale SAP-Bibliothek von Espresso Tutorials


Espresso Tutorial - Die digitale SAP Bibliothek

Auf der Seite "Espresso Tutorials - die digitale Bibliothek" kann das Angebot von Espresso Tutorials betrachtet werden. Für einen Jahresbetrag erhält man Zugriff auf den Bestand an eBooks des Verlags zu unterschiedlichen SAP Themen. Auf dieser Seite kann sich auch ein Überblick über die vorhandenen Medien verschafft werden.

Zwischenzeitlich ist das Buch nicht nur im Buchhandel sondern auch auf Amazon sowohl als Ebook für Kindle als auch Broschiert als gedrucktes Exemplar zu finden.
Amazon Autorenseite Andreas Unkelbach

ISBN: 9783960126874

Ich freue mich schon auf eine Rückmeldung zum Buch und auch über Rezensionen zum Beispiel bei Amazon :-). Aber auch im lokalen Buchhandel kann es über die ISBN  9783960126874 bezogen werden :-). Wobei ich auch den oben beschrieben Shop über Espresso Tutorials oder die Flatrate weiterhin empfehlen würde....

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 10. November 2015
19:17 Uhr

Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer

Schon im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" hatte ich auf die verschiedenen Berichtstools innerhalb SAP hingewiesen und möchte nun gerne auch das CO Tool Report Painter / Report Writer näher vorstellen.

Hierbei sollen jedoch in der Hauptsache auf die Grundlagen der Berichtserstellung und Zusammenhänge zwischen Bibliothek, Bericht und Berichtsgruppe eingegangen werden. Wesentliche Überlegung sollte dabei die Frage sein, welche Daten in welchen Zusammenhang dargestellt werden sollen. Dabei ist im Gegensatz zu anderen Berichten darauf zu achten, dass zumindest im Report Painter ausgewählte Merkmale nur an einer Stelle ausgewiesen werden können.

Zur Erinnerung: Viele Berichte (sowohl im Bereich FI als auch CO) sind Report Painter Berichte. Diese sind in unterschiedlichen Bibliotheken aufgeteilt und werten bestimmte Merkmale und Elemente in Form einer Tabelle aus. So ist der Bericht Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87013611 ) als Bericht 1SIP-001 in der Bibliothek 1VK "Kostenstellen - Vollkostenrechnung" zu finden. Das Berichtstool Report Writer / Report Painter ermöglicht es bestimmte Merkmale und Elemente miteinander zu kombinieren. Hierdurch können zum Beispiel Mehrjahresvergleiche im Bereich der Kostenträger (Kostenstelle, Innenaufträge, Profit-Center) über unterschiedliche Konten/Kostenarten oder vergleichbare Gruppen in Form einer Tabelle zusammengestellt werden.


Im Laufe der Zeit sind im Blog schon einige Beispiele für Reportwriter beziehungsweise Reportpainter Berichte beschrieben worden, weswegen ich nun "nur" die einzelnen "Ebenen" oder Kernelemente für Reports erläutern mag.

Berichtsbibliothek

Sofern ein Bericht im Controlling angelegt werden soll können hier Merkmale und Kennzahlen miteinander in Verbindung gesetzt werden. In Berichtsbibliotheken sind entsprechende Kennzahlen und Merkmale passenderweise schon vorhanden, so dass vor der Erstellung eines Berichtes vorab die Überlegung steht in welcher Bibliothek die notwendigen Daten zu finden sind.

Einige gängige Bibliotheken möchte ich hier vorstellen:
  • 1VK - Kostenstellen - Vollkostenrechnung
    In dieser Bibliothek sind  einige Kostenstellenberichte zu finden, so unter anderen der Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung. Entsprechend bietet sich diese Bibliothek an, sofern Kostenstellen im Gemeinkostencontrolling ausgewertet werden sollen. Basis für die Bibliothek ist die Berichtstabelle  CCSS - "Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling". Als Merkmale stehen hier Kostenstellen, Kostenarten, Leistungsarten, Geschäftsjahr ebenso wie Werttyp oder auch Auftragsnummer zur Verfügung. Als Basiskennzahlen können unter anderen Kosten, Leistungsmengen oder auch statistische Mengen (zur Auswertung statistischer Kennzahlen) genutzt werden
  • 6O1 - Innenaufträge
    Diese Bibliothek bietet sich an für die Auswertung von CO Innenaufträgen und beruht ebenfalls auf die Berichtstabelle CCSS "Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling". Somit stehen hier die gleichen Merkmale und Kennzahlen zur Verfügung. Dennoch erscheint es mir praktisch hier eine Trennung zwischen Kostenstellen und Innenauftragsberichten vorzunehmen. In der Bibliothek selbst sind auch entsprechnede Standardberichte aus der Auftragsrechnung zu finden.
  • 8A2 - EC-PCA: Standardberichte
    Diese Bibliothek eignet sich besonders für die Auswertung innerhalb der Profit-Center-Rechnung. Sie beruht dabei auf die Berichtstabelle GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" und bietet neben Ledger auch Profitcenter, Kontonummer  und als Kennzahlen "Betrag in PrCtr-Hauswährung", "Betrag in Transaktionswährung" ebenso wie Mengen und statistische Mengen an.
Im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" habe ich eine Besonderheit dieser Bibliothek beschrieben, die sich besonders für das Berichtswesen über Proft-Center, Kostenstellen und Innenaufträge eignet. Eine weitere Bibliothek, die sich für eine Erweiterung beziehungsweise Kopie eignet habe ich im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" beschrieben.

Da dieser Artikel jedoch nur einen Überblick zum Report Painter geben soll, sei einfach nur darauf hingewiesen, dass die Bibliotheken entsprechend erweitert werden können.

EXPERTENWISSEN:
Es besteht auch die Möglichkeit die Berichtsbibliotheken nicht nur um weitere zu aktivierende Merkmale zu erweitern, sondern auch eigene Merkmale hinzuzufügen. Im Onlineforum von fico-forum.de (Beitrag "ReportWriter: Merkmal ASTNR (Auftragsstatus) aus CCSS als Merkmal in Bibliothek?" )bin ich auch auf den Blogartikel "Erweiterung von Report Painter / -Writer Berichten"  von MrBojangles gelandet, welcher eine Erweiterung der Bibliothek um weitere selbst definierte Merkmale der Berichtstabelle beschreibt. Diese können entsprechend über Füllroutinen erweitert werden.
Auch wenn dieses die Möglichkeiten ohne Entwicklerberechtigungen übersteigt, zeigt dieses doch durchaus die Möglichkeiten innerhalb dieses Auswertungstools.

 

Bericht

Der Berichtsbibliothek werden Berichte zugeordnet. Über die Transaktion GRR1 (für Report Painter Berichte) oder GR31 (für Report Writer, auf die wir aber nicht weiter eingehen) kann ein entsprechender Bericht erstellt werden.

Auf die Unterschiede zwischen Report Painter und Report Writer bin ich im Artikel "Report Painter in Report Writer umwandeln (Detaillierungsstufe von Merkmalen)" etwas ausführlicher eingegangen. Daher an dieser Stelle nur eine kurze Zusammenfassung:

Unterschied ReportPainter zu ReportWriter
Während der ReportPainter eine graphische Oberfläche bietet in der die Zeilen und Spalten eines Berichtes so angezeigt und erstellt werden, wie Sie anschliessend auch im Bericht ausgegeben werden (WYSIWYG) müssen innerhalb eines ReportWriter Berichtes einzelne Sets (Zeilen-Sets, Spalten-Sets etc.) einzeln gepflegt und zusammengestellt werden. Der Vorteil des ReportPainter ist, dass hier vorhandene Merkmale aus der jeweiligen Berichtsbibliothek genommen werden können und diese dann auch entsprechend formatiert und aufbereitet sind. Technisch setzt der ReportPainter auf die Funktion des ReportWriter auf bietet aber eine leichtere Oberfläche zur Berichtsentwicklung und schon entsprechend vordefinierte Merkmale.


In der Anlagetransaktion GRR1 muss eine entsprechende Bibliothek ausgewählt werden und es kann ein achtstellige Berichtsname gewählt werden.  Sinnvollerweise kann hier auch ein bestehender Bericht innerhalb der Bibliothek als Vorlage genommen werden.Neben dem Berichtsnamen kann auch eine etwas längere (20 Zeichen) Berichtsbezeichnung gewählt werden. Diese Bezeichnung kann später noch als Kurztext, Mittellangertext oder Langtext verändert werden.

Sinnvollerweise sollte sich hier, vergleichbar zu Query ebenfalls eine Namenslogik überlegt werden. Andernfalls könnte es im System über kurz oder lang eine Vielzahl von Berichten geben, an deren Namen nicht direkt der Verwendungszweck ersichtlich ist.

Innerhalb des Berichts können die in der Bibliothek vorhandenen Kennzahlen und Merkmale an drei Stellen hinterlegt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass zumindest im Report Painter jedes Merkmal nur an einer Stelle hinterlegt werden kann und danach nicht mehr zugewiesen werden kann.

Hierzu stehen drei Optionen zur Nutzung zur Verfügung.

Allgemeine Selektion

Innerhalb der Anlage (oder Ändern) eines Berichtes kann über BEARBEITEN->ALLGEMEINE SELEKTIONEN oder durch STRG und F5 die allgemeinen Selektionen eines Berichtes festgelegt werden. Jedes der hier hinterlegten Merkmale gilt dann für alle Abschnitte (auf die gehe ich gleich noch ein) des Berichtes.

Ein weiterer Vorteil der Allgemeinen Selektion ist, dass über die hier hinterlegten Merkmale eine Variation angelegt werden kann.

Über BEARBEITEN->VARIATION besteht die Möglichkeit für jedes Merkmal die Option "Auflösen" oder "Variation Einzelw." zu wählen. Dieses kann interessant sein, wenn in der allgemeinen Selektion eine Kostenartengruppe oder Innenauftragsgruppe hinterlegt ist.

Durch Auflösen des Merkmals Auftrag können auch mehrere Innenaufträge in der Selektion angegeben werden und innerhalb der Navigation (in der linken Spalte des aufgerufenen Berichtes) dann zwischen den einzelnen Innenaufträgen oder Gruppen navigiert werden.

Berichtszeilen

In den Berichtszeilen können einzelne Merkmale fest hinterlegt werden. Dieses können sowohl Zeiten (Geschäftsjahre), Kostenstellen oder andere Merkmale sein. Für jede dieser Zeilen werden dann die einzelnen Schlüsselspalten festgelegt.

 

Schlüsselspalten

In den Spalten des Berichtes werden die Basiskennzahlen der Berichtsbibliothek (Statistische Menge, Kosten, und andere um nur zwei Beispiele zu nennen) wiederum mit mehreren Merkmalen kombiniert. Dieses kann zum Beispiel eine Kostenartengruppe und Werttyp sein um Ist-Kosten und Plan-Kosten darzustellen.

 

Kombination von Merkmalen

Im Gegensatz zum Report Writer kann im Report Painter ein Merkmal entweder in der Spalte, Zeile oder in den allgemeinen Selektionskriterien hinterlegt werden.

Exkurs: Abschnitte eines Berichtes

Über BEARBEITEN->ABSCHNITT->NEUER ABSCHNITT können einzelne Abschnitte in einen Bericht eingefügt werden. Bei aktivierter Excel-Integration werden die einzelnen Abschnitte als individuelle Tabellenblätter dargestellt

Die Integration von Excel im Report Writer/Painter habe ich im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" ebenfalls etwas ausführlicher beschrieben.

Eine weitere Besonderheit, auf die ich in einen anderen Artikel eingehen werde, ist die Möglichkeit die Kombination aus Schlüsselspalte und Zeile durch Doppelklick auf den angezeigten Platzhalter für den Wert als "Spezielle Zelldefinition" festzulegen. Hierdurch kann genau diese "Zelle" in Formeln verwendet werden.

Dieses ist ein Punkt, der gerade komplexere Berichte möglich macht.

Abschnitte im Report

Das Thema Abschnitte ist im Artikel "Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel" ausführlicher aufgegriffen worden.
 

Formeln in Spalten und Zeilen

Neben Merkmalen besteht aber auch die Möglichkeit Formeln als Spalten oder Zeilen zu hinterlegen. Neben einfacher Addition, Subtraktion und das Arbeiten mit bereits definierten Zeilen besteht hier auch die Möglichkeit "Reportwriter Funktionsformeln" zu verwenden. Wie im Abschnitt zur Kombination von Merkmalen erwähnt kann auch auf solche hier Bezug genommen werden,
 

Beispiele für Merkmale

Als Beispiele für die Nutzung von Report Painter / Report Writer Berichten können neben Planwerte, Kosten, Obligos (siehe auch "Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query" und Erlöse auch andere Kennzahlen sein.

So bieten die Artikel "Interne Leistungsverrechnung: Anhand Leistungsart Senderkostenstelle und Partnerobjekte auswerten" oder auch "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge" passende Beispiele.

 

Formatierung von Report Painter Berichten

Gerade die Formatierung von einzelnen Spalten oder Zeilen ist immer wieder ein Thema, das ich selbst ebenfalls hier im Blog regelmäßig nachschlage. Entsprechende Hilfe kann in den beiden Artikeln "Formatierung Report Writer Berichte" und "Berichtslayout beim Report Writer - Nullwerte als Platzhalter ausgeben, wenn keine Buchung (Daten) vorhanden sind dank Formulardruck" nachgelesen werden.

Ebenfalls hilfreich, zum Hervorheben von Daten, ist auch der Artikel "Bedingte Formatierung im Report Writer durch Definition von Schwellwerten".

Da viele Standardberichte auf Report Painter / Report Writer Berichten aufbauen, kann es ebenfalls interessant sein, wie im Artikel "Darstellung negatives Vorzeichen in SAP - Standardlayout anpassen für vorangestelltes Vorzeichen" beschrieben das Layout für alle möglichen Berichte anzupassen, so dass wie hier beschrieben das negative Vorzeichen (in der Regel für Erträge) nicht mehr hinten sondern vorangestellt dargestellt wird, was eine Verarbeitung in Excel doch erleichtert.

Berichte und Variablen

Innerhalb eines Berichtes können auch Variablen und Gruppen verwendet werden, so dass beim Start des Berichtes diese selektiert werden und die gewählten Informationen ebenfalls in Spalte und Zeile ausgegeben werden. Neben der Hinterlegung von Sets und Variablen (hinter jeden Merkmal besteht die Möglichkeit dieses als SET (also eine Gruppe) und Variable in der dann eine entsprechende Variable beim Aufruf des Berichtes gefüllt wird.

Daneben gibt es aber auch die Möglichkeit selbst entsprechende Variablen zu definieren.

Ein theoretisches Beispiel ist im Artikel "ReportWriter: Arbeiten mit Variablen (Kostenartengruppen erst beim Berichtsaufruf für Spalten selektieren)" beschrieben. Ein wesentlich komplexeres, aber dennoch sehr hilfreiches Beispiel für eigene Formelvaraibeln ist im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" dargestellt.

Kopfzeilen, Fußzeilen und Berichtstexte

Über ZUSÄTZE -> BERICHTSTEXTE können im ReportPainter auch weitere Informationen inklusive Variablen der Selektion, Stammdaten oder Selektionsparamter als Zusatzinformation im Bericht hinterlegt werden. Auf die einzelnen Möglichkeiten wird im Artikel "Kopfzeilen im Report Painter auch bei Export nach Excel verwenden" näher eingegangen.

Berichtsgruppen

Jeder Bericht ist einer Berichtsgruppe zugeordnet, über die dann die einzelnen Berichte ausgeführt werden können.

Die angelegte Berichtsgruppe (entweder beim erstmaligen Start des Report) kann über die Transaktion GR52 gepflegt werden.

Report Writer / Report Painter Berichte dokumentieren

Dabei bietet sich diese auch gleichzeitig als eine Möglichkeit der Dokumentation des Berichtes an.

Die Möglichkeiten der Berichtsdokumentation können im Artikel "Dokumentation von Berichtsgruppe und Berichtsdokumentation bei Report Painter und Writer Berichten" nachgelesen werden. Um sich selbst einen Überblick in fremde Berichte zu verschaffen (zu denen versäumt wurde eine Dokumentation anzulegen) kann im Artikel "Report Painter Übersicht von Elementen und Merkmale zur Darstellung der Struktur und Aufbau eines Berichtes" ein erster Überblick hilfreich sein.

Sender-Empfänger Berichte zuordnen

Ein weiterer Vorteil von Berichtsgruppen ist, dass hier Sender-Empfänger Beziehungen bzw. Empfängerberichte definiert werden können. So ist es möglich aus einen von Ihnen erstellten Bericht auf weitere Berichte "durchzuklicken". Hierzu ist sicherlich der Artikel "RW/RP Empfängerberichte zuordnen" hilfreich.

Da die Berichtsgruppen auch wiederum einer Bibliothek zugeordnet sind, können einer Berichtsgruppe auch nur Berichte die innerhalb der Bibliothek vorhanden sind, zugeordnet werden. Entsprechend wichtig ist auch hier, dass die Bibliothek für die Berichte so gewählt wird, dass hier auch alle Merkmale und Kennzahlen vorhanden sind um eine entsprechende Auswertung erstellen zu können.

Report Writer Berichte ausführen

Da die Berichte nun einer Berichtsgruppe zugeordnet sind besteht neben der Möglichkeit aus der Bibliothelk (Transaktion GRR2, GRR3) einen Bericht auszuführen auch mit der Transaktion GR55 "Berichtsgruppe ausführen" die zusammengestellten Bericht direkt zu starten.

 

Eigene Transkation für Berichtsgruppen anlegen

Über die Transaktion GR55 kann eine Berichtsgruppe direkt ausgeführt werden.
Diese Möglichkeit wird auch für eine kundeneigene Transaktion für angelegte Berichte, wie im Artikel "Parametertransaktion für Reporwriter" beschrieben genutzt. Damit ist es auch möglich einen Bericht, wie im Artikel "Benutzereigene SAP Menüs (Favoriten, Benutzermenü, Bereichsmenü)" beschrieben, entsprechend für Anwendende zu hinterlegen.
 

Arbeiten mit Berichten

Gerade bei umfangreicheren Berichten dürfte die Arbeit mit Extrakten einiges an Wartezeit ersparten. Daher lege ich Ihnen gerade bei Vorjahresberichten oder solchen über abgeschlossene Zeiträume die sich nicht verändern den Artikel "ReportWriter Grundlagen - Extrakte sichern und verwalten" sehr nahe.

Report Writer

Auch wenn ich in der Hauptsache hier auf Report Painter Berichte eingehe, gab es doch einen Fall, da ich sehr dankbar für einen Report Writer Bericht war. Dieses Beispiel ist im Artikel "Report Painter in Report Writer umwandeln (Detaillierungsstufe von Merkmalen)" näher beschrieben.

Berichte weitergeben (Export und Import)

Das etwas umfangreichere Thema Austausch von Berichten habe ich im Artikel "Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren" ausführlicher behandelt und hoffe, dass hier ebenfalls offene Fragen beantwortet werden.
 

Literatur und Webempfehlungen

Um sich selbst einen guten Überblick zu verschaffen kann ich das "PRAXISHANDBUCH Report Painter / Report Writer" sehr empfehlen. Eine entsprechende Buchbesprechung ist hier ebenfalls zu finden.

Cover Report Painter / Report Writer

ISBN: 978-3836217187

In meinen Augen stellt dieses Buch von Jörg Siebert und Martin Munzel eigentlich das Standardwerk (vielleicht neben der SAP Onlinehilfe) zum Thema da und ist sicherlich mehr als eine Empfehlung wert. Einige Videos um sich einen ersten Eindruck zum Report Painter zu machen sind auch auf der Seite fico-forum.de unter "SAP Report Writer/Painter" zu finden.

Insgesamt betrachte ich Report Painter und Report Writer als eines der wichtigsten Tools zur Erstellung von eigenen Berichten innerhalb des SAP Modul Controlling und hoffe mit dieser Übersicht an Artikeln aber auch an Grundlagen einen guten Überblick ins Thema bieten zu können. Der Artikel lag schon seit Mitte des Jahres im Entwurfsmodus vor und bietet nun hoffentlich einen guten Überblick über die bisherigen Themen rund um Reportwriter aber auch eine Hilfe zur Einordnung des Berichtstool und den damit vorhandenen Möglichkeiten.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 1. November 2015
08:28 Uhr

Partnerschaft mit Espresso Tutorials - SAP Fachbücher

Während Sherlock Holmes ein kniffliges Problem in der Anzahl der gerauchten Pfeiffen (oder in moderner Fassung der Nikotinpflaster) misst sehe ich im Controlling oftmals ein Problem in Relation zu entsprechenden getrunkenen Tassen Kaffee ? von daher ist mir der Name von Espresso Tutorials schon durch den Bezug auf Kaffee sehr sympathisch. Seit November findet sich nun auf meiner Seite ebenfalls ein neuer Menüpunkt, den ich gerne in der folgenden Abbildung vorstelle.

Espresso Tutorials Menüpunkt

Über diesen Menüpunkt ist es möglich auf einer Unterseite zu gelangen in der einige der Bücher von Espresso Tutorials erworben werden können.

Insgesamt untergliedert sich die dahinter liegende Seite in drei Menüpunkte.

 
Buchkatalog SAP Bibliothek-Flatrate Buchbesprechungen
 

Dabei möchte ich gerne alle drei näher beschreiben.

Buchkatalog

Innerhalb des Buchkatalogs sind einige aktuelle Bücher des Verlages zu finden, die hier direkt bezogen werden können und durch einen Klick auf "In den Warenkorb" auch über den Punkt "Shopping Cart" / Warenkorb direkt bestellt werden. Innerhalb Deutschland erfolgt der Versand kostenlos. So kann auch folgendes Buch erworben werden ;-)



 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. November 2014)
Paperback ISBN: 9783960126874

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120414
 


 

SAP Bibliothek Flatrate

Hinter diesen Punkt verbirgt sich ein für Firmen aber sicher auch andere Einrichtungen etc. interessantes Angebot. Gegen eine Jahresgebühr ist es hier möglich auf den gesamten Buchbestand des Verlages zum Thema SAP zuzugreifen. Auf diese Weise kann in Form von eBooks über volle 12 Monate für 99,00 EUR Zugriff erlangt werden. Dabei ist der Zugang sowohl per Webfrontend als auch, in Kombination mit Onleihe auch per App möglich.

Ein guter Eindruck vom Flatrate Angebot und der Oberfläche davon kann in folgenden Video gewonnen werden.


Weitere Informationen zum Angebot erhalten Sie unter SAP Bibliothek-Flatrate.

Dieses Angebot ist auch im Artikel "Onleihe - mein Weg zur digitalen Bibliothek" kurz beschrieben worden. Da innerhalb eines Jahres immer wieder neue Bücher im Verlag erscheinen und man sich recht gut in ein neues Thema einarbeiten kann, empfinde ich dieses Flatratekonzept als sehr praktisch, gerade wenn man sich oft in unterschiedlichen Themen einarbeiten muss (oder darf).

Buchbesprechungen

Bisher habe ich unter Buchempfehlungen immer einmal wieder ein Buch aus den Bereich SAP BC, FI, CO oder auch andere SAP Module etwas ausführlicher vorgestellt. Dieser Tradition folgend möchte ich auch einige der bei Espresso Tutorial erschienenden Bücher ausführlicher beschreiben, so dass hier ein kurzer Blick auf Inhalt, Aufbau aber auch meine persönliche Bewertung des jeweiligen Buches geworfen werden kann.
 

Ich würde mich sehr freuen, wenn dieses Angebot tatsächlich gut angenommen wird, da ich von der Idee des Verlags sehr angetan bin und auch meine Buchempfehlungen unabhängig von der Partnerschaft zum Verlag tatsächlich auf meine eigenen Erfahrungen beruhen.

Hier ist auch das von mir und Martin Munzel geschriebene Buch zum "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" zu finden.
Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO) von Martin Munzel und Andreas Unkelbach
ISBN: 9783960126874
Dieses Buch ist im Buchhandel über die ISBN, bei Amazon aber auch von dieser Seite in der Rubrik Espresso Tutorials direkt bestellbar.

Sollte weiteres Interesse an überzeugende SAP Fachliteratur bestehen, kann ich tatsächlich einen Blick auf www.andreas-unkelbach.de/espresso-tutorials/ empfehlen.
 

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 14. Oktober 2015
21:30 Uhr

Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query

Obligos entstehen entweder durch Bestellung oder durch Mittelbindung im CO. Allerdings muss hierfür die Obligoverwaltung in SAP aktiviert werden. Diese ermöglicht neben einer Darstellung der Kosten (unabhängig ob durch von FI fortgeschriebenen Kosten auf primäre Kostenarten) oder innerhalb CO getätigte interne Buchungen (so auch auf sekundäre Kostenarten).
 

Customizing Obligoverwaltung im Modul CO aktivieren

Die Obligoverwaltung ist je nach Kostenrechnung zu aktivieren  (Customizing Transaktion SPRO) und entsprechende Belegarten sowie Nummerkreise zu definieren.

Für die Kostenstellenrechnung ist eine Aktivierung in der Transaktion SPRO über den Customizing-Pfad unter folgende Knoten möglich:

CONTROLLING -> KOSTENSTELLENRECHNUNG -> OBLIGO UND MITTELBINDUNG

Daneben gibt es die Möglichkeit auch für Innenaufträge unter

CONTROLLING -> INNENAUFTRÄGE -> OBLIGO UND MITTELBINDUNG

über den Punkt "OBLIGOVERWALTUNG AKTIVIEREN".

Ferner müssen Belegarten und Nummernkreise für die in CO vverwendeten MITTELBINDUNG eingestellt werden.

Innerhalb der Kostenstellenrechnung ist dieses im gleichen Pfad durch die beiden Punkte "BELEGARTEN ZUR MITTELBINDUNG PFLEGEN" und "NUMMERNKREIS für MITTELBINDUNG DEFINIEREN" möglich, während bei den Innenaufträgen ein Unterordner MITTELBINDUNG die beiden Punkte "BELEGARTEN PFLEGEN" und "NUMMERNKREIS DEFINIEREN" aktiviert werden.

Feldsteuerung Mittelbindung

Ein weiterer Punkt im Customizing ist die Pflege der Feldauswahl. Diese ist im Customizing unterhalb der Einstellungen zur Mittelbindung über die Feldsteuerung Mittelbindung zu finden.Über die Feldauswahlliste legen Sie fest, welche Felder zur Erfassung einer Mittelbindung als Kanneingabe, Musseingabe nur angezeigt oder gar ausgeblendet wird.
Die Zuordnung von Feldstatusvarianten (die einen Buchungskreis zugeordnet ist), Feldstatusgruppe wird eine Feldauswahlliste zugeordnet. Die Feldauswahhliste steuert dann wie gesagt die dargestellten Felder.Über den oben erwähnten Punkt Belegart pflegen wird die Feldstatusgruppe der entsprechenden Belegart zum Beispiel Mittelbindung CO mit Nummernkreis und Feldstatusgruppe zugeordnet.
 

Mittelbindung für Obligo anlegen


Nun ist es auch innerhalb des Controlling möglich ein Obligo durch Mittelbindungen aufzubauen.

Sowohl in der KOSTENSTELLENRECHNUNG als auch bei den INNENAUFTRÄGEN kann hierzu der Unterordner ISTBUCHUNGEN->MITTELBINDUNG verwendet werden.

Als Funktionen stehen hier:
  • Mittelbindung anlegen (Transaktion FMZ1)
  • Mittelbindung ändern (Transaktion FMZ2) und
  • Mittelbindung anzeigen (Transaktion FMZ3)
zur Verfügung. Ferner besteht hier die Möglichkeit die "Mittelbindung abzubauen (Transaktion FMZ6). Damit ist die Mittelbindung als erledigt gesetzt. Auf diese Weise kann die Mittelbindung auf erledigt gesetzt werden und das entsprechende Obligo wird wieder abgebaut.

Einzelpostenlisten und Berichtswesen über Obligo-Buchungen

Ein Ausweis der Obligo Buchungen ist im Standardberichtswesen ist sowohl in der Kostenstellenrechnung als auch der Innenauftragsrechnung möglich. Auch im SAP Modul PSM-FM werden diese Mittelbindungen ebenfalls fortgeschrieben. Dieses dürfte ebenfalls durch Fortschreibung und Integration von CO und FM möglich sein.

Als Beispielberichte seien hier folgende genannt:

Kostenstellen: Ist/Plan/Obligo (Transaktion S_ALR_87013620
Dieser Bericht ist im SAP Menü unter;

CONTROLLING ->
INFOSYSTEM ->
BERICHTE ZUR KOSTENSTELLENRECHNUNG ->
PLAN/IST VERGLEICHE ->
ZUSÄTZLICHE KENNZAHLEN

zu finden.
 
Eine komplette Übersicht alle Obligo sind als "Kostenstellen Einzelposten Obligo" (Transaktion KSB2) im Gegensatz zu "Kostenstellen Einzelposten Ist" (Transaktion KSB1) zu finden.

Diese Berichte sind unter

CONTROLLING ->
INFOSYSTEM ->
BERICHTE ZUR KOSTENSTELLENRECHNUNG ->
EINZELPOSTEN

zu finden.

 Neben den Berichten in der Kostenstellenrechnung sind vergleichbare Berichte auch bei den Innenaufträgen zu finden.

Als Beispiele sind hier
Auftrag: Ist/Plan/Obligo (Transaktion S_ALR_87012999) zu nennen.
Dieser Bericht ist im SAP Menü unter;

CONTROLLING ->
INFOSYSTEM ->
BERICHTE ZUR KOSTENSTELLENRECHNUNG ->
PLAN/IST VERGLEICHE ->
ZUSÄTZLICHE KENNZAHLEN

Vergleichbare Einzelposten sind unter 

CONTROLLING -> INFOSYSTEM -> BERICHTE ZU INNENAUFTRÄGE -> EINZELPOSTEN

zu finden.

Sowohl die Einzelposten Obligo (Transaktion KOB2) als auch die Einzelposten Ist (Transaktion KOB1) zu finden.

Auswertung von Obligo im Report Writer / Painter

 
Auch beim Erstellen von eigenen Berichten kann das Obligo ebenfalls berücksichtigt werden. Dieses ist im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" beispielhaft beschrieben. Anhand des Werttyps sind hier entsprechende Spalten möglich zu definieren, so dass in einen Bericht neben Planwerten auch IST und OBLIGO mit auswertbar.

Auswertung von Obligo in SAP Query

Der erste Gedanke wäre, dass die Obligo-Belege ebenfalls in der Einzelpostenliste CO bzw. in der Tabelle COEP abgespeichert werden und hier mit Wertyp >20 selektiert werden können.

Allerdings werden Obligo-Belege in einer gesonderten Tabelle gespeichert.

Hier sind die Obligo-Einzelposten jedoch in der Tabelle COOI "Obligoverwaltung: Einzelposten" gespeichert. und müssen daher ergänzend zur COEP "CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen" ausgewertet werden. Diese Selektion der passenden Einzelposten und Summensätzetabellen nimmt einem das Berichtstool Report Writer / Report Painter natürlich ab :-).
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben daneben findet sich e
ine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer  im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" . Ich hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 2. August 2015
11:18 Uhr

Dokumentation von Berichtsgruppe und Berichtsdokumentation bei Report Painter und Writer Berichten

Die einzelnen Report Painter / Report Writer Berichte werden einer Berichtsgruppe zugeordnet die dann entweder indirekt aus den Berichten oder auch direkt mit der Transaktion GR55 ausgeführt werden können.

Gerade wenn Berichte entworfen werden sollen, die später nicht selbst sondern auch durch andere aufgerufen werden, ist es sinnvoll auch innerhalb des SAP System eine passende Dokumentation für Anwendende zu erstellen.

Sicherlich kann hier auch eine eher technische Dokumentation, so wie im Artikel "Report Painter Übersicht von Elementen und Merkmale zur Darstellung der Struktur und Aufbau eines Berichtes" beschrieben, hilfreich sein, jedoch kann es, insbesondere beim Aufruf der Berichtsgruppe über eine kundeneigene Transaktion (siehe Artikel "Parametertransaktion für Reporwriter"), nützlich sein, wenn hier auch in der Transaktion selbst eine Hilfe hinterlegt ist.

Diese kann dann über das Symbol (blaues i) in der Selektionsmaske als "Dokumentation zur Berichtsgruppe" oder über die Tastenkombination STRG, SHIFT und F1 auferufen werden. Innerhalb des Berichtes kann über ZUSÄTZE->DOKUMENTATIONEN sowohl die Dokumentation zur Berichtsgruppe als auch zum einzelnen Bericht aufgerufen werden.

Hierbei ist die Dokumentation in folgende Abschnitte aufgeteilt:
  • Kurztext
  • Beschreibung
  • Verwendung
  • Voraussetzungen
  • Ausgabe und
  • Beispiele
Die Dokumentationen können an unterschiedlichen Stellen angelegt werden.

Dokumentation für Berichtsgruppe anlegen


Die Dokumentation selbst kann innerhalb der Transaktion GR52 angelegt werden. Hierzu wird die Berichtsgruppe über die Transaktion Berichtsruppe ändern (GR52) aufgerufen und es kann vom Kopf aus über die Schaltfläche "Dokumentation" bzw. die Tastenkombination UMSCH + F6 ein entsprechender Text angelegt werden.

Hier gibt es dann unterschiedlcihe Abschnitte, die dann in der jeweiligen Übersetzung wie oben beschrieben ausgegeben werden. In mehrsprachigen Systemen sollte auch die Dokumentationsextteile entsprechend übersetzt werden.

Der Aufbau der Dokumentation ist dabei mit folgenden Parametern aufgefürhrt:

&SHORTTEXT&

&DESCRIPTION&

&USE&

&PRECONDITION&

&OUTPUT&

&EXAMPLES&

Im Editor können sowohl einzelne Symbole un Queerverweise eingefügt werden, aber auch passende Formatierungen gewählt werden. Damit entspricht diese Dokumentation auch in etwa einer Hilfeseite innerhalb SAP. Allerdings wird diese nicht als Extrafenster dargestellt sondern tatsächlich als Text im Bericht mit ausgegeben.

Dokumentation für Bericht anlegen

Meistens haben umfangreichere Berichte auch mehr als einen Bericht in der Berichtsgruppe hinterlegt. Glücklicherweise kann innerhalb der Transaktion GRR2 (Bericht ändern) über ZUSÄTZE->DOKUMENTATION ebenfalls eine Berichtsdokumentation angelegt werden.

Gerade beim Report Painter Bericht zur Lehrnachfrage (siehe Artikel "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge") kann hier nochmals auf die einzelnen Kennzahlen für Lehrimport und Lehrexport der einzelnen Studiengänge eingegangen werden.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.



 

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 27. Juli 2015
19:18 Uhr

Report Painter Übersicht von Elementen und Merkmale zur Darstellung der Struktur und Aufbau eines Berichtes

Gerade bei umfangreicheren Report Painter Berichten kann es sehr hilfreich sein, diese zu Dokumentieren beziehungsweise sich auch in SAP einen schnellen Überblick über die vorhandenen Zeilen und Spaltendefinitionen geben zu lassen.

Es besteht die Möglichkeit in der Berichtsanzeige (Transaktion GRR3) oder Berichtspflege (Transaktion GRR2) über das Menü ZUSÄTZE->ÜBERSICHT (oder alternativ die Tastenkombination STRG und F10 in die Formularübersicht zu gelangen. Hierbei erinnert die nun aufgerufene Formularübersicht ein wenig an die Darstellung im Report Writer. Über die Register "Zei." oder "Spalten" können nun die im Bericht definierten Zeilen und Spalten in einer Listenform dargestellt werden.

Dabei ist für jedes Element ersichtlich, ob es sich dabei um ein Formelelement oder um ein Element mit Merkmalen handelt. Ferner kann in der Spalte "Sichtb." erkannt werden, ob das einzelne Element gegebenenfalls ausgeblendet ist.

Durch einen Doppelklick auf ein Element kann auch direkt die Definition (die einzelnen hinterlegten Merkmale) ausgegeben werden. So wird für das Element Ist im Bericht zur kumulierten Darstellung nach Kostenart der KSBT (siehe Artikel) die hinterlegte Kennzahl SWKG, Werttyp, Version und alle anderen Merkmale des einzelnen Elementes mit ausgegeben. Ferner sind hier auch die einzelne gepflegten Texte ersichtlich.

Sofern der Bericht nur wenige Elemente enthält ist dieses ein empfehlenswerter Weg um sich für eine Dokumentation die einzelne Werte heraus zu kopieren.

Hinweis: Formeln und Kurztexte bei Elementen

Sofern innerhalb des Berichtes auch Formeln verwendet werden (Elementtyp Formel) sollte darauf geachtet werden, dass statt der technischen Namen (so zum Beispiel    X001 + X002 ) die Kurznamen (Bedeutung) der einzelnen Elemente dargestellt werden. Sofern bei den einzelnen Merkmalen mit Variabeln gearbeitet wird (bspw. &1GJAHLJ als Kurzbezeichnung kann dieses in der Elementedarstellung verwirrend sein, da hier die Formel dann als  '&1GJAHLJ' + '&1GJAHLJ' dargestellt wird. Daher ist es empfehlenswert solche Variablen als mittlere oder Langtext entsprechend zu hinterlegen und im Kurztext die tatsächliche Bedeutung des Elementes zu hinterlegen. Damit macht eine Formel im Sinne IST + OBLIGO auch viel mehr Sinn.... ;-)


Für umfangreichere Berichte kann es lohnend sein aus der Formularüberischt über das Menü LISTE->ZEILENÜBERSICHT (Tastenkombination STRG und F6 oder in der Symbolleiste das blaue i) zur Anzeige der Berichtsstruktur zu wechseln.

Hier ist nun eine Gesamtübersicht der einzelnen gepflegten Merkmale des Berichtes ersichtlich und es können die Allgemeinen Selektionsmerkmale, sowie die sichtbaren und ausgeblendeten Spalten und Zeilen ausgegeben werden.

Durch diese Übersicht kann nicht nur eine Dokumentation erstellt werden sondern es eröffnet sich auch die Möglichkeit auf elegante Weise etwaige Formelfehler zu finden. Für eine Anwendendedokumentation ist diese Vorgehensweise vielleicht nicht 100 prozentig geeignet, aber für eine technische Dokumentation bzw. Kontrolle des Berichtes ist diese eine recht praktische Darstellungsmöglichkeit.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Donnerstag, 11. Juni 2015
17:57 Uhr

Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter

Im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" wurde schon die Erweiterung einer bestehenden Bibliothek um die Aktivierung von weiteren Merkmalen angesprochen.

Eine weitere Bibliothek die sich für eine solche Erweiterung eignet ist die Bibliothek 8A2. Hier werden in der Regel Profit-Center ausgewertet.

Die Bibliothek 8A2 "EC-PCA: Standardberichte" wertet dabei die Tabelle GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" aus.

Hier wurde eine dynamische Mehrjahresauswertung im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" beschrieben und für eine Profit-Center Auswertung angelegt.

Nun sollen jedoch als weitere Information die den einzelnen Profit-Center zugeordnete Kostenstellen und Innenaufträge auf die die CO Buchung tatsächlich erfolgte mit ausgegeben werden. Buchungen auf Kostenstellen und Innenaufträge werden durch Zuordnung auf Profit-Centern entsprechend in die Profit-Center-Rechnung fortgeschrieben.
Innerhalb der Standardbibliothek 8A2 sind jedoch weder Innenaufträge noch Kostenstellen als Merkmal vorhanden.

Besonderheiten Berichtsbibliothek 8A2 - Reportingtabelle GLPCT

Die Bibliothek 8A2 basiert dabei auf die Reportingtabelle GLPCT.
Technisch weist die Reportingtabelle GLPCT eine Besonderheit auf.

Die Tabelle umfasst insgesamt drei Tabellen:
  • GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" = Summensätze der Profit-Center-Rechnung
  • GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten" = Einzelposten im Ist
  • GLPCP "EC-PCA: Plan-Einzelposten" = Einzelposten im Plan

Je nach ausgewerteten Merkmal wird auf die entsprechende Hintergrundtabelle zugegriffen.
Beispiele sind hierzu in der Bibliothek 8A3 zu finden.

Sofern nun eine Bibliothek zur Reporting-Tabelle GLPCT angelegt wird, werden nicht nur die Merkmale der Tabelle GLPCT sondern auch die Merkmale der Einzelpostentabellen GLPCA und GLPCP hinzugefügt. Diese umfassen dann auch Kostenstelle und Innenauftrag. Allerdings sind Auswertungen zu diesen Tabellen sehr performanceintensiv.

Dennoch soll für unser Beispiel darauf eingegangen werden.

Berichtsbibliothek über GLPCT anlegen


Für unsere Berichtsanforderung erweitern wir die vorhandene Bibliothek 8A2 indem wir diese Bibliothek als Vorlage verwenden. Alternativ könnten wir auch eine Bibliothek zur Tabelle GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" anlegen.

Grundsätzlich können Sie in diesen Bibliotheken auch einzelne Merkmale aktivieren, die ggf. vorher noch nicht aktiv waren. Da dieses aber eine Abweichung vom Standard ist, kann es sinnvoll sein eine eigene Bibliothek aus der Vorlage einer bestehenden Bibliothek anzulegen.

Dieses ist unter
  • Infosysteme
  • Ad-Hoc Berichte
  • Report Painter
  • Report Writer
  • Bibliothek
  • Anlegen
beziehungsweise der Transaktion GR23 möglich.Denkbar wäre hier eine Bibliotheksgruppe ZA2 oder, da es sich um die Profit-Center-Rechnung handelt, ZPC.


Über das Feld Merkmale können wir nun ergänzend zu den vorhandenen aktiven Merkmalen noch folgende Merkmale aktivieren und einer Position zuweisen.
 
Name Kurzbezeichnung Pos
Erweiterung Bibliothek 8A2 - Merkmale
POPER Buchungsperiode 28
DOCCT Belegtyp 29
DOCNR Belegnummer eines Buchhaltungsbeleges 30
CPUDAT Tag der Erfassung des Buchhaltungsbelegs 31
USNAME Name des Benutzers 32
BLDAT Belegdatum im Beleg 33
BUDAT Buchungsdatum im Beleg 34
REFDOCNR Referenzbelegnummer 35
REFRYEAR Geschäftsjahr 36
KOSTL Kosenstelle 37
LSTAR Leistungsart 38
AUFNR Auftragsnummer 39
ANLN1 Anlagen-Hauptnummer 40
ANLN2 Anlagenunternummer 41
ANBWA Anlagen-Bewegungsart 42
STFLG Kennzeichen 'Beleg ist Stornobeleg' 43
STOKZ Kennzeichen 'Beleg wurde storniert' 44

 
Für die gewünschte Auswertung sind eigentlich nur die Felder AUFNR und KOSTL interessant, da mit dieser der Anforderung nach Ausweis der Buchungen auf Innenaufträge und Kostenstellen bei Selektion eines Profit-Centers entsprochen werden kann. Da die Bibliothek aber ohnehin erweitert beziehungsweise noch angelegt wird, sind hier auch weitere Felder (unter anderen die Anlagenbewegungsart) aktiviert, die gegebenenfalls ebenfalls interessant für eine Auswertung im Report Writer/Painter sein können.

Sofern diese beiden Merkmale in einen Bericht aktiv genutzt werden, ist die Basis der Auswertung jedoch nicht mehr die Tabelle GLPCT sondern (je nachdem ob IST oder PLAN)
entweder die Tabelle GLPCA oder GLPCP.

Innerhalb der Berichte zur Profit-Center-Rechnung haben wir bisher immer die Basiskennzahl KSL "Betrag in PrCtr-Hauswährung" oder HSL "Betrag in Buchungskreiswährung" verwendet. Diese Kennzahl enthält jedoch nur die Summensätze aus der Tabelle GLPCT.

Da bei der Ausgabe von KOSTL und AUFNR jedoch die Einzelpostentabellen ausgwertet werden, sind hier in der Bibliothek unter Basiskennzahlen folgende Basiskennzahlen der Berichtsbibliothek zu aktivieren.
 
Name Kurzbezeichnung Pos
Erweiterung Bibliothek 8A2 - Basiskennzahlen
BHSL-I Beleg Buchungskreiswähr. (Ist) 10
BHSL-P Beleg Buchungskreiswähr.(Plan) 11

Damit können auch die Einzelposten in einen Bericht mit ausgegeben werden.

Report Writer: Bibliothek Exportieren / Importieren

Beim Export/Import von solchen Berichten sind nun nicht nur die Berichte und berichtsgruppen zu exportieren sondern auch die Bibliothek.

Während die Berichte und Berichtsgruppen im SAP Menü unter:

  • Infosysteme
  • Ad-hoc Berichte
  • Hilfsmittel
  • Transportieren
Hier kann unter Berichtsgruppe über die Transaktionen GR57 (Export) GR58 (Import) die Berichtsgruppe und über GR37 (Export) und GR38 (Import) die einzelnen Berichte über das Dateisystem transportiert werden. Alternativ bietet sich hier auch ein Transportauftrag über die Transaktion GCTR an.

Die Berichtsbibliothek kann entweder über die Transaktionen GR21 bis GR23 über
  • Hilfsmittel
  • Transportieren
  • Exportieren / Importieren
oder über die Transaktionen GR27 (Report Writer Bibliotheken exportieren) oder GR28 (Report Writer Bibliotheken importieren) ebenfalls über das Dateisystem transportiert werden.

Ein vergleichbares Vorgehen ist auch im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" beschrieben.
 

Reportwriter Berichte zu Profit-Center anlegen

Insgesamt sollen drei Informationen ausgegeben werden:
  1. Ausweis Buchungen je Profit-Center
  2. Ausweis Buchungen je Kostenstelle zum selektierten Profit-Center
  3. Ausweis Buchungen je Innenauftrag zum selektierten Profit-Center
Hierzu werden drei Berichte angelegt, die später der gleichen Berichtsgruppe zugeordnet werden.

1.) Bericht nach Profitcenter


Allgemeine Selektion:
Ledger 8A2
KostRechKreis (Variable) 8AKOKRS
Periode von (Variable) 8A-VON bis (Variable) 8A-BIS
Version 0
Satzart
0 (Ist)
1 (Umlage/Verteilung Ist)

Schlüsselzeilen
Als Schlüsselzeile wird hier folgendes Merkmal hinterlegt:

Profitcentergruppe
dabei hat das Element folgende  Merkmale zugeordnet:

Profitcenter (Gruppe, Variable)  8A-PCGR
Kontonummer (Gruppe, Varable) 8A-ACCT

Diese Zeile wird dann über:
  • Bearbeiten
  • Zeilen
  • Expandieren (Umschalttaste + F9)
nach Einzelwerten sowohl nach Profitcenter (1) als auch Kontonummer (2) aufgelöst, so dass hier eine Zwischensumme je Profit-Center und Konto mit ausgegeben wird.

Schlüsselspalte
Als Basiskennzahl wird hier Betrag in Pctr-Hauswährung (KSL) gewählt.
Danach werden dem Merkmal Geschäftsjahr die im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" beschriebenen Variablen ZPJAHR bis ZPJR-12 zugewiesen. Damit ist ein dynamischer 12 Jahresvergleich möglich.
 

2. ) Bericht nach Innenauftrag zum Profit-Center

Abweichend zum Bericht nach Profit-Center wird hier das Merkmal Profit-Center unter

Allgemeine Selektion:
Profitcenter (Gruppe, Variable) 8A-PCGR

eingebunden. Die anderen Selektionskriterien bleiben identisch zum oberen Bericht.

Schlüsselzeilen
Als Schlüsselzeile wird hier folgendes Merkmal hinterlegt:


Saldo Innenaufträge und Konten
Auftrag (Gruppe) ALLE
Hier kann entweder eine Innenauftragsgruppe mit allen Innenaufträgen hinterlegt werden oder alternativ das Nummernintervall aller Innenaufträge als Festwert eingetragen werden.

Eine weitere Möglichkeit wäre hier die Innenaufträge auch als Variable zu definieren (Variable 1AUFSET) und beim Aufruf des Berichtes entweder eine Gruppe mit allen Innenaufträgen oder nur einen Teil der den jeweiligen Profit-Centern zugeordneten Innenaufträgen auszuwerten.


Kontonummer (Gruppe, Varable) 8A-ACCT

Auch hier wird das Element im Beispiel nach Aufttrag (1) und  Kontonummer (2) als Einzelwerte ausgegeben.

Schlüsselspalte
Als Basiskennzahl wird hier "Beleg Buchungskreiswähr. (Ist)" (BHSL-I) gewählt. Erst dadurch ist eine Selektion der Einzelposten möglich. Danach werden auch hier die Geschäftsjahre als Variable definiert.

Variation Profit-Center

Sowohl im Bericht nach Innenaufträgen als auch nach Kostenstellen ist es sinnvoll das Merkmal Profit-Center über BEARBEITEN->VARIATION (STRG+UMSCH+F8)
nach Profitcenter aufzulösen.

Auf diese Weise sind in der linken Navigationsleiste die Profit-Center aufgeführt und es besteht die Möglichkeit anhand dieser die einzelnen Innenaufträge oder eben Kostenstellen mit auszugeben.


 

3.) Bericht nach Kostenstelle zum Profit-Center

Auch hier wird das Profit-Center in den allgemeinen Selektionskriterien übernommen.

Schlüsselzeile
Hier wird folgendes Element definiert und nach Einzelwerten aufgelöst:

Saldo Kostenstellen und Konten
Kostenstelle (Gruppe)   ihr oberster Knoten der Standardhierarchie
Kontonummer (Gruppe, Varable) 8A-ACCT

Damit werden passend zum Profit-Center alle betroffenen Kostenstellen ausgegeben.
Auch hier wird das Element im Beispiel nach Kostenstelle (1) und  Kontonummer (2) als Einzelwerte ausgegeben.

Schlüsselspalte
Als Basiskennzahl wird hier "Beleg Buchungskreiswähr. (Ist)" (BHSL-I) gewählt. Erst dadurch ist eine Selektion der Einzelposten möglich. Danach werden auch hier die Geschäftsjahre als Variable definiert.

Variation Profit-Center

Sowohl im Bericht nach Innenaufträgen als auch nach Kostenstellen ist es sinnvoll das Merkmal Profit-Center über BEARBEITEN->VARIATION (STRG+UMSCH+F8)
nach Profitcenter aufzulösen.

Auf diese Weise sind in der linken Navigationsleiste die Profit-Center aufgeführt und es besteht die Möglichkeit anhand dieser die einzelnen Innenaufträge oder eben Kostenstellen mit auszugeben.


 

Anwendungsgebiet: Ausweis von Kostenstelle und Innenauftrag zum Profit-Center

Ein Hauptaugenmerk bei dieser Auswertung war die Selektion über Profit-Center um bestimmte Bereiche darzustellen. Da jedoch Profit-Centern sowohl Innenaufträge als auch Kostenstellen zugeordnet sind, war es erforderlich, dass hier sowohl die Kostenstellen als auch die Innenaufträge gesondert dargestellt werden.

Innerhalb einer Hochschule können zwischen Landesmitteln und Projekte Dritter (sogenannte Drittmittel) unterschieden werden. Während Landesmittel relativ klar auf Kostenstellen abgebildet werden, können auch vereinzelte Projekte in Form eines Innenauftrags dargestell werden. Sofern nun das jeweilige Profit-Center ausgewertet wird, würde es im Saldo sowohl das Ergebnis auf den Kostenstellen, als auch der Innenaufträge ausweisen.

Damit sind hier sowohl die Kostenstellen (der hoheitlichen Tätigkeit) als auch Landesprojekte mit ausgewiesen.

Eine entsprechende Unterscheidung zwischen grundfinanzierte und projektfinanzierte Landesmittel wäre daher nicht durch die Profit-Center-Rechnung allein zu beantworten.

In der neu angelegten Berichtsgruppe werden nun jedoch die Ergebnisse des Landesmittel-Profit-Centers ausgewiesen und separat auch die Ergebnisse auf den Kostenstellen sowie den Innenaufträgen, so dass hier eine passende Unterscheidung getroffen werden kann.

Insbesondere durch die Variation ist hier ein differenzierter Blick auf die einzelnen Objekte möglich. Denkbar wäre es auch die beiden Berichte (Darstellung nach Kostenstelle und nach Innenauftrag) in einen Bericht zusammenzulegen. Durch die zum reinen Profit-Center abweichende Basiskennzahl ist es jedoch nicht möglich alle drei Berichte zusammenzufassen... (zumindest sofern man den Bericht noch übersichtlich darstellen mag).

Auswertung GuV Konten aus Profit-Center-Rechnung  inkl. Innenauftrag und Kostenstelle

Ein weiterer Vorteil dieser Berichtsbibliothek wäre, dass Sie hier auch die GuV Konten nicht nur auf Ebene der Profit-Center sondern auch, so angegeben, zusätzlich auf die CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle auswerten können. Hierzu sind die Profit-Center zu selektieren und als Konten die Bilanz/GuV Struktur zu übernehmen. Eine entsprechende Anleitung zur Erstellung einer passenden Kontengruppe als Set ist im Artikel "Bilanz- GuV- Struktur definieren oder nach CO-PCA kopieren" beschrieben.

Lediglich die mit der Transaktion FSE5N erfassten FI-Planwerte sind mit dieser Bibliothek nicht direkt auswertbar. Hierzu ist dann doch eher ein Recherchebericht, wie im Artikel "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" beschrieben geeignet.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 6. Juni 2015
15:43 Uhr

Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag

Wie schon im Artikel "Darstellung Studienjahr oder rollierendes Geschäftsjahr im Report Painter" beschrieben besteht die Möglichkeit in den einzelnen Bibliotheken einen Auswertungszeitraum über die Kombination von Periode und Geschäftsjahr einzugrenzen.

Hierzu können sowohl in der Innenauftragsrechnung (Bibliothek 6O2) als auch in der Kostenstellenrechnung (Bibliothek 1CT) das Merkmal "Geschäftsj./Periode" gewählt werden.

Über dieses Merkmal kann, in für CO eher ungewohnter Form, der Berichtszeitraum durch das Format "MMM.JJJJ" also z.B. von 010.2015 bis 003.2016 für das Wintersemester 2015/2016 eingegrenzt werden.

Eine vergleichbare Auswertung anhand von Buchungsdaten wäre auch mit einer Einzelpostenliste für Kostenstellen (Transaktion KSB1) bzw. für Innenaufträge (KOB1) möglich. Allerdings werden hier keine Summensätze je Kostenart gebildet. Daher soll eine Auswertung sowohl für Kostenstellen als auch Innenaufträge anhand des Merkmals "Geschäftsj./Periode"  erfolgen.

Bibliothek für Report Writer / Painter anlegen

Die einzelnen ReportWriter / Report Painter Berichte werden in Bibliotheken zusammengefasst in denen einzelne Merkmale schon definiert sind und entsprechende Auswertungstabellen hinterlegt sind. In den einzelnen Bibliotheken ist festgelegt welche Merkmale, Basiskennzahlen und Kennzahlen später bei der Erstellung eines Berichtes verwendet werden können. Hierzu ist in der Bibliothek eine entsprechende Reporting-Tabelle hinterlegt.

Diese Bibliotheken erhalten Sie auch als Knoten/Gruppen beim Aufruf der Transaktion GRR1 bis GRR3.

Grundsätzlich können Sie in diesen Bibliotheken auch einzelne Merkmale aktivieren, die ggf. vorher noch nicht aktiv waren. Da dieses aber eine Abweichung vom Standard ist, kann es sinnvoll sein eine eigene Bibliothek aus der Vorlage einer bestehenden Bibliothek anzulegen.

Dieses ist unter
  • Infosysteme
  • Ad-Hoc Berichte
  • Report Painter
  • Report Writer
  • Bibliothek
  • Anlegen
beziehungsweise der Transaktion GR23 möglich.

Für unsere Berichtsanforderung erweitern wir die vorhandene Bibliothek 1CT indem wir diese Bibliothek als Vorlage verwenden. Alternativ könnten wir auch eine Bibliothek zur Tabelle RWCOOM "Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling (Spez. Auswertungen)" anlegen.

Über das Feld Merkmale können wir nun ergänzend zu den vorhandenen aktiven Merkmalen noch folgende Merkmale aktivieren und einer Position zuweisen.
 
Name Kurzbezeichnung Pos
Erweiterung Bibliothek 1CT
AUFNR Auftragsnummer 16
VRGNG Vorgang CO 17
PAROB Partnerobjekt 18
GEBER Fonds 19

Diese so abgeänderte Bibliothek kann dann als Beispiel als ZCT abgespeichert und für die Anlage von ReportWriter Berichten genutzt werden.

In dieser Bibliothek können nun sowohl Kostenstellen als auch Innenaufträge ausgewertet werden und entsprechende Berichte über einen Zeitraum in der Form MMM.JJJJ bis MMM.JJJJ (also beispielsweise ein zum Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr oder im Umfeld der Hochschulen ein Hochschulsemester oder Studienjahr) ausgewertet werden.

Report Painter Bericht zur Auswertung rollierendes Geschäftsjahr anlegen

Dieses ist nun in der Transaktion GRR1 innerhalb der neu angelegten Bibliothek ZCT möglich.

Als Beispiel sollen zwei Berichte vergleichbar der Transaktionen KSB1 und KOB1 angelegt werden.
  1. Summenbericht zu KSB1
  2. Summenbericht zu KOB1

Über die Transaktion GRR1 wird ein Bericht innerhalb der neu angelegten Bibliothek ZCT (basierend auf der Bibliothek 1CT) angelegt.

1. Summenbericht zur KSB1

Der Bericht selbst wird wie folgt definiert:

Allgemeine Selektion:
KostRechKreis (Variable) 1KOKRE
Geschäftsj./Periode von (Variable) 1YRPERF bis (Variable) 1YRPERT
Kostenstelle (Gruppe, Variable) 1KOSET

Schlüsselspalten:
In den folgenden Schlüsselspalten werden unterschiedliche Kennzahlen als Basis verwendet.

Ist
Basiskennzahl Kosten gesamt
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:
Version  0   (Echtversion)
Werttyp 4  (Ist)
Bewertung (Variable) 1VALUTP (Formelvariable Istbwertung)
Währungstyp 20 (Kostenrechnungskreiswährung)

Obligo
Basiskennzahl Kosten gesamt
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:

Werttyp
21 bis 24 
(Obligo aus Bestellanforderung, Obligo aus Bestellung, Obligo aus Reservierung, Mittelbindung)
2A (Mittelreservierung)
2B (Mittelvorbindung)

Version  0   (Echtversion)
Bewertung (Variable) 1VALUTP (Formelvariable Istbwertung)
Währungstyp 20 (Kostenrechnungskreiswährung)

Gesamt (Formel)
X001 + X002      (entspricht Ist + Obligo)

Schlüsselzeilen
Als Schlüsselzeile wird hier folgendes Merkmal hinterlegt:

Kostenartengruppe
Kostenart (Gruppe, Variable) 1KSTAR

Die Kostenartengruppe wird dann über:
  • Bearbeiten
  • Zeilen
  • Expandieren (Umschalttaste + F9)
aufgelöst, so dass die einzelnen Knoten (Untergruppen) der Kostenartengruppe ebenfalls mit ausgegeben wird.

Ferner wird über
  • Bearbeiten
  • Variation (STRG + UMSCH + F8)
die Kostenstelle ebenfalls aufgelöst, so dass diese in der Naviagtion erscheint und innerhalb der Kostenstellengruppen oder einzelnen Werten navigiert werden kann.

2. Summenbericht zur KOB1

Der Summenbericht zur KOB1 unterscheidet sich zum vorherigen Bericht lediglich in der Allgemeinen Selektion und der Variation. Hier wird statt der Kostenstellen(Gruppe) das Merkmal Innenauftrags(Gruppe) verwendet.

Im Einzeln sieht die Berichtsdefinition daher wie folgt aus:

Allgemeine Selektion:
KostRechKreis (Variable) 1KOKRE
Geschäftsj./Periode von (Variable) 1YRPERF bis (Variable) 1YRPERT
Auftrag (Gruppe, Variable) 6ORDGRP

Schlüsselspalten
:
In den folgenden Schlüsselspalten werden unterschiedliche Kennzahlen als Basis verwendet.

Ist
Basiskennzahl Kosten gesamt
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:
Version  0   (Echtversion)
Werttyp 4  (Ist)
Bewertung (Variable) 1VALUTP (Formelvariable Istbwertung)
Währungstyp 20 (Kostenrechnungskreiswährung)

Obligo
Basiskennzahl Kosten gesamt
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:

Werttyp
21 bis 24 
(Obligo aus Bestellanforderung, Obligo aus Bestellung, Obligo aus Reservierung, Mittelbindung)
2A (Mittelreservierung)
2B (Mittelvorbindung)

Version  0   (Echtversion)
Bewertung (Variable) 1VALUTP (Formelvariable Istbwertung)
Währungstyp 20 (Kostenrechnungskreiswährung)

Gesamt (Formel)
X001 + X002      (entspricht Ist + Obligo)

Als Schlüsselzeile wird hier folgendes Merkmal hinterlegt:

Kostenartengruppe
Kostenart (Gruppe, Variable) 1KSTAR

Auch hier werden die Kostenarten über
  • Bearbeiten
  • Zeilen
  • Expandieren (Umschalttaste + F9)
aufgelöst und auch über
  • Bearbeiten
  • Variation (STRG + UMSCH + F8)
die Innenaufträge nach Einzelwerten oder den einzelnen Untergruppen aufgelöst.

Report Writer: Bibliothek Exportieren / Importieren

Beim Export/Import von solchen Berichten sind nun nicht nur die Berichte und berichtsgruppen zu exportieren sondern auch die Bibliothek.

Während die Berichte und Berichtsgruppen im SAP Menü unter:

  • Infosysteme
  • Ad-hoc Berichte
  • Hilfsmittel
  • Transportieren
Hier kann unter Berichtsgruppe über die Transaktionen GR57 (Export) GR58 (Import) die Berichtsgruppe und über GR37 (Export) und GR38 (Import) die einzelnen Berichte über das Dateisystem transportiert werden. Alternativ bietet sich hier auch ein Transportauftrag über die Transaktion GCTR an.

Die Berichtsbibliothek kann entweder über die Transaktionen GR21 bis GR23 über
  • Hilfsmittel
  • Transportieren
  • Exportieren / Importieren
oder über die Transaktionen GR27 (Report Writer Bibliotheken exportieren) oder GR28 (Report Writer Bibliotheken importieren) ebenfalls über das Dateisystem transportiert werden.

Fazit:
Durch die Erweiterung vorhandener Bibliotheken können auch wesentlich umfangreichere Berichtsanforderungen erfüllt werden.

Ferner besteht die Möglichkeit auch diese Berichtstabellen durch Zusatzstrukturen zu erweitern.

Diese Vorgehensweise ist im Blog "SAPManDoo - SAP Resource" im Artikel "Erweiterung von Report Painter / -Writer Berichten" beschrieben.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Freitag, 8. Mai 2015
19:49 Uhr

Änderungsbelege für Stammdatengruppen im Customizing oder letzte Änderung über Query bspw. für Innenauftragsgruppen

Hin und wieder kann es erforderlich sein Änderungen in Stammdatengruppen anzeigen zu lassen. Diese Änderungsbelege sind beim Anlegen, Ändern oder auch Ansehen einer Gruppe über SPRINGEN -> Änderungsbelege anzuzeigen. Im SAP Standard werden hier Änderungsbelege für alle Stammdatengruppen mit Ausnahme von Auftragsgruppen geschrieben, da diese häufig geändert und oft sehr umfangreich sein können.

Änderungsbelege für Gruppen im Customizing aktivieren

Dennoch können im Customizing (über die Transaktion SPRO) Änderungsbelege für Gruppen aktiviert werden.

Diese Customizingeinstellung finden Sie in der Transaktion SPRO unter:
  • Controlling->
  • Controlling Allgemein->
  • Produktivstart vorbereiten->
  • Änderungsbelege für Gruppen aktivieren
Hier können Sie für unterschiedliche Setklassen ein Kennzeichen zum Schreiben von Änderungsbelegen setzen.

Für die einzelnen Anwendungen gibt es entsprechend unterschiedlcihe Gruppen, die gepflegt werden können und für die passende Änderungsbelege geschrieben werden. Den einzelnen Anwendungen sind entsprechende Setklassen zugeordnet, die dann jeweils ein Kennzeichen erhalten, dass hier künftig Änderungsbelege erfasst werden sollen.

Im Controlling sind dieses unter anderen folgende Anwendungen und entsprechende Setklassen:
CO-OM:   Kostenstellengruppen (Setklasse 0101)
CO-CEL:  Kostenartengruppen (Setklasse 0102)
CO-OPA: Auftragsgruppen (Setklasse 0103)
EC-PCA: Profit-Center-Gruppen (Setklasse 0106)
EC-PCA: Kontengruppen (Setklasse 0109)

Im Modul PSM-FM können diese unter anderen für folgende Anwendungen aktiviert werden:
IS-PS: Fondsgruppe (Setklasse 0111)
IS-PS: Finanzpositionengruppe (Setklasse 0311)
IS-PS: Finanzstellengruppe (Setklasse 0312)-

Aus den eingangs genannten Gründen (häufige Änderung und umfangreiche Inhalte) ist es nicht sehr sinnvoll Änderungsbelege für Innenauftragsgruppen zu aktivieren, da dieses sowohl die Performance der Gruppenpflege als auch das Datenvolumen innerhalb der Datenbank entsprechend beeinflusst.

Dennoch kann es manchmal sinnvoll sein zumindest festzustellen, wann das letzte Mal eine Stammdatengruppe geändert wurde und durch wen.

Hierzu bietet sich eine Query an, die auch schon im Artikel "Auflösen von Stammdatengruppen nach Einzelwerten - Einzelwerte zu Sets" beschrieben wurde.
 

Tabellen für Stammdatengruppen (Sets)

Für eine Auswertung der letzten Änderung einer Stammdatengruppe (SET) sollen die Tabellen SETHEADER, SETHEADERT und SETLEAF verknüpft werden. Die Beziehung zwischen den einzelnen Gruppen (Untergruppe, Obergruppe) der Tabelle SETNODE wird für eine Auswertung der letzten Änderungen einer Gruppe nicht benötigt.

In der Tabelle SETHEADER werden die einzelnen Knoten innerhalb einer Hierarchie beschrieben. In dieser Tabelle sind auch die Informationen über die anlegende Personen und letzten Änderer zu finden. Die Tabelle SETHEADERT gibt wiederum die Kurzbeschreibung der Sets aus. Damit eignet sich diese Tabelle direkt um eine entsprechende Auswertung auszuführen.

Der Übersicht halber sollte aber auch die Tabelle SETLEAF mit aufgenommen werden.

In der Tabelle SETLEAF befinden sich die einzelnen Werte eines Sets, so dass hier auch inhaltlich geschaut werden kann, was in der Gruppe gepflegt ist.

Je nach auszuwertenden Objekt ist in allen drei Tabellen die Klasse eines Sets mit angegeben. Dieses können unter anderen folgende Klassen sein:
  • 0101 Kostenstellengruppe
  • 0102 Kostenartengruppe
  • 0103 Auftragsgruppe
  • 0106 Profit-Center-Gruppe
  • 0109 Kontengruppe
  • 0111 Fondsgruppe
  • 0311 Finanzpositionengruppe
  • 0312 Finanzstellengruppe
Diese Setklassen sind auch im oben angesprochenen Customizing relevant.

Query für letztmalige Änderung eines Sets anlegen

1.) Infoset definieren
Bei der Anlage eines Infosets über die Transaktion SQ02 wird als Datenquelle unter Tabellen-Join  über Tabelle die Tabelle SETHEADER angegeben. In den weiteren Schritten können die anderen Tabellen über  BEARBEITEN->Tabelle einfügen  ergänzt werden.


Die angesprochenen Tabellen werden dabei wie folgt verknüpft.

Die Angabe der Tabellen erfolgt in der Reihenfolge, wie diese auch bei der Infoset Anlage ergänzt werden. Bei den Verknüpfungen handelt es sich um eine "normale" Verknüpfung. Dieser ist mit <--> angegeben.


Die Bezeichnung der einzelnen Sets werden aus den Tabellen SETHEADER "Setkopf und Setverzeichnis" und SETHEADERT "Kurzbeschreibung zu Sets" entnommen.

SETHEADER-SETCLASS <--> SETHEADERT-SETCLASS
SETHEADER-SETNAME <--> SETHEADERT-SETNAME


Die einzelnen Werte innerhalb eines Sets werden aus der Verknüpfung der Tabelle SETHEADER und SETLEAF "Werte in Sets" entnommen.

SETHEADER-SETCLASS <--> SETLEAF-SETCLASS
SETHEADER-SETNAME <--> SETLEAF-SETNAME

Damit sind die drei Tabellen übereinnander verbunden.

Da im Feld SETCLASS die Klassen eines Sets hinterlegt sind, ist dieses Feld für alle Tabellen relevant. Hintergrund ist, dass ein Gruppenname sowohl als Profit-Center-Gruppe als auch als Kontengruppe vorhanden sein könnte.

2.) Query definieren
Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen. Bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:


Zusatzfelder:
Text: Klasse eines Sets (L) TEXT_SETHEADER_SETCLASS

Tabelle SETHEADER "Setkopf und Setverzeichnis"
Setname (L, S) SETHEADER-SETNAME
Klasse eines Sets (S) SETHEADER-SETCLASS

Tabelle SETHEADERT "Kurzbeschreibung zu Sets
Beschreibung (L) SETHEADERT-DESCRIPT


Zusatzfelder:
Text:Feld OPTION im Aufbau der SELECT-OPTIONS-Tabellen (L)
TEXT_SETLEAF_VALOPTION
Hier sollte entweder "Between: Intervall" oder "Equal: Einzelwert" ausgegeben werden.

Tabelle SETLEAF "Werte in Sets"
Option (L) SETLEAF-VALOPTION
Alternativ bietet sich hier das Tabellenfeld SETLEAF-VALOPTION an wo anhand der Werte BT oder EQ Intervalle und Einzelwerte unterschieden werden.

Tabelle SETLEAF "Werte in Sets"
Von Wert (L) SETLEAF-VALFROM
Bis Wert (L) SETLEAF-VALTO


Tabelle SETHEADER "Setkopf und Setverzeichnis"
Änderer (L)
SETHEADER-UPDUSER
Änderungsdatum (L) SETHEADER-UPDDATE

Damit ist die Query vollständig definiert.

3.) Query ausführen
Beim Start der Query werden nach SETNAME und die Klasse eines Sets gefragt. Hierbei kann über die F4 Auswahlhilfe ein entsprechendes Set ausgewählt werden.

Hierbei werden immer entsprechende Einzelgruppen ausgewertet.
Soll nun zum Beispiel die Innenauftragsgruppe KLR mit ihren Untergruppen KLR-DM, KLR-GEB, KLR-VERWALTUNG etc. ausgewertet werden kann als Setname die Gruppen über die Mehrfachauswahl und als Klasse eines Sets die 0103 (für Auftragsgruppen) angegeben werden.


Neben der Benennung einer bestimmten Gruppe können auch Platzhalter wie * verwendet werden. Erfolgt die Angabe von * im Setnamen werden sämtliche angelegte Gruppen mit gepflegten Einzelwerten angegeben (für das Beispiel der Gruppen KLR würde sich ein Auswertungsmuster in der Form KLR* anbieten). Ein Anwendungsfall hierfür ist zum Beispiel die Auswertung aller Kontengruppen beginnend mit IKR-5* oder IKR-6* zur Auswertung der Aufwands und Ertragskonten.

Für jede Gruppe wird dann das letzte Änderungsdatum sowie Benutzername der ändernden Person ausgegeben.
Daneben ist auch ersichtlich welche Werte in dieser Gruppe eingetragen sind. Hierbei sollte jedoch beachtet werden, dass nur solche Gruppen aufgeführt werden in denen auch tatsächlich Werte (sei es Intervalle oder Einzelwerte) gepflegt sind. In der späteren Liste es dann sicherlich sinnvoll die Daten entweder nach Änderungsdatum oder nach Änderer zu sortieren.


 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 14. Februar 2015
11:02 Uhr

Query Einzelpostenliste IST über CO Objekte (Auflösen von Innenauftrag, Kostenstelle) sowie Benutzerstammdaten und Erfassungsdatum

Im Rahmen des Artikels "SAP Query: Einzelpostenliste KAMV für Umbuchung in Planversion"  wurde schon einmal eine Auswertung über den CO Vorgang KAMV und Darstellung der Ist-Buchungen ausführlicher beschrieben. Im Rahmend er Jahresabschlussarbeiten kam es dann jedoch zu einer Rückfrage, welche Belege in das alte Jahr noch im Februar in CO gebucht beziehungsweise über die primären Kostenarten auf CO Objekte (Kostenstelle, Innenauftrag) fortgeschrieben worden sind.

Hierzu wäre eine Auswertung anhand des Erfassungsdatum wünschenswert. Grundsätzlich könnten nun Einzelpostenliste in der Komponente Kostenstellenrechnung (zum Beispiel über die Transaktion KSB1 Kostenstellen Einzelposten IST) oder der Innenaufträge (zum Beispiel über die Transaktion KOB1 Aufträge Einzelposten IST) ausgewertet werden. Dieses hat jedoch den Nachteil, dass eine solche Auswertung nur die jeweiligen CO Objekte der entsprechenden Komponente auswertet. Eine Vergleichbare Ausgangslage ist bei den Einzelposten im Plan im Artikel "CO Planeinzelposten Objekt und Partnerobjekt auswerten / Mehrere Felder summieren" beschrieben.

Während für die Plankosten die beiden Tabellen COBK und COEJ ausgwertet werden, kann bei den Istkosten die beiden Tabellen COEP und COBK miteinander verknüpft werden.

Als kleine Ergänzung kann noch die Kostenartbezeichnung aus den Tabellen CSKB und CSKU übernommen werden.

Infoset aufbauen / Tabellen COBK und COEP verknüpfen

Innerhalb eines Infosets werden folgende Tabellen miteinander verknüpft:

COEP - CO-OBjekt: Einzelposten periodenbezogen
CSKB - Kostenarten (Kostenrechnungskreisabhängige Daten)
CSKU - Kostenartentexte
COBK - CO-Objekt: Belegkopf

Optional könnte noch die Tabelle
USR21 - Zuordnung Benutzername Adressschlussel
ADR6 - E-Mail-Adressen (Business Address Services)
verwendet werden um ergänzend zur Benutzerkennung auch Namen und e-Mailanschrift hinzufügen zu können.
Ergänzend könnte man hier auch die
ADR2 - Telefonnummern (Business Address Services)
mit einbinden.

Verknüpfungen:
Folgende Felder werden hierbei miteinander verknüpft.
Hierbei steht <--> für einen normalen Join und >LO< für einen left outer join. Die left outer joins sind erforderlich um auch Datensätze auszugeben, die nicht in allen Tabellen vorhanden sind.

COEP-KOKRS <-> COBK-KOKRS
COEP-BELNR <-> COBK-BELNR

COEP-KSTAR >LO< CSKB-KSTAR

COEP-KSTAR <-> CSKU-KSTAR

Bei der Verknüpfung der Tabelle COEP und CSKB handelt es sich um einen "left outer join". Diese Verknüpfungsart kann durch die rechte Maustaste auf "left outer join" genutzt werden.Hintergrund ist, dass sich die Bezeichnung der Kostenart ändern kann im Laufe ihres Leben. Alternativ kann natürlich auch das Gültig Bis Datum in der Selektion mit den aktuellen Systemdatum oder Enddatum der Auswertungsperiode als Selektionskriterium gesetzt werden.

In der Feldgruppe können die Werte aus den einzelnen Tabellen übernommen werden. Für dieses Beispiel werden in der Feldgruppe 01 alle Felder der Tabelle COEP übernommen. Ergänzend dazu werden als Feldgruppe 2 die Bezeichnung aus der Tabelle CSKU (CSKU-KTEXT) und in der Feldgruppe 3 der Kostenartentyp (CSKB-KATYP) und Datum gültig bis (CSKB-DATBI) übernommen.

Da wir aber auch die Belegkopfdaten haben möchten werden in der Feldgruppe 4 aus der Tabelle COBK folgende Felder übernommen: Belegnummer (COBK-BELNR), Erfassungsdatum des Beleges (COBK-CPUDT), Buchungsdatum (COBK-BUDAT), Benutzername (COBK-USNAM) und Belegkopf-Text (COBK-BLTXT).
 

Benutzername aus Belegkopf mit Benutzerstammdaten verknüpfen

Sollen auch die Benutzerstammdaten wie Mailanschrift und ausführlicher Benutzername ergänzt werden sind folgende Verknüpfungen im Infoset erforderlich. Hier sollte sich aber vorher dahingehend abgestimmt werden, ob diese Daten notwendig sind.

COBK-USNAM <->  USR21-BNAME

USR21-PERSNUMBER <->ADR6-PERSNUMBER
USR21-ADDRNUMER <->ADR6-ADDRNUMBER

erforderlich. Hierdurch müssen die Daten nicht mehr in der SU01D nachgesehen werden.

Die Tabelle USR03 - Adressdaten Benutzer wurde mit Release 4.0a auf die zentrale Adreßverwaltung umgestellt. Die eigentlich obsolete Tabelle ist immer noch im SAP System vorhanden und könnte daher dazu verführen, diese ebenfalls für eine Auswertung bzw. Zuordnung zu den Benutzerdaten zu nutzen.

Schematische Darstellung Tabellenbeziehung COEP, COBK und Benutzerstammdaten

Schematisch dargestellt sind die Tabellen wie folgt miteinander verbunden:
Tabellen Join �ber COEP, COBK sowie Benutzerstammdaten aus der SU01D




ACHTUNG:
In der Schemazeichnung ist noch der LO leider bei CSKU und nicht CSKB eingezeichnet.



Hierdurch können in der Query dann auch die Benutzerdaten (Anschrift) übernommen werden.

Hierzu kann eine 5. Feldgruppe "Benutzerdaten" hinzugefügt werden.
In dieser würden dann folgende Tabellenfelder eingefügt:
Benutzername im Benutzerstamm (USR21-BNAME) und E-Mail-Adresse (ADR6-SMTP_ADDR) genauso wie die Telefnnummer (ADR2-TELNR_CALL).


 

Query definieren, lokale Felder anlegen um aus Objektnummer Kostenstelle und Innenauftrag auszulesen

Bevor wir die Grundliste für die Query aufbauen sollen zur leichteren Darstellung der Belege aus der Objektnummer der Tabelle COEP Kostenstelle und Innenauftrag getrennt ausgewertet werden.

Für die Anlage kundeneigener Felder muss als erstes ein Bezug zu den zu verwendenden Feldern innerhalb der Query gegeben sein.

Hierzu wechseln wir in der Transaktion SQ01 über SPRINGEN->FELDAUSWAHL->FELDAUSWAHL oder solange mittels F6 (nächstes Bild) bis wir zur Feldauswahl gelangen.

Über
BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNG
kann für die einzelnen Felder eine Kurzbezeichnung eingestellt werden.
Nun werden rechts neben den Datenfeldern Eingabefelder für die Kurzbezeichnung angegeben. Hier erhalten nun folgende Felder eine Kurzbezeichnung:


Innerhalb CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen (Tabelle COEP)
Objektnummer -> OBJNR    (entspricht den Tabellenfeld (COEP-OBJNR).

Diese Kurzbezeichnung sind notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein eiegens Feld mit einer Formel anlegen.
Dieses geht über
BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN

Die folgenden Felder legen wir ebenfalls innerhalb der Sachgruppe "
CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen" an.

Das Feld OBJNR hat insgesamt 22 Zeichen. Dabei werden Innenaufträge mittels OR*und die Innenauftragsnummer mit führenden 0  und Kostenstellen als KS gefolgt vom Kostenrechnungskreis und ebenfalsl der Kostenstenstellennumemr mit führenden 0 ausgegeben.

In unseren Fall können Kostenstellen und Innenaufträge bis zu 8 Zeichen lang sein.

Entsprechend werten wir einen Teilstring des Feldes OBJNR aus. Diese Methode ist auch im Artikel "Query Stammdatenvergleich Profit-Center und Auslesen von Textbestandteilen (Teilstring aus Variable)" ausführlicher beschrieben.

Zur Unterscheidung von Kostenstellen und Innenaufträgen legen wir zwei Hilfsfelder an.

1. Feld KTR zur Identifikation der CO Objektnummer (Kostenstelle/Innenauftrag Schlüssel)


Kurzbezeichnung: KTR
Feldbezeichnung: KTR
Überschrift: KTR
Eigenschaften wie: gleiche Eigenschaften wie Feld  OBJNR
Berechnungsvorschrift: OBJNR[7:16]

Hierbei werden aus den Feld OBJNR die Zeichen mit der Position 7 bis Position 16 (entspricht der maximalen Zeichenlänge des Feldes) ausgegeben.

Damit sind die Kostenstelle bzw. der Innnenauftrag mit führender 0 aus der Tabelle ausgelesen ohne die Objektbezeichnung KS oder OR mit aufzuführen.

2. Feld Um welches CO Objekt handelt es sich?

Kurzbezeichnung: KTRA
Feldbezeichnung: KTRA
Überschrift: KTRA
Eigenschaften wie: Textfeld Anzahl Zeichen 1
Berechnungsvorschrift: OBJNR[1:1]

Handelt es sich beim Objekt nun um eine Kostenstelle dann würde hier K und bei Innnaufträgen O (abgeschnitten aus aus OR) ausgegeben.


Diese beiden Felder werden genutzt um Innenaufträge und Kostenstellen auszugeben.

3. Feld Innenauftrag

Kurzbezeichnung: KTR_IA
Feldbezeichnung: KTR_IA
Überschrift: Innenauftrag
Eigenschaften wie: Textfeld Anzahl Zeichen 10
Berechnungsvorschrift:

Statt einer einfachen Berechnungsvorschrift wechseln wir nun über die Schaltfläche "komplexe Berechnung" um verschiedene Bedingungen für die Berechnung dieses Feldes anzugeben.

Bedingung: 
KTRA = 'O'
Es handelt sich also um einen Innenauftrag
Formel: KTR * 1
Durch die Multiplikation mit 1 werden (auch bei Textfeldern) die führenden Nullen entfernt.
Sonst ''
Sofern es sich nicht um einen Innenauftrag handelt bleibt das Feld leer.

3. Feld Kostenstelle

Kurzbezeichnung: KTR_KS
Feldbezeichnung: KTR_KS
Überschrift: Kostenstelle
Eigenschaften wie: Textfeld Anzahl Zeichen 10
Berechnungsvorschrift:

Statt einer einfachen Berechnungsvorschrift wechseln wir nun über die Schaltfläche "komplexe Berechnung" um verschiedene Bedingungen für die Berechnung dieses Feldes anzugeben.

Bedingung: 
KTRA = 'K'
Es handelt sich also um eine Kostenstelle
Formel: KTR * 1
Durch die Multiplikation mit 1 werden (auch bei Textfeldern) die führenden Nullen entfernt.
Sonst ''
Sofern es sich nicht um einen Innenauftrag handelt bleibt das Feld leer.


 Damit ist die Datengrundlage fertig und wir können die Grundliste der Query anlegen.

Grundliste Query über CO Einzelposten IST anlegen

Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:


CO-OBjekt: Einzelposten periodenbezogen (COEP)
Kostenrechnungskreis COEP-KOKRS (S)
Geschäftjahr  COEP-GJAHR  (S, L)
Vorgang CO  COEP-VRGNG (S, L)
Belegnummer COEP-BELNR (L)
Kostenart COEP-KSTAR (S, L)

Kostenartentexte (CSKU)
Allgemeine Bezeichnung CSKU-KTEXT (L)

CO-OBjekt: Einzelposten periodenbezogen (COEP)
Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung COEP-WKGBTR (L)
Als Währungsfeldppsition wird hier kein Währungsfeld aktiviert

Lokale Zusatzfelder
Bei den folgenden beiden Zusatzfeldern wird die Option Feld nur ausgeben wenn <> 0 aktiviert.
Innenauftrag KTR-IA  (L)
Kostenstelle KTR-KS (L)

CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen (COEP)
Objektnummer COEP-OBJNR (S, L)
Partnerobjekt COEP-PAROB (S, L)

Beide Felder sind als Selektionskriterium definiert. Beim Start der Query ist daher darauf zu achten, dass wenn man nur Kostenstelle oder nur Innenaufträge auswerten möchte diese mit OR* bzw. OR*Nummer oder KS* bzw. KS*Nummer ausgwertet werden. Andernfalls werden in der Query alle CO Objekte ausgegeben.

Be-/Entlastungskennzeichen  COEP-BEKNZ (S, L)
Dieses entspricht dem S / H Kennzeichen.

CO-Objekt: Belegkopf (COBK)
Erfassungsdatum COBK-CPUDT  (S, L)
Buchungsdatum COBK-BUDAT (S,L)

CO-OBjekt: Einzelposten periodenbezogen (COEP)
Bezeichnung Belegposition /Segmenttext COEP-SGTXT (L)

CO-Objekt: Belegkopf (COBK)
Belegkopftext COBK-BLTXT (L)

Damit können die Istbuchungen innerhalb CO über diese Query problemlos ausgewertet werden. Lediglich die Selektion einzelner CO-Objekte ist durch die Objektnummer etwas problematisch, auch wenn die Darstellung der Liste diese dann wieder aufschlüsselt. Dafür kann hierdurch aber problemlos erhoben werden, welche Daten noch ins alte Jahr gebucht worden sind.

Sollen auch die Daten der Erfasser (Buchhalter) mit ausgegeben werden, bspw. um schnell eine Rückfrage stellen zu können, können noch folgende Daten mit ausgegeben werden.

CO-Objekt: Belegkopf (COBK)
Benutzername COBK-USNAM (L)

Sofern die Feldgruppe 5 Benutzerdaten im Infoset definiert worden ist können nun noch folgende Felder mit ausgegeben werden:

Zusatzfeld:
Text:Benutzername im Benutzerstamm  TEXT_USR21_BNAME  (L)

E-Mail-Adressen (Business Address Services) (ADR6)
E-Mail-Adresse ADR6-SMTP_ADDR  (L)
Telefonnummern (Business Address Services) (ADR2)
Vollständige Nummer: Vorwahl+Anschluß+Durchwahl ADR2-TELNR_CALL (L)

Durch die Ausgabe der Benutzerstammdaten Name und Mail kann auch direkt Kontakt mit dieser Person aufgenommen werden. Für eine Einzelpostenliste reicht aber vielleicht auch einfach nur der ausführliche Name aus der USR21, so dass statt Benutzername  USER593 dann tatsächlich Andreas Unkelbach in der Liste erscheint. Dieses ist besonders dann sinnvoll, wenn die Benutzernamen durchnummeriert sind und anhand der Benutzerkennung nicht direkt die eigentliche Person identifiziert werden kann. Der Benutzername selbst ist ohnehin im Beleg enthalten.

Kostenrechnungsbelegansicht (Transaktion KSB5) zuordnen

Über die Berichtsschnittstelle kann dann bspw. die Transaktion KSB5 für "Belege Istkosten anzeigen" genutzt werden, so dass hier direkt der Kostenrechnungsbeleg aufgerufen werden kann.


Hierzu rufen wir wiederum über die SQ01 die Query für eine Änderung auf.
Über SPRINGEN->BERICHTSZUORDNUNG können Empfängerberichte definiert werden.

Über das „+“ (Zeile einfügen) können weitere Query eingefügt werden. Alternativ kann hier auch ein anderer Berichtstyp ausgewählt werden. Über "TR Transaktion" sollte hier die Anzeige des  Kostenrechnungsbelegs (KSB5) hinterlegt werden.

Und was ist mit Tee pardon FI?

Neben den CO Belegen besteht dank Query auch die Möglichkeit innerhalb FI eine entsprechende Einzelpostenliste zu erstellen. Diese ist im Artikel "Query FI Einzelposten als Belegjournal - Belegsegment (BSEG) und Belegkopf (BKPF) verknüpfen" beschrieben und dürfte die Kollegen aus der Finanzbuchhaltung noch mehr ansprechen ;-). Dieses Auswertung macht dann zum Beispiel Sinn, wenn bestimmte Sachverhalte nicht direkt in die Kostenstenleistungsrechnung (KLR) fortgeschrieben werden. Problematisch kann hier zum Beispiel die fehlende Fortschreibung von FI nach CO Kostenstelle oder Innenaufträge für bestimmte Sachkonten (Beispiel Reisekostenvorschuss) sein. Dieses Problem ist auch schon im Artikel "Einzelposten FI Hauptbuch (Auswertung Buchungen Partnergesellschaft)" beschrieben. So können werden manche Erfolgskonten aus FI nur nach PSM aber nicht nach CO fortgeschrieben. Als Kontierungsobjekte werden hierbei jedoch ebenfalls Innenaufträge mitgegeben denen teilweise als Fond im PSM-FM nicht ein vergleichbares Objekt zugeordnet ist (identischer Fond wie Innenauftrag) sondern ein Sammler (im Beispiel ein Fond mit der Bezeichnung LANDESMITTEL). Ein Beispiel können hier zum Beispiel "Vorschüsse Reisekosten" sein, die zwar als Aufwand gebucht sind, aber nicht als Kosten in der KLR betrachtet werden. Entsprechend passender ist hier die Auswertung über die oben beschriebene Einzelpostenliste in FI.


 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Freitag, 6. Februar 2015
17:43 Uhr

Änderungsbelege zu Systemstatus (JEST) bei Innenaufträgen per Query auswerten

Schon im Artikel "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag" wurde eine Auswertung zu den verschiedenen Systemstatuszuständen eines Innenauftrag beschrieben. Hierzu wurde die Tabelle JEST über die Objektnummer mit den Auftragsstammdaten aus der Tabelle AUFK verknüpft.  Die Verknüpfung über die Objektnummer ist erforderlich, da in der Tabelle JEST jeder Status eines SAP Objektes festgehalten wird und die einzelne Objekte (so auch das CO Kontierungsobjekt Innenauftrag mit OR*Innenauftragsnummer) in dieser Tabelle hinterlegt sind.

Grundsätzlich beschreibt der Systemstatus den Lebenslauf eines Innenauftrags. Sobald hier der Status ABGS Abgeschlossen gesetzt wurde, könnenweder Buchungen noch sonstige Änderungen vorgenommen werden. Teilweise kann aber auch unabhängig vom Lebenszyklusstatus auch eine Sperre im Auftragsstamm durch BEARBEITEN->SPERRE->SETZEN innerhalb der Stammdatenpflege (KO02) gesetzt werden. Dieses hat gegenüber den Status ABGS den Vorteil, dass Projekte durch entsperren wieder bebucht werden können. Ein Beispiel wäre ein Projekt, dass zwar über einen längeren Zeitraum läuft, dessen Fortführung aber durch eine Verlängerung des Projektgebers abhängig ist.

Exkurs Maschinelle Sammelbearbeitung Innenaufträge

Sollen mehrere Innenaufräge gesperrt werden (bzw. der Status geändert werden) bietet sich die Transaktion KOK4 an. Hier kann anhand einer Selektionsvariante für eine Vielzahl von Innenaufträgen über die Funktionsauswahl Aufträge gesperrt, entsperrt oder auch ein anderer Status gesetzt werden.


Problematisch ist diese Vorgehensweise jedoch, wenn die Sperre genutzt wird um keine weitere Buchungen mehr bei abgelaufenen Projekten zu ermöglichen. Teilweise kann es hier erforderlich sein, dass die Sperre (bspw. bei einen AfA-Lauf) in der KO02 zurück genommen wird oder für eine Plankopie über die Massenpflege KOK4 entfernt wird (siehe hierzu auch der Artikel "Plankopie Innenaufträge").

Innerhalb der Stammdatenansicht (KO03 oder KO02) kann über UMFELD->ÄNDERUNGSBELEGE->ZUM STATUS eine Änderungsbeleliste zum jeweiligen Status für den angezeigten Innenauftrag angezeigt werden. Hier wäre daher eine Liste mit Änderungen zu jeweiligen Status für eine Vielfalt von Innenaufträgen hilfreich.

Ausgangslage: Tabelle mit Änderungsbelegen zum Systemstatus

Diese Änderungsbelege sind in der Tabelle JCDS "Änderungsbelege für System-/Anwenderstatus (Tabelle JEST)" zu finden. Nun soll eine Query erstellt werden aus der eine Liste aller Sperren mit Änderungszeitpunkt und  Änderungstransaktion erstellt werden.

1. Infoset anlegen (SQ02)

Für die SAP Query müssen, wie auch im Artikel "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag" beschrieben mehrere Tabellen miteinander verknüpft werden.

AUFK - Auftragsstammdaten
JEST - Einzelstatus pro Objekt
TJ02 - Systemstatus

Ergänzend dazu wird noch folgende Tabelle für die Änderungsbelege benötigt.

JCDS -
Änderungsbelege für System-/Anwenderstatus (Tabelle JEST)

Folgende Felder werden hierbei miteinander verknüpft.

Verknüpfungen
Hierbei steht <--> für einen normalen Join und >LO< für einen left outer join.

AUFK-OBJNR <-> JEST-OBJNR
Das Feld OBJNR hat in Tabellen eine besondere Funktion, da hier unterschiedliche Kontierungsobjekte festgehalten werden können. So werden beispielsweise Innenaufträge als OR* gespeichert, so dass hier eine entsprechende Verknüpfung erfolgen kann.

In der Tabelle JEST ist nun der vorhandene Status als Nummernfeld für jedes Objekt hinterlegt. In der Tabelle TJ02 erhalten wir allerdings auch die Bezeichnung dieses Status, so dass dieses Feld gerade bei der späteren Selektion sehr hilfreich ist.

Entsprechend legen wir als weitere Verknüpfung folgende an:
JEST-STAT <-> TJ02-ISTAT

Somit kann nachher in der Query auch über den Text bzw. die Beschreibung des Status verwendet werden.


Um nun eine Verknüpfung zu den Änderungsbelegen herzustellen wird noch die Tabelle JEST mit der Tabelle JCDS über folgende Felder miteinander verknüpft.

JEST-OBJNR <-> JCDS-OBJNR
JEST-STAT <-> JCDS-STAT


Schematisch sollte das Infoset nun wie folgt aussehen:
Darstellung Infoset aus AUFK, JEST (mit TJ02) und JCDS
 

2. Query anlegen (SQ01)

Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:


Auftragsstammdaten AUFK
Innenauftragsnummer AUFK-AUFNR (S,L)
Kurztext AUFK-KTEXT (L)

Einzelstatus pro Objekt JEST
Einzelstatus eines Objekts JEST-STAT (L)

Systemstatus TJ02
Systemstatus TJ02-ISTAT (S)
Durch Verwendung des Systemstatus aus der Tabelle TJ02 wird in der F4 Auswahlhilfe der Query dann auch die Beschreibung ausgegeben.

Zusatzfeld bzw. Textfeld
Zusatzfeld:
"Text:Systemstatus" TEXT_TJ02_ISTAT (L)


Änderungsbelege für System-/Anwenderstatus (Tabelle JEST) JCDS
Datum (der Änderung) JCDS-UDATE (S, L)
Uhrzeit (der Änderung) JCDS-UTIME (L)
Änderungsnummer JCDS-CHGNR (L)
Benutzer JCDS-USNAM  (L)
Transaktion die zur Änderung führte (Tcode) JCDS-CDTCODE (L)

Zusatzfeld bzw. Textfeld
Textfelder:
"
Text:Transaktion, in der eine Änderung durchgeführt wurde" TEXT_JCDS_CDTCODE  (L)
"Text:Kennzeichen: Status inaktiv"  TEXT_JCDS_INACT  (L)
 

Sortieren und Zwischensummen bilden

Da hier möglicherweise viele Änderungen am Status eines Objekes (im beschriebenen Fallbeispiel am Innenauftrag) auftreten werden ist es sinnvoll hier eine Sortierung über das Feld Innenauftrag/Auftrag vorzunehmen. Hierzu sollte das Feld Auftrags in die Sortierfelder gezogen werden. Hierzu kann in der Grundliste (Layoutdesign) der Beispieldatensatz (weißer Hintergrund)in die Sortierfleder gerzogen werden. Die Sortierfelder können über WERKZEUGE->SORTIERF. EIN/AUS ein bzw. ausgeblendet werden.

Durch die Sortierung nach Zwischensummen bietet es sich, bei der Selektion nach SPERR Status an, über ein kundeneigenes Zusatzfeld angelegt werden.


Um lokale Felder zu definieren wird nicht direkt die Grundliste der Query bearbeitet (wo auch das Layoutdesign gepflegt wird) sondern innerhalb der Querypflege (Transaktion SQ01) mit "nächstes Bild (F6)" auf die Feldauswahl der Query gewechselt.

Über
BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNG
kann für die einzelnen Felder eine Kurzbezeichnung eingestellt werden. Nun werden rechts neben den Datenfeldern Eingabefelder für die Kurzbezeichnung angegeben. Hier bekommt  nun folgendes Feld  eine Kurzbezeichnung (in der Beschreibung ist die Bezeichnung, gefolgt von der angelegten Kurzbezeichnung und des dahinter technisch liegenden Tabellenfeldes angegeben):


Kennzeichen: Status inaktiv - INAKT (JCDS-INACT)

Diese Kurzbezeichnung ist notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein eigens Feld mit einer Formel anlegen.

Dieses geht über

BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN

Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. In unseren Fall also ebenfalls in der Feldgruppe der Tabelle JCDS bzw. der Bezeichnung der Feldgruppe "
Änderungsbelege".

Hierbei wird das Feld CHANGE mit folgenden Eigenschaften angelegt:

Kurzbezeichnung:
CHANGE
Feldbezeichnung: CHANGE
Überschrift: CHANGE
Eigenschaften wie: Rechenfeld   Anzahl der Ziffern 31 (um einen Feldüberlauf Meldungsnummer. 0K051  zu vermeiden)
Berechnungsvorschrift:
Hier wird eine komplexe Berechnung mit folgenden Bedingungen hinterlegt:
  • Bedingung: INAKT = ''
    Formel: 1
  • Sonst
    -1
Nun wird das Feld CHANGE als Summationsfeld in der Grundliste mit ausgegeben.

Berichtszuordnung


Sinnvollerweise sollte in der Query auch eine Absprungfunktion in die Funktion Innenauftrag anzeigen (KO03) bzw. Innenauftrag ändern (KO02) hinzugefügt werden.

Hierzu rufen wir wiederum über die SQ01 die Query für eine Änderung auf.
Über SPRINGEN->BERICHTSZUORDNUNG können Empfängerberichte definiert werden.

Über das „+“ (Zeile einfügen) können weitere Query eingefügt werden. Alternativ kann hier auch ein anderer Berichtstyp ausgewählt werden. Über "TR Transaktion" können hier auch die die Transaktionen KO03 und KO02  hinterlegt werden.


 

Handhabung der Query Änderungsbelege zum Auftragsstatus anzeigen

Nun werden die Daten entsprechend sortiert, so dass hier eine Sortierung erfolgt und direkt ersichtlich ist, welche Änderungen jeweils aktuell vorgenommen wurde. Sofern keine Selektion vorgenommen wurde werden alle Änderungen in ihrer zeitlichen Reihenfolge (über die Änderungsnummer bzw. auch Datum und Uhrzeit) unteirnander aufgeführt. Der aktuelle Status ist dann am Ende der Liste ersichtlich. Dabei ist darauf zu achten, dass wenn ein Status in der letzten Spalte (Kennzeichen Status: inaktiv) auf aktiv gesetzt ist, hier (im Beispiel für den Status I0043 Gesperrt) dieser Innenauftrag gesperrt ist. Eine Entsperrung ist als Gegenstück durch den Status inaktiv ersichtlich.

Daneben kann über diese Query aber auch eine Auswertung über den Lebenszyklus (inklusive Zeitpunkten) des Innenauftrages (von EROF (eröffnet), FREI (freigegeben), TABG (technisch abgeschlossen) bis ABGS (abgeschlossen)) dargestellt werden.

Beim Aufruf der Query kann nun über ein Nummernintervall die Änderungen an den einzelnen Aufträgen ausgewertet werden oder alternativ nur Änderungen am Sperrkenzeichen (Systemstatus I0043 ) ausgewertet werden. Ferner ist es sinnvoll über das "Erstellungsdatum des Änderun" (JCDS-UPDATE) eine Einschränkung der Änderungsbelege auf das Vorjahr bis zum 31.12.9999 (bzw. laufendes Jahres) als Variante zur Query zu hinterlegen. Diese kann auch als Standardvariante zur Query im Feld Standard-Variante im Einstiegsbild der Querypflege in der SQ01 hinterlegt werden. Sehr beliebt ist bei mir in diesen Fall ja die Variante ALLGEMEIN.

Sofern das Feld CHANGE genutzt wird, ist bei der Auswertung eines Status bspw. I043 ein Handlungsbedarf gegeben wenn die Summe je Innenauftrag 0 ist, da hier eine Sperre gesetzt und wieder aufgehoben aber nicht erneut gesperrt wurde. Sollte jedoch über das Änerungsdatum eine Abfrage erfolgen kann ein Handlungsbedarf bei 1 gegeben sein :-) .
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Freitag, 30. Januar 2015
15:54 Uhr

Interne Leistungsverrechnung: Anhand Leistungsart Senderkostenstelle und Partnerobjekte auswerten

Im Rahmen der Auswertung zur Plan/Ist/Abweichung der Kostenstelle (Transaktion S_ALR_87013611) kann für die sendende Kostenstelle die Verrechnungskostenart (Kostenartentyp 43) und die Leistungsart mit der entsprechenden von der Kostenstelle erbrachte Leistungsmenge ausgewertet werden. Auf den empfangenden Kostenstellen/Innenaufträgen wird jedoch nur die mit entsprechenden Tarif bewerteten Kosten auf der sekundären Kostenart ausgewiesen, so dass hier nicht ersichtlich ist, welche Leistungsmenge diese in Anspruch genommen haben.

Kurzer Exkurs: Leistungsartenrechnung


Die Leistungsartenrechnung ist eine Form der internen Leistungsverrechnung. Hierbei werden Mengen auf Leistungsarten erfasst und diese mit einen Tarif bewertet. Basis dieses Tarifes können entweder geplante Kosten oder gesetzte Preise sein. Aus der Rechnung Leistungsmenge * Tarif (oder allgemein Menge * Preis) ergibt sich dann die zu verrechnenden Kosten, die auf einer entsprechenden Kostenart von einer sendenden Kostenstelle auf andere Kostenstellen oder Innenaufträge verrechnet wird. Basis dieses Tarifs könnte bspw. Plankosten / Leistungsmenge sein.  Hierzu kann ein Plantarif auf Basis der Plankosten durch die Transaktion KSPI ermittelt werden oder über die Transaktion KP26 manuell gesetzt werden. Dieses kann bspw. bei den internen Verkauf von Produkten oder Leistungen (als Beispiel sind hier Kopierkosten zu nennen).
 


Aus der sendenden Kostenstellen kann auf den Bericht "Leistungsarten: Periodenaufriß" abgesprungen werden, so dass hier die Menge je Periode ersichtlich ist. Allerdings ist hier keine Auswertung der bezogenen Leistungsmenge je Kostenträger möglich.

Im Rahmen eines Reporting stellt sich die Frage, in welcher Menge die interne Leistungen von den einzelnen Kostenstellen und Innenaufträgen im Rahmen der Leistungsartenrechnung bezogen worden sind. Hier besteht jedoch die Schwierigkeit, dass mehrere Leistungsarten einer Verrechnungskostenart zugewiesen wurden, so dass hier anhand eines Einzelbeleges dann die Leistungsart entsprechend betrachtet werden muss.

CO Einzelposten Darstellung von Leistungsart und Partnerobjekt


Denkbar ist daher eine Auswertung der Einzelbelege über die Transaktion KSB1 und der entsprechenden Verrechnungskostenart sowie Angabe der Leistungsart und des jeweiligen Partnerobjekt.
Die entsprechende Belegliste würde dann folgenden Layoutaufbau haben:
  • Kostenstelle
  • Kostenart
  • Kostenartenbezeichnung
  • Wert/BWähr
  • Menge erfaßt gesamt
  • Gebuchte Mengeneinheit
  • Leistungsart
  • Partnerobjektart
  • Partnerobjekt
  • Partnerobjektbezeichnung
haben.  In unseren Fall soll jedoch über die Leistungsart selbst eine Auswertung erfolgen, da mehrere Kostenstellen als mögliche Sender der Leistung in Frage kommen.

Ziel ist also ein Bericht in der die Leistungsart übergeben wird und anhand derer die entsprechenden Leistungsbeziehungen dargestellt werden.

Lösung: Auswertung von Senderkostenstellen und Partnerobjekt per Reportwriter / Reportpainter

Auch wenn der erste Gedanken dieses per Query zu lösen vielleicht naheliegend ist, ist eine einfachere Lösung per Report Painter möglich.

Hierzu wurde der Bericht hinter "Leistungsarten: Periodenaufriß" in der Bibliothek 1VK als 1LMA-001 identifiziert und als Vorlage für einen neuen Report Painter Bericht verwendet. Über die Transaktion GRR1 wird ein Bericht innerhalb der Bibliothek 1VK Kostenstellen-Vollkostenrechnung (basierend auf die Struktur CCSS) angelegt.

Der Bericht selbst wird wie folgt definiert:

Allgemeine Selektion:
KostRechKreis (Variable) 1KOKRE
Geschäftsjahr (Variable)  1GJAHR
Periode von (Variable) 1PERIV bis (Variable) 1PERIB

Schlüsselspalten:
In den folgenden Schlüsselspalten werden unterschiedliche Kennzahlen als Basis verwendet.

Istleistung
Basiskennzahl   Leistungsmenge
Als Merkmale sind folgende hinerlegt:
Version  0   (Echtversion)
Werttyp 4  (Ist)

Kosten
Basiskennzahl Kosten
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:
Version  0   (Echtversion)
Werttyp 4  (Ist)

Tarif
Hier wird eine Formel hinterlegt:
  IF X001 > 0 THEN ( - 1 * X002 ) / X001 ELSE 0

Wobei X001 der Istleistung und X002 der Kosten entspricht. Damit wird der Tarif durch die Kosten/Leistungsmenge berechnet, sofern eine Leistungsmenge vorliegt. Diese Formel wurde genutzt um eine Division durch 0 zu vermeiden.

Planleistung
Basiskennzahl   Leistungsmenge
Als Merkmale sind folgende hinerlegt:
Version (Variable)  1VERP   (Planversion)
Werttyp 1  (Plan)

Plankosten
Basiskennzahl Kosten
Als Merkmale sind folgende hinterlegt:
Version (Variable)  1VERP   (Planversion)
Werttyp 1  (Plan)


Als Schlüsselzeilen werden hier folgende Merkmale hinterlegt:

Sender:
Leistungsart (Gruppe, Variable) 1LSTAR
Kostenstelle *

Da die Leistungsartenrechnung zwingend eine sendende Kostenstelle benötigt, wird diese als Merkmal mit in der Schlüsselzeile hinterlegt. Ferner wird über die Schaltfläche Expandieren (Umschalttaste + F9 oder BEARBEITEN->ZEILEN->EXPANDIEREN) eine Auflösung nach Einzelwerten festgelegt.Hierbei werden die Merkmale in folgender Reihenfolge aufgelöst:
  1. Leistungsart (Einzelwert)
  2. Kostenstelle (Einzelwert)
Empfänger
Leistungsart (Gruppe, Variable) 1LSTAR
Partnerobjekt *

Auch hier erfolgt wieder eine Auflösung nach Einzelwerten allerdings in folgender Reihnfolge:
  1. Leistungsart (Einzelwert)
  2. Partnerobjekt (Einzelwert)
Beim Ausführen dieses Berichtes kann nun das Geschäftsjahr mit entsprechenden Perioden ausgewertet werden und eine einzelne Leistungsart (oder Leistungsartengruppe) ausgewertet werden.

Fazit: Möglichkeiten der Auswertung anhand Leistungsart

Der Bericht gibt nun je Leistungsart die sendenden Kostenstellen aus und weist dabei in einer Zeile die Leistungsmenge und die verrechneten Kosten aus. Der Tarif wird dann auf dieser Zeile auch mit Kosten / Leistungsmenge ermittelt. Da es sich bei den Kosten um eine Entlastung der sendenden Kostenstelle handelt sind diese mit negativen Vorzeichen angegeben. Der berechnete Tarif je Leistungsmenge ist jedoch positiv ausgewiesen (daher -1 in der Formel).

Im folgenden Abschnitt werden dann die Partnerobjekte ausgegeben.
In der ersten Zeile wird dann je Leistungsart die Leistungsmengen (ohne Partnerobjekt, da dieses ja die sendende Kostenstelle ist) ausgegeben und danach die einzelnen Empfänger der Leistungsverrechnung mit ausgegeben. Dabei werden Kostenstellen als KST und Innenaufträge als AUF ausgegeben. In der Summenzeile je Leistungsart werden dann wie auch bei den Sendern die Gesamte Leistungsmenge sowie die gesamten über diese Leistungsart verrechneten Kosten ausgegeben.

Sofern die Tarife je Leistungsart über alle Kostenstellen manuell gesetzt sind, bietet dieser Bericht eine einfache Möglichkeit der Auswertung der internen Leistungsverrechnung über Leistungsarten. Hierbei sollte jedoch beachtet werden, dass nicht der tatsächliche Tarif ausgewiesen wird sondern nur die das Ergebnis aus Kosten/Leistungsmenge. Dieses kann identisch sein, sofern die Tarife manuell gesetzt sind oder in allen Tarifen identisch sind, sofern aber unterhalb der Perioden Abweichungen bestehen, gibt es hier verständlicherweise Unterschiede.

Um von der Empfängerseite wieder auf die Mengen zu kommen, müsste dann doch noch der ermittelte Tarif in Relation der Kosten aus der Leistungsartenrechnung gesetzt werden, was aber vielleicht dennoch eine leichtere Variante ist.

Nebenbei eignet sich dieser Bericht auch um bei einer Plankopie zu kontrollieren, ob auch die Tarife und die entsprechende Verrechnung ebenfalls ordentlich kopiert worden sind.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 5. April 2014
10:49 Uhr

Abgleich Belege in CO auf Profit-Center mit zeitabhängigen Stammdaten der Anlagenbuchhaltung bei Investitionen

Ausgangslage

Innerhalb der Anlagenbuchhaltung wurde ein Anlagenstammsatz über die Transaktion AS01 mit zeitabhängiger Zuordnung auf einen Innenauftrag angelegt.

Exkurs: Vorraussetzung für das Buchen auf Innenaufträgen in der Anlagenbuchhaltung

Hierzu muss die Integration mit der Hauptbuchhaltung im Customizing der Anlagenbuchhaltung aktiviert sein. Dieses ist innerhalb der Transaktion SPRO  unter folgenden Pfad möglich:

  • Finanzwesen
  • Anlagenbuchhaltung
  • Integration mit dem Hauptbuch
  • Mitzubuchende Kontierungsobjekte aktivieren
  • Kontierungsobjekte aktivieren

Hier kann das Kontierungsobjekt CAUFN Innenauftrag auf aktiv gesetzt werden.Ferner muss unterhalb des Knoten "Integration mit dem Hauptbuch" auch die "Feldstatusvariante der Anlagenbuchhaltung" die Kontierungsobjekte als Feldstatus für die Buchungsschlüssel 70 Anlagen-Soll und 75 Anlagen-Haben eingeblendet werden, da andernfalls für Buchungen diese  nicht angezeigt werden. Die entsprechende Feldstatusgruppe ist in den Sachkonten der Anlagenbuchhaltung innerhalb der Transaktion FS00 - Sachkonto anzeigen in der Registarkarte ERfassung/Bank/Zins in der Gruppe "Steuerung der Belegerfassung im Buchungskreis" ersichtlich. Von hier aus können auch die einzelnen Felder unter den Punkt "Zusatzkontierung" auf Ausblenden, Musseingabe oder Kanneingabe gesetzt werden. Hier sollte das Feld CO/PP Auftrag ebenso wie Profitcenter auf "Kanneingabe" gesetzt werden.

Bei der Erfassung der Rechnung zur Anlage kann es zu zwei Fehlern kommen.

a) Vergessen des Innenauftrages in Belegposition Anlagenaktivierung
Später wurde eine Kreditorenrechnung gegen die Anlage gebucht. Hierbei wurde die Belegposition (Buchungsschlüßel 31 - kreditorische Rechnung) gegen den Kreditor bei der Erfassung der Anlagenaktivierung (Buchungsschlüssel 70 - Anlagen-Haben , Bewegungsart 100, Konto = Anlagennummer) jedoch versäumt das Feld Auftrag zu füllen. Hierdurch erfolgt zwar eine Buchung eines Profit-Center-Beleges angelegt, der Beleg der Finanzbuchhaltung weist jedoch weder Kostenstelle noch Innenauftrag aus.

b) Angabe eines abweichenden Innenauftrages
Eine weitere Fehlerquelle kann die Angabe eines abweichenden Innenauftrages zum Anlagenstamm sein. Sofern dieser Innenauftrag vom Profit-Center der verantwortlichen Kostenstelle abweicht kommt es zu einer Warnmeldung in der Form "Profit-Center wird neu gesetzt ...", Handelt es sich jedoch um einen Auftrag der ebenfalls am gleichen Profit-Center hängt kann dann der Beleg der Finanzbuchhaltung eine abweichende Kontierung in der Belegposition enthalten, da hier ein anderer Innenauftrag als im Anlagenstamm hinterlegt ist.

Auswirkung Abweichung CO Belege zu Stammdaten Anlagenbuchhaltung

Bei aktivierter statistischer Fortschreibung von Investitionen ergibt sich bei der Auswertung auf Basis der Profit-Center eine Abweichungen zwischen der Profit-Center-Rechnung und der Innenauftragsrechnung. So weist eine Auswertung von Profit-Center-Belegen andere Salden je Innenauftrag aus  im Vergleich zu einer Auswertung aller Innenaufträge des jeweiligen Profit-Center. Entsprechend könnte es im Fall b) auch zu einer abweichenden Darstellung innerhalb des SAP Moduls PSM-FM geben. Im Fall a) scheint eine Fortschreibung nach PSM-FM tatsächlich am entsprechenden Fond zu erfolgen.

Eine Auswirkung auf die Bilanz / GuV ist nicht gegeben, da hier die Sachkonten direkt und nicht auf Basis von Kostenstellen und Innenaufträge ausgewertet werden.

Eine mögliche Lösung für dieses Problem, wäre eine Übernahme des Feld Innenauftrag als Vorschlagswert aus den Anlagenstamm in das manuell zu pflegende Feld in der Position der Anlagenaktivierung (Buchungsschlüssel 70, Bewegungsart 100, Konto = Anlagennummer). Dieses funktioniert im Standard schon bei der Kostenstelle, wobei diese nicht übertragen wird, wenn im Anlagenstamm ein Innenauftrag hinterlegt ist. Leider scheint es, meines Wissens nach, keine derartige Möglichkeit im Standard vorhanden zu sein.

Lösung:
Daher bleibt nur die Möglichkeit des Abgleich der CO-Belege mit den vorhandenen Daten innerhalb der Anlagenbuchhaltung. Wie im Artikel "Lebensweg einer Anlage oder Query über zeitabhängige Stammdaten einer Anlage" erläutert werden die zeitabhängigen Daten der Anlagenbuchhaltung in der Tabelle ANLZ "Valutierte Anlagen-Zuordnungen" gespeichert. Die Einzelposten der Profit-Center-Rechnung sind in der Tabelle GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten" zu finden. Innerhalb des Profit-Center-Beleges sind auch die Informationen zum Innenauftrag beziehungsweise der Kostenstelle der Buchung zu finden. Entsprechend bietet es sich an, diese Tabellen in einer Query miteinander zu verknüpfen und ein Kontrollfeld bei Abweichung zwischen Buchung der Rechnung und der im Anlagenstamm hinterlegten Kontierung zu ermöglichen.

Query Abgleich Investitionen aus Profit-Center-Beleg mit hinterlegter Kontierung aus zeitabhängige Stammdaten der Anlagenbuchhaltung

Hierzu sind folgende Schritte erforderlich:

1. Infoset anlegen

Bei der Anlage eines Infosets über die Transaktion SQ02 wird als Datenquelle unter Tabellen-Join  über Tabelle die Tabelle GLPCA angegeben. In den weiteren Schritten können die anderen Tabellen über  BEARBEITEN->Tabelle einfügen  ergänzt werden.
Die angesprochenen Tabellen werden dabei wie folgt verknüpft. Die Angabe der Tabellen erfolgt in der Reihenfolge, wie diese auch bei der Infoset Anlage ergänzt werden. Bei den Verknüpfungen handelt es sich um eine "normale" Verknüpfung. Dieser ist mit <--> angegeben.

Zur Darstellung der Bewegungsarten werden die beiden Tabellen GLPCA ("EC-PCA: Ist-Einzelposten") und TABWT ("Bewegungsartentexte der Anlagenbuchhaltung") über die Felder Anlagenbewegungsart miteinander verknüpft.

GLPCA-ANBWA<--> TABWT-BWASL

Für die Zuordnung von CO-Beleg und Anlagenstamm werden die beiden Tabellen GLPCA und ANLZ ("Valutierte Anlagen-Zuordnungen") miteinander über die Felder Buchungskreis, Anlagen-Hauptnummer (ANLN1) und Anlagen-Unternummer (ANLN2) verknüpft.

GLPCA-RBUKRS <--> ANLZ-BUKRS
GLPCA-ANLN1<--> ANLZ-ANLN1
GLPCA-ANLN2<--> ANLZ-ANLN2

In den einzelnen Feldgruppen werden dann alle Felder der Tabellen GLPCA und TABWT übernomen. Bei der Feldgruppe über die Tabelle ANLZ kann sich auf folgende Felder beschränkt werden:
ANLZ-BDATU - Datum Gültigkeitsende
ANLZ-ADATU - Datum Gültigkeitsbeginn
ANLZ-ANLN2 - Anlagenunternummer
ANLZ-ANLN1 - Anlagen-Hauptnummer
ANLZ-KOSTL - Kostenstelle
ANLZ-CAUFN - Innenauftrag
ANLZ-KOSTLV - Verantwortliche Kostenstelle der Anlage

Diese Vorgehensweise ist auch schon im Artikel "Lebensweg einer Anlage oder Query über zeitabhängige Stammdaten einer Anlage" beschrieben. Wobei hier keine einzelnen Tabellen sondern eine logische Datenbank der Finanzbuchhaltung (bzw. Anlagenbuchhaltung) genutzt wurde.
 

2. Query definieren


In der Querydefiniton besteht die Möglichkeit über die im Infoset hinterlegten Felder der tabellen weitere Informationen zu hinterlegen und in der Grundliste entsprechend auszuwerten. Hierfür wird innerhalb der Query mit lokalen Feldern gearbeitet.

2.1 Lokale Zusatzfelder anlegen

Um lokale Felder zu definieren wird nicht direkt die Grundliste der Query bearbeitet (wo auch das Layoutdesign gepflegt wird) sondern innerhalb der Querypflege (Transaktion SQ01) mit "nächstes Bild (F6)" auf die Feldauswahl der Query gewechselt. Alternativ ist es auch möglich dies über das Menü SPRINGEN->FELDAUSWAHL->FELDAUSWAHL zu erreichen.

Über
BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNG
kann für die einzelnen Felder eine Kurzbezeichnung eingestellt werden. Nun werden rechts neben den Datenfeldern Eingabefelder für die Kurzbezeichnung angegeben. Hier erhalten nun folgende Felder eine Kurzbezeichnung (in der Beschreibung ist die Bezeichnung, gefolgt von der angelegten Kurzbezeichnung (fett hervorgehoben) und des dahinter technisch liegenden Tabellenfeldes angegeben):

Feldgruppe EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA
  • Betrag in Profit-Center-Hauswährung - KSL (GLPCA-KSL)
  • Buchungsdatum im Beleg - BUDAT (GLPCA-BUDAT)
  • Kostenstelle - KOSTL (GLPCA-KOSTL)
  • Auftragsnummer - AUFNR (GLPCA-AUFNR)
Feldgruppe Valutierte Anlagen-Zuordnungen (ANLZ)
  • Datum Gültigkeitsende - BDATU (ANLZ-BDATU)
  • Datum Gültigkeitsbeginn - ADATU (ANLZ-ADATU)
  • Kostenstelle - ANLZ_KOSTL (ANLZ-KOSTL)
  • Innenauftrag - ANLZ_CAUFN (ANLZ-CAUFN)
Diese Kurzbezeichnung ist notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein eigens Feld mit einer Formel anlegen.

Dieses geht über

BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN

Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. In unseren Fall also ebenfalls in der Feldgruppe der Tabelle ANLZ bzw. der Bezeichnung der Feldgruppe "Valutierte Anlagen-Zuordnungen".

In dieser Query werden vier lokale Felder mit folgenden Eigenschaften angelegt.

Da in der Tabelle ANLZ für jeden Zeitraum ein Datensatz zur Anlage vorhanden ist darf der Buchungswert nur ausgegeben werden, wenn das Buchungsdatum auch innerhalb der Gültigkeit der Anlage liegt. Entsprechend ist ein lokales Feld für die Ermittlung des Wertes mit folgenden Eigenschaften angelegt:

1. lokales Feld (WERT)
Kurzbezeichnung:  WERT
Feldbezeichnung: Berichtswert
Überschrift: Berichtswert
Eigenschaften:
Gleiche Eigenschaften wie Feld:  KSL
Berechnungsvorschrift:
Hier wird eine komplexe Berechnung mit folgenden Bedingungen hinterlegt:
Bedingung: BUDAT >= ADATU AND BUDAT <= BDATU
Formel: KSL * 1
Sonst: KSL * 0

Somit wird der Wert KSL (GLPCA-KSL) nur ausgegeben, wenn das Buchungsdatum des CO Beleges innerhalb des Zeitraums der zeitabhängigen Kontierung des Anlagenstammes aus der Tabelle ANLZ liegt.

2. lokales Feld (KS)
Kurzbezeichnung:  KS
Feldbezeichnung: Kostenstelle
Überschrift: Kostenstelle
Eigenschaften:
Gleiche Eigenschaften wie Feld:  KOSTL
Berechnungsvorschrift:
Hier wird eine komplexe Berechnung mit folgenden Bedingungen hinterlegt:
Bedingung: KOSTL + AUFNR > 0
Formel: KOSTL
Sonst: ANLZ_KOSTL

Dieses Feld gibt die im CO-Beleg vorhandene Kostenstelle aus, sofern innerhalb der Tabelle GLPCA die Summe der Felder KOSTL und AUFNR größer als Null ist (und damit eine Kostenstelle vorhanden ist). Sofern weder Kostenstelle noch Innenauftrag im CO Beleg vorhanden sind wird aus den Anlagenstammsatz die entsprechende Kostenstelle genommen. Dieser Fall sollte jedoch nicht auftreten, da die Übertragung der Kostenstelle bei Buchung auf eine Anlage im Standard funktioniert und lediglich beim Weglassen des Innenauftrages das Feld im CO Beleg nicht gefüllt ist.

3. lokales Feld (IA)
Kurzbezeichnung:  IA
Feldbezeichnung: Innenauftrag
Überschrift: Innenauftrag
Eigenschaften:
Gleiche Eigenschaften wie Feld:  AUFNR
Berechnungsvorschrift:
Hier wird eine komplexe Berechnung mit folgenden Bedingungen hinterlegt:
Bedingung: KOSTL + AUFNR > 0
Formel: AUFNR
Sonst: ANLZ_CAUFN

Sofern im CO-Beleg kein Innenauftrag übertragen wurde, wird in diesen Feld der im Anlagenstammsatz hinterlegte Innenauftrag ausgegeben. Hierdurch würde der eingangs erwähnte Buchungsfehler "a) Vergessen des Innenauftrages in Belegposition Anlagenaktivierung" innerhalb dieser Auswertung behoben, da der Innenauftrag nun aus den Anlagenstamm ausgewertet würde.

4. lokales Feld (CHK)
Kurzbezeichnung:  CHK
Feldbezeichnung: Kontrolle
Überschrift: Kontrolle
Eigenschaften:
Ikone
Durch die Eigenschaft Ikone kann ein entsprechendes Icon ausgegeben werden. Diese sind entweder in der Tabelle ICON ersichtlich oder können als Liste über die Transaktion ICON ausgegeben werden.

Berechnungsvorschrift:
Hier wird eine komplexe Berechnung mit folgenden Bedingungen hinterlegt:
Bedingung: WERT <> 0 AND AUFNR > 0 AND ANLZ_CAUFN <> AUFNR
Formel: ICON_LED_RED

Bedingung: WERT <> 0 AND ANLZ_CAUFN > 0 AND ANLZ_CAUFN <> AUFNR
Formel: ICON_LED_YELLOW

Sofern der Innenanauftrag des CO-Beleges vom Innenauftrag des Anlagenstamms zum Zeitpunkt der Buchung abweicht wird eine rote Ampel ausgegeben (ICON_LED_RED), ist im CO Beleg kein Auftrag angegeben, jedoch im Stammsatz der Anlage ein Innenauftrag zum Zeitpunkt der Buchung hinterlegt (in der Regel ist dieses der Fall, wenn weder Innenauftrag noch Kostenstelle im CO-Beleg vorhanden sind, wird eine gelbe Ampel (ICO_LED_YELLOW) ausgegeben. Die Prüfung erfolgt jedoch nur in den Fällen, da das Feld WERT gefüllt ist (und Buchungsdatum und Anlagenstammsatz miteinander übereinstimmen.

2.2 Grundliste der Query anlegen

Nach Anlage der lokalen Zusatzfelder kann nun die Grundliste der Query angelegt werden.
Hierzu kann über SPRINGEN->GRUNDLISTE->AUFBAU auf die Pflege der Grundlise gewechselt werden in der sowohl das Layout als auch die einzelnen auszugebenden (oder zu selektierenden Felder) ausgewählt werden.

Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen. Bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:



Tabelle GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten"
Jahr (L,S)  GLPCA-RYEAR
Soll-/Haben-Kennzeichen  (L,S) GLPCA-DRCRK
Profitcenter (L,S) GLPCA-RPRCTR
Anlage (L,S) GLPCA-ANLN1
Unr. (L) GLPCA-ANLN2
Anlagen-Bewegungsart (L,S) GLPCA-ANBWA

Tabelle TABWT  "Bewegungsartentexte der Anlagenbuchhaltung"
Bezeichnung Anlagenbewegungsart  (L) TABWT-BWATXT
Sprachenschlüssel (S) TABWT-SPRAS
Der Sprachenschlüssel sollte selektiert sein, damit nicht für jede gepflegte Sprachversion die Daten erneut ausgegeben werden.

Tabelle GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten"
Konto (L,S) GLPCA-RACCT
Betrag in Profit-Center-Hauswährung  (L) GLPCA-KSL   
Hierbei ist in den Währungsfeldoptionen kein Währungsfeld aktiviert
Buchungsperiode (L,S) GLPCA-POPER
Buchungsdatum im Beleg (L) GLPCA-BUDAT


Tabelle ANLZ "Valutierte Anlagen-Zuordnungen"
Gültig ab (L) ANLZ-ADATU
Gültig bis (L) ANLZ-BDATU
Anlage (L) ANLZ-ANLN1
UNr. (L) ANLZ-ANLN2
ANLZ_KOST (L) ANLZ-KOSTL "Kostenstelle nach Anlagenstamm"
ANLZ_CAUFN (L) ANLZ-CAUFN "Innenauftrag nach Anlagenstamm"
ANLZ_VKOST (L) ANLZ-KOSTLV   "Verantwortliche Kostenstelle der Anlage"


Tabelle GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten"
GLPCA_KOSTL (L) GLPCA-KOSTL "Kostenstelle CO Beleges"
GLPCA_AUFNR  (L) GLPCA-AUFNR "Innenauftrag CO Beleg"

Lokale Zusatzfelder
Kostenstelle (L) KS
Innenauftrag (L) IA
Berichtswert (L) WERT
Hierbei ist in den Währungsfeldoptionen kein Währungsfeld aktiviert
Kontrolle (L) CHK

3. Query ausführen

Zum Ausführen der Query ist dann darauf zu achten, dass die entsprechenden Sachkonten der Anlagenbuchhaltung im Feld Konto eingetragen werden und bei den Anlagenbewegungsarten mögliche Zugangsarten (bspw. 100 Zugang) hinterlegt sind. Grundsätzlich eignet sich diese Query auch als Zugangsliste für Investitionen, wobei dieses nur Sachanlagen (mit Stammsatz in der Anlagenbuchhaltung und nicht Finanzanlagen betrifft. Eine Möglichkeit der Auswertung von Finanzanlagen ist im Artikel "Query FI Einzelposten als Belegjournal - Belegsegment (BSEG) und Belegkopf (BKPF) verknüpfen" beschrieben.

Qualitätssicherung


Sofern die Auswertung tatsächlich der Qualitätssicherung und damit einen direkten Vergleich der CO Belege und der Anlagenstammsätze beinhaltet, ist es empfehlenswert die erhaltene ALV Liste (Einzelpostenliste) nach  der Anlagennummer zu gruppieren (Zwischensumme zu bilden). Dieses hat den Vorteil, dass man anhand der gelben oder roten Ampel (eigentlich LED) direkt sieht, ob eine Abweichung noch vorliegt, oder ob die entsprechenden Belege in der Folgezeile schon korrigiert sind (hier sollten sich die Beträge zu 0 saldieren).

Auswertung Investitionen

Sofern die verwendeten Berichte, zum Beispiel Kontoauszug, auf PSM-FM basieren und daher eine Kontrolle obsolet ist eigent sich auch der Artikel "Zusammenfassung Query über Anlagenzugang - Auswertung Investitionen aus Profit-Center-Rechnung" aus 2015 für eine direkte Auswertung der Sachinvestionen aus der Profit-Center-Rechnung mit Ausgabe der CO-Kontierung (Innenauftrag und Kostenstelle) entweder durch den Profit-Center-Beleg oder aus den Anlagenstammsatz. :-) Hier zeigt sich auch im Blog eine entsprechende Entwicklung zwischen den Artikeln.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 31. Juli 2013
21:20 Uhr

Report Painter in Report Writer umwandeln (Detaillierungsstufe von Merkmalen)

Ausgangslage

In einer Kostenstellengruppe werden in entsprechenden Untergruppen verschiedene Kostenstellen zusammengefasst. Diese sollen innerhalb eines ReportPainter/ReportWriter Berichtes aufgelöst werden.

Beispiel:
Die Kostenstellengruppe FB ist in verschiedene Fachbereiche aufgeteilt, welche wiederum einzelne LE Leistungsbereiche/Abteilungen enthalten.
  • FB
    • FB01
      • LB0101
      • LB0102
    • FB02
      • LB0201
      • LB0202
    • FB..
      • LB..01
      • LB..02

Den einzelnen Leistungsbereiche (LB*) sind unterschiedliche Kostenstellen (als Interval oder auch Einzelwerte) zugewiesen.

Wird nun innerhalb eines ReportPainter Berichtes die Kostenstellengruppe als Element in den Zeilen hinzugefügt besteht die Möglichkeit entweder die einzelnen Unterkostenstellengruppen (LB0101, LB0102, LB0201,... und so weiter) einzeln als Merkmale hinzuzufügen oder die Obergruppe FB als Gruppe einzutragen und über
  • Bearbeiten
  • Zeilen
  • Expandieren (Umschalttaste + F9)
aufzulösen. Es werden hier als Möglichkeiten Auflösen (hier wird die gesamte Hierarchie der Gruppe dargestellt inklusive der einzelnen Kostenstellen), Einzelwert (die einzelnen Kostenstellen werden als Liste ausgegeben) und Nicht Auflösen (hier wird dann nur die Summe der Gruppe dargestellt).

Hierdurch werden jedoch im eigentlichen Bericht dann nicht nur die Gruppen aufgelöst sondern auch die einzelnen Kostenstellen mit ausgegeben.

Eine differenziertere Detailierung ist im Report Painter Bericht nicht möglich.

Lösung: ReportWriter

Neben der Erstellung von Berichten im ReportPainter ist aber auch eine Verwendung des ReportWriter möglich.

Hierbei bietet der ReportWriter wesentlich komplexere Auswertungsmöglichkeiten, hat aber eine etwas höhere Einarbeitungszeit, da nicht ohne graphische Oberfläche einzelne Gruppen eingefügt werden können, sondern tatsächlich die Sets einzeln definiert werden müssen.

Dabei werden diese Sets als Merkmalsgruppen in folgenden Bereichen verwendet:
  • Zeilenblock
    für die einzelnen Zeilen des Berichtes (im Beispiel sollen hier die Kostenstellengruppen ausgegeben werden)
  • Spaltenblock
    für die einzelnen Spalten eines Berichtes (im Beispiel könnten hier wie unter Plan/Plan Vergleich Kostenstellen beschrieben die Budgetwerte und die Ergebnisse des BAB ausgewiesen werden).
  • allgemeine Selektionskriterien
    Hier können allgemeine Selektionskriterien wie zum Beispiel Kostenrechnungskreis oder Perioden hinterlegt werden
Technisch gesehen werden aus ReportPainter Berichten entsprechende ReportWriter Berichte generiert, die dann auch in einer Berichtsgruppe zusammengefasst werden können.

Unterschied ReportPainter zu ReportWriter
Während der ReportPainter eine graphische Oberfläche bietet in der die Zeilen und Spalten eines Berichtes so angezeigt und erstellt werden, wie Sie anschließend auch im Bericht ausgegeben werden (WYSIWYG) müssen innerhalb eines ReportWriter Berichtes einzelne Sets (Zeilen-Sets, Spalten-Sets etc.) einzeln gepflegt und zusammengestellt werden. Der Vorteil des ReportPainter ist, dass hier vorhandene Merkmale aus der jeweiligen Berichtsbibliothek genommen werden können und diese dann auch entsprechend formatiert und aufbereitet sind. Technisch setzt der ReportPainter auf die Funktion des ReportWriter auf bietet aber eine leichtere Oberfläche zur Berichtsentwicklung und schon entsprechend vordefinierte Merkmale.

Grundsätzlich bieten ReportPainter und ReportWriter einen vergleichbaren Funktionsumfang, so dass durch die graphische Oberflächere und damit leichtere Handhabung in der Regel der Reportpainter zu empfehlen ist.

Ferner zeigt sich hier auch ein Vorteil beim Transport der Berichte, da hier nicht die abhängigen Objekte mit transportiert werden müssen (siehe den weiter unten aufgeführten Hinweis zu möglichen Fehlerquellen).

1. Umwandeln eines ReportPainter in ReportWriter Bericht

Ist jedoch eine differenziertere Darstellung der einzelnen Elemente notwendig kann es sinnvoll sein, einen bestehenden ReportPainter Bericht in einen ReportWriter Bericht umzuwandeln und somit dessen Funktionalität nutzen zu können.

Hierbei ist zu beachten, dass innerhalb der Berichte festgelegt ist, ob es sich um ReportPainter oder ReportWriter Berichte handelt. Je nachdem erscheinen dann auch die entsprechenden Pflegedialoge.

Zur Umwandlung von ReportPainter Berichten in ReportWriter Berichten kann über
  • Infosystem
  • Ad-Hoc-Berichte
  • Report Painter
  • Report Writer
  • Bericht
  • Anlegen (Transaktion GR31)

Durch Verwendung eines ReportPainter Berichtes als Vorlage ein ReportWriter Bericht angelegt werden.

Hierdurch wird der erstellte ReportPainter Bericht kopiert und als ReportWriter Bericht angelegt. Die notwendigen Sets werden dabei automatisch angelegt, so dass etwaige Anpasusngen nun im ReportWriter erfolgen können.

2. Anpassung des ReportWriter Berichtes

Ist der ReportWriter Bericht angelegt kann dieser innerhalb der Transaktion GR32 (Bericht ändern) bearbeitet werden.

Hierbei sind Abschnitte, Spalten, Allgemeine Selektionen und Sets entsprechend der Vorgaben aus den ReportPainter Bericht erstellt.

Über
  • Springen
  • Zeilenübersicht
können die einzelnen Schlüsselspalten definiert werden.

Hier kann als Zeilenblock zum Beispiel die Kostenstellengruppe FB eingetragen werden.

Durch
  • Bearbeiten
  • Auswählen (F2 oder Doppelklick auf die Kostenstellengruppe)
kann nun innerhalb der Einstellungen für Summen die Detaillierungsstufe festgelegt werden. Wird hier die Stufe 3 gewählt werden im oberen Beispiel tatsächlich nur die Gruppen LB0101, LB0102, ... unterhalb der FB angezeigt ohne dabei auch die einzelnen Kostenstellen anzuzeigen.

Über die Ansicht der Sets kann hier die einzelnen Stufendarstellung nachvollzogen werden.

3. Fazit

Zwischen den beiden Berichtsarten (ReportPainter und ReportWriter) sind die einzelnen Vorteile und Nachteile abzuwägen.

Vorteil
Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist sicherlich, dass Änderungen in der Kostenstellengruppe FB (zum Beispiel durch Hinzufügen neuer Leistungsbereiche (LB*) oder neuer Fachbereiche (FB*) diese dann auch im Bericht berücksichtigt werden, sofern diese ebenfalls auf den entsprechenden Ebenen der Kostenstellengruppe hierarschich dargestellt werden.

Auch sonst können teilweise differenziertere Sets angelegt werden beziehungsweise der Bericht noch stärker an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Nachteil
Durch die fehlende graphische Unterstützung kann es wesentlicher aufwändiger sein den Bericht entsprechend anzupassen. Innerhalb des ReportPainter Berichtes können problemlos neue Gruppen in Spalten oder Zeilen hinzugefügt werden ohne sich großartig Gedanken um die Definition von Sets zu machen.

Ferner werden die erstellten ReportWriter Berichte nicht in der Bibliotheksansicht über die Transaktion GRR2  oder GRR3 angezeigt.


Zum Ausführen eines ReportWriter Berichtes bestehen daher nur die Möglichkeiten:
  • Die Berichtsgruppe selbst über die Transaktion GR55 auszuführen.
  • Innerhalb des Berichtes (Transaktionen GR32, GR33), durch Bericht->Ausführen, den bericht zu starten
  • Oder über eine Parametertransaktion für Reporwriter den Bericht mit einer kundeneigenen Transaktion zu starten.
Alternativ könnte auch ein ReportPainter Bericht in der gleichen Berichtsgruppe zugeordnet werden und die beiden Berichte dann gemeinsam zu starten.


Ergebnis:

Sofern sich an der Berichtsstruktur selbst wenig ändert, aber die Kostenstellengruppe im Beispiel häufiger Verändeurngen ausgesetzt sind, ist sicherlich die Verwendung von Detaillierungsstufen und damit der ReportWriter als Berichtstool von Vorteil. Zur Entwicklung des Berichtes kann der ReportPainter genutzt werden und damit eine Vorlage für den ReportWriter Bericht geschaffen werden.



Hinweis: Fehlerquelle beim Transport der Berichte

Beim Transport der ReportWriter Berichte ist darauf zu achten, dass auch die Option "mit abhängigen Objekten" zu wählen ist. Durch Aktivierung dieser Option werden auch alle im Bericht enthaltene Sets sowie die Set- und Wertvariablen mit transportiert. Stammdatengruppen aus CO (zum Beispiel Kostenartengruppen oder Kostenstellengruppen) werden dabei nicht als abhängige Objekte transportiert

CO Gruppen (wie Profit-Center-Gruppen, Kostenstellengruppen oder Kostenartengruppen) können innerhalb der Gruppenpflge im Menü unter "Zusätze" exportiert und entsprechend auch importiert werden.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 15. Mai 2013
18:28 Uhr

Bilanz- GuV- Struktur definieren oder nach CO-PCA kopieren

Ausgangslage
Zur Überleitung der Bilanz/GuV Struktur in die Profit-Center-Rechnung kann die Transaktion KE5B genutzt werden. Dieses funktioniert vergleichbar zum Kopieren einer Kostenartengruppe als Kontengruppe.

Die Funktion ist unter
  • Stammdaten->
  • Kontengruppe->
  • Kopieren
  • Kostenartengruppe (KE61)oder Bilanz/GuV Struktur (KE5B)
in der Profit-Center-Rechnung zu finden. Hier kann die Bilanz/GuV Struktur als Vorlage ausgewählt werden und mit einen Präfix oder Suffix versehen werden.

Auf diese Weise ist über die Transaktion KDH3 (Kontengruppe anzeigen) eine entsprechende Ansicht der Struktur auch im Modul CO in der Profit-Center-Rechnung möglich und damit auch eine entsprechende Auswertung durch Report-Wirter Berichte. Hier bieten sich zum Beispiel Mehrjahresvergleiche über verschiedene GuV Positionen an oder aber auch eine Auswertung nach GuV Konten von bestimmten Bereichen (Profit-Center).

ACHTUNG (Hinweis aus CO Sicht):
Anhand von Präfix und Sufix können auch unterschiedliche Strukturen nach CO als Kontengruppe angelegt werden. Diese haben aber dann den Nachteil, dass für jede Position eine eigene Kontenrgruppe (Set) angelegt wird. Daneben müssen Änderungen in der Struktur entweder durch erneute Kopie nachgezogen werden und darüberhinaus erhöht sich die Anzahl der Sets innerhalb des SAP System, so dass hier leicht die Übersicht verloren gehen kann. Ferner muss für eine identische Auswertung der Bilanz/GuV alle Konten der Profit-Center-Rechnung ausgewertet werden. Sollten darüber hinaus auch noch Planwerte auf einzelne GuV Positionen geplant werden, ist darauf zu achten, dass hier ebenfalls auf Ebene der Kontengruppen entsprechende Zwischensummen gebildet werden. Grundsätzlich ist es daher einfacher an einer zentralen Stelle (innerhalb des Moduls FI die Bilanz/GuV-Struktur zu pflegen.

Hin und wieder interessiert es aber gegebenfalls auch CO wie die Bilanz-/GuV-Struktur aufgebaut ist, beziehungsweise wo diese in der Finanzbuchhaltung gepflegt wird.

Pflege der Bilanz/GuV Struktur (FSE2)

Die Pflege der Bilanz-/GuV-Struktur wird im Customizing des SAP Modul FI vorgenommen.

Es befindet sich unter der Transaktion SPRO
  • Finanzwesen->
  • Hauptbuchhaltung->
  • Geschäftsvorfälle->
  • Abschluss->
  • Dokumentieren->
  • Bilanz-/GuV-Struktur definieren
Hier werden die einzelnen Strukturen aufgelistet.

Eine entsprechende Struktur kann markiert werden und die einzelnen Bilanz/GuV-Positionen eingesehen werden.

Alternativ ist dieses über die Transaktion FSE3 (Bilanz/GuV-Struktur anzeigen) bzw. FSE2 (Bilanz/GuV-Struktur ändern) möglich.

Eine entsprechende Änderung ist dann über einen Transportauftrag freizugeben und zu transportieren.

Auswertung Bilanz/GuV

Die gepflegte Struktur kann hierbei über das Hauptbuch innerhalb des Finanzwesen ausgewertet werden.

Beispielsweise über :
  • Infosystem->
  • Berichte zum Hauptbuch->
  • Bilanz/GuV/Cash Flow->
  • Allgemein->
  • Ist-/Ist Vergleiche->
  • Bilanz/GuV (bzw. die Transaktion S_ALR_87012284)
Alternativ kann eine Auswertung auch über Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse) ausgewertet werden.Hier können auch entsprechende Planwerte ausgewertet werden.

Planwerte auf Bilanzpositionen

Sofern das neue Hauptbuch noch nicht aktiviert ist, kann mit der Transaktion FSE5N ein Planwert erfasst werden (im neuen Hauptbuch ist dieses die Transaktion GP12N).

Die Planungsfunktion ist unter Rechnungswesen>Finanzwesen>Hauptbuch>Periodische Arbeiten>Planung zu finden.

Sofern Planwerte auf eine Bilanz/GuV Positionen (bzw. einzelne Konten) erfasst sind, kann im Rahmen eines Ist-Ist Vergleich bspw. mit der Transaktion S_ALR_87012284 die bestehende Bilanz/GuV mit den erfassten Werten einer Planversion verglichen werden. Alternativ können natürlich auch passende Spalten im rahmen eines Rechercheberichtes definiert werden.
 

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 23. März 2013
18:23 Uhr

CO Planeinzelposten Objekt und Partnerobjekt auswerten / Mehrere Felder summieren

Ausgangslage
In der Darstellung von Planeinzelposten (bspw. Kostenstellen Einzelposten Plankosten (Transaktion KSBP) oder Innenaufträge Einzelposten Plankosten (Transaktion KOBP)) werden nur die Kostenstelle oder Innenauftrag aber nicht das entsprechende Partnerobjekt dargestellt, so dass bei den Planeinzelposten nicht das Partnerobjekt (Gegenbuchung) angezeigt wird.

Zur Darstellung von Planbelegen in CO (bspw. Plankopie KP98 (für Kostenstellen) oder KO15 (für Innenaufträge), Planwerterfassung über KPF6 oder KP06 oder sonstige Planbuchungen) sollen in einer Einzelpostenliste jedoch sowohl Sender als auch Empfänger eines Buchungsbeleges dargestellt werden.

Lösung
Die Planbelege werden in den Tabellen COBK und COEJ gespeichert. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die Werte über die einzelnen Perioden verteilt sind, so dass hier eine Query sinnvoll ist um die entsprechenden Summen über die Periodeneinzelwerte zu erfassen und sowohl Objekt als auch Partnerobjekt anzuzeigen.

1.) Infoset definieren
Zur Darstellung der gewünschten Daten müssen folgende Tabellen miteinander verknüpft werden:

COBK - CO-Objekt: Belegkopf
COEJ - CO-Objekt: Einzelposten jahresbezogen

Folgende Felder werden hierbei miteinander verknüpft.

Verknüpfungen
Hierbei steht <--> für einen normalen Join und >LO< für einen left outer join.

COBK-KOKRS <--> COEJ-KOKRS
COBK-BELNR <--> COBK-BELNR

Am einfachsten ist es nun alle Tabellenfelder des Infosets als Feldgruppe anlegen zu lassen.

2.) Query definieren
Wichtig bei dieser Query ist es, dass Planwerte auf mehrere Perioden verteilt sind, so dass für eine Jahresbetrachtung alle möglichen 16 Perioden (Monate Januar bis Dezember und die Sonderperioden) ausgewertet werden müssen.

Hierfür wird innerhalb der Query ein lokales Feld genutzt.

Hierzu gehen wir nicht in die Grundliste der Query (wo auch das Layoutdesign gepflegt wird) sondern wechseln innerhalb der Querypflege (Transaktion SQ01) mit nächstes Bild (F6) auf die Feldauswahl der Query.

Über
BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNG
kann für die einzelnen Felder eine Kurzbezeichnung eingestellt werden. Nun werden rechts neben den Datenfeldern Eingabefelder für die Kurzbezeichnung angegeben. Hier erhalten nun folgende Felder eine Kurzbezeichnung:

Innerhalb der Feldgruppe "CO-Objekt: Einzelposten jahresbezogen" über die Tabelle COEJ werden die Felder
"Wert gesamt in Transaktionswährung" von W1 bis W16 bezeichnet.

Dieses entspricht den Tabellenfeldern
COEJ-WTG001 bis COEJ-WTG016.

Diese Kurzbezeichnung ist notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein eigens Feld mit einer Formel anlegen.

Dieses geht über

BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN

Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. In unseren Fall also ebenfalls in der Feldgruppe der Tabelle COEJ.
Das lokale Feld hat folgende Eigenschaften:
Kurzbezeichnung: BETRAG
Feldbezeichnung: Betrag (Summe WTG001-WTG016)
Überschrift: Betrag
gleiche Eigenschaften wie: W1
Als Berechnungsvorschrift wird folgende Formel hinterlegt:
W1+W2+W3+W4+W5+W6+W7+W8+W9+W10+W11+W12+W13+W14+W15+W16

Somit sind in diesen lokalen Feld alle Tabellenspalten von COEJ-WTG001 bis COEJ-WTG016 summiert. Die Summe dieser Felder entspricht dem Jahreswert als "Wert gesamt in Transaktionswährung".

Nachdem dieses Feld definiert ist kann in der Grundliste die Query wie folgt definiert werden. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

CO-Objekt: Belegkopf
Belegnummer (L,S) COBK-BELNR
Jahr (L,S) COBK-GJAHR
Belegdatum (L) COBK-BLDAT
CO-Objekt: Einzelposten jahresbezogen
Version (L, S) COEJ-VERSN
Hierdurch können sowohl die Istversion 0 als auch mögliche Planversionen ausgewertet werden.
Objektnummer (L,S) COEJ-OBJNR
Kostenart (L,S) COEJ-KSTAR
lokales Zusatzfeld
Betrag (L) wie oben beschrieben
CO-Objekt: Einzelposten jahresbezogen
Partnerobjekt (L,S) COEJ-PAROB
Positionstext (L) COEJ-SGTXT
(das Originalfeld lautet Segmenttext)
Belegkopftext (L) COBK-BLTXT

Anpassung der Query
In der Querypflege kann über das Bild "Selektionen" (über Springen Nächstes Bild oder durch F6 nächstes Bild) die Bezeichnung der Selektionsfelder angepasst werden.

Hier ist es sinnvoll das Feld Objektnummer in "Objektnummer (KS* OR*)" und Partnerobjekt in "Partnerobjekt (KS* OR*)" umzubenennen.

Handhabung der Query
In der Selektionsmaske können nun Jahr, Version sowie Objektnummer oder Partnerobjekt und Kostenart angegeben werden. Sofern Planwerte in der Istversion erfasst werden (bspw. für einen Plan/Ist Vergleich für CO-Budgets) ist hier die Version 0 auszuwählen.

Als Objekt und Partnerobjekt sind Kostenstellen und Innenaufträge wie folgt definiert.

Hierbei ist zu beachten, dass Kostenstellen als „KS*BUK* NNNNNNNNNN“ wobei BUK für den Kostenrechnungskreis steht gefolgt von der Kostenstelle, die als zehnstelliger Wert (ggf. mit führenden 0en) dargestellt werden muss. Bei den Innenaufträgen ist die Darstellung ORNNNNNNNNNNN (n= 12 Stellen).

Eine vereinfachte Eingabe ist mit Platzhaltern möglich:
Bspw. für die Kostenstelle 1234567: „KS*1234567“ oder für den Innenauftrag 7654321 „OR*7654321“. Zur Darstellung aller Buchungen sollte KS* und OR* verwendet werden, da andernfalls auch Objekte der Anlagenbuchhaltung etc. ausgegeben werden.

Dieses ist auch der Grund, warum in der Selektionsmaske die Bezeichnung des Feldes angepasst worden ist.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 18. März 2013
17:53 Uhr

Investitionen in ReportWriter (statistische Buchungen)

Ausgangslage
In einen Report-Writer-Bericht sollen aus CO nicht nur Personal- und Sachkosten sondern auch Investitionen ausgewiesen werden. Hierbei ist zu beachten, dass eigentlich Bestandskonten der Bilanz (dazu gehören auch die Konten der Anlagenbuchhaltung) nicht auf Kostenstellen oder Innenaufträge fortgeschrieben werden.

Jedoch besteht die Möglichkeit im Customizing der Anlagenbuchhaltung (abhängig von Anlagenbewegungsart) statisitsche Buchungen in der Kostenstellenrechnung (oder auch auf Innenaufträge) zu erstellen. Diese werden als statistische Buchungen in der Kostenstellenrechnung ausgewiesen.

So werden diese bspw. im Bericht S_ALR_87013611 (Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung) als ein Extra-Abschnitt unter "Statistische Buchungen" ausgewiesen.

Für eine Gesamtaufwandbetrachtung von Kostenstellen sollen nun jedoch sowohl tatsächliche Buchungen als statistische Buchungen ausgewiesen werden.


Lösung
Als Lösung kann hier innerhalb eines ReportWriter die Basiskennzahl Kosten mit folgenden Merkmalen gepflegt werden:

Werttyp: 11
Hierdurch wird nur das statistisches Ist ausgewählt (Plan wäre 10). Auf diese Weise werden auch nur die statistischen Buchungen in dieser Spalte ausgewiesen.

B/EntlKennz. CO: S
Es kann sinnvoll sein, hier nur Sollbuchung bzw. Empfänger-Belastung ausgewiesen werden. Auf diese Weise werden bspw. unerwünschte Werberichtigungen durch AfA nicht ausgewiesen. Dieses gilt auch, wenn nur die Anlagenzugänge aber nicht die Anlagenabgänge angezeigt werden sollen.

Kostenart (als Gruppe):INV
Hier sollte eine Kostenartengruppe (Transaktion KAH1) angelegt werden in der die relevanten Kostenarten (für Investitionen) hinterlegt sind.

Darstellung der Obligos
Sofern auch Bestellungen ausgewiesen werden sollen, kann es hilfreich sein, hier die Kostenartengruppe INV bspw. auch mit Werttyp 21 und 22 statt 11 zu verwenden um Obligos aus Bestellungen auszuweisen.

Als Zeile kann dann das Element Kostenstelle oder Innenauftrag als Gruppe (sinnvollerweise auch als Variable) definiert werden und diese dann aufgelöst werden.

Hierdurch können alle Investitionen pro Kostenstelle oder Innenauftrag ausgewiesen werden.

Eine bessere Alternative ist hier jedoch ggf. die Auswertung über eine Query, welche im Artikel "Query Anlagenbuchhaltung (Inventarliste) - AHK Wert" beschrieben ist. Dennoch eignet sich die Darstellung im ReportWriter/ReportPainter hervorragend zum Ausweis eines Obligos innerhalb der Investitionen. Eine Kombination aus ReportPainter für das Obligo und Sap Query für die tatsächlich gebuchten Investitionen ist hier ggf. der Idealweg, sofern eine Auswertung auf Ebene der Kostenstellen und Innenaufträge und nicht auf Profit-Center erfolgen soll. Innerhalb der Profit-Center-Rechnung können hingegen direkt die Bestandskonten der Anlagenbuchhaltung ausgewertet werden. Hier sollte jedoch die im Artikel "Abgleich Belege in CO auf Profit-Center mit zeitabhängigen Stammdaten der Anlagenbuchhaltung bei Investitionen" beschriebene Problematik beachtet werden um etwaige Fehler (aus CO Sicht) beim Buchen des Zugangs einer Anlage zu vermeiden.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Sonntag, 3. März 2013
12:29 Uhr

Einbuchung statischer Kennzahlen per CATT / Deaktivieren Excelintegration

Ausgangslage
Statische Kennzahlen dienen in der Regel Kosten- oder Ertragsumlagen. Diese können direkt in der IST-Version über die Transaktion KB31N sowohl auf Kostenstellen als auch auf Innenaufträgen erfasst werden. Alternativ besteht die Möglichkeit diese in der Planversion über die Transaktionen KP46 (Kostenstellenrechnung->Planung->Statische Kennzahlen) für Kostenstellen oder über die Transaktion KPD6 (Innenaufträge->Planung->Statische Kennzahlen) erfasst werden. Sofern eine Umlage oder Verteilung nicht in der Istversion erfolgt kann ein Vorteil bei der Erfassung der Kennzahlen in der Istversion eine recht frühzeitige Erfassung sein.

Problem
Bei entsprechend vielen Kennzahlen bietet sich ein CATT (Computer Aiced Test Tool Transaktion SECATT) an, mit der die Transaktionen aufgezeichnet und mit den einzelnen Daten aus einer CSV Datei abgespielt werden

Beim Abspielen des CATT kam es zur erfolgt folgende Fehlermeldung
"Controldaten veraltet, bitte neu aufzeichnen (VERBS-NAME: CreateObject CATT:".

Meistens spricht "Controlldaten veraltet" dafür, dass sich der Bildaufbau der Transaktion verändert hat oder die Transaktion in sonstiger Weise verändert hat. Ein guter Lösungsansatz ist hier über die Testkonfiguration im Reiter UI Ansteuerung den CATT im Startmodus "A Hell abspielen, synchron lokal" zu starten. Auf diese Weise sieht man direkt, wie die Daten aus der CSV umgesetzt sind, und wie sich das Problem eregeben hat.

In diesen Beispiel war statt der SAP Buchungsmaske eine EXCEL Ansicht zur Pflege der Daten angezeigt, welche durch den CATT nicht bedient werden konnte.

Lösung
Ursache für die Excelintegration ist das im Benutzerstamm zugrunde gelegte Planprofil, welches bspw. in den Benutzerparamter PPP (Trannsaktion SU3) hinterlegt ist. Hier ist im entsprechenden Planprofil der Punkt Excel-Integration aktiviert. Wenn dieser Punkt aktiviert ist, können die Kennzahlen über Excel erfasst werden.

Diese Einstellung kann entweder durch das Entfernen des Buntzerparameters PPP oder durch Änderung im Customizing. Letztere Option ist jedoch sicherlich die sinnvollere Variante.

Die Einstellung ist unter der Transaktion SPRO wie folgt zu finden:

Controlling->
Kostenstellenrechnung->
Planung->
Manuelle Planung->
Eigene Planerprofile definieren !


Hier kann das entspechende Planprofil markiert werden und über Layouts Controlls eine entsprechende Einstellung getroffen werden.

Dazu sind folgende Punkte zu befolgen:

a) Markieren des Planprofils
b) Controlling allgemein auswählen
c) Hier kann nacheinander sowohl „KoStellen: Statistische Kennzahlen“ als auch „Aufträge : Statistische Kennzahlen“ markiert weden.
d) Durch Klick auf Layouts Controlls kann hier für das jeweilige Layput für Kostenstellen (Kennzahlenplanung =Kostenstelle und Innenaufträge (Projektkennzahlenpl. = Aufräge) die Excelintegration deaktiviert werden.

Sofern bei beiden Punkten die Excel-Integration deaktiviert ist, ist eine entsprechende Einbuchung der statischen Kennzahlen per CATT wieder möglich


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Sonntag, 10. Februar 2013
15:53 Uhr

Innenaufträge als Empfänger von Umlagezyklen (KSUB)

Ausgangslage:
Über eine kennzahlenbasierte Kostenumlage sollen verschieden Konten nicht nur auf Kostenstellen sondern auch auf Innenaufträge umgelegt werden (sowohl als Ertragsumlage als auch als Kostenumlage). Hierzu werden einzelnen Segmente innerhalb der Plan-Umlagezyklen über die Transaktion KSUB gepflegt.

Bei der Pflege von Plan-Umlagezyklen (Transaktion KSUB) wird innerhalb der Segmente bei der Sender/Empfängerbeziehung nur die Möglichkeit Kostenstellen und nicht Innenaufträge als mögliche Empfänger der Umlage angeboten, obgleich in den Vorjahren hierbei auch Innenaufträge innerhalb einer Planversion zu pflegen waren. Vorhandene Umlagezyklen melden nun, dass die einzelnen Felder nicht geplfegt seien, obgleich für andere Versionen sowohl Sender als auch Empfänger gepflegt waren.

Lösung
Ursache für das Ausbleiben der Empfänger von Innenaufträgen innerhalb der Segmente ist eine Einstellung innerhalb der Planversion.

Innerhalb des Customizing kann über die Transaktion SPRO über
Controlling->
Kostenstellenrechnung->
Planung->
Grundeinstellung zur Planung->
Versionen pflegen

die Funktion "Einstellungen der Version im Kostenrechnungkreis pflegen" aufgerufen werden (alternativ ist dieses auch über die Transaktion OKEQ möglich) aufgerufen werden.

Hier kann für jede Planversion entsprechende Einstellungen vorgenommen werden. Um auch die Planung auf Innenaufträge innerhalb der Kostenstellenplanung zu ermöglichen kann über
Allgemeine Versionsdefinition ->
Einstellungen im Kostenrechnungskreis ->
Einstellungen pro Geschäftsjahr ->

Im Reiter Planung der Punkt Planintegration innerhalb des Abschnitts Aufträge/Projekte markiert werden. Diese Einstellungen ist geschäftsjahresabhängig, so dass nun beispielsweise eine Kostenumlage von Kostenstellen auf Innenaufträge erfolgen kann.


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Montag, 19. November 2012
17:13 Uhr

Query Stammdatenvergleich Profit-Center und Auslesen von Textbestandteilen (Teilstring aus Variable)

Ausgangslage
Innerhalb der Profit-Center-Rechnung sind drei Arten von Profit-Center hinterlegt. Diese sind angelehnt an Kostenstellen geführt mit einen Buchstaben je Bereich.

Beispiel:
Kostenstelle 12345678
Profitcenter Bereich D: D12345678
Profitcenter Bereich L: L12345678
Profitcenter Bereich S: S12345678

Ziel ist es, dass das Feld Verantwortlicher innerhalb dieser drei Profit-Center identisch gepflegt ist.

Problem:
Angedacht ist eine Liste aller Profitcenter sortiert nach einer Kostenstelle. Problematisch ist dabei, dass den Profit-Center L* zwar eine Kostenstelle zugeordnet ist, den Bereichen D* und S* jedoch jeweils nur Innenaufträge zugewiesen sind. Entsprechend ist eine Auswertung anhand von Kostenstellen nicht möglich.

Lösung:
Da die Namenslogik vorgegeben ist (Bereich+Kostenstelle) kann jedoch mit Hilfe eines kundeneigenen Feldes innerhalb einer Query wie folgt vorgegangen werden.

Innerhalb der kundeneigener Felder in SAP Query ist es aber möglich auch mit Textfeldern Teile auszulesen. Hierbei können bei Textfeldern einzelne Bestandteile (Zeichenketten) ausgelesen werden. Bei bekannter Zeichenlänge kann hier der Textstring entsprechend ausgelesen werden. Im Beispiel könnte also die Kostenstelle ausgelesen werden, indem aus der Profit-Centernummer ab den 2. Zeichen alle Zeichen ausgelesen werden. Somit würde sowohl aus L12345678 als auch aus D12345678 die Kostenstelle 12345678 dargestellt werden.


Grundlage für die Auswertung von Profit-Center-Stammdaten sind die Tabellen CEPC und CEPCT.

Infoset definieren
Innerhalb der Transaktion SQ02 wird folgendes Infoset definiert. Hierfür wird als Datenquelle ein Tabellen-Join über Tabelle CEPC angelgt.

Es werden folgende Tabellen miteinander in Beziehung gesetzt:
Tabellen:
CEPC: Stammdatentabelle von Profit Centern
CEPCT: Profit-Center-Stammdaten Texte

Verknüpfungsbedingungen:
Die vorgeschlagenen Verknüpfungsbedingungen seitens SAP können direkt übernommen werden.

Damit sind alle Verknüpfungen der Tabellen erfolgt. Der Einfachheit halber können nun alle Feldgruppen/Datenfelder übernommen werden. Dieses hat den Vorteil, dass dieses Infoset auch für weitere Queries zur Verfügung steht. Alternativ könnte man auch nur die notwendigen Felder übernehmen. Innerhalb der Query können dann die Felder auch wieder eingeschränkt werden.

2.) Query definieren
Innerhalb der Query über das Infoset wird nun mit lokalen Feldern gearbeitet.

Hierzu gehen wir nicht in die Grundliste der Query (wo auch das Layoutdesign gepflegt wird) sondern innerhalb der Querypflege mit nächstes Bild (F6) auf die Feldauswahl der Query gewechselt.

Über
BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNG
kann für die einzelnen Felder eine Kurzbezeichnung eingestellt werden. Nun werden rechts neben den Datenfeldern Eingabefelder für die Kurzbezeichnung angegeben. Hier erhalten nun folgende Felder eine Kurzbezeichnung:

Stammdatentabelle von Profit Centern
Profitcenter-> PCTR

Diese Kurzbezeichnung ist notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein eigens Feld mit einer Formel anlegen.

Teilstring aus einen Textstring innerhalb einer Query auslesen

Dieses geht über

BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN

Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden.

Das lokale Feld hat folgende Eigenschaften:
Kurzbezeichnung KST
Feldbezeichnung Kostenstelle
Überschrift Kostenstelle


Unter Eigenschaften wird hier die gleiche Eigenschaften wie Feld PCTR
hinterlegt.

Unter Berechnungsvorschrift kommt nun folgende Formel:

PCTR[2:10]

Hierbei werden aus den Textfeld PCTR die Zeichen mit der Position 2 bis Position 10 (entspricht der maximalen Zeichenlänge des Feldes) ausgegeben.
Das erste Zeichen eines Textfeldes hat die Position 1, was in unseren Beispiel dann D,L oder S wäre.

In der Query kann nun dieses Feld verwendet werden um eine Sortierung der Stammdaten über die Kostenstelle zu erreichen.

Aufbau der Query
Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

lokale Zusatzfelder
Kostenstelle (L) (kundeneigenes Feld)

Stammdatentabelle von Proftitcenter CEPC
PrCtr (L) CEPC-PRCTR

Profit-Center-Stammdaten Texte (CEPCT)
Kurztext (L) CEPCT-KTEXT
Langtext (L) CEPCT-LTEXT

Stammdatentabelle von Proftitcenter CEPC
Verantwortliche (L) CEPC-VERAK


Da alle Stammdaten kontrolliert werden sollen ist kein Selektionsfeld definiert.

Allerdings bietet sich an, über die Sortierfelder (durch Markieren der Sortierfeldbox und Ziehen des Feldes Kostenstelle (mit den Beispielwert) auf den entsprechenden Kasten) das Feld Kostenstelle direkt als Summierungsfeld zu verwenden. Hierdurch erscheinen die Profitcenter D12345678, L12345678 und S12345678 direkt unterinander.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Donnerstag, 5. April 2012
19:53 Uhr

SAP Query: Einzelpostenliste KAMV für Umbuchung in Planversion

Ausgangslage:

Bei der Kopie der Istdaten in eine Plankopie werden alle CO Belege mit Vorgang KAMV (Manuelle Kostenverrechnung) nicht mit in die Planversion kopiert. Diese manuellen Kostenverrechnungen (Transaktion KB15N zum Erfassen bzw. KB17N zur Stronierung) müssen entsprechend in der Planversion nacherfasst werden. Über die Transaktion KB16N können entsprechende Belege angezeigt werden. Typische Geschäftsvorfälle sind hier bspw. die interne Leistungsverrechnung wie Porto, Kopierkosten oder auch Servicestunden.

In der Tabelle COEP sind diese Buchungen über den Vorgang KAMV selektierbar, allerdings ist hierbei darauf zu achten, dass die Buchungen sowohl mit positiven als auch negativen Vorzeichen gespeichert sind. Je nachdem müssen die Sender und Empfänger entsprechend belastet bzw. entlastet werden.

Zielvorgabe:
Abhängig vom Wert soll bei positiven Werten (Aufwandsbuchung) die Objektnummer als Empfänger (NEU) und das Partnerobjekt als Sender (ALT) ausgegeben werden.  Bei negativen Werten sollen Sender / Empfänger entsprechend vertauscht werden. Der Wert soll in jeden Fall mit positiven Kennzeichen ausgegeben werden. Ferner ist darauf zu achten, dass Kostenarten des Typs 42 (Umlage) durch solche des Typs 41 (Gemeinkostenzuschläge) ersetzt werden sollen. Entsprechend sollte auch die Kostenartenbezeichnung und der Kostenartentyp mit ausgegeben werden.

Lösungsansatz: Query über Vorgang KAMV

Ein direktes Auswerten der Tabelle COEP ist relativ mühsam, da hier sowohl auf die Vorzeichen als auch die zu exportierenden Beträge geachtet werden müssen. Zumindest die Aufbereitung nach Sender und Empfänger ist hier im Rahmen einer Query etwas einfacher. Genauso wie bei der Auswertung nach COEP werden als Selektionskriterien das Geschäftsjahr, der Vorgang ("KAMV") als auch das B/Entl.Kennzeichen ("S") verwendet. Dieses hat den Hintergrund, dass jeder Beleg in der COEP sowohl mit Soll als auch mit Haben (also zwei Positionen je Beleg) hinterlegt sind, der Betrag aber nur einmal korrigiert werden soll. Die so gewonnenen Einzelposten können dann entsprechend zusammengefasst werden.

Entsprechend kann die Tabelle COEP als Grundlage einer SAP Query verwendet werden. Als optionale Bereicherung um die Bezeichnung und die Kostenartentypen können hier auch die Tabellen CSKU und CSKB mit der Tabelle COEP betrachtet werden.

Infoset definieren
Tabellen:
COEP - CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen
CSKB - Kostenarten (Kostenrechnungskreisabhängige Daten)
CSKU - Kostenartentexte

Verknüpfungen:
Folgende Felder werden hierbei miteinander verknüpft.

COEP-KSTAR <-> CSKB-KSTAR
COEP-KSTAR CSKU-KSTAR
Bei der Verknüpfung der Tabelle COEP und CSKB handelt es sich um einen "left outer join". Diese Verknüpfungsart kann durch die rechte Maustaste auf "left outer join" genutzt werden. Diese kann genutzt werden, um auch Belege anzugeben, wenn die Verknüpfung keine übereinstimmende Werte ergibt, bspw. weil keine Bezeichnung in der Kostenart ausgegeben werden.

In der Feldgruppe können die Werte aus den einzelnen Tabellen übernommen werden. Für dieses Beispiel werden in der Feldgruppe 01 alle Felder der Tabelle COEP übernommen. Ergänzend dazu werden als Feldgruppe 2 die Bezeichnung aus der Tabelle CSKU (CSKU-KTEXT) und in der Feldgruppe 3 der Kostenartentyp (CSKB-KATYP) und Datum gültig bis (CSKB-DATBI) übernommen.

Nun kann im weiteren die Query definiert werden.

 

1.) Query definieren

Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen. Bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

COEP - CO-OBjekt: Einzelposten periodenbezogen
Kostenrechnungskreis (S) COEP-KOKRS
Be-/Entlastungskennzeichen (L,S) COEP-BEKNZ
Geschäftsjahr (L,S) COEP-GJAHR

CSKB - Kostenarten (Kostenrechnungskreisabhängige Daten)
Kostenartentyp (L) CSKB-KATYP
Datum gültig bis (S) CSKB-DATBI
Gültig bis wird genommen, sofern es Änderungen innerhalb der CSKB gab um zu vermeiden, dass hier zwei Werte ausgegeben werden


COEP - CO-OBjekt: Einzelposten periodenbezogen
Vorgang CO (L,S) COEP-VRGNG
Belegnummer (L) COEP-BELNR
Objektnummer (L,S) COEP-OBJNR
Kostenart (L,S) COEP-KSTAR

CSKU - Kostenartentexte
Allgemeine Bezeichnung (L) CSKU-KTEXT

COEP - CO-OBjekt: Einzelposten periodenbezogen
Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung (L) COEP-WKGBTR
Partnerobjekt (L,S) COEP-PAROB


Soweit wäre diese Query beinahe identisch zur Auslesung der Tabelle COEP bspw. mit SE16.
Um nun aber abhängig vom Wert die Daten aufzubereiten wird hier mit "lokalen Feldern" vergleichbar zur Erweiterung der Query Stammdaten CO Kontrolle Verantwortliche genommen.
 

2. Kundeneigene Felder in der Query anlegen

Für die Anlage kundeneigener Felder muss als erstes ein Bezug zu den zu verwendenden Feldern innerhalb der Query gegeben sein.

Hierzu gehen wir nicht in die Grundliste der Query (wo auch das Layoutdesign gepflegt wird) sondern wechseln innerhalb der Querypflege mit nächstes Bild (F6) auf die Feldauswahl der Query.

Über
BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNG
kann für die einzelnen Felder eine Kurzbezeichnung eingestellt werden.
Nun werden rechts neben den Datenfeldern Eingabefelder für die Kurzbezeichnung angegeben.
Hier erhalten nun folgende Felder eine Kurzbezeichnung:

Innerhalb CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen (Tabelle COEP)
Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung -> WERT
Objektnummer -> OBJEKT
Partnerobjekt -> PARTNER



Diese Kurzbezeichnung sind notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein eiegens Feld mit einer Formel anlegen.
Dieses geht über
BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN

Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. Elegant wäre es natürlich, wenn wir im Infoset eine entsprechende leere Feldgruppe definiert hätten, es geht aber auch ohne.

Insgesamt werden hier drei Felder angelegt Z_ALT für dem Semder (Soll) Z_NEU für den Empfänger (Haben) und Z_WERT für den eigentlichen Wert.

Die lokalen Felder haben hierbei dann folgende Eigenschaften:

a) Feld Z_ALT
Das lokale Feld hat folgende Eigenschaften:

Kurzbezeichnung ALT
Feldbezeichnung Z_ALT
Überschrift Z_ALT


Innerhalb der Sachgruppe kann un die Feldgruppe des Infoset gelegt werden. Dieses ist dann der Bereich, wo das lokale Feld angelegt worden ist.

Als Feldeigenschaften könnten wir nun Textfelder, Rechnfelder etc. hinterlegen. Hier geben wir jedoch die gleichen Eigenschaften wie OBJEKT. Da es sich bei Objekt und PARTNER um die Objektnummer (KS* oder OR*) handelt, ist es eigentlich egal auf welches von beiden Bezug genommen wird. Auf diese Weise werden die Eigenschaften des Tabellenfeldes vererbt. Alternativ hätte man auch Textfeld mit 20 Zeichen nehmen können.
Da nun der Sender / Empfänger abhängig vom Wert ermittelt werden soll legen wir eine Berechnungsvorschrift an. Dazu klicken wir auf "KOMPLEXE BERECHNUNG".

Nun können wir drei Bedingungen und eine sonstige Alternative angeben.

Dieses nutzen wir wie folgt:
Bedingung:
WERT > 0
Formel:
PARTNER

Ist der Wert positiv wird das Partnerobjekt als Sender genommen.

Bedingung:
WERT < 0
Formel:
OBJEKT

Ist der Wert negativ wird die Objektnummer als Sender genommen.

Sonst
WERT

Somit wird bei einer 0 der Wert ausgegeben.

b) Feld Z_NEU
Das lokale Feld hat folgende Eigenschaften:

Kurzbezeichnung NEU
Feldbezeichnung Z_NEU
Überschrift Z_NEU

Hier hat das Feld die gleichen Eigenschaften wie das Feld PARTNER.

Als Formeln wird folgende komplexe Berechnung hinterlegt:

Bedingung:
WERT > 0
Formel
OBJEKT

Bedingung
WERT < 0
PARTNER

Sonst
WERT

Im Grunde ist dieses die umgedrehte Bedingung zum Feld Z_NEU.
Damit sind Z_ALT (S) und Z_NEU (H) definiert. Für die Buchungsliste benötigen wir jedoch noch den Wert mit positiven Vorzeichen (in Excel würde hier als Formel ABS(Wert) für den absoluten Wert genommen werden.

c) Feld Z_WERT
Das lokale Feld hat folgende Eigenschaften:

Kurzbezeichnung Z_WERT
Feldbezeichnung Z_WERT
Überschrift Z_WERT

Hier hat das Feld die gleichen Eigenschaften wie das Feld WERT (entspricht CURR / Währung mit 15 Zeichen und 2 Dezimalstellen).

Als Formeln wird folgende komplexe Berechnung hinterlegt:

Bedingung
WERT < 0
Formel
- 1 * WERT

Bedingung
WERT > 0
Formel
1 * WERT

Sonst
WERT

Die so festgelegten lokalen Felder werden nun ebenfalls in der Grundliste mit als Listenfelder übergeben.

Nun kann diese Query als Grundlage für eine Umbuchung verwendet werden. Ähnlich wie bei der Tabellenauswertung wird hier
der Vorgang KAMV das Belastungs/Entlastungskennzeichen S sowie das Kalenderjahr ausgewählt.


Da jedoch eine Vielzahl von Buchungen vorhanden sind sollte diese Query noch bspw. in Access weiterverarbeitet werden.


 

3. Weiterverarbeitung der Query über KAMV in Access

Besonders wichtig ist hierbei, dass Buchungen die identische Sender und Empfänger haben Gruppiert und Summiert werden. Andernfalls haben wir ggf. wesentlich mehr Buchungssätze, als eigentlich erforderlich wäre.

Im Ergebnis haben wir nun folgende Query erhalten.

Be-/Entlastungskennzeichen (COEP-BEKNZ)
Geschäftsjahr (COEP-GJAHR)
Kostenartentyp (CSKB-KATYP)
Vorgang CO (COEP-VRGNG)
Belegnummer (COEP-BELNR)
Objektnummer (COEP-OBJNR)
Kostenart (COEP-KSTAR)
KOstenart Bezeichnung (CSKU-KTEXT)
Wert/KWähr (COEP-WKGBTR)
Partnerobjekt (COEP-PAROB)

Sowie unsere kundeneigene Felder
Z_ALT
Z_NEU
Z_WERT


In einer Datenbankanwendung (im Beispiel ACCESS) sind nun folgende Abfragen erforderlich.

001 Kostenart Neu
Aus der Grundliste der Query werden folgende Felder in die Abfrage übernommen:
Z_ALT
Kostenart
Wert/TWähr
Z_NEU

Hier sollte für Kostenarten des Typs 42 entsprechende Kostenarten des Typs 41 genommen werden.
Sofern es eine entsprechende Logik innerhalb der Kostenarten gibt (bspw. die Kostenarten Typ 42 beginnen mit 0815 und die korrespondierenden Kostenarten des Typs 41 beginnen mit 4711) kann hier eine passende Wenn Funktion genommen werden.

Beispiel:
Unter der Annahme, dass die Kostenarten achtstellig sind kann, sofern erforderlich die Kostenart wie folgt ermittelt werden.
NeuKA-1: Wenn(Links([Kostenart];4)="4711";"0815" & Rechts([Kostenart];4);0)

Gibt es daneben noch eine Kostenart die direkt ersetzt werden soll bspw. 55555590 durch 55555580 lautet die zweite Bedingen:
NeuKA-2: Wenn([Kostenart]="55555590";55555580;0)

Entsprechend können hier auch weitere "Austauschsfunktionen ermittelt werden.

Als letzter Punkt sollte auf dieser Kostenarten Bezug genommen werden, oder die ursprüngliche Kostenart genommen werden:

Z_Kostenart: Wenn([NeuKA-1]+[NeuKA-2]>0;[NeuKA-1]+[NeuKA-2];[Kostenart])


Zur Verdeutlichung noichmals die Hilfsfelder zur Ermittlung der "neuen" Kostenarten.
  • NeuKA-1: Wenn(Links([Kostenart];4)="4711";"0815" & Rechts([Kostenart];4);0)
  • NeuKA-2: Wenn([Kostenart]="55555590";55555580;0)
  • Z_Kostenart: Wenn([NeuKA-1]+[NeuKA-2]>0;[NeuKA-1]+[NeuKA-2];[Kostenart])



002 KoSt oder IA
Sowohl in der Objektnummer als auch Partnerobjekt werden Kostenstellen als KS* und Innenaufträge als OR* ausgewiesen. Entsprechend ist das Feld Z_ALT sowie Z_NEU noch aufzuteilen ob es sich um eine Kostenstelle oder einen Innenauftrag handelt.

Hierbei wird unter Bezugnahme auf die Abfrage "001 Kostenart Neu" dieses wie folgt ermittelt.

Z_ALT aus 001 Kostenart_neu

ALT_Typ: Links([Z_ALT];2)
Sofern es sich um einen Auftrag handelt sind die ersten zwei Zeichen OR bei einer Kostenstelle KS

Unter der Annahme, dass sowohl Kostenstellen als auch Innenaufträge achtstellig sind (oder mit führender Null ausgewiesen werden, kann nun Z_ALT entsprechend auf die Felder Kost Alt (für sendende Kostenstelle) und Auftrag Alt (für sendenden Innenauftrag) ausgewertet werden-

Kost Alt: Wenn([ALT_Typ]="KS";Rechts([Z_ALT];8);"")

Aufrag Alt: Wenn([ALT_Typ]="OR";Rechts([Z_ALT];8);"")

Z_Kostenart aus 001 Kostenart_neu

Betrag: Wert/TWähr aus 001 Kostenart_neu


Genauso wie unter Z_ALT sowohl Kostenstellen als auch Innenaufträge ausgewiesen sein können, wird hier ebenfalls Z_NEU auf die Spalten Kost Neu und Auftrag Neu aufgeteilt.

Z_NEU aus 001 Kostenart_neu

NEU_Typ: Links([Z_NEU];2)

Kost Neu: Wenn([NEU_Typ]="KS";Rechts([Z_NEU];8);"")

Auftrag Neu: Wenn([NEU_Typ]="OR";Rechts([Z_NEU];8);"")

Als weiteres Feld wird noch die Sender-Empfänger-Beziehung ermittelt:
Beziehung: [ALT_Typ] & [NEU_Typ]
Somit wäre Auftrag an Auftrag bspw. OROR oder Kostenstelle an Auftrag KSOR.



003 Betrag in Summe
Für die Umbuchung sind nun alle Werte vorhanden, da aber Buchungen häufiger eine identische Sender-Empfänger Beziehung haben. Im Beispiel wird die Abteilung A wohl nicht nur eine Kopie im Jahr erhalten sondern häufiger Kopien nutzen ist es sinnvoll eine Gruppierung und Summe über die Werte zu erhalten.

Hierzu wird in dieser Abfrage wie folgt die vorherige Abfrage aufbereitet:
Die einzelnen Werte stammen aus der Abfrage "002 Kost oder IA"

Beziehung (Funktion Gruppierung)
Kost Alt (Funktion Gruppierung)
Auftrag Alt (Funktion Gruppierung)
Z_Kostenart (Funktion Gruppierung)
Betrag (Funktion Summe)
Kost Neu (Funktion Gruppierung)
Auftrag Neu (Funktion Gruppierung)

Somit sind dann alle Buchungen zusammengefasst.


Sollen die Buchungen per CATT eingespielt werden, kann es nützlich sein für die jeweilige Beziehung die Abfrrage 003 Betrag in Summe nochmals aufzuteilen.

Hierbei wird ein Suchkriterium über das Feld Beziehung gelegt, so dass hier insgesamt vier Abfragen mit Bezug auf "003 Betrag in Summe" erstellt werden:

010 Auftrag an Auftrag
Beziehung
Kriterien "OROR"
Auftrag Alt
Z_Kostenart
SummevonBetrag
Auftrag Neu

010 Auftrag an Kostenstelle
Beziehung
Kriterien "ORKS"
Auftrag Alt
Z_Kostenart
SummevonBetrag
Kost Neu

010 Kostenstelle an Auftrag
Beziehung
Kriterien "KSOR"
Kost Alt
Z_Kostenart
SummevonBetrag
Auftrag Neu

010 Kostenstelle an Kostenstelle
Beziehung
Kriterien "KSKS"
Kost Alt
Z_Kostenart
SummevonBetrag
Kost Neu

Weiterntwicklung der Grundlage (Query)

Grundsätzlich ist es natürlich überlegenswert die in der Datenbankanwendung erstellte Abfrage "002 KoSt oder IA" auch schon im Infoset durch Zusetzfelder oder aber in der Query zu erledigen. Hierzu müssten die Felder Objektnummer und Partnerobjekt auf Zusatzfelder *_KS und *_IA aufgeteilt werden. Sinnvollerweise würde dieses im Infoset erfolgen. Und ebenfalls, wie in der Datenbanklösung durch die Abfrage der ersten zeichen und Zuordnungen zum jeweiligen Feld. Dieses dürfte durch ein vergleichbares Coding wie im Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" beschrieben möglich sein. Allerdings ist diese Query dann nicht ohne Weiteres innerhalb der Einrichtungen verteilbar, wenn unterschiedliche Längen von Kostenstellen und Innenauftragsnummern genutzt werden. Trotzdem könnte sich hier lokal, an der eigenen Einrichtungen, eine solche Anpassung tatsächlich lohnen da damit ein weiterer Schritt direkt aus SAP und nicht aus Excel oder Access erstellt wird...was ja durchaus auch einen eigenen Charme hat.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können. Weitere Artikel zur Verarbeitung von Daten in MS Access sind unter Access zu finden.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 4. März 2012
19:47 Uhr

SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag

Ausgangslage:

Über die Transaktion KOK5 (Stammdatenliste Innenaufträge) ist es möglich auch das Feld Status eines Innenauftrages auszuwerten und so eine Liste aller gesperrten Innenaufträge zu erhalten. Leider ist der Auftragsstatus "gesperrt" nicht als Selektionsparameter bei der KOK5 vorhanden, so dass hier alle Aufträge ausgwertet werden müssen und später selektiert werden muss. Dieses erhöht zum Einen die Dauer der Auswertung und zum anderen werden bei der KOK5 nur bis zu 10.000 Innenaufträge angezeigt.

Dennoch möchte ich hier noch, bevor ich auf eine Lösung eingehe, auf die im Artikel "Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge" vorgestellte Vorgehensweise verweisen.


Ein weiterer Nachteil ist, dass in der Spalte Sytemstatus-Zeile alle bisher den Auftrag erteilten Statusausprägungen ausgewiesen wird.
Diese Daten stammen intern aus der Struktur MKAUF und werden im Feld SYSST ausgewiesen. Der Nachteil ist, dass hier ein Eintrag zum Beispiel "FREI ABRV SPER" genannt werden kann.


Lösungsansatz:

Auch hier hilft die Objektnummer des Innenauftrages weiter, da innerhalb der Tabelle JEST jeder Status eines SAP Objektes festgehalten wird. Somit kann hier eine Verknüpfung zu den Stammdaten der Innenaufträge erstellt werden.

Der Nachteil ist, dass hier in mehreren Zeilen die einzelnen Status eines Auftrages festgehalten werden. Daher ist es sinnvoll, sich hier ebenfalls eine SAP Query zu bedienen.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.



1. Infoset definieren
Tabellen:
AUFK - Auftragsstammdaten
JEST - Einzelstatus pro Objekt
TJ02 - Systemstatus

Verknüpfungen:
AUFK-OBJNR <-> JEST-OBJNR
Wie unter ABRV beschrieben wird hier wiederum die Objektnummer verwendet um die Tabellen zu verknüpfen.

In der Tabelle JEST ist nun der vorhandene Status als Nummernfeld für jedes Objekt hinterlegt. In der Tabelle TJ02 erhalten wir allerdings auch die Bezeichnung dieses Status, so dass dieses Feld gerade bei der späteren Selektion sehr hilfreich ist.

Entsprechend legen wir als weitere Verknüpfung folgende an:
JEST-STAT <-> TJ02-ISTAT

Somit kann nachher in der Query auch über den Text bzw. die Beschreibung des Status verwendet werden.


2. Query definieren
Auch hier werden die Felder wieder in der Ausgabereihenfolge angegeben mit der Kennzeichnung L als Listenfeld und S als Selektionsfeld.

Auftragsstammdaten AUFK
Innenauftragsnummer AUFK-AUFNR (S,L)
Kurztext AUFK-KTEXT (L)
Name des letzten Änderers AUFK-AENAM (L)
Änderungsdatum des Auftragsstamms AUFK-AEDAT (L)

Einzelstatus pro Objekt JEST
Einzelstatus eines Objekts JEST-STAT (L)
Kennzeichen: Status inaktiv JEST-INACT (S)
Dieses Feld Status inaktiv, ist als Selektion wichtig, da eine einmal zugewiesene Sperre auch wieder deaktiviert werden kann. Daher wird dieses als weiteres Selektionsfeld mit angegeben.

Systemstatus TJ02
Systemstatus TJ02-ISTAT (S)
Durch Verwendung des Systemstatus aus der Tabelle TJ02 wird in der F4 Auswahlhilfe der Query dann auch die Beschreibung ausgegeben.

Zusatzfeld bzw. Textfeld
Zusatzfeld:
"Text:Systemstatus" TEXT_TJ02_ISTAT (L)

Handhabung der Query
Zur Handhabung der Query können nun alle Innenaufräge ausgewertet werden. Das Feld "Kennzeichen Status inaktiv" sollte auf BLANK oder ungleich X gesetzt werden (durch die Selektionsoptionen). Ferner kann hier der Status: I0043 für gesperrt
gewählt werden, so dass alle derzeit aktiv gesperrten Innenaufträge des Systems ausgewertet werden können.

Alternative: Systemstatus in einer Zeile je Auftrag ausgeben

Der Nachteil dieser Query ist, dass wenn kein Systemstatus vorselektiert wurde je Status eine extra Zeile pro Innenauftrag ausgegeben wird.
Im Artikel "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck" wird alternativ eine Methode beschrieben in der in der Stammdatenliste je Innenauftrag ein Zusatzfeld GESPERRT bei gesperrten Innenaufträgen mit ausgegeben wird. Dieses ist natürlich auch für andere Phasen eines Innenauftrages möglich.
 

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Donnerstag, 12. Januar 2012
23:18 Uhr

Query Abrechnungsvorschriften Innenauftrag

Ausgangslage:
Für die Auftragsabrechnung werden innerhalb der Innenauftragsstammdaten Abrechnungsvorschriften für einzelnen Innenaufträge gepflegt. Diese können über die Transaktion KOSRLIST_OR Abrechnungsvorschriften (Rechhnungswesen->Controlling->Innenaufräge->Infosystem->Berichte zu Innenaufträgen->Stammdatenverzeichnis) ausgwertet werden.

Hier können für jeden Innenauftrag unter Position folgende Daten mit angeben werden:
- Empfänger
- Kurztext Empfänger
- Prozent
- Abrechnungsart
- Abrechnungsvorgang
- Version
- Gültig bis Jahr

Grundsätzlich ist diese Transaktion zur Kontrolle von gepflegten Abrechnungsvorschriften hilfreich. Der Nachteil ist hier in Form der Berichtsdarstellung.

Innerhalb des Berichtes werden als Kopfzeile der Innenauftra und auf einzelnen Positionen die entsprechenden Abrechnungsregeln ausgegeben. Ein Export
oder Vergleich gestaltet sich daher als recht schwierig.

Lösungsansatz:
Auch die Abrechnungsvorschriften sind in einer enstprechenden Tabelle hinterlegt.
Die Aufteilungsregeln der Abrechnungsvorschriften für die Auftragsabrechnung sind hierbei in der Tabelle COBRB gespeichert.

Hier werden in einzelne Tabellenzeilen die entsprechenden Abrechnungsempfänger hinterlegt. DIese werden entweder als Objektnummer in den Felder REC_OBJNR1 bzw. REC_OBJNR2 gespeichert können aber auch in den Feldern KOSTL und AUFNR entnommen werden.

Im vorliegenden Fall erfolgt eine Abrechnung je nach Ursprungszuordnung auf eine Kostenstelle oder Innenauftrag.

Lösung:
Entsprechend bietet sich eine Query über die beiden Tabellen

1.) Infoset definieren

AUFK - Auftragsstammdaten
COBRB - Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung an.

Hier sollte folgende Verknüpfung definiert werden.

AUFK-OBJNR <-> COBRB-OBJNR

Das Feld OBJNR hat in Tabellen eine besondere Funktion, da hier unterschiedliche Kontierungsobjekte festgehalten werden können. So werden beispielsweise Innenaufträge als OR* gespeichert, so dass hier eine entsprechende Verknüpfung erfolgen kann.

2. Query definieren
Auch hier weden die Felder wieder in der Ausgabereihenfolge angegeben mit der Kennzeichnung L als Listenfeld und S als Selektionsfeld.

Auftragsstammdaten AUFK
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext (L) AUFK-KTEXT

Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung COBRB
Version (L,S) COBRB-VERSN
Kontierungstyp (L) COBRB-KONTY
Empfangende Kostenstelle (L) COBRB-KOSTL
Auftragsnummer (L) COBRB-AUFNR
Abrechnungsart (L) COBRB-PERBZ
Ursprungszuordnung (L) COBRB-URZUO
Gültig ab Periode (L) COBRB-GABPE
Gültig ab Jahr (L) COBRB-GABJA
Gültig bis Periode (L) COBRB-GBISP
Gültig bis Jahr (L) COBRB-GBISJ


3.) Vergleich mit Innenauftragsstammdatenliste

Diese Liste der Abrechnungsvorschriften kann dann entweder mit der Stammdatenverzeichnis Aufträge (Transaktion KOK5) oder der Tabelle COAS oder einer Query (vergleichbar des vorherigen Infosets) verglichen werden, so dass hier durch einen Vergleich der erstellten Query und der vorhandenen Innenaufträge noch zu pflegende Innenaufträge erkannt werden können.

Für die Querylösung der Innenauftragsstammdaten bieten sich folgende Felder aus den Infoset über die Tabellen AUFK, CSKS, CSKT, CEPC und CEPCT an.

Auch hier weden die Felder wieder in der Ausgabereihenfolge angegeben mit der Kennzeichnung L als Listenfeld und S als Selektionsfeld.

Auftragsstammdaten AUFK
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext (L) AUFK-KTEXT
Verantwortliche Kostenstelle (L,S) AUFK-KOSTV
Kostenstellentexte CSKT
Allgemeine Bezeichnung (L) CSKT-KTEXT
Auftragsstammdaten AUFK
Profitcenter (L,S) AUFK-PRCTR
Profit-Cener-Stammdaten Texte
Allgemeine Bezeichnung (L) CEPCT-KTEXT
Auftragsstammdaten AUFK
Kalkulationsschema (L) AUFK-KALSM

ACHTUNG:
Sofern es bei der Beschreibung der Kostenstellen oder Profit-Center Änderungen in der Bezeichnung gab, sind diese in den Tabellen CSKT und CEPCT mehrfach vorhanden. Hier werden dann auch die Auftragsstammdaten mehrfach mit angegeben. Entsprechend sollte ein Gültig Bis Feld als Selektionsfeld für die Bezeichnungen gewählt werden, oder alternativ die Bezeichnungen aus den Tabellen CPCT und CSKT weg gelassen werden.

Erweiterung:
Das Thema Abrechnungsvorschriften ist im Artikel "Abrechnungsvorschriften von Innenaufträgen auf identische verantwortliche Kostenstelle und empfangende Kostenstelle per Query mit Ampelfunktion prüfen" erneut aufgegriffen worden und hier ein wenig ausführlicher behandelt worden.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Mittwoch, 14. Dezember 2011
08:33 Uhr

Query Stammdaten CO Kontrolle Verantwortliche

Ausgangslage
Im Rahmen der Stammdatenpflege beziehen sich die Innenaufträge über die verantwortliche Kostenstelle und das zugeordnete Profit-Center im Bereich der Verantwortlichen aufeinander, so dass für die Kostenstelle/das Profit-Center die Verantwortung identisch zum Innenauftrag ist.

Lösungsansatz:
Wie unter SAP Query Stammdaten PSM / CO Innenauftrag beschrieben würde sich eine Auswertung innerhalb der CO Tabellen anbieten.

Hierzu werden folgende Schritte erforderlich.

1.) Infoset definieren
Innerhalb der Transaktion SQ02 wird folgendes Infoset definiert. Hierfür wird als Datenquelle ein Tabellen-Join über Tabelle AUFK angelgt.
Es werden folgende Tabellen miteinander in Beziehung gesetzt:
AUFK: Auftragsstammdaten
CSKS: Kostenstellenstammsatz
CSKT: Kostenstellenelemente (für die Texte)
CEPC: Stammdatentabelle von Profit Centern
CEPCT: Profit-Center-Stammdaten Texte

Verknüpfungsbedingungen:
Die vorgeschlagenen Verknüpfungsbedingungen seitens SAP sollte hier wieder entfernt werden und folgende Verknüpfungsbedingungen definiert werden.

Folgende Tabellenfelder werden hierbei miteinander verknüpft:

AUFK-KOSTV <-> CSKS-KOSTL
Hierdurch wird die Verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrages mit den Stammdaten der Kostenstellen verknüpft.

CSKS-KOSTL <-> CSKT-KOSTL
Hierdurch werden die Stammdaten der Kostenstelle mit der Bezeichnung der Kostenstelle verknüpft.

AUFK-PRCTR <-> CEPC-PRCTR
Hierdurch wird das Profitcenter des Innenauftrages mit den Stammdaten der Profit-Center verknüpft.

CEPC-PRCTR <-> CEPCT-PRCTR
Hierdurch werden die Stammdaten der Profit-Center mit der Bezeichnung der Profit-Center verknüpft.

Damit sind alle Verknüpfungen der Tabellen erfolgt. Der Einfachheit halber können nun alle Feldgruppen/Datenfelder übernommen werden. Dieses hat den Vorteil, dass dieses Infoset auch für weitere Queries zur Verfügung steht. Alternativ könnte man auch nur die notwendigen Felder übernehmen. Innerhalb der Query können dann die Felder auch wieder eingeschränkt werden.

1.) Query definieren
Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen. Bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese danna uch in der Query ausgegeben werden sollen:


Auftragsstammdaten AUFK
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext (L) AUFK-KTEXT
Verantwortliche Kostenstelle (S) AUFK-KOSTV
Verantwortlicher (L) AUFK-USER2
Profitcenter (S) AUFK-PRCTR)


Kostenstellenstammdaten CSKS
Kostenstelle (L) CSKS-KOSTL

Kostenstellentexte CSKT
Allgemeine Bezeichnung (L) CSKT-KTEXT
Beschreibung (L) CSKT-KTEXT

Kostenstellenstammdaten CSKS
Verantwortlicher (L) CSKS-VERAK

Stammdatentabelle von Proftitcenter CEPC
Profitcenter (L) CEPC-PRCTR

Profit-Center-Stammdaten Texte (CEPCT)
Allgemeine Bezeichnung (L) CEPCT-KTEXT
Langtext (L) CEPCT-LTEXT

Stammdatentabelle von Proftitcenter CEPC
Verantwortlicher des Profitcenter (L) CEPC-VERAK


Damit sind die Grundfelder schon einmal definiert und die Query kann pronzipiel gestartet werden.
 

Erweiterung der Query


a) Lokales Feld anlegen / Formel

Ziel der Auswertung soll jedoch sein, dass hier auch eine Prüffunktion eingefügt wird, ob die Verantwortlichen identisch sind. Somit sollen also die Felder CEPC-VERAK, CSKS-VERAK und AUFK-USER2 miteinander verglichen werden. Ziel ist es hier entsprechende Symbole zu hinterlegen, wenn diese nicht übereinstimmen, über die dann in der Queryliste selektiert werden kann.


Hierzu gehen wir nicht in die Grundliste der Query (wo auch das Layoutdesign gepflegt wird) sondern wechselkn innerhalb der Querypflege mit nächstes Bild (F6) auf die Feldauswahl der Query.

Über
BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNG
kann für die einzelnen Felder eine Kurzbezeichnung eingestellt werden.
Nun werden rechts neben den Datenfeldern Eingabefelder für die Kurzbezeichnung angegeben.
Hier erhalten nun folgende Felder eine Kurzbezeichnung:

Bei den Auftragsstammdaten:
Verantwortlicher -> V_IA
Beim Kostenstellenstammsatz:
Verantwortlicher -> V_KS
Beim Stammdatentabelle von Profit Centern:
Verantwortlicher des Profit Centers -> V_PC

Diese Kurzbezeichnung sind notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein eiegens Feld mit einer Formel anlegen.
Dieses geht über
BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN

Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. Elegant wäre es natürlich, wenn wir im Infoset eine entsprechende leere Feldgruppe definiert hätten, es geht aber auch ohne

Das lokale Feld hat folgende Eigenschaften:

Kurzbezeichnung CHECKVERANT
Feldbezeichnung CheckVerant
Überschrift Checkverant

Da wir hier die Verantwortlichen kontrollieren wollen.

Innerhalb der Sachgruppe kann un die Feldgruppe des Infoset gelegt werden. Dieses ist dann der Bereich, wo das lokale Feld angelegt worden ist.

Als Feldeigenschaften könnten wir nun Textfelder, Rechnfelder etc. hinterlegen. In unseren Beispiel möchten wir als Eigenschaften allerdings IKONE hinterlegen. Über entsprechende Icons soll hier ein Unterschied ausgegeben werden. Hierzu legen wir eine Berechnungsvorschrift an. Dazu klicken wir auf "KOMPLEXE BERECHNUNG".

Nun können wir drei Bedingungen und eine sonstige Alternative angeben.

Dieses nutzen wir wie folgt:

Bedingung:
V_IA = V_KS AND V_IA = V_PC
Formel:
ICON_LED_GREEN

Wenn Verantwortliche des Innenauftrages mit Verantwortliche der Kostenstelle übereinstimmt UND Verantwortliche des Innenauftrages mit Verantwortliche des Profit-Center übereinstimmt ist alles in Ordnung und es soll eine grüne LED: so in Ordnung ausgegeben werden. Die Verfügbaren Ikons können über die untere Schaltfläche Ikonen ausgewählt werden.

Bedingung:
V_KS <> V_PC
Formel:
ICON_LED_YELLOW

Wenn die Verantwortliche der Kostenstelle mit der Verantwortlichen des ProfitCenter nicht übereinstimmt soll ein gelbes LED ausgegeben werden. Dieses wird als relativ unkritisch betrachtet.

Bedingung:
V_KS <> V_IA
Formel:
ICON_LED_RED

Als besonders kritisch wird betrachtet, wenn Verantwortliche der Kostenstelle nicht mit Verantwortliche des Innenauftrages übereinstimmt

Sonst:
ICON_LED_RED

Tritt irgendein anderer Fall auf, soll ebenfalls eine rote LED ausgegeben werden.

Sofern die Verantwortlichen in jeden Fall übereinstimmen sollen, kann natürlich auch die beiden mittleren Bedingungen weg gelassen werden. Als weitere Operatoren bieten sich neben AND auch OR an, sowie + - * und verschiedene andere Operatoren.


b) Berichtszuordnung

Durch die Auswertung dieser Query erhalten wir nun eine Liste mit den Stammdaten Innenauftrag, Kostenstelle und ProfitCenter. Sollten nun die Verantwortlichen nicht übereinstimmen müssten wir nun einzeln die entsprechende Objekte bearbeiten. Hier ist es aber möglich aus der Query direkt in die Stammdatenpflegetransaktion zu wechseln, wenn wir auf das Feld Auftragsnummer, Kostenstelle oder Profit-Center doppelklicken. Hierzu muss in der Querypflege eine Berichtszuordnung gepflegt werden.

Hierzu rufen wir wiederum über die SQ01 die Query für eine Änderung auf.
Über SPRINGEN->BERICHTSZUORDNUNG können Empfängerberichte definiert werden.

Über das „+“ (Zeile einfügen) können weitere Query eingefügt werden. Alternativ kann hier auch ein anderer Berichtstyp ausgewählt werden. Über "TR Transaktion" können hier auch die Stammdatenpflegetransaktionen hinterlegt werden.

Hier hinterlegen wir folgende Transaktionen:

KE52 Profit Center ändern
KS02 Kostenstelle ändern
KO02 Innenauftrag ändern


Nun wird die Berichtszuordnung gespeichert und auch die Query kann gespeichert und genutzt werden.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Dienstag, 6. Dezember 2011
09:44 Uhr

SAP Query Stammdaten PSM / CO Innenauftrag

Leider wird die Tabelle FMZUOB (Zuordnung von CO Objekten zu PSM Objekten) durch die Einführung der FMDERIVE nicht mehr gepflegt, so dass keine Verknüpfung von Fonds innerhalb der Tabellen FMFINT bzw. FMFINCODE (bspw. für den Finanzierungszweck) mit den Stammdaten der Innenaufträge in der Tabelle AUFK möglich ist. Hier war bis zur Einführung der FMDERIVE eine Verknüpfung über die OBJNR möglich.

Eine direkte Verknüpfung der Tabellen FMFINCODE mit AUFK scheitert daran, dass die Auftragsnummer in der Tabelle AUFK mit führenden 0en gespeichert wird und in der Tabelle FMFINT ohne führender 0. Eine entsprechende Auswertung ist daher über die Stammdeten der Fonds aus PSM und der Innenaufträge in CO scheinbar nicht möglich.

Technischer Hintergrund:
Das Feld FMFINCODE-FINCODE   (Fond) ist vom Typ Char mit einer Länge von 10 Zeichen, das Feld AUFK-AUFNR (Auftragsnummer) ist zwar auch vom Typ Char allerdings mit einer Länge von 12 Zeichen. Somit können beide Felder nicht verknüpft werden, da diese Werte nicht übereinstimmen.

Per Codig innerhalb eines Zusatzfeldes ist es jedoch möglich nur den hinteren Teil aus AUFK-AUFNR zu verwenden und damit eine Verknüpfung zu erstellen.

Diese Methode ist im Artikel "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck" beschrieben, inklusive einer Angabe, ob der Innenauftrag gesperrt ist.

Hinweis: Query Stammdaten CO Innenauftrag PSM-FM Fond

Der erwähnte Artikel ist Teil einer Serie um Stammdaten von CO Innenaufträgen und PSM-FM Fonds miteinander zu verknüpfen.
  1. "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck"
  2. "Query über verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrag - Bestimmung der Lehreinheit im Fachbereich durch Teil der Kostenstellennummer"
  3. "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM"
  4. "Weitere Zusatzfelder im Infoset mit ABAP Coding zur Verwendung in SAP Query über die Tabellen AUFK und FMFINCODE"

Erweiterung durch Zusatzfeld/Zusatztabelle Coding im Infoset

Eine Erweiterung dieser Vorgehensweise ist auch im Artikel "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" festgehalten.

Am Anwendungsbeispiel einer CO Einzelpostenliste mit Ergänzung der Stammdaten aus CO-Innenauftrag und PSM-FM Fond  ist dann in folgender Artikelserie beschrieben:
  1. "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" (Definition eines Infoset mit entsprechenden Zusatzfeldern und Einbindung der Tabelle FMFINCODE als Zusatztabelle zu AUFK
  2. "Query Einzelpostenliste Innenauftrag mit Ausweis Ertrag und Aufwand Zweiter Teil Query zur Datenaufbereitung" (Auswertung der Tabelle COEP und einige Hintergrundinformationen zu den unterschiedlichen Währungen in CO und den Kostenarten)

Auswertung CO Stammdaten

Ansonsten lassen sich innerhalb des Moduls CO  die Stammdaten gut miteinander verknüpfen.

Hier bieten sich folgende Tabellen an:

Stammdaten der Innenaufträge:
AUFK

Stammdaten der verantwortlichen Kostenstelle:
CSKS (Kostenstellenstamm)
CSKT (Texte der Kostenstellen)

Stammdaten der Profit-Center:
CEPC (Profitcenterstammdaten)
CEPCT (Texte der Profitcenter)
 

Hinweis:

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Montag, 14. November 2011
07:40 Uhr

Plan/Plan Vergleich Kostenstellen - Vergleich unterschiedlicher Planversionen

Ausgangslage
Die Ergebnisse einer Planumlage (Betriebsabrechnungsbogen) in einer Planversion des Vorjahres sollen mit den Planwerten des laufenden Jahres verglichen werden.

Ziel:
Plan lfd. Jahr Planversion BAB / Plan Vorjahr Bericht in Planversion Budget auf Ebene der Kostenstellen.

Hier kann folgender ReportWriter Bericht weiter helfen:

Bibliothek 1VK

Allgemeine Selektion:
KostRechKreis (Variable): 1KOKRE
Kostenstelle (Gruppe, Variable): 1KOSET

Über
BEARBEITEN->
VARIATION
können die Kostenstellen aufgelöst werden, so dass an der Navigationsleiste des Berichtes innerhalb der selektierten Kostenstellengruppen navigiert werden kann. Alternativ könnte auch in einen zweiten Bericht die Kostenstellen statt Kostenarten auf den Zeilen aufgelöst werden.


Schlüsselspalten:
Baiskennzahl ist in beiden Spalten KOSTEN

Budget lfd. Jahr
Geschäftsjahr (Variable): 1GJAHLJ
Periode (Variablen): 1PERIV bis 1PERIB
Werttyp: 1
Version: 0
Bewertung: 0
Anmerkung: Budget wird als Planwert in der Version 0 des laufenden Jahres eingestellt

Ergebnis BAB
Geschäftsjahr (Variable): 1GJAHVJ
Periode (Variablen): 1PERIV bis 1PERIB
Werttyp: 1
Version (Variable): 1VERP
Bewertung: 0
Anmerkung: Hier wird automatisch das Vorjahr des laufenden Geschäftsjahres angegeben. Beim Aufruf des Berichtes muss dann ergänzend die Planversion des BAB des Vorjahres mit angegeben werden, so dass diese entsprechend ausgewertet wird.

Schlüsselzeilen:
Kostenart (Gruppe, Variable): 1KSTAR
Anmerkung:Dieses Merkmal kann entsprechend aufgelöst werden, so dass hier auch innerhalb der Kostenarten navigiert werden kann.

Mit dieser Berichtsdefinition erfolgt eine Auswertung nach aufgelösten Kostenarten, wobei hier die Kostenstellen in der Navigationsleiste erscheinen. Ergänzend dazu kann in der Berichtsgruppe auch ein zweiter Bericht ergänzt werden, der dann eine Darstellung der aufgelösten Kostenstellengruppe ermöglicht.

Hier wird dann die Kostenstellengruppe aus den allgemeinen Selektionen entfernt und in den Schlüsselzeilen als Merkmal hinterlegt.

Die Kostenartengruppe wird dafür dann als Merkmal in den Schlüsselspalten ergänzt.

In diesem Beispiel sind die Planwerte (Werttyp 1) der Version 0 mit einer variablen Version (Variable 1VERP) ausgewertet worden. Alternativ können auch weitere Planversionen oder die Variablen 1VERP-A und 1VERP-B  verwendet werden, so dass hier zwei weitere Planversionen (A oder B) als Selektion mit übergeben werden können.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Montag, 15. August 2011
08:33 Uhr

Jahresvergleich Profit-Center (Istdaten und Plandaten)

Ausgangslage:
Beim Vergleich von Jahresberichten basierend auf eine Auswertung aus der Profit-Center-Rechnung sind für bestimmte Kontengruppen Unterschiede zu erklären. Im Standard wurde jedoch kein Jahresvergleich gefunden.

Ziel: Jahresvergleich IST-Daten

Hier kann folgender ReportWriter Bericht weiter helfen:

Bibliothek 8A2

Allgemeine Selektion:
KostRechKreis (Variable) 8AKOKRS
Ledger 8A
Profitcenter (Gruppe, Variable) 8A-PCGR
Periode 1 bis 12

Schlüsselspalten:
Geschäftsjahr 1 (Variable) 8AYEAR1
Geschäftsjahr 2 (Variable) 8AYEAR2
Abweichung (Formel) X001 - X002
Nachtrag:Anstatt eines Merkmals können innerhalb des ReportWriter Berichtes auch Formeln hinterlegt werden. In diesen Beispiel werden die Werte des 1. Selektionsjahr vom 2. Selektionsjahr abgezogen.


Schlüsselzeilen:
Konten IST
Kontonummer (Gruppe, Variable) 8C-ACCG
Version 0
Satzart 0
Satzart 2

Diese Zeile sollte mit Merkmal Kontonummer auflösen markiert sein. Hierzu ist die Zeile zu markieren und über die zweite Symbolleiste das doppelte Summenzeichen (Expandieren bzw. Umsch.+F9) geklickt werden. Hierdurch sind auch alle in der Kontengruppe vorhandenen Konten mit ausgegeben.

Konten PLAN
Kontonummer (Gruppe, Variable) 8C-ACCG
Version (Variable) 0M1VERS
Satzart 1
Satzart 3

Diese Zeile sollte mit Merkmal Kontonummer auflösen markiert sein. Hierzu ist die Zeile zu markieren und über die zweite Symbolleiste das doppelte Summenzeichen (Expandieren bzw. Umsch.+F9) geklickt werden. Hierdurch sind auch alle in der Kontengruppe vorhandenen Konten mit ausgegeben.



Nachtrag: Kopfzeile mit Überschriften
Über
Zusätze->
Berichtstexte->
Kopfzeilen

Kann noch ein erläuternder Text für diesen Bericht hinzugefügt werden. Hierdurch ist es möglich auch die selektierten Werte mit auszugeben.

Hier können die entsprechenden Selektionsparameter des Berichtes ausgegeben werden.

Beispiel:
Jahresvergleich Profitcenter Profit-Center Gruppe für Kontengruppe Kontengruppe Planversion Version

GJ1 (Geschäftsjahr1)
GJ2 (Geschäftsjahr2)
Abweichung (Geschäftsjahr1)-(Geschäftsjahr2)


Die Selektionsparameter sind hierbei wie folgt eingebunden:
Profit-Center Gruppe:
Variablentyp: Textvariable für Selektionsparameter
Selektionsparamter: Profit-Center Gruppe
Textart: Wert
Breite: 10

Kontengruppe:
Variablentyp: Textvariable für Selektionsparameter
Selektionsparamter: Kontengruppe
Textart: Wert
Breite: 10

Version:
Variablentyp: Textvariable für Selektionsparameter
Selektionsparamter: Version
Textart: Wert
Breite: 4

Geschäftsjahr1:
Variablentyp: Textvariable für Selektionsparameter
Selektionsparamter: Geschäftsjahr 1
Textart: Wert
Breite: 4

Geschäftsjahr2:
Variablentyp: Textvariable für Selektionsparameter
Selektionsparamter: Geschäftsjahr 2
Textart: Wert
Breite: 4

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




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Dienstag, 9. August 2011
07:57 Uhr

Plankopie Innenaufträge

Neben den Istdaten ist gerade für das Controlling auch die Bearbeitung von Plandaten hilfreich. Hier können Umlagen, Verteilungen und auch einige sonstige Nebenrechnungen erfolgen. Grundlage sind hier die IST-Daten (Buchungen) des Rechnungswesen. Hierbei werden, je nach Modul (bzw. Rechnung) auf verschiedene Weise die Istdaten kopiert.

Kopie von Innenaufträge
Transaktion KO15 (Rechnungswesen-> Controlling-> Innenaufträge-> Planung-> Planungshilfen)
können über eine Selektionsvariante Innenaufträge kopiert werden. Hier ist es sinnvoll eine Selektionsvariante über eine Innenauftragsgruppe zu erfassen, die alle bestehenden Innenaufträge umfasst.

Danach können alle Istdaten (dieses umfasst bspw. auch statische Kennzahlen) kopiert werden. Sinnvoll ist hier jedoch vor der Kopie erst einen Testlauf durchzuführen, da ggf. manche Innenaufträge im zu kopierenden Jahr zwar Buchungsdaten haben aber schon gesperrt sind.

Sollten diese gesperrt sein, so können diese mittels STRG Y und STRG C aus der Hinweismeldung kopiert werden und per Innenauftragsmassenpflege entsperrt werden.


Sammelbearbeitung/Massenpflege Innenauftrag
Transaktion: KOK4
(Rechnungswesen-> Controlling-> Innenaufträge-> Stammdaten-> Speziele Funktionen-> Sammelbearbeitung)
Auch hier muss eine Selektionsvariante angelegt werden (bspw. Gesperrte Innenaufträge Planjahr 2010). Über die Funktionsauswahl kann dann mit diesen in der Selektionsvariante gepflegten Innenaufträge sowohl die Entsperrung als auch später die Sperre gesetzt werden.






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Dienstag, 27. Januar 2009
14:45 Uhr

Reorganisation von Finanzstellenhierarchien

Beim Einsatz von Finanzstellen- und Finanzpositionenhierarchie innerhalb des Modul SAP PSM-FM Haushaltmangement in der Kombination mit der klassischen Budgetierung ist bei einer Reorganisation der Stammdatenhierarchie der Finanzstellen (bspw. Zusammenlegung von Abteilungen) darauf zu achten, dass hier Inkonsistenzen auf Budgetseite entstehen können. Daher wird diese Möglichkeit im Standard auch verhindert.

Um dennoch die Hierarchie ändern zu können muss in Folge der Änderung der Budgetstrukturplan die Budgetträger aufgehoben werden, die Hierarchie der Finanzstellen gepflegt werden, die Budgetträger gekennzeichnet und die Budget unter Klassische Budgetierung->Budget->Werkzeuge->Neuaufbau
neu aufgebaut werden.

Voraussetzung hierfür ist, dass im Customizing des Haushaltsmanagement die Meldung FICUSTOM150 bzw. FICUSTOM151 in der Nachrichtensteuerung deaktiviert ist.

Die Nachrichtensteuerung kann innerhalb des Customizing (Transaktion SPRO) unter
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Grundeinstellungen
  • Nachrichtensteuerung ändern
für einzelne User über den Benutzernamen deaktiviert werden. Dieses ist sowohl für das Umhängen/Löschen der Finanzposition (MsgNr 150) als auch für Finanzstellen (MsgNr 151) einstellbar.

Sofern in Schwerpunkt des Berichtswesen eher im Bereich CO erfolgt könnte auch statt mit der Hierarchie der Finanzstellen diese flach gehalten werden und künftig die Finanzstellen innerhalb einer Finanzstellengruppe zusammen gefasst werden.Diese können innerhalb der Stammdaten der Finanzstelle ebenso wie in der Finanzpoistion genutzt werden. Leider ist es nicht möglich innerhalb Rechercheberichte eine Auswertung über solche Stammdatengruppen zu ermöglichen, da hier weiterhin die Hierarchie als Merkmal angezeigt wird. Jedoch dürften solche Gruppen die Selektion von Finanzstellen oder FInanzpositionen erleichtern. Siehe hierzu auch: Workflow Kostenstelle (Module CO, PSM).

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 16. September 2008
08:01 Uhr

Berechtigung für Tabellenansicht

Zum Anzeigen einer Tabelle wird die Auswertungstransaktion (sei es über einen Query oder über SE16 DataBrowser) und die Tabellenansichtberechtigung über das Berechtigungsobjekt S_TABU_DIS geprüft. Hierbei wird im Berechtigungsfeld Aktivität 03 (=Ansicht) und eine der Tabelle zugeordneten Berechtigungsgruppe geprüft.

Die Zuordnung von Tabellen zu Berechtigungsgruppen erfolgt mandantenunabhängig über die Transaktion SE54.

Hier kann auch über die Berechtigungsgruppe oder die Tabelle nach den entsprechenden Werten gesucht werden. So ist bspw. die Tabelle GLPCA der Berechtigungsgruppe KA (=CO:Anwendungstabelle) zugewiesen.

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Dienstag, 5. Februar 2008
10:16 Uhr

Workflow Kostenstelle und Innenaufträge (Module CO, PSM)

Ausgangslage:

Bei der Auswertung von Abteilungen wurde nicht nur das Intervall der Finanzstellen ausgewertet sondern auch die Finanzstellengruppe.


Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten der Auswertung innerhalb einer Abteilung:

a) Intervall von Finanzstellen
Unproblematisch, da hier keine aussen vorgelassen wird.

b) Nutzung der Finanzstellenhierarchie
In der Stammdatenpflege wird in einer Hierarchievariante die übergeordnete Finanzstelle angegeben.
Diese Finanzstellenhierarchie kann dann bei Auswertungen genutzt werden, indem die übergeordnete Finanzstelle einer Abteilung bspw. 501 für die untergeordneten Finanzstellen
der Abteilung 501 (umfassen die Finanzstellen 5010000 bis 5010245), so dass hier die untergeordneten Finanzstellen genutzt werden können.
Hierbei ist in den einzelnen Finanzstellen die übergeordnete Finanzstelle eingepflegt, so dass hier bei sauberer Stammdatenpflege kein Problem entstehen dürfte.

c) Finanzstellengruppe
Analog zur Kostenstellengruppe sind hier die einzelnen Finanzstellen als zusätzliches Stammdatum gefplegt. Die Finanzstellengruppen sind hier zusätzlich zu den Stammdaten zu pflegen.

Lösung

Um die Zusammenhänge der Stammdaten zu beachten kann es sinnvoll sein sich einen Workflow (Ablaufplan) für die Stammdatenpflege bei Kontierungselementen anzulegen.

Beispiel Workflow Kostenstelle

1. Profitcentergruppe innerhalb der Standardhierarchie (Transaktion KCH5)
2. Profitcenter anlegen (Transaktion KE51)
3. Kostenstelle mit Verweis auf Profitcenter Landesmittel (Transaktion KS01) und Kostenstellenhierarchie
4. Finanzstelle anlegen (Transaktion FMSA)
Achtung Finanzstellenhierarchie beachten!!!
5. Finanzstellengruppe pflegen
6. Berechtigungen
Ggf. Rollen und Berechtigungskonzept anpassen


Beispiel Workflow Projekte
1. Profitcentergruppe innerhalb der Standardhierarchie (Transaktion KCH5)
2. Profitcenter anlegen (Transaktion KE51)
3. Innenauftrag mit Verweis auf Profitcenter Auftrag anlegen (Transaktion KO01)
- Auftragsart
- Profitcenter
- verantwortliche Kostenstelle
- Abrechnungsregeln
4. Fond anlegen: (Transaktion FM5I)
Budgetprofil: ??
Finanzierungszweck ??

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Tags: FI CO PSM

Permalink - SAP
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Montag, 15. August 2005
13:27 Uhr

Keine Hierarchieanzeige für Kostenstellen

Beim Start der Kostenstellenhierarchie erscheint die Fehlermeldung 2A252 "Sie haben keine Planvariante eingegeben".

Hierbei fehlt ein Berechtigungsobjekt aus dem HR Bereich. Das Berechtigungsobjekt PLOG wird zu Personalplanungsdaten verwendet.

Als Infotyp sollte hier "1001" für Verknüpfungen und als Objekttypen die Objekte aus dem Bereich Controlling (K/Kostenstelle, KG/Kostenstellengruppe, PC/Profitcenter, PG/Geschäftsprozeßgruppe, PH/Profit-Center-Gruppe, PR/Geschäftsprozeß) freigegeben werden.

Für den Planstatus kann aktiv (1) eingetragen werden.

Als Subtypen sollten die Verknüpfungsarten (A003/gehört zu, B003/umfaßt) eingetragen sein.

Um eine reine Ansicht zu ermöglichen sollte hier der Funktionscode DISP gewählt sein.

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Freitag, 1. Oktober 2004
21:38 Uhr

Segmentkorrektur in SAP

Hintergrund:

Die Segmentkorrektur dient dazu, gemachte Buchung innerhalb einer abgeschlossenen Periode zu korrigieren, ohne hierbei erneut den Periodenabschluss durchzuführen.

Ein solcher Abschluss erfolgt beispielsweise bei der periodischen Umbuchung (TAN KSW5) im Bereich der Prozesskostenrechnung.

In unseren Beispiel werden anhand verbuchter Werte auf statistischen Kennzahlen Gelder durch Äquivalenzziffernkalkulation verteilt. Dieses erfolgt über einen Zyklus der innerhalb festgelegter Segmente Sender und Empfänger definiert und diese Kosten darauf verteilt.

Solche Kosten können bspw. bei der Verteilung von Telefonkosten entstehen. Hier wird je nach Abteilung bspw. nach Zählerständen die Kostenart Telefonkosten auf die einzelnen Kostenstellen verbucht.

Nun kann es aber sein, dass in einen Monat ein Zählerstand falsch abgelesen wurde und hierdurch zu viel oder zu wenig Kosten verursachungsgerecht verteilt worden sind. Da die Periode jedoch schon abgeschlossen ist ist eine Korrektur dieses Sachverhaltes nur innerhalb einer Segmentkorrektur möglich.

Hierbei wird sowohl die Segmentkorrektur mit als auch ohne Neuverrechnung angeboten.

Da die Werte innerhalb einer Periode in der Regel auch direkt im betreffenden Monat korrigiert werden sollten, wird im folgenden direkt auf die Segmentkorrektur mit Neuverrechnung eingegangen.

Bei der Segmentkorrektur mit Neuverrechnung wird sowohl Bezug auf neuverbuchte Werte auf den statistischen Kennzahlen (TAN KB31) als auch auf neue Senderwerte innerhalb eines Segmentes eines Zyklus Rücksicht genommen.


I. Aufrufen der Segmentkorrektur:

1. Aufruf der periodischen Umbuchung KSW5

2. Im Menü Periodische Umbuchung – Segmentkorrektur (STRG F11)

Hierbei sollte sowohl die zu korrigierende Periode und das Geschäftsjahr angegeben werden.


3. Segmentkorrektur ausführen

Als Verarbeitungsperiode sollten die Perioden angegeben werden, die korrigiert werden sollen. Die Stornobuchung erfolgt innerhalb des Buchungsparameters. Hierhin wird das Ergebnis der Segmentneuverrechnung gebucht.

Testlauf: Sollte markiert sein um die Funktion der Segmentneuverrechnung zu testen.
ACHTUNG: im Testlauf wird nicht geprüft ob eine Periode schon gesperrt ist.
Detaillisten: hier wird das Ergebnis genau aufgegliedert.
Mit Segmentverrechnung: sollen nicht nur Fehlbuchungen storniert werden, sondern auch die neuen Berechnungsgrößen in den betreffenden Monaten ausgeführt werden, so ist dieser Punkt erforderlich.
Hintergrundverarbeitung: hier kann ein Zeitpunkt gewählt werden, wann die Segmentkorrektur ausgeführt wird, was einer Verminderung der Systemlast als Absicht hat, hier jedoch nicht ausgewählt werden muss.

4. Ergebnis der Segmentkorrektur

Nach erfolgreicher Segmentkorrektur erscheint eine Aufgliederung er Sender und Empfänger anhand dieser kann geprüft werden, ob die neuverbuchten Werte nun mehr Sinn machen.

Auf den Einzelbildern Sender und Empfänger (obere Schaltflächen) kann die neugemachte Verrechnung überprüft werden.

Theoretischer Hintergrund:
Als Zahlenbeispiel soll folgender Sachverhalt herhalten:

Hier wurden im Monat Januar bis März die gesamtanfallenden Kosten in der Einheit von 1000 Euro im Verhältnis 500:500 verteilt. Nun wird eine Segmentkorrektur im April ausgeführt. Diese führt zu einer Stornierung der insgesamt ausgeführten Buchungen die einer Rückgängigmachung der Buchungen im April entspricht. Durch die Segmentneuverrechnung werden nun jedoch die Werte für Januar bis März auf Basis der neuen statistischen Kennzahlen im Verhältnis von 750:250 ausgeführt.

Somit sind die nun verbuchten Werte so verbucht, als wäre von Anfang an ein Verhältnis 750:250 gegeben gewesen.

II. Stornierung der Segmentkorrektur
Auch bei der Segmentkorrektur kann ein Fehler aufgetreten sein. Dieser kann beseitigt werden, wenn wie oben beschrieben die Segmentkorrektur aufgerufen wird und darauf dann im Menü die Funktion Stornieren gewählt wird.

Wichtig: Die Funktion Testlauf muss hierfür deaktiviert sein.

Über den Punkt Bisherige Verarbeitungen können auch die gemachten Segmentkorrekturen eingesehen werden.


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