Neben Bloggeburtstag (siehe "20 jähriges Jubiläum Andreas Unkelbach Blog Rückblick als Autor, Blogger, Controller und Dozent") mag ich doch gerne auf eine neue Publikation von mir hinweisen.

Ende Juni 2024 ist, nach einigen ungeplanten Ereignissen, ein neues Buch im Buchhandel erschienen.



Ebenso wie mein gehäkelter Gargoyle Gideon kann ich nun ebenfalls vor den gedruckten Exemplaren meines aktuellen Buches sitzen.

Im Rahmen der Kostenrechnung des internen Rechnungswesens sind drei Fragen von zentraler Bedeutung für das Gemeinkostencontrolling eines Unternehmens:

1. Welche Kosten sind angefallen (Art der Kosten)?
2. Wo sind diese Kosten angefallen (Ort der Kostenentstehung)?
3. Wofür sind die Kosten angefallen (Grund der Kostenentstehung)?

Mit Blick auf Aufbau einer Kostenrechnung und der Frage nach dem Ort der Kostenentstehung dürfte hier die Kostenstellenrechnung (Modul CO-OM-CCA) in SAP besonders relevant sein.

Kostenstellen sind nicht nur »Ort der Kostenentstehung«, sondern auch eine wichtige Basis zum Aufbau einer Kostenrechnung. Unter SAP S/4 HANA sind dann noch einmal einige spannende Veränderungen hinzugekommen.

Auf diese Besonderheiten soll das Buch eingehen und beim Lesen hoffentlich so viele Erkenntnisse und Freude bringen wie beim Schreiben.


  (25. Juni 2024) Paperback ISBN: 978-3960122791

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Autorenwelt
 
Gerade mit Blick auf SAP S/4HANA dürfte ein Blick auf die "neuen Möglichkeiten" der Kostenstellenrechnung auch für SAP erfahrene Personen hilfreich sein und auch einen guten Einstieg in das Controlling mit SAP geben.

Wie immer freue ich mich auch schon sehr über Rückmeldungen und hoffe, dass das Buch gut angenommen wird und die ein oder andere Person auch für das Thema SAP Controlling auch unter SAP S/4HANA begeistern kann.

Gerade die Möglichkeiten der Budgettragenden Kostenstellen, aber auch die Option eines repräsentativen Wertes für Gruppen (zum Beispiel in der Standardhierarchie) oder auch Fragen zu Berechtigungsgruppen sind im Alltag ebenso spannend wie die Grundlagen für eine kennzahlenbasierte Verrechnung oder die Wahl geeigneter statistischer Kennzahlen.

Aber auch der Blick auf Fiori-Apps wie die universelle Verrechnung kann hier neue Gedanken für den Aufbau eines Controllings wert sein. Dabei werfe ich hier auch gerne einen kurzen Blick auf Module wie die Profitcenterrechnung, wo mit Blick auf den Verrechnungskontext ebenfalls Besonderheiten zu beachten sind.

Am Ende des Buches liegt es nun an die Leser*innen das erworbene Wissen für den Aufbau ihrer eigenen Kostenstellenrechnung zu nutzen oder vorhandene Systeme eventuell auszubauen.

Dabei wünsche ich viel Erfolg und hoffe, dass im Buch die ein oder andere Anregung zu finden ist.

Ich freue mich über Rezensionen (sei es bei Amazon oder bei Espresso Tutorials) ebenso wie über Kommentare oder sonstige Rückmeldungen zum Buch :-)

Aber auch für weitere Rückfragen zum Inhalt und Thema bin ich immer wieder begeistert. Daneben verweise ich aber auch heute schon gerne auf meine aktuellen SAP Kurse im Herbst, die auf der Seite unkelbach.expert schon angekündigt sind.


 

Im Artikel "Betriebe gewerblicher Art (BgA) und Belegaufteilungsmerkmale Profitcenter, Segment, Funktionsbereich und Geschäftsbereich" wurde das Customizing für die beiden Belegaufteilungsmerkmale Geschäftsbereich und Segment näher eingegangen.

Beide wurden im Zusammenhang einer Belegaufteilung / Belegsplitt mit der Darstellung eines Betriebes gewerblicher Art vorgestellt.

An dieser Stelle soll noch einmal etwas ausführlicher das Merkmal Segment beschrieben werden.

Grundsätzlich werden Segmente, sofern das neue Hauptbuch und die neue Profitcenterrechnung aktiv sind im Customizing (Transaktion SPRO) innerhalb folgenden Pfades angelegt werden:

• Unternehmensstruktur
• Definition
• Finanzwesen
• Segment definieren

angelegt werden. Im gleichen Pfad werden auch Gesellschaft, Funktionsbereich oder auch Geschäftsbereich definiert.

IM Darauf folgenden Dialog Sicht "Segmente für Berichterstattung" ändern kann der Pflegeview V_FAGL_SEGM bearbeitet werden. Alternativ können entsprechende Segmente auch durch die Transaktion SM30 und den View V_FAGL_SEGM bearbeitet werden.

Die Segmente werden in der Tabelle FAGL_SEGM und FAGL_SEGMT gespeichert.
Dabei kann der Schlüssel des Segment 10 Zeichen umfassen (Tabelle FAGL_SEGM und Feld Segment) und die Beschreibung insgesamt 50 Zeichen (Tabelle FAGL_SEGMT und Feld Name). Die Segmente selbst sind dabei mandantenabhängig gespeichert und die Tabelle kann per Customizing Transportauftrag übertragen werden.
 

Ableitung Segment über die Profitcenterrechung FIN_PCA

Nachdem die Segmente angelegt sind können diese direkt einzelnen Profitcentern zugeordnet werden. Dies ist in folgender Abbildung ersichtlich.


Im Beispiel haben wir zwei Segmente ("Segment A" und "Segment B") und jeweils Profitcenter, die unterhalb des jeweiligen Segments zugeordnet sind.

Im Beispiel sind im Profticenter "P101" und Profitcenter "P102" das "Segment A" und im Profitcenter "P103" das Segment "Segment B" hinterlegt.

Bei der Pflege eines Profitcenters mit der Transaktion KE51 (Anlage) oder KE52 (Ändern) kann ein Segment als Stammdatum unterhalb der Grunddaten dem Profitcenter hinterlegt werden.

Im Beispiel werden einzelnen CO Objekte wie die Kostenstellen "101" und "201" aber auch die Innenaufträge "302001" bis "302006" über das zugewiesene Profitcenter entsprechende Segmente zugeordnet.

Nun haben wir hier aber die beiden Innenaufträge "302002" am Profitcenter "P101" und "302004" am Profitcenter "P102", die nicht länger dem Segment A zugeordnet werden sollen.

Es soll jedoch die Zuordnung zum Profitcenter aus Gründen des einheitlichen Berichtswesens und wegen bestehender Berechtigungen beibehalten werden.

Das Feld Segment im Profitcenter ist kein zeitabhängiges Feld, was bedeutet, dass beide Profitcenter über den gesamten Gültigkeitszeitraum zugeordnet sind und hier Änderungen nur möglich sind, sofern keine Bewegungsdaten am Profitcenter vorhanden sind (siehe SAP Hinweis 1037986).

Sofern noch keine Bewegungsdaten vorhanden sind kann nach SAO Hinweis 940721 über die Tabellenpflege (SM30) der View V_FAGL_SEGM_PRCT bearbeitet werden und hier für den jeweiligen Mandaten das Flag (Feld SEGMENT_PRCTR_MD) aktiviert werden. Sofern keine Bewegungsdaten im Profitcenter vorliegen kann nun mit der Transaktion KE52 das Segment geändert werden. Sollten doch Bewegungsdaten vorhanden sein bleibt das Feld ausgegraut.

Reorganisation von Segmenten bei bestehenden Ist-Daten

Sofern doch Bewegungsdaten vorhanden sind kann ab EHP6 untd aktiven neuen Hauptbuch eine Segmentreorganisation erfolgen. Vorraussetzung dafür ist die zusätzliche Business Function FIN_GL_REORG_SEG und Lizenzierung der SAP Landscape Transfordmation wodurch Segmentänderungen und Umbuchungen von Bewegungsdaten konsistent unter ECC durchgeführt werden. Nähere Informationen dazu liefert der SAP Hinweis 2205584 sowie allgemeine Informationen der SAP Hinweis 1686874.
 

Ableitung Segment durch Kundenerweiterung / Business-Add-In (BAdIs)

Eine andere Alternative ist das Segment nicht direkt über das Profitcenter sondern über ein Business Add-In abzuleiten. Dabei wird das BAdi FAGL_DERIVE_SEGMENT für das Segment und FAGl_DERIVE_PSEGMENT für das Partnersegment abgeleitet. Die entsprechende Ableitung ist im SAP Hinweis 686531 beschrieben und es kann auf alle Felder der Struktur COBL (Kontierungsblock) der Belegerfassung zugegriffen werden. Dabei stehen hier auch die Felder AUFNR für Innenauftrag und KOSTL für Kostenstelle zur Verfügung.

Nach folgender (absteigender) Hierarchie erfolgt die Fortschreibung des Segment auf den entsprechenden Beleg.

1. Manuell gesetztes Segment
   Hier ist es empfehlendeswert das Feld Segment in der Feldauswahlliste / Feldstatuspflege der Belegerfassung möglichst an hinterer Position zu setzen, so dass nicht aus Versehen das Segment abweichend zu den anderen Objekten überschrieben wird.
2. BAdI
   FAG_DERIVE_SEGMENT /
   FAGL_DERIVE_PSEGMENT
3. Stammsatz ds Profitcenters

Die Priorität 3 ist schon eingangs ebschrieben worden. Der Aufruf des BAdi erfolgt innerhalb des FUnktionsbausteins FAGL_SEGMENT_BELEGPOS_CHECK, so dass hier beim Belegaufbau im FI/CO die Ableitung erfolgt und anschließend die Beleginformation in allen relevanten Berichten im FI für die Hauptbuchsicht zur Verfügung steht.

Im oberen Beispiel soll nun per BAdI ein abweichendes Segment für die Innenaufträge 302002 und 302004 zugeordnet werden. Statt "Segment A" soll hier das "Segment C" als Beleginformation fortgeschrieben werden.

Die folgende Abbildung sollte dieses etwas klarer darstellen.



Im Beispiel sind die Innenaufträge weiterhin jeweiligen Profitcentern zugeordnet. Im Beispiel ist der Innenauftrag 302002 über das Profitcenter P101 und der Innenauftrag 302004 über das Profitcenter P102 jeweils dem "Segment A" zugeordnet.

Erfolgt jetzt jedoch eine Buchung, kann per BAdI abweichend zu der direkten Zuordnung per Profitcenter das "Segment C" als Beleginformation fortgeschrieben werden.

Denkbar ist eine solche Ableitung über eine kundeneigene Tabelle, in der Kostenstelle und Innenauftrag abweichende Segmente zugeordnet sind oder aber durch das Auslesen von Zusatzfeldern an Kontierungsobjekten.

Sollte ein Zusatzfeld an der Kostenstelle oder Innenauftrag gewählt werden, ist hier ein besonderer Blick auf die Zeitabhänigkeit zu werfen. Bei den Stammdaten von Innenaufträgen besteht hier erst einmal kein Betrachtungszeitraum, sodass allenfalls ein Startdatum als weiteres Zusatzfeld bearbeitet werden kann. Bei Kostenstellen oder auch Kostenarten kann die Zeitabhängigkeit mit unterschiedlichen Zeiträumen, ebenso wie beim Geschäftsbereich einzeln eingestellt werden.

Im Artikel "Zeitabhängige Felder für Stammdaten insbesondere bei Zusatzfeldern zum Beispiel für Hochschulfinanzstatistik innerhalb des SAP Modul CO-OM"  ist dies Thema und das entsprechende Customizing näher beschrieben worden.

Berichtswesen über Segmente

Mit Blick auf das Berichtswesen dürften zwei Bereiche besonders interessant sein. Die Bilanzbuchhaltung kann in der Bilanz/GuV (Transaktion S_ALR_87012284) durch die Freie Abgrenzung (Schaltfläche) das Feld Segment, ebenso wie das Feld Profitcenter, unter den Verkehrszahlen ausgewählt werden.

Daneben gibt es aber auch noch weitere Rechercheberichte, die im SAP Anwendungsmenü unterhalb des folgenden Ordners zu finden sind:

• Infosysteme
• Rechnungswesen
• Fiannzwesen
• Hauptbuch
• Infosystem (neu)
• Berichte zur Segment-Berichterstattung

Im Bericht Segment Plan/Ist/Abw. (Transaktion S_E38_98000092) können BUchungskreis, Segment und die Bil/GuV Struktur als Selektionsmerkmale ergänzend zum Kostenrechnungskreis und Ledger ausgewählt werden.

Im Abschnitt "Finanzbuchhaltung / Ledgerkonzept" ist das Thema unterschiedliche Ledger ebenfalls beschrieben.

An dieser Stelle nur eine erläuternde Abbildung zum Thema:


Ausführlichere Informationen, auch in Hinblick auf S/4HANA sind im Artikel "Bisherige Erkennntnisse rund um SAP S/4HANA und FIORI aus Sicht Rechnungswesen CO und FI" zu finden.

Mit Blick auf SAP S/4HANA noch ein ergänzender Hinweis. Während der Geschäftsbereich in den FIORI-Auswertungen nicht zur Verfügung steht, kann das Segment, ebenso wie das Profitcenter auch in den FIORI Auswertungen genutzt werden.

Mit Blick auf die Auswertung eines BgA dürfte aber weiterhin die Bilanzbuchhaltung bei OnPremise auch weiterhin den SAP GUI nutzen.

Fazit

Auf die Besonderheiten bei der nachträglichen Einführung des Geschäftsbereiches werde ich ebenfalls noch eingehen, aber an dieser Stelle schon einmal der Hinweis welche Möglichkeiten durch die Nutzung von Segmenten oder die Segment-Berichterstattung vorhanden sind.
 

Das Thema Zusatzfeld und passendes Coding hatte ich schon im Artikel "Auswertung sprechender Nummernkreisintervalle von CO Innenaufträgen mit Query Zusatzfeldcoding und Unterscheidung numerischer oder alphanumerischer Schlüssel" besprochen.

Das Beispiel von damals sollte verwnedet werden, damit eine IF Schleife nur bei Zahlenwerten (ohne Buchstaben) erfolgt.

ABAP: Enthält Variable nur Zahlenwerte

Vorab sollte man sich jedoch bewust sein, dass ein Innenauftrag als Schlüsselfeld durchaus alphanumerische Werte enthalten kann. Hier stellt sich also die Frage, wie es möglich ist die Auftragsnummer zu überprüfen, ob tatsächlich nur Zahlenwerte enthalten sind.

Hier kann eine Wenn Funktion (IF) mit der vergleichendenen Anweisung CO (contains only) weiter helfen. ABAP hat einige Vergleichsoperatoren, so dass hier Variablen mit Variablen oder aber auch mit bestimmten Werten verglichen werden können. Zu diesen logischen Ausdrücken gehört unter anderen CO (contians only), CN (contains not only) und weitere. Diese liefern ein Wahr wenn der Vergleich erfolgreich war und nur die Zeichen des Vergleichsparameter vorhanden war (CO) oder aber wenn noch weitere Zeichen dabei sind (CN). Interessant ist auch noch die Möglichkeit CS (contains string) womit vergleicht werden kann, ob eine bestimmte Zeichenfolge in einen Wert vorhanden ist.

Ein ausführliches Beispiel wäre

DATA: L_ZAHLEN(10) TYPE c VALUE = '0123456789'.
* L_zahlen enthaelt Zahlenwerte Leerzeichen
DATA: L_innenauftrag type AUFK-AUFNR.

IF L_innenauftrag CO L_ZAHLEN.
* Reine Auftragsnummer

ELSEIF.
* Alphanumerischer Innenauftrag

ENDIF.

Selbstverständlich lässt sich dieses auch ohne Definition einer Konstanten regeln. Hierzu kann folgende Anweisung erstellt werden:

IF AUFK-AUFNR CO  '1234567890'.
* Innenauftrag hat nur Nummern
ELSEIF.
*Innenauftrag ist alphanumerisch
ENDIF.

Damit kann nun mit den vorhandenen Zahlenwerten weitergearbeitet werden.

Auch sonst wurden hier noch weitere Übersetzungen der Aufrtragsnummer in einen sprechenderen Schlüssel / Text vorgestellt.

ABAP Vergleichsoperatoren

Isa Bodur hat im Artikel "Auswertung sprechender Nummernkreisintervalle von CO Innenaufträgen mit Query Zusatzfeldcoding und Unterscheidung numerischer oder alphanumerischer Schlüssel" einige Vergleichsmöglichkeiten mit Erläuterungen vorgestellt.

Diese mag ich hier kurz als Tabelle aufführen.
 

ABAP Vergleichsoperatoren

Operator	Bedeutung
CO	Contains Only / Enthält nur …
CN	Contains Not only / Enthält nicht nur …
CA	Contains Any / Enthält mindestens eines der folgenden Zeichen
NA	Contains Not Any / enthält keines der Zeichen
CS	Contains String / enthält Zeichenkette
NS	contains No String / enthält Zeichenkette nicht
CP	Covers Pattern: passend zum Muster
NP	No Pattern: keine Übereinstimmung zum Muster

Beim Pattern / Muster ist zu beachten, dass * eine Zeichenkette und + für ein beliebiges Zeichen steht.
Zum besseren Verständnis nehmen wir eine Variable html als Zeichenkette und geben hier HTML Code als Inhalt.

DATA html TYPE string.
html ='Dieser Text ist <i>kursiv</i>.'

Hier ist das HTML Tag <i> und </i> für kursive Schrift verantwortlich.

In der Prüfung kann nun per

IF html CP '*<*>*'.

darauf reagiert werden, dass die Variable html HTML Code enthält.

Praxisbeispiel CS enthält Zeichenkette

Die CO Innenaufträge sind sowohl über das zugeordnete Profitcenter als auch über die verantwortliche Kostenstelle weiteren Bereichen zugeordnet.

Abhängig vom zugeordneten Profitcenter soll nun eine weitere Information (zum Beispiel der im Kostenstellenschlüssel hinterlegte Abteilung) mit in einer Stammdatenliste ausgegeben werden. Dies soll aber nur bei solchen Innenaufträgen erfolgen die zu bestimmten Buch-Profitcentern gehören ausgegeben werden.

Hier sind die Profitcenter B-SAP, B-OFFICE, B-BWL jeweils für eine bestimmte Sparte von Büchern unseres Verlages hinterlegt.

Nun haben wir ein Zusatzfeld ZABTEILUNG (Type C, Länge 030, Ausgabelänge 030) angelegt und werden hier durch folgendes Coding eine Prüfung durchführen.

Schritt 1:
Leeren der Variable ZABTEILUNG:

CLEAR ZABTEILUNG.

Schritt 2:
Ist das zugeordnete Profitcenter keines mit der Zeichenkette 'B-' soll als Wert NR ausgegeben werden:

IF AUFK-PRCTR NS 'B-'.
  ZABTEILUNG = 'NR'.
ENDIF.

Schritt 3:
Enthält das Profitcenter doch B- soll anhand der verantwortlichen Kostenstelle der sprechende Schlüssel übersetzt werden:

IF AUFK-PRCTR CS 'BS-'.

Schritt 4:
Die Übersetzung des Kostenstellenschlüssels soll jedoch nur bei numerischen Kostenstellen erfolgen:

 IF AUFK-KOSTV CO  '1234567890'.

Schritt 5:
Diverse Bedingungen (IF Schleife) zur Übersetzung des Kostenstellenschlüssels, wobei die Kostenstelle hier mit führenden 0 auf zehn Zeichen geprüft wird.Die Unterscheidung der Abteilungen ist anhand der ersten Ziffer der Kostenstellenummer zu sehen:

• 1 = Verwaltung
• 2 = Einkauf
• 3 = Gebäude
• 4 = Redaktion
• 5 = Produktion

Dabei werden siebenstellige Kostenstellenschlüssel verwendet.

 IF
    AUFK-KOSTV BETWEEN '0001000000' AND  '0001999999'.
    ZABTEILUNG = 'Verwaltung'.
  ELSEIF
    AUFK-KOSTV BETWEEN '0002000000' AND  '0002999999'.
    ZABTEILUNG = 'Einkauf'.
  ELSEIF
    AUFK-KOSTV BETWEEN '0003000000' AND  '0003999999'.
    ZABTEILUNG = 'Gebäude'.
  ELSEIF
    AUFK-KOSTV BETWEEN '0004000000' AND  '0004999999'.
    ZABTEILUNG = 'Redaktion'.
  ELSEIF
    AUFK-KOSTV BETWEEN '0005000000' AND  '0005999999'.
    ZABTEILUNG = 'Produktion'.
 ENDIF.

Schritt 6:
Die Prüfung des Intervalles der Kostenstelle ist damit abgeschlossen und wir schließen beide IF Schleifen (Nummernschlüssel Kostenstelle und Profitcenterprüfung)

 ENDIF.
ENDIF.

Dieses Zusatzfeld kann nun in der Grundliste der Query mit aufgenommen werden.

Das vollständige Coding zum Zusatzfeld lautet also:

CLEAR ZABTEILUNG.
IF AUFK-PRCTR NS 'B-'.
  ZABTEILUNG = 'NR'.
ENDIF.

IF AUFK-PRCTR CS 'BS-'.
 IF AUFK-KOSTV CO  '1234567890'.
 IF
    AUFK-KOSTV BETWEEN '0001000000' AND  '0001999999'.
    ZABTEILUNG = 'Verwaltung'.
  ELSEIF
    AUFK-KOSTV BETWEEN '0002000000' AND  '0002999999'.
    ZABTEILUNG = 'Einkauf'.
  ELSEIF
    AUFK-KOSTV BETWEEN '0003000000' AND  '0003999999'.
    ZABTEILUNG = 'Gebäude'.
  ELSEIF
    AUFK-KOSTV BETWEEN '0004000000' AND  '0004999999'.
    ZABTEILUNG = 'Redaktion'.
  ELSEIF
    AUFK-KOSTV BETWEEN '0005000000' AND  '0005999999'.
    ZABTEILUNG = 'Produktion'.
  ENDIF.
 ENDIF.
ENDIF.

 

Weitere Beispiele ABAP Code im Zusatzfeldcoding

Ein umfangreicheres Beispiel inklusiver einer SELECT Abfrage über alle passenden Ergebnisse zur Abfrage über die verantwortliche Kostenstelle des CO Innenauftrags und eines Feld innerhalb der Kostenstellenstammdaten ist im folgenden Coding zu sehen. Dabei sind im folgenden Code die Regeln als Kommentar mit vorangestellten * im Coding hinterlegt.

Zusatzfeld VLE (Typ C und Länge 030).

DATA: L_CSKSTELTX type CSKS-TELTX.

* Regel 1 Für das Intervall der Kostenstellen 10000000 bis 12345678

IF AUFK-KOSTV => '0010000000' AND AUFK-KOSTV =< '0012345678'.

* Regel 1.1 Die ersten Ziffern der Kostenstelle ohne führende 00

WRITE AUFK-KOSTV(6) TO VLE NO-ZERO .

* Regel 1.2 Sonderfälle einzelner Kostenstelle

ELSEIF AUFK-KOSTV => '0011110000' AND AUFK-KOSTV =< '0011119999'.
  VLE = '1111BE'.
ELSEIF AUFK-KOSTV = '0012340000'.
  VLE = '1234BE'.


* Regel 2 Verantwortliche Kostenstelle ohne führende 00

ELSE.
  WRITE AUFK-KOSTV TO VLE NO-ZERO .
ENDIF.

* Regel 3 Feld Teletexnummer (Stammdaten Kostenstelle - Tabelle CSKS) ist gefüllt


SELECT teltx FROM csks INTO L_CSKSTELTX up to 1 rows
  WHERE kokrs = AUFK-KOKRS
  AND kostl = AUFK-KOSTV
  and datbi >= SY-DATUM
  and teltx ne space.
ENDSELECT.
IF sy-subrc = 0.
    VLE = L_CSKSTELTX.
ENDIF.

Eine inhaltliche Erläuterung ist im Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" im Abschnitt "Zusatzfeld VLE zur Darstellung virtueller Lehreinheit aus Teilstring der verantwortlichen Kostenstelle, sofern nicht in einem anderen Feld ein Wert steht" erläutert.

Gerade im Berichtswesen ist es hilfreich, sich einige Werkzeuge zum Reporting und ihre Möglichkeiten näher anzusehen.



Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.

Dabei sind SAP Query und Report Painter für mich noch immer praktische Tools um Berichte zu erstellen.
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Das Thema Betriebe gewerblicher Art (BgA) und die Abbildung innerhalb eines SAP System hatte ich schon einige Male im Blog erwähnt, aber noch nicht alle Varianten in einer Gesamtübersicht zusammengefasst, was ich nun nachholen mag.

Definition: Betriebe gewerblicher Art

Im Studium hatte ich oft die Bemerkung "Ein Blick ins Gesetz erleichtert die Rechtsfindung." gehört und gerade bei steuerrechtlichen Themen schadet hier eine Einleitung mit Gesetzestext sicherlich nicht .

An dieser Stelle auszugsweise etwas Gesetzestexte:

§ 4 Körperschaftssteuergesetz (KStG)
Betriebe gewerblicher Art von juristischen Personen des öffentlichen Rechts

(1) Betriebe gewerblicher Art von juristischen Personen des öffentlichen Rechts im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 6 sind vorbehaltlich des Absatzes 5 alle Einrichtungen, die einer nachhaltigen wirtschaftlichen Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen außerhalb der Land- und Forstwirtschaft dienen und die sich innerhalb der Gesamtbetätigung der juristischen Person wirtschaftlich herausheben. Die Absicht, Gewinn zu erzielen, und die Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr sind nicht erforderlich.

(5) Zu den Betrieben gewerblicher Art gehören nicht Betriebe, die überwiegend der Ausübung der öffentlichen Gewalt dienen (Hoheitsbetriebe). Für die Annahme eines Hoheitsbetriebs reichen Zwangs- oder Monopolrechte nicht aus.

Das Umsatzsteuerrecht verknüpft hier ebenfalls die juristische Personen des öffentlichen Rechts mit der Definition eines UNternehmens, sofern es sich nicht um hoheitliche Aufgaben (Hoheitsbetrieb) handelt.

§ 2 Umsatzsteuergesetz (UStG)
Unternehmer, Unternehmen

(1) Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt, unabhängig davon, ob er nach anderen Vorschriften rechtsfähig ist. Das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt oder eine Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird.

Der steuerrechtlich besonders relevante § 2b UStG zeigt dann noch einige Besonderheiten:

§ 2b Umsatzsteuergesetz (UStG)
Juristische Personen des öffentlichen Rechts

(1) Vorbehaltlich des Absatzes 4 gelten juristische Personen des öffentlichen Rechts nicht als Unternehmer im Sinne des § 2, soweit sie Tätigkeiten ausüben, die ihnen im Rahmen der öffentlichen Gewalt obliegen, auch wenn sie im Zusammenhang mit diesen Tätigkeiten Zölle, Gebühren, Beiträge oder sonstige Abgaben erheben. Satz 1 gilt nicht, sofern eine Behandlung als Nichtunternehmer zu größeren Wettbewerbsverzerrungen führen würde.

(2) Größere Wettbewerbsverzerrungen liegen insbesondere nicht vor,

1. wenn der von einer juristischen Person des öffentlichen Rechts im Kalenderjahr aus gleichartigen Tätigkeiten erzielte Umsatz voraussichtlich 17 500 Euro jeweils nicht übersteigen wird oder
2. vergleichbare, auf privatrechtlicher Grundlage erbrachte Leistungen ohne Recht auf Verzicht (§ 9) einer Steuerbefreiung unterliegen.

Ferner sind im § 2b UStG noch weitere Ausnahmen geregelt.

Dies nur ein kurzer Ausflug in Richtung der steuerrechtlichen Betrachtung, auf die ich an deiser Stelle nicht näher eingehen mag.

Allgemeine Überlegungen zur BgA Abbildung

Bevor sich um eine technische Umsetzung einer Lösung für einen BgA entschieden werden sollte, stellt sich auch dei Frage nach einer Nachweispflicht insbesondere was Belege anbelangt sollten Bereiche unter den Begriff des BgA fallen und hier eine entsprechende Prüfung auch der Vergangenheit erfolgen. Hier sollte vorab geklärt werden, inwieweit auch Belege aus der Vergangenheit relevant sind und ob diese über eine Zusatzkontierung (auf die ich nachher eingehe) nachgereicht werden können.

BgA auf eigene Kontierungsobjekte

Im Bereich der öffentlichen Verwaltung könen BgA relevante Sachverhalte sowohl im Bereich der Landesmittel als auch Drittmittel anfallen und so stellt sich hier die direkte Frage, wie diese Bereiche vorab abgebildet worden sind. Im Beispiel gehen wir von einer Einrichtung aus, die bisher im klassischen Hauptbuch mit der klassischen Profitcenterrechnung unterwegs ist und im Rahmen der Migration nach SAP S/4HANA nun auch das neue Hauptbuch (NewGL) und Wechsel von der klassischen Profitcenterrechnung (EC-PCA) auf die neue Profitcenterrechnung (FIN-PCA).

BgA im Bereich CO-OM (Gemeinkostencontrolling)

Eine Überlegung ist, ob ggf. ganze Organisationsbereiche die bisher über Kostenstellen, Profitcenter eindeutig als BgA mit einer Bilanz / GuV Pflicht vorhanden waren hier in Summe ausgwertet werden können. Dies wäre dann ein relativ einfaches Unterfangen. Problematisch kann jedoch eine Abbildung auf CO Innenaufträge für Sachverhalte mit Projektcharakter sein insbesondere wenn hier nicht im Vorfeld ein BgA identifizierbar ist und sich erst im Laufe der Zeit ein BgA Aspekt (außerhalb Hoheitsbereich, größere Wettbewerbsverzerrungen oder auch Umsatzgrenzen) ergibt.

Theoretisch könnte hier auch eine Bilanz / GuV im Gemeinkostencontrolling erfolgen, allerdings stellt sich hier die Frage der Behandlung der Bestandskonten für die Bilanz insbesondere mit Blick auf statistische Kostenarten (Kostenartentyp 90) bzw. Sachkonten unter S/4HANA.  Bei der Anlage eines Anlagen-Bestandskonto  und der Option "Kontierung erfassen" unter den Steuerungsdaten wird intern auch in der Tabelle CSKB eine Kostenart mit dem Kostenartentyp 90 hinterlegt. Zumindest unter OnPremise sind hier also auch weiterhin stat. Kostenarten intern vorhanden.

Durch die Umstellung auf das neue Hauptbuch (FAGLFLEXT) bzw. mit S/4HANA auf das Universal Journal (ACDOCA) stellt sich auch die Frage, ob hier im Berichtswesen auf Kostenart oder Sachkonto zugegriffen wird. Die Auswertung von Innenaufträgen in der FAGLFLEXT ist jedoch nicht im Standard möglich, da das Merkmal weder in der Bibliothek 0FL noch 0FS vorhanden ist. Es kann jedoch als Zusatzfeld unter ERP/ECC durch die Transaktion FAGL_GINS aktiviert werden.
 

Mehr Informationen zur FAGL_GINS:
Unkelbach, Andreas: »CO Innenauftrag AUFNR in FAGLFLEXT mit neuen Hauptbuch / neuer Profitcenterrechnung oder ACDOCT in S/4HANA« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 20.6.2022, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1270

Sofern im Berichtswesen mit stat. Kostenarten und einer entsprechenden Gruppe / Set für Innenaufträge gearbeitet wedne kann wäre dies also auch eine Option, so denn die Bilanz/GuV Struktur als passende Kontengruppe abgebildet werden kann.

Zukunft CO Innenaufträge unter S/4HANA
Da immer auch wieder die Frage gestellt wird, ob CO Innenaufträge unter S/4HANA nicht mehr genutzt werden können, mag ich noch kurz dazu auf einen SAP Hinweis verweisen.

Innenaufträge werden unter SAP S/4HANA nur noch unter OnPremise unterstützt. In der Public Cloud werden diese als Kontierungselemente nicht mehr angeboten.

Innenaufträge werden in der OnPremise Version von SAP S/4HANA weiterhin unterstützt. Dabei werden alle vorhandenen Funktionen weiterhin unterstützt, jedoch werden sich Neuentwicklungen eher auf Projekte (PSP Elemente / Modul CO-PS) als auf Innenaufträge konzentrieren.

Eine andere Sichtweise kann vielleicht sein, dass Innenaufträge soweit ausgereift sind, dass hier auch keine weiteren Entwicklungen mehr erforderlich sind.

Hier ist der SAP Hinweis "2865342 - Innenaufträge in SAP S/4HANA, Private Cloud and On-Premise-Edition" eventuell hilfreich.

Es sind jedoch auch unter S/4HANA weiterhin Entwicklungen im Bereich der Innenaufträge vorhanden, so soll die Universelle Verrechnung künftig auch CO Innenaufträge als Empfänger einer Verrechnung unterstützen.

 

Sofern aber ohnehin ein Wechsel auf das neue Hauptbuch und auch die neue Profitcenterrechnung ansteht, sollten auch weitere Merkmale betrachtet werden, insbesondere mit Blick auf die Möglichkeiten der Belegaufteilung (Belegsplitt).

Zusätzliches Profitcenter zur Abbildung von Betrieben gewerblicher Art (BgA)

Sofern die klassische Profitcenterrechnung intensiv genutzt worden ist bedeutet eine Anpassung der Profitcenterstruktur (Einführung von neuen Profitcentern) auch direkt eine Anpassung des internen / externen Berichtswesen und natürlich auch der Berechtigungen.

Mit Blick auf das interne Berichtswesen müssen Finanzberichte angepasst werden, da künftig für Budget- und Kostenverantwortungsbereiche nun ein weiteres Profitcenter zentral und dezentral ausgewertet werden müssen. Darüberhinaus kann sich ein BgA Aspekt auch zusammenfassend über mehrere Bereiche (Personen) erstrecken, so dass hier entweder mehrere einzelne Profitcenter zusammen ausgewertet werden oder alternativ die Verantwortlichen zwar eigene Kontierungsobjekte (Kostenstelle, Innenauftrag) haben aber zusätzlich der BgA Aspekt über ein gemeinsames Profitcenter ausgewertet werden muss.

Gerade bei ausgeprägten internen Berichtswesen sind auch per Massenpflege entsprehcende Berechtigungen anzupassen.

 

Zum Thema Massenpflege von Berechtigungen verweise ich gerne auf die Artikel:

Unkelbach, Andreas: »SAP Berechtigungen Massenpflege Einzelrollenzuordnungen in Sammelrollen per Funktionsbaustein (FuBa) oder Transaktionscode« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 9.6.2020, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1111 

Unkelbach, Andreas: »Nach der Massenpflege von Berechtigungsobjekten (PFCGMASSVAL) folgt der Massendownload von Rollen (PFCG_MASS_DOWNLOAD)« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 21.1.2019, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1004

Nicht wenig relevant ist aber auch die Anpassung im Controlling welche sich durch Anpassung von Segmenten in Umlagezyklen der Profitcenterrechnung aber auch mit der Frage der Behandlung von Altbelegen bei Erkenntnis eines BgA  Sachverhaltes im Laufe der Zeit beschäftigt.

Zur nachträglichen Änderung eines Profitcenter mag ich gerne folgendes Zitat anbringen:
"Wenn Sie das neue Hauptbuch einsetzen, ist eine nachträgliche Änderung der Zuordnung zwischen Profitcenter und Kontierungsobjekt streng genommen nicht erlaubt. Beim Versuch, dies zu tun, erscheint eine Fehlermeldung. Über den Langtext zu dieser Fehlermeldung erhalten Sie einen Hinweis, wie Sie die Änderung dennoch vornehmen können, indem Sie die Fehlermeldung in eine Warnmeldung umwandeln oder sogar ganz ausblenden."
Quelle:  Unkelbach, A. & Munzel, M. (2019). Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) - 2., erweiterte Auflage (1th ed.). Espresso Tutorials GmbH.

Eine ausführliche Beschreibung ist unter Buchempfehlungen unter  Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen) zu finden.

  Paperback ISBN: 9783960120346

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Ebook ISBN: 9783960120346
 

Diese Grundsatzfrage der Änderung der Zuordnung bei Kontierungsobjekten wird sich aber wie ein roter Faden durch alle Lösungsansätze ziehen.

Verrechnung von Beträgen zwischen Profitcentern in der universellen Verrechnung

Ein weiterer Aspekt bei der Nutzung von Profitcentern ist mit den SAP Hinweis "3114399 - Verrechnung von Beträgen zwischen Profitcentern in der universellen Verrechnung"  zu beachten. Mit der Universellen Verrechnung / Universal Allocation Können die Verrechnungsarten Umlage/Verteilung im Verrechnungskontext Profitcenter sowohl im Ist als auch Plan nicht für die Sachkonten mit einer primären oder sekundären Kostenartenkontoart (Sachkontenart P und S) genutzt werden. Die universelle Verrechnung kann nur für nicht betriebliche Aufwendungen/Erträge N oder Bestandskonten X genutzt werden.

Die Sachkontoarten P und S können nur in folgenden Fällen verwendet werden:

• Ermittlung des Saldos auf Senderseite mit der Senderregel Gebuchte Beträge in der Umlage
• Ermittlung der Basis für die Verrechnung eines Anteils an den Empfänger für die Empfängerregel Variable Anteile.

Ansonsten sind Verteilung und Umlage nicht anwendbar und als Sachkonten für die Verrechnung nur N (Übrige sonstige nicht betriebliche Aufwände/Erträge) und X (Bestandskonten) für die Universelle Verrechnung vorgesehen.

An dieser Stelle hilft ggf. der Hinweis, dass die klasischen SAP GUI Transaktionen zur Verteilung und Umlage in der Profitcenterrechnung weiterhin genutzt werden können.

 

Weitere Informationen zur Univeresellen Verrechnung/Universal Allocation:
Unkelbach, Andreas: »Grundlagen Universelle Verrechnung unter SAP S/4HANA - Buchauszug »Abschlussarbeiten im Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA«« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 21.8.2022, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1284

Durch die erwähnten Gründe soll im Folgenden auch einige Alternativen zur Darstellung eines BgA auf anderen Kontierungslementen vorgestellt werden.

Segment als Alternative zum Profitcenter zur Darstellung eines BgA

Ein Konzernabschluss kann um Segmentberichtserstattung erweitert werden (§ 297 I S.2 HGB). Kapitalmarktorientierte Unternehmen nach IFRS 8 / US GAAP verpflichtend für andere Unternehmen kann dies ein freiwilliger Bestandteil des Konzernabschlusses sein.

Im Customizing (Transaktion SPRO) kann das Segment unter

• Unternehmenesstruktur
• Definition
• Finanzwesen
• Segment definieren

innerhalb der Sicht "Segmente für Berichtserstattung" gepflegt werden. Die Segmentberichtserstattung ist mit der neunen Profitcenterrechnung (FIN-PCA) eingeführt worden und die Segmente können über den Pflegeview V_FAGL_SEGM gepflegt werden.

Dabei kann ein Segment mit zehn Zeichen als Schlüssel (Feld Segment in der Tabelle FAGL_SEGM als CHAR(10)) und einer Beschreibung von 50 Zeichen (Feld Name in der Tabelle FAGL_SEGMT als CHAR(50)) gepflegt werden.

Das Segment selbst kann entweder über das Profitcenter (in den Grunddaten im Feld Segment bspw. in der Transaktion KE51 Anlage Profitcenter) abgeleitet werden oder alternativ per Business Add-In und entsprechender Kundenerweiterung abgeleitet werden.

Die Kundenerweiterung findet sich im Customizing unter:

• Finanzwesen
• Grundeinstellungen Finanzwesen
• Werkzeuge
• Kundenerweiterungen
• Business Add-Ins (BAdIs)
• Ableitung Segment
• Segment ableiten

Denkbar wäre hier anhand einer Kundentabelle entsprechende CO Objekte wie CO Innenauftrag ein bestimmtes Segment zuzuordnen.

Sollte das Segment 1:1 einem Profitcenter zugeordnet sein ist darauf zu achten, dass das Feld Segment nicht zeitabhängig im Profitcenter gepflegt wird. Dies bedeutet, dass das Segment über alle Gültigkeitszeiträume des Profitcenter gültig ist und eine Änderung nur dann erfolgen sollte, wenn noch keine Bewegungsdaten zum Profitcenter vorliegen. Dies ist bei der Ändeurng der Zuordnung eines Segments am Profitcenter zu prüfen (siehe auch SAP Hinweis "1037986 - KE52: Änderung Segment im Profitcenter Stammsatz").

Segmente können nicht in der klassischen Bilanz/GuV ausgewertet werden sondern haben eigene Rechercheberichte zur Segment-Auswertung. Diese sind unter:

• Infosysteme
• Rechnungswesen
• Finanzwesen
• Hauptbuch
• Infosystem (neu)
• Berichte zur Segment-Berichterstattung
  • ...

zu finden. Hier ermöglicht zum Beispiel der Bericht Segment Plan/Ist/Abw. (Transaktion S_E38_98000092) eine Auswertung der Bil/GuV Struktur nach Segment je Buchungskreis.
 

Mehr Informationen zur Segmentberichterstattung finden Sie unter:
Unkelbach, Andreas: »Grundlagen: Segment-Berichtserstattung in der Profit-Center-Rechnung und das neue Hauptbuch (NEW GL)« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 7.7.2019, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1032

 

Funktionsbereich zur Darstellung eines BgA

Im Rahmen des Umsatzkostenverfahren (UKV) in SAP werden periodisch anfallende Kosten auf Funktionsbereiche abgebildet, die dann nur die Kosten abbilden, die zur Realisierung des Umsatzes einer Periode angefallen sind. Dies ist der wesentliche Unterschied zum Gesamtkostenverfahren (GKV).

Zu beachten ist, dass das Betriebsergebnis sowohl bei GKV als auch UKV identisch sind und lediglich die Gliederung nach einzelnen Funktionen und der Bewertung von Bestandsveränderungen einen Unterschied ausmacht.

Der Funktionsbereich kann sowohl im Rahmen des Umsatzkostenverfahrens als auch im Public Sector Management genutzt werden, erfüllt dort aber unterschiedliche Funktionen.

Im Umsatzkostenverfahren werden mehrere Konten und Objekte auf die Funktionsbereiche fortgeschrieben und als eigene Position in der Bilanz/GuV ausgewiesen.

Die Einrichtung erfolgt im Customizing unter:

• Finanzwesen
• Grundeinstellungen Finanzwesen
• Funktionsbereich für Umsatzkostenverfahren
  • ...

Hier erfolgen dann die weitere Einstellungen zur Einrichtung des Umsatzkostenverfahren.

Im Haushaltsmanagement kann der Funktionsbereich ebenfalls als eigenes Kontierungselement genutzt werden und am Beleg hier auch mehrere Fonds durch einen Funkttionsbereich ausgewertet werden. Damit ist dieser vergleichbar zum bisherigen Finanzierungszweck der innerhalb von Rechercheberichten in der klassischen Budgetierung genutzt werden konnte.

Die Aktivierung des Funktionsbereich erfolgt im Customizing unter:

• Public Sector Management
• Allgemeine Einstellungen für Public Sector Management
• Grundeinstellungen: Kontierungselemente
• Kontierungselemente aktivieren

Für einen BgA ist dieser allenfalls bei reiner Auswertung im Modul Haushaltsmanegemtn geeignet und kann nicht als Obergruppe für eine Bilanz/GuV genommen werden, da dieser selbst im UKV als Knoten einer Bilanz / GuV genutzt wird.
 

Mehr Informationen zum Funktionsbereich:
Unkelbach, Andreas: »Grundlagen Funktionsbereich im Umsatzkostenverfahren (UKV) und Haushaltsmanagement (PSM-FM)« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 14.9.2022, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1291

 

Zusatzfeld  zur Darstellung eines BgA

Ein Belegsplitt könnte auch auf ein kundeneigenes Zusatzfeld umgesetzt werden. Dieses hat dann aber den Nachteil der Abweichung vom Standard und entsprechenden Aufwand bzgl. der Erweiterung und wird darüber hinaus nicht in der Auswertung von Bilanz/GuV angeboten.

Hier müsste also ein Sonderbericht zur Auswertung des Zusatzfeld entwickelt werden.

Geschäftsbereich zur Darstellung eines BgA

Eines älteres Merkmal zur Unterschiedung von Teilbereichen eines Unternehmens ist die Möglichkeit der Abbildung der externen Berichtserstattung über den Geschäftsbereich. Der SAP Hinweis "321190 Unterscheidung zwischen Geschäftsbereich und Profit Center" stellt diesen der Logik der Profitcenterrechnung gegenüber.

Zusammengefast bietet der Geschäftsbereich folgende Optionen.

• Neben dem Buchungskreis kann der Geschäftsbereich zur externen Berichtserstattung des Unternehmens genutzt werden. Dabei kann die Verantwortung eines Geschäftsbereich sich auch über mehrere Buchungskreise (Sparten, Divisionen) erstrecken.
• Der Ausweis einr Geschäftsbereich-Bilanz/GuV ist dadurch möglich, dass alle Objekte des Controlling (Kostenstelle, Aufträge, ...) sowie der Logistik (Material und Anlagen) den jeweiligen Geschäftsbereich zugeordnet werden können.
• Die Auswertungen des externen Rechnungswesen (Bilanz und GuV) können nun nicht nur nach Buchungskreis sondern auch zusätzlich zur Differenzierung nach einzelnen Geschäftsbereichen betrachtet werden.

Als Definition für Geschäftsbereiche kann folgende Zusammenfassung genutzt werden:

Definition Geschäftsbereich
"Der Geschäftsbereich (englisch Business Area) ist eine organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, die einem abgegrenzten Tätigkeitsbereich oder Verantwortungsbereich im Unternehmen entspricht.

Dem Geschäftsbereich können in der Finanzbuchhaltung erfasste Wertebewegungen zugerechnet werden. Geschäftsbereiche stellen Bilanzierungseinheiten dar, die ihre eigenen Abschlüsse für interne Zwecke erstellen.

So könnten bei Stadtwerken (kommunale Netz-Dienstleister) einzelne Geschäftsbereiche für die Sparten Strom, Gas und Wasser genutzt werden. Geschäftsbereiche stellen Bilanzierungseinheiten dar, die ihre eigenen Abschlüsse für interne Zwecke erstellen. Dem Geschäftsbereich können auch mehrere Buchungskreise zugeordnet werden."

Auch wenn der Geschäftsbereich primär für interne Zwecke genutzt wird, kann dieser auch für die Darstellung eines BgA herangezogen werden. Dabei kann auch ein übergeordneter Geschäftsbereich (Hoheitsbetrieb) als Organisationseinheit angelegt werden, während andere Teilbereiche dann für die einzelnen Betriebe gewerblicher Art genutzt werden.

Geschäftsbereich und S/4 HANA

Ähnlich wie CO Innenaufträge stellt sich auch hier die Frage, ob der Geschäftsbereich weiterhin unter S/4HANA genutzt werden kann. Hier bietet der SAP Hinweis "3256460 - Verwendung des Geschäftsbereichs in SAP S/4HANA On-Premise und Private Cloud" eine passende Antwort.

Der Geschäftsbereich kann weiterhin unter SAP GUI  als Stammdatum gepflegt werden kann und eine Auswertung über die Standardreports Bilanz/GuV im SAP GUI weiterhin genutzt werden kann und auch künftig wird. Der Geschäftsbereich wird in das Universal Journal fortgeschrieben. Er ist dabei weiterhin Teil der Datenbank (z.B. ACDOCA-Tabelle) und dies wird sich auch in Zukunft nicht ändern.

Jedoch erfolgt keine weitere Entwicklungen mehr an der Funktionalität des Funktionsbereich, was Fiori-Apss oder CDS-Views anbelangt.

Dies bedeutet, dass eine Auswertung durch die Bilanzbuchhaltung im SAP GUI statt in der FIORI Oberfläche erfolgen muss. Es kann jedoch der CDS-View entsprechend angepasst werden. Dies ist auch bei anderen Punkten mit embedded Analytics / Fiori der Fall.

Für die Nutzung unter SAP Analytics Cloud (SAC) wird der Geschäftsbereich nicht als Standardinhalt unterstützt, so dass hier der Standardinhalt kopiert werden muss und eine eigene Ableitugslogik implementiert werden.

SAP Analytics Cloud (SAC) ist eine weitere lizenzpflichtige Cloudlösung die Daten aus den SAP System ausliest und vergleichbar zu BW aufarbeitet.

Beim Einsatz von SAP S/4HANA als OnPremise Lösung auch hier Verweis auf SAP GUI wie beim Hinweis auf FIORI.

Customizing Geschäftsbereich

Unter ERP/ECC und S/4HANA On Premise kann der Geschäftsbereich im Customizing über folgenden Pfad weiterhin angelegt werden:

• Unternehmenesstruktur
• Definition
• Finanzwesen
• Geschäftsbereich definieren

Hier wird der Pflegeview V_TGSB über die beiden Tabellen TGSB und TGSBT gepflegt.

Der Geschäftsbereich kann insgesamt 4 Zeichen umfassen (Feld GSBR der Tabelle TGSB CHAR(4)) und eine Bezeichnung hat bis zu 30 Zeichen (Feld GTEXT der Tabelle TGSBT CHAR(30)).

Geschäftsbereichs-Bilanzen im Buchungskreis

In den Einstellungen zum Buchungskreis im Customizing unter:

• Finanzwesen
• Grundeinstellungen Finanzwesen
• Globale Parameter zum Buchungskreis
• Globale Parameter prüfen und ergänzen

kann je Buchungskreis im Abschnitt "Verfahrensparameter" die Option "Geschäftsbereichs-Bilanzen" aktiviert werden.

Auswertung Geschäftsbereich

Ist das Customizing zum Geschäftsbereich abgeschlossen kann in der Bilanz/GuV bspw. über die Transaktion S_ALR_87012284 unter Verkehrszahlenabgrenzung zsätzlich zum Buchungskreis auch der Geschäftsbereich mit angegeben werden, so dass die Bilanz/GuV Struktur nur nach Geschäftsbereich erfolgt.

Stammdatenpflege Geschäftsbereich

Die Pflege des Geschäftsbereich erfolgt unter anderen an den CO Objekten.Hier mag ich kurz auf die Stammdatenpflege des CO Innenauftrag aber auch der Kostenstelle eingehen.

Sowohl in der Transaktion KO01 - Innenauftrag anlegen als auch der Fiori App "Innenauftrag verwalten 2" (App-ID  F1604A) steht das Feld Geschäftsbereich im Abschnitt Zuordnungen zur Verfügung und kann an den Objekten gepflegt werden.

Gegebenenfalls muss im GUI das Auftragslayout für die Auftragsart noch angepasst werden, so dass das Feld Geschäftsbereich ebenfalls angezeigt wird.
 

Zur Pflege von Auftragslayout und Auftragsart verweise ich grene auf die Artikel:
Unkelbach, Andreas: »Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 2.4.2017, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=808

Unkelbach, Andreas: »Grundlagen CO: Zuordnung von Innenaufträge im Controlling zu Auftragsarten (KOT2_OPA) und Nummernkreis (KONK)« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 13.1.2019, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=1000

Die Pflege der Kostenstelle bedarf keiner Layout-Anpassung. Hier ist der Geschäftsbereich in der Transaktion KS01 - Kostenstelle anlegen unter den Grunddaten im Abschnitt Grunddaten als Feld pflegbar während in der Fiori-App "Kostenstellen verwalten" (App-ID F1443A) das Feld Geschäftsbereich im Abschnitt Allgemeine Informationen unter Organisationseinheit neben dem Standardhierarchieknoten zur Verfügung steht.

ALE Schnittstelle zwischen ReWe und HCM

Sollten ihr Rechnungswesen und Personal (HCM) System auf unterschiedlichen Systemen laufen stellt sich hier noch die Frage der Verwendung der ALE Schnittstelle zur Verteilung von Stammdaten zwischen FI/CO und HCM.

Beim Übertragen der Stammdaten Kostenstelle, Innenauftrag vom Rechnungswesen System auf das HCM System würde auch der Geschäftsbereich als Stammdatum übertragen werden.
Werden hier aus dem Rechnungswesen System Kostenstellen oder Innenaufträge mit Geschäftsbereich an das HCM System übermittelt kommt es zur Fehlermeldung dass der Geschäftsbereich im HCM System nicht angelegt ist.

Entsprechend ist die ALE Schnittstelle anzupassen, so dass der Geschäftsbereich nicht übertragen wird. Die Schnittstelle überträgt Stammdaten aus CO an des HCM System (Kostenstelle, Innenauftrag). Vom HCM System werden im Gegenzug nur die Abrechnungsergebnisse übertragen. Dies sollte mit Basis und HCM abgestimmt werden.

Sie könnten entweder alle Geschäftsbereiche (oder zumindest die Schlüssel) als Dummy im HCM anlegen oder Alternativ bei der Übertragung von Stammdaten das Feld Geschäftsbereich auf Initial (Leer) setzen. Dies ist bspw. über den Funktion Builder IDOC_INPUT_COSTCENTER und IDOC_INPUT_INTERNAL_ORDER möglich.

Die Abrechnungsergebnisse im Gegenzug enthalten nicht mehr den Geschäftsbereich sondern nur die Informationen Sachkonto, CO Objekt, Betrag und Belegtext, sod ass der umgekehrte Weg unproblematisch sein sollte.

Dennoch sollte diese Vorgehensweise mit der HCM Abteilung und der SAP Basis abgestimmt sein. An dieser Stelle vielen Dank für den Austausch im FICO-Onlineforum im Beitrag "Geschäftsbereich Kostenstelle ALE zu Payrollsystem".

 

Mehr Informationen zum Geschäftsbereich:
Unkelbach, Andreas: »Grundlagen Finanzbuchhaltung - Geschäftsbereiche als mögliche Lösung zur Abbildung eines Betrieb gewerblicher Art (BgA)« in Andreas Unkelbach Blog (ISSN: 2701-6242) vom 19.11.2017, Online-Publikation: https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=880

Customizing Belegaufteilung - Belegaufteilungsmerkmale

Nun sollte aber noch das Customizing der Belegaufteilung näher betrachtet werden.

Im Vortrag "Belegaufteilung und Profitcenter-Bilanz in SAP S/4HANA" auf den letzten FICO-Forum Infotagen in Köln ist Karlheinz Weber ( consultrain.at ) auf das Customizing der Belegaufteilungsmerkmale eingegangen. Für Kunden von Espresso Tutorials ist der Vortrag unter https://et.training/dashboard/product/video/1283 auch abrufbar und beschreibt die für die Belegaufteilung notwendigen Schritte im Customizing.

Die Belegaufteilung kann sowohl für das Profitcenter als auch andere Objekte erfolgen.

Das Customizing findet sich unter:

• Hauptbuchhaltung
• Geschäftsvorfälle
• Belegaufteilung
  • ...

und soll an dieser Stelle nicht ausführlich beschrieben werden. Lediglich auf den Punkt "Belegaufteilungsmerkmale für Hauptbücher" soll noch hingewiesen werden, so dass hier pro Belegaufteilungsmerkmal (GSBER Geschäftsbereich, PRCTR Profitcenter, SEGMENT Segment) sowohl der Nullsaldo als auch weitere Merkmale ausgewählt werden können.

ACHTUNG: Nachträgliche Änderung von Belegaufteilungsmerkmale

Bei der Nachträglichen Änderung von Belegaufteilungsmerkmale sind betriebswirtschaftliche, technische und rechtliche Aspekte im neune Hauptbuch zu berücksichtigen. Der SAP Hinweis "891144 - NewGL / Belegaufteilung: Risiken nachträglicher Änderungen" geht ausführlich auf diese Problematik insbesondere in Richtung Revisionspflicht ein.

Mehrere Belegaufteilungsmerkmale

Bei der Überlegen, welches Merkmal zur Belegaufteilung geeignet ist kann auch eine Entscheidung in Richtung mehrere Belegaufteilungsmerkmale getroffen werden. So können zum Beispiel sowohl Profitcenter als auch Segment als Belegaufteilungsmerkmale parallel sowohl unter SAP ERP als auch SAP S/4HANA genutzt werden.

Welche Dimension für ihre Belgaufteilung relevant ist, können Sie dabei selbst festlegen. Es können sowohl SAP-definierte Merkmale wie kundenindividuelle Merkmale in Frage. So kann auch für drei Entitäten wie GSBER Geschäftsbereich, PRCTR Profitcenter und SEGMENT Segment ein Belegsplitt hinterlegt werden.

Wichtig sind hier die Optionen Mussfeld (Erweiterung des Feldstatus, so dass in jeder Belegzeile das Merkmal entweder durch manuelle Eingabe oder Subsitution oder Aufteilungsregeln hinterlegt werden muss) und Nullsaldo (so dass Bilanzen mit Saldo Null geführt werden können, und alle angesprochenen Merkmale bei jeder Buchung für eine Nullsaldobildung durch entsprechende Verrechnungszeilen berüpcksichtigt werden).

Erfolgte eine Migration ohne Belegaufteilung kann die Belegaufteilung auch nachträglich eingeführt werden. Hierzu ist bei der Migration in das neue Hauptbuch das "Szenario zur nachträglichen Einführung der Belegaufteilung" zu wählen (Paket 6 im General Ledger Migration Cockpit).

Wenn Sie zusätzlich zum Buchungskreis bilanzierende Merkmale (z.B. Segment, Profitcenter, Geschäftsbereich etc.) in der neuen Hauptbuchhaltung führen wollen, dann müssen Sie sicherstellen, dass zusätzlich die Eröffnungsbilanz für jede Ausprägung dieser Merkmale (bei mehr als einem bilanzierenden Merkmal sind auch Kombinationen von Ausprägungen zu betrachten) einen Saldo von Null aufweist.

An dieser Stelle auch ein Hinweis zur SAP Hilfe zum Thema "Nachträgliche Einführung der Belegaufteilung" auf

https://help.sap.com/docs/SAP_ERP/17ec785ed2294431b933daf9a926af80/da78d0531d8b4208e10000000a174cb4.html?locale=de-DE

hier ist auch auf den Punkt "mehr als einem bilanzierenden Merkmal" und "Kombinationen von Ausprägungen" erwähnt.



Empfehlenswert an dieser Stelle ist noch immer das folgende Buch:
 


Grundlegende Hinweise zur Belegaufteilung finden Sie im SAP Hinweis "1085921 - Belegaufteilung" und beschreibt die Belegaufteilungsfunktion innerhalb der neuen Hauptbuchhaltung.

Berichtswesen der einzelnen Merkmale (Report Painter)

Für mich besonders relevant ist noch die Frage, in welchen Bibliotheken die einzelnen vorgestellten Merkmale für das Berichtswesen zum Beispiel mit Report Painter und Report Writer zur Verfügung stehen. In () sind dabei Merkmale vorgstellt, die erst noch in der Bibliothek als Merkmal aktiviert werden müssen aber grundsätzlich noch vorhanden sind.

Unter SAP S/4HANA steht das Berichtstool Report Painter weiterhin dank Kompatibilitäsviews weiterhin zur Verfügung, jedoch ist zu beachten, dass die klassische Profitcenter-Rechnung (Bibliothek 8A2) nicht mehr lange unterstützt wird und so ein Wechsel auf die neue Profitcenterrechnung (Neues Hauptbuch und Bibliotheken 0FL und 0FS) erforderlich ist.
 

Merkmale in den einzelenn Report Painter Bibliotheken

Bibliothek:	1VK	6O1	4FM	0FL	0FS	8A2
Tabelle	CCSS	CCSS	FMRBCS	FAGLFLEXT	FAGLFLEXR	GLPCT
Geschäftsbereich	(GSBR)	GSBR		RBUSA	RBUSA	(GSBR)
Funktionsbereich	FKBR	FKBR	RMFUNCAREA	RFAREA	RFAREA	RFAREA
Segment				SEGMENT	SEGMENT
Profitcenter				PRCTR	PRCTR	PRCTR

Gerade in Hinblick auf die 4FM mag ich an dieser Stelle auch auf die Ändeurng des Berichtswesen im Public Sector Management hinweisen.



Unter unkelbach.expert biete ich ein Online-Training zum Thema Report Painter in Kooperation mit Espresso Tutorials an.

Online-Training

SAP setzt in SAP S/4HANA auf die Berichterstattung mit Fiori. Doch wie können Sie eigene Berichte im SAP-Finanzwesen erstellen, wenn Ihr Unternehmen weiterhin SAP GUI als Benutzeroberfläche nutzt? Wie können Sie noch Budgetberichte erstellen, wenn Sie in einem öffentlichen Unternehmen arbeiten, welches durch die Migration nach S/4HANA auf das SAP Budget Control System (BCS) wechseln muss bzw. dieses bereits einsetzt? In diesen Fällen bleibt weiterhin der bewährte Report Painter Ihr Berichtswerkzeug der Wahl.

 

Neben der Nutzung für BCS ist dieses Online-Training auch allgemein für die Weiterbildung zu Report Painter geeignet.

Fazit

Wie kann nun das für einen BgA geeignete Merkmal ausgewählt werden.

Grundsätzlich stellt sich bei jeden Zusatzkontierungsmerkmal, wie bei Änderung der Zuordnung verfahren werden soll. Bei Beibelatung eines Kontierungselement (Innenauftrag) kann es sinnvoll sein hier einen Storno oder Umbuchung von Altbelegen notwendig sein:

1. Umbuchung Salden der Vorjahre je Sachkonto auf einen Dummy
2. Anpassung der Stammdaten (neues Profitcenter, Geschäftsbereich, ...)
3. Umbuchung von Dummy auf entsprechendes Objekt

oder alternativ direkt ein neues Objekt (Innenauftrag) mit der entsprechenden Zuordnung der Kontierung anlegen.

Gründe für / gegen die Entscheidung eines Objektes könnten wie folgt betrachtet werden:

Ohne Wertung (oder fast ohne) sollten folgende Punkte bei den einzelnen Belegaufteilungsmerkmalen zur Darstellung eines BgA bedacht werden:

Profitcenter

• Neue Struktur bei bestehender komplexer Profitcenterrechnung
• Anpassung Berichtswesen für alle Budget- und Kostenverantwortliche
• Anpassung Berechtigungen
• Namenslogik / Einfache Anlage weiterer Profitcenter

Segment

• Ableitung per Profitcenter
• Alternativ Badi FAGL_DERIVE_SEGMENT
• Gesondertes Berichtswesen

Geschäftsbereich

• Stammdatum bei CO Objekten (Kostenstelle, Innenauftrag)
• Anpassung Berichtswesen nur für die Bilanzbuchhaltung
• Customizing erforderlich
• Keine Anpassung Profitcenter

Funktionsbereich / Zusatzfeld

• Keine Bilanz/GuV je Funktionsbereich, da im UKV eigener Knoten
• Sonderbericht erforderlich für Zusatzfelder

Der Artikel sollte eigentlich nur eine kurze Gegenüberstellung anbieten ist nun aber doch etwas länger geworden. Ich würde mich über Rückmeldungen sehr freuen und hoffe, dass dieser auch an der ein oder anderen Stelle weiter helfen kann oder zu einer Diskussion und Entscheidungsfindung beitragen kann.

Versuch einer Einordnung der einzelnen Optionen

Wenn es in Richtung der Nutzung von SAP Fiori (oder aber S/4HANA Cloud) geht kann auch eine Kombination von Belegaufteilungsmerkmalen eine Überlegung wert sein. Hier könnte für das interne Berichtswesen die Belegaufteilung (Belegsplitt) auf Profitcenter und Segment erfolgen. Dabei sind die einzelnen Profitcenter eventuell die Kernbereiche der Einrichtung während die Segmente durch eine Ableitung per BaDi dann abhängig von einer kundeneigenen Tabelle für einzelne CO Objekte wie Innenaufträge ein gesondertes Segment zugewiesen bekommen bzw. sofern kein Eintrag in der Tabelle vorhanden ist das Segment aus den zugeordneten Profitcenter vererben.

Gerade mit Blick auf das Belegvolumen welches durch eine Belegaufteilung entsteht bietet sich ein konsolidierendes Element (bspw. Geschäftsbereich, Segment) an sofern andere Elemente wie zum Beispiel das Profitcenter schon sehr stark im internen und externen Berichtswesen ausgeprägt ist.

Mit Blick auf die Weiterentwicklung von SAP auch bei Ausarbeitung eines Berichtswesen unter FIORI hat das Segment den Vorteil, dass hier in der Segement-Berichterstattung direkt auf die Bilanz/GuV Struktur zugegriffen werdne kann und in der FI-Bilanz das Feld Geschäftsbereich  ergänzend zum Buchungskreis ausgewertet werdne kann.

Eine Bilanz über Profitcenter ist ggf. mit einer Kontengruppe abgeleitet aus der Bilanz/GuV Struktur möglich. Eine Selektion über Profitcenter in der Bilanz Transaktion ist mir erst einmal nicht bekannt.

Ein, insbesondere bei der Migration von ERP/ECC nach SAP S/4HANA, zu klärende Frage ist im SAP Modul PSM (Public Secotor Management - Öffentliche Verwaltung) FM (Funds Management - Haushaltsmanagement) die Frage der Zukunft des Stammdatums Finanzierungszweck für Fonds.

In den beiden Artikeln "Grundlagen: PSM-FM Finanzierungszweck (FMFINCODE-FINUSE) im Hochschulberichtswesen für Drittmittelstatistik" und "PSM-FM Grundlagen Finanzierungszweck im Haushaltsmanagement bei Recherchebericht und Selektion" bin ich schon etwas ausführlicher auf die Frage der Verwendung des Finanzierungszwecks eingegangen.

Durch den notwendigen Wechsel von der klassischen Budgetierung nach BCS (siehe auch Artikel "Berichtswesen und Reporting-Tools nach Umstieg von klassische Budgetierung auf BCS im PSM-FM") kann der Finanzierungszweck nicht mehr als Gliederungselement (freies Merkmal, Spalte oder Zeile) im Recherchebericht genutzt werden, da künftig das Berichtswesen bei Auswertung von Budgetwerten ergänzend zu Ertrag und Aufwand statt mit Recherche nun mit Report Painter / Report Painter in der Bibliothek 4FM erfolgen muss.

Grundlagen Finanzierungszweck

Innerhalb der Stammdaten können die Finanzierungszwecke unabhängig vom Fond gepflegt werden. Dies ist im SAP Menü unterhalb der Fonds mit den Transaktionen FM6I (Anlage), FM6U (Ändern) und FM6S (Anzeigen) möglich. Eine Übersicht der im System vorhandenen Finanzierungszwecke kann über die Tabelle FMFUSE "FIFM: Verwendungszweck von Drittmitteln" eingesehen werden.

In der Stammdatenpflege vom Fond kann dieser dann im Abschnitt Zusatzdaten im Feld Finanzierungszweck per F4-Auswahl (Werthilfe) ausgewertet werden.

Eine entsprechende Auswertung der Stammdaten kann zum Beispiel über die Stammdatenlisten (zum Beispiel Transaktion S_KI4_38000039 "Verzeichnis der Fonds") als Selektionsmerkmal, aber auch in der Liste der Fonds ausgewertet werden.

Bisher konnte es im Recherchebericht aus dem Abschnitt Navigation als Merkmal selektiert werden oder auch als eigenes Merkmal in einer Spalte definiert werden. Mit BCS steht das Merkmal leider nicht in der Bibliothek 4FM zur Verfügung.

Auswertung von Finanzierungszweck

Hier ist zwischen der klassischen Budgetierung (KB) und Budget Controll System (BCS) zu unterscheiden:

1. Klassische Budgetierung (KB)
   • Berichtswesen über Rechercheberichte (Formular und Bericht)
   • Finanzierungszweck kann als freies Merkmal für Spalten aber auch in der Selektion verwendet werden
2. Budget Control System (BCS)
   • Berichtswesen per Report Painter/Report Writer Bibliothek 4FM
   • Finanzierungszweck ist nicht als Merkmal für Spalten, Zeilen oder Allgemeine Selektion verfügbar

Grundsätzlich sind für die Auswertung von Budget (Bewilligungen) und Aufwand/Ertrag in Form von Saldenlisten hier neue Berichte anzulegen. Allerdings steht der Finanzierungszweck nicht als "Gliederungsmerkmal" in Berichten zur Verfügung. Daher ist eine Alternative zum Finanzierungszweck zur Selektion oder als Spalte / Zeile erforderlich.
 

Alternativen zum Finanzierungszweck

Hier im Blog habe ich die ein oder andere Möglichkeit(en) im Bereich Berichtswesen schon in Betracht gezogen.

1. Geschäftsbereich
   Kann im Stammsatz von Innenauftrag, Kostenstelle hinterlegt werden oder auch bei der Belegerfassung mitgegeben werden
2. Segment
   Kann im Stammsatz der Profitcenter mit der "neuen Profitcenterrechnung" hinterlegt werden. Alternativ kommt eine Programmierung über Substitution anhand einer Ableitung über weitere Buchungsinformationen des FI - Buchuhaltungsbeleg infrage.
3. Funktionsbereich
   Hier erfolgt die Ableitung über CO Objekt (Kostenstelle, Innenauftrag), Sachkonto, Substitution (Programmierung) oder durch manuelle Eingabe im Beleg

In Ergebnis kann eine Bilanz/GuV nach Geschäftsbereich, Segment erfolgen und die Funktionsbereiche ermöglichen es auch, als eigene Positionen in der Bilanz/GuV auszuweisen oder eben auch im Berichtswesen verwendet zu werden.

Geschäftsbereich

Eine Pflege des Geschäftsbereiches erfolgt in der Kostenstelle im Abschnitt Grunddaten und beim CO Innenauftrag unter den Zuordnungen. Dabei ist ggf. eine Anpassung des Auftragslayout (Feldliste) in der Transaktion KOT2_OPA erforderlich.

Im Artikel "Grundlagen Finanzbuchhaltung - Geschäftsbereiche als mögliche Lösung zur Abbildung eines Betrieb gewerblicher Art (BgA)" bin ich ausführlicher auf das Thema eingegangen.

Hier ist auch beschrieben, wie je Buchungskreis die Option "Geschäftsbereichs-Bilanzen" unter den Verfahrensparametern aktiviert werden kann, so dass eine Bilanz/GuV nach Geschäftsbereichen möglich ist.

Segment

Das Segment kann in den Grunddaten zum Profitcenter hinterlegt werden. Alternativ ist auch eine Substitution möglich, die im Artikel "Grundlagen: Segment-Berichtserstattung in der Profit-Center-Rechnung und das neue Hauptbuch (NEW GL)" beschrieben ist.

Im Gegensatz zu Geschäftsbereichen muss für die Segmentberichtserstattung keine Geschäftsbereich-Bilanzen in den Einstellungen der globalen Daten zum Buchungskreis in den Verfahrensparaemetern aktiviert werden. Allerdings steht das Segment im Gegensatz zum Geschäftsbereich in der Transaktion S_ALR_87012284 nicht als Selektionskritierium unter Verkehrszahlenabgrenzung zur Verfügung.

Funktionsbereich

Eine dritte Option wäre die Nutzung des Funktionsbereiches. Im Artikel "Grundlagen Funktionsbereich im Umsatzkostenverfahren (UKV) und Haushaltsmanagement (PSM-FM)" ist dieser aus FI Sicht schon näher beschrieben, sodass ich hier nur auf die Besonderheiten im Haushaltsmanagement eingehen möchte.

Die Aktivierung erfolgt im Customizing der Finanzbuchhaltung über

• Finanzwesen
• Grundeinstellungen Finanzwesen
• Funktionsbereich für Umsatzkostenverfahren
  • Umsatzkostenverfahren zur Vorbereitung aktivieren
  • Funktionsbereich definieren

Danach kann eine Zuordnung über folgende (sich gegenseitig überschreibende Funktionen gesetzt werden:

1. CO Objekt: Kostenstelle, Innenauftrag (wobei hier im Customizing eine Zuordnung auch per Kostenstellenart, Auftragsart erfolgen kann)
2. Sachkonto
3. Substitution für das Umsatzkostenverfahren definieren (Programmierung)
4. Manuelle Eingabe im Beleg

Dies ist per FI Customizing entsprechend einzustellen. Interessant ist nun die Frage, wie dies im Haushaltsmanagement abgeleitet werden kann.

Funktionsbereich in Bilanz/GuV
Innerhalb der Bilanz/GuV (Transaktion F.01) kann in der Bilanz und GuV Struktur auch der Funktionsbereich als Gleiderungselement hinterlegt werden. Im Standard wird die Bilanz/GuV Struktur als GKV mit den einzelnen Konten dargestellt.

 

Ableitung Funktionsbereich für (Drittmittel)Projekte als Fonds

Eine Buchung auf einen CO Innenauftrag wird häufig in der FMDERIVE wie folgt umgewandelt:

• Verantwortliche Kostenstelle CO Innenauftrag = Finanzstelle
• Sachkonto / Kostenart = Finanzposition
• Nummer Innenauftrag = Nummer Fond

Der Funktionsbereich bleibt dabei erhalten und wird "vererbt".

Ableitung Funktionsbereich bei Buchung auf Kostenstelle (Landesmittel)

Unter BCS ist hier ein Fond den einzelnen Kostenstellen, die entsprechenden Finanzstellen zugeordnet sind vorgegeben. Dies ist nicht mehr als Blank "", sondern muss als eigenständiger Fond zum Beispiel WIPLAN angelegt werden.

Per FMDERIVE erfolgt auch hier die passende Zuordnung

• CO Kostenstelle = Finanzstelle
• FOND wird auf WIPLAN gesetzt
• Sachkonto / Kostenart = Finanzposition

Der Funktionsbereich wird jetzt ebenfalls vererbt.

Während jetzt aber die Drittmittelprojekte (Fonds) unterschiedlichen Funktionsbereichen per 1:1  zugeordnet werden können, stellt der Fond WIPLAN eine Besonderheit dar.

Da die einzelnen Kostenstellen unterschiedlichen Funktionsbereichen zugeordnet sind, wird auch der Fond WIPLAN unterschiedlichen Funktionsbereichen (ja nach Zuordnung der Kostenstelle) zugeordnet.


Verwendung der Elemente im Report Painter / Report Writer

Anhand folgender Tabelle habe ich die einzelnen Elemente in üblichen Bibliotheken (mit Schwerpunkt neues Hauptbuch) zusammengefasst.

1. Bibliothek 1VK "Kostenstellen - Vollkostenrechnung"
2. Bibliothek 6O1 "Innenaufträge"
3. Bibliothek 4FM "FM BCS Reporting"
4. Bibliothek 0FL "Neues Hauptbuch"
5. Bibliothek 0FS "FI-GL (neu): Summen und stat. Kennz"
6. Bibliothek 8A2 "EC-PCA: Standardberichte" (klassische Profitcenterrechnung)

In der folgenden Tabelle sind die Feldnamen der einzelnen Merkmale aufgeführt. Dabei sind diese in Klammern gesetzt, wenn diese erst in der Bibliothek aktiviert werden müssen, aber grundsätzlich schon vorhanden sind.
 

Merkmale in Bibliotheken Report Painter / Report Writer

	1VK	6O1	4FM	0FL	0FS	8A2
Tabelle	CCSS	CCSS	FMRBCS	FAGLFLEXT	FAGLFLEXR	GLPCT
Geschäftsbereich	(GSBR)	GSBR		RBUSA	RBUSA	(GSBER)
Funktionsbereich	FKBR	FKBR	RFUNCAREA	RFAREA	RFAREA	RFAREA
Segment				SEGMENT	SEGMENT

Zumindest im Berichtswesen scheint hier die Bibliothek 0FL geeignet zu sein. Sollte aber ein Bericht im im PSM-FM erfolgen ist in der Bibliothek 4FM nur der Funktionsbereich vorhanden, so dass hier als Alternative zum Finanzierungszweck bei Sicht auf Finanzstelle und Fond nur die Nutzung des Funktionsbereich auf ersten Blick in Frage kommt.

Fazit

Bei der Einführung einer Alternative zum Finanzierungszweck sind also folgende Fragen zu klären:

1. Welche Objekte sollen künftig gepflegt und gebucht werden?
   (Geschäftsbereich, Segment, Funktionsbereich)
2. Ist eine solche Darstellung im Berichtswesen erforderlich?
   • Welche Finanzierungszwecke wurden bisher im Berichtswesen verwendet?
   • Beispiele wären BUNDESMITTEL, DFG, EU, ....
   • Reicht die Hinterlegung in einer Stammdatenliste aus?
3. Werden durch diese neuen Optionen ggf. neue Berichtsanforderungen zu erfüllen möglich?
   • Denkbar wäre hier eine Darstellung von einzelnen Geschäftsbereichen oder Funktionsbereichen als Betriebe gewerblicher Art
   • Ebenso könnten hier, insbesondere im Hochschulberichtswesen, einzelne Produkte gesondert dargestellt werden die bisher über einzelne Kostenstellen oder Projekte dargestellt worden sind.
     • Denkbare Produkte: Landesbibliotheken, botanische Gärten, Zentren, .... oder andere Produkte im Haushaltsplan

Im Ergebnis ist hier, wie sinnvollerweise aber auch sonst, eine Abstimmung der Anforderungen des Berichtswesens mit der Finanzbuchhaltung und des Controllings sinnvoll und wichtig.
 

Neben den jährlich statt findenden FICO-Forum-Infotagen von Espresso Tutorials und Convista Consulting werden im Laufe eines Jahres auch immer einmal wieder virtuelle Infotage zu ausgesuchten Themen (oft auch aus dem Umfeld Finanzen und Controlling) auf Infoday.io - Virtuelle SAP-Infotage angeboten. Diese Infotage sind kostenlos, nach Registrierung und bieten neben Videovorträgen auch begleitend einen Chat mit Vortragende zum jeweiligen Thema an.



Im März besuchte ich hier virtuell zwei Events, die sich um die Themen SAP S/4HANA Migration sowie Finance & Controlling drehten.

Dabei ist ein Blick auf die einzelnen Themen schon ausreichend, um zu zeigen, dass hier im Sinne einer guten Tasse Espresso SAP Themen kompakt und kräftigend ausgeführt worden sind.

Onlinekonferenz SAP S/4HANA Migration

• 09:00 - 09:20 Uhr aktueller Stand SAP S/4HANA - Trends in der SAP Community
• 09:20 - 10:05 Uhr SAP-Prozessautomatisierung als Teil der digitalen Transformation
• 10:05 - 11:00 Uhr Cloud vs. On Premise
• 11:00 - 11:45 Uhr SAP Activate - alter Wein in neuen Schläuchen?
• 11:45 - 12:25 Uhr System Conversion nach SAP S/4HANA
• 12:25 - 13:10 Uhr SAP Business Technology Platform
• 13:10 - 13:30 Uhr SAP S/4HANA Finance in 20 Minuten erklärt
• 13:30 - 14:15 Uhr Planung für SAP S/4HANA mit SAP Analytics Cloud

Onlinekonferenz SAP S/4HANA Finance & Controlling

• 10:00 - 10:25 Uhr Strategie SAP S/4HANA Finance - mit Fokus auf Financial Planning und Analysis im Release 2021
• 10:25 - 11:00 Uhr Überblick - Universal Allocation in SAP S/4HANA
• 11:00 - 11:45 Uhr Material Ledger in SAP S/4HANA
• 11:45 - 12:30 Uhr Planung für SAP S/4HANA mit SAP Analytics Cloud

Besonders der Infotag rund um FI und CO war für mich ein Plus, auch da sich im Chat einige Menschen befunden haben, die ebenfalls Fragen rund, um das SAP Modul PSM-FM hatten, aber auch ein Austausch untereinander zum Thema universelle Verrechnung möglich war.

An dieser Stelle verweise ich gerne auf meinen Artikel "Grundlagen Universelle Verrechnung unter SAP S/4HANA - Buchauszug »Abschlussarbeiten im Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA«".

Auf die Inhalte der einzelnen Vorträge mag ich heute nicht eingehen, aber gerade die erhaltenen Informationen per Chat oder im Nachgang per Mail sind für mich erwähnenswert und dürften vielleicht auch für die ein oder andere Person im Bereich Berichtswesen und Controlling interessant sein.

Budgetierung von Kostenstellen unter SAP S/4HANA

Bisher waren im SAP GUI und ERP/ECC die Etat-Planung und Erfassung von Planwerten auf Kostenstellen möglich. Eine Budgetierung war nur für die CO Innenaufträge vorgesehen. Der Hintergrund dazu ist im Artikel "Kostenstellen Etatplanung und Budgetierung von Innenaufträgen im SAP Controlling als Alternative zur klassichen Budgetierung oder BCS im PSM-FM" beschrieben.

Um eine Verfügbarkeitskontrolle gegen Budget zu ermöglichen, war es erforderlich, wie im Artikel "Statistischer Innenauftrag in SAP und verschiedene Anwendungen u.a. Verfügbarkeitskontrolle zum Budget im CO auf Kostenstelleneben" beschrieben, mit statistischen Innenaufträgen zu arbeiten.

Mit SAP S/4HANA gibt es jedoch eine Möglichkeit, zumindest unter FIORI über die App Finanzplandaten importieren, auch eine Budgetierung auf Kostenstellen zu ermöglichen und hier eine Verfügbarkeitskontrolle in S/4HANA OnPremise zu ermöglichen. Dieses ist im SAP Hinweis "2952493 - Häufige Fragen: Budgetverfügbarkeitskontrolle für Kostenstellen (On-Premise)" beschrieben. Budgetzahlen werden in der ACDOCP-Tabelle und können nur über Fioris ausgewertet werden (im klassischen GUI gibt es nur die alten Etats).

Neuigkeiten Universal Allocation / Universelle Verrechnung Innenaufträge als Empfänger und Verrrechnungsschemata

Während in der SAP S/4HANA Public Cloud die CO Innenaufträge durch die PSP Elemente abgelöst sind, können diese unter OnPremise weiterhin genutzt werden. Dabei hatte ich diese als Empfänger der Universellen Verrechnung vermisst und habe mich sehr über die Aussage gefreut, dass auch Innenaufträge als Empfänger der Universal Allocation zukünftig unterstützt werden sollen. Ferner werden mit S/4HANA 2021 in der On-Premise-Version auch die Verrechnungsschemata (Allocation Structures) zur Verfügung stehen. Hierdurch können in Segmenten nicht nur eine Umlagekostenart sondern einzelne Konten unterschiedlichen Umlagekostenarten zugeordnet werden.

Dieses ist ausführlicher unter "Universal Allocation in SAP S/4HANA 2021" (SAP Blog) oder unter "Verrechnungsschemata" (SAP Hilfe) beschrieben. :-). Daneben erlaube ich mir auch einen kurzen Hinweis zum Thema:
  (20. Juli 2022) Paperback ISBN: 9783960120551

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Ich würde mich freuen, wenn dieser Blogartikel sie neugierig gemacht hat und bin sehr gespannt auf ihre Rückmeldungen zum Buch.

Ergänzend zum Buch erhalten Sie auch Begleitvideos zu "Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA" durch die als Demo die Behandlung der im Buch besprochenen Themen von der Anlage Kostenstelle, Sachkonto und Leistungsarten unter bis hin zum Überblick über die Handhabung der universellen Verrechnung in SAP S/4HANA ganz praktisch darstellt.
 

Verwendung Report Painter unter SAP S/4HANA

Das Berichtswesen über das umfassende Journal / Universal Journal kann per Report Writer für Plan- und Ist-Daten über die Tabelle ACDOCT erfolgen (siehe Hinweis 2476144). Hierdurch können auch umfangreichere Report Writer Berichte genutzt werden. Lediglich moderne Ansätze wie z.B. Universal Parallel Accounting (ab 2022) für internationale Konzerne werden an dieser Stelle nicht unterstützt. Dieses dürfte gerade im Berichtswesen doch ein wenig Anpassungen durch die Einführung der neuen Profitcenterrechnung und des neuen Hauptbuch rechtfertigen und hilft mir dabei den Report Painter auch im Bereich PSM-FM (Haushaltsmanagement) weiterhin als Berichtstool zu sehen.

Da mir das Thema Berichtswesen besonders wichtig ist, mag ich hier auch auf meinen Artikel "Bisherige SAP ERP / ECC Berichte unter SAP S/4HANA insbesondere im Bereich FI - Bilanzreporting, CO - Report Painter CO-OM und EC-PCA und PSM - BCS und Klassische Budgetierung" hinweisen.

Umfassendes Journal / Universal Journal  und Public Sector Management - Haushaltsmanagement (PSM-FM)

Hier wurde auf den SAP Hinweis "2270449 - S4TWL - Haushaltsmanagementdimensionen als Teil des Journals" verwiesen, was aber gleichzeitig für mich auch ein Hinweis darauf ist, dass auch im Bereich PSM-FM eine Weiterentwicklung abzusehen ist und mit der Einführung von BCS auch das Berichtswesen vereinfacht werden kann.

Gerade im Bereich der öffentlichen Verwaltung bin ich da sehr gespannt drauf.

Fazit

Persönlich schätze ich sehr, dass Espresso Tutorials hier auch ein virtuelles Format zu den FICO Infotagen anbietet und freue mich darauf, dass meine Vermutung in unseren Buch korrekt war, dass die Entwicklung von Verrechnungsschemata aber auch CO Innenaufträge als Empfänger der universellen Verrechnung sich in der Glaskugel schon abgebildet hatte.

Gerade was neue Entwicklungen anbelangt und was den Austausch mit anderen zu SAP Themen betrifft sind solche Veranstaltungen für SAP Menschen besuchenswert und bei virtuellen Veranstaltungen entfällt sogar die Zeit der Anreise :-). Dennoch bin ich auch gespannt auf die FICO Infotage 2023 in Präsenz gerade da auch hier einige Punkte auf der Tagesordnung verlockend klingen.


 

Die beiden Artikel "SAP Query: Einzelpostenliste KAMV für Umbuchung in Planversion" und "Weiterentwicklung SAP Query Einzelpostenliste Vorgang KAMV (manuelle Verrechnung) und KZPI (Gemeinkostenzuschläge) für Nacherfassung in Planversion" haben bisher schon eine Lösung beschrieben um für eine Plankopie von Ist nach Plan auch die Werte aus der der manuellen Kostenverrechnung im Ist (Transaktion KB15 bzw. KB15N, Vorgang KAMV) bzw. der Gemeinkostenzuschlagsverrechnung (Vorgang KZPI) nachzubuchen.

Hierzu nutzen wir eine Eigenentwicklung die mit Sender und Empfänger eine Planwertumbuchung vergleichbar der Kostenverrechnung nutzbar macht.

Bisher hatte ich hier, quasi lösungsorientiert, eine Query entwickelt die eine Vorlage für eine Korrekturbuchung mit Sender und Empfänger Beziehung liefert.

In beiden Artikeln fehlte aber die Begründung, warum eine solche Lösung notwendig ist, bzw. warum durch eine Plankopie (KP98 Ist in Plan für Kostenstellen bzw. KO15 für Innenaufträge) diese Werte nicht möglich zu übertragen sind.

An dieser Stelle kann ich, da das Thema aktuell einmal wieder angesprochen worden ist, auf die beiden SAP Hinweise "407984 - Ist in Plan Kopieren: Vorgehensweise" und "209432 - Ist in Plan kopieren: Entlastung wird kopiert" verweisen.

Zusammengefasst sind die Kopiertransaktionen nicht dafür da, die Vorlagewerte 1:1 zu "spiegeln" sondern sind eine reine Hilfstransaktion für eine später durchzuführende manuelle Planung. Es werden nur solche Daten in die Zielversion kopiert, die auch durch eine manuelle Planung bearbeitet werden können.

Die Daten aus der manuellen Kostenverrechnung (KAMV) werden nicht berücksichtigt, da es im SAP Standard nichts Vergleichbares dazu gibt.

Ebenso ist auch bei der Gemeinkostenzuschlagsverrechnung (KZPI) darauf zu achten, dass nur die Entlastungen kopiert werden, sofern die Partnerobjekte nicht planintegriert sind. Belastungen werden nie kopiert. Für planintegrierte Partnerobjekte und zur Darstellung der Belastungen ist es daher erforderlich, die Zuschlagsrechnung auch im Plan abzubilden.

Die Alternative wäre die Planwerterfassung anhand der oberen Query sowohl für den Vorgang KAMV als auch KZPI.

Kurzer Exkurs am Schluß: Plankopie und Hochschulcontrolling

Auch wenn die Plankopie seitens der SAP als Planungshilfe gedacht ist und nicht zur vollständigen Spiegelung der Ist-Daten als Plan-Daten vorgesehen ist, hat eine vollständige Plankopie, zumindest im Hochschulcontrolling, eine besondere Bedeutung.

Hintergrund einer solchen Kopie ist, dass wir im Rahmen des CO Jahresabschluss eine Kostenträgerrechnung (KTR) und Hochschulfinanzstatistik erstellen, die bestimmte Verrechnungen im Plan statt im Ist abbilden. So erfolgt in der KTR eine Verrechnung aller Kosten und Erlöse auf die Produkte und Projekte einer Hochschule. Dazu gehören unter anderen auch die Studiengänge welche nicht nur direkte Kosten sondern auch die Kosten der Gebäude, Verwaltung und anderen Einrichtungen abbilden.

Wie dieses umgesetzt wird ist anhand eines Betriebsabrechnungsbogen (BAB) im Artikel "Statistische Kennzahlen für Verrechnung in SAP - Umlage und Verteilung nicht nur im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen" erläutert. Die Studiengänge sind dabei als CO Innenaufträge abgebildet und werden, wie im Artikel "Innenaufträge als Empfänger von Umlagezyklen (KSUB)" beschrieben als Kostenträger behandelt.

Neben Kosten und Erlöse können hier auch diverse andere Auswertungen über die passenden Kennzahlen erfolgen. Im Artikel "Leistungsmengen im Grundbudget je Fächergruppe (Cluster) im Vergleich oder bedingte Formatierung für Minimalwerte und Maximalwerte" ist dies dann zum Beispiel im Excel erfolgt.

Technisch funktioniert dies mit statistischen Kennzahlen, so dass ich an dieser Stelle gerne auch auf die Artikel "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge" und  "Hochschulcontrolling: Vergleich Lehrimport von Studiengängen und Kostenanteile einzelner Lehreinheiten - Abschnitte mit abgeleiteten Kennzahlen im Report Painter" verweise.

Aber auch die unterschiedlichen Möglichkeiten der Kostenumlage und Kostenverteilung im Artikel "Grundlagen: Wohin mit den Kosten? Leistungsverrechnung, Kostenverteilung und Kostenumlage im SAP CO-OM." sowie eine Auswertung der Kosten im Artikel "ReportWriter: Ergebnisse Planumlage (KSUB) je Partnerobjekt" als einen guten Ausgangspunkt für eine solche Verrechnung ansehe. Das Spannende im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen ist aber, dass oft noch weitere Anforderungen an das Berichtswesen gestellt werden.

Auch in 2023 findet wieder mein Online-Training zum Thema "Grundlagen Datenmigration in SAP S/4HANA mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer" bei Espresso Tutorials statt.


Das Training ist vom 02. März 2023 bis 27. April 2023 als "blended learning" verfügbar und verknüpft Onlinevideos mit einer regelmäßig stattfindenden Live-Session, in der ich direkt Fragen rund um die Schulungsthemen der einzelnen Lerneinheiten beantworte und wir auch gemeinsam diese Themen besprechen. Dabei sollen jeweils am Donnerstag von 17 bis 18 Uhr Live-Sessions stattfinden, in denen wir dann die Themen der einzelnen Session besprechen.

Diese Live-Sessions biete ich vom 09. März 2023 bis zum 04. Mai 2023 an.



In Kurzform die wichtigsten Daten zur Online-Schulung:

 

Event-Daten
Einführung SAP S/4HANA Datenmigration mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer

Ab 02. März 2023 bis Donnerstag, 04. Mai 2023
jeweils am Donnerstagabend von 17 bis 18 Uhr.

Am 13. April 2023 würde ich jedoch, durch einen privaten Termin keine Live-Session anbieten. Geplant sind insgesamt 8 Live-Sessions und ggf. noch ein Zusatztermin.

Kosten: 595,00 EUR (inkl. 19 % MwSt.) je Person.

Online-Training

Grundlagen Datenmigration
- Unterschied LTMC und Fiori App Migratioscockpit (S/4HANA 2020 / 2021)
- Projektverwaltung
- Anlage Migrationsprojekt und Auswahl Migrationsobjekte (LTMC + neue FIORI App)
- Arbeit mit Vorlage Dateien Template
- Migrationscockpit – einzelne Schritte zur Datenmigration (Daten hochladen, validieren, konvertieren)
- Migrationscockpit (Import simulieren, Import ausführen, Fehlerbehandlung)
- Migrationsobjektmodellierer (Aufbau eines Migrationsobjektes (Quellstruktur, Zielstruktur, Mapping))
- Migrationsobjektmodellierer (Anpassung Migrationsobjekt)
- Exkurs : Eigenes Migrationsobjekt auf Basis vorhandenen BAPI anlegen

Beginn: 02.03.2023 17:00 Uhr - Ende: 04.05.2023 18:00 Uhr
Die Veranstaltung findet online jeweils am Donnerstag von 17:00 bis 18:00 Uhr rein online bei Espresso Tutorials statt.
 

Ich freue mich darauf, Sie für ihr Datenmigrationsprojekt fit zu machen.

Schulungsinhalt

Inhalt der Schulung sind das Migrationscockpit (Transaktion LTMC, aber auch die Fiori App) und Migrationsobjektmodellierer als Nachfolge der bekannten LSMW.

Der folgende Trailer zeigt etwas ausführlicher, welche Themen hier besprochen werden und macht hoffentlich auch neugierig auf die anstehende Schulung.

Zielgruppe

Wenn ich an bisherige Teilnehmende des Online-Trainings denke, waren diese Modulverantwortliche für Controlling oder Finanzbuchhaltung, Beschäftigte in der SAP Basis oder auch frei in der SAP Beratung unterwegs.

Formell haben wir als Zielgruppe "IT-Mitarbeiter und SAP-Berater, die die Möglichkeiten der Datenmigration in SAP S/4HANA kennenlernen wollen" definiert und sehen als Voraussetzungen grundlegende Kenntnisse in SAP und Datenmigration bspw. per LSMW oder eCATT. Die von mir gewählten Beispiele sind stark im Rechnungswesen verortet, aber ich habe auch die Erfahrung gemacht, dass hier auch andere Module von der Schulung profitieren konnten.

Gerne verweise ich hier auf die Rezensionen unter https://www.unkelbach.link/et.training/ .
 

Ablauf Online-Training bei Espresso Tutorials

Damit sich nicht nur von der Online-Schulung in Form eines Trailers ein Eindruck gemacht werden kann, habe ich heute auch eine kurze Vorstellung der Live-Session erstellt und bin schon sehr neugierig auf Fragen, Anmerkungen und Kommentare in der kommenden Schulung und freue mich hier diese Schulung anbieten zu können.

Auch zu den Live-Sessions bietet folgendes Video einen kurzen Überblick.



Für einen Überblick liste ich die einzelnen Schulungstermine und die entsprechenden Schulungsvideos (mit Abspielzeit in der Form HH:MM:SS) auf.

Donnerstag, 09. März 2023 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Grundlagen der Datenmigration"
Schulungsvideos (0:46:27)

• 01_01_Vorstellung_Agenda
• 01_02_Vorgänger
• 01_04_LSMW_ERP
• 01_05_LSMW_S4HANA
• 01_06_Theorie
• 01_07_Blick_nachS4
• 01_08_Migrationcockpit_starten
• 01_09_Live-Session

Donnerstag, 16. März 2023 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Projektanlage und verfügbare Migrationsobjekte"
Schulungsvideos (1:00:09)

• 02_01_Projektanlage
• 02_02_Eigenschaften_Migrationsprojekt
• 02_03_Verfügbare Migrationsobjekte
• 02_04_Migrationsansatz
• 02_05_Projekt_und_Vorlagedatei

Donnerstag, 23. März 2023 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Migrationsansatz und Vorlagedatei"
Schulungsvideos (0:59:50)

• 03_01_Unterschied_Migrationskonzept_MIgrationsansatz
• 03_02_Aufbau_Vorlagedatei
• 03_03_Weitere_Migrationsobjekte
• 03_04_Daten_eintragen
• 03_05_Arbeitsweise_Migrationscockpit

Donnerstag, 30. März 2023 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Erste Schritte der Datenmigration (Upload, Simulation)"
Schulungsvideos (1:03:44)

• 04_01_Schritte einer Datenmigration
• 04_02_Vorlage hochladen
• 04_03_Mapping-Aufgabe
• 04_04_Mapping-Vorlage
• 04_05_Datenmigration_simulieren
• 04_06_Korrektur_nach_Simulation

Donnerstag, 06. April 2023 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Erfolgreiche Datenmigration und Korrekturdatei"
Schulungsvideos (1:03:22)

• 05_01_Migration_erfolgreich
• 05_02_Ups_Fehler_nach_Migration
• 05_03_Aufbau_Stagingtabelle_nach_Migration
• 05_04_Korrekturdatei
• 05_05_Arbeitsteilung_Migrationscockpit
• 05_06_Modellierer_Beispiele_Adresse_Steuerstandort
• 05_07_Modellierer_Beispiele_Migrationsobjekte_KS+IA

Kalenderwoche 15 / 2023
Hier würde ich gerne, durch private Termine die Schulung verschieben, sodass am Donnerstag, 13. April 2023 keine Live-Session stattfinden wird.

Donnerstag, 20. April 2023 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Migrationsobjektmodellierer (Quell- und Zielstrukturen)"
Schulungsvideos (1:07:49)

• 06_01_Migrationsobjektmodellierer_onPremise
• 06_02_Migrationsprojekte
• 06_03_LTMOM_Migrationsprojekte
• 06_04_LTMOM_Aufbau_Migrationsobjekt
• 06_05_LTMOM_Quellstrukturen
• 06_06_LTMOM_Zielstruktur
• 06_07_LTMOM_Struktur-Mapping

Donnerstag, 27. April 2023 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Migrationsobjektmodellierer (Feld-Mapping und Regeln)"
Schulungsvideos (1:00:25)

• 07_01_LTMOM_Feld-Mapping
• 07_02_Regel_CVT_KOSTL
• 07_03_Regeln
• 07_04_Sicht_ändern

Donnerstag, 04. Mai 2023 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Erweitern bestehender Migrationsobjekte, Eigene Migrationsobjekte, Umschlüsselobjekte und Projekt exportieren, importieren"
Schulungsvideos (1:46:28)

• 08_01_Quellstruktur_erweitern
• 08_02_Laufzeitobjekte_generieren
• 08_03_Funktionsbaustein_finden
• 08_04_Benutzerdefiniertes_Migrationsobjekt
• 08_05_Bestandteile_Migrationsobjekt
• 08_06_Quellstruktur_pflegen
• 08_07_Struktur_Feldmapping
• 08_08_Umschlüsselobjekte
• 08_09_Projekt_Export-Import

Donnerstag, 11. Mai 2023 17:00 - 18:00 Uhr
Zur Sicherheit würde ich an dieser Stelle auch noch einen Puffertermin festhalten, sofern noch weitere Themen offen sind.

Jede Live-Session wird aufgezeichnet und im Anschluss an der Live-Session, meist am nächsten Tag, an alle Teilnehmende als Download zur Verfügung gestellt.

Organisatorisches

Seit 2022 biete ich meine SAP Schulungen in Kooperation mit meinem Verlag Espresso Tutorials an, sodass sich für ein Angebot auch direkt an Espresso Tutorials gewendet werden kann.

Gerne können Sie mich jedoch vorab anschreiben und ich würde Ihnen die entsprechenden Kontaktdaten zur Verfügung stellen.  Die Schulung selbst findet als Online-Schulung statt. Sie erhalten eine entsprechende Einladung per Videokonferenzsoftware (MS Teams) für die Live-Session und haben während der Schulung auch Gelegenheit für einen Austausch und Raum für ihre Erfahrungen und Rückfragen. Idealerweise verwenden Sie bitte Kopfhörer mit Mikrofon.

Die Live-Session wird aufgezeichnet und für Teilnehmende am Online-Training zur Verfügung gestellt.

Fazit

Ich freue mich auf unsere gemeinsamen Termine und bin gespannt auf Ihre Fragen, Rückmeldungen und Anmerkungen. Der Zugriff auf die Schulungsvideos selbst bleibt dabei auch länger bestehen :-).
 

Das Jahr 2023 hat, neben der Abgabe eines ersten Probekapitle zum aktuellen Buchprojekt, mit einer Schulung im Bereich "Berichtswesen im SAP Controlling"  zum Thema SAP Report Painter / Report Writer begonnen.

Report Painter Berichte sind gerade im Gemeinkostencontrolling unter SAP ERP/ECC bekannt und bieten neben Plan/Ist/Vergleich auch viele anderen Standardberichte im SAP Controlling dar. Dennoch stellt sich, gerade mit Blick auf SAP S/4HANA die Frage, warum das Thema Report Painter heute eigentlich noch aktuell ist und ob nicht mit SAP SAC und Fiori langsam aktuellere Berichtstools wie Embedded Analytics oder andere Apps die bisher genutzten Tools ablösen könnten.

Basierend auf das umfassende Journal (Universal Journal) sollten hier doch wesentlich elegantere Berichtstools genutzt werden können, sodass sich hier die Frage stellt, warum das Thema immer noch aktuell ist.

Ein Blick auf den SAP Hinweis 2997574 zeigt zumindest für das Gemeinkostencontrolling, dass hier auch weiterhin die Bibliotheken (1VK, 6O1, 6O2) verfügbar sind und auch im neuen Hauptbuch und der neuen Profitcenterrechnung (Bibliothek 0FL) können weiterhin Berichte angelegt werden und stehen auch zur Verfügung. Die Bibliothek zur klassischen Profitcenterrechnung (8A2) ist zeitlich bis zum 31.12.2025 beschränkt nutzbar (siehe SAP Hinweis 2269324), aber hier hilft ein Wechsel in Richtung der neuen Profitcenterrechnung.

In einer "kleinen Artikelserie" bin ich auf die verschiedenen Punkte rund um die Anpassung des SAP CO Berichtswesen eingegangen:

• "Bisherige SAP ERP / ECC Berichte unter SAP S/4HANA insbesondere im Bereich FI - Bilanzreporting, CO - Report Painter CO-OM und EC-PCA und PSM - BCS und Klassische Budgetierung"
• "Grenzen der Migration Report Painter Berichte aus der klassischen Profitcenter-Rechnung ins neue Hauptbuch"
• "CO Innenauftrag AUFNR in FAGLFLEXT mit neuen Hauptbuch / neuer Profitcenterrechnung oder ACDOCT in S/4HANA"

Für den Bereich der öffentlichen Verwaltung mit Nutzung des Haushaltsmanagement (Modul Public Sector Management - Funds Management (PSM-FM)) gibt es aber noch einen weiteren Grund sich mit Report Painter zu beschäftigen.

Während in der klassischen Budgetierung (KB) Budgetberichte (Saldenberichte) als Rechercheberichte angelegt worden sind, ist unter SAP S/4HANA ein Wechsel von der klassischen Budgetierung zum Budgetverwaltungssystem (Budget Controll System - BCS) obligatorisch. Welche Auswirkung dieses auf das Berichtswesen hat, ist im Artikel "Berichtswesen und Reporting-Tools nach Umstieg von klassische Budgetierung auf BCS im PSM-FM" beschrieben, wobei auch im Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung" schon grundlegende Unterschiede zwischen KB und BCS erläutert worden sind.

All diese Punkte sprechen dafür, sich auch unter SAP S/4HANA bzw. beim Wechsel auf das Budgetverwaltungssystem, mit Report Painter als Berichtstool auch in der neuen Welt zu beschäftigen.

Daher mag ich gerne den Aufbau meiner Online-Schulung zum Report Painter beschreiben.

Online-Schulung Berichtswesen im SAP Controlling - Report Painter / Report Writer

An wen richtet sich die Schulung (Zielgruppe):

Diese Schulung richtet sich an erfahrenere Beschäftigte im Bereich Controlling, die im SAP-Modul CO ein Berichtswesen aufbauen wollen. Daneben können einzelne Beispiele nicht nur für Key-User, sondern auch für fortgeschrittene Sachbearbeiter im Controlling nützlich sein, um für regelmäßig genutzte Berichte kleinere Kniffe zur Arbeitserleichterung zu liefern.

Daneben profitieren aber auch Haushaltsmanagement und Drittmittelverwaltung durch die dargestellten Möglichkeiten, die sich mit Report Painter ergeben und ihr Berichtswesen ergeben.

Die in der Schulung vorgestellten Praxisbeispiele sind so allgemein gehalten, dass es Ihnen möglich sein sollte, die vorgestellten Methoden auf eigene Berichtsanforderungen zu übertragen bzw. als Grundlage zur Entwicklung eines eigenen Berichtswesens zu verwenden.

Voraussetzungen:

Grundkenntnisse im Bereich Controlling sowie in bestehenden Berichten sollten vorhanden sein, sodass auch ein Transfer der eigenen Anforderungen an Berichten erfolgen kann.

Was erwartet Sie bei der Schulung (Ziele):

Ein Kollege endete seine Schulungen im Controlling immer mit Happy Controlling und diese Begeisterung für Berichtswesen und die Kreativität bei der Erstellung von Berichten mag ich gerne in meinen Schulungen vermitteln.

Am Ende der Schulung sollen Sie vertraut mit der Arbeit am Report Painter sein und ihre eigenen Berichtsanforderungen durch die Entwicklung eigener Berichte umsetzen können. Die Praxisbeispiele geben Ihnen dabei einen Überblick über die Möglichkeiten mit Report Painter und sind gleichzeitig so gestaltet, dass Sie diese auch auf Ihre eigenen lokalen Anforderungen übertragen können.

Aufbau und Inhalt

Damit Sie sich schon einmal einen groben Überblick über den Ablauf der Schulung machen können, stelle ich Ihnen die einzelnen Abschnitte, die in der Schulung dann natürlich ausführlich behandelt werden, vor.

• Grundlagen Berichtswesen im SAP Controlling
  • Übung 01 
    SAP Standardberichte basierend auf einen Report Painter Bericht
  • Erstellen eines Berichtskonzeptes - Was soll ausgewertet werden
  • Tipps und Tricks im Berichtswesen, die Ihnen die Arbeit später im Berichtswesen erleichtern
  • SAP S/4HANA und Report Painter - Ausblick auf zukünftiges Berichtswesen
• Überblick Elemente Report Painter
  • Elemente Report Painter und Report Writer
• Bibliotheken
  • Übung 02
    Bibliotheken in Report Painter
  • Aufbau einer Bibliothek (Kennzahlen, Merkmale, ...)
  • Übung 03
    Wie ist eine Bibliothek technisch aufgebaut
  • Auswahl Bibliothek - Geeignete Bibliotheken für Berichtszwecke
• Berichte und Berichtsgruppen
  • Aufbau Report Painter Bericht
    (Zeile, Spalte, allgemeine Selektionen)
  • Übung 04
    Erster Bericht anlegen
  • Exkurs bzgl. Planung und Budgetierung
    • Etatplanung und Auswertung von Etat auf Kostenstellen
    • Budgetierung und Auswertung von Budget auf Innenaufträgen
    • PSM-FM Berichtswesen mit BCS
  • Dynamik im Bericht
    (Sets/Variablen auflösen und Variation)
  • Abschnitte im Report Painter
  • Übung 05
    Variation und Abschnitte
  • Formeln in Report Painter (Formelbestandteile)
  • Abgeleitete Kennzahlen
  • Übung 06
    Berichte ausführen und Berichtsgruppe anlegen
• Bestehende Berichte bearbeiten
  • Weitere Spalten einfügen (Darstellung Obligo) und Bericht anpassen
  • Kopiervorlagen anlegen und verwalten
  • Übung 07
    Obligo, Sachkosten und Formel anpassen
  • Berichtsgruppen - Zusammenfassung von Berichten
    • Bericht / Berichtsschnittstelle
    • Dokumentation von Berichten
• Berichte erweitern - Variablen und eigene Bibliotheken
  • Variablen
  • Übung 08
    Eigene Variable anlegen
  • Anwendung von Variablen
  • Eigene Bibliotheken
  • Übung 09
    Kundeneigene Bibliothek anlegen - CO Objekte zu Profitcenter
  • Bibliothek ZPC - Darstellung Investitionen in der klassischen Profitcenterrechnung und Auswertung Einzelposten EC-PCA
• Berichtslayout
  • Formatierung von Berichten
  • Expertenmodus
  • Extrakte und bedingte Formatierung
  • Berichtstexte
• Weitere Berichtsbeispiele
  • Auswertung statistischer Kennzahlen
  • Exkurs: kennzahlenbasierte Verrechnung
  • Übung 10
    Auswertung statistischer Kennzahlen
  • Beispiele für statistische Kennzahlen
  • Beispielberichte zum Umgang mit statistischen Kennzahlen
  • Beispiele für Leistungsartenrechnung
  • Auswertung Leistungsmenge
    Anhand Leistungsart, Sendekostenstelle und Partnerobjekte auswerten
• Berichte nutzen
  • Report Painter Berichte übertragen
  • Parametertransaktion für Report Painter Berichte
  • Berechtigungen im Umfeld Report Painter
  • Erstellung einer Report-Matrix als Übersicht über alle Berichte

Organisatorisches

Seit 2022 biete ich meine SAP Schulungen in Kooperation mit meinem Verlag Espresso Tutorials an, sodass sich für ein Angebot auch direkt an Espresso Tutorials gewendet werden kann.

Gerne können Sie mich jedoch vorab anschreiben und ich würde Ihnen die entsprechenden Kontaktdaten zur Verfügung stellen.

Die Schulung selbst findet als Online-Schulung statt. Sie erhalten eine entsprechende Einladung per Videokonferenzsoftware und haben während der Schulung auch Gelegenheit für einen Austausch und Raum für ihre Erfahrungen und Rückfragen.

Ich freue mich auf weitere Schulung und darüber, dass das Thema SAP Report Painter weiterhin durchaus Berechtigung hat.

Und ansonsten weiterhin happycontrolling und viel Inspiration für das eigene Berichtswesen.

Eine geschätzte Kollegin von mir erinnert mich bei Berichten immer wieder daran, dass eines der wichtigsten Punkte beim Verständnis von Berichten eine ordentliche Definition der Begrifflichkeiten ist.

Dies ist auch der Grund, warum ich sowohl bei meinen Büchern (siehe auch unkelbach.link/et.books/ ) als auch meinen Workshops & Seminaren (siehe auch unkelbach.link/et.training/ ) stets auch Wert auf eine Einführung und Definition von Begrifflichkeiten lege.

Daher mag ich heute die in meinen Augen wichtigsten Begriffe innerhalb des Modul CO für den Aufbau eines Controllings beschreiben.

In diesem Artikel folgt daher eine FAQ (Frequently Asked Questions) zum Gemeinkostencontrolling. (20. Juli 2022) Paperback ISBN: 9783960120551

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Ich würde mich freuen, wenn dieser Auszug sie neugierig gemacht hat und bin sehr gespannt auf ihre Rückmeldungen zum Buch.

Ergänzend zum Buch erhalten Sie auch Begleitvideos zu "Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA" durch die als Demo die Behandlung der im Buch besprochenen Themen von der Anlage Kostenstelle, Sachkonto und Leistungsarten unter bis hin zum Überblick über die Handhabung der universellen Verrechnung in SAP S/4HANA ganz praktisch darstellt.
   

Ein Aspekt bei der Migration nach SAP S/4HANA ist auch der zu wählende Migrationsansatz. Dieser kann sowohl in Bezug auf unterschiedliche Migrationskonzepte zum Wechsel von ERP / ECC zu S/4HANA betrachtet werden als auch bei den unterschiedlichen Migrationsansätzen des Migrationscockpit zur Datenmigration nach SAP S/4HANA.

In den folgenden Abschnitten möchte ich auf folgende Themenfelder eingehen.

• Migrationskonzepte zum Wechsel nach SAP S/4HANA
  • Greenfield-Ansatz
  • Brownfield-Ansatz
  • Bluefield-Ansatz
• Migrationsansatz Migrationcockpit und Migrationsobjektmodellierer
  • Datenmigration mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer
  • Onlinetraining

Ich hoffe, dass dieser kurzer Überblick Ihnen eine Grundlage für ihr eigenes Migrationsprojekt nach oder innerhalb von SAP S/4HANA bieten kann.

Migrationskonzepte zum Wechsel nach SAP S/4HANA

Beim Wechsel von ERP oder ECC gibt es unterschiedliche Migrationskonzepte, die alle sowohl Vorteile als auch ggf. Nachteile haben. Hier möchte ich in aller Kürze die einzelnen Konzepte mit damit verbundenen Vorteilen und Nachteilen erwähnen.

In der folgenden Abbildung habe ich die einzelnen Migrationskonzepte kurz zusammengefasst:




Im Einzelnen sind dieses Greenfield: neue Implementierung auf der grünen Wiese, Brownfield: Konvertierung des bestehenden SAP System und Bluefield: Landscape Transformation (Landschaftskonsolidierung).

Auf die Vor- und Nachteile des jeweiligen Migrationsansatzes gehe ich in den folgenden Abschnitten ein.

Greenfield-Ansatz

Unter diesen Ansatz ist eine neue Implementierung auf der grünen Wiese zu verstehen. Sie setzen ein System komplett neu auf.
Der Vorteil ist hier eindeutig, dass neue Geschäftsprozesse oder auch Stammdatenkonzepte umgesetzt werden können und Sie sich von alten möglicherweise eingefahrenen Entwicklungen verabschieden können. Als Nachteil sollte aber der umfangreiche Projektumfang, hoher Entwicklungsaufwand und die sinnvolle Umstellung zum Jahreswechsel betrachtet werden.

Der Green-Field Ansatz wird auch genutzt um von einen ERP/ECC System in Richtung SAP S/4HANA Cloud zu wechseln. Die Unterschiede zwischen onPremise und Cloud Variante der SAP sind kurz im Artikel "Grundlagen Lebenszyklus SAP S/4HANA Versionen und was ändert sich mit S/4HANA 20.. ?" beschrieben.

Brownfield-Ansatz

Hier wird ein bestehendes SAP System auf die neue Version konvertiert (Update eines bestehenden Systems). Der Vorteil der Konvertierung eines bestehenden SAP System ist, dass ihre Stammdaten und Geschäftsprozesse erhalten bleiben, die Umstellung auch unterjährig möglich ist und insgesamt die Umstellung relativ aufwandsarm möglich ist. Als Nachteil können neben den möglicherweise dadurch fehlenden Innovationen auch bedingte Vorprojekte wie die Einführung des neuen Hauptbuchs, Einführung der Geschäftspartner oder auch BCS angesehen werden, sofern Sie diese Umstellungen noch nicht vorgenommen haben.

Wie ein Brown-Field Ansatz praktisch umgesetzt werden kann, ist auch bei Espresso Tutorials im Online-Video "System-Konvertierung in SAP S/4HANA" erläutert.

Bei der System-Konvertierung muss das Quellsystem auf Unicode umgestellt sein und kann auf jede der unterstützten Datenbanken genutzt werden. Zu beachten ist, dass hier kein Teiltransfer oder Zusammenführung (Carve-out) mehrere Systeme möglich ist. Zu beachten ist, dass diese nur für eine On-Premise Edition möglich ist. Es handelt sich dabei nicht um ein reines Upgrade sondern auch um eine Simplification, durch die entsprechende Sinplification Item als Liste die Änderungen entsprechend beschreibt. Entsprechend relevant sind hier die Readiness Checks sowie die in den Simplification Item Checks aufgeführte Änderungen sowie entsprechende Anpassungen die ggf. vor der System-Konvertierung abgeschlossen sein müssen. So ist hier schon im ECC System die Customer Vendor Integration (CVI) für die Einführung der Business Partner (BP) / Geschäftspartner erforderlich.

Bluefield-Ansatz

Eigentlich ist der Name Blue-field, Red-field oder auch sonstige Farben mit entsprechenden Firmen, die Tools zur Migration anbieten, verknüpft. Es handelt sich dabei um eine Landscape Transformation (Landschaftskonsilidierung) womit ein bestehendes SAP System mit Anpassungen in eine Hülle eines SAP S/4HANA System transformiert wird. Damit handelt es sich um eine Kombination beider Varianten, die durch entsprechende Software und damit auch Lizenzen umgesetzt wird.

Ich hoffe, dass die drei Migrationskonzepte verständlich dargestellt worden sind. Nun stellt sich aber die Frage, wie das Migrationscockpit unter SAP S/4HANA bei einer Datenmigration unterstützen kann.

Migrationsansatz Migrationcockpit und Migrationsobjektmodellierer

Gefühlt scheint das Migrationscockpit unter SAP S/4HANA, als Nachfolge der LSMW für Migrationsprojekte vorgesehen zu sein, die sich in Richtung Green-Field Ansatz bewegen, aber ebenso wie die LSMW kann auch das Migrationscockpit nicht nur zum einmaligen Laden von Daten zu einzelnen Migrationsobjekten genutzt werden, sondern auch das Tagesgeschäft bei der Massenpflege von Stamm- aber auch Bewegungsdaten unterstützen.

Dabei werden unterschiedliche Migrationsansätze zur Verfügung gestellt, auf die ich nun näher eingehen mag.

Datenmigration mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer

In der Transaktion LTMC konnte als Übertragungsoptionen nur "Daten aus Datei übertragen" oder über eine Datenbankverbindung "Daten aus Staging-Tabellen übertragen"  gewählt werden und für die Staging-Tabellen musste eine Datenbankverbindung ausgewählt werden.

Diese Datenbankverbindung kann über die Transaktion DBACOCKPIT unter Systemlandschaft als eine Datenbankverbindung zum externen SAP System gepflegt werden. Alternativ kann der passende Dialog auch über die Transaktion DBCO ausgewählt werden.

Das Migrationscockpit (als FIORI App ab S/4HANA 2020) bietet noch weitere Migrationsansätze als die Transaktion LTMC an.

Durch die Auswahl von Staging-Tabellen besteht die Option der Nutzung eines lokalen Datenbankschemas. Damit ist es auch, vergleichbar zur LTMC, möglich, mit Vorlagedateien (Template), flexibel und unabhängig vom Quellsystem Daten zu übertragen.

Alternativ kann bei den Staging-Tabellen auch eine Remote-Datenbankverbindung gewählt werden. Der Vorteil hiervon ist, dass Sie auf bestehende Quelldaten in der Datenbank des Quellsystems zugreifen können, aber diese auch verfügbar sein müssen und Sie hier keine direkte Anpassung der Daten vornehmen können.

Die dritte Option ist die direkte Übertragung SAPtoSAP. Hier können Sie unterschiedliche Szenarien auswählen und über eine einmalige oder regelmäßige erforderliche Verbindung zum "alten" SAP System Daten übernehmen.

Auf den FICO-Forum Infotagen 2020 wurde ein Erfahrungsbericht zum Thema "SAP zu SAP Migration mit dem SAP Migration Cockpit" vorgestellt. Die Aufzeichnung ist weiterhin n der digitalen Bibliothek von Espresso Tutorials verfügbar,


Sie wählen in diesen Fall ein Migrationsszenario aus sowie die Verbindung zum Quellsystem aus. Hier erfolgt dann eine Datenselektion aus diesem System, bspw. auf Basis des Buchungskreises. Als mögliches Szenario steht IHnen folgendes zur Auswahl:

• SAP Apparel and Footware (SAP AFS) nach SAP S/4HANA
• SAP CRM nach SAP S/4HANA Service
• SAP ERP nach SAP S/4HANA
• SAP APO SPP nach SAP S/4HANA eSPP
• SAP EWM in dezentrales EWM basierend auf SAP S/4HANA

Während ich im Buch »SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM«  bin ich auf die Möglichkeiten der Datenmigration mit LTMC eingegangen.

*
SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM

Mit S/4HANA 2020 wurde die Transaktion LTMC (und die zugehörige FIORI Oberfläche) durch eine eigenständige FIORI App abgelöst. Bis S/4HANA 2020 können noch eigene Migrationsprojekte angelegt werden.

Konkret lautet die Meldung:

„Mit SAP S/4HANA 2021 ist es nicht mehr möglich, Daten mit der Transaktion LTMC zu migrieren. Es wird weiterhin möglich sein, vorhandene Projekte anzuzeigen,aber es können keine neuen Projekte angelegt werden. Sie können die App "Daten migrieren -Migrationscockpit" verwenden, um Daten nach SAP S/4HANAzu migrieren. Sie können im Fiori Launchpad auf diese App zugreifen.“

Onlinetraining

Daher habe ich für mein Online-Training sowohl die Transaktion LTMC als auch die FIORI-App Migrationcockpit vorgestellt.



Einen kurzen Einblick in mein Online-Training "Einführung SAP S/4HANA Datenmigration mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer" kann durch das folgende Video gewonnen werden.




Ein Schwerpunkt liegt hier auf die Arbeit mit Staging-Tabellen und lokalen Datenbankschema, sodass Sie hier die Nachfolge der LSMW auch ganz praktisch für Datenmigration oder Massenpflege von Stamm- und Bewegungsdaten in SAP S/4HANA nutzen können.
 

Noch ein kleiner Hinweis (Werbung):
Mein Online-Training "Einführung SAP S/4HANA Datenmigration mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer" findet vom 29. September 2022 bis Donnerstag, 17. November 2022 jeweils am Donnerstagabend von 17 bis 18 Uhr statt.
Kosten: 595,00 EUR (inkl. 19 % MwSt.) je Person.

Hier lernen Sie die Datenmigration nach SAP S/4HANA mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer
Veranstaltungsdaten:
Beginn: 29.09.2022 17:00 Uhr - Ende: 17.11.2022 18:00 Uhr
Die Veranstaltung findet online jeweils am Donnerstag von 17:00 bis 18:00 Uhr rein online bei Espresso Tutorials statt.

Ich freue mich darauf, Sie für ihr Datenmigrationsprojekt fit zu machen.

Ich bin gespannt, wie das Online-Training im Herbst 2022 angenommen wird und freue mich schon sehr auf alle, die sich ebenfalls für das Thema SAP S/4HANA begeistern lassen. Vielleicht sind die Bücher (oder auch das Online-Training) ja ebenfalls etwas für Personen, die noch auf ERP/ECC unterwegs sind und wo ein Wechsel nach S/4 ansteht.

Sollten Sie neugierig auf das Online-Training sein, finden Sie auch künftige Termine auf

  Online-Training https://www.unkelbach.link/et.training/

Vorteile der Arbeit mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer sind in meinen Augen die Templates oder Vorlagedatei zur Pflege der Daten eines Migrationsobjektes als XML Template welches in Excel zu pflegen ist, die Simulation einer Datenmigration sowie die Möglichkeit über Regeln entsprechende Zuweisungen und Steuerungen nicht nur beim Bearbeiten des Migrationsobjektes zu ermöglichen. Gerade die Vielzahl schon vorhandener Migrationsobjekte erleichtert hier, meiner Meinung nach, die Datenmigration, aber auch die Massenstammdatenpflege und ist in meinen Augen eine merkbare Verbesserung zu den beiden "alten" Methoden wie eCATT oder LSMW, die ich dennoch auch im oberen Buch vorgestellt habe.
 

Noch ein kleiner Hinweis (Werbung):
Für die Migration zu SAP S/4HANA existiert eine Vielzahl von Tools und bisher gesammelter Erfahrungen. Espresso Tutorials hat einen Lernpfad zu diversen Tools und Erfahrungsberichten zusammengestellt. Dabei werden Tools wie das S/4HANA Migrations Cockpit (LTMC) als empfohlene Ansatz, um Geschäftsdaten sowohl für S/4HANA OnPremise als auch für die Cloud Edition zu übernehmen vorgestellt. LTMC gilt als Nachfolger der LSMW. Ferner sind hier Erfahrungsberichte von anderen Kunden, die den Weg in Richtung S/4HANA bereits gegangen sind, zu finden.

 

Im Artikel "Grundlagen: Wohin mit den Kosten? Leistungsverrechnung, Kostenverteilung und Kostenumlage im SAP CO-OM." bin ich schon auf die Möglichkeiten der Kostenverrechnung innerhalb SAP ECC/ERP eingegangen. Für unser aktuelles Buch widmeten wir uns der Frage, wie unter anderen die Gemeinkostenverrechnung im Rahmen der Abschlussarbeiten im Gemeinkosten-Controlling mit SAP S/4HANA umgesetzt werden können.

Mit der universellen Verrechnung (engl.: Universal Allocation) bietet die SAP seit S/4HANA 1909 ein umfangreiches Werkzeug zur Verrechnung von Gemeinkosten, die sich anhand bestimmter Regeln aufteilen und somit indirekt zuordnen lassen. Im Rahmen der Gemeinkostenverrechnung war es unter SAP ERP bisher möglich, in den einzelnen Teilkomponenten (wie Profitcenter- oder Kostenstellenrechnung) Umbuchungen basierend auf Kennzahlen als Verteilung oder als Umlage vorzunehmen.

Im Zuge der Simplifikation hat die SAP in S/4HANA die bisherigen Einzeltransaktionen in einer App zusammengefasst: der Universellen Verrechnung.

Zur Verdeutlichung sind im folgenden Schaubild die einzelnen Schritte zur Anlage einer universellen Verrechnung aufgeführt.



Der hier abgebildete Verrechnungszyklus setzt sich aus unterschiedlichen Segmenten mit Regeln, Sender, Empfänger und Empfängerbasis zusammen, die von Ihnen zunächst festzulegen sind. Ferner müssen Sie bestimmen, ob die Verrechnung im Ist oder Plan durchzuführen ist und welcher Verrechnungskontext (Kosenstelle, Margenanalyse, Profitcenter) sowie welche Verrechnungsart (Umlage, Verteilung, Top-Down-Verteilung) relevant sein sollen. All diese Verwaltungsaktivitäten zur universellen Verrechnung lassen sich über die Fiori-Oberfläche gebündelt erreichen. Ein ständiger Wechsel zwischen verschiedenen Transaktionen entfällt.

Sobald Sie einen Zyklus ausführen, werden alle darin enthaltene Segmente als Verrechnungsschritte nach der hinterlegten Verrechnungsart und des gewählten Verrechnungskontextes im Ist oder Plan ausgeführt. Die Ergebnisse eines Zyklus können Sie Ihrem Anliegen entsprechend aufbereiten und analysieren.

Dazu werden unter SAP S/4HANA in der FIORI Oberfläche drei Fiori Apps zur Verfügung gestellt.

1. Verrechnungen verwalten (App ID: F3338 Manage Allocations)
2. Verrechnungen ausführen (App ID: F3548 Run Allocations)
3. Ergebnisse der Verrechnung (App ID: F4363 Allocation Results)

Positiv ist, dass aus der App F3338 Verrechnungen verwalten auch direkt die beiden unteren Apps (F3548 Verrechnungen ausführen und F4363 Ergebnisse der Verrechnung) angesteuert werden können, sodass die gesamte universelle Verrechnung gefühlt in einer App erfolgen kann.

Eine weitere Verbesserung zeigt sich in der Möglichkeit der Analyse von Abrechnungsergebnissen. So sind Testlauf und Echtlauf mit den einzelnen Belegansichten unserer Meinung nach besser aufbereitet, und auch die spätere Analyse der Ergebnisse der Verrechnung bietet mit der Darstellung als Netzwerkgrafik eine anschaulichere Form der Datenaufbereitung. Die Netzwerkgrafik ist der Belegfluss zwischen Sender und Empfänger dargestellt und Sie haben gleichzeitig die Möglichkeit bestimmte Kriterien hervorzuheben und hier auf Teilaspekte ihrer Verrechnung zu filtern.

Bevor Sie sich an eine Verrechnung setzen, sollten Sie sich im Klaren darüber sein, welche Informationen Sie im Controlling benötigen und davon abhängig entscheiden, ob eine Verteilung oder eine Umlage für Sie das geeignete Mittel ist.

Neugierig, wie sich dieses in der Praxis umsetzen lässt und wie die Ergebnisse sich für die Verantwortlichen im SAP S/4HANA System darstellen?

In unserem Buch sind wir darauf ebenfalls ausführlicher eingegangen.

Ein ebenfalls wichtiges Thema ist die Koordination der Abschlussarbeiten zum Beispiel mit der Finanzbuchhaltung und der Personalabteilung. Gerade für einen Periodenabschluss im Controlling oder auch der Durchführung eines Betriebsabrechnungsbogens sind hier die einzelnen Zusammenhänge zu anderen Abteilungen und SAP Modulen wichtig und entsprechend abzustimmen.

 

Hinweis - Auszug aus Abschlussarbeiten zum Gemeinkosten-Controlling
Dieser Abschnitt ist ein Auszug aus der aktuellen Buchveröffentlichung »Abschlussarbeiten im Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA«. Daneben werden hier aber auch noch weitere Themen rund um die Abschlussarbeiten im Controlling unter SAP S/4HANA besprochen. Das Buch ist im Buchhandel oder auch bei Espresso Tutorials direkt erwerbbar.

  (20. Juli 2022) Paperback ISBN: 9783960120551

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Ich würde mich freuen, wenn dieser Auszug sie neugierig gemacht hat und bin sehr gespannt auf ihre Rückmeldungen zum Buch.

Ergänzend zum Buch erhalten Sie auch Begleitvideos zu "Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA" durch die als Demo die Behandlung der im Buch besprochenen Themen von der Anlage Kostenstelle, Sachkonto und Leistungsarten unter bis hin zum Überblick über die Handhabung der universellen Verrechnung in SAP S/4HANA ganz praktisch darstellt.


 

Im Herbst 2022 findet erneut mein Online-Training zum Thema Grundlagen Datenmigration in SAP S/4HANA mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer statt.
 
Gerne möchte ich auf die kommenden Termine Ende September bis Anfang November 2022 hinweisen.
 

Einführung SAP S/4HANA Datenmigration mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer

Ab 29. September 2022 bis Donnerstag, 17. November 2022
jeweils am Donnerstagabend von 17 bis 18 Uhr.

Kosten: 595,00 EUR (inkl. 19 % MwSt.) je Person.

Online-Training

Themen: Grundlagen einer erfolgreichen Datenmigration, Unterschied LTMC und FIORI App Migrationscockpit, Projektverwaltung, Anlage Migrationsprojekt und Auswahl Migrationsobjekte, Arbeit mit Vorlagedateien (Template), Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer, eigenes Migrationsobjekt auf Basis vorhandenen BAPI anlegen

Beginn: 29.09.2022 17:00 Uhr - Ende: 17.11.2022 18:00 Uhr
Die Veranstaltung findet online jeweils am Donnerstag von 17:00 bis 18:00 Uhr rein online bei Espresso Tutorials statt.

Ich freue mich darauf, Sie für ihr Datenmigrationsprojekt fit zu machen.

Das Migrationscockpit ist die Nachfolge der klassischen LSMW (oder eCATT) und ermöglicht eine Datenmgration nach SAP S/4HANA. Eine Anmeldung ist unter www.unkelbach.link/et.training/ möglich.
 

Neugierig, wie mein Online-Training aufgebaut ist?

Mein Online-Training stellt die FIORI-App Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer als Nachfolge der LSMW vor.




Das Online-Training findet als Blended Learning statt, sodass Sie neben Videos zum Online-Training in einer wöchentlichen Live-Web-Session jeweils am Donnerstag von 17 bis 18 Uhr die Möglichkeit des direkten Austauschs haben werden.

Diese werden vom 29. September bis 17. November 2022 jeweils am Donnerstag von 17 bis 18 Uhr per Microsoft Teams stattfinden. Die Termine der Live-Session per MS Teams werden aufgezeichnet und im Nachgang als Video zur Verfügung gestellt. In diesen Terminen besteht die Möglichkeit, Fragen zu stellen und einzelne Punkte aus dem Kurs nochmals durchzugehen. Aus der Erfahrung der letzten Termine habe ich die einzelnen Schulungsvideos in acht Abschnitte aufgeteilt, sodass wir gemeinsam je Live-Session die Themen der entsprechenden Wochenvideos besprechen können und hier auch noch Raum für Ihre Fragen vorhanden ist.


 

Überblick der Schulungsinhalte und Web-Session

Im folgenden Abschnitt mag ich Ihnen einen Überblick der Schulungsinhalte sowie der geplanten Termine geben. Teilweise können diese Termine inhaltlich noch einmal angepasst werden, sodass die Zuordnung der einzelnen Schulungsvideos zu den einzelnen Terminen nicht in Stein gemeißelt sind, aber einen ersten Überblick verschaffen.

Donnerstag, 29. September 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Grundlagen der Datenmigration"
Schulungsvideos (0:46:27)

• 01_01_Vorstellung_Agenda
• 01_02_Vorgänger
• 01_04_LSMW_ERP
• 01_05_LSMW_S4HANA
• 01_06_Theorie
• 01_07_Blick_nachS4
• 01_08_Migrationcockpit_starten
• 01_09_Live-Session

Donnerstag, 6. Oktober 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Projektanlage und vefügbare Migrationsobjekte"
Schulungsvideos (1:00:09)

• 02_01_Projektanlage
• 02_02_Eigenschaften_Migrationsprojekt
• 02_03_Verfügbare Migrationsobjekte
• 02_04_Migrationsansatz
• 02_05_Projekt_und_Vorlagedatei

Donnerstag, 13. Oktober 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Migrationsansatz und Vorlagedatei"
Schulungsvideos (0:59:50)

• 03_01_Unterschied_Migrationskonzept_MIgrationsansatz
• 03_02_Aufbau_Vorlagedatei
• 03_03_Weitere_Migrationsobjekte
• 03_04_Daten_eintragen
• 03_05_Arbeitsweise_Migrationscockpit

Donnerstag, 20. Oktober 2022 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Erste Schritte der Datenmigration (Upload, Simulation)"
Schulungsvideos (1:03:44)

• 04_01_Schritte einer Datenmigration
• 04_02_Vorlage hochladen
• 04_03_Mapping-Aufgabe
• 04_04_Mapping-Vorlage
• 04_05_Datenmigration_simulieren
• 04_06_Korrektur_nach_Simulation

Donnerstag, 27. Oktober 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Erfolgreiche Datenmigration und Korrekturdatei"
Schulungsvideos (1:03:22)

• 05_01_Migration_erfolgreich
• 05_02_Ups_Fehler_nach_Migration
• 05_03_Aufbau_Stagingtabelle_nach_Migration
• 05_04_Korrekturdatei
• 05_05_Arbeitsteilung_Migrationscockpit
• 05_06_Modellierer_Beispiele_Adresse_Steuerstandort
• 05_07_Modellierer_Beispiele_Migrationsobjekte_KS+IA

Donnerstag, 3. November 2022 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Migrationsobjektmodellierer (Quell- und Zielstrukturen)"
Schulungsvideos (1:07:49)

• 06_01_Migrationsobjektmodellierer_onPremise
• 06_02_Migrationsprojekte
• 06_03_LTMOM_Migrationsprojekte
• 06_04_LTMOM_Aufbau_Migrationsobjekt
• 06_05_LTMOM_Quellstrukturen
• 06_06_LTMOM_Zielstruktur
• 06_07_LTMOM_Struktur-Mapping

Donnerstag, 10. November 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Migrationsobjektmodellierer (Feld-Mapping und Regeln)"
Schulungsvideos (1:00:25)

• 07_01_LTMOM_Feld-Mapping
• 07_02_Regel_CVT_KOSTL
• 07_03_Regeln
• 07_04_Sicht_ändern

Donnerstag, 17. November 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Erweitern bestehender Migrationsobjekte, Eigene Migrationsobjekte, Umschlüsselobjekte und Projekt exportieren, importieren"
Schulungsvideos (1:46:28)

• 08_01_Quellstruktur_erweitern
• 08_02_Laufzeitobjekte_generieren
• 08_03_Funktionsbaustein_finden
• 08_04_Benutzerdefiniertes_Migrationsobjekt
• 08_05_Bestandteile_Migrationsobjekt
• 08_06_Quellstruktur_pflegen
• 08_07_Struktur_Feldmapping
• 08_08_Umschlüsselobjekte
• 08_09_Projekt_Export-Import

Ich freue mich auf unsere gemeinsamen Termine und bin gespannt auf Ihre Fragen, Rückmeldungen und Anmerkungen. Da die Live-Sessions noch nicht angefangen haben, kann sich auch noch für die Schulung angemeldet werden. Der Zugriff auf die Schulungsvideos sowie die Aufzeichnungen der Live-Sessions selbst bleibt dabei auch länger bestehen :-). 

Zur Gestaltung meines Trainings und das dahinter liegende Konzept konnte ich auch im Artikel "Bildungsurlaub Train the Trainer Der Methodenkoffer für lebendige Seminare" etwas schreiben.

Ich freue mich darauf, Sie für ihr Datenmigrationsprojekt fit zu machen und bin gespannt auf Ihre eigenen Erfahrungen und Erwartungen rund um die Datenmigration, ob nun unter SAP S/4HANA oder auch schon unter ERP, mit anderen Tools. Gerade der Austausch mit anderen ist hier immer wieder für alle Beteiligten eine Bereicherung.
 

Fazit Blended Learning und Flipped Classroom

Das Konzept des Flipped Classroom oder Blended Learning eignet sich besonders für SAP Themen und meiner Erfahrung nach lassen sich die Videos und Fragen dazu gut in einer Arbeitswoche unterbringen. Ich bin schon sehr neugierig, wie sich diesmal das Online-Training entwickeln wird und hoffe, dass dieser Beitrag Sie von einer Anmeldung überzeugen konnte :-). Sofern ein Wechsel nach SAP S/4HANA noch ansteht, hilft es hier ebenfalls, die Möglichkeiten der Nachfolge zur LSMW kennenzulernen und die Unterschiede und vielleicht auch Vorteile dieser neuen Technik beziehungsweise der Tools Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer kennenzulernen.

Unterscheidung LTMC und Fiori App Migrationscockpit

Während mein Buch »SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM« sich mit der LTMC beschäftigt, wird hier im Online-Training auf die Ablösung der LTMC durch das Migrationscockpit mit S/4HANA 2020 eingegangen.

Ende 2021 wurde ich durch Espresso Tutorials auf einen SAP Community Beitrag (Migrate your data - FIORI /LTMC / Migartion cockpit Decommissioned? or replaced?) aufmerksam gemacht, wonach die LTMC scheinbar stillgelegt oder ersetzt werden soll.
Die entsprechende Meldung nach Aufruf der LTMC sprach dafür.

»Mit SAP S/4HANA 2021 ist es nicht mehr möglich, Daten mit der Transaktion LTMC zu migrieren. Es wird weiterhin möglich sein, vorhandene Projekte anzuzeigen,aber es können keine neuen Projekte angelegt werden. Sie können die App "Daten migrieren -Migrationscockpit" verwenden, um Daten nach SAP S/4HANAzu migrieren. Sie können im Fiori Launchpad auf diese App zugreifen.«

Mit S/4HANA 2020 wurde die Transaktion LTMC (und die zugehörige FIORI Oberfläche) durch eine eigenständige FIORI App abgelöst. Bis S/4HANA 2020 können noch eigene Migrationsprojekte angelegt werden. Ab S/4HANA 2021 ist dieses nur noch per FIORI App Migrationscockpit möglich.

Im Online-Training stelle ich sowohl die LTMC als auch das Migrationscockpit zusammen mit der Datenübertragung per Vorlagedateien (Template) vor. Sie lernen dabei das Konzept der Staging-Tabellen und lokale Datenbankschema kennen und auch den Ansatz Daten mithilfe von Dateien migrieren (Dateien aus Datei übertragen) aus der LTMC kennen.

Durch den Migrationsobjektmodellierer (LTMOM) können Sie die in ihren Migrationsprojekt vorhandene Migrationsobjekte anpassen oder auch eigene Migrationsobjekte anlegen.

Im Buch bin ich dafür auch noch näher auf die Nutzung der LSMW oder auch eCATT eingegangen. Beide Anwendungen wurden unter ERP/ECC häufig genutzt und sind unter S/4HANA nur eingeschränkt nutzbar.

Die letzten beiden Jahre habe ich mich intensiver mit SAP S/4HANA im Modul Controlling mit Schwerpunkt auf CO-OM beschäftigt und kann nun gemeinsam mit Martin Munzel den Abschluss am Buchprojekt »Abschlussarbeiten im Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA« bekannt geben.

2019 hatten Martin Munzel und ich von der Möglichkeit der Universellen Verrechnung auf den FICO Forum Infotagen erfahren und uns war direkt klar, dass dieses ein spannendes Thema für ein Buchprojekt sein könnte. Zwischendurch hat sich die Welt dann ein wenig verändert und auch SAP hat mit SAP S/4HANA 2020 noch einmal ein wenig FIORI und CO abgeändert, sodass ich heute froh bin, dass dieses Buch doch einen recht aktuellen Stand hat und sich auch für Kolleg*innen, Interessierte aus dem Bereich Controlling, aber auch Einrichtungen die sich mit der Migration nach SAP S/4HANA von ERP/ECC beschäftigen ansprechend sein dürfte.

Für mich hat die Arbeit am Buch viele Punkte klären können und ich bin froh, hier auch für andere einen guten Überblick in das Controlling unter S/4HANA bieten zu können. Die ergänzenden Videos sind ebenfalls ein kleines Plus und ich bin sehr neugierig auf Rückmeldungen, die wir zum Buch erhalten werden.  Was die Weiterentwicklungen im internen Rechnungswesen betrifft, sind Controlling und Berichtswesen zwei Themen, die sich wunderbar verknüpfen lassen. Daher schildern wir im Hinblick auf diese Abschlussarbeiten nicht nur die Sicht des Controllings und der Finanzbuchhaltung, sondern auch die Auswirkungen auf Verantwortliche von Kostenstellen, die Buchungen aus dem Controlling interpretieren müssen, um den eigenen Verantwortungsbereich qualifiziert steuern zu können.
  (20. Juli 2022) Paperback ISBN: 9783960120551

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Oder bei Autorenwelt
Ich bin persönlich sehr gespannt, wie das Buch aufgenommen wird und empfinde besonders die Idee der Begleitvideos sehr gelungen. Über eine Rückmeldung würde ich mich ebenso wie über Rezensionen oder Bewertungen sehr freuen und bin gespannt, wie das Thema SAP S/4HANA in Zukunft noch neue Themen bringen wird.

 Eine ausführliche Beschreibung meiner bisherigen Buchveröffentlichungen ist unter Buchempfehlungen zu finden

1.  Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO) (01. November 2015)
   (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen)
2.  Berichtswesen im SAP®-Controlling (01. Juni 2017)
   (SAP Modul CO; internes Berichtswesen)
3.  Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage (08. März 2019)
   (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen)
4.  SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM (14. April 2020)
   (SAP S/4HANA, BC, Datenmigration)
5.  Abschlussarbeiten im Gemeinkosten-Controlling mit SAP S/4HANA (20. Juli 2022) 
   (SAP Modul CO; internes Berichtswesen)

Noch ein kleiner Hinweis (Werbung):
Mein Online-Training Einführung SAP S/4HANA Datenmigration mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer findet vom 29. September 2022 bis Donnerstag, 17. November 2022 jeweils am Donnerstagabend von 17 bis 18 Uhr statt.
Kosten: 595,00 EUR (inkl. 19 % MwSt.) je Person.

Hier lernen Sie die Datenmigration nach SAP S/4HANA mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer
Veranstaltungsdaten:
Beginn: 29.09.2022 17:00 Uhr - Ende: 17.11.2022 18:00 Uhr
Die Veranstaltung findet online jeweils am Donnerstag von 17:00 bis 18:00 Uhr rein online bei Espresso Tutorials statt.

Ich freue mich darauf, Sie für ihr Datenmigrationsprojekt fit zu machen.

Ich bin gespannt, wie das Online-Training im Herbst 2022 angenommen wird und freue mich schon sehr auf alle, die sich ebenfalls für das Thema SAP S/4HANA begeistern lassen. Vielleicht sind die Bücher (oder auch das Online-Training) ja ebenfalls etwas für Personen, die noch auf ERP/ECC unterwegs sind und wo ein Wechsel nach S/4 ansteht.

Bisher war das Berichtswesen innerhalb des Haushaltsmanagement PSM-FM (Public Sector Management – Funds Management) auf der klassischen Budgetierung (KB) aufgebaut. Vor einen Wechsel nach SAP S/4HANA ist jedoch ein Wechsel in Richtung Budgetverwaltungssystem (BCS Budget Control System) erforderlich. Darauf wird insbesondere im SAP Hinweis  2226048 – „SAP-S/4-HANA-Vereinfachungselement: Funktion der klassischen Budgetierung (KB) in PSM-FM eingestellt“ hingewiesen.

Auf diesen Aspekt bin ich auch schon im Artikel "Bisherige SAP ERP / ECC Berichte unter SAP S/4HANA insbesondere im Bereich FI - Bilanzreporting, CO - Report Painter CO-OM und EC-PCA und PSM - BCS und Klassische Budgetierung" näher eingegangen und hatte im Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung" die Unterschiede zwischen beide Formen der Budgetierung im Haushaltsmanagement näher vorgestellt.

Neben der Umstellung in Richtung der Budgetierung (bspw. Wechsel vom Gesamtbudget zum Jahresbudget mit Periodenbudget und statt der Hierarchiebelege nur noch die Erfassungsbelege) ist ein wichtiger Punkt auch die Frage, wie das Berichtswesen unter BCS nach erfolgreicher Migration von der klassischen Budgetierung nach BCS erfolgen kann.

Migration von der klassischen Budgetierung (KB oder FBS) zum Budgetverwaltungssystem (BCS)

Da eine Umstellung auf BCS von der klassischen Budgetierung (hier: KB  oder FBS "Former Budgetary System") erforderlich ist, mag ich kurz auf die Umstellungsschritte im Customizing verweisen.

Die notwenidgen Migrationsschritte sind dabei im Customizing (Transaktion SPRO) unter

• Public Sector Management
• Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
• Budgetverwaltungssystem (BCS)
• Budgetierung
• Migration klassische Budgetierung nach BCS

zu finden. Dabei kann summenbasiert oder belegbasiert eine Migration der Budgetdaten erfolgen.

Bei der summenbasierten Migration (Transaktion FMKUMIGTOT) stehen die Budgetsummen aus der klassichen Budgetierung für Berichtszwecke aus den Jahren vor der BCS Aktivierung im BCS zur Verfügung. Sofern eine belegbasierte Migration (Transaktion FMKUMIGDOC) erfolgen soll werden auch Budgeterfassungs und Finanzstellenhierarchiebelege aus der KB migriert, so dass hier entsprechende Budgeterfassungsbelege mit angelegt werden.

Sind auf einen Fond sowohl Jahresbudget als auch Gesamtbudget ausgewiesen, werden nur die Jahresbeträge nach BCS migriert. Allerdings wird beim Aufruf der beiden Migrationen eine entsprechende Meldung, dass ein Delta zwischen Gesamtbudget und Jahresbudget vorhanden ist ausgegeben und so ist auch der Testlauf hier ein wichtiges Mittel.

Datenquelle PSM-FM (logische Datenbanken)

Die Änderungen in den Belegen ist auch durch zwei getrennte logische Datenbanken für die klassische Budgetierung (FMF) und die neue logische Datenbank FMB für das Budgetverwaltungssystem ersichtlich. Während in beiden logischen Datenbanken (LDB) die Stammdatenknoten für die einzelnen Kontierungselemente des Haushaltsmanagement sowie die Obligo- und Ist-Daten enthalten sind gibt es doch einen Unterschied bei den Knoten zur Auswertung der Budgetdaten bzw. auch der Verfügbarkeitskontrolle.

Mit der Transaktion SE36 kann sich der Aufbau der logischen Datenbank näher angesehen und anhand der Jahresbudgettabellen sind hier folgende Änderungen in den Tabellen/Strukturen ersichtlich:

Die logische Datenbank FMF – Klassische Budgetierung hat folgende Tabellen/Strukturen als Knoten eingebunden:

BPBYX Summensätze Jahresbudegt
EPBY Einzelposten: Jahresbudget

Während der logischen Datenbank FMB folgende Tabellen/Strukturen zugeordnet sind:

BUDT Budgetsummen (BCS)
BUDP Budgeteinzelposten (BCS)
BUHL Budgeterfassungsbelege (BCS)

Damit sind die einzelnen "Datenquellen" zusammengestellt.

Vergleich der Tabellen aus KB und BCS - Gegenüberstellung in der SAP Onlinehilfe:

In der SAP Hilfe sind die "Budgettabellen in der Datenbank"   für die einzelnen logischen Datenbanken im Zusammenhang mit BCS unter


https://help.sap.com/doc/baf2cc53a8b77214e10000000a174cb4/700_SFIN20%20006/de-DE/5ceccc53a8b77214e10000000a174cb4.html

den Tabellen der klassischen Budgetierung gegenübergestellt.
 

 

Reporting-Tools im Haushaltsmanagement Recherchebericht oder Report Painter?

Nun stellt sich jedoch die Frage, wie künftig das Berichtswesen nach der Migration nach BCS erfolgen kann. Grundsätzlich sollten die bisherigen Rechercheberichte weiterhin die Budgetdaten aus der klassischen Budgetierung auslesen. Die Frage ist jedoch, wie eine Auswertung von BCS per Recherchebericht erfolgen kann oder ob eine Budgetauswertung nur per Report Painter in der Berichtsbibliothek 4FM erfolgen kann.

Die „neuen“ BCS Berichte sind als Report Painter Berichte in der Bibliothek 4FM ersichtlich. So zum Beispiel der Bericht 4FBUDCON zum Budgetverbrauch in der Bibliothek 4FM.
Als Auswertung wird dabei die Basiskennzahl HSLT sowie Ledger und Budgetkategorie als Merkmal genutzt.

Für die Auswertung der klassischen Budegtierung kann die Berichtsbibliothek 0FA verwendet werden. Hier kann das Budget mit der Budgetart KBU* über die Basiskennzahl HSLT ausgewertet werden.  Ein entsprechend von der SAP bereitgestellter Bericht 0FA1-001 ist hier ein entsprechendes Beispiel.

Hier sind als Budgetarten:

• KBUD Originalbudget
• KBN0 Nachträge
• KBU0 bis KBUC und KBUE bis KBUZ für Umlagen
• KBR0 Reduzierungen

eingebunden.

Rechercheberichte in der klassischen Budgetierung

Bisher hatten wir für die klassische Budegtierung Recherchebrichte über die Kennzahl BUF99 „Jahresbudget (Verteilbar) hierarchisch“ und die Budgetversion sowie Geschäftsjahr und Periode als Merkmale hinterlegt und hier von Möglichkeiten wie slice and dice profitiert.

Ein umfangreicher Recherchebericht ist im Artikel "Mehrjahresvergleich im Recherchebericht mit Beschränkung von Aufwand und Ertrag für das laufende Geschäftsjahr bis aktuelle/selektiere Periode/Jahr und komplette Perioden der Vorjahre sowie übertragene Jahresendsalden" beschrieben. Gerade das Berichtswesen im Bereich des Haushaltsmanagement kann dabei je nach Einrichtung auch relativ umfangreich sein.

Ein guter Eindruck davon ist im Artikel "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement" zu gewinnen.

Die "einfachste Form" eines Rechercheberichtes nach Aufwand und Ertrag ist im Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" festgehalten. Schon einmal vorab die Info, dass dieser Bericht, allerdings ohne Budget, auch weiterhin genutzt weden kann.

Der Vorteil an den Rechercheberichten ist, dass wir hier zwischen den innerhalb des Berichts (Transaktion FMEL) hinterlegten Merkmalen über die Navigation die Ansicht per „slice and dice“ neu zusammenstellen können, was quasi ein Würfelmodell an Merkmalen innerhalb der Berichte entspricht. Damit kann neben der Darstellung von Fonds auch die Ergebnisse nach Finanzstelle, Finanzierungszweck oder auf einzelne Jahreswerten im gleichen Bericht dynamsich umgestellt werden. Dieses kann die Auswertung für einzelne Statistiken erleichtern, sofern nicht in einer Grundtabelle die Stammdaten und entsprechende Zuordnung der Fonds mit ergänzt werden.

Gerade dem Stammdatum Finanzierungszweck kommt hier eine besondere Bedeutung zu. Diese ist im Artikel "Grundlagen: PSM-FM Finanzierungszweck (FMFINCODE-FINUSE) im Hochschulberichtswesen für Drittmittelstatistik" beschrieben.

Bezüglich der Ausgabe von Berichtsdaten ist aber auch der Artikel "Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche" interessant, da sowohl die grafische Berichtsausgabe als auch die klassische Recherche unterschiedliche Darstellungen ermöglicht.

Berichtswesen und Report Painter unter BCS

Wie erwähnt wird für das Reporting über BCS wird in der Bibliothek 4FM die Reportingtabelle FMRBCS „HHM-Reporting für BCS mit Report Writer“ genutzt. Es scheint so, dass diese Tabelle bzw. damit auch die Bibliothek 4FM nur die BCS Budget auswerten kann und nicht die Budgetdaten dar klassischen Budgetierung.
Fraglich ist, ob die bisher eingesetzten Reporting-Tools der Recherche nur noch nachrichtlich die Werte der klassischen Budegtierung oder künftig auch die Jahresbudget aus BCS auswerten können.

Der Hinweis „Beachten Sie im Hinblick auf Recherche-Berichte, dass die Berichte, die in der klassischen Budgetierung (KB) zur Verfügung stehen, im BCS nicht unterstützt werden.“ aus der SAP Hilfe spricht jedoch dafür, dass die Rechercheberichte tatsächlich nur für die klassische Budgetierung aber nicht für BCS verwendet werden kann auch wenn unter SAP S/4HANA weiterhin im Customizing unter:

• Public Sector Management
• Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
• Informationssystem
• Recherche-Berichte

sowohl Formular als auch Bericht zur Verfügung steht. Dies dürfte weiterhin für Ertrag und Aufwand sowie die Budgetwerte der klassischen Budgetierung aber nicht mehr für BCS anwendbar sein.

Rechercheberichte und BCS
Der Hinweis auf die Nichtverfügbarkeit von BCS Daten im Rechercheberichte ist in der SAP Online-Hilfe zum Thema Haushaltsmanagement - Migration und Berichtswesen festgehalten.

Quelle:
https://help.sap.com/docs/SAP_ERP_SPV/0101f6d95e7246ba9f877f2c7b216bba/6be8cc53a8b77214e10000000a174cb4.html?locale=de-DE

Ein entsprechendes Umdenken bzw. neues Tool sollte aber auch im Haushaltsmanagement keine allzu große Hürde aufstellen. Der Artikel "Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?" vielleicht bei der Einordnung beider Reporting-Tools.
 

Zwischenfazit

Derzeit ist eine Umstellung auf BCS noch nicht erfolgt, daher ist dieser Artikel eine valide Analyse. Hier würde ich mich über eine kurze Rückmeldung von Einrichtungen die von der klassischen Budgetierung nach BCS gewechselt haben sehr freuen. Dabei ist für mich insbesondere die Frage interessant, ob hier auch im Berichtswesen vom Recherchebericht auf Report Painter gewechselt worden ist. Darüberhinaus wäre die Frage, ob alle Budgets aus der klassischen Budgetierung übertragen worden sind oder ob die Rechercheberichte für Auswertung der Vorjahre (mit KB) und neue Berichte durch Report Painter (BCS) genutzt werden.

Alternativ kann ich mir auch vorstellen, dass die ein oder andere Einrichtung von Fonds und PSM auf PSP Elemente gewechselt sind. Hier gibt es aber auch unterschiedliche Rückmeldungen.

Zumindest von einigen anderen Hochschulen und öffentlichen Einrichtungen außerhalb Hessen ist mir bekannt, dass dieses Blog gelesen wird und ich freue mich immer wieder über einen entsprechenden Austausch rund um SAP und andere IT Themen.

Bjoern Kemmoona  (Marlin Blog / Marlin Consulting GmbH ) ist leider im Buch "Öffentliches Haushalts- und Fördermittelmanagement mit SAP" nicht weiter auf die Erstellung von Berichten unter BCS eingegangen, auch wenn ich das Buch noch immer empfehlen kann und leider im Austausch sich herausgestellt hat, dass eine Neuauflage gerade in Hinblick auf PSM und S/4HANA keinen Sinn macht, da sich wenig hier im Modul änderte.

Aber vielleicht gibt es ja noch andere Akteure, die hier kurz berichten können, wie das Berichtswesen sich mit BCS geändert hat.

Ich freue mich über Kommentare, eMail oder auch Nachrichten per Social Media :-) (siehe Kontaktdaten).

Im Artikel "Grenzen der Migration Report Painter Berichte aus der klassischen Profitcenter-Rechnung ins neue Hauptbuch" bin ich darauf eingegangen, dass beim Wechsel von der klassischen Profit-Center-Rechnung ins neue Hauptbuch (neue Profitcenterrechnung) das Feld AUFNR nicht in der Tabelle FAGLFLEXT zur Verfügung steht und damit nicht über die Profitcenterrechnung eine Auswertung nach CO Objekten wie eben CO Innenaufträgen möglich ist.

Es gibt jedoch die Möglichkeit der Kundenerweiterung im neuen Hauptbuch ( CI_FAGLFLEX04 Kundenerweiterung Hauptbuch: Kontierungselemente) die Summentabelle zum neuen Hauptbuch zu erweitern.

ZZAUFNR in FAGLFLEXT per Customer Include CI_FAGLFLEX04 unter ERP/ECC

Unter ERP / ECC ist dieses durch die Transaktion FAGL_GINS (Programm SAPLFAGL_CREATE_INCLUDES) möglich. Nach Aufruf der Transaktion wird die Summentabelle des neuen Hauptbuches ausgewählt FAGLFLEXT und es gibt einen Verweis auf den SAP Hinweis 1683906 der auf entsprechende Performanceprobleme bei zu vielen kundeneigene Felder hinweist.

Ist die Tabelle ausgewählt können im Abschnitt Zusatzfelder Summensätze eigene Felder gepflegt werden. Über die F4 Auswahlhilfe stehen als Option "Kundenfelder" und "Weitere Felder" zur Verfügung.

Durch die Auswahl von "Weitere Felder" können vorgegebene Feldnamen ausgewählt werden. Unter anderen ist es hier möglich das Feld ZZAUFNR (Datenelement AUFNR, Prüftabelle AUFK, Kurzbeschreibung Auftragsnummer und Feldname AUFNR) auszuwählen.

Bei Auswahl wird dieses als Fremdschlüssel in der Summentabelle aufgenommen und kann gespeichert werden. Darauf wird ein Workbench-Transportauftrag angelegt, so dass diese Änderung mandantenübergreifend Wirkung entfaltet.

Seitens der Option Weitere Felder bietet die SAP eine Auswahl an Standardfelder zur Aufnahme in der Einzelposten- und Summensatztabelle der neuen Hauptbuchhaltung an, neben den oben erwähnten Innenauftrag ist das bspw. auch ZZGBER (Fonds) und weitere Felder.
 

Reporting-Tools für das neue Hauptbuch
Die Report Painter / Report Writer Bibliothek greift ebenfalls auf die FAGLFLEXT zu, so dass diese Felder dann auch für ein Reporting genutzt werden können.

Interessant ist, dass nicht nur in Report Painter und Report Writer Berichten (durch die Bibliothek 0FL) auf diese Felder zugegriffen werden kann sondern auch in den Rechercheberichten für das Bilanzreporting-

Die Rechercheberichte werden aus Formularen (Transaktionscodes im neuen Hauptbuch FGI4, FGI5, FGI6) und Berichten (Transaktionscodes im neuen Hauptbuch FGI1, FGI2, FGI3) definiert und können mit der Transaktion FGI0 ausgeführt werden. Im Artikel "Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?" habe ich beide Reporting-Tools miteinander verglichen.

 

SFIN_004  "Funktion ist nicht verfügbar" FAGL_GINS unter S/4HANA

Während unter ERP die Summentabelle zum neuen Hauptbuch (FAGLFLEXT) noch durch kundeneigene Felder erweitert werden konnte, ist dieses unter S/4HANA nicht mehr möglich. Beim Aufruf der obigen Transaktion kommt es zur Fehlermeldung SFIN_FI004 "Funktion ist nicht verfügbar", mit der Diagnose "Sie möchten eine Funktion verwenden, die im SAP S/4HANA Finance nicht zur Verfügung steht und die Funktion kann nicht ausgeführt werden." Der Transaktionscode wird mit dieser Fehlermeldung dann abgebrochen.

Der Hintergrund ist im SAP Hinweis 2518535 erläutert. Die Summentabelle des neuen Hauptbuchs FAGLFLEXT wird unter S/4HANA als Kompatibilitätsview (compatbility view) verwendet und referenziert dabei auf die Tabelle ACDOCA des umfassenden Journals (universal journal). Da es sich um ein View handelt können hier nicht weitere Felder ergänzt werden, da ja ohnehin alle Daten in der ACDOCA genutzt werden. Ist vor der Migration nach S/4HANA schon eine entsprechende Erweiterung durchgeführt worden und per Brownfield-Ansatz ein Upgrade nach S/4HANA durchgeführt worden, kann die oben beschriebene Erweiterung weiterhin genutzt werden. Auch diese würde dann aus der ACDOCA das entsprechende Feld auslesen.

Nun kann es aber sein, dass diese Erweiterung nicht gewählt worden ist oder ein anderer Migrationsansatz zur Migration nach S/4HANA gewählt worden ist, sodass hier eine andere Option gesucht, aber glücklicherweise auch gefunden werden kann.

Darauf möchte ich im kommenden Abschnitt eingehen.

Berichtstabelle ACDOCT unter S/4 HANA für Report Painter

Zur Tabelle ACDOCA und ACDOCP gibt es eine übergreifende Summentabelle ACDOCT, mit der eine Auswertung des umfassenden Journals / Universal Journal möglich ist. Dank SAP Hinweis "2476144 ACDOCP in Berichtstabelle ACDOCT verfügbar" können damit sowohl Ist- als auch Plan-Daten ausgewertet werden und in Report Painter Berichten genutzt werden.

Hierzu ist eine kundeneigene Berichtsbibliothek anzulegen. Über die Transaktion GR21 kann eine eigene Bibliothek zu einer Berichtstabelle angelegt werden. Hierzu ist der dreistellige kundeneigene Bibliotheksname anzugeben (bspw. ZAT) und bei einer Neuanlage die zu verwendende Berichtstabelle. In unseren Fall ist dieses die Tabelle ACDOCT als "Berichtstabelle für Reporting". Danach kann eine Kurzbeschreibung für die Bibliothek hinterlegt werden. Hier wäre ein Beispiel "ACDOCT Summetable ACDOCA + ACDOCP".

Namenskürzel für kundeneigene Tabellen

Sofern ich nicht eine bestehende Bibliothek kopiere (bspw. 1VK zu ZVK) bemühe ich mich darum den Namen der Bibliothek sprechend zu lassen. Im Beispiel ist dieses Z für eine kundeneigene Tabelle und AT für Anfang und Ende der Berichtstabelle ACDOCT = AT.

Bibliotheken sind mandantenabhängig und eine Kopie einer Bibliothek bietet sich insbesondere dann an, wenn hier weitere Merkmale aktiviert werden sollen oder sich die Bibliothek von der von SAP zur Verfügung gestellte Bibliothek unterscheiden soll.

Beispiele für angepasste Bibliotheken sind auch im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" oder für die klassische Profitcenterrechnung im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" beschrieben worden.

Optional kann auch ein Anwendungskomponentenkürzel hinterlegt werden sowie eine entsprechende Berechtigungsgruppe. Die Pflege und Nutzung von Berechtigungsgruppen bei Report Painter habe ich im Artikel "Report Painter und Berechtigungsgruppen - Berechtigungen zur Pflege von Report Writer Berichten im CO Berichtswesen" näher vorgestellt.

Im Ergebnis werden zur Berichtstabelle automatisch Merkmale, Basiskennzahlen und Kennzahlen für diese Bibliothek angelegt, die auch um weitere Merkmale erweitert werden können.

Basiskennzahlen der ACDOCT

Als Basiskennzahlen stehen diverse Währungen zur Verfügung unter anderen:

• HSL - Beleg Hauswährung Ist
• HSL-P Beleg Hauswährung (Plan)
• KSL Beleg 2. Währung (Ist)
• KSL-P Beleg 2. Währung (Plan)
• MSL - Belegmenge (Ist)
• MSL-P Belenge (Plan)
• ....

Merkmale der ACDOCT sowie Aktivierung von weiteren Merkmalen

Während als Merkmale beim direkten Anlegen der Bibliothek erst wenige Merkmale aktiviert sind:

1. RLDNR Ledger in der Hauptbuchhaltung
2. RBUHRS Buchungskreis
3. RYEAR Geschäftsjahr Hauptbuch
4. RRCTY Satzart

Allerdings können eine Vielzahl von weiteren Merkmalen der ACDOCA und ACDOCP zusätzlich aktiviert werden und in der Bibliothek für Report Painter und Report Writer Berichte verwendet werden.

Schwerpunkt von mir ist ja das Berichtswesen und Controlling mit SAP unter anderen auch im Bereich der Hochschulen. Neben der Möglichkeit von Rechercheberichten im SAP Modul PSM-FM (Haushaltsmanagement) ist daher die Sicht des Controllings auf die Daten der Finanzbuchhaltung für mich von besonderem Interesse. Daher sind folgende aktivierbare Merkmale zur Berichtstabelle ACDOCT besonders interessant in meinen Augen:

• RACCT Kontonummer
• RCNTR Kostenstelle
• PRCTR Profitcenter
• ANLN1 Anlagen-Hauptnummer
• ANLN2 Anlagenunternummer
• ANBWA Anlagen-Bewegungsart
• LSTAR Leistungsart
• AUFNR Auftragsnummer

Damit dürften schon ein Großteil der von uns genutzten Berichte im Bereich des Finanzreporting weiterhin möglich sein.

Empfängerberichte zur Tabelle ACDOCT

Problematisch ist allenfalls, dass eine Auswertung von statistischen Kennzahlen in der ACDOCT nicht möglich ist. Für die Profitcenter-Rechnung ist daher, eine Auswertung über die Berichtsgruppe 0FS und der Berichtstabelle FAGLFLEXR "Berichtstabelle Summensätze und stat. Kennzahlen"  und für Kostenstellen e in der 1VK und Innenaufträge 6O1 / 6o2 notwendig zu erstellen.

Problematisch sind noch die Empfängerberichte. Hier sind noch keine beim Anlegen der Bibliothek definiert und FAGLL03H und FBL3H sind eine Idee, ist nur die Frage, ob sie mit ausreichenden Paramtern aus den Berichten versorgt werden und entsprechend als Transaktionen geeignet sind.

In der Bibliothek 0FS sind als Berichte

• Sachkonten Einzelpostenliste ( ABAP Report FAGL_ACCOUNT_ITEMS_GL )
• Planeinzelposten anzeigen ( Transaktionscode FAGLP03 )

hinterlegt, die ggf. eine Anregung sein können. Statt der Zuordnung von Empfängerberichten innerhalb der neuangelegten Bibliothek können die Empfängerberichte natürlich auch, wie gewohnt, in der Berichtsgruppe hinterlegt werden. Dies ist im Artikel "RW/RP Empfängerberichte zuordnen" beschrieben.

Fazit und weitere Anpassungen des Berichtswesens in der neuen Hauptbuchhaltung und unter S/4HANA

Auf etwaige Anpassungen des Berichtswesens in anderen Modulen (zum Beispiel im Haushaltsmanagement bei der Einführung von BCS statt der klassischen Budgetierung) ist im Artikel "Bisherige SAP ERP / ECC Berichte unter SAP S/4HANA insbesondere im Bereich FI - Bilanzreporting, CO - Report Painter CO-OM und EC-PCA und PSM - BCS und Klassische Budgetierung" eingegangen worden.

Im Gesamtergebnis erscheint hier für die neue Profitcenter-Rechnung, aber auch im neuen Hauptbuch das Berichtswesen anpassbar zu sein, aber auch die vertrauten Berichtstools wie Report Painter oder auch Rechercheberichte können weiterhin verwendet werden.

Berichtswesen und Controlling

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf dies Thema Berichtswesen sowie Report Painter, Rechercheberichte aber auch SAP Query eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesens mit SAP nicht nur für CO im Buch.

Ansonsten möchte ich an dieser Stelle auch gerne auf den aktuellen Artikel "Neue Buchveröffentlichung »Abschlussarbeiten im Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA«" hinweisen.
 
  (20. Juli 2022) Paperback ISBN: 9783960120551


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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Die Report Painter Bibliotheken 8A2 oder auch 8A3 werden zum Reporting innerhalb der klassischen Profitcenter Rechnung genutzt. Dabei kann die Berichtstabelle GLPCT auch um die Kennzahlen BHSL-I und BHSL-P erweitert werden, so dass auch die Einzelpostentabellen ausgewertet werden können. Im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" ist dieses weiter erläutert.

Mit der Einführung von SAP S/4HANA steht allerdings auch ein Wechsel in Richtung neues Hauptbuch an, was auch in Hinblick auf die neue Profitcenter-Rechnung einen Abschied von der klassischen Profitcenter Rechnung bedeutet und gerade im Berichtswesen doch sowohl für Report Painter als auch für die Rechercheberichte einige notwendige Anpassungen mit sich bringt.
 

Einführung neues Hauptbuch und neue Profitcenter-Rechnung

Mit Aktivierung des neuen Hauptbuchs ist auch die neue Profitcenter-Rechnung aktiv, so dass ein Berichtswesen nicht mehr auf der GLPCT sonder FAGLFLEXT beruht. Darauf bin ich auch im Abschnitt "Report Painter Berichte im Gemeinkosten-Controlling (CO-OM) und der Profitcenter-Rechnung (EC-PCA)" im Artikel "Bisherige SAP ERP / ECC Berichte unter SAP S/4HANA insbesondere im Bereich FI - Bilanzreporting, CO - Report Painter CO-OM und EC-PCA und PSM - BCS und Klassische Budgetierung" eingegangen.

Zur Übernahme der Report Painter Berichte aus der klassischen Profitcenter-Rechnung in das neue Hauptbuch ist im Customizing (Transaktion SPRO) unter

• Finanzwesen
• Hauptbuchhaltung
• Informationssystem
• Report Writer / Report-Painter Berichte
• Übernahme von Berichten aus der Profitcenter-Rechnung

die Möglichkeit Berichte übernehmen als Aktivität enthalten.

Als Vorraussetzung muss die Profitcenter-Fortschreibung im Customizing (im Rahmen der Einführung des neuen Hauptbuches) im Customizing (Transaktion FI) unter

• Finanzwesen (neu)
• Grundeinstellungen Finanzwesen (neu)
• Bücher
• Ledger
• Szenarios und kundeneigene Felder Ledger zuordnen

mindestens einem Ledger zugeordnet werden, damit Report-Writer bzw. Report-Painter Berichte weiter genutzt werden können.

Übernahme Report Painter Berichte ins neue Hauptbuch

Der Sammelhinweis (SAP Note / OSS Hinweis) 1555535 - FAQs: Migration von PCA Report Painter Berichte nach NewGL weist dabei auf einige Besonderheiten bei der Migration der Report Painter Berichte ins neue Hauptbuch hin. Dabei gibt es auch eine Referenz zum SAP Hinweis 1490811 - FAGL_RMIGR nicht für Einzelpostenberichte wonach die Tabellen GLPCA und GLPCT der Einzelposten in der klassichen Profit-Center-Rechnung nicht mit den Einzelpostentabellen FAGLFLEXA und FAGLFLEXP kompatibel sind und somit nicht übertragen werden können.

Zwar ist ein Betrieb der klassischen Profitcenter-Rechnung für eine gewisse Zeit noch möglich (siehe SAP Hinweis 826357 zu den Einschränkungen), aber aus oben erwähnten Gründen ist dieses auch in Hinblick auf das dabei entstehende Datenvolumen durch klassische und neue Profitcenterrechnung nicht sinnvoll.

Bei der Übernahme der Profitcenter-Rechnung und der Berichte ist allerdings neben den Summenberichten (Auswertung der Profitcenter) zu beachten, dass die auf Einzelposten basierende Auswertung nicht möglich sind zu migrieren.

Allerdings stehen in der FAGLFLEXT ebenfalls die Basiskennzahlen BHSL-I (Beleg Hauswährung Ist) und BHSL-P  (Beleg Hauswährung Plan) ebenfalls zur Verfügung und könnten hier neben der Summenauswertung der FAGLFLEXT (Hauptbuch: Summen) dann auch die Ist-Buchungen der FAGLFLEXA (Hauptbuch: Ist-Einzelposten) und FAGLFLEXP (Hauptbuch: Plan-Einzelposten) auswerten. An Merkmalen sind auch in der Bibliothek 0FL die Merkmale Kostenstelle (RCNTR) und Bewegungsart (RMVCT) vorhanden, jedoch nicht die Auftragsnummer (AUFNR in der GLPCT). Damit ist vermutlich die Einzelposten für die CO Innenaufträge hier nicht auswertbar.

Auswertung statistischer Kennzahlen in der Profitcenter-Rechnung

Sollen auch statistische Kennzahlen in der neuen Profitcenterrechnung ausgewertet werden sollen ist hier die Bibliothek 0FS über die Berichtstabelle FAGLFLEXR "Berichtstabelle Summensätze und stat. Kennzahlen" zu verwenden.

Auswertung Herkunftsobjekt in Berichten der Profitcenterrechnung

Es ist weiterhin möglich zumindest die Art des Herkunftsobjektes zum Ausweis auf welche  Art von Kontierungsobjekt wie Kostenstelle, Innenauftrag oder andere Kontierungsobjekte die ursprüngliche Buchung erfolgte.

Dieses kann im Customizing als kundeneigenes Feld in die Summentabelle als ZZHOART übernommen werden und einen gewünschten Ledger zuzuordnen.

Beides ist laut SAP Hilfe im Customizing unter:

• Finanzwesen
• Grundeinstellungen Finanzwesen
• Bücher
  • Felder
    • Kundeneigene Felder
    • Felder in Summentabellen aufnehmen
  • Ledger
    • Szenarios und kundeneigene Felder Ledger zuordnen

möglich.

Weitere Informationen dazu sind in der SAP Hilfe  unter "Hauptbuchhaltung (FI-GL) -> Berichtswesen -> Recherche-Berichte -> Recherche-Berichte definieren -> Felder HOART und EPRCTR in Berichte aufnehmen" zu finden.

Quelle SAP Hilfe:
Felder HOART und EPRCTR in Berichte aufnehmen:

Art des Herkunftsobjekts ( ZZHOART )
Eliminierungsprofitcenter (ZZEPRCTR)

https://help.sap.com/docs/SAP_ERP_SPV/aca96371908241ee81c5a3849bdf53cc/b24fd7531a4d424de10000000a174cb4.html?locale=de-DE

Auswirkungen und Nutzung von Report Painter / Report Writer im Berichtswesen

Auch an dieser Stelle sollte das Berichtswesen in Hinblick auf die neue Hauptbuchhaltung und die neue Profitcenterrechnung beachtet werden.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf das Thema Aufbau eines Berichtswesens im SAP Controlling eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesens mit SAP nicht nur für CO im Buch.
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Eigentlich bin ich gerade im aktuellen Buchprojekt eingebunden, aber dieses Blog ist ja auch dafür da bestimmte Gedankengänge festzuhalten und mir selbst als kleines Nachschlagewerk nützlich zu sein.

Daher möchte ich mich, wie auch schon im Artikel "Bisherige Erkennntnisse rund um SAP S/4HANA und FIORI aus Sicht Rechnungswesen CO und FI" mit aktuellen Themen im Zusammenhang der Umstellung von SAP ERP / ECC auf SAP S/4HANA beschäftigen.

Ein wichtiger Punkt ist da auch die Frage, der bisher eingesetzten Berichte und wie diese künftig in SAP S/4HANA umgesetzt werden können und welche künftigen Berichtstools hier als Alternative infrage kommen.

Ein wenig orientiere ich mich dabei am Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" und gehe davon aus, dass im SAP ERP / ECC sowohl die klassische Hauptbuchhaltung sowie die klassische Profit-Center-Rechnung im Einsatz ist, aber ein Wechsel in Richtung SAP S/4HANA angestrebt wird.

Dabei sind folgende Themenbereiche behandelt:

• Report Painter Berichte im Gemeinkosten-Controlling (CO-OM) und der Profitcenter-Rechnung (EC-PCA)
  • Hintergrund: Integration der Profit-Center-Rechnung in das neue Hauptbuch
  • Neue Report Painter Berichte in ACDOCT über ACDOCA und ACDOCP
• Plandatenübernahme klassische Planungstransaktionen und ACDOCP
• Rechercheberichte im Bilanzreporting - Anpassung Neues Hauptbuch
• Rechercheberichte PSM-FM oder Report Painter Berichte PSM-FM
• Hintergrund "Neues Hauptbuch" und neue Profit-Center-Rechnung
• Werbung: Espresso Tutorials - »SAP-Wissen« so wirksam wie ein guter Espresso
• Fazit

Dieser Artikel bietet nur einen kleinen Überblick aber ist dafür gedacht erste Gedankenansätze zu liefern und gerade im Bereich SAP ERP im klassischen Umfeld wichtige Entscheidungspunkte zu liefern.

Report Painter Berichte im Gemeinkosten-Controlling (CO-OM) und der Profitcenter-Rechnung (EC-PCA)

Report Painter und Report Writer Berichte gehören teilweise zum Kompatibilitätsumfang, den SAP durch die Einführung von SAP S/4HANA bietet. Dabei ist der SAP Hinweis 2997574 - S4TWL - Report Writer/Report Painter im Finanzwesen und Controlling ein nützlicher Ausgangspunkt, sind hier doch per Anhang die einzelnen Berichtsbibliotheken aufgeführt und entsprechende Hinweise zur Nutzung verlinkt.

Problematisch dabei ist, dass zwar die Berichte der Vollkostenrechnung (Bibliothek 1VKfür Kostenstellen und 6o1 für Innenaufträge weiterhin für das Reporting verfügbar sind, jedoch insbesondere die Berichtsbibliothek 8A2 für die klassische Profitcenter Rechnung nur eingeschränkt noch verfügbar sind.

Die Berichte der klassischen Profitcenter-Rechnung werden keine Daten mehr ausgeben, wenn hier die neue Profitcenter-Rechnung aktiviert ist. Ein paralleler Betrieb zwischen neuer und klassischer Profitcenter-Rechnung ist zwar möglich aber definitiv nicht empfohlen.

Das Nutzungsrecht dieser Kompatibilitätsumfang endet 2025 (siehe SAP Hinweis 2269324 "2269324 - Kompatibilitätsumfangsmatrix für SAP S/4HANA" mit der Aussage "Nutzungsrecht zum Ausführen bestimmter klassischer SAP-ERP-Lösungen in ihren SAP-S/4HANA-Installationen bis 31.12.2025" bzw. 2993220 - S4TWL - EC-PCA - Klassische Profitcenter-Rechnung mit Verweis auf das Scope Item).

Seitens SAP ist vorgehsehen ein separates neues S/4HANA Produkt oder ein anderes Angebot bis Ende 2023 zur Verfügung zu stellen. Hier kann ein vergleichbarer Kompatibilitätsumfang vorhanden sein, aber es könnte auch eine separate Lizenz erforderlich sein. Wichtig wäre daher sich frühzeitig um das Berichtswesen mit neuen Hauptbuch und der neuen Profit-Center-Rechnung zu kümmern.

Ohne die klassische Profitcenter-Rechnung werden die entsprechenden Berichte keine Werte mehr ausgeben.

Innerhalb eines Beitrags im  FICO Forum zum Thema "Profit-Center-Rechnung im neuen Hauptbuch" ist das wie folgt zusammengefasst worden:
Zitat: "sämtliche Auswertungen nur noch im Bereich der Hauptbuchhaltung ansehen kann? Alle Berichte im Bereich Profit-Center-Rechnung sind bei uns nämlich leer ... Die leeren Berichte ließen sich dadurch vermeiden, dass man klassische und neue Profit-Center-Rechnung parallel betreibt, aber das wird - wenn überhaupt - nur für eine Übergangszeit empfohlen. "

Hintergrund: Integration der Profit-Center-Rechnung in das neue Hauptbuch

Bisher war die klassische Hauptbuchhaltung im Ledger 0 und der Tabelle GLT0 und die Profit-Center-Rechnung im Ledger 8A sowie der Tabelle GLPCT abgebildet. Im neuen Hauptbuch werden aber Profit-Center-Rechnung und Finanzbuchhaltung zusammengelegt, so dass dies nun alles innerhalb eines Ledger 0L und der Tabelle FAGLFLEXT abgebildet wird. Somit hat auch die Bibliothek 8A2, hier einen Bezug zur klassischen Profitcenterrechnung. Die Bibliothek 8A2 basiert dabei auf die Reportingtabelle GLPCT. Technisch weist die Reportingtabelle GLPCT eine Besonderheit auf.

Die Tabelle umfasst insgesamt drei Tabellen:

• GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" = Summensätze der Profit-Center-Rechnung
• GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten" = Einzelposten im Ist
• GLPCP "EC-PCA: Plan-Einzelposten" = Einzelposten im Plan

Entsprechend wären Berichte in der Bibliothek 0FL neu anzulegen, sofern nicht die klassische Profitcenterrechnung weiterhin genutzt wird. Mit S/4HANA wird hier direkt auf die ACDOCA als Kompatibilitätsview verwiesen.

Insgesamt orientiert sich SAP allerdings auf das Universal Journal, das entsprechend auf die Berichtsmöglichkeiten und neue Reportingtools eingeht.

Neue Report Painter Berichte in ACDOCT über ACDOCA und ACDOCP

Ein spannneder Punkt ist noch die Möglichkeit der Auswertung der ACDOCA und ACDOCP über eine Berichtsbibliothek  mit der Tabelle ACDOCT.

Im Erfahrungsbericht S/4HANA im Controlling auf den FICO Forum Infotagen (siehe "Rückblick auf die FICO Forum Infotage Digital 2020 - 1. Tag 📝 u.a. S/4HANA Finance, Anlagenbuchhaltung, neue Bank Account Ledger und Controlling")
Ein für mich spannender Punkt war hier auch die Frage der Auswertung ausserhalb der FIORI Oberfläche und die Möglichkeit der Verwendung von Report Painter über die Berichtstabelle ACDOCT als Summentabelle zum Universal Journal.

Sofern noch nicht alle Berichte auf FIORI umgestellt worden sind steltl sich die Frage, ob weiterhin Report Painter Berichte erstellt werden können. Martin Munzel berichtete im FICO-Forum (siehe Beitrag "Berichte mit Report Painter in SAP S/4HANA auf Basis von ACDOCT") über die Aufgabe "einen Bericht für eine GuV in UKV (also mit Profitcentern und Funktionsbereichen) im Universal Journal in Report Painter" zu erstellen. Denkbar wäre hier unter ERP die Verwendung der Berichtsbibliothek 8A2 bzw. der Berichtstabelle GLPCT (siehe Beitrag "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter") jedoch gehört diese Tabelle zu EC-PCA und wird im Universal Journal nicht mehr verwendet.

Allerdings kann eine Berichtsbibliothek auf der Tabelle ACDOCT - die Summentabelle zum Universal Journal aufgebaut werden. Diese liefert alle Daten der ACDOCA (Ist Buchungen). Mit SAP Hinweis "2476144 - ACDOCP in Berichtstabelle ACDOCT verfügbar" st die Tabelle ACDOCP für Reporting-Zwecke in der Berichtstabelle ACDOCT zur Verfügung gestellt worden. Somit können kundeneigene Report-Painter-/Writer-Berichte (Plan/Ist-Vergleiche) zur Berichtstabelle ACDOCT definiert werden.

Damit besteht die Möglichkeit auch unter S/4 eigene Berichte über Report Painter anzulegen. Hier kann als Berichtstabelle ACDOCT – die Summentabelle zum Universal Journal als Bibliothek für Report Painter anzulegen.

Ergebnis: Alle Merkmale, die die ACDOCT enthält, entsprechen nach dem ersten Eindruck der ACDOCA. Damit können Report Painter Berichte mit sämtliche Kennzahlen aus dem Finanzwesen umfassen - sämtliche FI und FI-AA-Merkmale, Kostenstellen, Innenaufträge, Projekte, Profitcenter, Funktionsbereiche  … . Absprung auf die Einzelposten ist nur mit FBL3H und FAGLL03H möglich.

Es gibt den SAP Hinweis 2476144 - ACDOCP in Berichtstabelle ACDOCT verfügbar "Ab Release S/4 HANA OP1610 Support Package 3 ist die Tabelle ACDOCP für Reporting-Zwecke in der Berichtstabelle ACDOCT zur Verfügung gestellt worden. Somit können kundeneigene Report-Painter-/Writer-Berichte (Plan/Ist-Vergleiche) zur Berichtstabelle ACDOCT definiert werden."

Vielen Dank an dieser Stelle an FICO-Forum (Beitrag von Martin Munzel "Berichte mit Report Painter in SAP S/4HANA auf Basis von ACDOCT") sowie die Ergänzungen dazu.

Plandatenübernahme klassische Planungstransaktionen und ACDOCP

Um Plandaten zwischen ACDOCP und den CO Tabellen zu übertragen gibt es zwei relevante SAP Hinweise 2968212 und aktuell 3007760  für etwaige Korrekturen je nach Release für zwei Hintergrundjobs die die Plandaten zwischen klassischen Planungstabellen und der ACDOCP austauschen.

Dabei übertragt  R_FINS_PLAN_TRANS_CO_S4H_2_ERP in Fiori Apps erfasste Daten aus der ACDOCP in die klassischen Planungstabellen während R_FINS_PLAN_TRANS_CO_ERP_2_S4H den umgekehrten Weg beschreitet.

Im Blogposting unter "Cost planning integration between Controlling and Finance table ACDOCP" sind beide Reports mit Screenshot und SAP Hinweis vorgestellt.

Dabei werden die klassischen Plandaten nach Ledger und Plankategorie übertragen.
Umgekehrt werden von der ACDOCP zu den CO Tabellen in SAP RP die Plankategorie, Ledger auf die (Plan)Version übertragen.

Plankategorie vs. Planversion
Dabei sind die Plankategorien im Customizing (Transaktion SPRO) unter

• Controlling
• Controlling Allgemein
• Planung
• Kategorien für Planung pflegen

zu pflegen und werden zum Fortschreiben der Plandaten in die ACDOCP genutzt. Die klassische Planversion oder Version ist zum Beispiel in der Kostenstellenrechnung unter

• Controlling
• Kostenstellenrechnung
• Planung
• Grundeinstellungen zur Planung
• Versionen definieren

zu finden.


Da die Plandaten ebenfalls ein wichtiger Punkt für das Berichtswesen darstellen, sind diese ebenfalls zu beachten.

Rechercheberichte im Bilanzreporting - Anpassung Neues Hauptbuch

Ebenfalls im Zusammenhang mit der Umstellung auf das neue Hauptbuch sind auch die FI-Rechercheberichte zu beachten.

Im Artikel "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" habe ich das Bilanzreporting im Falle eines Quartalsbericht über die Bilanz und GuV Konten näher beschrieben. Für das neue Hauptbuch sind jedoch Berichte und Formulare ebenfalls neu anzulegen. Hier kann ich auch schon auf den Artikel "Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?" verweisen. Die entsprechenden Transaktionen zur Pflege der Recherchebrichte haben sich dabei wie in der folgenden Tabelle verändert:
 

Rechercheberichte Bilanzreporting

Funktion	Class GL Klassische Hauptbuchhaltung	New GL neues Hauptbuch
Formular anlegen	FSI4	FGI4
Formular ändern	FSI5	FGI5
Formular anzeigen	FSI6	FGI6
Bericht anlegen	FSI1	FGI1
Bericht ändern	FSI2	FGI2
Bericht anzeigen	FSI3	FGI3
Bericht ausführen	FSI0	FGI0

Entsprechend sind natürlich auch kundeneigene Transaktionen anzupassen.

Rechercheberichte PSM-FM oder Report Painter Berichte PSM-FM

Vor den Wechsel nach SAP S/4HANA ist die klassische Budgetierung im Modul Public Sector Management - Haushaltsmanagement (PSM-FM) durch BCS zu ersetzten.

Hier ändert sich nicht nur die Budgetierung im Sinne der Transaktionen FR50 und FR58 hin zum Budgetierungs-Workbench (FMBB), sondern auch die Umstellung vom Gesamtbudget in Richtung eines Jahresbudgets. Eine allgemeine Zusammenfassung habe ich schon im Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung" zusammengefasst.

Die Budgetwerte der klassischen Budgetierung können entweder summenbasiert in ein Geschäftsjahr übernommen werden (Transaktion FMKUMIGTOT) oder belegbasiert  (Transaktion FMKUMIGDOC) in die einzelnen Ursprungsjahre übertragen werden.

Die Rechercheberichte im PSM-FM basieren auf die logische Datenbank FMF, welche sowohl Gesamtbudget als auch Jahresbudgetwerte auswertet.

Soweit ich dieses sehe, gibt es keine Unterscheidung zwischen der klassischen Budgetierung und BC. In beiden Fällen scheint die Kennzahl Jahresbudget (verteilbar) hierarchisch (BUF99) sowohl für die klassische Budgetierung als auch für BCS verwendet zu werden. Entsprechend wichtig wäre bei einer Übernahme der Budgetwerte aus der klassischen Budgetierung darauf zu achten, dass die bestehenden Rechercheberichte nciht sowohl die bisherigen Budgetes der klassischen Budgetierung als auch BCS ausweisen.

Mit Aktivierung von BCS kann aber auch das Reporting über Haushaltsmanagement an Report Painter Berichten übergeben werden. Hier sind in der Bibliothek 4FM "FM BCS Reporting" nur die Budgetwerte aus BCS auswertbar. Basis dafür ist die Berichtstabelle FMRBCS (HHM-Reporting für BCS mit Report Writer).

An dieser Stelle kann als Budget die Kennzahl HSLT mit der Budgetkategorie 9F sowie passenden Ledger ausgewertet werden.

Auch an dieser Stelle ist eine Entscheidung zu treffen, welches Berichtstool künftig genutzt werden soll.

Hintergrund "Neues Hauptbuch" und neue Profit-Center-Rechnung

Jörg Siebert bietet im Vortrag "SAP Neues Hauptbuch" (von 2013 :-)) auf Espresso Tutorials ebenfalls einen umfangreichen Vortrag in Form von Videos zur Auswirkung des neuen Hauptbuches an.
In 17 Videos wird neben aufgezeichneten Demos auch das grundlegende Konzept hinter der neuen Hauptbuchhaltung vorgestellt. Persönlich mag ich die Erklärungen von Jörg Siebert sehr, was einerseits am guten Erklärstil aber auch am fachlichen HIntergrund liegt. Da er mehr im Bereich FI tätig ist freue ich mich immer, wenn hier ein Vortrag oder ein Buch mir manche Zusammenhänge zwischen CO und FI erläutert.

In den 2 Stunden und 34 Minuten werden unter anderen folgende Themen behandelt:

• Erweiterung der Summentabelle
• Belegaufteilung (Grundlagen & Vertiefung)
• Umsatzkostenverfahren (Grundlagen und Demo)
• Echtzeitintegration CO-FI
• Profit-Center-Rechnung im Hauptbuch
• Ledgergruppenspezifisches Ausgleichen
• ... u.v.m.

Daneben hat aber auch Martin Munzel die klassische Profitcenter-Rechnung mit der neuen Profitcenter-Rechnung in einer kurzen Präsentation "Unterschiede klassische Profitcenter-Rechnung / neue Profitcenter-Rechnung in SAP" vorgestellt. Somit ist hier sowohl die FI als auch die CO Sicht dargestellt.

Espresso Tutorials - »SAP-Wissen« so wirksam wie ein guter Espresso

Die verlinkten Videos sind mit der Espresso Tutorials Bibliothek im Rahmen einer Flatrate aufrufbar. Teilweise haben hier einzelne Hochschulbibliotheken oder Firmen einen allgemeinen Zugang, so dass erst einmal per LOGIN sich angemeldet werden muss (basierend auf eine IP innerhalb des internen Netzwerks) und danach die Videos und Medien aufgerufen werden können.

Unter SAP Know How habe ich schon die digitale SAP-Bibliothek von Espresso Tutorials vorgestellt, dennoch mag ich hier kurz Werbung für das Angebot machen.

Onlinezugriff auf alle Medien von Espresso Tutorials


Die SAP-Bibliothek bietet E-Books und Videos zu den Themen Finanzwesen, Controlling, Einkauf, Verkauf, Produktion, Berichtswesen, HANA und Programmierung. Aktuell sind 250+ Medien verfügbar, die fortlaufend ergänzt werden. Sowohl Einsteiger (SAP-Navigation, FI, CO, HCM, SD, MM, PP, ABAP) als auch Fortgeschrittene finden hier praxisnahe Antworten auf ihre Fragen.

Fazit:

Schon vor einer Umstellung auf SAP S/4HANA kann mit der Umstellung auf das neue Hauptbuch und der Einführung von BCS auf das Berichtswesen ein erheblicher Aufwand zukommen. Insbesondere was die Einführung der neuen Profit-Center-Rechnung anbelangt sind hier auch etwaige bisher genutzten Berichte wie "ZPING - Auswertung Profitcenter (EC-PCA) nach Investitionen (Anlagenzugänge) + GuV Konten sowie Query und Einzelpostenbrowser als Empfängerberichte" oder auch "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" anzupassen und auf Kompatibilität zum neuen Hauptbuch und damit auch in Richtung SAP S/4HANA zu prüfen. Gerade was das Ende der klassischen Profitcenterrechnung 2025 anbelangt, ist dieses ebenfalls ein kritischer Meilenstein für das Berichtswesen basierend auf der Profitcenterrechnung.

An dieser Stelle möchte ich mich aber wieder in Richtung des aktuellen Buchprojektes verabschieden, was auch schon 2021 hätte fertig sein sollen.

Immerhin sind mittlerweile die Begleitvideos zu "Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA" zum Buch schon online.



Hierzu ist ein Login für die Espresso Tutorials Bibliothek erforderlich oder ein Erwerb des Buches, welches ebenfalls bald erscheinen wird.

Als Videos und Demos zeigen wir hier

• Kostenstelle anlegen
• Sachkonto anlegen
• Leistungsart definieren und Tarifplanung durchführen
• Grundlagen Universelle Verrechnung / Universal Allocation
• Verrechnungszyklus Kopf definieren
• Verrechnungszyklus Segement definieren
• Verrechnungszyklus Regeln
• Verrechnung ausführen
• Verrechnungsergebnis
• Zentrale App Verrechnungen verwalten

Für mich persönlich war die Arbeit an diesem Buch, dass die Abschlussarbeiten im Gemeinkosten-Controlling unter SAP S/4HANA abbildet, sehr hilfreich, um selbst in das Controlling mit SAP S/4HANA einzutauchen und ich freue mich schon auf die Veröffentlichung der Abschlussarbeiten im Gemeinkostencontrolling mit SAP S/4HANA.

Dennoch sind auch die klassischen Berichtstools wie Recherchebericht, Report Painter und Report Writer, aber auch SAP Query für mich weiterhin nützliche Tools deren Berichte jedoch angepasst und ggf. auch neu angelegt werden müssen.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf diese "Reporting Tools" eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch aber auch mit SAP S/4HANA gibt es neue Berichtstools auf die ich in einen künftigen Artikel gerne eingehen werde.
 

Gerade im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen sind nicht nur Fragen wie "Grundlagen: Wohin mit den Kosten? Leistungsverrechnung, Kostenverteilung und Kostenumlage im SAP CO-OM." oder "Statistische Kennzahlen für Verrechnung in SAP - Umlage und Verteilung nicht nur im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen" von besonderer Bedeutung im Berichtswesen, sondern auch die Frage nach der Herkunft von Planwerten oder Bugdet für die einzelnen Bereiche.

Naheliegend im öffentlichen Bereich ist die Nutzung des Haushaltsmanagement (PSM-FM Public Secotr Management - Funds Management). Hier kann die klassische Budegtierung (siehe "SAP PSM-FM klassische Budgetierung mit unterschiedlichen Budgetversionen" und auch "Negatives Budget in Public Sector Management Haushaltsmanagement buchen (klassische Budgetierung und BCS)") oder auch das unter SAP S/4HANA verpflichtend als Nachfolge der klassischen Budgetierung einzuführende BCS (Budget Controll System) eingeführt werden. Dieses wurde im Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung" vorgestellt und ermöglicht die Budgetierung das Dreier-Team Finanzstelle, Finanzposition und Fond, die auch im Artikel "Grundlagen: Kontierungselemente im Modul Public Sector Management Haushaltsmanagement (PSM-FM) - Finanzposition, Finanzstelle, Fond und FMDERIVE" vorgestellt sind.

Aber auch abseits des Moduls PSM-FM gibt es im Controlling auch andere Möglichkeiten, neben der Planung, um die verfügbaren Mittel abzubilden.
 

Kostenstellen-Etatplanung

Innerhalb des Gemeinkostencontrolling (CO-OM) besteht, neben der Planung von primären und sekundären Konten als eine weitere Möglichkeit der Kostenstellen-Etatplanung zur Verfügung.

Hier kann im SAP Menü unter

• Rechnungswesen
• Controlling
• Kostenstellenrechnung
• Planung
• Kostenstellenetats

über die Transaktion KPZ2 ein Etat zur Verfügung gestellt werden und dieser über einen Verteilschlüssel auf die Perioden aufgeteilt und je Kostenstelle eingeplant werden. Dafür muss im Costomizing (Transaktion SPRO) ein Etatprofil unter

• Controlling
• Kostenstellenrechnung
• Etatverwaltung
• Profile für die Etatverwaltung definieren (Transaktion OKF1)

angelegt werden. Dieses bildet sowohl Zeithorizonte für Vergangenheit und Zukunft ab und definiert, ob die Werte als Jahreswerte oder Periodenwerte eingebucht werden können.

Die Etatplanung erfolgt auf einzelnen Perioden je Kostenstellen, analog der Budgetverteilung und kann nicht auf einzelne Kostenarten heruntergebrochen werden.

Import Finanzplandaten und Etat Planung auf Kostenstellen unter SAP S/4HANA

Hier gibt es unter S/4HANA eine Neuerung, da der Upload/Import von Etats als Budget für Kostenstellen einen Bezug zur Kontonummer haben. Es gibt ferner ab Release 2021 auch die Möglichkeit der Umbuchung von Etat per FIROI App.

Der Artikel "Finanzplandaten importieren in S/4 / Budgetierung auf Kostenstellen" von sapmandoo / MrBojongoles beschreibt dieses noch etwas ausführlciher.
 

Budgetierung von CO Innenaufträgen

Auch für die CO Innenauftträge kann eine Budgetierung im Controlling erfolgen. Dazu muss im Customizing (Transaktion SPRO) ein passendes Budgetprofil unter

• Controlling
• Innenaufträge
• Budgetierung und Verfügbarkeitskontrolle
• Budgetprofil pflegen

angelegt werden. Im Gegensatz zur Etatplanung ist für eine Verfügbarkeitskontrolle eine Aktivierungsart zu wählen. Auf diese Möglichkeiten gehe ich im Buch zum Berichtswesen im SAP Controlling noch etwas ausführlicher ein.


An dieser Stelle möchte ich nur auf die einzelnen Möglcihkeiten der Budgeterfassung eingehen.
Die Budgetierung im CO kann unter:

• Rechnungswesen
• Controlling
• Innenaufträge
• Budgetierung
• Originalbudget
  • Ändern (Transaktion KO22) eingestellt werden,
• Nachtrag
  • Ändern (Transaktion KO24) erhöht werden,
• Rückgabe
  • Ändern (Transaktion KO26) reduziert werden.

Über folgende Abbildung sind die Zusammenhänge etwas ausführlicher beschrieben.



Diese Darstellung der Budgetierung von CO Innenaufträgen zeigt den ursprünglich genehmigten Kostenrahmen als Originalbudget, etwaige Nachträge während der Laufzeit und zum Projektabschluss die Rückgabe von Budgetresten an.

Darstellung CO Budgetwerte und Kostenstellen Etat im Report Painter

Das Budget wird dabei direkt auf die Innenaufträge gebucht und es gibt klassische Verfügbarkeitsberichte (Budget/Ist/Obligo) wie die Transaktion S_ALR_87013019.

Die Erfassung der Budgetwerte auf CO Innenaufträgen erfolgt als Gesamtbudget / Jahresbudget ohne Unterscheidung nach Kostenarten. Interessant ist, dass diese im Report Painter / Report Writer innerhalb der Bibliothek 6O2 durch die Basiskennzahl SWLGES Budget und Werttyp 41 Budget ausgewertet werden können. Die Kosten können dann über die Basiskennzahl SWKG ausgewertet werden und auch differenziert nach Kostenart dargestellt werden. Als Zeile kann das Merkmal Innenauftrag oder auch INnenauftrag und Kostenart definiert werden.

Für die Etat Berichte, zum Beispiel die Transaktion S_ALR_87013648 Bereich: Ist/Etat/Obligo wird ebenfalls als Spalte der Etat der Kostenstelle ausgewertet. Hier wird die Bibliothek 1CT Kostenstellen: Spezielle Berichte genutzt und das Basiskennzahl SWLJET Etat mit Werttyp 41 Budget verwendet.

Sowohl CO Budget auf Innenaufträgen als auch die Etat-Planung auf Kostenstellen kann nicht differenziert nach einzelnen Kostenarten erfolgen. Hier ist ide Kostenartenplanung eine bessere Wahl.


Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.  :-)

Die Planungen zum SAP S/4 HANA Training (siehe Beitrag "Mein Online-Training »Einführung SAP S/4HANA Datenmigration mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer« (Andreas Unkelbach)") sind abgeschlossen und nachdem die Schulung schon im Rahmen einer Firmenschulung positive Rückmeldungen erhalten hat bin ich sehr neugierig, wie diese dann als Online-Training bei Espresso Tutorials angenommen wird.

Ergänzend zur Online-Schulung und Zugriff auf meine Schulungsvideos wird hier auch eine wöchentliche Live-Session angeboten.

In wöchentlichen Live Expert Sessions beantworte ich Fragen rund um das Schulungsthema. Diese Sessions werden aufgezeichnet und den Teilnehmern anschließend zur Verfügung gestellt.

Damit sich nicht nur von der Online-Schulung in Form eines Trailers ein Eindruck gemacht werden kann, habe ich heute auch eine kurze Vorstellung der Live-Session erstellt und bin schon sehr neugierig auf Fragen, Anmerkungen und Kommentare in der kommenden Schulung und freue mich hier diese Schulung anbieten zu können.




Gerne kann hier auch noch in den Kurs eingestiegen werden.


In Kurzform die wichtigsten Daten zur Online-Schulung:

 

Event-Daten
Einführung SAP S/4HANA Datenmigration mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer

Ab 03. März 2022 bis Donnerstag, 28. April 2022
jeweils am Donnerstagabend von 17 bis 18 Uhr.

Kosten: 595,00 EUR (inkl. 19 % MwSt.) je Person.

Online-Training

Grundlagen Datenmigration
- Unterschied LTMC und Fiori App Migratioscockpit (S/4HANA 2020 / 2021)
- Projektverwaltung
- Anlage Migrationsprojekt und Auswahl Migrationsobjekte (LTMC + neue FIORI App)
- Arbeit mit Vorlage Dateien Template
- Migrationscockpit – einzelne Schritte zur Datenmigration (Daten hochladen, validieren, konvertieren)
- Migrationscockpit (Import simulieren, Import ausführen, Fehlerbehandlung)
- Migrationsobjektmodellierer (Aufbau eines Migrationsobjektes (Quellstruktur, Zielstruktur, Mapping))
- Migrationsobjektmodellierer (Anpassung Migrationsobjekt)
- Exkurs : Eigenes Migrationsobjekt auf Basis vorhandenen BAPI anlegen

Beginn: 03.03.2022 17:00 Uhr - Ende: 28.04.2022 18:00 Uhr
Die Veranstaltung findet online jeweils am Donnerstag von 17:00 bis 18:00 Uhr rein online bei Espresso Tutorials statt.
 

Ich freue mich darauf, Sie für ihr Datenmigrationsprojekt fit zu machen.

Wie sich durch mein Online-Training und mobiles Arbeiten die letzten Monate das "Home-Office" noch einmal verändert hat, wird sicherlich auch noch ein Thema hier im Blog werden, zuvor werde ich aber noch ein Buchprojekt, aber auch andere wichtige Termine auf der Agenda haben :-).

Ablauf Online-Training bei Espresso Tutorials

Das Training wird vom März bis April 2022 angeboten. Neben den einzelnen Videos zum Online-Training soll auch wöchentlich eine Web-Session mit der Möglichkeit des direkten Austauschs angeboten werden.


Diese werden vom 10. März bis 28. April 2022 jeweils am Donnerstag von 17 bis 18 Uhr per Microsoft Teams stattfinden. Der Schulungsraum wird gegen 16:55 Uhr geöffnet, so dass pünktlich begonnen werden kann und noch etwas Zeit vorhanden ist Audio- und Videoeinstellungen zu testen. Idealerweise kann hier ein Kopfhörer mit Mikrofon verwendet werden.

In diesen Terminen besteht die Möglichkeit, Fragen zu stellen und einzelne Punkte aus dem Kurs nochmals durchzugehen. Die Videos zum Online-Training sind ebenfalls so aufgeteilt, dass für jede Woche passende Inhalte vorliegen und ich freue mich schon auf einen gemeinsamen Austausch mit Ihnen.

Die Termine werden aufgezeichnet und im Nachgang zur Verfügung gestellt.

Ich freue mich darauf, Sie auf Ihrer Entdeckungsreise vom Migrationscockpit zum Migrationsobjektmodellierer begleiten zu dürfen.

Die einzelnen Schulungsvideos habe ich in acht Abschnitte aufgeteilt, sodass wir gemeinsam je Live-Session die Themen der entsprechenden Wochenvideos besprechen können und hier auch noch Raum für Ihre Fragen haben.

Die Schulungsvideos sind in acht Themenblöcke zusammengestellt, so dass für jede Live-Session sich thematisch an diese Videos orientiert werden können und entsprechende Themen für die Schulung gesetzt sind.

Schulungsinhalt - Überblick der Schulungsvideos und Themen für Live-Session

Für einen Überblick liste ich die einzelnen Schulungstermine und die entsprechenden Schulungsvideos (mit Abspielzeit in der Form HH:MM:SS) auf.




Ein Angebot von Espresso Tutorials

Donnerstag, 10. März 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Grundlagen der Datenmigration"
Schulungsvideos (0:46:27)

• 01_01_Vorstellung_Agenda
• 01_02_Vorgänger
• 01_04_LSMW_ERP
• 01_05_LSMW_S4HANA
• 01_06_Theorie
• 01_07_Blick_nachS4
• 01_08_Migrationcockpit_starten
• 01_09_Live-Session

Donnerstag, 17. März 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Projektanlage und verfügbare Migrationsobjekte"
Schulungsvideos (1:00:09)

• 02_01_Projektanlage
• 02_02_Eigenschaften_Migrationsprojekt
• 02_03_Verfügbare Migrationsobjekte
• 02_04_Migrationsansatz
• 02_05_Projekt_und_Vorlagedatei

Donnerstag, 24. März 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Migrationsansatz und Vorlagedatei"
Schulungsvideos (0:59:50)

• 03_01_Unterschied_Migrationskonzept_MIgrationsansatz
• 03_02_Aufbau_Vorlagedatei
• 03_03_Weitere_Migrationsobjekte
• 03_04_Daten_eintragen
• 03_05_Arbeitsweise_Migrationscockpit

Donnerstag, 31. März 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Erste Schritte der Datenmigration (Upload, Simulation)"
Schulungsvideos (1:03:44)

• 04_01_Schritte einer Datenmigration
• 04_02_Vorlage hochladen
• 04_03_Mapping-Aufgabe
• 04_04_Mapping-Vorlage
• 04_05_Datenmigration_simulieren
• 04_06_Korrektur_nach_Simulation

Donnerstag, 07. April 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Erfolgreiche Datenmigration und Korrekturdatei"
Schulungsvideos (1:03:22)

• 05_01_Migration_erfolgreich
• 05_02_Ups_Fehler_nach_Migration
• 05_03_Aufbau_Stagingtabelle_nach_Migration
• 05_04_Korrekturdatei
• 05_05_Arbeitsteilung_Migrationscockpit
• 05_06_Modellierer_Beispiele_Adresse_Steuerstandort
• 05_07_Modellierer_Beispiele_Migrationsobjekte_KS+IA

Donnerstag, 14. April 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Migrationsobjektmodellierer (Quell- und Zielstrukturen)"
Schulungsvideos (1:07:49)

• 06_01_Migrationsobjektmodellierer_onPremise
• 06_02_Migrationsprojekte
• 06_03_LTMOM_Migrationsprojekte
• 06_04_LTMOM_Aufbau_Migrationsobjekt
• 06_05_LTMOM_Quellstrukturen
• 06_06_LTMOM_Zielstruktur
• 06_07_LTMOM_Struktur-Mapping

Donnerstag, 21. April 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Migrationsobjektmodellierer (Feld-Mapping und Regeln)"
Schulungsvideos (1:00:25)

• 07_01_LTMOM_Feld-Mapping
• 07_02_Regel_CVT_KOSTL
• 07_03_Regeln
• 07_04_Sicht_ändern

Donnerstag, 28. April 2022 17:00 - 18:00 Uhr
Thema "Erweitern bestehender Migrationsobjekte, Eigene Migrationsobjekte, Umschlüsselobjekte und Projekt exportieren, importieren"
Schulungsvideos (1:46:28)

• 08_01_Quellstruktur_erweitern
• 08_02_Laufzeitobjekte_generieren
• 08_03_Funktionsbaustein_finden
• 08_04_Benutzerdefiniertes_Migrationsobjekt
• 08_05_Bestandteile_Migrationsobjekt
• 08_06_Quellstruktur_pflegen
• 08_07_Struktur_Feldmapping
• 08_08_Umschlüsselobjekte
• 08_09_Projekt_Export-Import

Ich freue mich auf unsere gemeinsamen Termine und bin gespannt auf Ihre Fragen, Rückmeldungen und Anmerkungen. Da die Live-Sessions noch nicht angefangen haben, kann sich auch noch für die Schulung angemeldet werden. Der Zugriff auf die Schulungsvideos selbst bleibt dabei auch länger bestehen :-).
 

In der letzten Zeit war es hier etwas ruhiger im Blog, was nicht unwesentlich an Projekten liegt, die derzeit offline ihre Aufmerksamkeit verlangt haben. Eines dieser Projekte ist nun aber so weit, dass ich es öffentlich bekannt geben mag. Nach meiner Buchveröffentlichung zum Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer gab es erneut einige Änderungen im Rahmen der Nachfolger der LSMW, sodass ich heute auf ein neues Angebot in Kooperation mit Espresso Tutorials hinweisen möchte.

Persönlich bin ich sehr begeistert vom Ergebnis und freue mich noch mehr heute einen Trailer zum Angebot veröffentlichen zu können.

Gerne kann dieses in Social Media, unter Kolleginnen und Kollegen oder auf anderen Wege geteilt werden und seit dieser Woche kann sich hier auch angemeldet werden.

  per Mail weiterempfehlen  

Mein Online-Training Datenmigration nach SAP S/4HANA

Mein Online-Training zum Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer als Nachfolger der LSMW.




Gemeinsam mit Espresso Tutorials biete ich von März bis April 2022 ein Online-Training zur Nachfolge der LSMW (Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer) und bin sehr gespannt, wie dieses Angebot angenommen wird.
  Neugierig?
In Kurzform die wichtigsten Daten zur Online-Schulung:

 

Event-Daten
Einführung SAP S/4HANA Datenmigration mit Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer

Ab 03. März 2022 bis Donnerstag, 28. April 2022
jeweils am Donnerstagabend von 17 bis 18 Uhr.

Kosten: 595,00 EUR (inkl. 19 % MwSt.) je Person.

Online-Training

Grundlagen Datenmigration
- Unterschied LTMC und Fiori App Migratioscockpit (S/4HANA 2020 / 2021)
- Projektverwaltung
- Anlage Migrationsprojekt und Auswahl Migrationsobjekte (LTMC + neue FIORI App)
- Arbeit mit Vorlage Dateien Template
- Migrationscockpit – einzelne Schritte zur Datenmigration (Daten hochladen, validieren, konvertieren)
- Migrationscockpit (Import simulieren, Import ausführen, Fehlerbehandlung)
- Migrationsobjektmodellierer (Aufbau eines Migrationsobjektes (Quellstruktur, Zielstruktur, Mapping))
- Migrationsobjektmodellierer (Anpassung Migrationsobjekt)
- Exkurs : Eigenes Migrationsobjekt auf Basis vorhandenen BAPI anlegen

Beginn: 03.03.2022 17:00 Uhr - Ende: 28.04.2022 18:00 Uhr
Die Veranstaltung findet online jeweils am Donnerstag von 17:00 bis 18:00 Uhr rein online bei Espresso Tutorials statt.
 

Ich freue mich darauf Sie für ihr Datenmigrationsprojekt fit zu machen.


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Für weitere Fragen stehe ich gerne zur Verfügung und freue mich schon selbst auf die Schulung :-). Gerne ergänze ich hier auch weiteres zum genauen Ablauf der Schulung.

 

Im Rahmen meines letzten Buchprojektes hatte ich mich im Schwerpunkt mit der Datenmigration von ERP nach S/4HANA beschäftigt und die Nachfolge der LSMW sowie eCATT vorgestellt.

Im Buch »SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
 
Neben dem Migrationscockpit und Migrationsobjektmodellierer zur Anpassung von MIgrationstobjekten sind hier auch die "Massenstammdatenpflege mit LSMW oder SECATT dank Transaktionsaufzeichnung - Handbuch erweiterte computergestützte Test-Tool (eCATT) und LSMW" für ERP im Buch und Blog beschrieben, so dass das Buch nicht nur für einen Wechsel nach S/4HANA interessant ist.

Im aktuellen Artikel möchte ich aber einige Erkenntnisse zum Wechsel nach S/4HANA vorstellen.

Dabei sollen folgende Themenbereiche angesprochen werden.

• Versionen S/4 HANA On-Premise oder Cloud
• Neue Oberfläche FIORI
• Univesal Journal
• Finanzbuchhaltung / Ledgerkonzept
  • Neues Hauptbuch
  • Neue Anlagenbuchhaltung
• Sachkonto und Kostenart unter S/4 HANA
• Buchungsperioden und Periodenabschluß
• Geschäftspartner / Business Partner
• Planung unter S/4 mit FIORI
• Berichtswesen
• Gemeinkostencontrolling
• Buchempfehlungen Finanzbuchhaltung
• Migrationskonzept - Wechsel von ERP zu S/4HANA
• Fazit

Die einzelnen Punkte erklären sich nicht nur durch meine Projekte als Buchautor sondern auch durch die Tätigkeit im Bereich Controlling und Berichtswesen mit SAP.

Daneben sind hier auch Sonderthemen, wie PSM, ein Thema sowie das Berichtswesen und Controlling an Hochschulen.

Versionen S/4 HANA On-Premise oder Cloud

Es werden zwei unterschiedliche Betriebsarten zum Betrieb von SAP S/4HANA angeboten. In der OnPremise oder Cloud. Während in der On-Premise Version das SAP System vom Unternehmen selbst betrieben wird, erfolgt die Pflege von S/4HANA Cloud durch die SAP selbst als Software as a Service (SaaS) Lösung.

"Bei der Abwägung zwischen den einzelnen Betriebsmodellen bietet On-Premise den Vorteil, dass Sie eigenständig Modifikationen und Eigenentwicklungen vornehmen können, sich allerdings in diesem Fall selbst um Wartung und Systembetreuung kümmern müssen. Die Cloud-Lösung ist dagegen ein »Rundum-sorglos-Paket«, in dem alle Prozesse standardisiert und Abweichungen davon nur in eingeschränktem Umfang möglich sind. Ab 2020 wurde von der SAP die begriffliche Unterscheidung zwischen Public und Private Cloud durch den Oberbegriff SAP S/4HANA Cloud ersetzt. Er wird nun generell gegenüber Kunden der SAP verwendet und erst im Rahmen einer Projekteinführung (Discovery Assessment Service) erfolgt die Festlegung, welche Form der Cloud für den Kunden passend ist. Im Hintergrund stehen hier die neuen S/4HANA Cloud Essentials (ehemals Public Cloud/SAP S/4HANA Cloud, Multi Tenant Edition (MTE)) oder die S/4HANA Cloud Extendend (ehemals Privat Cloud/SAP S/4HANA Cloud, Single Tenant Edition (STE)) zur Verfügung."

Bis zum 20. September 2019 war die Version (Release) Bezeichnung der On-Premise Version eine Kombination aus Jahr und Monat, aber seit der derzeit aktuellen Version (vom 7. Oktober 2020) erfolgt die Bezeichnung nur noch nach dem Erscheinungsjahr.

Damit ist die Nachfolgeversion von SAP S/4HANA 1909 nun die Version SAP S/4HANA 2020 und nicht SAP S/4HANA 2010.

In der Cloudversion ist die Bezeichnung jedoch identisch geblieben und so ist die aktuelle Cloudversion SAP S/4HANA Cloud 2102 (erschienen im Februar 2021).

Dies ist sowohl für die SAP Onlinehilfe als auch bei Büchern zu SAP S/4 relevant um hier diese näher einordnen zu können.

Neue Oberfläche FIORI

Anhand folgender Skizze kann das Designkonzept von FIORI erklärt werden.



Neben dem klassischen SAP GUI Menü wird mit FIORI auch eine webbasierte responsive Oberfläche mit Kacheln und Kachelgruppen für Anwendungen (Apps) und Auswertungen angeboten.

Wobei die bisherigen Kachelgruppen durch die Spaces und Pages abgelöst werden.

Dabei sind die Spaces vergleichbar mit einem übergeordneten Menü, das durch Tabs als eine Navigation verschiedene Seiten (Pages) mit Abschnitten (Sections) aufrufen kann über die dann einzelne Kacheln (Tile) aufgerufen werden können.

Über Einstellungen - Bereiche - können die Spaces (Bereiche) über die Option "Bereiche verwenden" ab S/4HANA 2020 aktiviert werden. Sofern dieses aktiviert wird, werden die Apps in einzelnen unterschiedliche Bereiche zusammengefasst. Ist diese Option deaktiviert erscheint die klassische Startseite im Fiori Launchpad ohne untergeordnete Tabs.

Wenn Sie die Einstellung ändern wird das Launchpad direkt erneut gestartet und die gewählte Oberfläche wird aktiv.

Innerhalb der Berechtigungsvergabe werden durch Businessrollen die Berechtigungen zum Aufruf der Fiori Apps und der jeweiligen Pages (vorher Kachelgruppen) zugewiesen.

So kann eine Business Rolle "Gemeinkostenvontroller wie SAP_BR_OVERHEAD_ACCOUNTANT Berechtigungen für die einzelnen Fiori Apps enthalten, durch die dann das FIORI Launchpad als Oberfläche von FIORI gestaltet wird.

Daher sollte frühzeitig beim Wechsel nach S/4HANA auch an die Neugestaltung oder Update eines Berechtigungskonzeptes gedacht werden, da dieses nicht nur eine 1:1 Umsetzung des bisherigen Berechtigungskonzeptes und der alten Transaktionen sondern auch eine Definition der auszuführenden Funktonen, Geschäftsprozesse und Verantwortlichkeiten enthalten sollte.



Gerne daher die Empfehlung des Kurs "Grundlagen SAP Berechtigungen inklusive Fiori - Online Training" von Tobias Harmes.

Im Artikel "Die Anatomie der SAP Berechtigung oder Dokumentationen zu SAP Berechtigungsobjekten und Berechtigungsfeldwerten" bin ich auch schon im Ansatz auf die Frage der Berechtigung eingegangen.

Von den einzelnen Kacheln und Apps gibt es unterschiedliche Arten. So können Kacheln dynamisch Kennzahlen anzeigen, Nachrichten (bspw. per RSS Feed) ausgeben oder einfach statisch Titel und Icon ausgegeben.

Moderne FIORI Apps hingegen können analytisch Kennzahlen Auswerten (KPI), reine Fact Sheets sein auf denen die essenzielle Informationen (bspw. auch Stammdaten) ausgegeben werden und rein Transaktional vergleichbar zu Transaktionscodes in ERP Funktionen ausführen.
 

openSAP Microlearning Kurs
Im Rahmen der openSAP Microlearning Summmer School Playlist ( sap.to/6016yqMRI ) wird auch die Erstellung eines FIORI Launchpad Layout für Business Rollen unter FIORI ab Release 2020 vorgestellt. Vorher waren statt spaces die Kachelgruppen mit Group und Launchpad Designer zu pflegen. Im 12 minütigen Onlinekurs "Creating SAP Fiori Launchpad Layouts for Custom Business Roles - SAP S/4HANA - openSAP Microlearning werden die Grundlagen passend erläutert.

OpenSAP bietet normalerweise sehr umfangreiche Onlinekurse an, wie auch im Artikel "Weiterbildung im SAP Umfeld durch Selbststudium mit MOOC openSAP vorgestellt, so dass diese Microlearning im Rahmen der SAP Summerschool einen schnellen Eindruck vermitteln können.

In der FIORI Apps Library (abrufbar unter https://fioriappslibrary.hana.ondemand.com/ ) können die bisher zur Verfügung gestellten Apps durchsucht werden. Hilfreich ist es hier oftmals den bisherigen Transaktionscode aus ERP Zeiten einzugeben und unterhalb der Implementation Informationen zeigen sich Informationen wie der Business Catalog oder auch die Business Role in der die Berechtigung der App hinterlegt sind.

Ab S/4HANA 2020 sind für den FIORI Launchpad entsprechende Business Rollen anlegbar (mit Space und Zuordnung der einzelnen Fiori Apps).Dabei können die einzelnen Spaces einzelne Pages beinhalten und hier Kacheln (Tiles) als Apps zugeordnet werden. Wichtig ist, dass im Launchpad Content Manager die Spaces einer Rolle zugeordnet werden müssen.

Univesal Journal

Im Rahmen der FICO Forum Infotage 2018 (siehe "Rückblick FI CO Forum Infotage 2018 in Köln") wurde das Univesal Journal (Umfassende Journal) als Innovationstreiber für SAP S/4HANA beschrieben und überzeugt mich insbesondere wenn ich an unser Berichtswesen denke.

Der Vorteil des neuen Datenmodells (auf das ich hier nicht näher eingehen mag) ist, dass sämtliche Daten direkt in einer Zeile aufgeführt sind. Dank des Universal Journal werden die bisherigen Einzelkomponenten in einer gemeinsamen Tabelle zusammengeführt und es ist möglich auf Basis dieser Daten eine Auswertung zu erstellen. Da alle Finanzdaten auf den gleichen Einzelposten bestehen, sind diese auch immer aktuell miteinander abgestimmt.

Damit erfolgt eine direkte Abstimmung der einzelnen Komponenten wie:

• Hauptbuchhaltung (FI-GL)
• Anlagenbuchhaltung (FI-AA)
• Controlling (CO)
• Material Ledger (CO-PC-ACT) (Logistik, Beschaffung)
• Ergebnisrechnung
• ...

Da sämtliche Geschäftsvorfälle nun auf Sachkonten erfast werden, gibt es keine technische Unterscheidung zwischen der Finanzbuchhlatung und Controlling, so dass die Belege miteinnader automatisch abgestimmt sind. Bisherige Tabellen wie COSP, COSS, COEP, ... verweisen über Kompatibilitätsview auf die Tabelle des Universal Journal, so dass auch bisherige Berichte automatisch genutzt werden können.

Ein Blick auf die Tabelle ACDOCA zeigt, dass per Includes hier auch die Felder der einzelnen Module wie ACDOC_SI_FI oder ACDOC_SI_CO aufgeführt sind.

Im Rahmen der Konsolidierung der einzelnen Daten sollten folgende Daten betrachtet werden.

• ACDOCA
  Hier werden die Ist-Daten führend nach Ledger gespeichert.
• ACDOCP
  Basiserend auf der ACDOCA gibt es eine weitere Tabelle in der alle Arten von Planungen abgebildet werden.
• ACDOCU
  Dient für konsoldierungsspezifische Buchungen (bspw. Daten aus Fremdsystemen) während Daten aus ACDOCA und ACDOCP hier nicht ein weiteres Mal gespeichert werden.

Die einzelnen Module arbeiten nicht mehr losgelöst voneinander, sondern auf einen Beleg sind sämtliche Informationen der einzelnen SAP Module ausgewiesen.

Finanzbuchhaltung / Ledgerkonzept

Führend im Universaljournal ist das Ledger, danach kommt als obere Ebene der Buchungskreis. Es gibt für das Controlling Pseudobelegnummern.



Dabei können durch Erweiterungsledger Deltas zum führenden Ledger erfasst werden. Hier können Bewertungen abweichend zum führenden Ledger erfasst werden und so das führende Ledger um Erweiterungsledger ergänzt werden. Denkbar ist hier bspw. eine abweichende Abschreibung durch angepasste Nutzungsdauer in der Finanzbuchhaltung.

Neues Hauptbuch

Wie schon erwähnt ist auch das newGL (Neues Hauptbuch) ein wichtiger Punkt unter S/4 (und eigentlich schon unter ERP).

Schon im newGL (neues Hauptbuch seit 2005) konnten FI und CO optional mit dem neuen Hauptbuch integriert werden und es wurde eine Ledgerlösung zusätzlich zu den Special Ledgern im klassischen Hauptbuch eingeführt. Ebenso wurde die Segmentberichtserstattung nun mit eingebunden. Der Vorteil des neuen Hauptbuch ist hier auch dass alle Merkmale in der Tabelle FAGLFLEXT  (inklusive FI Hauptbuch, Umsatzkostenverfahren Ledger, Abstimmledger, Profitcenterrechnung, ..Tabelle GLT0, COFIT, GLT3.) zusammengefasst sind. Auch hier sind nun FI und CO schon stärker mitienander verbunden. Dieses ist auch im Bereich der Integration von FI und der Profitcenterrechnung und Konsolidierung zusammengeführt werden. Davon ausgenommen sind jedoch CO-OM (Kostenstellenrechnung obgleich das Feld Kostenstelle im Hauptbuch vorhanden ist) oder CO-PA in ERP nicht zusammengeführt. Bilanzen können nun also auch nach Buchungskreis, Profitcenter, Geschäftsbereich oder Segmente gebildet werden.

An dieser Stelle verweise ich auch noch einmal auf die Zusammenlegung der Profitenter Rechnung und Finanzbuchhaltung und den Artikel "Grundlagen: Segment-Berichtserstattung in der Profit-Center-Rechnung und das neue Hauptbuch (NEW GL)".

Von Jörg Siebert gibt es in der Espresso Tutorials Flatrate einen umfangreichen Vortrag/Videos  rund um "SAP neues Hauptbuch".

Aber auch auf FICO-Forum.de sind unter "Artikel - Neues Hauptbuch" einige Fachartikel zu finden.

Neue Anlagenbuchhaltung

Mit der Aktivierung des neuen Hauptbuches ist auch die neue Anlagenbuchhaltung ein wichtiges Thema. So beschreibt dieses "Neue Anlagenbuchhaltung in SAP EHP7" einige wichitge Punkte und unter T093BSN_PV01 - Neue Anlagenbuchhaltung vorbereiten sind die erforderlichen Schritte zur Aktivierung der neuen Anlagenbuchhaltung schon für ERP aufgeführt.

Zum Thema neue Anlagenbuchhaltung auch unter S/4HANA ist ebenfalls ein aktuelles Buch erschienen.

 
Welche Ändeurngen mit der neuen Anlagenbuchhaltung entstehen ist von Christoph Lordieck (Mindsquare) auch im Beitrag "Migration auf die neue Anlagenbuchhaltung in SAP S/4HANA Finance" beschrieben.

 

Hauptbuchhaltung Belege hochladen

Ebenso können bei der Erfassung von Hauptbuchbelegen nun unter Positionen auch die Kontierung von Kostenstelle und Auftrag sowie Profitcenter, Segment und Funktionsbereich mitgegeben werden.

Durch die FIORI App "Hauptbuchbelege hochladen" können formatierte Belege in Excel erfasst und in das SAP System hochgeladen werden, was gerade bei Massenbuchungen etwas eleganter als per LSMW und reinen CSV Dateien möglcih ist.

Sachkonto und Kostenart unter S/4 HANA

Ein praktisches Beispiel für das Zusammenlegen der Finanzbuchhaltung und Controlling ist das Sachkonto, welches nun Informationen der Finanzbuchhaltung und Controlling abbildet.

Über das Feld Sachkontoart wird festgelegt, ob ein Sachkonto auch Controlling relevante Informationen benötigt.

Sachkontoarten:

• Bestandskonto
• Nicht betriebliche Aufwendungen und Erträge
• Primärkosten oder Erlöse
• Sekundärkosten

Für die Finanzbuchhaltung „neu“ hinzugekommen sind die  Sachkontenarten  „Nicht betriebliche Aufwendungen und Erträge“ (Anderskosten) sowie die „Sekundärkosten“. Dieses bedeutet aber auch, dass die Sekundärkosten nun in der Bilanz mit auftauchen werden aber exclusiv im Controlling bebucht (bspw. im Rahmen von Verrechnungen wie Umlage oder Verteilung). Unter Anderskosten sind bspw. Zinsen zu verstehen, die eigentlich Kostencharakter haben, aber nicht in der Konzernkalkulation zu berücksichtigen sind. Es gibt keine Gültigkeitszeiträume für Kostenarten.

Bei den Sekundärkosten können auch die vertrauten Kostenartentypen (wie 21 Abrechnung intern, 42 Umlage oder 43 Verrechnung Leisutngen/Prozesse) hinterlegt werden.

Dies bedeutet, dass ein Sachkonto nun nur einmalig angelegt wird und nicht mehr zwei Objekte (Sachkonto und Kostenart) unabhängig voneinander angelegt werden müssen. Ferner werden nun auch alle Sachkonten als Einzelposten geführt, was auch für die Bestandskonten des Anlagevermögens gilt.



Die Konten können sowohl im GUI als auch unter FIORI gepflegt werden. Die Pflege im Bereich der CO Daten zum Sachkonto erfolgen auf Ebene des Kostenrechnungskreises. Im Hintergrund werden auch die „alten“ Stammdatentabellen (SKA1, SKB1, SKAT für FI und CSKA, CSKB und CSKU für CO) gepflegt.  Die Transaktionen zur Kostenartenpflege KA01 wird durch die FS00 abgelöst und auf diese umgeleitet.  Buchungen im CO haben auch Auswirkung auf Bilanz (Sekundärkostenarten).  CO und FI wachsen noch mehr zusammen da alle Kostenarten nun Konten werden und der Kontenrahmen entsprechend wächst. Die Trennung zwischen der Finanzbuchhaltung und Controlling wird durch ein Einkreissystem aufgehoben.

Auch wenn viele vertraute Funktionen, wie das Gemeinkostencontrolling auch unter SAP S/4 HANA erhalten bleibt, sollten sich Finanzbuchhaltung und Controlling ausführlicher mit ihrer gemeinsamen Zukunft auseinander setzen.



Hier kann ich die Weiterbildung "SAP S/4HANA Finance & Controlling - Online Training" für einen umfassenden Überblick über die Neuerungen im Bereich FI und CO empfehlen.

Buchungsperioden und Periodenabschluß

Eine weitere Änderung ist die Steuerung der Perioden bzw. der einzelnen Buchungszeiträume für die Perioden. In der Transaktion OB52 können hier insgesamt drei Zeiträume für einzelne Buchungsperioden und Jahre für die einzelnen Kontoarten festgelegt werden.

Unterschieden werden dabei:

• + alle Kontoarten
• A Anlagen
• D Debitoren
• K Kreditoren
• M Material
• S Sachkonten
• V Vertragskonten

Ferner können hier von Konto bis Konto einzeln definiert werden.

Die jeweiligen Buchungszeiträume haben dabei folgende Bedeutung:

1. Von Per.1 bis Per2. kann die aktuelle Buchunungsperiode geöffnet werden
2. Das zweite Intervall ermöglicht das Buchen in etwaige Vorperioden für Korrekturen
3. Das dritte Intervall ist nur für das Durchbuchen im Controlling gedacht, so dass auch nach Abschluss der Hauptbuchhaltung hier im Controlling der Periodenabschluss durchgeführt werden kann.

Im Ergebnis müssen also Buchungsperioden auch für die Sekundärkosten  (ggf. Buchungsperiodenzeitraum 3) geöffnet werden, sofern seitens der Finanzbuchhaltung die Perioden schon gesperrt sind.

Geschäftspartner / Business Partner

Mit dem Objekt Geschäftspartner werden Kreditoren, Debitoren zusammengelegt. Diese werden als Geschäftspartner abgebildet und ist verpflichtend mit SAP S/4. Die Einführung der Geschäftspartner kann aber auch schon als Customer Vendor Integration (CVI) unter SAP ERP erfolgen. Unter S/4 werden dei bekannten Transaktionen FK01 oder FD01 auf die zentrale Transaktion BP zur Pflege der Geschäftspartner "umgeleitet".

Dabei kann Geschäftspartner als Klammer um verschiedene Rollen betrachtet werden, mit der eine Beziehung abgebildet wird.

Die Geschäftspartner werden als Typen (Organisation, Person, Gruppe) unterschieden und enthalten zentrale Daten, die dann durch Geschäftspartner Rolle eine genauere Definition der eigentlichen Geschäftsbeziehung liefert. Beispiele für Geschäftspartnerollen sind:

• 000000 Geschäftspartner allgemein
• FLCU00 Debitor (FI)
• FLCU01 Kunde (SD)
• FLVN00 Kreditor (FI)
• FLVN01 Lieferant (MM)

Teilweise können die einzelnen Rollen, wie Lieferant oder Kunde die gleiche Bezeichnung haben (aber zum Beispiel in MM oder SD andere Daten erfordern). Um hier den Schlüssel und nicht nur die Bezeichnung angezeigt zu bekommen ist es sinnvoll im SAP GUI oder FIORI unter Optionen im Interaktionsdesign bei Visualisierung 1 die Option "Schlüssel in Dropdown-Listen anzeigen" und "In Dropdown-Listen nach Schlüssel sortieren" zu aktivieren.

Wie erwähnt kann durch die Customer Vendor Integration (CVI) bereits in ERP Geschäftspartner (Business Partner) aktiviert werden. Hier sollte sich dann auch entschieden werden, welche Nummernkreise für Geschäftspartner und Partnerrolle festgelegt werden soll. Bei einer Migration von Debitor und Kreditor zu Geschäftspartner sind hier folgende Herangehensweisen denkbar:

1. Geschäftspartner, Debitor und Kreditor haben dieselbe Nummer
2. Geschäftspartner und Debitor haben dieselbe Nummer
   Kreditor hat abweichende Nummer
3. Geschäftspartner und Kreditor haben dieselbe Nummer
   Debitor hat abweichende Nummer
4. Geschäftspartner, Debitor und Kreditor haben jeder eine eigene Nummer

Die Einführung kann schon unter ERP erfolgen. Entscheidend ist hier zu klären in welcher Form die CVI durchgeführt wird.  Der Geschäftspartner ist als obere Klammer zu den Partnerrollen zu sehen.  Ein Vorteil in der frühzeitigen Einführung sind Bereinigung von doppelten oder veralteten Kreditoren/Debitoren sowie einheitliche Kontaktdaten. Es können auch eigene Rollen definiert werden, so dass die Beziehungen der Uni nach außen entsprechend abgebildet werden können.

Gerade bei der Einführung ist das Buch »Praxishandbuch SAP-Geschäftspartner (Business Partner) – 2., erweiterte Auflage « empfehlenswert, da es auch auf die Einführung in ERP eingeht.
  Ich war schon von der ersten Auflage sehr angetan und kann es daher sowohl vor als auch nach einer Einführung von SAP S/4 empfehlen.

 

openSAP Kurs
Von openSAP wird ein fünfwöchiger Kurs "Gain Experience with Business Partner for SAP S/4HANA Conversion" ab den 29. September 2021 bis 4. November 2021 angeboten.

Der Schwerpunkt dieses Kurses ist die Vorstellung der Einführung des Geschäftspartner in SAP ERP vor einer Umstellung auf SAP S/4HANA.

Inhalt des Kurses sind:

Unit 1: Introduction to the course and our SAP Cloud Appliance Library solutions
Unit 2: Customer/vendor integration overview: phases and CVI cockpit
Unit 3: CVI preparation: master data consistency check – analysis and correction
Unit 4: CVI preparation: number ranges and business partner merging
Unit 5: CVI preparation: general customizing and customizing check
Unit 6: CVI preparation: mapping / BAdIs
Unit 7: CVI synchronization: CVI load tool
Unit 8: CVI post conversion: customizing
Unit 9: Additional information and recommendations

Gerade bei den Vorbereitungen in Richutng CVI (Customer Vendor Integration) dürfte dieses auch für Keyuser:innen in der Finanzbuchhaltung eine spannende Ergänzung zum empfohlnenen Buch sein.

OpenSAP bietet normalerweise sehr umfangreiche Onlinekurse an, wie auch im Artikel "Weiterbildung im SAP Umfeld durch Selbststudium mit MOOC openSAP vorgestellt, so dass diese Microlearning im Rahmen der SAP Summerschool einen schnellen Eindruck vermitteln können.

Gerade mit Blick auf die Vorarbeiten in Richtung S/4 HANA ist auch folgendes Buch eine Empfehlung. Robin Schneider beschreibt hier, relevant für die Umstellung von SAP ERP auf SAP S/4HANA, die Einführung sowohl der Funktionen als auch das Customizing der CVI im Zusammenspiel mit dem SAP-Geschäftspartner.Es werden die beiden grundsätzlichen Migrationsszenarien zur Umstellung auf SAP S/4HANA On-Premise: als Neueinrichtung (Greenfield) sowie der Konvertierung (Brownfield) beschrieben. Dabei betrachtet er die Customer-Vendor-Integration im Kontext von SAP ERP wie auch von SAP S/4HANA.


 
 

Planung unter S/4 mit FIORI

In vorherigen Release von S/4 sind  BPC (Business Planning and Consolidation) und SAC (SAP Analytics Cloud) oder Analysis for Office als Planungslösungen präferiert. Eine weitere Alternative ist BW/4HANA.

Es gab aber SAP Hinweise mit denen die bisherigen Planungstransaktionen KP06, KPF6 wieder reaktiviert wurden. Mittlerweile ist dieses bei allen SAP Systemen ab 1509 aktiviert, aber die Transaktionen tauchen nicht im SAP Menü auf.

In der "Kachelgruppe" Planung finden scih aber mittlerweile auch FIORI Apps wie "Finanzplandaten importieren" oder "Kostenstellen planen Auf Perioden".

Durch die APP Finanzplandaten importieren können CSV Vorlagen heruntergeladen und danach importiert werden.

Verfügbare Vorlagen sind unter anderen:

• Kostenstellenplanung
• Projektplanung (PS-Elemente)
• Profitcenter-Planung
• Funktionsbereichsplanung
• Marktsegementplanung
• Innenauftragsplanung
• Planung GuV-Rechnung
• Bilanzplanung
• Projektbudgetierung (PS-Elemente)
• Kostenstellenbudgetierung
• Public-Sector-Budgetierung

Beim Punkt Public-Sector-Budgetierung ist zu beachten dass nicht mehr die klassische Budgetierung sondern das Modul BCS vorher eingeführt werden muss. Im Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung" ist das "neue" Budgerverwaltungssystem oder Budget Controll System (BCS) etwas ausführlicher erläutert.

Mit der App "Kostenstellen auf Perioden planen" können für die jeweilige Kategorie (Plan01, Plan02) und das Jahr auf Ebene Kostenstelle, Konto und Periode Planwerte erfast werden. Als Orientierung wird vom selektierten Jahr die Werte des Vorjahres mit ausgegeben, so dass dieses als Orientierung genutzt werden kann.

Die Planwerte können dabei auf jede Ebene erfasst werden (Jahr, Kostenstelle, Konto) und werden passend aggregiert oder disaggregiert.

Insbesondere bei der Darstellung von Budgetzuweisungen (bisher als Planwerte in CO oder Budget in PSM-FM erfasst) stellt sich die Frage, wie mit der künftigen Planung verfahren werden soll.  Eine Entscheidung ist auch die Frage, ob das Modul PSM-FM (Haushaltsmanagement mit S/4HANA weiterbetrieben werden soll.

Grundsätzlich ist auch das Haushaltsmanagement in S/4HANA vorhanden. Allerdings ist vor einen Wechsel nach S/4 der Wechsel von der klassischen Budgetierung zum Budget Control System (BCS) erforderlich.   Das BCS berücksichtigt bei der Budgetierung nicht mehr die Hierarchie der Finanzstellen und der Finanzpositionen. Statt einer Finanzpositionhierarchie gibt es Budgetstrukturpläne, die bestimmte Stammdaten miteinander kombinieren und hier für Budget gebuchten  Finanzpositionen und Fonds (so auch der den Finanzstellen zugeordnete Fond ) einschränkt.

Berichtswesen

In der Kachelgruppe Reporting sind klassische Plan/Ist Vergleiche und Einzelpostenberichte vorhanden. Durch das Universal Journal können zu jedem Beleg auch eine Vielzahl weiterer Merkmale ergänzt werden. Neben den Einzelpostenberichten und Plan/Ist Vergleichen ist ein besonders Highlight die Ansicht von Buchungsbelegen als T-Konten.

Da ich immer neben embeded Analytics und FIORI Berichte auch gerne die klassischen Report Painter Berichte ansehe, hat mich auch eine weitere Neuigkeit positiv überrascht.

Es besteht die Möglichkeit auch unter S/4 eigene Berichte über Report Painter anzulegen. Hier kann als Berichtstabelle ACDOCT – die Summentabelle zum Universal Journal als Bibliothek für Report Painter anzulegen.

Ergebnis: Alle Merkmale, die die ACDOCT enthält, entsprechen nach dem ersten Eindruck der ACDOCA. Damit können Report Painter Berichte mit sämtliche Kennzahlen aus dem Finanzwesen umfassen - sämtliche FI und FI-AA-Merkmale, Kostenstellen, Innenaufträge, Projekte, Profitcenter, Funktionsbereiche  … . Absprung auf die Einzelposten ist nur mit FBL3H und FAGLL03H möglich. 

Es gibt den SAP Hinweis 2476144 - ACDOCP in Berichtstabelle ACDOCT verfügbar "Ab Release S/4 HANA OP1610 Support Package 3 ist die Tabelle ACDOCP für Reporting-Zwecke in der Berichtstabelle ACDOCT zur Verfügung gestellt worden. Somit können kundeneigene Report-Painter-/Writer-Berichte (Plan/Ist-Vergleiche) zur Berichtstabelle ACDOCT definiert werden."

Vielen Dank an dieser Stelle an FICO-Forum (Beitrag von Martin Munzel "Berichte mit Report Painter in SAP S/4HANA auf Basis von ACDOCT") sowie die Ergänzungen dazu.


Eigene Berichte können mit Embedded Analytics aufgebaut werden. Hier ist entsprechender Schulungsbedarf und Wissensaufbau notwendig.

 

openSAP Kurs
Von openSAP wird ein fünfwöchiger Kurs "SAP S/4HANA Embedded Analytics" ab den 7. September 2021 bis 20. Oktober 2021 angeboten.

Im Kurs werden die allgemeinen Konzepte, Strategien und Funktionen rund um Embedded Analytics erläutert. Darüber hinaus bietet der Kurs eine Einführung in eingebettete Vorhersagen und maschinelles Lernen sowie detaillierte Informationen über die Integration von SAP S/4HANA-Daten in SAP Analytics Cloud und SAP Data Warehouse. Besonders neugierig bin ich darauf, welche Auswertungsmöglichkeiten in S/4HANA auch ohne Cloudansatz vorhanden sind.

Inhalt des Kurses sind:

Week 1: Introduction, Overview, and Business User
Week 2: Analytics Extensibility and Analytics Specialist
Week 3: Predefined Analytics Content
Week 4: Embedded Predictive and Machine Learning
Week 5: Data Integration

OpenSAP bietet normalerweise sehr umfangreiche Onlinekurse an, wie auch im Artikel "Weiterbildung im SAP Umfeld durch Selbststudium mit MOOC openSAP vorgestellt, so dass diese Microlearning im Rahmen der SAP Summerschool einen schnellen Eindruck vermitteln können.

Gemeinkostencontrolling

Im aktuellen Buchprojekt beschäftige ich mich mit einigen Möglichkeiten des Gemeinkostencontrolling unter SAP S/4 HANA zur Verrechnung von Kosten. Diese wird im Modul CO abgebildet, landet aber auch auf Sachkonten. Die folgenden Auszüge stammen aus einem aktuellen Buchprojekt 2021 wobei ein Teil davon auch in der 2. Auflage zum Controlling unter ERP ausführlicher behandelt wurde.

Eine ausführliche Beschreibung ist unter Buchempfehlungen unter  Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen) zu finden.

  Paperback ISBN: 9783960120346

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Dabei gibt es nun auch im Fiori-Launchpad unterschiedliche Möglichkeiten der Gemeinkostenverrechnung in S/4. Die teilweise auch inhaltlich eine Verbesserung erhalten haben.

Durch die App "Manuelle Kostenverrechnungen erfassen" kann auch weiterhin eine manuelle Kostenverrechnung zwischen einzelnen Controllingobjekten (Kostenstelle, Innenauftrag, ...) erfolgen. Diese App ist als GUI/4 HTML umgesetzt und entspricht im Aufbau der SAP GUI Transaktion KB11N.

Ebenso können auch in der App "Direkte Leistungsverrechnungen erfassen" bzw. der Kachel "Verrechnungen von Leistungen erfassen" über eine GUI/4 HTML Transaktion (siehe Transaktionscode KB21N)  Leistungsmengen für Leistungsarten erfasst werden.

Im Artikel "Grundlagen: Wohin mit den Kosten? Leistungsverrechnung, Kostenverteilung und Kostenumlage im SAP CO-OM." sind diese Methoden etwas ausführlicher für ERP beschrieben worden.

Gerade was die Ermittlung von Plantarifen aus Plankosten und Planmenge anbelangt, lohnt sich hier noch einmal ein Auffrischen vorhandener Kenntnisse, so dass eben nicht nur manuell ein Preis gesetzt wird... auch wenn dieses bei politisch gesetzten Preisen, wie 5 Cent für eine Kopie, manchmal ebenfalls sinnvoll sein kann.

Universelle Verrechnung unter FIORI

Eine spannende Neuerung ist jedoch die Universelle Verrechnung in der die Umlage, Verteilung und Top-Down-Verteilung  sowohl im Ist als auch Plan für unterschiedliche Verrechnungskontexte (derzeit Kostenstelle, Margenanalyse und Profitcenter) zusammengefasst wurde und hier entsprechende Zyklen und Segmente gepflegt werden können. Hier hoffe ich auch darauf, dass der Verrechnungskontext auch noch um Innenaufträge erweitert wird.

Besonders beeindruckt bin ich hier auch von der späteren Analyse wie auch der Darstellung der Verrechnungsergebnisse in der zum Beispiel für eine Umlage der Kostenfluss grafisch dargestellt werden kann. Es gibt aber "noch" die bisherigen Umlagen und Verteilungen im SAP GUI, die Frage ist nur, ob die Weiterentwicklung nicht ebenfalls in Richtung neuer Apps geht.

Buchempfehlungen Finanzbuchhaltung

Insbesondere im Bereich S/4HANA für die Finanzbuchhaltung kann ich noch folgende Bücher zum Vertiefen empfehlen.

   
Sowie ein im Herbst 2021 vss. erscheinendes Buch

   

Migrationskonzept - Wechsel von ERP zu S/4HANA

Eine Kernfrage beim Wechsel von ERP zu S/4HANA ist auch welchen Migrationsansatz in Richtung S/4HANA angegangen werden soll.

Als Möglichkeiten sind hier:

• Brownfield (Update des bestehenden System)
• Greenfield (auf grüner Wiese, Einführung eines neuen System)
• Bluefield (Hybridansatz - Umzug der bisherigen Daten in ein neues System)

Die Mischform Bluefield oder Landscape Transformation dürfte wohl die Bedürfnisse beider erstgenannten Funktionen umsetzen.

Gemeinsam mit einer Kollegin haben wir die einzelnen Vorteile und Nachteile des jeweiligen Transformationsansatz zusammengefasst:

Greenfield: neue Implemtierung auf der grünen Wiese:

• Vorteil:
  Neue Geschäftsprozesse, neue Stammdatenkonzepte möglich
• Nachteil:
  umfangreicher Projektumfang, Umstellung nur zum Jahreswechsel sinnvoll und hoher Entwicklungsaufwand für Migrationskonzepte und Programme zur Datenmigration (auch wenn hier LTMC und LTMOM hilfreich sind)

Brownfield-Ansatz: Konvertierung des bestehenden SAP System:

• Vorteil:
  Stammdaten, Geschäftsprozesse bleiben erhalten,
  Umstellung ist auch unterjährig möglich,
  Eine schnelle relativ aufwandsarme Umstellung ist möglich.
• Nachteil:
  Es sind viele Vorprojekte, wie Einführung BCS, Geschäftspartner oder neues Hauptbuch erforderlich

Landscape Transformation (Landschaftskonsolidierung)
Hier werden die einzelnen Vorteile miteinander kombiniert, so dass auch die Geschäftsprozesse und Stammdaten übernommen werden können oder teilweise auch neue Konzepte durch Überschreibung bestehender Stammdaten erfolgen können.

Wichtig dabei ist, dass auch hier eine Softwarelösung die von Wirtscahftsprüfern und entsprechenden Audits vorhanden ist und natürlich sind auch passende Lizenzkosten zu beachten.

Wie 2019 im Artikel "Änderungen und Nacharbeiten nach Einspielung SAP ERP 6.0 Enhancement Package 8 (EHP 8) insbesondere im CO" erwähnt sollte auch die technische Seite berücksichtigt werden. Neben der Umstellung auf Unicode und der Einspielung von EHP 8 sind auch Fragen wie die Archivierung von Altdaten und die Einführung des neuen Hauptbuches oder auch des neuen Material Ledger zu beachten.

So ganz ohne Vorprojekte dürfte kein Migrationsansatz funktionieren.

Fazit

Gerade die Weiterentwicklung von gewohnten Anwendungen, wie die Kostenumlage oder Kostenverrechnung, und die umfangreicheren Möglichkeiten im Bereich Berichtswesen überzeugt mich vom Wechsel in Richtung S/4HANA und macht neugierig auf ein Konzept zur Arbeit mit FIORI für Infouser und die Frage, wie künftig die Arbeit von Keyuserinnen und Keyuser in den einezlnen Modulen gestaltet wird.

Von daher ist auch das Thema Weiterentwicklung und Weiterbildung ein Thema, dass konstant angegangen werden sollte.



Onlinezugriff auf alle Medien

SAP Weiterbildung & Online Training

Beruhigend  ist allerdings, dass viele gewohnten Funktionen auch unter S/4 noch vorhanden sind und gerade der Wechsel nicht nur rein technisch sondern auch eine Chance ist um bisherige Geschäftsprozesse zu hinterfragen und hier auch Daten zu bereinigen.

Im Artikel "Betriebswirtschaftliche Vorgänge und Systemstatus CO-OM Innenauftrag - Plankosten auf ABGS oder TABG CO Innenauftrag zulassen"  bin ich darauf eingegangen, dass der Status ABGS (Abgeschlossen) oder TABG (technsich abgeschlossen) so angepasst werden kann, dass Ist-Belege trotz Status ABGS oder auch Planbelege trotz Status TABG gebucht werden können.

Zur Erinnerung: Betriebswirtschaftliche Vorgänge bei CO-Objekt Innenauftrag und Kostenstelle

Je nach Status sind unterschiedliche betriebswirtschaftliche Vorgänge für das CO Objekt möglich. Dabei gibt es vier Status, die im SAP Standard vorhanden sind:

• ERÖFFNET
  Auftrag ist angelegt, keine Istbuchungen
• FREIGEGEBEN
  Fast alle betriebswirschaftlichen Vorgänge möglich
• TECHNISCH ABGSCHLOSSEN
  Keine Planänderungen mehr möglich, aber Istbuchungen sind weiterhin möglich
• ABGESCHLOSSEN
  Keine kostenrelevante betriebswirtschaftliche Vorgänge möglich

Zwischen den einzelnen Status eines Innenauftrages kann in der Transaktion KO02 in der Registerkarte Steuerung im Feld Systemstatus gewechselt werden. Über die Schaltfläche "Erlaubte Vorgänge.." sind auch die betriebswirtschaftlichen Vorgänge aufgeführt die im jeweiligen Status erlaubt sind.

Ebenso kann aber auch die Kostenstelle eingeschränkt werden. In der Stammdatenpflege KS02 für Kostenstellen pflegen ist es in der Registerkarte Steuerung mehrere Sperren zu setzen. Dieses sind im einzelnen:

• Primärkosten Ist
• Sekundärkosten Ist
• Erlöse Ist
• Primärkosten Plan
• Sekundärkosten Plan
• Erlöse Plan
• Obligofortschreibung

Hier kann also sehr differenziert für Ist und Plan eine Sperre gesetzt werden.

Selektionsvariante "gesperrte" Innenaufträge und Kostenstellen

Neben der Nutzung eines Statusselektionsschemata (siehe Artikel "Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge")  um gesperrte (Systemstatus SPERR) Innenaufträge auszuwerten ist dieses mit interaktiven Stammdatengruppen für die oben erwähnten Systemstatus und Sperrkennzeichen etwas einfacher.

Über die Transaktion KOK5 kann eine Selektionsvariante für Innenaufträge angelegt werden.
Hier kann die Auftragsphase im Abschnitt STATUS  die entsprechende Phase (in unseren Fall Technisch abgeschlossen oder Abgeschlossen gewählt werden.
 

Status TABGL und AfA Buchung

Der Status TABGL (Technisch abgeschlossen) bei Innenaufträgen kann unter anderen dann hilfreich sein, wenn auf eigentlich abgeschlossenen Projekten noch Anlagen abgeschrieben werden sollen (AfA Lauf). Dies kann dann sinnvoll sein, wenn nicht die AfA gegen Planwerte oder Budget läuft, sondern die gesamten Anschaffungs- und Herstellkosten (AHK) zum Zeitpunkt der Investitionen (Zahlungssicht) was im Bereich der öffentlichen Verwaltung doch vorkommt.

Plankosten und Istkosten Sperre für Kostenstellen

Sollten für die Kostenstellen die Plankosten bei gesperrten Kostenstellen zugelassen werden (also die Sperre für Primärkosten Plan und Sekundärkosten Plan aufgehoben werden) können diese Objekte über eine Selektionsvariante mit der Transaktion KS13 ausgewertet werden. In Abschnitt Kennzeichen kann für Primärkosten Ist mit X = Ja die Kostenstellen selektiert werden, die eigentlich gesperrt sein sollen und nur kurzfristig für die Planung noch einmal geöffnet werden.

Das Spannende an den Selektionsvarianten ist, dass sie statt einer Kostenstellen- oder Innenauftragsgruppe über F4 (Gruppenauswahl) und die Markierung "Mit Selektionsvarianten" ausgewählt werden können.

Auswertung Kostenstellen und Innenaufträge mit Report Painter

Neben den beiden Berichten "Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung" (Transaktion S_ALR_87013611) oder "Auftrag: Ist/Plan/Abweichung" (Transaktion S_ALR_87012993) ist es auch möglich einen Report Painter Bericht anzulegen und hier für die Monate in denen die Kostenstellen und/oder Innenaufträge kurzfristig Plan oder auch Ist Buchungen zulassen eine Auswertung anzulegen.

Im Artikel "Report Painter Bericht für Obligo auf CO-Objekten mit interaktive Stammdatengruppen" und "Grundlagen: Set-Variablen im Report Painter / Report Writer am Beispiel Kostenstellengruppe und Innenauftragsgruppe" habe ich einige dieser Berichtsansätze beschrieben.

In den Zeilen können die selektierten Einzelwerte der Kostenstellen und Innenaufträge ausgegeben werden und in der Spalte jeweils Ist, Plan und Obligo je nachdem welche Vorgänge hier erlaubt worden sind. Ferner kann auch eine Selektion per Periode sinnvoll sein, um aktuelle Buchungen zu identifizieren.

Kurztext mit # als gesperrt - Maskierungskennzeichen #, + und *

Eine weitere Anpassung kann es auch sein im Kurztext der CO Objekte ein # an erster Stelle zu führen, sodass durch dieses Zeichen gesperrte Objekte gekennzeichnet werden. Hier ist darauf zu achten, dass innerhalb SAP das Zeichen # als Fluchtkennzeichen angesehen wird.

Das Fluchtzeichen oder Escapezeichen # wird bei Selektionen in SAP verwendet, um nach Sonderzeichen zu suchen. Um nun eine Suche über Kurztexte mit beginnenden # zu suchen, muss dafür ##* als Suchkriterium verwendet werden.

Bei der Suche können folgende Maskierungszeichen verwendet werden:

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Massenstammdatenpflege von CO Objekten per LSMW, eCATT oder LTMC in SAP

Eine nachträgliche Pflege von gesperrten Objekten ist per LSMW, eCatt oder unter S/4HANA auch per LTMC möglich.



Im Buch »SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen auch in Richtung einer Datenmigration nach SAP S/4 HANA oder zur Massenpflege von Stammdaten unter SAP ERP mit LSMW und eCatt.


Daneben habe ich im Artikel "Massenstammdatenpflege mit LSMW oder SECATT dank Transaktionsaufzeichnung - Handbuch erweiterte computergestützte Test-Tool (eCATT) und LSMW" die Möglichkeiten mit LSMW oder eCATT unter SAP ERP beschrieben.

Im Hochschulumfeld kann ich daher das Buch sowohl für SAP ERP als auch S/4HANA empfehlen und glaube, dass die Massenstammdatenpflege auch unter ERP zur Stammdatenpflege im Controlling oder auch in anderen SAP Modulen hilfreich ist.

Im Artikel "Darstellung einzelner Projektphasen von der Freigabe bis zum Abschluss eines Innenauftrags anhand einer Query mit Ausgabe GESPERRT aber auch Abschlussdatum" bin ich auf die unterschiedlichen Status oder Statusse eines CO Innenauftrag eingegangen.

Systemstatus als Lebenszyklus eines CO-OM Innenauftrag

Der Systemstatus bildet dabei den Lebenszyklus eines Innenauftrages von der Eröffnung bis zum Abschluss eines Auftrags/Projektes dar. Dabei sind je nach Status unterschiedliche betriebswirtschaftliche Vorgänge für einen Systemstatus gestattet.

Dabei gibt es vier Status, die im SAP Standard vorhanden sind:

• Eröffnet (Tabellenfeld AUFK-PHAS0)
  Hier ist der Auftrag angelegt, aber es können noch keine Istbuchungen durchgeführt werden.
• Freigegeben (Tabellenfeld AUFK-PHAS1  Freigabedatum AUFK-IDAT1)
  Hier sind fast alle betriebswirtschaftlichen Vorgänge erlaubt
• Technisch abgeschlossen (Tabellenfeld AUFK-PHAS2  Freigabedatum AUFK-IDAT2) TABGL entspricht Systemstatus I0045 TABG
  Hier könenn keine Planänderungen mehr vorgenommen werden aber Istbuchungen sind noch möglich
• Abgeschlossen (Tabellenfeld AUFK-PHAS3  Freigabedatum AUFK-IDAT3) entspricht Systemstatus I0046 Abgeschlossen
  In diesem Status sind keine kostenrelevante betriebswirtschaftlichen Vorgänge mehr erlaubt

Den Lebenszyklus eines Innenauftrages ist in folgender Abbildung in unserem Buch Schnelleinstieg ins SAP Controlling vorgestellt worden.


Einzelne Status eines CO Innenauftrags (Lebensweg eines Innenauftrag)
Spannend dabei ist, dass dieser Lebensweg nicht nur in einer Richtung, sondern auch wieder auf die jeweilige vorherige Stufe (Status) zurück gelebt werden kann.

Eine ausführliche Beschreibung zum Thema CO Innenauftragsrechnung  ist unter Buchempfehlungen unter  Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen) zu finden.

  Paperback ISBN: 9783960120346

Für 29,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120346
 
 

Anwenderstatus

Neben den vom SAP System vorhandenen vorgegebenen Status inklusive der entsprechenden Zuordnungen können im Customizing aber auch eigene "Anwenderstatus" festgelegt werden, die über ein Statusschema auch eigene Anwenderstatus festlegen, die hier ebenfalls einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge festlegen und eine Vorgangssteuerung je Statusschema zuordnen.
Hierbei finden Sie die einzelnen Funktionen im Customizing (Transaktion SPRO) unter

• Controlling
• Innenaufträge
• Auftragsstammdaten
• Statusverwaltung
• Statusschemata definieren (Transaktion OK02)

Hier sind die einzelnen Status in einer Reihenfolge festgelegt, sodass in der Stammdatenverwaltung hier auch zwischen den einzelnen Status hin und her geschaltet werden kann. Über SPRINGEN->VORGANGSSTEUERUNG können nun einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge hinterlegt werden.

In der Definition der Auftragsart (Transaktion KOT2_OPA) kann nun das Statusschema hinterlegt werden. Jeder diese Statusschemata ist dann entsprechenden Objekten so zum Beispiel "Innenauftrag" zugeordnet.

Selbst angelegte Anwenderstatus werden jedoch nicht wie im Artikel "" beschrieben in der Tabelle  JEST (siehe Artikel "Änderungsbelege zu Systemstatus (JEST) bei Innenaufträgen per Query auswerten" oder "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag" sondern in der Tabelle TJ30 "Anwenderstatus" hinterlegt.

Sollten Sie eigene Anwenderstatus definieren wollen, kann es hilfreich sein sich vorab darüber klar zu werden, welche einzelne betriebswirtschaftlichen Vorgänge beim jeweiligen Status erlaubt bzw. unterbunden werden sollen. Ferner ist ein wesentlicher Punkt auch eine entsprechende Prozessdokumentation und vor allem auch Durchführung eines entsprechenden Ablaufplanes für die einzelnen Phasen eines Projektes welches als Innenauftrag abgebildet wird.

Zusammenhang betriebswirtschaftlicher Vorgang (VRGNG) und Status

Wie bereits erwähnt können zwischen den einzelnen Status innerhalb der Stammdaten von CO Innenaufträgen über die Transaktion KO02 in der Registerkarte Status der Systemstatus und die entsprechenden erlaubte Vorgänge eingesehen und über die Pfeiltasten beim Systemstatus der entsprechende Status gewechselt werden.

Alternativ kann in der Transaktion KO02 über

• (Mehr)
• Bearbeiten
• Anwenderstatus
  • ein gepflegter Anwenderstatus für das CO Objekt (Innenauftrag)
• gesetzt werden oder per
  • Freigabe zurücknehmen (nachdem der Auftrag angelegt wurde)
  • Freigeben
  • Techn. abschließen
  • Abschließen
• ein entsprechender Status gesetzt werden oder
  • Sperre (Setzen) das Objekt gesperrt werden
  • Löschvormerkung (Setzen) der Auftrag zur Löschung vorgemerkt sein.

Insgesamt sind dieses die vorgegebenen Varianten zum Systemstatus, wobei der Anwenderstatus, wie im oberen Absatz beschrieben selbst gepflegt werden kann bzw. hier entsprechende betriebswirtschaftliche Vorgänge hinterlegt werden.

Für den aktiven (gepflegten) Innenauftrag in der Transaktion KO02 kann über

• (Mehr)
• Zusätze
• Erlaubte Vorgänge (UMSCH + F7)

eine Liste der erlaubten Voränge zu den aktuellen Systemstatus aufgerufen werden.

Dazu zählen auch die betriebswirtschaftlichen Vorgänge

• KEP Planeinzelposten schreiben
• KOAP Abrechnung Plan
• KOAS Belastung aus Abrechnung Plan
• RKP1 Planung Primärkosten
• RKP3 Palnung Sekundärkosten
• RKP4 Planung Statist. Kennzahlen

und weitere Vorgänge.

Je weiter der Status fortgeschritten ist, umso weniger VRGNG (Vorgänge) sind am Ende noch gestattet.

So könnte zum Beispiel im Status ABGS (Abgeschlossen) folgende Vorgänge noch erlaubt sein:

• BLOC Sperren
• BAB technisch abschließen
• KBFC Verfügbarkeitskontrolle
• LVMS Löschvormerkung setzen

Besonders interessant ist dabei, dass jeder Status zu setzen ebenfalls wieder ein eigener Status ist.

Im Beispiel wäre vor dem Status ABGS abgeschlossen der Status TABG technisch abgeschlossen zu setzen und entsprechend sind auch die anderen Systemstatus aufeinander aufbauend, wie weiter oben am Lebenslauf eines Auftrags zu sehen ist.

Pflege der Zuordnung von Systemstatus und betriebswirtschaftlichen Vorgang

Über die Transaktion BS22 Systemstatus pflegen oder den dahinter liegenden ABAP Report SAPMBSVB können die einzelnen betriebswirtschaftlichen Vorgänge je Systemstatus gepflegt werden. Dieses sind alle im Paket DSV in der Verantwortung von SAP gepflegt, sodass bei einer Änderung hier darauf geachtet werden muss, dass im Rahmen eines Supportpackage diese Änderung nicht überschrieben wird.

Anhand der Transaktion BS23 Systemstatus anzeigen kann sich im Vorfeld die Einträge erst einmal angezeigt werden.

Die einzelnen betriebswirtschaftlichen Vorgänge können über die Transaktion BS33 Vorgänge anzeigen und BS32 Vorgänge pflegen ebenfalls näher betrachtet werden.

In unseren Fall soll, nach einer erfolgreichen Plankopie der Innenaufträge, auf bereits abgeschlossenen Innenaufträgen noch Planabrechnung und Planumlage für eine Planrechnung durchgeführt werden.

Bisher musste dafür nach der erfolgreichen "Plankopie der Innenaufträge" per Massenpflege die relevanten Innenaufträge entsperrt werden, sodass hier eine Buchung möglich ist. Danach musste per Query wieder festgelegt werden, welche dieser Innenaufträge danach wieder abgeschlossen werden müssen.

Hilfreich war es hier per KOK5 sich eine Liste der relevanten später wieder zu ändernden Innenaufträge, wie im Artikel "Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge" beschrieben abzuspeichern.

Da diese Änderungen immer wieder erfolgen und auch fehleranfällig sein können, insbesondere wenn die Daten an ein anderes System übertragen werden und dort als nicht abgeschlossen geführt werden, kam die Überlegung auf, ob nicht auch bei abgeschlossenen Projekten Planbelege zugelassen werden können.

Damit wären auch Auswertungen wie "Änderungsbelege zu CDHDR und CDPOST für SAP Objekte wie Stammdaten im Rechnungswesen (Report/Transaktionscode RSSCD100)" nicht mehr erforderlich.

Pflege Betriebswirtschaftlicher Vorgänge für Systemstatus I0046 Abgeschlossen (ABGS) oder I0045 Technisch abgeschlossen (TABG)

Nach Aufruf der Transaktion BS22 erhalten wir eine Übersicht aller im System vorhandener Systemstatus.

Hier kann auf den Eintrag I0046 ABGS abgeschlossen oder I0043 SPER Gesperrt  oder I0045 TABG Technisch abgschlossen  (ggf. muss hier in der Liste etwas geblättert werden) auch  per

• (Mehr)
• Springen
• Vorgangssteuerung

zum jeweiligen Status die einzelnen Betriebswirtschaftlichen Vorgänge per Kennzeichen zwischen folgenden Optionen gewechselt werden.

• Kein Einf
  "Kennzeichen: Vorgang wird nicht beeinflusst"
  Damit hat der Systemstatus keinen Einfluss auf diesen Vorgang
• Erlaubt
  Damit darf dieser Vorgang ausgeführt werden, wenn dieser Status gesetzt ist
• Warnung
  Hier erfolgt eine Warnmeldung, wenn dieser Vorgang durch einen Anwender ausgeführt wird (gelbe Meldung), aber der Vorgang ist weiterhin möglich
• Verboten
  Sofern der Status gesetzt ist, wird auch dieser Vorgang direkt unterbunden (rote Fehlermeldung).

Hier kann also für einzelne Vorgänge (wie oben aufgeführt) zum Beispiel von Verboten auf Warnmeldung für den Vorgang KOAP Abrechnung Plan gesetzt werden.

TR852 Hinweismeldung auf Änderung im Namensraum
Dieses ist allerdings eine Änderung im SAP Namensraum, so dass hier das entsprechende Objekt (Status des Innenauftrages) auch einen entsprechenden Hinweis (Meldungsnummer "TR852 - Führen Sie nur dringende Reparaturen in fremden Namensräumen durch") ausgegeben wird, dass dieses für drigenende Reparaturen und nach Rücksprache oder auf Anweisung des Namensraum inahber (SAP oder Software-Hersteller) erfolgen sollte.

Die hinter dieser Änderung liegenden Tabellen wird von SAP oder den Namensrauminhabender (Softwarehersteller) gepflegt. Eine Änderung ist als Modifikation zu betrachten und muss nach jedem update kontrolliert werden. Es sollte hier also bewust zwischen der BS22  als Modifikation oder der Nutzung eines Anwenderstatus entschieden werden. Der Anwenderstatus muss bewust gesetzt werden (vergleichbar zu SPERR) und wird nicht in der Tabelle AUFK festgeschrieben.
 

Fazit

Auch wenn durch die Anpassung der Systemstatus und Zuordnung von Vorgängen hier nun eine Planung auf eigentlich abgeschlossenen Projekten / Innenaufträgen erlaubt ist stellt sich die Frage, ob diese Abweichung vom Standard auch sinnvoll ist.


Gerade, wenn eine Planwerterfassung sei es zur Planung oder zu Abbildung von CO Budget vorhanden ist öffnet dieses die Möglichkeiten für etwaige Abweichungen.


Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf das Thema Berichtswesen im Controlling eingegangen und habe hier auch das Thema CO Budgetierung über Planwerte beschrieben.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesens mit SAP nicht nur für CO im Buch.

Eine solche Anpassung sollte daher nicht nur im Controlling sondern auch im Berichtswesen besprochen und untereinander kommuniziert werden. Daneben ist natürlich auch darauf zu achten, dass nach einem Supportpackage Update auch diese Einstellung kontrolliert werden sollte.

Sinnvollerweise gehört dieses dann auch mit auf der Testfallliste, so dass etwaige Abweichungen, wie im Artikel "Änderungen und Nacharbeiten nach Einspielung SAP ERP 6.0 Enhancement Package 8 (EHP 8) insbesondere im CO" direkt auffallen.


Sinnvoll kann es hier sein den Status TABG für technisch abgeschlossen zu ändern, dass hier Planwerte gebucht werden können, so dass anhand des Status und der AUFK ersichtlich ist, dass das Projekt abgeschlossen ist aber sowohl Ist als auch Planwerte noch buchbar sind.

Im Artikel "Redesign Report Painter Berichte im Rahmen der Hochschulfinanzstatistik hier: Merkmal sowohl in Spalte als auch Zeile ausweisen" bin ich etwas ausführlicher auf die Möglichkeiten der Überarbeitung von Berichten eingegangen.

Noch kurz zum Hintergrund der Hochschulfinanzstatistik:
Für das Controlling und Berichtswesen werden an Destatis Daten zu einzelne Lehr- und Forschungsbereiche (dreistellige Fächergruppenschlüssel) als Zwischensumme die übergeordnete zweistellige Fächergruppe ausgewertet.

Von der Gliederung her sind die Fächergruppen, Lehr- und Forschungsbereiche und Fachgebiete einer Hochschule wie folgt aufgeteilt:

• NN - Systematik der Fächergruppe
  • NNN Systematik des Lehr und Forschungsbereiches
    • NNNN Fachgebiet

Dabei bauen die einzelnen Schlüssel aufeinander auf bzw. Gliedern die einzelnen Bereiche einer Hochschule.

Neben den einzelnen Lehr- und Forschungsbereichen (LFB) ist auch eine Gesamtsumme aller Bereiche zu berichten. Dazu kann eine Summe über alle LFB (Fächergruppen) gemeldet werden.

Hierzu ist innerhalb eines Report Painter Berichtes über die Profitcenterrechnung (EC-PCA) eine Auswertung über einzelne Gruppen (Sets) erfolgt und auch eine Summe über die einzelnen zweistelligen Fächergruppen erstellt worden. Dabei sollen auch nur Ganzzahlen ausgewiesen werden, was mit der Formel TRUNC im Artikel "Reportwriter Funktionsformeln" aus 2008 beschrieben wurde.

In der Finanzstatistik sind allerdings diese Zwischensummen nicht mehr erforderlich, sodass an dieser Stelle nur eine Gesamtsumme über alle Lehr- und Forschungsbereiche erhoben werden sollen.

Report Painter Fehler "Eine Formel konnte wegen zu großer Länge nicht konvertiert werden (G1005)"

Entsprechend habe ich die einzelnen Zwischenergebnisse gelöscht und eine Gesamtsumme als Formel erfasst. Nach Ausführung beziehungsweise Prüfung des Berichtes kam es aber zur folgenden Fehlermeldung: "Eine Formel konnte wegen zu großer Länge nicht konvertiert werden."  (Meldungsnummer G1005) .


Technischer Hintergrund dazu ist, dass die Formeln in ein internes Format umgewandelt werden. Statt der im Bericht als Formel Y001 + Y002 (für Zeile 1 + Zeile 2) wird ein längeres internes Format für einen Bericht verwendet.

Dieses ist ganz praktisch an einer Exportdatei (Transaktion GR37) zu sehen.

Export von Report Painter Berichten per Dateisystem

Im Artikel "Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren" ist der Export von Berichten ausführlciher beschrieben.

Hier habe ich zwei Sets (Kostenstellengruppen) als Zeilen hinterlegt und im Report Painter (Transaktion GRR1 / GRR2) als Formel eine Summe gebildet.

Die dritte Zeile ist eine Formel in der Form Y001 + Y002.

Wenn ich mir nun den Export anschaue, ist diese wie folgt umgewandelt:

• Z100030000                    0001  Z100010000 + Z100020000

Dabei ist jeder Bezug mit etwa 10 Zeichen als interner Wert gespeichert. Insgesamt kann eine Formel aber nur 240 Zeichen in der konvertierten Form umfassen.

Beim Ausführen eines Berichtes oder Prüfen wird die Formel auf das interne Format umgewandelt. Dabei zählen nun die internen Formate der Formelelemente aber auch die Operatoren oder Funktionen ebenfalls dazu, sodass bei > 20 Elementen durchaus auch bei einer reinen Summe die Fehlermeldung G1005 ausgegeben wird.

Entsprechend sollte schon vorab lange Formeln in Teilformeln aufgeteilt werden und die Teilformeln ausgeblendet werden. Hier ist es allerdings wichtig, diese Elemente zu dokumentieren, da andernfalls bei der Anpassung eines Berichtes mit neuen Elementen auch bei den ausgeblendeten Zwischenformeln eine entsprechende Anpassung vorgenommen werden muss.

Ausblenden von einzelnen Spalten und Zeilen in Report Painter

Wie ausgeblendete Elemente, ob nun Zeilen oder Spalten, in Report Painter genutzt werden können, mag ich kurz noch erwähnen.

Über

• (Mehr)
• Bearbeiten
• Zeilen / Spalten
• Ausblenden

können einzelne Zeilen und Spalten direkt im Bericht ausgeblendet werden aber weiterhin in Formeln darauf Bezug genommen werden.

Wie flexibel dabei Formeln in Report Painter genutzt werden können, ist auch im Artikel "Grundlagen: Formeln im Report Painter und Report Writer mit Bezug auf Spalten, Zeilen und Kombination aus beiden Zellen oder XYZ Beziehungen" der eigentlich ein Grund war den bestehenden Bericht erneut anzupassen.


Das Bearbeiten von ausgeblendeten Elementen (Zeilen und Spalten) ist im Menü unter

• (Mehr)
• Bearbeiten
• Zeilen / Spalten
• Ausgeblendete Zeilen / Spalten
  per
  • Ändern
    oder
  • Einblenden
    möglich.

Dies ist besonders praktisch um entsprechende Zwischensummen auch im Nachhinein noch einmal anzupassen.
 

Fazit

Damit kann relativ flexibel auch komplexere Berechnungen mit Report Painter durchgeführt werden. Ein entsprechendes Berichtswesen auf Ebene der im Fachbereich vorhandenen Lehr- und Forschungsbereiche ist auch im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" angesprochen worden. Sofern es um verwendbare Kennzahlen geht, die nicht nur im Hochschulbereich Anwendung finden, kann auch ein Blick auf monetäre und nicht monetäre Kennzahlen im Artikel "Statistische Kennzahlen für Verrechnung in SAP - Umlage und Verteilung nicht nur im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen" ein Thema sein.

Gerade in diesem Zusammenhang ist ein flexibles Berichtswesen nicht für externe, sondern auch interne Berichtsanforderungen sehr hilfreich.
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Die Grundeinstellungen zur Obligoverwaltung im Modul CO habe ich im Artikel "Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query" beschrieben.

Ausgangslage
Nun gab es aber eine Rückfrage bzgl. der Darstellung eines Obligo aus einer Bestellung mit Lieferdatum in der Zukunft aber Belegdatum in der aktuellen Periode. Im Rahmen des Berichtswesens wurde im CO das Obligo erst in der Periode des zukünftigen Lieferdatums und im Haushaltsmanagement (Öffentliche Verwaltung PSM-FM; Public Secotr Management - Fundsmanagement)  in der Periode das Belegdatum ausgewiesen.

Problem: Abweichende Darstellung Bestellobligo
Wird nun im Berichtswesen immer zur aktuellen Periode ausgewertet, würden bei einer Gegenüberstellung von Plan/Budgetwerten hier nicht die zukünftigen Verpflichtungen mit berücksichtigt werden, sodass hier mehr Mittel als verfügbar angesehen werden, während im PSM-FM die Verpflichtung auch schon in der Periode des Belegdatums ersichtlich sind.

Datum Bestellobligo im Modul Controlling - CO

Die Berechnung des Obligo erfolgt im Modul Controlling anhand des Lieferdatums und lässt sich nicht im Customizing ändern. Der Aufbau eines Bestellobligo im Controlling als offener Bestellwert aus folgenden Daten ab:

• Wert der Bestellung
• Liefertermin
• Kontierung

Wichtig ist daher, dass zum Liefertermin auch die Kontierung (Kostenart) gültig ist und die Obligoverwaltung in den einzelnen Komponenten Kostenstellenrechnung und Innenauftragsrechung aktiviert ist.

Korrektur fehlerhaftes Obligo in CO

Im Zusammenhang mit Kostenstellen sollte ferner darauf geachtet werden, dass im Abschnitt Steuerung in den Stammdaten der Kostenstelle keine Sperre für das Feld Obligofortschreibung gesetzt ist, andernfalls kann kein Obligo auf der Kostenstelle bspw. aus Bestellungen geschrieben werden. Die Verpflichtungen als Obligo können bspw. aus Bestellobligo (als Abnahmeverpflichtung aus Bestellungen), Auftragsobligo (Lieferverpflichtungen aus bestätigen Aufträgen) oder Wechselobligo (Wechselverpflichtungen bei einer Bank) entstehen.

Sollte eine entsprechende Sperre gesetzt sein und so fehlerhafte Obligowerte korrigiert werden müssen, kann per SA38 das ABAP Programm RKANBU01 - Übernahme Bestellanforderungs- und Bestellobligo zur Korrektur aufgerufen werden. Beim Aufruf des Programms können einzelnen Kontierungsobjekte (Kostenstelle, Innenauftrag, ...) selektiert werden und die Korrektur entsprechend aufgerufen werden.

Zum Auswerten der Summen je Kostenart von Obligo kann neben den vorhandenen Berichten in SAP wie Kostenstellen/Auftrag: Ist/Plan/Obligo (Transaktion S_ALR_87013620 / S_ALR_87012999) oder Kostenstellen Einzelposten Obligo (KSB2 / KOB2 ) auch ein gemeinsamer Report Painter Bericht wie unter "Report Painter Bericht für Obligo auf CO-Objekten mit interaktive Stammdatengruppen" beschrieben verwendet werden.
 

Customizing Fortschreibungsdatum Bestellobligo für PSM-FM

Davon abweichend kann im Haushaltsmanagement im Customizing eine andere Darstellung gewählt werden.

Im Customizing (Transaktion SPRO) kann über

• Public Sector Management
• Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
• Ist- und Obligofortschreibung/Integration
• Allgemeine Einstellungen
• Finanzkreis Fortschreibungsprofil zuordnen

den jeweiligen Finanzkreis ein Fortschreibungsprofil zugeordnet werden.

Das Fortschreibungsprofil umfasst Parameter zur Steuerung der Obligo und Ist Daten im Haushaltsmanagenet. Innerhalb des Fortschreibungsprofils kann unter anderen festgelegt werden, welches Datum vom Beleg (zum Beispiel bei Bestellungen, Rechnungen oder Zahlungen) zur Zuordnung einer Persiode für Obligo und Ist im Haushaltsmanagement ausgewiesen werden soll. Als Fortschreibungsperiode kann dabei entweder das Buchungs-/Belegdatum oder aber das Fälligkeitsdatum sein.

Im Standard hat SAP hier unter anderen zwei Fortschreibungsprofile mit ausgeliefert:

• 000100 Fortschreibung auf Zahlungsbasis mit Fälligkeitsdatum
• 000101 Fortschreibung auf Zahlungsbasis mit Buchungsdatum
  Rechnungen können durch den Obligo-Vortrag ins neue Geschäftsjahr übertragen werden
• ...

Das Fälligkeitsdatum (siehe Fortschreibungsprofil 000100) wird dabei wie folgt abgeleitet:

• Bestellungen: anhand des Leiferdatum und den Zahlungsbedingungen
• Rechnungen: auf Basis des Zahlungsfristenbasisdatum und Zahlungsbedingungen
• Kreditorische Gutschriften: Zahlungsfristeenbasisdatum ohne Zahlungsbedingungen
• Zahlung: Ausgleichsdatum der Rechnung (dürfte Buchungsdatum der Zahlung sein)

Im Gegensatz zum Forschreibungsprofil 000101 im Haushaltsmanagement leitet sich, wie erwähnt, im CO das Datum des Obligo-Beleg vom Fälligkeitsdatum beziehungsweise Lieferdatum her ab.

Auch wenn das Fortschreibungsprofil entsprechend ewählt ist, kann im Customizing eine abweichende Einstellung für Bestellobligo genutzt werden.

Dieses ist im Customizing (SPRO) unter

• Public Sector Management
• Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
• Ist- und Obligofortschreibung/Integration
• Allgemeine Einstellungen
• Fortschreibungsprofil übersteuern

möglich.

Hier kann nach Werttyp (zum Beispiel 51 Bestellungen) neben der Budgetwirksamkeit (Statistische Fortschreibung) auch das Zahlungsbudget anhand des Buchungsdatums, Fälligkeitsdatum oder Lieferdatum genutzt werden. Gerade beim Lieferdatum bedeutet dieses auch, dass bei einer Bestellung die am Jahresende erfolgt und deren Lieferung erst im Folgejahr erwartet wird (Lieferdatum) die Mittel erst im neuen Jahr gebunden werden.

Korrektur fehlerhaftes Obligo in PSM-FM

In den Artikeln "Analyse und Abgleich Einzelposten und Summensätze im Haushaltsmanagement PSM-FM am Beispiel Abweichung Reisekostenobligo" und "Löschen von fehlerhaften (Obligo)-Belegen im Modul PSM-FM (Haushaltsmanagement)" bin ich auch auf Korrekturmöglichkeiten zu fehlerhaften Obligo eingegangen.

Fazit

Für das Berichtswesen bedeutet ein unterschiedlicher Ausweis (Lieferdatum oder Belegdatum) von Bestellobligo, dass zur Darstellung aller Verpflichtungen nicht bis zur aktuellen Periode, sondern bis zur letzten Periode des laufenden Geschäftsjahres eine Auswertung erfolgen sollte.

Bei PSM-FM basierten Drittmittelauswertungen von Fonds/Projekten wird dieses dann auch direkt in der Periode des Belegdatums ausgewiesen. Abweichend dazu kann dann eine CO Auswertung zum Beispiel bei der Auswertung von Kostenstellen oder reinen CO Aufträgen sein.

Hier sollten sich die Fachverantwortlichen darüber abstimmen, welche Information zur Steuerung und im Berichtswesen als erforderlich angesehen wird.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf die Themen eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesens mit SAP nicht nur für CO im Buch.
 

Im Artikel "Grundlagen: Wohin mit den Kosten? Leistungsverrechnung, Kostenverteilung und Kostenumlage im SAP CO-OM." bin ich auf die einzelnen Möglichkeiten der Verrechnung von Kosten in SAP eingegangen. Neben der Leistungsartenrechnung als Menge x Preis bin ich hier auf die kennzahlenbasierte Verrechnung in Form der Kostenverteilung und Kostenumlage innerhalb des Gemeinkostencontrolling mit SAP CO-OM eingegangen.

Exkurs: Leistungsartenrechnung zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

Dabei werden aus Plankosten und Planmengen ein Plantarif ermittelt der später als Grundlage der erfassten Leistungsmenge entsprechende die Senderkostenstelle auf Basis der in der Leistungsart erfassten Menge entlastet und die Empfängerkostenstelle belastet.

Dabei werden als Information sowohl die Mengen, die Leistungsart als auch die Verrechnungskostenart vom Typ 43 "Verrechnung Leistungen/Prozesse" ausgewiesen.

Der Tarif kann aber auch politisch gesetzt sein, so dass am Beispiel der Kopierkosten hier auch eine Kopie zu jeweils 0,05 Euro von der Kostenstelle der Kopiergeräte entlastet und auf die kopierende Kostenstelle belastet werden kann.

Einen kleinen Exkurs zur Leistungsartenrechnung befindet sich im Artikel "Interne Leistungsverrechnung: Anhand Leistungsart Senderkostenstelle und Partnerobjekte auswerten".

Während die innerbetriebliche Leistungsverrechnung per Leistungsart und Tarifermittlung sich an messbaren Verbrauchsmengen orientiert (Verbrauchsmengen wie Strom oder auch Arbeitszeit wie im Artikel "Berechnung monatlicher/jährlicher Arbeitzeit nach BAT" beschrieben) orientiert sich die Verrechnung an Hilfsgrößen zur Kostenumlage oder Kostenverrechnung die oft nicht beim direkten Verbrauch sondern im Nachhinein oder als allgemeine Kennzahlen herangezogen werden.
 

Betriebsabrechnungsbogen / Kostenumlage - Kennzahlenbasierte Verrechnung

Ein klassisches Anwendungsgebiet der Kostenumlage ist das Stufenleiterverfahren eines Betriebsabrechnungsbogens (BAB).  Hier werden über einen Verteilungsschlüssel nicht direkt zuordenbare Kosten (Gemeinkosten) den einzelnen untergeordneten Stufen zugeordnet und entsprechend weiter verrechnet.

Zur Verrechnung von Gemeinkosten (als Kosten die nicht direkt einen Kostenträger zuzuordnen sind) können neben Mengengrößen auch Wertgrößen als Schlüssel herangezogen werden. Wichtig bei der Wahl geeigneter Schlüssel ist, dass diese nachvollziehbar, quantifizierbar und besonders auch in einem Verhältnis zu den umzulegenden Kostens stehen sollten.

In der folgenden Abbildung ist eine kennzahlenbasierte Umlage als Stufenleiterverfahren abgebildet.



In den einzelnen Stufen werden jeweils weitere Gruppen an Gemeinkosten umgelegt und auf die jeweils folgende Stufe umgelegt.

Als Basis werden, wie in der Abbildung zu sehen, unterschiedliche Kennzahlen als Basis verwendet. Anstatt hier auf die Technik der Umlage einzugehen möchte ich im Rahmen der "Abschlußarbeiten mit SAP CO" auf die hier verwendeten Kennzahlen eingehen.

Einige der vorgestellten Kennzahlen sind als Verteilungsschlüssel auch auf der Seite hochschulcontrolling.de von Volker Wiest zu den Themen Finanz- und Rechnungswesen angelehnt.  Der Leitspruch »Happy Controlling!« motiviert mich ebenfalls dazu hier auf die dort angesprochenen Kennzahlen etwas ausführlicher einzugehen.
 

Unterschiedliche Formen der Verrechnung - Verteilung und Umlage im SAP System

Bei der Verteilung bleiben die ursprünglichen Konten erhalten (Kostenart/Sachkonto) während bei der Umlage diese auf ein Sachkonto des Kostenartentyp 42 Umlage zusammengefasst werden.

Ein klassisches Beispiel der Verteilung sind Telefonkosten die nach verbrauchten Telefoneinheiten verteilt werden. Dabei werden Kosten über das ursprüngliche Sachkonto bzw. Kostenart verteilt, so dass auf Seiten der Empfänger weiterhin das Sachkonto für Telefonkosten erhalten bleibt.

Für die Umlage ist weniger das Sachkonto als vielmehr eine Zusammenfassung unterschiedlicher Kosten relevant, so dass hier Gebäudekosten oder die Kosten der Verwaltung in Summe ausgewiesen werden.

Dazu werden unterschiedliche Kennzahlen (oder auch Kosten) als Basis der Verteilung verwendet.

Im Artikel gehe ich auf folgende Punkte ein:

• Kennzahlen insbesondere im Bereich Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen
  • HNF (Hauptnutzfläche)
    Verteilung von Gebäude und Raumkosten
  • VZÄ (Vollzeitäquivalente)
    Verteilung von Overheadkosten wie Verwaltung
  • STUDR / GSTUD / ABS (Studierende)
    Verteilung Kosten aus den Bereich Lehre
  • LENA (Lehrnachfrage)
    Verteilung nach Lehrimport und Lehrexport auf Studiengänge
  • TELE (Telefoneinheiten)
    Verteilung nach Verbrauchseinheiten
  • Weitere monetäre nicht monetäre Kennzahlen
    (Quelle: DeStatis)
• Technische Umsetzung der Umlage und Verrechnung

Gerade im Hochschulbereich fallen unterschiedliche Kosten in den einzelnen Einrichtungen an, so dass hier eine entsprechende Verrechnung sinnvoll erscheint. Neben Kennzahlen die im Hochschulumfeld eine Anwendung finden sind hier auch allgemeine Kennzahlen erwähnt, die auch für andere Branchen geeignet sein wollten.

Kennzahlen zur Verteilung von Gebäude und Raumkosten (Hauptnutzflächen DIN 277) - HNF (Hauptnutzfläche)

Auch wenn die Verteilung nach Raumflächen für Bewirtschaftung und Bauunterhalt von Gebäuden auf den ersten Blick für Gebäudekosten sinnvoll erscheint ist bei einen näheren Blick auf die unterschiedliche Nutzung von Räumen ein Unterschied je nach Raumnutzungsart leicht ersichtlich. Schon bei der Betrachtung von Energiekosten ist ein UNterschied zwischen einfachen Lagerräumen und einen Isotopenlabor mit besonderen Sicherheitsanforderungen ersichtlich. Ebenso stellt sich hier die Frage, wie Nebennutzflächen wie Sanitäranlagen oder allgemeine Flächen (Flur) bei einer Kostenverteilung genutzt werden soll.

Hier ist es hilfreich sich an der DIN-Norm "DIN 277" als "eine einheitliche Beurteilungs- und Berechnungsgrundlage für die Ermittlung von Grundflächen und Rauminhalten von Bauwerken oder Teilen davon im Hochbau" (siehe Wikipedia Eintrag DIN 277) zu orientieren.

Dabei sind die einzelnen Nutzungsflächen wie folgt eingeteilt:

1. Wohnen und Aufenthalt (dazu zählen auch Teeküche oder Pausenräume)
2. Büroarbeit (hier können auch Übungsräume, Besprechungsräume gezählt werden)
3. Produktion, Hand- und Maschinenarbeit, Experimente (Druckerei, Werkstätten oder auch Räume für Tierhaltung)
4. Lagern, Verteilen, Verkauf (Lagerräume, Archive, Hauspost)
5. Bildung, Unterricht, Kultur (darunter fallen auch Sporthallen, Bühnen oder Bibliotheken)
6. Heilen und Pflegen (hier können auch Labore oder medizinische Einrichtungen wie Operations- und Behandlungsräume eingeordnet werdfen)
7. Sonstige Nutzung (Sanitörrume,Nebennutzflächen)

Je nach Ausstattung ihr einzelnen Gebäude und Räume eignet sich diese DIN als Orientierung und Sie können die einzelnen Gebäudekategorien (GKAT) oder Raumnutzungsarten (RNA) jeweils einen passenden Gewichtiungsfaktor zuordnen.

Dabei kann als Index mit Gewichtungsfaktor 1 ein klassischer Büroraum genommen werden und im Vergleich dazu die Raumkosten für andere Raumnutzungsarten herangezogen werden bzw. im Verhältnis gesetzt werden.

Kennzahlen zur Verteilung von Verwaltungskosten - FTE oder VZÄ

Zur Verteilung von Overheadkosten (wie Verwaltung) eignet sich hier das Personal als Größe heranzuziehen, sofern Sie nicht per Zeitaufschreibung den Service ihrer Personalabteilung oder Finanzbuchhaltung verursachungsgerecht verteilen wollen. Im Artikel "Anzahl Belege Kreditor je Fachbereich oder Abteilung anhand Kostenstelle oder verantwortliche Kostenstelle CO Innenauftrag" habe ich zwar auch eine Auswertung der Anzahl an Belegen beschrieben, jedoch sollte dabei beachtet werden, dass manchmal ein einzelner Beleg wesentlich mehr Prüfaufwand verursacht als eine Vielzahl an Belege die möglicherweise auch noch automatisch per "Massenstammdatenpflege mit LSMW oder SECATT dank Transaktionsaufzeichnung - Handbuch erweiterte computergestützte Test-Tool (eCATT) und LSMW" oder künftig per "SAP S/4HANA Migration Cockpit - Datenmigration mit LTMC und LTMOM" eingebucht wird.

Statt der Kennzahl "Anzahl Beschäftitgte" nach Köpfen kann als Kennzahl FTE (englisch: full-time equilavent) beziehungsweise VZÄ (Vollzeitäquivalent) aus dem Pesonalmanagement genutzt werden. Diese dient der Darstellung von Arbeitszeit von Teilzeit-Beschäftigten im Verhältnis zu einer Vollzeitkraft. Eine Vollzeitkraft die ausschliesslich in einer Abteilung (Kostenstelle) arbeitet, wird mit einem Wert 1,0 dargestellt. Neben der Betrachtung der Arbeitszeit sollte aber auch die Kostenverteilung berücksichtigt werden, wenn eine Person in mehr als einer Abteilung beschäftigt ist. Hier ergibt sich je Kontierungsobjekt die Kennzahl aus folgender Formel:

• VZÄ = Beschäftigungsgrad * Kostenverteilung

Diese Kennzahl sollte für jede Periode (Monat) erhoben werden, so dass auch entsprechende Schwankungen abgebildet werden können.

Die Ermittlung von Beschäftigungsgrad (Infotyp 0007 - Personaladminstration) und Kostenverteilung (Infotyp 1018 - Organisationsmanagement) ist im Artikel "SapQuery Personalkostenumlage VZÄ" näher beschrieben.

Unterschiedliche Beschäftigtengruppen

Denkbar ist es auch für unterschiedliche Beschäftigtengruppen noch einmal separate Kennzahlen zu erheben. So könnte für eine Professur inhabende Person die Kennzahl PROF ebenso relevant sein wie WISS für wissenschaftliche MItarbeitende.

Gerade im Zusammenhang mit Personalauswertungen kann auch der Artikel "SUMMEWENN über mehrere Spalten in Excel oder Personalkostenhochrechnung auf Innenauftrag zusammenfassen" lesenswert sein.

Kennzahlen im Hochschulumfeld

Während die oberen Kennzahlen für eine Vielzahl von Branchen genutzt werden können gibt es auch branchenspezifische Kennzahlen. Für den Bereich Hochschulberichtswesen und Hochschulcontrolling sind hier auch weitere Leistungskennzahlen im Bereich Forschung und Lehre relevant.

Solche Zahlen können entweder zum Vergleich herangezogen werden (siehe Artikel "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen" oder "Excel Pivottabelle Darstellung Grenzwerte Einnahmen auf Projekte je Person durch Zuordnung VZÄ auf verantwortlicher Kostenstelle" aber auch für eine Kostenverteilung herangezogen werden.

Eine Analyse der budgetrelevanten Kennzahlen ist aber sicherlich für ein aussagekräftiges Hochschulcontrolling wichtig und ist im Vergleich der Leistungsmengen auch im Artikel "Leistungsmengen im Grundbudget je Fächergruppe (Cluster) im Vergleich oder bedingte Formatierung für Minimalwerte und Maximalwerte" beschrieben.

Auf zwei dieser im Hochschulumfeld typischen Zahlen möchte ich wie folgt eingehen.

Kennzahlen aus den Bereich Lehre: Studierende - STUDR / GSTUD

Sonstige Einrichtungen wie Studienberatung, Hochschulsport oder auch Bibliotheken können nach der Anzahl der Studierende verrechnet werden. Hier sollte sich darüber verständigt werden ob Studierende im 1. Fachsemester, Studierende in Regelstudienzeit (STUDR) oder die Gesamtzahl aller Studierende (GSTUD) als Kennzahl genutzt werden soll. Sinnvoll ist es hier sich an einen entsprechenden Faktor zu orientieren der auch im Rahmen des Budgetierungsmodell als Erfolgsfaktor genutzt wird. In der Regel dürften dieses Studierende in Regelstudienzeit sein.

Denkbar wäre hier auch eine erfolgsabhängige Kennzahl wie Absolvierende (ABS).

Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge - LENA

Für die Berechnung der Lehrnachfrage ist schon im Artikel "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge" eine entsprechende Kennzahl beschrieben worden.

Dabei wird davon ausgegangen, dass für alle Studiengänge ein Curricularnormwert (CNW) vorliegt. Innerhalb der Kapazitätsverordnung  (KapVO) wird dieser Wert als Anzahl der Deputatsstunden verstanden, die für die Ausbildung in einen bestimmten Studiengang erforderlich ist. Als Wert bildet dieser den Lehraufwand in SWS (Semesterwochenstunden) ab der für Studierende in Regelstudienzeit erforderlich ist. (siehe Definition Curricularnormwert auf Wikipedia).

Nun ist es aber so, dass nicht nur eine Lehreinheit für einen Studiengang verantwortlich ist sondern hier Leistungen von unterschiedlichen Lehreinhieten oder Fachbereichen erbracht werden.

Im Rahmen einer CNW Matrix wird dieser Lehrleistung als SWS je Studiengang zwischen den einzelnen Lehreinheiten aufgeteilt.

Nemen wir als Beispiel einen Studiengang A und fünf Lehreinheiten die sich insgesamt 10 SWS aufteilen.
 

Beispiel CNW

Studiengang	LE 01	LE 02	LE 03	LE 04	LE 05	Summe
Studiengang A	3	0,7	0,3	3,8	2,2	10
Studiengang B	4,5	2	0,2	0,8	2,5	10

Dieses bildet die Lehrbeziehung zwischen den einzelnen Studiengängen ab.

Für die Berechnung der CNW Anteil der einzelnen Lehreinheiten wird die Leistung je Studiengang im Verhältnis zur Gesamtleistung des Studiengangs hernagezogen. Dieses wäre beim Studiengang für die LE 01 also 3 von 10  und somit 0,3 (berechnet aus 3 / 10).

 

Beispiel CNW Anteile

Studiengang	LE 01	LE 02	LE 03	LE 04	LE 05
Studiengang A	0,3	0,07	0,03	0,38	0,22
Studiengang B	0,45	0,2	0,02	0,08	0,25

Für die einzelnen Studiengänge liegt dann eine Jahrgangsbreite vor aus der sich dann die Lehrnachfrage aus der Multiplikation der Studierende mit dem CNW Anteil berechnet. Die Anzahl der Studierende multipliziert mit den CNW Anteil der Lehreinheit ergibt also den Lehrbedarf in SWS für alle im Studiengang eingeschriebene Studierende.

 

Beispiel Lehrnachfrage nach Lehreinheit (LE)

Studiengang	Jahrgangsbreite	LE 01	LE 02	LE 03	LE 04	LE 05
Studiengang A	100	30	7	3	38	22
Studiengang B	100	45	20	2	8	25
Summe Lehrnachfrage	200	75	27	5	46	47

Die Summe je Lehreinehit kann dann zur Verteilung der Kosten auf Ebene der Studiengänge für die einzelnen Lehreinheiten herangezogen werden.

So wären die Gesamtkosten der Lehreinheit 01 auf anteilig zu 30 auf Studiengang A und 45 auf Studiengang B zu verteilen.

Eine passende Auswertung dazu ist im Artikel "Hochschulcontrolling: Vergleich Lehrimport von Studiengängen und Kostenanteile einzelner Lehreinheiten - Abschnitte mit abgeleiteten Kennzahlen im Report Painter" beschrieben.

Da dies insgesamt nach einem Betriebsabrechnungsbogen erfolgt ist dieses direkt zu verteilen.

Verbrauchseinheiten wie TELE für Telefoneinheiten

Neben der Leistungsartenrechnung kann auch die Umlage und Verteilung auf Basis von Verbrauchsmengen geführt werden. So kann eine Kennzahl wie die verbrauchten Telefoneinheiten (TELE), versendete Briefe (PORTO) oder gedruckte Seiten (DRUCK) zur Verteilung der aufgelaufenen Kosten der Durckerei, Poststelle oder des Rechenzentrums genutzt werden. Hier werden die aufgelaufenen Porto-, Telekommunikations- und Durckkosten ebenfalls über eine erfasste Kennzahl (sinnvollerweise als Summenwerte) erfast und entsprechend verrechnet.

Weitere Kennzahlen im Hochschulumfeld - monetäre und nichtmonetäre Kennzahlen

Teilweise kann sich bei der Wahl einer geeigneten Kennzahl auch an die schon erwähnten Leistungsmenegen orientiert werden, die auch im Bereich der Haushaltspläne für Hochschulen vorgesehen sind. Dieses kann neben den typischen Kennzahlen im Bereich der Forschung (Drittmittelvolumen, Promotionen) auch noch Absolventinnen und Absolventen oder auch Berufungen von Frauen sein. Dabei ist es auch eine Frage welches Profil sich eine Hochschule geben möchte und wie die Kernbereiche Lehre, Forschung und wissenschaftlicher Nachwuchs, Gender, Internationalisierung und Weiterbildung auch im Rahmen eines Budgetierungssystem abgebildet werden kann.

Volker Wiest, ein sehr geschätzter Kollege einer anderen Hochschule, hat auf seiner Seite hochschulcontrolling.de unter der Rubrik "Haushalt & Finanzen" ebenfalls einige grundlegende Informationen rund um Haushaltspläne und die Hochschulkostenrechnung gesammelt.

Weitere Daten vom statistischen Bundesamt (DeStatis)

Das Statistisches Bundesamt (DeStatis) veröffentlicht regelmäßig auf https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Bildung-Forschung-Kultur/Hochschulen/Publikationen/_publikationen-innen-hochschulen-kennzahlen.html sowohl monetäre als auch nicht monetäre hochschulstatistische Kennzahlen im Rahmen der Fachserie 11 Reihe 4.3.1 (zuletzt von 1980 - 2019) dabei werden sowohl internationale als auch nationale Kennzahlen über alle Hochschulen in Verbindung gesetzt.

Gerade für den Bereich Bildung, Forschung und Kultur wird auch für Hochschulen auf https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Bildung-Forschung-Kultur/Hochschulen/_inhalt.html weitere verfügbaren daten zur Verfügung gestellt.


Dies ist auch ein Grund warum in den Artikeln "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" oder "Redesign Report Painter Berichte im Rahmen der Hochschulfinanzstatistik hier: Merkmal sowohl in Spalte als auch Zeile ausweisen" sich das Berichtswesen auch auf die Ergebnisse der Hochschulfinanzstatistik oder Personalstandsstatistik beschäftigt.

Weitere Verteilungsschlüssel

Bisher habe ich hier in der Hauptsache auf Mengengrößen  Bezug genommen, eine Alternative wäre jedoch auch eine Verteilung über Wertgrößen. So könnte über andere Wertgrößen (wie gebuchte Personalkosten oder Erlöse erfolgen.

Als wichtige Eigenschaften geeigneter Kennzahlen oder Schlüssel sollten aber die folgenden Punkte enthalten:

• verursachungsgerecht
• mit vertretbaren Aufwand messbar
• und idealerweise auch beeinflussbar sein

Diese Punkte sind insbesondere dann notwendig, wenn diese auch in allen Abteilungen akkzeptiert werden.

Technische Umsetzung der Umlage und Verrechnung mit SAP CO

Wie eine solche kennzahlenbasierte Verrechnung erfolgen kann können Sie in folgenden Büchern kennenlernen.

Eine ausführliche Beschreibung ist unter Buchempfehlungen unter  Schnelleinstieg ins SAP®-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage (SAP Modul CO; interne Rechnungswesen) zu finden.

  Paperback ISBN: 9783960120346

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Ebook ISBN: 9783960120346


Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf die Umsetzung im Rahmen eines Berichtswesen im Controlling eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.


Künftig wird es hier sicherlich auch noch eine weitere Publikation geben, die dieses Thema aufgreifen wird. Zumindest setze ich mich zur Zeit etwas intensiver mit dem Thema "Abschlüsse im Gemeinkosten-Controlling in SAP S/4HANA" auseinander :-).

Sind die einzelnen Kennzahlen erst einmal erfasst stellt sich auch die Frage der Auswertung eben dieser Kennzahlen.

Beim Aufbau eines Berichtswesen im SAP Controlling sind auch diese Punkte besonders zu beachten.  Somit ist es auch wichtig, dass die Verteilgrößen auch durch die Verantwortlichen selbst mit ausgewertet werden können.

Innerhalb Report Painter Berichte könenn diese im SAP System ausgewertet werden aber manchmal ist es für das Controlling auch erforderlich eine Gesamtliste aller gebuchten Kennzahlen zu erhalten. Eine solche Möglichkeit ist im Artikel "Auswertung gebuchter statistischer Kennzahlen jahresübergreifend nach CO Objekten wie Kostenstelle oder Innenauftrag" festgehalten worden.
 

In einer Kreditorenrechnung wurden sowohl Kostenstelle als auch Innenauftrag bei der Buchung des elektronischen Rechnungseingangs gebucht worden. Dadurch ist diese Buchung im Controlling im Ist auf den Innenauftrag und statistisch auf die Kostenstelle gebucht worden. Statistische Buchungen werden in den Kostenstellenberichten separat ausgewiesen.

Die Auswertung von statistischer Buchungen ist auch im Artikel "Investitionen in ReportWriter (statistische Buchungen)" beschrieben sowie für den umgekehrten Fall (Innenauftrag statistisch) im Artikel "Statistischer Innenauftrag in SAP und verschiedene Anwendungen u.a. Verfügbarkeitskontrolle zum Budget im CO auf Kostenstelleneben".

Für eine Auswertung im Report Painter kann im CO-OM (zum Beispiel die Bibliothek 1VK "Kostenstellen - Vollkostenrechnung" oder 6o1 "Innenaufträge", beide basierend auf die Tabelle CCSS "Berichtstabelle: Gemeinkostencontrolling")  der Werttyp 11 Statistisches Ist verwendet werden.

Jedoch werte ich mittlerweile die CO-Objekte über die klassische Profitcenter-Rechnung aus. Durch die "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" kann ich zu den selektierten Profitcentern entsprechende CO Objekte ausgeben lassen und damit wie im Artikel "Auswertung Anlagenzugänge als Investitionen im Report Painter mit Ausweis CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle" auch Investitionen auswerten.

Innerhalb meines Berichtes werden die statistischen Buchungen ohne Werttyp in die Profitcenterrechnung fortgeschrieben, sodass zum Profitcenter sowohl die Kostenstelle als auch der Innenauftrag als Feld gefüllt sind.

Zwar ist der Beleg nur einmal auf das Profitcenter des Innenauftrages ausgewiesen, aber da ich die Belege einzeln auswerte erhalte ich nun den Buchungsbetrag sowohl auf den Innenauftrag als auch den statistischen Wert auf der Kostenstelle.

Um dieses zu korrigieren, benötige ich daher einen weiteren Report Painter Bericht, der mir die statistischen Buchungen auf den Kostenstellen auswertet, um dieses als Korrekturvorlage zu verwenden. Da wir keine statistischen Innenaufträge nutzen sollten statistische Buchungen nur bei der Kombination von Innenauftrag und zusätzlich Kostenstelle vorhanden sein.

Die statistischen Buchungen sind dann auch nur auf der Kostenstelle.

Report Painter Bericht - statistische Buchungen auf Kostenstelle
Der Bericht in der Bibliothek 1VK "Kostenstellen - Vollkostenrechnung" ist dabei wie folgt gestaltet.

Allgemeine Kriterien (diese gelten für alle Abschnitte)
Ausgewählte Merkmale:

• KostRechKreis (Varibale) 1KOKRE
• Geschäftsjahr (Variable) 1CGJAHE
• Periode (Variable) von 1PERIV bis 1PERIB
• Werttyp 11 (Statistisches Ist)
• Version 0

Zeilen:
Ausgewählte Merkmale

• Kostenstelle (Gruppe) oberster Knoten Standardhierarchie der Kostenstellen

Spalten;
Ausgewählte Merkmale

• Kostenart (Gruppe) für Kosten und Erlöse

Formel:
Hier habe ich dann entsprechende Korrekturspalten in dem ich die Kosten und Erlöse jeweils mit * -1 umkehre und so eine Korrektur für meinen Bericht habe.

Damit kann ich zum oberen Bericht die statistischen Buchungen in Excel per Pivot Tabelle je CO Objekt wieder bereinigen :-).

An dieser Stelle möchte ich für das Berichtswesen auch noch einmal auf meinen Artikel "Grundlagen: Set-Variablen im Report Painter / Report Writer am Beispiel Kostenstellengruppe und Innenauftragsgruppe" hinweisen. Ebenso wie für Kostenstellen und Innenaufträge sind solche Gruppierungen natürlich auch für Profitcenter möglich.

Da ich die Auswertung anhand von Profitcentern ausführe, kann ich im Bericht über die Bibliothek 8A2 "EC-PCA: Standardberichte" direkt über das Profitcenter die CO-Objekte selektieren. Jedoch habe ich in der Profitcenterrechnung auch keine Obligo ausgewiesen. Daher nutze ich einen weiteren Bericht zur Anreicherung der Profitcenter-Auswertung wie im Artikel "Report Painter Bericht für Obligo auf CO-Objekten mit interaktive Stammdatengruppen" beschrieben.

Gerade die Behandlung von Obligos, als künftige Verpflichtungen der Kostenverantwortliche, ist auch ein Thema, dass besonders im Berichtswesen behandelt werden sollte.  Unter "Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query" können die erforderlichen Einstellungen betrachtet werden, aber  gerade im Hochschulumfeld (der auch generell der öffentlichen Verwaltung) ist dieses auch in Hinblick auf das Public Sector Management / Haushaltsmanagement ein Thema.

Exkurs: Obligo in PSM-FM
Hier möchte ich, da immer einmal wieder die Frage aufkommt auf "Analyse und Abgleich Einzelposten und Summensätze im Haushaltsmanagement PSM-FM am Beispiel Abweichung Reisekostenobligo" sowie "Löschen von fehlerhaften (Obligo)-Belegen im Modul PSM-FM (Haushaltsmanagement)" hinweisen.

An dieser Stelle freue ich mich übrigens schon auf einen Wechsel in Richtung S/4HANA in der Hoffnung, dass hier dank Universal Journal auch einige andere derzeit bei uns im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen vorhandene Anforderungen erheblich vereinfacht werden.


Zukunft des Berichtswesens unter S/4HANA
Gerade für Kolleg:innen kann ich in diesen Zusammenhang auch folgende Onlinekurse empfehlen.

Grundlagen SAP Berechtigungen inklusive Fiori - Online Training


SAP S/4HANA Finance & Controlling - Online Training


Sofern (sowohl unter ERP als auch S/4) das Thema Report Painter / Report Writer weiterhin interessant ist, mag ich auch noch auf eine "Neuerscheiung" eines Buches zum Thema Report Painter und Report Writer hinweisen.

Derzeit arbeite ich ein wenig meine Internetseiten rund um Buchempfehlung und SAP Know-how um. Erfreulicherweise kann ich hier auch ein Buch zum Thema Report Painter empfehlen.

  (07. Juni 2019)
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Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ebenfalls auf die angesprochenen  Themen rund um den Aufbau eines Berichtswesen unter SAP  eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.
 
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Im Rahmen eines Userexits (per CMOD) wurde eine Stammdatenerweiterung für Kostenstellen und Innenaufträge umgesetzt. Die Vorgehenswesie für eine solche Modifikation ist grundsätzlich auch im berater-wiki.de unter "Customer-Exits (Transaktionen CMOD und SMOD)" beschrieben.

Kundeneigene Zusatzfelder per Custumer-Exit (CMOD)

Konkret handelt es sich dabei um die Kundenerweiterungen:

• Kostenstellen:
  http://www.consolut.com/s/sap-ides-zugriff/d/e/doc/P-COOMKS01
• oder auch Innenaufträge:
  http://www.consolut.com/s/sap-ides-zugriff/d/e/doc/P-COOPA003

wie auch im Artikel "Stammdatenerweiterung von CO-Objekten am Beispiel ergänzende Kostenstelle beim Innenauftrag" beschrieben.

Zusatzfelder in Stammdatentabellen CI für AUFK und CSKS

Per Customer Include (CI) sind diese Felder dann auch direkt in der Stammdatentabelle CSKS (für Kostenstellen) und AUFK (für Innenaufträge) vorhanden.

Hier zitiere ich gerne die Tabelle aus meinen Artikel "Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query":
 

Customer Include Stammdaten

CO Objekt	Stammdatentabelle	Struktur (Include)	Kurzbeschreibung
Kostenstelle	CSKS	CI_CSKS	Zusatzfelder Kostenstellen
Innenaufrag	AUFK	CI_AUFK	Zusatzfelder CO-Innenaufträge

Nun stellt sich aber die Frage, wie diese Stammdaten ausgewertet werden können. Natürlich ist dieses mit SE16H und anderen Tabellenanzeigentransaktionen über die Stammdatentabelle möglich, aber auch bei den normalen Stammdatenlisten können diese ausgewertet werden.

Zusatzfelder in Stammdaten Kostenstelle und Innenauftrag

Im Stammsatz der Kostenstelle sind die Zusatzfelder im Register "Zusatzfelder" (Transaktion KS01 bis KS03) einsehbar und pflegbar. Für die Innenauftärge sind diese ebenfalls im Reiter Zusatzfelder vorhanden, müssen jedoch vorher als Gruppenrahmen 09 kundeneigener Felder im Auftragslayout zur Auftragsart hinterlegt werden.

Die Pflege des Auftragslayouts für diesen Fall habe ich im Abschnitt "Zusatzfelder per Gruppenrahmen im Auftragslayout CO Innenauftrag aktivieren" im oberen Artikel beschrieben. Alternativ verweise ich hier auf die zweite Auflage unseres CO Buches :-).


  Paperback ISBN: 9783960120346

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Stammdatenlisten KS13, KOK3 und KOK5 mit Zusatzfeldern

Praktisch stellt sich eine Auswertung nun in den Stammdatenlisten wie folgt dar.

Im SAP Menü unter

• Rechnungswesen
• Controlling

kann für Kostenstellen

• Kostenstellenrechnung
• Stammdaten
• Kostenstelle
• Sammelbearbeitung
• Anzeigen (Transaktion KS13)

und für Innenaufträge

• Innenaufträge
• Stammdaten
• Sammelbearbeitung
• Sammelanzeige
• Stammdaten (Transaktion KOK3)

eine ALV Liste über die CO Objekte aufgerufen werden.

Alternativ können die Stammdatenberichte auch über

• Rechnungswesen
• Controlling
• für Kostenstelle:
  • Kostenstellenrechnung
  • Inofsystem
  • Berichte zur Kostenstellenrechnung
  • Stammdatenverzeichnis
  • Kostenstelle: Stammdatenbericht (Transaktion KS13)
• für Innenauftrag:
  • Innenaufträge
  • Infosystem
  • Berichte zu Innenaufträgen
  • Stammdatenverzeichnis
  • Innenaufträge (Transaktion KOK5)

aufgerufen werden.


Sowohl bei der KS13 als auch der KOK5 sind entsprechende Selektionsvarianten zur Auswahl der Felder anzulegen.

In der Selektionsvariante KS13 ist hier im Report RKKSTSEL im Abschnitt Zusatzfelder die Schaltfläche Zusatzfelder auszuwählen und hier kann eine Selektion über die vorhandenen Zusatzfelder erfolgen.

In der Selektionsvariante KOK3, KOK5 ist die Auswahl der Zusatzfelder direkt über die Schaltfläche "Kundeneigene Felder" als Selektionskriterein Innenaufträge aufrufbar.

Das diese Transaktionen auch für das Berichtswesen als sich selbst aktualisierende interaktive Stammdatengruppe interessant sind habe ich auch schon im Artikel "Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge" erwähnt.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf das Thema Varianten von Berichten zur Vorbelegung von Selektionsfeldern sowie auf die Selektionsvarianten (zum Beispiel über Kostenstellen mit der Transaktion KS13 oder über Innenaufträge in der Transaktion KOK5) eingegangen durch die über vordefinierte Merkmale Stammdaten wie Kostenstellen oder Innenaufträge in Berichte selektiert werden können.


 
Nachdem die Auswertung erfolgt ist, muss allerdings gegebenenfalls neben der Selektionsvariante auch die Layoutvariante angepasst werden. Im SAP Signature Design würde ich an deiser Stelle auf den Zauberwürfel verweisen, aber im Belize Theme ist dieses leider nur ein verschachtelte Quadrate die per STRG + F8 (Layout ändern bei KS13 bzw. Aktuelle Anzeigevariante bei KOK3,KOK5) angepasst werden kann.

Hier können dann auch die Zusatzfelder in die Liste aufgenommen werden.

Auswertung der Zusatzfelder per SAP Query (Transaktion ZKOK5)

Im Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" habe ich schon eine Query bzw. die Datengrundlage einer Query beschrieben durch die es möglich ist nicht nur die Stammdaten der CO Innenaufträge sondern auch damit verbundene Objekte wie Profitcenter, Kostenstelle oder auch Fond auszuwerten.

Die Datengrundlage als Infoset entspricht folgender schematischen Darstellung:



Da nun die Query über eine kundeneigene Transaktion (siehe Artikel "Transaktion anlegen (Report, Parameter) bspw. für SAP Query / Unterschied Parameter- oder Reporttransaktion" aufgerufen wird sollen hier auch die Zusatzfelder sowohl als Listenfelder als auch Selektionsfelder berücksichtigt werden.

1. Anpassung Infoset

Innerhalb des Infosets (Transaktion SQ02) habe ich zwei neue Feldgruppen angelegt:

• Zusatzfelder CO Innenauftrag
• Zusatzfelder CO Kostenstelle

in beide können aus der Tabelle AUFK und CSKS die Zusatzfelder beginnend mit Z* in unseren Fall in die Feldgruppe als Datenfeld übernommen werden.

2. Anpassung Query

Innerhalb der Query (Transaktion SQ01) können die Zusatzfelder aus den Tabellen CSKS und AUFK als Listenfelder und Selektionsfelder in die Grundliste aufgenommen werden.

Dabei kann es sinnvoll sein für die einzelnen Felder die Kurzbezeichnung von identischen Feldern noch anzupassen. Sind sowoh für Kostenstelle als auch Innenauftrag ein Zusatzfeld Budgetverantwortliche angelegt kann es hilfreich sein, dieses Feld ebenso wie die Personalnummer um ein KS für Kostenstelle und IA für Innenauftrag zu ergänzen. Ferner ist es nptzlich beim aktiven Feld die Option "Feld nur ausgeben, wenn <>0" am Listenfeld zu aktivieren, da andernfalls der Initialwert (bspw. 00000000)

Sinnvollerweise sollte nachdem die Grundliste entsprechend angepasst worden ist auch das Selektionsbild der Query angepasst werden.

Durch Verlassen der Grundliste (per Zurück) kann über

• (Mehr)
• Springen
• Feldauswahl
• Selektion

Die Selektionsmaske für die einzelnen Felder angepasst werden.

Unter Nr wird die Position des Zusatzfeldes festgelegt und über Selktionstext können auch die Texte die beim Start der Query erscheinen angepasst werden. So habe ich hier hinter Budgetverantwortliche und Personalnummer noch ein CSKS bzw. AUFK ergänzt, so dass ersichtlich ist, dass es sich um die Stammdaten von Kostenstelle und Innenauftrag handelt.

Ferner ist die Nr so gewählt, dass die Felder direkt unter der Kostenstellennummer und Auftragsnummer angesiedelt sind.

An dieser Stelle zeigt sich der Vorteil, dass ich im Vorfeld den Abstand zwischen einzelnen Feldern in 5er Schritten gewählt habe, so dass ich die neuen Felder bspw. auf Position 6 und 7 (nach 5 der Auftragsnummer) und 12 und 13 (nach 11 der verantwortlichen Kostenstelle) wählen konnte.

Fazit

Insbesondere Anpassungen durch neue Zusatzfelder sind ein schönes Beispiel dafür, dass Berichtswesen immer auch ein Thema der Weiterentwicklung ist und daher hier auch Reserven für künftige Anforderungen frei gehalten werden sollte, daher ist gerade in der Software- oder Berichtsentwicklung bei einer durchgehenden Nummerierung es sinnvoll hier in größeren Schritten vorzugehen. In meinen Beispiel haben sich 5er Schritte schon mehrfach bewährt, wie sich an ebenso vorhandenen Nummern wie 7, 16 oder 23 zeigt :-)

Wenn eine Migration zu SAP S/4HANA ansteht sollten diese Felder übrigens ebenfalls bei einer Stammdatenmigration gesondert berücksichtigt werden. Im Template des Migrationsobjekt Kostenstelle sind diese zum Beispiel nicht im Standard vorhanden, so dass eine entsprechende Aufnahme innerhalb eines onPremise S/4HANA Systems durch Anpassung des Migrationsobjektes durch den SAP Migrationsobjektmodellierer erforderlich ist.
 

Exkurs Datenmigration nach SAP S/4HANA

Greenfield, Brownfield oder Bluefield
Bei einer Migration nach S/4HANA stellt sich dieses Thema natürlich nur bei bestimmten Migrationsszenarien

Greenfield:
Dieses ist eine Neueinführung eines SAP S/4HANA Systems und macht es erforderlich die Daten bspw. per LTMC in das neue  System zu migrieren

Brownfield:
Hier wird ein Update auf ein bestehendes SAP ERP System durchgeführt, so dass die Stammdaen ohnehin schon vorhanden sind.

Bluefield / Mixed Field:
Als Alternative kann auch ein gemischter Ansatz gefahren werden. Hier kann ein Rahmensystem quasi als Hülle zur Verfügung gestellt werden in das auf Ebene der Datenbanktabellen revisionssicher die einzelnen Daten übertragen werden können.

Im Beitrag "Literatur Brownfield Ansatz /Migration ERP-S/4" von Jens Plucinski (www.jensplucinski.de) im FICO-Forum.de sind einige zu beachtende Punkte zu einer praktischen Migration von ERP nach S/4HANA zusammengefasst worden, so dass hier eine praktische TODO angelegt werden kann.
 

Welche Möglichkeiten mit der Nachfolge der LSMW (LTMC und LTMOM) möglich sind durfte ich im aktuellen Buch von mir, aber auch im Beitrag "Fragen und Antworten zur Datenmigration nach SAP S/4 HANA mit LTMC und LTMOM - 📚 Buchveröffentlichung zum SAP S/4HANA Migration Cockpit" näher erläutert sein.

Sollten Sie ihre Stammdaten auch schon in SAP ERP ECC System per Massenverabeitung bearbeiten kann es sinnvoll, wenn nicht sogar erforderlich, sein ihre Aufzeichnungen in der LSMW oder eCATT wie im Artikel "Massenstammdatenpflege mit LSMW oder SECATT dank Transaktionsaufzeichnung - Handbuch erweiterte computergestützte Test-Tool (eCATT) und LSMW" beschrieben anzupassen.

Insbesondere wenn diese Felder zeitabhängig gepflegt sind, sollten hier einige Besonderheiten noch beachtet werden. Immerhin kann ich an dieser Stelle ebenfalls auf "Zeitabhängige Felder für Stammdaten insbesondere bei Zusatzfeldern zum Beispiel für Hochschulfinanzstatistik innerhalb des SAP Modul CO-OM" verweisen und empfehlen dieses beim Testen von Zusatzfeldern ebenfalls zu berücksichtigen.
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Neben zeitlich befristeten Controllingobjekten, wie beispielsweise Innenaufträge im Gemeinkostencontrolling (CO-OM), das ich im Artikel »Grundlagen: CO Innenauftrag im Controlling und PSM-FM Fond im Haushaltsmanagement löschen« beschrieben habe, ist es manchmal auch erforderlich eine fehlerhaft angelegte Kostenstelle und entsprechend dazugehörige abgeleitete Objekte (wie Profitcenter oder Finanzstellen) zu löschen.

Gerade durch Themen wie die Mitbuchtechnik und die Überleitung von Buchungen von FI nach CO oder auch in das Modul PSM-FM helfen mir oftmals kleine Kochrezepte in denen einzelne Schritte die zu beachten sind ebenfalls festgehalten werden. Daneben kann natürlich auch Literatur etwas weiter helfen, wobei ich hier gerne gerne auf die Neuauflage  unseres gemeinsames Buch zum Thema Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO) verweise wo die Grundlagen des Controlling mit SAP festgehalten sind.

  Paperback ISBN: 9783960120346

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Unter anderen zum Festhalten solcher Punkte nutze ich nun seit etlichen Jahren auch dieses Blog. Ausserdem sollen diese Artikel auch hin und wieder im Arbeitsumfeld nützlich sein :-).

Da auch hier einige Punkte zu beachten sind, möchte ich hier im Artikel kurz auf die wesentlichen Punkte eingehen. Im Artikel "Workflow Kostenstelle und Innenaufträge (Module CO, PSM)" bin ich auf die einzelnen Schritte zur Anlage einer Kostenstelle vom Profit-Center bis hin zur Finanzstelle im Haushaltsmanagement eingegangen.

1. Löschen einer Kostenstelle (CO-OM)

Beim Versuch eine Kostenstelle in der Stammdatenpflege zu löschen kann es zu einer Fehlermeldung kommen, dass diese noch an anderer Stelle genutzt wird, obgleich keine Buchungen (im Ist oder Plan) auf der Kostenstelle vorhanden sind. Dieses liegt daran, dass beim Löschen von Kostenstellen in der Transaktion KS02 oder KS03 über Kostenstelle-> Löschen geprüft wird, ob die Kostenstelle in Aufträgen, Zyklen oder Abrechnungsregeln genutzt wird.

Im Artikel "Grundlagen: Wohin mit den Kosten? Leistungsverrechnung, Kostenverteilung und Kostenumlage im SAP CO-OM." sind einige dieser Fälle erläutert worden.

Die Pflege der Stammdaten von Kostenstellen erfolgt im SAP Menü unter:

• Rechnungswesen
• Controlling
• Kostenstellenrechnung
• Stammdaten
• Kostenstelle
• Einzelbearbeitung

Daher ist es hilfreich in der Transaktion KS02 oder KS03 über

• Umfeld
• Verwendungsnachweis
• Gesamt

prüfen zu lassen, ob die Kostenstelle in einer der möglichen Arten verwendet wird.

Hier werden allle (ebenfalls einzeln überprüfbare Fälle seitens des SAP System überprüft. Dieses sind im Einzelnen:

1. Splittungsschema
2. Leistungsarten
3. Zyklen im CO-OM
4. Zyklen im CO-PA
5. CATS-Überleitungen
6. Abrechnungsregeln
7. Aufträge
8. Projekte
9. Anlagen
10. und GESAMT

In unserem Fall  wird unter ZYKLEN IN CO-OM angegeben in welche Verrechnungsart (bspw. Umlage) und über welchen Zyklus und Segment die jeweilige Kostenstelle verwendet wird.

Gerade wenn es sich nicht um Sender und Reciever (Sender und Empfänger), sondern um entsprechende Set (Kostnestellengruppen) mit zugeordneten Intervallen handelt muss diese Kostenstelle erst einmal aus dem Intervall entfernt, werden bevor die Kostenstelle gelöscht werden kann.

Dieses ist dann wie erwähnt über KOSTENSTELLE -> LÖSCHEN in der Transaktion KS02 oder KS03 (oder per Tastenkombination UMSCH + F2) möglich oder alternativ direkt über die Transaktion KS04.

2. Löschen eines Profitcenter (EC-PCA)

Ebenso ist nun beim Löschen eines Profit-Center zu verfahren. Auch hier kann mit der Transaktion zur Pflege der Stammdaten über Stammdaten (KE51, KE52 oder KE53) direkt die Funktion PROFITCENTER->LÖSCHEN oder mit der Transaktion KE54 direkt ein Profitcenter gelöscht werden.

Im SAP Menü sind die Funktionen unter

• Rechnungswesen
• Controlling
• Profit-Center-Rechnung
• Stammdaten
• Profit Center
• Einzelbearbeitung

zu finden.

Vorher empfiehlt es sich auch beim Profitcenter über die Stammdatenpflege (KE52, KE53)

• SPRINGEN
• ZUORDNUNGSÜBERSICHT

bzw. der Transaktion 1KE4 zu prüfen ob das Profitcenter nicht direkt schon einem CO Objekt zugeordnet ist.

Hier kann in der Transaktion 1KE4 zum Report SAPMKEC4 die Report Variante "Objekte zu PrCtr / PrCTR-Gruppe anzeigen" gewählt werden und nun anhand der Zu prüfenden Objekten geprüft werden, ob hier das zu löschende Profitcenter zugeordnet ist.

Als Objekte stehen folgende Objekte zur Verfügung.

1. Aufträge
2. Geschäftsprozesse
3. Kostenstellen
4. Kostenträger
5. Materialien
6. Projektstrukturpläne
7. Kundenauftragspositionen
8. und Immobilienobjekte (RE-FX)

Je nach eingesetzten Modulen sind entsprechende Prüfungen sinnvoll. Nach Ausführung kann nun dieses noch weiter differenziert werden (bei Aufträgen bspw. nach Auftragstyp und Auftragsart (diese ist obligatorisch) und Profitcenter-Gruppe oder Profitcenter.

Ist keine Zuordnung vorhanden kannd as Profitcenter mit der Transaktion KE54 gelöscht werden.

Dieses funktioniert über die Schaltfläche "Zum Löschen kennzeichen" in der Tansaktion KE54 und danch über AKTIVIEREN, so dass das Profitcenter wirklisch gelöscht wird.

Dieses muss dann noch einmal bestätigt werden, da es sich hier um einen kritsichen Vorgang handelt.

Wurde das Profitcenter in der Vergangenheit verwendet, ist es sinnvoller die Gültigkeit des Profitcenters zu ändern, um hier den Existenzzeitraum des Profitcenters zu ändern.
 

3. Finanzstelle löschen (PSM-FM)

Das Gegenstück zur Kostenstelle im Bereich des Public Sector Management / Haushaltsmanagemen (Fundsmanagement) (PSM-FM) ist die Finanzstelle.

Die Stammdatenpflege ist unter

• Rechnungswesen
• Public Sector Management
• Haushaltsmanagement
• Stammdaten
• Kontierungselemente
• Finanzstelle
• Einzelbearbeitung

zu finden.

Hier kann die Löschung über die Transaktion FMSB und die SChaltfläche LÖSCHEN erfolgen. Auch bei der Finanzstelle gibt es die Option UMFELD->WHERE USED LIST über die Ableitungsstrategie der FMDERIVE aufgerufen werden kann. Anhand der Liste der auf dem Ableitungswerkzeug zugeordneten Objekte ist es nun möglich, in welchen Regeln diese Finanzstelle ggf. ebenfalls verwendet wird.

Das Löschen muss ebenfalls bestätigt werden und die Finanzstelle ist, wie Profitcenter und Kostenstelle ebenfalls Geschichte.

Fazit

Auch das Löschen von Stammdaten wird im SAP System protokolliert. Entsprechende Auswertungsmöglichkeiten sind im Artikel "Änderungsbelege zu CDHDR und CDPOST für SAP Objekte wie Stammdaten im Rechnungswesen (Report/Transaktionscode RSSCD100)" näher beschrieben.

Auch wenn Kostenstellen, als Orte der Kostenentstehung langfristig Bestand haben sollen und dabei die Organisation des Unternehmens (oder der Einrichtung) abbilden sollen, kann es doch manchmal sinnvoll sein, auch bestehende Objekte nicht ewig im System bleiben müssen. Gründe können hier eine Änderung des Organisationsaufbaus sein oder tatsächlich eine falsche Nummer bei der Anlage einer Kostenstelle :-)

Eine Aufgabe im Bereich Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen ist es auch sich Gedanken um bisher angelegte Berichte zu machen und hier zu hinterfragen, ob dort nicht ebenfalls Verbesserungsmöglichkeiten vorhanden sind. Im Artikel "Wie entwickele ich einen Report Painter Bericht? - Report Painter Berichte im SAP Modul Controlling." bin ich schon einmal darauf eingegangen, wie von mir neue Berichte angelegt werden, aber manchmal gibt es auch gute Gründe komplexere Berichte genauer zu betrachten und diese auf "neue" Bedürfnisse oder Kenntnisse anzupassen. Dieses mag ich am Beispiel eines meiner ersten entwickelten Berichte mit Report Painter darstellen.

Ausgangslage: Report Painter Bericht zur Hochschulfinanzstatistik

Im Rahmen der im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" erwähnten Hochschulfinanzstatistik habe ich vor einigen Jahren vier Report Painter / Report Writer Berichte angelegt, die innerhalb der Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) eine Auswertung nach Fächergruppen und Systemfinanzierungscodes ermöglichen. Basis dafür sind einheitliche Gruppen von Profitcenter (KCH2) und Konten (KDH2) die innerhalb der Hochschullandschaft einheitlich ausgerollt werden.

Insgesamt gibt es hier vier Berichte:

• Blatt 1: Aufwendungen und Investitionsausgaben nachArten in fachlicher Gliederung
  (auf Ebene der Fächergruppen und Lehr- und Forschungsbereiche die auf Profitcenter abgebildet werden)
• Blatt 2: Aufwendungen und Investitionsausgaben in Summe ohne fachliche Gliederung
  (auf Ebene der Konten)
• Blatt 3: Erträge nach Arten in fachlicher Gliederungen
• Blatt 4: Erträge nach Arten ohne fachliche Gliederungen

Dabei erfolgt die fachliche Gleiderung in Zeilen nach den Lehr und Forschungsbereichen durch einzelne Profitcentergruppen wie HFS-200 für Sport und nach Arten wie HFSJ-522 Energiekosten auf Ebene von Kontengruppen.

Dabei sind für alle diese Berichte einzelne Berichte (und auch berichtsgruppen) angelegt worden die mit eigener "Parametertransaktion für Reporwriter" .

Dieses ist dann beim Aufruf doch etwas aufwändig, so dass ich gerne wie im Artikel "Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel" beschrieben einen Bericht mit vier Abschnitten anlegen möchte der genau diese vier Arbeitsblätter als Excel (bzw. Abschnitte) abbildet.

Problem; Merkmal nur an einer Stelle bei mehreren Abschnitten verwertbar

Hier zeigt sich nun aber das Problem, dass Merkmale immer nur an einer von drei Stellen verwendet werden können:

1. Allgemeine Selektion
2. Spalten
3. Zeilen

Wird das Merkmal in einen Abschnitt (bspw. Kontonummer als Spalte oder Profitcenter als Zeile) verwendet kann es nicht in einen weiteren Abschnitt umgekehrt dargestellt werden.

Dieses bedeutet, dass ich nicht im Abschnitt 1 als Spalten die Kontengruppen und als Zeile die Profitcenter und im Abschnitt 2 dann die Kontengruppen als Summe in Zeilen ausgeben kann.

Immerhin gibt es eine gute Lösung für dieses Problem indem ich eine Summenzeile im Abschnitt 1 einfüge und diese dann als Einzelzellen im Abschnitt 2 verwende. Dieses Verfahren habe ich auch im Artikel "Grundlagen: Formeln im Report Painter und Report Writer mit Bezug auf Spalten, Zeilen und Kombination aus beiden Zellen oder XYZ Beziehungen" näher beschrieben.

Die einzelnen Schritte zum "Redesign" meiner Berichte möchte ich nun hier im Artikel kurz darstellen.

Recycling von Berichtselementen (Vorlagen im Report Painter)

Da ich einige Elemente, wie die einzelnen Lehr und Forschungsbereiche und hinterlegte Fächergruppen (Profitcentergruppen) ebenso wie die Kontengruppen erneut verwenden möchte habe ich mir hier aus den bestehenden Berichten eine Vorlage angelegt.

Aus bestehenden Berichten ist dieses unter "Spalten oder Zeilen in Report Painter Berichten innerhalb Abschnitte kopieren bzw. als Vorlage anlegen Copy & Paste im CO Berichtswesen" beschrieben worden.

Neben der Möglichkeit Spalten oder Zeilen als Vorlage zu kopieren kann aber auch im SAP Menü unter:

• Infosysteme
• Ad-hoc Berichte
• Report Painter
• Vorlage
• Anlegen (Transaktion GRR4)

eine entsprechende Vorlage angelegt werden. Hier muss eine Bibliothek (bspw. 8A2 für die Profitcenterrechnung) sowie Name und Beschreibung angegeben werden. Ferner wird über die Struktur zwischen einer Spaltenvorlage und einer Zeilenvorlage unterschieden die dann entsprechend definiert werden kann.

Wie schon im oberen Artikel beschrieben kann diese Vorlage dann im Bericht eingefügt werden.

In meinen Fall habe ich drei Vorlagen angelegt die noch ein wenig auf meine Berichtsanfordeurngen angepasst werden:

• HFS-SSYFA  - Spalten mit  Kontengruppen Aufwand
• HFS-SSYFE - Spalten mit Kontengruppen Ertrag
• HFS-ZFGS - Zeilen mit Profitcentergruppen zu Fächergruppenschlüsseln

In beiden Bereichen wird auch die Formel TRUNC, wie im Artikel "Reportwriter Funktionsformeln" beschrieben verwendet.

Es ist übrigens sinnvoll nicht nur Berichte und Berichtsgruppen sondern auch solche Vorlagen zu transportieren, so dass diese auch auf anderen Systemen weiter verwendet werdne können.

Im Artikel "Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren" habe ich dieses für Berichte und Berichtsgruppen beschrieben aber unter:

• Infosysteme
• Ad-hoc Berichte
• Report Painter
• Hilfsmittel
• Transportieren
• Vorlagen
• ist dieses auch als
  Exportieren (Transaktion GRR7)
  und
  Importieen (GRR8)

über das Dateisystem möglich und hilfreich.

Vorlagen für Report Painter Berichte Hochschulfinanzstatistik

Insgesamt habe ich nun folgende Vorlagen, die in der Transaktion GRR5 bearbeitet werden können.

Systemfinanzierungscodes (SYFCODE) zur Art der Verwendung

HFS-S-SYFA1
Hier sind als Spalten die Kontengruppen HFSJ-511 bis HFSJ-59 hinterlegt. Dieses entspricht den Spaltenüberschriften von Blatt 1.

HFS-S-SYFA2
Hier sind ergänzend die nachrichtlichen Kontengruppen die ohne fachliche Gliederung im Blatt 2 ausgewiesen werden sollen.

HFS-S-SYFE1
Hier sind als Spalten die Kontengruppen HFSJ-511 bis HFSJ-59 hinterlegt. Dieses entspricht den Spaltenüberschriften von Blatt 3.

HFS-S-SYFE2 und HFS-S-SYFE3
Hier sind ergänzend die nachrichtlichen Kontengruppen die ohne fachliche Gliederung im Blatt 4 ausgewiesen werden sollen. Da diese mehr Spalten als in einer Vorlage verwendet weden können umfassen sind dieses zwei nachrichtliche Vorlagen, die später auch in zwei nachrichtlich ausgewiesenen "Hilfs-"Abschnitten ausgewertet werden können.

Die SYF*2,*3 Vorlagen dienen als Hilfstabellen da wir diese gleich mit folgender Vorlage kombinieren wollen
 

Fächergruppen und Lehr und Forschungsbereiche

HFS-ZFGS
Hier sind alle Profitcentergruppen für die einzelnen Fächergruppenschlüssel hinterlegt.

Dabei sind sowohl einzelne Gruppen als auch per Formel TRUNC die Gannzzahl für die einzelgruppen hinterlegt.

Da wir aber auch eine Summe benötigen sind als weitere Summenformeln für folgende Fächergruppen ebenfalls summiert und als S markiert, dies orientiert sich an den Fächergruppen denen die Lehr und Forschungsbereiche zugeordnet sind.

• S 010-195 Geisteswissenschaften
• S 200 Sport
• S 200-320 Rechts-Wirtschafts- und Sozialwissenschaften
• S 330-420 Mathematik, Naturwissenschaften
• S 440-520 Humanmedizin/Gesundheitswissenschaften
• S 540-650 Agrar-, Forst- Ernährungswissenschaften, Veterinärmedizin
• S 670-770 Ingenieurwissenschaften
• S 780-830 Kunst, Kunstwissenschaften
• S 870 Hochschule insgesamt (ohne Hochschulkliniken)
• S 880-960 Zentrale Einrichtungen (ohne Hochschulkliniken)
• S 970-990 Zentrale Einrichtung der Hochschulkliniken (nur Humanmedizin)

Diese werden als S999 Zusammen summiert.

Selbstverständlich könnte auch eine übergeordnete Gruppe (zum Beispiel die Profitcentergruppe HFSJ) hier verwendet werden, allerdings wurde diese, im Gegensatz zu den Lehr und Forschungsbereichen nicht eindeutig festgelegt und es kann durchaus sein, dass bestimmte Profitcenter dann zwar in dieser Gruppe angegliedert aber nicht weiter relevant sind. Gründe gibt es da im Bereeich der internen Steuerung viele. :-).

Als TRUNC Formel werden diese dann ebenfalls als Ganzzahl ausgewiesen und die Vorlage gespeichert. Dieser Zwischenschritt ist erforderlich, da ich bei der Summierung der ebenfalls mit TRUNC versehenen Einzel Lehr und Forschungsbereiche entsprechende Rundungsfehler mit ausweisen würde.

Damit sind die notwendigen Vorlagen angelegt und es kann der eigentliche Bericht angelegt werden.

Report Painter Bericht für Hochschulfinanzstatistik

Im ersten Abschnitt kann nun per

BEARBEITEN - > ZEILE - > Zeilenvorlage einfügen

die Fächergruppe als HFS-ZFGS eingefügt werden.

Ferner kann über
BEARBEITEN - > SPALTE -> Spaltenvorlage einfügen

HFS-S-SYFA1 eingefügt werden.

Für diesen Artikel bleibe ich einmalnur beim Aufwand den ich zugleich transponieren möchte um diesen nicht nach fachlciher Gliederung darzustellen.

Dazu gehe ich auf die einzelnen Zellen und klicke doppelt auf den dargestellten Wert (Zelle aus Summe aller FGS und SYFCODE 511 so dass nun neben dieser Zelle ein Zeichen "✔" erscheint. Hierdurch wird eine "spezielle Zelldefinition" vorgneommen. Damit steht die Zelle als Formelbestandteil direkt zur Verfügung.

Nun füge ich einen nächsten Abschnitt als "Abschnitt mit abgeleitetetn Kennzahlen" ein.

Nun kann ein kombiniertes Merkmal (als Zelle bzw. Kombination aus Spalte und Zelle = spezielle Zelldefinition) wie folgt eingefügt werden.

1. Hier klicke ich auf die erste Spalte und trage als Text "Summe" ein.
2. Beim Klick auf die erste Zeikle trage ich "511" ein.
3. Per Doppelklick auf die Platzhalter für die Summe erscheint nun ein Eingabefeld für die Rechenformel.

Dort kann ich problemlos auf Z001 (Zelle 001 für die Kombination aus der Summenzeile und SYF Code 511 verweisen.

Ebenso kann ich für alle weiteren SYF Codes verfahren und habe so Aufwand und Ertrag sowohl mit als auch ohne fachliche Gliederung ausgewiesen.

Fazit

Im Ergebnis habe ich so für die Jahreserhebung der Hochschulfinanzstatistik die Möglichkeit einzelne Tabellenblätter direkt als Bericht zu erstellen und zumindest intern zu verwenden. Mittlerweile werden die Daten jedoch per Webformular hochgeladen und das exportierte Tabellenformat muss erneut angepasst werden. Die entsprchend formatierte Textdatei mit der Angabe von FGS, SYFCODE und Wert in eine bestimmte Zeichenfolge kann hier mit Report Painter nicht ohne weiteres dargestlelt werden, so dass es fraglich ist, ob die hier beschriebenen Vorgehensweise sinnvoll umzusetzen ist oder ob nicht doch lieber bei den vier Einzelberichten verblieben werden sollte.

Dies ist dann aber eine Entscheidung die durch die Kolleg:innen aus dem Bereich Hochschulcontrolling und der Arbeitsgruppe Hochschulfiannzstatistik entschieden werden sollte. Die hier beschriebene Herangehensweise stellt nur eine Alternative dar mit der an eine Problemlösung herangegangen werden kann.

Da aber sowiese noch zwei SYF Code Bereiche nachgepflegt werden müssen, kann dieses ein spannendes Feld sein an das sich auch Keyuser:innen im Bereich CO der Hochschulen versuchen können und es stellt gleichzeitig eine praktische Übung für Report Painter dar.

Neben einer Schulung oder Literatur zu Report Painter / Report Writer mag ich noch gerne auf folgende Einführung ins Thema hinweisen. Im Rahmen vom "Berichtswesen im SAP Controlling" habe ich hier sowohl unter "Workshop & Seminare"  als auch bei "Publikationen"  einige Angebote zur Verfügung.
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Im Hochschulberichtswesen ist oftmals auch die Sicht auf Aufwand und Ertrag über mehrere Jahre ein ebenso wichtiger Punkt um Salden zu übertragen oder auch um eine Budgetplanung umzusetzen.

Im Artikel "Mehrjahresvergleich im Recherchebericht mit Beschränkung von Aufwand und Ertrag für das laufende Geschäftsjahr bis aktuelle/selektiere Periode/Jahr und komplette Perioden der Vorjahre sowie übertragene Jahresendsalden" bin ich auf eine jahresübergreifende Budgetsicht eingegangen die auch einen entsprechenden Saldo übertrag berücksichtigt.

Anhand folgender Darstellung sollte der Aufbau eines Mehrjahresvergleichs mit entsprechender Auswertung der "Zahlungsflüsse" gut dargestellt werden:



Bei der Anwendung des Berichtes gab es nun jedoch die Rückmeldung, dass zum besseren Verständnis der Zahlen sollten Aufwand und Obligo mit negativen Vorzeichen aber Ertragsbuchungen mit positiven Vorzeichen dargestellt werden. Erträge im SAP System werden als "kostenmindernde Erlöse" mit negativen Vorzeichen bei uns in Berichten ausgewiesen.

Vorzeichenumkehr Report Painter - rein optisch (Formatierung)

Im Report Painter / Report Writer ist es über Formatierung - Spalten zwar möglich im Daialog  "Formatgruppe pflegen" die Option "Vorzeichen umkehren" für einzelne Spalten zu pflegen jedoch hat dieses nur einen optischen Effekt (siehe "Darstellung negatives Vorzeichen in SAP - Standardlayout anpassen für vorangestelltes Vorzeichen"), so dass bei aktiver Excel-Integration zwar im Format das gewünschte Vorzeichen zwar dargestellt wird, aber im Feld weiterhin die "richtigen" Vorzeichen ausgewiesen sind. Dennoch kann es für nur in SAP (ohne Office Integration) aufgerufene Berichte interessant sein hier dieses für die Formatgruppe einzustellen und oberhalb der Spalte im Bericht eine entsprechende Formatgruppe der Spalte zuzuweisen.

"Echte" Vorzeichenumkehr im Recherchebericht (bei Aufbereitung des Berichtes)

Hier gibt es im Recherchebericht eine andere Möglichkeit.

Über die Transaktion FMEO "Formular ändern" innerhalb des Moduls Public Sector Management - Haushaltsmanagement (PSM-FM)  können einzelne Felder markiert werden.

Hier kann einfach ein Feld angeklickt oder über die Symbolleiste durch das Symbol "Markieren/Entmarkieren" (Taste F9 bzw. Symbol mit Pfeil und Quadrat mit roten Punkt)   über die Schaltfläche "Block markieren" oder erneut über die Taste auch mehrere Felder markiert werden. Sind nun alle gewünschten Felder (zum Beispiel Aufwand und Obligo) markiert kann über Formatierung - Vorzeichenumkehr (F7) die Vorzeichenumkehr für die markierten Felder ausgewählt werden.

Vergleichbare Einstellungen können aber auch im Bilanzreporting oder der Profit-Center-Rechnung getroffen werden. Im Artikel "Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?" bin ich auf die einzelnen Transaktionen zur Pflege von Formularen für Rechercheberichte eingegangen.

Im Ergebnis werden auch beim Export nach Excel nun die Vorzeichen wie gewünscht dargestellt. Zu beachten ist allerdings, dass bei Formeln wie Saldo gegen Budget (Budget - Aufwand - Oligo) weiterhin mit den "tatsächlichen" Werten gerechnet wird, so dass die Vorzeichenumkehr erst bei der Aufbereitung des Berichtes erfolgt.

Fazit

Insgesamt lebt das Berichtswesen, nicht nur für Infouser, davon miteinander in Kontakt zu treten und die Berichte so aufzubereiten, dass direkt damit gearbeitet werden kann. Insgesamt sollte hier auch im Berichtswesen nicht die Technik des Berichtes im Mittelpunkt stehen sondern auch für die Adressaten des Berichtes eine Steuerung und Interpretation der vorhandenen Daten direkt möglich sein. Daher mag ich auch die vielen Möglichkeiten, die es im Berichtswesen für die Anpassung von Berichten gibt.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.
 

Für eine Einzelpostenliste als ALV soll eine Auswertung über die im SAP System eingebuchten statistische Kennzahlen je CO Objekt im SAP Modul CO-OM (Gemeinkostencontrolling) erfolgen.

Grundsätzlich würde ich hier zwar auch eher einen Report Painter Bericht wie im Artikel "Hochschulcontrolling: Vergleich Lehrimport von Studiengängen und Kostenanteile einzelner Lehreinheiten - Abschnitte mit abgeleiteten Kennzahlen im Report Painter" oder "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge" für das die Kostenstellenrechnung oder INnenauftragsrechnung anlegen. Da ich aber für die Auswertung der eingebuchten LENA je Cluster die einzelnen Studiengänge, die als Innenauftrag angelegt sind, benötige um hier eine entsprechende Auswertung zu erstellen, erscheint eine Query als eine gute Wahl.

Hier sollen nun aber die abgerechneten Ergebnisse der Studiengänge (über die Kennzahl Lehrnachfrage (LENA)) zurück auf die einzelnen Lehreinheiten gerechnet werden, als Basis zur Verteilung des Grundbudget. Leider scheint es im SAP Standard keinen Bericht über die gebuchten statistischen Kennzahlen je CO Objekt zu geben.

Tabellen Stat. Kennzahlen COSR, COEJ, COEPR

Die statistischen Kennzahlen (bzw. die Mengen) sind in den Tabellen COSR (Summe) und COEPR (Einzelposten "CO-Objekt: Einzelposten Stat. Kennzahlen - periodenbezogen") gespeichert.


Seitens SAP wird der View VIEW COVPR "CO-Objekt: EP Stat. Kennzahlen - periodenbezogen + Bel.kopf" zur Verfügung gestellt über din die beiden Tabellen COBK

Hier sind direkt COBK und COEPR über Mandant, Kostenrechnungskreis und Belegnummer miteinander verknüpft.

Allerdings scheinen in der COEPR keine Werte mehr abgespeichert zu sein, so dass ich hier lieber eine eigene Query über die Tabellen COEJR "CO-Objekt: Einzelposten Stat. Kennzahlen - jahresbezogen"  anlege.


In der erwähnten Tabellen sind für meine Auswertung insbesondere folgende Felder relevant:

• Statische Menge (hier gibt es für jede Periode en Feld SME001 bis SME016)
• Geschäftsjahr (Feld GJAHR)
• Version (Feld VERSN)
• Statistische Kennzahl (Feld STAGR)

Für das Gemeinkostencontrolling ist noch das Feld Objektnummer (OBJNR) wichtig.
 

Exkurs Objektnummer oder Partnerobjektnummer

Die Objektnummer stellt unterschiedeliche Objekte im Controlling einheitlich dar. Hierbei werden Kostenstellen mit führenden KS* und Innenaufträge mit OR* abgebildet.
In vielen Stammdatentabellen ist ebenfalls die Objektnummer vorhanden, so dass diese verknüpft werden kann.


In unseren Fall ist das aber sehr praktisch, da hierdurch zwei Infosets angelegt werden können durch die ich sowohl eine Auswertung der statistischen Kennzahlen je Innenauftrag als auch Kostenstelle auswerten kann.
 

Datenherkunft / Infoset statistische Kennzahlen und CO Objekte

Für die Innenaufträge:

Infoset:
ZCO_COEJR-AUFK  - "ZCO_COEJR-AUFK Stat Kennzahl Innenauftrag"

Join über tabelle COEJR und mit folgenden Tabellen verknüpft:

COEJR-KOKRS <->  AUFK-KOKRS "Kostenrechnungskreis"
COEJR-OBJNR <->  AUFK-OBJNR "Objektnummer"

Das Feld OBJNR hat in Tabellen eine besondere Funktion, da hier unterschiedliche Kontierungsobjekte festgehalten werden können. So werden beispielsweise Innenaufträge als OR* gespeichert, so dass hier eine entsprechende Verknüpfung erfolgen kann.

Um auch Erfasser und Erfassungsdatum zu erhalten kann ich noch

COEJR-KOKRS <-> COBK-KOKRS "Kostenrechnungskreis"
COEJR-BELNR <-> COBK-BELNR "Belegnummer"

miteinander verknüpfe.


Damit ist das Infoset für die Innenaufträge fertig.


Für die Kostenstellen:

Infoset:
ZCO_COEJR-CSKS-CSKT - "ZCO_COEJR-CSKS-CSKT Stat Kennzahl Kostenstelle"
 
Hier werden mehr Tabellen verknüpft, da die Texte zu den Kostnestellen in Tabelle CSKT und die Stammdaten in CSKS gespeichert sind.


Join über tabelle COEJR und mit folgenden Tabellen verknüpft:

COEJR-KOKRS <->  CSKS-KOKRS "Kostenrechnungskreis"
COEJR-OBJNR <->  CSKS-OBJNR "Objektnummer"

Das Feld OBJNR hat in Tabellen eine besondere Funktion, da hier unterschiedliche Kontierungsobjekte festgehalten werden können. So werden beispielsweise Kostenstellen als KS* gespeichert, so dass hier eine entsprechende Verknüpfung erfolgen kann.


Als kleiner Hinweis am Rande, die Profitcenter sind hier leider als CO Objekte nicht erfasst. Sofern eine Buchung in der Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) erfolgte wie im Artikel "Statistische Kennzahlen in Profit-Center-Rechnung EC-PCA auf einzelnen Profit-Center auswerten".

Mit den ersten Join sind nun schon einmal die statistische Kennzahl und die Kostenstellenstammdaten verknüpft.

Ferner sollte nun noch die Tabelle CKS "Kostenstellenstammsatz" und CSKT "Kostenstellentexte" wie folgt verknüpft werden:

CSKS-KOKRS <-> CSKT-KOKRS "Kostenrechnungskreis"
CSKS-KOSTL <-> CSKT-KOSTL "Kostenstelle"
CSKS-DATBI <-> CSKT-DATBI "Datum gültig bis"

Besonders letzteres Feld ist erforderlich, wenn unterjährig sich der Name der Kostenstelle ändert.

Auch hier können noch die Daten aus dem Belegkopf ergänzt werden indem ich die Tabellen

COEJR-KOKRS <-> COBK-KOKRS "Kostenrechnungskreis"
COEJR-BELNR <-> COBK-BELNR "Belegnummer"

miteinander verknüpfe.

Auswertung / Query über statistische Kennzahlen nach CO Objekten (hier: Kostenstelle und Innenauftrag)

Nun kommt es zur eigentlichen Auswertung per Query.

In der Grundliste der jeweiligen Query habe ich zu den einzelnen Feldern in Klammern angeegeben, ob dieses ist L = Listenfeld (nur Anzeige) oder auch ein S = Selektionsfeld (Auswahl) handelt.

Dabei habe ich folgende Felder in die Query übernommen:

Query ZCO_STATK-IA "Statistische Kennzahl Innenauftrag"
zum Infoset ZCO_COEJR-AUFK

Version (L,S) COEJR-VERSN
Geschäftsjahr (L,S) COEJR-GJAHR

Auftrag (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext (L)  AUFK-KTEXT

Statistische Kennzahl (L,S) COEJR-STAGR
Statistische Menge (L) COEJR-SME001

Da ich die Kennzahl jede Periode erneut einspiele und es sich bei den Kennzahlen um Festwerte handelt reicht mir hier der Wert für die erste Periode.
Wichitg ist mir noch, dass bei den Eigenschaften dieses Feld keine Einheit mit ausgegeben wird, was sonst ein Extrafeld in der Query wäre.

Optional können aus dem Belegkopf

Erfassungsdatum (L) COBK-CPUDT
Benutzername (L) COBK-USNAME

ergänzt werden.

Query ZCO_STATK-KS "Statistische Kennzahl Kostenstelle"
zum Infoset ZCO_COEJR-CSKS-CSKT

Hier sind folgende Felder aufzunehmen:


Version (L,S) COEJR-VERSN
Geschäftsjahr (L,S) COEJR-GJAHR

Kostenstelle (L,S) CSKS-KOSTL
Bezeichnung (L) CSKT-KTEXT

Statistische Kennzahl (L,S) COEJR-STAGR
Statistische Menge (L) COEJR-SME001

Da ich die Kennzahl jede Periode erneut einspiele und es sich bei den Kennzahlen um Festwerte handelt reicht mir hier der Wert für die erste Periode.
Wichitg ist mir noch, dass bei den Eigenschaften dieses Feld keine Einheit mit ausgegeben wird, was sonst ein Extrafeld in der Query wäre.

Optional können aus dem Belegkopf

Erfassungsdatum (L) COBK-CPUDT
Benutzername (L) COBK-USNAME

ergänzt werden.

Wichtig ist nun allerdings noch das Feld Gültig bis, so dass nur die aktuellste Bezeichnung der Kostenstelle ausgwertet wird.

Datum Gültig bis (S) CSKS-DATBI

Hier bietet es sich an die Query nur mit einer Variante ausführen zu lassen und das Feld als geschützt mit Datumswert 31.12.9999 laufen zu lassen, sofern alle Kostenstellen grds. bis in die Ewigkeit gültig sind. Andernfalls eben bis zum aktuellen Systemdatum.

Fazit

Die entsprechende Auswertung stellt nun eine Query als ALV Liste dar in der sowohl der Wert in der ersten Buchungsperiode als auch die Kostenstelle beziehungsweise der Innenauftrag mit Kurztext sowie Erfassungsdatum und Benutzername dargestellt wird.

Ein Export kann dann wie folgt aussehen.



Natürlich lassen sich diese Daten dann auch noch ergänzen zum Beispiel nach einer virtuellen Lehreinheit als Zusatzdatum zur Kostenstelle oder aber, wie im Artikel "Auswertung sprechender Nummernkreisintervalle von CO Innenaufträgen mit Query Zusatzfeldcoding und Unterscheidung numerischer oder alphanumerischer Schlüssel" beschrieben mit weiteren Stammdaten.

Besonders im Hochschulberichtswesen und Hochschulcontrolling sind solche Auswertung sehr hilfreich. Da diese dann auch als Basis für weitere Berechnungen genutzt werden können.

Neben den eingangs erwähnten Möglichkeiten mit Report Painter / Report Writer kann auch durch Excel hier einiges erreicht werden.

Beispiele sind "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" oder "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen".

Hier sind dann Auswertungen mit SAP Query als Datengrundlage sehr nützlich und werden von mir gerne genutzt.

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Die Möglichkeiten der Kostenumlage und Kostenverteilung ist im Artikel "Grundlagen: Wohin mit den Kosten? Leistungsverrechnung, Kostenverteilung und Kostenumlage im SAP CO-OM." sowie eine Auswertung der Kosten im Artikel "ReportWriter: Ergebnisse Planumlage (KSUB) je Partnerobjekt" beschrieben. Das Spannende im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen ist aber, dass oft noch weitere Anforderungen an das Berichtswesen gestellt werden.

Ausgangslage (Kostenumlage vom Overhead bis zum Studiengang)

Eine vereinfachte Umlage der Kosten im Hochschulcontrolling könnte wie folgt aussehen.



Die letzte Stufe (Umlage der Fachbereiche / Lehreinheiten nach LENA) erfolgt dann auf die einzelnen Kostenträger bspw. Innenaufträge.

Die Erhebung der einzelnen Kennzahlen wie VK (Vollzeitkräfte / Vollzeitäquivalente) und HNF (Hauptnutzfläche / gewichtete Raumfläche nach Nutzungsart) habe ich auch ausführlicher in unseren Buch


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beschrieben.

Auswertung Lehrimport und Lehrexport über Lehrnachfrage (LENA)

Im Artikel "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge" bin ich ja schon einmal auf die Auswertung von statitischen Kennzahlen im Rahmen einer Kostenumlage von einzelnen Bereichen auf Studiengänge eingegangen. Basis dafür ist die Kennzahl LENA.

Definition LENA (Lehrnachfrage)
Für die Darstellung der Lehrleistung / Lehrnachfrage von einzelnen Studiengängen zu Lehreinheiten werden statische Kennzahlen auf Ebene der Studiengänge (Innenaufträge) und Lehreinheiten (Kostenstellen) genutzt. Pro Lehreinheit gibt es eine entsprechende statische Kennzahl, die die Höhe der Lehrnachfrage als SWS darstellt. Die Lehrnachfrage stellt die Leistungsbeziehungen zwischen den Lehreineheiten und den einzelnen Studiengängen dar. Die Lehrnachfrage stellt gem. KapVO die Lehrnachfrage in SWS dar. Sie dient der Verrechnung von Lehreinheiten (Fachbereichen) auf Studiengängen. Sie ergibt sich aus der Multiplikation von Studierenden mit  Curricularnormwert (CNW) der entsprechenden Lehreinheit innerhalb eines Fachbereichs. Der CNW stellt hierbei den Lehraufwand je Studierenden dar.

Im Ergebnis haben wir hier je Studiengang sowohl die Kosten als auch die eingeschriebenen Studierende als Kosten je Student.

Die einzelnen Studiengänge beziehen aber nicht nur Leistungen von einer Lehreinheit sondern häufig von mehrern je nachdem wieviel Lehrnachfrage in Semesterwochenstunden (SWS) diese entsprechend zugeordnet sind.

Berechnung Anteil an Lehrnachfrage je Lehreinheit

Innerhalb der Bibliothek 1VK "Kostenstellen - Vollkostenrechnung" oder alternativ 6o1 "Innenaufträge" (beide basieren auf die Berichtstabelle zum Gemeinkostencontrolling CCSS) habe ich folgenden Report Painter Bericht angelegt.

Allgemeine Selektion
Merkmal KostRechKreis (Variable) KOKRS01
Periode 1 bis 12

Schlüsselzeile
Hier habe ich das Element  über Expandieren als Einzelwert
Merkmal Stat.Knnzahl (Set/Gruppe) LN
angelegt.
Damit sind alle statistischen Kennzahlen der Gruppe LN als Einzelwerte aufgeführt.

Die Gruppenpflege von statistischen Kennzahlen erfolgt unter:

• Rechnungswesen
• Controlling
• Kostenstellenrechnung
• Stammdaten
• Statistische Kennzahlengruppe
• Anlegen (Transaktion KBH1) / Ändern (Transaktion KBH2)

In der Gruppe LN sind alle statistische Kennzahlen zur Lehrnachfrage eingeordnet.

Die einzelnen Kennzahlen sind als Festwerte nach der Einheit SWS (Semesterwochenstunden) angelegt (auch hier verweise ich auf unser Buch zum Schnelleisntieg ins Controlling).

Schlüsselspalten
Nun soll jedoch der Lehranteil für einzelne Studiengänge je Lehreinheit ausgewertet werden. Dafür habe ich insgesamt drei Schlüsselspalten festgelegt.

1. Studiengang
Hier sind die Merkmale wie folgt angelegt:
Merkmal Geschäftsjahr (Variable) 1GJAHVJ
Hier soll das Vorjahr ausgewertet werden.
Werttyp 1 (Plan)
Die Kostenumlage und Erfassung der stat. Kennzahlen erfolgt in einer Planversion
Version (Variable) 1CVERSP
Hier können dann in der Selektion unterschiedliche Planversionen selektiert werden.
Bewertung 0 (legale Bewertung)
Auftrag (Variable) 6-AUFNR
Da nur ein Studiengang (CO Innenauftrag) ausgewertet werden soll, ist hier nur das Feld von als Variable markiert. Damit wird in der Berichtsselektion auch nur ein Auftrag abgefragt.

2. Alle Studiengänge
Hier sind ebenfalls folgende Merkmale festgelegt:
Geschäftsjahr (Variable) 1GJAHVJ
Werttyp 1
Version (Variable) 1CVERSP
Bewertung 0
Im Unterschied zur 1. Spalte ist jedoch für das Merkmal
Auftrag (Gruppe/Set)  STUD
gesetzt.

In der Innenauftragsgruppe STUD sind alle Studiengänge vorhanden, so dass hier nicht nur die LENA für den Studiengang in der ersten Spalte sondern für alle Studiengänge ausgwertet werden.

3. % Verhältnis
Hier ist nun statt einer Kennzahl mit Merkmal eine Formel hinterlegt:
Formel:  ( X001 / X002 ) * 100

Damit sind hier die Anteile je Lehreinheit ausgewiesen.
 

Konzept Kostenanteile je Studiengang

Ergänzend können nun  für jede Lehreinheit einzelne Kostenartengruppen ausgewertet werden und diese möglicherweise differenzierter als über die Umlagekostenarten eine Auswertung über die einzelnen Kostenbestandteile eines Studiengangs erfolgen.

Sofern auf der letzten Stufe nicht mehr die einzelnen Umlagekostenarten zum Ausweis woher die direkten Kosten und die über die Kostenumlage gebuchten Kosten auf der Lehreinheit stammen ist es möglich hier "rückwärts" diese zu berechnen.

Aus der folgenden Darstellung dürfte das Prinzip klar sein.



Im ersten Abschnitt berechne ich, wie im Artikel beschrieben, die Anteile an Lehrnachfrage je Lehreinheit und habe hier einen Prozentwert.

Im zweiten Abschnitt werte ich für jede Lehreinheit die direk gebuchten Aufwandskostenarten aus und zusätzlich noch die einzelnen Umlagekostenarten aus den vorgelagerten Umlagezyklen.

Diese beiden Abschnitte (die auch als Tabellenblätter bei der Office Integration angezeigt werden) können nun in Excel als Berechnungsgrundlage % * Kostenanteile verwendet werden (siehe auch "Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel").

Abschnitt mit abgeleiteten Kennzahlen

Alternativ wäre hier denkbar statt eines neuen Abschnitt mit Merkmalen und Kennzahlen einen Abschnitt mit abgeleiteten Kennzahlen einzufügen.

Hier können dann einzelne Zellen miteinander verrechnet werden. Damit ist dann auch folgendes Berichtsmodell denkbar:



Hier sind im ersten Abschnitt als Zellen die % Anteile je Studiengang definiert und im zweiten Abschnitt die einzelnen Kostenanteile der direkten Kosten und der einzelnen Umlagekostenarten.

Kombination aus Spalte und Zeile = Zelle
Durch Doppelklick auf die einzelnen Werte in der Spalte % sowie bei den einzelnen Kostenanteilen habe ich diese als Z (Zellen) definiert (siehe ✔ XXX.XXX.XXX).

Mit den Zellen kann ich nun in Formeln arbeiten (siehe auch "Grundlagen: Formeln im Report Painter und Report Writer mit Bezug auf Spalten, Zeilen und Kombination aus beiden Zellen oder XYZ Beziehungen").

Der dritte Abschnitt ist nun ein "Abschnitt mit abgeleiteten Kennzahlen" in dem sowohl die Spalten als auch die Zeilen einzeln definiert werden. Bei der Anlage wird hier bei jeder Spalte und Zeile nur die Textpflege (Kurz, Mittel und Lang) abgefragt und beim Klick auf die Zelle können als Formel die einzelnen Zellen (Z*) verwendet werden.

Damit ist es mir nun auch tatsächlich möglich für den einzelnen Studiengang die Kostenanteile zum Beispiel an der Lehrleistung zum Fachbereich über die bezogene Lehrnachfrage zu berechnen.

Über LENA01 erhalte ich damit die direkten Kosten der Lehreinheit 01, die umgelegten Gebäudekosten, umgelegten Verwaltungskosten und die umgelegten Kosten der sonstigen Einrichtungen über den Anteil den dieser Studiengang an der gesamten Lehrnachfrage der LENA01 bezogen hat. Ebenson geht dieses über LENA02 und die Kosten der Lehreinheit 02 und so weiter.

Am Ende habe ich dann alle direkten und indirekten Kosten des selektierten Studiengangs.
 

Fazit

Zu beachten ist hier jedoch, dass dadurch, dass der Studiengang fest in der 1. Spalte im ersten Abschnitt eingetragen ist hier keine Variation möglich ist, da wir hier ja die Kosten über einen einzelnen Innenauftrag selektiert haben. Dieses bedeutet, dass die auszuwertenden Innenaufträge einzeln zu selektieren sind.

Trotzdem kann dieses im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen interessant sein gerade wenn sonst als Beispiel am Studiengang selbst nur Personalkosten, Sachkosten und AfA ausgewiesen werden.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf dies Thema eingegangen.
  Vielleicht finden sich hier ja auch noch weitere Anregungen für den Aufbau eines Berichtswesen mit SAP nicht nur für CO im Buch.
 
Im Artikel "Wie entwickele ich einen Report Painter Bericht? - Report Painter Berichte im SAP Modul Controlling." sind auch einige grundsätzlichen Ansätze zur Entwicklung eines Berichtes im Controlling aufgeführt.Gerade im Hochschulberichtswesen und Hochschulcontrolling sind die Anforderungen ans Berichswesen, Budgetierung und Controlling einen stetigen Wandel unterliegen, so dass heir auch immer wieder neue Artikel entstehen :-)

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Während vorab noch die Unicode-Umstellung unter SAP ERP anstand stand in letzter Zeit auch das Testen der EHP 8 unter SAP ERP im Fokus.

Mit der Aktivierung der Enhancement Packages 8 ist ein Upgrade als Grundlage für den Übergang nach S/4HANA geschaffen worden und damit als Basis die NetWeaver Plattform 7.50 sowie Unicode aktiviert worden.

Wie auch bei der Einspielung von Supportpackages sind hier manchmal Nacharbeiten erforderlich. Ein Kollege wies nicht ohne Grund darauf hin, dass es sich bei der Einspielung von EHP um einen Releasewechsel handelt wo durchaus auch schon einmal Änderungen in den Programmen vorgenommen worden sind.

Intern haben wir letzte Woche gemeinsam eine Zusammenstellung der Änderungen und erforderlichen Korrekturen festgehalten.

Auf einige Korrekturen und Änderungen die übergreifend auch in adneren Einrichtungen aufgetreten sind möchte ich hier gerne eingehen und Lösungsansätze für Probleme darstellen.

Da dieses Mal sich doch einiges geändert hatte sind einige Punkte in eine entsprechende Präsentation zum Tagesordnungspunkt "Probleme nach SP/EHP-Einspielung" gemeinsam mit Kollegen ausgearbeitet.

Besonders der Austausch in einrichtungsübergreifende Arbeitsgruppen ist hier mehr als sinnvoll, wenn es um das Thema Erfahrungsaustausch und gegenseitige Unterstützung geht. Wobei ein reiner Fokus auf negative Punkte wie angesprochene Probleme erscheint mir auch ein wenig eingeschränkt, da mit den EHP in meinen Augen auch einige spannende zusätzliche Funktionen hinzugekommen sind.

Gerade die positiveb Verändeurngen haben mich überzeugt hier aber auch in einen gemeinsamen Vortrag sowohl Korrekturen als auch solche Änderungen in den folgenden Abschnitten vorzustellen.

Gerade im Vorfeld hat es sich gezeigt, dass hier ein Vortrag zum Thema "Neuerungen im EHP8" von Daniel Ottenberg (Convista Consulting)  auf den FICO Forum Infotagen 2016  mir geholfen haben aktuelle Anpassungen vorzeitig zu erkennen und schätzen zu lernen. Ebenso sind auf den FICO Forum Infotagen 2017 im Vortrag "Änderungen in SAP ERP Controlling (Customer Connect)" von  Marco Valentin, SAP ebenfalls einige Hinweise zur Verfügung gestellt worden.

Auch abseits der SAP Themen ist mir noch imemr das Ernie-Prinzip so wie eine Postkarte in guter Erinnerung.


Notfallkarte von http://andreasjacobs.com/
P.S.: Fehler im Coding ist sicherlich kreative Absicht ;)

Die Unterlagen sind im Artikel "Rückblick FI CO Forum Infotage 2016 in Köln und Zürich" verlinkt und mir in positiver Erinnerung. Aber auch sonst lohnt es sich die Infotage zu besuchen und ich freue mich schon auf November hier ebenfalls wieder neues zu erfahren.

Nun möchte ich aber auf die mir/uns aufgefallenen Punkte eingehen.
 

Transaktion KSUB - Customizing-Fehler: Vorgangsgruppen nicht auf aktuellem Stand

Beim Aufruf der Planumlage kommt es zu obiger Fehlermeldung über die Informationen zum Fehler wird darauf hingewiesen mit folgendne Reports durch Korrekturprogramme durchgeführt werden.

Per SA38 oder per Klick auf den Reportnamen in der Fehlermeldung kann der Report RK811XST (nur aktueller Mandant) oder RK811XUP (für alle Mandanten) ausgeführt werden.

Danach sind alle Basic-Set erneut gesetzt.

Allerdings steht dieser Punkt eigentlich auch immer bei der Einspielung von Support Packages auf der ToDo Liste.
 

Erweiterte Suche bei Feldern

Eine in meinen Augen sehr positive Funktion ist die "Erweiterte Suche" bei Feldern. Hier kann z.B. bei Stammdaten wie Kostenart (KA03), Kostenstellen (KS03) oder Innenaufträge (KO03) die automatische Vervollständigung aufgerufen werden.

Schon beim Tippen einzelner Zahlen wird unterhalb des Feldes eine Liste mit möglichen Feldern als Liste mit zusätzlichen Funktionen ausgegeben.

Ist dieses nicht gewünscht kann diese Option im SAP GUI Logon Pad oder im SAP Menü unter Layout anpassen (ALT + F12 im SAP Menü) unter den Abschnitt INTERAKTIONSDESIGN beim Punkt Visualisierung 2 im Abschnitt Erweiterte Suche deaktiviert werden.

Mittlerweile möchte ich diese Funktion tatsächlich nicht mehr missen.

Neue Selektionsbilder für CO Einzelposten

Innerhalb der Einzelpostenberichte IST im Controlling

• Transaktionen KSB1, KSB1N (Kostenstellen)
• Transaktionen KO1, KOB1N (Innenaufträge)

ist die Selektionsmaske um Merkmale und Kennzahlen erweitert worden.

Neben Belegnummer kann hier als Merkmal auch das Feld CO-Subkey für die Suche nach den Herkunfsobjekt selektiert werden.

In den Plan-Einzelposten

• Transaktionen KSBP, KSBPN für Kostenstellen
• Transaktionen KOBP, KOBPN für Innenaufträge

ist ebenfalls eine Suche über die Belegnummer möglich. Über die SChaltfläche Selektionsbild definieren kann dieses ebenfalls bearbeitet werden.

In den SAP Hinweisen 2187310 sind die Funktionen zu KESS vollständig vorgestellt unter den Hinweis 2579920 ist erklärt, wie diese Zusatzfelder in der Tabelle T811FLAGS deaktivieren lassen.

Zusatzfunktionen für Umlage und Verteilung

In den Transaktionen zur Verrechnung von Kostenarten im CO-OM (Umlage und Verrechnung) z.B. Planumlage (KSUB) aber auch für die Istumlage (KSU5) um Zusatzfunktionen ergänzt.

Insbesondere die Möglichkeit einzelne Segmente für einen Testlauf zu sperren kann hier hilfreich sein um im Vorfeld einzelne Zyklen zu testen.

Gleiches gilt für die Planverteilung (KSVB) und Istverteilung (KSV5). In der Profitcenter-Rechnung (EC-PCA) sind die Umlage (Plan 3KEB, Ist 3KE5) und Verteilung (Plan 4KEB, Ist 4KE5) ebenfalls um Einstellungen für Simulation erweitert worden.

SAP Basis Zentraler Einstieg Suchfunktionen

Eine spannende Suche über Tabellen ist durch die Einstiegstransaktion SE16T zu finden. Vergleichbar zur SE16H ermöglicht diese eine wesentlich erweiterte Suche über Tabellen im SAP System.

Die neue Transaktion SE16S (Allgemeine Tabellen und Wertsuche) sucht in allen Feldern der gefundenen Tabellen und die SE16SL (Feldbasierte Tabellen und Wertsuche) beschränkt die Suche auf Felder der gefundenne Tabellen, die zur eingegebenen Feldbeschreibung passen.

Während die SE16SL schneller ist jedoch muss die Eingabe der Feldbeschreibung genauer erfolgen als bei der SE16S.

In der SE16S kann auch ein Suchmuster verwendet werden, dass über die Transaktion SE16S_CUST angelegt werden kann.

Daneben gibt es noch weitere Punkte, auf die ich in folgenden Artikeln eingehen werde.

Validierungsobjekt bei eCATT

Das Thema eCATT hat im Artikel "Massenstammdatenpflege mit LSMW oder SECATT dank Transaktionsaufzeichnung - Handbuch erweiterte computergestützte Test-Tool (eCATT) und LSMW" schon eine gute Grundlage gefunden. Interessanterweise ist nun hier neben der Testfalleinrichtung auch ein Valdierungsobjekt hinzugekommen und es kann im Testskript per VALIDATE innerhalb der Kommandoschnittstelle darauf zugegriffen werden. Hier habe ich mich nicht tiefer mit den Möglichkeiten beschäftigt, da wir im Rahmen der ausführlicheren Testphase tatsächlich auf ein größeres Problem aufmerksam worden.
 

Probleme bei Standardberichten mit Report Painter( RAISE_EXCEPTION  - PROGRAMM NON_EXISTENT bei Report Painter Standardberichten)

Ein noch nicht wirklich nachvollziehbarer Fehler ist beim Aufruf von Standardberichten in der Transaktion GRR3 oder GR55 im Namensraum der SAP zu finden.

In der Bibliothek 6O1 ist der Bericht 6L03-001 "Liste: Ist/Plan/Obl". zu finden. Wird dieser direkt ausgeführt (oder die zugehörige Berichtsgruppe) kommt es zur Fehlermeldung

"Laufzeitfehler RAISE_EXCEPTION und der Meldung Ausnahmebedingung "PROGRAMM NON_EXISTENT" bspw. in den Programm SAPLSLDB abgebrochen."

Der Bericht 6L03-001 ist der Berichtsgruppe 6L03 zugeordnet. Über die Transaktion GR55 kann die Berichtsgruppe angesehen werden. Allerdings führt ein Start der Berichtsgruppe (Ausführen) ein Hinewis, dass die Berichtsgruppe nciht vorhanden ist und danach ist die Berichtsgruppe nicht mehr vorhanden gilt auch wenn der Bericht über die GRR3 ausgeführt worden ist.

Fehlermeldung GR412 und GR032 nachdem der Bericht über GRR3 oder GR55 gestartet wurde

Die Fehlermeldung beim Aufruf der Berichtsgruppe über GR53 (Berichtsgruppe anzeigen) oder GR55 (Berichtsgruppe ausführen) kommt es zur Fehlermeldung GR412 (Bericht ... ist nicht vorhanden) und GR032 (Die Berichtsgruppe enthält keine Berichte) obgleich zuvor hier die Berichte zugeordnet waren und im Standard auch sind.

Bericht funktioniert jedoch, wenn vorab per S_ALR_* gestartet wurde

Wurde im Vorfeld jedoch der Bericht S_ALR_87013000 Liste: Ist/Plan/Obligo aufgerufen, die ebenfalls eine Parametertransaktion für den Reportwriter Bericht für die Transaktion START_REPORT ist und hier, wie im Artikel "Parametertransaktion für Reporwriter" beschrieben die Berichtsgruppe 6L03 ausführt.

Sofern Berichtsgruppe und Bericht noch vorhanden sind wird hier die Berichtsgruppe generiert und das Programm compiliert und die Berichtsgruppe generiert. Danach funktionieren Berichte wieder, selbst wenn diese später über die Bibliothek (GRR3) oder Berichtsgruppe (GR55) direkt gestartet wird.

Lösung: GR59 Berichtsgruppe und abhängige Objekte aus Mandant 000 importieren

Fehlt die Berichtsgruppe jedoch ist ein Neuanlegen der Berichtsgruppe 6SL nicht möglich, da der Bericht aus SAP Namensraum nicht einfach einer Berichtsgruppe zugeordnet werden kann. Es empfiehlt sich also in der Transkation S_ALR* die nicht funktioniert über die SE93 aus den Transaktionscode die Berichtsgruppe auszulesen und von einen funktionierenden System oder Mandant 000 zu importieren.

Über den Mandanten 000 kann  mit der Transaktion GR59 "Report Writer: Berichtsgruppe aus Quellmandanten" über die Option Kopieren abhängiger Objekte die Berichtsgruppe samt Berichten erneut importiert werden. Alternativ lässt sich aus einen bestehenden System, mit funktionierenden Berichten, über die Transaktion GR57 die Berichtsgruppe mit abhängigen Objekten ebenfalls exportieren und mit GR58 wieder importieren im System, da diese nicht funktioniert.

Hintergrund ist wohl ein Schiefstand der Tabelle T800 Report Writer: Berichte und T803L Report Writer: Einträge in Berichtsgruppen. Bei kundeneigenen Berichten kann über die GRR2 der Bericht neu aufgerufen und generiert werden bzw. einer Berichtsgruppe zugeordnet werden.

LOAD_PROGRAMM_NOT_FOUND SAO Query

Hierzu  verweise ich direkt auf meinen Artikel "LOAD_PROGRAMM_NOT_FOUND Programm AQCS oder AQZZ bei Aufruf Query per Reporttransaktion - SAP Query nachgenerieren lassen".
 

Fazit

Gerade für Keyuser und Anwendungsbetreuung ist es sinnvoll solchen Veränderungen nachzugehen und ich bin sehr froh, dass wir uns in Hessen über solche Fehler und Veränderungen austauschen und gegenseitig auch Lösungsansätze miteinander zu teilen.

So umfangreich auch Keyuser und Anwendungsbetreuung testen mögen es gibt doch immer wieder Punkte, die dann doch erst im Laufe der Arbeit auffallen und dann Lösungsansätze gesucht werden müssen.

Nebenbei, wenn sich Gedanken darum gemacht wird, welchen aktuellen Releasestand eigentlich das aktuelle SAP System hat, mag ich hier gerne auf den Artikel "Welches SAP EHP haben wir eigentlich?" von thinkdoforward.de verweisen.

Im Artikel "Offset statt Jetset oder Jahresbudget jahresübergreifend auswerten mit lokaler Variable im Recherchebricht" wurden Jahresbudget, Ertrag, Aufwand und Obligo über eine lokale Variable ZJAHR mit Offset Berechnung +1 bis +10 für die Folgejahre ausgewertet. Somit wird bei Selektion von 2017 die Jahresbudgetwerte von 2017 bis 2027 sowie die bis zum aktuellen Stichtag gebuchten Werte für das aktuelle Geschäftsjahr 2019 ausgewiesen.

Nun wurde aber der Wunsch geäußert, dass für das aktuelle Geschäftsjahr Aufwand, Ertrag und Obligo nicht bis zum 13. Juli 2019 sondern bis 31.06.2019 (sprich Periode 6 im Geschäftsjahr 2019) ausgewertet wird, aber die vorherigen Jahre von Periode 1 bis 12 ausgewertet werden. Die Jahresbudgetwerte sind dabei ohne Angabe von Periode zu wählen.

Merkmal Periode/Jahr in Rechercheberichten

Um diese Anforderung umzusetzen hilft es neben den mit Offset erhöhten Merkmal Geschäftsjahr und der lokalen Variable ZJAHR ein weiteres Merkmal hinzuzufügen.

Hier bietet sich dann das Merkmal "Periode/Jahr" an das ebenfalls als lokale Variable definiert werden kann.

So kann das 1. Folgejahr für das Merkmal Geschäftsjahr die lokale Variable ZJAHR mit Operator + und Offest 1 enthalten und zusätzich das Merkmal Periode/Jahr als von eine Variable PJ_1 und für bis eine Variable PJ_2 als lokale Variable zugewiesen bekommen. Die beiden Variablen PJ_1 und PJ_2 sind in der Selektion dann für den gesamten Berichtszeitraum zu selektieren in dem tatsächlich Aufwand, Ertrag und Obligo ausgewertet werden sollen.

Wird der Bericht nun aufgerufen wird nicht nur das Geschäftsjahr als Selektionsmerkmal erscheinen und für die einzelnen Berichtsspalten um 1 um einen Mehrjahresvergelcih (im Beispiel bis +10 Jahre) auszuwerten sondern auch zwei weitere Selektionsvariablen Periode/Jahr ergänzt um den Variablennamen.

Die Variablen werden alphanumerisch sortiert, so dass erst "Periode/Jahr  /$PJ_1" für von Periode/Jahr und darunter "Periode/Jahr  /$PJ_2" für bis Periode/Jahr ausgegeben wird.

Im Ergebnis werden dann für die Spalten Aufwand, Ertrag und Obligo auch tatsächlich nur die Buchungen die im jeweiligen Jahr und den selektierten Zeitraum von Periode/Jahr bis Periode/Jahr angefallen sind ausgewertet werden.

Da Jahresbudget oftmals in eine Sonderperiode z.B. 000 gebucht wird, sollte das entsprechende Merkmal ergänzend zum Geschäftsjahr ZJAHR nur in den Spalten Ertrag, Aufwand, Obligo eingetragen werden und nicht in den Allgemeinen Selektionskriterien bzw. beim Jahresbudget.
 

Eingabeformat für das Feld Periode/Jahr

Wobei das Format für das Eingabefeld für Periode und Jahr abhängig vom Datumsformat im Benutzerstamm ist. In der Transaktion SU3 kann dieses (unter anderen) im Abschnitt Festwerte im Feld Datumsdarstellung ausgewählt werden. Die Aufbereitung des Datums ist pro Land unterschiedlich aber für Deutschland dürfte die übliche Datumsaufbereitung TT.MM.JJJJ sein (Tag.Monat.Jahr) entsprechend ist dann auch das Feld Periode/Jahr in der Form PPP.JJJJ für Periode (P) und Jahr (J) zu füllen.

Ist das Datumsformat JJJJ.MM.TTT im Benutzerstamm gewählt sind Periode und Jahr in der Form JJJJ.PPP anzugeben.

Saldo und Saldovorjahr berücksichtigen

Eine weitere interessante Berichtsanforderung ist, dass der Saldo gegen Budget bisher aus Jahresbudget - Aufwand - Obligo berechnet worden ist und damit verständlicherweise immer der Saldo zum Jahresende ausgewiesen wird. Jedoch soll nun automatisch im Bericht auch der Saldo des Vorjahres mit übertragen werden. Da die Projekte nur wenige Jahre laufen besteht hier die Möglichkeit der Auswertung des 10-Jahresbericht mit einer Auswertung von 2015 (vier Jahre in der Vergangenheit) bis 2025 (sechs Jahre in der Zukunft).

In den einzelnen Salden kann nun ab ZJAHR+1 für den Saldo nicht nur Jahresbudget - Aufwand - Ertrag sondern auch noch + Vorjahressaldo berechnet werden, so dass hier immer auch der Jahresübertrag im Bericht ausgewiesen wird, ohne dass dieser manuell übertragen wird, bzw. wenn eine Übertragsbuchung noch nicht erfolgt ist, diese dennoch mit ausgewertet wird.


Zum besseren Verständnis dürfte folgende graphische Darstellung des Beriches weiter helfen.

Als Selektionsfelder stehen nun folgende Felder zur Verfügung:

• Fonds, Finanzstelle, Finanzposition
• Periode/Jahr  /$PJ_1
• Periode/Jahr  /$PJ_2
• Geschäftsjahr

In unseren Fall sollen hier folgende Werte genommen werden:

• Periode/Jahr  /$PJ_1 = 001.2017
• Periode/Jahr  /$PJ_2 = 006.2019
• Geschäftsjahr = 2017

Im Ergebnis werden für 2017 und 2018 für Ertrag, Aufwand und Obligo Periode 1 - 12 des jeweiligen Jahres genommen und für 2019 nur Periode 1 bis Periode 6. Für die folgenden Jahre wird nur noch das Jahresbudget und nicht mehr Ertrag, Aufwand und Obligo ausgewertet.



Wie zu sehen ist hier ab 2018 der Saldo aus 2017 berücksichtigt und wird auf den Saldo 2018 berücksichtigt, bzw. der Saldo des Vorjahres auf das Nachfolgejahr direkt übertragen.

Damit sind die einzelnen Salden schon einmal vorab übertragen und die Berichtsspalten für die einzelnen Jahre müssen nciht einzeln noch addiert werden.

Nachtrag: Drittmittelverwaltung -> Saldo gegen Geldeingang statt gegen Jahresbudget

Eine andere Sicht könnte für die Kolleginnen und Kollegen aus den Bereichen Drittmittelverwaltung und Drittmittelcontrolling interessant sein. Hier wird ein Saldo nicht gegen das Jahresbudget sondern aus Ertrag, Aufwand und Obligo (id est Saldo gegen Geldeingang) betrachtet.

Da solche Projekte möglicherweise sogar einige Jahre länger laufen ist es überlegenswert in der ersten Spalte nicht ein Jahr sondern als Beispiel 2001 bis ZJAHR (im Beispiel also 2001 bis 2017) auszuwerten, so dass tatgsächlich die gesamte Laufzeit der Projekte betrachtet werden kann... Ebenso könnten hier auch die Vorjahresbudgetwerte in der ersten Spalte betrachtet werden..so diese ebenfalls immer als Jahresbudget eingestellt waren.
 

Saldoübertrag (negative Budgetwerte in der klassischen Budgetierung)

Die Möglichkeit des Übertrags von negativen Saldowerten als "negatives Budget" in der klassischen Budgetierung innerhalb PSM-FM habe ich ausführlicher im Artikel "Negatives Budget in Public Sector Management Haushaltsmanagement buchen (klassische Budgetierung und BCS)" beschrieben.

Im oberen Bericht werden als Jahresbudget sowohl die Finanzposition auf der das Budget als Jahresbudegt gebucht ist als auch die Finanzposition für negatives Budget zum Saldoübertrag ausgewiesen. Im Ergebnis weist die Spalte mit Berücksichtigung des Vorjahressaldo also entweder einen positiven/negativen Saldo für das Vorjahr als Addition aus oder aber nach der Übertragung ins entsprechende Jahr einen Saldo von 0 aus. Damit kann im Bericht also tatsächlich der Saldoübertrag schon vorweg genommen werden, ohne dass heir schon eine Buchung erfolgt ist.

Berichtswesen allgemein

Auch dieser nun um zwei weitere Aspekte angepasster Bericht kann wieder über "Parametertransaktion für Recherchebericht" eine eigene Transaktion erhalten.

Selbstverständlich können solche Berichtsanforderungen nicht nur im Modul Haushaltsmanagement im Bereich Public Sector Management sondern auch im Controlling und entsprechenden Berichten relevant sein. Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlicher auf das Thema Rechercheberichte im SAP Modul CO eingegangen und habe für einen Mehrjahresvergleich auch diese Vorgehensweise näher erläutert. Hier freue ich mich auch sehr über die durchweg positiven Rückmeldungen auf Amazon * und würde mich freuen, wenn das Buch und Thema auch weitere Personen finden wird :-). Neben Rechercheberichte wird hier auch das Thema Berichtswesen im CO allgemein aber auch die Tools Recherchebericht, Report Painter und SAP Query behandelt sowie einige Empfehlungen und Kniffe rund um Aufbau eines internen Berichtswesen gegeben.

Gerade das Thema Periode/Jahr wurde auch im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" behandelt und stellt auch hier eine entsprechende Möglichkeit dar.

Hier kann ebenfalls mit einen Merkmal "Geschäftsj./Periode" gearbeitet werden um ein rollierendes Geschäftsjahr (zum Beispiel abweichend zum Geschäftsjahr ein Studienjahr) auszuwerten. Interessant ist, dass hier durch die Kombination mit den Merkmal Geschäftsjahr tatsächlich für das laufende Geschäftsjahr bei einer Mehrjahresbetrachtung wie im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" dieses für einzelne Spalten ebenfalls für das aktuelle Geschäftsjahr eingeschränkt werden kann.

Fazit

Der auf diese Weise entstandene Finanzberichte über einzelne Projekte kann nun zum Beispiel um entsprechende Hochrechnungen (zum Beispiel aus der Personalkostenhochrechnung) ergänzt werden. Gerade bei der Personalkostenhochrechnung und unterschiedliche Gruppen an Personal (im Hochschulbereich zum Beispiel Beamte und Tarifpersonal) kann es auch sein, dass das Zahldatum der Bezüge zum 1. eines Monats und der Gehälter zum Monatsende sonst im laufenden Monat dazu führt, dass noch nicht der gesamte Personalaufwand gebucht ist aber die Personalkostenhochrechnung dieses nicht mit berücksichtigt.

Durch die Abgrenzung der Periode des laufenden Geschäftsjahres gegenüber den vorherigen Jahren kann es daher sinnvoll sein, hier eine Einschränkung zu machen.

Es ist allerdings möglich darüber zu diskutieren ob das Obligo dann ebenfalls eingeschränkt werden sollte, da dieses ja ebenfalls Verbindlichkeiten sind, die noch zu zahlen sind, auch wenn diese vielleicht in künftigen Perioden bzw. im laufenden Monat erst gebucht worden sind.

Auf der anderen Seite wird ja auch später im Bericht mit angegeben, bis zu welcher Periode beziehungsweise zum welchen Stichtag die Auswertung erfolgt ist.

Tatsächlich zeigt sich hier auch wieder einmal schön, dass Berichtswesen immer auch ein lebendiges Konzept ist, dass sich immer wieder weiter entwickeln kann.

Als ein weiter Grund zur Begeisterung im Berichtswesen trägt für mich bei auch solche Anforderungen für Berichte in SAP umtzsetzen und hier passende Lösungsansätze zu finden. Sicherlich lassen sich einmal erstellte Berichte auch mit Excel weiter verarbeiten, was zum Beispiel im Artikel "Bilanzreporting und GuV Planung in der Profit-Center-Rechnung sowie Konsolidierung einzelner Bereiche am Beispiel der Planung der Haushaltsrechnung" erfolgt ist, aber es ist immer wieder ein gutes Gefühl, wenn Berichte auch direkt aus den SAP System verwendet werden können und genau die Informationen wieder geben, die für ein Finanzberichtswesen im internen Rechnungswesen und Berichtswesen auch tatsächlich gefordert werden.

Gleichzeitig sind es aber auch solche Berichtsanforderungen die stelltvertretend dafür stehen, dass das Auseinandersetzen mit einzlnen Berichtstools (gerne auch Excel) regelmäßig genutzt werden sollte und gerade vorhandene Berichte auch dahingehend überarbeitet werden können, ob diese noch alle relevanten und tatsächlich geforderten Informationen liefern oder vielleicht doch noch um weitere Informationen erweitert werden können.

Die von mir im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen eingesetzten Tools sind ebenso im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" zusammenfassend mit weiteren Beispielen dargestellt worden.

Während die Geschäftsbereiche (oder Business Area) schon im klassischen Hauptbuch sowohl bei Innenaufträgen und Kostenstellen im SAP Modul CO-OM (Controlling - Gemeinkostencontrolling) hinterlegt werden kann wird der Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) mit Einführung des neunen Hauptbuches ein neues Feld in den Stammdaten zugeordnet das sich auch auf das Berichtswesen auswirkt.  Es handelt sich um das Stammdatum Segment das insbesondere für die Segmentberichtserstattung genutzt werden soll.

Gesetzliche Grundlagen (IFRS, HGB, US GAAP)

Gemäß der gesetzlichen Anforderung im § 297 Absatz 1 Satz 2 HGB kann der Konzernabschluss um eine Segmentberichtserstattung erweitert werden. Nach den International Financial Reporting Standards (IFRS)  ist eine Segmentberichtserstattung für bestimmte Unternehmensformen (kapitalmarktorientierte Unternehmen) nach IFRS 8 verpflichtend für andere ist diese freiwilliger Bestandteil des Konzernabschlusses. Vergleichbare Regelungen finden sich schon länger innerhalb der United States Generally Accepted Accounting Principles (US-GAAP) als US-amerikanischen Bilanzierungsvorschriften.

Durch diese gesetzlichen Änderungen ist es auch nicht weiter verwunderlich, dass die Profit-Center-Rechnung nicht mehr im Controlling sondern auch im Menübaum innerhalb der Finanzbuchhaltung zu finden, da hier die Segmentberichtserstattung erfolgen soll.

Wofür wird die Segmentberichtesrstattung verwendet (Bibi Bilanzierung)

Unter #WirLiebenBilanzierung erläutert die Professur für Financial Accounting (Prof. Dr. Corinna Ewelt-Knauer) im Fachbereich Wirtschaftswissenschaften der Justus-Liebig-Universität Gießen unter Bibi Bilanzierung - Das innovative und interaktive Buch zur Fallstudiengeschichte diverses Wissen rund um die BWL  insbesondere Bilanzierung als Grundlage für Studium & Wissenschaftliches Arbeiten.

Dabei wurde auch unter Accounting on Point: Segmentberichterstattung die Frage beantwortet "Was steckt hinter der Segmentberichterstattung?". Da ich vom Format sehr begeistert bin und die dargestellten Folien noch einmal die Bedeutung der Segmentberichterstattung für die einzelnen Geschäftsbereiche in den Geschäftsberichten besonders unter die Lupe nimmt, mag ich diese gerne hier zitieren. Vielen Dank an dieser Stelle auch für das Okay an das Team von Bibi Bilanzierung bzw. Prof. Dr. Corinna Ewelt-Knauer.

Was steckt hinter der Segmentberichterstattung?

"Der Segmentbericht bietet strukturierte Informationen über einzelne Teileinheiten bzw. Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens (=Segmente), um die im Abschluss aggregiert dargestellte Lage besser interpretieren zu können."

Welche Funktionen kann die Segmentberichterstattung erfüllen?

Dabei kann die Segementberichterstattung für folgende Funktionen genutzt werden:

• Erweiterung des Jahresabschlusses
• Verbesserter Einblick in Vermögens-, Finanz- und Ertragslage
• Veröffentlichung finanzieller Informationen einzelner Teilbereiche
• Einsicht in die Unternehmensentwicklung für (Potenzielle) Investoren/andere Kapitalgeber
• Externe Adressaten können Chancen und Risiken einzelner Segmente bewerten
• management approach

Wer sich für Finanzbuchhaltung, Bilanzierung und natürlich auch Bilanzbuchhaltung interessiert (oder auch Wissen auffrischen mag) findet bei Bibi.Bilanzierung auch passende kurze und lehrreiche Unterlagen.

Ich kann dabei folgende Quellen empfehlen:

  Bibi Bilanzierung | Startseite Youtube Instagram
 

Business Area im klassischen Hauptbuch und Segmente in der Profit-Center-Rechnung im neuen Hauptbuch

Bisher war die Profit-Center-Rechnung ein Nebenbuch und ist nun inhaltlich ins Hauptbuch gewandert, was sich auch im Bereichtswesen auswirkt.

Schon mit der Einführung des neuen Hauptbuches zeigt sich, dass das interne und das externe Rechnungswesen immer mehr zusammen wächst, was gerade bei der Einführung von S/4HANA dann auch darin gipfelt, dass hier Sachkonto und Kostenart zusammengelegt werden, was aber in diesem Artikel nicht gesondert dargestellt werden soll.

Am Beispiel "Grundlagen Finanzbuchhaltung - Geschäftsbereiche als mögliche Lösung zur Abbildung eines Betrieb gewerblicher Art (BgA)" hatte ich schon beschrieben, wie im klassischen Hauptbuch eine Bilanz/GuV über in CO Objekte hinterlegte Geschäftsbereiche erstellt werden kann. Wie im verlinkten Artikel erwähnt kann dieses im Gegensatz zur Profit-Center-Rechnung und Segmentberichtserstattung für eine differenziertere Betrachtung von einzelnen Geschäftsbereichen herangezogen werden.

Sichtbar wird dieses dadurch, dass die Kostenstellen und Innenaufträge einzelnen Geschäftsbereichen abweichend zur Zuordnung zu den einzelnen Profit-Centern zugeordnet werden können.

Damit ist es zum Beispiel möglich einzelne Innenaufträge einen eigenen Geschäftsbereich zuzuordnen und gleichzeitig mit anderen Innenaufträgen einen bestimmten Profit-Center zuzuordnen.

Durch die Aktivierung des neuenn Hauptbuches werden die Stammdaten der Profit-Center um das Feld Segment erweitert. Somit werden durch die Zuordnung der CO-OM Objekte Kostenstelle und Innenauftrag zu einem Profit-Center die Segmente als 1:1 Zuordnung aus Profitcenter und Segment abgeleitet.

Es ist also entscheidend sich vorba Gedanken über etwaige Berichtspflichten zu machen und wie Geschäftsbereiche oder Segmente gestaltet werden sollen.

Anforderungen an Segmente

Ziel der Segmente ist eine gesetzliche Anforderung aus US-GAP und IFRS in der Unternehmen verpflichtet werden einzelne Geschäftssegmente öffentlich zu legen und damit Lagebericht und Jahresabschluss miteinander zu verknüpfen.

Im klassischen Hauptbuch konnten dazu bisher unter anderen Profit-Center-Gruppen oder die erwähnten Geschäftsbereiche in Kostenstelle und Innenauftrag verwendet werden.

Segmente können dafür in den Grunddaten der Profitcenter (Abschnitt Grunddaten im Register Grunddaten) oder auch als zeitabhängige Daten im Anlagenstammsatz hinterlegt werden.

Definition von Segmenten im Customizing

Ebenso wie Geschäftsbereiche sind die Segmente im Customizing (Transaktion SPRO) anzulegen. Die Anlage erfolgt unter:

• Unternehmensstruktur
• Definition
• Finanzwesen
• Segment definieren

Hier können Segmente für die Segmentberichtserstattung durch Angabe von Segment und Beschreibung angelegt werden. Werden später Profitcenter definiert besteht die Möglichkeit hier ein angelegtes Segment auszuwählen und dieses im Profit-Center zu hinterlegen.

Ferner ist das Szenario "FIN_SEGM" Segmentierung den führenden Ledger für das die Segmentberichtserstattung erfolgen soll zuzuordnen. Dieses ist im Customizing (Transaktion SPRO) unterhalb von

• Finanzwesen (neu)
• Grundeinstellungen Finanzwesen (neu)
• Bücher
• Ledger
• Szenarios und kundeneigene Felder Ledgern zuordnen

möglich, wodurch festgelegt wird, welche Felder eines Ledger bei der Durchbuchung aus anderen Anwendungskomponenten fortgeschrieben werden. Hierzu ist das entsprechende Ledger zu markieren (zum Beispiel OL für führendes Ledger) und in der Dialogstruktur der Punkt Szenarios auszuwählen. Über neue Einträge kann hier das Szenario für Hauptbuchhaltung im Beispiel FIN_SEGM für Segmentierung ergänzend zur FIN_PCA für die Profitcenter-Fortschreibung ausgewählt werden.

In der Stammdatenpflege zum Profit-Center (Transaktion KE51, KE52) kann das Segment dann entsprechend ausgewählt werden.
 

Ableitung von Segmenten durch Kundenerweiterung (BAdI)

Sofern das Segment nach anderen Kriterien abgeleitet werden soll ist hier auch die Nutzung des Business-Add-In (Badi) FAGL_DERIVE_SEGMENT möglich.

Diese Ableitung kann ebenfalls im Customizing unter:

• Finanzwesen (neu)
• Grundeinstellungen Fiannzwesen (neu)
• Werkzeuge
• Kundenerweiterungen
• Business-Add-Ins (BAdIs)
• Ableitung Segment
• Segment ableiten

Dieses wird in folgender Logik abgeleitet.

1. Wird bei einer Buchung kein Segment angegeben, ermittelt das System das Segment aus der hier definierten Substitution
2. Sofern aus der Substitution kein Segment ermittelt werden kann wird das Segment aus den Stammdaten des Profit-Center abgeleitet

Zuordnung von Segmenten in Profit-Center Stammdaten (Beispiel)

Die Zuordnung von Profit-Center zu Segmenten erfolgt in folgender Logik. Ein Segment kann mehreren Profit-Centern zugeordnet sein, aber jedes Profit-Center nur einen Segment.

Nehmen wir als Beispiel die Profit-Center des Verlag NewMedia (das ich als Beispiel im Buch  »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)«  verwendet habe.

Hier könenn die einzelnen Sparten der Fachbücher des Verlages einen Segment Fachbücher zugeordnet werden:



Der Aufbau von Segmenten in Verbindung mit Profit-Centern sollte so gewählt werden, dass hier eine andere Information abgebildet wird. Durch die Integration der Profit-Center ins neue Hauptbuch sind hier auch weitere Auswertungsmöglichkeiten gegeben. Wie bereits erwähnt finden sich die Profit-Center im SAP Menü nun nicht nur im Controlling sondern auch in der Finanzbuchhaltung unter:

• Rechnungswesen
• Finanzwesen
• Hauptbuch
• Stammdaten
• Profitcenter

In der Tabelle FAGLFLEXT (Hauptbuch: Summen) ist das Feld Segment nun ebenfalls neben Profitcenter vorhanden.

Auswertung von Segmenten

Im Gegensatz zu Geschäftsbereichen muss für die Segmentberichtserstattung keine Geschäftsbereich-Bilanzen in den Einstellungen der globalen Daten zum Buchungskreis in den Verfahrensparaemetern aktiviert werden. Allerdings steht das Segment im Gegensatz zum Geschäftsbereich in der Transaktion S_ALR_87012284 nicht als Selektionskritierium unter Verkehrszahlenabgrenzung zur Verfügung.

Die Auswertung von Segmenten erfolgt nun aber nicht über die Bilanz/GuV unter:

• Rechnungswesen
• Finanzwesen
• Hauptbuch
• Infosystem
• Berichte zum Hauptbuch
• Bilanz/GuV/Cash Flow
• Allgemein
• Ist-/Ist Vergleiche
• Bilanz/Guv (Transaktionscode S_ALR_87012284)

sondern hat einen eigenen Menübaum unterhalb von

• Infosysteme
• Rechnungswesen
• Finanzwesen
• Hauptbuch
• Infosystem (neu)
• Berichte zur Segment-Berichtserstattung

Hier findet sich unter anderen der Bericht "Segment Plan/Ist/Abw.) Transaktion S_E38_98000092 unter den im Abschnitt Berichtsselektion auch auf die Bilanz/GuV Struktur zugegriffen werden kann.

Alternative / Vergleich Profit-Centergruppen zu Segmenten

Problematisch bei der Nutzung von Segmenten für Auswertungen ist jedoch, dass diese nicht flexibel auf organisatorische Änderungen reagieren können, da eine nachträgliche Änderung der Zuordnung zum Profit-Center nicht erfolgen kann. Daher kann die Verwendung von Profit-Center-Gruppen und Auswertung der Bilanz/GuV durch Kopie der Bilanz/GuV Struktur wie im Artikel "Bilanz- GuV- Struktur definieren oder nach CO-PCA kopieren" beschrieben durchaus hilfreich sein. Sollen darüber hinaus auch die Kostenstellen und Innenaufträge ausgewertet werden, ist ein Blick auf die Berichtsbibliothek ZPC (siehe Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" nützlich sein.

Weitergehende Informationen

Ein Überblick über Segmente und Gegenüberstellung der neuen Profit-Center-Rechnung zur klassischen Profit-Center-Rechnung ist 2015 auf den FICO-Forum Infotagen vorgestellt worden.

FICO Forum Infotage 2015
Die Unterlagen der einzelnen Vorträge werden traditionell im Nachgang ebenfalls auf fico-forum.de veröffentlicht (siehe "Unterlagen der 4. FICO-Forum Infotage 9/10 November Köln").

Die beiden Vorträge können auch heute noch abgerufen werden:

Unterschiede klassische/neue Profitcenter Rechnung
Martin Munzel - Espresso Tutorials
http://fico-forum.de/ET/infotage_2015/PCA/

Segmentberichterstattung im SAP Hauptbuch
Jörg Siebert - Espresso Tutorials
http://fico-forum.de/ET/infotage_2015/JS_Segment/

Da mit der Einführung von S/4HANA neben der Unicode-Umstellung, im Bereich PSM die Umstellung von der klassischen Budgetierung hin zu BCS (siehe "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung"), die Einführung von Business Partner (Nachfolge von Kreditor und Debitor) und auch die Aktivierung des neuen Hauptbuches ein wichtiges Thema ist, dürften auch dieses Jahr die FICO Forum Infotage für Kolleginnen und Kollegen interessant sein.

Dieses Jahr finden die Infotage vom Dienstag 19. bis Mittwoch 20. November in Köln statt und als Themen stehen unter anderen:

• Update zu S/4HANA Finance 1909
  von Janet Salmon, SAP Deutschland SE & Co.KG
• S/4HANA-Anlagenbuchhaltung
  von Jörg Sieber, Espresso Tutorials GmbH
• aber auch Geschäftspartner-Migration
  von Samuel Gonzalez, ConVista Consulting AG

auf der Agenda. Bis zum 31. Juli 2019 kann noch ein Frühbucherticket für 299 Euro erworben werden. Danach sind die Tickets ab 499 Euro zu haben.

Weiter Informationen zur Belegaufteilung nach Segment / Geschäftsbereich

Da das Thema durchaus noch mehr Aspekte hat, mag ich auf folgende Artikel verweisen:
 

• "Geschäftsbereiche als Belegaufteilungsmerkmal"
• "Segmente in der neuen Profitcenter-Rechnung als Belegaufteilungsmerkmal"
• "Betriebe gewerblicher Art (BgA) und Belegaufteilungsmerkmale Profitcenter, Segment, Funktionsbereich und Geschäftsbereich"