Andreas Unkelbach
Logo Andreas-Unkelbach.de

Artikel zum Stichwort Berichtswesen

Alle folgende Artikel sind unter den angegeben Stichwort (TAG) einsortiert. Sollte der gesuchte Artikel nicht dabei sein kann hier auch die Artikelsuche weiter helfen.

Oft sind aber auch die aktuellen Artikel in der jeweiligen Kategorie im Menü interessant.
Espresso Tutorial - die digitale SAP Bibliothek

SAP Fachliteratur ist unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.



Donnerstag, 14. September 2017
07:01 Uhr

Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf das Thema Varianten von Berichten zur Vorbelegung von Selektionsfeldern sowie auf die Selektionsvarianten (zum Beispiel über Kostenstellen mit der Transaktion KS13 oder über Innenaufträge in der Transaktion KOK5) eingegangen durch die über vordefinierte Merkmale Stammdaten wie Kostenstellen oder Innenaufträge in Berichte selektiert werden können.

Innerhalb der KOK5 kann tatsächlich zwischen den "Auftragsphasen" ERÖFFNET, FREIGEGEBEN, TECHNISCH ABGESCHLOSSEN und ABGESCHLOSSEN selektiert werden. Sofern nun aber Projekte GESPERRT werden, wenn diese fertig sind und nicht der Status auf ABGS für Abgeschlossen gesetzt wird kann dieser in der KOK5 nicht auf Anhieb selektiert werden.

Im Abschnitt STATUS findet sich jedoch auch ein Feld Statusselektionsschemata. Über dieses ist es tatsächlich auch möglich Innenaufträge mit Status SPERR auszuwerten, ohne dass hierfür eine Query wie im Artikel "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag" oder "Änderungsbelege zu Systemstatus (JEST) bei Innenaufträgen per Query auswerten" beschrieben gesetzt werden muss.

Hierzu kann im Customizing über die Transaktion SPRO unter folgenden Pfad ein Selektionsschemata eingesetzt werden
  • CONTROLLING
  • INNENAUFTRÄGE
  • AUFTRAGSSTAMMDATEN
  • SELEKTION UND SAMMELBEARBEITUNG
  • Statusselektionsschemata definieren
Alternativ ist das auch direkt über die Transaktion BS42 möglich. Technisch sind diese in der Tabelle TJ48 "Prüftabelle der Selektionsids" gespeichert.

Nach Aufruf der Transaktion kann über die Schaltfläche NEUE EINTRÄGE ein Selektionsschemata angelegt werden. Der Eintrag muss dann markiert werden und über den Punkt SELEKTIONSBEDINGUNG kann dazu ein oder mehrere STATUS per UND verknüpft werden. Als Beispiel kann hier ABGS und SPER in die Spalte Status eingetragen werden.

Damit umfasst diese Selektionsvariante alle abgeschlossenen / gesperrten Innenaufträge. Über die Spalte NICHT (Checkbox) kann hier auch eine negative Selektion (sprich entspricht nicht diesem STATUS) ergänzt werden.

Nachdem dieses angelegt worden und per Customizing-Transportauftrag transporiert worden ist (Tabellenpflege) besteht nun die Möglichkeit in der KOK5 dies als Selektion im Feld STATUSSELEKTIONSSCHEMATA zu hinterlegen.

Interessant wird das ganze dadurch, dass im Feld Auftragsgruppe auf diese in der KOK5 angelegten Selektionsvariante in der F4 Auswahlhilfe zugegriffen werden kann, wenn die entsprechende Option gesetzt ist.

Interessant kann dieses werden, wenn eine Kostenstelle selektiert wurde und als zugeordnete Innenaufträge alle zugehörigen nicht gesperrten Innenaufträge zum Beispiel beim Report Writer / Report Painter Bericht selektiert werden soll.

Diese Möglichkeit ist durch Kombination des SELEKTIONSSCHEMATA in einer Selektionsvariante und der Vorgehensweise im Artikel "CO Objekte indirekt auswerten Teil 1/2 hier: Anhand Kostenstelle im Report Writer zugeordnete CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle" beschrieben.

Gerade solche Kniffe (oder nennen wir es Tipps und Tricks) sind ein Grund, warum mir das Projekt "Buchveröffentlichung »Berichtswesen im SAP®-Controlling«" oder auch mein Vortrag am FICO Forum 2016 (siehe "Vortrag Controlling Tipps aus der Praxis für die Praxis und die Espresso digitale SAP Bibliothek Flatrate") tatsächlich Freude gemacht hat insbesondere, da das Thema Berichtswesen im Controlling tatsächlich auch ein Herzensthema von mir ist.

Sollte dies ebenfalls Interesse geweckt haben verweise ich gerne auf die Möglichkeit des Onlineshop auf dieser Seite sowie für Hochschulen auf die Neuigkeiten meines Verlages zum Thema "SAP-Flatrate für Hochschulen - Digitale SAP-Fortbildungsplattform für Studenten und Hochschulmitarbeiter".

Über eine Jahrespauschale erhalten alle Studenten und Hochschulangehörige Zugriff auf die digitalen SAP-Bibliothek von Espresso Tutorials und damit einem breiten, praxisnahen Wissenspool rund um SAP.  Die Vorteile der Flatrate habe ich schon unter SAP Know How vorgestellt und bin tatsächlich überzeugt vom Angebot.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Freitag, 8. September 2017
16:51 Uhr

Unterschiede Report Painter (Transaktion GRR1, GRR2 und GRR3) und Report Writer (Transaktion GR31, GR32, GR33)

Nachdem die letzten Artikel doch ein wenig fern ab von SAP waren soll hier einmal eine konkrete Nachfrage beantwortet werden, die ich als Kommentar in einen älteren Artikel schon beantwortet hatte, aber etwas schwieriger aufzufinden war. Immerhin ist dieses auch ein schönes Beispiel wie E-Mails (siehe Artikel "Mailprogramme unter Android mit Exchange EWS Unterstützung insbesondere Aquamail") oder auch Kommentare im Blog ganz im Sinne des Artikel "Praktische Nutzung von social media Diensten für meinen Arbeitsalltag" neben Themen abseits von Gesprächen mit Kolleginnen und Kollegen oder Themen mit denen ich mich im Rahmen von geplanten Veröffentlichungen beschäftige hier ins Blog kommen. :-)

Teilweise erhalte ich auch per Mail oder über andere Medien entsprechende Vorschläge oder Anregungen was auch ein Stück weit das am Bloggen ist, dass mich nun schon seit 1997 am Internet und der damit verbundenen Philosophie fasziniert. Nun aber genug von der Nostalgie hin zu einer konkreten Frage.


Ausgangslage:
Per Kommentar hatte ich damals eine Rückfrage in der Form

"bei einem unserer Anwender ist angeblich ein Report Painter Bericht plötzlich verschwunden. Über Report Writer ist der Bericht aber auffindbar.Kann mann auch aus einem Report Writer Bericht wieder einen Report Painter Bericht erzeugen ? "

Da ich letztens auch eine Anfrage erhalten hatte,ob ein in der Transaktion GR33 angezeigter Bericht auch in der Transaktion GRR3 angezeigt werden kann.

Dieses mag ich gerne zum Anlass nehmen und kurz auf die Unterschiede zwischen Report Painter und Report Writer eingehen.

Blogkommentar als Wiedervorlage zum Artikel

Ich hatte schon einmal im Artikel "Report Painter in Report Writer umwandeln (Detaillierungsstufe von Merkmalen)" darauf hingewiesen, dass es einen Unterschied zwischen Report Painter und Report Writer gibt.Trotzdem bietet sich dieses Thema als Wiedervorlage an, da ich mir vorstellen kann, dass dieses Thema öfters einmal wieder herausgesucht werden könnte. Immerhin ist der Originalartikel auch schon vier Jahre alt, da ist es kein Wunder, dass ich fürs Suchen etwas länger brauchte ;-)
 

Usability vs. umfangreichere Funktionen

Während der ReportPainter eine graphische Oberfläche bietet in der die Zeilen und Spalten eines Berichtes so angezeigt und erstellt werden, wie Sie anschliessend auch im Bericht ausgegeben werden (WYSIWYG) müssen innerhalb eines ReportWriter Berichtes einzelne Sets (Zeilen-Sets, Spalten-Sets etc.) einzeln gepflegt und zusammengestellt werden. Der Vorteil des ReportPainter ist, dass hier vorhandene Merkmale aus der jeweiligen Berichtsbibliothek genommen werden können und diese dann auch entsprechend formatiert und aufbereitet sind. Technisch setzt der ReportPainter auf die Funktion des ReportWriter auf bietet aber eine leichtere Oberfläche zur Berichtsentwicklung und schon entsprechend vordefinierte Merkmale.

Grundsätzlich bieten ReportPainter und ReportWriter einen vergleichbaren Funktionsumfang, so dass durch die graphische Oberflächere und damit leichtere Handhabung in der Regel der Reportpainter zu empfehlen ist.

Ferner zeigt sich hier auch ein Vorteil beim Transport der Berichte, da hier nicht die abhängigen Objekte mit transportiert werden müssen.

Vorteile und Nachteile vom Report Painter und Report Writer

Zwischen den beiden Berichtsarten (ReportPainter und ReportWriter) sind die einzelnen Vorteile und Nachteile abzuwägen.

Vorteil
Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist sicherlich, dass Änderungen in der Kostenstellengruppe FB (zum Beispiel durch Hinzufügen neuer Leistungsbereiche (LB*) oder neuer Fachbereiche (FB*) diese dann auch im Bericht berücksichtigt werden, sofern diese ebenfalls auf den entsprechenden Ebenen der Kostenstellengruppe hierarschich dargestellt werden.

Auch sonst können teilweise differenziertere Sets angelegt werden beziehungsweise der Bericht noch stärker an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Nachteil
Durch die fehlende graphische Unterstützung kann es wesentlicher aufwändiger sein den Bericht entsprechend anzupassen. Innerhalb des ReportPainter Berichtes können problemlos neue Gruppen in Spalten oder Zeilen hinzugefügt werden ohne sich großartig Gedanken um die Definition von Sets zu machen.

Ferner werden die erstellten ReportWriter Berichte nicht in der Bibliotheksansicht über die Transaktion GRR2  oder GRR3 angezeigt.

Die Einstiegstransaktion GRR1 (Report Painter Bericht anlegen) listet tatsächlich nur mit ReportPainter angelegte Berichte auf.

Berichtsursprung in der Transaktion GR32 oder GR33 selektieren

Im Gegensatz dazu werden in der Transaktion GR31 sowohl ursprünglich in ReportPainter angelegte Berichte als auch direkt im Report Writer angelegte Berichte aufgeführt. Diese sind dann auch in der Bibliotheksansicht (bspw. GRR2) nicht aufgeführt.

Beim Ausführen werden Report-Painter-Berichte automatisch in das Report-Writer-Format übersetzt. Dieses ist auch der Grund warum in der Transaktion GR31 beide Berichte und über den Punkt Berichtsursprung über folgende Merkmale selektiert werden können:

Angelegt durch Report Writer
P Angelegt durch Report Painter

Sofern bestimmte Funktionen die nur im Report Writer unterstützt werden (im oberen Blogartikel die Detaillierungsstufe  im Bericht) habe ich mich für eine zweigleisige Lösung entschieden.

Was tun um Report Painter und Report Writer zu nutzen?

Grundsätzlich ist es leider nicht möglich einen Report Writer Bericht in einen Report Painter Bericht umzuwandeln. Da ich aber tatsächlich gerne den Report Painter zum Berichtsentwurf nutze und dann gerne die Spezialfunktion des Report Writer im Ausnahmefall anwenden mag lege ich mir solche Berichte doppelt an.

Die Grundstruktur wird tatsächlich als ReportPainter Bericht angelegt und als Z99_ oder vergleichbar per Namen markiert. Dieser wird, wie im Artikel beschrieben als Vorlage verwendet und dann tatsächlich neu angelegt.

Kleinere Veränderungen können natürlich auch im ReportWriter über die Transaktion GR32 vorgenommen werden. Allerdings ist es wesentlich einfacher im ReportPainter Berichte zusammenzuklicken (was nicht abwertend gemeint ist).

Zum Ausführen eines ReportWriter Berichtes bestehen daher nur die Möglichkeiten:
  • Die Berichtsgruppe selbst über die Transaktion GR55 auszuführen.
  • Innerhalb des Berichtes (Transaktionen GR32, GR33), durch Bericht->Ausführen, den bericht zu starten
  • Oder über eine Parametertransaktion für Reporwriter den Bericht mit einer kundeneigenen Transaktion zu starten.
Alternativ könnte auch ein ReportPainter Bericht in der gleichen Berichtsgruppe zugeordnet werden und die beiden Berichte dann gemeinsam zu starten.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Donnerstag, 10. August 2017
21:53 Uhr

CO Objekte indirekt auswerten Teil 2/2 hier: Innenauftrag zum Fond WIPLAN

Nachdem im ersten Teil dieser Kurzserie (siehe Artikel "CO Objekte indirekt auswerten Teil 1/2 hier: Anhand Kostenstelle im Report Writer zugeordnete CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle") anhand des Merkmal RESP_FLAG  die zur selektierten Kostenstelle zugeordneten CO Objekte (insbesondere die über die verantwortliche Kostenstelle zugeordneten Innenaufträge) im Report Painter / Report Writer ausgewertet worden sind, stellt sich die Frage, ob eine vergleichbare Funktion auch im Public Sector Management für die Rechercheberichte im Haushaltsmanagement möglich ist.

Im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" habe ich schon kurz beschrieben, wie ein entsprechender Bericht aufbereitet werden kann und die unterschiedlichen Ausgabeformen sind auch im Artikel "Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche" erläutert worden.

Dabei hat PSM-FM eine etwas andere Datenstruktur wie CO was auch schon im Artikel "Salden je Finanzposition mit Unterscheidung Personal oder Sachaufwand aus PSM-FM durch Query über logische Datenbank FMF" angedeutet ist.

FMDERIVE und Fond WIPLAN für Landesmittel (Finanzstelle oder Landesprojekte)

In der HHM-Ableitungsstrategie wird im ersten Schritt ein Fond für den Landeshaushalt (hier WIPLAN) gesetzt. Dieser wird sowohl genutzt wenn Buchungen auf Kostenstellen (aus denen die Finanzstelle abgeleitet wird) oder wenn CO Innenaufträge bebucht werden zu denen keine entsprechende Fonds angelegt worden sind bebucht. Da diese ebenfalls Landesmittelprojekte sind landen diese gemeinsam mit den Kostenstellen auf den Fond WIPLAN.

Auf die entsprechenden Ableitungsstrategien für FMDERIVE möchte ich nun nicht näher eingehen, jedoch soll ein Hinweis auf eine Auswertung der CO Innenaufträge hinter den Fond WIPLAN hingewiesen werden.

Anpasssung Bericht zum Formular um Merkmal CO Innenauftrag

Entsprechend soll im Recherchebericht das Merkmal CO Innenauftrag in den ericht übernommen werden, so dass Kennzahlen zum Fond WIPLAN auch für zugeordnete CO Innenaufträge ausgewertet werden können.

Im Recherchebericht ist es möglich in der Transaktion FMEL (Bericht ändern) das Merkmal  AUFTRAG mit aufzunehmen. Damit erscheint dann ebenfalls der CO Innenauftrag mit in der Navigation und es kann zum Fond WIPLAN (Landesmittel) auch die dahinter liegenden CO Innenaufräge aus Sicht des Haushaltsmanagement ausgewertet werden. Somit kann also von der Navigation das Merkmal Innenauftrag zur Ansicht im Aufrissbereich übernommen werden. Dieses funktioniert sowohl im klassischen Recherchebericht als auch bei der graphischen Berichtsausgabe, wie diese im Artikel "Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche" vorgestellt worden ist.

Im Ergebnis kann es hier ebenso interessant sein den Fond WIPLAN auszuwerten und so sowohl Buchungen auf der Finanzstelle als auch den einzelnen CO Innenaufträgen zu haben, wie die Möglichkeiten über die Auswertung eines Profit-Center im Ergebnis die CO Objekte Kostenstelle und Innenauftrag näher zu betrachten, wie im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" durch Aktivierung des Merkmal Kostenselle und Innenauftrag bei der Auswertung in der Profit-Center-Rechnung beschrieben worden ist

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 8. August 2017
19:47 Uhr

CO Objekte indirekt auswerten Teil 1/2 hier: Anhand Kostenstelle im Report Writer zugeordnete CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle

Schon im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" wurde die Möglichkeit angesprochen bei der Auswertung eines Kontierungsobjektes (hier: Profit-Center) dazugehörige andere CO-Objekte mit auszuwerten (hier: Innenauftrag, Kostenstelle). Dieses ist aber auch bei anderen Modulen als die Profit-Center-Rechnung möglich und ermöglicht noch weitergehendes Reporting.

Im ersten Teil dieser Kurzserie möchte ich auf die Möglichkeit der Selektion von Innenaufträgen über die verantwortliche Kostenstelle im Stammdatum  gehen. Dazu kann eine Funktion im Report Painter genutzt werden.

Report Painter RESP_FLAG zur Auswertung von Daten zur verantwortlichen Kostenstelle

In der Bibliothek 1VK ist es durch das Merkmal "Daten zur verantwortlichen Kostenstelle einlesen" (technischer Name RESP_FLAG) möglich neben der selektierten Kostenstelle auch alle anderen mit dieser Kostenstelle verknüpften CO Objekte auszuwerten. Dieses können zum Beispiel Innenaufträge sein, die über das Feld "verantwortliche Kostenstelle" mit der selektierten Kostenstelle verknüpft sind.

Über das Merkmal Objektart (technischer Name OBART) kann dieses auch noch weiter eingeschränkt werden.

Da solche Dinge anhand eines konkreten Berichtsbeispiel schneller erläutert werden kann, soll folgender Bericht ein kurzes Beispiel bieten. Eine Einführung in das Thema Report Writer ist im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" zu finden. Ziel des Berichtes soll es sein neben den Buchungen auf der selektierten Kostenstelle (oder auch Kostenstellengruppe) die zugeordneten Innenaufträge auszuwerten. Wie im Artikel "Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel" beschrieben wird dabei ein Abschnitt für die Kostenstellenauswertung und einer für die Innenaufträge (Projekte) verwendet.

Allgemeine Selektion

Die Allgemeinen Selektionskriterien gelten dabei für alle Abschnitte und können unter BEARBEITEN->ALLGEMEINE SELEKTION als übergreifenden Merkmale hinterlegt.

Für diesen Bericht sind insgesamt sechs Merkmale hinterlegt, die in folgender Tabelle dargestellt sind:
 
Merkmale für Allgemeine Selektion
Zugeordnetes Merkmal Eingetragene Werte
KostRechKreis Variable 1KOKRE
Kostenstelle Variable 1KOSTL
verantwrtl.Dat.lesen X
Flag gesetzt. Ereignis ist eingetroffen.
Werttyp 4 für Ist
Version 0
Periode von 1 bis 12

Beim Merkmal Kostenstelle wäre es auch ein Gedanke wert statt einer einzelnen Kostenstelle dieses Merkmal als SET (Gruppe) zu markieren und zum Beispiel durch die Variable 1KOSET später eine ganze Gruppe oder mehrere Kostenstellen auszuwerten. Sofern dieses gewünscht ist, bietet es sich an über BEARBEITEN->VARIATION die Kostenstelle als VARIATION Einzelwert zu markieren, wodurch später in der Navigation einzelne Kostenstellen ausgewählt werden können. Eine einzelne Kostenstelle hat aber den Vorteil, dass im Bericht tatsächlich die Kostenstelle als &1KOSTL für die Spaltenüberschrift genutzt werden kann.

Spalte: Merkmal Kosten

Als Spalten werden die Istkosten (oder Erlöse) für einzelne Kostenartengruppen ausgewertet. Hierzu wird als Basiskennzahl KOSTEN ausgewählt und als Merkmal das Geschäftsjahr eingetragen. Perioden, Werttyp, Version sind ja schon in der Allgemeinen Selektion hinterlegt, so dass hier tatsächlich nur zum Geschäftsjahr einzelne Variablen hinterlegt werden. Hier bieten sich die Variablen 1GJAHLJ für laufendes Jahr, 1GJAHVJ für das Vorjahr und 1GJAHVV für VorVorjahr. Wesentlich schöner, und dynamischer sind aber die Variablen ZPJAHR, ZPJR-01 die dann auch als Text für die Spalte mit &ZPJR-01  und &ZPJAHR verwendet werden können.

Diese Variablen sind im Artikel  "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" näher vorgestellt worden.

Zeilen: CO Objekte nach einzelnen Abschnitten

Über BEARBEITEN->ABSCHNITT->NEUER ABSCHNITT können einzelne Abschnitte in einen Bericht eingefügt werden. Bei aktivierter Excel-Integration werden die einzelnen Abschnitte als individuelle Tabellenblätter dargestellt Das Thema Excelintegration ist auch im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" beschrieben. Dabei wird die Abschnitsbezeichnung als Tabellenblattname bei Excel-Integration verwendet.

Durch die Option "Abschnitt mit Merkmalen und Kennzahlen" kann nun ein weiteres Berichtsblatt erstellt werden. Dabei werden die ALLGEMEINE SELEKTIONEN vererbet es besteht aber die Möglichkeit die oberen Spalten ebenfalls einzufügen und als Zeile dann Kostenstelle als Einzelwerte mit auszugeben.

Der folgende Bericht ist für den Berichtszwecke in zwei Abschnitte aufgeteilt. wobei in beiden die oben beschriebenen Spalten verwendet werden, sich aber die Zeilen unterscheiden.

1. Abschnitt Kostenstelle
Die Bezeichnung der Schlüsselspalte wird als Kostenstelle geändert und es werden folgende Merkmale als Zeile eingetragen.
 
Merkmal für Zeilen im Abschnitt Kostenstelle
Zugeordnetes Merkmal Eingetragene Werte
Objektart KST für Kostenstelle
Kostenart Set (Gruppe) und Variable 1KSTAR

Durch die Objektart KST werden nur die Buchungen auf das Objekt Kostenstelle der selektierten Kostenstelle ausgewiesen.  Sofern eine einzelne Kostenstelle in der allgemeinen Selektion gewählt wurde bietet es sich an, die Spaltenüberschrift der Schlüsselspalte nicht nur mit Kostenstellse sondern auch ergänzt um &1KOSTL für die ausgewählte Kostenstelle zu ergänzen.

Ferner sollen die Kostenarten nach Einzelwerte aufgelöst werden. Am einfachsten ist dieses über die Schaltfläche Expandieren (UMSCH + F9). Hier sollen die Kostenarten nach Einzelwerten aufgelöst werden.

2. Abschnitt Innenaufträge (Projekte)
Etwas umfangreicher sehen die zugeordneten Merkmale für eine Auswertung der über die verantwortliche Kostenstelle im Stammsatz der Innenaufträge zugeordneten Projekte aus.

Dabei sind folgende Merkmale als Zeile hinterlegt worden:
 
Merkmal für Zeilen im Abschnitt Projekte
Zugeordnetes Merkmal Eingetragene Werte
Objektart AUF für Aufträge
Kostenart Set (Gruppe) und Variable 1KSTAR
Auftrag Set (Gruppe)  ALLE

Die Innenauftragsgruppe ALLE umfasst dabei alle CO Innenaufträge des Systems, wobei alternativ auch ein entsprechendes Intervall gewählt werden könnte.

Über die Allgemeine Selektion werden dann auch nur die Aufträge selektiert deren verantwortliche Kostenstelle mit der selektierten Kostenstelle übereinstimmt.

Auch hier erfolgt über die Funktion Expandieren (UMSCH + F9) eine Auflösung der Merkmale nach Einzelwerten. Dabei ist folgende Reihenfolge einzuhalten:
  1. Auftrag (Einzelwert)
  2. Kostenart (Einzelwert oder Auflösen falls auf einzelnen Kostenartengruppen Zwischensummen wichtig sind)

Mehrere Kostenstellen als Kostenstellengruppe oder Set auswerten und Stammdaten in Kopfzeile ergänzen

Sollen mehrere Kostenstellen (zum Beispiel einer Abteilung) ausgewertet werden bietet es sich an in der Allgemeinen Selektion die Kostenstelle als SET und Variable 1KOSET zu definieren. Hier stellt sich dann aber die Frage, woran erkannt werden kann, welche Kostenstelle den einzelnen Innenaufträgen zugeordnet ist, sofern nicht die Navigation üebr Variation angesehen werden kann, da der Bericht ausgedruckt oder nach Excel exportiert wurde.

Über ZUSÄTZE->BERICHTSTEXTE->TEXT FÜR EXPORT kann ergänzend zur Kopfzeile ein entsprechender Hinweis ergänzt werden. Der Unterschied zwischen Kopfzeile und Text für Export ist im Artikel "Kopfzeilen im Report Painter auch bei Export nach Excel verwenden" näher erläutert.

Nach Aufruf der Textpflege (Kopfzeile oder auch Text für Export) kann über die Schaltfläche Merkmale das Merkmal Kostenstelle gewählt werden und als Textart WERT und als Wertart WERT/GRUPPE verwendet werden. Hierdurch wird entweder der Kostenstellengruppenname oder die selektierte Kostenstelle als Schlüssel (sprich die Kostenstellennummer) ausgegeben. Ergänzend bietet es sich direkt an als weiteres Merkmal ebenfalls die Kostenstelle zu nehmen nun aber als Textart KURZTEXT und Wertart WERT/GRUPPE zu verwenden, so dass auch die Bezeichnung der Kostenstellengruppe beziehungsweise der Kostenstelle mit ausgegeben wird.

Über die Schaltfläche Spez. Var...  können ferner noch Spezielle Textvariablen Stammdatenattribute als Textelement eingefügt werden. Damit ist es möglich zu einer selektierten Kostenstelle über die Stammdatentabelle KOSTENSTELLENSTAMMSATZ das Stammdatenattribut VERANTWORTLICHER als Textart WERT mit einzufügen. Dieses gilt natürlich auch für weitere Stammdatenfelder wie Abteilung oder andere hinterlegte Felder inklusive der per Userexit CMOD (COOMKS01) hinzugekommene kundeneigene Zusatzfelder, die ja auch schon im Artikel "Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query" ein Thema waren.

 

Bericht ausführen und Besonderheiten

Beim Ausführen des Berichtes (nach erfolgreicher Zuordnung zu einer neuen Berichtsgruppe) kann auf der Selektionsmaske die Kostenstelle angegeben werden und es werden sowohl die Buchungen auf der Kostenstelle als auch (im gesonderten Abschnitt) auf die über die verantwortliche Kostenstelle zugeordneten Innenaufträge mit ausgegeben.

Aus technischen Gründen kann das Merkmal RESP_FLAG nur in Berichtsgruppen verwendet werden, die genau einen Bericht enthalten. Dieses ist auch der Grund, warum direkt eine neue Berichtsgruppe für einen solchen Bericht angelegt werden sollte. Sollten in der Berichtsgruppe mehr als ein Bericht enthalten sein, wird die Ausführung verhindert.

Fazit

Trotz der beschriebenen Einschränkung erscheint mir diese Form der Auswertung als sehr praktisch um einen Gesamtüberblick über alle CO Objekte zu einer Kostenstelle oder einer Abteilung sprich Kostenstellengruppe zu erhalten. Zu beachten ist dabei jedoch, dass immer eine einzelne Kostenstelle ausgewählt werden sollte um einen Überblick zu den einzelnen Objekten zu erhalten. Eine reine Auswertung oder Selektion der Gruppe reicht dabei nicht aus, sondern es werden nur die Daten zu einer Kostenstelle ausgelesen.

Dieses ist auch der Grund warum für die Kostenstelle hier die Variation gewählt worden ist, so dass einzelne Kostenstellen bei Selektion einer Gruppe in der Navigation selektiert werden können.

Sofern die Variation nicht gewählt ist erfolgt eine Auswertung über alle Projekte und Kostenstellen, allerdings ist diese nicht mehr nach Kostenstelle unterscheidbar, es sei denn, dass die Kostenstelle statt in der Allgemeinen Selektion in die Zeile mit übernommen wird und hier mit in die Expansion übertragen wird.

Im Abschnitt für die Kostenstellen ist dann das Expandieren in folgender Reihenfolge zu wählen:
  1. Kostenstelle (Einzelewert)
  2. Kostenart (Einzelwert oder Auflösen)
und beim Abschnitt Projekte
  1. Kostenstelle (Einzelwert)
  2. Auftrag (Einzelwert)
  3. Kostenart (Einzelwert oder Aufösen)
Hier ist es aber tatsächlich eine Frage der persönlichen Vorlieben, ob die Kostenstellen eher in der Navigation oder im Bericht mit aufgeführt werden sollen.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können. Daneben findet sich das Thema auch im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling«  von mir  das sowohl auf diesr Seite im Onlineshop als auch  auf Amazon  oder im Buchhandel zu finden ist. :-).




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 6. August 2017
15:41 Uhr

Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« hatte ich mich etwas intensiver mit der Erstellung von Rechercheberichten im Controlling beschäftigt. Die Erstellung eines Berichtes ist im Artikel "Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?" schon ausführlicher behandelt worden und anhand der Beispiele "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" sowie "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement" vorgestellt worden.

In diesem Artikel möchte ich, nachdem ein entsprechendes Formular erstellt worden ist und dieses einem Bericht zugeordnet wurde auf eine Besonderheit bezüglich der Berichtsausgabe eingehen.

In der Registerkarte Ausgabeart der Funktion Bericht ändern (aufrufbar für PSM-FM über die Transaktion FMEL und für die Profit-Center-Rechnung über die Transaktion KE82) können mehrere Punkte zur als Ausgabeart eines Berichtes gewählt werden.
  • grafische Berichtsausgabe
  • klassische Recherche
  • Objektliste (ALV)
  • XXL (Tabellenkalkulation)
Daneben gibt es noch die Funktion "Auf Selektionsbild auswählbar" wodurch zwischen unterschiedliche Berichtsarten beim Starten des Berichtes gewechselt werden können.

Bisher habe ich hier immer die "klassische Recherche" bevorzugt jedoch finden sich auch in der grafischen Berichtsausgabe einige Vorteile, weswegen ich beide Ausgabearten gegenüberstellen möchte. Eine reine Listausgabe (ALV oder XXL) dürfte selbst erklärend sein und kommt für ein interaktives Reporting nicht direkt in Frage.

Einsatzgebiet grafische Berichtsausgabe in der Profit-Center-Rechnung

Das Stichwort interaktives Reporting weist auch schon auf ein Einsatzgebiet der Rechercheberichte im SAP Standard hin. In der Profit-Center-Rechnung finden sich Rechercheberichte im SAP Menü unter
  • Rechnungswesen
  • Controlling
  • Profit-Center-Rechnung
  • Infosystem
  • Berichte zur Profit-Center-Rechnung
  • Interaktives Reporting
Hierbei handelt es sich um Rechercheberichte in der Profit-Center-Rechnung die als grafische Berichtsausgabe genutzt werden.

Daher möchte ich im folgenden auf den Aufbau der beiden Berichtsausgabearten eingehen.

Grafische Berichtsausgabe

In der grafischen Berichtsausgabe ist der Bildschirm in drei Bereiche (Fenster) aufgeteilt. In der Navigation befinden sich die für den Bericht verfügbaren Merkmale während daneben im Aufrissbereich die gewählten Merkmale entsprechend der Berichtsdefinition (basierend auf das Formular) aufgelistet werden. Im unteren Fenster werden als Detail die Summen der ausgewerteten Daten je Berichtsspalte aufgeführt und bezieht sich stets auf die im Aufrissbereich dargestellten Merkmale.

Dieses ist auch bei Wahl der grafischen Berichtsausgabe durch Wahl der Ausgabebereiche "Info, Navigation, Aufriß, Detail" festgelegt. Hier kann grundsätzlich auch eine andere Form gewählt werden, so dass als Minimalform nur "Navigation, Aufriß" gewählt werden.

Allerdings empfinde ich diese Form der Darstellung mit allen vier Informationen als sehr sinnvoll.

Wie für Rechercheberichte üblich kann mit der Methode Slide and dice ("In Scheiben schneiden und drehen") der aufgerufene Bericht nach eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Hierzu kann die Darstellung der Spalten (Kennzahlen aus dem Formular) nach einen anderem in der Navigation vorhandenen Merkmal ausgewertet werden.

Hierzu kann mit gedrückter Maustaste ein Merkmal aus der Navigation in den Aufrissbereich gezoen werden und so wird dieses dann dargestellt. Dies funktioniert auch per Doppelklick auf ein Merkmal in der Navigation.

Umgekehrt kann aber auch ein Merkmal aus dem Aufrissbereich in die Navigation gezogen werden, so dass hierzwischen den einzelnen Merkmalwerten navigiert werden kann. Dieses funktioniert auch per Doppelklick auf das entsprechende Merkmal im Aufrissbereich.

Über die Schatflcäehe Exportieren (oder Tastenkombination STRG + UMSCH + F12) lassen sich die dargestellten Berichte exportieren.Es empfiehlt sich die exportierte Datei zu sichern und mit der gespeicherten Datei dann zu arbeiten, da bei Rückkehr nach SAP die Datei ohne nachzufragen geschlossen wird ohne Möglichkeit die Änderungen zu speichern.

Sofern ein Merkmal mit einer Hierarchie bspw. Finanzstellen oder Finanzpositionen im Modul PSM-FM gewählt wird ist ein Export über die Schaltfläche nicht möglich. Hierzu muss die Berichtsart klassischer Recherchebericht gewählt werden.

Klassischer Recherchebericht

Bei der klassischen Recherche ist die Navigation oberhalb des Aufrissbereiches dargestellt (oberhalb einer Tabelle) und nicht als Extrafenster. Um hier von einem Merkmal auf ein anderes zu wechseln ist dieses in dar Navigation auszuwählen (Klick mit der Maus) und danach die erste Spaltenüberschrift zu wählen. Danach sind die Merkmale ebenfalls ausgetauscht. Zum Navigieren innerhalb eines Merkmals kann dieses ebenfalls per Doppelklick im Aufrissberiech übernommen werden, so dass zwischen den einzelnen Merkmalen navigiert werden kann.

Der Vorteil im klassischen Recherchebericht ist, dass hier auch Berichte nach Hierarchiebereichen exportiert werden können.  Wird bspw. das Merkmal Finanzposition  statt Fonds dargestellt können diese Daten dennoch über die Schaltfläche Exportieren nach Excel übergeben werden.

Hierzu muss dann nur eine Ausgabedatei (bspw. c:muster.dat) und zum Start von Excel als Programm C:EXCELEXCEL sowie die Option Datei öffnen. Damit startet automatisch Excel und ein Speiuchern der Datei ist damit möglich.

Fazit Pro und Contra der einzelnen Berichtsausgabeformen

Aus Anwendersicht ist die grafische Berichtsausgabe sicherlich einfacher und intuitiver zu bedienen, während die klassiche Recherche den Vorteil hat, dass hier auch alle Merkmale exportiert werdne können. Für aktuelle Berichte habe ich mich daher entschieden die Option grafische Berichtsausgabe für Rechercheberichte zu aktivieren und als Ergänzung die Option "Auf Selektionsbild auswählbar" markiert. Hierdurch sind Benutzerfreundlichkeit aber auch weitergehende Funktionen sinnvoll miteinander verzahnt.

Nachdem nun also die einzelnen Vorzüge insbesondere der Export nach Excel vorgestellt sind, möchte ich noch auf eine Anreicherung dieser Summen aus den Bewegungsdaten um Stammdaten hinweisen. Im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" ist dieses schon etwas ausführlicher beschrieben, wobei die Grundlagen auch schon unter "SAP Query Stammdaten PSM / CO Innenauftrag" sowie eine Besonderheit bei Datumswerten in der Klassifizierung im Artikel "Query zur Auswertung von Klassifizierungsmerkmale PSM Fonds zu CO Innenauftrag und Datumsfelder mit Konvertierung von FLOAT zu DATUM" dargestellt sind.

Es hat schon seine guten Gründe, warum ich im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" auf diese unterschiedlichen Methoden und Tools verweise.

Literaturhinweis

An dieser Stelle mag ich auch gerne darauf hinweisen, dass mein aktuelles Buch nun auch im Buchhandel (zum Beispiel bei Amazon*) hinweisen. Daneben kann das Buch auch über meine Seite direkt beim Verlag erworben werden.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 24. Juli 2017
21:28 Uhr

Grundlagen SAP Query Variablen über Selektionsfelder mit Werten füllen Eingabe auf Selektionsbild oder Abgrenzungsparameter

Manchmal kann es hilfreich sein im Selektionsbild einer Query einen Wer zu übergeben um mit diesen dann innerhalb der Query zu arbeiten.

Hierzu möchte ich zwei Möglichkeiten vorstellen ohne tiefer auf die Beispiele einzugehen sondern nur um die Herangehensweise zu schildern.

Im Ergebnis kann beim Ausführen einer Query über ein Selektionsfeld ein Wert mitgegeben werden und dieser weiter verarbeitet werden. Diese Weiterverarbeitung ist noch einmal ein Thema für sich, aber die Arbeit mit Abfrageparametern innerhalb einer SAP Query kann für viele Berichtsanforderungen nützlich sein. Dieses ist der Grund, dass ich die beiden Möglichkeiten hier gerne festhalten möchte.
 

1. Möglichkeit: SAP Query und Lokales Feld Eingabe auf dem Selektionsbild

Handelt es sich um ein Feld in das lediglich eine Eingabe erfolgen soll (Wert eingetragen) oder wenn das Selektionsfeld auch in der Liste der Query selbst genutzt werden soll, bietet sich ein LOKALES FELD an, dass statt einer Berechnungsvorschrift die Option "Eingabe auf dem Selektionsbild" erhält. Dadurch landet das Feld in der Selektionsmaske und es kann ein entsprechender Wert eingetragen werden.

Sofern das Feld eine Referenz über "gleiche Eigenschaften wie Feld" erhält kann hier auch die F4-Werthilfe zum Auswahl eines Feldes genutzt werden.

Denkbar ist hier die im Artikel "Abrechnungsvorschriften von Innenaufträgen auf identische verantwortliche Kostenstelle und empfangende Kostenstelle per Query mit Ampelfunktion prüfen" beschriebene Ursprungszuordnung  zu verwenden und statt ZUK direkt in der Berechnungsvorschrift zu verknüpfen durch das lokale Feld hier Ursprungszuordnung ZUK im Selektionsfeld einzutragen und die Übereinstimmung der verantwortlichen Kostenstelle des Innenauftrag und das Feld empfangende Kostenstelle (COBRB-KOSTL) zu überprüfen.

Wird ZUK nicht eingegeben (das Selektionsfeld bleibt leer) erfolgt dann die Prüfung mit allen Abrechnungsvorschriften. Um dieses zu umgehen kann auch die Option OBLIGATORISCH gesetzt werden, wodurch eine Eingabe auf jeden Fall erfolgen muss.

2. Möglichkeit Infoset Definition von Abgrenzungsparameter und Zusatzfeld

Statt in der Query per lokales Feld besteht auch die Möglichkeit ein Zusatzfeld innerhalb eines Infoset mit einer Selektion zu versehen. Hierzu kann die Möglichkeit der Abgrenzung

Hierzu sind jedoch zwei Schritte erforderlich.

Abgrenzungsparameter anlegen

Im Infoset (Transaktion SQ02) können über die Schaltfläche ZUSÄTZE nicht nur Zusatztabellen und Zusatzfelder  angelegt werden sondern es besteht auch die Möglichkeit über das Register Abgrenzung eine Abgrenzung für das Infoset anzulegen.

Vergleichbar zum Zusatzfeld kann nun ein Name vergeben werden und als Optionen stehen Selektionskriterium und Parameter zur Verfügung. Als Selektionskriterium kann direkt Bezug auf ein Tabellenfeld genommen werden und auch mehrere Werte selektiert werden.

Für dieses Beispiel soll jedoch ein einzelner Wert eingetragen werden (bspw. Kontengruppenname oder ein anderes Stammdatumsmerkmal, dass nicht in der Query selbst, aber innerhalb einer Prüfung einer Berechnungsvorschrift in der späteren Query eingebunden ist).

Daher kann hier die Option PARAMETER gewählt werden. Als Name soll ZP_SYF gewählt werden.

Nachdem NAME und die Option PARAMETER gewählt worden ist, können die Eigenschaften des Parameterfeldes definiert werden.

Natürlich kann hier neben Bedeutung und Selektionstext auch das Format TYP und LÄNGE definiert werden, aber auch per LIKE Bezug auf ein Tabellenfeld genommen werden.

Exkurs Hilfstabellen und Zusatzfelder per Userexit

In diesem Beispiel haben wir eine Hilfstabelle ZHFS_SYF für Systemfinanzierungscodes der Hochschulfinanzstatistik und das Feld  ZSYF in der die einzelnen Systemfinanzierungscodes gepflegt sind.

Diese Hilfstabelle wird als kundeneiegenes  Zusatzfeld ist für die Kostenart über den Userexit COOMKA01 genutzt (siehe Artikel "Stammdatenerweiterung von CO-Objekten am Beispiel ergänzende Kostenstelle beim Innenauftrag").

Im Artikel "Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query" habe ich auch die Auswertung dieser Felder per Query beschrieben.

Um diese Tabelle später zu pflegen, oder zu erweitern kann diese über die Transaktion SM30 gepflegt werden. Hier hat RZ10.de jedoch eine wesentlich komfortablere Lösung vorgestellt, die im Artikel "Wie Sie eine Parametertransaktion für die SM30 anlegen" beschrieben ist.

ABAP Grundlagen Tabelle anlegen

In seiner Serie zum Thema ABAP Grundlagen erläutert Denis Reis im Artikel "Wie Sie eine SAP Tabelle anlegen" sehr ausführlich, wie kundeneigene Tabellen angelegt werden.

Dieses aber nur am Rande und als kleine Leseempfehlung und Exkurs.

In unseren Fall geben wir also den Parameter per LIKE die gleichen Eigenschaften wie das Tabellenfeld Z_HFS_SYF-ZSYF (Feld ZSYF der Tabelle Z_HFS_SYF).

Damit ist das Feld als Selektionsfeld beim Infoset verfügbar und per F4 können die einzelnen SYF-Codes (Werte aus der Tabelle Z_HFS_SYF für das Feld ZSYF) selektiert werden.

Als Bedeutung und Selektionstext wählen wir die "SyfCode Auswertung (Variante)"

Nun soll aber mit den selektierten Wert in der Query weiter gearbeitet werden.

Zusatzfeld mit Bezug zu Abgrenzungsparameter

Nachdem der Abgrenzungsparameter ZP_SYF angelegt worden ist, kann ein Zusatzfeld angelegt werden, dass den Wert des Paramteres erhalten soll.

In unseren Fall ist dieses ein Zusatzfeld mit den Namen ZSEL_SYF und ebenfalls LIKE Z_HFS_SYF-ZSYF . Wobei hier nur die Feldeigenschaften vererbt werden. Als Langtext und Überschrift soll dieses "Syf Code Auswahl" erhalten.

Über die Schaltfläche CODING wird nun folgendes Coding hinterlegt:
 

CLEAR ZSEL_SYF.
ZSEL_SYF ZP_SYF.

In der ersten Zeile wird der Inhalt des Zusatzfeldes geleert und danach mit den Inhalt des Abgrenzungsparameter gefüllt. Dieses Zusatzfeld kann in der Query dann als Selektionskriterium wie auch andere Zusatzfelder verwandt werden. Der Vorteil dabei ist, dass hier, obgleich der SYF Code an keiner anderen Stelle eingebunden ist, mit diesen Selektionsfeld gearbeitet werden kann und es auch als Bedingung für lokale Felder in der Query genutzt werden kann.

Natürlich kann dieses Feld auch für andere Zwecke genutzt werden. Denkbar ist es hier im Coding eines Zusatzfeldes per Parameter einen Preis je Stunde zu übergeben und über die Auswertung eines Sachkonto mit Personalkosten zum Beispiel für eine bestimmte Personengruppe hier aus den gebuchten Personalkosten die geleisteten Stunden zu berechnen.
 

Fazit

Beide vorgestellten Methoden haben ihre Vorteile und Nachteile. Während die Eingabe auf Selektionsfeld für lokale Felder schnell umgesetzt ist, ist die Option per Parameter und Zusatzfeld wesentlich flexibler und ermöglicht einige andere Möglichkeiten der Auswertung.

So ist es auch nicht weiter verwunderlich, dass bestehende Query und Infoset durch solche neu entdeckten Möglichkeiten tatsächlich weiterentwickelt werden können.

Gerade im Berichtswesen ist dies einer der Punkte, die eine Weiterentwicklung gleichzeitig auch sehr spannend macht und zeigt, dass auch im Berichtswesen vieles sich weiter zu entwickeln vermag.

Persönlich freue ich mich immer wieder darüber, wenn ein Austausch in diese Richtung möglich ist und sich das gegenseitige Lernen und der Austausch von Wissen und Erkenntnisse so im beruflichen Alltag bewährt.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 26. Juni 2017
14:25 Uhr

Buchveröffentlichung »Berichtswesen im SAP®-Controlling«

Ein Thema, dass mir sowohl im Blog als auch im beruflichen Alltag am Herzen liegt, ist das Thema Berichtswesen mit SAP.  So hat sich schon kurze Zeit nach der Buchveröffentlichung »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)« gezeigt, dass neben technischer Möglichkeiten auch immer die Konzeption von Berichten und die Beziehung zwischen Sender und Empfänger eines Berichtes relevant sind.

So ist dann relativ zeitnah die Idee zum neuen Buch entstanden, dass die Möglichkeiten zum Aufbau eines internen Berichtswesen im SAP Modul Controlling beschreibt. Dabei werden sowohl vorhandene Berichte vorgestellt als auch einige praktische Kniffe zum Berichtswesen beschrieben und auch die Entwicklung eigener Berichte sei es mit Report Painter, Rechercheberichte oder auch SAP Query vorgestellt.

In guter Tradition hat mich ein Kollege schon auf das Titelbild angesprochen, dass nun nach Erbsen ein realistisches Tortendiagramm darstellt.
 
Berichtswesen im SAP®-Controlling
Cover Berichtswesen im SAP Controlling
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. Juni 2017)

Paperback ISBN: 9783960127406

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *



Dieses Diagramm sieht allerdings nicht nur nett anzusehen aus sondern zeigt auch einen weiteren Punkt der im Buch behandelt wird. Eine wichtige Frage ist auch wie diese Berichte den einzelnen Usern zur Verfügung gestellt werden und wo sowohl ein Informationssystem in Form eines Management-Cockpits für die einzelnen Verantwortungsbereiche zur Verfügung stellen, um an einer zentralen Stelle alle Informationen sammeln und direkt auswerten zu können. Diese Informationen sind nicht nur für die Unternehmensleitung und das Management, sondern auch für andere Verantwortliche im Unternehmen relevant.

Mein erster Blick ins Buch hat mich tatsächlich begeistert, was unschwer am Bild zu sehen ist.
Mein erster Blick ins Buch

Persönlich bin ich sehr zufrieden das Ergebnis in Händen zu halten und bin tatsächlich außerordentlich begeistert vom Ergebnis. Mein Buch richtet sich an erfahrenere Beschäftigte im Bereich Controlling, die im SAP-Modul CO ein Berichtswesen aufbauen oder erweitern wollen. Daneben können einzelne Beispiele nicht nur für Key-User, sondern auch für fortgeschrittene Sachbearbeiter im Controlling nützlich sein, um für regelmäßig genutzte Berichte kleinere Kniffe zur Arbeitserleichterung zu liefern. Die einzelnen Berichtsanforderungen sind im Buch so allgemein gehalten, dass es damit möglich sein sollte, die vorgestellten Methoden auf eigene Berichtsanforderungen zu übertragen bzw. als Grundlage zur Entwicklung eines eigenen Berichtswesens zu verwenden.

Ich würde mich sehr über ein entsprechendes Feedback freuen sei es hier im Blog, auf Amazon oder auch per Mail.

Sollte ich ein wenig Neugierde auf dieses Buch entfaltet haben, verweise ich gerne auf meine Seite Veröffentlichungen wo meine bisherigen Veröffentlichung aufgelistet sind sowie auf die Seite "Internes Berichtswesen im SAP ERP Modul Controlling (CO)" auf der eine ausführliche Rezension zum Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« zu finden ist.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 13. Mai 2017
21:38 Uhr

Neue Wertgrenze für Investitionen bei Finanzstatistik oder Abfrageparameter in SAP Query zur Übernahme von Werten aus Selektionsbild

Neben der Verwendung von Zusatzfeldern in SAP Query besteht auch die Möglichkeit über Abgrenzungen einen Parameter anzulegen und hierdurch mit einen übergegeben Wert in einer Query zu arbeiten. Um die Vorzüge dieser Methode zu geben möchte ich vorab die Ausgangslage zu beschreiben die hier eine Notwendigkeit für die Übergabe eines Wertes und Arbeiten mit eben diesen Wert erforderlich gemacht hat. Das einfachste Beispiel wäre nun wohl die Angabe eines Stundenlohnes für eine bestimmte Personengruppe zu übergeben um bei einer Summentabelle über Kostenarten für diese Beschäftigtengruppe die hinter den Personalkosten liegenden Stunden festzulegen. Allerdings möchte ich als Beispiel ein etwas umfangreicheres Thema aus der Auswertung von Investitionen zu verwenden.

Ausgangslage: Änderung Anforderungen Finanzstatistik für Wertgrenze bei Investitionen

Im Rahmen eines Finanzberichtes werden die Investitionsausgaben über Sachkonten in bestimmte Kontengruppe unterteilt. Dabei gibt es für die Investitionsausgaben eine Aufteilung in vier Spalten (oder auch Gruppen). Laut Kontierungsplan sind dabei die zugeordneten Konten so gestaltet, dass diese eine Wertgrenze von bis 5.000 und ab 5.000 seitens der Finanzbuchhaltung zugeordnet bekommen haben.

Nun sollen jedoch die sonstigen Investitionsausgaben unterschieden werden in Investitionsausgaben mit einem Anschaffungswert bis 1.000 Euro und solche mit einem Anschaffungswert über 1.000 Euro. Dieses ist jedoch über die reinen Sachkonten nicht möglich, so dass hier eine entsprechende Korrektur im Finanzberichts auf Basis der Einzelposten erfolgen müssen.

In der Gruppe Investitionen bis 1.000 Euro sind durch die Vorgaben der Finanzbuchhaltung (Stichwort Kontierungsrichtlinie oder Kontierungshandbuch) einzelne Sachkonten bis 5.000 Euro zugeordnet (bspw. Lizensen bis 5.000 Euro) und in der Gruppe "Investitionsausgaben mit einen Anschaffungswert über 1.000 Euro"  sind nur die Konten hinterlegt die ab 5.000 Euro vorgesehen sind (bspw. Lizensen ab 5.000 Euro).

Entsprechend muss hier tatsächlich anhand der Einzelbelege die Werthöhe betrachtet werden.

Die identifizierten Werte müssen also anhand der Werthöhe gegebenenfalls umgebucht werden. Der fachliche Hintergrund dieser Auswertung bzw. die Anforderungen sind auch im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" näher erläutert worden.


Nun stellt sich die Frage, wie diese Werte ausgewertet und eine entsprechende Korrekturbuchung ermöglicht werden könnte. Die Auswertung erfolgt für die Jahressicht durch eine Plankopie, so dass hier ein Planwert auf Profit-Center und Kostenart erfolgt.

Das Thema Auswertung von Investitionen habe ich in den Artikeln "Zusammenfassung Query über Anlagenzugang - Auswertung Investitionen aus Profit-Center-Rechnung" sowohl aus der Profit-Center-Rechnung als auch aus der Anlagenbuchhaltung beschrieben. 2008 hatte ich im Artikel "Kurzanleitung Anlage einer SAP Query Auswertung ANBWA in der Profit-Center-Rechnung über ANBW und GLPCA" schon die Möglichkeit über die Tabelle GLPCA beschrieben. Über die Zuordnung von Tabellen und Identiifikation mag ich daher nicht weiter eingehen.

Für einen Quartalsbericht werden die Anlagenzugänge über die gesamte Einrichtung über die Transaktion S_ALR_87012050  (Anlagenzugänge) im SAP Menü unter
  • Rechnungswesen
  • Finanzwesen
  • Anlagen
  • Infosystem
  • Berichte zur Anlagenbuchhaltung
  • Tagesgeschäft
  • International
  • Anlagenzugänge (S_ALR_87012050)
zu finden. Für einen Jahresbericht ist es allerdings erforderlich passend zu  einzelnen Fächergruppen (um beim Beispiel der Hochschulfinanzstatistik zu bleiben) die einzelnen Kontengruppen (SYF Codes) auszuwerten. Entsprechend ist hier eine Umbuchung zwischen den einzelnen Konten erforderlich.

Nach ein wenig Diskussion mit Kolleginnen und Kollegen haben wir im Ergebnis dann eine Auswertung anhand der Tabelle GLPCA und einer Übergabe eines Abfrageparameters gefunden.

Die gefundene Lösung mag ich nun hier beschreiben, da diese Anforderung ein schönes Beispiel für die Verwendung von Parametern innerhalb SAP Query ist.

Infoset anlegen zur Auswertung der Profit-Center-Einzelposten

Im Artikel "Kurzanleitung Anlage einer SAP Query Auswertung ANBWA in der Profit-Center-Rechnung über ANBW und GLPCA" hatte ich noch einen Join über die Tabellen GLPCA und TABWT erstellt um zur Anlagenbewegungsart  auch direkt den Text dazu zu erhalten. Mittlerweile hat sich aber gezeigt dass in der Grundliste der Query unter Zusatzfelder das Feld "Text:Analagen-Bewgungsart" ( TEXT_GLPCA_ANBWA  ) vorhanden ist und so eine Verknüpfung beider Tabellen nicht erforderlich ist.

Daher wurde als Datenquelle die Option Direktes Lesen der Tabelle GLPCA gewählt und alle Felder ins Infoset übernommen. Nun wollen wir aber beim Auswerten der Einzelposten der Query anhand unserer Selektion überprüfen, ob eine Umbuchung für die Selektierten Konten erforderlich ist. Dazu möchten wir im Selektionsfeld mit übergeben, welche Konten wir auswerten wollen (über einen dreistelligen SYF-Code (Systemfinanzierungscode) und über diesen dann anhand des Buchungswertes überprüfen ob hier eine Korrektur erforderlich ist.

Zusatzfeldern beim Aufruf einer Query mit Wert versehen

Hierzu sind zwei Schritte erforderlich. Zum einen muss der Wert in der Selektionsmaske mit übergeben werden und zum anderen muss dieser Wert später in einem Zusatzfeld dann in der Query auch verarbeitet werden.

Zwar ist bei Zusatzfeldern ohne Probleme möglich weitere Informationen aus Datenbanken anhand der ausgewerteten Daten zu erlangen (siehe zum Beispiel "Query über IBAN und Stammdaten Kreditor oder Debitor (Zusatztabellen in SAP Query)" oder auch "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage") aber es ist nicht möglich diese Zusatzfelder als Selektionskriterium für eine Wertübergabe zu verwenden.

Abgrenzungen im Infoset Unterschied Parameter und Selektion

Dieses ist allerdings in der Definition der Query über die Schaltfläche "Zusätze" und hier im Register Abgrenzungen möglich.

Über die Schaltfläche anlegen kann nun eine Abgrenzung als Selektionskriterium oder Parameter angelegt werden.

Der Unterschied ist, dass beim Parameter nur ein einzelner Wert während beim Selektionskriterium auch mehrere Werte oder ganze Intervalle hinterlegt werden können.

Für unseren Fall entscheiden wir uns für einen Parameter ZP_SYF da wir ja nur einen Einzelwert (die auszuwertenden SYF Codes  hinterlegen wollen).

Als Bedeutung und Selektionstext legen wir "SyfCode Auswertung (Variante)" fest und als Format Typ C (Character) mit einer Länge von 3.

Die Option als Default auf Selektionsbild lassen wir deaktiviert, da diese Abgrenzung nur genutzt werden soll, wenn wir auch mit der Query arbeiten wollen. Somit würde sich hier eine Abgrenzung also auch eignen um in einer Selektionsvartiante noch einen bestimmten HInweis zu hinterlegen der gar nicht weiter beachtet werden soll.

Verwendung der Abgrenzung (Parameter) im Zusatzfeld

Nachdem die Abgrenzung angelegt ist stellt sich noch die Frage, wie mit dieser später in der Query gearbeitet werden kann. Hierzu legen wir im Register Zusätze ein Zusatzfeld an.

Dieses Zusatzfeld bekommt die Bezeichnung ZSEL_SYF und als Langtext und Überschrift den Hinweis "Syf Code Auswahl" . Ferner erhält es ebenfalls das Format C und die Länge 3.

Ergänzend erhält es aber über die Taste "Coding zum Feld" noch folgendes Coding

CLEAR ZSEL_SYF.
ZSEL_SYF = ZP_SYF.

Damit wird in der ersten Zeile das Zusatzfeld geleert um es in der zweiten Zeile mit den Wert aus dem Selektionsfeld versehen zu werden.

Dieses Zusatzfeld kann über die Schaltfläche Feldgruppen in eine eigene Feldgruppe übernommen werden.

Zusammenfassung Abgrenzung und Zusatzfelder:

Die Selektionsmaske der späteren Query erhält also den Abgrenzungsparameter und die Query kann später auf das Zusatzfeld zugreifen und damit arbeiten.

Man könnte diese Zusatzfeld-Abgrenzungparameter Kombination mit einen Abfrageparameter in Access für eine Abfrage vergleichen wo dann ebenfalls zur Laufzeit eine Auswertung erfolgen wird.

Nachdem wir nun alle Felder der Tabelle GLPCA sowie das Zusatzfeld in das Infoset übernommen haben kann das Infoset generiert werden.

Das Zusatzfeld haben wir dabei direkt in eine eigene Feldgruppe Zusatzfelder angelegt.

Query anlegen und mit lokalen Zusatzfeldern und Abfrageparametern arbeiten

Bei der Anlage der Query zum eben angelegten Infoset, welche in der gleichen Benutzergruppe zugeordnet sein sollten, springen wir im Menü über
  • SPRINGEN
  • FELDAUSWAHL
  • FELDAUSWAHL
In die Feldliste der Query. Sofern noch nicht geschehen werden wir im Menü unter
  • BEARBEITEN
  • KURZBEZEICHNUNGEN
  • Ein/ausschalten
wählen.

In unserer Feldgruppe EC-PCA: Ist-Einzelposten (die Tabelle GLPCA) geben wir folgenden Werten eine eigene Kurzbezeichnung.
  • Kontonummer: = KONTO
  • Betrag in Profit-Center-Hauswährung = BETRAG

Und in der Feldgruppe (Sachgruppe) Zusatzfelder geben wir unseren Zusatzfeld ebenfalls eine Kurzbezeichnung zu:
  • Syf Code Auswahl = SEL_SYF
Somit können wir nun mit diesen Feldern in der Query direkt arbeiten.

Dazu legen wir zwei lokale Felder an um die Buchung anhand der Werthöhe ggf. anderen SYF Code zuzuweisen.

Dieses ist im Menü über
  • BEARBEITEN
  • LOKALES FELD
  • ANLEGEN
möglich.

1. Lokales Feld SYF (Wertgrenze)

Das erste Feld erhält die Bezeichnung Kurzbezeichnung SYF und folgende Eigenschaften
Feldbezeichnung / Überschrift:
SyF-Code Finanzstatistik

gleiche Eigenschaften wie Feld
SEL_SYF  (also unser Zusatzfeld)

Als Berechnungsvorschrift kann nun eine komplexe Berechnung eingefügt werden.

1. BEDINGUNG
(BETRAG < -1000 OR BETRAG > 1000) AND SEL_SYF <> '561'
Formel
'565'

Hintergrund ist, dass nur die SYF Code 562 und 563 eine Wertgrenzenunterscheidung haben. Wenn der Wert 1.000 Euro übersteigt soll der SYF Code 565 genommen werden.

2. BEDINGUNG
SEL_SYF = 565 AND BETRAG <= 1000 AND BETRAG >= -1000
Formel
'563'

Sollte innerhalb der Auswertung zu 565 ein Betrag unter kleiner als 1000 liegen ist eine Korrektur von 565 nach 563 erforderlich.

SONST
SEL_SYF

Sofern keine der oberen Bedingungen erfüllt ist (also die Wertgrenze nicht greift) kann der übergebene Selektionsparameter als Wert für die Buchung beibehalten werden.

2. lokales Feld CHK_SYF (Ampel)

Als nächstes wird das lokale Feld CHK_SYF mit Feldbezeichnung / Überschrift
CHK SyfCode
angelegt.

Als Eigenschaften soll hier IKONE gewählt werden.

Die komplexe Berechnungsvorschrift lautet einfach:

BEDINGUNG
SEL_SYF = SYF
Formel
ICON_GREEN_LIGHT

SONST
ICON_RED_LIGHT

Nun kann über die Schaltfläche  Grundliste mit den einzelnen Feldern gearbeitet werden.

Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen. Bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

Tabelle GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten"
Geschäftsjahr (L,S) GLPCA-RYEAR
Konto (L,S) GLPCA-RACCT
Belegnummer (L) GLPCA-DOCNR
Soll Haben Kennzeichen (L) GLPCA-DRCRK
Profit-Center (L) GLPCA-RPRCTR
Betrag in Profit-Center-Hauswährung (L) GLPCA-KSL
Wenn nur eine Währung im SAP System verwendet wird kann es hier sinnvoll sein die Option kein Währungsfeld zu aktivieren.

Buchungsdatum (L) GLPCA-BUDAT
Anlage-Hauptnummer (L) GLPCA-ANLN1
Anlagenunernummer (L) GLPCA-ANLN2
Anlagen Bewegungsart (L,S) GLPCA-ANBWA

Zusatzfelder
Text:Anlagen-Bewegungsart (L) TEXT_GLPCA_ANBWA
Syf Code Auswahl (L) ZSEL_SYF

Dieses Feld muss tatsächlich nicht als Selektionsfeld markiert werden, da die Selektion ja über den Abgrenzungsparameter erfolgt und keine Abfrage nach ZSEL_SYF erfolgen soll sondern dieses Feld beim Start der Query mit einen Wert versehen wird.

Lokale Zusatzfelder
Nun werden die einzelnen lokalen Zusatzfelder noch übernommen:
SyF-Code Finanzstatistik (L)
CHK Syfcode (L)

Letzteres Feld ist unsere Ampel.

in der Query kann nun das Feld CHK Syfcode auf die Werkzeugleiste SORTIERFELDER gezogen werden (hierbei nicht über die Spaltenüberschrift sondern durch Ziehen aus den Beispieldatensatz.

Die Sortierung kann dann noch absteigend markiert sein und wir erhalten für jede Auswertung nach den einzelnen SYF Codes auch direkt einen Hinweis darauf welche Belege umgebucht werden müssen.

Fazit Anwendbarkeit von Abgrenzungen als Parameter für SAP Query

Mit der Query ist nun eine Auswertung möglich in der durch eine Ampel direkt erkannt werdne kann, welche Korrekturbuchungen für die Statistik in der CO Planversion notwendig sind.

Daneben können aber Abgrenzungen als Parameter auch für viele weitere dynamische Anwendungen innerhalb einer Query verwandt werden. Ein Beispiel wurde ja schon genannt um hier als Beispiel einen Stundenlohn zu übergeben um eine Anzahl an bestimmter Personen anhand der Personalkosten zu ermitteln. Ein weiteres Beispiel könnten aber auch Zuschlagssätze sein oder Rechenoperatoren die innerhalb der Query dynamisch gesetzt werden können.

Hier empfinde ich die Möglichkeiten als ähnlich weit gehend wie das Coding innerhalb der Zusatzfelder, wobei beides ja eigentlich auch zusammen gehört. Insgesamt hat das gemeinsame Arbeiten an einer Lösung zur Beachtung einer neuen Wertgrenze aus einer Anforderung einer Finanzstatistik sehr viel Freude gemacht und ein weiteres Anwendungsgebiet und Möglichkeit innerhalb der SAP Query erschlossen.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 24. April 2017
18:48 Uhr

Grundlagen: Selektionstext für Selektionsfelder bei SAP Query ändern

Im Rahmen der in den Artikeln "Query Abrechnungsvorschriften Innenauftrag" und "Abrechnungsvorschriften von Innenaufträgen auf identische verantwortliche Kostenstelle und empfangende Kostenstelle per Query mit Ampelfunktion prüfen" vorgestellten Query zur Auswertung der Abrechnungsvorschriften von CO Innenaufträgen wurde anfangs nur die Auftragsnummer und die Planversion als Selektionsmerkmale definiert.

Zur Erinnerung Query und Infoset zur Abrechnungsvorschrift:

Um die Abrechnungsvorschriften mit einer Query auszuwerten werden die beiden Tabellen AUFK für die Auftragsstammdaten und COBRB - "Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung" über das Feld OBJNR Objektnummer miteinander verknüpft.

Exkurs Objektnummer oder Partnerobjektnummer

Die Objektnummer ist auch schon im Artikel "SAP Query: Einzelpostenliste KAMV für Umbuchung in Planversion" näher beschrieben worden. Hierbei werden Kostenstellen mit führenden KS* und Innenaufträge mit OR* abgebildet. Um nun aus den beiden Objekten Kostenstelle oder Innenauftrag als Nummer und die Art des CO Objektes auszuwerten muss dieser String in einzelne Bestandteile aufgeteilt werden.

Hierzu kann im ersten Schritt zum Beispiel über das lokale Feld KTRA in einer Query bestimmt werden ob es sich um eine Kostenstelle oder einen Innenauftrag handelt und in den Feldern KTR_IA beziehungsweise KTR_KS fallweise dann die Nummer der Kostenstelle bzw. der Innenaufträge ausgegeben werden.

Dies Methode ist im Artikel "Query Einzelpostenliste IST über CO Objekte (Auflösen von Innenauftrag, Kostenstelle) sowie Benutzerstammdaten und Erfassungsdatum" ausführlich beschrieben worden und sei hier nur der Vollständigkeit noch einmal erwähnt.

Die Grundliste der Query zur Auswertung der Abrechnungsvorschriften sieht derzeit wie folgt aus:

Auftragsstammdaten AUFK
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext (L) AUFK-KTEXT

Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung COBRB
Version (L,S) COBRB-VERSN
Kontierungstyp (L) COBRB-KONTY
Empfangende Kostenstelle (L) COBRB-KOSTL
Auftragsnummer (L) COBRB-AUFNR
Abrechnungsart (L) COBRB-PERBZ
Ursprungszuordnung (L) COBRB-URZUO
Gültig ab Periode (L) COBRB-GABPE
Gültig ab Jahr (L) COBRB-GABJA
Gültig bis Periode (L) COBRB-GBISP
Gültig bis Jahr (L) COBRB-GBISJ

Nun können als Empfänger die beiden Felder
  • Empfangende Kostenstelle (L) COBRB-KOSTL
  • Auftragsnummer (L) COBRB-AUFNR
in einer Abrechnungsvorschrift gepflegt werden und werden entsprechend mit in der Liste ausgegeben.

Senderauftrag und Empfängerauftrag in der Selektion zur Auswertung eintragen

Für bestimmte Fragestellungen kann es jedoch interessant sein, welche Innenaufträge auf eine bestimmte Kostenstelle oder auf einen bestimmte Innenauftrag abgerechnet worden sind. Ein Beispiel wäre wenn mehrere Innenaufträge auf einen Sammelauftrag Vollkostenprojekte, Weiterbildung, Vermietung und Verpachtung oder auch Erlösaufträge für einzelne Fachbereiche oder andere vergleichbare CO Objekte abgerechnet werden um später dann nur eine Erlösumlage nur über diese Erlösaufträge durchzuführen.

Daher werden beide Felder ebenfalls als Selektionsfelder in der Grundliste aktiviert.

Leider haben sowohl das Tabellenfeld COBRB-AUFNR als auch AUFK-AUFNR die Bezeichnung Auftragsnummer, so dass in der Selektionsmaske der Query an zwei Stellen ein Feld Auftragsnummer einen entsprechenden Wert erwartet.

Dabei ist das Feld COBRB-AUFNR als Empfänger und AUFK-AUFNR als Sender gedacht.

Hier bietet es sich daher an in der Pflege der Query im Bild Selektionen (dieses ist über die Transaktion SQ01 in der Pflege der Transaktion über SPRINGEN > FELDAUSWAHL > SELEKTIONEN zu erreichen. Den Selektionstext des zweiten Feld Auftragsnummer in empfangende Auftragsnummer analog zur empfangenden Kostenstelle umzubenennen.

Auf diese Weise kann sowohl von Seiten der Sender als auch Empfänger eine Stammdatenauswertung erfolgen.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 8. April 2017
14:32 Uhr

Anzahl Belege Kreditor je Fachbereich oder Abteilung anhand Kostenstelle oder verantwortliche Kostenstelle CO Innenauftrag

Manchmal erweist sich mein Blog tatsächlich auch für mich selbst als "Wissenspool" auf den ich selbst sehr gerne zurück greife um bestimmte Anforderungen direkt erfüllen zu können.

So kam nun die Frage auf, ob es nicht möglich wäre für alle Kostenstellenbereiche (im Hochschulbereich würden hier bspw. Fachbereiche oder auch Abteilungen in Frage) die Anzahl an Rechnungen (Einzelposten Kreditorenrechnungen) auszuwerten.

Kreditoren Einzelposten Liste im Modul FI

Wie schon im Artikel "Auswertung Kreditoren Einzelposten inklusive CO Objekte wie Kostenstelle oder Innenauftrag" sind bei einer Auswertung der Nebenbuchhaltung im Kreditorenbereich in der Kreditoren-Einzelposten Liste zu finden unter:
  • Rechnungswesen
  • Finanzwesen
  • Kreditoren
  • Infosystem
  • Kreditoren Posten
  • Kreditoren Einzelposten Liste ( Transaktion S_ALR_87012103)
zwar die FI Belegdaten (Kreditorenbeleg und Zahlungsbeleg) und damit die beiden Bücher Kreditorenbuchhaltung und Hauptbuchhaltung angezeigt jedoch sind auf beiden Belegen nicht die CO-Objekte des Kostenrechnungsbeleges zu finden.

Query mit CO-Objekten Kostenstelle und Innenauftrag aus der Profit-Center-Rechnung

Entsprechend haben wir hier eine entsprechende Query angelegt, die im Rahmen der Profit-Center-Rechnung eine passende Auswertung bastelt.

Das entsprechende Infoset ist in folgender Abbildung dargestellt:

Infoset Tabellen GLPCA, BSAS, LFA1, BSAK und SKAT

Das Infoset verknüpft dabei die Tabellen GLPCA, BSAS, LFA1, BSAK und SKAT und kann sowohl die Felder  CO Innenauftrag und Kostenstelle ausgewiesen.

Anhand der Kostenstelle kann, dank eines sprechenden Kostenstellenschlüssel innerhalb eines bestimmten Intervalls der Bereich (Abteilung oder Fachbereich) anhand der ersten Ziffern der Kostenstellen (bspw. die zweite und dritte Ziffer einer Kostenstelle) identifiziert werden.
 

Aus Kostenstellenschlüssel den Fachbereich oder Abteilung auslesen

Im Rahmen des Artikel "Query Stammdatenvergleich Profit-Center und Auslesen von Textbestandteilen (Teilstring aus Variable)" hatte ich ja schon einmal eine ähnliche Fragestellung anhand der Auslesung der Kostenstelle aus Profit-Centern festgelegt, allerdings möchte ich in der bestehenden Query nicht nur die Ziffern der Kostenstelle sondern auch zu den Innenaufträgen die verantwortliche Kostenstelle und ggf. den Kurztext des Innenauftrag und weitere Stammdaten aus den CO Innenauftrag übernehmen.

Fragestellung: Wie viele Kreditoreneinzelposten sind im Geschäftsjahr je Bereich angefallen


Danach sollen auch noch anhand der Kostenstelle (wenn auf Kostenstelle gebucht) oder anhand der verantwortlichen Kostenstelle (eines Innenauftrages) und sofern die Kostenstellen innerhalb eines Fachbereiches liegen eine Zwischensumme gebildet werden.

Die Aufgabe wäre nun also:
  1. Ist die Rechnung auf einen Fachbereich / Abteilung gebucht und um welchen handelt es sich?
  2. Welche Kostenstelle (Kostenstelle oder verantwortliche Kostenstelle Innenauftrag) ist betroffen?
  3. Wieviele Buchungen sind je Fachbereich (und je Kostenstelle) angefallen?
Für Frage 3 muss in einer solchen Auswertung also auch noch ein Zähler mit aufgeführt werden.

Ausgehend von der vorhandenen Query, die ich ja schon ausführlich im oberen Artikel beschrieben habe, möchte ich den Lösungsweg zu diesen Punkten gerne eingehen.

Der erste Schritt ist die Frage, wie weitere Stammdaten zum Innenauftrag ergänzt werden.

In der Query sind folgende Felder enthalten:

Kostenstelle (L,S) GLPCA-KOSTL
Auftragsnummer  (L,S) GLPCA-AUFNR

Das bedeutet, dass hier tatsächlich zumindest die Kostenstelle unproblematisch ergänzt werden können.

Infoset über Zusatztabellle erweitern

Im ersten Moment hatte ich nun überlegt, dass ich per ABAP Coding und Zusatzfeldern nun aus der Stammdatentabelle AUFK die notwendigen Daten aus den Auftragsstamm auszulesen und zum Feld GLPCA-AUFNR zu ergänzen.

Im schon vorhandenen Infoset soll die Tabelle AUFK als Zusatztabelle ins Infoset übernommen werden.

Über die Schaltfläche Zusätze (F5) bzw.  über  SPRINGEN-> ZUSÄTZE ZUM KNOTEN  innerhalb der Transaktion SQ02 (Pflege des Infosets) kann nun eine Zusatztabelle eingefügt werden. Hierzu kann im Register Zusätze die Schaltfläche Anlegen ausgewählt werden.
Hierzu tragen wir die den Namen AUFK und als Art der Zusatzinformation Zusatztabelle ein. Nun erfolgt eine Abfrage über SELECT SINGLE * FROM AUFK WHERE ...
in der auch gleich die Bedingung AUFNR  = GLPCA-AUFNR vorgeschlagen wird.

Es wird also die führende Tabelle GLPCA mit der Stammdatentabelle AUFK verknüpft wird.

Danach können einzelne Felder der Stammdatentabelle als eigene Feldgruppe ins Infoset übernommen werden.

HINWEIS Vorteil Zusatztabelle versus Join

Sicherlich hätte ich auch per JOIN die Tabelle einfügen und verknüpfen können, was mich aber tatsächlich an der Lösung der Zusatztabelle angenehm überrascht hatte war dass die Tabellenfelder der Tabelle AUFK einfach leer sind, wenn das Feld GLPCA-AUFNR nicht gefüllt ist sondern die Buchung auf Kostenstelle erfolgte und damit GLPCA-KOSTL gefüllt ist.

Die Alternative wäre sicherlich noch ein Outer Join statt Inner Join (statt 1:1 eine 1:N Verknüpfung)  Definition. :-)

Als Beispiel habe ich dabei folgende Felder mit übernommen:

  • Auftragsart AUFK-AUART
  • Auftragsnummer AUFK-AUFNR
  • Kurztext AUFK-KTEXT
  • Verantwortliche Kostenstelle AUFK-KOSTV
  • Antragssteller AUFK-USER0
  • Verantwortlicher AUFK-USER2
  • Arbeitsbeginn AUFK-USER7
  • Arbeitsende AUFK-USER8
Im Ergebnis können diese Felder dann in einer Query genutzt werden, nachdem natürlich das Infoset gesichert und generiert wurde.

Query mit lokalen Zusatzfeldern für Ermittlung Fachbereich

Da ich im Rahmen einer anderen Query aus einer virtuellen Lehreinhiet auch Text der Lehreinheit und Fachbereich abgeleitet habe war mein erster Gedanke per ABAP Coding und Zusatzfeld wie im Abschnitt "Zusatzfeld VLE zur Darstellung virtueller Lehreinheit aus Teilstring der verantwortlichen Kostenstelle sofern nicht in einen anderen Feld ein Wert steht" im Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" beschrieben näher betrachtet

Glücklicherweise bin ich hier aber nur auf den Fachbereich angewiesen, so dass ich innerhalb der Query per lokalen Zusatzfeld mit den beiden Feldern Kostenstelle und verantwortliche Kostenstelle arbeiten kann.

Bezeichnungen und mit lokalen Feldern arbeiten

Neben der reinen Auswertung von einzelnen Tabellenfeldern kann innerhalb der Query auch die Ergebnisse verarbeitet werden. Um einzelne Felder weiter zu bearbeiten können Sie über SPRINGEN->FELDAUSWAHL->FELDAUSWAHL über die Funktion BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNGEN ->EINSCHALTEN einzelne Felder eine Kurzbezeichnung zuordnen.

Diese Kurzbezeichnungen sind notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein lokaes Feld mit einer Formel anlegen. Dieses geht über
BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN.
Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. Elegant wäre es natürlich, wenn wir im Infoset eine entsprechende leere Feldgruppe definiert hätten, es geht aber auch ohne.

Für dieses Feld werden dann entsprechende Eigenschaften festgelegt und über eine Berechnungsvorschrift kann auf andere Felder Zugriff genommen werden.
Nachdem ich hier schon die theoretische Vorgehensweise erläutert habe mag ich direkt zur praktischen Umsetzung gehen.

In der Feldgruppe zur Tabelle GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten" habe ich den Feld "Kostenstelle" die Kurzbezeichnung KS gegeben. Danach habe ich in der Feldgruppe zur Tabelle AUFK den Feld "Verantwortliche Kostenstelle" die Bezeichnung KS_IA gegeben.

Damit kann ich nun also wahlweise mit der Verantwortlichen Kostenstelle des Innenauftrages oder der bebuchten Kostenstelle im Profit-Center-Beleg arbeiten.

Damit das ganze aber auch Sinn macht habe ich noch zwei weitere Felder über "Bearbeiten->Lokales Feld anlegen" angelegt.

Lokales Feld Fachbereich (2. und 3. Ziffer der Kostenstelle innerhalb eines Nummernintervall)

Das Feld  Fachbereich mit den Eigenschaften Textfeld mit ANzahl der Zeichen 10 hat als komplexe Berechnung folgende Bedingungen angelegt:

Bedingung
KS >= 20000000 AND KS < 22000000
Formel
KS[4:5]

Bedingung
KS_IA >= 20000000 AND KS_IA < 22000000
Formel
KS_IA[4:5]

Sonst
''

Sofern also entweder die Kostenstelle oder die verantwortliche Kostenstelle zwischen 20000000  und  22000000 liegt wird in der Berechnungsvorschrift die 4. und 5. Stelle der Kostenstelle (die mit führenden 0 als zehstelliger Wert abgespeichert ist und bei achtstelligen Kostenstellenschlüsseln damit also die zweite und dritte Ziffer der Kostenstelle darstellt)  ausgewiesen.

Damit kann also im Feld Fachbereich direkt von 00 bis 99 jeder Fachbereich oder Abteilung mit ausgewiesen werden. Sofern die Kostenstelle in einen anderen Bereich liegt bleibt dann das Feld Fachbereich leer.

Lokales Zusatzfeld KSIA zum Ausweis jedglicher Kostenstelle

Da ich später nicht nur eine Auswertung nach Fachbereich sondern auch nach der jeweiligen Kostenstelle machen möchte habe ich noch ein zweites lokales Feld angelegt mit der Bezeichnung KSIA.

Auch dieses Feld ist ein Textfeld (mit 10 Zeichen)  und hat als Berechnungsvorschrift
KS + KS_IA

Da entweder die Kostenstelle oder der Auftrag und damit die verantwortliche Kostenstelle gefüllt ist, wird in diesen Feld dann die Kostenstelle ausgegeben.

Grundliste Query Kreditoren Einzelposten mit Gruppierung Bereich und Kostenstellen

Die Grundliste der Query sieht dann wie folgt aus.
Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen. Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

lokale Zusatzfeld
Fachbereich  (L)
Kostenstelle KSIA  (L)

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Geschäftsjahr (S) GLPCA-RYEAR
Kontonummer des Lieferanten bzw. Kreditors (L,S) GLPCA-LIFNR
Belegdatum im Beleg  (L,S) GLPCA-BLDAT
Kontonummer des Lieferanten bzw. Kreditors (L,S) GLPCA-LIFNR
Referenzbelegnummer (L,S) GLPCA-REFDOCNR
Belegart (L,S) GLPCA-BLART

Zusatzfelder
Text: Belegart  (L)  TEXT_GLPCA_BLART

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Kontonummer (L,S) GLPCA-RACCT

SKAT
Sachkontolangtext (L) SKAT-TXT50

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Betrag in Buchungskreiswährung (L) GLPCA-HSL
(sinnvoll kann es sein hier als Währungsfeldposition "kein Währungsfeld" zu markieren, sofern nur mit einer Währung bspw. EUR gearbeitet wird)
Positionstext (L) GLPCA-SGTXT
Kostenstelle (L,S) GLPCA-KOSTL
Innenauftrag (L,S) GLPCA-AUFNR

AUFK
Auftragkurztext (L) AUFK-KTEXT
Verantwortliche Kostenstellle (L) AUFK-KOSTV

Damit habe ich dann tatsächlich alle für unsere Auswertung erforderliche Daten vorhanden.

ALV Liste Gruppieren und Zwischensummen

In der ausgeführten Query kann ich dann über die Schaltfläche Zwischensummen für die Felder Fachbereich und Kostenstelle KSIA sowohl Sortierung als auch Zwischensummen  aktivieren und habe damit eine Liste mit Zwischensummen über die gebuchten Beträge.

Sobald eine solche Zwischensumme gebildet wurde, kann aber über den Zauberwürfel (Layout auswählen und hier die Auswahl im Ausklappmenü auf Layout ändern) aus den Spaltenvorrat die nun vorhandene Spalte Zähler mit in die angezeigten Spalten übernommen werden und man hat sowohl für die Kostenstellen (inklusive der verantwortlichen Kostenstelle der Projekte) als auch auf Ebene der Fachbereiche eine Summe aller Buchungen mit ausgewiesen.

Summenaufrissstufen in ALV Liste wählen

Über die Schatfläche Zwischensumme kann das Menü Aufrisssummenstufe gewählt werden und hier eine Zwischensumme auf Ebene
  • 0 Nicht-Summenzeilen
  • 1 Kostenstelle KSIA
  • 2 Fachbereich
gewählt werden. Hier werden je nach Stufe die tieferliegenden Positionen zugeklappt, so dass zum Beispiel bei der Option 2 nur die Anzahl der Belege auf Ebene der Fachbereiche ausgewiesen werden.

Im Ergebnis sieht man nun Buchungsvolumen sowie in Form der Beträge als auch der Anzahl der Buchungen.

Durch die Selektion der Belegart können nun auch Zahlungen (ZP) unberücksichtigt bleiben (ausgefiltert werden) oder auch einzelne Belegarten direkt in der Selektion der Query gewählt werden.

Fazit

Auf diese Weise kann also relativ einfach das Buchungsvolumen betrachtet werden aber gleichzeitig ist dieses auch ein Beispiel dafür, wie ich selbst das Blog hier nutze um aus bestehenden Lösungen auch neue Probleme direkt zu lösen.

Damit trage ich sozusagen zu meinen eigenen SAP KnowHow bei, da ich die Lösung mit den lokalen Zusatzfeldern im ersten Moment auch nciht mehr in Erinnerung hatte. Aber dafür gibt es ja glücklicherweise die Artikelsuche im Blog ;-).

Belege zählen im FI Belegjournal

Selbstverständlich ist die beschriebene Vorgehensweise nur ein Weg um an ein Ergebnis zu kommen. Für die Fragestellung mit Kreditorenbelege war die Vorgehensweise schon durch die vorhandene Query und den gewohnten Umgang mit ihr recht naheliegend. Sollen jedoch alle Belege eines Bereiches gezählt werden würde ich die lokalen Zusatzfelder eher innerhalb der mehr in der Finanzbuchhaltung angesiedelten "Query FI Einzelposten als Belegjournal - Belegsegment (BSEG) und Belegkopf (BKPF) verknüpfen" einbinden und mich hier nicht der Nebenrechnung bzw. des Ledger der Profit-Center-Rechnung widmen.

Analyse sprechender Nummernschlüssel in SAP Query

Grundsätzlich hat die Übersetzung von sprechenden Nummernkreise tatsächlich das Potential innerhalb einer Query eine ausführlichere Analyse zu machen. Unter "Auswertung sprechender Nummernkreisintervalle von CO Innenaufträgen mit Query Zusatzfeldcoding und Unterscheidung numerischer oder alphanumerischer Schlüssel" habe ich dieses für Innenauftragsnummern beschrieben und hier auch im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" dieses auch für weitere Merkmale genutzt.

Feedback auf meiner Facebook Seite

Das Thema Ausweis Fachbereich werde ich in einen der folgenden Artikeln noch einmal aufgreifen (dann allerdings mit Lehreinheitsbezeichnung) und dabei auch auf das Thema ABAP Code in Excel generieren etwas näher beschreiben. Wobei ich hier schon auf Facebook Ende letzten Jahres (siehe Beitrag auf facebook.com/unkelbach) wirklich hilfreiches Feedback erhalten habe.

Wo ich gerade Facebook anspreche. wer mag kann auch gerne, so auf Facebook angemeldet eine Bewertung für meine Seite abgeben.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 2. April 2017
18:41 Uhr

Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query

Im Artikel "Stammdatenerweiterung von CO-Objekten am Beispiel ergänzende Kostenstelle beim Innenauftrag" wurde schon die Stammdatenerweiterung von Kostenarten, Kostenstellen und Innenaufträgen per Userexit (CMOD) beschrieben. Hierdurch sind bei Kostenstellen (bspw. über die Pflegetransaktionen KS01 Kostenstelle anlegen, KS02 Kostenstelle ändern und KS03 Kostenstelle anzeigen) sowie für Kostenarten (ebenfalls hier über die Transaktionen KA01, KA02, KA03)  die Registerkarte Zusatzfelder vorhanden über die die angelegten kundeneingene Felder gepflegt werden können.

Zusatzfelder per Gruppenrahmen im Auftragslayout CO Innenauftrag aktivieren

Lediglich zur Nutzung der Zusatzfelder für den CO Innenauftrag ist noch Customizing erforderlich, so dass die Felder genutzt werden können. Hierzu muss im Auftragslayout der Gruppenrahmen 09 kundeneigener Felder einer Registerkarte zugeordnet werden.

Dieses kann im Customizing über die Transaktion SPRO unter folgenden Pfad erfolgen:
  • Controlling
  • Innenaufträge
  • Aufragsstammdaten
  • Bildschirmgestaltung
  • Auftragslayout definieren
Hier können entsprechende Registerkarte für die CO Innenauftragspflege definiert werden und innerhalb eines Register der Gruppenrahmen 09 Kundeneigene Felder zugeordnet werden. Dieses Auftragslayout kann dann einzelnen Auftragsarten zugeordnet werden.

Zusammenhang Auftragsart - Auftragslayout

Sofern einer Auftragsart kein Auftragslayout zugeordnet ist, werden ohnehin alle Felder zur Pflege angeboten. Keine Regel ohne Ausnahme, sofern innerhalb des Auftragslayout über die Feldauswahl einzelne Felder ausgeblendet werden ist dieses nicht der Fall.

In diesen Beispiel soll aber tatsächlich das Auftragslayout genutzt werden. Entsprechend ist auch hier im Customizing die Auftragsart mit dem angelegten Auftragslayout verknüpft.

Dieses ist wiederum im Customizing (Transaktion SPRO) unter

  • Controlling
  • Innenaufträge
  • Auftragsstammdaten
  • Auftragsarten definieren

beziehungsweise mit der Transaktion KOT2_OPA möglich.

Eine ausführliche Beschreibung zum Thema Auftragslayout und Auftragsart ist auch in Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" geschildert :-)

Nun stellt sich aber die Frage, welche Auftragsarten nun eigentlich welchen Auftragslayout zugeordnet sind. Dieses kann relativ einfach über die Tabelle T003O "Auftragsarten" zum Beispiel über eine SAP Query anhand der Tabellenfelder in folgender Tabelle ausgewertet werden.
Beschreibung Technischer Name L S
Auswertung Auftragsart und Auftragslayout
Auftragsart T003O-AUART X X
Zusatzfeld Text Auftragsart TEXT_T003O_AUART X  
Auftragslayout T003O-LAYOUT X  

Dabei sind L als Listenfeld und S für Selektionsfelder vorgesehen.
Anhand dieser Query kann relativ schnell festgestellt werden, welche Auftragsarten und welches Auftragslayout zur Nutzung der Zusatzfelder angepasst werden muss.

Auswertung Zusatzfelder in Stammdatenlisten (KA23, KS13, KOK5)

Im Stammdatenverzeichnis für Kostenarten über die Transaktion KA23 oder für Kostenstellen über die Transaktion KS13 kann durch Nutzung der Option Selektionsvariante im Abschnitt Zusatzfelder anhand der Schaltfläche Zusatzfelder die kundeneigene Felder über eine freie Abgrenzung genutzt werden.

Im Unterschied dazu ist im Stammdatenverzeichnis für Innenaufträge (Transaktion KOK5) direkt eine Schaltfläche "kundeneigene Felder" nach Auswahl der Option Selektionsvariante vorhanden über die ebenfalls diese freie Abgrenzung erfolgen kann.

Auswertung Stammdatentabelle zum Beispiel per SAP Query

Eine weitere Frage ist, wie die neuen Stammdatenfelder in SAP Query oder in den Tabellen ausgewertet werden können.

Hierbei sind in den einzelnen Tabellen die Zusatzfelder als Customer Include der Stammdatentabelle hinzugefügt. Dieses kann auch in der Transaktion SE12 näher betrachtet werden.

In folgender Tabelle habe ich die Stammdatentabellen und das Include mit aufgeführt.
CO Objekt Tabelle Include Bezeichnung
CI Zusatzfelder
Innenauftrag AUFK CI_AUFK Zusatzfelder CO-Innenauftrag
Kostenstelle CSKS CI_CSKS Zusatzfelder Kostenstelle
Kostenart CSKB CI_CSKB Zusatzfelder Kostenart

Für ein Infoset bietet es sich an, diese Felder aus der Stammdatentabelle dann einer eigenen Feldgruppe zuzuordnen, so dass die Felder dann leicht gepflegt werden können und entsprechend in der Query genutzt werden können.

Werden diese Tabellen in einer Query genutzt werden die Zusatzfelder wie normale Tabellenfelder durch den CustomerINclude (CI) zur Verfügung gestellt.  Somit lassen sich auch die entsprechenden Query problemlos anpassen.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Donnerstag, 23. März 2017
20:07 Uhr

Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?

Schon im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" bin ich auf die von mir gerne genutzten Möglichkeiten zum Erstellen von kundeneigenen Berichten in SAP eingegangen und habe an dieser Stelle auch schon den ein oder anderen Artikel zum Thema geschrieben (als Beispiel möchte ich hier auf den Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" verweisen).

Durch einige Mailanfragen und ein hoffentlich in der Abschlussphase befindliches Projekt möchte ich an dieser Stelle einmal auf die Unterschiede zwischen Report Painter und Recherchebericht eingehen.

Report Painter

Die klassischen Report Painter Berichte dürften im Modul CO durch das Gemeinkostencontrolling durch Plan/Ist Vergleiche sowohl aus der Kostenstellenrechnung als auch Innenauftragsrechnung bekannt sein. Daneben sollten solche aber auch aus der Profit-Center-Rechnung im Infosystem unter Listorientierte Berichte bekannt sein.

Hierbei werden aus Bibliothek im Report Painter Merkmale und Kennzahlen zusammengefasst die in Zeilen, Spalten und in den allgemeinen Selektionskriterien einem Bericht zugeordnet werden können. Eine ausführliche Beschreibung dazu ist  im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" zu finden.

In der folgenden Tabelle sind die einzelnen Transaktionen zur Anlage eines Report Painter Berichtes aufgeführt:

Transaktion Funktion

Verwaltung Report Painter

GRR1 Report Painter: Bericht anlegen
GRR2 Report Painter: Bericht ändern
GRR3 Report Painter: Bericht anzeigen
GR55 Berichtsgruppe ausführen

Rechercheberichte

Daneben gibt es aber auch Rechercheberichte die nicht ohne Grund in der Profit-Center-Rechnung im Infosystem unter

  • Berichte zur Profit-Center-Rechnung
  • Interaktives Reporting

zu finden sind.

Hier werden die Berichte nicht an einer Stelle erstellt sondern in Formulare und Berichte aufgeteilt. Dabei definieren die Formulare die Art der Darstellung der gewünschten Daten und die Berichte die darzustellenden Objekte.

Der Vorteil an Rechercheberichten ist, dass die dargestellten Merkmale und  Kennzahlen im Bericht ausgetauscht beziehungsweise neu zusammengstellt werden können. Hierbei sind die Rechercheberichte als Würfelmodell zu betrachten und es besteht die Möglichkeit mit der Slide-and-Dice (»In Scheiben schneiden und drehen«) Methode nach eigenen Bedürfnissen diese anzupassen.

Dabei definiert das Formular die erste Scheibe und der Bericht die zweite Scheibe einer Auswertung, die dann gemeinsam ein Berichtsergebnis liefern.

Persönlich wende ich die Rechercheberichte gerne in der Hauptsache im Haushaltsmanagement (Modul PSM-FM) an, aber auch im FI und letztens im CO konnte ich hier schon den ein oder anderen Bericht erstellen. Aus der folgenden Tabelle sind die für mich relevanten Stellen sowie die zugehörigen Transaktionen aufgeführt.

Funktion / Modul EC PCA PSM-FM FI CLASS oder NEW GL

Verwaltung Rechercheberichte

Formular anlegen KE84 FMEN FSI4 oder FGI4
Formular ändern KE85 FMEO FSI5 oder FGI5
Formular anzeigen KE86 FMEP FSI6 oder FGI 6
Bericht anlegen KE81 FMEK FSI1 oder FGI1
Bericht ändern KE82 FMEL FSI2 oder FGI2
Bericht anzeigen KE83 FMEM FSI3 oder FGI3
Bericht ausführen KE80 FMEQ FSI0 oder FGI0
Damit sind die für mich am häufigst genutzten Transaktionen aufgeführt.

Rechercheberichte in den einzelnen SAP Modulen


Für andere Module ist auf der Seite "Einsatzgebiete der Recherche" der Seite fico-forum.de eine Übersicht zu finden. Wobei dieses Thema auch im Buch "Praxishandbuch Reporting im SAP-Finanzwesen" vorgestellt wird.

Interessant in diesem Zusammenhang ist auch die Frage, wo im SAP System die Pflege der Recherchberichte zu finden ist.

Für die Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) sind diese im SAP Menü direkt unter folgenden Menüpfad leicht zugäng zu finden.
  • Rechnungswesen
  • Controlling
  • Profit-Center-Rechnung
  • Werkzeuge
  • Recherche
Hier ist dies also direkt in der Anwendung zu finden. Für das Haushaltsmanagement in der öffentlichen Verwaltung (Modul PSM-FM) befinden sich die Funktionen für die Rechercheberichte jedoch im Customizing und können über die Transaktion SPRO aufgerufen werden.

Hier sind diese dann unter folgenden Pfad zu finden
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Informationssysteme
  • Recherche-Berichte
Sollten Sie sich für das Thema Rechercheberichte im Modul PSM-FM näher interessieren ist der Artikel "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement"mit Sicherheit ein guter Ausgangspunkt um sich intensiver mit diesen Thema auseinander setzen zu können. Ebenso finden sich im Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" einige Grundlagen zum Thema.

Für die Finanzbuchhaltung im klassischen Hautpbuch (für das New GL (neue Hauptbuch) ist der Pfad vergleichbar) ist dieses im Customizing unterhalb von
  • Finanzwesen (neu)
  • Hauptbuchhaltung (neu)
  • Informationssystem
  • Rechercheberichte (Sachkonten)
zu finden.

Im Artikel "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" bin ich dabei tiefer auf das Thema eingegangen.

Sollten Sie die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (SAP Modul CO-PA) einsetzen kann ich das Buch von Stefan Eifler "Schnelleinstieg in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA)" empfehlen wo anhand eines konkreten Beispiel einer Deckungsbeitragsrechnung ein entsprechender Recherchebericht aufgebaut wird. Hier werden die Berichte über die Transaktion KE30 gestartet bzw. mit KE31 bis KE36 bearbeitet.

Allerdings kann hier nicht auf vorhandene Elemente zugegriffen werden sondern diese müssen teils selbst angelegt werden.

Fazit

Ich hoffe, dass hier ein kurzer Überblick über die Möglichkeiten dargestellt worden ist. Um etwas tiefer in das Thema einzusteigen kann ich von meiner Seite aus tatsächlich den Erwerb von SAP Know How  in Form der digitalen Bibliothek von Espresso Tutorials insbesondere für das Jahr 2017 empfehlen. ;-)

Nicht nur die letzten Monate habe ich die oben vorgestellten Tools besonders schätzen gelernt und mich damit auch etwas intensiver in Hinblick eines Berichtswesen auseinander gesetzt.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 18. März 2017
11:33 Uhr

Dateipfad und Dateiname als Fußzeile automatisch in Excel setzen

Nachdem ich, gemeinsam mit einigen anderen von mir gern gelesenen Bloggern die Frage "Wenn du nur noch 5 Excel Formeln verwenden dürftest, welche wären das?" auf excel-koenig.de beantwortet hatte hat sich das Thema Design und Formatierung von Tabellen besonders im Artikel "Die 10 Excel Gebote" von Excel-Koenig.de oder auch die rs-1 Methode im Artikel "So arbeitest Du in Excel mit der rS1.Methode" auf clevercalcul wieder einmal in den Vordergrund gedrängt und dabei mich wieder daran erinnert, dass ich hier gerne meine eigenen Tabellen hier etwas ausführlicher betrachten mag. Daneben möchte ich auch den Artikel "Meine Daten – meine Informationsquelle: Wichtige Tipps für das Reporting" von Ing. Katharina Schwarzer (soprani.at) empfehlen, wo ebenfalls das Thema angesprochen wird.

In diesem Zusammenhang ist mir auch eine Möglichkeit Vorlagen in Excel angesprochen. Persönlich habe ich dieses bezogen auf Powerpoint und Excel schon gerne genutzt und im Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen" beschrieben.

Allerdings hat tabellenexperte.de eine Anleitung unter "Excel-Quickie Nr. 3: Standard-Vorlagen" angelegt in der entsprechend diese Vorlagen ebenfalls angesprochen werden.

In den Kommentaren bin ich auf den Gedanken gekommen, dass hier in der Fußnote der Dateiname und Pfad zur Datei hinterlegt werden kann und werde sicherlich sowohl die Mappe.xltx als auch Tabelle.xltx im Autostartverzeichnis von Excel anlegen und mir hier eine entsprechende Vorlage basteln.

Gerade für ausgedruckte Versionen ist es hilfreich, wenn hier der Pfad zur Datei auf Dauer hinterlegt wird.

Dateiname und Dateipfad als Fußzeile einfügen

In Excel kann im Ribbon Seitenlayout in der Befehlsgruppe "Seite einrichten über die Schaltfläche "Drucktitel" im Register "Kopfzeile/Fußzeile" über die Option "&[Pfad]&[Datei]" einen Pfad zu hinterlegen.

Excel Drucktitel

Hier ist auch direkt die Schaltfläche eingefügt werden.

Dateipfad und Dateiname

Ebenso besteht die Möglichkeit direkt in einer Zeile über die Formel
=ZELLE("dateiname")
eintragen.

Zur Verdeutlichung hier diese Formel als Formel sowie als Ergebnis:

Formel Zelle um Dateiname anzugeben

Auch hier eignet sich diese Formel als Element und das Ergebnis ist auch direkt zu sehen.
 

Dateiname und Pfad als festen Wert in die Fußzeile hinterlegen per Makro

Im Gespräch mit Kolleginnen und Kollegen eignet sich diese Methode tatsächlich für ausgedruckte Versionen von Dateien. Allerdings wird dieser Dateipfad regelmäßig aktualisiert, so dass es sich hier eher empfehlenswert scheint, entweder das Ergebnis der obigen Formel erneut als Text einzufügen oder aber als Makro hier den Dateiname und Dateipfad direkt als Text ohne Veränderung festzulegen.

Hier war der Gedanke folgendes Makro zu hinterlegen:

Sub DateipfadundName_in_Fußzeile()
Dim i As Integer
For I = 1 To Sheets.Count
Worksheets(I).Activate
With ActiveSheet.PageSetup
.LeftFooter = ThisWorkbook.FullName
End With
Next I
End Sub

Leider ist es nicht möglich dieses Makro aus der persönlichen Makroarbeitsmappe auszuführen, da in diesen Fall nur der Pfad zur PERSONAL.XLSB hinterlegt wird. Dennoch mag ich gerne auf den Artikel "Excel Umgang mit Makros und Visual Basic for Applications (VBA)" hinweisen.

Grundsätzlich empfinde ich ein durchdachtes Design von Tabellenblättern als sehr hilfreich und verweise auch hier auf den Artikel "Formulare gestalten in Excel". Vermutlich wird hier auch die eingangs erwähnte Antwort zu den fünf wichtigsten Formeln in Form eines Artikel noch geschrieben werden. Allerdings sind die letzten Wochen durch ein anderes großes Thema zum Thema SAP noch in der Arbeit ist.



Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 14. Februar 2017
18:42 Uhr

Leerzeilen bei Zeilenbeschriftungen in Excel Pivottabellen auffüllen

Im Rahmen eines Finanzberichtswesen werden verschiedene Projekte nach ihren verschiedenen Merkmalen ausgewertet und sollen je Fachbereich nach Kostenstelle und Finanzierungszweck (Finuse) einzelne Projekte mit ihren jeweiligen Salden aus mehreren Datenquellen zusammengestellt werden. Basis für die Auswertung sind in den Artikeln "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement" beziehungsweise "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" ausgewertet werden.

Was ist ein Finanzierungszweck?
Die Rolle des Feldes Finanzierungszweck im SAP Modul PSM ist in den beiden Artikeln "PSM-FM Grundlagen Finanzierungszweck im Haushaltsmanagement bei Recherchebericht und Selektion", "Gruppierung von Finanzierungszwecken bei Drittmittelprojekten per Zusatzfeldcoding mit IF oder CASE" beschrieben.


Die entsprechende Grundtabelle (Datengrundlage) sieht dabei im Ausschnitt und sehr vereinfacht wie folgt aus:

Grundtabelle nach Fachbereich Auftrag und Finanzierungszweck
 

Pivottabelle klassisches Layout anlegen

Der naheliegende Gedanke diese Tabelle mit einer Pivottabelle (siehe auch Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" ) anzulegen.

Im Ergebnis sieht eine eingefügte PivotTabelle dann wie folgt aus:

Pivot Tabelle nach Fachbereich Kostenstelle Finanzierungszweck und Auftrag

Die Darstellung der Werte Fachbereich, Kostenstelle, Finuse und Auftrag auf einer Ebene ist durch die Pivottabellen-Optionen (rechte Maustaste auf die Pivottabelle) und hier der Reiter Anzeige und die Option Klassisches PivotTabellen-Layout festgelegt worden.

Pivot Tabellen Optionen

Ferner sind für die einzelnen Zellen keine Teilergebnisse festgelegt worden.

Geplant ist nun eigentlich für die einzelnen Fachbereiche die Ergebnisse je Kostenstelle zu kopieren und als Tabelle zur Verfügung zu stellen.

Hier gab es dann jedoch die Rückmeldung, dass die leeren Zellen unterhalb der mehrfach vorkommenden Kostenstelle aufgefüllt werden sollten. Leider ist mir keine Option in den Pivottabellen bekannt, dass sich hier die Gruppierung wiederholen lässt. Daher hilft hier eine kleine Formellösung weiter.

Vor der Pivottabelle wurden daher vier weitere Spalten eingefügt und dabei mit einer Formel die Fachbereich, Kostenstelle und Finuse (Finanzierungszweck) aufgefüllt.

Zellenbeschriftungen per Wenn Funktion automatisch auffüllen

Die automatische Auffüllen der leeren Zellenbeschriftungsfelder ist über eine WENN Funktion gelöst:

Zellenbeschriftungen per Wenn Funktion erweitern

Die Formel prüft ob die Pivottabellenzelle einen Wert hat (im Beispiel F3 ungleich leer sprich "") um dann den entsprechenden Eintrag einzfügen, andernfalls wird der Wert eine Zelle oberhalb dieser Formel eingetragen. Da die Formel nach unten ausgefüllt wird, wird dann tatsächlich immer der entsprehcende Wert ergänzt so dass hier die Zellenbeschriftungen ebenfalls nach unten ausgefüllt wird.

Die Formeln sehen dabei wie folgt aus:

Wenn Funktion um Zellenbeschriftungen darzustellen

in Zelle  A3 wird dabei auf das Feld D3 in der Pivottabelle Bezug genommen und durch die Formel =WENN(d3<>"";d3;a2) hier würde auf jeden Fall ein Wert vorhanden sein, aber shcon in Zelle A4 wird durch die Formel =WENN(d4<>"";d4;A3) der Wert aus A3 ausgewiesen, wenn hier kein Wert in der Pivottabelle steht.

Hierbei sind dann tatsächlich alle Kostenstellen und FInanzierungszwecke ergänzt und die Tabelle ist etwas besser lesbar.. Eleganter kann dieses aber mit einer bedingten Formatierung erfolgen.

Bedingte Formatierung identischer Werte

Durch die Regel "Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist" wird geschaut, ob der Eintrag mit der Zelle drüber identisch ist.

Hier kann die Schriftfarbe in einen Grauton dargestellt werden, so dass sich wiederholende Werte entsprechend absetzen, wie am Beispiel des FB 03 ersichtlich ist.

Darstellung mit durchgehender Zellenbeschriftung

Hier zeigt sich erneut wie sinnvoll die Verwendung der bedingten Formatierung zum schnellen Erfassen von Daten genutzt werden kann.

Weitere Beispiele für die Anwendung von bedingten Formatierungen können unter "Excel: bedingte Formatierung mit Pfeilen (Darstellung Tendenzen bei Veränderungen)" oder auch im Artikel "Leistungsmengen im Grundbudget je Fächergruppe (Cluster) im Vergleich oder bedingte Formatierung für Minimalwerte und Maximalwerte" betrachtet werden.

Insgesamt ist diese Formellösung eine echte Erleichterung im Vergleich des manuellen Auffüllen der leeren Tabellenzellen.
 

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 13. Februar 2017
20:22 Uhr

Analyse und Abgleich Einzelposten und Summensätze im Haushaltsmanagement PSM-FM am Beispiel Abweichung Reisekostenobligo

Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten wird sich auch immer das Obligo auf einzelne Projekten betrachtet. Nun waren auf einigen Fonds und Finanzstellen innerhalb eines Rechercheberichtes, wie im Artikel "PSM Recherchebericht mit Jahresabgrenzung" beschrieben, noch einige Obligos vorhanden, obgleich diese im Belegjournal eigentlich alle erledigt sind und somit vollständig abgebaut.

Von der Höhe der Werte her war es dann jedoch relativ schnell klar, dass es sich bei den Obligos um nicht abgebaute Reiskostenobligos handelte, die aus einen anderen SAP System übertragen worden sind.

Löschen von Obligos im Haushaltsmanagement

Der erste Gedanke war daher, diese Obligo Belege wie im Artikel "Löschen von fehlerhaften (Obligo)-Belegen im Modul PSM-FM (Haushaltsmanagement)" beschrieben zu löschen.

Allerdings waren die Belege hier nicht identifizierbar, so dass diese Belege nicht gelöscht werden konnte. Da aber auch eine andere Einrichtung ein vergleichbares Problem hatte, wurden wir dann ebenfalls auf eine Lösung hingewiesen, auf die ich in diesen Artikel ebenfalls hinweisen möchte.

Analyse Einzelposten und Summensätze im Haushaltsmanagement

Innerhalb des Modul PSM-FM gibt es entsprechende Analysefunktionen, die dann tatsächlich die Ursache finden und entsprechend auch einen Schiefstand beheben können.

Im SAP Menü unter:
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement
  • Infosystem
  • Analysen
können verschiedene Abstimmungen zu anderen Komponenten (bspw. zu FI Belegen oder zu Bestellungen aus MM) aber auch innerhalb des Modul Haushaltsmanagement durchgeführt werden.

Diese sind im Ordner Analysen an folgender Stelle zu finden:
  • Obligo und Ist
  • Abgleich
  • Innerhalb Haushaltsmanagement
  • Summensätze zu Einzelposten
beziehungsweise über die Transaktion S_ALR_87012636 ausgeführt werden. Hier können je Geschäftsjahr (auch eingeschränkt nach einzelnen Finanzstellen, Fonds oder auch Werttyp und Periode) die Summen der Einzelposten mit den Jahreswerten abgeglichen werden.

Im Ergebnis wird eine Liste erstellt in der alle Positionen aufgeführt werden bei denen die Einzelposten je HHM - Kontierung (Finanzposition, Finanzstelle, Fonds und  auch Hauptbuch bzw. CO Objektnummer) nicht übereinstimmen.

Einzelposten und Summensätze in Tabellen FMTOX und FMOIX -> Hinweis auf Query

Diese Auswertung zeigt im Ergebnis dann tatsächlich worin die Ursache der Abweichung von Einzelpostenliste und Summenbericht in Form des Rechercheberichtes.

Im Artikel "Salden je Finanzposition mit Unterscheidung Personal oder Sachaufwand aus PSM-FM durch Query über logische Datenbank FMF" wurde schon einmal auf die beiden Tabellen, welche in der logischen Datenbank FMF ausgewertet werden können, FMTOX "Summensätze: Obligo und Ist   - Erweitert" und der Einzelpostentabelle FMOIX "Einzelposten  - Erweitert" hingewiesen. Der Bericht wertet tatsächlich die Unterschiede zwischen beiden Parteien aus.

Abgleich von Einzelposten und Summensätze im Haushaltsmanagement und Anpassung Summensätze an Einzelposten

Während der Bericht S_ALR_87012636 "Abgleich von Einzelposten und Summen" beziehungsweise der dahinterliegende ABAP Report RFFMRC00 "Abgleich von Einzelposten und Summensätzen für das HHM" aufruft stellt sich nun die Frage, wie die gefundenen Abweichungen korrigiert werden können.

Hier ist der ABAP Report RFFMRC04 "Übereinstimmende Einzelposten und Summensätze für HHM" hilfreich. Dieser erweitert die Auswertung um ein Updateflag wodurch tatsächlich die identifizierten Abweichungen korrigiert weden, während der Report das Updateflag auf Anzeige gesetzt hat.

Sofern der Report RFFMRC04  über SA38 gestartet wird kann das Feld "Testlauf" im Abschnitt Steuerung deaktiviert wird der Bericht im Echtlauf ausgeführt und die zugehörigen Summensätze den Einzelposten angepasst, so dass hier sowohl die Auswertung der Einzelposten als auch die Summen im Recherchebericht übereinstimmen.

Beim Ausführen des Reports sollte darauf geachtet werden, dass keine Buchungen durchgeführt werden, da anderenfalls eventuell Fehler korrigiert werden, die gar keine sind.

Das Feld "Testlauf" ist im Report RFFMRC00  nicht vorhanden, wodurch tatsächlich nur die Anzeige in der Transaktion S_ALR_8701263 vorhanden ist.

Statt Aufruf des Report über die Transaktion SA38 kann auch die nicht im SAP Menü hinterlegte Transaktion FMAF "Abgleich Einzelposten Summenposten" aufgerufen werden.

Im Ergebnis sind dann auch die Obligos im Recherchebericht ausgeglichen.

Grundsätzlich kann es sinnvoll sein in regelmäßigen Abständen entweder die Transaktion S_ALR_8701263 zur Analyse auszuführen oder tatsächlich quartalsweise oder wenigstens im Rahmen des Jahresabschlusses durch die Transaktion FMAF ein entsprechender Abgleich der Summensätze und Einzelposten durchzuführen.

Das Thema Obligo ist auch im Controlling relevant. Auf dieses Thema wird im Artikel "Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query" behandelt.

An solchen Themen zeigt sich der Vorteil, wenn sich über aktuelle Themen oder Probleme auch übergreifend ausgetauscht wird, so dass hier gemeinschaftlich an einer Lösung gearbeitet werden kann, oder alternativ Lösungen auch untereinander ausgetauscht werden.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 5. Februar 2017
21:55 Uhr

Sender und Empfänger anhand des Hierarchiebeleg in der klassischen PSM-FM Budgetierung

Damit auch hier im Blog wieder ein wenig zum "SAP Know How" veröffentlicht wird möchte ich auf eine etwas zurückliegende Anfrage antworten.

Im Rahmen der klassischen Budgetierung im SAP Modul Public Sector Management - Haushaltsmanagement (PSM-FM) wurden im Rahmen einer Umstellung auch der Nummernkreis für bestimmte Fonds geändert.

Ausgangslage:
Ab einer neuen Budgetierungsphase sind entsprechende Budgets nur noch auf den neuen Nummernkreis der Fonds zu buchen. Dabei wurden die Projekte nur an einer Stelle mit einer neuen Ziffer versehen und eigentlich sollten Umbuchungen von den alten Projekten über einen Sammler auf neue Projekte erfolgen. Leider hat es aber eine Menge Umbuchungen von Altprojekt direkt auf Neuprojekt gegeben

Nehmen wir an, dass die alten Projekte mit 100 begonnen und die neuen Projekte mit 200 Sofern nun Budget von Projekt 100350 auf das neue Projekt 200350 umgebucht werden sollte wäre der vorgesehene Weg eigentlich von 100350 auf einen Sammler für die Restmittel aus der ersten Phase (sprich von 100350 auf 200000) und dann von diesen Sammler auf 200350 zu buchen. Teilweise wurde aber tatsächlich von 100350 direkt auf 200350 gebucht, so dass hier am neuen Projekt sowohl originäre Budgetzuweisungen als auch von bisherigen Projekten Budget umgebucht wurde.

Die Vorgehensweise der klassischen Budgetierung ist im Artikel "SAP PSM-FM klassische Budgetierung mit unterschiedlichen Budgetversionen" beschrieben worden.

Zwar lassen sich die Budgetbelege von Rechercheberichten (wie zum Beispiel im Artikel "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement") über Zusätze Einzelposten auf einen Budgetwert ebenso wie durch eine Query wie im Artikel "Salden je Finanzposition mit Unterscheidung Personal oder Sachaufwand aus PSM-FM durch Query über logische Datenbank FMF" für die Einzelposten oder besser "Einzelposten Klassische Budgetierung Hierarchiebelge" für die Hierarchiebelege nur auswerten unter Angabe des entsprechenden empfangenden Fond.

Zwar zeigt die Transaktion FM2F (zu finden unter Public Sector Management-> Haushaltsmanagement-> Budgetierung-> klassische Budgetierung -> Belege -> Hierarchiebelege -> Anzeigen (Transaktion FM2F) tatsächlich sowohl die Hierarchiestufen des Sender ebenso wie Empfänger, aber wenn über die logische Datenbank FMF oder einen Recherchebericht ein Budgetbeleg aufgerufen wird, wird durch die Angabe der selektierten Fonds nur die Seite des betroffenen Empfänger (sofern hier die neuen Projekte) oder die Seite der Sender (bei Auswertung der alten Projekte) dargestellt.

Entsprechend mühsam ist es nun für jeden einzelnen Beleg die Senderseite durch Aufruf des Erfassungsbeleg (Transaktion FR60) bzw. Click-Through am Hierarchiebeleg auszuwerten.

Lösung Zweifache Auswertung
Die durchaus pragmatische Lösung um nun tatsächlich die Budgetbelege zu identifizieren, die direkt vom alten Projekt auf das neue Projekt statt über den Sammler gebucht worden sind ist dann aber eine recht simple Lösung genutzt worden.

Im ersten Schritt wurden alle Budgetbelege gebucht auf Fonds 100001 bis 100999 ausgewertet und die Hierarchiebelegnummer in die Zwischenablage kopiert (oder einen Texteditor).

Danach wurden die Hierarchiebelege der Fonds 200001 bis 200999 (somit ohne den Sammler 200000) ausgewertet und danach ein Filter auf die vorher identifizierten Belege gesetzt und tatsächlich nun sind nur die Hierarchiebelege die direkt vom alten aufs neue Projekt gebucht worden sind mit aufgelistet.

Eigentlich ist dieses eine reichlich simple Lösung, aber hin und wieder kommt es auch vor, dass man eine ganze Weile überlegt und nicht auf einen solch nahe liegenden Kniff kommt. Ob nun die Hierarchiebelege anhand eines Absprung zu den Einzelposten aus Rechercheberichten oder anhand der Query zu den Hierarchiebelegen ist dabei zweitrangig.

Sobald man sich den Aufbau und Unterschied zwischen Erfassungsbeleg und Hierarchiebeleg klar ist, dürfte der Umgang mit den Budgeteinzelposten auch etwas einfacher sein.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 10. Dezember 2016
09:17 Uhr

Vortrag Controlling Tipps aus der Praxis für die Praxis und die Espresso digitale SAP Bibliothek Flatrate

Wie schon im Artikel "Rückblick FI CO Forum Infotage 2016 in Köln und Zürich" geschildert nahm ich dieses Jahr an den FI CO Forum Infotagen mit einen eigenen Vortrag teil und zwischenzeitlich sind auch alle Vorträge, wie im Artikel verlinkt, online abrufbar. Die Vorträge der Vorjahre habe ich am Ende dieses Artikel verlinkt.

So kann auch der Vortrag von mir online nachgelesen werden. Der Vortrag ist unter http://fico-forum.de/ET/infotage_2016/Unkelbach/ online abrufbar.

SAP ERP Controlling Tipps »Aus der Praxis für die Praxis« von www.Andreas-Unkelbach.de



Da hier die gleiche Technik genutzt wird wie in der digitalen SAP Bibliothek (siehe SAP eBook Flatrate) möchte ich auch gleichzeitig nicht nur auf diesen Vortrag verlinken sondern auch meine Erfahrungen mit der Bibliothek von Espresso Tutorials vorstellen.

Personalentwicklung, berufliche Weiterbildung, SAP Kenntnisse durch digitale SAP Bibliothek von Espresso Tutorials

Hier kann in Form einer Jahresgebühr ein Vollzugriff auf alle Bücher des Verlags erlangt werden und diese digital geschmöckert werden. Dabei ist die Website responsiv gestaltet, so dass diese auch am Tablet oder Smartphone bedienbar ist. Trotzdem ist wohl für 2017 auch eine App angedacht.

Nachdem man die Zugangsdaten erhalten hat ist ein direktes Anmelden in der Weboberfläche möglich.

Die digitale SAP-Bibliothek LOGON

Danach ist eine Übersicht aller verfügbaren Bücher und Videos zu sehen.

Startseite digitale Bibliothek

Positiv aufgefallen ist mir gleich zu Beginn, dass die Suchfunktion alle vorhandenen Bücher umfasst und hier per AJAX sowohl in der Buchbeschreibung als auch im Buchinhalt die Suchergebnisse anzeigt.

Auf der linken Seite sind sowohl die Sprachen (derzeit Englisch, Deutsch und sogar einzelne Werke in portugiesisch oder fanzösisch) und die Themengebiete in der jeweiligen Sprache aufgeführt.

Auszug Themengebiete Espresso Tutorials

Hier zeigt sich auch der Vorteil eines digitalen Mediums dadurch, dass auch direkt auf Videos verlinkt werden kann und diese dann bestimmte Vorgänge und Sachverhalte noch besser als das geschriebene Wort beschreiben können.

Sofern nicht in allen Büchern recherchiert werden soll, kann natürlich auch ein einzelnes Buch aufgerufen werden.

Einzelbuchansicht mit Buchbeschreibung

Hier wird erst einmal eine kurze Buchbeschreibung gegeben und über die Schaltfläche "Inhalte ansehen" kann direkt auf den Inhalt des Buches Zugriff genommen werden.

In Form eines Schreibtisch kann hier erstaunlich gut lesbar ein Buch im wahrsten Sinne des Wortes durchgeblättert werden.

Buch auf virtuellen Schreibtisch mit ausgeklappten Inhaltsverzeichnis

Besonders positiv ist aber auch, dass über die Symbolleiste jederzeit ein Inhaltsverzeichnis (siehe oben der schwarze Kasten) oder auch die Suchfunktion aufgerufen werden kann. Wobei dieses auch ausgeblendet werden kann und so nur das reine Buch gelesen werden kann. Aber auch aufgeschlagen macht das Buch einiges her.

Ein aufgeschlagenes Buch

Hierbei können die einzelnen aufgeschlagene Buchseiten anhand der URL auch als Lesezeichen im Browser hinterlegt werden oder auch versandt werden (dann ist auf der Empfängerseite natürlich ebenfalls ein Zugang erforderlich).

Besonders hilfreich empfinde ich, dass einzelne Verweise innerhalb des Buches oder auch auf externe Quellen direkt aufgerufen werden können und so das Buch interaktiv genutzt werden kann. Dieses gilt nicht nur für das Inhaltsverzeichnis im Buch sondern auch für Tabellen oder einzelne Abbildungen.

Das digitale Blättern innerhalb des Buches und die Suchfunktion kann tatsächlich sehr gut anhand der Vorträge nachempfunden werden.

Sofern ich ein Interesse an dieser Form der digitalen Weiterbildung geweckt habe, würde ich mich freuen, wenn der Menüpunkt "Espresso Tutorials " Interesse weckt, da hier auch ein Online-Zugang für 12 Monate für 99,00 Euro in Partnerschaft mit Espresso Tutorials erworben werden kann. Natürlich erhält man hier auch regelmäßig Updates durch Neuerscheinungen. Ausserdem kann so auch unterwegs auf die Bücher Zugriff genommen werden.

Elektronische und gedruckte Bücher vielleicht als Weihnachtsgeschenk ;-)

Gerade für die Weihnachtszeit kann dieses ein ideales Geschenk sein zumal zwischen den Jahren auch immer ein wenig Zeit für gute Literatur sein sollte und ich hier wirklich vom Buch- und Verlagskonzept begeistert bin :-)). Immerhin sind die Bücher nicht nur intensiv und lehrreich wie ein guter Espresso sondern tatsächlich auch Bücher aus der Praxis für die Praxis :-) und bieten einige Anregungen und Zusammenhängen in den unterschiedlichsten SAP Modulen.

Das im Beispiel vorgestellte Buch kann ich natürlich sowohl in der elektronischen als auch in der gedruckten Form empfehlen.


 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. November 2014)
Paperback ISBN: 9783960126874

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120414
 


Alternativ stehen natürlich auch diverse andere Bücher in Papierform und eben auch innerhalb der Flatrate zur Verfügung die ich ebenfalls an dieser Stelle sehr empfehlen kann.

Ich bin schon sehr auf die App Lösung gespannt, aber durch das responsive (mobil angepasste Design) ist es sogar gut möglich am Smartphone hier Zugriff zu erhalten.

Wie erwähnt kann als Beispiel mein Vortrag unter http://fico-forum.de/ET/infotage_2016/Unkelbach/ online abgerufen werden.

Wie erwähnt für die persönliche oder auch betriebliche Weiterbildung kann ich das Angebot der digitalen Bibliothek sehr empfehlen. Zur Verdeutlichung kann auch unter "Die digitale SAP Bibliothek" anhand eines Videos ebenfalls ein guter Eindruck vom Angebot und der Oberfläche gewonnen werden. Eine kleine Auswahl habe ich auch im Artikel "Werbung - Fachliteratur rund um SAP Themen" sowie "Schnelleinstieg ins SAP Rechnungswesen mit cat content ;-)" vorgestellt und bin überzeugt, dass diese Bücher auch geeignet sind sich in die SAP Materie gerade bei bisher nicht so oft genutzten Modulen einzuarbeiten. Der größte Vorteil ist hier neben Praxisbezug auch die kompakte und verständliche Darstellung des Buch.

Unterlagen FI CO Forum Infotage

Wie im Artikel schon angekündigt sind mittlerweile auch alle Unterlagen der verschiedenen Infotage online gestellt worden. Zwar sind nicht von allen Jahren die Beiträge online gestellt, aber ab 2014 sind die Unterlagen noch immer aufrufbar. Die Veranstaltung selbst gibt es seit 2012 und ab 2014 sind die Vorträge ebenfalls online gestellt worden. So informativ diese Unterlagen jedoch auch sind, so sehr würde ich einen Besuch vor Ort jedoch empfehlen, da oftmals ergänzend zu den Folien weitere Informationen gegeben werden und natürlich auch solch eine Fachtagung vom gegenseitigen Austausch lebt. Meine erste Erfahrungen mit dieser Tagung (in 2016) habe ich im Artikel "Rückblick FI CO Forum Infotage 2016 in Köln und Zürich"  geschildert.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Freitag, 2. Dezember 2016
11:17 Uhr

Rückblick FI CO Forum Infotage 2016 in Köln und Zürich

Im November 2016 fanden die  FI CO - Forum Infotage 2016 in Köln (14. - 15. November) und Zürich (22. - 23. November) statt. Die 5. Jahrestagung der SAP ERP Financials Comunity fand erstmalig an zwei Orten und sogar in zwei Ländern statt. Die Veranstaltung wurde u.a. von Espresso Tutorials (meinen Buchverlag siehe auch fico-forum.de) und der ConVista Consulting AG ( ConVista.com ) angeboten, wie auch an beiden Agenden ersichtlich ist.


Programmhefte FI CO - forum Infotage 2016

So konnten Fachvorträge vom 14. bis 15. November im Hyatt Hotel in Köln und vom 22. bis 23. November 2016 im FIFA Museum in Zürich besucht werden.

Dabei waren die Themen bunt gemischt und in Köln auch in die drei Veranstaltungsräume entsprechend der Themenbereiche HANA, FI und CO aufgeteilt, so dass teilweise drei Vorträge parallel gehalten worden sind. In Zürich wurden dafür zwei Slots mit einer kleineren aber nichts desto trotz ebenfalls spannenden Auswahl an Themen vorgestellt.

Wie in den letzten Jahren üblich sind die einzelnen Vorträge auch auf der Seite eines der Veranstalter unter "Unterlagen der 5. FICO-Forum Infotage in Köln" und "Unterlagen der 1. FICO Forum Infotage Zürich" auf  fico-forum.de online zur Verfügung gestellt worden.

Veranstaltungsorte

Gerade Köln und Zürich haben sicherlich unterschiedliche Personen angezogen und mich von der Stadt her ebenfalls begeistert.


FI CO Forum Infotage 2016 - Veranstaltungsorte

Köln ist ja für mich (nicht nur wegen der Bärendreck Apotheke) und Kölner Dom eine Reise wert sondern auch von der Stadt her eine meiner Lieblingsstädte. Aber auch die Reise in Richtung Schweiz und Zürich war für mich sehr spannend.

Besonders gefreut hat es mich bei der Ankunft in der Schweiz hier auch einen bekannten Blogger noch vorher zu treffen und eine überraschend wohlschmeckende Empfehlung für ein Abendessen zu erhalten. Aber auch die folgende Veranstaltungen und Fachvorträge waren spannend.

Eine spannende Info ist, dass trotz Universal Journal (Tabelle ACDOCA) viele bestehende Tabellen und Reports die darauf zugreifen weiterhin genutzt werden können. So ist zum Beispiel auch die Tabelle ANLZ oder auch COEP weiterhin vorhanden, hier allerdings dann als View auf die Gesamttabelle ausgerichtet.

Daneben waren aber auch die Roadmaps und unterschiedliche Möglichkeiten zur Migration eines bestehenden SAP System ein spannendes Thema.

Neben meinen eigenen Vortrag habe ich einige spannende Vorträge besuchen können und hier schon ein wenig in die Zukunft von SAP in Richtung S/4 Hana, Simple Finance und einige andere Themen blicken können, die mich interessierten, aber auch für die Arbeit an der Hochschule wichtig werden.

Vielleicht ist ja für die ein oder andere Person aus der Kollegschaft folgender Rückblick interessant.

Rückblick 14. November 2016 - FICO Forum Infotage in Köln

Anfangs gab es ein Networking Frühstück und es gab schon Gelegenheiten sich an einzelnen Infoständen zu informieren. Unter anderen konnte auch ein Blick auf die "Digitale SAP Bibliothek Flatrate" geworfen werden oder  das eigene Namensschild und bekannte Personen gesucht werden. Danach ging es aber schon direkt in die Tiefe der unterschiedlichen Räume die nach einzelnen Themenbereichen gegliedert waren (HANA, FI und CO). Im Folgenden Artikel möchte ich kurz die Vorträge beschreiben bei denen mir selbst eine Teilnahme möglich war.
 
  •  SAP S/4HANA Finance - Aktuelles Release und Roadmap, Q&A
    Insbesondere die Möglichkeiten des Reporting mit Universal Journal waren hier ein großes Thema aber auch die einzelnen Pfade zur Migration und der Unterschied zwischen SAP S/4 Hana,Finance, SAP S/4 HANA Enterprise Management und die Darstellung von FIORI waren hier für mich eine gute Klammer die auch folgende Beiträge wesentlich klarer und verständlicher machten.
  • SAP ERP Controlling-Tipps - Aus der Praxis für die Praxis
    Wie schon eingangs erwähnt ist das vom Titel weit gefächert aber ich glaube, dass mir hier ein guter Überblick gelungen ist. Allerdings stand hier merklich die Nervösität im Mittelpunkt, so dass die Folien relativ schnell vorgetragen worden sind. Hier hat sich aber auch die Stärke der Community gezeigt und nach den Vortrag waren einige Tischrunden im Gespräch und es hat eine Menge an Tipps für meinen Vortrag in Zürich gegeben. Vielen Dank an dieser Stelle für einige Gespräche und auch konstruktive Kritik nebst "Wenn du zu schnell wirst, stelle ich eine Frage...." :-) Dieser Vortrag ist auch im Artikel "Vortrag Controlling Tipps aus der Praxis für die Praxis und die Espresso digitale SAP Bibliothek Flatrate" näher beschrieben und verlinkt.
  • Effiziente Auswertungen der SAP FI und CO Daten auf Knopfdruck
    Hier wurde der SX Integrator der Saxxess Software GmbH vorgestellt welches als Auswertungstool tatsächlich auch bei anderen Hochschulen im Einsatz ist und aus SAP Daten ausliest und diese ansprechend in Excel darstellt. Dabei werden die einzelnen Bewegungsdaten in eine Softwarelösung eingelesen und gemeinsam mit den Kunden ein Berichtsset sowie die Möglichkeiten der Berichtsanpassung vorgestellt. Besonders interessant, ist dass hier auf Basis von Tabellen im Rechnungswesen auch Hierarchien und Gruppen entsprechend dargestellt werden können.
  • Erfahrungsbericht S/4HANA Einführung
    Besonders die praxisorientierte Berichte zur Einführung von S/4 Hana sowie die Lösungsansätze für entsprechende Probleme oder Fragestellungen sind ein enormer Benefit welcher durch eine solche Veranstaltung gegeben wird.
  • Diskussionsrunde Erfahrungen mit S/4 HANA
    Gerade die unterschiedlichen Rückmeldungen aus den Publikum hatten hier einige Fragestellungen hervorgebracht unter denen man schon den Entwicklungsstand aber auch eigene künftige Fragen haben.
  • Abendveranstaltung
    Die Abendveranstaltung mit wirklich guten Essen und Quiz ist mir nicht nur durch die Tischrunde der "Glorreichen Sieben" sondern auch durch abendlichen Gespräche in guter Erinnerung und ich freue mich hier tatsächlich Austausch mit anderen SAP Menschen gefunden zu haben und auch menschlich überrascht worden zu sein.

Rückblick 15. November 2016 - FICO Forum Infotage in Köln

Etwas ruhiger hatte ich mich dann auch in die Vorträge des folgenden Tages setzen können und hier einige andere Darstellungsweisen sowie Inhalte mitnehmen können.
  • Neuerungen im EHP 8
    Gerade die Durchsicht der Änderungen innerhalb von Erweiterungspakete und ihre Auswirkungen im Rechnungswesen und Controlling ist hier besonders hilfreich um nicht selbst die umfangreiche Dokumente durchzuarbeiten. Auch wenn EHP 8 einen Schwerpunkt in der Logistik, Branchenlösungen und HCM hat, so konnten hier kompakt auch die Änderungen auf das Rechnungswesen praxisnah dargestellt werden
  • SAP Central Finance
    Neben S/4 Hana wurden auch die Möglichkeiten rund um SAP Central Finance und die Möglichkeit mehrere ERP oder andere Systeme hier per Regeln zusammenzuführen und eine gemeinsames Zusammenführung darzustellen. Im Ergebnis kann auch dieses eine Möglichkleit sein um auf S/4 Hana zu wechseln ermöglicht darüber hinaus aber auch interessante Aspekte wenn man innerhalb eines Konzerns (bspw. Land) mehrere unterschiedliche SAP Systeme am Laufen hat und diese zusammengeführt werden sollen.
  • Keine Angst vor SAP ERP PS
    Das SAP ERP Projektsystem ermöglicht es innerhalb SAP eine Projektplanung abzubilden und stellt eine Mischung aus Logistik und Rechnungswesen dar. Neben Festlegung der Projektstruktur wurde im Vortrag auch auf die Gestaltung von Planungs- und Erfassungsmasken eingegangen und auch die Grenzen sowie Möglichkeiten von PS dargestellt.Insgesamt war der Vortrag auch besuchenswert um die Grundlagen dieses Modul zu erfahren.
  • Tagesfinanzstatus und Liquiditätsvorschau mit S/4 HANA
    Mehr im Bereich Finanzwesen und S/4 Hana angesiedelt war dieser Vortrag gerade in Hinblick auf die Möglichkeiten des Cashmanagement spannend auch wenn ich im beruflichen Umfeld damit weniger zu tun habe. Dafür dürfte diese Präsentation für die eino der andere Person ausserhalb des Hochschulumfeldes interessant sein.
  • Werteflüsse in CO PA
    Quasi als Fortsetzung zum Fachbuch "Schnelleinstieg in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA)" wurden hier die Werteflüsse vergleichbar zum gleichnamigen Buch von den einzelnen Stationen vom Kundenauftrag über die Produktion bis hin zum Warenausgang und zur Faktura dargestellt und wo die Werte zum jeweiligen Zeitpunkt im Finanzwesen bzw. Controlling zu finden sind. Selbstverständlich ist auch dieses Buch in der "Digitalen SAP Bibliothek Flatrate" enthalten.
  • Impulsvortrag - Mit Kreativität kann man alles erreichen
    Der Vortrag von Andreas Jacobs ( von Idea Thinking ) hat mich tatsächlich nachträglich beeindruckt. Hier wurde vom Kreativcoach nicht nur verschiedene Themen die in der Veranstaltung angesprochen wurden mit Humor aufgegriffen sondern auch einige Maßnahmen und Verhaltensweisen zur Kreativität vorgestellt. Hierbei haben mich nicht nur die Bezüge zum Thema der Veranstaltung beeindruckt sondern auch das Notfallmanagement was man bei einer Denkblockade an Verhaltensweisen anwenden kann. Teilweise liefert auch schon die Homepage einen guten Überblick über die Vorträge aber live gibt es hier tatsächlich einige sinnvolle Impulse die sowohl mit gut zu merkenden Bildern (innere Rollen des Bert oder Ernie aus der Sesamstraße) und auch ganz konkreten Beispielen zu vermitteln versteht.
Um einen kurzen Einblick in die behandelten Themen zu geben mag ich hier auch diese anschauliche Notfallkarte darstellen.

Verhalten im Notfall - Vortrag "Mit Kreativität kann man alles erreichen" von Andreas Jacobs (C) ideathinking.de

Besonders einprägsam ist auch die Darstellung der unterschiedlichen Zugänge zur Kreativität am Beispiel "Zeichne mir bitte ein Pferd" und unterschiedliche Akteure. Wobei die Transformation vom leeren Blatt hin zum bremsenden Pferd sehr gut nachvollziehbar ist. Auch sonst ist oft mit Vorstellungen, Methoden und Witz im Besten da lehrreichen Sinne gearbeitet worden was tatsächlich aufmerksamkeitsfördernd aber auch impulsgebend war.

Teile des Vortrags sind auch im Youtube Kanal und auf der Internetseite von ideathinking.de zu finden.
 

Rückblick 22. November 2016 - FICO Forum Infotage in Zürich

Dieses Jahr fanden die FICO Infotage eine Woche später auch im Ausland genauer in der Schweiz im FIFA World Football Museum statt.

Eindrücke FI CO Forum Infotage 2016 in Zürich

Inhaltlich konnte ich dabei ergänzend zu den vorher schon erwähnten Themen noch folgende Beiträge besuchen.
  • SAP S/4 HANA Finance - Aktuelles Release und Roadmap
    Auf diesen Überblick zur aktuellen Entwicklung in Richtung S/4 Hana sowie die einzelnen technischen Entwicklungen wurden auch in folgenden Beiträgen immer wieder Bezug genommen.
  • S/4 Finance Einführung bei ConVista
    Gerade die Darstellung einer erfolgreich abgelaufenen Migration und Aufbau eines solchen Projektes hat hier einige Einblicke ermöglicht und auch einige Fragen beantwortet, was Meilensteine anbelangt. Generell hat sich die gesamte Veranstaltung durch eine Praxisorientierung und konkreten Beispielen ausgezeichnet.
  • Die neue Anlagenbuchhaltung in EHP7 und S/4
    Auch jenseits von S/4 Hana gibt es Veränderungen in der Anlagenbuchhaltung die hier inklusive einiger zu beachtender Punkte beim Customizing beim Aktivieren des "New Asset Accounting" sowie einzelner Abhängigkeiten. Neben Echtzeitbuchungen in allen Bewertungsbereichen und des Mitführen entsprechender Ledger und weitere Veränderungen sind hier erwähnenswert. Auch wenn ich im beruflichen Alltag weniger mit der Anlagenbuchhaltung zu tun habe, war ich dann doch froh, dass auch bei S/4 Hana weiterhin ein Zugriff auf die logische Datenbank ADA möglich ist. Eine Demo ist auch auf der Seite "Neue Anlagenbuchhaltung in SAP EHP7" zu finden.
  • S/4 HANA und neues Hauptbuch in einem Schritt
    Die durch die RSP Unternehmensberatung GmbH vorgestellte (und durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaften EY und PWC zertifizierte) Methode der Migration zum neuen Hauptbuch und S/4 Hana auf Datenbankebene hat mich tatsächlich nachträglich beeindruckt. Hier könnte ich mir vorstellen, dass für viele Einrichtungen der Vortrag interessant ist. Vereinfacht ausgedrückt wird in einem leeren S/4 Hana System mit neuen Hauptbuch die Bewegungsdaten aus SAP ERP auf Datenbankebene kopiert und die Migration so durchgeführt, dass das ursprüngliche System noch verfügbar ist. Gerade da hier bestehende Strukturen mit übernommen werden können und auch mehrmals eine Migration simuliert werden kann erscheint mir dieses als eine sehr spannende Methode des Wechsel in Richtung NEW GL und S/4 HANA.
  • Diskussionsrunde Erfahrungen mit S/4 HANA
    Auch in dieser Runde waren die Erfahrungen mit Wechsel zu S/4 HANA sehr unterschiedlich aber anhand konkreter Rückfragen konnte man hier schon einige Punkte mitnehmen und sehen, dass sich einige Bereiche hier auch schon intensiver mit diesen Thema beschäftigt haben wodurch auch eine lebhafte und sachliche Diskussion entstanden ist.
  • Abendveranstaltung
    Zum Abschluss der Veranstaltung war ein Besuch im FIFA Museum angesetzt, dass mich auch als Nichtfußballer beeindruckt hatte da hier neben Sport auch Weltgeschichte und Emotionen rund ums runde Leder dargestellt worden ist. Zum Abschluss gab es noch die Möglichkeit zum fachlichen Austausch beim gemeinsamen Abendessen.

Rückblick 23. November 2016 - FICO Forum Infotage in Zürich

Hier begann für mich der Tag direkt mit meinen eigenen Vortrag zum Thema "SAP ERP Controlling Tipps - Aus der Praxis für die Praxis", welcher gefühlt sehr gut angenommen worden ist, auch wenn ich trotz Kürzung das Thema Rechercheberichte am Beispiel der Profit-Center-Rechnung nicht tiefer vorstellen konnte. Trotzdem hat der Vortrag Lust auf mehr gemacht und auch die Rückmeldungen waren sehr hilfreich und positiv. Daneben hatte ich dann noch weitere Vorträge besuchen können.
  • Realtime Consilidation
    Gerade in Richtung Konzernabschluss und Überleitung von Ergebnissen sind hier sowohl klassische Methoden als auch S/4 Finance bzw. S/4 HANA vorgestellt worden. Besonders durch die Darstellung der bisherigen Methoden könnnen hier Vorteile aber auch bestehende Unterschiede erkannt werden.
  • Steht BW vor dem Aus?
    Sicherlich etwas provokant gefragt ... und nicht nur mit "Nein" zu beantworten, hat dieser Vortrag auch die Möglichkeiten eines Business Warehouse und Unterscheidung per IF Statement ob S/4 Hana als Datenbank genutzt wird oder nicht aufgeführt. Für den IT ler dürfte die Aufhebung des Schichtmodell (Anwendungssicht, Datensicht) besonders interessant sein, da teilweise Funktionen innerhalb der Datenbank ausgelagert werden
  • Rückstellungsspiegel auf Knopfdruck
    Dieses war für mich besonders spannend, da es auch die Frage Report Painter oder Recherchbericht (siehe "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)") aber auch die gesetzlichen Anforderungen von E-Bilanz bis hin zu IAS darstellte.  Besonders die Einführung der Konsolidierungs-Bewegungsarten im Rahmen des neuen Hauptbuchs und Tipps zur Migration waren hier sehr hilfreich. Das SAP hier noch keinen Standardbericht ausliefert und die Möglichkeiten, wie man selsbt einen soilchen Bericht erstellen kann war in Verbindung mit der Erstellung eines solchen Berichtes sehr hilfreich.
  • Neue Controlling-Ansätze und Planung mit SAP S/4 Hana Finance
    Ein echtes Umdenken war für mich die Zusammenlegung von Kostenart und Sachkonto in ein CO Objekt. Aber auch im Bereich der Planung haben sich einige Veränderungen ergeben. Teilweise können hier die Hinweise zur Reaktivierung der bisherigen Planungstransaktionen bspw. KP06 auch für das interne Berichtswesen sehr hilfreich sein. Hier sehe ich auch einen erheblichen Anpassungsbedarf für die Hochschulen in Hessen um ihre externen und internen Berichte auf diese neuen Gegebenheiten anzupassen.
  • Mit Kreativität kann man alles erreichen
    Leider hatte ich mich aus gesundheitlichen Gründen entschlossen den letzten Vortrag fernzubleiben. Dieses war schon deswegen bedauerlich, da hier einige Bezugspunkte zu meinen eigenen Vortrag geknüpft worden sind und neben Fotos auch die Fingerklopfmethode  sowie der innere Monk und Sortieren von Einzelwerten aufgegriffen wurden. Hier wurde ich dann vollkommen überrascht gefragt, ob dieses eigentlich abgesprochen war und musste dieses tatsächlich verneinen. Andreas Jacobs von ideathinking.de scheint nicht nur kreativ sondern auch sehr aufnahmefähig und aufmerksam auch das Umfeld seines eigenen Vortrages zu beobachten und dieses tatsächlich ebenfalls wahrzunehmen. Sollte er das nächste Mal wieder einen Vortrag anbieten würde ich mich hier auf jeden Fall mit rein setzen.. :-)

Sowohl die Vorträge rund um S/4 Hana als auch die Beispiele im gewohnten SAP ERP waren hier einen Besuch wert und auch das Rahmenprogramm sowie auf den ersten Blick "fachfremde" Beiträge wussten mich zu überzeugen und ich bin nachhaltig beeindruckt von der Organisation der Veranstaltung sowie der Unmenge an Input die ich hier mitnehmen konnte und die nun langsam aufbereitet werden sollten.
 

Mein eigener Vortrag "SAP ERP Controlling Tipps – Aus der Praxis für die Praxis"


Wie eingangs erwähnt war ich bei beiden Veranstaltungen ebenfalls als Referent vertreten und habe ein wenig aus meinen beruflichen Umfeld (und Blog) berichtet.

Im Vorfeld hatte ich hier auch schon Rückmeldungen von geschätzten Kolleginnen und Kollegen erhalten, so dass ich mit einer Vielzahl von Folien ausgestattet dann in Richtung Köln und Zürich unterwegs war und mit der ersten Folie auch direkt ins Thema eingestiegen bin. An dieser Stelle auch vielen Dank an die Kollegschaft (über Hessen verteilt) bei denen ich vorab diesen Vortrag Probe halten konnte und die mir tatsächlich die ein oder andere Anregung mit auf den Weg gegeben haben.

Hier zeigt sich halt tatsächlich die gute und bewährte Zusammenarbeit gerade innerhalb der hessischen Hochschulen. Das Competence Center hessiche Hochschulen (CCHH) mit den einzelnen Arbeitsgruppen (als Beispiel sei hier die AG CO genannt) und der kollegiale Austausch ermöglichen hier wirklich ein produktives Miteinander auch hochschulübergreifend.

Ursprünglich war ja ein Vortrag gedacht zum Thema  "Berichtswesen in SAP CO – Tipps am Beispiel Controlling einer Hochschule / Controlling an Hochschulen mit SAP" von meiner Seite aus angedacht. Hier wollte ich auf Themen wie externe Berichtsanforderungen (HFS, QSL, KTR) oder Kennzahlenanalyse eingehen, jedoch stimme ich hier durchaus der Überlegung zu, dass es sinnvoller wäre das Thema möglichst allgemein zu halten und der Bezug zur Hochschule sicher nur für sehr wenige Teilnehmer relevant wäre. Immerhin konnte ich einige Punkte des ursprünglichen Vortrags auch direkt übernehmen und nur drei Punkte so hochschulspezifisch waren und der Rest konnte auch relativ allgemein gehalten werden. Wobei die Beiträge "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge", "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" oder "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement" sicherlich ebenfalls interessant gewesen wären.

Entsprechend habe ich die Beispiele vergleichbar zum Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO) gehalten und musste keine Zahlen schwärzen oder Rücksicht auf Datenschutz nehmen.

 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. November 2014)
Paperback ISBN: 9783960126874

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120414
 

Dennoch ist einer der Gründe warum ich meine derzeitige Arbeitsstelle an der Justus-Liebig-Universität Gießen sehr schätze, dass diese auch übergreifendes Arbeiten ermöglicht. Wobei ich an dieser Stelle noch erwähnen möchte, dass ich hier nicht als Vertretung der Hochschule sondern als Autor und eigene Person aufgetreten bin. :-)


SAP ERP Controlling Tipps »Aus der Praxis für die Praxis«

Auch wenn das Thema "SAP ERP Controlling Tipps »Aus der Praxis für die Praxis«" sehr weit gefasst war konnte ich doch hier eine Gliederung in vier Abschnitte setzen und dabei gleichzeitig einen Schwerpunkt auf auch hier im Blog gerne vertretene Themen setzen.

Agenda Vortrag FICO Forum Infotage 2016 Andreas Unkelbach

Nach den Erfahrungen in Köln hatte ich dann aber das Thema "Stammdatenkonzeption" ein wenig gekürzt, so dass die Onlinefassung etwas ausführlicher als die eigentliche Präsentation geworden ist.

Stammdatenkonzeption - FICO Forum Infotage 2016 Vortrag Andreas Unkelbach

Dafür sind dann die Themen Kostenverrechnung, Berichtswesen (allgemein) sowie Berichtswesen (Berichte im CO) weiterhin ausführlich behandelt worden.

Im Rahmen der Kostenverrechnung habe ich die verschiedenen Möglichkeiten der Kostenverrechnung (von Leistungsartenrechnung, Kostenverteilung und Kostenumlage) vorgestellt um danach auf einige Punkte einzugehen, die für mehrere Berichte gültig sind.

Neben den übergreifenden Möglichkeiten des Berichtswesen innerhalb SAP wurden auch die Möglichkeiten der eigenentwickelten Berichte gerne aufgenommen, so dass ich hier zu SAP Query im Rechnungswesen (CO), Report Painter / Report Writer sowie Recherchberichte (ebenfalls im Modul CO) ausführlich auf die beiden zentralen Fragestellungen eines Berichtswesen eingehen konnte.
  1. Wie komme ich an die notwendigen Daten?
  2. Welche Tools kann ich verwenden, um eine Auswertung in einer Form zu bekommen, die ich direkt verwenden kann?

Die Themen wurden tatsächlich auch in Gesprächen danach gerne aufgegriffen und es entwickelte sich im Nachgang auch manche spannende Diskussion zum Thema. Besonders beeindruckt hat mich nach meinen ersten Vortrag, dass hier viele Anregungen von anderen unterschiedliche Teilnehmende gegeben wurde und ich diese tatsächlich gerne aufgegriffen habe und manche kleine Änderung im Vortrag noch einarbeiten konnte. Vielen Dank an dieser Stelle an eine Vielzahl von Menschen die mir hier offenes und konstruktives Feedback gegeben haben aber auch mit Lob nicht gespart haben.

Teilweise sind diese Themen ja auch im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" angesprochen, bieten aber genug Potential hier auch tiefergehende Informationen in Buchform zur Verfügung zu stellen. Der fertige Vortrag ist auch im Artikel "Vortrag Controlling Tipps aus der Praxis für die Praxis und die Espresso digitale SAP Bibliothek Flatrate" näher beschrieben und verlinkt

Besonders beeindruckt war ich dann aber auch vom Hinweis auf Virtual Infoprovider (VIP) als moderne Reportingtools für das ERP, die basierend auf BW Technik, die auch in ERP steckt direkt in Excel verschiedene Daten aus SAP direkt zusammenstellen kann und dabei für  das CO-OM, das G/L (neu und alt), das klassische  PCA, EC-CS und andere Teilkomponenten des CO anwendbar ist. Insgesamt eine spannende Geschichte auf die ich mich schon heute freue.

Referent Andreas Unkelbach

Da ich aber auch als Autor tätig bin werden einige der im Vortrag (und am Rande des Vortrag) angesprochenen Themen sicherlich auch in einen neuen Buch Verwendung finden, wobei ich hier insbesondere auf die Publikationen eines der Veranstalter hinweisen möchte:



Da mittlerweile auch schon Rückmeldung vom Lektorat vorliegt freue ich mich schon darauf das Manuskript zu überarbeiten und bald auf ein neues Werk hinweisen zu können.

In der "digitalen SAP Bibliothek" ist direkt ein Zugriff auf alle Bücher des Veralg espresso tutorials für ein Jahr enthalten, welche ich gerne bei Gelegenheit ebenfalls vorstellen möchte aber auch persönlich sehr empfehlen kann. Natürlich können die Bücher aber auch in Papierform erworben werden. Einen guten Überblick über die angebotenen Bücher habe ich daher unter "Buchempfehlung"  zusammengefasst wo unter anderen auch die Bücher meines Verlages vorgestellt werden.

Gerade wenn man das Thema Weiterbildung mit SAP Software kümmern möchte und sich hier einen Überblick in vorhandene Tools oder Module verschaffen möchte, sehe ich dieses als eine sehr sinnvolle Investition an.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 2. November 2016
05:48 Uhr

Salden je Finanzposition mit Unterscheidung Personal oder Sachaufwand aus PSM-FM durch Query über logische Datenbank FMF

Schon im Artikel "Einzelposten Klassische Budgetierung Hierarchiebelge" wurde die logische Datenbank FMF "Haushaltsmanagement (Klassische Budgetierung)" zur Auswertung von Budgetbelegen und einer entsprechenden Kontrolle verwendet. Allerdings sind hier auch Bewegungsdaten über die beiden Tabellen FMTOX "Summensätze: Obligo und Ist   - Erweitert" und FMOIX "Einzelposten  - Erweitert" vorhanden. Bei beiden handelt es sich jedoch nicht um eine transparente Tabelle sondern um eine Struktur welche erst zur Laufzeit mit entsprechenden Daten versorgt wird.

Der Vorteil bei der Verwendung einer logischen Datenbank, wie im Beispiel FMF, ist dass hierdurch für die Query zur Laufzeit ebenfalls notwendige Daten zur Verfügung gestellt werden.

Infoset über logische Datenbank FMF

Aus der vorherigen Infoset (Budgetauswertung) sind noch folgende Feldgruppen vorhanden:

Feldgruppe 01 "Budgetbelege Gesamtbudget"
Fonds ( BPBTX-FONDS )
Finanzstelle ( BPBTX-FICTR )
Finanzposition ( BPBTX-FONDS )
Belegnummer Budgetvergabe und Strukturplanung ( EPBT-BELNR )
Positionstext ( EPBT-BELNR )
Gesamtbudget in Finanzkreiswährung ( EPBT-WLGES )

Feldgruppe 02 "Budgetbelege Jahresbudget"
Fonds ( BPBYX-FONDS )
Finanzstelle ( BPBYX-FICTR )
Finanzposition ( BPBYX-FIPEX )
Belegnummer Budgetvergabe und Strukturplanung ( EPBY-BELNR )
Positionstext ( EPBY-SGTEXT )
Verteiltes Jahresbudget in Finanzkreiswährung ( EPBY-WLJHV )

Ergänzend zum bestehenden Infoset der Budgetbelege im oben verlinkten Beispiel werden folgende Feldgruppen angelegt um hier sowohl Einzelposten als auch Summen über eine Query auswerten zu können.

Für Saldenliste:
FMTOX - "Summensätze: Obligo und Ist   - Erweitert"

Für Einzelposten:
FMOIX - "Einzelposten  - Erweiter"

Dabei werden folgende Felder werden in die jeweiligen Feldgruppen übernommen:

Feldgruppe 03 "Summensätze Obligo Ist"
Finanzposition ( FMTOX-FIPEX )
Finanzstelle ( FMTOX-FICTR )
Fonds ( FMTOX-FONDS )
Geschäftsjahr ( FMTOX-GJAHR )
Periode ( FMTOX-PERIO )
Werttyp ( FMTOX-WRTTP )
Obligo/Ist (Zahlungsbudget) in Finanzkreiswährung ( FMTOX-FKBTRP )
HHM: Budgetperiode ( FMTOX-BUDGET_PD )
Betragsart ( FMTOX-BTART )

Feldgruppe 04 "Einzelposten"
Finanzstelle ( FMOIX-FICTR )
Fonds ( FMOIX-FONDS )
Finanzposition ( FMOIX-FIPEX )
Geschäftsjahr ( FMOIX-GJAHR )
Periode ( FMOIX-PERIO )
Werttyp ( FMOIX-WRTTP )
Buchungsdatum im Beleg ( FMOIX-BUDAT )
Im Workflow verarbeiteter Betrag in Finanzkreiswährung ( FMOIX-FKBTRW )
Positionstext ( FMOIX-SGTXT )

Danach wir das Infoset generiert und gesichert.

Query Saldenliste PSM-FM

Für unsere Auswertung sind jedoch nur die Salden je Finanzposition erforderlich. Durch die Feldgruppe 03 beziehungsweise der Struktur FMTOX können je Finanzposition alle Buchungen zusammengefasst werden.

Da hier eine logische Datenbank ausgewertet wird, müssen keine Selektionsfelder definiert werden, da die Selektion für die Daten vom Infoset her selbst vorgegeben werden. Entsprechend sind alle Felder als Listenfelder (L) markiert worden. Die Felder werden hier in der Reihenfolge angegeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

Jahr (L) FMTOX-GJAHR
Periode (L) FMTOX-PERIO
Finanzstelle (L) FMTOX-FICTR
Fonds (L) FMTOX-FONDS
Fondtext (L) Zusatzfeld von FMTOX Text: Fonds  TEXT_FMTOX_FONDS
Finanzposition (L) FMTOX-FIPEX
WT (L) technische Nummer Werttyp FMTOX-WRTTP
Werttyp (L) Zusatzfeld von FMTOX Text: Wertyp  TEXT_FMTOX_WRTTP
Obligo/Ist Zahl.Budget (L) FMTOX-FKBTRP
(Hierbei ist bei der Währungsfeldposition die Option kein Währungsfeld ausgewählt)
Betragsart (L) FMTOX-BTART
Betragsart (L) Zusatzfeld von FMTOX Text: Betragsart  TEXT_FMTOX_BTART

Als Summationsfeld ist das Feld "Obligo/Ist" gewählt worden, so dass hier eine Zwischensumme beim Aufruf der Query gebildet wird. Im Ergebnis werden nun die Summen je Finanzposition unterschieden nach Werttyp ausgegeben. Dabei sind die Einzelposten nicht ersichtlich, so dass nicht mehr Personen etc. erkennbar sind.

Soweit besteht nun eine Liste der Ergbisse je PSM-FM-Objekt und es können hier Summen über diverse Konten (Finanzpositionen), Finanzstellen oder Fonds gebildet werden.

Erweiterung Query zum Ausweis von Ertrag, Aufwand und Personalkosten

Der Vorteil dieser Query gegenüber dem Belegjournal (Transaktion FMRP_RFFMEP1AX ) ist, dass hier direkt eine Summe je Finanzposition ausgewiesen wird und nicht die Einzelposten mit ausgewiesen werden. Sofern mehr Interesse an den Einzelposten besteht dürfte eher der Artikel "Kundeneigene Transaktionen zu Berichten in PSM FM Haushaltsmanagement zum Beispiel Belegjournal anlegen (Variantentransaktion)" hiflreich sein.

Wie auch schon im Artikel "Query Einzelpostenliste Innenauftrag mit Ausweis Ertrag und Aufwand Zweiter Teil Query zur Datenaufbereitung" vorgeschlagen kann anhand der Finanzposition die einzelne Buchung auch einer bestimmten Gruppierung zugeordnet werden.

Neben der reinen Auswertung  der im Infoset zur Verfügung gestellten Feldern kann innerhalb der Query auch die Ergebnisse dieser Datenbankabfrage verarbeitet werden.

Kurzbezeichnung für Finanzposition  und Wert


Dazu müssen einzelnen Feldern eine Kurzbezeichnung zugewiesen werden um auf diese in den lokalen Feldern dann Bezug genommen werden zu können.

Hierzu gehen wir nicht in die Grundliste der Query (wo später  auch das Layoutdesign gepflegt wird) sondern wechseln innerhalb der Querypflege mit nächstes Bild (F6) auf die Feldauswahl der Query. Sofern wir uns noch in der Layoutpflege befinden kann über Zurück dorthin gewechselt werden. Alternativ kann auch im Menü über

SPRINGEN->FELDAUSWAHL->FELDAUSWAHL

in die Feldauswahl der Query gewechselt werden.

Achten Sie bitte darauf, dass über

EINSTELLUNGEN ->EINSTELLUNGEN

der grafischer Query Painter aktiviert ist, wobei dieses auch im Standard der Fall sein sollte. Andernfalls würde sich die Oberfläche zur Querydefinition etwas ändern (was zwar mehr Möglichkeiten bietet, aber leider auch ein wenig am Komfort der Pflege von Query verhindert.

Um den einzelnen Feldern eine Bezeichnung zuzuweisen ist es erforderlich über die Funktion

BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNGEN ->EINSCHALTEN

einzelne Felder eine Kurzbezeichnung zuordnen und mit dieser Bezeichnung dann arbeiten.

Erst nachdem die Kurzbezeichnungen eingeschaltet sind, kann über die Feldauswahl eine Kurzbezeichnung den einzelnen Feldern des Infoset zugewiesen werden.

Hierzu sollen nun das Feld Finanzposition die Kurzbezeichnung FIPO und das Feld Obligo/Ist (Zahlungsbudget) in Finanzkreiswährung die Kurzbezeichnung WERT erhalten.
 

Lokales Feld für Ertrag, Aufwand und Personalkosten anlegen

Die nun zugewiesenenKurzbezeichnungen WERT und FIPO sind notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein lokaes Feld mit einer Formel anlegen.

Dieses geht über

BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN.

Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe  "Summensätze Obligo Ist" angelegt, in der wir uns gerade befinden und die auch die einzige ist, die wir für die Saldenliste verwenden.

Nun können folgende Felder angelegt werden.

1. Lokales Feld ERTRAG_5
Kurzbezeichnung:  ERTRAG_5
Feldbezeichnung: 5er Ertrag
Überschrift: 5er Ertrag
Eigenschaften:
Gleiche Eigenschaften wie Feld:  WERT
Berechnungsvorschrift:
Hier muss ausnahmsweise keine komplexe Berechnung eingetragen werden, da wir nur eine Bedingung (ein Intervall an Kostenarten) benötigen.

Entsprechen lautet die Berechnung  WERT
und die zugehörige Bedingung
FIPO >= 50000000 AND FIPO <= 59999999

Alternativ kann dieses auch als
Bedingung:  FIPO >= 50000000 AND FIPO <= 59999999
Formel: WERT

angegeben werden und Sonst leer gelassen werden. Somit wird das Feld Wert nur im lokalen Feld ausgegeben, wenn die Kostenart zwischen 50000000  und 59999999 liegt.

Genauso definieren wir folgendes Feld:

2. Lokales Feld AUFWAND_6
Kurzbezeichnung:  AUFWAND_6
Feldbezeichnung: 6er Aufwand
Überschrift: 6er Aufwand
Eigenschaften:
Gleiche Eigenschaften wie Feld:  WERT
Berechnungsvorschrift:
Bedingung: FIPO >= 60000000 AND FIPO <= 69999999
Formel: WERT

Hierdurch haben wir schon einmal eine Unterscheidung nach Ertrag und Aufwand.

Exkurs: Kontenrahmen und Kostenartenintervalle am Beispiel Personalkosten

Nehmen wir als Beispiel den Industriekontenrahmen (IKR). Hier sind die einzelnen Kontenklassen ebenfalls als Intervalle gepflegt.
Aufbau Industriekontenrahmen (IKR) - Kontenklassen  Auszug aus Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)  ISBN 9783960126874
Innerhalb der Klasse 6 (Betriebliche Aufwendungen) wären die Personalkosten in den Intervallen Löhne (620000 bis 629999), Gehälter (630000 bis 639999) und Personalnebenkosten (640000 bis 649999). Je nach Sichtweise können zu den Personalkosten auch die Sonstigen Personalaufwendungen (660000 bis 669999) betrachtet werden unter die unter anderen die  Aufwendungen für Fort- und Weiterbildung fallen.

Ein weiteres Feld soll nun jedoch auch für den Ausweis von Personalkosten genutzt werden. Hierzu definieren wir diese als Intervall von 62* bis 64*.

3. Lokales Feld AUFWAND_6PERS
Kurzbezeichnung:  AUFWAND_62-64_Peko
Feldbezeichnung: 6er Personalaufwand
Überschrift: 6er Personalaufwand
Eigenschaften:
Gleiche Eigenschaften wie Feld:  WERT
Berechnungsvorschrift:
Bedingung: FIPO >= 62000000 AND FIPO <= 64999999
Formel: WERT

Jedes dieser lokalen Felder kann natürlich ebenfalls in der Query übernommen werden (dafür sind diese ja vorgesehen) und so kann die Query weiterverarbeitet werden.

Eine in meinen Augen sehr praktische Möglichkeit der Weiterverarbeitung in Excel ist hier durch Pivot-Tabelle in Kombination mit Datenschnitten (siehe Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik") möglich. Grundsätzlich liessen sich die Berechnungen für Ertrag, Aufwand etc. auch in Excel über WENN Funktion erheben oder (was ich noch nicht versucht habe) auch wie im Artikel "Excel Berechnete Felder in Pivottabellen" durchführen.

Inwieweit die Daten später dann auch graphisch aufbereitet werden (hier sei der Artikel "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen" mit Hinweis auf verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten erwähnt oder ob die Query selbst nur eine gute Basis für Datenanalysen sein soll steht wieder auf einer anderen Seite. Gerade für das Gestalten von Daten möchte ich gerne auf einen Beitrag von Ing. Katharina Schwarzer hinweisen "Meine Daten – meine Informationsquelle: Wichtige Tipps für das Reporting". Die an dieser Stelle erwähnten Grundsätze zur Gestaltung einer soliden Datengrundlage sollten auch bei der Erstellung einer Query beachtet werden, da auch hier die Form der Datenauswertung entscheidend ist. In diesen Zusammenhang möchte ich auch gerne das Blog von ihr "Soprani Software" empfehlen, dass ebenfalls durch strukturierte und gut verständliche Artikel punktet.

Der Vorteil der oben beschriebenen Auswertung kann mit zwei Punkten beschrieben werden:
  • Die Daten werden als Liste sowohl mit Finanzstelle als auch Fond ausgegeben. Hier würde im Recherchebericht nur der Fond BLANK oder WIPLAN für die Finanzstellen ausgegeben werden
  • Die Einzelposten würden anonymisiert werden, da die einzelnen Positionen mit Belegtext zusammengefasst sind und diese Info nicht vorhanden ist
Ansonsten ist für eine reine Betrachtung der Fonds der Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" ebenfalls hilfreich.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 24. Oktober 2016
19:51 Uhr

»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement

Das Thema Berichtswesen innerhalb der klassischen Budgetierung im Modul PSM-FM bietet sowohl bei Finanzstellen als auch Fonds einige interessante Möglichkeiten bei der Gestaltung von Berichten. Daher soll diesmal ein wenig intensiver auf das Zusammenspiel von Formular und Bericht bei der Erstellung eines Recherchebericht eingegangen werden.  Da die letzten Wochen auch das Thema Auswertung von Kennzahlen immer wieder ein Thema war, soll eingangs auf einige Grundlagen zur Budgetierung eingegangen werden und später noch ein Blick auf die Zukunft gerade in Hinblick auf Wechsel zu S/4 HANA geworfen werden.

Berichtswesen im Zusammenspiel von Erfolgsbudget (Drittmittel nach LOMZ) oder Grundbudget


Neben der Grundbudgetierung, wie im Artikel "Leistungsmengen im Grundbudget je Fächergruppe (Cluster) im Vergleich oder bedingte Formatierung für Minimalwerte und Maximalwerte" beschrieben, gibt es im Rahmen von Erfolgsbudget auch oftmals eine Nachfrage nach Drittmittel. Entsprechend umfangreich kann daher das Thema Drittmittelberichtswesen sein, wie auch schon im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" näher beschrieben wurde. Hier wurde die Drittmittelstatistik auf Basis der Stammdaten aus CO und PSM-FM ausgewertet und zusätzlich ein Recherchebericht für die Bewegungsdaten verwendet.

(Budget)-Berichtswesen innerhalb SAP PSM-FM (Public Sector Management Haushaltsmanagement)


Sofern die Budgetierung der Hochschule (und sei es innerhalb eines Teilbereichs) im Modul PSM-FM  erfolgt möchte ich hier eine elegante Möglichkeit der Rechercheberichte darstelllen.

ACHTUNG:
Am Ende des Artikels auch gleichzeitig ein Warnhinweis für eine Abkehr von der klassichen Budgetierung hin zum BCS angefügt werden.


Während der Überlegung ein Berichtswesen für Budgetberichte umzustellen kam von einer Hochschule die Rückfrage, ob nicht ein bestimmter Recherchebericht (zur Darstellung von Gesamtbudget, Jahresbudget, Aufwand und Ertrag sowie Saldo gegen Budget oder Saldo gegen Geldeingang) für unterschiedliche Auswertungen genutzt werden könnte.

Aus dieser Anfrage ist später dann auch ein umfangreiches Berichtsportfolio entstanden, dass im Artikel "Kundeneigene Transaktionen zu Berichten in PSM FM Haushaltsmanagement zum Beispiel Belegjournal anlegen (Variantentransaktion)" näher beschrieben ist. Trotzdem soll hier in erster Linie auf die flexible Gestaltung von Rechercheberichten eingegangen werden. Der Aufbau eines solchen Berichtes ist im Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" näher beschrieben.

Ausgangslage: Identische Darstellung unterschiedlicher Berichtsobjekte

Allerdings soll dieser Bericht nicht nur für Drittmittel sondern auch für Sondermittel, Studienbeiträge und auch Landeshaushalt verwendet werden. Der Aufbau des Bericht ist für alle Bereiche gleich bleibend, allerdings sollen sowohl verfügbare Merkmale als auch die Überschrift des Bericht unterschiedlich ausgesteuert werden.

Unterschiedliche Berichte gruppieren (Beispiel: Report Writer/Painter Berichtsgruppen)


Es soll also in identischer Weise Darstellung eine andere Hülle für den Bericht, wie zum Beispiel neue Überschriften geschaffen werden. Hier können Berichte die unterschiedlichen Berichtsgruppen im Bereich Report Writer / Report Painter als Schablone verwendet werden.

Für Berichte die mit Report Painter oder Report Writer entwickelt werden kann eine solche wechselnde Überschrift oder auch unterschiedliche Zusammenstellung von Berichten durch das Anlegen einer Berichtsgruppe geregelt werden.

Sofern Interesse an der Erstellung von Report Painter oder Report Writer Berichten besteht können diese unter "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" weiter betrachtet werden.
 

Rechercheberichte im Public Sector Management

Die Darstellung von Rechercheberichten für das SAP Modul PSM-FM (Public Sector Management - Haushaltsmanagemet) ist im Customizing (Transaktion SPRO) unter
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Informationssystem
  • Recherchebericht
zu finden. Dabei sind hier sowohl Formulare als auch Berichte anzulegen. Der erste Schritt ist tatsächlich hier ein Formular anzulegen durch das die einzelnen Spalten (Ausgabe) des Berichtes definiert werden soll. Dieses kann entweder durch die Transaktion FMEN (Formular anlegen) zum Anlegen eines Formular oder über die Transaktion FMEK (Bericht anlegen über die Schaltfläche Formular (STRG + F1 zum Anlegen eines Formular) definiert werden.

Definition der Recherchberichte mit Recycling vorhandender Formulare

Nachdem das Grundformular angelegt wurde kann nun ein Bericht über die Transaktion FMEK (Bericht anlegen) mit Bezug auf das Formular angelegt werden. Alternativ kann hier auch ein vorhandener Bericht als Vorlage mit Bezug zum Formular ausgewählt werden. Eine Übersicht der vorhandenen Berichte ist über die Bericht ändern (Transaktion FMEL) oder Bericht anzeigen (Transaktion FMEM) näher betrachtet werden. Über die Berichtsbeschreibung (neben Berichtsname) wird später auch die Selektionsmaske des Berichtes definiert, so dass hier die Überschrift des bestehenden Berichtes definiert wird.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Reihenfolge der Ausgewählten Merkmale. Diese können auch über die Schaltfläche "Freie Merkmale sortieren" in einer bestimmten Reihenfolge gebracht werden. Sofern also das Merkmal Fonds auf erster Position steht wird der Bericht auch die Fonds als erste Wahl ausgeben. Hier bietet sich natürlich für einen Landesmittelbericht (über Finanzstellen) als erste Position Finanzstellen zu hinterlegen, so dass hier eine Variante des Formular auf Ebene der Finanzstellen direkt beim Aufrufen dargestellt. Ebenso würden sich hier Fin.Zweck zur Darstellung der im Stammdatum des Fond gepflegten Finanzierungszweck dargestellt bekommen.

Auf diese Weise kann die Saldenliste auch auf Ebene der einzelnen Finanzierungszwecke dargestellt werden ohne, dass hierfür vorher in der Merkmaldefinition festgelegt werden. Entsprechend kann also das identische Formular (mit Salden) auch unter vorbelegte Sichten aufgerufen werden. Dieses ist zum Einen über die Transaktion FMEQ (Recherchebericht ausführen) gestartet werden. Auch wenn ich grundsätzlich die Namensidentität von Recherchebericht und Formular empfehle kann hier die mehrmalige Entwicklung eines Formulars und entsprechende Darstellung des Berichtes auch mehrfach unter neuen Gesichtspunkten dargestellt werden.

Flexible Darstellung am Beispiel Finanzierungszweck

Besonders die Darstellung von "Fin.Zweck" zur Übernahme des Finanzierungszweck als Zeile bietet sich dabei an sofern nicht nur festverknotete Finanzierungszwecke als Spalten (siehe Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query") dargestellt werden soll. Eine solche Darstellung der Finanzierungszwecke in Zeilen mit den entsprechenden Spalten ermöglicht es auch "neue" Finanzierungszwecke darzustellen ohne dabei erneut einen bestehenden Bericht anpassen zu müssen.

Da im SAP Menü unterhalb von
  • Rechnungswesen
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement
  • Stammdaten
  • Kontierungselemente
  • Fonds
  • Finanzierungszweck
diese über die Transaktion FM6I (anlegen) oder FM6U (ändern) bearbeitet werden können bieten sich diese auch als Gruppierungsmerkmale für Fondsstammsätze unter anderen eben im Berichtswesen an.und können über die F4 Auswahlhilfe auch im Fond selbst oder auch bei Query verwendet werden.

Die Verwendung des FINANZIERUNGSZWECK als Unterscheidungsmerkmal (Stammdatum) bei Fonds ist auch im Artikel "PSM-FM Grundlagen Finanzierungszweck im Haushaltsmanagement bei Recherchebericht und Selektion" behandelt worden.
 

Zielgruppengerechte Bericht-Formular Zuordnung

Wie schon erwähnt kann die Saldenliste (Formular) mit mehreren Berichten verwendet werden. Zur Verdeutlichung ist in folgender Tabelle ein möglicher Berichtsaufbau erläutert.
 
Bericht (Transaktion FMEK) Formular (Transaktion FMEN)
Konzept Rechercheberichte Zuordnung Berichte und Formular
ZSALDO_LH
Auswertung Landeshaushalt (Überschrift)
Darstellung der Ergebnisse auf Finanzstelle
Formular ZSALDO
  • Gesamtbudget
  • Jahresbudget
  • Erlöse
  • Aufwand
  • Saldo gegen Geldeingang
  • Saldo gegen Jahresbudget
  • Saldo gegen Gesamtbudget
ZSALDO_DM
Auswertung Drittmittel (Überschrift)
Darstellung der Ergebnisse auf Fonds
ZSALDO_SM
Auswertung Sondermittel (Überschrift)
Darstellung der Ergebnisse auf Fonds
ZSALDO_MG
Auswertung MIttelgeber (Überschrift)
Darstellung der Ergebnisse auf Finanzierungszweck)

Die einzelnen Berichte ZSALDO_LH, ZSALDO_DM, ZSALDO_SM und ZSALDO_MG nutzen alle das Formular ZSALDO aber durch die Positionierung des jeweiligen Merkmal (Darstellung der Ergebnisse auf ...) auf erster Position sind diese nicht nur durch die Überschrift unterschiedlich sondern können auch entsprechend ins Berichtskonzept eingebunden werden.

Aufbau eines zielgruppengerechten Berichtswesen


Der Königsweg ist dann natürlich eine eigene Transaktion für einen solchen Bericht anzulegen. Im Artikel "Parametertransaktion für Recherchebericht" ist eben diese Möglichkeit näher erläutert.

Hier könnten dann die obigen Berichtsnamen auch gleichzeitig als Transaktionsbezeichnung übernommen werden.

Damit sind solche Berichte, wie im Artikel "Benutzereigene SAP Menüs (Favoriten, Benutzermenü, Bereichsmenü)" beschrieben,  bestens geeignet diese entsprechend in ein Berichtskonzept eingebunden zu werden. Damit kann eben auch ein Bericht "Recherchebericht Budget + Ertrag ggü. Aufwand" entsprechend mehrfach verwendet werden. Im Rahmen des Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" wurden hier die einzelnen Berichtstools und ihre Möglichkeiten zum Einbinden in das Berichtskonzept vorgestellt und können dann entsprechend verwendet werden.
 

Weitere Anwendungsgebiete von Rechercheberichten

Insgesamt sind hier die Rechercheberichte tatsächlich ein sehr spannendes Instrument und bei Gelegenheit sollte ich mir ihre Verwendung im Rahmen der Profit-Center-Rechnung ebenfalls näher ansehen. Eine vergleichbare Verwendung mit Potential ist ja auch im Artikel "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" für das Bilanzreporting beschrieben worden. Innerhalb CO werden die Rechercheberichte ebenfalls sowohl in der Profit-Center-Rechnung als auch in der Ergebnisrechnung verwendet.

Hierzu empfehle ich gerne folgendes Buch, das ich unter "Ergebnis und Marktsegmentrechnung mit SAP" näher vorgestellt habe :

 
Schnelleinstieg in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. Oktober 2012)
Paperback ISBN: 978-3943546101

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: B00B4QNATC


Beim Einsatz von Rechercheberichten im Modul PSM-FM sollte aber auch folgender Abschnitt beachtet werden!!

Neuerungen im Bereich Berichtswesen durch Wechsel auf S/4 HANA

Besonders beim Berichtswesen im Public Sector Management sollte man sich jedoch bewust machen, dass mit S/4 HANA, neues Hauptbuch und Umstellungen von der klassischen Budgetierung auf das BCS (Budgetverwaltungssystem) welches im Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung"  näher beschrieben worden ist.

Durch den Artikel "Budgetierung in SAP PSM unter S/4 HANA" im Marlin Blog (Blog der Marlin Consulting UG über aktuelle Themen aus dem Bereich SAP in der öffentlichen Verwaltung von Bjoern Kemmoona) bin ich auf den OSS Hinweis 2226048  aufmerksam gemacht worden. Die Kernaussage des dort zitierten OSS Hinweis lautet "Die klassische Budgetierung wird mit der Einführung von SAP S/4 HANA nicht mehr unterstützt. Die Funktion für die Budgetpflege wird nur über das Budgetverwaltungssystem (BCS) von PSM unterstützt, so dass ein Wechsel von der klassischen Budgetierung hin zu BCS entsprechend erforderlich wird. Soferm weiterhin die klassische Budgetierung in PSM-FM genutzt werden soll ist gegebenfalls schon vor einen etwaigen Wechsel nach SAP S/4 HANA eine Migration zum Budgetverwaltungssystem (BCS) sinnvoll und spätestens beim Wechsel notwendig.

Weiterbildung im Bereich SAP unter anderen im Controlling oder auch bei anderen Themen

Daher sollte man auch weiterhin neue Berichtstools oder auch andere Ideen im Bereich Budgetierung, Berichtswesen besonders modulübergreifend (zum Beispiel im Modul CO) berücksichtigt werden. Ebenso ist auch im Bereich der klassischen Profit-Center-Rechnung hier ein Unterschied zu sehen. Im Rahmen  der 4. FICO-Forum Infotage am 9/10 November 2015 in Köln wurden im Vortrag  "Unterschiede klassische/neue Profitcenter Rechnung" von Martin Munzel (Espresso Tutorials) unter http://fico-forum.de/ET/infotage_2015/PCA/ genauer vorgestellt. Gerade im Bereich Berichtswesen ist daher eine ständige Weiterbildung auch durch solche Vorträge hilfreich und eigentlich auch notwendig. Möglicherweise können Ihnen hier auch enige Buchempfehlungen oder die digitale SAP Bibliothek (siehe "SAP Fachbücher Flatrae") zu nutzen. Dieses ist auch einer der Gründe warum ich weiterhin (auch außerhalb der bestehenden Partnerschaft) dieses als mögliche Form der Weiterbildung von Keyusern und auch Powerusern empfehlen kann.

Dieses ist auch einer der Gründe warum ich sowohl einige Fachblogs rund um SAP, Office oder auch diverse Onlineforen gerne nutze um mich selbst fortzubilden und auch der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen hier hilfreich ist. Besonders bei Themen die einem eigentlich bekannt sind kann man beim näheren Betrachten immer einmal wieder Teilaspekte finden, die dann neue Möglichkeiten aufzeigen.  Egal ob nun mit Report Painter / Report Writer, SAP Query (hier verweise ich gerne auf "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" oder auch künftige Veröffentlichungen.

In den "Webempfehlungen" habe ich hier einige Quellen die ich zur persönlichen Weiterbildung nutze zusammengestellt. Daneben können aber auch die Onlinemedien wie "Video2brain - Onlineschulung per Videostreaming unter Android, Windows, iOS und Web" oder auch "Infotainment oder Nachrichtenapps für Android" genutzt werden.

Auch im Bereich der "(Software)-tools" sind hier einige Weiterbildungsmöglichkeiten gegeben, so mag ich sowohl "Mindmapping und Sketchnotes im Beruf nutzen für Brainstorming oder Mind Mapping mit XMIND" als auch "Software für Prozessbeschreibungen (DIA)"  so kann ich auch Wikis und andere Webtools auch im Bereich "Praktische Nutzung von social media Diensten für meinen Arbeitsalltag" empfehlen.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 22. Oktober 2016
15:09 Uhr

Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query

Einer der Vorteile bei der Erstellung einer Drittmittelstatistik auf Basis einer leistungsorientierten Mittelzuweisung (LOMZ) Definition von einzelnen Drittmittelgebern über einen Recherchebericht (siehe "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget") ist dass hier der Finanzierungszweck ergänzend zu den einzelnen Finanzpositionen (zum Beispiel über alle innerhalb der Hierarchie der Finanzpositionen der Finanzposition ERTRAEGE zugeordneten Finanzpositionen) als einzelnen Spalten definiert werden können. Auf diese Weise können alle Erträge vom Bund (einzelnen Finanzierungszwecke) kombiniert mit den Einnahmen ausgewiesen werden.

Damit werden alle Fonds entsprechend ihres Mittelgebers ausgewiesen. Ergänzend dazu könnten noch einzelne Finanzpositionen ohne Zuordnung eines Finanzierungszweckes ausgewiesen werden, so dass auch Einnahmen die auf Kostenstellen bzw. Finanzstellen oder aber Fond WIPLAN (zur Abbildung des Landeshaushalt) so zum Beispiel Geldspenden ausgewiesen werden.*

Im Artikel "Kundeneigene Transaktionen zu Berichten in PSM FM Haushaltsmanagement zum Beispiel Belegjournal anlegen (Variantentransaktion)" hatte ich schon etwas ausführlicher beschrieben, wie ein solcher Bericht (neben Einzelpostenlisten) in einer vorgegebenen Variante als kundeneigene Transaktion ausgerollt werden kann. Besonders bei Rechercheberichten bietet sich hier auch der Artikel "Parametertransaktion für Recherchebericht" zum Nachlesen an.

Nehmen wir nun aber einmal an, dass ein Finanzbericht über alle Projekte (sowohl Drittmittel als auch diverse Sondermittel) berichtet werden sollen, dann kann es sinnvoll sein hier die Definition von LOMZ fähigen Drittmitteln und andere Projekten nicht nur anhand des Finanzierungszwecks sondern auch über andere Merkmale zu definieren.

Im Anwendungsfall sind Mittel Dritter (Drittmittel) über ein Nummernintervall als für die Drittmittelstatistik relevant festgelegt und eine Teilmenge davon ist als Dienstleistungsprojekt (reine Anwendung gesicherter Erkenntnisse) nicht als LOMZ-relevant identifizierbar. Hierzu wurde in der Klassifizierung ein Merkmal PBW für die Projektbewertung definiert und dieses entsprechend mit den Wert DL versehen. Eine Auswertung von Merkmalen der Klassifizierung ist beispielsweise im Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" oder aber mit Grundlagen zur Klassifizierung auch im Artikel "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM" beschrieben.

Sprechende Nummernschlüssel bei Stammdaten

Kleiner Hinweis am Rande, das Thema sprechende Nummernschlüssel wurde sehr ausführlich in unseren Buch
 

Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH

1. Auflage (01. November 2014)

Paperback ISBN: 9783960126874

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120414
 
diskutiert und zeigt hier tatsächlich unterschiedlichste Ansätze in der Stammdatenkonzeption, aber dieses nur am Rande.


Um nun über Nummernkreis und Merkmale der Klassifizierung die Drittmittel entsprechend einzuordnen bedarf es drei Zusatzfelder im Infoset.

Vorbedingung: Auswertung PSM und CO Stammdaten

Als erstes müssen, erneut, die Stammdaten von CO mit PSM verknüpft werden.

Innerhalb des Abschnitt "Zusatzfeld ZAUFNR (Übernahme AUFK-AUFNR als FMFINCODE-FINCODE" im Artikel "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" wurde nun eine clevere Alternative dargestellt.

Zusatzfeld ZAUFNR zur Verknüpfung von Innnenauftrag und Fond

Hierzu wurde das Zusatzfeld ZAUFNR mit per LIKE-Referenz FMFINCODE-FINCODE erstellt was in den folgenden Abschniten als Hilfsfeld genutzt werden kann.

Als erläuternde Überschrift und Langtext kann "Auftragsnummer 10 stellig" genommen werden.

Das in meinen Augen clevere Coding beschränkt sich auf einen Einzeiler in dem dem Feld per Offset die Auftragsnummer aus der Tabelle AUFK zugewiesen wird.

Für eine achtstellige Projektnummer (Innenauftrag) lautet das Coding wie folgt:

ZAUFNR = AUFK-AUFNR+4(8).

Hierbei bedient sich das Coding der Technik eines Offsets.

Durch die optionalen Angaben eines Offsets +<o> und eine Länge (<l>) direkt hinter dem Feldnamen <f>, wird der Teil des Felds, der auf Position <o>+1 beginnt und die Länge <l> hat, als eigenes Datenobjekt angesprochen.  In unseren Fall wird also für die Variable ZAUFNR das Feld AUFK-AUFNR (wir erinnern uns die zwölfstellige Auftragsnummer) eingelesen und ab der vierten Stelle insgesamt acht Stellen eingelesen. Da in der Datenbank die Auftragsnummer mit führenden 0000 hinterlegt wird erhalten wir also statt des Datenbankwerte 000012345678 die tatsächliche Auftragsnummer 12345678.

Sollten Sie eine andere Länge bei den Aufträgen oder Fonds definiert haben ist das Coding natürlich entsprechend anzupassen.

Im Ergebnis haben wir nun das Feld ZAUFNR, welches die gleichen Eigenschaften wie das Feld FINCODE innerhalb der Tabelle FMFINCODE hat.

Nun kann das Feld für verschiedene Formen der Verknüpfung genutzt werden.
 

Merkmal aus Klassifizierung zur Projektbewertung mit auswerten

Nehmen wir an, dass im Rahmen der Klassifizierung von Fonds im Modul PSM-FM die Projektbewertung in ein Merkmal festgehalten wird. Dann ist auch die im Artikel "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM" erheblich erleichtert.

Hierzu wird ebenfalls ein Zusatzfeld bspw. PBW für Projektbewertung mit Langtext und Überschrift Projektbewertung erstellt.

Dieses hat als Eigenschaften eine LIKE-Referenz auf AUSP-ATWRT.

Ferner wird im unteren Abschnitt des Fenster bei Reihenfolge des Codeabschnitts ebenfalls eine 2 eingetragen.

Danach wird als Coding zum Zusatzfeld ein passendes Coding zum Zusatzfeld hinterlegt, dass aus der Variable (Zusatzfeld) ZAUFNR und den Buchungskreis bzw. Finanzkreis eine Objektnummer erstellt, die dem Feld AUSP-OBJEK. entspricht.


Unter der Annahme eines dreistelligen Finanzkreis KRK und dass das Merkmal die Interne Merkmalsnummer (Feld ATINN) folgenden Wert hat 0000000022 hat wird folgendes Coding zum Feld hinterlegt:

DATA: L_objfond TYPE AUFK-AUFNR.
DATA: L_MERKMALPBW TYPE AUSP-ATWRT.

CONCATENATE  'KRK ' ZAUFNR INTO L_OBJFOND RESPECTING BLANKS.

SELECT SINGLE ATWRT INTO L_MERKMALPBW FROM AUSP
 WHERE OBJEK = L_OBJFOND AND ATINN ='0000000022' AND KLART = '042'.
IF sy-subrc <> 0.
  CLEAR PBW.
ELSE.
  PBW = L_MERKMALPBW.
ENDIF.


Im Ergebnis enthält nun das Feld PBW die in der Klassifizierung hinterlegte Projektbewertung des Fond.

LOMZ relevante Drittmittel

Nun kommt allerdings die Zuordnung über die Projektnummer in Kombination zu der Projektbewertung. Hierzu wird die gleiche Programmlogik verwendet wie im Artikel "Auswertung sprechender Nummernkreisintervalle von CO Innenaufträgen mit Query Zusatzfeldcoding und Unterscheidung numerischer oder alphanumerischer Schlüssel" allerdings beschränkt auf einen Nummernkreis der Drittmittelprojekte sowie einen Bezug auf die Projektbewertung über das Feld PBW.

Hierzu wurde ein Zusatzfeld LOMZ mit den Eigenschaften LIKE AUSP-ATWRT im letzten Codeabschnitt des Infoset (hier Reihenfolge des Codeabschnitts 4) angelegt.

Das zugehörige Coding zum Zusatzfeld sieht dabei wie folgt aus:
 

CLEAR LOMZ.
IF AUFK-AUFNR CO  '1234567890'.
  IF AUFK-AUFNR => '000032000000' AND AUFK-AUFNR <= '000032999999'.
    CASE PBW.
      WHEN 'DL'.
        LOMZ = 'DL'.
      WHEN OTHERS.
        LOMZ = 'LOMZ'.
    ENDCASE.
  ENDIF.

  IF AUFK-AUFNR => '000042000000' AND AUFK-AUFNR <= '000042999999'.
    CASE PBW.
      WHEN 'DL'.
        LOMZ = 'DL'.
      WHEN OTHERS.
        LOMZ = 'LOMZ'.
    ENDCASE.
  ENDIF.
ENDIF.

Dieses Zusatzfeld hat nun für die Beispielnummernkreise 32000000 bis 32999999 und 42000000 bis 42999999 eine Überprüfung, ob es sich dabei um LOMZ Drittmittel oder nur DL für Dienstleistungsprojekte handelt. Die in anderen Nummernkreise abgebildeten Projekte sind keine Drittmittel auf die die LOMZ Definition angewandt wird und erhalten daher auch keinen Wert im Zusatzfeld LOMZ (das Feld bleibt daher leer).
 

Weiterentwicklung Query oder Recherchebericht zur Drittmittelstatistik

Ergänzend zur LOMZ Definition können nun natürlich auch noch die Mittelgeber der jeweiligen Projekte über den Finanzierungszweck identifiziert werden. Gerade für ein zentrales Berichtswesen kann hier eine Gruppierung der einzelnen Finanzierungszwecke, so als Beispiel die einzelnen EU Förderprogramme, zu Gruppen erfolgen, oder eben einfach der Finanzierungszweck ebenfalls mit ausgegeben werden. 

Diese Methodik ist im Artikel "Gruppierung von Finanzierungszwecken bei Drittmittelprojekten per Zusatzfeldcoding mit IF oder CASE" erläutert worden.

In Kombination mit einen Recherchebericht oder auch direkt einer Einzelpostenliste als SAP Query, wie im Artikel "Query Einzelpostenliste Innenauftrag mit Ausweis Ertrag und Aufwand Zweiter Teil Query zur Datenaufbereitung" kann nun relativ ohne Probleme eine entsprechende Auswertung der Drittmittelstatistik erfolgen. Denkbar wäre auch eine Saldenliste basierend auf der logischen Datenbank FMF in der die Summen je Finanzposition auf Kontierungsobjekt FOND und Finanzstelle ausgewertet werden können. Diese logische Datenbank habe ich bisher für die Auswertung von "Einzelposten Klassische Budgetierung Hierarchiebelge" verwendet denkbar ist hier aber auch die Summensätze der Tabelle FMTOX "Summensätze: Obligo und Ist   - Erweitert" in der die Summen je Kontierungsobjekt festgehalten sind. Hier hat ein Kollege einen recht praktischen Extrakt der Summensaldenliste je Finanzposition auf Ebene der Fonds entworfen. Ein Nachteil ist hier nur noch, dass zur Darstellung von Ertrag und Aufwand das Ergebnis erneut summiert werden muss. Jedoch ist dieses über lokale Felder oder Zusatzfelder die die Finanzpositionen gemäß Industriekontenrahmen (Kontenplan) beginnend mit 5*als Ertrag und 6* als Aufwand zuordnen können.

Sind die Berichte fertig erstellt können diese auch per Serienmail versandt werden. Bisher nutzte ich nur die Serienmailfunktion in Winword zum Versand von Serienmails (siehe Artikel "Serienmails über Serienbrieffunktion in Winword per Outlook, Thunderbird oder anderen Mailprogramm versenden") auf Facebook (siehe Beitrag vom 22.10.2016) bin ich jedoch auf zwei Methoden getroffen durch die entweder durch Plugin im Mailer Thunderbrid oder per VBA mit Outlook auch Dateianhänge wie ein Finanzbericht automatisch per Serienmail versandt werden können, so dass diese Berichte nicht zum Beispiel im SAP Business Work Place (siehe Artikel "SBWP: Berechtigungen Allgemeine Ablage") abgelegt werden müssen sondern auch direkt an die Finanzberichtsempfänger versandt werden können.

Innerhalb Excel sind dann natürlich auch graphische Analysen, wie im Artikel "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen" beschrieben möglich. Wobei dieser Artikel gleichzeitig neben Sparklines auch verschiedene andere Auswertungsmöglichkeiten per Excel darstellt wodurch auch auf einen Blick die Bedeutung der einzelnen Daten hervorgehoben werden können.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 1. Oktober 2016
10:56 Uhr

Leistungsmengen im Grundbudget je Fächergruppe (Cluster) im Vergleich oder bedingte Formatierung für Minimalwerte und Maximalwerte

Als Basis für ein Hochschulbudget werden bestimmte Leistungsmengen erfasst und diese mit einem Preis bewertet und so eine Abgeltung zugewiesen. So wird zwischen Grundbudget (zur Finanzierung der Grundleistung der Hochschule) und Erfolgsbudget (mit verschiedenen Leistungsindikatoren als bekanntestes Beispiel dürfte das Drittmittelvolumen sein) unterschieden. Dabei werden je Hochschule Leistungsmengen erfasst und diese mit Preisen bewertet.

Als Beispiel für das Grundbudget sind hier zum Beispiel als Leistungsmenge die Studierende in Regelstudienzeit je Fächergruppe (Cluster)  und je nach Hochschulart (vereinfacht gesagt FH und Uni) mit unterschiedlichen Clusterpreisen bewertet.

So könnte eine Gegenüberstellung der einzelnen Hochschulen wie folgt aussehen:

Leistungsmengen je Fächergruppe bzw. Hochschulcluster

Wobei dieses einen Mittelwert an Studierende in Regelstudienzeit je Fächergruppe (Cluster) entsprechen die dann mit einem Clusterpreis multipliziert werden und eine entsprechende Leistungsabgeltung erhalten.

Neben Grundbudget gibt es dann noch Erfolgsbudget, welches andere Paramter beinhaltet und diese dann ebenfalls entsprechend bewertet werden. Zum Erfolgsbudget können zum Beispiel Parameter wie:
  • Drittmittelvolumen
  • Berufung von Frauen
  • Absolvent_inn_en
  • Promotionen
  • oder auch andere Parameter
genutzt werden. So kann das Erfolgsbudget auch in Teilbudgetgruppen mit eigenen Parametern zusammengefasst werden. Beispiele sind Teilbudget Forschung und Nachwuchs, Gender, Lehre und Internationalisierung mit eigenen Leistungsmengen, Prämien und entsprechender Leistungsabgeltung

Da die Zahlen relativ kleinteilig sind ist hier die Frage, wie die entsprechenden Minimalwerte und Maximalwerte je Hochschulart festgelegt werden. Im oberen Beispiel sollen jedoch nur die Parameter für das Grundbudget (Studierende in Regelstudienzeit) betrachtet werden und dabei die höchsten und niedrigsten Werte je Cluster und Hochschulart hervorgehoben werden.

Hierzu wird die bedingte Formatierung in Excel genutzt. Da sowohl für die Universitäten als auch für die Hochschulen für angewandte Wissenschaften (HAW im Beispiel noch mit der "alten" Bezeichnung FH angegeben) eigene Minimalwerte und Maximalwerte angelegt werden sollen ist es sinnvoll je zwei bedingte Formatierungen in der Zelle B2 und der Zelle E2 anzulegen und diese dann per Format übertragen auf die Zellen B2:D11 bzw E2:G11 zu übertragen.

Hierzu wird im Ribbon Start die Schaltfläche bedingte Formatierung in der Befehlsgruppe Formatvorlagen aufgerufen. Im Beispiel ist dieses dann der Punkt "Neue Regel" wie in der Abbildung zu sehen.

Neue Regel für bedingte Formatierung anlegen

Als Option wird nun der Punkt "Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Werte verwenden". Im Beispiel für die Zelle B2 soll der Minimalwert im Cluster je Universität mit roten Hintergrund hervorgehoben werden.

Minimale Leistungsmenge Cluster 1 Universität


Daneben soll für die Zelle B2 auch der Maximalwert im Cluster je Universität mit einen grünen Hintergrund hervorgehoben werden. Hierzu sieht die Formel wie folgt aus:

Maximale Leistungsmenge Cluster 1 Uni

Hierzu wurde unter der Schaltfläche Formatieren im Register "Ausfüllen" eine dezente rote beziehungsweise grüne Hintergrundfarbe gewählt.

Über die Schaltfläche "Format übertragen" (Pinselsymbol) kann dieses auch auf alle anderen Leistungsmengen der Universitäten übertragen werden.

Ähnlich kann auch für den Bereich der Hochschulen für angewandte Wissenschaft (ehemals Fachhochschulen hier als FH bezeichnet) eine entsprechende Hervorhebung erfolgen.

Im Ergebnis sieht dann die Tabelle mit der entsprechenden Hervorhebung der höchsten und der niedrigsten Leistungsmengen wie folgt aus:

Ergebnis Darstellung der höchsten und niedrigsten Leistungsmenge

So lassen sich auf einen Blick auch entsprechende Potentiale in den Hochschulen sehen oder auch Schwerpunkte in den einzelnen Hochschulen ausmachen. So scheint die Uni A hervorragend im Bereich der Naturwissenschaften zu sein, während die Uni B ihren Schwerpunkt in den Rechts- und Wirtschaftswissenschaften beziehungsweise Sozialwissenschaften zu haben scheint.
 
Formeln zur bedingten Formatierung
Maximalwert Universitäten in Zelle B2
Maximalwert mit grün =UND(B2>0;B2=MAX($B2:$D2))
Minimalwert mit rot =UND(B2>0;B2=MIN($B2:$D2))
Minimalwert Hochschule angewandter Wissenschaft in Zelle E2
Maximalwert mit grün =UND(E2>0;E2=MAX($E2:$G2))
Minimalwert mit rot =UND(E2>0;E2=MIN($E2:$G2))

Durch die relativen und festen Bezüge können die Formeln per Format übertragen problemlos auf die anderen Zellen der Hochschulen im jeweiligen Bereich übertragen werden.

Da Excel eine Zelle ohne Werte als 0 interpretiert soll die bedingte Formatierung auch nur angewandt werden, wenn überhaupt ein Wert vorhanden ist. Ansonsten wären bei der Hochschulart FH alle Felder im Cluster III der Geisteswissenschaften rot markiert.

Um nun zweitplatzierten oder weitere Werte hervorzuheben könnten statt MIN und MAX auch die Formeln KKLEINSTE für die entsprechende zweitkleinste, drittkleinste und so weiter Zahl verwendet werden. Hierdurch würde sich eine ganze Ampel darstellen lassen. Hier ist es aber sicherlich eleganter mit Farbskalen zu arbeiten. Wodurch echte Ampeln oder Farbverläufe dargestellt werden können.

Um auf einen Blick Schwerpunkte in den einzelnen Hochschulen festzustellen erscheint mir jedoch der Blick auf die Maximalwerte und Minimalwerte für einen direkten Vergleich der Leistungsmengen hiflreicher. Zumindest fällt es mir bei vielen Hochschulen leichter die beiden Werte optisch zu betrachten anstatt einen entsprechenden Farbverlauf zu interpretieren.

Bei einer Datenzeile erscheint mir das noch lesbar, aber bei mehreren Zeilen ist dieses für mich nicht mehr mit einen Blick erkennbar. Dennoch mag ich auch dieses Beispiel über alle Hochschulen zur Verdeutlichung anfügen.

Farbskala über Studierendezahlen

Gerade in Verbindung mit Leistungsmengen kann hier Excel tatsächlich helfen um innerhalb einer Gruppe entsprechende Werte direkt zu vergleichen und bietet sich dabei natürlich für alle möglichen Werte an. Als Beispiel sind hier die Leistungsmengen eines fiktiven Haushaltsplan gewählt worden es kann diese Methode natürlich auch für andere Werte (von Energiemengen, Kosten, Erlöse, ...) genutzt werden. Insgesamt müssen solche Daten dann nur vorliegen beziehungsweise entsprechend erfasst werden.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 17. September 2016
17:29 Uhr

Statistische Kennzahlen in Profit-Center-Rechnung EC-PCA auf einzelnen Profit-Center auswerten

Manchmal gibt es kleine Anfragen per eMail von befreundeten Hochschulen die nicht nur interessante Berichte entstehen lassen sondern sich gleichzeitig auch wunderbar als Artikel fürs Blog eignen. Hier bin ich immer wieder froh, dass zu manchen Kolleginnen und Kollegen eine sehr gute Kommunikation besteht und der gegenseitige Austausch funktioniert.

Ausgangslage / Fragestellung:
So hat eine sehr geschätzte Kollegin vor ein paar Tagen nachgefragt, ob es nicht eine Möglichkeit gibt sich im SAP anzeigen zu lassen welche Kennzahlen in der Planversion für ein bestimmtes Jahr auf welchem Profit-Center erfasst worden sind. Neben der fertigen und zugesandten Lösung soll nun aber auch hier die technische Umsetzung erläutert werden.

Von daher vielen Dank für die Anregung zum folgenden Artikel.

Statistische Kennzahlen in der Profit-Center-Rechnung

Ebenso wie im Gemeinkostencontrolling (siehe bspw. Artikel "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge") können auch in der Profit-Center-Rechnung statistische Kennzahlen im Ist unter
  • Profit-Center-Rechnung->
  • Istbuchungen->
  • Statistische Kennzahlen->
  • Ändern  (Transaktion 9KE5))
oder im Plan unter
  • Profit-Center-Rechnung->
  • Planung->
  • Statistische Kennzahlen->
  • Ändern  (Transaktion 7KE5))
erfasst werden.

Leider wird in der Profit-Center-Rechnung kein Verteilschlüssel angeboten, so dass hier die Kennzahl über alle Monate identisch verteilt wird. Dieses ist besonders unangenehm wenn doch eigentlich die Werte von den einzelnen Fachabteilungen zum Beispiel in Form einer Exceltabelle geliefert werden.

Als Beispiele für relevante Kennzahlen können VK (Vollzeitkräfte oder FTE / VZÄ Vollzeitäquivalente für die Verteilung von Personal), HNF (Hauptnutzfläche für Raumkosten) oder eben auch STUD (für Studierende) genommen werden.

Wenn nun die eingespielten Kennzahlen mit den vorliegenden Listen zum Beispiel der Studierendenstatistik verglichen werden sollen, würde sich ja ein entsprechender Bericht in SAP anbieten. Gerade anhand der Hochschulfinanzstatistik, die auch schon im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" Thema war, bieten sich solche Auswertungen oftmals an.

Vorhandene Auswertungen zu Statistische Kennzahlen

Nachdem die Kennzahlen erfasst worden sind gab es die Nachfrage, ob in SAP eine Auswertung der Kennzahlen einer Planversion nach einzelnen Profit-Centern übersichtlich möglich wäre.

Die Erste Vermutung im SAP Standard zu schauen ergab hierbei folgendes Zwischenergebnis:

Der Bericht unter
  • Controlling ->
  • Profit-Center-Rechnung->
  • Infosystem->
  • Listorientierte Berichte ->
  • Profit Center: Statistische Kennzahlen (Transaktion S_ALR_87013342)
liefert nur die Summe der statistischen. Kennzahlen nach einzelnen Monatswerten (beziehungsweise Perioden) und nicht differenziert nach einzelnen Profit-Centern.
Eine Alternative wären noch die Plan-Einzelposten, die im SAP Menü unter folgenden Punkten zu finden sind:
  • Controlling ->
  • Profit-Center-Rechnung->
  • Infosystem->
  • Einzelpostenberichte->
  • Profit Center: Plan-Einzelposten (Transaktion KE5Y).

Auch die Planeinzelposten liefern nur die Gesamtsumme  je Profit-Center ohne Unterscheidung nach einzelnen Perioden.

Report Painter Bericht über "Menge statistischer Kennzahl"

Entsprechend kommt hier ein Report Writer / Report Painter Bericht in Frage:

Über die Transaktion GRR1 kann dieser Bericht in der Bibliothek 8A2 angelegt werden.

Damit auch einzelne Perioden dargestellt werden können, wird das Merkmal Periode in den

Der Bericht ist dabei wie folgt aufgebaut:

Allgemeine Selektion:
Periode (Variable)   8A-VON  bis 8A-BIS 

Durch die Verwendung als "Allgemeine Selektion" kann über BEARBEITEN-> VARIATION die Periode als Auflösen markiert werden. Damit können sowohl alle Perioden als auch einzelne Perioden ausgewertet werden-


Schlüsselspalten
Basiskennzahl ist in allen Spalten die "Menge statistischer Kennzahl".

Danach werden sowohl IST als auch PLAN als Spalten definiert.

IST Kennzahlen:
Geschäftsjahr (Variable) 8A-YEAR
Version 0
Ledger 8A
Satzart 0 (Ist)

PLAN Kennzahlen
Geschäftsjahr (Variable) 8A-YEAR
Version (Variable) 0M1VERS
Ledger 8A
Satzart 1 (Plan)
Sinnvollerweise sollte hier als Text zur Spalte die selektierte Version ebenfalls hinterlegt werden. Entsprechend kann hier "Plan &0M1VERS" als Kurztext gewählt werden.

Nachdem nun die Spalten geklärt sind, können die Zeilen definiert werden.

Schlüsselzeilen:
Hier weden zwei Merkmale als ein Element zugewiesen:
Profitcenter (Gruppe, Variable) 8A-PCGR
Stat.Kennzahl (Gruppe, Variable) 8A-STAG

Über die Schaltfläche Expandieren (UMSCH+F9)  können nun sowohl Profitcenter (als 1 markiert) als auch Stat Kennzahlen (als 2 markiert) mit den Merkmal "Einzelwert" ausgewählt werden.

Damit wird in der Auswertung die Profit-Center und die zugehörigen stat. Kennzahlen als Liste ausgegeben.

Unter FORMATIEREN->BERICHTSLAYOUT sollte dann noch im Reiter Schlüsselspalte der Inhalt Schlüssel eingetragen werden, so dass nur der Schlüssel des Profit-Center als auch die statistische Kennzahl und der jeweilige Wert mit ausgegeben werden.

Berücksichtigung Profit-Center-Hierarchie bzw. Gruppen durch Abschnitt oder zwei Berichte einmal mit Einzelwerte und dann als Gruppenhierarchie

Nun wird es noch etwas komplexer. Sofern  der Wunsch besteht, dass auch eine Hierarchie der Profit-Center zusätzlich angezeigt wird. kann bei Expandieren die Option "Auflösen" statt Einzelwert für die Profit-Center gewählt werden. Damit werden die einzelnen Ober- und Untergruppen der ausgewählten Profit-Center-Gruppe mit ausgegeben. Die Einstellung der Einzelwerte für die statistische Kennzahl sollte aber beibehalten werden.

Je nachdem, ob mit der Excel-Ansicht (aktivierte Office-Integration)  gearbeitet wird oder die Werte nur in SAP abgebildet werden sollte nun entweder diese Variante als eigener Bericht (dann kann in der Navigation auf der linken Seite zwischen den einzelnen Berichten hin und her geschaltet werden) oder alternativ kann ein Abschnitt eingefügt werden und hier die alternative Darstellung gewählt werden. Ohne die Office Integration sind beide Abschnitte in SAP untereinander dargestellt. Bei aktivierter Excel-Intergration wird es interessanter, da nun jeder Variante (eigentlich Abschnitt) ein eigenes Tabellenblatt bekommt.

Ein interessanter Aspekt in diesen Zusammenhang dürfte dann noch der Artikel "Kopfzeilen im Report Painter auch bei Export nach Excel verwenden" um noch weitere Informationen in der Exceltabelle mit ausgegeben werden.

Berichtsgruppe anlegen

Nun muss der Bericht nur noch einer Berichtsgruppe zugeordnet werden. Dieses ist entwerder beim direkten Start des Berichtes oder über die Transaktion GR52 möglich.Danach kann der Bericht neben der Möglichkeit aus der Bibliothelk (Transaktion GRR2, GRR3) auch mit der Transaktion GR55 "Berichtsgruppe ausführen" die direkt gestartet werden. Diese Möglichkeit wird auch für eine kundeneigene Transaktion für angelegte Berichte, wie im Artikel "Parametertransaktion für Reporwriter" beschrieben genutzt, so dass eine eigene Transaktion für diesen Bericht angelegt werden kann.

Sofern der Bericht auch anderen zur Verfügung gestellt werden soll ist der Artikel "Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren" die richtige Anlaufstelle.

Austausch im Hochschulberichtswesen

Grundsätzlich muss ich übrigens sagen, dass der kollegiale Austausch wie auch schon im Artikel oder bei um nur einige wenige Beispiele zu nennen, ein sehr angenehmer Aspekt ist.  Gerade das Thema Berichtswesen wird ja auch im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" angesprochen und sollte daher für alle Beteiligten von Interesse sein.

Sofern dieser Artikel oder auch andere zum Wissensaustausch beitragen können und so Interesse am gegenseitigen Austausch fördern, ist das in meinen Augen immer begrüßenswert. Von daher sind Informationen selten eine Einbahnstraße und es ist zu hoffen, dass heir auch wieder lebendiger Verkehr zu vermelden ist. So kann hier dargestellt werden, was möglich ist und vorhandene Ideen weiter entwickelt werden um daraus neue Ideen zu verwirklichen. So können hier auch schon Synergien durch einfache Fragen und kleine Berichte entstehen.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 17. September 2016
11:18 Uhr

Excel rechnet mit Farben oder ZÄHLENWENN bzw. SUMMEWENN anhand der Hintergrundfarbe der Zelle dank ZELLE.ZUORDNEN ohne VBA

Nachdem Einladungen per Serienmail versandt worden sind (siehe Artikel "Serienmails über Serienbrieffunktion in Winword per Outlook, Thunderbird oder anderen Mailprogramm versenden") kommt es an der Erfassung von Rückmeldungen.

Hierbei werden mit Farben folgende Rückmeldungen festgehalten worden:
  • Liste mit Teilnahmegebühren und farbliche Hervorhebung ob die Gebühr bezahlt worden ist oder nicht.
  • Liste mit Rückmeldungen ob an einer Veranstaltung teilgenommen wird oder eben nicht.
In beiden Fällen sind die Formatvorlagen Gut (grüne Hintergrundfarbe), Neutral (gelbe Hintergrundfarbe) oder auch Schlecht (rot/rosa Hintergrund) genutzt worden um einen Zustand zu definieren. Nun liegen zwar wunderschöne Farben in der Tabelle vor, aber eventuell sollen nun ja auch die Teilnehmenden gezählt werden, oder aber auch die gezahlten oder noch offenen Beträge zusammengefasst werden.

Nehmen wir als Beispiel einmal folgende Ausgangstabellen, wie in der Abbildung zu sehen ist.

Tabelle mit Rückmeldungen zur Teilnahme oder Rechnungen die farblich markiert sind

Nun könnte man natürlich auf die Idee kommen die einzelnen Rückmeldungen oder auch Rechnungsbeträge per Filter, wie im Artikel "Vorteil von Excel Formatvorlagen und Filter nach Farben oder Zellensymbolen aus bedingter Formatierung" zu sortieren um dann ein entsprechendes Teilergebnis zu berechnen. Dieses ist dann allerdings unschön, da sich ja die Farben auch ändern können. Zum Beispiel könnte die Rechnung Kunde-A-02 ja doch noch bezahlt werden und der Rechnungsbetrag ist einfach untergegangen.

Hier hat mich ein Kollege auf die Excel4-Makrofunktionen ZELLE.ZUORDNEN hingewiesen. Eine solche Makrofunktion kann nicht direkt im Tabellenblatt genutzt werden sondern muss im Namensmanager als benannte Formel eingerichtet werden. Eine sehr gute umfassende Beschreibung ist von Frank Arendt-Theilen  im Artikel "Die Funktion ZELLE.ZUORDNEN() " veröffentlicht worden (der Artikel ist auch in der Microsoft Answers zu finden, aber mir ist die Verlinkung auf ein persönliches Blog immer lieber).

Frank Arendt-Theilen ist auch als Dozent unter anderen bei Video2brain als Autor tätig. Auf einige gute Schulungsvideos zu Excel (und andere Office Produkte) sind im Artikel "Video2brain - Onlineschulung per Videostreaming unter Android, Windows, iOS und Web" zu finden.


Das Schöne an dieser Funktion ist, dass hier nicht VBA aktiviert werden muss sondern diese direkt funktioniert. Allerdings muss in "neueren" Excelversionen (ab 2007) zur Nutzung der Makrofunktion die Datei als "Excel Arbeitsmappe mit Makros" (Dateiendung XLSM) gespeichert werden.

Nun aber zur tatsächlichen Lösung. Für Facebook Abonenten (siehe facebook.com/Unkelbach) ist dieses schon vor einigen Tagen angesprochen worden. Nun möchte ich aber die Lösung etwas ausführlicher beschreiben und zum Ende eine offene Frage stellen in der Hoffnung, dass vielleicht andere Excelblogs eine Lösung für diese Frage haben.

Über den Ribbon FORMELN kann in der Befehlsgruppe "Definierte Namen" der Namensmanager aufgerufen werden und hier zwei neue Namen definiert werden, wie in der folgende Abbildung schon dargestellt worden ist.

Namensmanager mit EXCEL4-Makrofunktion zur Bestimmung der Farbwerte der Hintergrundfarbe

Zur besseren Lesbarkeit noch einmal beide definierte Namensfunktionen:
 
Name bezieht sich auf
Namensmanager definierte Funktionen
Farbe_L1 =ZELLE.ZUORDNEN(63;INDIREKT("ZS(-1)";))
Farbe_Zelle =ZELLE.ZUORDNEN(63;INDIREKT("ZS";))

Dabei wird über Farbe_L1 der Wert der Hintergrundfarbe der linken Zelle und über Farbe_Zelle der Wert der Hintergrundfarbe der aktuellen Zelle ausgegeben. Die indirekte Zuordnung von Zellen und Spalten anstatt direkt mit Werten zu arbeiten ist sehr verständlich (inklusive Hinweis auf internationale Excelversionen) im Artikel "#INDIREKT mit #Nummerierung" von Katharina Schwarzer auf soprani.at (Soprani Software @KatharinaKanns) beschrieben. Insgesamt sind nebenbei einige Twitteraccounts zu Excel sehr lesenswert, aber das nur am Rande.

Beschreibung ZELLE.ZUORDNEN

Die EXCEL4-Makroformel ZELLE.ZUORDNEN ist dabei wie folgt aufgebaut:
ZELLE.ZUORDNEN(Typ;Bezug)
Als Typ ist im oberen Beispiel 63 (Wert der Farbe für die Füllung (Hintergrund) einer Zelle und als Bezug ist wie beschrieben die Zelle eine Spalte (-1) der aktuellen Zelle oder aber die aktuelle Zelle selbst festgehalten.  Näheres dazu ist auch im Artikel von soprani.at zu finden.

Sofern die Vordergrundfarbe (Muster) abgefragt werden soll kann hier als Typ 64 gewählt werden.  Für die weiteren Argumente und weitere Typen verweise ich auf den Artikel von Frank Arendt-Theilen.



Jetzt können wir über =Farbe_L1 den Wert der Hintergrundfarbe einer Zelle links von der Formeleingabe ausgeben lassen.

Formeln automatisch auf markierte Zellen übertragen lassen (STRG + ENTER)

Hierzu markiere ich die Zellen D9:D16 sowie H9:H16  und trage als Wert in der Eingabezeile die Anweisung ein, dass hier die Hintergrundfarbe ausgegeben werden soll. Durch die Tastenkombination STRG und ENTER schliesse ich die Eingabe ab.

Formel farbe_L1 zur Berechnung der Hintergrundfarbe

Auch wenn ich die Formel eigentlich in der Zelle H9 eingetragen habe, wird diese Formel automatisch auch in den anderen Zellen eingetragen.

Dieses ist eine Form des automatischen Ausfüllens durch das nicht Formatierungen überschrieben werden und gerade bei umfangreicher formatierten Tabellen für mich mittlerweile eine der Lieblingstastenkombinationen in Excel ist.


Im Ergebnis ist nun in der Spalte neben der Eingabe die Hintergrundfarbe als Zahlenwert stehen.

Hintergrundfarbe als Zahl dargestellt

Hier kann nun per Zählenwenn oder SummeWenn im oberen Abschnitt die Teilnehmenden oder die Rechnungsbeträge ausgewiesen werden. Dabei kann natürlich auch in der Formel selbst ein Bezug auf die Zelle in der Legende per Farbe_L1 genommen werden.

ZÄHLEWENN Hintergrundfarbe der Zelle übereinstimmt

Um die jeweiligen Rückmeldungen zu zählen wird die Formel

=ZÄHLENWENN($D$9:$D$16;Farbe_L1)

in den Zellen C3 bis C6 eingetragen, so dass hier die übereinstimmende Hintergrundfarben gezählt werden.

ZÄHLEWENN Hintergrundfarbe übereinstimmt

So hat als Beispiel GUT den Hintergrundfarbwert 35, so dass hier die beiden Rückmeldungen von Andreas und Claudia gezählt werden. Die beiden negativen Rückmeldungen von Gustav und Heinrich werden natürlich ebenso gezählt.

SUMMEWENN Hintergrundfarbe

Ebenso kann natürlich auch eine Summe gebildet werden, wobei der Suchbereich die Zellen H9:H16 und der Summenbereich die Zellen G9:G16 sind (elegant wäre es natürlich hier ebenfalls mit Namen zu arbeiten ;-)).Hier lautet die Formel demnach in den Zellen G3:G6

=SUMMEWENN($H$9:$H$16;Farbe_L1;$G$9:$G$16)

wie auch in der Abbildung zu sehen ist.

SUMMEWENN  Hintergrundfarbe übereinstimmt

Farbergebnis mit direkten Bezug auf Zelle

Wir hatten ja eingangs auch per Namensmanager Farbe_Zelle definiert. Dieses kommt in der Summenzeile nun im Einsatz und gibt direkt in der Zelle selbst die Summen bzw. Teilnehmenden aus.

So lautet die Formel für die Teilnehmende:

=ZÄHLENWENN($D$9:$D$16;Farbe_Zelle)

und für die Summe der Rechnungen;

=SUMMEWENN($H$9:$H$16;Farbe_Zelle;$G$9:$G$16)

und das gewünschte Ergebnis sieht dann wie folgt aus, wobei ich hier die Hilfsspalten D und H entsprechend ausgeblendet (bzw. Gruppiert) habe.

Ergebnis mit der Hintergrundfarbe einer Tabellenzelle rechnen
Im Ergebnis kann so also tatsächlich mit der Hintergrundfarbe in Excel gerechnet werden.
Natürlich ist der umgekehrte Weg vorhandene Zellen bedingt zu formatieren (siehe "Excel: bedingte Formatierung mit Pfeilen (Darstellung Tendenzen bei Veränderungen)") etwas pflegeleichter aber hier kann direkt mit entsprechend vorhandenen Formatierungen gearbeitet werden. Ausserdem sind Farben ja auch sprechende Informationen ;-) Ebenfalls ein Vorteil ist, dass fehlende Teilnehmende zum Beispiel Elisabeth oder Emil ebenfalls in der Liste ergänzt werden können und natürlich auch weitere Rechnungen in der Liste als bezahlt markiert oder auch andere Positionen ergänzt werden.
 

Offene Frage an andere Excelexperten

Leider habe ich es ohne Hilfsspalten nicht geschafft eine solche Berechnung hinzubekommen, würde mich aber sehr freuen, wenn als Kommentar eine entsprechende Lösung (gerne auch durch einen anderen Blogartikel auf den ich dann verlinken würde) ergänzt werden könnte. Ein variabler Index über die Hintergrundfarbwerte in Form einer Matrixfunktion wäre hier natürlich ein absoluter Königsweg, den ich aber leider nicht geschafft habe zu beschreiten.

Aber auch mit der Hilfsspalte selbst ist die Lösung für manche Anwendungsfälle schon sehr hilfreich. Besonders elegant ist diese Lösung auch für Einrichtungen bei denen VBA per Gruppenrichtlinie in Excel deaktiviert ist... wobei dadurch auch die Excelansicht in SAP nicht mehr funktioniert was dann aber ein anderes Problemfeld ist.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 3. September 2016
22:14 Uhr

Kundeneigene Transaktionen zu Berichten in PSM FM Haushaltsmanagement zum Beispiel Belegjournal anlegen (Variantentransaktion)

Im Rahmen einer Überarbeitung eines PSM-FM Berichtswesen sollen neben den Rechercheberichten auch Varianten zu Einzelpostenlisten als eigene Transaktion in ein Benutzermenü (siehe Artikel "Benutzereigene SAP Menüs (Favoriten, Benutzermenü, Bereichsmenü)") hinterlegt werden. Auf diese Weise können Infouser direkt bestimmte Informationen, so zum Beispiel Sachmittel, als Liste auswerten ohne, dass sie vorher genau auswählen müssen ob sie nun Personalkosten, Lehrbeauftragte und Hilfskräfte oder Sachmittel angezeigt bekommen wollen.
Ferner können durch die geschickte Wahl einer Variante auch erledigte Positionen, wie abgebaute Mittelbindungen, ausgeblendet werden, so dass nur die relevanten Positionen innerhalb einer Einzelpostenliste dargestellt werden und später auch nach Excel exportiert werden können (siehe auch "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" )

Die Grundlagen zur Erstellung eines Recherchebericht in PSM-FM (Public Sector Management-Haushaltsmanagement) habe ich in den Artikeln "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" und "Recherchebericht Budget + Ertrag ggü. Aufwand" ausführlich beschrieben. Allerdings sind Rechercheberichte mittlerweile auch im Bilanzreporting oder in der Ergebnisrechnung ein Berichtstool wie im Artikel "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" gezeigt wird.

Solche Rechercheberichte können als Parametertransaktion, wie im Artikel "Parametertransaktion für Recherchebericht" beschrieben als kundeneigene Transaktion angelegt werden. Der Unterschied zwischen den einzelnen Transaktionsarten ist unter anderen auch im Artikel "Transaktion anlegen (Report, Parameter) bspw. für SAP Query / Unterschied Parameter- oder Reporttransaktion" beschrieben.

Nun soll aber für eine vorhandene Transaktion eine entsprechende Variante einer Einzelpostenauswertung angelegt werden.

Belegjournal - Obligo/Ist Alle Buchungen


Innerhalb des Belegjournal (Transaktion FMRP_RFFMEP1AX) zu finden unter
  • Rechnungswesen
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement
  • Infosystem
  • Einzelposten
  • Obligo und Ist
  • Alle Buchungen (Transaktion FMRP_RFFMEP1AX )
sind verschiedene Varianten zur Vorbelegung des Selektionsbildschirm angelegt worden.
 

Varianten zum Belegjournal PSM-FM Einzelposten

Hierbei sind verschiedene Felder schon ausgefüllt (u.a. auch mit Kennzeichen GPA ausschalten siehe Artikel "SAP Berichte alter Name Kostenstelle (falscher Stichtag)" oder auch "PSM: Selektionsvarianten und Wertübernahme aus vorherigen Selektionen") und müssen daher durch die Infouser nur noch um die relevanten Fonds oder Finanzstellen ergänzt werden.. Ein wichtiger Punkt ist auch hinter der Freien Abgrenzung unter den Obligo-Einzelposten der Punkt "Position erledigt" welcher per Optionen als Einzelwert aktiviert mit Leerzeichen gewählt sein sollte um abgebaute Mittelbindungen, die erledigt sind, nicht mehr anzeigen zu lassen.

Für die Anzeigevarianten (benutzerübergreifend oder benutzerspezifisch) ist hier auch das Berechtigungsobjekt S_ALV_LAYO mit der Aktivität 23 für Pflegen. Ist die Berechtigung nicht vorhanden können nur benutzerspezifische Layoutvarianten gespeichert werden.

Neben der Variante ALLGEMEIN sind hier auch SACH für Sachmittel und PERSONAL für Personalmittel angelegt worden, so dass über diese Varianten entsprechende Selektionen vorweggenommen werden können und die Infouser direkt mit dieser Variante arbeiten können.

Nun sollen für diese einzelnen Varianten kundeneigene Transaktion (als Z* oder Y*) angelegt werden.

Der erste Gedanke wäre hier tatsächlich, vergleichbar zu CO Berichten eine sogenannte Variantentransaktion anzulegen.

Variantentransaktion anlegen

Anstatt hier direkt anhand des Belegjournal das Beispiel durchzugehen möchte ich die folgenden Schritte mit einen CO Bericht erläutern.

Nehmen wir an, dass für den Bericht S_ALR_87013611 eine entsprechende Variante ALLGEMEIN angelegt ist. Nun kann über die Transaktion SE93 eine neue Transaktion angelegt werden.

Nachdem der neue Transaktionscode angegeben worden ist ist hier zum Einen ein Kurztext für die Transaktion anzugeben und als Startobjekt eine Auswahl getroffen werden.

Die erste Wahl wäre hier

"Transaktion mit Variante (Variantentransaktion)".


Danach kann die ursprüngliche Transaktion ausgewählt werden, in unseren Beispiel also S_ALR_87013611 und über das Feld Transaktionsvariante die entsprechende Variante der Transaktion. Leider stehen hier dann nicht die angelegte Varianten zur Verfügung. Gleiches gilt leider auch für das Belegjournal. Vermutlich würde diese Art der Transaktion mit Varianten der Transaktion KOK5 (CO Innenauftrag Stammdatenliste) funktionieren.

Also der zweite Versuch

"Programm und Selektionsbild (Reporttransaktion)"


Hier kann der Report (Technische Info) zur Transaktion hinterlegt werden z.B. GP4QLQKH46VZJ3P1A40A23S3HJG850 für S_ALR_87013611 .

Hier funktioniert dann auch für das Selektionsbild 1000 der Start mit der Variante die direkt hinterlegt werden kann.

Leider ist dieses nicht möglich für den Report hinter den Belegjournal (Report RFFMEPGAX zur Transaktion FMRP_RFFMEP1AX) Es erfolgt die Fehlermeldung "Es wurden keine geeigneten Varianten für Bild 1000 gefunden".

Somit bleibt auch hier nur die vertraute

"Transaktion mit Parametern (Paramtertransaktion)"

Hier können nun ebenfalls für die Transaktion START_REPORT unter anderen die Felder
  • Reporttyp
  • Report
  • Erweiterter Name
  • Variante
mit Werten versorgt werden.

Dazu wird in der Transaktion SE93 eine Parametertransaktion angelegt mit den Vorschlagswerten für die Transaktion START_REPORT. Wichtig ist nun, dass das Feld Einstiegsbild überspringen aktiviert wird. Ferner sollten im Abschnitt Klassifikation die GUI EIgenschaften geerbt werden. Nachdem die Transaktion START_REPORT mit Enter bestätigt worden sind, kann per F4 Auswahlhilfe in der Tabelle mit Vorschlagswerten die einzelnen Dynprofelder ausgewählt werden.

Interessant sind nun folgende Felder
Name des Dynprofeldes Wert
Parametertransaktion für Recherchebericht RFFMEPGAX
D_SREPOVARI-REPORT RFFMEPGAX
D_SREPOVARI-VARIANT Die angelegte Variante bspw. SACH oder PERS

Sofern nun diese neu angelegte Transaktion gestartet wird, wird automatisch das Belegjournal mit den entsprechenden vorbelegten Feldern gestartet. Im Unterschied zu der eigentlichen Transaktion FMRP_RFFMEP1AX sind hier zwar noch weitere Abschnitte im Selektionsbild eingeblendet (Obligo/Ist und FI-Beleg), was am aufgerufenen Report liegt, aber auch diese Felder können per "Feld schützen" vor unbeabsichtigten Änderungen geschützt werden. Somit können also neben Recherchberichten auch Varianten des Belegjournal als eigene Transaktion angelegt werden.

Varianten schützen

Da diese Varianten durch die Parametertransaktion erwartet werden und die Transaktion START_REPORT nicht gegen das Berechtigungsobjekt S_TCODE geprüft wird sondern lediglich der hinter der Transaktion liegende Report (Berechtigungen für Recherchebericht oder auch Belegjournal) ist es notwendig, die Varianten zu speichern und die Option Variante schützen zu wählen.

Sollten einmal geschützte Variante dennoch bearbeitet werden, ist sicherlich der Hinweis auf den Artikel "Frühjahrsputz oder geschützte Varianten und nicht mehr benötigte Rechercheberichte entfernen oder reorganisieren", aber auch die Notwendigkeit angelegte Berichte ordentlich zu dokumentieren ist auch im Artikel "Fachliche und technische Dokumentation von Selektionsvarianten und individuelle Berichte in SAP identifizieren" mit einigen Empfehlungen bedacht worden.

Der Vorteil an solcherart angelegten Transaktionen zum direkten Aufruf von Varianten von Standardberichten ist, dass man hier direkt auf diese Transaktionen im Support verweisen kann und das Berichtswesen nicht mehr innerhalb eines Handbuch auf verschiedene Handhabungen eines bestehenden Berichtes verweisen muss sondern hier die Möglichkeiten vorhanden sind die gewünschte Information in einer gewünschten Art und Weise darzustellen ohne dass dabei ein Missverständnis zustande kommt oder aber SAP wieder einmal ganz und gar andere Daten ausspuckt als der Berichtsempfänger eigentlich erwartet hätte.

Dennoch oder vielleicht auch gerade deswegen sollte sich hier sehr genau darüber Gedanken gemacht werden welche Berichte zur Verfügung gestellt werden und ferner sollte man sich darüber bewusst sein, dass weiterhin für die Endanwende die Möglichkeit besteht eine eigene Variante des Berichtes auszuwählen oder gar eine individuelle Berichtsvariante abzuspeichern. Gerade an dieser Stelle ist das Berichtswesen gleichzeitig mit Berechtigungswesen zu verknüpfen.

Einige interessante Ansätze liefern hier die Artikel "Belegartberechtigung F_BKPF_BLA" oder auch "SAP BC: Personalkontenberechtigungen". Auch wenn ich meine Diplomarbeit zur Erlangung des Grades eines Diplom-Betriebswirt (FH) über das Thema: "Berechtigungswesen in SAP auf Basis der Überarbeitung des vorhandenen Konzeptes der FH Gießen-Friedberg im Bereich Finanzwesen und Controlling" nicht veröffentlciht habe, mag ich an dieser Stelle doch die verwendete Literatur empfehlen und denke mir, dass Grundlagen wie "Welche User haben die Berechtigung zur Auswertung einer bestimmten Kostenstelle oder Innenauftrag?" auch weiterhin ihre Bedeutung und Berechtigung im Werkzeugkasten eines Keyusers haben sollten.

Nicht ohne Grund ist der Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" stellvertretend für die Ansicht, dass heutzutage ein SAP Modul übergreifendes Denken und Nutzen der Werkzeuge der Module PSM-FM (Public Sector Management - Funds Management (Haushaltsmanagement)), CO (Controlling) aber auch FI (Finanzbuchhaltung) und HCM (Personalwesen) elementar für ein integratives und wirkungsvolles Berichtswesen, dass sicherlich nciht nur im Hochschulberichtswesen relevant ist. 

Wichtig ist dabei, dass man sich aber auch über die Grenzen einer solchen Vorgabe im Klaren sein sollte und darauf achten muss, dass entsprechende Berichte weiterhin gepflegt werden müssen und spätestens zum Jahresabschluss die Varianten gepflegt werden sollten, was ihren Zeitraum oder andere Werte betreffen mag. So flexibel hier Berichte auch sein mögen, so pflegeintensiv kann hier auch das Vorgehen sein und daher ist eine Dokumentation auch ein wesentlicher Teil eines sinnvollen Berichtswesen und sei es auch nur, dass Nochfolgende CO Keyuser später einmal in ein Fachkonzept Controlling schauen können und nicht dazu gezwungen sind die Dokumentation selbst noch einmal umzuschreiben um ein Verständnis für das dahinter liegende Berichtswesen zu erlangen oder gar aus Versehen scheinbar nicht verwendete Varianten löschen, die dann später doch noch in bestimmten Varianten oder Transaktionen dringend benötigt werden.

Integratives ERP System ->modulübergreifendes Berichtswesen


Aber dieses ist vielleicht auch einer der Gründe warum das Thema Berichtswesen nie langweilig wird und sich nicht nur Keyuser gerne mit Themen wie "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" oder auch "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschäftigen. Oftmals ist die Frage des Berichtswesen keine von IT Skills sondern eine des Mutes neue Möglichkeiten und Wege zu entdecken und diese dann für das eigene Berichtswesen umzusetzen.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 23. August 2016
17:55 Uhr

Auswertung sprechender Nummernkreisintervalle von CO Innenaufträgen mit Query Zusatzfeldcoding und Unterscheidung numerischer oder alphanumerischer Schlüssel

Neben der Nutzung des Finanzierungszwecks im SAP Modul PSM-FM der entsprechende Fonds zusammenfasst (siehe hierzu Artikel "PSM-FM Grundlagen Finanzierungszweck im Haushaltsmanagement bei Recherchebericht und Selektion") wird im SAP Modul CO ein sprechender Schlüssel für CO Innenaufträge verwendet um hier anhand eines Zahlenintervalls eine Zuordnung zu bestimmten "Projektbereichen" zuzuordnen.

Sprechender Nummernkreis für CO Innenaufträge

Auch wenn die Verwendung von sprechenden Nummern nicht unumstritten ist (eine entsprechende Diskussion zu diesen Thema findet sich auch im Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" wo sowohl Vorteile als auch Nachteile einer Verwendung von sprechenden Nummern dargestellt werden. Wesentlicher Punkt war hier, dass Auftragsnummern im Nachhinein im Gegensatz zu anderen Stammdaten nicht verändert werden können und hier ein anfangs großzügig vorgesehener Nummernkreis nach einigen jahren eventuell aufgebraucht ist.

Auf diese Diskussion gehe ich nun aber nicht weiter ein sondern nehme bestehende Nummernkreisintervalle und Zuordnung zu Bereichen als gegeben hin und möchte nun in einer Query klären in welchen Bereich ein CO Innenauftrag zuzuordnen ist.

Prüfung ob eine Auftragsnummer innerhalb eines Nummernintervall liegt


Innerhalb von Excel kann dieses, wie im Artikel "Prüfung inwieweit ein Wert, bspw. eine Kostenstelle, innerhalb eines Intrevalls (Gruppe) liegt in Excel" beschrieben" durch eine VERWEIS Funktion realisiert werden. Auch Stammdatengruppen, sogenannte Sets können über eine Query (siehe Artikel "Auflösen von Stammdatengruppen nach Einzelwerten - Einzelwerte zu Sets") durch die Verknüpfung zweier Auswertungen zugeordnet werden.

Eine erheblich elegantere Möglichkeit ist es aber in einer Stammdatenauswertung vergleichbar zur Gruppierung von FINANZIERUNGSZWECK auch die Innenauftragsnummernintervalle entsprechend einer Gruppe virtuell zuzuordnen.

Coding von Zusatzfeld für Gruppierungen

Im Artikel "Gruppierung von Finanzierungszwecken bei Drittmittelprojekten per Zusatzfeldcoding mit IF oder CASE" wurde ja schon die Zuweisung von einzelnen Werten je Fall (CASE) mit mehreren Bedingungen (OR) dargestellt, so dass einzelne Finanzierungszwecke zusammengefasst werden konnten. Als Beispiel waren hier die unterschiedlichen EU Rahmenprogramme und die Zuordnung zu EU Mitteln erwähnt.

Einen ähnlichen Fall wurde schon im Abschnitt "Zusatzfeld VLE zur Darstellung virtueller Lehreinheit aus Teilstring der verantwortlichen Kostenstelle sofern nicht in einen anderen Feld ein Wert steht" des Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" beschrieben.

Die Ermittlung der VLE im Infoset anstatt in der Query per lokale Zusatzfelder wie im Artikel "Query über verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrag - Bestimmung der Lehreinheit im Fachbereich durch Teil der Kostenstellennummer" hat den enormen Vorteil, dass hier alle Query die auf dieses Infoset aufbauen auch die Angabe des Bereichs oder die VLE auswerten können ohne selbst in der Query mühsam Felder zu basteln.

Analog zur Excellösung werden hier die vorrangestellten Nullstellen durch NO-ZERO entfernt, so dass danach ein Größenvergleich durchgeührt werden kann. Dabei gehe ich davon aus, dass die Innenauftragsnummern tatsächlich numerisch sind. Andernfalls muss man sich mit der Reihenfolge von alphanumerischen Intervallen beschäftigen.

ABAP: Enthält Variable nur Zahlenwerte

Vorab sollte man sich jedoch bewust sein, dass ein Innenauftrag als Schlüsselfeld durchaus alphanumerische Werte enthalten kann. Hier stellt sich also die Frage, wie es möglich ist die Auftragsnummer zu überprüfen, ob tatsächlich nur Zahlenwerte enthalten sind.

Hier kann eine Wenn Funktion (IF) mit der vergleichendenen Anweisung CO (contains only) weiter helfen. ABAP hat einige Vergleichsoperatoren, so dass hier Variablen mit Variablen oder aber auch mit bestimmten Werten verglichen werden können. Zu diesen logischen Ausdrücken gehört unter anderen CO (contians only), CN (contains not only) und weitere. Diese liefern ein Wahr wenn der Vergleich erfolgreich war und nur die Zeichen des Vergleichsparameter vorhanden war (CO) oder aber wenn noch weitere Zeichen dabei sind (CN). Interessant ist auch noch die Möglichkeit CS (contains string) womit vergleicht werden kann, ob eine bestimmte Zeichenfolge in einen Wert vorhanden ist.

Ein ausführliches Beispiel wäre

DATA: L_ZAHLEN(10) TYPE c VALUE = '0123456789'.
* L_zahlen enthaelt Zahlenwerte Leerzeichen
DATA: L_innenauftrag type AUFK-AUFNR.

IF L_innenauftrag CO L_ZAHLEN.
* Reine Auftragsnummer

ELSEIF.
* Alphanumerischer Innenauftrag

ENDIF.

Selbstverständlich lässt sich dieses auch ohne Definition einer Konstanten regeln. Hierzu kann folgende Anweisung erstellt werden:

IF AUFK-AUFNR CO  '1234567890'.
* Innenauftrag hat nur Nummern
ELSEIF.
*Innenauftrag ist alphanumerisch
ENDIF.

Damit kann nun mit den vorhandenen Zahlenwerten weitergearbeitet werden.
Sollten auch Nachkommastellen oder Leerzeichen in Ordnung sein, muss der Vergleichsoperator um . und Leerzeichen erweitert werden. Allerdings sind dann neben Währungen oder Zahlen mit Nachkommastellen auch IP Adressen gültig. Als Beispiel ist hier der allzeits beliebte Public DNS (Domain Name System) von Google wie 8.8.8.8 oder 8.8.4.4 gültig. Sollte damit später gerechnet werden, ist das natürlich wesentlich schwieriger jedoch würde es 100 % in das Vergleichsmuster passen.Zugegeben diese Lösung ist nicht so elegant wie die Funktion ISNUMERIC innerhalb VBA (siehe Abschnitt "Negativzeichen hinter Zahlenwert" im Artikel "Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel", aber im Ergebnis liefert es in diesen Fall den gewünschten Effekt.
 

ABAP Prüfung ob Auftragsnummer innerhalb Nummernintervall

Nachdem mit oberen Coding geprüft worden ist, ob es sich bei der Auftragsnummer um eine Zahl handelt kann nun eine Prüfung erfolgen, inwieweit ein Innenauftrag innerhalb eines bestimmten Intervalls liegt und hierzu ein entsprechender Hinweis gegeben werden.

Ausgangspunkt ist das Tabellenfeld AUFK-AUFNR mit insgesamt 12 Zeichen. Hierbei sind die Auftragsnummern, sofern sie nicht 12 Zahlen umfassen mit führenden 0 abgespeichert. Nun besteht entweder die Möglichkeit eine Hilfsvariable zu definieren und über die Anweisung:

DATA: L_Innenauftrag TYPE C LENGTH 8.
WRITE AUFK-AUFNR TO L_INNENAUFTRAG NO-ZERO .

ohne führenden 0 als ein achtstelligen Wert in die lokale Variable L_Innenauftrag zu speichern. Dieses hat dann aber den Nachteil, dass sofern wir einen mehrstelligen Nummernkreis anlegen diese ebenfalls angepasst werden muss.

Daher ist es eleganter die führenden 0000 bei achtstelligen Innenauftragsnummern im Coding ebenfalls zu berücksichtigen.

Hierzu kann in der Definition des Infoset über die Schaltfläche ZUSÄTZE ein Zusatzfeld im Infoset angelegt werden.

In unseren Beispiel hat dieses folgende Eigenschaften:
Name: ZCOKEY
Langtext / Überschrift: ZCOKEY

Dieses hat den Vorteil, dass wir uns beim Coding leichter den Namen merken können (im Zusatzfeldcoding wird anhand des Namen der Wert zugewiesen.

Als Format bekommt das Feld TYP C (für Character) und eine Länge sowie Ausgabenlänge von jeweils 035 Zeichen.

Damit ist das Feld angelegt und es kann über die Schaltfläche CODING ZUM ZUSATZFELD ein entsprechendes Coding angelegt werden. Da wir nur numerische Innenauftragsnummern verwenden ist die im oberen Abschnitt erwähnte Prüfung ob es sich bei der Auftragsnummer um eine numerische Nummer handelt eigentlich obsolet, dennoch habe ich diese als äußere Klammer im Coding eingefügt.
 

WICHTIG / Nachtrag: CLEAR ZCOKEY

Es sollte darauf geachtet werden, dass die Variabele ZCOKEY durch die ABAP Anweisung CLEAR erst einmal geleert wird. Andernfalls merkt sich die Query bei mehreren Innenaufträgen den vorherigen Wert, sofern kein neuer Wert zugewiesen wird. Durch die Anweisung CLEAR wird die Variable bzw. das Zusatzfeld auf Initialwert zurückgesetzt. Sofern dieses nicht der Fall ist wundert man sich über die Ergebnisse.


Als einfaches Beispiel werden Buchprojekte auf Innenaufträgen abgebildet. Dabei sind Publikationen zu Office Produkten im Nummernkreis 4021*, SAP Literatur 4022* und BWL Bücher unter 4023* angelegt worden.

CLEAR ZCOKEY.
IF
AUFK-AUFNR CO  '1234567890'.

IF AUFK-AUFNR     => '000040210000' AND AUFK-AUFNR <= '000040219999'.
  ZCOKEY = 'Office Literatur'.
ELSEIF AUFK-AUFNR => '000040220000' AND AUFK-AUFNR <= '000040229999'.
  ZCOKEY = 'SAP Literatur'.
ELSEIF AUFK-AUFNR => '000040230000' AND AUFK-AUFNR <= '000040239999'.
  ZCOKEY = 'BWL Literatur'.
ENDIF.

ENDIF.


Natürlich ist dieses wesentlich einfacher durch Zuordnung von Profit-Centern wie die vorhandenen Profit-Center OFFICE, SAP, BWL möglich. Im Hochschulbereich könnten das Profit-Center für Landesmittel (L), Drittmittel (D) und Sondermittel (S) sein.

Endziffer Innenauftrag zusätzlich zum Nummernkreisintervall prüfen

Soll nun aber zusätzlich noch unterschieden werden, ob es hier ein gedrucktes Buch ist, eine elektronische Publikation oder die Vorbereitung auf ein Buch und dieses durch die letzte Endziffer des Innenauftrages festgelegt werden kann die IF Anweisung noch um eine weitere Bedingung erweitert werden. Die Endziffer 0 ist dabei für normale Buchprojekte, die Endziffer 1 für Print und 2 für Ebook.

CLEAR ZCOKEY.
IF
AUFK-AUFNR CO  '1234567890'.

IF AUFK-AUFNR     => '000040210000' AND AUFK-AUFNR <= '000040219999' AND AUFK-AUFNR+11(1) = '0'.
  ZCOKEY = 'Office Literatur'.
ELSEIF AUFK-AUFNR => '000040210000' AND AUFK-AUFNR <= '000040219999' AND AUFK-AUFNR+11(1) = '1'.
  ZCOKEY = 'Office Literatur PRINT'.
ELSEIF AUFK-AUFNR => '000040210000' AND AUFK-AUFNR <= '000040219999' AND AUFK-AUFNR+11(1) = '2'.
  ZCOKEY = 'Office Literatur Ebook'.

...

ENDIF.

ENDIF.


Durch die Offset Anweisung AUFK-AUFNR+11(1) wird das letzte Zeichen der 12 Stelligen Innenauftragsnummer des Tabellenfeld AUFNR der Tabelle AUFK verwendet.Durch die optionalen Angaben eines Offsets +<o> und eine Länge (<l>) direkt hinter dem Feldnamen <f>, wird der Teil des Felds, der auf Position <o>+1 beginnt und die Länge <l> hat, als eigenes Datenobjekt angesprochen. Diese Möglichkeit haben wir auch im Feld ZAUFNR für den Artikel "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" verwendet um PSM Fonds mit CO innenaufträgen zu verknüpfen.

ACHTUNG: Sobald die IF Bedingung erfüllt ist werden keine weiteren Bedingungen geprüft, daher ist hier entsprechende Sorgfalt zu walten.

Weitere Bestandteile der Innenaufragsnummer als Bedingung prüfen

Entsprechend oberen Codingbeispiel ist es natürlich auch möglich weitere Bestandteile der Innenauftragsnummer als Prüfmerkmal zu verwenden. Insgesamt wären hier acht Bedingungen möglich. Ein anderes Beispiel zu Print und Ebook wären bei Gebäudeinnenaufträgen eine Unterscheidung nach Bewirtschaftung und Bauunterhaltung :-) Vielleicht haben Sie dann noch einen dreistelligen Standort oder eine Organisationseinheit (zum Beispiel einen Fachbereich) innerhalb ihrer sprechenden Auftragsnummer verschlüsselt und wollen diese auflösen.

Nummernintervall und Bestandteile der Innenauftragsnummer (hier: Endziffer) per IF und CASE überprüfen

Nehmen wir hierzu wieder das Intervall der SAP Bücher als Beispiel und betrachten folgendes schöne Coding

CLEAR ZCOKEY.
IF
AUFK-AUFNR CO  '1234567890'.

IF AUFK-AUFNR     => '000040210000' AND AUFK-AUFNR <= '000040219999'.
  ZCOKEY = 'Office Literatur'.
ELSEIF AUFK-AUFNR => '000040220000' AND AUFK-AUFNR <= '000040229999'.
  ZCOKEY = 'SAP Literatur'.
ENDIF.

IF AUFK-AUFNR => '000040220000' AND AUFK-AUFNR <= '000040229999'.
    CASE AUFK-AUFNR+11(1).
WHEN '1'.
     ZCOKEY = 'SAP Literatur PRINT'.
WHEN '2'.
    ZCOKEY = 'SAP Literatur EBOOK'.
ENDCASE.
ENDIF.

ENDIF.

Im ersten Absatz des Coding werden nur Nummern behandelt und alphanumerische Innenaufträge ignoriert. Danach werden anhand des Nummernintervalls das Genre (hier SAP Literatur) festgelegt. Danach wird für die Bücher (hier nur das Intervall SAP Literatur) die Endziffer als Argument in der CASE Anweisung übergeben und die verschiedenen Zustände per WHEN ausgewertet.

Ein klein wenig eleganter (da für alle Publikationen) ist das natürlich mit CONCATENATE  womit zwei Strings miteinander verbunden werden.

Im Beispiel wären dieses der String 'Ebook' oder 'Print' mit den vorher festgelegten Genre (welches in der Variable COKEY schon über die IF Schleife festgelegt wurde.

Konkret wäre hier also der Abschnitt wie folgt anzupassen.

IF AUFK-AUFNR => '000040210000' AND AUFK-AUFNR <= '000040239999'.
CASE AUFK-AUFNR+11(1).
WHEN '1'.
CONCENTATE ZCOKEY ' Print' INTO COKEY RESPECTING BLANKS.
WHEN '2'.
CONCENTATE ZCOKEY ' Ebook' INTO COKEY RESPECTING BLANKS.
ENDCASE.
ENDIF.

Die Abap Anweisung

    CONCATENATE altenstring neuenstring INTO altenstring REPSECTING BLANKS.

 verkettet getrennte Zeichenfolgen zu einer Zeichenfolge. Durch das Argument RESPECTING BLANKS wird auch das Leerzeichen vor der Art der Publikation ' Print' oder ' Ebook' berücksichtigt.
 

Alternative Profit-Center-Rechnung

Aus verschiedenen auch eingangs erwähnten Gründen haben wir uns gegen diese Vorgehensweise in unserem Buch entschieden und statt dessen Profit-Center genutzt um die einzelnen Publikationsfelder des im Buch erwähnten Verlages abzudecken.
 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. November 2014)
Paperback ISBN: 9783960126874

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120414

Sofern Sie aber eine wesentlich feingliedrigere Zuordnung von Innenauftragsnummern zu entsprechenden Nummernbereichen haben, kann hier eine wesentlich feingliedriger Unterscheidung der einzelnen Innenaufträge aus sprechenden Nummern bei extern vergegebenen Auftragsnummern hinterlegt werden. Gerade bei einer Vielzahl von Sondermitteln oder unterschiedlichen Landesmitteln die nur anhand der Nummer unterschieden werden kann es hier für neue Kolleginnen und Kollegen eine Hilfe sein, wenn diese hier eine kurze Erläuterung erhalten um was für eine Art von Projekten es sich dabei handelt.

Verwendung Zustazfeld COKEY für Projektbereich in Query


Sofern nun also das Zusatzfeld in eine Feldgruppe übernommen worden ist besteht auch die Möglichkeit in einer Query auf diese Bezug zu nehmen. Im Ergebnis kann somit die im Artikel "Query Einzelpostenliste Innenauftrag mit Ausweis Ertrag und Aufwand Zweiter Teil Query zur Datenaufbereitung" vorgestellt Query um weitere Informationen wie auch die FINGRUPPE erweitert werden.

Sofern zu einzelnen Innenaufträgen auch die Mittelherkunft anhand eines Ordnungsbegriffes klar definiert ist (siehe "FI-AA Anlagenbuchhaltung: Klassifizierung von Anlagen") kann in einer Quey auch die korrekte Zuordnung von Ordnungsbegriff und Innenauftragsnummernbeeich verglichen werden. Hierzu verweise ich gerne auf den Artikel "Zusammenfassung Query über Anlagenzugang - Auswertung Investitionen aus Profit-Center-Rechnung", aber dieses ist dann auch wieder ein anderes teils auch komplexeres Thema. Grundsätzlich sind aber mit SAP Query nicht nur Stammdatenauswertungen, Analysen und die Darstellung von Bewegungsdaten möglich sondern auch eine Unmenge an Kombination aus vorhandenen Daten und sogar die Neuinterpretation von im System vorhandenen Daten, so dass eine Menge an bisher in Excel erfolgte Schritte nun sozusagen einen Schritt vorverlagert nach SAP gemacht werden können.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 15. August 2016
18:54 Uhr

Fachliche und technische Dokumentation von Selektionsvarianten und individuelle Berichte in SAP identifizieren

Im Rahmen der Berichtsdokumentation kann es hilfreich sein vorhandene Selektionsvarianten zu dokumentieren.

In den meisten Berichten ist dieses über
  • SPRINGEN ->
  • VARIANTEN ->
  • ANZEIGEN

oder aber direkt wie bei der KOK5 durch die Schaltfläche ANZEIGEN (die mit der Brille) möglich in Form einer ALV Liste diese anzuzeigen.

Sofern hier aber kein Druckersymbol aktiv ist, fällt es schwer die getofffenen Merkmale zu dokumentieren. Allerdings gibt es dafür hinter der rechten Maustaste die Option TABELLENKALKULATION wodurch die dargestellte Liste mit den Einzelwerten in eine beliebige Tabellenkalkulation exportiert werden kann.

Sollte hier einmal das falsche Format in Kombination mit "Immer das gewählte Format anwenden" gewählt haben dürften die Ausführung zum Abschnitt SALV_BS_ADMIN im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" nützlich sein.

Vorhandene Varianten transportieren

Gerade bei der Dreiteilung eines SAP System (Develop (Entwicklung), Quality (Qualitätssicherung), Productiv (Produktivsystem)) kann es auch erforderlich sein vorhandene Varianten auf ein jeweils nachgelagertes System zu transportieren.

Die hierzu erforderlichen Schritte sind unter "Transport von Selektionsvarianten" beschrieben.

Grundsätzlich sollte eine umfangreiche Dokumentation zu einmal angelegten Berichten immer vorhanden sein welche nicht nur dann relevant wird, wenn aus Versehen eine Variante gelöscht wurde. Zumindest die übergreifend zur Verfügung gestellten Selektionsvarianten sind sinnvollerweise festzuhalten.

Wie schon im Artikel "Geschützte Selektionsvarianten entsperren" erläutert sind die einzelnen angelegten Varianten in der Tabelle VARID "Variantenkatalog" hinterlegt.

Anhand von Varianten häufig genutzte Berichte identifizieren

Gerade bei einen Jobwechsel wo die vorherige Stelleninhaber kaum Dokumentationen über die individuellen Berichte (FI, CO) hinterlassen haben kann hier abseits von der Suche innerhalb ABAP Workbench, Report Painter und SAP Query eine entsprechende AUswertung weiterhelfen. Über das Feld ENAME der Tabelle VARID kann anhand des Benutzername als Selektionsmerkmal  zu jeden genutzten Programm (Feldname REPORT) entsprechende Reports identifiziert werden. Dabei sind die Einträge AQ*  z.B. SAP Query, GP* dürfen Berichtsgruppen für Report Writer /Painter sein etc..

Anhand der Queryy "Tabellen hinter Transaktionscode oder ABAP Programm über eine SAP Query ermitteln" kann hier auch der umgekehrte Weg beschritten werden um anhand des ABAP Reports die zugehörige Transaktion aus der Tabelle TSTC "SAP-Transaktions-Codes" zu ermitteln. Wobei es hier auch hilfreich ist in dieser Tabelle nach Z oder Y Transaktionen zu schauen, sofern solche angelegt worden sind.

Wobei in diesen Fall auch die Tabelle SMEN_BUFFC ("Tabelle für die Ablage der Favoriten")  hilfreich sein kann, da doch die meistens genutzten Berichte von Usern in den Favoriten abgespeichert werden. Die verschiedenen Individualiserungsmöglichkeiten sind auch im Artikel "Benutzereigene SAP Menüs (Favoriten, Benutzermenü, Bereichsmenü)" erwähnt worden.

Fachliche und technische Dokumentation von Berichten

Ferner kann sowohl auf Sicht der Anwendenden eine "Dokumentation von Berichtsgruppe und Berichtsdokumentation bei Report Painter und Writer Berichten" von Berichten beim Aufruf des Berichtes hilfreich sein als auch aus technischer Sicht wie im Artikel "Report Painter Übersicht von Elementen und Merkmale zur Darstellung der Struktur und Aufbau eines Berichtes" beschrieben .

Wobei gerade die eigenentwickelten Berichten ein Thema für sich selbst. Hier verweise ich sehr gerne auf folgende Grundlagenartikel: Wobei die verschiedenen von mir gerne genutzte entwickelten Berichtstool im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" zusammengefasst sind.

Im Zusammenspiel zwischen Entwicklung und Anwendung sollte daher der Punkt Dokumentation sowohl in Richtung Handbuch für Anwendende als auch für die technische Seite betrachtet werden. Hier mag ich auch sehr gerne auf zwei Dokumentationstools beziehungsweise Software in dieser Richtung hinweisen. Besonders die "Software für Prozessbeschreibungen (DIA)" eignet sich für die  "Graphische Darstellung von Tabellenverknüpfungen bspw. bei Query" oder auch  "Ereignisgesteuerte Prozesskette in DIA darstellen (weitere Objekte einfügen)", Daneben merke ich aber auch, dass mir die Software XMIND, wie im Artikel "Mindmapping und Sketchnotes im Beruf nutzen für Brainstorming oder Mind Mapping mit XMIND" beschrieben nutze. Diese eigent sich sogar dafür Aufgaben oder Organisationen darzustellen.

Inhaltlich ist daher das Thema Berichtswesen sicherlich auch auf Dauer noch ein Thema, dass regelmäßig hier im Blog aufschlägt und aufschlagen wird.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Donnerstag, 11. August 2016
19:32 Uhr

PSM-FM Grundlagen Finanzierungszweck im Haushaltsmanagement bei Recherchebericht und Selektion

Das Thema "Finanzierungszweck" innerhalb des SAP Modul Public Sector Management - Haushaltsmanagement (PSM-FM) ist bisher in der Hauptsache Thema bei der Erstellung von Stammdatenlisten für Fonds gewesen. Hier ist im Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" beziehungsweise in den Artikeln "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" und "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck oder auch Status GESPERRT bei Innenaufträgen" dieses relativ ausführlich erläutert.

Aus Sicht einer Anwendenden ist es aber oftmals so, dass nicht eine Stammdatenliste sondern ein Bericht für diverse Projekte hier hilfreich ist. Natürlich kann innerhalb eines erstellten Rechercheberichtes (siehe "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget") anhand des Würfelmodells bei der Auswertung von der Darstellung der Fonds auf Finanzierungszwecke gewechselt werden.

Unter den Punkt Navigation ist ein Vorrat der verfügbaren Merkmale des Berichts vorhanden. Hier kann nun der Finanzierungszweck mit einfachen Klick markiert werden und per Klick auf die Schlüsselspalte die Darstellung von Fonds auf Finanzierungszwecke gewechselt werden. Sofern Sie nun ein Merkmal wie einen bestimmten Finanzierungszweck doppelt klicken wird dieses als Merkmalsfilter  gesetzt und es werden alle Fonds zu diesen Merkmal dargestellt Sofern Sie hier die Merkmalsdarstellung erneut auf Fonds umstellen oder alternativ auch die Fonds per Doppelklick als Filter verwenden um dann die Buchungskonten auf Ebene der Finanzpositionen dargestellt zu bekommen.

Es kann jedoch sein, dass Sie schon im Vorfeld nur Fonds eines bestimmten Finanzierungszweck auswerten wollen. Dazu können Sie im Einstiegsbild des Rechercheberichtes auf die Wertauswahlhilfe (F4 Taste) gehen und erhalten eine Suchhilfe über die Fonds. Im Reiter "Suche über Attribute" ist es dann möglich über die Fondsart oder eben auch Finanzierungszweck schon die relevanten Fonds auszuwählen.

Nebenbei handelt es sich beim Finanzierungszweck um ein Stammdatum, dass Sie in der Stammdatenpflege des Fonds unter
  • Rechnungswesen
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement
  • Kontierungselemente
  • Fonds
in der Stammdatenpflege (Transaktion FM5I für Anlegen oder FM5U für Ändern) im Abschnitt Zusatzdaten über das Feld Finanzierungszweck auswählen können. Hier sind alle im System schon angelegte Finanzierungszwecke zur Auswahl vorhanden.

Sofern Sie weitere Finanzierungszwecke benötigen besteht die Möglichkiet diese ebenfalls als Stammdatum mit Bezeichnung und Beschreibung anzulegen.

Diese werden ebenfalls innerhalb des Finanzkreises angelegt. Sie finden die Funktion unter:
  • Rechnungswesen
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement
  • Kontierungselemente
  • Fonds
  • Finanzierungszweck
und hier mit der Transaktion FM6I zum Anlegen, FM6U zum Ändern und FM6S zum Anzeigen.

Gerade beim Stammdatenverzeichnis (Transaktion S_KI4_38000039 - Verzeichnis der Fonds) ist die Verwendung eines Finanzierungszwecks sehr praktisch. Nebenbei gerade im Zusammenhang mit Rechercheberichten dürfte auch der Artikel "Frühjahrsputz oder geschützte Varianten und nicht mehr benötigte Rechercheberichte entfernen oder reorganisieren" bei der Pflege eines aktiven Berichtswesen sinnvoll.
 

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 9. August 2016
19:54 Uhr

Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren

Im Rahmen des Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" habe ich schon die einzelnen Elemente eines Report Writer / Report Painter Berichtes vorgestellt. Gerade wenn man einen etwas umfangreicheren Bericht entwickelt hat, kann es aber durchaus sinnvoll sein, diesen auch für andere Einrichtungen zur Verfügung zu stellen. Hierzu bietet SAP die Möglichkeit über den Präsentationsserver die einzelnen Elemente als Datei zu exportieren und auch wieder zu importieren. Dieses erfolgt in Form einer Textdatei und soll hier für die einzelnen Elemente vorgestellt werden.

Da ich mich in letzter Zeit auch wieder vermehrt mit der Frage rund ums Berichtswesen beschäftigt habe und hier auch Grundlagen wie "Kopfzeilen im Report Painter auch bei Export nach Excel verwenden" Thema waren, möchte ich hier für bestehende umfangreiche Berichte eine kurze Anleitung zum Austausch von vorhandenen Berichten schreiben.Für SAP Query habe ich dieses im Abschnitt "8. Query und Infoset per Upload/Download transportieren" der "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben, allerdings ist dieses beim Export im Bereich Report Painter und Report Writer etwas umfangreicher, so dass ich hier einen ausführlicheren Artikel für sinnvoll erachte.

Die Reihenfolge der folgenden Erläuterungen beruht darauf, dass die Komponenten aufeinander aufbauen, so dass ich hier die Erläuterung vom übergreifenden Objekt (einer Bibliothek), über Variabeln, den eigentlichen Bericht und danach die Berichtsgruppe erläutern möchte. Dabei nutze ich gleichzeitig die Gelegenheit auf Beispiele zum jeweiligen Element zu verweisen.
 

Berichtsbibliothek exportieren

In der Regel werden Berichte in einer der vorhandenen Bibliotheken angelegt, sei es nun 8A2 für die Profit-Center-Rechnung, 1VK für die Kostenstellenrechnung oder 6O1 für Innenaufträge. Manchmal kann es jedoch hilfreich sein eine eigene Bibliothek anzulegen, zum Beispiel wenn man weitere Merkmale aktivieren oder eigene Merkmale hinzufügen möchte.

Hier habe ich entsprechende Beispiele in folgenden Artikeln festgehalten: Nun stellt sich die Frage, wie diese Bibliothek auf ein anderes SAP System transportiert werden kann.

Innerhalb des SAP Menü finden Sie die Einstellungen zur Bibliothek im Menü unter:
  • Infosystem
  • Ad-Hoc-erichte
  • Report Painter
  • Report Writer
  • Bibliothek
und hier die Transaktionen GR21 für Anlegen, GR22 für Ändern und so weiter. Wenn Sie einer dieser Transaktionen aufgerufen haben können Sie über HILFSMITTEL->TRANSPORTIEREN->EXPORTIEREN oder  IMPORTIEREN die Funktionen zum Export und Import der Bibliothek aufrufen. Alternativ ist dieses auch über die Transaktion GR27 (Report Writer Bibliotheken exportieren) oder GR28 (Report Writer Bibliotheken importieren) möglich.

Im folgenden Dialog können Sie dann eine Bibliothek auswählen und im Feld Export-Datei den Speicherort festlegen. Hier habe ich mir angewöhnt als Dateiendung *.rwp zu verwenden und im Dateinamen die Importtransaktion anzugeben. Für die Bibliothek ZPC wäre der Dateiname also GR28-ZPC.RWP. Dieses erscheint mir sprechend und erleichtert später auch die Dokumentation zum Import der Datei.

Variablen für Report Painter / Report Writer exportieren

Sofern für bestimmte Berichte eigene Variablen angelegt worden sind, sollten auch diese entsprechend exportiert werden. Ein Beispiel dazu ist im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" beschrieben wodurch ein dynamischer Mehrjahresvergleich erfolgen kann. Hier können mehrere Jahre miteinander verglichen werdne und es werden nur entsprechend viele Spalten ausgegeben wie zwischen aktuellsten und ältesten Geschäftsjahr liegen.

Auch hier kann über HILFSMITTEL->TRANSPORTIEREN->EXPORTIEREN oder  IMPORTIEREN die Funktionen aufgerufen werden. Die Verwaltung von Variablen ist unter:
  • Infosystem
  • Ad-Hoc-erichte
  • Report Painter
  • Report Writer
  • Variable
zu finden (zum Beispiel die Transaktion GSI1 für Anlegen, GSI2 für ändern usw.). Auch hier kann alternativ über die Transaktion GS17 der Export beziehungsweise über GS18 der Import aufgerufen werden.

Als Datei Exportdatei würde ich hier ebenfalls GS18 gefolgt vom Variablenname (oder einer Beschreibung) und der Dateiendung .RWP vorschlagen.

Damit sind schon die komplizierten Dinge erledigt und wir können uns den Export von Bericht und Gruppe widmen, die auch im SAP Menü hinterlegt sind.

Report Painter / Report Writer Bericht exportieren

Tatsächlich ist die Funktion zum Export und Import von Berichten im SAP Menü unter
  • Infosysteme
  • Ad-Hoc-Berichte
  • Report Painter
  • Hilfsmittel
  • Transportieren
  • Berichte
zu finden. Sowohl zum Exportieren über die Transaktion GR37 als auch Importieren über die Transaktion GR38. Bevor ich nun wieder den Dateinamen GR38_Berichtsname.RWP erwähne möchte ich noch auf eine Besonderheit hinweisen. Sofern mit Sets (als Beispiel seien Kostenartengruppen, Kostenstellengruppen oder andere erwähnt) gearbeitet wird ist oftmals auch in der Exportdatei der Kostenrechnungskreis mit angegeben, so dass hier ein Import in ein anderes System daran scheitern kann.

Hier ist es dann hilfreich in einem beliebigen Texteditor (Notepad als Beispiel) über SUCHEN & ERSETZEN den Kostenrechnungskreis des eigenen Systems als Beispiel der Kostenrechnungskreis BUCH durch den im Zielsystem verwendeten Kostenrechnungskreis zu ersetzen. Sofern ihr Kostenrechnungskreis dreistellig und der Zielrechnungskreis vierstellig ist, vergessen Sie nicht das Leerzeichen ebenfalls in der Suche zu berücksichtigen. Als Beispiel könnte "KRK " durch "BUCH" und umgekehrt ersetzt werden.

Berichtsgruppe exportieren

Wesentlich unproblematischer ist der Export und Import von Berichtsgruppen. Diese Funktion ist unter:
  • Infosysteme
  • Ad-Hoc-Berichte
  • Report Painter
  • Hilfsmittel
  • Transportieren
  • Berichtsgruppen
als Transaktion GR57 Exportieren und GR58 importieren zu finden. Vermutlich ist es kaum zu glauben, aber bei mir lautet hier die Export-Datei dann GR58_Gruppenname.RWP. Wodurch später auch klar ist, wie der Bericht aufgerufen werden kann.

Notwendigkeit Transportauftrag

Leider gibt es eine Sache, die nicht per Datei ausgetauscht werden kann. Dies ist eine eigene Transaktion wie im Artikel "Parametertransaktion für Reporwriter" beschrieben. Diese kann jedoch relativ einfach selbst angelegt werden und wie im Artikel "Benutzereigene SAP Menüs (Favoriten, Benutzermenü, Bereichsmenü)" beschrieben ins eigene Berichtskonzept eingebunden werden.

Austausch von Exportdateien

Die Möglichkeiten des Export per Dateisystem und natürlich das nachfolgenden Imports ermöglichen hier eine sehr fruchtbare Zusammenarbeit über SAP Systemen hinweg. Die von mir gewählte Dateiendung RWP für Report Writer Painter ist übrigens gerade aus der Erfahrung zum Austausch von Berichten per Mail entstanden. SAP selbst schlägt als Exportdatei die Endung TXT für Textdatei vor. Leider zeigen manche Mailprogramme diese nicht als Mailanhang an sondern binden diese Textdateien dann in den Mailtext ein. Glücklicherweise ist RWP eine unbekannte Dateiform, so dass ich diese problemlos versenden kann und diese auch nicht eingebunden werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine solche Datei auch in ein Wissensmanagementsystem zum Beispiel ein Wiki wie Dokuwiki eingebunden werden kann. Hier mag ich gerne auf die Anleitung im Artikel "Dokuwiki Plugin CKGEdit und Hochladen von PDF, Excel oder andere Medien" verweisen und könnte mir vorstellen, dass dieses auch für andere Tools möglich ist.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 27. Juli 2016
21:22 Uhr

Kopfzeilen im Report Painter auch bei Export nach Excel verwenden

Eigentlich hoffte ich ja im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" alle wesentlichen Fragen rund um die Grundlagen zur Erstellung eines Report Painter / Report Writer Bericht erläutert zu haben.

Jedoch hatte ich letztens eine Anfrage erhalten, dass eine definierte Kopfzeile weder beim Export des Berichts als Excel noch bei aktivierter Excelintegration dargestellt wird, obgleich hier einige Grunddaten hinterlegt worden sind. Neben der direkten Antwort ergibt sich aus dieser Fragestellung auch der folgende Artikel.

Export nach Excel oder als Liste

Grundsätzlich ist der Export nach Excel ja schon im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" beschrieben worden. Hier kann es, wie im Artikel "Fehlende Daten bei OfficeIntegration (ReportWriter)" zwar tatsächlich Probleme geben, aber ein Grund warum die Kopfzeile nicht mit übertragen wird, war mir bisher nicht klar.

Mein erster Gedanke zum Erhalt dieser Information ist gewesen den Bericht direkt als Liste zu sichern. Hierdurch ist zwar die Formatierung nicht mehr verfügbar, aber es werden alle Informationen wie in SAP dargestellt ebenfalls exportiert. Diese Funktion ist unter
  • SYSTEM ->
  • LISTE ->
  • SICHERN ->
  • LOKALE DATEI
zu finden. Dieses war bisher auch tatsächlich meine Vorgehensweise beziehungsweise hatte ich Berichte nicht mit aktivierter Office-Integration dargestellt sondern diese deaktiviert, so dass mir immer alle Informationen ersichtlich waren.

Da nun aber ein bestimmter, relativ komplexer und damit erläuterungsbedürftiger Bericht einrichtungsübergreifend verteilt werden soll, ist es sicherlich sinnvoll auch bei aktivierter Office-Integration beziehungsweise Export nach Excel diese Information ebenfalls zur Verfügung zu stellen.

Berichtstext als Kopfzeile im Report Painter festlegen

Innerhalb des Berichtes (zum Beispiel über die Transaktion GRR2) kann im Menü über
  • ZUSÄTZE ->
  • BERICHTSTEXTE ->
  • KOPFZEILEN
eine Kopfzeile für einen Bericht erstellt werden. Hier können dann sowohl die einzelnen Merkmale (von Gruppe bis hin zur Einzelbeschreibung) oder auch Selektionsparameter, spezielle Textvariablen oder auch Allgemeine Variablen wie Datum der Berichtsausgabe eingefügt werden.

Diese Kopfzeile wird automatisch als Zeile im Bericht ausgegeben und kann optisch auch mit einem Rahmen und diversen anderen Layout versehen werden.

Allerdings ist diese Zeile, wie schon erwähnt bei der aktivierten Officeintegration oder beim Export nach Excel nicht vorhanden.

Berichtstext als Text für Export festlegen

Hier gibt es jedoch einen weiteren Punkt, den ich bisher immer übersehen hatte, der eine Kopfzeile auch für exportierte Berichte ermöglicht.

Diese ist unter
  • ZUSÄTZE ->
  • BERICHTSTEXTE ->
  • TEXT FÜR EXPORT
zu finden. Im Grunde stehen hier die gleichen Funktionen wie bei der Kopfzeile zur Verfügung.

Besonders spannend ist dieses bei Verwendung einer Variation innerhalb eines Berichtes in der zum Beispiel innerhalb einer Kostenstellengruppe navigiert wird. Im Beispielbericht "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" wird zum Beispiel eine Innenauftragsgruppe ausgewertet (innerhalb der Bibliothek 1CT) nun kann als Kopfzeile und auch als Berichtstext nicht nur die selektierten Innenauftragsgruppe sondern auch der Verantwortliche, Antragssteller, Laufzeit etc. mit exportiert werden, so dass vor der eigentlichen Tabelle noch eine Vielzahl an darüber hinaus gehenden Informationen hier hinterlegt werden können.

Text aus Vorlage importieren

Empfehlenswert ist es dabei aber sowohl Kopfzeile als auch die Texte für den Export zu pflegen. Sofern aber schon eine umfangreiche Kopfzeile (als Beispiel) angelegt worden ist, kann diese problemlos über das Menü
  • TEXT ->
  • VORLAGE
entweder aus dem bestehenden Bericht (durch Übernahme der Bibliothek und Bericht) oder aus einen anderen bericht über den Texttyp Kopfzeile importiert werden. Dieses erspart eine Menge an manueller Eingaben. Ferner ist es hier natürlich möglich auch aus anderen Berichten eine entsprechende Vorlage zu importieren.

Sofern noch nicht bekannt möchte ich, neben der weiter unten verlinkten Grundlagenartikel zu Report Painter und Report Writer auch auf meine Buchempfehlung hinweisen:
 
Praxishandbuch Report Painter/ Report Writer
Cover Praxishandbuch Report Painter / Report Writer
Verlag: SAP PRESS
1. Auflage (28. März 2012)
ISBN: 978-3836217187

Für etwa 59,90 € bei Amazon bestellen

Eine ausführliche Beschreibung ist unter den Buchvorstellungen als "Praxishandbuch Report Painter/ Report Writer" zu finden.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Freitag, 22. Juli 2016
17:25 Uhr

Frühjahrsputz oder geschützte Varianten und nicht mehr benötigte Rechercheberichte entfernen oder reorganisieren

Hin und wieder bietet sich auch die Sommerzeit dazu an ein wenig Frühjahrsputz innerhalb der bisher angelegten Berichte oder Varianten zu machen. Gerade bei Varianten sind oftmals welche im SAP System angelegt (und gesperrt) die durch organisatorische oder fachliche Veränderungen mittlerweile nicht mehr benötigen werden. In diesem Zusammenhang verweise ich gerne auf den hilfreichen Artikel "Geschützte Selektionsvarianten entsperren" um hier etwaige geschützte Varianten doch noch entfernen zu können.

ACHTUNG: Hinterlegte Variante in Z- oder Y-Transaktion

Sollten Sie eine Parametertransaktion angelegt haben in der eine Variante mit der Bezeichnung ALLGEMEIN mit übergeben wird (Parameter D_SREPOVARI-VARIANT) müssen Sie entweder diesen Wert löschen oder erneut eine Variante mit der Bezeichnung ALLGEMEIN erneut anlegen, sofern Sie diese gelöscht haben. Alternativ kann die Parametertransaktion nicht mehr gestartet werden. Zur Pflege einer Parametertransaktion verweise ich gerne auf "Transaktion anlegen (Report, Parameter) bspw. für SAP Query / Unterschied Parameter- oder Reporttransaktion". Damit ist auch für einen Recherchebericht diese zu beachten und ggf. bei der Berichtskonzeption zu beachten.

 

Vorhandene Rechercheberichte

Gerade wenn Sie in den letzten Jahren auch viel mit Rechercheberichten (unabhängig ob nun im Haushaltsmanagement (PSM-FM) wie im Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget", "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" in der Ergebnisrechnung  oder in der Profit-Center-Rechnung stellt sich die Frage, wie Sie nicht mehr benötigte Berichte entfernen beziehungsweise löschen können.

Dieses soll am Beispiel eines Recherchebericht im Bereich der öffentlichen Verwaltung (public sector management) im Haushaltsmanagement (funds management) sprich im Modul PSM-FM erläutert werden.

Aufbau Rechercheberichte

Während die Berichtsdefinition (Aufbau des Ergebnisblatt) innerhalb eines Formular festgelegt wird, wird die Steuerung des Berichtes in einen Bericht definiert (inkl. aller Merkmale die für den  Würfel (Merkmalaustausch) zur Verfügung stehen. Um entsprechende Berichte zu starten kann entweder eine Transaktion wie Rechercheberichhte ausführen (für PSM-FM ist dieses die Transaktion FMEQ) oder alternativ eine kundeneigene Transaktion zum Aufruf der Berichte, wie im Artikel "Parametertransaktion für Recherchebericht" angelegt werden.

Rechercheberichte reorganisieren beziehungsweise löschen

Laut Dokumentation im Customizing ist das Löschen von Berichten und Formularen über die Reorganisierung vorgesehen. Hier kann über eine Liste von selektierten Berichten und Formularen diese dann inklusive der zugehörige Daten gelöscht werden.

Diese Funktion ist im Customizing (Transaktion SPRO) unter:
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Informationssystem
  • Rechercheberichte
  • Bericht -> Bericht reorganisieren (Transaktion FME6)
  • und danach
  • Formulkar -> Formular reorganisieren (Transaktion FME5)
zu finden.

Sofern jedoch einzelne Berichte beziehungsweise Formulare gelöscht werden sollen, ist es in meinen Augen wesentlich einfacher diese über die Transaktionen Bericht ändern (Transaktion FMEL) und hier über das Menü RECHERCHEBERICHT-> LÖSCHEN (UMSCH + F2) beziehungsweise im Anschluss Formular ändern (Transaktion FMEO) und hier über FORMULAR -> LÖSCHEN (UMSCH + F2) zu löschen.

Berichtsdaten löschen


Wie im Artikel "Formatanzeige im Recherchebericht (Darstellung in 1 EUR)" im Abschnitt Berichtsdaten sichern beschrieben besteht auch bei Rechercheberichten die Möglichkeit Daten zu halten (einzufrieren). Eine vergleichbare Funktion ist auch bei Report Painter / Report Writer Berichten durch Extrakte (siehe "ReportWriter Grundlagen - Extrakte sichern und verwalten") möglich. Um diese gespeicherten Daten zu löschen ist allerdings tatsächlich die Reorganisierung sehr praktisch die in diesen Fall unter:
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Informationssystem
  • Rechercheberichte
  • Bericht
  • Berichtsdaten reorganisieren (Transaktion FME7)
zu finden ist.Hierdurch werden. Anhand Merkmale wie Geschäftsjahr oder auch Erstellungsdatum etc. können hier die zu löschenden Berichtsdaten auch feingliedriger selektiert werden. Alternativ ist dieses natürlich auch nachdem der Bericht aufgerufen wurde (mit den gespeicherten Daten) unter BERICHT -> LÖSCHEN DATEN möglich.

Grundsätzlich ist eine Bereinigung von Berichten und vorhandenen Varianten sicherlich sinnvoll nicht nur aus Speicher- und Performancegründen sondern auch für eine bestehende Berichtsdokumentation und Handhabung von Berichten. Zumindest im Kreise von Kolleginnen und Kollegen ist es oft sinnvoll hier einen gewissen Aufwand in der Bereinigung von bestehenden Berichten und eventuell nicht mehr benötigte Varianten sich Gedanken zu machen.

Auch hier gilt, ebenso wie im Berechtigungswesen, die Umsetzung der Philosophie von "So viele Berichte wie nötig, so wenig Pfelgeaufwand wie irgendwie möglich".... Hier ist es einfach eine Frage von Übersichtlichkeit, Pflegeaufwand oder auch Nutzen von einzelnen Maßnahmen.

Entsprechend spannend ist natürlich die Fragestellung, wie das lokale Berichtswesen organisiert wird und einige spannende Ansätze bietet hier sicherlich der Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)". Von daher kann ich hier nur allen Lesenden dieses Artikel viel Vergnügen bei der Bereinigung bestehender und Konzeptierung eigener Berichte wünschen.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 3. Juli 2016
14:56 Uhr

Gruppierung von Finanzierungszwecken bei Drittmittelprojekten per Zusatzfeldcoding mit IF oder CASE

Gerade beim Coding von Zusatzfeldern werden Variablen oftmals auch auf ihren Inhalt hin überprüft. Hier bieten sich, wie auch in anderen Skriptsprachen, Bedingen (oder Verzweigungen) an, wie zum Beispiel IF oder CASE Statements im ABAP Coding. Anhand von Gruppierungen des Finanzierungszweck eines Haushaltsfonde (Drittmittelprojekt) soll dieses hier dargestellt werden.

Hintergrund: Anwendung Finanzierungszweck im SAP Modul Public Sector Management (PSM)

Innerhalb des Modul Haushaltsmanagement (PSM-FM) können zur Unterscheidung von Drittmittelprojekten als Merkmal sogenannte Finanzierungszwecke genutzt werden. Unerhalb der Fonds können hier einzelne Finanzierungszwecke angelegt, geändert oder auch angezeigt werden. Diese können dann innerhalb der Stammdaten von Fonds im Abschnitt Zusatzdaten ebenso wie Budgetprofile (siehe "Budgetprofil klassische Budgetierung") gepflegt werden. Hierbei handelt es sich um einen alphanummerischen Schlüßel der als Gruppierung und Auswertungsmerkmal für Fonds verwendet werden kann.

Die Finanzierungszwecke können unterhalb:
  • Rechnungswesen
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement
  • Stammdaten
  • Kontierungselemente
  • Fonds
  • Finanzierungszweck
gepflegt werden über Anlegen (Transaktion FM5I), Ändern (Transaktion FM6U) oder Anzeigen (Transaktion FM6S).

Finanzierungszweck in einer Query einbinden (Zusatzfeld oder Zusatztabelle)

Innerhalb einer Query können Sie diese dann sowohl als Zusatzfelder eingebunden werden (siehe "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck oder auch Status GESPERRT bei Innenaufträgen") oder durch Verknüpfung der Tabelle FMFINCODE mit den Stammdaten der Innenaufträge (Tabelle AUFK) als Zusatztabelle (siehe "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage") zugeordnet werden.

Unterschied CASE WHEN zu  IF, ELSEIF Statement

So detailiert entsprechende Finanzierungszwecke abgebildet werden kann es doch auch für das interne Berichtswesen interessant sein mehrere Finanzierungszwecke (FINUSE). Für eine entsprechende Auswertung sollten dann mehrere Finanzierungszwecke zusammengefasst werden wodurch dann zum Beispiel die Fiannzierungszwecke EU/ESF, EU/FRP6, EU/FRP7, EU/FRP8 und andere Mittel der Europäischen Union zu einen gemeinsamen Merkmal "EU" zusammengefasst werden, so dass hier verschiedene Drittmittelprojekte die durch die EU finanziert werden insgesamt zusammengefasst werden.

Schon bei der Darstellung im Abschnitt "Zusatzfeld VLE zur Darstellung virtueller Lehreinheit aus Teilstring der verantwortlichen Kostenstelle sofern nicht in einen anderen Feld ein Wert steht" wurden einzelne Daten ausgelesen und über eine IF Schleife das Zusatzfeld per IF und ELSEIF einen Wert zugewiesen.

Die Besonderheit von IF Statements ist, dass hier besondere Prüfungen vorgenommen werden können. Neben IF gibt es aber auch die Möglichkeit per CASE Anweisung durch ABAP Code den Einzelwert eines Feldes direkt zu prüfen.

Insgesamt können in einer CASE Abfrage bis zu acht Zustände (Bedingungen) überprüft werden.

Der Syntax dazu lautet:

CASE variable.
WHEN bedingung1 OR bedingung2 .
..
Ausgelöste Aktion
..
WHEN bedingung9 OR bedingung10.
..
Ausgelöste Aktion
...
WHEN OTHERS.
..
Kein Fall tritt ein
..
ENDCASE.

Hierdurch ist die Case Anweisung wesentlich flexibler da mehrere Bedingungen per ODER verknüpft werden können, allerdings muss eine absolute Übereinstimmung mit den Werten vorhanden sein. Sofern mit Platzhaltern * gearbeitet werden soll, ist dann doch eher die Variante von IF und ELSEIF hilfreich.

IF variable = wert.
..
ausgelöste Aktion
..
ELSIF bedingung.
..
ausgelöste Aktion bei der die Bedingung, die auch komplexer sein darf, zutrifft.
..
ELSE.
..
ausgelöste Aktion, wenn keine Bedingung zutrifft.
..
ENDIF.

Im Grunde ist diese Funktion vergleichbar mit anderen Skriptsprachen. So wäre bei PHP ein vergleichbarer Fall mit IF (siehe "Wenn das Wörtchen if nicht wär...") oder SWITCH (siehe "Hierhin switchen, dahin switchen...") vergleichbar. Dieses ist auch einer der Gründe, warum ich zum Erlernen einer Programmiersprache auch gerne auf PHP und natürlich das Buch "PHP für dich, Version 2014: So einfach war PHP-lernen noch nie!" verweise, da es sehr anschaulich die Grundlagen einer Programmiersprache darstellt und PHP relativ einfach im Bereich Webseiten für eigene Projekte bzw. die private Homepage genutzt werden kann.

Nun aber wieder zurück zur Anwendung der CASE Anweisung bei Fonds und ihren Finanzierungszwecken.

Zur Erinnerung wir haben den Finanzierungszweck entweder über ein Zusatzfeld (und damit in der Variable finuse) oder über eine Zusatztabelle und damit über das Tabellenfeld FMFINCODE-FINUSE vorliegen.
 

Exkurs Finanzierungszweck über Zusatzfeld finuse

Zusatzfeld PSM-FM Finanzierungszweck aus Fond

Das Coding für das Feld FINUSE sieht dabei wie folgt aus (wobei statt BUK natürlich Ihr Buchungskreis im Coding hinterlegt sein sollte):

    * Lokale Variablen definieren
    DATA: L_FINZWECK type FMFINCODE-FINUSE.
    DATA: L_FOND type FMFINCODE-FINCODE.
    DATA: L_AUFTRAG type AUFK-AUFNR.
    * Zuweisung von Variablen aus der Selektion
    L_AUFTRAG = AUFK-AUFNR.
    * Verschieben des gespeicherten Wertes in der Tabelle AUFK um 4 Zeichen
    * HINTERGRUND:
    * Das Fekd AUFK-AUFNR hat insgesamt 12 Zeichen.
    * Die achtstellige Auftragsnummer wird mit 0000 aufgefüllt
    * Durch die Verschiebung ist die Auftragsnummer direkt in der
    * lokalen Variable gepseichert.
    SHIFT L_AUFTRAG BY 4 PLACES LEFT.
    L_FOND = L_AUFTRAG.
    * Über die Selektabfrage hat nun das Feld Fond die richtige Länge
    SELECT SINGLE finuse FROM fmfincode INTO L_FINZWECK
           WHERE fikrs = 'BUK'
             AND fincode = L_FOND.
    * Abfangen eines Fehlers und Wertzuweisung in Zusatzfeld
    IF sy-subrc <> 0.
      CLEAR finuse.
    ELSE.
      finuse = L_FINZWECK.
    ENDIF.

ACHTUNG: Länge der Auftragsnummer / Fondsnummer beachten!

Im oberen Coding gehen wir davon aus, dass Innenauftrag und Fond jeweils acht Stellen haben. Sollte die Auftragsnummer bzw. Fondcode nur siebenstellig sein ist die Zeile auf
SHIFT L_AUFTRAG BY 5 PLACES LEFT
anzupassen.

Um nun auf die Variable oder den Finanzierungszweck zuzugreifen legen wir ein neues Zusatzfeld an.

Zusatzfeld FINANZIERUNGSGRUPPE mit CASE Anweisung

Über die Schaltfläche Zusätze (F5) bzw. innerhalb der Transaktion SQ02 (Pflege des Infosets) über  SPRINGEN-> ZUSÄTZE ZUM KNOTEN kann ein eigenes Zusatzfeld angelegt werden. Hierzu kann im Register Zusätze die Schaltfläche Anlegen ausgewählt werden. Es erscheint eine Maske in der der Name des Zusatzfeldes angegeben werden soll (im folgenden Beispiel FINGRUPPE)  und die Art der Zusatzinformation. Neben des schon angesprochenen Zusatzfeldes  sind dieses: Zusatztabelle, Zusatzstruktur und Coding. In unserem Beispiel soll ein Zusatzfeld mit den Namen FINGRUPPE angelegt werden.

Dieses hat folgende Eigenschaften: Langtext und Überschrift haben beide Finanzierungsgruppe erhalten. Die Formatangabe wurde über LIKE-Referenz idenitsch zum Feld FMFINCODE-FINUSE gehalten. Damit entspricht dieses Feld den Formatangaben in der Tabelle FMFINCODE (Typ C (Character) Länge 016 Ausgabenlänge 016). Dieses sollte, sofern Sie FINUSE per Zusatzfeld definiert haben, in einen tiefergelegten Codingabschnitt hinteregt werden.

Damit ist das Feld angelegt, hat jedoch nur eine Datendefinition aber noch keine eigene Daten (anders bei der Zusatztabelle, die sich direkt aus der Datenbank einen passenden Datensatz liest).

Nachdem ein Feld jedoch angelegt ist kann über die Schaltfläche "Coding zum Zusatz" ein passendes ABAP Coding für das Feld hinterlegt werden

Hier entscheidet dann die erste Zeile des Coding woran die Bedingungen überprüft werden sollen.

1. Variante Orientierung am Zusatzfeld FINUSE.


Wie in oberen Beispielcoding ersichtlich erhält die Variable finuse ihren endgültigen Wert durch die Anweisung

finuse = L_FINZWECK.

Somit ist die erste Zeile des Coding für unsere FINANZIERUNGSGRUPPE also:

CASE finuse.

2. Variante Einbindung als Zusatztabelle

Sollten Sie die Tabelle FMFINCODE als Zusatztabelle über das Zusatzfeld ZAUFNR eingebunden haben (siehe oben verlinkten Artikel) würde die erste Codingzeile wie folgt lauten:

CASE FMFINCODE-FINUSE.

3. Coding mit Bedingungen

In beiden Fällen kann das Coding nun wie folgt weitergehen, so dass eine entsprechende Ausgabe erfolgen wird.

  WHEN 'EU/ESF' OR 'EU/FRP7' OR 'EU/FRP8' OR 'EU/FRP6'.
    FINGRUPPE = '
EU-Projekte'.
  WHEN 'INDUSTRIE'.
    FINGRUPPE = '
Industrie'.
 WHEN OTHERS.
    FINGRUPPE = '
Andere Projekte'.
ENDCASE.

Insgesamt können je WHEN Zeile acht Varianten als Bedingung gesetzt werden.
Sinnvoller ist es natürlich bei WHEN OTHERS. dann den Finanzierungszweck des Fond auszugeben.

Für die Zusatztabelle wäre hier das Coding:

 WHEN OTHERS.
    FINGRUPPE = FMFINCODE-FINUSE.
ENDCASE.

und für das Zusatzfeld:
 

 WHEN OTHERS.
    FINGRUPPE = finuse.
ENDCASE.

Damit kann dann später noch entschieden werden, was mit einen Finanzierungszweck passieren soll und gegebenenfalls künftig eine weitere Bedingung mit eingebaut werden.

Anwendungsgebiet Finanzierungsgruppe

Während in einer Drittmittelstatistik Daten möglichst ausführlich dargestellt werden sollten kann es für Managementberichte sinnvoll sein vorhandene Daten zusammen zu fassen und so diese Projekte gruppiert darzustellen. Hierzu eigent sich dann tatsächlich die Methode der Finanzierungsgruppe, da hiermit die Ergebnisse einer Auswertung (als Beispiel sei hier der Recherchebericht "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" um eine Stammdatenliste ergänzt werden die sowohl CO Stammdaten, Klassifizierungsmerkmale als eben auch die Fiannzierungsgruppe mit ausweisen kann. Für weitere Möglichkeiten einer solchen Query verweise ich gerne auf die Artikelserien:

  1. "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage"
  2. "Query Einzelpostenliste Innenauftrag mit Ausweis Ertrag und Aufwand Zweiter Teil Query zur Datenaufbereitung"
Oder aber auf:
  1. "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck oder auch Status GESPERRT bei Innenaufträgen"
  2. "Query über verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrag - Bestimmung der Lehreinheit im Fachbereich durch Teil der Kostenstellennummer"
  3. "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM"
  4. "Weitere Zusatzfelder im Infoset mit ABAP Coding zur Verwendung in SAP Query über die Tabellen AUFK und FMFINCODE"
Je nach beabsichtigten Berichtszweck dürfen hier auch weitere Mögichkeiten vorahnden sein.
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 12. April 2016
21:20 Uhr

Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen

Neben Datenschnitten bei Pivot-Tabellen (siehe Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik") sind die Sparklines eine neue Funktion ab Excel 2010.

Definition laut Wikipedia zu "Sparkline":
"Sparklines, auch Wortgrafiken genannt, werden dazu benutzt, um Zahlen in einem Text auf platzsparende Weise grafisch zu erklären. In der Form eines stark miniaturisierten (Zeitreihen)- Diagramms zeigen Sparklines die historische Entwicklung eines numerischen Wertes und geben ihm so den Kontext, der für seine Interpretation wichtig ist. Entwickelt und benannt wurde das Konzept von Edward Tufte, einem Professor der Yale-Universität."

In Excel sind Sparklines tatsächlich kleine Diagramme die nicht als extra Objekt (Diagramm) aus Tabellen generiert werden sondern eher ein Diagramm welches im Hintergrund einer Zelle gelegt werden kann um für eine Datenreihe einen Trend darzustellen. Eine klassische Verwendung von Sparklines sind sicherlich
Währungs- oder Börsenkurse aber auch zur Datenanalyse können diese für Zeitreihen verwendet werden. Gerade im Bereich der Analyse von Drittmitteln können diese recht schnell einen ersten Eindruck von Trends vermitteln und dabei platzsparender als Diagramme sein.

Als Beispiel kann folgende stark vereinfachte Tabelle mit Drittmitteldaten für die Geschäftsjahre 2010 bis 2015 betrachtet werden.

Drittmitteljahresvergleich auf Ebene Fachbereiche

Hierbei sind sowohl positive als auch negaitve Werte erfasst, allerdings ist trotz niedriger Werte nicht sofort erkennbar, wie sich insgesamt die Werte für den einzelnen Fachbereich oder die Abteilung entwickelt hat.

 

Bisherige Formen der Trendanalyse beziehungsweise Vergleich von einzelnen Werten


Bevor in diesen Artikel ausführlicher auf die Möglichkeiten der Sparklines eingegangen wird, möchte ich noch einmal die bisher hier im Blog schon dargestellten Formen der Analyse von Daten in Form von Diagrammen oder andere meistens weitergehende Analysen in Erinnerung rufen beziehungsweise auf diese Möglichkeiten verweisen
.

Bedingte Formatierung für Vergleich zweier Werte dank bedingter Formatierung mit Pfeilen

Für den Vergleich von zwei Werten (Vergleich von Salden von zwei Jahre) kann die im Artikel "Excel: bedingte Formatierung mit Pfeilen (Darstellung Tendenzen bei Veränderungen)" beschriebene Methode verwendet werden.
Zur Erinnerung diese Darstellung sieht dann wie folgt aus:

Bedingte Formatierung zum Vergleich zweier Werte

Hier wird anhand von Pfeilen erklärt, wie sich der Saldo 2011 zum Saldo 2012 verändert hat.
Wenn ich nun aber mehrere Jahre, wie im oberen Beispiel die Jahre 2010 bis 2015, vergleichen möchte kann ich dieses allerdings nicht mehr durch eine einfache Pfeilrichtung darstellen sondern möchte hier einen Trend darstellen.

Grenzwertanalyse in Form von Pivottabellen und entsprechende 3D-Säulendiagramm

Eine ernsthafte Analyse würde hier die Drittmittel ggf. noch auf Ebene einzelner Lehreinheiten, Instute oder gar Professuren herunterbrechen um diese dann auch ausführlicher, wie bspw. im Artikel "Excel Pivottabelle Darstellung Grenzwerte Einnahmen auf Projekte je Person durch Zuordnung VZÄ auf verantwortlicher Kostenstelle" ausführlicher zu analysieren. Hierdurch könnte ein dreidimensionales Säulendigramm in der Art von folgender Abbildung entstehen.

Grenzwertanalyse von Drittmittel je Person bzw. VZÄ
 

Vergleich unterschiedlicher Werte über gestapelte Säulendiagramme mit Summenausweis

Alternativ könnten die Daten auch noch um einzelne Mittelgeber angereichert werden und hier vergleichbar zum im Artikel "Gestapelte Säulendiagramme in Excel mit Summenausweis" beschriebenen Diagramm mit Unterscheidung je Mittelgeber anstatt Gesamtkosten getrennt nach Personal, Sach und AfA erstellt werden.

Stapeldiagramm Gesamtkosten, AfA, Sachkosten und Personal

Diese Diagramme sind allesamt sicherlich sinnvoll benötigen aber relativ viel Platz und nehmen eigentlich gleichzeitig auch schon eine Interpretation der Daten vorweg. Im Gegensatz dazu können Sparklines direkt eine schnelle Analyse von Zahlenreihen ermöglichen.
 

Trendanalyse von mehreren Daten durch das Erstellen von Sparklines (Einführung in Grundlagen von Sparklines ab Excel 2010)

Um nun tatsächlich Sparklines zu nutzen werden die Zellen H2 bis H5 markiert und über den Ribbon "Einfügen" in der Befehlsgruppe "Sparklines" eine der Sparklinesarten eingefügt.

Symbolleiste Einfügen - Befehlsgruppe Sparklines

Insgesamt stehen hier drei Arten von Sparklines zur Verfügung.
Arten von Sparklines
Im einzelnen sind dieses:
  • Liniensparklines
    Hier werden die einzelnen Werte mit einer Linie verbunden, so dass eine Entwicklung dargestellt wird.
  • Säulensparklines
    Hier wird jeder Wert als eigene Säule dargestellt (klassisches Säulendiagramm)
  • Gewinn-/Verlustsparkline
    Hierbei wird ebenfalls ein Säulendiagramm dargestellt. Allerdings werden hier nicht die exakten Werte dargestellt sondern positive Werte als +1 und negative als -1 eingefügt. Somit sind hier auf einen Blick positive und negative Tendenzen ersichtlich. Allerdings werden diese nicht in der Höhe unterschieden.
Da hier eine Entwicklung graphisch dargestellt wird, bietet sich das "Liniensparkline" an.
Die entsprechende Sparklines werden in den Hintergrund einer Zelle eingefügt. Da wir mehrere Zellen markiert haben (Zelle H2 bis H5) sind diese gleichzeitig als gruppiert, so dass hier Formatierungs- und Skalierungsoptionen gemeinsam genutzt werden können. Zwar kann eine Gruppierung von ausgewählten Sparklines auch im Nachhinein vorgenommen werden, allerdings ist es so meiner Meinung nach viel einfacher.

Im nächsten Schritt wird der Datenbereich der darzustellenden Daten festgelegt.

Sparklines Datenbereich festlegen

Im Beispiel wird der Datenbereich mit B2:G5 beschrieben, Dieses entspricht den einzelnen Drittmittelwerten je Fachbereich. Als Position der Sparklines wird hierbei die Spalte H beziehungsweise die Zellen H2 bis H5 festgelegt.

Danach werden in der Spalte H schon die ersten Sparklines dargestellt und der Ribbon (Befehlsleiste) für Sparklines Entwürfe öffnet sich.

Sparklines Befehlsleiste Ribbon Entwurf

Soweit sieht die Entwicklung schon einmal sehr nett aus, allerdings können hier noch weitere Einstellungen vorgenommen werden, die oftmals sinnvoll sind.

Unter der Schaltfläche "Daten bearbeiten" kann die Behandlung von Leeren Zellen festgelegt werden.

Sparklines Behandlung von leeren oder ausgeblendeten Zellen

Hier bietet sich bei Liniendiagrammen die Option "Datenpunkte mit einer Linie verbinden".
Innerhalb der Befehlsgruppe "Anzeigen" habe ich den Punkt "Markierungen" aktiviert, so dass hier jeder Sparkliniedatenpunkt hervorgehoben wird (es wird ein Punkt auf der Linie dargestellt). In der Befehlsgruppe "Formatvorlage" können dann auch noch entsprechende Farben und Formate der Linie beziehungsweise auch vorhandene Formatvorlagen ausgewählt werden. Ein in meinen Augen wichtiger Punkt ist hier tatsächlich die Möglichkeit negative Datenpunkte rot zu färben.

Sparkline Datenpunktfarbe festlegen

Damit sehen die einzelnen Linien schon einmal wesentlich "schöner" aus.

Da hier mehrere Sparklines als Gruppe definiert wurden (entweder gleich bei der Erstellung oder über die in der Befehlsgruppe "Gruppieren" vorhandene Schaltfläche "Gruppieren") besteht nun noch eine weitere wichtige Möglichkeit zur Definition der einzelnen Achsen. Hierbei habe ich folgende Einstellungen vorgenommen.

Sparklineachse für Sparklinegruppe festlegen

Besonders wichtig sind hier in meinen Augen, "Achse anzeigen" und sowohl für Minimalwert und Höchstwert identische Werte je Sparkline zu verwenden. Um ein wenig Abstand zu haben, besteht auch die Möglichkeit hier einen benutzerdefinierten Wert festzulegen, so dass hier ein wenig Platz oben und unten im Diagramm vorhanden ist. Hierbei ist zu beachten, dass tatsächlich nur der vorhandene Zellenplatz für die Sparkline festgelegt wird.

Im Ergebnis für obiges Beispiel kann dieses dann wie folgt aussehen:

Sparkline Beispiel Linie

Das Ergebnis ist tatsächlich rot markiert. Soweit dürften die Möglichkeiten relativ klar sein. Besonders charmant ist dabei, dass durch das Einfügen von Liniendiagrammen im Hintergrund der Zelle hier auch noch Text oder andere Möglichkeiten vorhanden sind. Für die Ergebniszeile (Ergebnis) habe ich hier diese Möglichkeit direkt genutzt.

Sparkline Ergebnis über verbundene Zellen

Hierbei wurde in der Zelle B7 ein Sparkline über die Ergebniszeile (Summe) der Zellen B6:G6 festgelegt. Zur schöneren Darstellung wurden dann die Zellen B7 bis G7 miteinander verbunden und entsprechend die Zellenhöhe angepasst.

Da die Sparkline im Hintergrund der Zelle eingefügt ist kann hier tatsächlich noch eine ergänzende Information zum Beispiel der Text "Entwicklung Drittmittel" ergänzt werden.

Zu beachten ist hier, dass diese Sparklines nur in aktuellen Excelversionen (ab Excel 2010) und im XLSX Format dargestellt werden. Ebenso wie die im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" vorgestellten Datenschnitten wird diese Funktion dann gar nicht dargestellt. Entsprechend sinnvoll kann es daher sein die so erstellten Tabellen entweder als PDF oder vor der Versendung mit als XLSX Datei sich zu versichern, dass die Empfängerseite auch die Tabelle lesen kann.

Insgesamt sind diese Sparklines eine gute Funktion um "weitergehende" Analysen oder Deutungen von Daten vorzunehmen und hier eine direkte Interpretationshilfe für eine Datenreihe festzulegen.

Insgesamt hat diese Funktion tatsächlich einen Vorteil um auf schnelle Art und Weise einen Hinweis und "schnelle" Erfassung von unterschiedlichen Daten festzulegen. Diese visuelle Darstellung von Daten dürfte tatsächlich vielen Personen helfen hier die dargestellten Daten auf einen Blick zu erfassen.

Daten visualisieren und verstehen

Gerade visuell geprägte Menschen können so komplexe Daten relativ schnell vermittelt werden. Daher möchte ich hier auch noch weitere Themen hierzu ansprechen beziehungsweise auf solche verweisen.

Im Bereich der Datenvisualisierung möchte ich in diesen Zusammenhang auch noch auf zwei weitere Artikel in diesen Blog verweisen. So wurde das Thema Mindmap im Artikel "Mindmapping und Sketchnotes im Beruf nutzen für Brainstorming oder Mind Mapping mit XMIND" oder auch für "Ereignisgesteuerte Prozesskette in DIA darstellen (weitere Objekte einfügen)" mit der "Software für Prozessbeschreibungen (DIA)" vorgestellt.

Excel und andere Software bieten hier natürlich eine Menge an Möglichkeiten, allerdings sollte sich bei der Erstellung von solchen Datenbeschreibungen auch Gedanken darum gemacht werden wie hier Daten aufbereitet werden und tatsächlich für die einzelnen Berichtsempfänger auch passend aufbereitet werden. Allerdings ist diess ein Thema was wohl in jeder Form des Berichtswesen relevant ist. Ich bin hier auf jeden Fall gespannt, wie dieses für anstehenden Berichte und Projekte tatsächlich umzusetzen ist .. aber dieses Thema ist sicherlich für die weitere Zukunft ein Thema.

Versenden von Berichten oder Ablage

Neben der technischen Möglichkeiten im Berichtswesen sollten auch immer die Inhalte und die zu vermittelnden Punkte zwischen Sender und Empfänger beachtet werden. Ich hoffe, dass auch mit den Sparklines dieses gelungen ist.Nachdem die Auswertung erstellt ist kann diese entweder per Serienmailfunktion wie im Artikel "Serienmails über Serienbrieffunktion in Winword per Outlook, Thunderbird oder anderen Mailprogramm versenden" beschrieben versandt werden oder alternativ innerhalb eines ERP Systems in einer zentralen Ablage wie im Artikel "SBWP: Berechtigungen Allgemeine Ablage" beschrieben abgelegt werden.

Weitere Informationen zum Berichtswesen

Ferner sollten natürlich auch die Möglichkeiten des Berichtswesen in den einzelnen Anwendungen berücksichtigt werden. Für meine tägliche Arbeit habe ich im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" einige dieser Möglichkeiten dargestellt. Gerade im Bereich der internen Weiterbildung empfehle ich aber auch gerne "Video2brain - Onlineschulung per Videostreaming unter Android, Windows, iOS und Web" (besonders die Excelschulungen) oder auch die unterschiedlichen Socialmedia Angebote (u.a. Fachblogs) die ich im Artikel "Praktische Nutzung von social media Diensten für meinen Arbeitsalltag" vorgestellt habe. Für die eigene Weiterbildung in SAP kann ich ansonsten noch die SAP Bibliothek-Flatrate empfehlen.

Ein Eindruck vom Verlagsangebot kann sich auch im Artikel "Espresso Tutorial SAP Fachbücher Neuerscheinungen und Katalog 2016 " gemacht werden.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 10. April 2016
12:58 Uhr

Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik

Durch "Pivot Tabellen Datenschnitte: Erstellen, Formatieren, Verbinden, und Sortieren" von Lukas Rohr (excelnova.org) bin ich erstmals auf das Thema Datenschnitten bei Pivot-Tabellen aufmerksam geworden. Seit Excel 2010 ist diese Technik in Excel vorhanden und hilft dabei Filter zu setzen und gleichzeitig einen Überblick über die einzelnen ausgeblendeten Felder zu behalten.

Getreu den Motto "Es ist schon alles geschrieben, nur nicht von jedem!" möchte ich hier ebenfalls ein Beispiel zur Anwendung von Datenschnitten darstellen, auch wenn ich bisher sehr gerne auf diesen Artikel verwiesen habe. Grundlage für die zu erstellende Pivot-Tabelle ist eine Auswertung der Hochschulfinanzstatistik.

Finanzen der Hochschule - Hochschulfinanzstatistik

Wie im Artikel "Hochschulstatistische Kennzahlen" erläutert melden Hochschulen ihre "Aufwendungen und Investitionsausgaben" und  "Erträge" nach Arten und in fachlicher Gliederung. Hierbei werden die einzelnen Bereiche der Hochschulen nach "Fächergruppen" und "Lehr und Forschungsbereiche" untergliedert. Die Art der Aufwendungen und Erträge werden dabei durch SYF-Codes abgebildet.

Dieser bundeseinheitliche Schlüssel gliedert die Einnahmen und Ausgaben (bzw. Ertrag und Aufwand)  sowie Investitionen nach der Systematik der Finanzarten.  Die Lehr- und Forschungsbereichen werden nach Fächergruppenschlüssel dargestellt.

Hierbei werden die Hochschulen auf Bundesebene nach ihrer Art des Rechnungswesen unterschieden (kaufmännisch oder kameral). Für das folgende Beispiel betrachten wir den "Fragebogen für Hochschulen mit kaufmännischem Rechnungswesen" der Jahreserhebung zur Hochschulfinanzstatistik.

So wird zum Beispiel die "Evangelische Theologie" mit Fächergruppenschlüssel 020 in der Fächergruppe "01 Sprach und Kulturwissenschaften" und die "Informatik" mit Fächergruppenschlüssel 350 in der Fächergruppe "04 Mathematik, Naturwissenschaften".

Neben der Fächergruppen und Fachgebieten sind dadrunter auch noch die einzelnen Studienfächer einsortiert (als Beispiel  innerhalb der Fächergruppe 350 (Informatik) das Studienfach "Bioinformatik - 3540" oder innerhalb der Fächergruppe 020 (Evangelischen Theologie) das Studienfach "Praktische Theologie und Religionspädagogik (evang. Th.) - 0250"

Daneben gibt es noch Zentrale Einrichtungen zu denen unter anderen die Hochschulverwaltung (880) aber auch die Zentralbibliothek (900) oder das Hochschulrechenzentrum (910) gezählt wird, die jedoch auch wiederum feiner gegliedert werden können.

Hierbei berichten die Hochschulen sowohl in einer Personalstandstatistik als auch im Rahmen einer Finanzstatistik über ein Jahr. Für dieses Beispiel wird die Finanzstatistik näher betrachtet.

Wie erwähnt sind alle Aufwendungen (als Beispiel Energiekosten (522)) oder auch Erträge (u.a. aus Drittmitteln vom öffentlichen Bereich (63) oder anderen Bereich (64)) entsprechend in SYF-Code vorhanden.

Im Form eines Fragebogen werden diese Daten dann einzeln an das jeweilige Statistik Amt gesandt und im Rahmen einer Bundesstatistik zusammengefasst.

Grundtabelle - Einzeldaten nach Hochschule, Fächergruppe und SYF-Code

Im Rahmen einer Gegenüberstellung mehrere Jahre dieser Finanzstatistik kann eine entsprechende rein fiktive Grundtabelle nun wie in der folgenden Abbildung aussehen.

Grundtabelle Einzeldaten nach Jahr und Art
Über diese Tabelle kann dann über den Ribbon "Einfügen" mit der Schaltfläche "Pivottabelle" eine Pivottabelle erstellt werden.

Pivottabelle anlegen und eventuell um berechnete Felder ergänzen

Soweit ist dieses wie in jeder anderen Pivottabelle möglich.  In der Grundtabelle habe ich schon anhand des Feldes "Hochschule" die Hochschulart "Uni" oder "FH" durch die ersten drei Ziffern des Feldes "Hochschule" bestimmt. Dieses ist natürlich auch durch ein "berechnetes Feld" in der eigentlichen Pivottabelle möglich. Die hierzu erforderlichen Einstellungen habe ich in den Artikeln "Excel Berechnete Felder in Pivottabellen" und "Excel Pivottabelle Darstellung Grenzwerte Einnahmen auf Projekte je Person durch Zuordnung VZÄ auf verantwortlicher Kostenstelle" ausführlicher beschrieben.

Die auszuwertende Pivottabelle ist dabei wie folgt aufgebaut.

PivotTabelle-Feldliste

Als Filter ist hier lediglich Summe gewählt um nicht sowohl die Gruppe "01 Sprach- und Kulturwissenschaften" als auch die hier eingeordneten Lehr- und Forschungsbereiche wie zum Beispiel die Theologie doppelt zu zählen.

Selbstverständlich könnte man nun jede Menge Filter in der Pivottabelle selbst setzen.

Filtern von Daten über Datenschnitten

Eine wesentlich komfortablere Variante ist es jedoch nun hier mit Datenschnitten zu arbeiten.

Hierzu kann, sofern man in der Pivottabelle ein Feld ausgewählt hat, über den Ribbon "Optionen" innerhalb der Befehlsgruppe "Sortieren und Filtern" die Schaltfläche "Datenschnitt einfügen" einfügen (siehe Abbildung).

Datenschnitt einfügen

Hier besteht nun die Möglichkeit für jedes Feld der Datentabelle ein Datensegment festzulegen. Im einfachen Beispiel sind dies folgende Punkte:

Datenschnitt auswählen

Im Ergebnis haben wir nun mehrere Datensegmente die dynamisch den Inhalt der Pivottabelle filtern. Anhand der Energiekosten in den LFB Informatik für Fachhochschulen im Jahr 2012 ist dieses mit fiktiven Zahlen erläutert.

Ergebnis Datenschnitten

Mittlerweile sind Datenschnitten einer der Gründe warum ich den Wechsel nach Office 2010 sehr schätze und diese tatsächlich als Innovation wahrnehme. Anhand der Farben sind hier auch in den einzelnen Datenschnitten noch weitere Informationen enthalten.

Dunkelblau hinterlegt sind die Felder welche ausgewählt und auch Daten enthalten sind
Dieses trifft im Beispiel auf die Daten  der Hochschulart  "FH" oder SYF-Code "522 - Energiekosten" zu.

Innerhalb der Datenschnitten "LFB-Fächergruppe" oder auch "Hochschule" ist darüber hinaus auch zu erkennen, welche Daten durch die Auswahl in den anderen Datenschnittpunkten nicht mit angezeigt werden, obgleich hier Daten hinterlegt sind. Dieses wird durch eine transparente Farbe dargestellt.

Für die Anwendende der Pivot-Tabelle ist nun aber auch möglich anhand der Datensegmente selbst eine Auswahl an darzustellende Werte mit der Maustaste oder für mehrere Werte durch STRG und der Maustaste auszuwählen, so dass hier nicht mit Filtern sondern anhand der dargestellten Werte eine Auswahl getroffen werden kann.

Weitere Erläuterungen und sonstige Anwendungsgebiete


Damals (2014) hatte ich nur auf Facebook auf diesen Artikel hingewiesen (siehe Posting vom 7. August 2014) bin aber auch heute noch sehr begeistert von den dort beschriebenen Möglichkeiten und möchte daher auch hier im Blog nochmals auf die gelungene und umfassende Anleitung von excelnova.org zu diesen Thema verweisen.

Grundsätzlich nutze ich meine Facebook Seite tatsächlich neben Blog eine gute Quelle um über aktuelle Fundstücke rund um das Themengebiet meiner Seite informiert zu werden. Außerdem nutze ich auch selbst diese Seite um kurze Hinweise oder Webfundstücke festzuhalten die nicht unbedingt in einen ganzen Artikel beschrieben werden oder manchmal erst Jahre später als Artikel erscheinen.

Die eingangs verlinkte Anleitung stellt in meinen Augen eine umfassende Anleitung dar, auf die ich bisher immer gerne verwiesen habe und mit diesen Artikel eigentlich nur um einen weiteren Anwendungsfall ergänzen möchte. Vielleicht haben ja auch andere Kolleginnen und Kollegen im Bereich des Hochschulberichtswesen auf diese Art und Weise eine Anregung diese Technik für eigene Auswertungen zu verwenden.

Datemschnitt (Slicers) auf als Tabelle formatierte Tabellen ab Excel 2013

Durch Martin Weiß (tabellenexperte.de) ist ein weiterer Vorteil der Datenschnitten ab Excel 2013 erwähnt. Im Artikel "Bequemer filtern mit Datenschnitten" weist er darauf hin, dass ab Excel 2013 tatsächlich Datenschnitten auch auf "als Tabelle formatierte" Tabellen angewandet werden kann. Bis Excel 2010 ist die Funktion Datenschnitt (englisch “Slicers”) nur für Pivot-Tabellen verfügbar. Dieses spricht eigentlich noch mehr dafür Datentabellen tatsächlich als Tabellen zu formatieren. Ein weiterer Vorteil ist hier auch im Artikel "Mehrere Autofilter im Tabellenblatt einer Exceltabelle setzen" beschrieben.
 

Basis der Auswertungen Report Painter & Report Writer

Wenn es um Auswertungen im Hochschulberichtswesen geht sind auch folgende Artikel interessant:"Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge", "Studienbereiche und Fächergruppenschlüssel".

Wie schon im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" beschrieben sind viele dieser Berichsanforderungen mit SAP zu erfüllen. Technisch liefert hier der Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" ein passendes Werkzeug.

Daneben kann aber auch im Umgang mit öffentlichen Daten für das eigene Arbeitsumfeld eine Menge an interessanter Auswertungen erstellt werden. Im Rahmen des Zensus 2011 wurde dieses auch im Artikel "Ergebnisse des Zensus 2011" am Beispiel einer "Auswertung höchster Berufsabschluss in der Altersklasse 18 bis 29 für die Hochschulstandorte in Hessen" aber auch mit Links zu weiteren öffentlichen Daten rund um Open Data bzw. Bildungswesen ergänzt..

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 4. April 2016
20:19 Uhr

Statistischer Innenauftrag in SAP und verschiedene Anwendungen u.a. Verfügbarkeitskontrolle zum Budget im CO auf Kostenstelleneben

Eine spannende Möglichkeit zum separaten Ausweis von Kosten bieten im Controlling mit SAP die statistischen internen Innenaufträge. Daher ist es auch nicht weiter verwunderlich, dass dieses Thema in einen Forenbeitrag aufgegriffen wurde und sich hier die Frage stellte wo nun eigentlich der Unterschied zwischen einen  echten interner Auftrag und einen statistischer interner Auftrag innerhalb SAP CO ist. Im folgenden Abschnitt sollen aber nicht nur die Unterschiede sondern auch Anwendungsgebiete für statistische Innenaufträge geschildert werden.
 

Unterschied statistischer und echten internen Auftrag

Ein statistischer Innenauftrag kann genutzt werden um Kosten, die eigentlich auf eine Kostenstelle laufen dann doch statistisch auf einzelne zusätzliche Kontierungsobjekte auswerten zu können.

Im Gegensatz dazu werden "echte" Innenaufträge genutzt um die Kosten / Erlöse für eine Maßnahme (Projekt) mit einer klaren Laufzeit zu sammeln. Hierdurch unterscheidet sich ein Innenauftrag schon von der auf Dauer ausgelegte Kostenstelle.
Der Vorteil von Innenaufträge ist dabei, dass die Innenaufträge sich nicht zwangsmäßig an der Unternehmensstruktur (wie z.B. Kostenstellen) orientieren müssen sondern auch temporär genutzt werden können um den Fokus auf die Frage des "Wofür?" sind entsprechende Kosten (und Erlöse) entstanden.
 

Anwendungsfall für statistischer Innenauftrag: Fuhrparkkosten

Ein Klassisches Beispiel für die Anwendung eines statistischen Innenauftrag ist bei der Verwaltung von Fuhrparkkosten.

Für jedes Fahrzeug wird ein statistischer Innenauftrag (z.B. mit Kurztext KFZ Kennzeichen) angelegt. Die Buchung der einzelnen Fahrzeuge (Tanken, Werkstatt, Versicherung, Steuer) landen nun sowohl auf die Kostenstelle des Fuhrparks als auch durch die Nebenkontierung auf den statistischen Innenauftrag (hierzu ist die echt bebuchte Kostenstelle in den Stammdaten des Innenauftrags hinterlegt).

Für Auswertungszwecke können nun die echten Kosten des gesamten Fuhrparks auf der Kostenstelle Fuhrpark ausgewertet werden, aber statistisch ist es ebenso möglich einzelne Innenaufträge je Fahrzeug auszuwerten.

Alternativ könnten hier auch einzelne Liegenschaften verwaltet werden, die als Gesamtkosten dann auf den Gebäudekostenstellen laufen.

Ein solches Verfahren kann Sinn machen, da die Kraftfahrzeuge  nach einiger Zeit ausgemustert werden, die Gesamtkosten des Fuhrparks aber auf Dauer bestehen bleiben.

Innerhalb des Auftragsstamm ist in der Registerkarte "Zuordnungen" wird auch bei normalen Innenaufträgen eine Zuordnung einer Kostenstelle in Form der verantwortlichen (teilweise auch anfordernden) Kostenstelle gepflegt. Dieses hat jedoch für die Buchung keine Auswirkung, da der Beleg "echt" auf das CO-Objekt Innenauftrag gebucht wird.

Keine Regel ohne Ausnahme, sofern PSM-FM im Einsatz ist wird die verantwortliche Kostenstelle für Budgetbelege genutzt.

Ferner ist in der Registerkarte Zuordnungen auch das Profit-Center zu pflegen. Oftmals sind die Profit-Center aber auch an den Kostenstellen angelegt und hier wird tatsächlich der Beleg auf das zugeordnete Profit-Center fortgeschrieben.

Festlegen statistischer Innenauftrag im Auftragsstamm

Für einen statistischen Innenauftrag ist nun aber die Registerkarte "Steuerung" entscheidend. Hier kann im Abschnitt Steuerung die Funktion "statistischer Auftrag" markiert kann im Feld "Echt bebuchte Kostenstelle" die zu bebuchende Kostenstelle hinterlegt.

Dieses Feld wird auch tatsächlich nur bei statistischen Innenaufträgen berücksichtigt.

Exkurs: Literaturhinweis zum SAP Controlling

Soweit wurde darauf auch im Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" (ISBN 9783960126874 *)  hingewiesen.

 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. November 2014)
Paperback ISBN: 9783960126874

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120414


Hier möchte ich auch einen kleinen Hinweis auf das Update der SAP-Bibliothek-Flatrate hinweisen, in der natürlich ebenfalls dieses Buch enthalten ist.
 
Werbung
Die digitale SAP Bibliothek - SAP eBook Flatrate


Aber auch sonst ist die neue Oberfläche einen Blick wert. Nun möchte ich aber auf zwei weitere Anwendungen für statistische Innenaufträge eingehen. Zum Einen im Investitionsmanagement und zum anderen für die Nutzung der Verfügbarkeitskontrolle gegenüber gebuchten Budgets auf Kostenstellen, was normalerweise ohne Trickkiste nicht möglich ist.
 

Statistische Innenaufträge im Investitionsmanagement


Im Standard werden alle Buchungen auf den statistischen Auftrag zusätzlich, hier allerdings in echt, auf die hinterlegte Kostenstelle gebucht. Es besteht allerdings auch die Möglichkeit eine "abweichend einstellbare Buchungslogik" zu hinterlegen. Hier hilft dir die Feldhilfe zur "echt bebuchten Kostenstelle" weiter.

Im entsprechenden Beitrag kam es noch zu folgender Ergänzung seitens MrBojangles auf einen Anwendungsfall aus dem Investitionsmanagement.

Hier können statische Innenaufträge zur Darstellung von direkt aktivierten Anlagegütern (Investitionen) genutzt werden, die primär auf die Anlage und statistisch auf einen Innenauftrag gebucht werden. Der statistische Innenauftrag kann dann für die Budgetüberwachung genutzt werden.

Echte Innenaufträge würden verwendet werden, wenn erst die Kosten auf den Innenauftrag gesammelt werden um diese dann später auf die fertige Anlage abzurechnen. Allerdings wurde dieses im Forumbeitrag " Echter interner Auftrag vs. statistischer interner Auftrag" noch wesentlich schöner beschrieben.
 

CO Budgetierung und Verfügbarkeitskontrolle auf Kostenstellen

Im Bereich PSM-FM ist eine Verfügbarkeitskontrolle gegen Budget auf Ebene der Finanzstellen beziehungsweise Kostenstellen möglich. Innerhalb CO ist eine solche Verfügbarkeitskontrolle nur bei Projekten/Innenaufträgen gegen Budget möglich.

Hier gibt es einen entsprechenden Forumsbeitrag auf fico-forum.de "Budgetierung auf Periodenebene und auf Kostenstellen".

Allerdings kann über einen statistischen Innenauftrag die Verfügbarkeitskontrolle auch für Kostenstellen verwendet werden, auch wenn

Für eine Verfügbarkeitskontrolle auf Kostenstellen empfiehlt die SAP hier einen Umweg bzw. verweist in der Onlinehilfe noch auf eine alternative Möglichkeit in der zwar nicht gegen Kostenstellenetats aber indirekt gegen Budget im Modul CO eine Buchung geprüft werden kann. Ich fand die hier vorgestellte Lösung interessant und würde diese als kleine Ergänzung noch hier (für die nächste Suche danach) festhalten.

Über die OSS Trickkiste ist tatsächlich auch im CO eine aktive Verfügbarkeitskontrolle gegen Budget bei Kostenstellen indirekt möglich.Den entsprechenden Trick liefert hiebri der OSS Hinweis (SAP Note) "68366 - Aktive Verfügbarkeitskontrolle auf Kostenstellen" durch einen Umweg über einen statistischen Innenauftrag, da grundsätzlich ist die aktivie Verfügbarkeitskontrolle tatsächlich nur für Maßnahmen wie Aufträgen gedacht.

Um nun auch für Kostenstellen eine solche einzurichten besteht die Möglichkeit zur Kostenstelle einen statistischen Innenauftrag anzulegen und auf diesen entsprechend Budget zu erfassen.

SAP empfiehlt nun über eine kundeneigene Substitution im CO (Transakton OKC9), den statistischen Auftrag automatisch mitbuchen zu lassen, wenn eine manuelle Buchung auf die Kostenstelle erfolgt. Dieses funktioniert jedoch nicht bei Umlagen, Verteilungen und andere maschinelle Verrechnungen.

Erfolgt nun eine Buchung wird diese gegen das Budget auf den statistischen Innenauftrag geprüft und es erfolgt eine entsprechende Hinweismeldung.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Donnerstag, 3. März 2016
17:50 Uhr

Query Einzelpostenliste Innenauftrag mit Ausweis Ertrag und Aufwand Zweiter Teil Query zur Datenaufbereitung

Wie schon im ersten Teil dieses Artikel ("Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage") beschrieben wurde aus einer anderen Hochschule ("erweiterten" KollegInnenkreis) basierend auf eine CO Schulung mit SAP Query (aus der auch viele Anregungen im Artikel "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" vorgestellt wurden) die Idee die Stammdaten eines CO Innenauftrages mit einer Einzelpostenliste zu kombinieren und dabei eine Spalte für Ertrag und eine Spalte für Aufwand inklusive Abschreibungen entwickelt und entsprechend umgesetzt. Die hier genutzte Lösung innerhalb der Query möchte ich hier gerne vorstellen.

Im Ergebnis kann hier, vergleichbar zur Saldenliste im PSM-FM (siehe Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget") eine Auswertung über bestimmte Innenaufträge aller Erträge und Aufwendungen erfolgen. Ferner können hier sowohl als Selektionsmerkmal als auch für die Liste als Ausgabe entsprechende Stammdaten mit ausgegeben werden.

Basis: Infoset AUFK-COEP und Zustzfelder/Zusatztabellen

Als Grundlage für die Query habe ich ein recht umfangreiches Infoset angelegt, dass sowohl Stammdaten aus CO und PSM-FM als auch die CO Einzelposten aus der Tabelle COEP miteinander in Verbindung setzt.

Als schematische Darstellung sieht das Infoset inklusive Zusatzfelder (mit Coding) und Zusatztabelle, welche beide gelb eingefärbt sind,  wie folgt aus:

Infoset AUFK-COEP und Zusatzfelder sowie Zusatztabelle FMFINCODE

Der Aufbau des Infoset und der Zusatzfelder ist im ersten Teil dieses Artikel ausführlich beschrieben. ACHTUNG der Left outer Join gehört zwischen COEP und CSKB und nicht COEP und CSKU (Hintergrund geänderte Kostenartentexte). Hier ist die Zeichnung leider fehlerhaft.

Exkurs: Auswertung Einzelposten COEP statt Summen COSS, COSP

Per Mail wurde ich bezüglich des  Infoset angesprochen, ob es nicht sinnvoller wäre statt der Einzelposten hier die Summentabelle COSP auszuwerten, da dieses einen Performancegewinn für die spätere Query hätte. Der Gedanke der Summentabellen klingt auf den ersten Blick sympathisch hat jedoch einen entscheidenden Nachteil. In der Tabelle COSP werden nur die Primärkosten als Summe gespeichert, die sekundären Kostenarten sind in der Tabelle COSS enthalten. Die COEP hat dafür alle Einzelposten. Ebenso sind die Planbelege ein weiteres Problemfeld, da diese in der Tabelle COEJ hinterlegt sind und ebenfalls eine Herausforderung zur Auswertung bieten. Auf die Auswertung der Plan-Einzelposten bin ich im Artikel "CO Planeinzelposten Objekt und Partnerobjekt auswerten / Mehrere Felder summieren" eingegangen. In diesem Zusammenhang ist auch die Tabelle TJ01 "Betriebswirtschaftliche Vorgänge" interessant, da diese für jeden betriebswirtschaftlichen Vorgang erfasst, wo die erfassten Bewegungsdaten in Tabellenform festgehalten werden.

Zuordnung Infoset zu Query

Das entsprechende Infoset sollte, in der Transaktion SQ02 über die Schaltfläche "Zuordnung zu Rollen/Benutzergruppen" der Benutzergruppe zugeordnet werden in der nun auch die Query erstellt werden soll.

Dieses kann dann in der Transaktion SQ01 erfolgen. In der Query soll nun auf die Gruppierung der Kostenarten nach Ertrag und Aufwand eingegangen werden, sowie die eigentliche Query basierend auf diesem Infoset erstellt werde.

Dazu arbeiten wir auch wieder mit lokalen Feldern in der Query.

Neben der reinen Auswertung von einzelnen Tabellenfeldern beziehungsweise der im Infoset zur Verfügung gestellten Feldern kann innerhalb der Query auch die Ergebnisse dieser Datenbankabfrage verarbeitet werden.

Kurzbezeichnung für Wert und Kostenart


Dazu müssen einzelnen Feldern eine Kurzbezeichnung zugewiesen werden um auf diese in den lokalen Feldern dann Bezug genommen werden zu können.

Hierzu gehen wir nicht in die Grundliste der Query (wo später  auch das Layoutdesign gepflegt wird) sondern wechseln innerhalb der Querypflege mit nächstes Bild (F6) auf die Feldauswahl der Query. Sofern wir uns noch in der Layoutpflege befinden kann über Zurück dorthin gewechselt werden. Alternativ kann auch im Menü über

SPRINGEN->FELDAUSWAHL->FELDAUSWAHL

in die Feldauswahl der Query gewechselt werden. 

Achten Sie bitte darauf, dass über

EINSTELLUNGEN ->EINSTELLUNGEN

der grafischer Query Painter aktiviert ist, wobei dieses auch im Standard der Fall sein sollte. Andernfalls würde sich die Oberfläche zur Querydefinition etwas ändern (was zwar mehr Möglichkeiten bietet, aber leider auch ein wenig am Komfort der Pflege von Query verhindert.

Um den einzelnen Feldern eine Bezeichnung zuzuweisen ist es erforderlich über die Funktion

BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNGEN ->EINSCHALTEN

einzelne Felder eine Kurzbezeichnung zuordnen und mit dieser Bezeichnung dann arbeiten.

Erst nachdem die Kurzbezeichnungen eingeschaltet sind, kann über die Feldauswahl eine Kurzbezeichnung den einzelnen Feldern des Infoset zugewiesen werden.

Hierzu wechseln wir in die Felder der Feldgruppe "CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen" beziehungsweise der Feldgruppe in der Sie die Felder der Tabelle COEP zugewiesen haben.

Hier erhalten nun die Felder "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung" und  "Kostenart" eine Kurzbezeichnung. Hier wählen wir die Kurzbezeichnungen WERT und KOA.

Exkurs: Unterschiedliche Währungen im Controlling

Alternativ hätte die Kurzbezeichnung WERT auch den Feldern "Wert gesamt in Objektwährung" oder "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung" zugeordnet werden können. Sofern alle Werte in Euro geführt werden dürfte dieses identisch sein.

Allerdings kann im Controlling, besonders bei internationalen Konzernen unterschiedliche Währungen geführt werden.

Beim Festlegen eines Kostenrechnungskreis wird im Customizing auch gleichzeitig eine Kostenrechnungskreiswährung festgelegt. Dem Kostenrechnungskreis können unterschiedliche Buchungskreise zugeordnet werden, die zwar eine eigene Buchungskreiswährung  (bspw. US Doller USD oder Schweizer Franken SFR) haben aus denen aber die Kostenrechnung die gemeinsame Konzernwährung Euro ableitet, so dass innerhalb des Kostenrechnungskreis eine einheitliche Konzernwährung geführt wird.

Die Transaktionswährung weist dafür die Währung aus, in der die Belege im Controlling tatsächlich gebucht sind.

Daneben können zu einzelnen CO-Objekten, so auch Kostenstelle  oder Innenauftrag ebenfalls eigene Währungen definiert werden (bspw. in der Kostenstelle im Feld Währung in der Registerkarte Grunddaten). In der Regel wird hier aber dem CO-Objekt die Währung als Vorschlagswert beim Anlagen vorgeschlagen und zugewiesen, die auch im Kostensrechnungskreis hinterlegt ist.

Zusammenhang T-Währung (COEP-WTGBTR), O-Währung (COEP-WOGBTR), K-Währung (COEP-WKGBTR)  und Währungsumstellung

Durch den Hinweis eines Kollegen bin ich darauf aufmerksam gemacht worden, dass bei einen Mehrmandantensystemen scheinbar nur das Feld "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung"( COEP-WKGBTR ) gefüllt ist und nicht die Felder Transaktionswährung ( COEP-WTGBTR) oder Objektwährung ( COEP-WOGBTR ). Entsprechend sinnvoll ist es daher tatsächlich die Kostenrechnungskreiswährung für diese Query zu verwenden. An welcher Stelle im Customizing dieses Verhalten ausgesteuert ist kann ich leider noch nicht sagen, aber die Artikel, welche die COEP im Rahmen einer Query auswerten, habe ich passend angepasst. Hintergrund ist hier vermutlich, dass einige Mandanten die Währungsumstellung von DM auf EUR mitgemacht haben und andere erst nach der Umstellung auf Euro angelegt worden sind. Dieses spricht dafür, dass die T-Währung und O-Währung nur dann gefüllt wird, wenn auch tatsächlich unterschiedliche Währungen im Systemn vorhanden waren und ansonsten wird nur das Feld  "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung" gefüllt, wobei diesse Währung auch identisch zur Buchungskreiswährung ist.


Ich habe mich daher für WERT für "Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung" als Feld entschieden.

Lokales Feld für Ertrag, Aufwand und Verrechnung bzw. Umlage anlegen

Die nun zugewiesenenKurzbezeichnungen WERT und KOA sind notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein lokaes Feld mit einer Formel anlegen.
Dieses geht über

BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN.

Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. Entsprechend sinnvoll ist es soweit in der Feldliste herunterzunavigieren, bis wir in der Feldgruppe sind in der auch die Zusatzfelder Gesperrt, Projektbewertung und VLE (Virtuelle Lehreinheit) hinterlegt sind.

Nun können folgende Felder angelegt werden.

1. Lokales Feld ERTRAG_5
Kurzbezeichnung:  ERTRAG_5
Feldbezeichnung: 5er Ertrag
Überschrift: 5er Ertrag
Eigenschaften:
Gleiche Eigenschaften wie Feld:  WERT
Berechnungsvorschrift:
Hier muss ausnahmsweise keine komplexe Berechnung eingetragen werden, da wir nur eine Bedingung (ein Intervall an Kostenarten) benötigen.

Entsprechen lautet die Berechnung  WERT
und die zugehörige Bedingung
KOA >= 50000000 AND KOA <= 59999999

Alternativ kann dieses auch als
Bedingung:  KOA >= 50000000 AND KOA <= 59999999
Formel: WERT

angegeben werden und Sonst leer gelassen werden. Somit wird das Feld Wert nur im lokalen Feld ausgegeben, wenn die Kostenart zwischen 50000000  und 59999999 liegt.

Genauso definieren wir die beiden übrigen Felder:

2. Lokales Feld AUFWAND_6
Kurzbezeichnung:  AUFWAND_6
Feldbezeichnung: 6er Aufwand
Überschrift: 6er Aufwand
Eigenschaften:
Gleiche Eigenschaften wie Feld:  WERT
Berechnungsvorschrift:
Bedingung: KOA >= 60000000 AND KOA <= 69999999
Formel: WERT

Wobei dieses nun sowohl den Sachaufwand als auch die AfA umfasst.

Daneben legen wir noch ein weiteres Feld für die sekundären Kostenarten der Kosten-Leistungs-Rechnung an über die Verrechnungen und Umlagen erfolgen.3

3. Lokales Feld AUFWAND_9
Kurzbezeichnung:  AUFWAND_9
Feldbezeichnung: Umlage Verrechnung
Überschrift: Umlage Verrechnung
Eigenschaften:
Gleiche Eigenschaften wie Feld:  WERT
Berechnungsvorschrift:

Hier können dann mehrere Bedingungen hinterlegt werden, als Beispiel sind hier drei Nummernkreise der Kostenarten festgelegt:

Bedingung: KOA >= 91000000 AND KOA <= 91999999
Formel: WERT

Bedingung: KOA >= 93000000 AND KOA <= 93999999
Formel: WERT

Bedingung: KOA >= 95000000 AND KOA <= 95999999
Formel: Wert


Für alle anderen Kostenarten könnte nun ein weiteres Feld mit Prüfung angelegt werden, sofern keines der anderen Felder gefüllt ist.Natürlich können auch andere Intervalle (zum Beispiel für Personalkosten, AfA oder Sachkosten) gewählt werden.

Exkurs: Kontenrahmen und Kostenartenintervalle am Beispiel Personalkosten

Nehmen wir als Beispiel den Industriekontenrahmen (IKR). Hier sind die einzelnen Kontenklassen ebenfalls als Intervalle gepflegt.
Aufbau Industriekontenrahmen (IKR) - Kontenklassen  Auszug aus Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)  ISBN 9783960126874
Innerhalb der Klasse 6 (Betriebliche Aufwendungen) wären die Personalkosten in den Intervallen Löhne (620000 bis 629999), Gehälter (630000 bis 639999) und Personalnebenkosten (640000 bis 649999). Je nach Sichtweise können zu den Personalkosten auch die Sonstigen Personalaufwendungen (660000 bis 669999) betrachtet werden unter die unter anderen die  Aufwendungen für Fort- und Weiterbildung fallen.


Eine ausführliche Beschreibung der hier zugrundeliegenden Kostenartenrechnung  ist im Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" (ISBN 9783960126874 *)  zu finden... .



Hier werden auch weitere Intervalle (im Kapitel Kostenartenrechnung) sowie der Industriekontenrahmen IKR ausführlicher erläutert. Eine gute Einführung in das interne und externe Rechnungswesen anhand der SAP Module FI und CO habe ich ferner im Artikel "Schnelleinstieg ins SAP Rechnungswesen mit cat content ;-)" vorgestellt. Sollten Sie sich für SAP Fachliteratur interessieren dürfte auch die digitale SAP-Bibliothek von Espresso Tutorials interessant sein (siehe SAP ebook Flatrate).

In der in diesem Artikel erstellten Query kann, anhand der lokalen Felder, aber schon anhand der Summe der Spalten und der Summe der Spalte Wert kontrolliert werden, ob tatsächlich alle Kosten ordentlich zugeordnet sind. Sollten Sie auch weitere Aufwendungen über Kostenarten beginnend mit 7* buchen, wäre eine weitere künftige Spalte bzw. lokales Feld anzulegen.
 

Grundliste der Query anlegen


Nach Anlage der lokalen Zusatzfelder kann nun die Grundliste der Query angelegt werden.
Hierzu kann über SPRINGEN->GRUNDLISTE->AUFBAU auf die Pflege der Grundlise gewechselt werden in der sowohl das Layout als auch die einzelnen auszugebenden (oder zu selektierenden Felder) ausgewählt werden.

Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen. Bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angegeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:


Tabelle AUFK "Aufragsstammdaten"
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext  (L) AUFK-KTEXT
Arbeitsbeginn (L) AUFK-USER7
Arbeitsende (L) AUFK-USER8

Zusatzfelder (aus Infoset)
G(esperrt) (L) GESPERRT

Tabelle AUFK "Aufragsstammdaten"
Antragsteller (L) AUFK-USER0
Verantwortlicher (L) AUFK-USER2
Abteilung (L) AUFK-USER6

Tabelle FMFINCODE "FIFM: Finanzierungscode"
Finanzierungszweck von Drittmitteln  (L,S) FMFINCODE-FINUSE

Zusatzfelder (aus Infoset)
Projektbewertung (L,S) PBW

Tabelle AUFK "Aufragsstammdaten"
Verantwortliche Kostenstelle (L,S) AUFK-KOSTV


Tabelle COEP "CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen"
Geschäftsjahr (L,S) COEP-GJAHR
Vorgang CO (L) COEP-VRGNG
Belegnummer (L,S) COEP-BELNR
Kostenart (L,S) COEP-KSTAR

Tabelle CSKU "Kostenartentexte"
Bezeichnung Kostenart (L) CSKU-KTEXT

Tabelle COEP "CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen"
Wert gesamt in Kostenrechnungskreiswährung (L) COEP-WKGBTR
Je nach Betrieb kann es hier sinnvoll sein die Währungsfeldposition davor oder dahinter zu setzen. Sofern nur eine Währung genutzt wird kann natürlich auch kein Währungsfeld genutzt werden.

Tabelle COBK "CO-Objekt: Belegkopf"
Erfassungsdatum des Beleges (L,S) COBK-CPUDT
Buchungsdatum  (L) COBK-BUDAT
Benutzername  (L) COBK-USNAM

Tabelle COEP "CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen"
Positionstext (Segmenttext) (L)  COEP-SGTXT

Tabelle COBK "CO-Objekt: Belegkopf"
Belegkopf-Text (L) COBK-BLTXT

Lokale Zusatzfelder (aus der Feldliste der Query)
5er ERTRAG (L)
6er Aufwand (L)
9er UmlageVerrechnung (L)

Zur Zuordnung der Verantwortung kann nun noch die verantwortliche Kostenstelle und natürlich die Lehreinheit mit ausgegeben werden.

Tabelle CSKS "Kostenstellenstammsatz"
Kostenstelle (L) CSKS-KOSTL

CSKT "Kostenstellentexte"
Bezeichnung Kostenstelle (L) CSKT-KTEXT

Tabelle CSKS "Kostenstellenstammsatz"
Verantwortlicher (L) CSKS-VERAK
Abteilung (L) CSKS-ABTEI

Zusatzfelder (aus Infoset)
VLE (virtuelle Lehreinheit) (L) VLE

Damit kann die Query tatsächlich genutzt werden und je Innenauftrag auf Basis der einzelnen Spalten eine Zwischensumme für Ertrag, Aufwand und die interne Verrechnung beziehungsweise der Umlage ausgewiesen werden.

Besonderheiten bei Klassifizierung beziehungsweise Auswerten der Merkmale zur Unterscheidung Drittmittel, Dienstleistung oder Sonstige..


Noch eine kleine Anmerkung zur Klassifizierung. Die Merkmale der Klassifizierung  ermöglichen eine weitergehende Information zum Fond und könnten ebenso auch bei den Innenaufträgen aktiviert werden. Eine gute Übersicht zur Einführung der Klassifizierung habe ich im Artikel "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM" beschrieben. In der erstellten ALV Liste der Query kann dann auch tatsächlich nach einzelnen Merkmalen der Klassifizierung sortiert oder auch gefilert werden. Dieses ist dann wesentlich komfortabler als die Suchfunktion innerhalb der Komponente Klassifizierung von SAP. Auch wenn die Merkmale der Klassifizierung als Selektionsmerkmal in der Query keine Wertauswahlhilfe (F4) anbieten kann es hilfreich sein hier diese ebenfalls als Kriterium zu nehmen.

Somit können alle in der Projektbewertung als DL für Dienstleistung festgelegte beziehungsweise klassifizierten Projekte ausgewertet werden.

Sollten Sie die einzelnen Merkmale einmal von Freitext auf vorgegebene Merkmalswerte umgestellt haben kann die Query Daten in den Merkmalen liefern die im Stammsatz beziehungsweise in der Klassifizierung nicht vorhanden ist beziehungsweise da fehlerhaft nicht ausgewiesen wird.

Als Beispiel konnte das Merkmal PBW früher mit DM2001 gefüllt werden (Drittmittel 2001) und heutzutage werden mit DM, DL, AF bestimmte Merkmale vorgegeben und es kann kein weiteres Merkmal gepflegt werden. Dieses Problem ist im Abschnitt "Sonderfall Inkonsistenz bei Merkmalspflege" im Artikel zur Klassifizierung beschrieben.

Entsprechend spannend kann es daher sein noch weitere Merkmale der Klassifizierung, wie zum Beispiel das Förderkennzeichen des öffentlichen Mittelgeber als weiteres Selektionsmerkmal zu hinterlegen und hier entsprechende Auswertungen zu erstellen. Damit können auch anhand des Förderkennzeichen mit *ESF* alle Projekte des ESF ausgewertet werden.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Donnerstag, 18. Februar 2016
20:51 Uhr

Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage

Ausgangslage
Aus "erweiterten" KollegInnenkreis (andere Hochschule) wurde mir basierend auf eine CO Schulung mit SAP Query die Idee die Stammdaten eines CO Innenauftrages mit einer Einzelpostenliste zu kombinieren und dabei eine Spalte für die Ertrag und eine Spalte für Aufwand inklusive Abschreibungen auszuweisen vorgestellt, so dass am Ende nach Selektion bestimmter Merkmale aus den CO Stammdaten eine passende Einzelpostenauswertung erstellen zu können, die dann auch noch nach Innenaufträgen summiert werden können.

Diese Idee habe ich im kommenden Artikel aufgegriffen und um den ein oder anderen Punkt erweitert. Insgesamt kommt so eine Liste vergleichbar der Transaktion KOB1 (Aufträge Einzelposten Istkosten anzeigen) heraus. Als Summenbericht ist eine solche Auswertung problemlos im Report Writer / Painter möglich, wie im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" beschrieben. Allerdings können hier nicht alle Stammdaten des auszuwertenden CO-Objekt in unseren Fall also der Innenauftrag als Information oder auch als Selektionsfeld ausgewählt werden.

Entsprechend verfolgen wir mit einer neuen Query einen vergleichbaren Ansatz zu der Query im Artikel "Query Einzelpostenliste IST über CO Objekte (Auflösen von Innenauftrag, Kostenstelle) sowie Benutzerstammdaten und Erfassungsdatum". Jedoch sollen hier nicht einfach die CO-Objekte als Kostenstelle oder Innenauftrag ausgegeben werden sondern gerade die Innenaufträge als Auswertungsmerkmal gesondert betrachtet werden um beispielsweise alle Innenaufträge mit einen bestimmten Merkmal (zum Beispiel über das Feld "Arbeitsgenehmigung liegt vor" oder anhand der verantwortlichen Kostenstelle) auszuwerten. So kann das CHECKIN Feld zum Beispiel zur Kennzeichnung von vollkostenpflichtigen Projekten genutzt werden.

Wie bereits in der Überschrift  erwähnt, wird dieser Artikel in zwei Teilen erscheinen. Im ersten Teil wird die Grundlage für die Auswertung in Form eines Infoset erstellt werden. Hierbei sind auch viele kleine neueren Erkenntnisse rund um die Kombination von Stammdaten aus PSM-FM und CO mit eingebunden. Ferner wird innerhalb des Infoset dank Zusatzfeldcoding auch manches Datum schon vorbereitet wofür es in vorherigen Artikeln relativ umfassende komplexe Berechnungen in der Query gab. Es lohnt sich also tatsächlich diesen recht langen Artikel komplett zu lesen.
 

Infoset Stammdaten Innenauftrag und CO Einzelposten im Ist

Hierzu wurde als erstes ein Join über folgende Tabellen angelegt.

Stammdaten CO Innenauftrag AUFK verkn�pft mit CO Ist-Einzelposten (COEP und COBK)

Das Infoset ist dabei vergleichbar des oben beschriebenen Artikel angelegt, so dass sowohl die Einzelpositionen des CO Beleg als auch die Belegkopfdaten ausgewertet werden können. ACHTUNG: Dabei ist jedoch zu beachten, dass der Left Outer Join zwischen CSKB und COEP und nicht CSKU und COEP gesetzt werden sollte. Hier ist die Darstellung leider fehlerhaft.

Nun sollen aber zu den Stammdaten aus CO (beziehungsweise der Tabelle AUFK "Auftragsstammdaten") noch weitere Informationen über Zusatzfelder und Zusatztabellen mit ausgegeben werden.

Bisherige Vorgehensweise (wird im weiteren Verlauf dieses Artikels erheblich verbessert)

Hier bietet sich die Gelegenheit die in der Artikelserie

  1. "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck oder auch Status GESPERRT bei Innenaufträgen"
  2. "Query über verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrag - Bestimmung der Lehreinheit im Fachbereich durch Teil der Kostenstellennummer"
  3. "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM"
  4. "Weitere Zusatzfelder im Infoset mit ABAP Coding zur Verwendung in SAP Query über die Tabellen AUFK und FMFINCODE"

bereits vorgestellten Methoden sinnvoll zu aktualisieren und die zum Beispiel im Artikel "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" gewonnenen Erkenntnisse ebenfalls einzuarbeiten und hier ein wenig das Infoset anzupassen beziehungsweise für mich neure und in meinen Augen auch intelligentere Methoden zwecks Verknüpfung von Stammdaten aus CO und PSM-FM zu erstellen. Daneben hat sich auch bei der Erstellung eines Feldes zur Darstellung der virtuellen Lehreinheit eine Menge entwickelt, so dass diese nun direkt im Infoset als Zusatzfeld ermittelt werden kann.


Da dieses Vorhaben etwas umfangreicher ist, wurde dieser Artikel in einen Teil zur Datengrundlage (Infoset) und der Auswertung des Infoset in Form einer Query aufgeteilt.
 

Erweiterung des Infoset über Zusatzfelder


Über die Schaltfläche Zusätze (F5) bzw. innerhalb der Transaktion SQ02 (Pflege des Infosets) über  SPRINGEN-> ZUSÄTZE ZUM KNOTEN kann ein zusätzliches Feld in ein Infoset definiert werden, welches nicht direkt in der auszuwertenden Tabelle erscheint. Ich möchte im folgenden Artikel vier Zusatzfelder anlegen um hier wesentlich weitergehende Auswertungsmöglichkeiten als das Lesen einer Tabelle oder eines Infoset zu ermöglichen.

Innerhalb des nun aufgerufenen Register Zusätze kann über die Schaltfläche "Anlegen" ein Zusatzfeld erstellt werden. Es erscheint eine Maske in der der Name des Zusatzfeldes angegeben werden soll und die Art der Zusatzinformation.

Im Einzelnen können dieses Zusatztabelle, Zusatzfeld, Zusatzstruktur und Coding sein. In den folgenden drei Abschnitten soll hier Zusatzfelder erstellt werden. Wobei eines davon später für das Einfügen einer Zusatztabelle genutzt wird. Wichtig ist es nach Eingabe des Zusatzfeldes auch die Eigenschaften wie Langtext, Überschrift sowie Textlänge und Typ definiert werden. Teilweise kann hier auch mit LIKE Referenz gearbeitet werden, so dass die Feldeigenschaften eines referenzierten Tabellenfeldes entsprechen.

Damit ist dann grundsätzlich ein Feld angelegt allerdings enthält es (anders als beim Einfügen einer Zusatztabelle, die direkt mitsamt ihren Daten ins Infoset geladen wird) keine Werte. Um nun eine entsprechende Wertzuweisung im Infoset zu bekommen kann hier mit Coding zum Feld gearbeitet werden.

Nachdem ein Feld jedoch angelegt ist kann über die Schaltfläche "Coding zum Zusatz" ein passendes ABAP Coding für das Feld hinterlegt werden über das wiederum eine Datenbankabfrage erfolgen kann. In den folgenden Abschnitten habe ich das von mir eingefügte Coding angegeben und kurz erläutert.

Berechtigungen für Zusatzfelder mit ABAP Coding

Für die Pflege von Zusatzcoding sind jedoch weiter gehende Basisberechtigungen erforderlich. Hierzu werden die Berechtigungen auf das Berechtigungsobjekt S_DEVELOP und die Berechtigungsfeldwerte Objekttyp PROG, Objektname AQ* sowie die Aktivitäten 01 und 02 geprüft. Da es sich hier um recht weitgehende Berechtigungen handelt, sollten diese auch nur im Entwicklungssystem vergeben werden. Die Berechtigungsprüfung erfolgt ebenfalls, wenn die Query, wie im Artikel "Transport von SAP Queries (DL/UL)" beschrieben, per Dateiupload ins Testsystem oder Produktivsystem transportiert werden soll. Das Infoset selbst lässt sich nach einem erfolgreichen Upload noch bearbeiten, lediglich das Coding ist durch die Berechtigungsprüfung vor weiteren Änderungen geschützt.

In den folgenden Abschnitten wird auf die einzelnen Zusatzfelder mit ihren Eigenschaften und zugehörigen Coding zum Zusatzfeld eingegangen.


Zusatzfeld Gesperrt (Sperrkenzeichen auswerten)

Auch hier wird wieder ausgewertet, ob ein Innenauftrag den Systemstatus Gesperrt (in der Transaktion KO02 "Innenauftrag ändern" per Bearbeiten->Sperre setzen) hat.

Hierzu wird ein Zusatzfeld GESPERRT mit den Eigenschaften Typ C (Charcter) und einer Länge von 001 angelegt. Dahinter wird als Coding folgende Anweisung hinterlegt:

DATA: L_AUFKOBJ type AUFK-OBJNR.
DATA: L_TEMP type AUFK-OBJNR.
L_AUFKOBJ = AUFK-OBJNR.
SELECT  SINGLE objnr FROM JEST into L_TEMP
    WHERE stat = 'I0043'
    AND objnr = L_AUFKOBJ
    AND inact = ''.
IF sy-subrc <> 4.
GESPERRT = 'X'.
ELSE.
CLEAR GESPERRT.
ENDIF.

Damit der Sperrstatus ermittelt werden kann wird anhand der Objektnummer des Innenauftrag (Feld AUFK-OBJNR) in der Tabelle JEST geprüft ob der Status I0043  gesetzt ist.

Zur Verdeutlichung des Zusammenhang sei auf folgende Grafik verwiesen:

Darstellung Infoset aus AUFK, JEST (mit TJ02) und JCDS
Wobei das Thema Systemstatus auch sehr umfassend in den beiden Artikeln:
erklärt ist und für diese Auskunft lediglich die Information ausreicht, ob der aktuelle Innenuaftrag gesperrt ist oder eben nicht.


 

Zusatzfeld VLE zur Darstellung virtueller Lehreinheit aus Teilstring der verantwortlichen Kostenstelle sofern nicht in einen anderen Feld ein Wert steht

Innerhalb der Kostenstellen einer Hochschule sind auch entsprechend Lehreinheiten mit den ersten vier Ziffern verschlüsselt. Sofern abweichend zu den ersten vier Ziffern innerhalb der Fachbereichskostenstellen eine andere Lehreinheit der Kostenstelle zugeordnet werden soll, ist diese im Feld Teletexnummer (welches nicht mehr für andere Zwecke verwendet wird, ausgewiesen.

Die Ausgabe der verantwortlichen Kostenstelle ist relativ aufwändig innerhalb von lokalen Zusatzfeldern in einer Query gelöst worden. Die hier genutzte Vorgehensweise ist im Artikel "Query über verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrag - Bestimmung der Lehreinheit im Fachbereich durch Teil der Kostenstellennummer" beschrieben worden.

Diese Methode hat jedoch den Nachteil, dass jede Query erneut solche Felder und Formeln definiert bekommen muss. Entsprechend positiv wäre es natürlich, wenn eine solche Erhebung direkt im Infoset zum Beispiel über ein Zusatzfeld mit passenden Coding erfolgen kann.

Ein Auslesen der ersten vier Ziffern einer Kostenstelle über eine IF Bedingung ist mir soweit auch gelungen, allerdings hatte ich Probleme eine Abfrage zu erstellen, dass sofern das Feld Teletexnummer gefüllt ist, diese als Lehreinheit genommen wird.

Auf fico-forum.de hatte ich hier eine sehr hilfreiche Unterhaltung mit MrBojangles (Autor des Blog  SAPManDoo) im Beitrag "Query: Auslesen Stammdaten (Zusatzcoding ABAP) Problem SELECT Statement AUFK-KOSTV und CSKS-TELTX".

Das Ergebnis unserer Unterhaltung, inklusiver einer Anpassung für den Fall, dass die Kostenstelle nicht nur numerisch sondern auch Buchstaben enthält habe ich dann wie folgt als Coding zum Zusatzfeld VLE eingebaut.

Hierbei hat das Zusatzfeld VLE durch LIKE-Referenz die Eigenschaften des Tabellenfeldes CSKS-TELTX erhalten (Typ C und Länge 030).

Rahmenbedingungen:
Es werden achtstellige Kostenstellen verwendet, sofern die verantwortliche Kostenstlele des Innenauftrag zwischen 10000000 und 12345678 liegt sollen die ersten vier Ziffern der Kostenstelle als Wert für die Lehreinheit genommen werden.

Ein Sonderfall stellt nun noch die Kostenstelle 47110000 dar. Hier soll als Lehreinheit die 1047BE ausgegegeben werden. Ferner sollen die Kostenstellen der betrieblichen Einrichtung der Kostenstellen 20815000 bis 20815999  der Lehreinheit 208BE und 24300000 bis 24399999 der Einrichtung 243BE zugeordnet werden.

In allen anderen Fällen soll die verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrages (aus der Tabelle AUFK-KOSTV) ausgewiesen werden.

Problematisch dabei ist, dass wir zwar achtstellige Kostenstellen nutzen, in SAP jedoch insgesamt zehn Stellen vorgesehen sind, so dass die Kostenstelle aus dem  Tabellenfeld  AUFK-KOSTV mit führenden 00 ausgegeben würden. Mein erster Gedanke wäre daher den erhaltenen Wert mit * 1 zu multiplizieren und so eine Zahl zu erhalten. Hier wurde ich im Forum zu Recht darauf hingewiesen, dass sobald die Kostenstelle auch nur einen Buchstaben enthält ein "ABAP Dump" erzeugt wird. Hier ist eine wesentlich schönere Variante durch die Anweisung NO-ZERO die führenden 00 aus dem Feld zu entfernen und deiesen Wert als VLE zu speichern.

Abschliessend soll nun noch geprüft werden, ob das Feld CSKS-TELTX (Teletexnummer im Kostenstellenstammsatz) mit einen Wert gefüllt ist und dieser Wert in jeden Fall unabhängig der anderen Bedingungen ausgegeben werden.

Hierzu ist eine entsprechende SELECT Abfrage über die Kostenstellen durchgeführt worden. Besonders gelungen empfinde ich hierbei, dass die Gültigkeit des Kostenstellenstammsatzes dahingehend überprüft wird, ob die Information zum Datum der Auswertung (SY-DATUM auch gültig ist, da sich das Feld ja auch auf Basis von zeitabhängigen Daten bei der Kostenstelle ändern kann. Durch ne space wird auch direkt festgehalten, ob die Teletexnummer einen Wert enthält. Sollte dieses der Fall sein, bekommt das Zusatzfeld VLE den Wert der lokalen Variable L_CSKSTELTX zugewiesen, andernfalls den Wert, der anhand der IF Bedingung ermittelt wurde.

Das auf diese Anforderungen erstellte (beziehungsweise angepasste) Coding sieht dann wie folgt aus:

DATA: L_CSKSTELTX type CSKS-TELTX.
IF AUFK-KOSTV => '0010000000' AND AUFK-KOSTV =< '0012345678'.
WRITE AUFK-KOSTV(6) TO VLE NO-ZERO .
ELSEIF AUFK-KOSTV = '0047110000'.
  VLE = '1047BE'.
ELSEIF AUFK-KOSTV => '0020815000' AND AUFK-KOSTV =< '0020815999'.
  VLE = '208BE'.
ElSEIF AUFK-KOSTV => '0024300000' AND AUFK-KOSTV =< '0024399999'.
  VLE = '243BE'.
ELSE.
  WRITE AUFK-KOSTV TO VLE NO-ZERO .
ENDIF.
* bei gefülltem TELTX VLE auf TELTX setzen
SELECT teltx FROM csks INTO L_CSKSTELTX up to 1 rows
  WHERE kokrs = AUFK-KOKRS
  AND kostl = AUFK-KOSTV
  and datbi >= SY-DATUM
  and teltx ne space.
ENDSELECT.
IF sy-subrc = 0.
    VLE = L_CSKSTELTX.
ENDIF.


Nebenbei ist ein solcher fachlicher Austausch mit ein Grund, warum ich immer noch Blogs, Foren und Wikis als ein sehr hilfreiches Arbeitsmittel betrachte und sehr froh darüber bin, dass es immer noch eine Community gibt in der sich gegenseitig geholfen wird. Ein wenig hoffe ich sowohl hier im Blog als auch in einigen Onlineforen meinen Part dazu beitragen zu können. Sehr allgemein habe ich dieses Thema  im Artikel "Praktische Nutzung von social media Diensten für meinen Arbeitsalltag" angesprochen.

Stammdatenfelder aus Fond (PSM-FM) ergänzend zum Innenauftrag ausgegeben

In den beiden Artikeln "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck oder auch Status GESPERRT bei Innenaufträgen" und  "Weitere Zusatzfelder im Infoset mit ABAP Coding zur Verwendung in SAP Query über die Tabellen AUFK und FMFINCODE" wurden einzelne Felder aus der Tabelle FMFINCODE durch eine Select Abfrage und SHIFT Anweisung ausgelesen und einzeln dem Infoset hinzugefügt.

Hintergrund ist, dass das Feld AUFK-AUFNR  in der Datenbank als Character mit 12 Zeichen und das Feld FMFINCODE-FINCODE als Character mit 10 Zeichen definiert ist.

Selbst wenn die Auftragsnummer und die Nummer des Fond übereinstimmen können beide Felder nicht miteinander in Form eines Infoset verknüpft werden, da diese eine "illegale Verknüpfung" wäre, da rein technisch die Felder nicht übereinstimmen.

Innerhalb des Abschnitt "Zusatzfeld ZAUFNR (Übernahme AUFK-AUFNR als FMFINCODE-FINCODE" im Artikel "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" wurde nun eine clevere Alternative dargestellt.

Zusatzfeld ZAUFNR zur Verknüpfung von Innnenauftrag und Fond

Hierzu wurde das Zusatzfeld ZAUFNR mit per LIKE-Referenz FMFINCODE-FINCODE erstellt was in den folgenden Abschniten als Hilfsfeld genutzt werden kann.

Als erläuternde Überschrift und Langtext kann "Auftragsnummer 10 stellig" genommen werden.

Das in meinen Augen clevere Coding beschränkt sich auf einen Einzeiler in dem dem Feld per Offset die Auftragsnummer aus der Tabelle AUFK zugewiesen wird.

Für eine achtstellige Projektnummer (Innenauftrag) lautet das Coding wie folgt:

ZAUFNR = AUFK-AUFNR+4(8).

Hierbei bedient sich das Coding der Technik eines Offsets.

Durch die optionalen Angaben eines Offsets +<o> und eine Länge (<l>) direkt hinter dem Feldnamen <f>, wird der Teil des Felds, der auf Position <o>+1 beginnt und die Länge <l> hat, als eigenes Datenobjekt angesprochen.  In unseren Fall wird also für die Variable ZAUFNR das Feld AUFK-AUFNR (wir erinnern uns die zwölfstellige Auftragsnummer) eingelesen und ab der vierten Stelle insgesamt acht Stellen eingelesen. Da in der Datenbank die Auftragsnummer mit führenden 0000 hinterlegt wird erhalten wir also statt des Datenbankwerte 000012345678 die tatsächliche Auftragsnummer 12345678.

Sollten Sie eine andere Länge bei den Aufträgen oder Fonds definiert haben ist das Coding natürlich entsprechend anzupassen.

Im Ergebnis haben wir nun das Feld ZAUFNR, welches die gleichen Eigenschaften wie das Feld FINCODE innerhalb der Tabelle FMFINCODE hat.

Nun kann das Feld für verschiedene Formen der Verknüpfung genutzt werden.

SAP Query: Reihenfolge des Codeabschnittes

Beim Hinzufügen eines Zusatzfeldes oder einer Zusatztabelle kann am Punkt  Reihenfolge des Codeabschnitts gewählt werden. Auch wenn die Hilfe nicht in diese Richtung zu lesen ist, verstehe ich den Punkt so, dass wenn man Bezug auf vorab definierte Zusatzfelder nehmen möchte die hier nutzenden Felder im nachgeordneten Codeabschnitt liegen sollten.

Da ich in beiden kommenden Fällen mit den neu angelegten Feld ZAUFNR gearbeitet werden soll, werden beide kommenden Fälle im Codabschnitt 2 hinterlegt.

Zusatztabelle FMFINCODE

Anstatt eines Zusatzfeld kann im Register Zusätze über die Schaltfläche ANLEGEN auch eine ganze Tabelle eingefügt werden. Hierzu tragen wir als Name FMFINCODEfür die Stammdatentabelle der Fonds ein und wählen als Art der Zusatzinformation die Option ZUSATZTABELLE..

Im Feld "Reihenfolge des Codeabschnitts" wird nun eine 2 aus den geschilderten Gründen eingetragen.

Hintergrund ist dass erst das Feld ZAUFNR definiert sein soll, bevor Sie mit der Zusatztabelle arbeiten.

Nun erfolgt eine Abfrage über SELECT SINGLE * FROM FMFINCODE WHERE ...
in der folgedene (hervorgehobene) Bedingungen erfüllt sein sollen.

WHERE FIKRS  =  AUFK-BUKRS

da Finanzkreis und Buchungskreis identisch sind, können hier beide Felder sowohl in der Tabelle AUFK als auch FMFINCODE verwendet werden.

AND FINCODE = ZAUFNR

Hierdurch werden dann tatsächlich Fonds und Innenauftrag miteinander verknüpft und es steht die gesamte Tabelle FMFINCODE im Infoset zur Verfügung.
 

Merkmal aus Klassifizierung mit auswerten

Nehmen wir an, dass im Rahmen der Klassifizierung von Fonds im Modul PSM-FM die Projektbewertung in ein Merkmal festgehalten wird. Dann ist auch die im Artikel "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM" erheblich erleichtert.

Hierzu wird ebenfalls ein Zusatzfeld bspw. PBW für Projektbewertung mit Langtext und Überschrift Projektbewertung erstellt.

Dieses hat als Eigenschaften eine LIKE-Referenz auf AUSP-ATWRT.

Ferner wird im unteren Abschnitt des Fenster bei Reihenfolge des Codeabschnitts ebenfalls eine 2 eingetragen.

Danach wird als Coding zum Zusatzfeld ein passendes Coding zum Zusatzfeld hinterlegt, dass aus der Variable (Zusatzfeld) ZAUFNR und den Buchungskreis bzw. Finanzkreis eine Objektnummer erstellt, die dem Feld AUSP-OBJEK. entspricht.


Unter der Annahme eines dreistelligen Finanzkreis KRK und dass das Merkmal die Interne Merkmalsnummer (Feld ATINN) folgenden Wert hat 0000000022 hat wird folgendes Coding zum Feld hinterlegt:

DATA: L_objfond TYPE AUFK-AUFNR.
DATA: L_MERKMALPBW type AUSP-ATWRT.

CONCATENATE  'KRK ' ZAUFNR INTO L_OBJFOND RESPECTING BLANKS.

SELECT SINGLE ATWRT INTO L_MERKMALPBW FROM AUSP
 WHERE OBJEK = L_OBJFOND AND ATINN ='0000000022' AND KLART = '042'.
IF sy-subrc <> 0.
  CLEAR PBW.
ELSE.
  PBW = L_MERKMALPBW.
ENDIF.


Im Ergebnis enthält nun das Feld PBW die in der Klassifizierung hintelregte Projektbewertung des Fond.

Zum Abschluss können alle Zusatzfelder und die Felder der Zusatztabelle als Felder in den Feldgruppen des Infoset übernommen werden.

Persönlich habe ich mir angewöhnt, für die Zusatztabelle eine eigene Feldgruppe anzulegen und auch die Zusatzfelder in einer Extra Feldgruppe mit aufzunehmen.

Schematisch betrachtet sieht der technische Aufbau unseres Infoset nun wie folgt aus:
Infoset inklusive Zusatztabellen und Zusatzfelder f�r AUFK, FMFINCODE und COEP

ACHTUNG: Auch hier hat sich in der Zeichnung ein Fehler reingeschlichen, da der left outer join zwischen CSKB und COEP und nicht CSKU und COEP sein sollte.

Damit können in einer Query nun sowohl Stammdaten aus CO / PSM-FM als auch die Ist-Einzelposten ausgewertet werden. Daher sollten auch alle Tabellenfelder mit in das Infoset in Feldgruppen mit aufgenommen werden. So kann später die Query auch sehr flexibel angepasst werden.

Die Idee der eingangs angesprochenen freundlichen Hochschule aus der Nachbarschaft die einzelnen Felder nach Art der Verwendung zu gruppieren wird im zweiten Teil dieses Artikel dargestellt. Hier soll nur erst einmal die Datengrundlage für die Query geschaffen werden.

Der zweite Teil ist im Artikel "Query Einzelpostenliste Innenauftrag mit Ausweis Ertrag und Aufwand Zweiter Teil Query zur Datenaufbereitung" ebenfalls online zu finden.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 14. Februar 2016
16:03 Uhr

Mindmapping und Sketchnotes im Beruf nutzen für Brainstorming oder Mind Mapping mit XMIND

Das Thema Mind Map ist mir schon eine ganze Weile immer einmal wieder begegnet und ein Beitrag von der re:publica 2015 zum Thema "Sketchnotes für Einsteiger" brachte mich auf den Gedanken etwas ausführlicher mit der Frage Visualisierung und Dokumentation zu beschäftigen.

Im ersten Moment haben beide Themen als Gemeinsamkeit, dass sie Gedanken auf eine ungewöhnliche Art festhalten. Auch wenn ich eigentlich gehofft hatte hier eine einfachere Methode für Protokolle von Veranstaltungen zu finden, bin ich mittlerweile von beiden Techniken begeistert und mag diese hier kurz vorstellen.

Mit Sketchnotes können Themen durch Zeichnungen visualisiert werden und so besser in Vorträgen verinnerlicht werden. Von der Übersetzung her sind dieses "skizierte Notizen" die aus Bildern, Strukturen aber auch hervorgehobenen Texten bestehen. Eine ausführliche Anlaufstelle hierzu ist auf der Seite sketchnotes.de zu finden. Neben dieser Seite verwendet auch die Seite berufundkarriereseite.de diese Technik für ihren "Workshop Bewerbung 3.0 – Selbstpräsentation in Social Media".

Insgesamt also tatsächlich ein Thema, was für Präsentationen und für Vorträge eine spannende Methode ist, auch weil hier gemeinsam mit den Publikum an einen Vortrag aktiv gearbeitet werden kann.

Mind Mapping - Grundlagen

Da ich mich gerne von Themen ablenken lasse sollte ich nun aber wieder zurück zum Ausgangsthema "Mind Map" gehen, womit ich mich angeregt durch Sketch Notes dann ebenfalls ein wenig beschäftigte.

Das Konzept der "Mind Map" wurde von Tony Buzan entwickelt, der sich in seiner Forschung als Psychologe damit beschäftigte, wie ein Thema auf kreative natürliche Weise im Gehirn verarbeitet und ein komplexes Thema direkt erschlossen und gemerkt werden kann.


Eine sehr gute Grundlage in das Thema bietet das Buch: "Das Mind-Map-Buch: Die beste Methode zur Steigerung Ihres geistigen Potenzials" ISBN: 978-3868824414.



Hier wird sehr ausführlich die Methode erläutert, auf die ich nur am Rande eingehen möchte. Nebenbei ist dieses Buch auch, wie im Artikel "Onleihe - mein Weg zur digitalen Bibliothek" beschrieben, per Onleihe als eBook ausleihbar.

Zusammengefasst ist die Grundidee einer Mind Map, dass ausgehend von einen Hauptthema sich Gedanken vergleichbar zu Astzweige entfalten und in ein Wort entsprechend entfalten und so eine Gedankenlandkarte sich entfaltet. Diese Worte können in Großbuchstaben (für Hauptthemen) oder auch mit Farben zu unterschiedlichen Themenbereichen hervorgehoben werden.

Ferner können diese Zweige auch durch Zeichnungen ergänzt werden, so dass am Ende eine umfangreiche Darstellung erfolgt die oftmals besser optisch zu ergreifen ist als eine umfangreiche Mitschrift in reiner Textform.

Mind Maps stellen dabei eine Kategorie, Hierarchie aber auch durch die Verästelung kreative Methode dar um ein Thema umfassend festzuhalten.

In der Mitte der Mind Map steht das Oberthema (ein Projekt, ein  Schulungsthema, ein Buch) von dem aus weitere Unterthemen als Schlüsselworte dargestellt werden. Man könnte das ganze vergleichen mit einer Gliederung eines Textes in der sich die Überschriften in Kapitel und Unterkapitel aufgliedern. Alleridngs sind die Äste in der Mind Map auf ein Wort beschränkt und nicht jeder Zweig muss automatisch auch ein eigenes Kapitel werden.

Anstatt Worte können hier auch Zeichnungen verwendet werden (wodurch ich wieder auf das Thema SketchNote gelandet bin), so dass hier sich Zweig für Zweig neue Gedanken entfalten und diese auch entsprechend umgegliedert werden können.

Bleiben die Gedanken bei einen Thema stocken, kann zwischendurch ein anderer Zweig verfolgt werden und so kann eine solche Gedankenlandkarte auch tatsächlich eine Methode zur Kreativitätssteigerung sein.

Neben Zettel und Papier bietet sich mittlerweile auch Software an um ein Thema vorzubereiten bzw. eine MindMap in elektronischer Form festzuhalten. Vom Gedanken mit einer Mind Map ein Protokoll zu erstellen, bin ich mittlerweile abgekommen, allerdings empfinde ich die Herangehensweise um ein Problem oder Thema umfassender darzustellen noch immer sehr gelungen und möchte anhand der Software XMIND hier die Möglichkeiten am Beispiel der Vorbereitung einer Schulung zum Thema SAP Query darstellen.

Software XMIND - Mind Mapping software

Die Software XMIND gibt es sowohl als unterschiedliche Lizensversionen, wobei die Basisfunktionen auch in der kostenlosen "XMIND free" Version zur Verfügung stehen.

Dankenswerterweise gibt es die Software auch als Portable, so dass sie nicht im eigentlichen SInne direkt installiert werden muss, sondern auch direkt bspw. per USB Stick laufen kann.

Auf der Seite xmind.net ist diese verfügbar, wobei hier auch die anderen Versionen erhältlich sind, die mehr Exortmöglichkeiten oder auch sonstige Möglichkeiten anbieten.

In der Rubrik LIBRARY sind auch einige Beispiele für MindMaps zu finden. In diesen Artikel sollen aber die Grundlage am Beispiel einer Schulungsvorbereitung dargestellt werden.

Nachdem die Software heruntergeladen und entweder in ein Verzeichnis entpackt (portable) oder aber direkt installiert wurde kann diese direkt gestartet werden.

Im Ordner innerhalb der ZIP Datei :
  • XMind_Windows
befindet sich dann die Software XMIND Manager und kann über die Datei   "XMind.exe" gestartet werden.

Beim Start der Anwendung kann entweder eine "leere Map" aus einer Vorlage ausgewählt werden oder auch unter Formatvorlagen eine passende Formtatvorlage über den Punkt mit Beispieldaten ausgewählt werden.

XMIND  Startbildschirm

Die einfachste Möglichkeit ist es nun aber nicht eine vorhandene Vorlage (sei es mit oder ohne Beispieldaten) auszuwählen sondern unter:

DATEI-> Neue leere Map (STRG + UMSCH + N) eine neue leere Mappe zu erstellen.

In der Mitte der Mappe befindet sich nun der Hauptknoten, wie in folgender Abbildung dargestellt.

XMIND Hauptknoten

Dieser Knoten ist dann der Ausgangspunkt unserer MindMap. Per Doppelklick auf diesen Knoten kann nicht nur die Bezeichnung geändert werden sondern auch über Eigenschaften sowohl die Schriftart als auch verschiedene andere Eigenschaften des Einzelknoten geändert werden.

Unter den Button Knoten können entsprechende Unterknoten wie Äste den Hauptknoten zugeordnet werden.

XMIND Nachfolgeknoten hinzufügen

Daneben besteht die Möglichkeit einzelne Unterknoten auch vom Design her anzupassen.

XMIND Beispiel

Neben der eigentlichen Funktion einer MindMap besteht hier auch die Möglichkeit  Flussdiagramme, Organigramm oder auch Zeitpläne zu erstellen. Vom Prinzip her sollte die Software klar dargestellt sein. Nun stellt sich noch die Frage, wie diese sich in der Praxis bewährt.

Inhaltlich lässt sich hier an der Mindmap noch einiges erweitern, wobei ich das Thema SAP Query ja schon ausreichend im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" fertig beschrieben habe.

Neben der eigentlichen Erstellung der Mindmap eignet sich dieses Tool aber auch als Arbeitswerkzeug um eigene Quelle und Strukturen für ein Projekt festzuhalten. Mit der rechten Maustaste auf einen Knoten besteht hier die Möglichkeit Verknüpfungen zu hinterlegen.

XMIND Verknüpfung

In Form einer Referenz kann die Knotenverknüpfung entweder auf eine URL (Web), Datei oder auch einen anderen Knoten innerhalb der Map verweisen.

XMIND Knotenverknüpfung (Referenz)

Somit eignet sich dieses Tool auch für die Darstellung von Geschäftsprozessen oder als Ablageort für hinterlegte Dokumentationen, die so strukturiert dargestellt werden können.

Darüberhinaus können auch Kommentare und Notizen zu einzelnen Knoten eingefügt werden. Die verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten sind hinter der Schaltfläche "Mehr einfügen" verborgen.

XMIND Mehr einfügen Knoten um Funktionen erweitern

Ansonsten können hier Freitext, Bilder oder auch Verknüpfungen eingefügt werden. Nun liegt es nur noch an die Anwendende, wie dieses Tool dann tatsächlich eingesetzt werden kann.

Damit eignet sich dieses Tool sowohl für Projektplanung (bspw. eines umfangreichen Dokuments (oder Buch)) aber auch für die Dokumentation von bestehenden Projekten sowie Geschäftsprozessen.

Eine Stärke ist hier sicherlich auch, dass durch die Verknüpfungen bestehende Dokumente eingebunden werden können. Wobei die Darstellung "Ereignisgesteuerte Prozesskette in DIA darstellen (weitere Objekte einfügen)" auch in der Software DIA sehr gut gelingt. Von daher ähneln sich die Tools XMIND und Dia wie im Artikel "Software für Prozessbeschreibungen (DIA)" tatsächlich für die Darstellung von Prozessen.

Inwieweit sich Mindmaps im Berufsalltag einsetzen lassen ist dann eine Frage, was man aus diesen Tool macht und wie dieses in den eigenen Alltag eingefügt werden kann.

Weiterführende Literatur / sonstige Quellen


Sollten Sie tiefer in das Thema einsteigen wollen, kann ich auch folgende Bücher empfehlen: Sofern die Grundlagen klar erklärt sind, dürfte sowohl ein Blatt Papier als auch eine Software einen guten Einstieg ins Thema bieten. Ferner bieten auch viele Bildungseinrichtungen (VHS, Weiterbildungsangebote von Hochschulen, ...) Einführungen ins Thema an. Teilweise werden solche Schulungen auch als Bildungsurlaub angeboten.

Mind Maps in der Praxis

Eine spannende Anwendung von Mind Maps ist nicht nur im kreativen Bereich möglich sondern auch zur Darstellung von technischen Zusammenhängen eine gut Methode einen Überblick zu erhalten.

Auf der Seite von Eberstein Consulting ist mit Hilfe einer Mindmap durch René Eberstein eine Übersicht über einzelne SAP Tabellen nach unterschiedlichen Bereichen dargestellt.

Die Mind Map ist auf der Seite  www.eberstein.de/sap-tabellen.html zu finden.

Hier kann auch zwischen den einzelnen Knoten navigiert werden und so immer tiefer in dei Verästelungen navigiert werden.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Samstag, 6. Februar 2016
10:04 Uhr

Excel: Verschiedene Möglichkeiten einen Mittelwert über Zahlen ohne Nullwerte zu ermitteln

Das Positive an Excel ist ja, dass es mehr als einen Weg gibt um per Formel das gewünschte Ergebnis zu erhalten So hatte ich eine Tabelle von Kostenstellen bei denen für einen bestimmten Wert ein Durchschnitt gebildet werden soll. Es handelte sich um zehn Kostenstellen und insgesamt vier Werten. Wobei bei den anderen Kostenstellen eine 0 ausgewiesen wurde.

Um nun einen Durchschnittwert für diesen Betrag zu erhalten, war mein erster Gedanke, dass ich die Formel Mittelwert verwende. Das Ergebnis brauchte, durch die Berücksichtigung der 0 bei einzelnen Kostenstellen nicht das von mir vorgesehene Ergebnis.

Anhand der abgebildeten Tabelle wird dieses deutlich:

Zehn Einzelwerte, davon teilweise welche mit 0

In der Zelle B12 habe ich als Formel =MITTELWERT(B2:B11) eingetragen und als Durchschnittswert 80,00 € erhalten. Allerdings liegen ja die Einzelwerte allesamt über den Durchschnitt und für eine Planung wäre dieses dann eher ein ungünstiger Planansatz.

Die Formel MITTELWERT stellt mathematisch das arithmetische Mittel dar.  Hierbei wird eine Summe über alle Einzelwerte gebildet und diese durch die Anzahl der Werte dividiert. Entsprechend werden hier auch die Nullwerte berücksichtigt.

Um nun aber einen Mittelwert ohne 0 Werte zu berechnen, muss ich bei der Anzahl der Werte die 0 ausschliessen.

Eigentlich gibt es hier verschiedene Lösungsansätze von denen ich einige vorstellen mag.
 

Anzahl Werte ohne Null

Meine erste Überlegung war es die Summe über die Einzelwerte zu bilden und dann in Excel die Anzahl der Werte zu ermitteln, die nicht 0 sind.

Die Formel ANZAHL war mein erster Ansatz, allerdings gibt es hier nicht die Möglichkeit, ein einschränkendes Argument einzugeben.

Durch einen Beitrag auf clevercalcul  "So lässt sich die Funktion SUMMENPRODUKT nutzen, 13 Fälle" bin ich auf die Formel SUMMENPRODUKT gelandet, die auch weitere Argumente mit aufnehmen kann.

Hier ist eine ziemlich geniale Anwendung der Formel eine Überprüfung eines Bereiches mit zu übergeben wo die Werte ungleich 0 sind.

Die entsprechende Formel lautet:

=SUMMENPRODUKT((B2:B11<>0)*1)


Dabei wird ein WAHR als 1 und ein Falsch als 0 gezählt, so dass ich hier die Summe aus 0,1,0,1,0,0,1,0,1,0 mit 1 multipliziere und damit 4 erhalte.

Begeistert über diese Anwendung hatte ich diese ebenfalls im Kommentar eingegeben und wurde direkt auf zwei weitere, tatsächlich einfachere, Möglichkeiten hingewiesen.

Durch die Formel ZÄHLENWENN werden die nichtleeren Zellen eines Bereiches gezählt, deren Inhalt mit den Suchkriterium übereinstimmen. Konkret lautet die Formel dann:

ZÄHLENWENN(B2:B11;"<>0")

Wenn ich nun einen dieser beiden Werte dann als Divisor (Nenner) und die Summe der Einzelwerte als Dividend (Zähler) nehme  erhalte ich durch Summe / Anzahl zu berücksichtigten Werte das von mir eigentlich erhoffte Ergebnis, welches auch in folgender Abbildung ersichtlich ist.

Ermittlung der Anzahl an Werten, die nicht 0 sind

Insgesamt erhalte ich bei beiden Formeln dann als Durchschnittswert 200, was schon eher meiner Vorstellung entspricht.

Mittelwert ohne 0 Werte

Mit etwas Abstand zu dieser Berechnung gibt es allerdings auch in Excel nicht nur die indirekte Berechnung eines passenden Durchschnitt sondern auch zwei Möglichkeiten einen Mittelwert ohne Null zu berechnen.

Die einfachste Möglichkeit wäre hier die Formel MITTELWERTWENN
Konkret würde diese wie folgt aufgebaut sein:

MITTELWERTWENN(B2:B11;"<>0";B2:B11)

Hier wird tatsächlich nur ein Mittelwert gebildet, wenn die einzelnen Zellen keine 0 enthalten. Diese Formel ist ab Excel 2007 verfügbar. Davor war es erforderlich eine Matrixformel zu erstellen.

Hierzu wird die Formel

MITTELWERT(WENN(B2:B11<>0;B2:B11))

eingegeben und muss mit STRG, UMSCHALTTASTE (Shift) und EINGABETASTE (Enter) in eine Matrixformel umgewandelt werden.

Die Formel wird von Exceel darauf zwischen zwei geschweiften Klammern { und } als Matrixformel dargestellt. Eine direkte Eingabe der Formel mit geschweiften Klammern vor und hinter der Formel konvertiert die Formel jedoch nicht in eine Matrixformel, weswegen diese direkt über die Tastenkombination abgeschlossen wird. Dieses gilt auch, wenn die Formel nachträglich geändert wird und dann erneut mit STRG + UMSCHALT (Shift) + EINGABETASTE (Enter) abgeschlossen werden muss.

Zur Verdeutlichung dient folgende Abbildung:
Mittelwert ohne Null durch Mittelwertwenn oder Matrixformel

In jeden Fall ist hier dann tatsächlich der Mittelwert über die Einzelwerte 100, 200, 400 und 100 genommen werden und dürfte für einen Planansatz tatsächlich sinnvoller als das arithmetische Mittel von 80 sein.

Zur besseren Lesbarkeit der Formel, sollte ich aber tatsächlich künftig MITTELWERTWENN verwenden, da dieses dann auch schon anhand der Funktion beschreibt, welchen Durchschnitt ich hier berechnen möchte. Die verschiedenen mathematischen Mittelwertbetrachtungen (inkl. Häufigkeiten und Ausreißer) habe ich bei meiner Überlegung nun bewust ausgeblendet sondern lediglich das arithmetische Mittel ohne NULL betrachtet. Wie sagte mal ein Kollege "Als Controller sollte man nicht mehr als die Grundrechenarten anwenden +, -, / und * reichen in der Regel für 95 % aller Probleme aus...." . Insgesamt hat mir die Überlegung, trotz umständlichen Weg, sehr viel Spaß gemacht und auch der Austausch mit Gerhard Pundt von clevercalcul war hier sehr hilfreich, obgleich ich letzte Woche tatsächlich etwas durcheinander war und sein Beispiel statt ZÄHLENWENN mit ZÄHLEWENN versucht hatte nachzuvollziehen und über die Fehlermeldung erstaunt war... was manchmal so ein Buchstabe eben ausmacht ;-).

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Donnerstag, 28. Januar 2016
22:32 Uhr

Einzelposten Klassische Budgetierung Hierarchiebelge

Im Artikel "SAP PSM-FM klassische Budgetierung mit unterschiedlichen Budgetversionen" habe ich ja schon die Vorgehensweise zur Budgetbuchung innerhalb der klassischen bdugetierung beschrieben. Sowohl bei der Buchung von Originalbudget als auch bei Budgetumbuchungen sind für Fonds auch immer neben Sender und Empfänger Fonds auch die Finanzstellen als Sender und Empfänger mit angegeben. Innerhalb eines Recherchebericht (wie bspw. im Artikel "Recherchebericht Budget + Ertrag ggü. Aufwand" werden alle Budgetbuchungen mit ausgegeben, unabhängig welche Finanzstelle hier als Sender/Empfänger gesetzt ist. Allerdings gibt es Berichte in der auf Basis der verantwortlichen Kostenstelle des Innenauftrags die Finanzstelle zum Fond ausgewertet wird (sofern Finanzstelle = verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrages und der Innenauftrag auch dem Fond entspricht).

Grundsätzlich ist es über das Standardberichtswesen möglich hier die jeweiligen Einzelposten der Belege darstellen zu lassen. Dazu kann als Selektionmerkmal der Fond eingetragen werden und man erhält eine Liste der Hierarchiebelege (dieses bedeutet, dass die Einzelbuchungen auch für jede Hierarchieebene der Finanzpositionenhierarchie eine eigene Belegposition schreibt.

Sowohl für Gesamtbudget als auch Jahresbudget sind die Budgeteinzelposten im SAP Menü unter folgenden Abschnitt zu finden:
  • Rechnungswesen
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement
  • Infosystem
  • Einzelposten
  • Budget (klassische Budgetierung)
  • Hierarchiebelege
    • Gesamtbudget (Transaktion FMRP_RFFMEP2BX)
    • Jahresbudget (Transaktion FMRP_RFFMEP1BX)
Dieses ist eine schöne Möglichkeit die einzelnen Positionen der Belege dargestellt zu bekommen. Sofern jedoch eine Layoutvariante mit Filtern als Vorgabe genutzt wird kann es passieren, dass man diese vergisst und sich wundert, dass für die Fehlersuche nicht der "falsch kontierte" (z.B. abweichende Finanzstelle) Fond beziehungsweise Buchung auftaucht.

Daher stellt sich die Überlegung, ob eine solche Liste nicht auch als Query möglich zu erstellen wäre.Hier bietet der Artikel "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" einen passenden Lösungsansatz in Form der Nutzung einer logischen Datenbank.

Exkurs: Logische Datenbanken enthalten schon Verknüpfungen und können direkt als Grundlage für ein Infoset verwendet werden. Dieses hat den Vorteil, dass man nicht selbst erst einzelne Tabellenverknüpfungen erstellen muss. Die Struktur einer logischen Datenbank kann in der Transaktion SE36 eingesehen werden. Im Bereich HCM wären dieses bspw. PNP oder PCH während innerhalb des Rechnungswesen ggf. die Datenbanken ADA für die Anlegenbuchhaltung und BRF für FI Belege interessant sind.


Um unsere Berichtsanforderung zu erfüllen gibt es auch für das Modul PSM-FM eine passende logische Datenbank. Innerhalb der logischen Datenbank FMF werden verschiedene Datenstrukturen mit Bewegungsdaten versorgt. Ein Blick auf diese Datenbank mit der Transaktion SE36 kann hier tatsächlich hilfreich sein.
 

Infoset für PSM-FM Budgetbelege

Auf Basis der FMF kann folgendes Infoset über die einzelnen Strukturen erstellt werden. dabei werden zwei Feldgruppen angelegt und diesen folgende Tabellenfelder zugewiesen.

Hierbei werden aus der Datenbank von folgenden Tabellen bzw. Strukturen die Daten übernommen:

Für Gesamtbudget:
BPBTX "Summensätze: Jahresunabhängiges Budget zu Fonds  - Erweitert"
EPBT "Einzelposten: Jahresunabhängiges Budget zu Fonds"

Für Jahresbudget:
BPBYX "Summensätze: Jahresbudget  - Erweitert"
EPBY "Einzelposten: Jahresbudget"

Da es sich bei allen vieren um Strukturen handelt muss hier tatsächlich aus der LDB diese versorgt werden. Eine direkte Auswertung, über View oder Tabellenansicht ist nicht möglich.

Folgende Felder werden in die jeweiligen Feldgruppen übernommen:

Feldgruppe 01 "Budgetbelege Gesamtbudget"
Fonds ( BPBTX-FONDS )
Finanzstelle ( BPBTX-FICTR )
Finanzposition ( BPBTX-FONDS )
Belegnummer Budgetvergabe und Strukturplanung ( EPBT-BELNR )
Positionstext ( EPBT-BELNR )
Gesamtbudget in Finanzkreiswährung ( EPBT-WLGES )

Feldgruppe 02 "Budgetbelege Jahresbudget"
Fonds ( BPBYX-FONDS )
Finanzstelle ( BPBYX-FICTR )
Finanzposition ( BPBYX-FIPEX )
Belegnummer Budgetvergabe und Strukturplanung ( EPBY-BELNR )
Positionstext ( EPBY-SGTEXT )
Verteiltes Jahresbudget in Finanzkreiswährung ( EPBY-WLJHV )

Danach wir das Infoset generiert und gesichert.

Query Hierarchiebelege Gesamtbudget

Die Query zur Darstellung der Einzelbelge zum Gesamtbudget enthält dann die in der entsprechenden Feldgruppe zugeordneten Felder der Strukturen. Für die Darstellung des Gesamtbudget sind entsprechende Felder gewählt worden.

Da hier eine logische Datenbank ausgewertet wird, müssen keine Selektionsfelder definiert werden, da die Selektion für die Daten vom Infoset her selbst vorgegeben werden. Entsprechend sind alle Felder als Listenfelder markiert worden. Die Felder werden hier in der Reihenfolge angegeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:


Summensätze: Jahresunabhängiges Budget zu Fonds  - Erweitert (BPBTX)
Finanzstelle (L) BPBTX-FICTR
Fonds (L) BPBTX-FONDS
Finanzposition (L) BPBTX-FIPEX

Einzelposten: Jahresunabhängiges Budget zu Fonds (EPBT)
Text (L) EPBT-SGTEXT
Belegnr (L) EPBT-BELNR
Gesamtbudget (L) EPBT-WLGES

Grundsätzlich könnte man nun eine zweite Query für die Auswertung der Jahresbudget Einzelposten anlegen (dann allerdings aus der Feldgruppe 02 "Budgetbelege Jahresbudget" die entsprechenden Felder, welche dort definiert sind.

Um eine schnelle Identifikation der "abweichenden" Finanzstelle für einen Fond bei der Budgeterfassung zu identifizieren bietet es sich an im Grundlayout der Query das Feld Finanzstelle in den Werkzeugkasten Sortierfelder zu ziehen. Da meistens die Finanzstellen hierarisch und aufsteigend aufgebaut sind, sollten bei der Einzelpostenliste für den Fond die Finanzstellen entsprechend an oberster Position sortiert sein.

Absprung zur Beleganzeige (Berichtszuordnung FM2F)

Hierzu kann innerhalb der Pflege der Query (Einstiegsbild nach Aufruf der Query in der SQ01) über SPRINGEN->Berichtszuordnung über das +Zeile einfügen weiere Query eingefügt werden. Über anderer Berichtstyp kann hier die Funktion TR Transaktion ausgewählt werden und die Transaktion FM2F "HHM: Budget Beleg anzeigen"

Aus der Transaktion FM2F (Anzeige des Hierarchiebeleges) besteht über die Schaltfläche "Erfassbeleg" auch auf die Transaktion FR60 abzuspringen und die Kontierung am Erfassungsbeleg angezeigt zu bekommen.

Neben der eingangs im Artikel zur klassischen Budgetierung erwähnten Zusammenhang von Erfasungs- und Hierarchiebelegen könnte auch folgender Artikel "Buchungstext ändern bei Budgetbelegen in PSM-FM - Haushaltsmanagement" hilfreich sein, sofern nur der Buchungstext eine Anpassung bedarf.

Nachtrag: Einzelpostenliste (Salden) je Finanzposition nach Finanzstelle und Fond

Im Artikel "Salden je Finanzposition mit Unterscheidung Personal oder Sachaufwand aus PSM-FM durch Query über logische Datenbank FMF" ist ergänzend zu den Budgetbelegen auch eine Darstellung der gebuchten Salden je Finanzposition auf Finanzstelle und Fond dargestellt und dabei als extra Spalte noch Personalaufwand und Sachaufwand unterschieden. Gerade zum Export oder Weiterverarbeitung von Daten bietet sich eine Saldenliste in SAP an. Statt eines Rechercheberichtes kann hier eine Query eine ALV Liste nach Finanzstelle, Fond und Finanzposition liefern ohne dabei wie beim Belegjournal (Transaktion FMRP_RFFMEP1AX ) die Einzelposten mit Belegtexten auszuweisen.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 18. November 2015
17:58 Uhr

Buchveröffentlichung »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)«

Manchmal sprechen Bilder mehr als viele Worte, daher möchte ich einen Moment folgende Abbildung für sich sprechen lassen um danach etwas ausführlicher auf ein nun abgeschlossenes Projekt näher einzugehen.

"Cover Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)" von Martin Munzel und Andreas Unkelbach
ISBN: 9783960126874
 
Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)
Verlag: Espresso Tutorials GmbH
1. Auflage (01. November 2014)
 
Paperback ISBN: 9783960126874

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *
 
 
Ebook ISBN: 9783960120414

Gemeinsam mit Martin Munzel habe ich ein Buch zum "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" geschrieben und mittlerweile ist es auch im Verlag "Espresso Tutorials" veröffentlicht worden.

Schon am Cover sind folgende Themengebiete aufgelistet:
  • Gemeinkostencontrolling (CO-OM)
  • Produktkostencontrolling (CO-PC)
  • Ergebnis- und Marktsegmentierung (CO-PA)
  • Profit-Center-Rechnung (EC-PCA)
Unser Buch ist nicht nur im lokalen Buchhandel sondern auch, wie weiter unten beschrieben, direkt bestellbar. Hinter den Link ist auch eine ausführlichere Beschreibung des Buch zu finden.

Welche Themen werden behandelt?

Inhaltlich habe ich unser Buch auf der Seite "Andreas Unkelbach - Espresso Tutorials Rezension zu Schnelleinstieg ins SAP-Controlling (CO)" beschrieben.  Von daher zitiere ich an dieser Stelle einfach nur den Rückentext des Buchs.

"Dieser kompakte und anschauliche Leitfaden führt Sie in die Grundlagen des SAP-Controllings (CO) ein. Das Buch richtet sich gleichermaßen an Einsteiger wie auch an SAP-Anwender, die sich einen schnellen Überblick zu den Anwendungsmöglichkeiten der Komponente SAP CO verschaffen wollen, um alltägliche Anforderungen mit der SAP-Software umzusetzen. Sie lernen die CO-Objekte „Kostenstelle“ und „Auftrag“ näher kennen, erfahren Grundlegendes zur Mitbuchtechnik zwischen Finanzbuchhaltung (FI) und Controlling (CO) und wie Sie eine „innerbetriebliche Leistungsverrechnung“ bzw. „kennzahlenbasierte Verrechnung“ für einen Betriebsabrechnungsbogen (BAB) anwenden. Anhand praxisnaher Beispiele und Screenshots vermitteln Ihnen die erfahrenen Buchautoren die wichtigsten SAP-Controlling-Funktionen für den Lebenslauf eines Produkts: von der Kalkulation bis hin zur Fertigung sowie der anschließenden Umsatz bzw. Absatzauswertung inklusive Deckungsbeitragsrechnung."

Zu den Autoren ist ebenfalls eine kurze Zusammenfassung zu finden. Auch wenn die Autoren eigentlich bekannt sein sollten (zumindest mich sollten Sie durch dieses Blog ein wenig kennen), gibt es auf der Rückseite auch eine kurze Vorstellung der Autoren:

"Martin Munzel verfügt über mehr als 18 Jahren Erfahrung im SAP-Umfeld und hat in verschiedenen Positionen als Berater und Inhouse-Berater ein breites Praxiswissen erworben. Andreas Unkelbach ist seit 2005 im Hochschulcontrolling mit SAP in den Modulen CO, FI und PSM tätig. Daneben teilt er seinen Wissenspool im Blog auf andreas-unkelbach.de"

Wie kam es zum Buch?

Letztes Jahr (2014) hatte ich eine Mail mit der Betreffzeile "Herr Unkelbach, ich würde Sie gerne als Autor für unseren Verlag gewinnen!" erhalten und daraus hat sich im Laufe eines Jahres dann obiges Buch entwickelt. Nach der Genehmigung durch meinen Arbeitgeber hatte ich dann tatsächlich das erste Konzept zum Buch geschrieben und war neugierig auf die Rückmeldung seitens des Verlags. 

Entstehungsgeschichte des Buches?

Durch die erste Rückmeldung hat sich dann doch noch eine inhaltliche Verschiebung ergeben, so dass auch das Thema CO-PA mit aufgenommen wurde. Da ich selbst mit diesen Thema weniger Erfahrung habe, ergab sich die Chance das Buch gemeinsam mit Martin Munzel zu schreiben, so dass nun zwei Autoren am Buch geschrieben haben.

Gerade der gemeinsame Austausch beim Schreiben, die gegenseitige Unterstützung und die auf gar keinen Fall unerwähnt bleiben sollende Rückmeldungen seitens der Lektorin Anja Achilles haben mich unheimlich begeistert und aus der Idee zum Buch erst ein fertiges Werk entstehen lassen. Teilweise sind hier doch etwas umständlichere Wege geebnet worden und die Rückmeldungen haben dann insgesamt zu einen verständlichen und sehr gut lesbaren Buch geführt. Wobei ich hier verständlicherweise vielleicht auch etwas voreingenommen bin ;-).

Welche anderen Bücher sind empfehlenswert?

Für die Arbeit im Rechnungswesen und Berichtswesen mit SAP habe ich zwischendurch auch folgende Bücher etwas ausführlicher beschrieben und kann diese als praxisorientierte Einführungen empfehlen. Daneben ist aber auch die Flatrate mit Zugriff auf alle Bücher des Verlages in Form einer digitalen Onlinebibliothek empfehlenswert. Diese wird auf der Seite "Die digitale SAP Bibliothek" ausführlicher beschrieben.

Woher bekomme ich das Buch?

Natürlich kann unser Buch auch im normalen Buchhandel über die ISBN 978-3-960126874 oder per Amazon bestellt werden. Hier würde ich mich auch über eine Rezension sehr freuen.



Darüber hinaus kann aber auch auf meiner Seite eine Bestellung erfolgen. Hierzu habe ich eine "Partnerschaft mit Espresso Tutorials - SAP Fachbücher" geschlossen.

Am Ende der Buchvorstellung haben Sie die Möglichkeit das jeweilige Buch über die Schaltfläche
In den Warenkorb
Hierauf erhalten Sie eine Ansicht Ihres aktuellen Warenkorbes.

Warenkorb
Nachdem Sie ihre Zahlmethode ausgewählt haben (Paypal, Softortueberweiseung oder Vorkasse mit Rechnung) haben Sie entweder die Möglichkeit über den Button "Zur Kasse" die Bestellung abzuschliessen oder über die drei Menüpunkte.

 
Buchkatalog SAP Bibliothek-Flatrate Buchbesprechungen
 

weitere Bücher auszuwählen. Dieses kann besonders dann sinnvoll sein, wenn Sie sich die Versandkosten ersparen wollen, da ab einem Mindestbestellwert von 30 Euro ohne Versandkosten innerhalb Deutschlands versandt wird.  Ansonsten liegen in Deutschland die Versandkosten bei 1,95 Euro bzw. 3,45 Euro fürs Ausland.
Mittlerweile werden die Bücher versandkostenfrei innerhalb Deutschland versandt. Dennoch ist natürlich weiterhin ein Trend eindeutig in Richtung Zweitbuch vorhanden ;-).

Über die Schaltfläche
Shopping Cart - Warenkorb
können Sie jederzeit zum Warenkorb zurückkehren und dann über die Schaltfläche
Zur Kasse
die Bestellung durch Angabe ihrer Rechnungs- und ggf. abweichender Lieferanschrift abschliessen, so dass Sie dann auch bald die Bücher direkt geliefert bekommen.

Noch schneller ist natürlich der Zugang über die digitale Bibliothek, die ich auch schon im Artikel "Onleihe - mein Weg zur digitalen Bibliothek" kurz vorgestellt habe.

Wobei hier in naher Zukunft auch noch eine ausführlichere Beschreibung erfolgen wird. Das entsprechende Angebot ist unter

SAP Bibliothek-Flatrate

verlinkt.

SAP Fachbücher - die digitale SAP-Bibliothek von Espresso Tutorials


Espresso Tutorial - Die digitale SAP Bibliothek

Auf der Seite "Espresso Tutorials - die digitale Bibliothek" kann das Angebot von Espresso Tutorials betrachtet werden. Für einen Jahresbetrag erhält man Zugriff auf den Bestand an eBooks des Verlags zu unterschiedlichen SAP Themen. Auf dieser Seite kann sich auch ein Überblick über die vorhandenen Medien verschafft werden.

Zwischenzeitlich ist das Buch nicht nur im Buchhandel sondern auch auf Amazon sowohl als Ebook für Kindle als auch Broschiert als gedrucktes Exemplar zu finden.
Amazon Autorenseite Andreas Unkelbach

ISBN: 9783960126874

Ich freue mich schon auf eine Rückmeldung zum Buch und auch über Rezensionen zum Beispiel bei Amazon :-). Aber auch im lokalen Buchhandel kann es über die ISBN  9783960126874 bezogen werden :-). Wobei ich auch den oben beschrieben Shop über Espresso Tutorials oder die Flatrate weiterhin empfehlen würde....

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Donnerstag, 12. November 2015
18:26 Uhr

SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement

Nachdem im letzten Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" ausführicher behandelt worden ist, soll hier das Thema SAP Query und die Nutzung im Haushaltsmanagement ausführlicher behandelt werden.

Im Rahmen einer SAP Schulung durch Martin Peto (Mitautor des Buch "Reporting im SAP-Finanzwesen: Standardberichte, SAP QuickViewer und SAP Query" welches ich etwas ausführlicher unter SAP Query Buch beschrieben habe) sind einige Eckpunkte zum Berichtswesen mit SAP Query und der Auswertung innerhalb des Moduls PSM-FM angesprochen worden. Die erlangten Kenntnisse habe ich in diesen Artikel festgehalten und betrachte diese als eine Ergänzung zur Einführung, die ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query"  angefangen habe. Neben den empfehlenswerten Buch soll daher auch dieser Artikel einige Denkanstöße zur Nutzung von SAP Query bieten. Da ein besonderes Interesse an der Nutzung von SAP Query mit PSM-FM bestanden hat, sind auch die hier aufgelisteten Erkenntnisse in der Hauptsache mit Bezug zum "public sector management" aufgeführt.

Im Einzelnen konnte ich dabei folgende Punkte aus der Schulung (und der gedanklichen Weiterentwicklung) mitnehmen Ich denke, dass die in der Schulung angesprochenen Punkte tatsächlich hilfreich sind und sich die aufgezählten Punkte als Erweiterung sehr gut eignen. Entsprechend lehrreich könenn auch Schulungen neben Literatur sein und so die eigene Arbeitsweise noch ein Stück verbessern. Gerade der Schwerpunkt auf der Nutzung von SAP Query innerhalb der Rechnungswesenmodule hat hier doch einige gute Erweiterungen gebracht, auch wenn nicht alle Beispiele auf das Hochschulberichtswesen 1:1 übertragbar sind. Ansonsten sind für das Berichtswesen im Bereich PSM-FM weiterhin die im Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung" ebenfalls erwähnten Anmerkungen zur Nutzung der Rechercheberichte erläutert.






Logische Datenbank im Bereich PSM-FM

Bisher hatte ich eher mit den logischen Datenbanken BRF für die Finanzbuchhaltung oder ADA für die Anlagenbuchhaltung zu tun.

Logische Datenbanken enthalten schon Verknüpfungen und können direkt als Grundlage für ein Infoset verwendet werden. Dieses hat den Vorteil, dass man nicht selbst erst einzelne Tabellenverknüpfungen erstellen muss. Die Struktur einer logischen Datenbank kann in der Transaktion SE36 eingesehen werden. Im Bereich HCM wären dieses bspw. PNP oder PCH während innerhalb des Rechnungswesen ggf. die Datenbanken ADA für die Anlegenbuchhaltung und BRF für FI Belege interessant sind.

Allerdings gibt es auch für das Modul PSM-FM eine vergleichbare Datenbank.
Innerhalb der logischen Datenbank FMF werden verschiedene Datenstrukturen mit Bewegungsdaten versorgt. Ein Blick auf diese Datenbank mit der Transaktion SE36 kann hier tatsächlich hilfreich sein.

Neben den reinen Stammdaten können hier auch Bewegungsdaten (unter anderen Summensätze und Einzelposten von Jahresbudget oder Gesamtbudget ebenso ausgewertet werden, wie die Summensätze aus Einzelposten und Obligo.

Leider handelt es sich bei den meisten zugeordneten Tabellen nicht um transparente Tabellen die direkt ausgewertet werden können sondern um Strukturen, die zur Laufzeit gefüllt werden. Immerhin kann durch die Verwendung der logischen Datenbank hier auch eine Struktur ausgewertet werden, so dass neben der Auswertung der PSM-FM Daten über Rechercheberichte auch mit SAP Query eine Einzelauswertung erfolgen kann.



Stammdatentabellen im Modul PSM-FM

Neben der Auswertung der logischen Datenbank kann aber auch der Zugriff auf einzelnen Tabellen im Bereich PSM-FM hilfreich sein.
Hierzu sind folgende transparente und damit direkt auswertbare Tabellen hilfreich, insbesondere da diese auch mit anderen Tabellen in Infosets verknüpft werden können.



Verknüpfung der Tabellen FMFINCODE und AUFK

Während ich in meiner Artikelserie:
  1. "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck oder auch Status GESPERRT bei Innenaufträgen"
  2. "Query über verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrag - Bestimmung der Lehreinheit im Fachbereich durch Teil der Kostenstellennummer"
  3. "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM"
  4. "Weitere Zusatzfelder im Infoset mit ABAP Coding zur Verwendung in SAP Query über die Tabellen AUFK und FMFINCODE"
teilweise einzelne Felder aus der Tabelle FMFINCODE einzeln übernommen habe (durch individuelles Coding je Feld), hatte Martin Peto die Idee die Tabelle FMFINCODE als Zusatztabelle einzubinden.Hierfür hat er ein Zusatzfeld ZAUFNR für die Übernahme der Auftragsnummer aus der Tabelle AUFK (Feld AUFNR)  welches als Feld mit 12 Stellen definiert ist in das zehnstellige Feld vergleichbar mit der Tabelle FMFINCODE (Feld FINCODE) für den Fond.

Die beiden Tabellen AUFK und FMFINCODE lassen sich nicht verknüpfen, da die Feldlänge mit 10 bzw. 12 Zeichen nicht übereinstimmen. Daher wurde innerhalb des Infoset das Feld ZAUFNR als "Auftragsnummer 10 stellig"  mit LIKE-Referenz (also den gleichen Eigenschaften von FMFINCODE-FINCODE angelegt.

Zusatzfeld ZAUFNR (Übernahme AUFK-AUFNR als FMFINCODE-FINCODE

Über die Schaltfläche Zusätze (F5) bzw. innerhalb der Transaktion SQ02 (Pflege des Infosets) über  SPRINGEN-> ZUSÄTZE ZUM KNOTEN können eigene Felder definiert werden. Hierzu kann im Register Zusätze die Schaltfläche Anlegen ausgewählt werden. Es erscheint eine Maske in der der Name des Zusatzfeldes angegeben werden soll (im folgenden Beispiel ZAUFNR)  und die Art der Zusatzinformation. Zur Auswahl stehen: Zusatzfeld, Zusatzstruktur und Coding. In unserem Beispiel soll ein Zusatzfeld mit den Namen ZAUFNR angelegt werden.

Dieses hat folgende Eigenschaften: Langtext und Überschrift haben beide Auftragsnummer 10 stellig oder einfach Auftragsnummer erhalten. Die Formatangabe wurde über LIKE-Referenz idenitsch zum Feld FMFINCODE-FINCODEgehalten. Damit entspricht dieses Feld den Formatangaben in der Tabelle FMFINCODE (Typ C (Character) Länge 010 Ausgabenlänge 010).

Damit ist das Feld angelegt, hat jedoch nur eine Datendefinition aber noch keine eigene Daten (anders bei der Zusatztabelle, die sich direkt aus der Datenbank einen passenden Datensatz liest.

Nachdem ein Feld jedoch angelegt ist kann über die Schaltfläche "Coding zum Zusatz" ein passendes ABAP Coding für das Feld hinterlegt werden über das wiederum eine Datenbankabfrage erfolgen kann.

Das in meinen Augen clevere Coding beschränkt sich auf einen Einzeiler in dem dem Feld per Offset die Auftragsnummer aus der Tabelle AUFK zugewiesen wird.

Für eine achtstellige Projektnummer (Innenauftrag) lautet das Coding wie folgt:

ZAUFNR = AUFK-AUFNR+4(8).

Hierbei bedient sich das Coding der Technik eines Offsets.

Durch die optionalen Angaben eines Offsets +<o> und eine Länge (<l>) direkt hinter dem Feldnamen <f>, wird der Teil des Felds, der auf Position <o>+1 beginnt und die Länge <l> hat, als eigenes Datenobjekt angesprochen.  In unseren Fall wird also für die Variable ZAUFNR das Feld AUFK-AUFNR (wir erinnern uns die zwölfstellige Auftragsnummer) eingelesen und ab der vierten Stelle insgesamt acht Stellen eingelesen. Da in der Datenbank die Auftragsnummer mit führenden 0000 hinterlegt wird erhalten wir also statt des Datenbankwerte 000012345678 die tatsächliche Auftragsnummer 12345678.

Sollten Sie eine andere Länge bei den Aufträgen oder Fonds definiert haben ist das Coding natürlich entsprechend anzupassen.


Im Ergebnis haben wir nun das Feld ZAUFNR, welches die gleichen Eigenschaften wie das Feld FINCODE innerhalb der Tabelle FMFINCODE hat.

Zusatztabelle FMFINCODE ins Infoset übernehmen (Stammdaten Fond) aus ZAUFNR

Dieses Feld kann nun zur Einbindung einer Zusatztabelle genutzt werden.

Über die Schaltfläche Zusätze (F5) bzw.  über  SPRINGEN-> ZUSÄTZE ZUM KNOTEN  innerhalb der Transaktion SQ02 (Pflege des Infosets) kann nun eine Zusatztabelle eingefügt werden. Hierzu kann im Register Zusätze die Schaltfläche Anlegen ausgewählt werden.
Hierzu tragen wir die den Namen FMFINCODE  und als Art der Zusatzinformation Zusatztabelle ein.

Hier ist es nun wichtig, dass Sie bei "Reihenfolge de Codeabschnitts" eine 2 eintragen, da natürlich erst das Feld ZAUFNR definiert sein soll, bevor Sie mit der Zusatztabelle arbeiten.

Nun erfolgt eine Abfrage über SELECT SINGLE * FROM FMFINCODE WHERE ...
in der folgedene (hervorgehobene) Bedingungen erfüllt sein sollen.

WHERE FIKRS  =  AUFK-BUKRS

da Finanzkreis und Buchungskreis identisch sind, können hier beide Felder sowohl in der Tabelle AUFK als auch FMFINCODE verwendet werden.

AND FINCODE = ZAUFNR

Hierdurch werden dann tatsächlich Fonds und Innenauftrag miteinander verknüpft und es steht die gesamte Tabelle FMFINCODE im Infoset zur Verfügung.



Merkmale der Klassifizierung durch Definition Feld OBJNFOND

Entsprechend einfacher ist auch die Übernahme dieser Auftragsnummer zur Definition des Feldes OBJNFOND um Merkmale der Klassifizierung zu übernehmen.

Auf die dahinter liegende Methode bin ich schon im Artikel "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM" eingegangen.

Allerdings muss jetzt das Zusatzfeld OBJNFOND nicht mehr per SHIFT aus der Auftragsnummer definiert werden sondern kann im Codeabschnitt 2 wie folgt definiert werden.

Per ABAP zwei Strings mit Leerzeichen verknüpfen

Nun haben wir also die Nummer des Fonds (sofern ein entsprechender Fond passend zum Innenauftrag angelegt worden ist im Feld ZAUFNR angelegt. Dieses muss nun mit "FIK " verknüpft werden.

Die Abap Anweisung

CONCATENATE altenstring neuenstring INTO altenstring.

 verkettet getrennte Zeichenfolgen zu einer Zeichenfolge. Hier wäre nun eine Verkettung des Finanzkreises  'FIK ' mit anschliessenden Leerzeichen und des Fonds denkbar. Allerdings werden Leerzeichen innerhalb der Strings ignoriert. Bei Werten des Typs C (Character) besteht aber die Möglichkeit diese Anweisung um den Parameter RESPECTING BLANKS zu erweitern. Dieses ist nur bei Zeichenketten auch Leerzeichen berücksichtigt werden. Ohne diesen Parameter werden Leerzeichen (Zeichen 32 im ASCII Code) einfach entfernt.

Zusatzfeld OBJNFOND aus ZAUFNR ableiten

(Finanzkreis und Fond verknüpfen entsprechend AUSP-OBJEK)

Entpsprechend wird ein weiteres Zusatzfeld angelegt. Dieses Feld erhält die Bezeichnung OBJNFOND und per LIKE die gleichen Eigenschaften wie das Feld AUSP-OBJEK.

Darüberhinaus wird im Feld "Reihenfolge des Codeabschnittes" statt wie bisher automatisch eine 1 eine 2 eingetragen. Hierdurch wird das Coding zum Feld OBJFOND nach erfolgreicher Wertzuweisung für das Feld ZAUFNR durchgeführt.

Nachdem ein Feld angelegt ist kann über die Schaltfläche "Coding zum Zusatz" ein passendes ABAP Coding für das Feld hinterlegt werden um das Zusatzfeld OBJNFND mit den Finanzkreis zu verknüpfen.

Hierzu ist folgende kurze Codezeile erforderlich:

CONCATENATE  'FIK ' ZAUFNR  INTO OBJNFOND RESPECTING BLANKS.

Nun ist im Zusatzfeld OBJNFOND der entsprechende Fond entsprechend der Objektnummer im Tabellenfeld AUSP-OBJEK gespeichert. Entsprechend hilfreich ist hier die Definition des Feldes ZAUFNR.

Nun können die einzelnen Merkmale der Klassifizierung wie im verlinkten Artikel "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM" zur Klassifizierung eingebunden werden.

Das Ergebnis ist identisch zur bisherigen Methode, allerdings erscheint es mir etwas weniger aufwändig und natürlich durch die Einbindung der Stammdatentabelle FMFINCODE als Zusatztabelle auch eleganter.


Dynamische Datumsberechnung bei Varianten

Weniger im Bereich Query selbst dafür aber in Verbindung mit der Nutzung von Varianten interessant war die Möglichkeit bei Selektionsvarianten bei Varaiblen diese als Dynamisch im Feld Variablentyp zu definieren. Hierdurch besteht bspw. die Möglichkeit über eine Variable das aktuelle Tagesdatum +30 Tage definiert werden.
Auch sonst war der kurze Überblick über verschiedene Standardberichtstool im Bereich FI ein Vorteil der Schulung ebenso wie im Buch




Deaktivierung des grafischen Query Painter

Hier war der Vorteil der Schulung, dass tatsächlich nicht mit den grafischen Query Painter sondern mit der "alten" Ansicht gearbeitet wurde.Hierdurch konnten Sortierreihenfolgen und Formatierungen insbesondere für die ABAP Liste statt ALV  einige Formatierungen und Zwischensummen innerhalb der Grundliste aktiviert werden. Gerade durch mehrere Ebenen ist es hier ein Vorteil, dass noch weitere Informationen ausgegeben werden können. In der Praxis (oder vielmehr in meinen Alltag) verwende ich jedoch tatsächlich eher die Query im Format einer ALV, so dass ich problemlos die Daten exportieren kann und so nur die Spaltenüberschriften als Information verwende.

Trotzdem gibt es hier eine einfache Möglichkeit einzelne Datenfelder in unterschiedliche Zeilen aufzuteilen, oder Sortierkriterien festzulegen. Auch die Summenbildung kann hier sehr feinstufig festgelegt werden. Hier sind die Gruppenstufen der Grundliste einen Blick wert, aber auch die Gruppenstufentexte oder Kopf- und Fußzeilen sind ein Thema, was Berichte für die Ausgabe direkt am Screen hilfreich macht. Ferner können hier auch die Überschriftentexte auf einfache Weise angepasst werden. Nebenbei ist hier auch die Empfehlung die Überschriften schon im Infoset anzupassen. Ein Vorteil bei der Gestaltung dieser einzelnen Elemente und Formatierungen allgemein ist es auch die im System schon vorhandenen Berichte ein wenig besser zu verstehen.

Dieses ist vermutlich vergleichbar mit Kollegen, die immer die Excelintegration aktiviert haben und somit zum Beispiel bei Report Writer / Report Painter Berichten keine Zusatzinformationen sondern das Ergebnis ohne Kopfzeilen und Co dargestellt bekommen.


Coding in Zusatzfeldern

Ein weiterer, eigentlich einfacher Punkt ist in der Schulung die Idee gewesen das Soll / Haben Kennzeichen nicht nur in der Query zur Darstellung des Wertes zu verwenden. So habe ich im Artikel "Query FI Einzelposten als Belegjournal - Belegsegment (BSEG) und Belegkopf (BKPF) verknüpfen" beschrieben, wie anhand eines lokalen Feldes anhand des Soll-/Haben-Kennzeichen - SHKZG (BSEG-SHKZG)  und des  Betrag in Hauswährung - DMBTR (BSEG-DMBTR) nicht erst in der Query über ein lokales Feld und entsprechender Formeln, wie zum Beispiel :


1. Feld (Gebuchter Wert)
Kurzbezeichnung: WERT
Feldbezeichnung: gebuchter Wert
Überschrift: gebuchter Wert
gleiche Eigenschaften wie: DMBTR
Berechnungsvorschrift:
Hier wird eine komplexe Berechnung mit folgenden Bedingungen hinterlegt:
  • Bedingung: SHKZG = 'S'
    Formel: 1 * DMBTR
  • Bedingung: SHKZG = 'H'
    Formel: -1 * DMBTR
der gebuchte Wert mit passenden Vorzeichen dargestellt wird, sondern auch direkt im Infoset ein Zusatzfeld (als Beispiel BETRAGVZ), dieses schon im Infoset anhand folgendes Coding verwirklicht.

IF BSEG-SHKZG = 'H'.
      BETRAGVZ =  BSEG-DMBTR  * -1.
ELSE
     BETRAGVZ = BSEG-DMBTR.
ENDIF.

Damit steht das Betragsfeld mit "richtigen" Vorzeichen unter Berücksichtigung des Soll/Haben Kennzeichen für alle Query zur Verfügung und muss nicht jedes Mal aufs Neue berechnet werden.

 

Literaturempfehlung und weitere Quellen

Wie bereits erwähnt haben Martin Peto und Katrin Klewinghaus zum Thema SAP Query auch folgendes Buch geschrieben.

Reporting im SAP - Finanzwesen
Themen sind unter anderen
  • SAP-Informationssysteme im Überblick
  • Standard-Reporting mit SAP List Viewer (ALV)
  • Einsatzmöglichkeiten und Grenzen des SAP QuickViewers
  • Aufbau von SAP Queries mit Praxisbeispiel

Sollte sich noch jemand für das angesprochene Buch interessieren, so ist dieses auch auf meiner Unterseite zum Buch  "Reporting im SAP-Finanzwesen: Standardberichte, SAP QuickViewer und SAP Query" beschrieben und kann hier auch bestellt werden.


Daneben kann ich aber auch das Buch von Stephan Kaleske (bzw. in der neuen Auflage auch von Karin Bädekerl, Heinz Forsthuber empfehlen.

Praxishandbuch SAP Query-Reporting
ISBN: 978-3836218405

Eine ausführlichere Beschreibung dieses Buch ist auf der Seite "Praxishandbuch SAP Query-Reporting" zu finden. Dieses Buch geht sogar noch ein wenig tiefer in die Materie SAP Query ein und eignet sich damit hervorragend als Nachschlagewerk für fortgeschrittene Anwendende.

 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 10. November 2015
19:17 Uhr

Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer

Schon im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" hatte ich auf die verschiedenen Berichtstools innerhalb SAP hingewiesen und möchte nun gerne auch das CO Tool Report Painter / Report Writer näher vorstellen.

Hierbei sollen jedoch in der Hauptsache auf die Grundlagen der Berichtserstellung und Zusammenhänge zwischen Bibliothek, Bericht und Berichtsgruppe eingegangen werden. Wesentliche Überlegung sollte dabei die Frage sein, welche Daten in welchen Zusammenhang dargestellt werden sollen. Dabei ist im Gegensatz zu anderen Berichten darauf zu achten, dass zumindest im Report Painter ausgewählte Merkmale nur an einer Stelle ausgewiesen werden können.

Zur Erinnerung: Viele Berichte (sowohl im Bereich FI als auch CO) sind Report Painter Berichte. Diese sind in unterschiedlichen Bibliotheken aufgeteilt und werten bestimmte Merkmale und Elemente in Form einer Tabelle aus. So ist der Bericht Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87013611 ) als Bericht 1SIP-001 in der Bibliothek 1VK "Kostenstellen - Vollkostenrechnung" zu finden. Das Berichtstool Report Writer / Report Painter ermöglicht es bestimmte Merkmale und Elemente miteinander zu kombinieren. Hierdurch können zum Beispiel Mehrjahresvergleiche im Bereich der Kostenträger (Kostenstelle, Innenaufträge, Profit-Center) über unterschiedliche Konten/Kostenarten oder vergleichbare Gruppen in Form einer Tabelle zusammengestellt werden.


Im Laufe der Zeit sind im Blog schon einige Beispiele für Reportwriter beziehungsweise Reportpainter Berichte beschrieben worden, weswegen ich nun "nur" die einzelnen "Ebenen" oder Kernelemente für Reports erläutern mag.

Berichtsbibliothek

Sofern ein Bericht im Controlling angelegt werden soll können hier Merkmale und Kennzahlen miteinander in Verbindung gesetzt werden. In Berichtsbibliotheken sind entsprechende Kennzahlen und Merkmale passenderweise schon vorhanden, so dass vor der Erstellung eines Berichtes vorab die Überlegung steht in welcher Bibliothek die notwendigen Daten zu finden sind.

Einige gängige Bibliotheken möchte ich hier vorstellen:
  • 1VK - Kostenstellen - Vollkostenrechnung
    In dieser Bibliothek sind  einige Kostenstellenberichte zu finden, so unter anderen der Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung. Entsprechend bietet sich diese Bibliothek an, sofern Kostenstellen im Gemeinkostencontrolling ausgewertet werden sollen. Basis für die Bibliothek ist die Berichtstabelle  CCSS - "Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling". Als Merkmale stehen hier Kostenstellen, Kostenarten, Leistungsarten, Geschäftsjahr ebenso wie Werttyp oder auch Auftragsnummer zur Verfügung. Als Basiskennzahlen können unter anderen Kosten, Leistungsmengen oder auch statistische Mengen (zur Auswertung statistischer Kennzahlen) genutzt werden
  • 6O1 - Innenaufträge
    Diese Bibliothek bietet sich an für die Auswertung von CO Innenaufträgen und beruht ebenfalls auf die Berichtstabelle CCSS "Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling". Somit stehen hier die gleichen Merkmale und Kennzahlen zur Verfügung. Dennoch erscheint es mir praktisch hier eine Trennung zwischen Kostenstellen und Innenauftragsberichten vorzunehmen. In der Bibliothek selbst sind auch entsprechnede Standardberichte aus der Auftragsrechnung zu finden.
  • 8A2 - EC-PCA: Standardberichte
    Diese Bibliothek eignet sich besonders für die Auswertung innerhalb der Profit-Center-Rechnung. Sie beruht dabei auf die Berichtstabelle GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" und bietet neben Ledger auch Profitcenter, Kontonummer  und als Kennzahlen "Betrag in PrCtr-Hauswährung", "Betrag in Transaktionswährung" ebenso wie Mengen und statistische Mengen an.
Im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" habe ich eine Besonderheit dieser Bibliothek beschrieben, die sich besonders für das Berichtswesen über Proft-Center, Kostenstellen und Innenaufträge eignet. Eine weitere Bibliothek, die sich für eine Erweiterung beziehungsweise Kopie eignet habe ich im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" beschrieben.

Da dieser Artikel jedoch nur einen Überblick zum Report Painter geben soll, sei einfach nur darauf hingewiesen, dass die Bibliotheken entsprechend erweitert werden können.

EXPERTENWISSEN:
Es besteht auch die Möglichkeit die Berichtsbibliotheken nicht nur um weitere zu aktivierende Merkmale zu erweitern, sondern auch eigene Merkmale hinzuzufügen. Im Onlineforum von fico-forum.de (Beitrag "ReportWriter: Merkmal ASTNR (Auftragsstatus) aus CCSS als Merkmal in Bibliothek?" )bin ich auch auf den Blogartikel "Erweiterung von Report Painter / -Writer Berichten"  von MrBojangles gelandet, welcher eine Erweiterung der Bibliothek um weitere selbst definierte Merkmale der Berichtstabelle beschreibt. Diese können entsprechend über Füllroutinen erweitert werden.
Auch wenn dieses die Möglichkeiten ohne Entwicklerberechtigungen übersteigt, zeigt dieses doch durchaus die Möglichkeiten innerhalb dieses Auswertungstools.

 

Bericht

Der Berichtsbibliothek werden Berichte zugeordnet. Über die Transaktion GRR1 (für Report Painter Berichte) oder GR31 (für Report Writer, auf die wir aber nicht weiter eingehen) kann ein entsprechender Bericht erstellt werden.

Auf die Unterschiede zwischen Report Painter und Report Writer bin ich im Artikel "Report Painter in Report Writer umwandeln (Detaillierungsstufe von Merkmalen)" etwas ausführlicher eingegangen. Daher an dieser Stelle nur eine kurze Zusammenfassung:

Unterschied ReportPainter zu ReportWriter
Während der ReportPainter eine graphische Oberfläche bietet in der die Zeilen und Spalten eines Berichtes so angezeigt und erstellt werden, wie Sie anschliessend auch im Bericht ausgegeben werden (WYSIWYG) müssen innerhalb eines ReportWriter Berichtes einzelne Sets (Zeilen-Sets, Spalten-Sets etc.) einzeln gepflegt und zusammengestellt werden. Der Vorteil des ReportPainter ist, dass hier vorhandene Merkmale aus der jeweiligen Berichtsbibliothek genommen werden können und diese dann auch entsprechend formatiert und aufbereitet sind. Technisch setzt der ReportPainter auf die Funktion des ReportWriter auf bietet aber eine leichtere Oberfläche zur Berichtsentwicklung und schon entsprechend vordefinierte Merkmale.


In der Anlagetransaktion GRR1 muss eine entsprechende Bibliothek ausgewählt werden und es kann ein achtstellige Berichtsname gewählt werden.  Sinnvollerweise kann hier auch ein bestehender Bericht innerhalb der Bibliothek als Vorlage genommen werden.Neben dem Berichtsnamen kann auch eine etwas längere (20 Zeichen) Berichtsbezeichnung gewählt werden. Diese Bezeichnung kann später noch als Kurztext, Mittellangertext oder Langtext verändert werden.

Sinnvollerweise sollte sich hier, vergleichbar zu Query ebenfalls eine Namenslogik überlegt werden. Andernfalls könnte es im System über kurz oder lang eine Vielzahl von Berichten geben, an deren Namen nicht direkt der Verwendungszweck ersichtlich ist.

Innerhalb des Berichts können die in der Bibliothek vorhandenen Kennzahlen und Merkmale an drei Stellen hinterlegt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass zumindest im Report Painter jedes Merkmal nur an einer Stelle hinterlegt werden kann und danach nicht mehr zugewiesen werden kann.

Hierzu stehen drei Optionen zur Nutzung zur Verfügung.

Allgemeine Selektion

Innerhalb der Anlage (oder Ändern) eines Berichtes kann über BEARBEITEN->ALLGEMEINE SELEKTIONEN oder durch STRG und F5 die allgemeinen Selektionen eines Berichtes festgelegt werden. Jedes der hier hinterlegten Merkmale gilt dann für alle Abschnitte (auf die gehe ich gleich noch ein) des Berichtes.

Ein weiterer Vorteil der Allgemeinen Selektion ist, dass über die hier hinterlegten Merkmale eine Variation angelegt werden kann.

Über BEARBEITEN->VARIATION besteht die Möglichkeit für jedes Merkmal die Option "Auflösen" oder "Variation Einzelw." zu wählen. Dieses kann interessant sein, wenn in der allgemeinen Selektion eine Kostenartengruppe oder Innenauftragsgruppe hinterlegt ist.

Durch Auflösen des Merkmals Auftrag können auch mehrere Innenaufträge in der Selektion angegeben werden und innerhalb der Navigation (in der linken Spalte des aufgerufenen Berichtes) dann zwischen den einzelnen Innenaufträgen oder Gruppen navigiert werden.

Berichtszeilen

In den Berichtszeilen können einzelne Merkmale fest hinterlegt werden. Dieses können sowohl Zeiten (Geschäftsjahre), Kostenstellen oder andere Merkmale sein. Für jede dieser Zeilen werden dann die einzelnen Schlüsselspalten festgelegt.

 

Schlüsselspalten

In den Spalten des Berichtes werden die Basiskennzahlen der Berichtsbibliothek (Statistische Menge, Kosten, und andere um nur zwei Beispiele zu nennen) wiederum mit mehreren Merkmalen kombiniert. Dieses kann zum Beispiel eine Kostenartengruppe und Werttyp sein um Ist-Kosten und Plan-Kosten darzustellen.

 

Kombination von Merkmalen

Im Gegensatz zum Report Writer kann im Report Painter ein Merkmal entweder in der Spalte, Zeile oder in den allgemeinen Selektionskriterien hinterlegt werden.

Exkurs: Abschnitte eines Berichtes

Über BEARBEITEN->ABSCHNITT->NEUER ABSCHNITT können einzelne Abschnitte in einen Bericht eingefügt werden. Bei aktivierter Excel-Integration werden die einzelnen Abschnitte als individuelle Tabellenblätter dargestellt

Die Integration von Excel im Report Writer/Painter habe ich im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" ebenfalls etwas ausführlicher beschrieben.

Eine weitere Besonderheit, auf die ich in einen anderen Artikel eingehen werde, ist die Möglichkeit die Kombination aus Schlüsselspalte und Zeile durch Doppelklick auf den angezeigten Platzhalter für den Wert als "Spezielle Zelldefinition" festzulegen. Hierdurch kann genau diese "Zelle" in Formeln verwendet werden.

Dieses ist ein Punkt, der gerade komplexere Berichte möglich macht.

Abschnitte im Report

Das Thema Abschnitte ist im Artikel "Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel" ausführlicher aufgegriffen worden.
 

Formeln in Spalten und Zeilen

Neben Merkmalen besteht aber auch die Möglichkeit Formeln als Spalten oder Zeilen zu hinterlegen. Neben einfacher Addition, Subtraktion und das Arbeiten mit bereits definierten Zeilen besteht hier auch die Möglichkeit "Reportwriter Funktionsformeln" zu verwenden. Wie im Abschnitt zur Kombination von Merkmalen erwähnt kann auch auf solche hier Bezug genommen werden,
 

Beispiele für Merkmale

Als Beispiele für die Nutzung von Report Painter / Report Writer Berichten können neben Planwerte, Kosten, Obligos (siehe auch "Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query" und Erlöse auch andere Kennzahlen sein.

So bieten die Artikel "Interne Leistungsverrechnung: Anhand Leistungsart Senderkostenstelle und Partnerobjekte auswerten" oder auch "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge" passende Beispiele.

 

Formatierung von Report Painter Berichten

Gerade die Formatierung von einzelnen Spalten oder Zeilen ist immer wieder ein Thema, das ich selbst ebenfalls hier im Blog regelmäßig nachschlage. Entsprechende Hilfe kann in den beiden Artikeln "Formatierung Report Writer Berichte" und "Berichtslayout beim Report Writer - Nullwerte als Platzhalter ausgeben, wenn keine Buchung (Daten) vorhanden sind dank Formulardruck" nachgelesen werden.

Ebenfalls hilfreich, zum Hervorheben von Daten, ist auch der Artikel "Bedingte Formatierung im Report Writer durch Definition von Schwellwerten".

Da viele Standardberichte auf Report Painter / Report Writer Berichten aufbauen, kann es ebenfalls interessant sein, wie im Artikel "Darstellung negatives Vorzeichen in SAP - Standardlayout anpassen für vorangestelltes Vorzeichen" beschrieben das Layout für alle möglichen Berichte anzupassen, so dass wie hier beschrieben das negative Vorzeichen (in der Regel für Erträge) nicht mehr hinten sondern vorangestellt dargestellt wird, was eine Verarbeitung in Excel doch erleichtert.

Berichte und Variablen

Innerhalb eines Berichtes können auch Variablen und Gruppen verwendet werden, so dass beim Start des Berichtes diese selektiert werden und die gewählten Informationen ebenfalls in Spalte und Zeile ausgegeben werden. Neben der Hinterlegung von Sets und Variablen (hinter jeden Merkmal besteht die Möglichkeit dieses als SET (also eine Gruppe) und Variable in der dann eine entsprechende Variable beim Aufruf des Berichtes gefüllt wird.

Daneben gibt es aber auch die Möglichkeit selbst entsprechende Variablen zu definieren.

Ein theoretisches Beispiel ist im Artikel "ReportWriter: Arbeiten mit Variablen (Kostenartengruppen erst beim Berichtsaufruf für Spalten selektieren)" beschrieben. Ein wesentlich komplexeres, aber dennoch sehr hilfreiches Beispiel für eigene Formelvaraibeln ist im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" dargestellt.

Kopfzeilen, Fußzeilen und Berichtstexte

Über ZUSÄTZE -> BERICHTSTEXTE können im ReportPainter auch weitere Informationen inklusive Variablen der Selektion, Stammdaten oder Selektionsparamter als Zusatzinformation im Bericht hinterlegt werden. Auf die einzelnen Möglichkeiten wird im Artikel "Kopfzeilen im Report Painter auch bei Export nach Excel verwenden" näher eingegangen.

Berichtsgruppen

Jeder Bericht ist einer Berichtsgruppe zugeordnet, über die dann die einzelnen Berichte ausgeführt werden können.

Die angelegte Berichtsgruppe (entweder beim erstmaligen Start des Report) kann über die Transaktion GR52 gepflegt werden.

Report Writer / Report Painter Berichte dokumentieren

Dabei bietet sich diese auch gleichzeitig als eine Möglichkeit der Dokumentation des Berichtes an.

Die Möglichkeiten der Berichtsdokumentation können im Artikel "Dokumentation von Berichtsgruppe und Berichtsdokumentation bei Report Painter und Writer Berichten" nachgelesen werden. Um sich selbst einen Überblick in fremde Berichte zu verschaffen (zu denen versäumt wurde eine Dokumentation anzulegen) kann im Artikel "Report Painter Übersicht von Elementen und Merkmale zur Darstellung der Struktur und Aufbau eines Berichtes" ein erster Überblick hilfreich sein.

Sender-Empfänger Berichte zuordnen

Ein weiterer Vorteil von Berichtsgruppen ist, dass hier Sender-Empfänger Beziehungen bzw. Empfängerberichte definiert werden können. So ist es möglich aus einen von Ihnen erstellten Bericht auf weitere Berichte "durchzuklicken". Hierzu ist sicherlich der Artikel "RW/RP Empfängerberichte zuordnen" hilfreich.

Da die Berichtsgruppen auch wiederum einer Bibliothek zugeordnet sind, können einer Berichtsgruppe auch nur Berichte die innerhalb der Bibliothek vorhanden sind, zugeordnet werden. Entsprechend wichtig ist auch hier, dass die Bibliothek für die Berichte so gewählt wird, dass hier auch alle Merkmale und Kennzahlen vorhanden sind um eine entsprechende Auswertung erstellen zu können.

Report Writer Berichte ausführen

Da die Berichte nun einer Berichtsgruppe zugeordnet sind besteht neben der Möglichkeit aus der Bibliothelk (Transaktion GRR2, GRR3) einen Bericht auszuführen auch mit der Transaktion GR55 "Berichtsgruppe ausführen" die zusammengestellten Bericht direkt zu starten.

 

Eigene Transkation für Berichtsgruppen anlegen

Über die Transaktion GR55 kann eine Berichtsgruppe direkt ausgeführt werden.
Diese Möglichkeit wird auch für eine kundeneigene Transaktion für angelegte Berichte, wie im Artikel "Parametertransaktion für Reporwriter" beschrieben genutzt. Damit ist es auch möglich einen Bericht, wie im Artikel "Benutzereigene SAP Menüs (Favoriten, Benutzermenü, Bereichsmenü)" beschrieben, entsprechend für Anwendende zu hinterlegen.
 

Arbeiten mit Berichten

Gerade bei umfangreicheren Berichten dürfte die Arbeit mit Extrakten einiges an Wartezeit ersparten. Daher lege ich Ihnen gerade bei Vorjahresberichten oder solchen über abgeschlossene Zeiträume die sich nicht verändern den Artikel "ReportWriter Grundlagen - Extrakte sichern und verwalten" sehr nahe.

Report Writer

Auch wenn ich in der Hauptsache hier auf Report Painter Berichte eingehe, gab es doch einen Fall, da ich sehr dankbar für einen Report Writer Bericht war. Dieses Beispiel ist im Artikel "Report Painter in Report Writer umwandeln (Detaillierungsstufe von Merkmalen)" näher beschrieben.

Berichte weitergeben (Export und Import)

Das etwas umfangreichere Thema Austausch von Berichten habe ich im Artikel "Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren" ausführlicher behandelt und hoffe, dass hier ebenfalls offene Fragen beantwortet werden.
 

Literatur und Webempfehlungen

Um sich selbst einen guten Überblick zu verschaffen kann ich das "PRAXISHANDBUCH Report Painter / Report Writer" sehr empfehlen. Eine entsprechende Buchbesprechung ist hier ebenfalls zu finden.

Cover Report Painter / Report Writer

ISBN: 978-3836217187

In meinen Augen stellt dieses Buch von Jörg Siebert und Martin Munzel eigentlich das Standardwerk (vielleicht neben der SAP Onlinehilfe) zum Thema da und ist sicherlich mehr als eine Empfehlung wert. Einige Videos um sich einen ersten Eindruck zum Report Painter zu machen sind auch auf der Seite fico-forum.de unter "SAP Report Writer/Painter" zu finden.

Insgesamt betrachte ich Report Painter und Report Writer als eines der wichtigsten Tools zur Erstellung von eigenen Berichten innerhalb des SAP Modul Controlling und hoffe mit dieser Übersicht an Artikeln aber auch an Grundlagen einen guten Überblick ins Thema bieten zu können. Der Artikel lag schon seit Mitte des Jahres im Entwurfsmodus vor und bietet nun hoffentlich einen guten Überblick über die bisherigen Themen rund um Reportwriter aber auch eine Hilfe zur Einordnung des Berichtstool und den damit vorhandenen Möglichkeiten.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Donnerstag, 5. November 2015
17:51 Uhr

PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung

Da sich auch das Modul PSM ("public sector management") weiterentwickelt möchte ich hier kurz die offensichtlichen Unterschiede zwischen der klassischen Budgetierung und dem neuen Budgetverwaltungssystem BCS festhalten (schon damit ich nicht immer wieder selbst nach dieser Zusammenstellung suchen muss).

Das Budgetverwaltungssystem (BCS) stellt im Haushaltsmanagement eine Alternative zur klassischen Budgetierung dar.  Als neue Kontierungelemente stehen hier nun neue Stammdaten (Hauhaltsprogramm, Förderungen des Fördermittelmanagement) zur Verfügung. 
 
Mit Haushaltsprogrammen können neben dem Funktionsbereich eine weitere funktionale Gliederung von Ausgaben innerhalb der Organisation (Finanzkeis) abgebildet werden. Sie können budgetiert, aber nicht direkt kontiert werden. Die Kontierung wird bei der Buchung immer aus einem anderen Kontierungsobjekt, beispielsweise aus einem CO-Auftrag oder Projektstrukturplanelement abgeleitet.
 
SAP sieht eine parallele Nutzung von BCS und klassischer Budgetierung nicht vor, so dass eine Migration der bestehenden Budgetdaten erforderlich ist.
 
Das BCS berücksichtigt bei der Budgetierung nicht mehr die Hierarchie der Finanzstellen und der Finanzpositionen. Das bedeutet, dass keine Verteilungs- oder Summierungsfunktion zur Verfügung steht. Die Hierarchien können aber weiterhin für Berichtszwecke genutzt werden. Ferner soll kein negatives Budget  mehr möglich sein. Somit dürften auch die im Artikel "PSM Recherchebericht: Verwendung alternative Finanzpositionshierarchie" weiterhin genutzt werden.

Hierdurch sind natürlich auch Korrekturen wie im Artikel "Reorganisation von Finanzstellenhierarchien" beschrieben nicht mehr direkt erforderlich.

Statt einer Finanzpositionhierarchie gibt es Budgetstrukturpläne, die bestimmte Stammdaten miteinander kombinieren und hier für Budget gebuchten  Finanzpositionen und Fonds (so auch der den Finanzstellen zugeordnete Fond ) einschränkt.
 
Die einzelnen Budgetvorgänge können hier mit unterschiedlichen Phasen versehen werden (Erfassung, Ausgleich (Beleg ist zahlungswirksam verbucht), Übertragung oder budgeterhöhende Einnahme).

Daneben können verschiedene Budgetversionen genutzt werden und im Gegensatz zur klassischen Budgetierung diese auch eingefroren werden.  Das Arbeiten mit mehreren Budgetversionen wurde auch schon im Artikel "SAP PSM-FM klassische Budgetierung mit unterschiedlichen Budgetversionen" beschrieben.

Ferner können Budgets aus CO Plandaten oder Excel übernommen werden. 
 
Technisch sind die Budgetwerte nicht mehr in einer Tabelle sondern in mehreren Tabellen vorhanden. Es gibt nur wenige Standardberichte im Bereich BCS; so dass hier eine entsprechende Anpassung und Entwicklung erforderlich ist, sofern die vorhandene Berichte nicht ausreichen. So können mit Aktivierung von BCS auch Report Writer / Report Painter ( Bibliothek 4FM) genutzt werden (siehe "Bibliothek für ReportWriter/ReportPainter innerhalb des Modul PSM/FM"). Bisher waren eher Rechercheberichte wie zum Beispiel im Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" beschrieben im Einsatz.

Gerade beim Thema Budgetierung stellt sich aber auch die Frage, ob bei BCS auch weiterhin Korrekturen wie im Artikel "Buchungstext ändern bei Budgetbelegen in PSM-FM - Haushaltsmanagement"  beschrieben weiterhin möglich sein werden. Aber dieses ist dann eher ein Thema von Einzelpostenbelegen ;-).
 
Als umfassendes Reporting-Tool ist für das Budgetverwaltungssystem das Business Warehouse System (BW-System) vorgesehen. Dennoch gibt es auch im Bereich BCS passende Budgetberichte erstellt werden.

Wichtiger Hinweis
Durch den Artikel "Budgetierung in SAP PSM unter S/4 HANA" im Marlin Blog (Blog der Marlin Consulting UG über aktuelle Themen aus dem Bereich SAP in der öffentlichen Verwaltung von Bjoern Kemmoona) bin ich auf den OSS Hinweis 2226048  aufmerksam gemacht worden. Die Kernaussage des dort zitierten OSS Hinweis lautet "Die klassische Budgetierung wird mit der Einführung von SAP S/4 HANA nicht mehr unterstützt. Die Funktion für die Budgetpflege wird nur über das Budgetverwaltungssystem (BCS) von PSM unterstützt, so dass ein Wechsel von der klassischen Budgetierung hin zu BCS entsprechend erforderlich wird. Soferm weiterhin die klassische Budgetierung in PSM-FM genutzt werden soll ist gegebenfalls schon vor einen etwaigen Wechsel nach SAP S/4 HANA eine Migration zum Budgetverwaltungssystem (BCS) sinnvoll und spätestens beim Wechsel notwendig. Auch sonst bietet der verlinkte Artikel noch einige Hinweise und auch das Marlin Blog selbst ist sicherlich lesenswert.

Interessant in diesen Zusammenhang dürfte auch sein, dass Ende Dezember 2015 ein Buch in SAP Press erscheint, welches die Themen klassische Budgetierung und BCS ebenfalls behandelt. Privat habe ich dieses auch schon auf meinen Amazon Wunschzettel notiert ;-)

Öffentliches Haushalts- und Fördermittelmanagement mit SAP

Cover Öffentliches Haushalts- und Fördermittelmanagement mit SAP

ISBN: 978-3836237482

Meines Wissens nach gab es bisher noch kein Fachbuch zum Modul PSM (public sector management), so dass ich erstaunt bin, dass mittlerweile von SAP Press (Rheinwerk Verlag (ehemals Galileo Press)) für Dezember 2015 ein Buch zum Modul PSM angeboten wird. Hierbei soll das Buch das Customizing (und die Integration mit anderen SAP Modulen (besonders FI,CO,MM, SD und HCM) erläutern aber auch auf die einzelnen Funktionen zur Planung, Bewirtschaftung und den Jahresabschluss eingehen. Dabei werden auch die Prozesse in öffentlichen Verwaltungen, Verbänden und Universitäten dargestellt. Der Autor selbst ist als SAP Berater im öffentlichen Sektor tätig, so dass dieses Buch auch sehr praxisnah erscheint.

Neben der hier schon angesprochenen klassische Budgetierung und das moderne BCS (Budgetverwaltungssystem) werden auch Themen wie Berichtswesen, Haushalts- und Fördermittelmanagement aber auch Archivierung beschrieben.Eine ausführliche Buchbeschreibung wird dann auch auf der Seite "Öffentliches Haushalts- und Fördermittelmanagement mit SAP" zu finden sein.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 25. Oktober 2015
15:15 Uhr

Excel Pivottabelle Darstellung Grenzwerte Einnahmen auf Projekte je Person durch Zuordnung VZÄ auf verantwortlicher Kostenstelle

Die Einnahmen eines Jahres werden auf Innenaufträgen erfasst, die über die verantwortliche Kostenstellen einzelnen Abteilungen zugeordnet sind.  In jeder Abteilung beziehungsweise auf jeder Kostenstelle sind entsprechende Personen beschäftigt, die für diese Einnahmen verantwortlich sind. Diese sind auf den einzelnen Kostenstellen über die Kennzahl VZÄ oder FTE erfasst so dass im Rahmen einer Auswertung sowohl eine Liste der Personen auf Kostenstellen, als auch der Einnahmen auf einzelne Innenaufträge für den entsprechenden Zeitraum vor liegen.

Für das Jahr 2014 sehen die Werte in unseren Beispiel wie folgt aus:

Übersicht Jahr-Auftrag-Kostenstelle-Einnahmen-VZÄ

Anhand der Zahlen soll über einen Grenzwert in Höhe von 20.000 € bestimmt werden, welche Anzahl an Personen oberhalb dieses Wertes Einnahmen erzielt haben, welche unterhalb dieses Wertes Einnahmen erzielten und welche gar keine Einnahmen erzielt haben.

Durch Ausscheiden von Personen kann es auch passieren, dass (bedingt durch eine Stichtagsbetrachtung) dieser Schwellenwert für eine Kostenstelle tatsächlich überschritten wurde, aber im fraglichen Zeitraum gar keine Person auf dieser Kostenstelle beschäftigt war. Auch dieses soll entsprechend festgehalten werden.

Im ersten Moment bietet sich hier eine Pivottabelle an über die je Kostenstelle sowohl die Summe der Einnahmen als auch die besetzten Personen ausgewiesen werden.

Diese könnte dann wie folgt aussehen:

Pivottabelle Kostenstelle-Einnahmen-VZÄ

Hier sind nun je Kostenstelle die Summe der Einnahmen und auch die besetzten Stellen in Form der VZÄ zu sehen.

Nun könnte direkt Einnahmen / VZÄ manuell errechnet werden und die entsprechende Fragestellung beantwortet werden. Eine schönere Alternative ist es natürlich, wenn Excel selbst hier eine passende Antwort geben würde.

Die Schwierigkeit dabei ist jedoch, dass an manchen Kostenstellen tatsächlich Einnahmen erzielt werden, aber 0 Personen beschäftigt sind. Dieses würde bei einer einfachen Berechnung die Fehlermeldung #DIV/0! herovrrufen.

Um dieses zu vermeiden besteht in Excel allerdings auch die Möglichkeit über entsprechende Formeln diese Fehler abzufangen.

Hierzu verwenden wir, wie im Artikel "Excel Berechnete Felder in Pivottabellen" beschrieben die Möglichkeit innerhalb einer Pivottabelle eigene Felder ergänzend zu den Grunddaten anzulegen.

Hierzu legen wir insgesamt fünf berechnete Felder an, wobei das erste ein Hilfsfeld ist, welches wir in der späteren Pivottabelle ausblenden bzw. nicht in der Feldliste aufführen werden.

In der erstellten Pivottabelle wird über Ribbon "Optionen" in der Befehlsgruppe "Berechnung" über "Felder, Elemente und Gruppen" ein "Berechnetes Feld" eingefügt.

Pivottabelle berechnetes Feld einfügen

Im folgenden Fenster geben wir die Formel für das Feld Einnahmen_VZÄ ein.
Berechnung Einnahmen je Person bzw. VZÄ

Durch die Formel WENNFEHLER werden entweder die Einnahmen je VZÄ durch Division ermittelt, oder wenn die Kostenstelle keine VZÄ (und somit keine Person vorhanden ist) direkt die Einnahmen ausgegeben. Dieses ist nachher noch wichtig  um ermitteln zu können, welche Kostenstelle die Wertgrenze überschritten hat, obgleich keine Person beschäftigt war.

Im nächsten Schritt definieren wir ein Feld, dass die Anzahl der Personen der Kostenstelle ausgeben soll, sofern der Wert Einnahmen_VZÄ (also Einnahmen pro Person) oberhalb oder gleich des definierten Grenzwertes in Höhe von 20.000 liegt.

= WENN(UND( Einnahmen_VZÄ>20000-0,01; VZÄ>0,1); VZÄ;0)

Die hinter diesen Wert liegende Formel lautet:

= WENN(UND( Einnahmen_VZÄ>20000-0,01; VZÄ>0,1); VZÄ;0)

Innerhalb der WENN Funktion wird entweder der Wert VZÄ ausgegeben, wenn sowohl die Einnahmen größer als 20.000 - 0,01 sind und die VZÄ größer als 0,1 ist.

Auf ebensolche Weise geben wir noch folgende Felder ein die ich als Formelliste aufgeführt habe.
Liste berechneter Formeln

Dieser  Überblick über die berechneten Felder kann ebenfalls im Ribbon Optionen der Pivot-Tabelle unter "Berechnung" bei "Felder, Elemente und Gruppen" durch die Option "Formeln auflisten" erstellt werden.

Formeln auflisten

Hierdurch wird ein neues Tabellenblatt angelegt in dem alle berechnete Formeln aufgeführt sind.


Der Übersicht halber sind die einzelnen Formeln folgender Tabelle zu entnehmen:
 

FELD FORMEL
Liste berechneter Felder
Einnahmen_VZÄ = WENNFEHLER(Einnahmen /VZÄ;Einnahmen )
VZÄ_>Grenzwert
= WENN(UND(Einnahmen_VZÄ >20000-0,01;VZÄ >0,1);VZÄ;0)
ohneVZÄ_>Grenzwert = WENN(UND(Einnahmen_VZÄ>20000-0,01;VZÄ<0,1);VZÄ;0)
VZÄ_<Grenzwert = WENN(UND(Einnahmen_VZÄ >0,1;Einnahmen_VZÄ<20000-0,01;VZÄ>0,1);VZÄ;0)
VZÄ_ohne-Einnahmen =WENN(UND(Einnahmen_VZÄ <0,1;VZÄ >0,1);VZÄ;0)

Im Ergebnis haben wir nun eine Pivottabelle in der auch die einzelnen Ergebnisse auf Ebene der Person gewertet werden. Durch eine bedingte Formatierung, können die einzelnen Spalten, sofern diese > 0,1 sind auch farblich hervorgehoben werden. Ferner besteht die Möglichkeit auch eine passende Summenformel in der Tabelle aufzuführen.

Dieses ist am Einfachsten über Ribbon Start innerhalb der Gruppe Formatierung, durch Bedingte Formatierung und hier die "Regel zum Hervorheben von Zellen" über die Bedingung "Größer als" möglich, wie in der folgenden Abbildung zu sehen.

Bedingte Formatierung zum Hervorheben Einnahmen oberhalb Grenzwert je Person

Ebenso kann auch mit den anderen Feldern verfahren werden, so dass im Ergebnis auf einen Blick die entsprechenden Personen ersichtlich sind. Die Beschriftung der einzelnen Felder kann in der Wertfeldeinstellung noch angepasst werden.

Darstellung Einnahmen nach VZÄ und Berücksichtigung Grenzwert

Die auf diese Weise erhobenen Daten können dann, zum Beispiel in Form eines Mehrjahresvergleich, als ein 3D-Säulendiagramm dargestellt werden, so dass die einzelnen Daten hintereinander dargestellt werden.

3D-Säulen Diagramm

Dieses 3D-Säulendiagramm ist vergleichbar erstellt worden, wie im Artikel "Gestapelte Säulendiagramme in Excel mit Summenausweis"  beschrieben. Die hinterste Spalte (Gesamtzahl) wurde ausgeblendet, so dass in der unter den Diagramm befindlichen Tabelle die Gesamtzahl der VZÄ ausgegeben werden kann, ohne dass diese als separate "sichtbare" Säule im entsprechenden Diagramm dargestellt wird. Durch die 3D Darstellung ist auch eine entsprechende Entwicklung in den Einnahmen / Person ersichtlich. Allerdings kann nur in der oberen (Pivot)Tabelle abgelesen werden um welche Kostenstelle es sich handelt, da das Diagramm lediglich eine Gesamtsicht über alle relevanten Kostenstellen liefert.
 

Nachtrag:

Wesentlich eleganter kann natürlich auch der GRENZWERT als berechnetes Feld gepflegt werden, so dass die Formeln wie folgt anzupassen sind. Künftig brauchen dann nicht mehr die einzelnen Formeln angepasst werden sondern lediglich das berechnete Feld "GRENZWERT".
bersicht halber sind die angepassten Formeln folgender Tabelle zu entnehmen:
 
FELD FORMEL
Liste berechneter Felder
Einnahmen_VZÄ = WENNFEHLER(Einnahmen /VZÄ;Einnahmen )
GRENZWERT = 200000
VZÄ_>Grenzwert
= WENN(UND(Einnahmen_VZÄ >GRENZWERT-0,01;VZÄ >0,1);VZÄ;0)
ohneVZÄ_>Grenzwert = WENN(UND(Einnahmen_VZÄ>GRENZWERT-0,01;VZÄ<0,1);VZÄ;0)
VZÄ_<Grenzwert = WENN(UND(Einnahmen_VZÄ >0,1;Einnahmen_VZÄ<GRENZWERT-0,01;VZÄ>0,1);VZÄ;0)
VZÄ_ohne-Einnahmen =WENN(UND(Einnahmen_VZÄ <0,1;VZÄ >0,1);VZÄ;0)

Das Ergebnis wäre identisch, jedoch müsste für andere Bereiche die Formel nur im berechneten Feld Grenzwert angepasst werden.
Dieses kann besonders dann interessant sein, wenn der Grenzwert entsprechend häufig angepasst werden muss. Leider ist es jedoch nicht möglich den Grenzwert durch einen Feldbezug festzulegen, da keine Tabellenbezüge, Namen und Arrays innerhalb Pivottabellenformeln unterstützt werden.

Datenanalyse mit Excel

Weitere Artikel rund um die Datenanalyse mit Excel sind auch in den Artikeln "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen", "Excel: bedingte Formatierung mit Pfeilen (Darstellung Tendenzen bei Veränderungen)" und "Gestapelte Säulendiagramme in Excel mit Summenausweis" zu finden.
 

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 14. Oktober 2015
21:30 Uhr

Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query

Obligos entstehen entweder durch Bestellung oder durch Mittelbindung im CO. Allerdings muss hierfür die Obligoverwaltung in SAP aktiviert werden. Diese ermöglicht neben einer Darstellung der Kosten (unabhängig ob durch von FI fortgeschriebenen Kosten auf primäre Kostenarten) oder innerhalb CO getätigte interne Buchungen (so auch auf sekundäre Kostenarten).
 

Customizing Obligoverwaltung im Modul CO aktivieren

Die Obligoverwaltung ist je nach Kostenrechnung zu aktivieren  (Customizing Transaktion SPRO) und entsprechende Belegarten sowie Nummerkreise zu definieren.

Für die Kostenstellenrechnung ist eine Aktivierung in der Transaktion SPRO über den Customizing-Pfad unter folgende Knoten möglich:

CONTROLLING -> KOSTENSTELLENRECHNUNG -> OBLIGO UND MITTELBINDUNG

Daneben gibt es die Möglichkeit auch für Innenaufträge unter

CONTROLLING -> INNENAUFTRÄGE -> OBLIGO UND MITTELBINDUNG

über den Punkt "OBLIGOVERWALTUNG AKTIVIEREN".

Ferner müssen Belegarten und Nummernkreise für die in CO vverwendeten MITTELBINDUNG eingestellt werden.

Innerhalb der Kostenstellenrechnung ist dieses im gleichen Pfad durch die beiden Punkte "BELEGARTEN ZUR MITTELBINDUNG PFLEGEN" und "NUMMERNKREIS für MITTELBINDUNG DEFINIEREN" möglich, während bei den Innenaufträgen ein Unterordner MITTELBINDUNG die beiden Punkte "BELEGARTEN PFLEGEN" und "NUMMERNKREIS DEFINIEREN" aktiviert werden.

Feldsteuerung Mittelbindung

Ein weiterer Punkt im Customizing ist die Pflege der Feldauswahl. Diese ist im Customizing unterhalb der Einstellungen zur Mittelbindung über die Feldsteuerung Mittelbindung zu finden.Über die Feldauswahlliste legen Sie fest, welche Felder zur Erfassung einer Mittelbindung als Kanneingabe, Musseingabe nur angezeigt oder gar ausgeblendet wird.
Die Zuordnung von Feldstatusvarianten (die einen Buchungskreis zugeordnet ist), Feldstatusgruppe wird eine Feldauswahlliste zugeordnet. Die Feldauswahhliste steuert dann wie gesagt die dargestellten Felder.Über den oben erwähnten Punkt Belegart pflegen wird die Feldstatusgruppe der entsprechenden Belegart zum Beispiel Mittelbindung CO mit Nummernkreis und Feldstatusgruppe zugeordnet.
 

Mittelbindung für Obligo anlegen


Nun ist es auch innerhalb des Controlling möglich ein Obligo durch Mittelbindungen aufzubauen.

Sowohl in der KOSTENSTELLENRECHNUNG als auch bei den INNENAUFTRÄGEN kann hierzu der Unterordner ISTBUCHUNGEN->MITTELBINDUNG verwendet werden.

Als Funktionen stehen hier:
  • Mittelbindung anlegen (Transaktion FMZ1)
  • Mittelbindung ändern (Transaktion FMZ2) und
  • Mittelbindung anzeigen (Transaktion FMZ3)
zur Verfügung. Ferner besteht hier die Möglichkeit die "Mittelbindung abzubauen (Transaktion FMZ6). Damit ist die Mittelbindung als erledigt gesetzt. Auf diese Weise kann die Mittelbindung auf erledigt gesetzt werden und das entsprechende Obligo wird wieder abgebaut.

Einzelpostenlisten und Berichtswesen über Obligo-Buchungen

Ein Ausweis der Obligo Buchungen ist im Standardberichtswesen ist sowohl in der Kostenstellenrechnung als auch der Innenauftragsrechnung möglich. Auch im SAP Modul PSM-FM werden diese Mittelbindungen ebenfalls fortgeschrieben. Dieses dürfte ebenfalls durch Fortschreibung und Integration von CO und FM möglich sein.

Als Beispielberichte seien hier folgende genannt:

Kostenstellen: Ist/Plan/Obligo (Transaktion S_ALR_87013620
Dieser Bericht ist im SAP Menü unter;

CONTROLLING ->
INFOSYSTEM ->
BERICHTE ZUR KOSTENSTELLENRECHNUNG ->
PLAN/IST VERGLEICHE ->
ZUSÄTZLICHE KENNZAHLEN

zu finden.
 
Eine komplette Übersicht alle Obligo sind als "Kostenstellen Einzelposten Obligo" (Transaktion KSB2) im Gegensatz zu "Kostenstellen Einzelposten Ist" (Transaktion KSB1) zu finden.

Diese Berichte sind unter

CONTROLLING ->
INFOSYSTEM ->
BERICHTE ZUR KOSTENSTELLENRECHNUNG ->
EINZELPOSTEN

zu finden.

 Neben den Berichten in der Kostenstellenrechnung sind vergleichbare Berichte auch bei den Innenaufträgen zu finden.

Als Beispiele sind hier
Auftrag: Ist/Plan/Obligo (Transaktion S_ALR_87012999) zu nennen.
Dieser Bericht ist im SAP Menü unter;

CONTROLLING ->
INFOSYSTEM ->
BERICHTE ZUR KOSTENSTELLENRECHNUNG ->
PLAN/IST VERGLEICHE ->
ZUSÄTZLICHE KENNZAHLEN

Vergleichbare Einzelposten sind unter 

CONTROLLING -> INFOSYSTEM -> BERICHTE ZU INNENAUFTRÄGE -> EINZELPOSTEN

zu finden.

Sowohl die Einzelposten Obligo (Transaktion KOB2) als auch die Einzelposten Ist (Transaktion KOB1) zu finden.

Auswertung von Obligo im Report Writer / Painter

 
Auch beim Erstellen von eigenen Berichten kann das Obligo ebenfalls berücksichtigt werden. Dieses ist im Artikel "Erweiterung Report Writer Berichtsbibliothek 1CT zur Darstellung rollierendes Geschäftsjahr für Kostenstelle und Innenauftrag" beispielhaft beschrieben. Anhand des Werttyps sind hier entsprechende Spalten möglich zu definieren, so dass in einen Bericht neben Planwerten auch IST und OBLIGO mit auswertbar.

Auswertung von Obligo in SAP Query

Der erste Gedanke wäre, dass die Obligo-Belege ebenfalls in der Einzelpostenliste CO bzw. in der Tabelle COEP abgespeichert werden und hier mit Wertyp >20 selektiert werden können.

Allerdings werden Obligo-Belege in einer gesonderten Tabelle gespeichert.

Hier sind die Obligo-Einzelposten jedoch in der Tabelle COOI "Obligoverwaltung: Einzelposten" gespeichert. und müssen daher ergänzend zur COEP "CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen" ausgewertet werden. Diese Selektion der passenden Einzelposten und Summensätzetabellen nimmt einem das Berichtstool Report Writer / Report Painter natürlich ab :-).
 

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben daneben findet sich e
ine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer  im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" . Ich hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Freitag, 4. September 2015
15:13 Uhr

Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren

Gerade die Weiterverarbeitung von Berichten in einer Tabellenkalkulation (in der Regel tatsächlich Excel) dürfte für jeden immer mal wieder ein Thema sein.

So ist es auch nicht weiter verwunderlich, dass dieses Thema sowohl im Artikel "Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel" (dieser Artikel ist besonders dann lesenswert, wenn die exportierten Daten in anderen Excelmappen weiterverarbeitet werden sollen - Stichwort: fehlerhafte Farben, Darstellung negatives Vorzeichen, Zahlen als Text,...) als auch unter "Darstellung negatives Vorzeichen in SAP - Standardlayout anpassen für vorangestelltes Vorzeichen" behandelt wurde. Trotzdem möchte ich ergänzend auf das Thema Exportieren nach Excel für verschiedene Berichtstools eingehen.

Bericht Exportieren im Report Writer (Expertenmodus erforderlich)

Innerhalb mit Report Painter / Report Writer erstellten Berichten, wie auch Standardberichten wie Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87012993), besteht die Möglichkeit innerhalb des Menüs BERICHT-EXPORTIEREN (Tastenkombination UMSCH + F2) entsprechende Berichte nach Excel zu exportieren.

Sollte diese Option bei Ihnen im Menü nicht aufgezeigt werden, sondern nur die Möglichkeiten Drucken.., Senden... und Beenden, liegt dieses daran, dass Sie noch nicht den Expertenmodus aktiviert haben.

Über die Schaltfläche Optionen/Office Integration (Tastenkombination STRG+UMSCHALT+F12) kann nicht nur die Office Integration (eine Darstellung des Berichtes in MS Excel) sondern auch die Aktivierung des Expertenmodus vorgenommen werden.

Durch die Aktivierung des Expertenmodus stehen Ihnen nicht nur die wesentlichen Funktionen im Bericht zur Verfügung sondern auch spezielle Funktionen wie Bericht exportieren.. , Layouteinstellungen oder das sichern von Extrakten.

Exkurs Extrakte

Durch Extrakte haben Sie die Möglichkeit umfangreiche Berichte zu speichern und diese direkt aufzurufen ohne dass dieser Bericht erneut erstellt werden muss. Hier dürfte der Artikel "ReportWriter Grundlagen - Extrakte sichern und verwalten" einen guten Überblick bieten.

Sofern der Expertenmodus aktiviert ist steht die Exportfunktion zur Verfügung und Sie können den Bericht als Exceltabelle weiterbearbeiten oder auch versenden.
 

Bericht exportieren nach Excel aus Recherchebericht

Zum Export von Rechercheberichten (sei es nun im Modul PSM-FM oder Bilanzberichte) gibt es ebenfalls die Möglichkeit über die "Berichtsausgabe an XXL" Hierzu kann die Schaltfläche Exportieren  oder BERICHT->EXPORTIEREN (STRG + UMSCH + F12) verwendet werden. Diese startet die Funktion Seite an XXL übergeben, wonach automatisch Excel gestartet wird und hier die Daten entweder als Tabelle oder Pivottabelle übergeben werden.

Je nach dargestellten Merkmal kann jedoch statt "Berichtsausgabe an XXL" auch das Fenster "Exportieren auf dem Präsentationsserver" dargestellt werden. Dieses ist zum Beispiel der Fall wenn statt Fonds die Darstellung auf Finanzstellen oder Finanzpositionen innerhalb einer Hierarchie  gewählt wurde. Ferner dürfte dieses auch der Fall sein, wenn eine GuV Struktur entsprechend dargestellt wird. Dieses Thema wurde unter anderen im Artikel "
Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" (diese Rechercheberichte bieten sich auch als Quartalsberichte an).

Hier bietet es sich dann an im Abschnitt Ausgabedatei unter Datei eine temporäre Datei. Es bietet sich hier als Dateiname muster.dat in einem einfach zu erreichenden Pfad an. gewählt werden und im Abschnitt PC-Applikation starten unter Programm C:/EXCEL/EXCEL so dass hier direkt Excel gestartet wird mit eben dieser Datei. Es bietet sich dann natürlich an, diese direkt unter einen anderen Dateinamen zu speichern.


 

ALV Listen nach Tabellenkalkulation exportieren

Sofern Sie eine ALV Liste vorliegen haben, zum Beispiel eine SAP Query Auswertung (im Ausgabeformat SAP List Viewer) haben Sie ebenfalls die Möglichkeit über die Schaltfläche EXPORTIEREN die Option TABELLENKALKULATION als Auswahlmöglichkeit.
Teilweise kann diese Funktion auch im Menü unter BERICHT->EXPORTIEREN oder LISTE->EXPORTIEREN    TABELLENKALKULATION hinterlegt sein. So können Berichte, die nicht als "als interaktive Struktur" dargestellt werden, diese ALV Liste ebenfalls mitsamt der Formatierung nach Excel übertragen werden.

Nachdem Sie diese gewählt haben erscheint ein Auswahlmenü in welchen Format die Tabellenkalkulation übergeben werden soll.

Hierzu stehen Ihnen drei Formate zur Auswahl ("Excel (im MHTML Format)", "OpenOffice (im OpenDocument Format 2.0" sowie "Aus allen verfügbaren Formaten wählen"). Hierbei handelt es sich bei der letzten Option um eine Auswahlliste aller verfügbaren Formate.

Hier habe ich (vor Nutzung von Office 2007, 2010, 2013 oder neuere Versionen) immer das Format "Excel (im bisherigen XXL-Format)" empfohlen. Dieses hat jedoch den Nachteil, dass keine Filter, Sortierung oder Zwischensummen übernommen werden und auch das Layout der Tabelle eher gewöhnungsbedürftig ist (gelber Hintergrund und nicht unbedingt die Spaltenreihenfolge wie in der Query Ansicht).

Seit der Einführung von Office 2007 erscheint mir hier die Option "Excel (im Office 2007 XLSX Format)" wesentlich geeigneter, da hierdurch auch Sortierungen, Zwischensummen sowie der Tabellenaufbau inklusive Filterungen übernommen werden. Von daher ist es empfehlenswert die Excelversion zu wählen die entweder etwas kleiner oder identisch zur lokal eingestzten Excel Version ist. Auf diese Weise bleibt der "Kontoauszug" auch von der Darstellung in Excel identisch zur Darstellug in SAP.

Formatvorauswahl treffen und wieder aufheben

Neben der Auswahl des Formates bietet diese Exportfunktion auch die Aktivierung der Schaltfläche "Immer das gewählte Format anwenden". Hierdurch erscheint beim Export nicht mehr die Nachfrage nach den gewünschten Format. Dieses hat jedoch den Nachteil, dass Sie zum Beispiel nach Einführung einer neuen Excel-Version nicht mehr in das Auswahlmenü für das neue Format gelangen sondern der Export direkt ins ausgewählte Format erfolgt.

Zum Glück ist innerhalb der Liste dieses Auswahlmenü über die rechte Maustaste und hier der Punkt "Tabellenkalkulation ..." wieder aufrufbar, so dass hier erneut ein Format gewählt werden kann und ggf. die Option "immer das gewählte Format anwenden" deaktiviert werden kann.

Technischer Hintergrund SALV_BS_ADMIN

Die Standardeinstellungen werden in der Tabelle SALV_BS_ADMIN ("Tabelle zur Anlage von Steuerwerten zum ALV") je Nutzer gespeichert. Diese kann über den ABAP Report SALV_BS_ADMIN_MAINTAIN durch die SAP Basis gepflegt werden, sofern die User nicht selbst die Option Tabellenkalkulation auswählen.

Durch diesen Report (Transaktion SE80 oder SA38) können die Einstellungen je User eingesehen aber auch gelöscht, geändert oder auch angelegt werden.

Weiterführender Hinweis Downloadverzeichnis

Im Artikel "Downloadverzeichnis für SAP Berichte festlegen" ist auch beschrieben, wie das Zielverzeichnis für einen Export festgelegt werden kann.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 16. August 2015
17:00 Uhr

Vorteil von Excel Formatvorlagen und Filter nach Farben oder Zellensymbolen aus bedingter Formatierung

Seit Excel 2007 sind im Ribbon Start unter der Symbolgruppe " Formatgruppen" hier werden bestimmte Eigenschaften zusammengefasst, so dass auf einen Mausklick bestimmte Vorlagen auf Zellen angewendet werden können. Diese empfinde ich besonders geeignet, da hierdurch problemlos offene Punkte oder kritische Werte mit der Notwendigkeit von Korrekturen hervorgehoben werden können.

Formatvorlagen in MS Excel ab 2007

An gleicher Stelle ist auch die bedingte Formatierung zu finden auf die im Artikel "Excel: bedingte Formatierung mit Pfeilen (Darstellung Tendenzen bei Veränderungen)" näher drauf eingegangen ist. Neben der optischen Hervorhebungen von Formeln (Formatvorlage "Berechnungen") oder auch Hervorhebung von positiven Ergebnissen (Gut) oder kritischen zu prüfenden Elementen ("Schlecht") sind diese Formatvorlagen auch sehr praktisch um noch offene Eingaben die in einer Übersicht noch ergänzt werden müssen, durch die Formatvorlage "Eingabe" gekennzeichnet werden können.

Gerade bei umfangreichen Listen ist hier eine weitere Funktion noch sehr praktisch. in Verbindung mit der Filterfunktion. Die Sortierenfunktion ist im Ribbon "Daten" zu finden und in der Gruppe "Sortieren und Filtern" kann ein entsprechender Filter (über das Trichter Symbol über Daten gesetzt werden. Im Artikel "Mehrere Autofilter im Tabellenblatt einer Exceltabelle setzen" hat sich ja schon ein Beispiel ergeben, warum ich recht gerne mit der Filterfunktion arbeite.

Ein weiterer Vorteil dieser Funktion ist, dass nicht nur nach Zahlenwerten sondern auch nach Farben sortiert werden kann. So kann, sofern ich die Formatvorlage "Eingabe" verwendet habe, je Spalte nach notwendigen Eingaben gefiltert werden und genau diese fehlende Daten noch ergänzt werden.

In der Abbildung wird die Spalte D nach allen als "Eingabe" formatierten Zellen gefiltert.

Excel - Nach Farbe filtern

Auf diese Weise werden dann auch nur die Lehreinheiten beziehungsweise  Studiengänge  dargestellt bei denen noch eine Ergänzung erforderlich ist.

In unseren Beispiel wird hier also nur noch der "Studiengang 1B" dargestellt.

Excel - Ergebnis Filter

Gerade wenn man mit mehreren Personen an einer Excelarbeitsmappe arbeitet sind solche Kleinigkeiten sehr hilfreich um schnell einen Überblick zu erhalten oder um auf wesentliche Punkte hinzuweisen.

Ein weiteres Anwendungsgebiet wäre bei der bedingten Formatierung nach Zellensymbolen zu filtern, wie in unterer Abbildung dargestellt wird.

Excel - Nach Zellensymbol filtern

Gerade bei der Auswertung von Auffälligkeiten sind solche farblichen Hervorhebungen (oder auch Symbole) sehr nützlich und man kann sich dank dieser Filter dann um die wesentlichen zu klärenden Punkte kümmern. Sofern in einer Tabelle auch noch eine Farblegende eingefügt ist ergibt sich hier eine praktische Funktion um auf bestimmte Auffälligkeiten hinzuweisen. Besonders umfangreiche Berichte (als Beispiel seien hier die "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" genannt) haben oftmals einzelne Positionen zu denen eine Rückfrage erforderlich ist oder auch das Einfügen eines erläuternden Kommentars sehr hilfreich sein kann. Auf diese Weise funktioniert dann auch das abteilungsübergreifende Arbeiten zum Beispiel zwischen der Finanzbuchhaltung und Controlling

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 10. August 2015
17:22 Uhr

Darstellung negatives Vorzeichen in SAP - Standardlayout anpassen für vorangestelltes Vorzeichen

Schon im Artikel "Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel" hatte ich einen Workaround in Excel beschrieben um negative Zahlen aus SAP in Excel nicht mehr mit nachgestellten sondern vorangestellten Vorzeichen darzustellen.

Da die meisten Berichte im Controlling jedoch auf Report Writer / Report Painter Berichten aufbauen könnte eine alternative auch sein, das Standardlayout so zu ändern, dass künftig in SAP Berichten nicht mehr das Minuszeichen nachgestellt sondern den negativen Zeichen vorangestellt wird.
 

Standardlayout pflegen für Report Writer Berichte

Die Pflege des Standardlayout ist unter:
  • Infosysteme
  • Ad-Hoc Berichte
  • Report Painter
  • Report Writer
  • Standardlayout
  • Ändern (Transaktion GR12)
zu finden. Hier kann für jedes Standardlayout in der Registarkarte Sprachabh. im Abschnitt Vorzeichen die Art der Darstellung von negativen Vorzeichen gewählt werden.

Je nach gewählter Option wird die negative Zahl - 120,30 wie folgt dargestellt.
 
Vorzeichendarstellung im Standardlayout
Einstellungen   Darstellung bzw. Ausgabe von negativen Werten
Vorrangestellt '- ' -120,30
Nachgestellt ' -' 120,30-
In Klammern '()' (120,30)
'CR' 'CR' 120,30 CR
negative Zahlen werden mit 'CR',
positive Zahlen werden mit 'DR' gekennzeichnet
Ohne Vorzeichen 'NS' 120,30

Technischer Hintergrund - Tabelle T801W

Die gewählten Einstellungen, werden je Sprachschlüssel in der Tabelle T801W gespeichert. Dabei wird neben Sprachschlüssel auch der Mandant festgehalten, so dass diese Einstellung eine mandantenabhängige Einstellung ist, was auch für Mehrmandantensysteme interessant sein dürfte.
So verwendet der Bericht "Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87013611)" das Standardlayout 1-BTC2 welches dann in der Tabelle beziehungsweise. in den Einstellungen eine entsprechende Darstellung der negativen Vorzeichen vornimmt.

Bei Änderung des Layouts innerhalb des SAP Namensraum sollte jedoch bedacht werden, dass im Rahmen eines Updates durch SAP dieses auch wieder überschrieben werden könnte. Allerdings ist eine Änderung der Standardlayouts sicherlich einfacher als Änderung aller RW/RP Berichte im Standard.

Gespeichert werden die Werte innerhalb der sprachabhängigen Struktur IT801W "Report Writer: Include - Layoutparameter (sprachabhängig)" im Feld SIGNE als Characterwert mit zwei Zeichen (siehe in der oberen Tabelle die Spalte SIGNE), welche wiederum als Include in der Tabelle T801W eingefügt wird.

Die einzige Frage ist nun nur, ob bei den Berichten nochmals das Standardlayout übernommen werden muss, oder hier abweichende Einstellungen schon eingetragen sind.

Layout "Darstellung des Vorzeichen" im Report Writer / Painter Bericht

Sollte dieses der Fall sein kann im Bericht unter: EINSTELLUNGEN->BERICHTSLAYOUT über die Schaltfläche "Standardlayout übernehmen" die getroffenen Einstellungen für diesen Bericht übernommen werden. Alternativ kann natürlich auch hier im Register "Sprachabh." im Abschnitt "Vorzeichen" die Darstellung der Vorzeichen entsprechend ausgewählt werden.

Ebenso besteht natürlich auch bei der Entwicklung von Berichten an dieser Stelle die Möglichkeit das Berichtslayout auf eigene Bedürfnisse hin anzupassen.

Damit dürften auch mit negativen Vorzeichen versehene Werte (insbesondere Erlöse) auch in Excel wesentlich einfacher verarbeitet werden können.

Behandlung von Vorzeichen und Vorzeichenumkehr

Hierbei sollte jedoch darauf hingewiesen werden, dass nur das Layout und nicht der Wert geändert wird, so dass auch weiterhin eine normale Verarbeitung möglich ist. Grundsätzlich könnte man in der Registerkarte "Darstellung" auch durch die Option "Vorzeichen umkehren" aktivieren. Diese hat aber eine rein optische Funktion, da sich nur die Darstellung des Betrages ändert, sofern der Wert in einer Formel oder eine Summe berücksichtigt wird, wird auch immer das originäre Vorzeichen verwendet. Diese Option mag zwar verlockend sein (Erlöse werden positiv und Kosten neagtiv ausgewiesen und es gibt weniger Rückfragen), aber für eine weiter Verarbeitung der Daten ist dieses dann eher problematischer als grundsätzlich die Darstellung von Kosten und Erlöse in SAP zu erläutern.

Vorzeichen im Recherchebericht

Ergänzend zu den Standardlayouts für Report Painter und Report Writer möchte ich auch darauf hinweisen, dass innerhalb der Rechercheberichte ebenfalls eine solche Einstellung vorgenommen werden kann.

Dieses kann im aufgerufenen Bericht über die Schaltfläche ZAHLENFORMAT und hier über die Option "DARSTELLUNG VORZEICHEN" erfolgen. Als Wahlmöglichkeiten stehen hier:
  • Nachgestellt
  • Vorangestellt
  • In Klammern
zur Verfügung. Nachdem diese Option gewählt ist, sollte nicht vergessen werden über BERICHT->"SICHERN DEFINITION" gespeichert werden.

Eine vergleichbare Einstellung ist für das Währungszeichen im Artikel "Formatanzeige im Recherchebericht (Darstellung in 1 EUR)" schon beschrieben worden. Der Vorteil hier ist, dass auf diese Weise je Länderschlüssel unterschiedliche Darstellungen von Zeichen vorgenommen werden können. Insgesamt dürfte diese Einstellung den Export von Daten wesentlich vereinfachen.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Sonntag, 2. August 2015
11:18 Uhr

Dokumentation von Berichtsgruppe und Berichtsdokumentation bei Report Painter und Writer Berichten

Die einzelnen Report Painter / Report Writer Berichte werden einer Berichtsgruppe zugeordnet die dann entweder indirekt aus den Berichten oder auch direkt mit der Transaktion GR55 ausgeführt werden können.

Gerade wenn Berichte entworfen werden sollen, die später nicht selbst sondern auch durch andere aufgerufen werden, ist es sinnvoll auch innerhalb des SAP System eine passende Dokumentation für Anwendende zu erstellen.

Sicherlich kann hier auch eine eher technische Dokumentation, so wie im Artikel "Report Painter Übersicht von Elementen und Merkmale zur Darstellung der Struktur und Aufbau eines Berichtes" beschrieben, hilfreich sein, jedoch kann es, insbesondere beim Aufruf der Berichtsgruppe über eine kundeneigene Transaktion (siehe Artikel "Parametertransaktion für Reporwriter"), nützlich sein, wenn hier auch in der Transaktion selbst eine Hilfe hinterlegt ist.

Diese kann dann über das Symbol (blaues i) in der Selektionsmaske als "Dokumentation zur Berichtsgruppe" oder über die Tastenkombination STRG, SHIFT und F1 auferufen werden. Innerhalb des Berichtes kann über ZUSÄTZE->DOKUMENTATIONEN sowohl die Dokumentation zur Berichtsgruppe als auch zum einzelnen Bericht aufgerufen werden.

Hierbei ist die Dokumentation in folgende Abschnitte aufgeteilt:
  • Kurztext
  • Beschreibung
  • Verwendung
  • Voraussetzungen
  • Ausgabe und
  • Beispiele
Die Dokumentationen können an unterschiedlichen Stellen angelegt werden.

Dokumentation für Berichtsgruppe anlegen


Die Dokumentation selbst kann innerhalb der Transaktion GR52 angelegt werden. Hierzu wird die Berichtsgruppe über die Transaktion Berichtsruppe ändern (GR52) aufgerufen und es kann vom Kopf aus über die Schaltfläche "Dokumentation" bzw. die Tastenkombination UMSCH + F6 ein entsprechender Text angelegt werden.

Hier gibt es dann unterschiedlcihe Abschnitte, die dann in der jeweiligen Übersetzung wie oben beschrieben ausgegeben werden. In mehrsprachigen Systemen sollte auch die Dokumentationsextteile entsprechend übersetzt werden.

Der Aufbau der Dokumentation ist dabei mit folgenden Parametern aufgefürhrt:

&SHORTTEXT&

&DESCRIPTION&

&USE&

&PRECONDITION&

&OUTPUT&

&EXAMPLES&

Im Editor können sowohl einzelne Symbole un Queerverweise eingefügt werden, aber auch passende Formatierungen gewählt werden. Damit entspricht diese Dokumentation auch in etwa einer Hilfeseite innerhalb SAP. Allerdings wird diese nicht als Extrafenster dargestellt sondern tatsächlich als Text im Bericht mit ausgegeben.

Dokumentation für Bericht anlegen

Meistens haben umfangreichere Berichte auch mehr als einen Bericht in der Berichtsgruppe hinterlegt. Glücklicherweise kann innerhalb der Transaktion GRR2 (Bericht ändern) über ZUSÄTZE->DOKUMENTATION ebenfalls eine Berichtsdokumentation angelegt werden.

Gerade beim Report Painter Bericht zur Lehrnachfrage (siehe Artikel "Auswertung Statistische Kennzahlen auf Innenaufträge für Lehrimport und Lehrexport auf Ebene Studiengänge") kann hier nochmals auf die einzelnen Kennzahlen für Lehrimport und Lehrexport der einzelnen Studiengänge eingegangen werden.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.



 

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 26. Januar 2015
19:03 Uhr

Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)

Im Rahmen des Berichtswesen kam häufiger die Frage auf, was die Unterschiede zwischen den Berichtstools Report Writer / Report Painter, Recherchebericht und SAP Query sind.

Daher versuche ich in diesen Artikel alle drei Tools für eigene Berichte zu beschreiben. Wobei dieses nur eine sehr allgemeine Beschreibung ist und das volle Potential der einzelnen Berichtstools entweder anhand konkreter Beispiele (zum Beispiel in Artikeln zum jeweiligen Thema siehe Tagcloud) oder durch Fachliteratur vertieft werden kann.

Da das Thema Berichtswesen im SAP-Controlling für mich ein besonderes Herzensthema ist, kann ich hier auf mein gleichnamiges Buch verweisen wo die einzelnen Möglichkeiten eines Berichtswesen dargestellt werden.

Berichtswesen im SAP Controlling
Eine ausführliche Beschreibung ist unter Buchempfehlungen unter Berichtswesen im SAP®-Controlling (SAP Modul CO; internes Berichtswesen) zu finden. Daneben kann es aber sowohl über meine Seite im Onlineshop als auch bei Amazon * oder im Buchhandel erworben werden.

 

Report Writer / Report Painter

Viele Berichte (sowohl im Bereich FI als auch CO) sind Report Painter Berichte. Diese sind in unterschiedlichen Bibliotheken aufgeteilt und werten bestimmte Merkmale und Elemente in Form einer Tabelle aus. So ist der Bericht Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87013611 ) als Bericht 1SIP-001 in der Bibliothek 1VK "Kostenstellen - Vollkostenrechnung" zu finden.

Das Berichtstool Report Writer / Report Painter ermöglicht es bestimmte Merkmale und Elemente miteinander zu kombinieren. Hierdurch können zum Beispiel Mehrjahresvergleiche im Bereich der Kostenträger (Kostenstelle, Innenaufträge, Profit-Center) über unterschiedliche Konten/Kostenarten oder vergleichbare Gruppen in Form einer Tabelle zusammengestellt werden. Einige Beispiele sind hier unter den Tag Reportwriter zu finden. Grundsätzlich handelt es sich hierbei um ein recht flexibles Werkzeug, das auf entsprechend definierte Merkmale zugreifen kann und diese verhältnismäßig einfach miteinander kombinieren kann. Allerdings ist eine Navigation innerhalb des Berichtes nur eingeschränkt möglich. So können einzelne Hierarchien der Schlüsselspalte (bspw. Kostenartengruppe) auf- und zugeklappt werden oder im Rahmen der Variation innerhalb einer Navigationsleiste auf einzelne Knoten eines selektierten Merkmals (bspw. Kostenstellen einer Kostenstellengruppe) zugegriffen und diese einzeln ausgewertet werden.

Der Bericht kann nur die definierten Merkmale darstellen und entsprechend ausgeben. Ferner sind nur bestimmte Merkmale innerhalb einer Bibliothek vorhanden, so dass zum Beispiel nicht alle Stammdaten oder einzelne Beleginformationen mit ausgegeben werden können.

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" erstellt und hoffe, dass dieser einen guten Überblick bietet.



Einige Beispiele für Report Painter Berichte sind in den folgenden Artikeln beschrieben.
Um sich selbst einen guten Überblick zu verschaffen kann ich das "PRAXISHANDBUCH Report Painter / Report Writer" sehr empfehlen. Eine entsprechende Buchbesprechung ist hier ebenfalls zu finden.

Cover Report Painter / Report Writer

ISBN: 978-3836217187

In meinen Augen stellt dieses Buch von Jörg Siebert und Martin Munzel eigentlich das Standardwerk (vielleicht neben der SAP Onlinehilfe) zum Thema da und ist sicherlich mehr als eine Empfehlung wert. Einige Videos um sich einen ersten Eindruck zum Report Painter zu machen sind auch auf der Seite fico-forum.de unter "SAP Report Writer/Painter" zu finden.

 

Recherchebericht

Der Recherchebericht bietet dagegen eine wesentlich flexiblere Form der Auswertung von einzelnen Daten. Hierbei kommt das Berichtstool sowohl bei der Analyse in FI (zum Beispiel im Rahmen der Bilanzanalyse) aber auch im Haushaltsmanagement (PSM-FM) oder auch in CO-PA zum Einsatz. Der Recherchebericht teilt sich dabei in die Bestandteile Formular und Bericht auf. Innerhalb eines Formulars können verschiedene Kennzahlen definiert werden, die dann in der Auswertung auch entsprechend angezeigt werden. Das besondere bei den Recherchenberichten ist jedoch, dass durch eine interaktive Navigation einzelne Merkmale des Berichtes neu zugeteilt werden. Unter den Tag Rechercheberichte sind einige Artikel als Beispiel zu dieser Berichtsart zu finden. Hierdurch kann zum Beispiel von der Darstellung von Fonds auf Jahren gewechselt werden oder auch einzelne Perioden genauer betrachtet werden. Auf diese Weise kann ein sehr flexibler Bericht über die entsprechenden Merkmale erstellt werden. Dieses Berichtstool ist mit einen Würfel vergleichbar,  da hier auch verschiedene Seiten eines Berichtes (und damit unterschiedliche Kennzahlen) betrachtet werden können.

Als entsprechende Beispiele sind in folgenden Artikeln einige Rechercheberichte beschrieben. Zu diesen Berichtstool wird künftig wahrscheinlich noch der ein oder andere Artikel erscheinen, . Dieses Berichtstool ermöglicht ein sehr flexibles Kombinieren einzelner Merkmale (Geschäftsjahr, Fonds, Finanzstellen, ...) mit einzelnen Kennzahlen (Kosten/Erlöse oder Aufwand/Ertrag). Auch dieses Berichtstool ist durch die vorhandenen Kennzahlen und Merkmale begrenzt, ermöglicht aber ein sehr flexibles Berichtswesen, was auch bei Drittmittel beziehungsweisen der Betrachtung einzelner Projekte oder Kostenbereiche hilfreich sein kann.

Eine Weiterentwicklung von der klassischen Budgetierung bis zum BCS (Budgetcontrollsystem) ist im Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung" ausführlich beschrieben.

Interessant in diesen Zusammenhang dürfte auch sein, dass Ende Dezember 2015 ein Buch in SAP Press erscheint, welches die Themen klassische Budgetierung und BCS ebenfalls behandelt. Privat habe ich dieses auch schon auf meinen Amazon Wunschzettel notiert ;-)

Öffentliches Haushalts- und Fördermittelmanagement mit SAP

Cover �ffentliches Haushalts- und F�rdermittelmanagement mit SAP

ISBN: 978-3836237482

Meines Wissens nach gab es bisher noch kein Fachbuch zum Modul PSM (public sector management), so dass ich erstaunt bin, dass mittlerweile von SAP Press (Rheinwerk Verlag (ehemals Galileo Press)) für Dezember 2015 ein Buch zum Modul PSM angeboten wird. Hierbei soll das Buch das Customizing (und die Integration mit anderen SAP Modulen (besonders FI,CO,MM, SD und HCM) erläutern aber auch auf die einzelnen Funktionen zur Planung, Bewirtschaftung und den Jahresabschluss eingehen. Dabei werden auch die Prozesse in öffentlichen Verwaltungen, Verbänden und Universitäten dargestellt. Der Autor selbst ist als SAP Berater im öffentlichen Sektor tätig, so dass dieses Buch auch sehr praxisnah erscheint.

 

SAP Query

SAP Query geht über das Zusammenstellen von vorhandenen Merkmalen hinaus. Da dieses ein Datenbankauswertungstool ist können hier auch Daten miteinander verbunden werden, deren Verknüpfung im Standard nicht direkt möglich ist. Ein Beispiel kann hier die Verknüpfung von Stammdaten von Kontierungsobjekten (Auswertung von CO Innenauftrag & FM Fonds und damit eine Liste aus Status Gesperrt, Finanzierungszweck und Merkmale der Klassifzierung) oder auch Anlagenstammdaten zu Bewegungsarten in FI-AA. Eine Stärke dieses Tool ist auch das modulübergreifende Kombinieren einzelner Daten oder auch das Arbeiten mit komplexen Formeln bei kundeneigenen Feldern. Während sowohl bei Report Painter/Writer als auch Rechercheberichten einzelne Berechnungen in Form einer Formel ausgegeben werden können, geht hier die Funktion innerhalb der SAP Query erheblich weiter (als Beispiel seien hier Ampelfunktionen oder Textausgaben erwähnt.

Neben der kurzen Einführung in das Thema SAP Query im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" dürfte auch folgende Serie zur Auswertung von Stammdaten von CO Innenaufträgen und PSM-FM Fonds einen guten Eindruck der Möglichkeiten von SAP Query bieten.

 
  1. "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck oder auch Status GESPERRT bei Innenaufträgen"
  2. "Query über verantwortliche Kostenstelle des Innenauftrag - Bestimmung der Lehreinheit im Fachbereich durch Teil der Kostenstellennummer"
  3. "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM"
  4. "Weitere Zusatzfelder im Infoset mit ABAP Coding zur Verwendung in SAP Query über die Tabellen AUFK und FMFINCODE"
Neben Stammdaten können natürlich auch Bewegungsdaten ausgewertet werden. Als Beispiele sind hier einige Beispiele aus der Finanzbuchhaltung aufgeführt:

Beispiele aus der Finanzbuchhaltung:
  1. "Query über IBAN und Stammdaten Kreditor oder Debitor (Zusatztabellen in SAP Query)"
  2. "Query FI Einzelposten als Belegjournal - Belegsegment (BSEG) und Belegkopf (BKPF) verknüpfen"
  3. "Lebensweg einer Anlage oder Query über zeitabhängige Stammdaten einer Anlage"
Aber auch im Controlling gibt es mögliche Anwendungsgebiete:
  1. "Query Kontenplan für Module CO, FI und PSM"
  2. "SAP Query: Einzelpostenliste KAMV für Umbuchung in Planversion"
  3. "Abgleich Belege in CO auf Profit-Center mit zeitabhängigen Stammdaten der Anlagenbuchhaltung bei Investitionen"
  4. "CO Planeinzelposten Objekt und Partnerobjekt auswerten / Mehrere Felder summieren"
Insgesamt sind hier nur einige Beispiele genant, aber ich hoffe, dass durch diese die Möglichkeiten gut dargestellt sind und das Tool auch eine passende Bereicherung fürs Berichtswesen an anderen Einrichtungen sein kann.

Sofern Sie auch in PSM-FM (Haushaltsmanagement SAP Query verwenden wollen dürfte der Artikel "SAP Query innerhalb des SAP Moduls PSM FM beziehungsweise Haushaltsmanagement" lesenswert sein.

Als gute Literatur mit Schwerpunkt auf Auswertungen im Rechnungswesen haben Martin Peto und Katrin Klewinghaus zum Thema SAP Query folgendes Buch geschrieben.

Reporting im SAP - Finanzwesen
Themen sind unter anderen
  • SAP-Informationssysteme im Überblick
  • Standard-Reporting mit SAP List Viewer (ALV)
  • Einsatzmöglichkeiten und Grenzen des SAP QuickViewers
  • Aufbau von SAP Queries mit Praxisbeispiel

Sollte sich noch jemand für das angesprochene Buch interessieren, so ist dieses auch auf meiner Unterseite zum Buch  "Reporting im SAP-Finanzwesen: Standardberichte, SAP QuickViewer und SAP Query" beschrieben und kann hier auch bestellt werden.

Daneben kann ich aber auch das Buch von Stephan Kaleske (bzw. in der neuen Auflage auch von Karin Bädekerl, Heinz Forsthuber empfehlen.

Praxishandbuch SAP Query-Reporting

ISBN: 978-3836218405

Eine ausführlichere Beschreibung dieses Buch ist auf der Seite "Praxishandbuch SAP Query-Reporting" zu finden.


Literaturempfehlungen zu allen drei Themen sind unter Buchempfehlung zu finden. Sofern die Datenherkunft geklärt ist dürften SAP Query wohl das flexibelste Berichtstool darstellen und ermöglichen auch außerhalb der klassischen Anwendungsseite im Bereich Personal (HCM) oder der Logistik (MM) auch für das Rechnungswesen in den Modulen FI und CO eine sehr gute Auswertungsmöglichkeit. Einige Beispiele für die Nutzung von SAP Query im Rechnungswesen sind unter den Tag Query hier im Blog zu finden.

Excel, Access und Office Produkte

Es sollte jedoch auch das Lieblingstool eines jeden Controller nicht unterschlagen werden. Selbstverständlich sind auch die in der Rubrik Office vorgestellten Tools wie zum Beispiel Excel oder Access im Arbeitsalltag wichtige Hilfsmittel auf die ich ebenfalls nur sehr ungern verzichten möchte.

Gerade was Excel anbelangt sind zum Beispiel folgende Artikel mit Controllingbezug:
  1. "Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel"
  2. "Gestapelte Säulendiagramme in Excel mit Summenausweis"
  3. "Excel: bedingte Formatierung mit Pfeilen (Darstellung Tendenzen bei Veränderungen)"
  4. "Prüfung inwieweit ein Wert, bspw. eine Kostenstelle, innerhalb eines Intrevalls (Gruppe) liegt in Excel"
  5. "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen"
  6. "Excel Pivottabelle Darstellung Grenzwerte Einnahmen auf Projekte je Person durch Zuordnung VZÄ auf verantwortlicher Kostenstelle"
  7. "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik"
  8. "Prozentuale Veränderung bei negativen Zahlen in Excel"
  9. "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren"
Daneben hilft Excel natürlich auch bei der Organisation innerhalb von Tabellen oder Abteilungen:
  1. "Inhaltsverzeichnis in Excel über vorhandene Tabellenblätter"
  2. "Urlaubsplaner und dynamischer Kalender mit Monatsansicht (Urlaubsplaner 2015 in Excel)"
Daneben verschafft auch die Seite auf controllingportal.de von Alexander Wildt einen guten Einblick darüber, was mit Excel in Bereich Formeln aber auch Diagramme möglich ist.
Im Artikel "Excel-Tipps für Controller: Controlling Anwendungen einfach erläutert" sind einige wichtige Funktionen in Excel erläutert und unterschiedliche Diagramme anhand eines Beispiels mit Screenshot als Anwendungs- und Darstellungsbeispiel erläutert.

Darüber hinaus bietet auch excelnova.org in Form eines Blogs einige gute Artikel rund um Excel an. Weitere gute Blogs rund um SAP und Excel sind auch in meiner Blogroll vorhanden. Unter einer Blogroll (deutschsprachig auch „Blogrolle“) ist eine öffentliche Linksammlung zu anderen Weblogs zu verstehen und stellt für mich einen Auszug aus den von mir häufig gelesenen und wertgeschätzten Blogs dar. Im Artikel "Infotainment oder Nachrichtenapps für Android" bin ich auch etwas ausführlciher auf diese Form der Informationsverschaffung eingegangen.Da ich das Thema heutzutage als besonders relevant empfinde ist sicherlich auch der Artikel "Praktische Nutzung von social media Diensten für meinen Arbeitsalltag" ein guter Einblick in meinen Informationsbeschaffungsalltag ;-).


Schnelleinstig ins SAP Controlling (CO) von Martin Munzel und Andreas Unkelbach

Sollten Sie sich mit SAP und Controlling auseinandersetzen wollen  empfehle ich gerne das gemeinsam mit Martin Munzel geschriebene Buch zum "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" das mittlerweile es auch im Verlag "Espresso Tutorials" veröffentlicht worden ist. Sie finden es auch auf der rechten Seite hier im Blog :-)

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Donnerstag, 25. September 2014
17:11 Uhr

Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget

Ausgangslage:
Es soll er aktuelle Projektsaldo von Drittmittelprojekten dargestellt werden. Teilweise werden die Projekte über eine Bewilligung (Budget) oder über eigene Erträge finanziert. Hierzu soll eine Liste mit separaten Ausweis von Saldo gegen Ertrag (Geld) und Saldo gegen Budget ausgegeben werden.

Sofern der Ausweis des Budgets nur auf Ebene des Gesamtbudget erforderlich ist (andernfalls kann der Artikel "PSM Recherchebericht mit Jahresabgrenzung" weiter helfen) kann hier ebenfalls ein entsprechender Recherchebericht angelegt werden.

Wie unter SAP PSM Recherchebericht beschrieben legen wir über die Transaktion FMEK einen neuen Bericht an. Dieser ist im Bereich: Hierarchie der HHM Kontierungselemente angesiedelt. Von hier wird ein entsprechendes Formular angelegt.

Alternativ könnte auch das Formular über die Transaktion FMEN direkt angelegt werden und später über die Transaktion FMEK den Bericht zugeordnet werden.

Recherchebericht: Formular anlegen (Transaktion FMEN) oder aus Recherchebericht erstellen (Transaktion FMEK)


Da wir den Bericht recht flexibel halten wollen weisen wir die Struktur an, nur eine Koordinate zu verwenden ("Die Merkmalsdimension wird erst bei der Berichtsdefinition festgelegt."). Hierdurch können wir dann durch die einzelnen Merkmale im Bericht navigieren. Für eine Definition von Spalten und Zeilen würde als Struktur die Matrix gewählt werden.

Nun befinden wir uns in der Formulardefinition in der die einzelnen Spalten des Berichts definiert werden.

Über Bearbeiten->Allgemeine Selektionen
können der Finanzkreis (als Festwert zum Beispiel  FIKR) und das Merkmal Stat. Kennz. mit der Variable STATS  eingetragen werden.

Diese Einstellung sollte jedoch nur bei der Erstellung des Formulars gewählt werden.

Mögliche Fehlerquelle (Fehlermeldung: Machen Sie im Mussfeld FIKRS eine Angabe bei der Verwendung von Stammdatengruppen (Fondsgruppe, Finanzstellengruppe)
Sobald das Formular jedoch abschliessend erstellt ist, sollte der Finanzkreis auf die Variable 0FIKRS eingestellt werden, da andernfalls beim Ausführen des Rechercheberichtes nicht auf einzelne Stammdatengruppen (bspw. Fondsgruppen oder Finanzstellengruppen) zugegriffen werden können. Dieses Problem wurde auch im Artikel "
PSM Recherchebericht: Verwendung alternative Finanzpositionshierarchie" beschrieben.


Als einzelne Kennzahlen des Berichtes werden nun folgende Spalten angelegt:
  1. Gesamtbudget
  2. ERTRAG
  3. AUFWAND
  4. Saldo gegen Ertrag
  5. Saldo gegen Budget
Hierbei werden, wie im Artikel "Recherchebericht Budget + Ertrag ggü. Aufwand" beschrieben folgende Eigenschaften hinterlegt.

1. Gesamtbudget Aktuell
Kennzah: Gesamtbudget (Aktuell)
Merkmale:
Budgetversion: 0
Je nach Verwendung der Budgetversionen können hier auch mehrere Budgetversionen eingegeben werden. Innerhalb der klassischen Budgetierung werden im Beispiel die Budgets jedoch nur in der Version 0 verbucht. 

2. Ertrag
Kennzahl: Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.
Merkmale:
Budgetversion: 0
Finanzposition (Hierarchieknoten) ERTRAEGE
Da keine Obligoertrag gebucht wird, kann hier auf die Angabe eines Werttyps verzichtet werden. Hierbei setzen wir vorraus, dass alle Ertragskonten (Finanzpositionen) innerhalb der Finanzpositionenhierarchie dem Knoten ERTRAEGE zugeordnet sind.

Aufwand
Kennzahl: Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.
Merkmale:
Budgetversion: 0
Finanzposition (Hierarchieknoten) AUFWAND
Durch Markierung des Hierarchieknotens/Set kann hier direkt aus der Finanzpositionenhierarchie die Finazposition AUFWAND gewählt werden. Entsprechend wäre in dieser Spalte dann alle innerhalb der Hierarchie der Finanzposition AUFWAND untergeordneten Finanzpositionen zugeordnet. Somit also auch Personal- und Sachaufwand.
Werttyp: 54,57,61,64,66,95
Ohne einen Werttyp werden neben den getätigten Aufwendeungen auch die entsprechenden Obligos (zum Beispiel  Mittelbindungen oder Bestellungen ausgegeben. Im Beispiel ist der Aufwand auf folgende Werttypen beschränkt:
54 Rechnungen
57 Zahlungen
61 Anzahlungen
64 Mittelumbuchungen
66 Erfolgsumbuchungen
95 Ist-Buchungen im CO

Alternativ wäre es auch möglich gewesen eine Extraspalte für die Obligos zu verwenden.
Über die Textpflege kann diese Spalte dann auch in Aufwand umbenannt werden. Andernfalls wäre als Bezeichnung der Merkmalswert (Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.) hinterlegt.

Saldo
Kennzahl: Obligo/Ist (Zahlungsbud.) hierarch. FkW.
Merkmale:
Budgetversion: 0
Werttyp: 54,57,61,64,66,95
Hier wird auf die besondere Angabe der Finanzpositionen verzichtet. Entsprechend werden in dieser Spalte dann alle Finanzpositionen ausgewählt. Hier ist dann zu beachten, dass beim Aufruf des Berichtes nicht relevante Finanzpositionen in der Selektion ausgeschlossen werden müssen (denkbar ist hier die Finanzposition AFA, so die AfA nach PSM fortgeschrieben auf diese Finanzposition über die FMDERIVE zugeordnet wird.

Da Erträge mit negativen Kennzeichen in SAP ausgewiesen werden und Aufwand mit positiven Kennzeichen wäre der Saldo, sofern der Aufwand höher als der Ertrag ist positiv (und umgekehrt).

Damit dieses nicht zur Verwirrung sorgt, haben wir uns entschlossen diese Spalte über BEARBEITEN->ZEILE->AUSBLENDEN auszublenden. Soll dieses später erfolgen ist darauf zu achten, dass in der Transaktion FMEO über SRPINGEN->SPALTENDARSTELLUNG gewechselt werden sollte, da bei der Anlage mit Einer Koordinate die definierten Zeilen automatisch als Spalten kopiert worden sind und daher eine Ausblendung nachträglich auch bei den Spalten erfolgen muss.

Als weitere Felder werden nun als Elementtypen Formeln eingefügt.

Saldo gegen Ertrag
Formel: -1 * Saldo

Saldo gegen Budget
Formel: Gesamtbudget - Aufwand

Recherchebericht mit Bezug auf Formular anlegen (Transaktion FMEK)


Nun kann das Formular gespeichert werden und der eigentliche Bericht mit Bezug zum Formular in der Transaktion FMEK angelegt werden.

Als Merkmale bieten sich hier folgende an:
  • Fonds
  • Geschäftsjahr
  • Finanzstelle
  • Finanzposition
  • Periode/Jahr
Daneben sollte bei der Ausgabeart

Klassische Recherche:
Grundliste: Aufriß


gewählt werden. Wie im Artikel "Formatanzeige im Recherchebericht (Darstellung in 1 EUR)" beschrieben bietet es sich an die Anzeige der Währungsformate auszublenden.

Layoutpflege - Kopf- und Fußzeilen mit Informationen

Eine Bearbeitung des Layouts (inklusive der Kopf- und Fußzeilen ist ebenfalls bei der Anlage des Berichtes oder nachträglich in der Transaktion FMEM möglich. Hier ist auf dem Reiter Ausgabeart bei der Layoutpflege die Bearbeitung und Aktivierung von Kopfzeilen und Fußzeilen möglich.Über neu Anlegen gelangt man dann in einer entsprechenden Pflegeoption und kann hier auf verschiedene Berichtsvariablen zurück greifen.

Über die Schaltfläche Sel.Param. können hier verschiedene Selektionsparameter des Berichtes ausgegeben werden:

Es bietet sich hier an folgende Definition zu treffen:

Auswertungszeitraum:
Hier können als Sel. Parameter folgende Variablen eingegeben werden:
Variablentyp: Textvariable für Selektionsparameter
Selektionsparameter:
- Periode (Textart Wert, Breite 2)
- Geschäftsjahr (Textart Wert, Breite 4)
- Bis-Periode (Textart Wert, Breite 2)
- Bis-Geschäftsjahr (Textwart Wert, Breite 4)

Eine etwas kritischere Darstellung ist die Darstellung von Merkmalsbezogenen Textvariablen.
Hier sollen die selektierten Fonds-Intervalle dargestellt werden. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass nur Einzelintervalle korrekt dargestellt werden und diese Darstellung nicht bei mehreren Einzelwerten oder gar Gruppen funktioniert. Dennoch kann dieses hilfreich sein, sofern nur ein Fond oder ein spezifisches Intervall von Fonds dargestellt wird.

Variablentyp: Merkmalsbezogene Textvariable
- Merkmal Fonds (Textart Wert,Wertart Von-Wert, Breite 15)
- Merkmal Fonds (Textart Wert,Wertart Bis-Wert, Breite 15)
 

Berechtigungen für Rechercheberichte und Ausführen der Berichte per FMEQ oder Transaktion

Der Bericht kann nun entweder über die Transaktion FMEQ "Recherchebericht ausführen" oder wie im Artikel "Parametertransaktion für Recherchebericht" beschrieben über eine kundeneineigene Transaktion (zum Beispeil ZPSALDO ) aufgerufen werden.


Die Rechercheberichte setzen auf die Datenbankstruktur IFMEISA (Hierarchien der HHM-Kontierungselemente) auf. Von der Berechtigungsprüfung wird zum Start der Berichte das Berechtigungsobjekt K_KA_RPT geprüft.
Dieses Berechtigungsobjekt muss dabei mit folgenden Werten gefüllt werden:

Berechtigungsobjekt:
K_KA_RPT - CO: Interaktive Recherche - Berichte
Aktivität:
03 (Anzeigen)
04 (Drucken, Nachrichten bearbeiten)
16 (Ausführen)
28 (Einzelposten anzeigen)
61 (Exportieren)
66 (Aktualisieren)
L0 (Alle Funktionen)
Applikationsklasse für die Recherche:
FM
Bericht:
Name des angelegten Berichtes
Tabellenname:
IFMEISA

Sofern noch nicht vorhanden ist auch folgendes Berechtigungsobjekt sinnvoll:

Berechtigungsobjekt:
F_IT_ALV -  Einzelpostenanzeige: Ändern und Sichern von Layouts
Aktivität:
03 (Anzeigen)

Sofern eine kundeneigene Transaktion angelegt ist sollte diese natürlich als Berechtigungsfeldwerte im Berechtigungsobjekt S_TCODE - "Transaktionscode-Prüfung bei Transaktionsstart" mit aufgenommen werden.

Varianten zum Ausführen des Berichts anlegen

Bei einen solchen Bericht ist es oftmals sinnvoll entsprechende Varianten im Selektionsbild des Berichtes zu speichern.

Dieses bietet sich zum einen für das Feld "Statistikkennzeichen" an. Dieses Feld sollte über die Selektionsoptionen (F2) Als "= Einzelwert" mit Leer gespeichert werden.
Hierdurch werden dann keine statistischen (nicht budgetrelevanten Positionen angezeigt).

Je nach Finanzpositionenhierarchie können dann noch bestimmte symbolische Finanzpositionen (bspw. AFA) ebenfalls ausgeschlossen werden.

Ferner sollte für Fonds, Fondsgruppe, Finanzstelle, Finanzstellengruppen und vor allem das Feld Stichtag die Option GPA ausschalten beim Speichern der Variante gewählt werden.
Der Hintergrund hierzu ist im Artikel "PSM: Selektionsvarianten und Wertübernahme aus vorherigen Selektionen" ausführlich beschrieben.

Fazit Vorteile und Nachteile

Gerade wenn man allgemein budgetierte (ohne Jahresbezug) und mit Jahresbudget versehene Fonds (zum Beispiel zur Abbildung von Drittmitteln oder Haushaltsmittelprojekten) einsetzt ergibt sich durch die Betrachtung einer Saldenliste in dieser Form ein relativ schnelles Bild über die einzelnen Projektstände, die dann auch noch durch die Darstellung auf Ebene der Finanzstellen entsprechend auswertbar sind (sofern eine fein gegliederte Finanzstellenhierarchie vorhanden ist andernfalls kann es sinnvoll sein durch eine "Reorganisation von Finanzstellenhierarchien"  (siehe Artikel) hier eine entsprechende Gliederung herzustellen oder neu aufzubauen.

Dennoch sollte bei dieser Auswertung auch beachtet werden, dass sowohl Ertrag als auch Aufwand zeitraumbezogen ausgewertet werden (zum Beispiel bis zum 31.12. des Vorjahres) auf der Budgetseite aber die gesamte Projektlaufzeit betrachtet wird. Dieses kann durchaus Absicht sein (insbesondere wenn die Auswertung auch eine Kostenhochrechnung bis zum Ende der Projektlaufzeit berücksichtigt), allerdings sollte man sich dessen dennoch bewusst sein.

Hier ist es sinnvoll auf diesen Umstand entweder in der Kurzbeschreibung des Berichtes oder (was auch für andere Informationen einen erheblichen Vorteil hätte) dieses in der Kopfzeile oder in der Fußzeile des Berichtes nachzuholen.

Grundsätzlich eignen sich Rechercheberichte hervorragend für eine Summen-Salden-Betrachtung und ermöglichen durch die Darstellung als klassische Rechercheberichte auch innerhalb des Berichtes noch eine interaktive Darstellung der einzelnen Merkmale eines Berichtes, so dass auch die einzelnen Finanzpositionen je Projekt oder auch tatsächlich ganze Zeiträume interaktiv selektiert werden können. Hier sollte jedoch ein entsprechender Schulungsaufwand für die Personen, die entsprechende Berichte ausführen, betrieben werden.

Nachtrag:
Gerade wenn man mehrere Rechercheberichte angelegt hat kann es hilfreich sein, diese eine eigene Transaktion zuzuordnen. Hierzu bietet sich eine "Parametertransaktion für Recherchebericht". Der Unterschied zwischen Parameter- und Reporttransaktion ist im Artikel "Transaktion anlegen (Report, Parameter) bspw. für SAP Query / Unterschied Parameter- oder Reporttransaktion" erläutert.

Sofern ausführlciher mit Varianten gearbeitet wird (die ebenfalls in einer eigenen Transaktion hinterlegt werden können) bietet sich auch ein Blick auf den Artikel "Frühjahrsputz oder geschützte Varianten und nicht mehr benötigte Rechercheberichte entfernen oder reorganisieren" an besonders, wenn noch ein wenig Altlast von vorherigen Berichten vorhanden ist. Ansonsten ist auch der Artikel "Recherchebericht Budget + Ertrag ggü. Aufwand" lesenswert.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 25. März 2014
21:24 Uhr

Auflösen von Stammdatengruppen nach Einzelwerten - Einzelwerte zu Sets

Ausgangslage:

Es sollen die zugeordneten Werte einer Stammdatengruppe (zum Beispiel einer Innenauftragsgruppe) ausgewertet werden um diese in einer weiteren Auswertung zu verwenden. Sofern nicht nur die bebuchten Kostenträger (wo sich ein entsprechender Report Writer Bericht mit einer Spalte Innenaufträge und einer Spalte Kosten anbieten würde) sondern alle Stammdaten aufgelistet werden sollen gibt es, neben der Möglichkeit von Copy & Paste bzw. den Export von Stammdatengruppen zwei möglicherweise elegantere Methoden.

Ein Bericht in der Form "Zeige alle Innenaufträge der Gruppe KLR und die jeweiligen Untergruppen mit entsprechenden Aufträgen" ist im Standard leider nicht vorgesehen. Daher bieten sich neben den Standardberichten in SAP folgende Möglichkeiten an:

Auswertung über die Transaktion SE16H

Entweder kann die entsprechende Datenbanktabelle (im Fall der Innenaufträge wäre dieses AUFK) mit der neuen Transaktion SE16H ausgewertet werden. Die neue allgemeine Tabellenanzeige bietet eine Selektion über die einzelnen Datenfelder (Feldnamen) einer Tabelle an und kann hierfür nicht nur Intervalle (Von-Wert und Bis-Wert) sondern auch  Gruppen (Sets) als Auswertungsgröße verwenden.

Hintergrund Transaktion SE16H SAP

Mit SAP HANA (neues Datenbankmodell der SAP SE) wurde eine neue Transaktion eingeführt, die zum direkten Auswerten von Tabellen geeignet ist und eine etwas komplexere Möglichkeit als die SE16 bietet. Diese Transaktion ist auch ausgerollt, wenn noch kein HANA eingeführt wurde.
Durch diese Transaktion können Sets (Gruppen) von Tabellenfeldern ausgewertet werden. Noch schöner sind die Zusatzfunktionen wie Gruppieren!
Weitere Informationen dazu bietet der SAP Hinweis 1636416 CO-OM Tools: Funktionsweise der SE16H (20.07.2012)


Dieses ermöglicht zum Beispiel eine Auswertung der Tabelle AUFK über das Feld AUFNR mit der Möglichkeit anstatt eines Intervalls (oder Einzelwerte) in der Spalte Gruppe eine bestimmte Innenauftragsgruppe auszuwerten und alle zugeordneten Innenaufträge zu erhalten. Daneben besteht auch die Möglichkeit einer Auswertung über weitere Felder und die dort vorhandenen Gruppen, so kann die Tabelle AUFK über das Feld KOSTV  ausgewertet werden und damit ist es möglich hier nicht nur einzelne Kostenstellen einzutragen sondern auf die Kostenstellen einer bestimmten Kostenstellengruppe zuzugreifen. Auf diese Weise ist eine Auswertung aller Innenaufträge der Kostenstellengruppe GEB (Gebäude) problemlos möglich.

Allerdings setzt das Auswerten von Datenbanktabellen zumindest Kenntnisse der entsprechenden Tabellen im System voraus.

Auswertung von Stammdatengruppe per Query

Sofern es bei der Auswertung der einzelnen Werte einer Stammdatengruppe nur um den Wert und nicht um nähere Beschreibung geht besteht auch die Möglichkeit über eine Query die Sets (Gruppen) von Stammdaten auszuwerten.

Stammdatengruppen (oder Sets) werden in den Tabellen SETNODE, SETHEADER und SETLEAF gespeichert.

In der Tabelle SETHEADER werden die einzelnen Knoten innerhalb einer Hierarchie beschrieben. In dieser Tabelle sind auch die Informationen über die anlegende Personen und letzten Änderer zu finden.

Die Tabelle SETNODE stellt die Beziehung zwischen den einzelnen Knoten da. Hierbei werden stets die untergeordneten Knoten zu einer Gruppe aufgeführt.

In der Tabelle SETLEAF befinden sich wiederum die einzelnen Werte eines Sets.

Je nach auszuwertenden Objekt ist in allen drei Tabellen die Klasse eines Sets mit angegeben. Dieses können unter anderen folgende Klassen sein:
  • 0101 Kostenstellengruppe
  • 0102 Kostenartengruppe
  • 0103 Auftragsgruppe
  • 0106 Profit-Center-Gruppe
  • 0109 Kontengruppe
  • 0111 Fondsgruppe
  • 0311 Finanzpositionengruppe
  • 0312 Finanzstellengruppe
Um nun eine Auswertung über eine Stammdatengruppe zu ermöglichen würde der oberste Knoten ausgewertet werden und die untergeordneten Knoten mit ihren zugeordneten Werten ausgewertet werden.

Um nicht jede Tabelle einzeln auszuwerten bietet sich hier ebenfalls eine Query mit Verknüpfung dieser Tabellen an.

1.) Infoset definieren
Bei der Anlage eines Infosets über die Transaktion SQ02 wird als Datenquelle unter Tabellen-Join  über Tabelle die Tabelle SETNODE angegeben. In den weiteren Schritten können die anderen Tabellen über  BEARBEITEN->Tabelle einfügen  ergänzt werden.


Die angesprochenen Tabellen werden dabei wie folgt verknüpft.

Die Angabe der Tabellen erfolgt in der Reihenfolge, wie diese auch bei der Infoset Anlage ergänzt werden. Bei den Verknüpfungen handelt es sich um eine "normale" Verknüpfung. Dieser ist mit <--> angegeben.

Zur Darstellung der Hierarchie werden die Oberknoten aus der Tabelle SETNODE "
Untergeordnete Sets in Sets" und SETHEADER "Setkopf und Setverzeichnis" entnommen:

SETNODE-SETCLASS <--> SETHEADER-SETCLASS
SETNODE-SUBSETNAME <--> SETHEADER-SETNAME

Die Bezeichnung der einzelnen Sets werden aus den Tabellen SETHEADER und SETHEADERT "Kurzbeschreibung zu Sets" entnommen.

SETHEADER-SETCLASS <--> SETHEADERT-SETCLASS
SETHEADER-SETNAME <--> SETHEADERT-SETNAME

Die einzelnen Werte innerhalb eines Sets werden aus der Verknüpfung der Tabelle SETHEADER und SETLEAF "Werte in Sets" entnommen.

SETHEADER-SETCLASS <--> SETLEAF-SETCLASS
SETHEADER-SETNAME <--> SETLEAF-SETNAME

Schematisch sieht dabei das Infoset wie folgt aus:

Darstellung der Verknüpfung von SETNODE, SETHEADER und SETLEAF
Da im Feld SETCLASS die Klassen eines Sets hinterlegt sind, ist dieses Feld für alle Tabellen relevant. Hintergrund ist, dass ein Gruppenname sowohl als Profit-Center-Gruppe als auch als Kontengruppe vorhanden sein könnte.

2.) Query definieren
Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen. Bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:


Tabelle SETNODE "Untergeordnete Sets in Sets":
Klasse eines Sets (S) SETNODE-SETCLASS

Zusatzfelder:
Text: Klasse eines Sets (L) TEXT_SETNODE_SETCLASS

Tabelle SETNODE "Untergeordnete Sets in Sets":
Setname (Obergruppe) (L,S) SETNODE-SETNAME

Tabelle SETHEADER "Setkopf und Setverzeichnis"
Setname (L) SETHEADER-SETNAME

Tabelle SETHEADERT "Kurzbeschreibung zu Sets
Beschreibung (L) SETHEADERT-DESCRIPT

Zusatzfelder:
Text:Feld OPTION im Aufbau der SELECT-OPTIONS-Tabellen (L)
TEXT_SETLEAF_VALOPTION
Hier sollte entweder "Between: Intervall" oder "Equal: Einzelwert" ausgegeben werden.

Tabelle SETLEAF "Werte in Sets"
Option (L) SETLEAF-VALOPTION
Alternativ bietet sich hier das Tabellenfeld SETLEAF-VALOPTION an wo anhand der Werte BT oder EQ Intervalle und Einzelwerte unterschieden werden.

Tabelle SETLEAF "Werte in Sets"
Von Wert (L) SETLEAF-VALFROM
Bis Wert (L) SETLEAF-VALTO

Anpassung der Selektionsvariablenbezeichnung
Innerhalb der Transaktion SQ01 können die einzelnen Selektionsvariablen über den Menüpunkt SPRINGEN->FELDAUSWAHL->SELEKTIONEN eine entsprechende Bezeichnung im Selektionsbild der Query erhalten. Hier ist es sinnvoll der Selektionsvariable Setname die Bezeichnung "Setname (Obergruppe)" zu geben, damit beim Start der Query klar ist, dass nur solche Gruppen ausgewertet werden, die auch eine entsprechende Obergruppe haben.

3.) Query ausführen
Beim Start der Query werden nach SETNAME und die Klasse eines Sets gefragt. Hierbei kann über die F4 Auswahlhilfe ein entsprechendes Set ausgewählt werden. Soll nun zum Beispiel die Innenauftragsgruppe KLR mit ihren Untergruppen KLR-DM, KLR-GEB, KLR-VERWALTUNG etc. ausgewertet werden kann als Setname die Gruppe KLR und als Klasse eines Sets die 0103 (für Auftragsgruppen) angegeben werden.

Die Auswertung erfolgt dann über alle Gruppen, die sich unterhalb der angesprochenen Obergruppe befinden. Daher wird diese auch als Obergruppe mit ausgegeben. In der Query erscheinen dann die Art der Stammdatengruppe (Text der Klasse eines Sets zum Beispiel Kontengruppe), die Obergruppe (im Beispiel KLR), die Untergruppe (im Beispiel KLR-GEB), die Bezeichnung der Gruppe (KLR Gebäude) und das Intervall der hinterlegten Innenaufträge (als Von Wert und Bis Wert). Sofern in der Gruppe keine Intervalle sondern Einzelwerte gepflegt sind erscheint der Innenauftrag sowohl in der Spalte "Von Wert" als auch unter "Bis Wert".
Sinnvollerweise wird daher im Feld Option SETLEAF-VALOPTION bzw. TEXT_SETLEAF_VALOPTION  angegeben, ob es sich hierbei um Einzelwerte (EQ - Equal: Einzelwert) oder Intervall (BT - Between: Intervall) handelt.

Hierbei ist jedoch zu beachten, dass nur die direkt der Obergruppe zugeordneten Untergruppen und ihre Werte ausgewertet werden. Um mehrere Gruppen auszuwerten kann, wie in anderen Berichten auch, die Mehrfachselektion verwendet werden.
Neben der Benennung einer bestimmten Gruppe können auch Platzhalter wie * verwendet werden. Erfolgt die Angabe von * im Setnamen werden sämtliche angelegte Gruppen mit gepflegten Einzelwerten angegeben (für das Beispiel der Gruppen KLR würde sich ein Auswertungsmuster in der Form KLR* anbieten). Ein Anwendungsfall hierfür ist zum Beispiel die Auswertung aller Kontengruppen beginnend mit IKR-5* oder IKR-6* zur Auswertung der Aufwands und Ertragskonten.
 

Anpassung der Query / Weitere Anwendungsgebiete

Die vorgestellte Query funktioniert nur bei Gruppen, die in anderen Gruppen (einer HIerarchie) verwendet werden. Um eine Query zu erhalten, die einzelne Gruppen auswertet kann es sinnvoll sein ein zweites Infoset ohne Verwendung der Tabelle SETNODE analog des hier vorgestellten Infoset aufzubauen. Die Query würde dann als Selektionsfelder folgende Felder verwenden:

Tabelle SETHEADER "Setkopf und Setverzeichnis"
Setname (L, S) SETHEADER-SETNAME
Klasse eines Sets (S) SETHEADER-SETCLASS

Zusatzfelder:
Text: Klasse eines Sets (L) TEXT_SETHEADER_SETCLASS

Hierdurch ist neben einer Auswertung von Gruppen mit Obergruppen auch die Auswertung von einzelnen Gruppen ohne entsprechende Unter- oder Obergruppen möglich.

Einschränkung der Nutzung

Beide Queries funktionieren jedoch nur bei relativ flachen Hierarchien bzw.identischen Gruppennamensbezeichnungen. Die vollständige Auswertung ganzer Gruppen (zum Beispiel der Standardhierarchie) scheitert schon daran, wenn in einzelnen Gruppen kein Wertintervall vorhanden ist und diese Gruppe dann nicht eine Bezeihung innerhalb SETNODE vorhanden hat bzw. innerhalb der Tabelle SETLEAF dann auch kein Eintrag vorhanden ist. Sollen jedoch nur Gruppen mit gepflegten Werten ausgewertet werden bietet sich die Auswertung über Query an, andernfalls sollten die Tabellen wie eingangs beschrieben einzeln ausgewertet werden und innerhalb Excel dann über SVERWEIS oder vergleichbare Funktionen eine Verknüpfung hergestellt werden. .

Auch bei der Auswertung von Stammdatengruppen ist oftmals die Frage, welche Stufe der Auswertungsmöglichkeiten erreicht werden soll und wie viel Aufwand in eine solche Auswertung gesteckt werden soll. In beiden Fällen (sowohl per Query als auch per Auslesen von Tabellen) dürfte die Aufbereitung jedoch leichter fallen als per Export nach Excel aus der Gruppenansicht über die entsprechenden Transaktionen wie KOH3, KSH3, KCH3, KAH3, KDH3, FM_SETS_FUND3, FM_SETS_FICTR3 oder FM_SETS_FIPEX1. Wobei innerhalb des Moduls PSM-FM darüberhinaus auch noch das Problem gegeben ist, dass neben der Möglichkeit hier Gruppen zu pflegen auch die übergeordneten Kontierungselemente die entsprechende Stammdatenhierarchie bilden. Hier wäre dann eine Auswertung über die Felder übergeordnete Finanzstelle oder Finanzposition erforderlich. Innerhalb der Fonds ist eine solche Hierarchie jedohc nicht gegeben, so dass hier ebenfalls mit Gruppen gearebtet werden kann.

Weitere Möglichkeiten der Auswertung von Stammdaten sind unter anderen in den Artikeln Query Kontenplan für Module CO, FI und PSM (für einen Kontenplan über Kostenarten, Sachkonten und Finanzpositionen), Query Abrechnungsvorschriften Innenauftrag oder auch SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag zu finden.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Freitag, 12. Juli 2013
14:45 Uhr

SAP PSM-FM klassische Budgetierung mit unterschiedlichen Budgetversionen

Ausgangslage
Im Rahmen der klassichen Budgetiertung im Modul PSM-FM können nicht nur die einzelnen Planungszeiträume wie im Artikel "Budgetprofil klassische Budgetierung " beschrieben hinterlegt werden.

Es besteht auch die Möglichkeit mit unterschiedlichen Budgetversionen zu arbeiten.

Dieses kann zum Beispiel hilfreich sein, wenn man neben der tatsächlichen Bewilligung von Budgets auch eine Planung von "Budgetverbindlichkeiten" darstellen möchte. Dieses könnten Zusagen sein, die schon getroffen aber noch nicht bewilligt worden sind (analog einer Budgetvormerkung) oder auch Planungsgrößen für Budgetwerte.

Vergleichbar mit Planversionen im SAP Modul CO besteht auch in PSM-FM die Möglichkeit hier unterschiedliche Budgetversionen einzusetzen um eine solche Anforderung umzusetzen.

Grundlage - klassische Budgetierung

Zum besseren Verständnis möchte ich kurz eine Vorgehensweise im Rahmen der klassischen Budgetierung vereinfacht erläutern.



Klassische Budgetierung in PSM-FM
a) Originalbudget einstellen

Über die Transaktion FR50 kann im Einstiegsbild der Transaktion ein Fond angegeben werden auf dem ein Budget eingestellt werden soll. Alternativ kann dieser auch leer gelassen werden (oder alternativ statt BLANK (Leer) auch der Fond LANDESMITTEL genutzt werden). Danach können die Felder Version und Geschäftsjahr eingegeben werden. Sofern das Budget in der Originalversion eingestellt werden soll, kann hier auch statt 0 kein Wert eingetragen werden.

Werden diese Eingaben bestätigt können Finanzstelle, Finanzposition und der zu budgetierende Betrag eingetragen werden. Daneben besteht die Möglichkeit über den Zylinder auch einen Buchungstext zu hinterlegen.

Durch die Einstellung von Originalbudget stehen nun Budgetmittel auf diesen Kontierungsobjekt zur Verfügung.

b) Budget umbuchen

Über die Transaktion FR58 kann innerhalb einer Budgetversion (in der Regel auch wieder 0) von einem Senderfond auf einem Empfängerfond über Sender- und Empfängerjahr eine Umbuchung erfolgen.

Sofern eine Umbuchung auf Finanzstellen erfolgen soll ist das Feld Fond wiederum leer zu lassen. Im nächsten Bildschirm können dann Finanzstelle und Finanzposition ebenso wie der Wert als Sender und Empfänger angegeben werden.

Vor der Buchung wird auch geprüft, ob genügend Budget auf den Kontierungsobjekten zur Verfügung steht. Daher müssen die Beträge von Sender und Empfänger übereinstimmen und vorab auch entsprechend Budget im Jahr vorhanden sein (vorab per FR50 bspw. eingestellt sein).

Buchungstechnik
Seitens PSM-FM werden die Budgetwerte nicht nur als Erfassungsbeleg (dieses sind die Eingaben von FR50 bzw. FR58 sondern auch als Hierarchiebelege über die Finanzpositionenhierarchie und die Finanzstellenhierarchie gebucht. Daher sind die Hierarchiebelege auch mit mehreren Positionen versehen, da jede Finanzstelle innerhalb der Hierarchie bebucht wird. In diesem Zusammenhang verweise ich auch noch auf den Artikel "Reorganisation von Finanzstellenhierarchien", da eine Änderung von Finanzstellenhierarchien auch Auswirkungen auf die klassische Budgetierung hat.



Wie bereits beschrieben können die Budgetwerte in der Budgetversion 0 erfasst werden und dann bspw. in Rechercheberichte ausgewertet werden.

Daneben können aber auch weitere Budgetversionen angelegt werden.

Diese können im Customizing (Transaktion SPRO) unter
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
  • Budgetierung
  • Budgetversionen
  • Budgetversionen definieren
gepflegt werden oder alternativ auch im SAP Menü unter laufenden Einstellungen unter
  • Public Sector Management
  • Haushaltsmanagement
  • Umfeld
  • Laufende Einstellungen
  • Budgetierung (für klassische Budgetierung)
  • Budgetversion pflegen
    bzw. Transaktion S_ALR_87008458


Hierbei können diese Versionen bearbeitet aber auch kopiert werden.
In der SAP-Standardauslieferung sind die Budgetversionen 0,1 und 2 enthalten.

Falls Sie noch weitere Budgetversionen benötigen, können Sie diese über Bearbeiten -> Neue Einträge definieren.

Für das Feld Version sind drei alphanumerische Stellen vorgesehen. Im Feld Beschreibung kann eine passende Beschreibung festgelegt werden.

Sobald diese Einstellungen gespeichert sind, wird ein Customizing Transportauftrag erstellt der entsprechend freigegeben und transportiert werden kann. Die Einstellungen werden im View V_TBP3A über die Tabellen TBP3A "Budget / Plan Versionen ab Rel. 3.0" und TBP3B "Versionen Planung / Budgetierung Texte")
gespeichert.


Exkurs Berechtigungen:

Berechtigungsseitig kann über das Berechtigungsobjekt "F_FICB_VER" der Zugriff auf die einzelnen Budgetversionen gesteuert werden.
Hierbei kann im Berechtigungsfeld FM_VERSN - "FM Version Planung/Budgetierung" für dezentrale Infouser die Budgetversion 0 und für andere User weitere Budgetversionen berechtigt werden.

Sofern vorher schon mit der klassischen Budgetierung gearbeitet worden ist, sollte darauf geachtet werden, ob im bestehenden Berechtigungskonzept dieses Berechtigungsobjekt nicht schon weitgehend gepflegt worden ist.

Eine Auswertung der derzeit gepflegten Berechtigungen kann über die Transaktion S_BCE_68001422 "Rollen nach Berechtigungsobjekt" bzw. im Benutzerinformationssystem unter
  • Administration
  • Benutzerpflege
  • Infosystem (Bereichsmenü/Transaktion SUIM)
  • Rollen
  • nach Berechtigungsobjekten
möglich.

Sofern ein User keine Berechtigung für die entsprechende Budgetversion hat, kommt es zu folgender Fehlermeldung "Keine Berechtigung für Finanzkreis .... Version ... Aktivität Anzeigen Meldungsnr. F6701".

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Freitag, 14. Juni 2013
15:50 Uhr

Benutzereigene SAP Menüs (Favoriten, Benutzermenü, Bereichsmenü)

Ausgangslage
Bei der Erstellung eines Berechtigungskonzeptes kann ein Thema auch die Frage sein, wie die Benutzer mit der Anwendung umgehen sollen. Hierbei ist es sicher die einfachste Möglichkeit einfach das SAP Menü im Standard zu benutzen. Jedoch kann es immer wieder erforderlich sein auch darüber hinausgehende Funktionen schnell zugängig zu machen.

Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten die nach Aufwand kurz erläutert sind.

a) Favoriten

Für jeden User besteht die Möglichkeit sich Favoriten über das Menü Favoriten anzulegen. Hier gibt es die Möglichkeit Ordner anzulegen, Funktionen aus den SAP Menü als Favoriten abzulegen (meistens wird dann auch der Pfad in die Beschreibung mit übernommen) oder auch Transaktion einfügen.

Zur zentralen Verwaltung der Favoriten besteht die Möglichkeit diese über einen Referenzuser oder per Upload innerhalb der User zu verteilen. Ein Referenzuser dient hierbei bei der Anlage eines neuen User als Vorlage (Kopie des bestehenden Users) und kann sowohl Parameter als auch Favoriten enthalten.Die direkte Übertragung von Favoriten ist der "Download auf PC" bzw. "Upload auf PC" innerhalb des Favoriten-Menüs.

Innerhalb der Tabelle SMEN_BUFFC ("Tabelle für die Ablage der Favoriten") werden die Einträge der einzelnen User gespeichert, so dass hier anhand eines Benutzernamen auch eine Auswertung über vorhandene Einträge möglich ist bzw. auch hier eine Pflegemöglichkeit gegeben wäre.

Meistens sind in den Favoriten durch die einzelnen Benutzer auch die häufigst genutzten Transaktionen und kann auch als Basis für die Neukonzeptionierung von Berechtigungen dienen.


Favoriten haben jedoch den Nachteil nur Transaktionen beziehungsweise Einträge aus den SAP Menü zu übernehmen. Hier besteht natürlich der Nachteil, dass SAP Query, Rechercheberichte oder ReportWriter Berichte nicht direkt eingebunden werden können.

Zwar gibt es die Möglichkeit über kundeneigene Transaktionen (wie im Artikel "Transaktion anlegen (Report, Parameter) bspw. für SAP Query Unterschied Parameter- oder Reporttransaktion" oder unter Parametertransaktionen bzw. ausführlicher im Artikel "Kundeneigene Transaktionen zu Berichten in PSM FM Haushaltsmanagement zum Beispiel Belegjournal anlegen (Variantentransaktion)" beschrieben) anzulegen aber hier ist dann auch ein entsprechend hoher Aufwand zu betreiben. Außerdem müssen diese Transaktionscodes auch in Erinnerung behalten werden.


b) Benutzermenüs
Eine andere Alternative ist die Nutzung der Benutzermenüs welche innerhalb der Berechtigungspflege innerhalb des Profilgenerators (Transaktion PFCG) eingepflegt werden können. Ein Nachteil dieser Methode kann jedoch sein, dass eine Transaktion nur einmalig im Menü auftaucht. Sofern bspw. die Transaktion FK03 (Kreditor anzeigen) innerhalb eines Benutzermenübaumes hinterlegt ist wird diese nur einmalig ausgegeben und nicht an mehreren Positionen des Benutzermenüs. Dieses scheint jedoch bei aktuelleren Releases nicht mehr der Fall zu sein.

Hinweis
Um eine entsprechende Funktion innerhalb des Benutzermenüs dann aus Anwendersicht zu finden ist es hilfreich die Transaktion "search_user_menu" als Gegenstück zur Suche im SAP Menü uber die Transaktion "search_sap_menu" zu verwenden. Alternativ kann auch mit der Suchenfunktion (STRG F) das jeweilige aktive Menü durchsucht werden.

c) Erweiterung SAP Menü / Bereichsmenü

Eine entsprechende komplexere Möglichkeit besteht darin das vorhandene SAP Menü um eigene Berichte zu erweitern. Einzelne Menübäume sind hierbei als Bereichsmenüzweige pflegbar. Das gesamte SAP Menü liegt zum Beispiel innerhalb des Bereichsmenü S000 und kann wie unter "SAP Menü exportieren" beschrieben als Liste exportiert werden.

Eine andere Möglichkeit ist es ein entsprechendes Untermenü zu bearbeiten. Details zum Bereichsmenü kann auf einen Menüknoten unter Zusätze->Technische Detailinformationen eingesehen werden.

So kann unter
  • Rechnungswesen->
  • Controlling
  • Profit-Center-Rechnung
  • Infosystem
unter der Anzeige technischer Details als Bereichsmenü KE50 angezeigt werden. Ein Bereichsmenü kann nun auch direkt aufgerufen werden (bspw. durch /nKE50 für einen neuen Modus oder aber auch im Benutzerstamm unter Festwerte (entweder in der Benutzerpflege oder wie unter SAP Parameter auf Benutzerebene beschrieben über die Transaktionen SU3 im Reiter Festwerte als Startmenü hinterlegt werden.

Durch das Hinterlegen des Bereichsmenü KE50 wird nun statt des SAP Menüs das Menü der Profit-Center-Rechnung aufgerufen.

Neben der Erweiterung bestehender Menüs ist es aber auch möglich kundeneigene Z-Menüs anzulegen. So könnten bspw. PSM Rechercheberichte unter einen Bereichsmenü mit der Bezeichnung ZFMR oder auch ZFMEQ hinterlegt werden.

Die Pflege eines Bereichsmenü erfolgt unter
  • Werkzeuge
  • ABAP Workbench
  • Entwicklung
  • Weitere Werkzeuge
  • Bereichsmenü Transaktion SE43



Hier kann dann entweder ein neues Bereichsmenü (bspw. ZFMEQ) angelegt werden oder ein bestehendes Bereichsmenü bearbeitet werden. Sofern ein vorhandenes Bereichsmenü bearbeitet werden soll, ist es sinnvoll dieses über Erweitern statt Ändern zu bearbeiten, da anderenfalls nach einen Upgrade das Menü wiederum überschrieben wird.

Innerhalb des Bereichsmenü können nun einzelne Ordner angelegt werden. Die entsprechenden Unterordner können über den Punkt "Eintrag auf gleicher Ebene hinzufügen" innerhalb der Symbolleiste eingefügt werden.

Um einen Bericht innerhalb des Bereichsmenü einzufügen kann die Funktion "Eintrag eine Ebene tiefer hinzufügen" ausgewählt werden. Hier kann dan ein Bericht über die Schaltfläche Bericht hinzugefügt werden. Hier besteht nun die Möglichkeit einen ABAP Report, SAP Query, Transaktion mit Variante, ReportWriter (als Berichtsgruppe) oder auch Recherchebericht einzufügen. Dabei wird automatisch neben einen Menüeintrag auch ein entsprechender Transaktionscode angelegt (Y* Transaktion).

Hinweis: Früher[TM] Anwendungsbaum (Transaktion SERP)

Vorgängerin der Bereichsmenü waren die sogenannten Anwendungsbäume. Diese konnten mit der Transaktion SERP gepflegt werden und sind heute durch die Bereichsmenü abgelöst worden. Sollten Sie noch Anwendungsbäume im Einsatz haben, dann können Sie über die Transaktion RTTREE_MIGRATION diese entsprechend umwandeln lassen. Die Anwendungsbäume waren bis R/3 4.6a aktuell, daher ist das schon ein ziemlicher Schritt in die Vergangenheit ;-).




Fazit
Gerade wenn mehrere Varianten eines Berichts (als Varianten innerhalb einer Parametertransaktion) oder unterschiedliche Rechercheberichte bzw. selbst entwickelte Berichte zur Verfügung gestellt werden sollen ist dem Aufruf der direkte Aufruf von Rechercheberichte (in PSM zum Beispiel über die Transaktion FMEQ) oder von ReportWriter Berichten (über die Transaktion GR55 (Berichtsgruppe ausführen) oder gar GRR3 (Bibliothek anzeigen)) eine wie oben beschriebene Vorgehensweise sicherlich zu bevorziehen.

Hierbei sollte jedoch daran gedacht werden, dass gegebenenfalls veraltetete Berichte sowohl seitens der Berechtigungen als auch seitens des Bereichsmenü wieder entfernt werden.

Insgesamt stellt aber gerade die Möglichkeit eines Bereichsmenüs oder Benutzermenüs die Möglichkeit zur Verfügung hier ein "internes" Haushaltsinformationssystem zur Verfügung zu stellen. Ggf. können hier auch externe Quellen (Dokumentationen oder Verlinkungen auf Internetseiten) hinterleght werden.

Vor der eigentlichen Anlage solcher benutzereigener Menüs sollte aber auch ein Konzept wie das SAP Berichtswesen auf Basis der Infouser aussehen soll mit den beteiligten Fachabteilungen erarbeitet werden, insbesondere da meistens Infouser auch bei den "produktiven" Usern anrufen um zu erfahren, wo denn ein entsprechender Bericht zu finden ist.

Dieses sollte bei Benutzermnüs innerhalb des SAP Berechtigungskonzeptes so abgefangen werden können, dass die Menübäume relativ vergleichbar sind.

Denkbar ist hier ein Menübaum für Infouser in der Form
  • Budgetinformationssystem
  • Berichte
    • Einzelposten
    • Summenberichte

welches bei Usern mit Buchungsberechtigung um entsprechenden funktionalen Berechtigungen erweitert wird. Hier könnte das Menü dann wie folgt aussehen:
  • Budgetinformationssystem
  • Berichte
    • Einzelposten
    • Summenberichte
  • Budgetbuchungen
    • CO Budget buchen
    • PSM Jahresbudget buchen
    • PSM Gesamtbudget buchen
    • Budget umbuchen
.
Der Knoten Budgetbuchungen ist dann nur in der Rolle der Budgetbuchungsberechtigten enthalten und ergänzt das Benutzermenü der Anzeigeberechtigten von Budgets. Auf diese Weise können auch die User innerhalb der Budgetbuchhaltung Auskunft darüber geben an welcher Stelle die einzelnen kundeneigene Berichte in SAP zu finden sind sofern nicht über eine zentrale Transaktion ZLANDESBUDGET, ZDRITTMITTEL, ... und so weiter die Berichte aufgerufen werden.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 5. Juni 2013
23:26 Uhr

Ereignisgesteuerte Prozesskette in DIA darstellen (weitere Objekte einfügen)

Ausgangslage
Neben den schon vorhandenen Diagrammbögen (bspw. UML, ER, Datenbank, ...) bietet Dia auch die Möglichkeit weitere Objekte bzw. Diagrammbögen herunterzuladen und so das Programm um weitere Objekte zu erweitern. Beispiele können hier Baustellenzeichnungen, elektrische Schaltpläne oder auch weitere Modellierungsobjekte sein.

Innerhalb der Anwendung Dia ist es möglich überDatei->Objektbögen und Objekte ... (F9) aus den vorhandenen Objekten einen eigenen Objektbogen zu erstellen. Sofern hier aber bestimmte Objekte noch nicht vorhanden sind, kann es hilfreich sein hier "neue" Objektbögen als "Plugin" zu installieren.

Hier soll als Beispiel eine ereignisgesteuerte Prozesskette dargestellt werden.

Exkurs Definition Ereignisgesteuerte Prozesskette
Bei Ereignisgesteuerte Prozessketten (englisch: Event-driven Process Chain (EPC)) handelt es sich um eine Methode der Geschäftsprozessdarstellung.
Hierbei werden Prozesse nicht nur mit den zu Grunde liegenden Ereignissen sondern auch mit den zuständigen Organisationseinheiten verknüpft.

Diese könnte als Beispiel wie folgt aussehen.
Beispiel für ereignisgesteuerte Prozesskette

Lösung
Auf der Seite dia-installer.de sind im Bereich "Fundgrube für Dia-Objekte" sind einige Objekte zu finden.

Diese können entweder über das Programm Diashapes pauschal installiert werden oder einzeln als ZIP heruntergeladen und der Anwendung hinzugefügt werden.

Zur manuellen Installation müssen die einzelnen Dateien aus der .ZIP Datei in das Programmverzeichnis von DIA extrahiert werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass bei DIA Portable dieses der Ordner "\DiaPortable\App\Dia" ist.

Anhand der "Objekte zum Zeichnen von ereignisgesteuerten Prozessketten" möchte ich kurz die Einbindung und Nutzung dieser Diagrammbögen erläutern.

Nachdem die ZIP Datei (edpc.zip Objekte und Objektbogen, gezippt) im Programmordner entpackt worden ist kann DIA erneut gestartet werden.

Innerhalb der ZIP Datei befinden sich zwei Ordner:
  • shapes\edpc
    Hier liegen die Grafikdefinitionen der Objekte
  • sheets
    Hier liegt die Datei edpc.sheet in der als XML die Sprachdatei (Übersetzung) der Diagrammbögen liegen

Sofern diese Ordner in Dia integriert sind kann DIA gestartet werden und es steht der Diagrammbogen zur Verfügung.

In diesen Fall sind die Objekte einer "Ereignisgesteuerte Prozesskette / Event-driven process chain" als Auswahl vorhanden, so dass ein entsprechendes Diagramm erstellt werden kann.

Darstellung Beispiel für ereignisgesteuerte Prozesskette in Dia

In den gelben Kästen sind entsprechende Beispiele für die Objektausprägungen aufgeführt.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 4. Juni 2013
18:20 Uhr

Inhaltsverzeichnis in Excel über vorhandene Tabellenblätter

Ausgangslage
Bei umfangreichen Tabellen (bspw. mehrere Tabellenblätter innerhalb einer Excelmappe) ist es oft sinnvoll im ersten Blatt eine Übersicht mit Definitionen oder ein Inhaltsverzeichnis anzulegen. Sinnvollerweise kann hier über die Funktion HYPERLINK auch auf die dahinter liegenden Excelmappen verwiesen werden. Dieses kann aber bei mehreren Tabellenblättern recht mühsam sein entsprechend diese anzulegen.



Im Beispiel gibt es ein Tabellenblatt für die Gesamtsicht und eines für einzelne Abteilungen, Fachbereiche und Verwaltung.

Lösung:
Durch einen Beitrag im VBA Entwickler-Treff von XING bin ich auf den Beitrag "Inhaltsverzeichnis für Arbeitsmappe automatisch erstellen" gestossen und habe dieses Makro für mich wie folgt angepasst.




    Sub Inhaltsverzeichnis()
    Dim intTab As Integer
    Dim tbl As Worksheet
    Dim intZeile As Integer

    Set tbl = Worksheets.Add(before:=Worksheets(1))
    intZeile = 2

    ' eingefügtes Blatt "Inhaltsverzeichnis" nennen
    Worksheets(1).Name = "Inhaltsverzeichnis"
    ActiveSheet.Name = Worksheets(1).Name
    Cells(1, 1).Value = "Enthaltene Blätter"

    For intTab = 2 To ActiveWorkbook.Worksheets.Count
    tbl.Cells(intZeile, 1).Value = Worksheets(intTab).Name

    tbl.Cells(intZeile, 1).Hyperlinks.Add _
    Anchor:=tbl.Cells(intZeile, 1), Address:="", SubAddress:= _
    "'" & Worksheets(intTab).Name & "'!A1", _
    ScreenTip:="Klicken Sie um zur Tabelle zu gelangen", _
    TextToDisplay:=Worksheets(intTab).Name


    intZeile = intZeile + 1
    Next intTab

    ' Spaltenbreite fixieren
    Worksheets(1).Cells.EntireColumn.AutoFit

    End Sub


In dieser Variante wird ein Blatt mit der Bezeichnung Inhaltsverzeichnis angelegt und mit entsprechenden Hyperlinks ergänzt. Dieses Beispiel ist im weiteren auch dokumentiert.

Angepasste Version:
Hier wird als Überschrift die Zelle A1 jeden Blattes übernommen und das erste Tabellenblatt ohne Namenszuweisung angelegt. Hierdurch kommt es zu keinen Fehler, solle ein Blatt mit der Bezeichnung Inhaltsverzeichnis schon vorhanden sein.


    Sub Inhalt_mit_Überschrift()
    Dim intTab As Integer
    Dim tbl As Worksheet
    Dim intZeile As Integer

    Set tbl = Worksheets.Add(before:=Worksheets(1))
    intZeile = 2


    ' Zellenüberschriften

    ActiveSheet.Name = Worksheets(1).Name
    Cells(1, 1).Value = "Überschrift"
    Cells(1, 2).Value = "Link"
    Cells(1, 1).Font.Bold = True
    Cells(1, 2).Font.Bold = True


    For intTab = 2 To ActiveWorkbook.Worksheets.Count

    ' Ausgabe der Zelle A1 eines jeden Arbeitsblattes als Überschrift


    tbl.Cells(intZeile, 1).Value = "='" & Worksheets(intTab).Name & "'!a1"

    'Übernahme der Registerblattfarbe als Schriftfarbe


    tbl.Cells(intZeile, 1).Font.Color = Worksheets(intTab).Tab.Color


    'Setzen eines Hyperlinks auf Tabellenblatt

    tbl.Cells(intZeile, 2).Value = Worksheets(intTab).Name

    tbl.Cells(intZeile, 2).Hyperlinks.Add _
    Anchor:=tbl.Cells(intZeile, 2), Address:="", SubAddress:= _
    "'" & Worksheets(intTab).Name & "'!A1", _
    ScreenTip:="Klicken Sie um zur Tabelle zu gelangen", _
    TextToDisplay:=Worksheets(intTab).Name


    intZeile = intZeile + 1
    Next intTab


    Worksheets(1).Cells.EntireColumn.AutoFit

    End Sub


Durch dieses Makro wird die vorhandene Tabelle um ein weiteres Blatt erweitert und in diesen werden alle vorhandenen Blätter mit einen entsprechenden Link aufgelistet.

Zur Erstellung von Makros ist bei Excel 2007 erst einmal die Registerkarte "Entwickleroptionen" unter den Punkt "Die am häufigsten verwendeten Optionen bei der Arbeit mit Excel" unter der Kategorie "Häufig verwende" zu aktivieren.

Nun findet sich der Makroeditor in der Symbolleiste "Entwicklertools" und kann hier direkt über Makros aufgerufen werden. In Excel 2010 ist dieser in der Symbolleiste Ansicht zu finden.

Hier kann nun im Feld Makroname ein Name bspw. Inhaltsverzeichnis eingetragen werden und durch den Klick auf "Erstellen" ein Makro angelegt werden.

Dabei wird durch sub Name und endsub() das entsprechende Makro angelegt. Hier kann das oben angegebene Makro eingefügt werden.

Makrocode einfügen

Nun kann das VisualBasic Fenster geschlossen werden und zur eigentlichen Tabelle zurückgekehrt werden.

Das Makro ist nun direkt gespeichert und kann über den Makroeditor wiederum durch "Ausführen" gestartet werden.

Makro ausführen

Hierbei hat das Makro unabhängig vom gewählten Makronamen die im Code mit sub Name() angegebene Bezeichnung. Im Beispiel also Inhaltsverzeichnis.

Im Ergebnis sieht das erste Tabellenblatt nun wie folgt aus:
Inhaltsverzeichnis

Durch einen Klick auf einen entsprechenden Link kann auch direkt auf das Exceltabellenblatt gewechselt werden.

Der Vorteil dieses Makro ist, dass es unabhängig von bereits vorhandenen Tabellenblättern angelegt werden kann und in der Reihenfolge der Tabellenblätter eine Übersicht über die einzelnen Tabellenblätter erstellt.

Es ist sinnvoll dieses Makro in Verbindung mit den im Artikel Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel vorgestellten Makros zur Übernahme von Daten aus Buchhaltungssystemen in eine persönliche Makroarbeitsmappe (siehe Artikel Excel Umgang mit Makros und Visual Basic for Applications (VBA) zu übernehmen.

Zusammenfassung (Zwei Makros mit A1 oder A2 als Überschrift)

    Sub Inhalt_mit_Überschrift_aus_a1()
    '
    ' Inhalt_mit_Überschrift_aus_a1 Makro
    ' Erstellt ein Inhaltsverzeichnis aller Tabellenblaetter und verwendet als Überschrift die Zelle A1 eines jeden Tabellenblattes
    '

    '
    Dim intTab As Integer
    Dim tbl As Worksheet
    Dim intZeile As Integer
    Set tbl = Worksheets.Add(before:=Worksheets(1))
    intZeile = 2
    ActiveSheet.Name = Worksheets(1).Name
    Cells(1, 1).Value = "Überschrift"
    Cells(1, 2).Value = "Link"
    Cells(1, 1).Font.Bold = True
    Cells(1, 2).Font.Bold = True
    For intTab = 2 To ActiveWorkbook.Worksheets.Count
    tbl.Cells(intZeile, 1).Value = "='" & Worksheets(intTab).Name & "'!a1"
    tbl.Cells(intZeile, 1).Font.Color = Worksheets(intTab).Tab.Color
    tbl.Cells(intZeile, 2).Value = Worksheets(intTab).Name
    tbl.Cells(intZeile, 2).Hyperlinks.Add _
    Anchor:=tbl.Cells(intZeile, 2), Address:="", SubAddress:= _
    "'" & Worksheets(intTab).Name & "'!A1", _
    ScreenTip:="Klicken Sie um zur Tabelle zu gelangen", _
    TextToDisplay:=Worksheets(intTab).Name
    intZeile = intZeile + 1
    Next intTab
    Worksheets(1).Cells.EntireColumn.AutoFit
    End Sub



    Sub Inhalt_mit_Überschrift_aus_a2()
    '
    ' Inhalt_mit_Überschrift_aus_a2 Makro
    ' Erstellt ein Inhaltsverzeichnis aller Tabellenblaetter und verwendet als Überschrift die Zelle A2 eines jeden Tabellenblattes
    '

    '
    Dim intTab As Integer
    Dim tbl As Worksheet
    Dim intZeile As Integer
    Set tbl = Worksheets.Add(before:=Worksheets(1))
    intZeile = 2
    ActiveSheet.Name = Worksheets(1).Name
    Cells(1, 1).Value = "Überschrift"
    Cells(1, 2).Value = "Link"
    Cells(1, 1).Font.Bold = True
    Cells(1, 2).Font.Bold = True
    For intTab = 2 To ActiveWorkbook.Worksheets.Count
    tbl.Cells(intZeile, 1).Value = "='" & Worksheets(intTab).Name & "'!a2"
    tbl.Cells(intZeile, 1).Font.Color = Worksheets(intTab).Tab.Color
    tbl.Cells(intZeile, 2).Value = Worksheets(intTab).Name
    tbl.Cells(intZeile, 2).Hyperlinks.Add _
    Anchor:=tbl.Cells(intZeile, 2), Address:="", SubAddress:= _
    "'" & Worksheets(intTab).Name & "'!A2", _
    ScreenTip:="Klicken Sie um zur Tabelle zu gelangen", _
    TextToDisplay:=Worksheets(intTab).Name
    intZeile = intZeile + 1
    Next intTab
    Worksheets(1).Cells.EntireColumn.AutoFit
    End Sub



Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Freitag, 31. Mai 2013
13:01 Uhr

Ergebnisse des Zensus 2011

Datengrundlage und Aufbereitung

Die Daten des Mikrozensus 2011 sind mittlerweile auf ergebnisse.zensus2011.de veröffentlicht worden.

Hier können unter "Ergebnisse dynamisch und individuell" die Daten nach diversen Gesichtspunkten ausgewertet und aufbereitet werden.

Hierbei beruhen die Daten auf eine Bevölkerungs-, Gebäude- und Wohnungszählung. Neben der Befragung beruhen die Daten primär aus einer Registerauskunft aus den Verwaltungen und stichprobenhafte Haushaltsbefragung.

Hierbei kann aus den bestehenden Datenpool eine Auswahl nach Regionen (Deutschland, Bundesländer, Kreise, Gemeinden) aber auch nach den verschiedenen erfassten Merkmalen zusammenstellen. Diese können dann als absolute (Anzahl) oder relative (in %) Werte angezeigt werden. Je nach Merkmalsauswahl kann man noch verschiedene ergänzende Merkmale auswählen.

Die Daten können hierbei sowohl als Tabelle als auch als Diagramm aufbereitet werden. Der Download funktioniert hierbei sowohl als XLS, CSV und PDF als auch bei den Diagrammen mittlerweile als PNG.

Zwar lassen sich nicht alle Daten miteinander kombinieren, aber insgesamt sind die Form der Aufbereitung und die präsentierten Daten sehr interessant. Leider ist eine Darstellung von Zeitreihen nicht möglich, da lediglich die Daten aus 2011 zur Verfügung stehen und so eine Entwicklung zum vorigen Zensus nicht darstellbar ist.

Beispiel:

Auswertung höchster Berufsabschluß in der Altersklasse 18 bis 29 für die Hochschulstandorte in Hessen.
Berufsabschluß - Altersklasse 18-29 - hessiche Hochschulstandorte
© Statistische Ämter des Bundes und der Länder, 2013

Es ist auch möglich einen Link auf die Daten über ergebnisse.zensus2011.de zu setzen, so dass eine solche Auswertung auch direkt weiter gegeben werden kann.

Interessant sind aber auch Auswertungen im Bereich Wohnungen (bspw. Wohngebäude, Anzahl Räume oder auch Art der Wohnungsnutzung). Teilweise würde man hier fast gerne weitere Daten mit ergänzen (bspw. Mietspiegel).

Wobei natürlich auch die statistischen Landesämter verschiedene Daten veröffentlichen. Im Bereich der hessichen Hochschulen im Bereich Bildung, Kultur, Rechtspflege / Landesdaten unter Hochschulen oder auch unter Statistische Berichte des Bereiches Bildung, Kultur, Rechtspflege. Eine weitere Quelle sind hierbei die Publikationen des statistischen Bundesmates (destatis.de bspw. "Publikationen im Bereich Bildungsfinanzen) oder auch die einzelnen Seiten der Planungsabteilungen von Hochschulen. Diese Informationen sind jedoch vereinzelt vorhanden, so dass eine gebündelte Information, wie bspw. beim Zensus, eine ganz andere Sicht auf die Zusammenhänge begründen kann.


Nachtrag
Auch Google bietet unter google.com/publicdata eine Oberfläche in der verschiedene öffentliche Datenbanken (OECD, Eurostat, Destatis) aufbereitet werden.

Durch den im März 2010 veröffentlichten "Public Data Explorer" können unterschiedliche Datenquellen visualisiert werden.

Auf der Seite support.google.com/publicdata ist eine entsprechende Onlinehilfe verfügbar.



Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Mittwoch, 15. Mai 2013
18:28 Uhr

Bilanz- GuV- Struktur definieren oder nach CO-PCA kopieren

Ausgangslage
Zur Überleitung der Bilanz/GuV Struktur in die Profit-Center-Rechnung kann die Transaktion KE5B genutzt werden. Dieses funktioniert vergleichbar zum Kopieren einer Kostenartengruppe als Kontengruppe.

Die Funktion ist unter
  • Stammdaten->
  • Kontengruppe->
  • Kopieren
  • Kostenartengruppe (KE61)oder Bilanz/GuV Struktur (KE5B)
in der Profit-Center-Rechnung zu finden. Hier kann die Bilanz/GuV Struktur als Vorlage ausgewählt werden und mit einen Präfix oder Suffix versehen werden.

Auf diese Weise ist über die Transaktion KDH3 (Kontengruppe anzeigen) eine entsprechende Ansicht der Struktur auch im Modul CO in der Profit-Center-Rechnung möglich und damit auch eine entsprechende Auswertung durch Report-Wirter Berichte. Hier bieten sich zum Beispiel Mehrjahresvergleiche über verschiedene GuV Positionen an oder aber auch eine Auswertung nach GuV Konten von bestimmten Bereichen (Profit-Center).

ACHTUNG (Hinweis aus CO Sicht):
Anhand von Präfix und Sufix können auch unterschiedliche Strukturen nach CO als Kontengruppe angelegt werden. Diese haben aber dann den Nachteil, dass für jede Position eine eigene Kontenrgruppe (Set) angelegt wird. Daneben müssen Änderungen in der Struktur entweder durch erneute Kopie nachgezogen werden und darüberhinaus erhöht sich die Anzahl der Sets innerhalb des SAP System, so dass hier leicht die Übersicht verloren gehen kann. Ferner muss für eine identische Auswertung der Bilanz/GuV alle Konten der Profit-Center-Rechnung ausgewertet werden. Sollten darüber hinaus auch noch Planwerte auf einzelne GuV Positionen geplant werden, ist darauf zu achten, dass hier ebenfalls auf Ebene der Kontengruppen entsprechende Zwischensummen gebildet werden. Grundsätzlich ist es daher einfacher an einer zentralen Stelle (innerhalb des Moduls FI die Bilanz/GuV-Struktur zu pflegen.

Hin und wieder interessiert es aber gegebenfalls auch CO wie die Bilanz-/GuV-Struktur aufgebaut ist, beziehungsweise wo diese in der Finanzbuchhaltung gepflegt wird.

Pflege der Bilanz/GuV Struktur (FSE2)

Die Pflege der Bilanz-/GuV-Struktur wird im Customizing des SAP Modul FI vorgenommen.

Es befindet sich unter der Transaktion SPRO
  • Finanzwesen->
  • Hauptbuchhaltung->
  • Geschäftsvorfälle->
  • Abschluss->
  • Dokumentieren->
  • Bilanz-/GuV-Struktur definieren
Hier werden die einzelnen Strukturen aufgelistet.

Eine entsprechende Struktur kann markiert werden und die einzelnen Bilanz/GuV-Positionen eingesehen werden.

Alternativ ist dieses über die Transaktion FSE3 (Bilanz/GuV-Struktur anzeigen) bzw. FSE2 (Bilanz/GuV-Struktur ändern) möglich.

Eine entsprechende Änderung ist dann über einen Transportauftrag freizugeben und zu transportieren.

Auswertung Bilanz/GuV

Die gepflegte Struktur kann hierbei über das Hauptbuch innerhalb des Finanzwesen ausgewertet werden.

Beispielsweise über :
  • Infosystem->
  • Berichte zum Hauptbuch->
  • Bilanz/GuV/Cash Flow->
  • Allgemein->
  • Ist-/Ist Vergleiche->
  • Bilanz/GuV (bzw. die Transaktion S_ALR_87012284)
Alternativ kann eine Auswertung auch über Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse) ausgewertet werden.Hier können auch entsprechende Planwerte ausgewertet werden.

Planwerte auf Bilanzpositionen

Sofern das neue Hauptbuch noch nicht aktiviert ist, kann mit der Transaktion FSE5N ein Planwert erfasst werden (im neuen Hauptbuch ist dieses die Transaktion GP12N).

Die Planungsfunktion ist unter Rechnungswesen>Finanzwesen>Hauptbuch>Periodische Arbeiten>Planung zu finden.

Sofern Planwerte auf eine Bilanz/GuV Positionen (bzw. einzelne Konten) erfasst sind, kann im Rahmen eines Ist-Ist Vergleich bspw. mit der Transaktion S_ALR_87012284 die bestehende Bilanz/GuV mit den erfassten Werten einer Planversion verglichen werden. Alternativ können natürlich auch passende Spalten im rahmen eines Rechercheberichtes definiert werden.
 

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 5. Juni 2012
14:28 Uhr

Formatierung Report Writer Berichte

Innerhalb eines Reportwriter Berichtes können Formatierungen (bspw. Anzahl Dezimalstellen) für jede Spalte einzeln über Formatierungsgruppen festgelegt werden. Diese Formatgruppen sind als Zahlenwert oberhalb der Spalte des Merkmals eingetragen.

Die Formatgruppen selbst sind über das Menü
Formatierung->Spalte
innerhalb des Berichtes (über die Transaktion GRR2) zu pflegen.

Neben der Anzahl der Dezimalstellen kann hier auch eine Vorzeichenumkehr (besonders angenehm bei Ertragsbuchungen) oder auch die Einheit (bspw. EUR) eines Wertes ausgegeben werden.

Weitere Einstellungen für die Berichtsformatierung sind unter Formatierung->Berichtslayout zu finden. Hier kann bspw. auch die Darstellung des Vorzeichen (bspw. bei negativen Werten) von Nachgestellt (1-) auf Vorangestellt (-1) umgestellt werden. Auf diese Weise ist dann auch die Excelintegration wesentlich erleichtert. Ferner kann hier auch die Spaltenbreite bspw. im Reiter Schlüsselspalten festgelegt werden.

Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.




Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 17. Oktober 2011
21:36 Uhr

SAP PSM Recherchebericht

Report Writer Berichte sind grds. mit Ihren Bibliotheken sehr sinnvoll für die Auswertung von CO Belegen. Hierbei kann je nach Bibliothek sowohl Kostenstellen (Bibliothek 1VK), Innenaufträge (Bibliothek 6o1) oder auch Profit-Center (Bibliothek 8a2) ausgewertet werden. Zur Auswertung innerhalb des Moduls PSM werden jedoch eher Rechercheberichte verwendet.

Der Vorteil von Rechercheberichten ist die Nutzung von Hierarchien und eine flexible Darstellung der einzelnen Selektionsmerkmale. Auf diese Art kann bspw. zwischen Fonds und Finanzstellen aber auch zwischen Perioden und Finanzierungszwecken innerhalb des Berichtes hin und her geschaltet werden.

Grundsätzlicher Ablauf zur Anlage eines Rechercheberichtes:

Innerhalb des Customizing sind die Rechercheberichte unter

Public Sector Management->
Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung->
Informationssystem->
Recherche-Berichte

zu finden.

Innerhalb der Formulare werden die einzelnen Merkmale und Kennzahlen eines Berichters angezeigt.

In den Bericht werden die Navigationsmerkmale und Vorschlagswerte hinterlegt.

Zur Neuanlage eines Berichtes ist es sinnvoll über die Transaktion FMEK einen neuen Bericht anzulegen. Von diesen aus kann über die Schaltfläche Formular zu diesen Bericht direkt ein passendes Formular erstellt werden. Hierdurch stimmen dann leichter Beschreibungund Bezeichnung miteinander überein.

Ausserdem wird damit auch die Berichtsart bspw. "IFMEISA Hierarchien der HHM-Kontierung" mit übernommen.

Innerhalb des Formulars können dann allgemeine Selektionskriterien ebenso wie feste Merkmale oder Formeln hinterlegt werden.

Ist das Formular fertig kann dieses gespeichert werden und per Zurück zum eigentlichen Bericht zurückgekehrt werden.

Über den Button anlegen kann nun der Bericht zum Formular erstellt werden.
Hier können dann die passenden Selektionskriterien festgelegt werden und ggf. Vorschlagswerte erstellt werden.
Ferner können ier auch Mussfelder hinterlegt werden.

Weitere Informationen und Dokumentationen sind unter dem Tag Rechercheberichte im Blog zu finden.

Als Beispiele sind hier folgende Artikel zu nennen: Daneben kann das Berichtstool Rechercheberichte aber auch in der Hauptbuchhaltung bspw. für die Bilanzanalyse genutzt werden.

Dieses ist im Artikel "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" beschrieben.

Weitere Beispiele oder auch Handbücher zu diesen Thema sind, wie geschrieben unter  Rechercheberichte im Blog zu finden.

Im Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung" wird auf die Weiterentwicklung der klassischen Budgeteirung eingegangen.

Interessant in diesen Zusammenhang dürfte auch sein, dass Ende Dezember 2015 ein Buch in SAP Press erscheint, welches die Themen klassische Budgetierung und BCS ebenfalls behandelt. Privat habe ich dieses auch schon auf meinen Amazon Wunschzettel notiert ;-)

Öffentliches Haushalts- und Fördermittelmanagement mit SAP

Cover Öffentliches Haushalts- und Fördermittelmanagement mit SAP

ISBN: 978-3836237482

Meines Wissens nach gab es bisher noch kein Fachbuch zum Modul PSM (public sector management), so dass ich erstaunt bin, dass mittlerweile von SAP Press (Rheinwerk Verlag (ehemals Galileo Press)) für Dezember 2015 ein Buch zum Modul PSM angeboten wird. Hierbei soll das Buch das Customizing (und die Integration mit anderen SAP Modulen (besonders FI,CO,MM, SD und HCM) erläutern aber auch auf die einzelnen Funktionen zur Planung, Bewirtschaftung und den Jahresabschluss eingehen. Dabei werden auch die Prozesse in öffentlichen Verwaltungen, Verbänden und Universitäten dargestellt. Der Autor selbst ist als SAP Berater im öffentlichen Sektor tätig, so dass dieses Buch auch sehr praxisnah erscheint.

Neben der hier schon angesprochenen klassische Budgetierung und das moderne BCS (Budgetverwaltungssystem) werden auch Themen wie Berichtswesen, Haushalts- und Fördermittelmanagement aber auch Archivierung beschrieben.Eine ausführliche Buchbeschreibung wird dann auch auf der Seite "Öffentliches Haushalts- und Fördermittelmanagement mit SAP" zu finden sein.


Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Dienstag, 6. Mai 2008
22:57 Uhr

Stammdatenprüfung SAP

Innerhalb eines Berichtes kommt nach Aufruf folgende Fehlermeldung:

Kein gültiger Stammsatz bei Stammdatengruppenpflege

Hier kann folgende benutzerabhängige Voreinstellung weiterhelfen:

Zusätze->
Voreinstellungen->
Struktur

Die Voreinstellung Stammdatenprüfung zum Datum ist zu deaktivieren. Nun werden alle Daten, auch von Stammdaten die im Auswertungszeitraum noch nicht angelegt waren, angezeigt


Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Donnerstag, 17. Januar 2008
11:56 Uhr

SAP Berichte alter Name Kostenstelle (falscher Stichtag)

Ausgangslage:

Bei Umbenennung von Gebäuden oder anderen Kostenträgern kann es der Fall sein, dass eine vorhandene Kostenstelle innerhalb der Stammdaten umbenannt werden.

Die Bezeichnung einer Kostenstelle kann hier bspw. im Zeitraum 1999 bis 2006 ABC und ab 2007 DEF lauten.

Innerhalb eines Berichtes ist eine Selektionsvariante im Jahr 2006 angelegt die im Jahr 2007 ausgeführt die alte Bezeichnung DEF angezeigt.

Lösung:

Um dieses Problem zu beheben kann in der Selektionsvariante das Merkmal Stichtag mit den Feldern "Merkmal ohne Wert abspeichern" und "GPA ausschalten" gespeichert werden.

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Donnerstag, 17. Januar 2008
11:31 Uhr

PSM: Selektionsvarianten und Wertübernahme aus vorherigen Selektionen

Bei Recherchenberichte (sei es Belegjournal oder selbst erstellten Rechercheberichten) werden teilweise bei ausgewählten Varianten mit geschützten Feldern die keine Werte enthalten, in diese eigentlich leeren Felder (bspw.
Finanzstelle, Finanzstellengruppe, Fonds, Fondsgruppe) Werte aus vorherigen Auswertungen in ähnlichen Berichten genommen und behindern
damit eine Auswertung.

Um dieses zu umgehen, sollte bei der gewünschten Übernahme von leeren Feldern innerhalb der Variantenspeicherung die Markierung "GPA ausschalten" gesetzt werden.

Technischer Hintergrund:

Ein Vorschlagswert aus einer vorherigen Selektionsvariante hat stets Priorität, wenn der Wert nicht initial ist. Für initiale Werte kann in der Variantenpflege das Ankreuzfeld "GPA ausschalten" gesetzt werden.

In diesem Fall wird der Initialwert aus der Variante gesetzt. Dieser Wert kann auch null bzw. leer sein. Ansonsten haben SET-Parameter Vorrang.

Ist das Ziel leere Felder in der Selektionsvariante zu übernehmen sollte daher das Feld "GPA ausschalten" gesetzt sein.

Wenn mehrere der oben genannten Funktionen kombiniert werden, gelten
folgende Regeln:

Transaktionsvariante - SET/GET-Parameter:

Ein Vorschlagswert aus einer Transaktions-/Screenvariante hat Priorität, wenn mit der Variante ein Feld auf nicht eingabebereit oder unsichtbar gesetzt wird, oder wenn mit SET-Parameter ein initialer Vorschlagswert gesetzt wird (z.B. SPACE). Umgekehrt haben bei eingabebereiten Feldern Vorschlagswerte von SET-Parametern Priorität, da diese z.B. auch durch Benutzereingaben verursacht sein können.

Selektionsvariante - SET/GET-Parameter:

Ein Vorschlagswert aus einer Selektionsvariante hat stets Priorität, wenn der Wert nicht initial ist. Für initiale Werte kann in der Variantenpflege ein Ankreuzfeld SPA/GPA
ausschalten gesetzt werden. In diesem Fall wird der Initialwert aus der Variante gesetzt, sonst haben SET-Parameter-Werte Vorrang.

GuiXT in Kombination mit anderen Funktionen:

Vorschlagswerte werden über GuiXT nur dann gesetzt, wenn das betreffende Feld einen initialen Wert hat. Das gilt sowohl für das Setzen eines Wertes über eine Transaktion, SET/GET oder über eine Variante.


Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Montag, 7. August 2006
10:13 Uhr

Fehlende Daten bei OfficeIntegration (ReportWriter)

Ausgangslage:

Beim Aufruf der Berichte zur Kostenstellenrechnung sollen die Daten in Excel angezeigt werden.

Dieses ist u.a. über die Schaltfläche "Office Integration" möglich. Hierdurch kann die "interaktive" Liste ähnlich wie in SAP auch in Excel angezeigt werden. Dieses ist bspw. vorteilhaft, wenn bestimmte Einzelposten ausgeblendet und nur die Zwischensummen angezeigt werden sollen.

Problem:

Die Excelintegration funktioniert, es werden jedoch keine Daten angezeigt.

Lösung:

Innerhalb Excels wurden per Sicherheitseinstellung Makros deaktiviert. Für diese Art der Liste sind aber Makros erforderlich.

In Excel findet sich der Punkt unter:

EXTRAS->
OPTIONEN->
SICHERHEIT->
MAKROSICHERHEIT.

Hier sollte die Option Mittel ausgewählt sein.

Alternativ läßt sich die Liste auch in SAP über System->Liste->Sichern ohne Zusammenfassungen oder Layout abspeichern-

Hinweis: Aktuelle Buchempfehlungen besonders SAP Fachbücher sind unter Buchempfehlungen inklusive ausführlicher Rezenssionen und Bestellmöglichkeit zu finden.
Diesen und weitere Texte von Andreas Unkelbach finden Sie auf http://www.andreas-unkelbach.de


Hinauf




Werbung


© 2004 - 2017 Andreas Unkelbach
Andreas Unkelbach

Stichwortverzeichnis
(Tagcloud)


Aktuelle Infos (Abo)

Facebook Twitter Google+

»Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)« und »Berichtswesen im SAP ® ERP Controlling«
Privates

Kaffeekasse 📖 Wunschliste