Durch das Montségur Autorenforum bin ich auf den Forenbeitrag "DSGVO - Info-Sammlung" gelandet und finde eine solche Zusammenstellung sehr praktisch und möchte daher auch an dieser Stelle einmal die Seiten zusammenstellen, die in meinen Augen sich intensiver mit dieser Thematik auseinander gesetzt haben und mir hier als Quelle dienen.

Außerdem helfen folgende Artikel auch dabei nicht wegen einer neuen Vorschrift automatisch in Panik zu geraten sondern sich in aller Ruhe mit diesen Themenkomplex auseinander zu setzen.

Magazine, Hefte, Publikationen

In der c't 05/2018 wurde das Thema unter anderen im Artikel "Fit for DSGVO Das neue Datenschutzrecht für Website-Betreiber" behandelt. Im Zusammenarbeit mit dem t3n Magazin hat Dr. Thomas Schwenke einen "DSGVO-Guide mit Mustern für Unternehmer" veröffentlicht.

Auch das Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht  hat als Herausgeberin ein Buch für "Erste Hilfe zur Datenschutz-Grundverordnung für Unternehmen und Vereine: Das Sofortmaßnahmen-Paket" (Amazon Partnerlink / Werbung) veröffentlicht, der mit 5,50 Euro sehr günstig ist.

Offiziele Stellen, Landesämter, Datenschutzseiten, Vorlagen

Eine Seite zum Thema "Datenschutz - Bessere Vorschriften für kleine Unternehmen" hat auch die Europäische Kommision online gestellt in der die Hintergründe zur Regelung erläutert werden.

Das bayrische Landesamt für Datenschutzaufsicht bietet unter anderen auch "Handreichungen für kleine Unternehmen und Vereine" in der sowohl Anforderungen als auch Musterverzeichnisse hinterlegt sind. Ebenso bietet die Seite datenschutz-guru.de ein "Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten" nach Artikel 30 DSGVO an. Generell bietet die Seite auch durch unterschiedliche Blogbeiträge viele aktuelle Informationen zum Thema.

Auch die Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.V. hat "Praxishilfen DS-GVO" veröffentlicht.

Daneben bietet die activeMind Management- und Technologieberatung AG  einige Hilfen zum Thema "Compliance mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung" quasi als Hilfe zur Selbsthilfe an.
 

Jura, rechtlicher Hintergrund

Gerade zum juristischen Hintergrund kann ich die Serie zur EU-DSGVO  von Rechtsanwältin Nina Diercks / Anwaltskanzlei Diercks empfehlen. Schon das Socialmediarecht Blog heute Diercks Digital Recht hatte sich dadurch ausgezeichnet, dass hier auch komplexere Themen verständlich und humorvoll vorgestellt worden sind.

Das Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat (BMI) hat ebenfalls "FAQ's zur Datenschutz-Grundverordnung" online gestellt.

Auch der hessiche Datenschutzbeauftragte hat Informationen zum Thema "Neues Datenschutzrecht" veröffentlicht. Dabei sind auch diverese Auslegungshilfen und Kurzpapiere veröffentlicht.

Blogartikel, Blogserien

Peer Wandiger von Selbständig im Netz hat eine Webserie zum Thema "DS-GVO gerechte Website erstellen" angefangen welche regelmäßig ausgebaut wird.

Ebenso ist der Artikel "Was bedeutet die DSGVO für Einzelunternehmer und Freelancer?" von content-iq lesenswert.

Auf lesefreude.at ist im Artikel "DSGVO – Leifaden für Blogger" wie für die eigene Seite die DSGVO umgesetzt worden ist.

Ein ebenfalls umfangreicher Artikel ist auf reisen-fotografie.de unter "DSGVO als Blogger – Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung" von Thomas Jansen veröffentlicht. Hier war insbesondere auch der Abschnitt "Daten beim Hoster" wo angekündigt wird, dass beim Hoster all-inkl ebenfalls ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung  abgeschlossen werden kann bzw. hier noch eine Info durch den Hoster an die Kunden erfolgen wird.

Annete Schwindt dokumentiert in ihren Artikel "Umstellungen wegen der DSGVO"  aktuelle Vorkehrungen die sie trifft.

Generell haben die Blogartikel gleichzeitig auch weiterführende Links, so dass hier auch weitergehende Informationen angelesen werden können.

Wobei stets zu beachten ist, dass diese Artikel Erfahrungsberichte sind und keine Rechtsberatung.

Eine kritische Auseinandersetzung um nicht zu sagen Rant ist auch im Artikel "DSGVO: So viel Panik für nichts Neues – und warum es trotzdem ein grundlegendes Problem gibt" auf binary-butterfly.de Wobei dieses eher einen Blick auf die technische und gesellschaftliche Seite geworfen hat.Hier sind insbesondere auch die Kommentare lesenswert.
 

VBlogs und Podcasts zum Thema

Rechtsanwalt Christian Solmecke von der Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECK hat ein Video zum Thema "DSGVO - Was ihr als Blogger beachten müsst | Zu Gast: Ricarda Nieswandt von BLOGST" auf Youtube hochgeladen und schildert im Gespräch mit Ricarda Nieswandt von BLOGST und Hubertus Jencquel, was Blogger bei der Umsetzung des Datenschutzes beachten müssen.

Ebenso hat sich in der Folge Nr. 151 der Jurafunk von  von Rechtsanwalt Stephan Dirks und Jurist Henry Krasemann mit dem Thema  am 20.03.2018: Jurafunk Nr. 151: (Fast) alles zur Datenschutz-Grundverordnung auseinander gesetzt (siehe auch "Jurafunk Nr. 151: Frivoles Plaudern über die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)" auf dirks.legal).

Ebenso sind Marcus Richter und Thomas Schwenke vom Jurapodcast Rechtsbelehrung auf das Thema in der Folge "DSGVO: Alles zur EU-Datenschutzgrundverordnung – Rechtsbelehrung Folge 54 (Jura-Podcast)" eingegangen. Dabei werden in rekordverdächtigen 2 Stunden 22 Minuten und 22 Sekunden die Grundlagen zur EU-Datenschutzgrundverordnung vorgestellt. Da in der nächsten Podcast Folge sich um die Erstellung einer Datenschutzerklärung gewidmet wird ist diese Folge als Grundlage absolut empfehlenswert.

Ein wesentlich tiefer in die Materie (mit Bezug auf Normen und Gesetzesregelungen) berichtet Stephan Hansen-Oest (datenschutz-guru.de) im Video "DSGVO in kleinen Unternehmen umsetzen – Tipps für ein „DSGVO-Projekt“" am Beispiel einer  Anwaltskanzlei die Umsetzung oder aber stellt eine "Webinaraufzeichnung: Umsetzung der DSGVO mit der GM-Methode" zur Verfügung.
 

Facebook Live Talk

Im Facebook LIVE Event DSGVO Questions & Answers mit Dr. Thomas Schwenke und Social Media Experte Thomas Meyer von Swat.io werden ebenfalls die Fragen rund ums Thema behandelt und die Aufzeichnung steht auch nach dem Event noch zur Verfügung.

Seitens der MOKS OG ist auf moks.at eine Zusammenfassung unter "DSGVO Questions & Answers mit Dr. Thomas Schwenke" zu finden. Dennoch ist die Videoaufzeichnung sicher etwas für ein längeres Wochenende.. :-)

 

Datenschutzerklärung für die eigene Internetseite

Gerade das Thema DS-GVO-konforme Datenschutzerklärung ist wohl ein Thema, dass auch auf einige Seiten zukommen wird und wo bestehende Erklärungen Anpassungsbedarf haben. Gemeinsam mit der DGD (Deutsche Gesellschaft für Datenschutz GmbH) hat die Kanzlei WBS (Wilde Beuger Solmecke GbR) eine Muster-Datenschutzerklärung  als Formular zur Verfügung gestellt ("Datenschutzerklärung-Generator – Ihre DS-GVO-konforme Datenschutzerklärung einfach per Klick") ebenso bietet auch erecht24.de einen "eRecht24 Datenschutz Generator" an. Teile davon sind allerdings eRecht24 Premium Kunden vorbehalten.

Der "Datenschutz-Muster Generator für Webseiten, Blogs und Social Media" von Rechtsanwalt Dr. Thomas Schwenke ist mittlerweile im Hinblick auf die kommende Datenschutzgrundevrordnung (DSGVO) überarbeitet worden.. und wird zum 22. April 2018 auch finalisiert. Die generierte Datenschutzerklärung darf von Privatpersonen und Kleinunternehmern verwendet werden. Vielen Dank dafür :-).

Fazit

Insgesamt ist das Thema sicherlich komplex dürfte aber in vielen Punkten schon den derzeitigen Bestimmungen zum Datenschutz entsprechen. Ich denke, dass ein Bewusstsein für Datenschutz ebenfalls wichtiger geworden ist und sich das bewusste Auseinandersetzen mit der Thematik wichtig ist. Sicherlich führt dieses auch in vielen Bereichen zur Panik "Ich möchte mein Blog löschen" und andere Aussagen sprechen dafür... aber wie anhand der oberen Texte zu sehen ist, kann das Thema auch systematisch und in aller Ruhe angegangen werden.

Gerade größere Diensteanbieter (Google Analytic, Adsense, VG Wort) oder auch Webhostinganbieter bieten entsprechende Anpassungen und Unterlagen an und ich bin mir sicher, dass auch die kommenden Wochen noch weitere Hilfestellungen, interessanter Artikel und konkretere Umsetzungen hier Thema sein werden.

Da ich es schade finden würde, wenn die Links in meiner Bookmarksammlung verbleiben habe ich diese hier im Artikel zusammen gestellt und hoffe, dass diese für die ein oder andere Person ein nützlicher Ausgangspunkt zum Thema sein können. Gerade für KMU, Vereine und andere Einrichtungen dürfte dieses mehr und mehr ein Thema sein und auch an der Arbeit im Hochschulumfeld oder im Ehrenamt sollte das Thema an mehreren Stellen aktuell sein.

Ein Kollege meinte einmal, dass Datenschutz immer ein lebendiger Prozess ist, so dass hier nicht mit einmaligen Handeln alles erledigt ist sondern es ein lebendiges System dahinter steckt und das Thema am Wachsen ist und auch die bestehenden Prozesse und Dokumentationen auch im Hinblick auf Datenschutz immer wieder dokumentiert und erweitert werden muss.

In der Vergangenheit habe ich hier im Blog in folgenden Artikeln das Thema zumindest technisch mit angesprochen und umgesetzt:

• "Umsetzung EU Cookie-Hinweis Richtline 2009/136/EG bzw. Richtlinie zur Nutzereinwilligung"
• "Blogartikel per Link im »social web« datenschutzfreundlich teilen" dieses ist eine Anpassung, so dass ich die alte Lösung "Blog: 2 Klicks für mehr Datenschutz" ersetzt habe
• Hier kam mir auch der Umzug wie im Artikel "Webhosterwechsel und Umstellung von http:// auf https:// (SSL Verschlüsselung) und VG Wort Zählmarken" beschrieben zur Hilfe.
• Grundsätzlich habe ich keine Logfiles mehr hier beim Webhosting aktiviert. Allerdings habe ich die Kommentarfunktion um einen Punkt erweitert, der auch im Artikel "Traffic Spam oder Möglichkeiten einer IP-Sperrliste für Webangebote" festgehalten ist. Entsprechend wird dieses auch im Artikel "Kommentarfunktion im Blog Umgang mit Spam auch unter Beachtung des Datenschutz" angesprochen

Wie sich das Thema hier weiter entwickeln wird, ist eine Frage der ich mich dann ebenfalls weiterhin widmen werde und wo ich neugierig bin, wie sich hier entsprechende Artikel und Veröffentlichungen weiter entwickeln werden.

Das Thema an sich ist auf jeden Fall in vielerlei Hinsicht aktuell, so dass ich auch im Artikel "Autorenvergütung für Bücher oder auch Onlineartikel" auf das Thema Zählpixel der VG Wort und Datenschutz eingegangen bin.

Insgesamt plane ich für mich hier im Artikel wichtige Informationen, hilfreiche Links oder Artikel zu sammeln, die mir selbst weitergeholfen haben oder weiter helfen und die ich im Umfeld des Thema für sinnvoll ansehe. Bei vielen Punkten der Umsetzung bin ich mir auch nicht sicher, ob diese erforderlich sind und beschäftige mich daher lieber mehr mit den Thema und der Dokumentation als vielleicht für das Blog und der Internetseite erforderlich sein mag. Aber manchmal ist es besser etwas ausführlicher Vorkehrungen zu treffen als später unter Hochdruck aktiv zu werden.

Inhaltlich handelt es sich bei meiner Seite mittlerweile um eine Autorenseite mit Bloganbindung und es wird dezent Werbung eingesetzt. Der inhaltliche Schwerpunkt ist jedoch weiterhin der eigene Wissenpool und das Teilen von Wissen.

Einige Gedanken zur Ausrichtung und Inhalt der Seite habe ich im Artikel "Von der Bewerbungshomepage hin zum Wissenspool mein Beitrag zur Blog- und Webparade für Personenmarken #personalbrandmix" festgehalten und denke, dass die Seite und das Umfeld auch weiterhin Bestand halten dürfte.Wie sich die rechtlichen Anforderungen auf "Kleinbloggersdorf" (um einen Begriff aus der Vergangenheit zu verwenden) auswirken wird, ist definitiv eine spannende Frage und ich betrachte dieses tatsächlich mit wachsender Neugierde und die Angst und Panikmache teilweise auch mit Sorge.

Trotzdem bin ich sehr froh, dass sich viele mit der Thematik auseinandersetzen und ich so auf die Erfahrungen, Wissen und Vorkehrungen zugreifen kann und mein eigenes Handeln daran orientieren werde.

Durch den Beitrag "SAP SQVI – diese Tipps solltest du dir nicht entgehen lassen." auf thinkdoforward.com bin ich auf die Möglichkeit der Funktion von Alias Tabellen aufmerksam geworden.

Das Beispiel im obigen Beitrag bezieht sich auf eine Auswertung im Bereich MM mit der Tabelle MARA, die an zwei Stellen verknüpft worden ist. Das Beispiel hat mich direkt an eine Problemstellung im CO erinnert.

Wenn ich die Tabelle COEP "CO-Objekt: Einzelposten periodenbezogen" verknüpfe ich für die Auswertung von Stammdaten die beiden Tabellen AUFK "Auftragsstammdaten" und CSKS "Kostenstellenstammsatz" als left outer join (1:N Beziehung).

Hier können einzelne Belege entweder die Stammdaten des Innenauftrages oder der Kostenstellen in der Einzelpostenliste in Form einer Query ausgewertet werden.

Im Berichtswesen zu den CO Einzelposten hätte ich gerne ergänzend zum Innenauftrag auch Daten aus den Stammdaten der verantwortlichen Kostenstelle des Innenauftrags mit auswerten (und sei es nur für die Anschrift der Professur).

Allerdings kann im Infoset in der Transaktion SQ02 eine Tabelle nur einmal verknüpft werden.

Alias Tabellen in SAP Query definieren

Wie erwähnt kann man diese Beschränkung in der Definition des Join (Transaktion SQ02 - > Schaltfläche "Join" (Join Definition oder STRG+UMSCH+F6) durch die Schaltfläche "Alias" (Alias-Tabellen definieren) eine Alias-Tabelle einfügen. Dabei wird dort der Tabellenname angegeben auf den Bezug genommen werden soll und ein Alias-Name definiert. So zum Beispiel ZCSKS zur Tabelle CSKS.

Über die Schaltfläche "Tabelle einfügen" kann dann genau diese Alias Tabelle erneut eingefügt werden und wie jede andere Tabelle auch verknüpft werden. Als Beispiel eben auch eine Verknüpfung des Feld AUFK-KOSTV mit ZSKS-KOSTL während die COEP-OBJNR sowohl mit AUFK-OBJNR als auch CSKS-OBJNR verknüpft sind.

Im Ergebnis ist diese Tabelle tatsächlich zweimal im Infoset verwendet worden.

SAP Quick View - Vorteile und Nachteile

Grundsätzlich bin ich tatsächlich ein Fan von SAP Query und nutze ungern den Quickview über die Transaktion SQVI. Teilweise kenne  ich dieses Tool aber aus den Bereich der Ad Hoc Auswertung im Bereich HCM. SAP Quickviewer (Transaktion SQVI) verbindet Benutzergruppe, Infoset und Query zu einer Transaktion, so dass hier kein Infoset angelegt werden muss sondern die Benutzer direkt eine Abfrage erstellen können.

In meinen Augen als Nachteil zu werten ist, dass der Quickview nur für den anlegenden Benutzer nutzbar ist, diese immer mandantenabhängig sind und keine Möglichkeit der Erweiterung durch Zusatzfelder (Berechnungen etc.) vorhanden sind.

Zumindest der erste Nachteil (nur für den anlegenden Benutzer) hat obiger Artikel durch eien Reporttransaktion oder direktes Starten des generierten Report einer Quick View elegant gelöst.

Umwandlung Quickview in SAP Query

Interessanterweise besteht aber tatsächlich auch die Möglichkeit einen Quickview in eine reguläre Query inklusive Infoset zu konvertieren.

Hierzu kann in der Transaktion SQ01 in der aktiven Benutzergruppe über das Menü QUERY -> QUICKVIEW KONVERTIEREN eine bestehende Quickview selektiert werden und Infoset und Query dazu angelegt werden.

Nach Aufruf der Funktion "Quickview konvertieren" erscheint ein Auswahlfeld in der die Quickview und der Benutzer anzugeben ist. Nachdem damit die Quickview selektiert wurde kommt zur Konvertierung die Nachfrage nach Query und Infoset Bezeichnug. Beide werden dann in der Benutzergruppe angelegt in der die sich der User gerade in der SQ01 befindet.
Wenn ich das richtig sehe besteht hier sogar die Möglichkeit eine Quickview eines anderen User direkt zu kopieren bzw. zu konvertieren.

Dieses dürfte auch beim Wechsel der Zuständigkeiten recht hilfreich sein, wenn benutzerbezogene Quickview künftig von der Nachfolge genutzt werden sollen.

Austausch mit SAP Blogs

Solche Artikel, die auch neue Ideen für die eigene Arbeit bringen und auf Funktionen hinweisen die man selbst nicht auf den Schirm hatte sind ein Grund warum ich gerade im Bereich SAP den Austausch mit anderen so wichtig empfinde und gerade Blogs aber auch Onlineforen ein wichtiger Bestandteil sind um hier aktuell sich selbst weiterzubilden aber auch eigene Erfahrungen sammeln zu können. Von daher auch hier einmal wieder vielen Dank an die SAP Menschen da draußen, die immer wieder neue Ideen bringen und auch bereitwillig ihr Wissen teilen oder aus den eigenen Nähkästchen plaudern können.

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Beim Einrichten des neuen Rechners an der Arbeit (siehe "Arbeitsrechner neu einrichten Wechsel auf Windos 10, aktuelle Office Version sowie SAP und Excel anpassen") hatte ich ja schon die PERSONAL.XLSB erwähnt die ich von der Office 2010 nach Office 2016 mit umgezogen hatte.

Wie im Artikel "Excel Umgang mit Makros und Visual Basic for Applications (VBA)" erläutert arbeite ich gerne mit einer kleinen Sammlung von Makros die ich in vielen Excelmappen anwende. Dazu sind einige hilfreichen Makros zum Beispiel zur Aufhebung eines Passwortblattschutz oder Anlegen eines Inhaltsverzeichnis in der persönlichen Makroarbeitsmappe gespeichert.

Über  + R kann die Funktion SHELL:APPDATA aufgerufen werden.

Im Unterordner

• ROAMING
• MICROSOFT
• EXCEL
• XLSTART

liegt dann im Quellrechner die Datei PERSONAL.XLSB die auch direkt auf den neuen Rechner kopiert werden kann, so dass hier die alten Makros direkt wieder genutzt werden können. Die Makros in der persönlichen Arbeitsmappe stehen immer zur Verfügung und sind nicht an einer geöffneten Excelmappe gebunden.

Hierzu muss die Mappe jedoch einmalig eingerichtet werden. Dieses ist am einfachsten möglich indem ein "Dummy-Makro" (ein beliebiges Makro) aufgezeichnet wird und in der persönlichen Arbeitsmappe gespeichert wird.

Ein nicht direkt dieser Mappe zugeordnetes Problem war aber das Auftreten einer Geistermappe beim Öffnen einer Excel-Tabelle ein zweites Excel ohne Inhalt geöffnet wurde, ganz so als sei da eine Mappe ausgeblendet (was auch tatsächlich der Fall ist, aber eigentlich hätte diese nicht eine zweite Excel Instanz starten sollen).

Das geheimnisvolle zweite Excel-Fenster oder Geisterarbeitsmappe

Sofern ebenfalls eine PERSONAL.XLSB aus der alten Office Version im Einsatz habt wird neben einer neuen Excel-Datei (oder einer geöffneten Exceldatei) stets auch ein zweites leeres Excel-Fenster geöffnet. Dieses scheint daran zu liegen, dass die persönlcihe Excelarbeitsmappe in einer älteren Version gespeichert worden ist und ihr diese nicht vollständig ausblenden könnt.

Wie oben beschrieben kann in den Ordner XLSSTART die Datei PERSONAL.XLSB gelöscht werden und eine neue erzeugt werden. Hierzu muss im Ribbon ANSICHT in der Befehlsgruppe MAKROS ein neues Makro aufgezeichnet und dieses in der persönlichen Makroarbeitsmappe gespeichert werden.



Danach kurz ein paar Eingaben, die Makroaufzeichnung abschliessen und das Makro bearbeiten. Hierzu muss die PERSONAL.XLSB über ANSICHT->FENSTER-> EINBLENDEN wieder eingeblendet werden. Das neu aufgezeichnete Makro kann durch die bisher angelegten Makros aus der alten Makroarbeitsmappe überschrieben werden.

Ein in meinen Augen sehr sinnvolles Makro für die Persönliche Makroarbeitsmappe ist das Makro Excel Blattschutz aufheben, Inhaltsverzeichnis in Excel über vorhandene Tabellenblätter oder auch die im Artikel Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel beschriebene Makros, welche nicht in der Zieldatei gespeichert werden müssen aber sinnvollerweise immer einmal wieder angewendet werden können.

Geister in Excel oder Folgen des Ausblenden einer ganzen Arbeitsmappe

Auch wenn die obere Fehlermeldung stark nach 1. April klingen mag, hat sich dieser Fehler tatsächlich bei mir so zugetragen und es hat eine ganze Weile gedauert, bis ich die Ursache gefunden habe.. Die Ausblendenfunktion in Excel (zu finden im Ribbon Ansicht in der Befehlsgruppe Fenster) hat aber auch eine Kollegin zur Verzweiflung gebracht die eine Arbeitsmappe nicht öffnen und bearbeiten könnte, da diese angeblich gesperrt war. In Wahrheit hatte sie diese selbst ausgeblendet was zu einigen merkwürdigen Fehlern beim Absturz von Excel geführt hatte. Es war für niemanden mehr möglich diese Datei zu bearbeiten. Immerhin war sie in Libre- bzw. OpenOffice noch zu öffnen.
 

Frohe Ostern

Gerne mag ich hier die Gelegenheit nutzen und auch hier im Blog an alle Lesende "Frohe Ostern" und schöne Feiertage wünschen.



Auch wenn manche Software das ein oder andere Easteregg enhtalten mag, noch immer bin ich von "Easter Egg: Piraten in Excel 2010!" ein großer Fan, hoffe ich doch, dass der heutige Feiertag in vertrauter schöner Umgebung, Entspannung und vielleicht mit etwas weniger Arbeit begannen werden kann.

Von daher wünsche ich sei es bei Osterei und Osterspaziergang oder bei einer anderen Tradition am heutigen Tag alles Gute und freue mich schon darauf wieder voneinander zu lesen, hören oder zu sehen.
 

Die FI CO Forum Infotage (siehe Artikel "FI CO Forum Infotage 2017 und digitale SAP-Fortbildung für Studenten und Hochschulbeschäftigte") liegen mittlerweile schon einige Monate zurück und irgendwie kam ich noch nicht dazu, die Mitschriften auch hier im Blog zu veröffentlichen.

Was sind die FI CO Forum Infotage?

Die Veranstaltung wird u.a. von Espresso Tutorials (meinen Buchverlag siehe auch fico-forum.de) und der ConVista Consulting AG angeboten.

Einmal im Jahr (November) finden in Köln die FICO-Forum Infotage statt, so auch vom 20. bis 21. November 2017. Relativ kurz nach den Infotagen 2016 hatte ich unter "Rückblick FI CO Forum Infotage 2016 in Köln und Zürich" schon einenRückblick veröffentlicht. Dieses Jahr (nun wohl eher letztes Jahr, da die Infotage schon etwas zurück liegen) bin ich ebenfalls an den Infotagen in Köln gewesen.Da es aber schade ist diese auf ewig als Entwurf gespeichert zu haben mag ich an dieser Stelle doch noch ein paar Eindrücke der Vorträge veröffentlichen. Es wäre ja schade diese zu veröffentlichen, wenn schon die nächsten angekündigt werden.


Die "FICO-Forum Infotage 2017" fanden diesmal nicht nur in Köln und Zürich sondern auch in Wien statt.

Neben Vorträgen bietet diese Veranstaltung auch die Gelegenheit die ein oder andere Möglichkeit des Austauschs. Insgesamt werden wieder drei Themenslots in den Räumen Wien, Köln und Zürich angeboten sowie einige gemeinsame Veranstaltungen.

Die kompletten Folien der einzelnen Vorträge sind erneut im FICO-Forum.de unter "Folien von den FICO-Forum Infotagen 2017" veröffentlicht, so dass ich hier auch nur auf die von mir besuchten Vorträge eingehen und separat verlinken mag.

Unter "Meine vorläufige Tagesplanung für die FICO Forum Infotage 2017" im Artikel "FI CO Forum Infotage 2017 und digitale SAP-Fortbildung für Studenten und Hochschulbeschäftigte" habe ich auch noch weitere spannende Themen erwähnt zu denen ich dann nicht gegangen bin, aber deren Folien sicherlich ebenfalls ein gutes Argument sind in 2018 die Veranstaltung zu besuchen.
 

Save the Date für die FICO-Forum Infotage 2018

Mittlerweile stehen auch schon die Termine für die FICO-Forum Infotage 2018 fest. Diese werden wieder an drei Standorten angeboten und ich hoffe hier ebenfalls in Köln anwesend zu sein.

• Zürich 07. bis 08.11.2018
• Köln 19. bis 20.11.2018
• Wien 26. bis 27.11.2018

Damit ist wieder er gesamte D A CH Raum im Angebot :-) Aber auch das Themenangebot klingt mit:

1. Neuerungen in S/4HANA 1810
2. Das Universal Journal als Innovationstreiber in SAP S/4HANA Finance
3. S/4HANA Anlagenbuchhaltung
4. Erfahrungsbericht: Migration Kunde/Lieferant zum Geschäftspartner
5. LTMC-SAP S/4HANA Migration Cockpit
6. Cash Management in SAP S/4HANA Finance
7. Erfahrungsbericht: Controlling Dashboards mit SAP BO Design Studio/Lumira
8. SAP Analytics Cloud

spannend, wie aus der Vorabankündigung "Save the Date für die FICO-Forum Infotage 2018" zu entnehmen ist.

Nun aber zum Rückblick auf 2017:

 

Keynote: Das SAP-Portfolio für Finance Innovation – Compliance - Cloud (Dr. Christoph Ernst, SAP)

Seitens der SAP wurden in der Keynote (siehe http://fico-forum.de/ET/infotage_2017/01_CE/ ) die derzeitigen Entwicklungen rund um S/4 HANA vorgestellt. Dabei ist in der Hauptsache auf die Neuerungen rund um S/4 HANA eingegangen worden. Als künftige Entwicklung wurden die Ergebnisvorschau innerhalb der Periode durch Hochrechnungen (z.B. aus CO-PA) dargestellt. Somit kann auch innerhalb der Periode über einen Soft Close ein Ergebnisvorschau erstellt werden. Hier ist auch aus Verkaufsordern oder aus der Entwicklung der Vergangenheit entsprechende Hochrechnungen abbildbar. Dabei werden die Obligos und weitere Entwicklungen nicht im Original Leder sondern in einem erweiterten Ledger abgebildet.

Grundsätzlich sind im Universaljournal (ACDOCA) alle Bücher einheitlich dargestellt. Im Rahmen von FIORI Apps kann auch mit Semantic Tags gearbeitet werden. Hierdurch können KPI definiert werden, die dann auch ausgewertet werden können. Einige dieser semantic tags sind schon vordefiniert und es besteht die Möglichkeit auf diese zuzugreifen.

Diese Finanz-KPI basieren auf einzelne Knoten einer Bilanz/GuV Struktur und können durch semantic tags berechnet werden. Diese semantic tags werden bei Änderungen in der Bilanz GuV Struktur ebenfalls automatisch aktualsiert.
 

Update zu S/4 HANA Finance 1709 (Janet Salmon, SAP)

Ebenfalls durch die SAP wurde, dann jedoch konkreter die aktuellen Entwicklungen im aktuellen Release von S/4 HANA vorgestellt (siehe http://fico-forum.de/ET/infotage_2017/03_JS/ ).
Hier wurde sowohl die neue Oberfläche (Webfrontend) mit Kacheldesign und FIORI App dargestellt, als auch weiterhin der Zugang per GUI im bisherigen Transaktionscodemodus.
Neben der Speicherung aller aktuellen Daten (modulübergreifend im Universaljournal (Tabelle ACDOCA) werden zur Konsolidierung (zum Beispiel mit unterschiedlichen Währungen oder konsoldierten Kontenplan) die Daten innerhalb ACDOCC geschrieben. Die Plandaten sowie Obligos hingegen sind in ACDOCP zu finden.

Ebenfalls interessant ist die Möglichkeit der Nutzung von flexiblen Hierarchien. Dieses bedeutet, dass jenseits von Kostenstelllen- oder Profit-Center-Gruppen innerhalb Auswertungen selbst Gruppierungen interaktiv zusammengestellt werden können.

Kontenplanharmonisierung – Welche Möglichkeiten gibt es? (Maike Nemeyer, SNP)

Hier wurden die Möglichkeiten der rückwirkenden Umstellung des Kontenplans auf Datenbankebene vorgestellt, so dass im Rahmen einer Konsolidierung auch die Vergangenheit mit ausgewertet werden können. Insbesondere bei Vorjahresvergleichen (Bilanz/GuV) ist es hier hilfreich die Umstellung auf einen bestimmten Stichtag ermöglicht wird und damit ein 1:1 Mapping möglich ist. Die Originaldaten werden dabei in ein Archivsystem hinterlegt. Damit ist weiterhin das Reporting auch mit Alt-Daten trotz erfolgter Kontenplanumstellung möglich. Der Vortrag ist unter http://fico-forum.de/ET/infotage_2017/06_MN/ abrufbar. Ein weiterer Erfahrungsbericht Kontenplankonsolidierung zu diesem Thema ist unter http://fico-forum.de/ET/infotage_2017/22_MM/ von Martin & Renata Munzel, Espresso Tutorials vorgestellt worden.

 

Controlling in SAP S/4HANA (Janet Salmon, SAP)

Im Beitrag http://fico-forum.de/ET/infotage_2017/09_JS/ wurden ganz konkret die Veränderungen innerhalb des SAP Modul Controlling mit Einführung S/4 HANA vorgestellt. Insbesondere wird in diesem Vortrag die Zusammenlegung vom Zweikreis- auf ein Einkreissystems dargestellt. So sind Sachkonto und Kostenart ein einheitliches Objekt, obgleich weiterhin die Tabellen für die Kostenartenstammdaten vorhanden sind. Anhand der Kontenart wird festgelegt, ob es sich um Primärkosten oder Erlöse handelt. Somit sind hier Sachkonto und Kostenart zusammengelegt. Im Universaljournal werden die Primärkosten in der Tabelle ACDOCA dargestellt. Die abgeleitete Dimensionen wie das Profit-Center sind hier ebenfalls in der Buchungszeile zu finden. Umlage und Verrechnungen erfolgen direkt auf Sekundärkostenarten im Universaljournal. Wie erwähnt können einzelne KPI als Semantic Tags auf Ebene der Bilanz/GuV Knoten gebildet werden.  Auch auf Belegebene nähern sich hier FI und CO.

Im Rahmen der Prediction werden innerhalb eines extented Ledger sowohl Obligos als auch prognosizierte Erlöse und Planungen fortgeschrieben diese sind dann nicht im Hauptledger aufgeführt. Ebenso verhält es sich noch mit PSM-FM. IFRS und andere Bewertungen sind ebenfalls innerhalb eines extra Ledger vorhanden.
 

Diskussionsrunde zum Stand von S/4 HANA Finance

In einer Diskussionsrunde zum Stand von S/4 HANA Finance wurden die bisherigen Erfahrungen mit S/4 HANA berichtet. Gerade in Hinblick auf die Nutzung von FIORI Apps und SAP GUI wurde einheitlich darüber berichtet, dass für Externe die FIORI eine Vereinfachung darstellt, für Experten aber weiterhin SAP GUI genutzt wird, auch wenn mittlerweile eine Menge der GUI Transaktionen schon als FIORI Apps umgesetzt sind. Bei den Cloud Lösungen wurden die unterschiedlichen Cloudsysteme (Public Cloud (Pflege durch SAP), Private Cloud (Entscheidung über Updates etc. durch Unternehmen) angesprochen. Gerade im HCM Bereich ist für Bewerbungen und Personalsichten auch schon häufiger auf eine Cloudlösung umgesetzt worden.

 

Meldewesen und Behördenkommunikation im SAP Standard Samuel Gonzalez, ConVista

Im Beitrag http://fico-forum.de/ET/infotage_2017/11_SG/mobile/index.html wurde auf die Behördenkommunikation im SAP Standard eingegangen. Dabei wurde auf die unterschiedlichen Funktionen aus FI zum Meldewesen und der behördlichen Kommunikation eingegangen. Insbesondere wurde auf den Datenextrakt für ELSTER WEB zur Umsatzsteuervoranmeldung Bezug genommen. Dabei wurde die Kommunikation direkt von SAP nach Elster vorgestellt sowie die notwendigen Customizingeinstellungen.Als Datenaustauschformat wird SAP Standard Audit für Steuerzwecke (SAFT) im internationalen Umfeld (OECD) verwendet.  Innerhalb Deutschland wird eher DART für den Austausch bspw. mit Wirtschaftsprüfungsgesellschaften verwendet.

Am Rande wurde auch erwähnt, dass nicht mehr benötigte Steuerkennzeichen mit EHP 8 ausgeblendet werden können. Ferner können bei der elektronischen Umsatzsteuervoranmeldungen sowohl Simulationen als auch Korrekturen aus SAP gesandt werden.

Geschäftsprozesse in der S/4 HANA Anlagenbuchhaltung Jörg Siebert, Espresso Tutorials

Im Vortrag zu Geschäftsprozesse in der S/4HANA Anlagenbuchhaltung auf http://fico-forum.de/ET/infotage_2017/15_JS/ von Jörg Siebert, Espresso wurde neben einer Demo https://youtu.be/dZyx_94Oph8 auf einige Aspekte mit Bezug zur Anlagenbuchhaltung eingegangen. Es wurden die neuen FIORI Oberfläche mit Bezug zur Anlagenbuchhaltung als Web Apps vorgestellt. Und insbesondere kleinere Anekdoten wie die Zurücktaste des Browsers der dann statt eine Kachel das bewährte SAP Menü aufzeigt haben doch zu einigen Schmunzler in Richtung der unterschiedlichen SAP-Anwende Generationen gesorgt. Da im Rahmen von S/4 HANA auch die Anlagenbuchhaltung in die Hauptbuchhaltung migriert sollten auch viele Auswertungen spannend werden.

Der Vortrag von Jörg Siebert hatte mich auch dazu gebracht mich etwas intensiver mit der Nachfolge der LSMW zu beschäftigen. LSMW bzw. Legacy-System-Migration Workbench, dass in der On-Premise-Welt noch verfügbar ist aber nicht mehr als Migrationstool berücksichtigt wird. Insbesondere durch vorgeschlagene Migrationsschritte, die nicht mehr in S/4 HANA verwendet werden, sollte sich mit der Nachfolge auseinander gesetzt werden.

Entsprechend spannend war die Tage dann die "Weiterbildung im SAP Umfeld durch Selbststudium mit MOOC openSAP" zum Thema "Data Migration to SAP S/4HANA".

Änderungen in SAP ERP Controlling (Customer Connect) Marco Valentin, SAP

Der auch im Hochschulbereich spannendste Vortrag war ein Blick auf die Weiterentwicklungen des ERP Systems.Kleinigkeiten wie die Möglichkeiten Umlagezyklen zu exportieren oder freie Verbesserungen im Rahmen der freien Abgrenzung sind schon wenige Veränderungen mit großer Wirkung. Der Vortrag auf http://fico-forum.de/ET/infotage_2017/19_MV/ war gerade für mich als ERP User besonders spannend und hatte nicht nur im Bereich der Usability (veraltete Werte in der F4 Werthilfe ausblendbar) sondern auch im Controlling durch die Verbesserung der Zykluspflege oder das objektübergreifende Reporting Lust auf mehr gemacht. Selbst für die Basis ist mit der Transaktion SE16T für die Objektsuche einiges an Verbesserungen hinzugekommen.

Vermeidung von Haftungsrisiken durch ein steuerliches Kontrollsystem Karl Hartmann, SAP

Beim Vortrag http://fico-forum.de/ET/infotage_2017/21_KH/ stand das Thema Tax Compliance im Mittelpunkt und ich hätte mir wirklich gewünscht, dass unser Steuerexperte mit vor Ort gewesen wäre. Gerade das interne Kontrollsystem und die Anmerkungen aus der Praxis sowie eine Ergebnisprüfung wären hier aus FI Sicht sicherlich ein weites Feld für Rückfragen gewesen. Die Technik kann regelbasiert diverse Prüfungen schon vor den Abschluss durchlaufen lassen, jedoch ist das eigentliche Know How die Erstellung ebensolcher Regeln.Von daher ist die programmgestützte Prüfung aller steuerrelevanter Unterlagen schon bevor die Wirtschaftsprüfer vorbei schauen sicherlich vor den Abschlusstätigkeiten eine Erleichterung.

Universal Journal Extensibility &Custom Developments.Michael Rohrbach, ConVista

Der am techniklastigste Vortrag war tatsächlich die Erweiterung des Universalledger zu dem sowohl die Vortragsunterlagen auf http://fico-forum.de/ET/infotage_2017/27_MR/ hinterlegt sind, als auch ein Demovideo https://youtu.be/7zg7mmgCxto zu betrachten ist.Gerade letzteres stellt gut da, wie weitere kundeneigenen Felder angelegt werden können. Im Ergebnis können weitere Felder (hier im Bereich Versicherungen) beim Buchen mit aufgenommen werden und diese dann im Universaljournal bzw. ACDOCA ausgewertet werden. Insbesondere unter den Gesichtspunkt des Reporting dürfte dieses auch noch wesentlich weitere Möglichkeiten schaffen.

Rahmenprogramm, Abendprogramm

Neben den einzelnen Vorträgen steht bei dieser Veranstaltung auch immer das persönliche Gespräch im Mittelpunkt und trotz eng gesetzter Agenda war hier auch wieder der fachliche Austausch und Erfahrungen ein wesentliches Plus dieser Veranstaltung. Selbst aus den Bereich Public Sector (hier eine größere Stadt mit SAP im Einsatz) sind hier einige SAP Fachleute anwesend gewesen, so dass sich trotz Schwerpunkt auf die Module FI und CO auch über Weiterentwicklungen im Bereich PSM-FM unterhalten werden konnte.

Der Auftritt des Künstler Jean Olivier der am Abend charmant und mit Witz in die Welt der Zauberei und Magie entführte war dann auch eine Gelegenheit zum Staunen, Lachen und kurzfristig einmal die ganze Technik zur Seite zu schieben. Immerhin hatte ich so am Abend auch eine schöne Erinnerung in Form eines Geldscheins der verwandelt und am Ende in einer Orange landete.

Köln

Auch abseits der Veranstaltungen waren zwei Stationen eine Überraschung für mich. Während ich wieder sehr froh war im nahegelegenen Hotel untergebracht gewesen zu sein war auch der Besuch im meat.ing (koreanische Grill Restaurant) ein Besuch wert.


Es ist tatsächlich schön hier auch solche "kleine" Lokale zu finden, so dass ein Besuch in meat.ing sicherlich eine spannende Idee ist. Daneben war aber auch ein kurzer Abstecher in der Bärendreckapotheke eine ebenfalls gute Idee.



Hier habe ich dann wohl tatsächlich andere überzeugt, dass ein solches Fachgeschäft ebenfalls positives zu bieten hat :-)

Fazit FI CO Forum Infotage 2017

Neben den fachlichen tiefgehenden Vorträgen ist auch der Austausch mit SAP Menschen hier ein absolutes Plus. Selbst wenn man doch eher seltener solche Veranstaltungen besucht hat treffen sich hier doch auch einige Menschen die man sonst nur als kompetente Ratgebende in diversen Fachforen zu SAP kennt. Zum Teil waren hier auch einige aus meiner Blogroll zu SAP (SAP Blogs)  vertreten.

Der gelebte Austausch und die Offenheit an dieser Veranstaltung ist beinahe ebenso wertvoll wie das vermittelte Wissen durch die einzelnen Vorträge. Gerade was das Thema Weiterentwicklung von SAP und den Aufbau von eigenen Wissen ist diese Veranstaltung tatsächlich ein Highlight im Jahr und ich kann diese auch Kolleginnen und Kollegen aus den Bereichen Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen empfehlen.

In der "Buchempfehlung »Excel Pivot-Tabellen für dummies« von Martin Weiß ( tabellenexperte.de )" sind nicht nur umfangreichere Themen rund um  das Thema Excel-Pivot-Tabellen vorgestellt worden (wie Datenmodelle oder der Aufbau eines Management-Desktop sondern gerade im ersten Kapitel sind auch auf Grundlagen eingegangen worden die ich mir nun ebenfalls angeeignet habe.

Darunter zählt auch die Funktion "Als Tabelle Formatieren" die im Ribbon Start in neueren Excel-Versionen zu finden ist. Die Funktion ist in der Befehlsgruppe "Formatvorlagen" zu finden und eignet sich nicht nur dafür, dass hier Tabellen schön formatiert sind.

Bisher empfand ich die Funktion schon hilfreich um "Mehrere Autofilter im Tabellenblatt einer Exceltabelle setzen" oder einfach damit die Tabellen etwas schöner aussehen als ich sie formatiert hatte.

Zur Aktualisierung der Daten aus "Excel Pivottabelle Darstellung Grenzwerte Einnahmen auf Projekte je Person durch Zuordnung VZÄ auf verantwortlicher Kostenstelle" möchte ich die Grundlage für die Pivot-Tabelle um weitere Jahre zu erweitern.

Bisher habe ich hier immer den Datenbereich neu definieren müssen und hatte auch an anderer Stelle die ein oder andere Hürde zu überwinden. Wie üblich in Excel gibt es aber mehr als einen Weg um dieses zu bewerkstelligen und so habe ich nun eine neue Funktion in Excel sehr zu schätzen gelernt, die ich bisher eher zur Seite geschoben habe.

Daten als Tabelle formatieren

Der erste Schritt ist, dass ich die Tabelle entweder durch die Schaltfläche "Als Tabelle formatieren" (siehe 1 in unterer Abbildung) oder durch die Tastenkombination STRG und T in eine formatierte Tabelle umwandele. Wichtig ist, dass die bisherige Tabelle hier komplett erfasst ist und die Option Tabelle hat Überschriften (siehe 2 in unterer Abbildung) markiert ist.

Datentabelle Namen zuweisen

Damit sieht die Tabelle nicht nur wesentlich hübscher aus sondern kann, wenn man eine Zelle in der Tabelle markiert hat über die Tabellentools im Ribbon Entwurf (1 in unterer Abbildung) einen eigenen Namen (unter 2 in unterer Abbildung) erhalten.



Statt Tabelle1 kann dieser Name zum Beispiel Grunddaten_Drittmittel sein. Dieser Name kann dann als Datenherkunft einer Pivot-Tabelle verwandt werden.

Dynamischer Datenbereich als Grundlage für Pivot-Tabellen

Soweit ist dieses noch kein Hexenwerk, eine spannende Option ist jedoch, dass sobald ich weitere Daten an die Tabelle anfüge sich die Tabelle automatisch um die neuen Zeilen erweitert, so dass ich durch Zuweisung des Tabellennamen als Datenquelle für die Pivot-Tabelle nicht mehr die Datenherkunft aktualisieren muss oder aber mit der  "Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN - Datenbereich dynamisch von der Größe anlegen" wie im Artikel "SVERWEIS ohne NV und dynamische Größen für Datenbereiche" hier etwas umfangreicher den Datenbereich über eine Formel identifizieren muss.

Ergebniszeile und Datenschnitten bei als Tabelle formatierte Daten

Ein weiterer Vorteil dieser formatierten Tabelle ist, dass hier auch eine Ergebniszeile (aktiviert durch 1 in folgender Abbildung) markiert werden kann und hier über einzelne Spalten Summen, Anzahl oder andere Ergebnisse (siehe 2 in folgender Abbildung) gebildet werden diese aber nicht in die Datenquelle der Pivottabelle mit übernommen werden.

Dabei wird hier als Option direkt die Funktion TEILERGEBNIS angeboten, so dass hier Anzahl, Summe und diverse andere Optionen ausgewählt werden können.



Ein Kollege hat mich per Mail zum Artikel "Excel rechnet mit Farben oder ZÄHLENWENN bzw. SUMMEWENN anhand der Hintergrundfarbe der Zelle dank ZELLE.ZUORDNEN ohne VBA" auf den Artikel "In Excel mit Farben rechnen" hingewiesen wo ebenfalls diese Funktion angesprochen wird.

An dieser Stelle trifft dann tatsächlich der Kommentar meiner Frau zu, dass mein Internet relativ betrachtet klein ist und tatsächlich zu bestimmten Themen immer wieder bekannte Quellen auftauchen :-). Zumindest ist dies eine gute Begründung zur kleinen Anekdote im Abschnitt "Nachtrag Makrofunktionen und Excel 2016:".

Im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" ist auch noch ein weiterer Vorteil dieser Tabellen erwähnt.

Durch Martin Weiß (tabellenexperte.de) ist ein weiterer Vorteil der Datenschnitten ab Excel 2013 erwähnt. Im Artikel "Bequemer filtern mit Datenschnitten" weist er darauf hin, dass ab Excel 2013 tatsächlich Datenschnitten auch auf "als Tabelle formatierte" Tabellen angewandt werden kann.

Fazit: Bücher 📖  und Blogs lesen bildet und erleichtert das Tagesgeschäft

Gerade solche Empfehlungen sind ein guter Grund sich nicht nur mit Excel-Blogs sondern auch mit Büchern zum Thema Excel Pivot-Tabellen (Excel, Pivot-Tabellen/Charts, Datenmodelle, Dashboard) zu beschäftigen.

In meiner Buchempfehlung zu "Excel Pivot-Tabellen für dummies" finden sich auch weitere gute Argumente für dieses Buch und auch in meiner Blogroll befinden sich einige von mir gerne genutzte Quellen zur eigenen Weiterbildung.

Ende 2017 habe ich mich dann doch einmal etwas umfangreicher mit der Frage beschäftigt, wie sich mein Blog / Internetseite sowie meine Person hier weiter entwickeln wird. Da mir auf unterschiedlichen Blogs immer einmal wieder das Buch "Prinzip kostenlos: Wissen verschenken - Aufmerksamkeit steigern - Kunden gewinnen" empfohlen worden ist nutzte ich dieses nicht nur für eine Buchbesprechung sondern auch gleichzeitig zum Anlass meine Kommunikation hier im Blog aber auch auf anderen Seiten online wie offline zu überdenken und auch die ein oder andere praktische Anregung direkt umzusetzen.

Da das Blog und die Tätigkeiten rund um meine Seite (sei es nun Publikationen als Fachbuchautor zum Thema SAP, Vortrag an den FI CO Forum Infotage 2016 in Köln und Zürich oder auch ein Workshop zum Thema SAP Query für Kolleginnen und Kollegen der Hochschulen in Hessen) in der letzten Zeit etwas mehr Bedeutung erhalten haben und wohl durch weitere Aktivitäten in 2018 sich noch erweitern werden mag ich hier auch meine eigene Kommunikation und die Nutzung meines Blog und meiner anderen Kanäle gerne hinterfragen und gute Anregungen von anderen Seiten für die Weiterentwicklung dieser Seite nutzen.

Im ersten Moment hatte ich noch gezögert einen eigenen Beitrag zur "Blog- und Webparade für Personenmarken #personalbrandmix" zu schreiben aber auf der anderen Seite ist dies eine gute Gelegenheit mir einmal selbst über den eigenen Kommunikationsmix Gedanken zu machen und hier ein wenig Ordnung in das organisch Gewachsene zu bringen.

Im Vergleich zu den anderen Beiträgen innerhalb der Blogparade dürfte diese Seite hier allerdings wirklich etwas kleiner und unsystematischer sein. Auf der anderen Seite würde mich das Ergebnis der für die Blog- und Webparade aufgeworfenen Fragen für meine eigene Seite selbst interessieren.
 

Der Weg zum Blog

Nachdem ich seit 1997 mit meiner privaten Seite(n) im Internet gelandet bin habe ich mich 2004 entschlossen eine neue Seite mit einer größeren beruflichen Ausrichtung anzulegen. Die Seite sollte jedoch etwas mehr sein als ein online abrufbarer Lebenslauf und hat sich im Laufe der Zeit dann tatsächlich  für mich als "Wissenspool" in den ich regelmäßig Artikel aus meinen Arbeitsbereich u. a. Controlling, SAP (mit Schwerpunkt auf die Module CO, PSM und BC) aber auch zu diversen andere oft it-nahe Themen schreibe entwickelt.

Damals war eine "Bewerbungshomepage" schon eher selten aber heutzutage würde ich tatsächlich auf den "Workshop Bewerbung 3.0 – Sebstpräsentation in Social Media" verweisen und denke, dass dieses als ein Element von vielen tatsächlich erfolgreich praktiziert wird.

Daneben wurde die Seite auch mehr und mehr von Kolleginnen und Kollegen aber auch außerhalb meines Arbeitsumfeldes wahr genommen, so dass sich in den letzten Jahren doch einiges weiter entwickelt hat und das Blog selbst eigentlich schon eine gute Arbeitsprobe von mir ist.

Fragen rund um die Personemarke

Dr. Kerstin Hoffmann (PR-Doktor.de) definierte eine Personenmarke wie folgt:

Eine Personenmarke ist nicht das, was ich selbst aufbaue, sondern das, was andere über mich wahrnehmen. Ich kann also bewusstes Personal Branding betreiben. Kontrollieren kann ich es aber nur bedingt. Denn die Personenmarke, und das gilt eben auch für Markenbotschafter, entsteht erst im Auge, im Ohr, im Kopf meiner Empfänger und Gesprächspartner.

Diese Definition nehme ich gerne als Anlass einmal direkt darüber nachzudenken, welche Kommunikationsplattformen ich mittlerweile nutze und welche Ziele damit verfolgt werden oder könnten.

Im Artikel zur Blogparade sind einige Fragen formuliert an die ich mich hier orientiert.

Welche Ziele und Werte verfolge ich mit meiner Personenmarke?

War es anfangs noch die grobe Vorstellung einer Bewerbungshomepage und recht schnell darauf ein Sammlung von Wissen rund um SAP und CO hat sich mein Blog mittlerweile als eigene Plattform entwickelt an der sich tatsächlich auch Ziele entwickelt haben.

Mir ist tatsächlich noch immer der Austausch von Ideen eine wichtige Motivation für dieses Blogs. Das Thema Hochschulberichtswesen und Hochschulcontrolling ist vielleicht sogar ein wenig eine Mission verbunden mit der Hoffnung, dass im Hochschulbereich sich ebenfalls einige Kolleginnen und Kollegen von den hier vorgestellten Ideen inspirieren lassen und so ein einrichtungsübergreifender Austausch vorhanden ist.

Ein kleiner Wendepunkt war wohl in 2014 als mich eine Mail meines Buchverlages erreichte mit der Betreffzeile "Herr Unkelbach, ich würde Sie gerne als Autor für unseren Verlag gewinnen!".  Durch die Partnerschaft mit Espresso Tutorials hat sich die ehemalige Bewerbungshomepage und Arbeitswissenspool ein wenig in eine Autorenwebsite entwickelt. So sind hier auch meine Lieblingsthemen Controlling und Berichtswesen auch in Buchform vorhanden und der ein oder andere Artikel nimmt nun Bezug zu den beiden Büchern.

Trotzdem ist mir der offene Austausch hier im Blog und das Teilen von Wissen und Lösungen weiterhin wichtig.

Meine zentrale Kommunikationsplattform

Gerade längere Artikel oder für mich wichtige Themen sind hier im Blog immer wieder verarbeitet, so dass ich das Blog tatsächlich als eine zentrale Kommunikationsplattform betrachte. Dieses kann sowohl für berufliche Themen relevant sein als auch solche die mich privat bewegen. Daneben gibt es auch neben den einzelnen Blogkategorien auch Sonderseiten oder Projekte in denen ich neue Medien ausprobiere oder ganz bewusst das Blog und die Internetseite auch für ehrenamtliche Tätigkeiten nutze.

So nutzten wir für die Planung und Organisation des internationalen Symposium "Gießen local-global" ein Wiki System das uns bei der Planung unterstützt hat ebenso wie ein gemeinsames Webmailpostfach. Zu umfangreicheren Themen lege ich dann auch gerne eine kleine Sonderseite an wie zum Beispiel beim Thema Steuern oder Smarthome.

Insgesamt führen aber tatsächlich alle Seiten wieder ins Blog, dass ich tatsächlich als Zentrale betrachten würde und das sich auch sehr gut eignet um auf Anfragen von anderen Hochschulen (oder auch Kolleginnen und Kollegen) mit einen Verweis auf einen passenden oder dann geschriebenen Blogartikel.

Nutzung sozialer Netzwerke

Meine soziale Internetheimat sind eindeutig Onlineforen. War es früher noch eher ein bunter Gemischtwarenladen (wie Spotlight) oder als Moderator bei AOL im WelcomeTeam (WCTM) sind es heute eher themenspezifischere Onlineforen in denen ich aktiver bin. Hierzu zählen "SAP FORUM - SAP Community" (unkelbach) aber auch das "FICO-Forum" (AUnkelbach).

Über die Nutzung der einzelnen social media Kanäle im beruflichen Alltag hatte ich im Artikel "Praktische Nutzung von social media Diensten für meinen Arbeitsalltag" schon einmal geschrieben. Eine interessante Frage im Rahmen der Blogparade war dann aber die Frage "Wie lautet Ihr Kanalversprechen?".

Dieses hat mich tatsächlich dazu veranlasst noch einmal meine eigene Social Media Kanäle mit dieser Frage zu konfrontieren. Tatsächlich glaube ich, dass ich mir hier noch keine ernsthafteren Gedanken darüber gemacht habe und damit das Kanalversprechen eher unbewusst gestaltet worden ist.

Twitter
Neben den Onlineforen ist für mich Twitter ein Feld, dass ich immer wieder gerne nutze um selbst auf Ideen zu kommen und um hier aktuelle Blogartikel bekannt zu geben.



Twitter ist daneben aber gleichzeitig ein Ort des Austausch mit einigen Excel-Blogs auf deren Tweets ich oftmals schneller auf einen ihrer Artikel folge als durch meinen RSS-Feed Reader. Daneben pflege ich hier eine Liste über "Hochschulen in Hessen auf Twitter".

Insgesamt hoffe ich hier tatsächlich durch den Hinweis auf Blogartikel und den gelegentlichen Austausch mit anderen auf Twitter nicht in der Kategorie "nervige Vertriebler!" gelandet zu sein.

Ein Teil meines eigenen Auftritts auf Twitter liegt aber vielleicht auch daran, wie ich selbst hier einige auf Twitter folge und durch ihre Tweets Informationen aufnehme. Insgesamt ist mein Twitter Profil dann eher sehr nüchtern gehalten und fasst meistens in 140 Zeichen zusammen womit ich mich (meist hier im Blog) beschäftigt habe.

Facebook
Anfänglich ist für mich Facebook eher mehr als skeptisch betrachtet worden, aber irgendwann habe ich mir dann doch eine eigene Facebook Seite angelegt und gehe diese wesentlich anders als Twitter an.



Hier nutze ich die Facebook Seite tatsächlich für kurze Artikel, Gedankenschnipsel die später einmal ein Artikel werden können, "Webfundstücke" oder auch mal persönliche Empfehlungen.

Dabei sind diese oftmals weiterhin mit den Themenbereich Hochschule, SAP oder auch IT verbunden können aber auch einmal etwas persönlicherer Natur sein.

Auch wenn ich im Blog eine Kommentarfunktion eingebunden habe (und hier auch schon Diskussionen oder Anmerkungen zu einzelnen Artikeln vorhanden sind) scheint Facebook doch ein wenig kommunikativer zu sein und auch wenn die Zahl der Abonnenten der Seite relativ gesehen klein ist konnte ich hier schon die ein oder andere Konversation als sehr bereichernd und förderlich empfinden.

Kommunikation per Mail, Messenger oder Kommentare

Was mich an Facebook besonders überraschte war wie selbstverständlich hier Menschen die Kommunikation per "Nachricht an Seite" genutzt haben und so schon konkrete Anfragen zum Thema SAP Query oder auch einer umfangreicheren Excel-Lösung besprochen worden ist.

Dieses kenne ich eigentlich eher aus Onlineforen oder per klassischer eMail. Hier habe ich mir einen eigenen Ordner "Bloganfragen" angelegt in dem ich Anfragen und meine Antworten ablege um diese vielleicht auch einmal als Blogartikel zu verarbeiten. Damit ist dann nicht nur der Person geholfen die schon per Mail einen Lösungsansatz gegeben hat sondern es kommt auch ein weiterer Artikel in den Wissenspool.

Sofern ich bei einigen Fragen nicht weiter helfen kann ist hier oft der Verweis auf eine andere (meist bloggende) Personen oder hilfreiche Onlineforen weiterführend. Oftmals begegnet man sich dann virtuell an vergleichbare Stelle wieder und hin und wieder kommt es auch zu einer Rückmeldung, wenn an anderer Stelle eine passende Lösung gefunden wurde. Dieses gegenseitige voneinander Lernen ist ein Punkt der mir noch immer im Netz wichtig ist.

Google+
Das Soziale Netzwerk von Google ist gerade am Computerstammtisch (der seit mindestens 1995 einmal im Monat noch aus Fidozeiten besteht) verbreitet und bringt doch hin und wieder etwas Rückmeldung im direkten Gespräch am Monatsende ;-).



Während die Beiträge auf Facebook und Twitter relativ automatisch geteilt werden (bei Twitter als knappe 140 Zeichen) nutze ich Google Plus tatsächlich für eine kurze Zusammenfassung der Inhalte. Dieses hat den Vorteil, dass durch die Zusammenfassung dieses auch für kurzen Gesprächstoff gut sein kann.

XING / openBC
Das ehemalige Netzwerk openBC nutze ich eigentlich schon seit Ende meines Studiums. Anfangs war ich hier auch etwas aktiv in den Foren aber mittlerweile ist für mich XING ganz klar ein Offlinemedium.



Dieses ist auch einer der Gründe warum ich XING als reines Basismitglied nutze und nur von Zeit zu Zeit (eher durch Zufall) Premium Mitglied bin.

Der Vorteil von XING ist für mich, dass die Kontaktdaten sich immer wieder von alleine aktualisieren und es ein sich selbst aktualisierendes Adressbuch ist. Gerade bei Fachforen oder bei Tagungen ist es einfach unheimlich praktisch sich hier auf XING zu verbinden und im Vorfeld der nächsten Tagung schon einmal vorab nachzufragen ob und wer sonst noch mit an der Veranstaltung teilnehmen kann oder aber ehemalige Mitstudierende wenden sich per Nachricht zum fachlichen Austausch. Hier ermöglicht es XING tatsächlich hin und wieder mit Kontakten Verbindung zu halten und manche Menschen einfach nicht komplett aus den Augen zu verlieren.

Besonders freue ich mich hier immer wieder ein paar Tage mit ehemaligen Mitstudierende der Rechtswissenschaften zu treffen auch wenn die Terminabstimmung hier immer ein bis zwei Jahre Vorbereitung brauchen ;-). So verknüpfe ich mit XING tatsächlich sowohl berufliche als auch private Kontakte.

Experiment: Librarything
Eher als kleines Onlineexperiment betrachte ich die Reaktivierung meines Librarything Profils in dem sowohl Bücher als auch Rezensionen dazu erfasst werden.

Das soziale Netzwerk für Bücher (siehe Artikel "Lesen 2.0 Literaturverwaltung per App und Web mit Librarything das eigene virtuelle Buchregal") versuche ich derzeit durch Literaturempfehlungen aus meinen Arbeitsbereich zu erweitern und hoffe hier im Laufe der Zeit eine kleine Literatursammlung zu den einzelnen Themengebieten dieses Blogs aber auch aus den Kreis von Kolleginnen und Kollegen zu erweitern.

 

Erfahrungen und Bedenken mit sozialen Netzwerken

Gerade in Onlineforen oder anderen Fachblogs bin ich eher darum bemüht nur dann etwas zu schreiben, wenn ich auch etwas zum jeweiligen Beitrag beizutragen habe.

Möglicherweise liegt dieses auch noch ein wenig aus der Sozialisierung aus der Zeit dern privaten Homepages und Gästebücher in der auch eine Aktion wie "Gegen Copy&Paste in Gästebüchern" der Webbuddies für vergleichbaren Diskussionsstoff gesorgt hat wie heute wohl auch Blogkommentare.

In meiner Anfangszeit im Netz bin ich relativ offen sowohl mit privaten Beiträgen und beruflichen Kontext umgegangen (das private Internettagebuch lässt grüßen) aber in den letzten Jahren trenne ich dann doch relativ scharf zwischen privater und beruflicher Internetöffentlichkeit. Gerade Facebook macht es hier relativ einfach, so dass ich private Beiträge für Freunde, Kollegen und Ehrenamt relativ stark per Listen steuere und Dinge von allgemeinen Interesse dann eher auf meiner Facebookseite statt im Facebookprofil veröffentliche.

Ebenso nutze ich Instagram eher als kleines Webfotoalbum ohne hier direkt eine Verbindung zu meiner "professionellen" Persönlichkeit zu setzen. Das Bunte und eher Private teile ich dann doch eher mit Menschen die ich schon eine ganze Weile kenne und nutze dieses dann eher weniger für die Darstellung als authentische Personenmarke.

Vermutlich würden sich aber auch die wenigsten Menschen die hier auf die Seite gelangen für Essensfotos, Katzenbilder oder Besuche im Freizeitpark interessieren. :-)

Im Grunde nutze ich aber zum Beispiel mein Facebook Profil so, wie ich früher mein privates Blog genutzt habe nur mit den Unterschied, dass heute hier eine Hürde durch persönliche Freundschaftsanfrage eingebaut ist und ich auch im scheinbar "privaten" Facebook nicht mehr einfach so vor mich hinschreibe, wie das vielleicht früher der Fall war.

Ein wenig haben aber auch meine Hobbys im Netz Einzug gehalten. War es früher die Seite des Tauchvereins sind es heute die mit meiner Frau gemeinsam betriebene Seite HTMLing.net oder auch Kästner für Kinder. Gleiches gilt auch für mein Ehrenamt im Kirchenvorstand und der Synode was sich auch in der Seite unserer Gemeinde bemerkbar macht.

Diese Projekte sind aber mehr aus Gründen der Verbundenheit als um mich selbst bunter oder gar authentischer zu präsentieren.
 

Organisation und Strategie zur Umsetzung einer Personenmarken-Strategie?

Tatsächlich nutze ich weder einen Redaktionsplan noch eine ernst zu nehmende Strategie zum Erstellen von Artikeln oder externer Kommunikation.

Als loses Ziel habe ich mir dennoch gesetzt etwa einmal die Woche einen umfangreicheren Artikel im Blog zu schreiben und dadurch, dass ich selbst sehr gerne einige Blogs lese steckt auch in meiner Blogroll immer wieder ein Artikel den ich gerne auf Facebook teile, kommentiere oder als Anregung für weitere Artikel verwende.

Da das hier verwendete Blogsystem eine Eigenentwicklung meiner Frau (schattenbaum.net) ist habe ich hier auch diverse technische Möglichkeiten um Artikel in einer Entwurfsfassung zu erhalten. Meistens entstehen an der Arbeit und im Gespräch mit Kolleginnen und Kollegen Fragestellungen die ich mir dann per Mail zusende oder die schon einmal in Stichworten in der jeweiligen Kategorie festgehalten werden.

Dabei werden die Artikel meistens dann veröffentlicht wenn diese vollständig geschrieben sind. Teilweise halte ich einige Artikel auch erst einmal zurück oder arbeite sie über mehrere Wochen aus.

Es kann sogar passieren, dass schon veröffentliche Artikel noch einmal überarbeitet werden. Als ein externes Tool nutze ich noch IFTT um über meinen RSS-Feed aktuelle Artikel zumindest auf meiner Facebook Seite zu teilen (siehe auch "Facebook Seite mit RSS Feed / Blogartikel versehen"). Die Tweets auf Twittter werden über eine eigene Schnittstelle des Blogs nach Twitter als bit.ly Link geteilt.

Dank "PHP für dich" bzw. der besten aller Ehefrauen sind es solche Kleinigkeiten die dann die Entscheidung für ein eigenes CMS / Blogsystem immer wieder als sinnvoll bestätigen.

Logo, Marke und Wiedererkennungswert

Ein wichtiger Fortschritt ist auch immer ein Wiedererkennungswert. Daher gebe ich bei jeden geteilten Artikel (technisch auch unter "Strukturierte Daten auf Website oder Semantisches Web (schema.org)" beschrieben) mich auf einer Bank sitzend als Vorschaubild mit an.

Dadurch erhöht sich gefühlt auch die Wahrnehmung bei einzelnen Artikeln. Ebenso erscheint dieses auch als kleines Vorschaubild hin und wieder bei diversen Suchmaschinen wie Google.

Letztes Jahr ist als weiteres Element ein eigenes Logo hinzugekommen.

Mein Logo:


Dieses Logo erinnert abstrakt an eine Büroklammer und besteht aus den Initialen meines Vor- und Nachnamen.

Entsprechend benutze ich dieses auch bei Dokumenten oder auch bei Präsentationen mit einer entsprechenden Vorlage.



Ebenso bietet sich das Logo nebst QR Code auch als Visitenkarte an. Wobei ich hier drei Visitenkarten benutze:


 

1. Visitenkarte mit Logo und QR Code zum Einscannen meiner Kontaktdaten
2. Visitenkarte mit Buchcover Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO) als Rückseite
3. Visitenkarte mit Buchcover Berichtswesen im SAP Controlling als Rückseite

So sind auch direkte Empfehlungen meiner Bücher (siehe Publikationen) mit einer persönlichen Note möglich. Eigentlich ist dieses sicherlich das klassische Offlinekontaktmedium schlechthin aber gerade bei Veranstaltungen rund um SAP oder im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen ist dieses noch immer ein Klassiker. Außerdem ist es auch umgekehrt sinnvoll sich auf solche Visitenkarten Anlass, Treffen und weitere Daten notieren zu können. Meistens kommt man doch recht schnell ins Gespräch rund um SAP und entsprechend hilfreich sind hier unterschiedliche Karten die je nach Anlass dann auch passend sind.

Authentizität und Webputation

Der größte Wert einer (Personen)Marke  ist, dass die Person oder das nach außen getragene auch identisch ist mit den inneren Werten dieser Marke. Dieses ist auch ein Grund warum Artikel hier im Blog auch stets einen persönlichen Bezug haben und damit auch thematisch zu meiner Arbeit passen. Auch wenn ein Softwareunternehmen einen Artikel zu einer Software hier gerne stehen hätte und sogar einen Text dazu liefert ist dies doch gleichzeitig mit den eigenen Konto auszugleichen. Damit meine ich nicht eine monetäre Vergütung sondern, dass man mit der Wirkung eines solchen Artikel nach außen hin dieses vertreten muss.

Generell ist es mir daher wichtig hier durchaus für die Bereiche Berichtswesen, Controlling, SAP oder auch Office und Excel-Lösungen stehen zu können aber es würde nicht mehr inhaltlich passen, wenn ich hier wieder eine Seite zum Tauchsport veröffentlichen würde (auch wenn ich da tatsächlich einmal aktiv war). Entsprechende Themen die mir am Herzen liegen haben daher auch eine eigene Internetseite und werden nicht direkt mit meiner "Personenmarke" in Verbindung gebracht.

Dieses löse ich in der Regel durch ein eigenes Layout (wie zum Beispiel bei Kästner oder HTMLing)  durch Einzelseiten die zum Layout der Seite passen und die auch thematisch noch immer zu mir passen (zum Beispiel zum FIDONet, SmartHome oder Steuern) oder betreibe diese komplett unabhängig von beiden Seiten und halte diese eher aus Gründen der Nostalgie noch online wie eine Seite zum Mud Unitopia.

Für mich stellt sich gerade durch das Blog immer wieder die Frage danach welche Themen mag ich bearbeiten (hier ist mein Interesse durchaus weit gefächert), welche passen thematisch zu mir (hilfreich war hier ein Aufräumen der alten Artikel und Einsortieren in insgesamt sieben Kategorien) und welche Wirkung erzielen solche Artikel in der Wahrnehmung meiner Person.

Wichtig ist mir, dass ich und auch die Seite hier als Fachseite zu Themen wahrgenommen werde, die mir wichtig sind. Hier liegt auch ein Grund darin, dass ich sehr stolz darauf bin, dass mich einzelne Blogs und Seiten rund zum Thema SAP und Excel verlinken und ich auch sonst mitbekomme, dass die Seite im SAP und Hochschulumfeld immer wieder empfohlen wird.

Wenn ich auf die Besucherzahlen oder Anfragen über das Blog schaue dann bin ich hier tatsächlich gut mit anderen Expertinnen und Experten vernetzt und der Austausch mit eben diesen funktioniert hervorragend und es ergeben sich dadurch auch spannende neue Projekte und Aufgaben.
 

Empfehlungen

Auf die Frage, welche Empfehlungen ich anderen mitgeben möchte würde ich wohl sagen, dass jeder Mensch ein eigenes Tempo und Umsetzung für sich selbst finden sollte. Bei aller Begeisterung für Medien sollte hinter jeder Webpersönlichkeit auch gleichzeitig eine eigene dazu passende Persönlichkeit stecken.

Als positive Auswirkung meines Blogs kann ich am Beispiel eines Kollegen (siehe Artikel "Informationen rund um Hochschulcontrolling, Haushalt, Finanzen und Rechnungswesen")  absehen der nun ebenfalls ein Blog zum Thema Hochschulcontrolling  angelegt hat.

Ich glaube, dass zum Thema Perosnalbranding ein wichtiger Punkt ist, dass die Begeisterung für das eigene Thema mit transportiert wird und nicht jedes gerade trendendes Thema aufgegriffen werden sollte.

Als Strategie betrachte ich hier vielleicht dann doch das organische Wachsen anhand der Begeisterung für ein Thema, dass sich dann auch irgendwann positiv auf andere Bereiche im Leben auswirken wird.

Eine weitere Empfehlung wäre vielleicht noch sich einmal selbst anzusehen welche Blogs oder Seiten man selbst sehr gerne nutzt um Informationen zu erhalten und sich hier mit anderen Personen zu vernetzen und voneinander zu lernen.

Generell ist dieses Lernen, über den eigenen Tellerrand blicken und dabei auch einmal sich selbst kritisch zu hinterfragen ein Weg der immer wieder die ein oder andere Überraschung offenbaren kann.

Für mich war diese Blogparade auch tatsächlich ein Grund hier einmal ein Resümee über meine derzeitig eher unbewusste Strategie zum Thema personalbrandmix zu erstellen und vielleicht auch für die Zukunft hier die eigene Kanäle und bewusste oder unbewusste Kanalversprechen zu hinterfragen.

Wenn ich an meine Studiumszeit oder Schulzeit zurück denke konnte ich am meisten Wissen von den Menschen mitnehmen die selbst für ihr Fach begeistert waren und dadurch auch ansteckend wirken konnten. In der Schulzeit war dies zum Beispiel in der Biologie so, dass wir hier nicht nur die einzelnen Themen des Lehrplans sondern auch das Lernen selbst lernten und auch im Studium bleiben mir sowohl die Vorlesungen in der VWL als auch im internen Rechnungswesen durch die Persönlichkeit der jeweiligen Dozenten in bester Erinnerung...und haben für mich auch den vermittelten Inhalt stark mit der Persönlichkeit verbunden.

Ich freue mich tatsächlich immer wieder Blogs zu lesen deren Inhalt in keinster Weise mit meinen Alltag zu tun haben, aber in der Form der Ansprache oder der vermittelten Begeisterung sei es für Kunst oder juristische Themen zu begeistern ohne dabei einen reinen Vortrag aus irgendeinen Elfenbeinturm zu halten.

Eine Personenmarke macht für mich gleichzeitig auch Persönlichkeit aus und so unterschiedlich Persönlichkeiten ausgeprägt sein können so gilt dieses doch und gerade auch in der Form des Marketing rund um die eigene Person. Es sollte tatsächlich zur eigenen Person passen ohne sich zu verbiegen oder am Ende des Tages den eigenen Blick in den inneren Spiegel nicht mehr aushalten zu können.

Im Artikel "Query zur Auswertung von Klassifizierungsmerkmale PSM Fonds zu CO Innenauftrag und Datumsfelder mit Konvertierung von FLOAT zu DATUM" habe ich mich mit der Umwandlung von Gleitpunktzahl des Format FLOAT in Datum (DATE) beschäftigt. Zur Verdeutlichung noch einmal ein Datumswert der im Rahmen der Klassifizierung in der Tabelle  AUSP im Tabellenfeld ATFLV gespeichert ist:

Das Feld ATFLV hat als Eigenschaften Datentyp FLTP (interner Fließkomma-Wert) in der Länge von 16.

Zur Verdeutlichung des Problems rufe ich noch einmal die Ausgangslage des Problems in Erinnerung und habe ein Merkmal als Datum definiert und den gespeicherten Wert in der Tabelle AUSP näher angesehen:
 

Datum als Float

Datum	Wert als Float AUSP-ATFLV
01.01.2018	2,0180101000000000E+07
14.05.2017	2,0170514000000000E+07
13.07.2017	2,0170713000000000E+07

Nun stellt sich für die Query die Frage, wie aus den FLOAT Wert ein Datumswert ermittelt werden kann.

Hierzu hatte, nach der Nutzung von Funktionsbausteinen und verschiedenen anderen Methoden Wolfgang per Kommentar noch eine alternative Lösung gebracht.

Hallo Herr Unkelbach,
zu der Umwandlung von Float in Date gibt es noch eine weitere Alternative:

DATA: zlv_float type f value '2.006123100000000E+07',
text(10) type c.
write zlv_float to text Exponent 0.

Das Ergebnis ist dann ' 20161231'.
Wichtig das Ergebnisfeld muss 10 stellig sein.

Gruß Wolfgang

Vielen Dank an Wolfgang für diesen aber auch schon einige andere Hinweise zu Artikeln hier im Blog. Tatsächlich steckt in der Write Anweisung auch die Möglichkeit Werte umzuwandeln.

Die Anweisung EXPONENT legt den Exponenten bei der Aufbereitung von Gleitpunktzahlen bzw. einer Fließkommazahl fest. Wenn die Anweisung Exponent den Wert 0 enthält, wird kein Exponent erzeugt und somit die originäre Zahl erzeugt.

Matheamtisch enthält die Gleitpunktzahl gleichzeitig eine Information zur Anzahl der Nachkommastellen beziehungsweise der dargestellte wird mit 10^Exponent multipliziert.

In unseren Fall wäre dieses also 2,018010100000000 * 10⁷ was wieder 20180101 ergibt.

Die Verwendung der WRITE Funktion zur Umwandlung von Zahlenwerten in das gewünschte Format hatte ich auch im Abschnitt "Zusatzfeld VLE zur Darstellung virtueller Lehreinheit aus Teilstring der verantwortlichen Kostenstelle sofern nicht in einen anderen Feld ein Wert steht" im Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" behandelt.

Durch den Zusatz NO-ZERO werden die vorrangestellten 000 eines Wertes entsprechend entfernt, so dass später mit der reinen Zahl ohne führender 0 gearbeitet werden kann.

Hierbei ist es jedoch hilfreich vorab zu prüfen, ob der Wert tatsächlich nur aus Zahlen besteht. Dieses ist im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" durch die Anweisung

IF AUFK-AUFNR CO  '1234567890'.

im Abschnitt "LOMZ relevante Drittmittel" beschrieben worden.

Gerade beim Umgang mit Programmiersprachen gibt es oft mehrere Wege um ein Ergebnis zu erhalten und gerade die obige WRITE Anweisung eignet sich auch hervorragend dazu als Werte statt Text gespeicherte Klassifizierungsmerkmale wieder aufzulösen und entsprehcend lesbar in der Ausgabe zu machen.

Somit kann auch eine einfache WRITE Anweisung wesentlich mehr als

WRITE 'HELLO WORLD'.

Grundsätzlich ist das Thema ABAP Programmierung aber tatsächlich noch ein Punkt den ich gerne ausbauen würde und wo bei mir noch ein zwei Bücher im RUB stehen.

Für kleinere ABAP Anweisungen zum Beispiel im Rahmen einer SAP Query hilft oft schon der Austausch in Onlineforen, mit Kolleginnen und Kollegen und ein wenig die Webempfehlungen oder andere Blogs.

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Im Artikel "Investitionen in ReportWriter (statistische Buchungen)" bin ich schon einmal auf das Thema Auswertung von Investitionen im Gemeinkostencontrolling (Modul CO-OM) eingegangen. Anhand des Werttyp 11 können hier statistische Buchungen ausgewertet werden, die jedoch Anlagenzugang und Anlagenabgang berücksichtigen.

Für ein internes Berichtswesen sollen jedoch neben Planwerten nur Anlagenzugänge und nicht die Anlagenabgänge berücksichtigt werden.

Mein Fazit im oberen Artikel war, dass hier die Auswertung über eine Query, welche im Artikel "Query Anlagenbuchhaltung (Inventarliste) - AHK Wert" beschrieben ist, eine sinnvolle Ergänzung zu den Auswertungen der Obligo-Belege eine gute Option ist.

Der Nachteil einer Query (und damit direkte Auswertung der Datenbank ist jedoch (neben Laufzeit) auch eine Frage des Berechtigungskonzeptes.

Zielvorgabe des Berichtswesen war daher eine Darstellung der Investitionen und Planwerte in einem übergreifenden Berichtstool.

Interessant ist hier tatsächlich statt die Auswertung direkt im der Kostenstellenrechnung oder Innenaufträge zu verwenden. Hier die Möglichkeiten der Profit-Center-Rechnung zu nutzen.

Anlagenbewegungsart im Recherchebericht der Profit-Center-Rechnung

So steht bei den Rechercheberichten im Bereich der Profitcenter-Rechnung auch das Merkmal Bewegungsart für die Anlagenbewegungsart zur Verfügung womit  ebenfalls nur die Zugänge anhand der Bewegungsart bei Investitionen (Bestandskonten) ausgewertet werden. Im Artikel "Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?" werden hier die unterschiedlichen CO Auswertungsmöglichkeiten dargestellt.

Im Buch "Berichtswesen im SAP®-Controlling" bin ich auf eine Möglichkeit eingegangen hier anhand eines Recherchberichts über das Merkmal Herkunfsobjekt eingegangen.
  (01. Juni 2017)
Paperback ISBN: 9783960127406

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Daher möchte ich in diesen Artikel eine zweite Möglichkeit vorstellen.

Anlagebewegungsart im Report Painter Bericht der Profit-Center-Rechnung

Dadurch, dass alle Buchungen auf CO-Objekte wie Kostenstellen und Innenaufträge auch auf die zugeordneten Profit-Center in der klassischen Profit-Center-Rechnung fortgeschrieben werden ermöglicht diese auch die Auswertung der fortgeschriebenen Investitionen und auch der erfassten Planwerte, die im Hochschulcontrolling beziehungsweise Hochschulberichtswesen auch als CO-Budget bezeichnet werden, auch wenn dieses technisch nicht der Budgetierung im CO oder PSM-FM entspricht.

Im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" wurde schon erwähnt, dass die Bibliothek 8A2 um die Basis-Kennzahlen Beleg Buchungskreiswähr. (Ist) BHSL-I und Beleg Buchungskreiswähr.(Plan) BHSL-P erweitert worden ist.

Damit können neben Summensätze der Profit-Center-Rechnung aus der Tabelle GLPCT "EC-PCA: Summentabelle" auch die Einzelposten der Tabellen  GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten" sowie GLPCP "EC-PCA: Plan-Einzelposten" ausgewertet werden.

Der technische Hintergrund und die Vorgehensweise zur Anlage einer Berichtsbibliothek ZPC ist im oberen Artikel erläutert.

Neben der Basiskennzahlen wurden auch noch die Merkmale Kostenstelle KOSTL und Auftragsnummer AUFNR aktiviert, so dass ergänzend zum Profit-Center  auch die CO-Objekte Kostenstelle und Innenauftrag ausgewertet werden können.

Darüber hinaus wurde auch das Merkmal ANBWA Anlagenbewegungsart aktiviert, so dass nun auch dieses im Report Painter als Merkmal genutzt werden kann.

Report Painter Bericht in Bibliothek ZPC für CO Planwert, Ausgaben und Investitionen

Vereinfacht ausgedrückt habe ich nun die Möglichkeit einen Bericht mit folgenden Eigenschaften zu erstellen.

Allgemeine Selektion
In der allgemeinen Selektionen habe ich folgende Merkmale hinterlegt
Ledger 8A "Profit-Center-Rechnung"
sowie mit Variablen die Merkmale
Kostenrechnungskreis 8AKOKRS
Periode 8A-VON und 8A-BIS
Buchungsperiode 8A-VON und 8A-BIS

Geschäftsjahr 8A-YEAR
Profit-Center (Gruppe, Variable) 8A-PCGR

Nachtrag

Tatsächlich ist es erforderlich die Selektion des Profit-Center in den allgemeinen Selektionskriterien zu hinterlegen, andernfalls werden alle CO-OM Objekte ausgegeben, wenn Profit-Center und CO-OM Objekt in der Berichtszeile definiert sind.

Ein weiteres Problem war die Frage, welche Periode zur Abgrenzung genutzt werden muss.

Wird nur die Perioden als Selektionsmerkmal  genommen wird diese bei Auswertung der Kennzahl BHSL-I ignoriert. Eine Verwendung der Buchungsperioden zusätzlich zur  Perioden hatte dann das gewünschte Ergebnis gebracht. Hintergrund ist, dass Periode wohl nur für Standard in der 8A2 nutzbar ist, aber sofern Einzelposten (sprich auch die Info IA und KS) ausgewertet werden sollen, ist eine Selektion über die Buchungsperiode erforderlich.
 

Als Zeile wurden zu den selektierten Profit-Center eine Gruppe für die CO-OM Objekte festgelegt die alle Kostenstellen bzw. Innenaufträge umfasst. Je nach Berichtsziel können die CO-Objekte als Selektions-Feld markiert sein (Variable) dann muss die Obergruppe der Standardhierarchie der Profit-Center-Rechnung fest hinterlegt werden oder umgekehrt die Profit-Center als Selektion und die CO Objekte als Gesamtgruppe gewählt werden.

Im Berichtsbeispiel soll über die Profit-Center eine Selektion erfolgen. Die Gruppe BUCH umfasst sowohl bei den Kostenstellen als auch Innenaufträgen alle CO-Objekte.

Damit habe ich als Zeilen folgende Einträge:

1. Zeile Kostenstelle
Kostenstelle (Gruppe) BUCH
Wobei Buch alle Kostenstelle umfasst.

2. Zeile Auftrag
Auftrag (Gruppe) BUCH
Wobei Buch alle Innenaufträge umfasst.

Selbstverständlich wurde hier noch über Expandieren die Gruppe der Kostenstellen / Innenaufträge nach Einzelwerten aufgelöst, so dass im Ergebnis die Kostenstellen und Innenaufträge im Bericht aufgelistet werden.

Exkurs: Selektion nach CO-Objekten

Ein Kollege fragte noch an, ob mit dieser Methode auch "Selektionskriterien auf Kostenstellen bzw. Innenaufträge" eingeschränkt werden könnte.

Dieses ist tatsächlich ebenfalls möglich in dem der oberste Knoten der Profit-Center-Rechnung Standardhierarchie (siehe Transaktionscode KCH6N) für das Merkmal Profit-Center  als Gruppe definiert wird und das Merkmal Kostenstelle beziehungsweise Innenauftrag als SET und Variable festgelegt wird. Im Beispiel wäre auch hier die Standardhierarchie BUCH als oberster Knoten

Dazu wäre in den Allgemeinen Selektionskriterien die Standardheirarchie der Profit-Center mit

Profit-Center (GRUPPE) BUCH

definiert.

Für die Auswertung von Kostenstellen wäre die Zeile:


Kostenstelle (GRUPPE, VARIABLE) 1KOSET

Für die Auswertung von Innenaufträge wäre die Zeile

Innenauftrag (GRUPPE, VARIABLE) 6-AUFGR
Ansonsten kann hier vergleichbar wie oben verfahren werden.
 

Spaltendefinition Planwerte, Investitionen

Der wesentlich interessantere Part ist nun aber die Spaltendefinition.

Spalte CO Budget
Hier wird als Basiskennzahl "Beleg Buchungskreiswähr.(Plan)" gewählt und folgende Kennzahlen zugeordnet.
Satzart 1 und 3  (Plan und Umlage/Verteilung Plan)
Kontonummer (entweder als Budgetkontengruppe oder die vierstellige CO Plankostenart)
Version 0 (da die Planwerte in der Planversion 0 erfasst werden.

Spalte Wertpapiere
Zur Auswertung der Wertpapiere (Bestandskonten mit CO-OM Kontierung) wird hier die Basiskennzahl Beleg Buchungskreiswähr.(Ist) gewählt und folgende Merkmale hinterlegt.
Kontonummer (die Bestandskonten der Wertpapiere 15* oder 16*)
Version 0 (Istversion)
Satzart 0, 2 (Ist und Umlage/Verteilung Ist)

Damit können auch die nicht ins CO fortgeschriebenen Bestandskonten nach Innenauftrag und Kostenstellen ausgewertet werden, da diese in der Profit-Center-Rechnung am Einzelpostenbeleg auch die CO Objekte hinterlegt haben.

Spalte Investitionen
Ebenso wie in der Query werden hier nun über das Merkmal Beweg.art die relevanten Zugänge sowie die Investitionskonten zur Auswertung der Investitionen hinterlegt.

Kontonummer (Analagenklasse, Konten der Anlagenbuchhaltung)
Satzart 0 und 2
Beweg.art die einzelnen Anlagenbewegungsarten die zum Anlagenzugang relevant sind wie zum Beispiel 100 bis 199, 300, 310, 320 usw.

Im Artikel "Zusammenfassung Query über Anlagenzugang - Auswertung Investitionen aus Profit-Center-Rechnung" bin ich auf die einzelnen Buchungskonten sowie Anlagenbewegungsarten für eine Query eingegangen.

Hintergrund: Anlagenzugänge über Bewegungsart und Buchungskonto selektieren

Die einfachste Auswertung dürfte nun eine Liste sein die über die Selektion der Anlagenbewegungsart erfolgt.In der Regel ist der Anlagenzugang über die Anlagenzugangsarten 100 bis 190 oder sofern innerhalb eines Konzern auch Anlagenzugänge aktiviert werden oder allerdings zur Aktivierung von Anlagen im Bau bzw. Anlagen selbst erstellt werden dürften auch die Anlagenbewegungsarten:

• 300 Umbuchung Altbestand abgehend von aktiver Anlage
• 310 Umbuchung Altbestand zugehend von aktiver Anlage
• 320 Umbuchung Neuzugang abgehend
• 330 Umbuchung Neuzugang zugehend
• 345 Umbuchung Neuzugang abg.von Anlage im Bau Einzelp.
• 346 Umbuchung Neuzugang zugehend von Anlage im Bau

relevant sein. Als Sachkonto sollten hier dann die Buchungskonten der Anlagenbuchhaltung ausgewertet werden. Basierend auf den Kontenplan IKR kann dieses zum Beispiel über folgendes Intervall dargestellt werden (ohne Werberichtigungskonten)

100000    1000099
1000101    2100099
2100101    5000099
5000101    7000099
7000101    7900099
7900101    8000099
8000101    8900099
8900101    9000099
9000101    19999998
27900000 27999999

 

Spaltendefinition Erlöse und Kosten

Nachdem CO Planwerte (CO Budget) und Investitionen im Bericht definiert sind fehlen nun noch die verbleibenden Kosten (ohne AfA, da wir die Investitionen und damit AHK auswerten) und Erlöse auswerten.


Spalte Erlöse und Spalte Kosten bzw. Einnahmen und Ausgaben
Auch hier bedienen wir uns der folgenden Merkmale.
Satzart 0,2
Version 0
Kontonummer (Gruppe)
ZK2_A für Ausgaben oder ZK2_E für Einnahmen

Je nach Budgetbereich kann hier noch unterschieden werden, ob bei den Ausgaben auch die Personalkosten mitbudgetiert und ausgewertet werden sollen.

Es bietet sich für ein Berichtswesen an hier entweder zwei Berichte anzulegen die sowohl budgetierte als auch alle Konten auswerten oder mit unterschiedlichen Abschnitten zu arbeiten.

Im Artikel "Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel" bin ich auf die Möglichkeiten der Abschnitte ausführlicher eingegangen und der Artikel "Grundlagen: Set-Variablen im Report Painter / Report Writer am Beispiel Kostenstellengruppe und Innenauftragsgruppe" lässt sich auch auf ein Set zu den Profit-Center-Gruppen mit Vorlage der Set-Variable 8A-PCGR anwenden, so dass hier entsprechende Budgetbereiche schon in der Selektion unterschieden werden können.
 

Fazit Berichtswesen mit Profit-Center-Bibliothek ZPC im Report Painter

Grundsätzlich ist diese Vorgehensweise zur Auswertung von Planwerten (CO-Budget), Kosten und Erlöse sowie Investitionen eine ganz brauchbare Lösung.

Allerdings ist es in der Profit-Center-Rechnung bzw. der Bibliothek 8A2, die als Vorlage verwandt worden ist, nicht möglich folgende Sachverhalte auszuwerten.

Die Darstellung der Reisekostenvorschüsse, die keine Kosten sind, müssen auch weiterhin per Einzelpostenbelege bzw. Query wie im Artikel "Einzelposten FI Hauptbuch (Auswertung Buchungen Partnergesellschaft)" ausgewertet werden. Ferner scheint es in der Profit-Center-Rechnung keine Möglichkeit zu geben Obligos auszuwerten, so dass hier ein zweiter Bericht in einer der CO-OM Bibliotheken wie 1VK oder 6O1  (Berichtstabelle CCSS Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling) genutzt werden muss. Auf die Auswertung von Obligo bin ich im Artikel "Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query" eingegangen.

Damit ist dieser Bericht noch keine perfekte Lösung aber immerhin reduzieren sich die notwendigen Auswertungen auf drei Berichte (dieser Report Painter Bericht, ein Obligo Bericht und die Auswertung der Reisekostenvorschüsse).

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben daneben findet sich eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer".

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Während Amazon Alexa eine Vielzahl von Skills im Angebot hat scheint nun auch Google Home seine Assistanten auszubauen. Eines der kritischen Bereiche (ähnlich wie die Warenkorbfunktion bei Amazon Alexa) dürfte wohl der Umgang mit Finanzdaten sein.

So dachte ich im ersten Moment auch tatsächlich, dass mir am Computerstammtisch ein Aprilscherz zu früh vorgestellt worden ist... aber es scheint wirklich so zu sein, dass die Sparkasse mit ihren Google Assistent "Sparkasse Banking" eine Verknüpfung von Google Home (egal ob Lautsprecher oder am Smartphone) mit den eigenen Konto an.

Sparkasse Banking Assistant in Google Home aktivieren

Durch die Aktivierung des Skills mit "Okay Google sprich mit Sparkasse Banking" muss das Konto erst einmal mit den eigenen Sparkasse Konto verbunden werden.



Dafür landet man am Smartphone auf eine Seite der "Finanz Informatik GmbH & Co. KG".



Die URL ruft dabei einen BLZ Proxyserver und eine AJAX Suche über die einzelnen Institute auf in der die unterstützten Sparkassen Institute aufgerufen werden können.



Nach Eingabe vom Institut Namen ist jedoch ersichtlich, dass derzeit nur wenige Institute dieses schon aktiv nutzen.


 

Sparkasse Banking mit Sprachsteuerung

Immerhin auf der Seite der Sparkasse Stade-Altes Land sind auch weitere Informationen zum Assistenten zu finden. Hier stellt die Seite "Banking per Sprachsteuerung" auch ein entsprechendes Video zur Verfügung. Der Skill selbst ist bei Google unter "Google Assistant: Sparkasse Banking" vom Anbieter Finanz Informatik vorhanden. Die Datenschutzerklärung weist auf die Rechtsabteilung  des  Deutschen  Sparkassen  und  Giroverbandes (DSGV) hin.

Beim Einrichten des Kontos wird, sofern die eigene Sparkasse gefunden wird, die Zugangsdaten einmalig abgefragt (Onlinebanking) und es können die Funktione freigeschaltet werden. Als Funktionsumfang kann zwischen Kontostand lesen, Umsätze anzeigen, Überweisen gewählt werden.

Damit sind später Funktionen wie:

"Okay Google wie ist mein aktueller Kontostand"
"Okay Google was sind meine letzten Umsätze"

möglich. Nach der Anfrage kommt dann die Rückfrage bitte nenne mir deine Voice-Pin und es kann für eine beschränkte Zeit die  freigeschalteten Funktionen genutzt werden.

Überweisungen, Sicherheit und Funktionsumfang über Voice banking mit Google Home Assistant

Kritisch sehe ich hier ein wenig die Möglichkeit der Überweisung und bin neugierig wie dieser Geschäftsprozess umgesetzt wird insbesondere das die Sparkasse auch durch die 2FA - Zwei Faktor Authentifizierung einer Überweisung per Push-TAN App statt Tan Liste hier stark das Thema Sicherheit im Fokus hat. Allerdings zur Information über Kontobewegungen empfinde ich die gebotenen Möglichkeiten als sehr spannend.

Wichtiger Punkt beim Einrichten ist noch das Festlegen der numerischen Voice-Pin mit der das Konto dann geschützt wird, so dass nicht die Onlinebankingzugangsdaten angesagt werden müssen. 

Dabei soll die Voice-Pin zwischen vier und sechszehn Ziffern haben.

Ferner soll die Anzahl der Überweisungen beschränkt sein und nur an bestehende Kontakten zu denen schon einmal eine Überweisungsvorlage angelegt worden ist. Darüber hinaus sollen die Überweisungen auch in der Höhe beschränkt sein.

Vermutlich wird die Höhe ähnlich wie beim Dienst Kwitt auf maximal 30 Euro  beschränkt sein, die dann ohne TAN überwiesen werden können.

Exkurs: Kwitt. ist eine Smartphone App mit der per Handy Beträge über die Mobilfunknummer an beliebige andere Konten gesandt werden. Sollte der Empfänger nicht bei Kwitt angemeldet sein, erhält er eine Nachricht mit einem Link auf eine Webseite, auf der er seine IBAN für die Transaktion angeben kann. Hierfür sind drei Tage Zeit andernfalls wird die Buchung nicht durchgeführt.

 

Fazit - Voice-Banking im Prinzip eine spannende Sache

Hier empfinde ich die Weiterentwicklung mit digitalen Sprachsystemen durchaus spannend...aber bin in bestimmten Bereichen dann auch ein klein wenig skeptisch.

Persönlich nutze ich Google Home eher für Öffnungszeiten ("Hey Google wann hat die Sparkasse offen") um direkt die Öffnungszeiten der Sparkasse vor Ort zu erfahren. Auf solche Fragen antwortet Google direkt die Öffnungszeit der nahe gelegene Sparkasse vor Ort geliefert.

Hier lohnt sich als "social media" Strategie auch tatsächlich das Editieren der Öffnungszeiten und Informationen in der lokalen Suche von Google beziehungsweise auf Google Maps.

Ebenso hätte ich mit Aktienkursen oder andere Finanzinformationen gerechnet. Der Zugriff aufs eigene Konto hat mich hier tatsächlich überrascht obgleich ich mir gerade bei Umsatzabfragen und Kontostand schon eine gewiße Erleichterung zum Beispiel beim Prüfen ob eine Rechnung schon bezahlt wurde (Gutschrift gebucht) oder man sich noch einmal ans Onlinebanking setzen muss um eben diese auszuführen. Immerhin erspart dieses dann den Griff zur Onlinebanking(App)-Anwendung oder zur Mahnung an säumige Kunden.
 

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Hinweis:

Im Laufe der Zeit wird auch das Leben mit Technik immer intelligenter. Entsprechend habe ich auf der Seite "Smart Home" unsere Erfahrungen mit Amazon Echo (Alexa) und Google Home sowie vernetzte Dienste zusammengestellt.

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Manchmal sind es Kleinigkeiten in Excel die gewaltig das Leben erleichtern. Während Martin Weiß (tabellenexperte.de) unter "Tipps für ein besseres Tabellen-Design (Excel Best Practise)" einige Hinweise zusammengestellt hat die ich gerade bei neuen Tabellen nun auch mehr oder minder häufig versuche umzusetzen bin ich diese Woche sehr dankbar für eine der grundlegenderen Funktionen in Excel.

Ich meine die durch Copy & Paste auch in anderen Programmen bekannte Funktion "Inhalte einfügen" die sich in Excel hinter der rechten Maustaste verbirgt.



Selbstverständlich eignet sich diese Funktion hervorragend um Werte, Formate oder Formeln in eine Tabelle einzufügen aber hinter "Inhalte einfügen" verbirgt sich abseits der naheliegenden Funktionen (die auch direkt als Icon zur Verfügung stehen) noch einige praktische weitere Möglichkeiten, die mit den richtigen Wert in der Zwischenablage (sprich den richtigen kopierten Wert) weitere Möglichkeiten offenbart.

In folgender Abbildung sind einige dieser Funktionen markiert die ich derzeit relativ häufig und gerne genutzt habe.


 

Automatisch Verknüpfung zu Zellen erstellen

Über die Schaltfläche "Verknüpfen" (siehe 1 in oberer Abbildung) werden statt den Werten oder Inhalten aus der Zwischenablage eine Verknüpfung zu den Zellen bezieungsweise der Quelle (Tabelle, Tabellenblatt, Zeile, Spalte, Zellen) eingefügt. Dieses funktioniert allerdings nur, wenn bei Einfügen auch "Alles" markiert ist.

Besonders praktisch ist dieses, wenn zum Beispiel eine Spalte mit der Bezeichnung der einzelnen Lehreinheiten oder Zuordnungen zu Bereichen an mehrere Stellen verwandt werden soll und nur in der Haupttabelle die Werte aktualisiert werden sollen.

Vorzeichen umkehren, Werte halbieren, ...

Gerade bei Finanzberichten die aus SAP kommen stellt sich oftmals die Frage, ob Aufwand und Ertrag nun mit Negativ-Vorzeichen dargestellt werden soll oder nicht.

In der Regel werden Erträge in SAP negativ und Aufwand positiv dargestellt, aber für Berichtsempfänger ist eine umgekehrte Darstellung vielfach hilfreicher.

Im Laufe der Zeit habe ich mir hier einige Makros zugelegt um Text in Zahlen oder auch um Vorzeichen umzukehren (siehe Artikel "Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel"). Wesentlich schneller kann dieses aber erreicht werden wenn einfach ein Wert wie "1" oder "-1" kopiert wird und in der Abbildung unter 2 "Werte" zum einfügen gewählt wird und  unter 3 "Multiplizieren" ausgewählt wird.

Dieses hat den Vorteil, dass nun alle Werte mit -1 multipliziert werden und damit die Vorzeichen umgekehrt werden (auch aus einer schwarzen + 0 wird damit eine rote - 0 ;-)).

Da ich aus einer Datenbankabfrage die Grunddaten zweifach verarbeitet habe und nicht erneut alle Abfragen durchlaufen lassen wollte (die Grunddaten waren eindeutig doppelt eingespielt) ist auch die Multiplikation mit 0,5 hilfreich um die Werte zu halbieren. Denkbar wäre auch 2 zu kopieren und die Werte zu Dividieren, jedoch hat ein 0 Wert die Eigenschaften, dass dieser zwar mit 0,5 multipliziert aber nicht durch 2 dividiert werden darf.

Schnelle Datenkontrolle

Angenommen es liegt eine Saldenliste von Innenaufträgen vor. Dann kann es hilfreich sein zur Qualitätskontrolle zu vergleichen ob diese Daten vollständig sind und die vorliegende Liste mit Innenaufträgen mit einer anderen Liste zu vergleichen. Dieses ist natürlich mit Einfügen der Werte in eine Kontrollspalte und der Excelfunktion IDENTISCH möglich.

Handelt es sich um Zahlen kann die Liste aber auch kopiert werden und mit den Vorgang 4 "Subtrahieren" von den anderen Daten abgezogen werden. Wenn überall nun eine 0 steht war wohl alles in Ordnung und mit STRG + Z (Rückgängig machen) erscheinen wieder die ursprünglichen Daten.

Daten transponieren

Das wunderbare Theme Transponieren von Daten hatte ich im Artikel "Zeilen und Spalte vertauschen (Daten transponieren)" eingegangen. Hier bin ich auch auf das Thema Transponieren von Formeln mit absoluten Bezügen unter Beibehaltung der Bezüge zu Zellen eingegangen.

Fazit

Oft sind es kleine Kniffe die dann tatsächlich das Leben mit Excel erleichtern. So bin ich auch heute noch sehr froh, bei soprani.at auf die Funktion FEST (siehe Artikel "ich hab die #Zahlen am #allerschönsten" gelandet zu sein durch die auch verknüpfte Zellen (bspw. Korrekturwert von Zuweisungswert als

=FEST(a1;0)&" / "&FEST(a2;0)

mit Tausenderpunkten und 2 Nachkommastellen in lesbarer Form dargestellt zu bekommen oder über rechte Maustaste "Zellen formatieren" im Register Ausrichtung bei der Textausrichtung Horizontal mit der Option "Über Auswahl zentrieren" statt mit Zellen verbinden Überschriften formatieren zu können.

Das schwierige ist nur sich an diese Möglichkeiten zu erinnern...was mit ein Grund zum Bloggen und natürlich Blog lesen ist.

Das Thema lebenslange Lernen oder Weiterbildung habe ich schon in den Artikeln "Personalentwicklung, berufliche Weiterbildung, SAP Kenntnisse durch digitale SAP Bibliothek von Espresso Tutorials" oder auch "Video2brain - Onlineschulung per Videostreaming unter Android, Windows, iOS und Web" angesprochen und möchte dieses heute um ein Schulungsangebot der SAP erweitern.

Die "Beruf und Kariere Seite" stellt schon seit einiger Zeit MOOC zum Beispiel zu den "Themen rokrastination für Studienzweifler, BWL für Studienwechsler zum Ausprobieren" vor und auch in meinen Webempfehlungen sind insbesondere in der Blogroll einige gute Lernquellen zu finden. Bisher hatte ich jedoch im Bereich MOOC noch keine eigene Erfahrungen gemacht und bin froh, dass ich hier beruflich einmal auf eine Weiterbildungsmöglichkeit aufmerksam gemacht worden bin, die durchaus spannend ist und am Ende sogar ein Zertifikat enthalten hat.

MOOC was ist das?

Laut Wikipedia bezeichnen Massive Open Online Course (deutsch offener Massen-Online-Kurs)  kostenlose Onlinekurse, die meist auf Hochschul-Niveau sind und große Teilnehmerzahlen aufweisen. 

Hierbei ist für mich ein Unterschied zu reinen Videotrainings neben der Möglichkeit eines Onlinezertifikat auch die Option der Lernkontrolle und Möglichkeit zum Austausch mit Dozierenden aber auch anderen Teilnehmenden.

Was ist openSAP?

Seit 2013 bietet die SAP SE ebenfalls, in Zusammenarbeit mit dem  Hasso Plattner Institut (HPI), Kurse rund um Produkte und Innovationen zu SAP Produkten an.

Im Kursbereich „Enterprise MOOCs“ werden klassische SAP Themen wie S/4 HANA oder andere SAP-Innovationen behandeln während unter „Thought Leaders“ unabhängig von SAP Themen mit externen Experten die Themenfelder digitale Innovation und Transformation behandeln.

Persönlich habe ich hier die Gelegenheit genutzt und mich zum Enterprise MOOC zum Thema "LTMC - SAP S/4HANA Migration Cockpit" weiterbilden lassen.  Der openSAP Kurs "Data Migration to SAP S/4HANA" bietet dabei einen Überblick zum Datenmigrationstool LTMC.

Das S/4HANA Migration Cockpit (LTMC) undSAP-S/4HANA-Migrationsobjekt-Modeler (LTMO) sind die Nachfolge des Legacy System Migration Workbench (LSMW) welches zur Datenmigration und Stammdatenpflege genutzt wird. In den Hochschulen wird es aber auch gerne für Massenbuchungen genutzt.

Daher ist es auch beruflich interessant sich hier intensiver schon einmal vorab mit diesen Thema auseinander zu setzen.

Kosten der Weiterbildung?

Tatsächlich ist auf der Aufwandsseite hier nur die Zeit zu verbuchen. Einschreibung, Lerninhalte und Abschlussprüfung sind kostenlos.

Allerdings kann nur für aktuell laufende Kurse ein Leistungsnachweis erworben werden. Eine Teilnahmebestätigung kann aber auch für abgelaufene Kurse erworben werden.

Der Leistungsnachweis für einzelne Kurse kann allerdings über die "Course Reactivation Seite" kostenpflichtig reaktiviert werden.Entsprechend interessant ist es, zumindest wenn man einen Leistungsnachweis erhalten möchte, diesen Kurs während der Onlinelaufzeit zu besuchen.

Wie sind openSAP Kurse aufgebaut?

Die einzelnen Kurse sind in einzelne Abschnitte aufgeteilt und enthalten als Elemente Videoeinheiten, Selbsttests, optionale Übungsaufgaben am System, Diskussionsforen, bewertete Wochenaufgaben und eine Abschlussprüfung.  Für die optionalen praktischen Übungsaufgaben wird eine Lernumgebung als Testversion angeboten diese ist aber nicht zwingend erforderlich.

Die einzelnen Videoeinheiten werden ebenso wie die Prüfungen in englisch angeboten und sind sehr gut verständlich. Dabei besteht die Möglichkeit die Videos in der Abspielgeschwindigkeit auf 0.7, 1.0, 1.3, 1.5, 1.8 und 2.0 facher Geschwindigkeit ablaufen zu lassen. So skeptisch ich hier anfangs auch war ist für eine Wiederholung der Lerneinheit ein schnelleres Abspielen tatsächlich hilfreich.

Die einzelnen Schulungsvideo sind im Durchschnitt 15 Minuten lang gewesen und enden mit einen Selbsttest der aus Multiple Choice Aufgaben besteht und beliebig oft wiederholt werden kann. Zum Abschluss der Woche gibt es dann eine Wochenaufgabe die tatsächlich einmalig abgeschlossen werden kann und für die in meinen Fall 60 Minuten zur Verfügung standen.

Nachdem der Kurs komplett abgeschlossen ist gibt es eine finale Prüfung (final exam) die dann in 120 Minuten zu bearbeiten war. Im Durchschnitt ist die Kursdauer auf 4-5 Stunden die Woche beschränkt, so dass dieses auch nebenher besucht werden kann.

Neben einer Teilnahmebescheinigung (hierzu müssen mehr als 50% der Lernmaterialien eines Kurses während dessen regulärer Laufzeit besucht werden) gibt es auch die Möglichkeit ein ein benotetes Zeugnis zu erhalten wenn mindestens 50% der Gesamtpunktzahl der Hausaufgaben und der Abschlussklausur erreicht worden sind.

Übersicht zum persönlichen Fortschritt im Kurs

Anhand der Fortschritt Seite zum Kurs können die einzelnen erzielten Punkte in den Selbsttests, der besuchtne Einheiten und der Wochenaufgaben sowie des finalen Examen betrachtet werdne.



Bei den Wochenaufgaben und den Examen ist es notwendig diese für eine Bewertung rechtzeitig zu einen bestimmten Termin (bezogen auf UTC) abzugeben. Dabei hatte ich die Wochenaufgabe der zweiten Woche nach Mitternacht abgegeben, was vielleicht auch die wenigen Punkte erklärt.

Nach Abschluss der letzten Prüfung wird dann von der SAP auch ein Leistungsnachweis ausgestellt.

Dieser enthält Name, optional Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, maximal erreichbare Punkte, Abschlusspunkte und Prozentwert, und wenn man zu den besten 5%, 10% oder 20% gehört ebenfalls einen Vermerk.

Mein Leistungsnachweis sieht dabei wie folgt aus und wird als PDF angeboten.



Besonders interessant ist dabei die Zeile

Verify online: https://open.sap.com/verify/ximer-siduh-fivuv-nevip-kemok

die es ermöglicht dieses Zertifikat bei Onlineprofilen (zum Beispiel Linkedin) oder in der Onlinebewerbung mit anzugeben.

Schulungsinhalte und Prüfungen

Sämtliche Schulungsvideos, Skript sowie Übungsaufgaben werden als Download (MP4 Datei für die Videos, PDF für die Slides (Präsentationen) und Transcript (Schulungsmitschrift)) zur Verfügung gestellt. Die Inhalte sind aber auch nach Ablauf des Kurses noch jederzeit abrufbar.

Persönlich bin ich angenehm von den Selbsttest aber auch den Wochenprüfungen aber auch die Abschlussprüfung überrascht worden. Die Fragen gehen tatsächlich auf den Kurs ein und eignen sich dabei perfekt um den Kurs noch einmal Review vergehen zu lassen aber auch das Verständnis und nicht nur das reine Wiederholen des Kurses abzuprüfen.

Anhand des Kurses habe ich das Gefühl einen sehr guten Überblick über LTMC und LTMO erhalten zu haben und auch einige praktische Tipps geboten bekommen zu haben.

Web oder App?

Nachdem ich den Kurs besucht habe ist mir auch aufgefallen, dass von der SAP auch zwei Apps zu openSAP angeboten werden.

Die Webversion des Schulungsangebot ist responsiv gehalten, so dass dieses auf jeden Browser angezeigt werden kann. Allerdings gibt es für Android und iOs auch eine extra App.

openSAP als App

• openSAP (Android)
• openSAP (Apple)

In der Android Version werden die einzelnen Kurse im Menü angeboten.



und es kann auf die einzelnen Kurseinheiten gewechselt werden, die auch in der App komplett herunterladbar sind.



Daneben punktet die App noch durch die Option des Second Screen wodurch ein Streaming des Kursinhaltes zum Beispiel auf Chromecast möglich ist.



Insgesamt bietet die App gerade in Verbindung mit Chromecast (siehe auch Artikel "Google Chromecast HDMI Stick Teil 1 von 2 - Einrichtung, Inbetriebnahme und erste Apps") hier einen Mehrwert und eine fundierte und umfangreiche Schulungsmöglichkeit an.

Fazit

Insgesamt ist ein solcher Onlinekurs, der über die gesamte Laufzeit mit 3-4 Stunden wöchentlichen Lernaufwand ebenfalls einen Schulungsaufwand von 8 Stunden und damit einen Schulungstag entspricht eine spannende Option sich persönlich in aktuelle Themen einzufinden und an der eigenen Weiterbildung zu arbeiten.

Gerade durch die regelmäßigen Selbsttests und den Prüfungen am Ende des Kurses ermöglicht der Kurs auch eine Kontrolle ob der Inhalt passiv wahrgenommen oder aktiv verstanden worden ist. Auch die Diskussionen im Forum beantworten einige praktische Rückfragen und insgesamt war hier ein hohes aber dadurch auch verständliches Niveau auf beiden Seiten vorhanden.

Persönlich war ich etwas skeptisch, was die Kurssprache (English) anbelangt, aber der Kurs war trotz Fachvokabular unheimlich gut verständlich und brachte mir auch einige praktische Erkenntnisse zum Thema bei.

Selbstverständlich fordern solche Kurse im Selbststudium einiges an Freizeit und Disziplin um diese zu besuchen aber im Ergebnis kann hier intensiv neues Wissen aufgebaut werden und durch den Leistungsnachweis hat man im Zweifel sogar ein Zertifikat zum Nachweis der erlangten Kenntnisse vorhanden.

Besonders bei einzelnen Fachthemen kann ein solcher Kurs im Selbststudium auch schon einmal künftige Themen angehen die nicht zum normalen Arbeitsalltag passen.

Gerade das Thema elearning ist auch eine Frage, wieviel Freizeit und berufliche Zeit miteinander verknüpft werden. Aber persönlich hat mich das Angebot auf open.sap.com sehr überzeugt und ich bin neugierig ob sich noch weitere passende Kurse auf der Kursübersicht finden lassen.

Erwähnenswert ist vielleicht auch noch, dass sich im Kurs sowohl mit einer privaten Mailanschrift als auch mit SAP Single Signo on (S-User bei SAP für SAP-Mitarbeiter, Partner und Kunden) angemeldet werden kann.

Unabhängig von der Anmeldung kann im Profil aber ebenfalls die Kundenbeziehung hinterlegt werden. Diese Angaben werden von der SAP zur statistische Auswertung genutzt und  nur anonymisiert verwendet. Dadurch sind diese öffentlich nicht einsehbar. Innerhalb des Kurses (in Diskussionsforen) kann ein Anzeigename und ein Profilbild hinterlegt werden.

Angenehm ist dabei, dass die Kurse frei zugängig sind und auch für Interessierte ohne eigenes SAP System zur Verfügung gestellt werden.

Die mobile Nutzbarkeit ist nicht nur wegen "mobility first" relevant sondern zeigt sich auch die die im Artikel "Die digitale SAP Bibliothek geht nun auch mobile per App und Möglichkeit Medien herunterzuladen" vorgestellte App. Dennoch beeindrucken mich beide Seite dadurch, dass sie auch im Browser am Smartphone problemlos funktionieren.

Onlinekurse im Hochschulumfeld

Gerade im Hochschulumfeld bieten diese Kurse einen Mehrwert die aber nicht ganz unumstritten sind. Hierauf weist der Artikel "Online-Kurse von Unis in der Kritik: Massig Daten von Studenten" der Beruf und Kariere Seite hin.

Das im Bereich SAP solche Schulungsunterlagen und Kooperationen aber auch positv genutzt werden können habe ich auch im Artikel "SAP Schulungsunterlagen"  erwähnt.

Gerade die Möglichkeiten die hier das SAP Academic Competence Center Wien (ACC Wien)  bietet erscheinen mir hier über solche Onlinekurse hinaus ebenfalls als sehr spannend.

Persönlich kann ich als Fazit nur festhalten, dass ich vom Kurs selbst beeindruckt war und dieser noch mehr Wissen vermitteln konnte als die Onlinehilfe oder das Durchgehen von Schulungsunterlagen.

Die Gliederung von Stammdaten ist in SAP in den einzelnen Modulen unterschiedlich dargestellt.Hier mag ich kurz die Bedeutung von Standardhierarchien im Modul Controlling (CO) mit dem Public Sector Management (PSM) / Haushaltsmanagement - funds management (FM) vergleichen.

Exkurs: Standardhierarchie im Controlling

Im Controlling werden die Kontierungsobjekte Kostenstelle und Profit-Center in den Stammdaten unter den Grunddaten einen Hierarchiebereich zugeordnet. Dabei sind diese Hierarchiebereiche jedoch Stammdatengruppen die sowohl in der Standardhierarchie als auch über Stammdatengruppen gepflegt werden. So können Kostenstellen sowohl über die Transaktion OKEON (Kostenstellenrechnung > Stammdaten > Standardhierarchie > Ändern) aber auch über KSH2 (Stammdaten > Kostenstellengruppen > Ändern) bearbeitet werden. Dabei wird die Standardhierachie immer im Kostenstellenstamm (Transaktion KS01, KS02) zur Auswahl angeboten. Ebenso verhält es sich auch bei der Profit-Center-Rechnung mit den Transaktionen KCH5N bzw. KCH2. Bei den Kostenarten und Konten können hier keine Hierarchien aber ebenfalls Stammdatengruppen über KDH2 oder KAH2 gepflegt werden.Gerade in der Profit-Center-Rechnung ist hier auch ein Schnittpunkt zur Bilanz/GuV im Artikel "Bilanz- GuV- Struktur definieren oder nach CO-PCA kopieren" behandelt.

Auf das Thema Standardhierarchien sind wir im Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" ausführlich eingegangen.

  Paperback ISBN: 9783960126874

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *

Ebook ISBN: 9783960120414
 

Pflege Hierarchie bei PSM-FM Kontierungselemente

Nun stellt sich die Frage, wie sich dieses beim Modul PSM-FM behandelt wird. Im Modul PSM-FM werden die Standardhierarchieen über die Stammdaten von Finanzstelle (entspricht meist Kostenstellen) ebenso aber auch in der Finanzposition gepflegt.

Die Hierarche kann im SAP Menü unter:

• Public Sector Management
• Haushaltsmanagement
• Stammdaten
• Kontierungselemente
• Finanzposition oder Finanzstelle
• Hierarchie
• Standardhierarchie ändern (FMCID) für Finanzpositionen
  Hierarchie bearbeiten (FMSD) bei Finanzstellen

bearbeitet werden. Einfacher ist es jedoch direkt in den Kontierungselementen Finanzstelle / FInanzposition selbst durch Zuordnung  der übergeordneten Finanzstelle im Register Hierarchie. Ebenso ist dieses bei der übergeordneten Finanzposition im Abschnitt "Hierarchiezuordnung" durch die übergeordnete Fiannzposition.

Exkurs: Berichtswesen im PSM-FM

Diese Zuordnung wirkt sich allerdings auch sehr auf das Berichtswesen im PSM-FM aus. Im Artikel "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement" bin ich ja schon auf im Hochschulcontrolling genutzte Budgetberichte und im Artikel "Kundeneigene Transaktionen zu Berichten in PSM FM Haushaltsmanagement zum Beispiel Belegjournal anlegen (Variantentransaktion)" auf die Einzelpostenberichte im Belegjournal eingegangen. In beiden Berichten werden bestimmte Vorgaben (Finanzpositionen oder andere Selektionskriterien) schon beim Aufruf des Berichtes direkt zugewiesen so dass hier zum Beispiel nur Personalausgaben ausgewertet werden.

Klassische Budgetierung und Finanzpositionenhierarchie

Gerade bei der klassischen Budgetierung wird die Hierarchie insbesondere der Finanzpositionen sehr gerne genutzt, was auch im Artikel "SAP PSM-FM klassische Budgetierung mit unterschiedlichen Budgetversionen" erklärt wird. HIer ist eine Besonderheit, dass nicht nur die direkten Kontierungsobjekte bebucht werden sondern neben den Erfassungsbelegen auch Hierarchiebelege geschrieben werden.

Bei der Analyse der Budgetberichte (Einzelposten der Budgetbuchungen über den Hierarchiebeleg) helfen die im Artikel "Einzelposten Klassische Budgetierung Hierarchiebelge"  und für die Sender-Empfänger  Beziehung der Artikel "Sender und Empfänger anhand des Hierarchiebeleg in der klassischen PSM-FM Budgetierung" vorgestellten Auswertungsmöglichkeiten weiter.

So können über die Finanzposition AUFW.PERS alle untergeordneten Finanzpositionen mit Bezug zu dieser ausgwertet werden. Im Beispiel sind das alle Personalaufwandskonten. Ebenso verhält es sich bei der Finanzposition AUFW.SACH und die Sachmittelaufwendungen. Gerade im Recherchebericht ist dieses sehr praktisch und wird häufig zum Beispiel für eine "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" angewandt.  Hier können die einzelnen Merkmale wie Finanzstelle, Fond, Finanzposition, Werttyp etc. unterschiedlich dargestellt werden.

Dabei ist diese Darstellung auch im Artikel "Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche" behandelt worden.

Ober und untergeordnete Kontierungselemente

Sowohl im Recherchebericht als auch im Belegjournal sollte jedoch darauf geachtet werden, dass es hier die Option "Untere Kontierung" gibt, die beim Auswerten sich eben nicht nur auf die Hierarchie der Finanzpositionen sondern auch auf die Finanzstellenhierarchie bezieht. Es werden zu den Kontierungselementen der Selektionskriterien im Bericht die hierarchisch untergeordneten Finanzpositionen mit ausgewertet. Dieses bedeutet, dass zu AUFW.PERS auch alle 62* Finanzpositonen als Beispiel ausgewertet werden.

Problem: Auswertung von Finanzstellen die nicht in der Finanzstellengruppe erfasst waren

Ein Kollege sprach mich darauf an, dass sie eine neue Finanzstelle innerhalb eines Fachbereichs mit einer anderen Nummer zugeordnet hatten und beim Auswahl der Finanzstellengruppe für den Fachbereich selbst Finanzstellen die eben nicht nur die Fianzstellen 1080000 bis 1089999  sondern auch die neuen Finanzstellen 8080000 bis 8089999 mit ausgewertet haben, obgleich diese gar nicht in der Finanzstellengruppe mit ausgewiesen waren.

Exkurs Finanzstellengruppe und Auswertung von Stammdatengruppen

Eine Finanzstellengruppe kann unter

• Public Sector Management
• Haushaltsmanagement
• Stammdaten
• Kontierungselemente
• Finanzstelle
• Finanzstellengruppe
• über
  Anlegen (Transaktion FM_SETS_FICTR1)
  Ändern (Transaktion FM_SETS_FICTR2)
  und per FMRP_FC_SET_HIER als Gruppenhierarchie aus der Finanzstellenhierarchie erzeugt werden

Dabei werden, wie auch bei Kostenstellen die Finanzstellen als Intervalle oder Einzelsets als Gruppen zugeordnet und können hier auch ausgwertet werden. Ebenso steht dieses für Finanzpositionengruppen (FM_SETS_FIPEX1  FM_SETS_FIPEX2 und FMRP_CI_SET_HIER) sowie für Fonds möglich.

Im Artikel "Auflösen von Stammdatengruppen nach Einzelwerten - Einzelwerte zu Sets" bin ich auf die Frage eingegangen wie diese erzeugten oder angelegten Stammdatengruppen ausgwertet werden können. Mit Excel kann dann im Artikel "Prüfung inwieweit ein Wert, bspw. eine Kostenstelle, innerhalb eines Intrevalls (Gruppe) liegt in Excel" diese Auswertung genutzt werden um eine Zuordnung zum Beispiel bei Einzelposten auf die zugeordnete Stammdatengruppe zu bekommen. Dieses aber nur am Rande....

Lösung: "untere Kontierung" beim Belegjournal und Recherchebericht führt zur Auswertung innerhalb der Finanzsellenhierarchie

Nach einen kurzen Telefonat hat sich dieses dann aber doch geklärt.... Innerhalb der Finanzstellengruppe war auch eine dreistellige Finanzstelle 108 enthalten die in der Anfangszeit dafür genutzt wurde Budget dorthin zu buchen und dieses dann auf die einzelnen Finanzstellen zu verteilen. Durch die Markierung von "untere Kontierung" wurde aber auch die Finanzstelle 808* die ebenfalls innerhalb der Finanzstellenhierarchie der Finanzstelle 108 zugeordnet waren mit ausgewertet.

Mittlerweile wird das Landesmittelbudget jedoch direkt auf die richtigen Finanzstellen gebucht, so dass die Finanzstelle 108 problemlos aus der Finanzstellengruppe entfernt werden konnte.

Grundsätzlich könnte natürlich auch die Finanzstellenhierarchie angepasst werden (flache Hierarchie oder neue Knoten) aber dann ist, wie im Artikel "Reorganisation von Finanzstellenhierarchien" beschrieben auch ein Neuaufbau des Budgets erforderlich.

Manchmal sind solche geschilderten Probleme tatsächlich bestens dazu geeignet scih wieder einmal intensiver mit der Problematik von Hierarchien und Grundlagen im Modul PSM-FM zu beschäftigen. Sehr hilfreich ist hier auch einen Geschäftsprozess zum Anlegen dieser Kontierungselemente zu haben. Daher hatte ich mir vor einigen Jahren die einzelnen Schritte zum Anlegen im Artikel "Workflow Kostenstelle und Innenaufträge (Module CO, PSM)" aufgeschrieben. Da mit Einführung des neuen Budgetverteilungssystem BCS (siehe Artikel "PSM Haushaltsmanagement Budgetverwaltungssystem BCS oder klassische Budgetierung") eine andere Technik im PSM-FM eingesetzt wird und im Gegensatz zur klassischen Budgetierung nicht mehr Hierarchiebelege geschrieben erden können bestimmte Probleme hier möglicherweise zumindest für eine Budgetauswertung zur Seite gelegt werden. Aber die Bedeutung der Stammdatenhierarchie bei der Selektion in Berichten dürfte weiterhin relevant bleiben.

Von daher bleibt es bei SAP auch im Bereich der öffentlichen Verwaltung spannend und es hilft hier sich beim Aufbau oder Arbeit im Berichtswesen auch um die Stammdaten weiterhin Gedanken zu machen. Die ein oder andere Anregung kann dabei vielleicht auch aus unterer Buchvorstellung entnommen werden. Viele der dort vorgestellten Berichtstools sind auch außerhalb des Modul CO zum Beispiel im PSM-FM und damit im Berichtswesen im Haushaltsmanagement nutzbar.

  (01. Juni 2017)
Paperback ISBN: 9783960127406

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *


Auch hier freue ich mich selbstredend wenn diese ebenfalls vor Ort eingesetzt werden kann. Ansonsten kann ich aber auch das Thema Weiterbildung im Rahmen von SAP Know How empfehlen. Auch ansonsten sollte hier auf der Seite in nächster Zeit noch das ein oder andere Thema angesprochen werden.

Neben Kommentaren in Winword (und das Kopieren dieser Anmerkungen im Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen") bemühe ich mich auch darum in Excel nicht nur sprechende Formeln zu verwenden sondern auch durch Kommentare Hinweise zum Beispiel zur Datenherkunft zu geben. Gerade wenn später noch andere Personen mit diesen Arbeitsmappen arbeiten sollen ist es nützlich hier entsprechende Hinweise zu hinterlegen, so dass gerade bei Eingabemasken (siehe "Formulare gestalten in Excel")  oder auch umfangreichere Tabellen eine kleine Hilfestellung zu bieten.

Aus Gründen der Kreativität und weil ich durch ein Excel-Blog auf diese Möglichkeit hingewiesen worden bin habe ich mir entschieden bei besonders wichtigen Kommentaren diese auch eine andere Form zu geben, so dass diese dann auch direkt bemerkt werden.



Offensichtlich ist dieses gelungen, so dass ich diese Möglichkeit hier gerne ebenfalls festhalten möchte.

Eigentlich können Kommentare nur von der Schrift her formatiert werden. Allerdings ist es möglich durch die Symbolleiste für den Schnellzugriff die Funktion "Form ändern" auch auf Kommentare anzuwenden.

Wie in der folgende Abbildung kann links oben die Schnellzugriffsleiste bearbeitet werden. Alternativ ist dieses auch über DATEI->OPTIONEN im Reiter Symbolleiste für den Schnellzugriff möglich.



Hier kann nun die Befehlsgruppe "Zeichentools Format Registerkarte" ausgewählt werden und die Schaltfläche "Form ändern" in den Schnellzugriff hinzugefügt werden. Wenn nun ein Kommentar markiert ist kann die Form des Kommentar je nach Wichtigkeit angepasst werden, wie im Beispiel zu sehen ist.



Somit ist es sogar möglich in einer einfachen Exceltabelle für Excel-Begeisterte eine Botschaft zum Valentinstag zu verbergen . Natürlich sind auch sonst verschiedene Möglichkeiten vorhanden... aber insgesamt zeigt sich, dass auch in Excel immer einmal wieder ein wenig Kreativität freigesetzt werden kann, wobei dieses auch schon beim tabellenexperten im Artikel "Das How-To zum Christbaum-Simulator" ersichtlich ist. :-)

Neben der ansprechenden Formatierung von Trends und Diagrammen von Zahlenreihen (siehe "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen") sind es manchmal solch kleine Kniffe die dann doch für eine Aufmerksamkeit sorgen und für angenehme Überraschungen sorgen können.
 

Der SAP Fachbuchverlag Espresso Tutorials hat für 2018 einige neue Publikationen angekündigt und diese im verlagseigenen Blog im Artikel "Neuigkeiten zum Jahresstart" angekündigt.

Auch wenn ein zentraler Fokus der Neuerscheinungen in diesem Jahr auf S/4HANA sowie den Entwicklungen rund um das Cloud-Computing und UI5 liegt sind auch wieder einige ERP Themen dabei, die ich persönlich als sehr spannend empfinde.

Einige persönliche Highlights sind für mich:

• SAP Materialwirtschaft: MM-Kontenfindung im Detail
• Die SAP-ERP Materialstammdaten
• Schnelleinstieg in SAP HCM
• SAP ERP Personalabrechnung und Administration
• Berechtigungen im SAP ERP HCM – Einrichtung und Konfiguration
• und viele andere mehr

Schon anhand des Inhaltsverzeichnis zum aktuellen Katalog merkt man, dass hier von Espresso Tutorials einige Module abgedeckt werden und gerade dieses ist einer der Gründe, warum ich ein Fan der Espresso Tutorials Flatrate bin.

Hierdurch ist ein kompletter Zugriff auf alle Medien des Verlags möglich, was neben eBooks auch Schulungsvideos umfasst. Besonders positiv ist, dass hier auch aktuelle Neuerscheinungen direkt zur Verfügung stehen und die Oberfläche auch durch Suchfunktion und Lesezeichen punktet.

Einige der in der Bibliothek vorhandenen Bücher sind auch in meinen Buchempfehlungen zu finden (dabei sind alle in der Flatrate enthaltenen Exemplare traditionell durch eine Tasse Espresso   gekennzeichnet).

Immerhin ist die Kombination von Kaffee, Literatur und spannende Themen stets eine sinnvolle Kombination :-).



Alternativ sind die Bücher natürlich auch in gedruckter Form eine Empfehlung, so dass ich hier auch gerne auf meine beiden eigene Bücher, erschienen im Verlag Espresso Tutorials verweise. Gerade das neue Buch "Berichtswesen im SAP Controlling" ist ein guter Einstieg sich Gedanken um die Verwendung von vorhandener Berichte aber auch die Entwicklung eigener Berichte zum Beispiel als Rechercheberichte, SAP Query im Rechnungswesen oder auch Report Painter zu machen. Gerade wenn Sie sich intensiver mit diesen Themen auseinander setzen wollen ist dieses Buch sicherlich ein guter Anfang und vielleicht auch ein geeigneter Vorschlag für ihre lokale Bibliothek.

  (01. Juni 2017)
Paperback ISBN: 9783960127406

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Auch wenn ich kein großer Freund von Neujahrsvorsätzen bin möchte ich dieses Jahr doch vermehrt dazu nutzen mich persönlich mit einigen dieser Bücher weiterzubilden aber auch einige Buchbesprechungen hier online zu stellen. Grundsätzlich habe ich dieses ja jedes Jahr vor..aber für dieses Jahr habe ich da, bedingt durch ein paar Veränderungen im Vergleich zu den Vorjahren, noch eine größere Motivation.

Ich hoffe daher hier in nächster Zeit noch die ein oder andere Neuerscheinung besprechen zu können und mich auch selbst anhand der Bücher aber auch durch Austausch mit anderen Menschen hier weiterbilden zu können.

Hier zeigt sich tatsächlich der Vorteil dass mit der digitalen SAP Bibliothek auch Zugriff auf Neuerscheinungen von Espresso Tutorials genommen werden kann und so virtuell ebenfalls SAP Know How aufgebaut werden kann. Persönlich merke ich das auch an der Arbeit als Vorteil wenn man sich schon einmal mit Themen wie Funktionsbereich im SAP Modul Haushaltsmanagement (PSM-FM) oder auch im Artikel "Grundlagen Finanzbuchhaltung - Geschäftsbereiche als mögliche Lösung zur Abbildung eines Betrieb gewerblicher Art (BgA)" oder bei meinen eigenen Buch mit der Thematik "Selektionsvariante KOK5 und Statusselektionsschemata zur Auswertung gesperrter Innenaufträge" auseinandergesetzt hat.
 

Das Thema Datenschutz kommt auf dieser Seite zwar durchaus in einigen Artikeln (siehe Tag Datenschutz) vor, aber für einen ausführlichen Hintergrund mag ich dann doch eher auf die unter den Webempfehlungen aufgeführte Blogs zum Thema "Jura, Rechtswissenschaften" verweisen, obgleich das Thema Datenschutz eigentlich nicht mehr nur ein juristisches oder technisches Thema sein sollte sondern ein in der Gesellschaft relevantes Thema sein sollte.

Laut Wikipedia findet am 28. Januar seit 2007 der Europäische Datenschutztag und seit 2008 der Data Privacy Day, Statt. Dieses Datum wurde auf Basis des Inkrafttretens der  Europäische Datenschutzkonvention  (formal korrekt:  „Übereinkommen zum Schutz des Menschen bei der automatischen Verarbeitung personenbezogener Daten (Konvention Nr. 108)“) gewählt und dient der Sensibilisierung zum Thema Datenschutz.

Leider ist das Webprojekt "do not track" nicht mehr online abrufbar, aber die einzelnen Folgen sind unter "Interaktive Webdoku-Reihe Do Not Track" auf der Seite des Bayrischen Rundfunk aufrufbar. "Do Not Track" war ein internationales Projekt das von der französischen Produktionsfirma Upian in Koproduktion mit dem BR, ARTE France und dem NFB produziert worden ist..

Nachtrag:
Es scheint so, als wäre die interaktive Webdoku zu Do Not Track wieder online auf https://donottrack-doc.com/de/ abrufbar :-) Dieses freut mich besonders in Bezug auf die aktuelle Diskussionen rund um Datenschutz und Facebook.

Dabei wurden einige Aspekte des Datenschutz inklusive einiger Auswertungen über die eigenen Daten dargestellt. Aber auch abseits dieser Themen ist ein solcher Tag vielleicht eine gute Gelegenheit sich ausführlicher mit Datenschutzeinstellungen zu beschäftigen.

Einstellungen rund um Datenschutz bei Google und Facebook

Google bietet hier auf der Startseite einen direkten Link auf einen "Privatsphärecheck". Aber auch die Einstellungen von Facebook oder andere Netzwerke können hier einen interessanten Blick bieten. So findet sich bei Facebook auf der Seite "Einstellungen für Werbeanzeigen" eine Auflistung wie die einzelnen Werbeanzeigen zustande kommen udn welche Informationen hier Facebook für Werbung verarbeitet. Auf Vimeo werden die Datensammlungen im Video "Monologue of the Algorithm: how Facebook turns users data into its profit" anschaulich erläutert.

Nachtrag: Im Artikel "Facebook gestaltet Einstellungen für Privatsphäre und Datenschutz neu" auf Heise Online wird direkt darauf hingewiesen, dass Facebook nun ein wenig später auch die Einstellungsseiten zur Privacy überarbeitet hat.

Ergänzend zu den Links oben hat Facebook unter Facebook Privacy Basics eine Informationsseite rund um die Privatsphäre-Grundlagen bei Facebook online gestellt.

Daneben bieten aber auch Internetseitenbetreibende weitreichende Informationen zum Beispiel zum Einsatz von Google Analytics und Google Adsense an.  Auf der Seite der "European Interactive Digital Advertising Alliance" (youronlinechoices.com) eine Widerspruchsmöglichkeit gegen "nutzungsbasierte Online-Werbung" für verschiedene Anbieter nutzen. Diese Einstellung ist jedoch auf jeden von Ihnen genutzten Rechner (bzw. Browser) erforderlich, da diese Seite entsprechende Cookies mit einer entsprechenden Einstellung hinterlegt, die die einzelnen Werbenetzwerke (auch bspw. Facebook, Google, ...) beachten sollen. Anstatt der benutzerbezogenen Werbung (die durch verschiedene Daten zu ihrer Person erhoben sind) wird dann allgemeine Werbung eingeblendet.

Datenschutzinformationen online

Daneben gibt es aber auch noch einige andere Webangebote (die ich auch im Artikel "Rückblick THM Datenschutztag 2017") zusammen gestellt habe. An größeren Informationsportalen würde ich noch auf das Blog "Datenschutzbeauftragter INFO  Informationen zum Datenschutz" sowie auf das "virtuelle Datenschutzbüro" verweisen.

Vielleicht kann der heutige Tag ja ein wenig dazu genutzt werden sich etwas ausführlicher mit den Thema Datenschutz auseinander zu setzen.

Datenschutz im Zusammenhang mit SAP - mehr als nur Berechtigungswesen

Das Thema Datenschutz wird aber auch in Bezug auf SAP immer aktueller. So bietet die DSAG (Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe)  unter https://www.dsag.de/go/leitfaeden Prüfleitfäden SAP ERP die sich auch mit dem Thema Datenschutz unter SAP auseinnader setzen. Aber auch das IT Grundschutzhandbuch des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) hat hier einige Informationen rund um den Einsatz von SAP zusammengestellt.

An aktueller Literatur ist in 2017 das Buch "Datenschutz mit SAP: Der Praxisleitfaden zur Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSVO)" (Amazon Partnerlink) im Verlag SAP Press erschienen. Aber auch im Rahmen des Berechtigungsmanagement sind hier einige Neuerscheinungen lesenswert.  So stellt der virtuelle Buchclub von Espresso Tutorials auch das Thema Berechtigungen im Artikel "Sicherheitslücke SAP-Berechtigung" ausführich dar. Persönlich bin ich gerade dabei zum Buch "SAP-Berechtigungen für Anwender und Einsteiger" (Amazon Partnerlink) von  Andreas Prieß eine Rezension zu schreiben. Dieses Buch ist ebenfalls in der SAP Bibliothek Flatrate als eBook verfügbar und liest sich sehr gut an.

Nachdem ich in letzter Zeit eher auf Facebook spannende Blogartikel geteilt habe und sowohl die Blogroll meiner Seite als auch ein paar neue Buchempfehlungen hinzugekommen sind möchte ich hier doch einmal wieder ein wenig zum Thema Berichtswesen im SAP Controlling schreiben.

Hintergrund: Auswertung von Planwerten mit zugeordneten Kostenarten

Ausgangslage: Budgetrelevante oder alle Kosten
Im Rahmen eines Report Painter / Report Writer Berichtes sollen sowohl Kostenstellen als auch Innenaufträge eines Bereiches ausgewertet werden. Dabei sollen Planwerte als Budget und die entsprechenden Kosten sowie Obligo ausgewertet werden. Allerdings sind die einzelnen Kostenstellen (und die zugeordneten Innenaufträge) unterschiedlich mit Planwerten versehen.

Budgetrelevante oder alle Kosten auswerten?
Während der globale Bereich neben der Verantwortung für Sachmittel auch für die Personalkosten Verantwortung hat sind für den dezentralen Bereich die Personalkosten nicht relevant. Daher sind im Bericht einmal als Planwerte nur die Plankostenarten für Sachmittel und in einen anderen Bericht die Planwerte für Sachmittel und Personalmittel ausgewertet. Ferner sind entsprechend auch die ausgewiesenen Kosten einmal mit und einmal ohne Planwerte (im Sinne eines Budgets) für einen Plan/Ist Vergleich ausgegeben.

Ein solches Beispiel habe ich auch im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« verwendet.

Auswertung von Kostenstellengruppen oder Innenauftragsgruppen

Bisher wurden hier zwei unterschiedliche Berichte erstellt und diese auch unterschiedlichen Berichtsgruppen zugeordnet. In einer Variante wurden die jeweiligen Kostenstellen hinterlegt, so dass hier im Bericht A Kosten und Planwerte ausgewertet werden während im Bericht B Kosten und Planwerte ohne Personal ausgewertet werden.

Somit mussten hier zwei Auswertungen gestartet werden. Angedacht ist nun aber eine Lösung, dass A und B als eigene Abschnitte (und bei Excelintegration als Tabellenblätter) ausgewiesen werden und beim Aufruf des neuen Berichtes sowohl die Kostenstellen und Innenaufträge mit Personalverantwortung als auch ohne angegeben werden können.

Die Vorteile der Verwendung von Abschnitten ist im Artikel "Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel" beschrieben,

Setvariablen oder Set Auswertung im Report Painter Report Writer

Bei Zuordung der Merkmale Kostenstelle und Innenauftrag in einer Zeile habe ich bisher die Option SET (Gruppe markiert) eine bestehende Variable ausgewählt (1KOSET oder 6-AUFGR) dann erscheint im Selektionsbild die Angabe Kostenstelle(gruppe) und Innenauftrags(gruppe) wo ich per Variante die Werte zugeordnet habe.

Technisch handelt es sich dabei um Setvariable die auch für eigene Bedürfnisse angelegt werden können. Für einen Mehrjahresvergleich ist dieses im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" hatte ich schon Wertvariablen und Formelvariablen beschrieben, so dass nun auch der dritte Variablentyp die Setvariable einen eigenen Artikel bekommt.

Im SAP Menü kann unter

• Infosysteme
• Ad-hoc Berichte
• Report Painter
• Report Writer
• Variable
• Anlegen (Transaktionscode GSI1)

eine eigene Variable angelegt werden.

Dabei sollen insgesamt vier Variablen angelegt werden. Für Bericht A und für Bericht B jeweils Kostenstellengruppe und Innenauftragsgruppe.

Sofern man es sich einfach machen möchte, kann hier einfach eine bestehende Variable als Vorlage verwendet werden. Auch wenn ich mich an die beiden bestehenden Variablen 1KOSET und 6-AUFGR orientiert habe, soll in diesen Beispiel alle Optionen ohne Vorlage angegeben werden.

Setvariable für Kostenstellengruppe anlegen (analog 1KOSET)

Nach Aufruf der Transaktion GSI1 muss der Varaiblenname angegeben werden. Hier wählen wir ZK2A-KS (zur Verwendung im Bericht beziehungsweise künftig im Abschnitt A) und ZK2B-KS (zur Verwendung im Bericht beziehungsweise Abschnitt B).

Im Abschnitt Bezugsfeld sind Tabelle und Feldname anzugeben. Um die beiden CO-OM (Gemeinkostencontrolling) Merkmale Kostenstelle und Innenauftrag auswerten zu können verwenden wir hier die  Berichtstabelle  CCSS - "Berichtstabelle Gemeinkostencontrolling".

Als Feldname für die Kostenstellen ist hier das Feld KOSTL zu wählen, so dass Tabelle CCSS und Feldname KOSTL eingetragen werden.

Als Variablentyp ist nun SET zu wählen und über die Schaltfläche "Allgemeine Daten"  kann unter anderen eine Beschreibung eingegeben werden. Diese Beschreibung wird dann auch am Selektionsbild des Berichtes erscheinen, so dass wir hier "Kostenstellen ALLE" oder "Kostenstellen BUDGET" oder vergleichbare Beschreibungen angeben können.

Im Abschnitt Vorschlag kann für diese Variable eine bestehende Gruppe als Vorschlagswert angegeben werden. Dieses kann sinnvoll sein, wenn wir eine Kostenstellengruppe wie ZK2A hätten. Allerdings verändert sich die Budgetverantwortung auch und bei einer bestehenden Kostenstellengruppe hätten wir auch einfach diese als Set ohne Variable eintragen können.

Daher ist hier die Option "Alle Werte" markiert.

Im Abschnitt Eingabefelder und Selektionsbilder kann nun die Option "Set- und Werteingabe" eingetragen werden. Dadurch ist es möglich sowohl Kostenstellengruppen als auch einzelne Kostenstellen beim Aufruf des Berichtes anzugeben. Alternativ könnte auch "Nur Seteingabe" oder "Nur Werteingabe" selektiert werden.

Da wir auf bestehende Kostenstellengruppen zugreifen wollen ist auch die Option "Nur durch Gruppen ersetzen" relevant. Hierdurch können zum Merkmal nur die CO Stammdatengruppen, im Beispiel unter KSH1 angelegte Kostenstellengruppen, ausgewählt werden.

Über die Schaltfläche "Sichern" kann diese Setvariable gesichert werden und später im Bericht auch verwendet werden.

Setvariable für Innenauftragsgruppe anlegen (analog 6-AUFGR)

Ebenso kann für die Setvariablen für die Innenaufträge verfahren werden. Hier legen wir die beiden Variablen ZK2A-IA und ZK2B-IA an. Auch hier ist die Tabelle  CCSS zu wählen allerdings diesmal das Feld AUFNR für die Innenaufträge. Bei den übrigen Einstellungen verfahren wir wie in den oberen Setvariablen, allerdings sollte in der Beschreibung schon erwähnt werden, dass hier Innenaufträge selektiert werden.

Verwendung Setvariablen im Reporting

Damit können alle vier angelegten Variablen im Bericht verwendet werden. Die Merkmale Kostenstelle und Innenauftrag können also als Gruppe SET markiert werden und durch Variable können dann die jeweiligen ZK2A oder ZK2B Variablen zugewiesen werden.

Soll der Bericht an ein anderes SAP System transportiert werden findet sich im  Artikel "Report Writer oder Report Painter Berichte über Dateisystem inklusive Bibliothek Variablen und Berichtsgruppe exportieren und importieren" eine ausführliche Anleitung.

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Im Artikel "Text als nicht druckbar markieren (ausblenden)" ist erläutert worden, wie Text ausgeblendet werden kann, so dass entsprechende Hinweise (wie ENTWURF oder andere Ergänzungen) nicht mit ausgedruckt werden. Ebenso wird darauf hingewiesen an welcher Stelle auch ausgeblendeter Text wieder eingeblendet werden kann.

Allerdings war es hier einer Kollegin zu mühsam immer erst in den Optionen zu gehen um diese Einstellung zu aktivieren, bzw. zu deaktivieren, so dass sich hier Gedanken darum gemacht worden ist, ob eine solche Umstellung nicht auch über die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufgerufen werden kann.

Als eigene Funktion ist dieses nicht vorhanden, aber innerhalb VBA bzw. für MAKROS gibt es für die Optionen eines Worddokumentes eigene Eigenschaften.

Das Objekt Options.PrintHiddenText steuert die entsprechende Ausgabe. Dabei handelt es sich um ein Objekt vom Typ boolean, so dass es entweder FALSE oder TRUE sein kann.

Durch die VBA Anweisung Options.PrintHiddenText = True  wird ausgeblendeter Text mitgedruckt und durch Options.PrintHiddenText = False erscheint eben dieser nicht im Ausdruck.

Ebenso kann der Objektzustand im Rahmen einer IF Schleife abgefragt werden und entsprechend umgestellt werden.

Das entsprechende VBA Coding lautet:

Sub SwitchHiddenText()
If Options.PrintHiddenText = False Then
 If MsgBox("Soll Ausgeblendeten Text drucken aktiviert werden?", vbYesNo) = vbYes Then
   Options.PrintHiddenText = True
   MsgBox ("Option ausgeblendeten Text drucken wurde aktiviert")
  End If
Else
 If MsgBox("Soll Ausgeblendeten Text drucken deaktiviert werden?", vbYesNo) = vbYes Then
   Options.PrintHiddenText = False
   MsgBox ("Option ausgeblendeten Text drucken wurde deaktiviert")
 End If
End If
End Sub 

Sinnvollerweise sollte dieses als Makro in der NORMAL.DOTM als globale Vorlage hinterlegt werden, so dass dieses in allen Worddokumenten aufgerufen werden kann. Die folgende Anleitung gilt dabei für alle Office Versionen ab 2010.

In der Symbolleiste ANSICHT kann in der Befehlsgruppe MAKROS direkt die Schaltfläche MAKROS wie in unterer Abbildung aufgerufen werden. Wichtig ist nun dass neben den Makronamen (in der Abbildung unter 1 SwichtHiddenText) die Option "Normal.dotm (globale Vorlage) (in der Abbildung unter 2) gewählt wird.



Durch die Wahl der globalen Vorlage können alle künftigen Worddateien auf dieses Makro zugreifen und das jeweilige Makro daraus aufgerufen werden.

Im erscheinenden Visual Basic Editor kann obiger Code kopiert und eingefügt werden, so dass das Makro entsprechend gespeichert werden kann.

Im Ergebnis ist das Makro dann konstant vorhanden.

Sinnvollerweise kann dieses Makro nun in der Schnellzugriffsleiste (links oben), wie in der zweiten Abbildung zu sehen, als Schaltfläche hinzugefügt werden.



Dadurch ist das Makro auch direkt per Symbol aufrufbar, sofern es a) ausgewählt und b) über die Schaltfläche HINZUFÜGEN der Symbolleiste hinzugefügt worden ist.

Im Ergebnis kann nun zwischen "Ausgeblendeten Text drucken" oder "Ausgeblendeten Text nicht drucken" hin und her geschaltet werden. Durch die IF Anweisung erscheint jedoch zuvor eine Messagebox in der vorher eine Rückfrage erscheint.



Im Ergebnis kann hier also im Dokument zum Beispiel die Kennzeichnung Entwurf oder beliebige Anmerkungen eingeblendet oder ausgeblendet werden. Damit können bestimmte Informationen bzw. Textbestandteile (Entwurf, Verteiler, etc.) nur im Bedarfsfall mit ausgedruckt werden. Der Nachteil an solchen ausgeblendeten Texten ist jedoch der Zeilenumbruch, so dass bei Anmerkungen in meinen Augen die Kommentarfunktion die bessere Wahl ist. Der Umgang mit Markups und Kommentaren ist im Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen" behandelt worden.

Eigentlich sollte das neue Jahr hier im Blog ja mit  einer Anleitung rund um Office oder einen noch im Entwurf befindlichen Artikel rund um SAP beginnen, aber als kleinere Schreibübung möchte ich hier ein Thema aus den Bereich Datenschutz und Webdesign aufgreifen über dass ich vorhin gestolpert bin (außerdem mag ich gerne die verbleibende Tage Urlaub dazu nutzen im Ehrenamt noch ein paar Aufgaben zu übernehmen und nicht direkt hier schon ein Arbeitsthema aufzugreifen).

Hierbei ging es um die Frage, wie Blogartikel in den einzelnen sozialen Netzwerken wie XING, Facebook, Twitter oder Google+ geteilt werden können, ohne dass schon beim Aufruf der Seite Skripte dieser Anbieter mit auf der Seite eingebunden werden, was der Fall ist, wenn die vom jeweiligen Netzwerk zur Verfügung gestellte "Share-Buttons" genutzt werden.

Während ich auf meiner Seite die im Artikel "Blog: 2 Klicks für mehr Datenschutz" vorgestellte Lösung nutze besteht auch die Möglichkeit über einen einfachen Link (der gerne auch per CSS formatiert werden kann) statt mit einer wie hier eingesetzten JavaScript Lösung.

Diese Variante ist eine einfache Alternative zum Projekt "Shariff: Social-Media-Buttons mit Datenschutz"  oder der auf meiner Seite eingesetzten Vorgängerlösung "2 Klicks für mehr Datenschutz" des c't magazin.

Alternative Möglichkeit des Link teilen im social web

Die einzelnen Netzwerke haben eine entsprechende SHARE-Url der als Parameter eine URL übergegeben werden kann. In der folgenden Tabelle sind beispielhaft für vier von mir genutzten Netzwerke die URLs zum Teilen von Artikeln angegeben.

Damit werden keine Daten von Facebook direkt eingebunden sondern ebenfalls nur beim Klick die URL an den Teilmechanismus des jeweiligen sozialen Netzwerk übertragen.

Der Nachteil ist hier jedoch, dass kein Counter bzw. Information mit ausgegeben wird, wie häufig ein Link im Netzwerk geliked oder ge+ worden ist sondern nur die SHARE / TEILEN Funktion angeboten wird. Shariff Plus und andere Lösungen haben auch eine LIKE Version mit im Angebot.

Teilfunktion der einzelnen sozialen Netzwerke mit Parameter

Aus folgender Tabelle können die einzelnen URL für die häufigsten Netzwerke entnommen werden.
 

URL Teilen per social web

Dienst	URL zum Teilen von Artikeln
Facebook	https://www.facebook.com/sharer/sharer.php?u=
Twitter	https://twitter.com/share?url=
Google +	https://plus.google.com/share?app=110&url=
XING	https://www.xing.com/social_plugins/share?url=
Linkedin	https://www.linkedin.com/shareArticle?mini=true&url=

Am Ende der jeweiligen URL muss dann noch die Webadresse des jeweiligen Artikel ergänzt werden.

Allerdings muss diese URL noch entsprechend encoden muss.

Ziel (Artikel) URL encoden

Hierzu bietet die Programmiersprache PHP direkt die Funktion urlencode  an während die entsprechende Funktion in JavaScript encodeURIComponent lautet.

PHP.NET beschreibt diese Funktion wie folgt: "gibt einen String zurück, in dem alle nicht-alphanumerischen Zeichen außer -_. durch ein Prozentzeichen (%) gefolgt von zwei Hexadezimalwerten und Leerzeichen durch ein Plus (+) ersetzt werden"

Konkret bedeutet dieses zum Beispiel, dass aus der Seite

https://www.andreas-unkelbach.de/smarthome,php

durch die Funktion

https%3A%2F%2Fwww.andreas-unkelbach.de%2Fsmarthome.php

wird. Entsprechendes gilt auch für = dass in %3D oder & dass in %26 umgewandelt wird.

Innerhalb PHP kann diese Variablenübergabe relativ einfach per Variablen erfolgen und mit oberer URL zusammengefasst werden.

Weitere Infos zu den einzelnen Funktionen sind in der Onlinehilfe zur PHP Funktion urlencode auf php.net oder zu JavaScript Funktion encodeURIComponent auf w3schools.com zu finden.

Aktuelle URL inklusive Parameter mit PHP auslesen und encoden

Um die aktuelle URL inklusive Parameter auszulesen kann die PHP Funktion $_SERVER verwendet werden.

$_SERVER ist ein Array, das Informationen wie Header, Pfade und die verschiedenen Wege, das Skript anzusprechen beinhaltet. Die Einträge in diesem Array werden vom Webserver erstellt.

Als Coding inklusive des Protokolls kann hier folgende PHP Anweisung verwandt werden.

<?php
    $url = (empty($_SERVER['HTTPS'])) ? 'http://' : 'https://';
    $url .= $_SERVER['HTTP_HOST'];
    $url .= $_SERVER['REQUEST_URI'];
echo urlencode($url);
?>

Die erste Zeile gibt entweder http:// oder https:// aus.
Die zweite Zeile die Domain inkl. Subdomain.
Die dritte Zeile Pfad und Parameter der aufgerufenen Datei.
Zum Schluss wird der ganze String noch encoded.

Für diesen Artikel wird also aus:
https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=891

https%3A%2F%2Fwww.andreas-unkelbach.de%2Fblog%2F%3Fgo%3Dshow%26id%3D891


Dieses kann direkt am Ende der Share-URL des jeweiligen Dienstes ausgegeben werden.
 

Teilenbutton mit CSS Formatieren

Neben der Verlinkung von kleinen Bildern mit LOGO des jeweiligen sozialen Netzwerks können diese Links auch hinter anderen Varianten verborgen werden.

Eine optisch ansprechende Variante kann zum Beispiel per CSS Sprite oder generell per CSS erfolgen. Im Artikel "Socialmedia Buttons für Profile per CSS Sprites oder CSS Box für XING, Google+, Twitter und Facebook" bin ich ausführlicher auf dieses Thema eingegangen.

Im Artikel "Fontello - Icons als Webfonts per CSS einfügen" ist auch eine Beschreibung zu finden, wie per Webfonts die einzelnen sozialen Netzwerke als Webfontsymbol ausgegeben werden können.

Im Ergebnis kann diese Funktion einer Sharebutton-Integration wie folgt aussehen:


 

Fazit oder warum behalte ich die 2 Klicks für mehr Datenschutz Funktion bei

Persönlich behalte ich jedoch lieber meine hier eingesetzte Funktion, die auf der einen Seite entsprechend gut auf der Seite dokumentiert ist und zum anderen nicht durch einen Bot ohne weiteres aufgerufen werden kann. Gerade wenn ich mir das Spamaufkommen der letzten Tage ansehe, mag ich ungern hier auch ein automatisiertes Abrufen der Teilfunktion beobachten.

Ausserdem ist mir diese Funktion ebenso wie die im Artikel "Eine Tasse Kaffee als Feedback für gelungene Blogartikel" vorgestellte Zusatzfunktion immer noch sehr sympathisch und ich glaube, dass sollte jemand tatsächlich auf XING einen meiner Artikel teilen möchten dieses auch problemlos per Copy & Paste der URL aus der Browserzeile oder der integrierten Teilenfunktion funktioniueren sollte ;-)

Nachtrag und vollständiges Coding

Im Artikel "Socialmedia Buttons für Profile per CSS Sprites oder CSS Box für XING, Google+, Twitter und Facebook" hatte ich ja schon erwähnt, dass ich für die einzelnen sozialen Netzwerke eine eigene CSS Klasse je Button angelegt habe. Dieses entspricht btnfb, btntw, btngp und btnxing. Ferner habe ich per Webfonts eine Weltkugel als Hexadezimalcode eingefügt.

Im Ergebnis lautet mein PHP Code wie folgt:

<?
// Anfang URL per HREF Link teilen
    $url = (empty($_SERVER['HTTPS'])) ? 'http://' : 'https://';
    $url .= $_SERVER['HTTP_HOST'];
    $url .= $_SERVER['REQUEST_URI'];
    $url = urlencode($url);
?>
<b>Seite teilen</b><br /><br /><br />
<a rel="nofollow" target="_blank" href="https://www.facebook.com/sharer/sharer.php?u=<? echo $url; ?>" class="btnfb" title="Artikel auf Facebook teilen"><span class="symbol">&#x01f30e;</span> Facebook</a>

<a rel="nofollow" target="_blank" href="https://twitter.com/share?url=<? echo $url; ?>" class="btntw" title="Artikel auf Twitter teilen"><span class="symbol">&#x01f30e;</span> Twitter</a>

<a rel="nofollow" target="_blank" href="https://plus.google.com/share?app=110&url=<? echo $url; ?>" class="btngp" title="Artikel auf Google + teilen"><span class="symbol">&#x01f30e;</span> Google</a>

<a rel="nofollow" target="_blank" href="https://www.xing.com/social_plugins/share?url=<? echo $url; ?>" class="btnxing" title="Artikel auf XING teilen"><span class="symbol">&#x01f30e;</span> XING</a>

<?
// Ende URL per HREF Link teilen
?>

Manchmal kann ich tatsächlich Basteltrieben nicht widerstehen, daher ist das Blog nun auf diese Variante angepasst worden :-) Damit nicht auch noch Google Bots oder andere Suchmaschinen die Seite teilen ist dieser Link mit NOFOLLOW versehen.

Einzige Ausnahme ist hier XING, da hier sofern zwei Parameter in der URL übergeben werden... go und id bei mir ... die zweite Übergabe statt mit & über &amp; übergeben wird, oder alternativ die Parameter abgeschnitten werden. Daher ist XING hier auch nicht als SocialButton eingebunden.

Erneutes Fazit inklusive Auswirkung auf Pagespeed

Das letzte Mal hatte ich mich im Artikel "In eigener Sache: Updates der Seite (Technik und Design) - Fokus auf Responsives Webdesign und pagespeed" mit Gedanken rund um Pagespeed beschäftigt. Dadurch, dass ich nun nicht mehr JavaScript Bibliotheken einsetze ist auch die Ladezeit der Seite erheblich gesteigert worden (Pagespeed-Insight von Google 89 Mobil und 96 Desktop), so dass diese Änderung noch einen weiteren positiven Effekt hat.

Entsprechend habe ich nun diese Lösung dann doch trotz obiger Argumente eingesetzt :-)
 

Das Thema OpenData bin ich schon bei den Daten "Ergebnisse des Zensus 2011" angegangen ein ebenfalls sehr bekanntes Beispiel zur Nutzung von Open Data ist OpenStreetMap (OSM). Hier werden Geodaten gesammelt die sowohl als freie als auch komerziele Karten erstellt werden können. Gerade im Bereich Radwege oder in manchen Städten sind die hier verfügbaren Karten etwas ausführlicher als das bekannte Googel Map und auch was die Programmierschnittstelle und die Verwendung des Kartenmaterials anbelangt kann dieses für Entwickler Vorzüge haben, weswegen auch manche Fahrrad-Navis auf OSM und nicht Google Maps Zugriff nehmen. Persönlich nutze ich gerade für die Navigation gerne Google, aber das hat oftmals eher pragmatische Gesichtspunkte.

Anwendungsbeispiel OSM zur Navigation im Phantasialand

Ein schönes Beispiel zur Nutzung von OSM ist mir beim Aufenthalt im Freizeitpark Phantasialand gezeigt worden. Manchmal ist es doch sehr erstaunlich mit welchen Menschen man so ins Gespräch kommt und da ich die Anwendung eine gute Idee fand mag ich hier die App des Entwicklers gerne vorstellen.

Android App fürs Phantasialand

 Marketlink/Google Play

• Phantasia Map

Die Map ist ein privates Projekt und steht nicht in Verbindung zum Phantasialand. Daher sind hier auch keine Wartezeiten online aber alle verfügbaren Informationen rund um den Park übersichtlich zusammengefasst und vielleicht gerade unterwegs oder im Park angenehmer aufbereitet als die Homepage, auf der ich mich doch hin und wieder verirre ;-).

Die App ist in insgesamt sechs Bereiche aufgeteilt, wie in folgender Abbildung zu sehen ist.



Hauptfunktion ist tatsächlich der PARK-PLAN, während unter OPTIONEN die Elemente auf  der Karte (Attraktionen, Shows, SnackStände etc.) ausgeblendet werden können.

Während MAGAZIN auf das Phanatasialand Magazin verweist bieten ATTRAKTIONEN, SHOWS und SNACKS eine Übersicht über die Einrichtungen zum Park.

Phantasia Map ATTRAKTIONEN

Im Bereich Attraktionen werden die einzelnen Fahrgeschäfte und Attraktionen nach Themenbereich vorgestellt.



Besonders hilfreich ist hier, dass direkt in der APP die Größenbeschränkung sowie ein Hinweis auf die Quick-Pass Eingang hingewiesen wird. Durch die Symbole an der Seite wird auch direkt darauf hingewiesen, ob es einen Single-Rider Eingang gibt (wie bei Chiapas DIE Wasserbahn) oder ein Quickpass (QP) Zugang vorhanden ist.

Sofern vorhanden wird das ganze noch um weitere Symbole wie Youtube Videos oder wie bei Chiapas mit 360 Grad Videos  bereichert. Wenn ich das vor unserer Weihnachtsfeier gesehen hätte, wäre wohl ein Einsatz der VR Brille eine Fahrt mit der Black Mamba für die Kolleginnen und Kollegen eine Option gewesen ;-).

Phantasia Map SHOWS

Neben den Fahrgeschäften (hier liebe ich ja Wellenflug und Chiapas die Wasserbahn) sind auch, gerade bei mehrtägigen Aufenthalten, die ein oder andere Show interessant. Bei unseren ersten Phantasialand Besuch war ich hier von "7 - Die Rückkehr der Magie" eine Magievorstellung des Illusionskünstler Jan Rouven  begeistert, aber auch wenn es diese Show nicht mehr gibt, sind hier unterschiedliche Auftritte meist von 45-60 Minuten gerade bei Regen sehenswert. Ein Problem ist nur, wenn man die Anfangszeiten nicht im Kopf hat und so bei den Veranstaltungsorten immer wieder reinschauen mag. Hier bietet die App einen Überblick über die einzelnen Vorführungen.



Dabei sind die einzelnen Beginnzeiten sowie eine kurze Beschreibung zu finden.

Phantasia Map SNACKS

Schon beim ersten Besuch im Phantasialand hat mich der faire Preis fürs Essen angenehm überrascht. Die App bietet hier ebenfalls einen Überblick über die einzelnen Snackstände, wenn auch ohne Speisekarten.



Auch hier sind die Snacks nach einzelnen Themenbereichen sortiert. Immer wieder aufs neue kann mich hier Rutmor's Taverne in Klugheim (Mystery) oder auch Tacana Snack Restaurant (Burger in Mexico) oder das Eis aus Annie Himmelreich (Berlin) begeistern.

Wobei mir sowohl das Kaffeehaus Heino oder das Restaurant Unter den Linden nicht sonderlich zusagt. Das ist aber wohl Geschmacksache...aber gerade letzteres erinnert mich ein wenig an eine hier nahegelegene Mensa mit Pasta.

Hier liegt im Phantasialand überraschend guter direkt neben eher in meinen Augen durchschnittlicher Qualität.

Phantasia Map PARK-PLAN

Hinter PARK-PLAN verbirgt sich die Navigation zum Phantasialand, die auch offline funktioniert (dann aber nicht den aktuellen Standort berücksichtigt.



Anhand farblicher Stecknadeln (Blau = Attraktionen, Rot = Shows, Grün = Snacks) lässt sich schon die ein oder andere Attraktion direkt anwählen.

Die rote Linie in oberer Abbildung zeigt aber schon, dass hier auch eine Navigation möglich ist.

Über das Menü (drei Punkte rechts oben) ist es nicht nur möglich den eigenen Standort im Park anzeigen zu lassen sondern über NAVI auch einen Weg von einer zur anderen Attraktion darstellen zu lassen.



Sobald Start und Ziel ausgewählt sind, wird eine rote Linie zwischen beiden Punkten in der App gezeichnet.

Fazit

Maximilian Nordhaus (IT-Service Nordhaus) bietet mit der App ein praktisches Tool zum Aufenthalt im Phantasialand und zeigt gleichzeitig eine sinnvolle Anwendung einer angepassten Karte mittels der Programmierschnittstellen zu OpenStreetMap.

Die App selbst ist durch Werbung finanziert (Werbebanner in der App) die aber durchaus zurückhaltend eingesetzt sind. Persönlich gefällt mir hier besonders die klare Navigation und die Übersicht der einzelnen Punkte innerhalb der App. Sowohl die Navigation im PARK-PLAN als auch die tabellarische Darstellung der Snacks, Shows und Attraktionen sind eine Bereicherung eines Aufenthalts im Park.

Wenn ich mir noch eine Funktion wünschen dürfte wäre innerhalb der App ein Plan der Toiletten, da diese zwar im Park ausgezeichnet sind, aber hier in der App vielleicht noch einen weiteren Mehrwert hätten. Insgesamt ist die App aber auch abseits eines Parkbesuchs einen Blick wert, da sie einen guten Überblick zur Verwendung von OSM in App Form bietet und gerade für andere Projekte eine schöne Anregung sein kann.

Insbesondere da es sich hier nicht um eine offizielle App des Parks handelt ist die Anwendung gelungen. Wünschenswert wäre hier gegebenfalls noch, dass es eine werbefreie (dann kostenpflichtige) Version der App geben würde.

Das Thema Internet, App und Werbung zur Finanzierung von Angeboten dürfte allerdings tatsächlich aus vielen Gründen ein Streitthema im Netz sein. Meine eigene Sichtweise darauf hatte ich damals im Artikel "Internet und Werbung - meine Gedanken zu Flattr Plus" zusammengefasst und bemühe mich auch unter "Danke & Transparenz" dieses Thema offen und ehrlich anzugehen.

Persönlich denke ich, dass dezente Werbung nicht störend ist, bin aber gerade was Android Apps anbelangt gerne bereit hier einen Obolus zu zahlen wenn es eine kostenpflichtige Variante einer App gibt, die dann werbefrei ist. Zur Finanzierung der eigenen Arbeitsleistung kann ich tatsächlich beide Modelle nachvollziehen und denke, dass die teilweise vorhandene Kritik, dass die App den Anschein nach primär auf Werbeeinnahmen abzielt nicht direkt nachvollziehbar, da sie auch einen Mehrwert anbietet.

Allerdings ist dieses ein Thema, was wohl auch auf lange Sicht noch für viel Diskussionen führen mag.

Die Adventstage verstreichen und sind hin und wieder auch durch ein wenig Schnee verschönert, die Gespräche an der Arbeit werden etwas ruhiger und es gibt immer einmal wieder Momente der Ruhe und des Innehalten. Ich hoffe, dass gerade ein solcher Moment gekommen ist und möchte allen Kolleginnen und Kollegen aber auch allen anderen Menschen die diese Seite immer einmal wieder besuchen frohe Weihnachten und ein glückliches neues Jahr wünschen.



Eine ganze Weile freue ich mich schon darauf diesen Artikel zu schreiben um hier einmal Danke zu sagen, aber auch um festzustellen, was sich eigentlich dieses Jahr alles getan hat. Dabei bleibt der Focus allerdings hier aufs Blog und die behandelten Themen, auch wenn diese Seite nicht wirklich von den Menschen in meinen Umfeld losgelöst werden kann.
 

Mein Jahresrückblick auf 2017

Mittlerweile hat der Jahresrückblick hier im Blog ja tatsächlich schon eine gewiße Tradition und auch für mich selbst ist es immer wieder ein schönes Gefühl hier einen dankbaren Blick zurück zu werfen und sich einige schöne Dinge wieder bewusst zu werden, die entweder erreicht worden sind oder die hier ein ausführliches Thema im Blog waren.

Von daher lade ich hier zum Rückblick ein und hoffe, dass sie wie in oberen Bild sich Willkommen fühlen mich auf diese Rückschau zu begleiten.

Veranstaltungen 2017

Im Jahr 2017 fanden sicherlich einige mehr Fachtagungen, Veranstaltungen oder Symposien statt, aber für mich waren hier drei davon etwas besonderes auf die ich sehr gerne einen Blick zurück werfen mag.

THM Datenschutztag 2017

Im ersten Quartal 2017 hatte ich endlich einmal mir die Zeit genommen und den Datenschutztag der Technischen Hochschule Mittelhessen besucht. Die Datenschutzbeauftragten meiner alten Hochschule bieten einmal Jährlich einen bunten Strauß an Themen rund um Datenschutz an, so dass mein "Rückblick THM Datenschutztag 2017" nur einen kurzen aber vielleicht aufklärenden Einblick in diese Veranstaltung liefern kann.

Symposium zum Reformationsjubiläum Gießen local-global

Von besonderer persönlicher Bedeutung ist aber auch unser Symposium zum Reformationsjubiläum Gießen local-global 2017 gewesen. Diese Veranstaltung des evangelischen Dekanats Gießen widmete sich den Themen der Agenda 2030 in praktischer Auswirkung auf die Bereiche Jugendbeschäftigung, Gemeinwesenarbeit und Migration in Gießen und weltweit gemeinsam mit Expert*innen aus Afrika, Asien und Lateinamerika. Im Artikel "Ups, ich spreche ja englisch - Rückblick auf das Symposium Gießen local-global" ist ein persönlicher Rückblick auf diese Veranstaltung zu finden und sowohl menschlich als auch von der Organisation dieser Veranstaltung bin ich hier noch immer sehr begeistert darüber, was hier vom evangelischen Dekanat und dem Orgateam auf die Beine gestellt worden ist. Persönlich war es für mich eine Herausforderung aber auch Freude und Bereicherung selbst Teil des Organisationsteams gewesen zu sein und einmal ein ganz und gar anderes arbeiten als in meiner regulären Tätigkeit zu erleben und mit gestalten zu können. Beeindruckt war ich, dass die Überlegungen in den Artikeln "Social Media Systeme wie Wiki, Onlineforen oder Komptenzprofile mit PHP umsetzen" hier auch ganz konkret umgesetzt worden sind. Wir haben gemeinsam im Wiki gearbeitet und per Internet (über Skype) ausgetauscht und sowohl Terminverwaltung als auch Mail wurde über eine gemeinsame Oberfläche genutzt. Auch die interne Dokumentation (in Wort, Bildern und Sprachaufnahmen) aber auch die aus der Veranstaltung entstehenden Ergebnisse waren und sind überzeugend und hier war erneut ein neuer Blick auf die Möglichkeiten der Kirche möglich. Unter der Überschrift "Auch wir sind entwicklungsbedürftig" findet sich auf der Seite des Dekanats ebenfalls ein Rückblick auf "Entwicklungstagung in Gießen".
 

FICO Forum Infotage 2017

Beinahe etwas kleiner, aber nicht ebenso herausfordernd, war auch dieses Jahr der Besuch der FI CO Forum Infotage. Dieses Jahr war ich hier als Fachbesucher und nicht als Vortragender so dass auch hier für mich eine neue Perspektive entstanden ist und ich eine Menge an Input und Mitschriften mit zur Arbeit nehmen konnte die sicherlich nächstes Jahr auch noch einmal einen Rückblick auf diese Veranstaltung bieten kann. Im Artikel "FI CO Forum Infotage 2017 und digitale SAP-Fortbildung für Studenten und Hochschulbeschäftigte" lassen sich anhand der von mir besuchten Vorträge auch schon absehen, dass dieses spannend werden kann.

Danke an meinen Verlag

An dieser Stelle aber auch direkt ein herzliches Danke an die Organisation aber auch für ihr sonstiges Engagement sei es im Forum oder auch bei der Betreuung der Autorinnen und Autoren an meinen Verlag die Espresso Tutorials GmbH. Insbesondere durch ihr Onlineforum bin ich immer wieder beeindruckt wie die Community hier untereinander sich hilft und welche Möglichkeiten des Austausch hier vorhanden sind.
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Weitere Angebote sind unter "Buchempfehlungen" zu finden. Wobei ich hier auch noch einmal etwas später im Rückblick auf diese zurück kommen werde.
 

Nachrichten aus dem Maschinenraum

Auch dieses Jahr hat sich einiges an Technik auf dieser Seite getan. Anfang 2017 stand ein Wechsel meines Webhosters an (siehe Artikel "Webhosterwechsel und Umstellung von http:// auf https:// (SSL Verschlüsselung) und VG Wort Zählmarken") und gleichzeitig auch ein Umzug meiner eMail-Postfächer zu Posteo.de. Über diesen Mailanbieter werde ich wohl auch in naher Zukunft einen ausführlicheren Artikel schreiben aber bei beiden Anbietern bin ich derzeit tatsächlich mehr als begeistert. Daher auch kurz einen kleinen Werbehinweis :-).




Da mir das Thema Datenschutz aber auch schon bei der "Umsetzung EU Cookie-Hinweis Richtline 2009/136/EG bzw. Richtlinie zur Nutzereinwilligung" wichtig war bin ich auch das Thema Spamkommentare im Artikel "Kommentarfunktion im Blog Umgang mit Spam auch unter Beachtung des Datenschutz" aktiv angegangen. Viele Veränderungen insbesondere im Hintergrund und die technische Betreuung wäre ohne meine Frau gar nicht erst möglich gewesen. So gut die Technik auch sein mag muss ja auch jemand diese bedienen können. Im Artikel "Technikupdate im Blog, Feedly und Syntaxhighlighting" sind nur ein paar Kleinigkeiten erwähnt, aber insgesamt bin ich sehr froh, dass die Programmierung meines Blogs hier in kundigen Händen liegt und ich eine individuelle Softwarelösung hier nutzen darf, die ganz und gar auf meine Bedürfnisse angepasst ist (vom WYSIWYG Editor der Beiträge hier über Entwurfsversionen von Artikeln oder auch der Einbindung von VG Wort Zählpixel). Neben ihrer Seite ist aber auch und gerade ihr Buch zum Einstieg ins Thema PHP sehr zu empfehlen.

 
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Aber neben der Technik hat sich auch von der Themenvielfalt hier im Blog einiges getan. Unter anderen ist das Thema Smarthome hier im Blog eingezogen, so dass die Artikelserie auf einer eigenen Seite "Smart Home Systeme im Alltag - z.B. Google Home und Amazon Echo (Alexa)" ihren Platz gefunden hat. Hier ist eine für mich faszinierende Serie entstanden, die auch thematisch sehr gut zu uns passt. Schon beim Chromecast waren wir "early adopter" und auch bei Alexa und Google Home haben wir uns diese Geräte in die Wohnung direkt beim Eintritt in den deutschen Markt geholt. Gerade die Erfahrung damit im Alltag waren einer der Gründe, warum ich dann diese Serie geschrieben habe und nun auch hoffe, dass diese auch andere einen guten Überblick zum Thema gibt.

Kommentare, Blogs und Vernetzung

Insbesondere durch andere Blogs kommen hier immer wieder neue Ideen und Anregungen an aber auch Onlineforen oder auch Anfragen per Mail und Kommentare im Blog oder auch per Telefon tragen oftmals dazu bei, dass sich das Themenfeld hier erweitert und ein echter Austausch entsteht. So habe ich schon einige Codingvorschläge in ABAP erhalten oder auch Kommentare über das sogenannte soziale Netzwerk erhalten. Ich war ja anfangs schon ein wenig skeptisch auch bei Facebook eine Seite zu betreiben (siehe https://www.facebook.com/unkelbach ) aber zumindest einige Rückmeldungen haben mich da auch überzeugt hier ebenso wie auf twitter (siehe https://twitter.com/aunkelbach ) aktiv zu sein.

Gerade im Bereich Excel oder Controlling hat dieses auch spannende Projekte als Folge. So bin ich gemeinsam mti anderen Bloggern rund um Excel im Artikel "5 Excel Formeln, die du kennen solltest" aktiv gewesen aber auch ein Kollege von mir fängt nun ebenfalls an ein Blog zu schreiben. Hier sind dann "Informationen rund um Hochschulcontrolling, Haushalt, Finanzen und Rechnungswesen" zu finden.

Neue Blogroll - Blogempfehlungen

Dadurch, dass auch viele andere Blogs sich am verändern sind habe ich die letzten Tage auch dafür genutzt meine Webempfehlungen zu aktualisieren. In meiner Blogroll sind nun auch die Themenblogs etwas sortiert und die Links aktualisiert.

Android App

Ich habe eine alte Webanwendung für mich wieder entdeckt die dabei hilft die eigene Bibliothek zu verwalten (siehe "Lesen 2.0 Literaturverwaltung per App und Web mit Librarything das eigene virtuelle Buchregal") aber auch meine Terminverwaltung ("Termine verwalten unter Android mit Business Calendar 2 definitiv ein lohnendes Upgrade") und mein Mailprogramm unter Android ("Mailprogramme unter Android mit Exchange EWS Unterstützung insbesondere Aquamail") hat ein Upgrade erfahren.



Insgesamt ist auch durch einen Umzug auf ein neues Smartphone und die Nutzung von neuer Technologie sowie ein kleiner Ausflug in Richtung VR hier sicherlich noch das ein oder andere Thema mit Potential für weitere Artikel vorhanden.

Das gedruckte Wort und Vortrag in Hessen

In 2017 bin ich auch vermerkt dazu über gegangen meinen Onlineshop zu überarbeiten. Hier können nun direkt ausgewählte Bücher erworben werden aber auch das eigene SAP Know How durch die digitale Bibliothek von Espresso Tutorials ausgebaut werden. Besonders stolz bin ich auch darüber, dass zwischenzeitlich auch wieder einige Buchempfehlungen / Rezensionen hinzugekommen sind. Dieses gilt sowohl für meine eigene Seite auf der ich einige Buchrezensionen geschrieben habe als auch auf die Rezensionen bei Amazon zu meinen eigenen Büchern. Auf meiner Amazon Autorenseite * sind hier einige Rezensionen hinzugekommen auf die ich tatsächlich sehr zufrieden schaue und mich über das erhaltene Feedback sehr freue.



Aber auch in analoger Form sind mir Bücher noch immer wichtig.

So konnte ich dieses Jahr unter "Buchempfehlung »Excel Pivot-Tabellen für dummies« von Martin Weiß ( tabellenexperte.de )" mich in Excel fortbilden und ganz erstaunt feststellen, dass das Thema Pivot-Tabellen in Excel tatsächlich umfangreich und richtig gut in Buchform vermittelt werden kann.

Besonders zufrieden bin ich natürlich über die erfolgreiche Buchveröffentlichung meines eigenen Buches. Dieses ist im Juni 2017 erschienen und behandelt einige der Themen die auch an meiner Arbeit immer wieder relevant sind. Unter "Buchveröffentlichung »Berichtswesen im SAP®-Controlling«" ist dieses näher vorgestellt.

 

Daneben hat dieses Buch aber auch dazu geführt, dass ich vor Kolleginnen und Kollegen einen "Auffrischungsworkshops SAP Query im Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen" halten durfte.

Berufliche Veränderungen und SAP Arbeit in Hessen

Die hessischen Hochschulen sind gemeinsam an das Competence Center Hessische Hochschulen (CCHH) angebunden welches auch zentral in Zusammenarbeit mit den Keyuserinnen und Keyusern der Hochschulen die SAP Module betreut und sich um zentrale Fragen kümmert. Gerade die Anwendungsbetreuung der einzelnen Module und die gemeinsamen Arbeitsgruppen sind ein Faktor der die Arbeit im SAP Umfeld in Hessen tatsächlich viel Freude macht und wo ein kollegialer Austausch gelebt wird. Vielen Dank an die gute Zusammenarbeit, den kollegialen Austausch und auch wenn wir immer wieder Veränderungen im Laufe des Jahres mitbekommen haben auch oder gerade deswegen ein herzliches Danke für die gemeinsame Zeit.

Aber auch die Kolleginnen und Kollegen an meiner eigenen Hochschule sind oftmals ein Grund, weswegen ich gerne in Gießen bin, mich austausche (hin und wieder kabbeln kann) aber im Großen und Ganzen ebenfalls eine Quelle der Inspiration für Blogartikel aber auch ein angenehmer Umgang und für eine gute Zusammenarbeit stehen. In der Mitte des Jahres gab es bei mir iene organisatorische Änderung (siehe Lebenslauf) und ich bin  neugierig, wie sich diese in 2018 auswirken wird.

Unabhängig wohin sich die Wege entwickeln werden würde ich mich freuen, wenn weiterhin ein guter Kontakt vorhanden ist und möglicherweise können wir ja auch auf anderen Wege noch in Kontakt bleiben. Über eine XING Anfrage oder auch Bewertung/Kontakt über die Facebookseite würde ich mich sehr freuen :-)


Facebook Twitter Google+ XING*

* XING Premiummonat für Neumitglieder

 

Neues Logo für meine Seite und so

Besonders schön sind aber auch scheinbare Kleinigkeiten, wie die Einführung eines Unternehmenslogo für meine Seite etwas, dass mich ebenso freut w (ie ein Satz selbst gestalteter Visitenkarte die sowohl für meine Person als auch beide bisher veröffentlichten Bücher ein wenig Werbung machen. Das Logo erinnert mich ein wenig an eine Büroklammer und besteht aus meinen Initialen des Vor- und Nachnamen.
 

Ausblick aufs neue Jahr

Für einige Kolleginnen und Kollegen steht nun der Jahresabschluss an und einige sind auch schon dabei sich um das Thema Steuererklärung zu kümmern und sei es, dass sie sich eine aktuelle Version ihrer Steuersoftware holen (siehe auch meine Empfehlungen unter (Software)-Tools) aber insgesamt hoffe ich doch, dass auch für andere der Rückblick auf das Jahr mit positiven Erinnerungen gefüllt war. Ich würde mich freuen, wenn der ein oder andere Artikel hier im Blog dazu beigetragen hat das ein oder andere Problem zu lösen oder eine Anregung war sich intensiver mit den ein oder anderen Artikel zu beschäftigen.

Wenn ich so auf das Jahr zurück blicke sprechen gerade die behandelten Themen auch dafür, dass weiterhin diese Seite davon lebt, dass ein aktiver Austausch mit Kolleginnen und Kollegen, Fachleuten und Menschen weiterhin gelebt werden sollte. Ich freue mich tatsächlich immer wieder darüber, was aus dieser Seite entstanden ist, welche Möglichkeiten hier gewachsen sind und mit welchen Menschen ich dadurch in Kontakt geraten bin.

Manchmal werden hier kleine Themen (wie das Einrichten meines neuen Arbeitsrechner im Artikel "Arbeitsrechner neu einrichten Wechsel auf Windos 10, aktuelle Office Version sowie SAP und Excel anpassen" behandelt hin und wieder gibt es aber auch umfangreiche Handbücher zum Beispiel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" oder auch "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" behandelt aber immer beruhen diese Artikel auch auf konkrete Fragen und Anregungen die ich auch von anderen Menschen erhalten habe und die sich durch einen regen Austausch und Feedback auf unterschiedliche Weise ergeben haben. Ich mag hier einfach einmal Danke sagen für die Unterstützung die ich so erfahre und bin schon neugierig, welche Veränderungen sich im neuen Jahr ergeben werden.



Abschließend hoffe ich, dass auch mein Blick auf das neue Jahr ebenso neugierig wie der unseres Kater sein wird und ich freue mich sowohl auf die Weihnachtszeit als auch auf das neue Jahr. Sofern wir uns nicht noch persönlich lesen oder hören mag ich schon heute einen schönen Advent, frohe Weihnachten und ein glückliches neues Jahr wünschen.

Neben der Einrichtung eines neuen Computerarbeitsplatzes (siehe Artikel "Arbeitsrechner neu einrichten Wechsel auf Windos 10, aktuelle Office Version sowie SAP und Excel anpassen") hatte ich die letzten Tage das Vergnügen mich nicht nur mit einer neuen Office Version sondern auch professioneller mit der Nutzung von Excel Pivot-Tabellen zu beschäftigen.

Dieses Wochenende war das Buch von Martin Weiß (tabellenexperte.de) ausgelesen und ich (aber auch unser Kater) sind restlos begeistert.



Normalerweise wird das Thema Pivot-Tabellen allenfalls mal in Form eines Kapitel innerhalb der Excel-Literatur (die mir bekannt ist) behandelt, so dass ich schon mehr als neugierig war, wie hier ein ganzes Buch gefüllt werden kann. Aber in der vorliegenden Form ist das tatsächlich perfekt gelungen.

Eine ausführliche Beschreibung ist unter Buchempfehlungen unter Excel Pivot-Tabellen (Excel, Pivot-Tabellen/Charts, Datenmodelle, Dashboard) zu finden.

 
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Dabei punktet für mich das Buch insbesondere durch praktische Übungen, die mit entsprechenden Beispielen nicht nur das Thema Pivot-Tabellen behandeln sondern auch eine umfangreiche Anleitung zur Erstellung eines Dashboard oder auch Datengrundlagen für eine Pivot-Tabelle bietet. Beruflich hatten wir vor einiger Zeit einen ausführlichen Vortrag eines Kollegen (siehe Artikel "Informationen rund um Hochschulcontrolling, Haushalt, Finanzen und Rechnungswesen" bzw. die Seite hochschulcontrolling.de ) zum Thema Datenvisualisierung erhalten und viele hier vorgestellte Maßnahmen sind im Buch von Martin Weiß mit praktischen Empfehlungen umgesetzt worden.

Auch ohne direkt mit den Beispieldateien am Rechner zu arbeiten sind die eingebundenen Übungen sowie Screenshots sehr hilfreich und lassen tatsächlich in den einzelnen Kapiteln einen echten AHA-Effekt entstehen.

Besonders hervorzuheben ist natürlich auch der Praxisbezug und die humorvolle Art und Weise wie durchaus komplexe Themen verständlich erläutert werden. Gerade die Verwendung von "formatierten Tabellen" als Datengrundlage aber auch die Kopie eines Berichtslayouts (was ich mir künftig für eine Tabellenvorlage vornehme) sind kleine Hinweise, die tatsächlich das Leben erleichtern und im Idealfall auch eine anstehende "Management Summary" in Form eines Dashboards erstrebenswert erscheinen lassen.

Ausführliche Rezension

Eine ausführliche Rezension zum Buch ist unter den Buchempfehlungen auf dieser Seite unter Excel Pivot-Tabellen (Excel, Pivot-Tabellen/Charts, Datenmodelle, Dashboard) zu finden.

Ein interner Umzug mit Austausch von EDV bringt es oft mit sich, dass bestimmte Einstellungen die man irgendwann einmal am Rechner gemacht hat erneut wiederholt und vor allem sich daran erinnert werden muss...  Immerhin war bei mir der gesamte Umzug in einen halben Tag abgeschlossen. Hier hat daheim das Thema "Smart Home" deutlich mehr Zeit in Anspruch genommen.

Einige kleinere Einstellungen die aber für mich gerade in Hinblick auf Wechsel zur neuen Windows aber auch Office Version das Leben erleichtern möchte ich an dieser Stelle erwähnen.

Windows, Office, SAP

Insgesamt gehe ich hier auf drei für mich wichtige Punkte ein. Im ersten Abschnitt (I) erläutere ich einige Optionen die mir unter Windows als wichtig erscheinen, gehe dann im zweiten Abschnitt (II) auf Einstellungen in Microsoft Office zum Thema Vorlagen und der persönlichen Makroarbeitsmappe in Excel ein um im dritten Abschnitt (III) dann auf zwei wichtige Einstellungen im SAP Umfeld bzgl. Excel und im vierten Abschnitt (IV) zum SAP GUI selbst einzugehen.
 

I. Windows einrichten

Der erste Schritt dürfte wohl sein wieder sein Betriebsystem sympathisch zu machen. Was den Kolleginnen und Kollegen möglicherweise die Büropflanze ist, ist bei mir eindeutig die Individualisierung des Desktop... 

Desktop Thema - Design umziehen

Farbabstimmungen, Sounds und Hintergrundbild sind nun vielleicht nicht unbedingt eine arbeitsnotwendige Einstellungen, aber dennoch kann es hilfreich sein um sich am gewohnten Arbeitsplatz wieder einzufinden, wenn die Einstellungen für Farbe, Hintergrundbild etc. am neuen Arbeitsplatz umziehen. Unter Windows 7 ist dieses in der Systemsteuerung unter Anpassung mit der rechten Maustaste auf das Theme (eigene Design) durch den Punkt "Design für die Freigabe speichern" möglich. Hier wird eine Datei mit der Endung .themepack gespeichert und kann per Doppelklick am neuen Windows direkt eingefügt werden.

Dieser Punkt ist auch unter Windows 10 weiterhin vorhanden und kann unter
EINSTELLUNGEN oder  +  I
unter den Punkt  PERSONALISIERUNG
im Abschnitt DESIGNS ebenfalls durchgeführt werden. Auch hier kann das aktuelle Design per rechte Maustaste angeklickt und heruntergeladen werden.

Schön an Windows 10 ist, dass für diese Personalisierung keine Adminberechtigung erforderlich ist.

Bildschirmschoner unter Windows 10

Wenn wir ohnehin schon bei den Anpassungen sind kann unter
PERSONALISIERUNG unter den Punkt SPERRBILDSCHIRM am Ende der Einstellungen die Einstellungen für Bildschirmschoner gewählt werden.
Hier kann dann auch der Bildschirmschoner FOTOS gewählt werden und über Einstellungen als Pfad %appdata% und hier der Unterordner

• ROAMING
• MICROSOFT
• WINDOWS
• THEMES

und der Name des Themes gewählt werden.
Bei mir wäre dieses zum Beispiel:

C: > Users > NAME > AppData > Roaming > Microsoft > Windows > Themes > Kaffee

sowie eine kurze Laufzeit bis der Bildschirmschoner aktiv geschaltet wird. Durch die Option "Anmeldeseite bei Reaktivierung" muss sich nach Verlassen des Rechners auch wieder direkt angemeldet werden.

Systemeinstellungen und Datenschutz

Sofern nicht von der internen IT die Einstellugen von Windows vorgenommen worden sind oder eine Policy diese entsprechend ausrollt ist auch der Artikel "Windows 10 Grundlagen, erste Einstellungen und Datenschutz" lesenswert, gerade bei selbst administrierten Geräten.

Programme in den Autostart legen

Im WIndows 10 Startmenü scheint es keinen Ordner AUTOSTART mehr zu geben über den alle Programme hinterlegt werden (Mail, SAP GUI Logon, Excel, ...) ohne dass diese direkt aufgerufen werden müssen. Zum Glück gibt es diesen ausgeblendeten Ordner aber weiterhin und entsprechende Verknüpfungen oder auch BATCH Dateien können hier hinterlegt werden.

Über  + R kann die Anweisung  SHELL:AUTORUN gestartet werden und schwups landet man im Ordner wo die Verknüpfungen hingehören. Dieses funktioniert nebenbei auch mit SHELL:APPDATA  :-)
 

II. Microsoft Office einrichten

Insbesondere wenn auch direkt ein Wechsel der Office Version ansteht können weitere Einstellungen tatsächlich den Alltag erleichtern. Daneben können aber auch Vorlagen oder die persönliche Makroarbeitsmappe ein wichtiger Punkt beim Umzug sein

Microsoft Excel persönliche Makroarbeitsmappe

Wie im Artikel "Excel Umgang mit Makros und Visual Basic for Applications (VBA)" erläutert arbeite ich gerne mit einer kleinen Sammlung von Makros die ich in vielen Excelmappen anwende. Dazu sind einige hilfreichen Makros zum Beispiel zur Aufhebung eines Passwortblattschutz oder Anlegen eines Inhaltsverzeichnis in der persönlichen Makroarbeitsmappe gespeichert.

Über  + R kann die Funktion SHELL:APPDATA aufgerufen werden.

Im Unterordner

• ROAMING
• MICROSOFT
• EXCEL
• XLSTART

liegt dann im Quellrechner die Datei PERSONAL.XLSB die auch direkt auf den neuen Rechner kopiert werden kann, so dass hier die alten Makros direkt wieder genutzt werden können. Die Makros in der persönlichen Arbeitsmappe stehen immer zur Verfügung und sind nicht an einer geöffneten Excelmappe gebunden.

Hierzu muss die Mappe jedoch einmalig eingerichtet werden. Dieses ist am einfachsten möglich indem ein "Dummy-Makro" (ein beliebiges Makro) aufgezeichnet wird und in der persönlichen Arbeitsmappe gespeichert wird.

Ein in meinen Augen sehr sinnvolles Makro für die Persönliche Makroarbeitsmappe ist das Makro Excel Blattschutz aufheben, Inhaltsverzeichnis in Excel über vorhandene Tabellenblätter oder auch die im Artikel Office Integration - Excelansicht in SAP und Daten kopieren nach Excel beschriebene Makros, welche nicht in der Zieldatei gespeichert werden müssen aber sinnvollerweise immer einmal wieder angewendet werden können.

Bearbeitungsoptionen Excel mit Klick auf Quelle Navigation per Doppelklick auf Ursprung

Um eine Verknüpfung direkt per Doppelklick zu öffnen können die Bearbeitungsoptionen angepasst werden. Damit besteht die Möglichkeit in der Zelle A1 im Tabellenblatt mit der Formel =Tabelle2!A2 per Doppelklick direkt auf Zelle A2 in das Tabellenblatt Tabelle2 zur verlinkten Tabellenzelle zu navigieren.

Dieses kann unter DATEI->OPTIONEN in den Excel-Optionen unter ERWEITERT im Abschnitt BEARBEITUNSOPTIONEN durch Deaktivieren der Option "Direkte Zellbearbeitung zulassen"  realisiert werden. Damit kann weiterhin per Doppelklick in der Exceltabelle navigiert werden.
 

Speicherort für Vorlagen (Dokumentenvorlage für Winword, Excel, Powerpoint)

Seit einiger Zeit habe ich das Arbeiten mit Vorlagen sowohl für Winword als auch für Powerpoint zu schätzen gelernt. In bisherigen Versionen von Microsoft Office musste man die Vorlagen im Template Ordner ablegen, wie im Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen" beschrieben.

Ab Office 2013 (und damit auch 2016) kann unter DATEI -> OPTIONEN unter SPEICHERN ein Standardspeicherort für persönliche Vorlagen in jeder Officeanwendung (Powerpoint, Winword und auch Excel) angelegt werden. Danach sind im Dialog DATEI -> NEU nicht nur die von Microsoft EMPFOHLEN Vorlagen vorhanden sondern unter PERSÖNLICH auch die eigenen Vorlagen die tatsächlich eine Menge Arbeit erleichtern.

Outlook Vorlagen (Mail als Formular für Urlaubsantrag, Gleitzeit)

Gerade für Urlaubs- oder Gleitzeitanträge nutze ich mittlerweile auch in Outlook Vorlagen. Grundsätzlich können auch Mails geschrieben und vor den Versand unter DATEI -> SPEICHERN UNTER als DATEITYP Outlook Vorlage gespeichert werden. Diese Vorlage kann in Outlook "Start" in der Befehlsgruppe "Neu" durch den Punkt "Neue Elemente" unter "Weitere Elemente" durch den Punkt "Formular auswählen"  über die Bibliothek (Suchen in) Vorlagen im Dateisystem geöffnet werden. Der Standardspeicherort für diese Dateien unter Windows ist im Benutzerverzeichnis unter

• APPDATA
• ROAMING
• MICROSOFT
• TEMPLATE

zu finden. Dieser Pfad lässt sich auch in den Einstellungen nicht ändern.Sofern mit Exchange gearbeitet wird, kann auch mit der Bibliothek für organisatorische Formulare gearbeitet werden.

Um hier Formulare zu speichern kann der Mailentwurf über den Ribbon Entwicklertools und hier in der Gruppe Formular über die Schaltfläche Veröffentlichen sowohl in der persönlichen Bibliothek als auch  „Bibliothek für persönliche Formulare“ als auch  „Bibliothek für organisatorische Formulare“ gespeichert werden. Hier sollte man aber seine eigene Mailsignatur wieder entfernen da diese bei neuen Mails ohnehin angehängt wird und damit doppelt vorhanden wäre. Ein weiterer Vorteil dieser Variante ist, dass die Mailvorlage am Server gespeichert ist und damit kein Kopieren der Dateien erforderlich ist :-)

Winword startet in Leseansicht  (Lesemodus) statt Seitenlayout

Gerade beim Arbeiten mit Worddokumenten am Netzlaufwerk startet Office bzw. Winwort oftmals im Lesemodus, so dass die Datei nicht direkt bearbeitbar ist sondern erst in den Lesemodus umgestellt werden muss. Dieses ist zu umgehen indem unter OPTIONEN -> ALLGEMEIN im Abschnitt STARTOPTIONEN die Option "E-Mail-Anlagen und andere nicht bearbeitbare Dateien im Lesmodus öffnen" deaktiviert wird.

Word, Excel, Powerpoint ohne Startbildschirm mit Vorlagenauswahl starten

Ebenfalls hilfreich ist an gleicher Stelle die Option "Startbildschirm beim Start dieser Anwendung anzeigen" zu deaktiveren, wenn nciht regelmäßig mit Dokumentenvorlagen gearbeitet wird. Hier wird dann direkt mit einem leeren Dokument gestartet. Diese Option ist auch bei Excel und Powerpoint sinnvoll.

Gerade bei Excel und Vorlagen für Pivottabellen kann es nebenbei sinnvoll sein hier eine Standardmappe anzulegen, die jedes mal genutzt wird. Hier ist im Artikel "Wie man die Standardmappe beim Start ändert" auf excelnova.org eine Anleitung zu finden.

Lineal in Winword aktivieren

Viele gewohnten Einstellungen (sei es das Lineal in Winword oder im Windows Explorer die Dateitypen) lassen sich in der Registerkarte Ansicht wieder aktivieren. Die wohl schönste Option in Office 2016 ist die Nachfolge von Karlchen Klammer (die nicht mehr ganz so jüngeren erinnern sich sicher noch).

Oberhalb der Symbolleiste ist die intelligente Suche "Was möchten Sie tun?" die auch per ALT + M aktiviert werden kann. Hier kann direkt nach bekannten Funktionen oder auch in der Hilfe gesucht werden und liefert sehr schöne Ergebnisse.

Mailantworten in wieder ins eigene Antwortfenster (Abdocken)

Gerade mit mehreren Fenstern möchte man gerne auch bei Antworten auf Mails in Outlook diese wieder im eigenen Fenster haben. Dieses ist jedoch nur über die Funktion ABDOCKEN bei jeder Mail möglich. Jedoch kann diese InlineAntwort ab Outlook 2013 auch wieder auf die bisherige Fensterlösung umgestellt werden.

Diese Option ist über das Ribbon DATEI und hier über OPTIONEN im Reiter EMAIL und dort im Abschnitt ANTWORTEN UND WEITERLEITUNGEN durch die Option "Antworten und Weiterleitung im neuen Fenster öffnen" möglich.
 

Neuerungen in aktueller Office Version

Ein Wechsel zur aktuellen Office Version bringt auch immer wieder Neuerungen. Entsprechend hilfreich sind hier Artikel wie "Was bringt mir eine neuere Excel-Version?" von tabellenexperte.de oder auch "Excel 2016 - Eine Übersicht der wichtigsten Neuerungen" von excel-koenig.de(muss ich auch noch in die Blogroll aufnehmen.

Aktuelle Schulungsunterlagen von Microsoft sind auf der Seite "Office 365 Schulungscenter". Hier sind für die einzelnen Office Programme aktuelle Schulungen zu finden.  Diese können eine Alternative zu "Video2brain - Onlineschulung per Videostreaming unter Android, Windows, iOS und Web" welches heute unter linkedin learning von Microsoft angeboten wird. Darüber hinaus sind natürlich auch die Office bzw. Blogs rund Excel hilfreich. Unter den Webempfehlungen habe ich Excel Blogs - Blogs rund um Tabellenkalkulation insbesondere Excel aber auch Office vorgestellt die ebenfalls mehr als einen gelegentlichen Blick wert sind.

 

III. SAP und Excel

Gerade bei der Zusammenarbeit mit SAP und Office aber auch Windows gibt es aber ebenfalls noch eine Menge zu beachten. Die Besonderheiten des Zusammenspiel zwischen Excel und SAP (insbesondere bzgl. des Export von Daten nach Excel aus Berichten) habe ich im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling«  beschrieben.
  (01. Juni 2017) Paperback ISBN: 9783960127406

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Makros zulassen

Eine Besonderheit ist hier die Office Integration von einigen Berichten. Sofern bei Ihnen hier nur eine leere Excel-Arbeitsmappe erscheint und keine Berichtsdaten kann dieses daran liegen, dass Sie keine Makros aus Sicherheitsgründen zu lassen. Leider werden jedoch die Farbtabellen von SAP durch integrierte Makros aufbereitet, so dass in Excel mindestens folgende Option freigeschaltet werden muss.

• DATEI
• OPTIONEN
• TRUSTCENTER

Hier ist der Punkt "Einstellungen für das Trustcenter" zu wählen. Im neuen Fenster ist unter den Punkt MAKROEINSELLUNGEN mindestens die Option "Alle Makros mit Benachrichtigung deaktiveren" zu wählen. Nun startet eine Excelinstanz und man kann bei SAP Berichten die Makros zulassen. Alternativ könnte auch die Option "Alle Makros aktivieren" gewählt werden. Hier weist Microsoft zu Recht aber darauf hin, dass dieses nicht empfohlen wird, da potenziell gefährlicher Code ausgeführt werden kann. Die Option "Alle Makros, außer digital signierten Makros deaktivieren" reicht leider nicht aus, da die Makros hier nicht digital signiert sind und damit ebenfalls nicht ausgeführt werden.
 

IV. SAP GUI Layout Einstellungen

Gerade beim SAP GUI gibt es ebenfalls noch einige Einstellungen, die hilfreich sind und bei der normalen Einrichtung nicht voreingestellt sind. Auf diese mag ich ebenfalls noch eingehen.

SAP GUI Einstellungen

Natürlich ist es am einfachsten die saplogon.ini vom einen Rechner auf den anderen zu kopieren. Sofern darauf aber kein Zugriff vorhanden ist bietet es sich an eine Tabelle anzulegen in der Anwendungsserver, Instanznummer, System-ID und der SAP Router String festgehalten werden. Gerade bei mehreren SAP Systemen ist es auch eine Überlegung wert, ob die einzelnen Systeme mit vorran gestellter Nummer

001 Produktiv System Arbeit
002 Test System Arbeit
003 Entwicklung System Arbeit
01-----------------
010 Referenzsystem

etc. wobei das System mit Trennzeichen ein Dummyeintrag ist. anzulegen sinnvoll wäre.

Automatisch im SAP System anmelden

Neben einer gescheiten Passwortverwaltung (bspw. mit Keepas) kann aber auch der Artikel "Erleichteter Zugang zum System über SAPLOGON-Verknüpfung" von sybeklue lesenswert sein. Hier werden direkt Verknüpfungen mit Benutzername und Passwort im GUI bzw. am Desktop hinterlegt. Ebenfalls spannend in diesem Zusammenhang ist der Artikel "Single Sign On mit KeePass" auf rz10.de. Beide Artikel sind schon etwas älter, aber im Grundsatz dürften beide auch noch funktionieren.
 

SAP Systemname in Titelleiste anzeigen

Im SAP Umfeld wird oftmals mit mehr als ein SAP System gearbeitet (Entwicklungssystem. Qualitätssicherung/Testsystem, Produktivsystem und manchmal auch Referenzmodell, Ides ....) so dass es sehr hilfreich ist, wenn man nicht nur in den Systemfarben (so man diese im Design einstellt) sondern auch in der Titelleiste des jeweiligen SAP Fenster direkt sieht welches System da gerade offen ist.

Im SAP Gui kann dieses unter Optionen (Links im SAP Logon neben SAP LOGON ) oder in SAP durch das Symbol "LOKALES LAYOUT PFLEGEN" bzw. die Tastenkombination ALT  + F12  über den Eintrag OPTIONEN im Ordner INTERAKTIONSDESIGN im Punkt VISUALISIERUNG 2 im Abschnitt Fensterüberschriften die Option "SYSTEMNAME IN TASKLEISTE ANZEIGEN" gewählt werden.

SAP Systemfarben einstellen

Insbesondere bei der Nutzung einer Dreisystemlandschaft (Development(Entwicklung), Quality(Test/Qualitätssicherung), Productiv (Produktivsystem) ist es hilfreich auch in der Oberfläche direkt zu sehen in welchen Systemen man sich gerade befindet.

Hierzu kann eine farbliche Unterscheidung hilfreich sein. Nach Anmeldung im SAP kann durch das Symbol "LOKALES LAYOUT PFLEGEN" bzw. ALT+F12 über den Eintrag Optionen unter den Farbeinstellungen nicht nur die Farbprofile eingestellt werden sondern im angemeldeten SAP System unter FARBEN IM SYSTEM sowohl für das SAP System als auch die Kombination MANDANT und SAP System ein entsprechendes Farbprofil zugewiesen werden. So zum Beispiel Produktiv = Standardkonfiguration, Qualität/Testsystem = SAP GREEN und Entwicklungssystem = SAP RED.

Weitere Einstellungen und Empfehlungen rund um SAP GUI

Im Artikel "29 SAP-GUI Features, die SAP-Berater kennen müssen!" auf thinkdoforward.com sind noch weitere Einstellungen und Funktionen innerhalb des SAP GUI vorgestellt, die ebenfalls praktisch sind.

 

FAZIT

Dieses sind tatsächlich nur wenige Kleinigkeiten, aber für mich erleichtert das doch einiges. Darüber hinaus finden sich im Artikel "Hilfreiche Tastenkombinationen unter Windows" ebenfalls einige sinnvolle Angaben und Hinweise.

Auf spezielle Anforderungen wie portable Software oder das Symbol Desktop anzeigen (siehe Artikel "Windows 7 und die Änderungen des Desktop" mag ich hier nicht weiter eingehen denke aber, dass die eingangs aufgeführten Punkte schon einmal einen Großteil der Einstellungen erläutert.

Gerade wenn man sich vorher schon Gedanken gemacht hat, was das Kopieren und Sichern der notwendigen Einstellungen oder auch der Sicherung von Dateien anbelangt ist die Ankündigung eines Rechnerwechsel längst nicht mehr so erschreckend. Daher hat mich der Vorbote des Umzugs wie im folgenden Bild zu sehen auch schon sehr gefreut.



Der Umzug auf einen neuen Rechner war komplett unproblematisch und privat bleibt dann sogar noch Zeit sich statt Gedanken darum wie man wohl am neuen Rechner zu recht kommt lieber etwas mit der Zukunft von Excel 2016 zum Beispiel in Form einer Weiterbildung bzw. Lektüre von "Buch: Excel Pivot-Tabellen für dummies®" von Martin Weiß (tabellenexperte.de) zu machen. Ich konnte schon ein wenig im Buch lesen und werde vermutlich relativ zeitnah hier ebenfalls eine Rezension dazu veröffentlichen mag aber schon heute darauf hinweisen. :-) Hin und wieder erscheinen solche Bücher ja direkt zum passenden Moment :-).

Vom 20. bis 21. November 2017 finden in Köln wieder die FI CO Forum Infotage statt.Von daher freue ich mich hier auf eine Menge an Input, spannende Vorträge und jede Menge Wissen rund um SAP. Allerdings muss ich ergänzen, dass auch sonst SAP Know How beim Veranstalter zu finden ist).



Im Artikel "FI CO Forum Infotage 2017 und digitale SAP-Fortbildung für Studenten und Hochschulbeschäftigte" habe ich die für mich spannenden Vorträge heraus gesucht die auch für die Bereiche Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen (oder auch für SAP Keyuser) interessant sind.

Ich freue mich sehr auf die Veranstaltung und damit verbundene Austausch mit anderen SAP Menschen :-) Vielleicht ergibt sich ja die Gelegenheit auf eine gemeinsame Tasse Kaffee in Köln.

Sollte das Thema SAP grundsätzlich interessant sein, kann ich auch die Kategorie SAP hier im Blog ebenso wie »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)« von Martin Munzel und mir als auch mein Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling«. Beide Bücher sind unter Veröffentlichungen auch auf dieser Seite vorgestellt und können sich sicherlich auch auf den FI CO Forum Infotagen näher angesehen werden.

Im Rahmen der Darstellung von BgA (Betriebe gewerblicher Art) als wirtschaftliche Geschäftsbetriebe einer juristischen Personen des öffentlichen Rechts stellte sich die Frage, wie hier der hoheitliche vom gewerblichen Bereich innerhalb SAP abgebildet werden kann. Der naheliegendste Gedanke war hier eine Segmentberichtserstattung bzw. eine Unterscheidung der einzelnen CO Objekte über die zugeordneten Profit-Center.

Denkbar war hier ein Berichtswesen über die Profit-Center-Rechnung und Unterscheidung nach einzelnen CO-Objekten wie Innenauftragsgruppen.

Diese Vorgehensweise basiert auf die Überlegungen im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter".

Eine andere Alternative wäre die Nutzung von Geschäfsberiechen innerhalb des SAP System.

Die einzelnen Geschäftsbereiche können im Customizing (Transaktion SPRO) unter

• Unternehmensstruktur
• Definition
• FInanzwesen
• Geschäfsbereich definieren

angelegt werden. Dabei stehen hier vier alphanummerische Zeichen zur Verfügung und ein Langtext als Beschreibung.

Bei Geschäftsbereichen handelt es sich um buchungskreisübergreifende Einheiten, die von allen Buchungskreisen innerhalb des Mandanten genutzt werden können. Dabei können diese entweder bei der Belegerfassung direkt erfasst werden (zum Beispiel bei einer Sachkontenbuchung über die FB50) oder auch einzelne CO Objekte direkt abgeleitet werden.

Im CO Innenauftrag ist das Geld Geschäftsbereich unter den Zuordnungen zu finden während bei der Kostenstelle der Geschäftsbereich unter den Grunddaten erfasst wird.

Für einen Buchungskreis besteht die Möglichkeit auch geschäftsbereichintern eine Bilanz und GuV zu erheben.

Sofern dieses gewünscht ist kann im Customizing je Buchungskreis folgender Punkt aktiviert werden:

• Finazwesen
• Grundeinstellungen Finanzwesen
• Globale Parameter zum Buchungskreis
• Globale Parameter prüfen und ergänzen

Danach kann je Buchungskreis die Option "Geschäftsbereichs-Bilanzen" unter den Verfahrensparametern aktiviert werden. Sofern dieser Parameter gesetzt ist, steht das Feld Geschäftsbereich bei der Erfassung von Buchungen immer zur Verfügung und ist in CO, MM und SD darüber hinaus eine Mußeingabe.

In der Bilanz/GuV (Transaktion S_ALR_87012284) kann der Geschäftsbereich unter den Abschnitt Verkehrszahlenabgrenzung ausgewäht werden. Da die Positionen Bank, Steuern und Kapitalvermögen aber nur durch manuelle Zuordnungen möglich sind, ist es fraglich, ob diese als steuerrechtlicher Abschluss geltend ist. Aber zumindest für eine interne Bilanz/GuV kann diesr Punkt interessant sein.

Grundsätzlich ist dieses ein Thema, wo sich die Fiannzbuchhaltung und das Controlling miteinander abstimmen könnte.
Grundsätzlich ist der Geschäftsbereich ein Datum, dass jährlich den einzelnen Objekten zugeordnet ist, jedoch kann über die Transaktion SA38 der Report RKACOR06 zur unterjährigen Änderung des Geschäftsberiech gestartet werden. Hierdurch können unterjährige Änderungen im BUKRS und GSBR im Stammsatz der Kostenstelle oder von Geschäftsprozessen erfolgen. Allerdings ist eine solche Änderung nur bei Perioden möglcih, wo noch keine Buchung auf diese beiden Objekte erfolgte,

Gerade als Fan von Star Trek sind wohl das Holodeck als auch die Ansprache des Bordcomputer (sei es nun für Replikatoren oder für sonstige Anfragen) ein Stück Science Fiction dass nicht mehr so weit in der Zukunft liegt.

Zumindest ein klein wenig von Star Trek hat mittlerweile Einzug in unsere Wohnung genommen dadurch, dadurch dass unser Haushalt nun mit Amazon Alexa und Google Home um zwei ständig auf ein Gespräch wartende Assistenten erweitert worden ist. Natürlich sieht die Brücke der Enterprise etwas beeindruckender aus (und hat auch mehr Leuchten) aber auch unsere Hardware schafft es unsere Wohnung dank Computertechnik zu erweitern. Wobei der Maschinenraum noch immer in einen Schrank passt, was auch kein Wunder ist, da wir ja kein Warpplasma unterbringen müssen ;-).



Allerdings trifft auch hier zu, dass ein Computersystem nur so intelligent oder scheinbar autonom auf die Anforderungen durch uns Humaneinheiten reagieren kann wie dieses programmiert worden ist. Daher gehe ich im folgenden Abschnitt auf das Allgemeinwissen aber auch Erweiterbarkeit beider Systeme ein.

Vorab schon einmal zur Beruhigung der Hinweis darauf, dass die Entwicklung beider Systeme nicht so weit fortgeschritten, dass das Protokoll der Robotergesetze (englisch Three Laws of Robotics) von Isaac Asimov in die Software implementiert werden muss.

Ferner sind auch Skynet oder HAL einige Lichtjahre entfernt, aber zumindest bieten sowohl Google Home als auch Amazon Alexa neben den in den vorherigen Artikeln beschrieben Funktionen auch weitere hilfreiche Fähigkeiten im Alltag an.
 

Auskünfte - Knowledge Graph / Nützliches Alltagswissen

Im Gegensatz zur enttäuschenden Terminverwaltung (siehe vorherigen Artikel "Termine, Einkaufslisten, Timer und andere Erinnerungen mit Amazon Alexa und Google Home im Vergleich") profitiert Google  Home eindeutig durch die Erfahrungen von der Suchmaschine vom gleichen Anbieter. Während sich Alexa auf die Suchergebnisse von Bing verlässt hat Google Home hier das Potential der Google Suche und des Knowledge Graphen als Unterstützung und kann ebenso wie in der hauseigenen Suchmaschine oftmals direkt auf eine Frage antworten ohne, dass die Internetseite mit der Antwort direkt aufgesucht oder vorgelesen werden muss.

Dieses dürfte auch eine ziemlich gute Motivation für Firmen sein ihre Google Local bzw. Google Maps Einträge einmal näher zu betrachten, da ich mir sicher bin, dass die Suche per Sprache (Voice Search) künftig sicherlich zunehmen wird und hier sicherlich in Zukunft für Geschäfte auch immer wichtiger werden wird.

Ein erster Test der beiden Systeme hat mir auf meine Frage nach der Entfernungen  von Gießen nach Wiesbaden vollkommen unterschiedliche Angaben bei Amazon Alexa und Google Home gegeben. Dieser Unterschied war für mich dadurch erklärt, dass Alexa die Luftlinie und Google Home die Verbindung per Auto angegeben hat. Aber auch bei Rückfragen zu Öffnungszeiten zu Restaurants oder den aktuellen Kinoprogramm als lokale Suche hat Google etwas mehr Informationen, obgleich zumindest beim Kinoprogramm Alexa mit Google gleich auf ist. Einige unsere liebsten Geschäfte sind jedoch nur Google bekannt und Alexa kann hier nicht weiter helfen. Vermutlich sind das echte Geheimtipps weswegen ich hier nicht auf Weinwerk oder Käseglocke in Gießen hinweisen werde sondern diese Orte für mich behalte.

Auch die Möglichkeit auf die vorherige Frage Bezug zu nehmen ist sehr praktisch. So kann ich nach der Entfernung zu einer Einrichtung fragen und bei der nächsten Frage nach Öffnungszeiten ohne die Einrichtung noch einmal in der Frage zu erwähnen.

Persönlich empfinde ich es, durch die Erfahrungen mit den Suchergebnissen, tatsächlich schade, dass sich die Suchmaschine von Alexa nicht umstellen lässt (bzw. nur über den Umweg einen eigenen Skill für die Google Suche zu programmieren) und so für Amazon Alexa User nur die Hoffnung bleibt, dass die Suchergebnisse von Bing mit der Zeit ebenfalls besser werden.

Bei allgemeinen oder auch mathematischen Fragen können allerdings beide Systeme weiter helfen.

Alexa nach Hause telefonieren

Bedauerlich ist allerdings, dass viele Funktionen die am Smartphone bei Google funktionieren nicht bei Google Home funktionieren...ebenso ist es etwas ungeschickt, dass die Ausgabe an Google Home eine höhere Priorität hat als am Smartphone. So kann ein "Okay Google rufe Andreas Unkelbach an" außerhalb der Hörweite von Google Home funktionieren (Handy ruft dann an) aber in der Nähe von Google Home kommt ein "Ich unterstützte das noch nicht." Interessanterweise hat Amazon nun bei Echo und Alexa eine Kommunikation eingefügt. So kann ich (bei Freigabe meiner Kontakte) auch andere Echo Geräte anrufen, sofern einer meiner Kontakte einen Echo ebenfalls nutzt. Neben "Anrufen" können so auch Nachrichten versandt werden.Über die Funktion Drop In kann sich, sofern die Genehmigung gegeben wurde auch direkt mit einem Echo Gerät verbunden werden. Es funktioniert dann vergleichbar zu einem Babyphone.

Alexa Anruffunktion

Wer Interesse an der Anruffunktion hat muss sich in der Alexa App mit der eigenen Mobilfunknummer registrieren. Dazu geht man auf die Sprechblase und folgt den folgenden Anweisungen:

1. Sprechblase anklicken

Nun wird die Anruffunktion vorgestellt

2. Einrichtung starten


3. Mobilfunknummer zur Bestätigung/Registrierung eintragen


Damit ist die Mobilfunknummer mit Alexa bzw. Amazon Echo gekoppelt und Menschen denen diese Rufnummer bekannt ist können über ihre Kontakte und Alexa direkt Amazon Echo anrufen.

Nachdem die Registrierung in der Alexa App erfolgt ist können andere User, die die Kontaktdaten (sprich die Mobilfunknummer) im Adressbuch haben direkt das Amazon Echo Gerät anrufen. Dadurch dass die App auch Zugriff auf das Adressbuch im Mobiltelefon hat können die Kontakte per Namen über "Alexa rufe Andreas Unkelbach an" angerufen werden, sofern diese sich verifiziert haben.

ACHTUNG:
Die Verifizierung und damit die Verknüpfung mit Amazon Echo bzw. Alexa kann nur durch den Kundenservice wieder rückgängig gemacht werden.

Über den Kundenservice kann Hilfe zum Abmeldung vom Dienst Anrufe und Nachrichten mit Alexa erhalten werden. Damit unterscheidet sich Amazon Alexa aber auch nicht von den Anruffunktionen von diversen Messenger Systemen wie Telegram, Whatsapp, Skype, ... und andere. Dennoch ist eine klingelnde Alexa mit "Arbeit ruft an" durchaus überraschend aber immerhin ist mittlerweile die Klangqualität hier tatsächlich besser geworden.

Sowohl Anrufe als auch Drop In nutzen wir nicht. So dass zumindest von meiner Seite aus keine Anrufe per Alexa erwartet werden müssen :-). Notfalls kann man ja auch "Alexa ignorieren" oder "Alexa auflegen" statt "Alexa annehmen" sagen ;-).

Allerdings verwundert es schon ein wenig, dass hier Google Home nicht Hangout ebenfalls integriert hat. Dieses könnte aber sicher noch kommen und ansonsten gibt es ja auch noch herkömmliche Messenger und das klassische Telefongespräch.

Alexa mit Skills erweitern

Amazon bietet Entwicklern die Möglichkeit über Alexa Skills weitere Angebote in Alexa einzbauen. Neben den schon erwähnten Smart Home Skills kann hier als Beispiel der Skill "Kerntemperaturen" genannt werden. Über "Alexe starte Kerntemperatur" wird der Skill aktiviert und es wird direkt nach der Fleischsorte gefragt. Abhängig davon wird dann die Kerntemperatur für Medium oder durch angeboten.Über die Amazon Seite aber auch in der Alexa App können mehr oder minder sinnvolle Skills betrachtet werden.

Skills können entweder weitere Funktionen innerhalb des Smarthomes zur Verfügung stellen (Beispiele sind hier Hue, Netatmo, everhome) unterhaltend sein (so wie der Skull Sternzeit zur Ermittlung der aktuellen Sternzeit) oder  auch als Nachschlagewerke wie Wörterbuch, Wiki Deutschland oder  der erwähnten Kerntemperatur zugeordnet werden.

Künftig werden sich hier sicherlich noch weitere Skills entwickeln wer Spielbücher, in denen man bei Entscheidung a auf Seite 48 und bei Entscheidung b auf Seite 62 weiterlesen musste, dürfte auch einige Textabenteuer in Alexa finden. Künftig ist wohl auch geplant bestimmte Skills mieten zu können und die Schnittstelen zu erweitern, so dass die Entwicklung hier ebenfalls spannend bleiben wird.
 

Geekfaktor

Das Aktivierungswort von Google bleibt konstant bei "Hey Google" oder "Okay Google" während sich Alexa umstellen lässt. Als Option sind hier "Alexa", "Amazon", "Echo" und "Computer" zur Verfügung.

Dieses Aktivierungswort kann für jedes Gerät einzeln festgelegt werden. Wir haben für den Echo Dot als Aktivierungswort "Echo" gewählt, da so der Echo im Schlafzimmer direkt reagiert und nicht per Zufall mal Alexa Echo im Wohnzimmer reagiert und manchmal nicht.Trotz guter Mikros ist es doch unangenehm hier laut werden zu müssen, damit das Licht aus geht ;-).

Star Trek oder Star Wars

Neben sinnvollen Anwendungen hat Alexa und Google Home aber auch eine Menge Humor versteckt. Dabei drängt sich jedoch der Verdacht auf, dass Alexa eher sich an Star Trek Wissen orientiert. So kann Alexa mich durchaus auf Anweisungen wie"Alexa Kaffee schwarz", "Alexa Earl Grey heiß" reagieren, während sich Google eher am "Okay Google möge die Macht mit dir sein" orientiert.

Social Skill

Was mich an Alexa am Meisten beeindruckt hat war allerdings die Reaktion auf "Ich bin traurig". Hier sind zwei Antworten hinterlegt, wobei ich die folgende einfühlsam empfinde:
 

Es tut mir leid dass du dich so fühlst manchmal kann es helfen mit einem Freund zu sprechen Musik zu hören oder auch nur einen Spaziergang zu unternehmen ich hoffe es geht dir bald besser

aber die zweite mich tatsächlich mit konkreter Empfehlung beeindruckt hat:

Es tut mir wirklich leid dass du dich so schlecht fühlst denk daran dass du damit nicht alleine ist es gibt Leute die helfen können du könntest mit einem Freund oder deinen Arzt sprechen du kannst dich auch unter 0800 1110111 an die deutsche Telefonseelsorge wenden

Gerade hier hat mich dann Alexa tatsächlich beeindruckt.
 

Fazit

Ich gehe fest davon aus, dass sich hier noch einige Weiterentwicklungen bei beiden Systemen zeigen werden, aber zumindest bei uns ist tatsächlich die Kombination aus beiden Geräten die erste Wahl auch da wir tatsächlich mehr als eine Cloudwelt aktiv nutzen und sowohl auf die Amazon Dienste als auch die Google Dienste nicht verzichten wollen.

Dieser Artikel spiegelt meine eigenen Alltagserfahrungen mit beiden Geräten wieder. Einige Funktionen die vielleicht ebenfalls nützlich sind habe ich hier nicht erwähnt, da wir diese nicht direkt nutzen. Sollten noch spannende Neuentwicklungen hinzukommen werde ich diese unter Smarthome vermutlich berichten, aber so dürfte dieser Einblick vielleicht helfen um ein paar Unterschiede zwischen beiden Geräten darzustellen. Bis auf einiges Verbesserungspotential in einzelnen Punkten haben sich aber beide Systeme in unserer Wohnung recht gut eingefunden.
 

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Hinweis:

Im Laufe der Zeit wird auch das Leben mit Technik immer intelligenter. Entsprechend habe ich auf der Seite "Smart Home" unsere Erfahrungen mit Amazon Echo (Alexa) und Google Home sowie vernetzte Dienste zusammengestellt.

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Neben der Unterhaltung durch Multimedia  (Artikel "Multimedia mit Amazon Alexa und Google Home im Vergleich") oder der Steuerung einzelner Geräte im Bereich Smart Home (Artikel "Steuerung Smart Home mit Amazon Alexa und Google Home im Vergleich") haben sowohl Amazon Alexa als auch Google Home unterschiedliche Assistenzsysteme die bei der Verwaltung des Alltags helfen.

Damit bieten beide Systeme nicht nur eine Hardwaresteuerung an sondern auch Softwaredienste die ganz klassisch als "Software as a Service" funktionieren können, aber auch hier sowohl überraschende Stärken als auch verwundernde Schwächen haben.

Terminverwaltung

Eine am Smartphone gerne genutzte App ist für mich die Terminverwaltung (siehe auch "Termine verwalten unter Android mit Business Calendar 2 definitiv ein lohnendes Upgrade" entsprechend neugierig war ich auch, wie mit Google Home bzw. mit Alexa die Terminverwaltung funktionieren würde. Am Smartphone habe ich schon hin und wieder Termine per "Okay Google neuer Termin" eingetragen, so dass ich eigentlich davon ausgegangen bin, dass dieses auch bei Google Home problemlos funktionieren würde.

Erschreckenderweise beherrscht Alexa wesentlich besser den Umgang mit Google Kalender als Google Home.

Kalender einrichten / verknüpfen

In der Alexa App kann ich unter Einstellungen->Kalender sowohl ein Apple (per iCloud), Microsoft (Outlook.com und Office 365) oder ein Google Konto verknüpfen.




Persönlich nutze ich mehrere Kalender die hier nun einzeln ausgewählt werden können.



Alexa bekommt dann über den Punkt "Alexa fügt neue Termine zu diesem Kalender zu" einen Kalender als Standard für neue Termine zugewiesen.



In diesem Kalender werden dann alle Termine per Sprache eingegeben.

Terminauskunft und Termin eintragen

Die Terminauskunft "Alexa nächste Termine" oder "Alexa was steht im Kalender" gibt mir alle Termine aus jeden verknüpften Kalendern als Terminliste per Sprache zurück, während Google Home nur auf den Hauptkalender aber nicht auf freigegebene oder andere Kalender zugreifen kann. Gerade da wir unsere Kalender gegenseitig teilen ist es praktisch hier bei Alexa direkt nachzufragen, ob an einem bestimmten Datum schon etwas geplant ist

Was das Eintragen von Terminen anbelangt können beide Systeme im Dialog durch "Alexa neuer Termin" oder "Okay Google neuer Termin" einen aktuellen Termin eintragen. Dieser landet dann entweder im Hauptkalender (bei Google Home) oder dem ausgewählten Kalender (bei Amazon Alexa). Eine Auswahl des Kalender beim Erfassen des Termins ist leider nicht möglich.

Ferner kann bei beiden Systemen auch der Termin komplett angesagt werden.

Persönlich empfinde ich die Variante über "neuer Termin" einen Termin anzulegen aber einfacher als die wichtigen Daten wie Datum, Uhrzeit, nachmittags oder vormittags und der eigentliche Termin direkt anzusagen. Eine Eingabe des Ortes zum Termin ist (zur Zeit?) nicht möglich. Ausserdem ist es sehr hilfreich, dass Alexa nachdem der Termin "notiert" wurde diesen noch einmal wiederholt und sich absichert, ob dieser so gespeichert werden soll. Manchmal ist dieses auch notwendig, weil sie scheinbar an manchen Punkten schwerhörig ist oder Teile des Termins nicht richtig verstanden hat. In der Regel klappt das Diktat eines Termins aber recht gut.

Persönlich spricht für mich für die Verwendung von Alexa allerdings, dass sie auch tatsächlich alle unsere Kalender lesen kann und ich die Kalenderzuordnung von Terminen im Hauptkalender später problemlos ändern kann.
 

Listen insbesondere Einkaufslisten

Enttäuschend ist bei beiden Systemen tatsächlich die Einkaufsliste. Während Alexa die Einkaufsliste in der Alexa App führt und diese dann ladeintensiv im Laden aufgerufen wird bietet Google Home ausschließlich eine Liste im Netz an (vergleichbar zur Todo Liste oder google Task siehe Artikel "Android App: Termin und Aufgabenverwaltung (Business Calendar und Business Tasks)").

Die Einkaufsliste kann über die URL https://shoppinglist.google.com/ aufgerufen werden und auch mit anderen geteilt werden. Allerdings gibt es hier keine Kategorien und entsprechende Sortierfunktionen. Immerhin bietet auch Alexa eine solche Einkaufsliste an die online unter https://www.amazon.de/gp/alexa-shopping-list aufrufbar ist.

Sofern Familienmitglieder bei Amazon angelegt sind, können diese ebenfalls auf die Liste zugreifen.

Zusätzlich ist die Liste auch in der Alexa App abrufbar. Allerdings braucht sie eine gewisse Weile unterwegs zum Laden. Google ruft am Smartphone die obere URL auf.



Daneben bietet Alexa per Skill einige Einkaufslisten zum Beispiel die App BRING mit.
Hier stört aber nicht nur der Syntax sondern auch, dass hier einzelne Artikel eine in vorhandene Kategorien eingeordnet werden.Neue Artikel können dann im Webdienst bzw. in der App ebenfalls zu vorhandenen Kategorien zugeordnet werden, allerdings ist es nicht möglich eigene Kategorien anzulegen.

Leider hat die App auch ein Kommunikationsproblem, da sie sich auch falsch verstandene Produkte merkt und später erneut anbietet. Außerdem spricht uns auch das Design der App von der Darstellung weniger an.

Google Listen

Mit der Listenfunktion von Google habe ich mich noch nicht ausführlicher auseinander gesetzt und bin zumindest bei der Einkaufsliste noch unserer App OurGroceries verbunden. Mittelfristig werde ich mich aber wohl auch einmal mit Google Listen auseinander setzen und zumindest als To Do Liste könnten diese tatsächlich spannend sein. Man dürfte auch an diesem Abschnitt merken, dass die Kalenderfunktion für mich einen höheren Stellenwert hat.

Einkaufsliste mit Alexa vorerfassen und in Our Groceries übertragen

Daher bleiben wir bei der gewohnten App die ich hier ebenfalls kurz vorstellen möchte.

Android App Our Groceries

Unsere bevorzugte Android App und Webanwendung unterstützt mehrere Listen und neben der Kategorisierung einzelner Einträge auch die Option ein Foto zu hinterlegen.


Our Groceries
Marketlink Our Groceries Shopping List
Marketlink OurGroceries Key (Keine Werbung mehr)
Our Groveries bietet eine digitale Einkaufsliste die sich, sofern ein Account bei ourgroceries.com angelegt wurde, auch mit anderen Personen des Haushaltes teilen lässt.

Ich bin eher ein Gewohnheitstier und mag gerne meine gewohnte App weiter verwenden. Andere Apps (sei es nun Renember the milk oder BRING) haben mich hier nicht wirklich überzeugt. Statt der Ansicht in der App oder auf der Website besteht die Möglichkeit sich per IFTTT  die Einkaufsliste von Alexa per Mail schicken lassen.Eine direkte Integration als Dienst bei IFTTT kommt durch die Jahresgebühr um hier als Services gelistet zu sein kommt aus nachvollziehbaren Gründen nicht in Frage (siehe Punkt Lizenskosten unter "Will you support Microsoft Windows Phones, Apple Watch, Cortana, Siri, or IFTTT?").Im Ergebnis nutzen wir weiterhin für unsere Einkaufslisten Our Grocery (siehe Apps für Android) und übertragen die teilweise gut verstandene Artikel dann  in die Android App.

Laut der OurGroceries FAQ (siehe "Can I add items to OurGroceries using Amazon Alexa?" kann Alexa mit der englischen Version der App genutzt werden. Für die deutsche Version ist dieses leider nicht vorgesehen. Daneben gibt es von OurGroceries auch eine Unterstützung für Google Home (siehe "Can I add items to OurGroceries using Google Assistant (Google Home)?" in der FAQ oder der ausführlichen Anleitung "Google Home" im Userguide).

Allerdings ist dieses in der deutschen Google Home Version ebenso wie bei Alexa nicht möglich. Ich werden die App allerdings in einen anderen Artikel einmal ausführlicher vorstellen.

Im Ergebnis haben wir als Workflow uns tatsächlich für das Vorerfassen der Einkaufsliste mit Alexa entschieden um die Daten später dann in unsere Einkaufsliste zu übertragen. Ein Vorteil beim Erfassen über Alexa ist, dass man hier direkt beim Auftreten eines Mangels Alexa informieren kann, dass kein Kaffee oder Tee mehr daheim ist und nicht erst das Smartphone gesucht werden muss.

Wenn wir uns nicht schon für eine App entschieden hätten, wäre aber vermutlich eher Google Home die offenere Alternative. Noch schöner wäre die Nutzung von OurGroceries per Google Home oder Alexa aber dieses wird vom App Anbieter in deutscher Sprache nicht unterstützt.
 

Timer

Timer zu stellen beherrschen beide Systeme...aber hier ist tatsächlich vom Feedback Amazon besser. Ich kann mit "Alexa stelle 10 Minuten Timer" einen Timer stellen und erhalte in zehn Minuten einen Hinweis, dass der Timer abgelaufen ist.

Schade ist es allerdings, dass hier "Timerlaufzeit" nicht mehr unterstützt wird und auf die Frage "Wie lange läuft mein Timer" werden selbst bei einen Timer noch die Laufzeit der Timer mit erläutert.

Es können mehrere Timer in Alexa hinterlegt werden, so dass Alexa auf die Frage nach laufende Timer direkt antwortet "Du hast einen Timer, einen zehn Minuten Timer und der läuft noch 2 Minuten".
 

Alexa stelle Tee Timer für drei Minuten statt Alexa Earl Grey heiß

Die Ursache dafür liegt darin, dass nun mit "Alexa stelle Tee Timer für 3 Minuten" ein Timer mit der Bezeichnung Tee gestellt werden kann. Damit wird neben dem Erinnerungston auch gesagt, wofür der Timer gestellt worden ist.

Vor der Verwendung eines Timer mit Namen sollte man jedoch bedenken, dass die Lautstärke von Alexa wesentlich lauter ist, wenn die Bezeichnung des Timers genannt wird.

Ein Timer kann anhand der Bezeichnung glöscht werden.

Wenn es um konkrete Erinnerungen geht habe ich aber nicht einen Timer mit Bezeichnung verwendet sondern eine Erinnerungen genutzt.

Insgesamt lässt sich hier ein Zeitraum von Sekunden bis hin zu 24 Stunden per Timer einstellen. Für längere Zeiträume bieten sich Erinnerungen an... :-) Diese werden dann nicht nur per Spracherinnerung ausgegeben sondern auch in der App als Popup Meldung.

Leider lassen sich noch immer nicht feste Namen und Zeitintervalle festlegen, so dass Alexa auf die Meldung "Alexa Kaffee schwarz" oder "Alexa Earl grey heiß" noch immer darüber informiert, dass die Replikatoren noch nicht im Betrieb sind... :-)

Immerhin lassen sich durch die Zuweisung eines Namen zum Timer diese ebenfalls problemlos wieder löschen. Google Home stellt im Gegensatz dazu ganz normale Timer ohne Bezeichnungen.

Benutzerprofile bei Amazon Alexa

Gerade bei den Listen und Termine gibt es auch noch eine Besonderheit bei Alexa, die verwirrend ist. Grundsätzlich können bei Alexa mehrere Profile angelegt werden (die dann auch alle einen entsprechenden Zugang zu Amazon Music benötigen). Dieses kann hilfreich sein, wenn man den Status einer Bestellung abrufen mag, aber jedes Profil nutzt die gleichen Skills (bekommt diese aber nicht in der App angezeigt, wenn ein anderes Profil diese angelegt hat) und auch die Listen sowie Termine werden gemeinsam genutzt.

Somit machen die Profile eigentlich nur Sinn, wenn für Musikvorschläge individuelle Vorlieben gespeichert werden sollen, oder für die Verfolgung von Bestellungen mit Amazon.

Fazit

Trotz des merkwürdigen Verhaltens von Alexa was die Profile anbelangt nutzen wir tatsächlich sehr gerne Alexa als interaktive Einkaufsliste und zur Terminplanung. Gerade da wir unsere Kalender gegenseitig teilen ist es parktisch hier bei Alexa direkt nachzufragen, ob an einem bestimmten Datum schon etwas geplant ist.

Auch das Übertragen der Einkaufsliste in die gewohnte App hat Vorzüge und hier punktet Alexa auch damit, dass nicht nur der Artikel in der App aufgeführt wird, sondern auch ein Audiomitschnitt des Eintrages vorhanden ist, so dass man sich noch einmal absichern kann, was man eigentlich auf schreiben wollte.

 

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Hinweis:

Im Laufe der Zeit wird auch das Leben mit Technik immer intelligenter. Entsprechend habe ich auf der Seite "Smart Home" unsere Erfahrungen mit Amazon Echo (Alexa) und Google Home sowie vernetzte Dienste zusammengestellt.

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Nachdem ich im zweiten Teil (Artikel "Meine Erfahrungen mit Smarthome Teil II - Multimedia mit Amazon Alexa und Google Home im Vergleich") auf die Nutzung von Multimedia mit Amazon Alexa und Google Home eingegangen bin, möchte ich nun hier auf andere Aspekte der Nutzung eingehen. Für einen Hintergrund ist sicherlich der Artikel "Meine Erfahrungen mit Smarthome Teil I - EzControll mit HomeDroid, Funksteckdosen und Everhome Cloudbox" hilfreich, da hier etwas ausführlicher auf unser vorhandenes Setup an "intelligenten" Geräten in der Wohnung eingegangen wird.

Im wesentlichen besteht unser Smarthome aus folgende Komponenten:

• QNAP NAS System (TS-420 *)
• AVM Fritz!Box (7490 *)
• everHome Cloudbox
• Philips Hue Bridge (Basisstation *)
• Amazon Echo (2. Generation *)
• Amazon Echo Dot (2. Generation *)
• Netatmo Wetterstation (Netatmo *)
• HomeMatic Funk-Heizkörperthermostat (HomeMatic *)
• Google Home (google *)

Nun soll auf die Alltagserfahrungen gerade im Bezug auf die Steuerung per Alexa oder Google Home eingegangen werden.

Gerade mit Alexa ist das Thema Smarthome Steuerung ein wesentlicher Punkt auf den ich nicht mehr verzichten möchte.
 

Steuerung unserer Smart Home Geräte

Tatsächlich nutzen wir zur Steuerung der Geräte in unserer Wohnung in der Hauptsache Amazon Alexa. Dieses liegt daran, dass zwar auch Google Home verschiedene Smart Home Dienste unterstützt, unter anderen auch HUE Leuchten, aber leider noch nicht alle Systeme. Insbesondere unsere everHome Cloudbox kann mittlerweile ebenfalls über Google Home angesprochen werden.
 

Smart Home Geräte in Google Home verwalten

Google Home kann unter den Geärteeinstellungen  in der Rubrik "Google Assistant-Einstellungen" durch den Punkt "Smart-Home-Steuerung" diverse Geräte hinzufügen.

In der Hauptsache werden hier jedoch Dienste wie Philips Hue unterstützt sowie auch einige andere Dienste, wie im folgenden Auszug zu sehen ist. Unter anderen ist hier auch WeMo oder Homematic sowie natürlich die Google Nest Geräte zu finden.



Die über den jeweiligen Dienst hinzugefügte Dienste können dann einzelnen Räumen von Google Home zugewiesen werden.



Nachdem die Räume angelegt und zugeordnet worden sind ist es möglich über "Okay Google schalte (Licht) Küche an" das Licht oder ein anderes Gerät im entsprechenden Raum an oder auch aus zu schalten.

Smart Home Geräte mit Amazon Alexa verwalten

Vergleichbar zu den Diensten nutzt Amazon Alexa Skills um den eigenen Funktionsumfang zu erweitern. Für die Verwaltung unserer Smarthome Geräte nutzen wir dabei die in folgender Abbildung dargestellten Smart Home Skills.



Neben den bekannten Hue Leuchten wird hier auch everHome unterstützt.

Heizung per Google Home und Alexa steuern

Die everHome Cloudbox ermöglicht es direkt unterschiedliche Geräte und Sensoren zur Steuerung des Smarthomes zu verwenden. Damit ist es auch möglich Geräte einzubinden, die zum Beispiel über eine Funksteckdose angeschlossen sind. Wie dieses genau funktioniert habe ich im oben verlinkten ersten Teil erläutert.

Da mittlerweile auch der everhome Skill bei Google Home verwendet werden kann funktioniert hier ebenfalls die Steuerung der Heizung ebenso wie das Licht.



Neben einzelnen Geräten (oder Steckdosen) kann dieses auch die Heizung sein die später dann über eine Temperatureingabe gesteuert wird. Somit kann ich über "Alexa stelle Badezimmer Heinzung auf 20 Grad" hier für ein entsprechend warmes Badezimmer sorgen.

In Alexa weisen wir dann diese Geräte nicht einzelne Räume sondern Gruppen zu.



Es kann später sinnvoll sein in einer Gruppe Alles tatsächlich alle Lampen und Geräte zuzuordnen, so dass durch den Befehl "Alexa schalte alles aus" diese mit einer Anweisung ausgeschaltet werden.

Im Abschnitt "Alexa alles aus oder Alexa Temperatur auf 2 Grad" bin ich noch etwas ausführlciher auf diese Vorzüge eingegangen.

 

Wetter und andere Sensoren

Wie erwähnt nutzen wir mit Netatmo Wetterstation (Netatmo *) auch  Sensoren für Innen und Außen. Nur mit einem Standardmodul sowie Außenmodul funktioniert hier der Alexa Skill perfekt sowohl für Luftfeuchtigkeit innen, außen als auch Temperatur und diverse andere Einstellungen.



Die gelieferten Daten können natürlich auch in der Netatmo App eingesehen werden, aber gerade durch den Alexa Skill ist es direkt möglich die Außentemperatur abzufragen, oder auch innerhalb everHome auf die gelieferten Werte, so auch die Luftfeuchtigkeit innen zu reagieren.

Wenn die Basisstation jedoch um ein Zusatzmodul für innen erweitert wird muss stets der Raum mit genannt werden und Alexa bleibt im Skill von Netatmo hängen. Da hat dann tatsächlich nicht wirklich überzeugt und wir sind bei der Station Innen und Außen geblieben, was wirklich gut funktioniert. Hier unterstützt allerdings tatsächlich auch nur Alexa diese Sensoren. Wobei künftig ggf. auch Google Home per Dienst auf die Netatmo Wetterstation zugreifen kann.
 

Unser Alltag mit der Smart Home Steuerung

Wir nutzen tatsächlich in der Hauptsache Alexa um Licht, Geräte und Heizung in unserer Wohnung zu steuern.

Gerade durch den everHome Skill können wir dadurch sowohl unsere Heizung mit "Alexa schaltte Wohnzimmerheizung auf 18 Grad" oder auch "Alexa schalte Bürolicht an" nicht nur Hue Leuchten sondern auch diverse andere Geräte direkt angesprochen werden.

Sollte ein Gerät nicht direkt unterstützt werden kann dies immer noch über eine Funksteckdose ein oder ausgeschaltet werden.

Ein für uns angenehmer Vorteil von Alexa gegenüber Google Home ist, dass mit einem kurzen Okay auf eine Anweisung reagiert wird während Google Home vor der erfolgreichen Durchführung auch noch wiederholt, was es genau gemacht hat.

Daneben zeigt sich auch bei der Steuerung der Heizung, dass es hier wichtig ist darauf zu achten, dass der jeweilige Assistent auch tatsächlich eine Kommunikation unterstützt, andernfalls können Anweisungen nicht übertragen werden. In unseren Fall unterstützt Alexa nicht direkt die Thermostate aber über everHome sind eben diese ebenfalls integriert und können angesprochen werden.

Das Rumpelstielzchen Problem oder die Wahl der richtigen Namen

Unabhängig ob nun Alexa oder Google Home ist ein entscheidender Punkt auch die eindeutige Benennung von Licht oder anderen Geräten. So werden einzelne Geräte entweder direkt per Namen angesprochen, oder Räumen zugeordnet. Problematisch sind hier ähnlich klingende Namen, so dass eine Temperaturwunschangabe zum Beispiel für das Schlafzimmer dann versehentlich an das Licht im Schlafzimmer gesandt wird, was diese Anweisung nicht verstehen kann.

Insbesondere wenn mehr als ein Gerät einzeln angesteuert werden soll bedarf es hier einer sinnvollen Zuordnung der einzelnen Geräte. In Google Home funktioniert dieses mit Räumen während in der Alexa App dieses auch durch Gruppen funktioniert.

Alexa alles aus oder Alexa Temperatur auf 2 Grad

Eine sehr praktische Gruppe / Raum kann dabei ALLES sein, womit beim rausgehen über "Alexa schalte alles aus" tatsächlich das Licht in der gesamten Wohnung ausgestellt werden kann.

Daneben haben wir die Heizthermostate im Wohnbereich zur Gruppe Temperatur zusammengelegt, so dass über die Ansprache TEMPERATUR beim Lüften oder auch bei anderen Gelegenheiten die Heizung entsprechend ausgeschaltet werden kann (auch wenn es hierfür eine Lüfungserkennung gibt).

Im Laufe der Zeit dürfte aber auch Google Home die Unterstützung von SmartHome Geräte besser ausgebaut werden. Hier hat Amazon aber derzeit durch die Skills noch die Nase vorn. Je nach vorhandener Elektronik ist es hier zu prüfen, ob die eigenen Ausstattung damit kompatibel ist.

Besonders die Unterstützung der everHome Cloudbox ist hier sehr hilfreich und wurde schon im ersten Teil näher vorgestellt. Die Sensoren unserer Wetterstation nutzen wir eher seltener um die Temperatur, Luftfeuchtigkeit oder andere Sensordaten abzufragen sondern als Auslöser für Aktionen innerhalb der everHome Cloudbox, so dass bei hoher Luftfeuchtigkeit gelüftet wird (okay eher durch eine Glocke daran erinnert wird) oder auch andere Steuerungen.
 

Weiterentwicklungen wie Alexa Routinen

Die Unterstützung von Smart Home Geräten wird sicherlich noch verstärkt werden und das sich beide Geräte weiter entwickeln ist auch daran zu sehen, dass Alexa mittlerweile Routinen einplanen kann.



Hier kann über die Zuweisung eines eigenen Aktivierungswort mehr als eine Aktion gewählt werden, so dass hier bei "Alexa gute Nacht" nicht nur alle Geräte in der Wohnung ausgeschaltet werden sondern auch die Beleuchtung im Schlafzimmer aktiviert wird.
 

Fazit

Tatsächlich ist für uns Amzon Alexa für die Steuerung des Smarthomes im Bereich Licht, Heizung und anderer Geräte die erste Wahl. Zum einen ist die Reaktion flott (inklusive knappen "Okay") aber auch die Vielzahl an unterstützten Geräten oder Skills weiss dabei zu überzeugen. Gerade bei unterschiedlichen Smart Home Geräten kann es mehr als sinnvoll sein vorab zu kontrollieren, ob die eigene Elektronik durch Amazon Alexa (Echo oder Dot) oder durch Google Home besser unterstützt wird.

Langfristig dürften aber beide Systeme unterschiedliche Dienste oder Skills unterstützen.
 

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Hinweis:

Im Laufe der Zeit wird auch das Leben mit Technik immer intelligenter. Entsprechend habe ich auf der Seite "Smart Home" unsere Erfahrungen mit Amazon Echo (Alexa) und Google Home sowie vernetzte Dienste zusammengestellt.

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Wie schon im Artikel "Meine Erfahrungen mit Smarthome Teil I - EzControll mit HomeDroid, Funksteckdosen und Everhome Cloudbox" erwähnt haben wir unsere Wohnung seit einigen Monaten mit Google Home und Amazon Alexa ausgestattet und bei beiden Systemen sowohl Vor- als auch Nachteile entdeckt.

Anhand unserer Anwendungen im Bereich Smart Home möchte ich beide digitale Assistenten näher beschreiben.

Eine der wesentlichen Funktionen eines smarten Lautsprecher dürfte wohl Musik, Radio und Unterhaltung sein. Daher möchte ich im zweiten Teil dieser Serie auf diese Punkte eingehen.



Als Zentrale haben wir, wie im oberen Artikel erwähnt drei digitale Lautsprecher im Einsatz die auf Spracheingabe warten.

• Amazon Echo (2. Generation *)
• Amazon Echo Dot (2. Generation *)
• Google Home (google *)

Nun aber zu den von uns genutzten Einsatzgebieten beider Systeme im Bereich der Unterhaltung.

Multimedia - Musik und Hörbücher

Alexa punktet sicherlich durch ihr Angebot mit Amazon Music. Bei einer Amazon Prime * Mitgliedschaft ist ein Auswahl an Songs (zur Zeit laut Amazon 2 Millionen) verfügbar, die direkt, per Playlist oder als Radio abgespielt werden können. Weitere Angebote von Amazon Music haben dann mehr Songs zur Verfügung. Im Alltag ist uns diese EInschränkung aber noch nicht aufgefallen.

Sowohl bei Amazon Alexa als auch bei Googel Home können natürlich alle in der Musikbibliothek von Amazon Music bzw. Google Play Music vorhandenen Songs direkt abgespielt werden.

Als Alternative bietet sich hier andere Pakete von Amazon Music * an. Hier können dann auch einzelne Songs angespielt werden. Insgesamt gibt es das Angebot in drei Varianten.
Dabei hat Amazon Music Unlimeted mehr Songs im Angebot und unterscheidet sich durch einzelne Abomodelle und der Anzahl der User die das Angebot nutzen können. So gibt es auch ein Angebot für Familien, in dem alle Familienmitglieder ihre eigene Musikvorlieben (über Alexa dieses Lied gefällt mir (nicht)) erfassen können.

Daneben gibt es noch die Möglichkeit je Gerät über "Alexa starte Amazon Music Unlimeted" für 3,99 Euro je Monat für ein einzelnes Device ein entsprechendes Abo abzuschliessen. Für uns wären dann für Dot und Echo ein separates Abo erforderlich.

Wahl des Musikstreamingdienstes

Nach einer 3-monatigen Testphase mit Amazon Music Unlimited, testen wir zurzeit Deezer für weitere 3 Monate. Während Amazon Music nur mit Alexa kompatibel ist, läuft Deezer ausschließlich auf Google Home. Als Alternative, die auf beiden Systemen verfügbar ist, bietet sich Spotify an, das wir allerdings bisher nur in der kostenfreien Variante getestet haben. Sofern ein Dienst an beiden Geräten genutzt werden soll bietet sich hier also tatsächlich Spotify an.

An dieser Stelle wird aber auch deutlich: Der Inhalt bestimmt weitgehend welches Endgerät interessant ist. Wer seine Musik überlicherweise bei Amazon kauft, wird Alexa benötigen, um sie abzuspielen; wer Deezer-Nutzer ist muss Google Home verwenden um Deezer auch am smarten Lautsprecher zu hören.

Was spielt gerade für Musik?

Gerade bei der zufälligen WIedergabe durch "Alexa spiel Musik" oder "Okay Google spiel Musikl" möchte man oft erfahren, was gerade gespielt wird. Hier ist der Blick auf die App ebenso möglich wie direkt Google Home oder Alexa mit "Okay Google was spielt gerade" oder "Alexa was spielt gerade" sowohl Musiktitel als auch Interpret angesagt zu bekommen. Dieses funktioniert mit allen von uns getesteten Musikstreamingdiensten.

Allerdings ist die Auskunft von Google Home wesentlich leiser als das abgespielte Lied während Amazon Alexa in der Lautstärke gleich bleibt.

Textwunsch

Ein weiterer Punkt wo Alexa mit Amazon Musik punktet ist der Punkt "Alexa spiele Musik mit dem Text Let's rock everybody, let's rock" führt dazu, dass der King of King of Rock ’n’ Rol mit Jailhouse Rock erklingt.

Amazon Echo und Google Home per Smartphone steuern

Sofern ein Musikwunsch nicht per Sprache erfüllt werden kann, nutzen wir für gekaufte Alben die App zu Amazon Music. Allerdings kann vom Smartphone Amazon Echo nur per Bluetooth verbunden werden (als Lautsprecher) wohingehend Google Home direkt (wie Chromecast) über die Google Home App angesteuert werden kann (somit kann ich in der Amazon Music App direkt Google Home als Ausgabe wählen und es wird nicht auch mein Telefongespräch auf den Lautsprecher übertragen).

Erstaunlich ist, dass Google Home sowohl auf "Okay Google Pause" oder  "Okay Google Weiter" ebenso reagiert wie auf "Okay Google was spielt gerade"... nur das Weiterschalten funktioniert (noch) nicht.
 

Hörbücher

Noch verstärkt wird das beim Punkt Hörbücher: Audible * Hörbücher lassen sich über Alexa abspielen, Google Home hat darauf jedoch keinen Zugriff. Da bietet sich dann wiederum Deezer an, das zahlreiche Hörbücher im Angebot hat.

Prinzipiell ist es mit Alexa darüber hinaus auch möglich, Kindle E-Books vorgelesen zu bekommen, was sich jedoch nur für Ausnahmefälle anbietet, da nicht nur die Aussprache manchmal seltsam ist, vor allem bei Intonation und Satzmelodie, aber auch dem Sprechrhythmus zeigen sich hier deutliche Schwächen einer Computerstimme.
 

Multimedia - Nachrichten

Die Tageszusammenfassung mit Wetter oder Nachrichtenquellen können sowohl bei Google Home als auch Alexa eingebunden werden. Anfangs war ich da schon begeistert von (ebenso wie vom humorigen "Alexa guten Morgen") aber mittlerweile nutze ich dieses kaum noch.
 

Multimedia - Radio

Beide Geräte nutzen einen kostenlosen Zugang zu Tune In um Radiosender abzuspielen.

Allerdings ist die Qualität der erkannten Radiosender und die Lautstärke hier problematisch
Allerdings ist hier - wie auch sonst häufig - das Verstehen des Gewünschten problematisch. Während Alexa sich anfangs weigerte "HR Info" abzuspielen (funktioniert nur mit "HR Informationsradio"), behauptete Google Home steif und fest, dass "HR 2" doch eigentlich ein Wunsch nach "HR 3" ist.  Mittlerweile haben beide Geräte in diesem Punkt nachgebessert und zumindest unsere Standardradiosender sind über beide Geräte ansteuerbar. Google Home punktet hier dennoch deutlich auf Grund der besseren Lautstärkenregelung.

Klangqualität Google Home und Amazon Echo

Von der Klangqualität beeindruckt uns Google Home deutlich mehr. Der Bass ist satter, der Raumklang ausgeprägter. Auch die Lautstärkenregelung von Google Home ist deutlich besser, weil nuancierter. Während die sehr grobe Einteilung von Alexa beim Abspielen von Musik normalerweise noch erträglich ist, wird es beim Hören von Nachrichten häufig unangenehm: Lautstärke 3 ist zu leise, Lautstärke 4 bereits zu laut. Google Home bietet hier auch Zwischenstufen wie 35% an.

Konflikte bei App Steuerung statt per Sprache

Was trotz der Verbindung zwischen Google Home und Chromecast nicht möglich ist, ist die sprachliche Steuerung von Filmen, die nicht via Google Home gestartet wurden, sondern auf andere Weise über Chromecast gestreamt werden.
 

Multimedia - Netflix oder Amazon Prime Video

Hier habe ich schon im Artikel "Amazon Fire TV Stick und Chromecast im Vergleich" eine Gegenüberstellung der Multimediaprodukte von Amazon Fire TV Stick und Google Chromecast (siehe Teil 1 und Teil 2) dargestellt.

Da wir noch einen Fire TV Stick der ersten Generation haben ist eine Steuerung per Alexa nicht möglich. Allerdings wäre dieses ein echter Komfortgewinn für Amazon Prime Video. Dafür unterstützt allerdings Google Home natürlich den Google Chromecast und ist darüber hinaus eine strategische Partnerschaft mit Netflix eingegangen. Hier kann ich tatsächlich Serien mit "Okay Google spiele Star Trek Enterprise" oder derzeit eher "Star Trek Discovery" (wobei ich mir bei dieser Serie derzeit sehr unsicher bin, ob diese mir noch Star Trek genug ist) starten und die Serie wird mit der zuletzt gespielten Folge fortgesetzt.

Ein Einstieg per Staffel und Folge ist jedoch noch nicht möglich. Dennoch macht diese Sprachsteuerung wesentlich mehr Freude als in der App erst die richtige Serie und dann die letzte Folge zu suchen und bestenfalls zu finden.

Neben Netflix können auch Videos von Youtube gestartet werden.

Amazon Prime Video verwenden wir auf Grund der äußerst umständlichen Steuerung mit der alten Amazon TV Fernbedienung eher über die Smart-TV-Funktion unseres Fernsehers, jedoch wäre es hier womöglich interessant einmal den neuen "Fire TV Stick mit Alexa-Sprachfernbedienung *" zu testen.

Als dritte Video on Demand Quelle nutzen wir ab und zu Google Play Music und Google Play Video. Hier ist es dann aber tatsächlich verwirrend, dass Google Home Videos die ausgeliehen oder gekauft sind nicht am Chromecast abspielen kann sondern diese per App gestartet werden müssen.
 

Fazit: Unterschiedliche Ökosysteme vergleichbare Ansätze

Die Wahl eines digitalen Assistenten ist gleichzeitig eine Wahl für ein bestehendes Ökosystem. Gerade wenn Amazon oder Google Dienste intensiver genutzt werden sollen muss hier genauer nachgeschaut werden, welches System hier besser geeignet ist.

Aber insgesamt haben beide Systeme hier eine Menge an Medien und Unterhaltung zu bieten und gerade durch die Anbindung von anderen Anbietern wie Deezer, Spotify oder für Internetradio Tune In sorgen diese für eine smarte Steuerung und die Möglichkeit direkt einen Sender zu wechseln oder Musik / Hörbuch zu hören.
 

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Hinweis:

Im Laufe der Zeit wird auch das Leben mit Technik immer intelligenter. Entsprechend habe ich auf der Seite "Smart Home" unsere Erfahrungen mit Amazon Echo (Alexa) und Google Home sowie vernetzte Dienste zusammengestellt.

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Eine der großen Stärken im Hochschulumfeld ist sicherlich der kollegiale Austausch der schon seitdem ich im Hochschulumfeld beschäftigt bin aktiv war und das Teilen von Wissen unterstützt hat. So ist auch einer der Gründe für diese Seite den eigenen Wissenspool zu öffnen und für andere zugängig zu machen.

Wie selbstverständlich dieses auch andere Kolleginnen und Kollegen praktizieren und wie wir uns innerhalb Hessens auch abseits der Strukturen des Competence Center Hessiche Hochschulen (CCHH) und den einzelnen Arbeitsgruppen (als Beispiel sei hier die AG CO genannt) und untereinander bei Fragen austauschen und unterstützen gehört zu einem der hohen Güter auf die ich gerne zurückgreife aber auch umgekehrt meinen Part gerne dazu beitrage.

Happy Controlling!

Als ein lobenswertes Beispiel mag ich hier gerne meinen Kollegen Volker Wiest  erwähnen der nicht nur ein glühender Verfechter für Controlling ist sondern komplizierte Sachverhalte nicht nur verständlich sondern auch humorvoll erläutern kann.

Sowohl die Darstellung komplexer Zusammenhänge in seinen Vorträgen als auch der kollegiale Austausch von Wissen sei es im direkten Gesprächen als auch per Mail haben mir gerade zum Beginn meiner Tätigkeit im Hochschulumfeld aber auch heute immer einmal wieder sehr weiter geholfen.

Entsprechend begeistert bin ich von dem Gedanken, dass nun auch online das Thema Hochschulcontrolling im wortwörtlichsten Sinne einen eigenen Platz im Netz erhält.



Auf der Internetseite hochschulcontrolling.de schreibt Volker Wiest zu den Themen Hochschulcontrolling Finanz- und Rechnungswesen. Daneben werden aber auch Themen wie Datenvisualisierung, Berichtswesen und Haushalt & Finanzen (vom Haushaltsrecht über Produkt- und Globalhaushalt bis hin zum Thema interne Planung & Budgetierung) besprochen.

Besonders gefreut hat mich, dass die Seite nicht nur als Informations- und Wissensplattform geplant ist sondern sich idealerweise auch zu einer Austauschplattform entwickeln soll. Hierzu ist geplant eine Kommentar- und ggf. Beitragsfunktionen zu aktivieren und dadurch einen Austausch mit KollegInnen zu ermöglichen.

Um es bei den Worten des Kollegen zu lassen, wünsche ich dieser Seite "Happy Controlling!" und freue mich darüber, dass hier noch jemand eine Liebhaberei als (Online)Wissensteiler für sich entdeckt hat.

Ein wenig könnte man hier beinahe die Hoffnung haben, dass sich noch weitere Kolleginnen und Kollegen davon überzeugen lassen ihr Wissen zu teilen und gemeinsam hier einen offenen Austausch und ein Netzwerk aus Seiten mit Bezug zum Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen aufbauen.

Auf Arbeitsebene denke ich allerdings, dass die Hochschulen hier auf einen guten Weg sind und das kollegiale Miteinander auch über die eigene Hochschule hinaus gelebt wird. Gerade Kolleginnen und Kollegen die einen solchen Austausch auch über die eigene Hochschule hinaus (oder auch privat) betreiben sind ein Baustein dessen was auch einen Großteil meiner eigenen Sicht von Wissensmanagement ausmacht.

Das Ei des Kolumbus

Das für Hochschulcontrolling eher ungewöhnliche Titelbild ist dafür persönlich und gut erklärt und ich bin gespannt darauf die neue Seite bei ihren ersten Flugversuchen beobachten zu können. Damit dürfte auch ein Bogen zwischen Privates und Berufliches gespannt und beide Welten verknüpft.
 

Während ich letztes Jahr (2016) einen externen Vortrag halten durfte (siehe "Vortrag Controlling Tipps aus der Praxis für die Praxis und die Espresso digitale SAP Bibliothek Flatrate") stand dieses Jahr im Rahmen einer Klausurtagung unserer Arbeitsgruppe ein Auffrischungsworkshop zum Thema SAP Query an.

Der Vortrag war auf 60 bis 90 Minuten konzipiert und ich hoffe tatsächlich, dass hier die teilnehmenden Kolleginnen und Kollegen ein wenig Know How mitnehmen konnten. Dankenswerterweise hatten sich auch schon einige Kolleginnen und Kollegen diesen Vortrag vorab angesehen, so dass ich die ein oder andere Anmerkung direkt umsetzen konnte.

Daneben hat sich dieser Vortrag auch angeboten, da durch die  "Buchveröffentlichung »Berichtswesen im SAP®-Controlling«" das Thema ohnehin aktuell war :-). Hier war neben SAP Query, Recherchebericht und Report Painter auch das Berichtswesen im SAP-Controlling selbst ein wichtiges Thema. So gesehen, war hier ein Part der im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" vorgestellten Möglichkeiten ausführlicher behandelt worden.

Im folgenden Beitrag möchte ich einen Überblick über die Abschnitte geben und gleichzeitig Hinweise auf weiterführende Artikel hier im Blog (insbesondere solche die ich auch als Praxisbeispiel mit angegeben habe) hinweisen.



Der Vortrag selbst ist dabei in folgende Abschnitte aufgeteilt worden:

1. Elemente SAP Query
2. Datenherkunft
3. Query Tabellen zu Transaktion
4. Felder, Formeln und Erweiterungen

Da es sich hier um eine Rückschau handelt gehe ich nur relativ kurz (ohne die Folien ebenfalls anzubieten) auf die Abschnitte ein und hoffe, dass diese Zusammenfassung als Unterlagen oder Ergänzung hilfreich sind, aber vielleicht auch für externe einen guten Überblick zum Thema SAP Query und Berichtswesen bieten können.

Elemente SAP Query

Der erste Abschnitt stellte die einzelnen  Bestandteile / Elemente der SAP Query dar.



Neben der Darstellung von Arbeitsbereich, Benutzergruppe, Infoset und Query wurden dabei auch Namenskonventionen sowie der Unterschied zwishcen Grafischer Join/Query Definition und der "alten" Oberfläche dargestellt.

Gerade bei der SAP Query ist ein wichtiger Punkt auch die unterschiedlichen Ausgabeformate von SAP List Viewer, ABAP Liste oder auch Anzeige als Tabelle.

Am Rande ist hier auch auf das Thema Dokumentation von Infoset und Query eingegangen worden, was gerade beim gemeinsamen Entwickeln ein wesentlicher Faktor ist.

Datenherkunft

Wie schon in im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" erwähnt ist eine wichtige Aufgabe beim Erstellen von Auswertungen die Frage, wo einzelne Daten gespeichert sind.

Dabei sind folgende Methoden vorgestellt worden:

1. Technische Informationen zum Feld (F1 Hilfe zum Datenfeld)
2. Transaktion SE12 Tabelle anzeigen
   • Inklusive der Tabellensuche über das Infosystem und des Anwendungsbaum innerhalb der Transaktion (F4-Werthilfe)
   • Graphischer Darstellung der Tabellenverknüpfung
   • Verwendungsnachweis der einzelnen Felder in Tabellen, Join und Programmen
   • Auswertung von Tabellen mit der Transaktion SE16H (und Bezug zu SETS/Gruppen)
3. Logische Datenbanken (Transaktion SE36)
   • Beispiele waren:
     • ADA - Anlagenbuchhaltung
     • BRF - Belegdatenbank
     • PNP - Personalstammdaten
     • PCH - Personalplanung
     • FMF - Haushaltsmanagement - klassische Budgetierung
     • FMB - Haushaltsmanagement auf BCS
4. Websuche
5. Query Tabellen zu Transaktion

Bei der Websuche habe ich einige der mir bekannten und immer noch hilfreichen Internetseiten rund um SAP Query und der Suche von Tabellen zusammengestellt.

Im Einzelnen sind dieses:

• https://www.dv-treff.de/sap-tabellen/uebersicht1
  Verzeichnis SAP Tabellen nach Modulen.
• http://www.rcmoconsulting.de/educsap.php
  Schulungsunterlagen zu Tabellen und Tabellenbeziehungen innerhalb SAP
• http://www.stichpunkt.de/sap/tabellen.html
  Weitere Übersicht über wichtige Tabellen in SAP
• https://www.berater-wiki.de/SAP-Tabellen_und_Strukturen 
  SAP WIKI Abschnitt über Tabellen und Erläuterungen zu SE11
• http://fico-forum.de/Query.php
  Videotutorials zu SAP Query

Was ich im Vortrag nicht erwähnt hatte war noch ein Youtube Channel von ZLEX.DE der webenfalls einige Videos zu SAP Query anbietet.

• https://www.youtube.com/user/ZLexConsult/
  ZLexConsult  Video zu SAP Query

In meiner eigenen Suchmaschine sind ebenfalls einige dieser Quellen eingebunden, so dass durch die Seite

www.andreas-unkelbach.de/websuche.php

ebenfalls eine Menge an Internetquellen durchsucht werden können, so auch mein Blog ;-).

Query Tabellen zu Transaktion

Als "Hausaufgabe" bzw. praktische Übung wurde folgende Auswertung erstellt.




Statt einer umfangreichen Query mit Coding und Speziallösungen sollte das Praxisbeispiel gleichzeitig auch ein Toll sein, dass zur Identifikation von Tabellen zu Programmen und Transaktionen nützlich ist.

Im Artikel "Tabellen hinter Transaktionscode oder ABAP Programm über eine SAP Query ermitteln" ist der Aufbau der Query erläutert und da diese Auswertung sowohl Tabellen, Strukturen und einen Join unterschiedlicher Tabellen beinhaltet bietet sich diese sehr gut an um einen Überblick über den Aufbau eines Infoset, Grundliste einer Query sowie andere Themen zu bieten.

Felder, Formeln und Erweiterungen

Neben einer reinen Betrachtung von Tabelleninhalten besteht in SAP Query aber auch die Möglichkeit mit den Daten zu arbeiten. Hierzu wurden einige Beispiele gezeigt ohne die dahinter liegenden Auswertungen näher zu erläutern. Sofern Interesse an der Auswertung selbst besteht möchte ich zu den einzelnen Punkten die relevanten Artikel ebenfalls verlinken.

Zum Erweitern einer SAP Query nutze ich Beispiele aus folgende Bereiche:

1. Lokales Feld innerhalb SAP Query
2. Zusatztabellen im Infoset
3. Zusatzfelder im Infoset

Lokales Feld in SQ01 SAP Query

Innerhalb der Transaktion SQ01 können einzelne Wertfelder eine Kurzbezeichnung erhalten und diese können dann auch bearbeitet werden.

Als Beispiel wurden hier die einzelnen Periodenwerte aus der Tabelle COEJ genommen und diese addiert.

Hintergrund der Auswertung und Summierung von Feldern ist im Artikel "CO Planeinzelposten Objekt und Partnerobjekt auswerten / Mehrere Felder summieren" beschrieben worden.

Nach der einfachen Addition oder anderer Rechenoperationen wurde auch das Thema ICONE besprochen durch die eine Kontrolle einzelner Werte möglich ist.

Auch dieses beruht auf zwei hier im Blog beschriebene Beispiele:

• Query Stammdaten CO Kontrolle Verantwortliche
• Query Stammdatenvergleich Profit-Center und Auslesen von Textbestandteilen (Teilstring aus Variable)

Auch die Unterscheidung von Werten anhand der Kostenart/Finanzposition ist in folgenden Artikeln behandelt worden:

• Salden je Finanzposition mit Unterscheidung Personal oder Sachaufwand aus PSM-FM durch Query über logische Datenbank FMF
• Query Einzelpostenliste Innenauftrag mit Ausweis Ertrag und Aufwand Zweiter Teil Query zur Datenaufbereitung

Wobei besonders der zweite Artikel schon umfangreicher ist.

Zusatztabelle (SQ02 – Infoset) Erweiterung Infoset um  Zusatztabelle

Hier ist als nachvollziehbares Beispiel die Zustztabelle zum Ausweis der IBAN genutzt worden. Im Artikel "Query über IBAN und Stammdaten Kreditor oder Debitor (Zusatztabellen in SAP Query)" ist nicht nur der Hintergrund erläutert sondern auch auf Änderungen im Rahmen von S/4 HANA hingewiesen worden.

Insgesamt zeigt sich hier aber, dass solche Tools auch die Zusammenarbeit zwishcen FI und CO verbessern.

Zusatzfeld (SQ02 – Infoset) Erweiterung inkl. ABAP Coding vom Infoset um  Zusatzfeld

Das Thema Zusatzfelder ist dann tatsächlich schon etwas komplexer, bietet aber auch mehr Möglichkeiten.

Ein wichtiges Beispiel ist hier die Frage, ob ein CO-Objekt (hier: Innenauftrag) gesperrt ist.

Die Auswertung der Systemstatus ist im Artikel "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag" erläutert. Da nun aber nur in einen Feld ausgegeben werden soll, ob der Innenauftrag gesperrt ist bedarf es etwas Coding. Darauf ist auch im Artikel "Darstellung einzelner Projektphasen von der Freigabe bis zum Abschluss eines Innenauftrags anhand einer Query mit Ausgabe GESPERRT aber auch Abschlussdatum" Bezug genommen worden.

Das Coding zum Zusatzfeld ist im Artikel "SAP Query ABAP Coding im Zusatzfeld für Verknüpfung Innenauftrag und Fond bzw. Finanzierungszweck oder auch Status GESPERRT bei Innenaufträgen" zu finden.

Die einzelnen Bestandteile des Coding sind in folgender Folie erläutert:



Dabei ist schon ersichtlich, dass Zusatzfelder tatsächlich noch weitere Informationen auslesen können.

Ebenso kann auch ein vorhandener Stammdatenschlüssel (Innenauftragsnummer) übersetzt werden, wenn hier eine sprechende Logik hinterlegt ist. Dieses ist ausführlich im Artikel "Auswertung sprechender Nummernkreisintervalle von CO Innenaufträgen mit Query Zusatzfeldcoding und Unterscheidung numerischer oder alphanumerischer Schlüssel" behandelt worden.

CO und PSM verknüpfen

Ein anderes wichtiges Thema ist noch die Frage, wie Innenauftrag AUFK-AUFNR mit 12 Zeichen und Fond FMFINCODE-FINCODE mit 10 Zeichen miteinander verknüpft werden können.

Im Artikel "Query zur Auswertung von Klassifizierungsmerkmale PSM Fonds zu CO Innenauftrag und Datumsfelder mit Konvertierung von FLOAT zu DATUM" ist nicht nur das Coding für die Auswertung von Klassifizierungsmerkmale sondern auch die Vorgehensweise mit dem Zusatzfeld ZAUFNR zur Verknüpfung der Stammdatentabelle AUFK mit FMFINCODE erläutert.

Die Feldlänge von FMFINCODE-FINCODE (10 Zeichen) und AUFK-AUFNR  (12 Zeichen) lassen sich nicht miteinander verbinden. Dabei sind Innenauftrag und Fond eigentlich identisch (von der Länge aber auch der Nummer her).

Durch folgendes Coding kann ein Feld mit den gleichen Eigenschaften zu FMFINCODE-FINCODE angelegt werden um dieses Feld dann zur Verknüpfung einer Zusatztabelle oder auch zur Auswertung von Klassifizierungsmerkmale genutzt werden:

DATA L_AUFNR  type i.
DATA L_OFFSET type i.

* Tragen Sie hier die Länge ihrer Projektnummer ein
* Standard:  8 stellige Auftragsnummer

L_AUFNR = 8.

* Nun wird die Position im Feld AUFK-AUFNR ermittelt
* ab der die Projektnummer ohne 0 gespeichert ist.

L_OFFSET = 12 - L_AUFNR.

* Maximial 12 Zeichen sind in AUFK-AUFNR vorhanden

ZAUFNR = AUFK-AUFNR+L_OFFSET(L_AUFNR).

Welche Möglichkeiten mit dieser Zusatztabelle bestehen ist zum Beispiel im Artikel "Gruppierung von Finanzierungszwecken bei Drittmittelprojekten per Zusatzfeldcoding mit IF oder CASE" zu sehen.

Ebenso kann die Bewertung, ob ein Fond LOMZ-fähig ist hier hinterlegt werden. Dieses ist im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" erläutert.

Eine ausführliche Serie einer PSM/CO Auswertung ist im Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" zu finden. Jedoch dürften hier im Blog immer einmal wieder neue Artikel auftauchen.

Weitere Beispiele: SAP Query im Umfeld SAP Rechnungswesen Finanzwesen und Controlling

Als kleine Zugabe bin ich noch kurz auf einige kleine Beispiele von häufiger genutzten Query eingegangen.

Diese sind in folgenden Artikeln beschrieben:

• Query Kontenplan für Module CO, FI und PSM
• Auflösen von Stammdatengruppen nach Einzelwerten - Einzelwerte zu Sets
  • Hier kann auch "Änderungsbelege für Stammdatengruppen im Customizing oder letzte Änderung über Query bspw. für Innenauftragsgruppen" nützlich sein
• Abrechnungsvorschriften von Innenaufträgen auf identische verantwortliche Kostenstelle und empfangende Kostenstelle per Query mit Ampelfunktion prüfen

Insgesamt hoffe ich mit der Präsentation den Kolleginnen und Kollegen einen guten Überblick über die Verwendung von SAP Query in den Modulen Finanzwesen, Controlling und Haushaltsmanagement gegeben zu haben.



Da wir SAP Query auch als ein zentrales Instrument im Berichtswesen nutzen, möchte ich an dieser Stelle auf mein aktuelles Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« hinweisen, dass ebenfalls SAP Query neben Report Painter und Rechercheberichte und natürlich allgemein hilfreiche Empfehlungen zum Berichtswesen im SAP Controlling anbietet.

Dieses ist auch bei Amazon * zu finden.



ISBN: 978-3960127406 *
 

Fazit Ziel des Vortrages

Ziel der Veranstaltung war es im Rahmen eines "Auffrischungsworkshops" das Thema SAP Query im Hochschulberichtswesen, Hochschulcontrolling noch einmal ins Bewustsein zu rufen. Auch wenn als Zielpublikum die unterschiedlichen Kolleginnen und Kollegen aus Hochschulcontrolling zugegen waren habe ich mich darum bemüht die Beispiele und Erläuterungen so allgemein zu halten, dass die Schulung eine Hilfe zur Selbsthilfe bieten konnte und die Unterlagen dazu einladen später am eigenen System zumindest die Beispielquery nachzubauen.

Ansonsten stehen noch weitere Optionen zur Verfügung.


Im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" sind diese beispielhaft dargestellt.


Ergänzend mag ich hier noch auf "SAP Know How" in Form der digitalen SAP Bibliothek mit allen Büchern meines Verlages hinweisen, als auch auf die kommende Veranstaltung der FICO Forum Infotage im November. Diese sind im Artikel "FI CO Forum Infotage 2017 und digitale SAP-Fortbildung für Studenten und Hochschulbeschäftigte" vorgestellt.

Ich hoffe, dass dieser Blogartikel noch als Quellennachweis für einige Folien hilfreich ist und freue mich über etwaiges Feedback oder weiteren spannenden Austausch rund um die Themen SAP im Allgemeinen und Hochschulberichtswesen im Besonderen.
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Vergangenes Wochenende sind die Publikumstage der Frankfurter Buchmesse gewesen und so ist es auch ein wenig passend, dass ich eine relative alte Webanwendung für mich wieder entdeckt habe. Vielleicht sucht ja auch sonst noch jemand eine Anwendung um neu gefundene Bücher zu verwalten oder vergleichbare Bücher zu finden.

Im Artikel "Android App: Buchverwaltung MyBookDroid (Android App zum Bücherarchivieren mit ISBN Scanner)" bin ich schon einmal auf das Bibliotheksverwaltung eingegangen. Da der Webdienst librarything keine Erfassung per ISBN Scanner ermöglichte hatte ich diesen Dienst seit etwa 2008 (genauer ist es im Artikel "Literaturverwaltung online" von damals ersichtlich) aus den Augen verloren und bin letztens wieder auf dieses Angebot gelandet und war erstaunt hier meinen Buchbestand aus 2008 zu finden. Damals hatte ich tatsächlich den Ehrgeiz unseren gesamten Buchbestand zu erfassen (doch einige Regalmeter) und bin recht erstaunt gewesen hier einige alte Bücher noch gefunden zu haben.

Was ist librarything?

Librarything ist eine mehrsprachige Webanwendung in der die eigenen Bücher verwaltet werden können. Die Hochschulbibliothek der Technischen Hochschule Mittelhessen nutzt ebenfalls diesen Webdienst um Neuerwerbungen vorzustellen.

Meine eigene kleine Bibliothek an Fachbüchern ist nun ebenfalls öffentlich zugängig (es gibt auch die Möglichkeit diese als anonym zu stellen, so dass nur man selbst Zugriff auf die Bücherliste hat).

Neben der reinen Verwaltung von Büchern hat der Webdienst aber auch eine soziale Komponente die sich dadurch zeigt, dass sowohl Rezensionen zu Büchern geschrieben werden können als auch (was besonders bei älteren Büchern interessant ist) von Usern Cover und Mediadaten zu Büchern erstellt werden können. Mittlerweile habe ich die Idee alle Bücher in den mich befindlichen Bücherregale zu erfassen aufgegeben und werde als kleine Ergänzung zu den Buchempfehlungen auf meiner eigenen Seite sowie natürlich meiner eigenen Veröffentlichungen hier einige Fachbücher die ich gerade lese oder empfehlenswert finde erfassen.

Einen guten Eindruck des Webdienst bietet ein Blick in meine derzeitige Bibliothek :

• Mein Librarythin Profil (AndreasU)
• Meine Bibliothek (catalog)

Aber auch für Autoren ist es möglich eine eigene Seite zu pflegen, wie am Beispiel von Andreas Unkelbach zu sehen ist ;-).

Buch erfassen mit Android App zur Literaturverwaltung

Mittlerweile bietet Librarything jedoch auch eine eigene App an und mit dieser funktioniert der Buchscanner hervorragend. Dieses habe ich zum Anlass genommen meine beruflich genutzten Bücher nun über die App beziehungsweise meiner Bibliothek in Librarything zu verwenden.

Android App zur Literaturverwaltung



Marketlink/Google Play

• Librarything

Mir gefällt hier besonders die "reduzierte" Oberfläche die funktional einen guten Überblick über die eigenen Bücher bietet.



Nachdem ich mich mit meinen Account direkt angemeldet habe steht mir sowohl mein "Bücherregal" bzw. meine Kataloge zur Verfügung und ich kann auch problemlos ein weiteres Buch hinzufügen.

Die Verwaltung in unterschiedliche Kataloge (Catalog) hat den Vorteil, dass man auch seine Bücher nicht nur über Tags sondern auch über Kataloge sortiert werden können.


Jedes Buch kann unterschiedlichen Katalogen oder Listen zugeordnet werden. So kann erfasst werden, welches Buch zur Zeit gelesen wird, welches man noch kaufen möchte oder sich in der eigenen Bibliothek befindet oder auch welche derzeit ausgeliehen sind.

Im oberen Screenshot sind die Standardlisten schon zu sehen, wobei diese auch erweitert werden können.

Sehr angenehm innerhalb des Katalog ist es, dass sowohl nach Cover  als auch in Form einer Titelliste die einzelnen Bücher dargestellt werden können. In beiden Ansichten ist eine Suchfunktion vorhanden.



Über die rechte obere Schaltfläche lässt sich die Darstellung ändern. Besonders angetan hat mich (was auch Standard ist) die Listenansicht.



Das Schöne an Librarythin ist, dass die Buchcover kaum selbst erfasst werden müssen. Hier zeigt sich eine gute Integration der Quellen. Zum Einen ist dieses natürlich Amazon, aber ebenso interessant ist die Option die Librarythin Bibliothek selbst zu nutzen.



Die Einstellungen  sind über die Schaltfläche "Account" zu finden. Durch die Option Quick Find wird die Suche beim ersten Treffer abgebrochen und die gefundenen Mediendaten angezeigt. So ist eine Erfassung schnell möglich. Durch Unterstützung der Librarything Libraries hat dieses den Vorteil, dass hier auch von anderen Usern hochgeladenen Covern zur Verfügung gestellt werden. Gerade bei "alten" Büchern die eben nicht mehr bei Amazon gelistet sind, ist dieses ein enormer Vorteil.

Die Erfassung kann als Suche (zum Beispiel per ISBN oder Titel) erfolgen:



Anhand des EAN / ISBN Symbol an der Seite dürfte schon klar sein, was meine bevorzugte Suchoption ist:



Sofern ich den ISBN Code eingescannt habe wird das Buch direkt erkannt und steht dann zur Verfügung... eine automatische Titelerkennung ist nicht möglich....aber das Beispiel zeigt dafür ein nettes Buch zum Thema "Berichtswesen im SAP Controlling".

Die entsprechenden Details zum Buch sind dann ebenfalls aus den Quellen übernommen:



Insgesamt ist die App tatsächlich gelungen und gerade nach der Frankfurter Buchmesse eventuell eine gute Anwendung um die eigene Bibliothek erneut zu erfassen :-). Persönlich nutze ich meine Bibliothek derzeit dazu um meine Fachbücher zu erfassen.

Hier könnte ich mir auch vorstellen, dass es als Literaturliste für etwaige Recherchearbeiten, Abschlussarbeiten oder auch andere Themensammlungen hilfreich ist.
 

Das gedruckte Buch und soziale Aspekte der Literaturempfehlung

Selbstverständlich sind die im Artikel erwähnten Bücher auch in gedruckter Form eine Bereicherung für interessierte Leser und können auch auf dieser Seite näher betrachtet werden:

1. "PHP für dich"  auch bei Amazon (Partnerlink)
2. "Schnelleinsteig ins SAP Controlling" auch bei Amazon (Partnerlink)
3. "Berichtswesen im SAP Controlling" auch bei Amazon (Partnerlink)

Insgesamt bieten die Rezensionen bei Amazon sicherlich ebenfalls einen guten Eindruck von Büchern aller Art. Der Vorteil von Librarything kann jedoch sein, dass durch die Verknüpfung von Buch und Lesende hier eine persönliche Beziehung entstehen kann und auch ein Eindruck von den anderen vorhandenen Büchern gewonnen werden kann. Gerade durch die Möglichkeit auch andere Bibliotheken anzusehen können hier durchaus auch neue Buchempfehlungen entstehen. Von daher ist hier auch ein Kontakt zu neune gedruckten Büchern für das eigene RUB - Regal ungelesener Bücher möglich... ;-)

Zumindest mir geht es so, dass trotz digitaler SAP Bibliothek Flatrate (siehe SAP Know How) für bestimmte Themen noch immer ein gedrucktes Buch als Grundlage bestens geeignet ist. Zwar mache ich mir hier keine Anmerkungen ins Buch aber beim Durchblättern scheinen gedruckte Seiten doch besser hängen zu bleiben.

Obgleich ich sowohl bei Fachbüchern als auch bei anderer Literatur hin und wieder auch gerne ein eBook lese. Dieses war auch Thema im Artikel "Infotainment oder Nachrichtenapps für Android" und hat sowohl für Blogs als auch für Zeitschriften und Büchern nicht an Bedeutung verloren :-)

Bücher als Fenster in Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft

Es ist ein schönes Gefühl gewesen hier im alten Bücherregal  von 2008 herumzustöbern und es wäre tatsächlich schade, diesen Webdienst, wenn er nun schon einmal wieder entdeckt worden ist nicht doch einer "neuen"/alten Idee zu widmen. :-)

Wie sich das noch entwickeln wird kann ich nicht sagen, aber ein wenig gefreut hat mich dieses schon auch und gerade, da auch im digitalen Zeitalter für mich Bücher immer noch ein wichtiger Bestandteil zum Wissensmanagement bei tragen können und auch weiterhin ein Weg in Richtung neuer Horizonte offenbaren können...sei es nun als Fachbuch oder auch im Bereich der phantastischen Literatur oder anderer gedruckter und beschriebener Welten. Das Medium Buch ist für mich auch abseits von Buchmessen oder eBooks etwas, auf dass ich nur ungern verzichten mag und egal in welcher Form ist es für mich noch immer so, dass Worte Welten eröffnen, Denken verändern und Brücken zu neuen Welten spannen können.

Durch den Austausch über Literatur und geschriebene Worte (egal in welche Medien) sind schon einige Momente entstanden auf die ich nicht verzichten mag und die mir noch immer viel bedeuten. Vielleicht ist auch dieses einer der Gründe warum die Themen hier im Blog etwas mehr als nur SAP und Hochschulcontrolling sind :-). Viel zur Motivation zu dieser Seite habe ich ja auch schon unter "Philosophie der Seite" festgehalten und freue mich schon heute darüber, was sich morgen durch Worte für Bänder knüpfen lassen.

Von daher auch weiterhin viel Vergnügen beim Lesen  sei es auf einer der hier verlinkten Seiten, in den empfohlenen Büchern oder ganz allgemein im Netz oder im digitalen oder anlogen Medien. Auch wenn heute vielleicht weniger Homepages von mir regelmäßig besucht und gelesen werden, bleiben doch noch immer einige Blogs, Magazine, Buchempfehlungen vorhanden (nicht unerwähnt soll hier meine derzeitige Blogroll bleiben) aber auch die Freude immer einmal wieder in einer Buchhandlung oder auch Bibliothek ein Buch zu finden, dass von der ersten bis zur letzten Seite begeistern kann.

Daher freue ich mich auch immer wieder über Leseempfehlungen von Kolleginnen und Kollegen oder über den gelebten Ideenaustausch gerade im beruflichen Umfeld aber auch im Privaten erachte ich das noch immer als wichtig und freue mich darüber, dass auch weiterhin noch solche Medien vorhanden sind.

Damit dieser Beitrag aber weiterhin ein Hinweis zur Webanwendung und zur Android Anwendung bleibt lasse ich nun die Worte so stehen, wie sie geschrieben sind und hoffe noch auf einige schöne Erfahrungen mit Wort, Schrift und Inhalt egal auf welchem Medium.

Ausnahmsweise daher einmal statt "happy controlling" ein "happy reading" :-)

Schon das Thema Multimedia hatte mit Google Chromecast (siehe "Google Chromecast HDMI Stick Teil 1 von 2 - Einrichtung, Inbetriebnahme und erste Apps" und "Google Chromecast HDMI Stick Teil 2 von 2 - Streaming über UPNP bzw. DLNA") und Amazon Fire TV (siehe "Amazon Fire TV Stick und Chromecast im Vergleich") hier Einzug genommen. Seit einigen Jahren nutzten wir auch zur Steuerung von Licht und Strom mit eZcontroll eine Schaltzentrale mit der es per App möglich war Licht und Geräte zu steuern. Da auch unser Festnetzanschluss über die FritzBox läuft (siehe "Smarter Telefonieren - am Smartphone oder per FRITZ!Box") konnte somit ein Großteil der Heimelektronik über das Smartphone gesteuert werden. Mit Aufkommen der digitalen Assistenten insbesondere Alexa und Google Home hat sich das Setup daheim aber noch einmal erheblich verändert, so dass nun auch Deckenlicht, Media und auch unser Chromecast per Sprache gesteuert werden kann.

Mittlerweile ist unser Smart Home Setup allerdings ein wenig gewachsen, so dass hier statt der Steuerung per App nun die Steuerung über Sprache erfolgt.

Netzwerksetup und Dienste

• QNAP NAS System (TS-420 *)
• AVM Fritz!Box (7490 *)
• everHome Cloudbox
• Philips Hue Bridge (Basisstation *)
• Amazon Echo (2. Generation *)
• Amazon Echo Dot (2. Generation *)
• Netatmo Wetterstation (Netatmo *)
• HomeMatic Funk-Heizkörperthermostat (HomeMatic *)
• Google Home (google *)

Gerade Alexa macht besonders Freude in Kombination mit "music unlimeted*" beziehungsweise "amazon prime *"  indem Amazon Prime Music schon enthalten ist.

Für eine "mediale Unterhaltung" ist aber auch ein Abo von Netflix spannend was bisher nur über Chromecast und die Netflix App lief und nun über Sprache über Google Home gesteuert werden kann.

Auf die Vorteile und Nachteile der einzelnen Systeme mag ich hier gerne eingehen und unsere Erfahrungen damit beschreiben. Dabei ist der Bericht auf unseren Alltag gemünzt und soll nicht das Einrichten und Installieren der Geräte beschreiben. Hierzu gibt es wahrlich genug Artikel im Netz :-).

Steckdosen per Funk steuern

Manchmal baut Smarthome auf altbekannte Technik auf. So haben wir einige Lampen und Geräte ohnehin schon durch eine Funksteckdose (zum Beispiel von Elro * aus dem Baumarkt) versehen die wir bisher über eZControll (Funksteuergerät mit Netzwerkschnittstelle zur Heimautomatisierung und Energieverbrauchserfassung) angesteuert hatten. Bisher hatten wir hier mit Homedroid eine App genutzt die über Schalter in der App die einzelnen Geräte (oder auch Gerätegruppen ansteuerte.

HomeDroid
Marketlink XS1 Heimautomatisierung
Diese App bietet eine App als Fernbedienung für das Heimautomatisierungssteuergerät EZcontrol ® XS1 an. Sie überzeugt mich durch das funktionales, durchdachtes und ansprechendes Design. Insbesondere die Möglichkeit Schalter mit Bildern zu verknüpfen gefällt mir gut.

Entscheidung für everHome Cloudbox

Auch wenn wir einige Jahre damit zufrieden waren wollten wir nun doch auch eine weitere Steuerung unserer Wohnung gestelten und sowohl eine Sprachsteuerung als auch eine feinere Steuerung der intelligenden Heizkörperthermostate verwirklichen. Bisher hatten wir hier Modelle im Einsatz die die Heizung anschalteten, wenn die Raumtemperatur unter einer Zieltemperatur gefallen ist. Beim starken Absenken der Temperatur hatte sich diese auch ausgeschaltet. Allerdings ist dieses Thermostat nicht per Funk steuerbar gewesen, und somit durch Everhome nicht erkannt werden kann und auch nicht über Alexa steuerbar gewesen wäre. Daher haben wir diese zur Nutzung von everHome gewechselt.

Wir haben uns für eine Everhome Cloudbox entschieden in der sowohl obige Thermostate als auch diverse Funksteckdosen eingebunden und Räumen bzw. Raumbezeichnungen zugeordnet werden kann.

Über das Everhome Dashboard können verschiedene Geräte als Sensoren oder zu steuernende Geräte eingerichtet werden. Als einfaches Beispiel kann hier tatsächlich eine Funksteckdose genommen werden.



Ebenso wie auf der Fernbedienung müssen hier die Schalter für das Funksignal gesetzt werden, jedoch sind Position D und E wie im Bild zu sehen fix voreingestellt.
Durch diese Vorgabe ist jedoch die Original Fernbedienung für bspw. Brennstuhl Funksteckdosen nicht mehr zu verwenden. Dafür steht nun everhome zur Verfügung.
Bisher waren die einzelnen Steckdosen frei konfigurierbar.

Auf der Seite "Kompatible Produkte" kann sich ein guter Eindruck darüber verschafft werden, welche Produkte hier mit welchen Produkt gesteuert werden können.

Unter anderen ist es ab der Firmware 4.3.7 und Premium Paket der everhome cloudbox auch möglich Philips Hue Lampen über die Hue Bridge einzubinden. Dabei sollte beim Gerät hinzufügen jedoch nicht vergessen werden auf der Bridge den Connect Button zu drücken.

Android App


Marketlink

• everHome Smart Home

Interessanterweise bietet Everhome auch einen Amazon Skill an, so dass diese dann über Alexa angesteuert werden können.

Dieser Skill ermöglicht dann nicht nur die Funksteckdosen anzusteuern sondern auch die Heizthermostate, so dass die Raumtemperatur nicht nur über die Cloudbox gesteuert werden kann sondern auch per Sprachbefehl auf eine Temperatur herunter oder herauf geregelt werden kann.

Darüber hinaus können durch externe Sensoren auch weitere Geräte angesteuert werden, aber auf diese gehe ich später bei Netatmo ein.

Clouddienst Everhome

Everhome selbst ist nicht nur ein Stück Hardware, welche tatsächlich mit zwei Antennen und einer kleinen Box relativ klein erscheint und an einen Kleinstcomputerprojekt wie mit Raspi oder vergleichbares erinnert, sondern bietet auch eine Software- und Weboberfläche über die das Gerät nicht nur Updates bekommt sondern auch diverse Geräte einbinden kann und eben auch kompatibel zu Amazon Alexa ist.

Sofern die Geräte alle in der everhome Oberfläche eingerichtet worden sind stehen diese auch bei allen Client (Anwendungen) direkt zur Verfügung, so dass nicht bei allen Apps erneut alle Geräte konfiguriert werden müssen.

Sicherlich handelt es sich hierbei um einen Clouddienst, jedoch ist der Komfortgewinn hier durchaus ein Argument und wenn man ohnehin Smarthome mit digitalen Assistenten wie Google oder Amazon teilt ist die Frage nach Datenschutz und Datensicherheit eigentlich schon direkt beantwortet ;-). Ein weiterer Komfortgewinn kann sein, dass die Elektronik daheim auch übers Internet mobil gesteuert werden.

Es gibt natürlich passende andere Dienste und eine Vielzahl an weitere Projekte rund um Smarthome Steuerung aber für uns war es von Funktionalität und Einbindung in bestehender Technik eigentlich mehr als ideal. Ein alternatives System wäre zum Beispiel Homematic, FHEM oder auch andere Systeme wie auch openHAB.

Bei diesen Geräten ist allerdings tatsächlich Softwareanpassung erforderlich und mehr Zeit sich in das Thema einzuarbeiten, während hier die Kombination aus Software und Hardware direkt funktioniert und unseren Bedürfnissen für eine Schaltzentrale entspricht.

Sofern nur lokal ohne Internetverbindung und per App geschaltet und verwaltet werden soll, waren wir auch mit EzControll sehr zufrieden. Hier ist dann allerdings keine Sprachsteuerung möglich.

Amazon Alexa Skill für Everhome

Wie bereits erwähnt bietet Everhome nun auch einen Skill für Amazon Echo an. Dieser kann über Aktiviere Everhome oder über die Amazon Seite aktiviert werden. Auf die Vorzüge der Sprachsteuerung zum Beispiel über Alexa gehe ich im Folgeartikel noch ein. Natürlich kann Everhome auch nur per App gesteuert werden. Gerade dieser Skill ist ein enormer Vorteil, da hier nicht etwa "Alexa starte Everhome" und danach "schalte Licht an" als Aktivierung gewählt werden muss, sondern es direkt möglich ist als Sprachbefehl "Alexa schalte Wohnzimmer auf 10 Grad" oder "Alexa schalte Fernseher an".

Everhome mit Google Home steuern

Seit Februar 2018 wird nun Google Home  von Everhome unterstützt, so dass hier problemlos Everhome auch per Lautsprecher von Google gesteuert werden kann.

Die Einbindung der Geräte habe ich im Artikel "Meine Erfahrungen mit Smarthome Teil III - Steuerung Smart Home mit Amazon Alexa und Google Home im Vergleich" beschrieben.

Als Dienst muss hier einfach everhome gewählt werden.


 

Preispolitik Everhome

Auf der Seite everhome.de/cloudbox/ lassen sich die einzelnen Pakete untereinander vergleichen. Statt einer Miete zahlt man einmalig eine Gebühr und kann damit alle Dienste die im jeweiligen Paket enthalten sind nutzen. Sofern Philipps Hue oder Amazon Alexa genutzt werden soll ist allerdings das Premium-Paket Pflicht.

Als besonders positiv ist mir hier aufgefallen, dass erst einmal das kleinste Paket gekauft werden kann und die Upgrade Preise von Basis zu Plus (um mehr Sensoren oder Hersteller einbinden zu können) oder auch zum Premium Paket nicht mehr kosten würde, als wenn man sich direkt das höchste Paket geholt hat. Da bin ich schon andere Preispolitik im Smarthomebereich gewöhnt.

Fazit zu Everhome

Im Grunde kombiniert es hier meine Erfahrungen mit EzControll und richtet sich an Kunden die keine Technik zusammen basteln möchten sondern einfach einen Dienst nutzen wollen der eine durchdachte Oberfläche damit verbundene Usability bietet und ihr Haus/Wohnung automatisieren wollen. Sie bieten mit der Cloudbox zwar ein Stück Hardware an, aber im Grunde wird hier ein Softwareservice verkauft, der sich in das bestehende SmartHome integriert.

Inwieweit hier auch Präsenzerkennung anhand der SmartphoneApp für die Bewohner oder auch NFC Technik genutzt wird ist sicherlich eine optionale Frage und sollte jeder für sich selbst entscheiden können.

In der Oberfläche der App oder des Webportal erhalte ich gleichzeitig alle Sensordaten zum Beispiel vom Thermometer und kann auch für jeden Raum einzelne Geräte direkt ansteuern oder auch je Raum die Heizung auf eine bestimmte Temperatur stellen.

So ist es mir sowohl per App, Widget oder auch per Alexa möglich mein Büro zu erleuchten.



Wobei der Computer per WOL - Wake On LAN aktiviert wird und damit leider nur per Widget oder App aber nicht per Alexa gestartet werden kann. Da ich dann aber ohnehin am Rechner sitze ist es ganz praktisch den selbst starten zu können oder von unterwegs per Smartphone darauf zugreifen zu können über eine RDP - remote desktop Verbindung. Ebenso können durch externe Signale (zum Beispiel Sonnenuntergang oder Uhrzeit) bestimmte Aktionen geschaltet werden, wie Licht anschalten beim Sonnenuntergang oder Licht ausschalten ab Mitternacht.Dieses ist dann über die Everhome Weboberfläche einstellbar.

Tatsächlich bewährt hat sich hier aber die automatische Lichtsteuerung und vor allem das Starten von Multimediageräten. Ich werde auf die Vorzüge und auch auf die Integration mit einer Wetterstation noch in einen weiteren Teil näher eingehen. Hier mag ich erst einmal das Setup für unser Smart Home vorstellen und dieses näher erläutern.

Wie geht es weiter in dieser Serie?

In den folgenden Artikel werde ich auf meine Erfahrungen mit den beiden intelligenten Lautsprechern ;-) Amazon Alexa und Google Home eingehen und erläutern, welche Vorzüge das eine und das andere System hat und warum wir uns tatsächlich für eine Kombination aus beiden Geräten entschieden haben.

Daneben mag ich aber auch Nachteile nicht verschweigen und hoffe hier eine gute Gegenüberstellung beider Systeme liefern zu können. Damit dieses aber möglich ist, musste ich erst einmal die vorhandene Umgebung hier erläutern, da sonst bestimmte Aktionen oder Ansteuerungen umständlich im folgenden Artikel erläutert hätte werden müssen.
 

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Hinweis:

Im Laufe der Zeit wird auch das Leben mit Technik immer intelligenter. Entsprechend habe ich auf der Seite "Smart Home" unsere Erfahrungen mit Amazon Echo (Alexa) und Google Home sowie vernetzte Dienste zusammengestellt.

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In der letzten Zeit habe ich mich, was Rechercheberichte im Modul PSM-FM (Haushaltsmanagement) anbelangt ein wenig über den Tellerrand hinaus bewegt und so auch CO Objekte im PSM-FM ausgewertet (siehe Artikel "CO Objekte indirekt auswerten Teil 2/2 hier: Innenauftrag zum Fond WIPLAN")  und auch einen intensiveren Blick auf die Ausgabeart von Rechercheberichten geworfen (siehe Artikel "Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche"),

Schon einige Zeit lang wird das Jahresbudget mit einem Recherchebericht (siehe Artikel "PSM Recherchebericht mit Jahresabgrenzung" beziehungsweise "Recherchebericht Budget + Ertrag ggü. Aufwand") ausgwertet.

Der Nachteil ist nur, dass zur Auswertung der einzelnen Geschäftsjahre nun immer das Geschäftsjahr als Merkmal in der Navigation ausgewählt werden musste und die Darstellung entsprechend umgestellt werden musste.

Ziel: Mehrjahresvergleich PSM Recherchebericht

Ein Wunsch der Fachabteilung war es nun anhand des selektierten Geschäftsjahr die zehn folgende Jahre mit auszuwerten, so dass hier als Spalten Jahresbudget, Jahresertrag, Jahresaufwand + Obligo und Jahressaldo in Form eines Mehrjahresvergleich erfolgen kann.

Zwar ist dieses nicht so elegant wie im Artikel "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" im CO Report Painter / Report Writer möglich, aber dennoch mag ich auf die Möglichkeiten zum Umgang mit Jahren eingehen.

Unter "Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?" hatte ich ja schon einmal die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichten dargestellt. Der Aufbau des Rechercheberichtes wird im Formular erfolgen.

Merkmal Geschäftsjahr und lokale Variable

Hier sollte für unsere Anforderung  je Spalte (Jahresbudget, Ertrag, Aufwand, Obligo) das Merkmal GESCHÄFTSJAHR hinzugefügt werden. Bisher war das Geschäftsjahr nur als Selektionsmerkmals im Bericht oder in den allgemeinen Selektionskriterien hinterlegt worden.

Für die Darstellung mehrere Jahre bietet es sich jedoch an, in jeder Spalte das Merkmal zu hinterlegen. Während hier bisher für das Geschäftsjahr globale Variablen verwandt worden sind besteht auch die Möglichkeit im Feld LOKALE VARIABLE eine eigene Variable zum Beispiel ZGJ oder ZJAHR anzulegen. Hierdurch wird im Formular eine eigene Variable angelegt die dann einen Wert für das Merkmal Geschäftsjahr liefert.

Für das erste Jahr (Selektionsjahr) reicht hier schon die Variable für die Spalten Jahresbudget, Ertrag und Aufwand (ggf. auch Obligo).

Für das Folgejahr kann nun wieder die lokale Variable gewählt werden allerdings weiter unten in der Varibale über das Feld Operator (Auswahl von +) und Offset von 1 das selektierte Jahr ZGJ oder ZJAHR um 1 erhöht werden. Auch hier werden die Spalten Jahresbudget, Ertrag, Aufwand ... mit Offset versehen.

Schon in der Darstellung der Variable ZJAHR+1 oder ZGJ+1 dürfte klar werden, dass dieses gerne zehn Mal wiederholt werden kann.

Insgesamt werden hier durch den Operator + also Folgejahre mit ausgwertet (durch Operator - wären auch Vorjahre möglich).

Diese lokale Variablen dienen nur dazu zum Merkmal Geschäftsjahr einen berechneten Wert zuzuweisen.

Dynamische Jahresauswertung durch Textpflege und globale Variable

Ein spannender Trick ist nun, aber, dass in der Beschreibung die globale Variable 0FY1 (Geschäftsjahr) als Text zur Spalte verwandt werden kann und durch diese das selektierte Jahr dargestellt wird:

Beispiel:

• Jahresbudget &0FY1
• Ertrag &0FY1
• Aufwand  &0FY1

Durch die Verwendung der globalen Variablen wird stets auch in der Überschrift der Kennzahl das aktuell ausgewertete Geschäftsjahr mit angegeben. Leider funktioniert dieses nur bei Einzelwerten, weswegen beim letzten Merkmal nur Summe Budget, Summe Ertrag, Summe Aufwand, … eingetragen wird und die Auswertung für das Geschäftsjahr von ZJAHR bis ZJAHR+10 erfolgt.

Auch dieser Bericht kann wieder über "Parametertransaktion für Recherchebericht" eine eigene Transaktion erhalten.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlicher auf das Thema Rechercheberichte im SAP Modul CO eingegangen und habe für einen Mehrjahresvergleich auch diese Vorgehensweise näher erläutert. Hier freue ich mich auch sehr über die durchweg positiven Rückmeldungen auf Amazon * und würde mich freuen, wenn das Buch und Thema auch weitere Personen finden wird :-). Neben Rechercheberichte wird hier auch das Thema Berichtswesen im CO allgemein aber auch die Tools Recherchebericht, Report Painter und SAP Query behandelt sowie einige Empfehlungen und Kniffe rund um Aufbau eines internen Berichtswesen gegeben.

Da das Thema an sich sowohl hier im Blog als auch bei meiner täglichen Arbeit ein Herzensthema ist, hoffe ich, dass es auch weiterhin einige begeistern wird

Letztes Jahr ergab sich für mich erstmalig die Gelegenheit die FICO Forum Infotage zu besuchen. Im Artikel "Rückblick FI CO Forum Infotage 2016 in Köln und Zürich" bemühte ich mich darum einen Eindruck der angebotenen Veranstaltungen festzuhalten und bin tatsächlich sehr vom Konzept aber auch Inhalt dieser Veranstaltung überzeugt.

Nachtrag Rückblick 2017

Mittlerweile habe ich auch unter "Rückblick FI CO Forum Infotage 2017 in Köln" einen persönlcihen Rückblick auf die FI CO Forum Infotage 2017 in Köln veröffentlciht.
 

Was sind die FI CO Forum Infotage?

Die Veranstaltung wird u.a. von Espresso Tutorials (meinen Buchverlag siehe auch fico-forum.de) und der ConVista Consulting AG angeboten.

Die "FICO-Forum Infotage 2017" finden diesmal nicht nur in Köln und Zürich sondern auch in Wien statt. Da mittlerweile auch schon die Agenda für Köln vorhanden ist und auch bald schon November ist mag ich für mich schon einmal eine kurze Planung anhand der Agenda zusammen stellen um für mich relevante Vorträge festzuhalten.

Neben Vorträgen bietet diese Veranstaltung auch die Gelegenheit die ein oder andere Möglichkeit des Austauschs. Da wohl noch Plätze vorhanden sind, kann ich diese Veranstaltung in Köln sehr empfehlen.

Insgesamt werden wieder drei Themenslots in den Räumen Wien, Köln und Zürich angeboten sowie einige gemeinsame Veranstaltungen.

Meine vorläufige Tagesplanung für die FICO Forum Infotage 2017

Je nach Modulverantwortlichkeit sind hier sicherlich die ein oder anderen Themen zu finden, die direkt ansprechend sind. Sicherlich ist auch hier wieder ein Schwerpunkt in Richtung S/4 HANA gesetzt, aber auch Themen rund um ERP sind auf der Agenda zu finden.

Da ich mir noch selbst etwas unsicher bin, welche Vorträge für mich relevant sind bemühe ich mich um eine kurze Zusammenstellung einer Agenda die vielleicht auch für die ein oder andere Person aus unseren Hochschulumfeld interessant sein kann.


Montag 20. November 2017

9:00 Uhr

• Networking

10:00 Uhr

• Begrüßung
• Keynote: Das SAP-Portfolio für Finance Innovation – Compliance - Cloud (Dr. Christoph Ernst, SAP)

11:45 Uhr 

• Update zu S/4HANA Finance 1709 (Janet Salmon, SAP) - Raum Köln

Alternativen:

• Automatisierung und Service Management mit SAP S/4HANA (Dr. Christoph Ernst, SAP) - Raum Wien
• GRC - Datensicherheit unter S/4HANA (Bianca Folkerts, ConVista) - Raum Zürich

13:30 Uhr

• Partnervortrag 2: Kontenplanharmonisierung (SNP) - Raum Köln

Alternativen:

• Partnervortrag 1: Kontoauszugverarbeitung (BPI) - Raum Wien
• Partnervortrag 3: Robotics tbd (Abide) - Raum Zürich

14:45 Uhr

• Controlling in SAP S/4HANA (Janet Salmon, SAP) - Raum Köln

Wobei für einen Kollegen wäre auch der Vortrag im Raum Wien interessant:

• SAP Material Ledger - Techn. Notwendigkeit oder eine Möglichkeit den Prozess zu überdenken? (Andreas Jansen, Energieversorger)

Alternative:

• Planung und Forecasting - Demo Predictive Analytics und Analysis for Office (Waiky Wong, ConVista) - Raum Zürich

16:00 Uhr

• Diskussionsrunde zum Stand von S/4HANA Finance (SAP, Espresso, ConVista)
• Zusammenfassung Tag 1

ab 18:00 Uhr

• Abendveranstaltung

Dienstag 21. November 2017
9:00 Uhr

• Begrüßung und Raumwechsel

9:15 Uhr

• Meldewesen und Behördenkommunikation im SAP Standard (ConVista) - Raum Köln

Alternativen

• Praxisbericht – Wie gehen Unternehmen mit S/4HANA um (ConVista) - Raum Wien
• Kombinierte Ergebnisrechnung Version 2017 (Andreas Nunnemann, SAP) - Raum Zürich

10:15 Uhr

• Geschäftsprozesse in der S/4HANA Anlagenbuchhaltung (Jörg Siebert, Espresso) - Raum Köln

Hier ist allerdings auch folgender Vortrag attraktiv

• BW4/HANA (Alexander Ritter, ConVista) - Raum Zürich

Für Hochschulcontrolling / Hochschulberichtswesen vielleicht weniger relevant dürfte dafür IFRS sein:

• Erfahrungsbericht: IFRS 15 Revenue Accounting & Reporting (Reinhard Müller, Buchautor) - Raum WIen

11:15 Uhr

• Änderungen in SAP ERP Controlling (Customer Connect) (Marco Valentin, SAP) - Raum Zürich

Parallel laufen jedoch auch:

• Liquiditätsplanung unter BPC4S/4HANA (ConVista) - Raum Wien
• Neuerungen Umsatzsteuer in SAP ERP (Lars Gartenschläger, SAP) - Raum Köln

13:00 Uhr

• Vermeidung von Haftungsrisiken durch ein steuerliches Kontrollsystem (Karl Hartmann, SAP) - Raum Köln

Alternativen

• Erfahrungsbericht Kontenplankonsolidierung (Martin & Renata Munzel) - Raum Zürich
• Tipps und Tricks zum Kontoauszug in SAP ERP (Claus Wild, Buchautor) - Raum Wien

14:15 Uhr

• Erfahrungsbericht: Erweiterung des Universal Journal und Kundenerweiterungen unter S/4HANA (Michael Rohrbach, ConVista) - Raum WIen

Alternativen:

• Neue Lösungen für ein effektives Kredit- und Forderungsmanagement (Karl Hartmann, SAP) - Raum Köln
• SAP Accrual Engine - Funktionalität und Einrichtung (Daniel Ottenberg, ConVista) - Raum Zürich

15:00 Uhr Networking
15:30 - 16:30 Uhr

• Impulsvortrag – Rhetorisch durch die digitale Welt: Die Lehre des Samurai - Warum ein Redner zunächst schweigen lernen muss (Prof. Dr. phil. Stefan Strauss)
• Zusammenfassung Tag 2
• Ende

Tickets für Infotage in Wien, Köln, Zürich

TIckets der Veranstaltung sind noch auf eventbrite erhältlich:

• FICO-Forum-Infotage 2017 (Köln, DE) ( 20. bis 21. November 2017)

Daneben findet die Veranstaltung auch noch in Zürich (27. bis 28. November)  und Wien (13. bis 14. November) statt. Hier leigt aber noch keine Agenda vor.


Schon bei dieser "kleinen" Vorabplanung zeigt sich, dass hier doch einige spannende Themen vorhanden sind. Sicherlich werden die einzelnen Vorträge auch wieder online gestellt, aber der direkte Kontakt bzw. Live-Vortrag ist dann doch ein Unterschied. Für mich stehen bei der derzeitigen Planung zumindest die hervorgehobenen Vorträge schon einmal fest, aber auch die nicht erwähnten Vorträge (oder als Alternative erwähnten Veranstaltungen) dürften auch für die Kollegen abseits vom Controlling (zum Beispiel aus der Finanzbuchhaltung oder der Materialwirtschaft) interessant sein.

Hochschulcontrolling und Hochschulberichtswesen mit SAP

Eine der Vorteile dieser Veranstaltung ist es auch einmal über den Hochschultellerrand hinaus zu schauen und viele hier vorgestellte Themen (insbesondere S/4 HANA oder BW) dürfte perspektivisch auch für einzelne Hochschulen relevant werden.

Daneben dürfte aber auch das Angebot "SAP-Flatrate für Hochschulen - Digitale SAP-Fortbildungsplattform für Studenten und Hochschulmitarbeiter" für die ein oder andere Hochschulbibliothek im wahrsten Sinne des Wortes lesenswert sein. Unter anderen sind hier auch folgende Bücher online lesbar.



Diese sind jedoch auch hier im "Onlineshop" oder auch im Buchhandel (z.B. auf meiner Amazon Autorenseite *) als gedruckte Version verfügbar.

Über eine Jahrespauschale erhalten alle Studenten und Hochschulangehörige Zugriff auf die digitalen SAP-Bibliothek von Espresso Tutorials und damit einem breiten, praxisnahen Wissenspool rund um SAP. 

Ein vergleichbares Angebot gibt es schon für Firmen. Insgesamt zeigt sich hier neben der Themenvielfalt (was die einzelnen Module oder Zielgruppen anbelangt) als auch bzgl. der unterschiedlichen Angebote einige Neuigkeiten, die evtl. auch in obiger Veranstaltung mit vorgestellt werden.

Die Vorteile der Flatrate habe ich schon unter SAP Know How vorgestellt und bin tatsächlich überzeugt vom Angebot.

Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« bin ich ausführlich auf das Thema Varianten von Berichten zur Vorbelegung von Selektionsfeldern sowie auf die Selektionsvarianten (zum Beispiel über Kostenstellen mit der Transaktion KS13 oder über Innenaufträge in der Transaktion KOK5) eingegangen durch die über vordefinierte Merkmale Stammdaten wie Kostenstellen oder Innenaufträge in Berichte selektiert werden können.

Innerhalb der KOK5 kann tatsächlich zwischen den "Auftragsphasen" ERÖFFNET, FREIGEGEBEN, TECHNISCH ABGESCHLOSSEN und ABGESCHLOSSEN selektiert werden. Sofern nun aber Projekte GESPERRT werden, wenn diese fertig sind und nicht der Status auf ABGS für Abgeschlossen gesetzt wird kann dieser in der KOK5 nicht auf Anhieb selektiert werden.

Im Abschnitt STATUS findet sich jedoch auch ein Feld Statusselektionsschemata. Über dieses ist es tatsächlich auch möglich Innenaufträge mit Status SPERR auszuwerten, ohne dass hierfür eine Query wie im Artikel "SAP Query: Systemstatus CO Innenauftrag" oder "Änderungsbelege zu Systemstatus (JEST) bei Innenaufträgen per Query auswerten" beschrieben gesetzt werden muss.

Hierzu kann im Customizing über die Transaktion SPRO unter folgenden Pfad ein Selektionsschemata eingesetzt werden

• CONTROLLING
• INNENAUFTRÄGE
• AUFTRAGSSTAMMDATEN
• SELEKTION UND SAMMELBEARBEITUNG
• Statusselektionsschemata definieren

Alternativ ist das auch direkt über die Transaktion BS42 möglich. Technisch sind diese in der Tabelle TJ48 "Prüftabelle der Selektionsids" gespeichert.

Nach Aufruf der Transaktion kann über die Schaltfläche NEUE EINTRÄGE ein Selektionsschemata angelegt werden. Der Eintrag muss dann markiert werden und über den Punkt SELEKTIONSBEDINGUNG kann dazu ein oder mehrere STATUS per UND verknüpft werden. Als Beispiel kann hier ABGS und SPER in die Spalte Status eingetragen werden.

Damit umfasst diese Selektionsvariante alle abgeschlossenen / gesperrten Innenaufträge. Über die Spalte NICHT (Checkbox) kann hier auch eine negative Selektion (sprich entspricht nicht diesem STATUS) ergänzt werden.

Nachdem dieses angelegt worden und per Customizing-Transportauftrag transporiert worden ist (Tabellenpflege) besteht nun die Möglichkeit in der KOK5 dies als Selektion im Feld STATUSSELEKTIONSSCHEMATA zu hinterlegen.

Interessant wird das ganze dadurch, dass im Feld Auftragsgruppe auf diese in der KOK5 angelegten Selektionsvariante in der F4 Auswahlhilfe zugegriffen werden kann, wenn die entsprechende Option gesetzt ist.

Interessant kann dieses werden, wenn eine Kostenstelle selektiert wurde und als zugeordnete Innenaufträge alle zugehörigen nicht gesperrten Innenaufträge zum Beispiel beim Report Writer / Report Painter Bericht selektiert werden soll.

Diese Möglichkeit ist durch Kombination des SELEKTIONSSCHEMATA in einer Selektionsvariante und der Vorgehensweise im Artikel "CO Objekte indirekt auswerten Teil 1/2 hier: Anhand Kostenstelle im Report Writer zugeordnete CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle" beschrieben.

Gerade solche Kniffe (oder nennen wir es Tipps und Tricks) sind ein Grund, warum mir das Projekt "Buchveröffentlichung »Berichtswesen im SAP®-Controlling«" oder auch mein Vortrag am FICO Forum 2016 (siehe "Vortrag Controlling Tipps aus der Praxis für die Praxis und die Espresso digitale SAP Bibliothek Flatrate") tatsächlich Freude gemacht hat insbesondere, da das Thema Berichtswesen im Controlling tatsächlich auch ein Herzensthema von mir ist.

Sollte dies ebenfalls Interesse geweckt haben verweise ich gerne auf die Möglichkeit des Onlineshop auf dieser Seite sowie für Hochschulen auf die Neuigkeiten meines Verlages zum Thema "SAP-Flatrate für Hochschulen - Digitale SAP-Fortbildungsplattform für Studenten und Hochschulmitarbeiter".

Über eine Jahrespauschale erhalten alle Studenten und Hochschulangehörige Zugriff auf die digitalen SAP-Bibliothek von Espresso Tutorials und damit einem breiten, praxisnahen Wissenspool rund um SAP.  Die Vorteile der Flatrate habe ich schon unter SAP Know How vorgestellt und bin tatsächlich überzeugt vom Angebot.

Vor einigen Jahren (genauer im Artikel "mySAP ERP 2005 Buchungskreis nicht vorhanden") gab es schon einmal einen Fall indem eine Ursache für einen Fehler in einen gesetzten Benutzerparameter lag. Zur Aufbereitung eines Programm (nennen wir es Kontoauszug) gab es bei der Auswertung eines Projektes für einen genauer definierten Projektzeitraum die Fehlermeldung "DB650 - Untergrenze größer Obergrenze" obgleich im Selektionsbildschirm kein solches Intervall definiert war.

Fehlermeldung DB650 bei Datenbeschaffung Budgetwerte aus logischer Datenbank

Ein genauerer Blick zeigt allerdings, dass hier wohl ein Unterprogramm zur Datenbeschaffung aus PSM-FM für die Ermittlung des Gesamtbudget (bzw. Jahresbudget) aus der logischen Datenbank F1F ausgelesen werden. Die Auswertung der Budgetbelege habe ich (allerdings mit der logischen Datenbank FMF) im Beitrag "Einzelposten Klassische Budgetierung Hierarchiebelge" beschrieben.

Dieses zum technischen Hintergrund.In unseren Fall kam es zur Fehlermeldung DB650 und es wurden nur die direkt gebuchten Kosten und Erlöse (bzw. Aufwand und Ertrag) dargestellt und nicht die Budgetbelege. Im ersten Moment war hier die Überlegung, dass hier ein Berechtigungsproblem vorliegen könnte. Die Überlegung war nicht wirklich falsch, da hier Berechtigungen auf einzelnen Finanzstellen (Kostenstellen) vorhanden sind, allerdings nicht auf die vorgelagertern Finanzstellen innerhalb der Finanzstellenhierarchie. Allerdings war dies eine falsche Spur.

Die Ursache waren zwei gesetzte Benutzerparameter beim SAP User.

Hintergrund Benutzerparameter (Auswerten per Tabellen)

Technisch werden durch Benutzerparameter bestimmte Felder anhand der Feldnamen mit Vorschlagswerten als Standardwerte  gesetzt. Die Feldnamen sind innerhalb der SAP Maske durch die Taste "F1" für Hilfe und dort auf "technische Info" innerhalb der Felddaten einsehbar. Diese können im Register Parameter vom User selbst durch die Transaktion SU3 oder SU52  ebenso wie durch die Benutzeradministration in der Transaktion SU01 ebenfalls im Register Parameter gesetzt werden. Die vorhandenen Parameter im SAP System sind in der Tabelle TPARAT gespeichert. Sofern eine Zuweisung für einen User getroffen wurde werden diese Einstellungen in der Tabelle USR05 je Benutzer gespeichert. Die Rangfolge solcher Parameter ist im Artikel "PSM: Selektionsvarianten und Wertübernahme aus vorherigen Selektionen" angesprochen und gilt natürlich nicht nur im Modul PSM.

Diese Tabellen lassen sich per SE16, SE16H oder per Query betrachten.
 

Ursache für Fehlermeldung Parameter VPE und BPE

Die Ursache für obige Fehlermeldung DB650 war, dass zwar der auszuwertende Fond aus der Selektion des Kontoauszug und das Berichtsjahr als Selektionsparameter zur Datenbeschaffung der Budgetwerte übertragen worden sind jedoch nicht die auszuwertenden Perioden,

Diese wurden jedoch durch die Parameter VPE "von Periode" und BPE "bis Periode" vorbelegt waren. Es reichte schon aus den Parameter VPE mit 1 zu vergeben, da BPE dann inital mit 0 vorbelegt ist und damit hier der Bis Wert kleiner als der Von Wert ist.

Entsprechend ist es sinnvoll entweder beide Parameter nicht vorzubelegen (auch nicht ohne Wert) oder alternativ auf von Periode 1 bis Periode 12 (oder 16) zu setzen.

Massenpflege SU10 für Parameter

Eine Massenpflege von Benutzerstammdaten kann über die Transaktion SU10 erfolgen.
Diese ist im SAP Menü unter

• ADMINISTRATION
• BENUTZERPFLEGE
• Massenpflege Benutzer (Transaktion SU10)

zu finden.

Nach Selektion der einzelnen User (entweder über Addressdaten, Berechtigungsdaten oder Anmeldedaten) oder über Angabe der einzelnen Benutzerdaten in einer Liste kann über die Schaltfläche  ÄNDERN im Reiter PARAMETER einzelnen Parameter per Hinzufügen oder Wegnehmen durch die Set-/Get--Parameter-Id mit Parameterwert versehen werden.

Hier bietet sich dann das Hinzufügen des Parameter VPE mit Parameterwert 1 und BPE mit Parameterwert 16 an (um auch die Sonderperioden in bestimmten Berichten vorbelegen zu können. Die Massenpflege von Benutzern ermöglicht natürlich auch eine Adresspflege, Festwerte oder auch das Zuordnen von Rollen oder Profilen.

Ein Benutzerabgleich der Berechtigungswerte per PFUD und der Hintergrund dazu ist im Artikel "SAP Basis Basic oder dank SU53 oder ST01 Trace fehlende Berechtigungen finden" zu finden.
 

Nachdem die letzten Artikel doch ein wenig fern ab von SAP waren soll hier einmal eine konkrete Nachfrage beantwortet werden, die ich als Kommentar in einen älteren Artikel schon beantwortet hatte, aber etwas schwieriger aufzufinden war. Immerhin ist dieses auch ein schönes Beispiel wie E-Mails (siehe Artikel "Mailprogramme unter Android mit Exchange EWS Unterstützung insbesondere Aquamail") oder auch Kommentare im Blog ganz im Sinne des Artikel "Praktische Nutzung von social media Diensten für meinen Arbeitsalltag" neben Themen abseits von Gesprächen mit Kolleginnen und Kollegen oder Themen mit denen ich mich im Rahmen von geplanten Veröffentlichungen beschäftige hier ins Blog kommen. :-)

Teilweise erhalte ich auch per Mail oder über andere Medien entsprechende Vorschläge oder Anregungen was auch ein Stück weit das am Bloggen ist, dass mich nun schon seit 1997 am Internet und der damit verbundenen Philosophie fasziniert. Nun aber genug von der Nostalgie hin zu einer konkreten Frage.


Ausgangslage:
Per Kommentar hatte ich damals eine Rückfrage in der Form

"bei einem unserer Anwender ist angeblich ein Report Painter Bericht plötzlich verschwunden. Über Report Writer ist der Bericht aber auffindbar.Kann mann auch aus einem Report Writer Bericht wieder einen Report Painter Bericht erzeugen ? "

Da ich letztens auch eine Anfrage erhalten hatte,ob ein in der Transaktion GR33 angezeigter Bericht auch in der Transaktion GRR3 angezeigt werden kann.

Dieses mag ich gerne zum Anlass nehmen und kurz auf die Unterschiede zwischen Report Painter und Report Writer eingehen.

Blogkommentar als Wiedervorlage zum Artikel

Ich hatte schon einmal im Artikel "Report Painter in Report Writer umwandeln (Detaillierungsstufe von Merkmalen)" darauf hingewiesen, dass es einen Unterschied zwischen Report Painter und Report Writer gibt.Trotzdem bietet sich dieses Thema als Wiedervorlage an, da ich mir vorstellen kann, dass dieses Thema öfters einmal wieder herausgesucht werden könnte. Immerhin ist der Originalartikel auch schon vier Jahre alt, da ist es kein Wunder, dass ich fürs Suchen etwas länger brauchte ;-)
 

Usability vs. umfangreichere Funktionen

Während der ReportPainter eine graphische Oberfläche bietet in der die Zeilen und Spalten eines Berichtes so angezeigt und erstellt werden, wie Sie anschliessend auch im Bericht ausgegeben werden (WYSIWYG) müssen innerhalb eines ReportWriter Berichtes einzelne Sets (Zeilen-Sets, Spalten-Sets etc.) einzeln gepflegt und zusammengestellt werden. Der Vorteil des ReportPainter ist, dass hier vorhandene Merkmale aus der jeweiligen Berichtsbibliothek genommen werden können und diese dann auch entsprechend formatiert und aufbereitet sind. Technisch setzt der ReportPainter auf die Funktion des ReportWriter auf bietet aber eine leichtere Oberfläche zur Berichtsentwicklung und schon entsprechend vordefinierte Merkmale.

Grundsätzlich bieten ReportPainter und ReportWriter einen vergleichbaren Funktionsumfang, so dass durch die graphische Oberflächere und damit leichtere Handhabung in der Regel der Reportpainter zu empfehlen ist.

Ferner zeigt sich hier auch ein Vorteil beim Transport der Berichte, da hier nicht die abhängigen Objekte mit transportiert werden müssen.

Vorteile und Nachteile vom Report Painter und Report Writer

Zwischen den beiden Berichtsarten (ReportPainter und ReportWriter) sind die einzelnen Vorteile und Nachteile abzuwägen.

Vorteil
Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist sicherlich, dass Änderungen in der Kostenstellengruppe FB (zum Beispiel durch Hinzufügen neuer Leistungsbereiche (LB*) oder neuer Fachbereiche (FB*) diese dann auch im Bericht berücksichtigt werden, sofern diese ebenfalls auf den entsprechenden Ebenen der Kostenstellengruppe hierarschich dargestellt werden.

Auch sonst können teilweise differenziertere Sets angelegt werden beziehungsweise der Bericht noch stärker an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Nachteil
Durch die fehlende graphische Unterstützung kann es wesentlicher aufwändiger sein den Bericht entsprechend anzupassen. Innerhalb des ReportPainter Berichtes können problemlos neue Gruppen in Spalten oder Zeilen hinzugefügt werden ohne sich großartig Gedanken um die Definition von Sets zu machen.

Ferner werden die erstellten ReportWriter Berichte nicht in der Bibliotheksansicht über die Transaktion GRR2  oder GRR3 angezeigt.

Die Einstiegstransaktion GRR1 (Report Painter Bericht anlegen) listet tatsächlich nur mit ReportPainter angelegte Berichte auf.

Berichtsursprung in der Transaktion GR32 oder GR33 selektieren

Im Gegensatz dazu werden in der Transaktion GR31 sowohl ursprünglich in ReportPainter angelegte Berichte als auch direkt im Report Writer angelegte Berichte aufgeführt. Diese sind dann auch in der Bibliotheksansicht (bspw. GRR2) nicht aufgeführt.

Beim Ausführen werden Report-Painter-Berichte automatisch in das Report-Writer-Format übersetzt. Dieses ist auch der Grund warum in der Transaktion GR31 beide Berichte und über den Punkt Berichtsursprung über folgende Merkmale selektiert werden können:

Angelegt durch Report Writer
P Angelegt durch Report Painter

Sofern bestimmte Funktionen die nur im Report Writer unterstützt werden (im oberen Blogartikel die Detaillierungsstufe  im Bericht) habe ich mich für eine zweigleisige Lösung entschieden.

Was tun um Report Painter und Report Writer zu nutzen?

Grundsätzlich ist es leider nicht möglich einen Report Writer Bericht in einen Report Painter Bericht umzuwandeln. Da ich aber tatsächlich gerne den Report Painter zum Berichtsentwurf nutze und dann gerne die Spezialfunktion des Report Writer im Ausnahmefall anwenden mag lege ich mir solche Berichte doppelt an.

Die Grundstruktur wird tatsächlich als ReportPainter Bericht angelegt und als Z99_ oder vergleichbar per Namen markiert. Dieser wird, wie im Artikel beschrieben als Vorlage verwendet und dann tatsächlich neu angelegt.

Kleinere Veränderungen können natürlich auch im ReportWriter über die Transaktion GR32 vorgenommen werden. Allerdings ist es wesentlich einfacher im ReportPainter Berichte zusammenzuklicken (was nicht abwertend gemeint ist).

Zum Ausführen eines ReportWriter Berichtes bestehen daher nur die Möglichkeiten:

• Die Berichtsgruppe selbst über die Transaktion GR55 auszuführen.
• Innerhalb des Berichtes (Transaktionen GR32, GR33), durch Bericht->Ausführen, den bericht zu starten
• Oder über eine Parametertransaktion für Reporwriter den Bericht mit einer kundeneigenen Transaktion zu starten.

Alternativ könnte auch ein ReportPainter Bericht in der gleichen Berichtsgruppe zugeordnet werden und die beiden Berichte dann gemeinsam zu starten.

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Neben E-Mail (siehe auch meinen Artikel "Mailprogramme unter Android mit Exchange EWS Unterstützung insbesondere Aquamail") gehört auch ein Kalender zur Zeit- und Aufgabenplanung (und Geburtstagserinnerungen) zu den von mir öfters genutzten Anwendungen unter Android.

Da ich mich sehr an die Oberfläche gewöhnt hatte kam lange Zeit ein Wechsel für mich nicht in Frage.

Entsprechend erstaunt bin ich davon, dass ich mich nun tatsächlich überzeugen lassen habe von Business Calendar Pro auf Business Kalender 2 zu wechseln... und das nur weil dies optisch passend war.
 

Kalender zur Termin und Aufgabenverwaltung

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• Business Kalender 2

Schon im Artikel "Android App: Termin und Aufgabenverwaltung (Business Calendar und Business Tasks)" war ich absolut begeistert von der Anwendung Business Calendar Pro und wollte eigentlich nie wirklich zur neuen App wechseln (obgleich hier für Bestandskonten sowohl ein günstiger Wechsel als auch (sofern die gekaufte App Business Calendar Pro weiterhin installiert war) auch die neue Version mit Pro Funktionen genutzt werden konnte.

Näheres hierzu ist auch auf der Seite www.businesscalendar.de zu erfahren.

Wobei ich mittlerweile die hier vorgestellte Nachfolge-App bevprzuge und diese unter "Termine verwalten unter Android mit Business Calendar 2 definitiv ein lohnendes Upgrade" vorgestellt wird.

Immerhin wird durch die Einbindung des Kalender mit "Geburts- und Jahrestagen meiner Kontakte" auch im Rahmen des Smarthomes mit Amazon Echo und Alexa diese Termine ebenfalls im digitalen Smarthome Einzug genommen haben. In der Übersicht "Smart Home Systeme im Alltag - z.B. Google Home und Amazon Echo (Alexa)" habe ich die relevanten Artikel zusammengestellt zu dieser Weiterentwicklung.

Durch den Wechsel auf eine neue Android Version habe ich mir aber sowohl am Tablet als auch am Smartphone die Weiterentwicklung des Businesscalendar angesehen und bin gerade was die Anzeige von Geburtstagen, Widget und die Verknüpfung von Terminen und Kontakten so begeistert, dass ich hier ebenfalls das Upgrade Angebot angenommen habe und sehr froh über die neue App bin.

Manchmal ist es vielleicht doch positiv sich auch einmal Neuerungen zu stellen und etwas Frisches auszuprobieren.

Widget für den Startscreen

Besonders das aktuelle Termine Widget "BC2 - Tagesliste" dass ich so angepasst habe das es nicht nur Heute zeigt sondern auch Zukünftige Termine/Aufgaben und dadurch eine Möglichkeit bietet auch durch die kommenden Termine zu scrollen hat für mich einen hohen Komfortgewinn.



Im ersten Termin ist durch die Verknüpfung mit einem Kontakt auch gleich der Raum bzw. die Adresse des Kontakts als Veranstaltungsort eingetragen und es besteht die Möglichkeit durch einen Klick auf die Karte direkt die Navigation dorthin zu starten. Ebenso wird das Profil des Kontakts mit angezeigt, so dass hier per Klick auch schnell Rückfragen per Messenger, Mail oder Telefon möglich sind.

Termine eintragen und mit Kontakt verknüpfen

Selbstverständlich bietet der Kalender die üblichen Möglichkeiten einen Termin in entsprechenden Kalender einzutragen und diesen auch als Serien anzulegen. Dabei können auch auf freigegebene Kalender zugegriffen werden. In meinen Fall ist es hier ein Kalender mit der Bezeichnung Arbeit.



Die Felder Ort und auch Beschreibung kann ich aber auch auf anderen Wege füllen. So kann durch das Senden der Mail aus Aquamail zum Kalender der Mailtext direkt in die Beschreibung übernommen werden (siehe Artikel zu Auqamail) aber eine wirklich tolle Funktion ist der Button PRIVATEN KONTAKT VERKNÜPFEN wodurch nicht nur das Kontaktbild sondern auch die hinterlegten Kontaktanschrift zum Termin hinterlegt wird.

Datum auswählen

Was mich ebenso überraschte war die Datumsauswahl beim Eintragen eines Termins.Im ersten Schritt kommt natürlich die Monatsansicht.



Klicke ich dann aber auf den Monat bin ich sehr schnell auf den passenden Monat und Jahr gewechselt.



Hier kann dann sehr übersichtlich der gewünschte Monat bzw. das Jahr ausgewählt werden.

 

Geburtstage von Kontakten im Kalender inklusive Altersangaben

Ebenfalls sehr gelungen ist die Umsetzung von Geburtstagen bei Kontakten. Im Widget habe ich ja die Option "Kontaktfotos für Geburtstage anzeigen" aktiviert. Entsprechend wird hier auch zum Termin statt der Uhrzeit das Kontaktbild veröffentlicht.


 

Terminkalenderübersicht

Aber auch die Kalenderansicht selbst bietet alles was man so vom Kalender erwarten kann und mag.



Durch die Vielzahl der Widget können auch unterschiedliche Kalender angezeigt werden und für mich beinahe ebenso wichtig, jeder Kalender erhält auch eine eigene Farbe und lässt sich so perfekt unterscheiden.

Argumente zur Pro Version (auch wenn diese so nicht mehr heißt sondern per In App Kauf weitere Optionen freigeschaltet werden können)

Der Business Calendar 2 ist kostenlos nutzbar, einige Funktionen sind dann aber nur in der Pro Version verfügbar. Da ich diese aber ohnehin schon hatte bzw. hier vom Upgrade überzeugt war, kann ich nicht sagen, ob und welche tatsächlichen Einschränkungen dieses hat.

Aber laut App Beschreibung wären allein die Punkte

• verknüpfe Kontakte mit Terminen
• erweiterte Optionen zum Anpassen der Widgets

Sowie der Support der Entwickler ein Grund hier zur Pro App zu wechseln.

Gerade für Umsteigende von der alten Version bietet die Seite "Der Umstieg von BC1 zu BC2" (Transition Guide) einen guten Überblick sowohl über Lizensen als auch die neue Oberfläche.Auf eine Menge Kleinigkeiten bin ich hier gar nicht eingegangen und teilweise entdecke ich auch jetzt noch Funktionen in der Anwendung, die mir gar nicht bewusst waren. Als ein Beispiel ist hier unter EINSTELLUNGEN -> AUSSEHEN -> EMOTICON zu erwähnen. Hierdurch können einzelnen Termine ein Emoticon zugewiesen werden, dass damm ebenfalls neben Termin und in der Monatsansicht auf der Tagesansicht angezeigt werden kann.



So kann auf einen Blick nicht nur das Training hervorgehoben werden sondern auch wiederkehrende Termine wie Besprechungen oder Ehrenamt besonders hervorgehoben werden. Allerdings werden die Emoticons nicht im Tageswidget dargestellt sondern "nur" in der App bzw. Monats- und Terminansicht.  Daneben werden die Emoticons auch im Widget dargestellt, sofern man diese aktiviert hat. Dieses habe ich als Feedback am Ende des Artikels im Nachtrag festgehalten :-).

Aber gerade für eine entsprechende Terminplanung kann dieses tatsächlich hilfreich sein um auf einen Blick nicht nur anhand der Kalenderfarbe sondern auch durch ein solches Emoticon einen Überblick zu bewahren.

Technisch erhält hier der Beschreibungstext im Kalender ein Steuerzeichen (im Beispiel BC2-Emoticon: emoticon_work_76 ) welches auch die gleiche Art ist, wie verknüpfte Kontakte festgehalten (hier dann allerdings mit wesentlich mehr Steuerzeichen, da die Kontaktdaten hinterlegt werden) werden. Mich stört dieses nicht weiter, da ich in der Webansicht meines Kalender auch in den Termindetails das schnell "durchgescrollt" ist, trotzdem sollte man dieses bedenken, gerade wenn auch andere Personen Zugriff auf den eigenen Kalender haben aber nicht zwingend auch die Kontaktdaten sehen sollen :-)

Dieses bedeutet natürlich, dass in bestehende Termine eine neue Zuordnung der Kontakte erfolgen muss (wobei ich nicht geschaut habe, ob nicht eine Importfunktion von BC1 nach BC2 vorhanden war.
 
In der alten BC Version wurde hier nur die Kontakt-ID hinterlegt, aber der Vorteil der neuen Version ist, dass die Kontaktdaten auch für geteilte Kalender hinterlegt zu sein scheinen...was ebenfalls wiederum gut durchdacht und mich überzeugt.

Fazit

Ich war ja schon von der Vorgängeranwendung Business Calendar Pro sehr angetan aber der Wechsel auf die neue Version hat sich tatsächlich gelohnt und ich kann die Terminverwaltung mit dieser Kalenderapp einfach nur empfehlen. Gerade da diese sehr gut durchdacht ist und im Zusammenspiel mit der neuen Mailanwendung zeigt sich hier ein ganz neuer Workflow für mich. :-) Ich bin mir auch ziemlich sicher, dass es hier noch etliche Funktionen gibt, die ich bisher übersehen habe und noch für mich erarbeiten muss, aber die wichtigsten Highlights die mcih begeistert haben sollten hier zu finden sein.

Nachtrag Kommunikation per Twitter

Per Twitter haben sich die Entwickler auf meinen Artikel gemeldet und darauf hingewiesen, dass es auch eine Einstellung zur Einblendung von Emoticons im Widget gibt.


siehe auch Tweet auf AUnkelbach

BizCalPro: "Vielen Dank für das positive Feedback! Wir wissen es sehr zu schätzen. Nur FYI: die Icons lassen sich im Widget auch aktivieren 1/2Diese Option ist in den Einstellungen - Allgemein - Aussehen Farbkästchen - Emoticon/Farbkästchen anzeigen, zu finden :) 2/2"

Im Ergebnis ist mein Tageswidget nun mit Emotionen ausgestattet.



Wie bereits erwähnt ist die App durchdacht aber auch sehr anpassungsfähig, so dass ich mir sicher bin, dass hier noch die ein oder andere Option ebenfalls gefunden werden kann. Daneben reagiert aber auch der Support scheinbar sehr schnell und auch auf der Homepage sind einige Hilfen und Anregungen sowie Forum für Fragen und Support zu finden.

Gerade wenn mehrere Termine verwaltet werden (Projektkalender, Ehrenamt, Beruf, Freizeit, ...) ist eine gut durchdachte Kalenderverwaltung hier wirklich eine echte Unterstützung.

Insgesamt ist tatsächlich die App Auswahl bei Android ein enormer Vorteil dieses System und gerade so Anwendungen wie der Business Kalender aber auch einige andere die ich unter "Apps für Android" empfehle mag ich kaum noch missen und bin froh hier doch den ein oder anderen Blogartikel zu einzelnen Apps geschrieben zu haben.

Wenn dann auch noch der Support oder die Unternehmenskommunikation stimmt ist das natürlich besonders schön.

Ich war einmal neugierig und konnte feststellen, dass ich 2011 wohl meine erste Lizens dieser Software gekauft habe (BC1 PRO) und trotz Vorhandensein einer aktuellen Version gibt es scheinbar immer noch Support für diese alte Version und sogar das ein oder andere Update.... das ist ein sehr langjähriger Support und zeigt, dass man hier auch Treue gegenüber Nutzenden dieser Software zeigt. Vielen Dank an dieser Stelle und sollte hier jemand eine Kalenderlösung für Android suchen kann ich diese tatsächlich empfehlen. Für iOS scheint es von dieser Firma leider keine Anwendung zu geben, aber unter Android ist dies wirklich meine erste Wahl (kein Wunder, dass ich hier lange Zeit BC1 auch treu blieb).

Auch wenn ich ja eher ein Gewohnheitsmensch bin haben mich derzeit zwei App unter Android angenehm überrascht, so dass ich eben diese gerne einmal vorstellen möchte. Hier mag ich ein Mailprogramm vorstellen, dass sich als sehr wandlungsfähig und dadurch flexibel nutzbar erwiesen hat. Zwar wird immer wieder gesagt, dass E-Mail kaum noch genutzt wird (vielleicht etwas mehr als Briefpost) aber für mich haben diverse Messenger noch lange nicht die Bedeutung von E-Mail erreicht. Daher ist es in meinen Augen sinnvoll sich hier eine gute Arbeitsumgebung zu schaffen. Dazu gehört auch ein Mailprogramm neben anderen Anwendungen auf die ich in anderen Artikeln bzw. auch in der Rubrik Apps für Android eingehe.

Mailprogramm

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• Aqua Mail - email app

Bisher habe ich wirklich aus Überzeugung die beiden Anwendungen Mobimail (Playstore) für Zugriff auf Exchange und K9-Mail (Playstore) zur Nutzung von IMAP Konten genutzt aber mittlerweile bin ich ausserordentlich angetan von der Anwendung Aquamail.
 

Warum keine Outlook App unter Android?
Die Nachricht "Microsofts Outlook-App schleust E-Mails über Fremd-Server" auf Heise Online vom 29. Januar 2015 dürfte aus Datensicherheitsgründen schon erläutern, warum die App ein Problem sein kann. Hier werden Mails nicht direkt vom Exchangeserver abgerufen sondern über verschiedene Proxyserver Mails aber auch Zugangsdaten. Von daher ist aus Datenschutz und Datensicherheitsgründen hier tatsächlich von der App abzuraten.

Schon Mobimail hat den Vorteil gehabt, dass es problemlos mit IMAP und Microsoft Exchange zusammenarbeitet und dabei auch Zugriff auf den eigenen Kalender und Kontakte (Active Directory unter Geschäftliche Kontakte) bietet.Soweit hat es hier einen Vorteil, sofern man das Exchangekonto nicht direkt in Android einrichten mag und bspw. eine andere Kalender- und Kontaktverwaltung nutzen mag.

Am Tablet mag ich aber nicht direkt auf Kalender und Kontakte zugreifen sondern nur meine Mails lesen können. Dieses ist einer der Gründe warum ich mich für Aquamail Pro als Ergänzung zu Mobimail entschieden habe. Am Smartphone trenne ich dann tatsächlich auch per App sowohl Berufliche Mail als auch Private Mail.

Hier zeigt Aquamail seine Stärke schon  beim Einrichten eines neuen Mailkontos gut ersichtlich ist.



Dabei kann das Programm selbstständig die Serverdaten ermitteln oder auch manuell konfiguriert werden.

Allerdings hat mich Aquamail von der Oberfläche und einige Zusatzfunktionen dann doch erheblich überzeugt und nach einer kurzen Testphase habe ich mir dann auch direkt die Pro Variante als InApp Kauf für 4,89 Euro geholt. Dieses ist sogar ein paar Cent günstiger als der Erwerb der Aqua Mail Pro Key App.

Unterschied Aqua Mail Pro

Die Pro Version ermöglicht mehr als zwei Konten in der App zu verwalten (Blog, Arbeit, Privat) und entfernt auch die Werbezeile unterhalb der Signatur bei jeder versandten Mail. Dieses ist ohnehin einer der ersten Punkte die ich bei einen neuen Mailprogramm abändere, da mir eine sinnvolle Signatur wesentlich angenehmer und hilfreicher erscheint als

"Gesendet von meiner Kaffeemaschine mit WARP 9.85"

Daneben unterstützt die Pro Variante auch E-Mail-Sofortnachricht (Push-Mail) Benachrichtigung bei Exchange.
 

Ähnlich wie K9 Mail bietet die App ein gemeinsames Postfach (Smartbox) in der alle Eingangsmail von unterschiedlichen Konten angezeigt werden und auch die Navigation zwischen einzelnen Mailkonten ist unproblematisch.

Daneben ist die App auch in der Oberfläche so anpassbar, dass sie auf Tablet oder am Smartphone unterschiedlichen Komfort bieten kann. So ist hier auch eine Zwei Spalten Ansicht möglich in der direkt zwischen den einzelnen Konten navigiert werden kann. Dieses kenne ich bisher auch eher von Desktop Anwendungen wie Thunderbird oder anderen lokalen PC Mailprogrammen. Daneben ist aber auch eine Unmenge einstellbar was die Darstellung von Mails, Pushverfahren etc. anbelangt.

Auf zwei Vorzüge möchte ich hier direkt eingehen.

Als Benachrichtigung für neue Mail können den einzelnen Konten unterschiedliche Farben zugewiesen werden und beim Mailempfang leuchtet die LED des Device dann in der jeweiligen Farbe. Ein weiterer Punkt ist, dass bei den Einstellungen zur Benachrichtigung nicht nur Ruhezieten (Nachtmodus) eingestellt werden können zu denen keine Mailbenachrichtigung ausgegeben wird sondern auch noch eine gesonderte Ruhezeit fürs Wochenende eingestellt werden kann.... :) Das ist einmal tatsächlich durchdacht und hilft am Wochenende auszuschlafen.

Das zu den einzelnen Kontakten das Profilbild angezeigt wird und die Möglichkeit aus einer Mail über Kopieren/Senden/Teilen/Drucken  die Nachricht über die Funktion "Sende Nachricht an Kalender" als Kalendereintrag festzulegen ist etwas, dass ich sonst auch eher am PC von Outlook kenne aber sehr schätze.

Wie eingangs erwähnt werden bei der automatischen Serverekennung nicht nur verbreitete Mailkonten (Gmail, Hotmail/Outlook.com, Yahoo inkl.Oauth2 Verfahren) sondern wie erwähnt auch Exchange Mail auf Basis EWS (Exchange Web services) oder eben Internetmails mit automatischer Erkennung der Einstellungen für IMAP, POP3 und SMTP.

Als zwei Beispiele verweise ich hier auf Exchange Mail


durch die automatisch Einstellungen für Office 365, Exchange Online genutzt werden kann, welches oftmals in Formennetzen genutzt wird. Dabei wird auf EWS (Exchange Web Service gesetzt. Daneben gibt es aber noch ganz klassisch die Internetmail.


Hier können IMAP, POP3 und SMTP basierende Maildienste eingerichtet werden.


Dieses hat nach perfekt beim neuen Webhoster (siehe meine Erfahrungen mit all-inkl.com in den Artikeln "Webhosterwechsel und Umstellung von http:// auf https:// (SSL Verschlüsselung) und VG Wort Zählmarken", "Technikupdate im Blog, Feedly und Syntaxhighlighting" und "Kommentarfunktion im Blog Umgang mit Spam auch unter Beachtung des Datenschutz") geklappt sondern auch bei POSTEO.de hat die Einrichtung nahezu perfekt geklappt. Lediglich beim Postausgangsserver musste ich später manuell noch das Protokoll ändern.

Hier bietet Posteo allerdings auch umfangreiche Hilfeseiten bzw. ist die Konfiguration entsprechend gut dokumentiert.

Servername: posteo.de
Benutzername: ihrname@posteo.de
Passwort: Ihr persönliches Passwort

Postausgangsserver (SMTP):
mit STARTTLS über Port 587 oder
mit SSL-/TLS-Verschlüsselung über Port 465

Posteingangsserver (IMAP):
mit STARTTLS über Port 143 oder
mit SSL-/TLS-Verschlüsselung über Port 993

Hier kann ich wiederum die Dokumentation von Posteo unter Hilfe Bereich -> E-Mail Programme nur erneut loben.

Wobei ich zu Posteo im Rahmen der Zweifaktor Authentifizierung auch noch einen gesonderten Artikel schreiben werde.

Während ich mich gestern noch mit SAP Fachwissen im Artikel "Die digitale SAP Bibliothek geht nun auch mobile per App und Möglichkeit Medien herunterzuladen" auseinandergesetzt habe stand heute der Entwurf einer Powerpointvorlage an. Hier soll ebenfalls ein SAP Thema behandelt werden, so dass dieses eigentlich recht gut passt. Zum Glück ist noch ein wenig Zeit bis der Vortrag gehalten werden soll, aber da ich mich auf Anhieb nicht mehr erinnerte wie ich damals die Agenda und die Zwischenabschnittsfolien erstellt habe mag ich mir dieses doch hier im Blog aufschreiben, so dass ich das nächste Mal direkt hier nachschlagen kann.

Schon im Artikel "Grundlagen und Empfehlungen rund um Powerpoint oder auch andere Präsentationen" bin ich auf einige Aspekte zur Erstellung einer Powerpoint-Präsentation eingegangen. Ein weiterer Punkt, in den ich mich auch immer wieder erneut reinlese ist die Frage, wie ich den Fortschritt in einer Präsentation darstellen kann, so dass in jeden Abschnitt auf der Folie direkt der Fortschritt ersichtlich ist.

Hierzu nutze ich Smart-Art als Objekte und hebe den relevanten Abschnitt in der Powerpointpräsentation hervor.

Nehmen wir als Beispiel die Präsentation die ich auch im Artikel "Vortrag Controlling Tipps aus der Praxis für die Praxis und die Espresso digitale SAP Bibliothek Flatrate" näher vorgestellt habe.

Über die Registerkarte EINFÜGEN habe ich dafür den Punkt SMARTART gewählt und hier aus der Kategorie PROZESS die Smartart PROZESS MIT ABSTEIGENDEN SCHRITTEN.



Hierdurch können die einzelnen behandelten Punkte (Abschnitte) als einzelne Prozessschritte dargestellt.

So sieht meine Agenda für den damaligen Vortrag wie folgt aus:



Ein besonders schöner Effekt ist nun wenn der aktuell behandelte Punkt in einer Abschnittsfolie auch besonders hervorgehoben wird.

Hierzu markiere ich das entsprechende Element (bspw. den Kasten Stammdatenkonzeption)  und wechsele in die Registerkarte FORMAT der SmartArt Tools.
Im ersten Schritt weise ich den aktuell behandelten Punkt über die Schaltfläche FÜLLEFFEKT eine eigene Hintergrundfarbe zu.



Dieses ist noch relativ einfach. Nun kommt allerdings der mir angenehmste Effekt. Unter den Punkten Formeffekte wähle ich unter FORMEFFEKT -> 3D-DREHUNG -> unter PARALLEL den Punkt ISOMETRISCH RECHTS AUFWÄRTS.



Wie zu sehen ist das Ergebnis allerdings relativ flach.

Entsprechend wechsele ich nun ebenfalls zu den Formeffekten und wähle unter FORMEFFEKTE -> ABSCHRÄGUNG den Punkt STARKE ABSCHRÄGUNG.



Alternativ können beide Schritte auch unter FORMEFFEKTE->VOREINSTELLUNGEN als Voreinstellung 9 direkt ausgewählt werden.



Wenn ich nun den Titel entsprechend anpasse erhält jeder Abschnitt einen eigenen Effekt auf die Zwischenfolien, so dass der aktuelle Punkt direkt hervorgehoben ist.



Auf diese Weise kann ich unterschiedliche Zwischenfolien gestalten und erhalte so relativ einfach eine Übersicht über den aktuellen Stand der Präsentation.

Leider lassen sich diese SmartArt nicht im Folienmaster als einzufügende Folie einfügen ohne dass auch im Folienmaster ein vorgegebener Inhalt mit vorgegeben wird. Dennoch denke ich, dass eine entsprechende Präsentation als Vorlage ganz hilfreich sein kann.

Im Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen" ist der Umgang mit Dokumentenvorlagen ausführlicher beschrieben.

Nachdem nun die Struktur der Präsentation angelegt ist sollte sich allerdings auch noch um den Inhalt gekümmert werden. Hier werde ich wohl die Tage ein wenig an einer SAP Schulung für Kolleginnen und Kollegen arbeiten und hoffe, dass die Präsentation nicht nur optisch sondern auch inhaltlich Anklang finden wird.

Teilweise besteht hier die Möglichkeit den Inhalt aus vorhandenen Präsentationen zu übernehmen aber teilweise sind auch konkretere Anforderungen gestellt worden, so dass ich neugierig bin, ob diesmal der Zeitraum ausreicht und es nicht zu einer Folienschlacht kommen wird.

Schon auf der Seite SAP Know How habe ich die digitale SAP Bibliothek von Espresso Tutorials vorgestellt. Hier werden online über 100 Fachbücher rund um SAP Themen angeboten unter anderen sind hier auch »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)« von Martin Munzel und mir als auch mein Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« zu finden.

Nebend er Veröffentlichung einzelner Bücher als eBook bietet aber auch die Jahresflatrate eine Möglichkeit für 12 Monate auf sämtliche Bücher des Verlags zuzugreifen. Dabei sind hier Bücher zu  FI, CO, SD, MM, PP, ABAP,  BW, Berechtigungen und mittlerweile auch zu HCM und natürlich S/4 HANA zu finden. Insgesamt richtet sich das Angebot sowohl an Einsteiger als auch Fortgeschrittene. Für 99 Euro erhält man hier also einen sehr umfangreichen Wissenspool und die Möglichkeit sich auch in andere Module einmal einarbeiten zu können.

Da die Bücher bisher über eine Internetseite gelesen wurden (und hier Onlinezugang erforderlich war) kam relativ schnell die Rückfrage auf, ob es hier keine App gibt oder gar eine Offlineunterstützung zum Lesen der Bücher. Wobei auch die Internetseite mobil gut nutzbar war, aber die Offlinenutzung ist tatsächlich ein enormer Vorteil der App.
 

eBook Library

Die App ist sowohl unter IOS als auch Android verfügbar

App für Android / Google Play Store

• eBook Library

App für iOS / Apple App Store

• eBook Library

Beide sind sowohl für Smartphone (iPhone) als auch Tablet (iPad) konzipiert.

Vorstellung der App eBook Library unter Android

Ich habe die App am Smartphone unter Android getestet und bin hier tatsächlich sehr angetan von der kostenfreien Beta-Version der App zur SAP-Bibliothek. Gerade unter einer aktuellen Androidversion funktioniert diese wunderbar, aber auch bei älteren Androidversionen (mein ältestes Tablet hat zum Beispiel noch 4.2.2. Jelly Bean zum Zeitpunkt dieses Artikel ist die aktuellste Androidversion 8.0 Oreo) ist die App gut nutzbar.

Für diesen Artikel habe ich mir die App auf ein Smartphone installiert und mag hier gerne einen ersten Überblick über die einzelnen Funktionen der App bieten. Am Inhalt der Bibliothek ändert sich ja nichts zwischen App und Website. So dass auch hier auf über 120 Buchtitel in den Hauptsprachen Englisch & Deutsch, erste Werke auf Französisch (Portugiesisch kommt demnächst) sowie über 150 Videotutorials im Jahresabo zur freien Nutzung verfügbar sind.

Anmeldung

Sobald die Flatrate gebucht ist, erhält man einen Benutzernamen (email) und ein Passwort. Damit ist es möglich sich direkt an der App anzumelden. Über die Flaggen bzw. Sprachcodes kann die Sprache der Oberfläche der App zwischen EN und DE umgestellt werden. In beiden Fällen bleibt der Zugriff aber auf alle Bücher bestehen.

Nach erfolgreicher Anmeldung werden erst einmal die Daten und Bilder der App synchronisiert.

Da die App auch einen Offlinezugriff auf die Bücher des Verlages muss die dahinterliegende Datenbank nach jeweils spätestens 30 Tagen synchronisiert werden.

Navigation in der App

Über das linke Hamburger Menü kann nun zwischen den einzelnen Kategorien gewechselt werden. Da die Bücher je Kategorie dargestellt werden kann dieses im ersten Moment verwirrend sein, da beim Start der App erst einmal die englischen Bücher zu S/4 HANA dargestellt werden. Die anderen Bücher sind aber unter den anderen Kategorien zu finden.


Daneben kann aber auch über Stichworte oder Titel nach einem passenden Buch gesucht werden. Hierzu steht das Feld Suche (mit der Lupe) zur Verfügung.

Medium suchen und Funktionen zum Medium (Buch)

Die einzelnen Medien werden hier mit Cover dargestellt, so auch ein vielleicht bekanntes Buch zum Thema Berichtswesen im SAP Controlling.



Eine besondere Bedeutung hat der Button unterhalb des Buches.

Medium herunterladen und offline nutzen

Durch die Schaltfläche

können einzelne Medien zur Offlinenutzung heruntergeladen werden, so dass auch unterwegs (bspw. ohne Netz in U-Bahn oder im Ausland) das Buch gelesen werden kann.
Für den Offline-Betrieb können maximimal 10 Inhalte gleichzeitig heruntergeladen werden. Anschließend müssen Inhalte gelöscht werden um ein neues Buch oder Video herunterladen zu können.

Favoriten und Inhalte ansehen

Nachdem auf ein Buchcover getippt wurde folgt eine Zusammenfassung des Buchs und es stehen weitere Möglichkeiten zur Verfügung, die ich am Beispiel unseres Buches "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" darstelle.



Hier kann zwischen den Funktionen "Inhalte ansehen" und "Als Favorit speichern" gewählt werden. Nachdem das erste Buch als Favorit gespeichert wurde erscheint eine Extrakategorie am Anfang der Buchkatalogauswahl.

Wobei diese in der oberen Katalogauswahl auch schon vorhanden ist, da ich schon einige spannende Bücher (siehe auch Buchempfehlungen) hier schon online lese. Durch ein Scherensymbol kann das Buch aus den Favoriten auch wieder entfernt werden, falls es doch nicht so spannend war.

Buch digital lesen

Bei der Funktion "Inhalte ansehen" kann zwischen den einzelnen Buchseiten hin und her navigiert werden und das Buch nun auch unterwegs am Smartphone oder Tablet gelesen werden.

Über die Pfeile oder Angabe der Seitenzahl kann hier zwischen den Seiten navigiert werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass beim neuen Aufruf des Buches die zuletzt betrachtete Seite direkt angezeigt wird.

Somit ist also direkt ein Lesezeichen gesetzt :-)

Fazit

Insgesamt ist die Oberfläche nahezu selbst erklärend und für mich ist es eine sinnvolle Ergänzung zum gedruckten oder auch zur Onlineversion der digitalen Bibliothek.

Daneben punktet die App auch durch die Offlinenutzung und natürlich dadurch, dass hier wirklich gute Bücher zur Weiterbildung angeboten werden. Ebenso wie in der digitalen Bibliothek online sind auch die Screenshots und Hinweiskästen im Buch nicht in s/w sondern in Farbe dargestellt.

Insgesamt überzeugt hier Espresso Tutorials nicht nur durch das angebotene SAP Know How sondern auch dadurch, dass es auf das erhaltene Feedback reagiert und hier tatsächlich mit der App eine wunderbare Ergänzung zum Onlinezugang geschaffen wird. Zumindest für unterwegs freue ich mich hier direkt im Buch etwas nachschlagen zu können oder ein derzeit spannendes Buch auch offline lesen zu können. Die App erlaubt es registrierten Benutzern auf alle Bücher und Videos in der Espresso-Tutorial-Online-Bibliothek zuzugreifen und bietet dabei ein sehr breit aufgestelltes SAP Wissen und Möglichkeit sich hier einzulesen an. Ebenfalls positiv ist mir hier aufgefallen, dass keine Werbung in der App eingeblendet wird und ich bin neugierig ob noch weitere Funktionen in der App ergänzt werden. Aber auch so ist sie schon eine gute Umsetzung und lädt dazu ein auch unterwegs einen Blick ins Buch zu wagen.

Nicht unerwähnt lassen mag ich noch, dass ein Zugang zur Bibliothek auch über diese Seite erworben werden kann.


Jahresflatrate für 99 Euro bestellen

 

Nachdem im ersten Teil dieser Kurzserie (siehe Artikel "CO Objekte indirekt auswerten Teil 1/2 hier: Anhand Kostenstelle im Report Writer zugeordnete CO Objekte Innenauftrag und Kostenstelle") anhand des Merkmal RESP_FLAG  die zur selektierten Kostenstelle zugeordneten CO Objekte (insbesondere die über die verantwortliche Kostenstelle zugeordneten Innenaufträge) im Report Painter / Report Writer ausgewertet worden sind, stellt sich die Frage, ob eine vergleichbare Funktion auch im Public Sector Management für die Rechercheberichte im Haushaltsmanagement möglich ist.

Im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" habe ich schon kurz beschrieben, wie ein entsprechender Bericht aufbereitet werden kann und die unterschiedlichen Ausgabeformen sind auch im Artikel "Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche" erläutert worden.

Dabei hat PSM-FM eine etwas andere Datenstruktur wie CO was auch schon im Artikel "Salden je Finanzposition mit Unterscheidung Personal oder Sachaufwand aus PSM-FM durch Query über logische Datenbank FMF" angedeutet ist.

FMDERIVE und Fond WIPLAN für Landesmittel (Finanzstelle oder Landesprojekte)

In der HHM-Ableitungsstrategie wird im ersten Schritt ein Fond für den Landeshaushalt (hier WIPLAN) gesetzt. Dieser wird sowohl genutzt wenn Buchungen auf Kostenstellen (aus denen die Finanzstelle abgeleitet wird) oder wenn CO Innenaufträge bebucht werden zu denen keine entsprechende Fonds angelegt worden sind bebucht. Da diese ebenfalls Landesmittelprojekte sind landen diese gemeinsam mit den Kostenstellen auf den Fond WIPLAN.

Auf die entsprechenden Ableitungsstrategien für FMDERIVE möchte ich nun nicht näher eingehen, jedoch soll ein Hinweis auf eine Auswertung der CO Innenaufträge hinter den Fond WIPLAN hingewiesen werden.

Anpasssung Bericht zum Formular um Merkmal CO Innenauftrag

Entsprechend soll im Recherchebericht das Merkmal CO Innenauftrag in den ericht übernommen werden, so dass Kennzahlen zum Fond WIPLAN auch für zugeordnete CO Innenaufträge ausgewertet werden können.

Im Recherchebericht ist es möglich in der Transaktion FMEL (Bericht ändern) das Merkmal  AUFTRAG mit aufzunehmen. Damit erscheint dann ebenfalls der CO Innenauftrag mit in der Navigation und es kann zum Fond WIPLAN (Landesmittel) auch die dahinter liegenden CO Innenaufräge aus Sicht des Haushaltsmanagement ausgewertet werden. Somit kann also von der Navigation das Merkmal Innenauftrag zur Ansicht im Aufrissbereich übernommen werden. Dieses funktioniert sowohl im klassischen Recherchebericht als auch bei der graphischen Berichtsausgabe, wie diese im Artikel "Grundlagen Rechercheberichte Ausgabeart grafische Berichtsausgabe oder klassische Recherche" vorgestellt worden ist.

Im Ergebnis kann es hier ebenso interessant sein den Fond WIPLAN auszuwerten und so sowohl Buchungen auf der Finanzstelle als auch den einzelnen CO Innenaufträgen zu haben, wie die Möglichkeiten über die Auswertung eines Profit-Center im Ergebnis die CO Objekte Kostenstelle und Innenauftrag näher zu betrachten, wie im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" durch Aktivierung des Merkmal Kostenselle und Innenauftrag bei der Auswertung in der Profit-Center-Rechnung beschrieben worden ist

Schon im Artikel "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" wurde die Möglichkeit angesprochen bei der Auswertung eines Kontierungsobjektes (hier: Profit-Center) dazugehörige andere CO-Objekte mit auszuwerten (hier: Innenauftrag, Kostenstelle). Dieses ist aber auch bei anderen Modulen als die Profit-Center-Rechnung möglich und ermöglicht noch weitergehendes Reporting.

Im ersten Teil dieser Kurzserie möchte ich auf die Möglichkeit der Selektion von Innenaufträgen über die verantwortliche Kostenstelle im Stammdatum  gehen. Dazu kann eine Funktion im Report Painter genutzt werden.

Report Painter RESP_FLAG zur Auswertung von Daten zur verantwortlichen Kostenstelle

In der Bibliothek 1VK ist es durch das Merkmal "Daten zur verantwortlichen Kostenstelle einlesen" (technischer Name RESP_FLAG) möglich neben der selektierten Kostenstelle auch alle anderen mit dieser Kostenstelle verknüpften CO Objekte auszuwerten. Dieses können zum Beispiel Innenaufträge sein, die über das Feld "verantwortliche Kostenstelle" mit der selektierten Kostenstelle verknüpft sind.

Über das Merkmal Objektart (technischer Name OBART) kann dieses auch noch weiter eingeschränkt werden.

Da solche Dinge anhand eines konkreten Berichtsbeispiel schneller erläutert werden kann, soll folgender Bericht ein kurzes Beispiel bieten. Eine Einführung in das Thema Report Writer ist im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" zu finden. Ziel des Berichtes soll es sein neben den Buchungen auf der selektierten Kostenstelle (oder auch Kostenstellengruppe) die zugeordneten Innenaufträge auszuwerten. Wie im Artikel "Grundlagen: Abschnitte in Report Painter und Report Writer und ihre Vorteile bei Officeintegration und Excel" beschrieben wird dabei ein Abschnitt für die Kostenstellenauswertung und einer für die Innenaufträge (Projekte) verwendet.

Allgemeine Selektion

Die Allgemeinen Selektionskriterien gelten dabei für alle Abschnitte und können unter BEARBEITEN->ALLGEMEINE SELEKTION als übergreifenden Merkmale hinterlegt.

Für diesen Bericht sind insgesamt sechs Merkmale hinterlegt, die in folgender Tabelle dargestellt sind:
 

Merkmale für Allgemeine Selektion

Zugeordnetes Merkmal	Eingetragene Werte
KostRechKreis	Variable 1KOKRE
Kostenstelle	Variable 1KOSTL
verantwrtl.Dat.lesen	X Flag gesetzt. Ereignis ist eingetroffen.
Werttyp	4 für Ist
Version	0
Periode	von 1 bis 12

Beim Merkmal Kostenstelle wäre es auch ein Gedanke wert statt einer einzelnen Kostenstelle dieses Merkmal als SET (Gruppe) zu markieren und zum Beispiel durch die Variable 1KOSET später eine ganze Gruppe oder mehrere Kostenstellen auszuwerten. Sofern dieses gewünscht ist, bietet es sich an über BEARBEITEN->VARIATION die Kostenstelle als VARIATION Einzelwert zu markieren, wodurch später in der Navigation einzelne Kostenstellen ausgewählt werden können. Eine einzelne Kostenstelle hat aber den Vorteil, dass im Bericht tatsächlich die Kostenstelle als &1KOSTL für die Spaltenüberschrift genutzt werden kann.

Spalte: Merkmal Kosten

Als Spalten werden die Istkosten (oder Erlöse) für einzelne Kostenartengruppen ausgewertet. Hierzu wird als Basiskennzahl KOSTEN ausgewählt und als Merkmal das Geschäftsjahr eingetragen. Perioden, Werttyp, Version sind ja schon in der Allgemeinen Selektion hinterlegt, so dass hier tatsächlich nur zum Geschäftsjahr einzelne Variablen hinterlegt werden. Hier bieten sich die Variablen 1GJAHLJ für laufendes Jahr, 1GJAHVJ für das Vorjahr und 1GJAHVV für VorVorjahr. Wesentlich schöner, und dynamischer sind aber die Variablen ZPJAHR, ZPJR-01 die dann auch als Text für die Spalte mit &ZPJR-01  und &ZPJAHR verwendet werden können.

Diese Variablen sind im Artikel  "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen" näher vorgestellt worden.

Zeilen: CO Objekte nach einzelnen Abschnitten

Über BEARBEITEN->ABSCHNITT->NEUER ABSCHNITT können einzelne Abschnitte in einen Bericht eingefügt werden. Bei aktivierter Excel-Integration werden die einzelnen Abschnitte als individuelle Tabellenblätter dargestellt Das Thema Excelintegration ist auch im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" beschrieben. Dabei wird die Abschnitsbezeichnung als Tabellenblattname bei Excel-Integration verwendet.

Durch die Option "Abschnitt mit Merkmalen und Kennzahlen" kann nun ein weiteres Berichtsblatt erstellt werden. Dabei werden die ALLGEMEINE SELEKTIONEN vererbet es besteht aber die Möglichkeit die oberen Spalten ebenfalls einzufügen und als Zeile dann Kostenstelle als Einzelwerte mit auszugeben.

Der folgende Bericht ist für den Berichtszwecke in zwei Abschnitte aufgeteilt. wobei in beiden die oben beschriebenen Spalten verwendet werden, sich aber die Zeilen unterscheiden.

1. Abschnitt Kostenstelle
Die Bezeichnung der Schlüsselspalte wird als Kostenstelle geändert und es werden folgende Merkmale als Zeile eingetragen.
 

Merkmal für Zeilen im Abschnitt Kostenstelle

Zugeordnetes Merkmal	Eingetragene Werte
Objektart	KST für Kostenstelle
Kostenart	Set (Gruppe) und Variable 1KSTAR

Durch die Objektart KST werden nur die Buchungen auf das Objekt Kostenstelle der selektierten Kostenstelle ausgewiesen.  Sofern eine einzelne Kostenstelle in der allgemeinen Selektion gewählt wurde bietet es sich an, die Spaltenüberschrift der Schlüsselspalte nicht nur mit Kostenstellse sondern auch ergänzt um &1KOSTL für die ausgewählte Kostenstelle zu ergänzen.

Ferner sollen die Kostenarten nach Einzelwerte aufgelöst werden. Am einfachsten ist dieses über die Schaltfläche Expandieren (UMSCH + F9). Hier sollen die Kostenarten nach Einzelwerten aufgelöst werden.

2. Abschnitt Innenaufträge (Projekte)
Etwas umfangreicher sehen die zugeordneten Merkmale für eine Auswertung der über die verantwortliche Kostenstelle im Stammsatz der Innenaufträge zugeordneten Projekte aus.

Dabei sind folgende Merkmale als Zeile hinterlegt worden:
 

Merkmal für Zeilen im Abschnitt Projekte

Zugeordnetes Merkmal	Eingetragene Werte
Objektart	AUF für Aufträge
Kostenart	Set (Gruppe) und Variable 1KSTAR
Auftrag	Set (Gruppe)  ALLE

Die Innenauftragsgruppe ALLE umfasst dabei alle CO Innenaufträge des Systems, wobei alternativ auch ein entsprechendes Intervall gewählt werden könnte.

Über die Allgemeine Selektion werden dann auch nur die Aufträge selektiert deren verantwortliche Kostenstelle mit der selektierten Kostenstelle übereinstimmt.

Auch hier erfolgt über die Funktion Expandieren (UMSCH + F9) eine Auflösung der Merkmale nach Einzelwerten. Dabei ist folgende Reihenfolge einzuhalten:

1. Auftrag (Einzelwert)
2. Kostenart (Einzelwert oder Auflösen falls auf einzelnen Kostenartengruppen Zwischensummen wichtig sind)

Mehrere Kostenstellen als Kostenstellengruppe oder Set auswerten und Stammdaten in Kopfzeile ergänzen

Sollen mehrere Kostenstellen (zum Beispiel einer Abteilung) ausgewertet werden bietet es sich an in der Allgemeinen Selektion die Kostenstelle als SET und Variable 1KOSET zu definieren. Hier stellt sich dann aber die Frage, woran erkannt werden kann, welche Kostenstelle den einzelnen Innenaufträgen zugeordnet ist, sofern nicht die Navigation üebr Variation angesehen werden kann, da der Bericht ausgedruckt oder nach Excel exportiert wurde.

Über ZUSÄTZE->BERICHTSTEXTE->TEXT FÜR EXPORT kann ergänzend zur Kopfzeile ein entsprechender Hinweis ergänzt werden. Der Unterschied zwischen Kopfzeile und Text für Export ist im Artikel "Kopfzeilen im Report Painter auch bei Export nach Excel verwenden" näher erläutert.

Nach Aufruf der Textpflege (Kopfzeile oder auch Text für Export) kann über die Schaltfläche Merkmale das Merkmal Kostenstelle gewählt werden und als Textart WERT und als Wertart WERT/GRUPPE verwendet werden. Hierdurch wird entweder der Kostenstellengruppenname oder die selektierte Kostenstelle als Schlüssel (sprich die Kostenstellennummer) ausgegeben. Ergänzend bietet es sich direkt an als weiteres Merkmal ebenfalls die Kostenstelle zu nehmen nun aber als Textart KURZTEXT und Wertart WERT/GRUPPE zu verwenden, so dass auch die Bezeichnung der Kostenstellengruppe beziehungsweise der Kostenstelle mit ausgegeben wird.

Über die Schaltfläche Spez. Var...  können ferner noch Spezielle Textvariablen Stammdatenattribute als Textelement eingefügt werden. Damit ist es möglich zu einer selektierten Kostenstelle über die Stammdatentabelle KOSTENSTELLENSTAMMSATZ das Stammdatenattribut VERANTWORTLICHER als Textart WERT mit einzufügen. Dieses gilt natürlich auch für weitere Stammdatenfelder wie Abteilung oder andere hinterlegte Felder inklusive der per Userexit CMOD (COOMKS01) hinzugekommene kundeneigene Zusatzfelder, die ja auch schon im Artikel "Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query" ein Thema waren.

 

Bericht ausführen und Besonderheiten

Beim Ausführen des Berichtes (nach erfolgreicher Zuordnung zu einer neuen Berichtsgruppe) kann auf der Selektionsmaske die Kostenstelle angegeben werden und es werden sowohl die Buchungen auf der Kostenstelle als auch (im gesonderten Abschnitt) auf die über die verantwortliche Kostenstelle zugeordneten Innenaufträge mit ausgegeben.

Aus technischen Gründen kann das Merkmal RESP_FLAG nur in Berichtsgruppen verwendet werden, die genau einen Bericht enthalten. Dieses ist auch der Grund, warum direkt eine neue Berichtsgruppe für einen solchen Bericht angelegt werden sollte. Sollten in der Berichtsgruppe mehr als ein Bericht enthalten sein, wird die Ausführung verhindert.

Fazit

Trotz der beschriebenen Einschränkung erscheint mir diese Form der Auswertung als sehr praktisch um einen Gesamtüberblick über alle CO Objekte zu einer Kostenstelle oder einer Abteilung sprich Kostenstellengruppe zu erhalten. Zu beachten ist dabei jedoch, dass immer eine einzelne Kostenstelle ausgewählt werden sollte um einen Überblick zu den einzelnen Objekten zu erhalten. Eine reine Auswertung oder Selektion der Gruppe reicht dabei nicht aus, sondern es werden nur die Daten zu einer Kostenstelle ausgelesen.

Dieses ist auch der Grund warum für die Kostenstelle hier die Variation gewählt worden ist, so dass einzelne Kostenstellen bei Selektion einer Gruppe in der Navigation selektiert werden können.

Sofern die Variation nicht gewählt ist erfolgt eine Auswertung über alle Projekte und Kostenstellen, allerdings ist diese nicht mehr nach Kostenstelle unterscheidbar, es sei denn, dass die Kostenstelle statt in der Allgemeinen Selektion in die Zeile mit übernommen wird und hier mit in die Expansion übertragen wird.

Im Abschnitt für die Kostenstellen ist dann das Expandieren in folgender Reihenfolge zu wählen:

1. Kostenstelle (Einzelewert)
2. Kostenart (Einzelwert oder Auflösen)

und beim Abschnitt Projekte

1. Kostenstelle (Einzelwert)
2. Auftrag (Einzelwert)
3. Kostenart (Einzelwert oder Aufösen)

Hier ist es aber tatsächlich eine Frage der persönlichen Vorlieben, ob die Kostenstellen eher in der Navigation oder im Bericht mit aufgeführt werden sollen.

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können. Daneben findet sich das Thema auch im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling«  von mir  das sowohl auf diesr Seite im Onlineshop als auch  auf Amazon  oder im Buchhandel zu finden ist. :-).

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Im Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« hatte ich mich etwas intensiver mit der Erstellung von Rechercheberichten im Controlling beschäftigt. Die Erstellung eines Berichtes ist im Artikel "Grundlagen: Was sind die Unterschiede zwischen Report Painter und Rechercheberichte?" schon ausführlicher behandelt worden und anhand der Beispiele "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" sowie "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement" vorgestellt worden.

In diesem Artikel möchte ich, nachdem ein entsprechendes Formular erstellt worden ist und dieses einem Bericht zugeordnet wurde auf eine Besonderheit bezüglich der Berichtsausgabe eingehen.

In der Registerkarte Ausgabeart der Funktion Bericht ändern (aufrufbar für PSM-FM über die Transaktion FMEL und für die Profit-Center-Rechnung über die Transaktion KE82) können mehrere Punkte zur als Ausgabeart eines Berichtes gewählt werden.

• grafische Berichtsausgabe
• klassische Recherche
• Objektliste (ALV)
• XXL (Tabellenkalkulation)

Daneben gibt es noch die Funktion "Auf Selektionsbild auswählbar" wodurch zwischen unterschiedliche Berichtsarten beim Starten des Berichtes gewechselt werden können.

Bisher habe ich hier immer die "klassische Recherche" bevorzugt jedoch finden sich auch in der grafischen Berichtsausgabe einige Vorteile, weswegen ich beide Ausgabearten gegenüberstellen möchte. Eine reine Listausgabe (ALV oder XXL) dürfte selbst erklärend sein und kommt für ein interaktives Reporting nicht direkt in Frage.

Einsatzgebiet grafische Berichtsausgabe in der Profit-Center-Rechnung

Das Stichwort interaktives Reporting weist auch schon auf ein Einsatzgebiet der Rechercheberichte im SAP Standard hin. In der Profit-Center-Rechnung finden sich Rechercheberichte im SAP Menü unter

• Rechnungswesen
• Controlling
• Profit-Center-Rechnung
• Infosystem
• Berichte zur Profit-Center-Rechnung
• Interaktives Reporting

Hierbei handelt es sich um Rechercheberichte in der Profit-Center-Rechnung die als grafische Berichtsausgabe genutzt werden.

Daher möchte ich im folgenden auf den Aufbau der beiden Berichtsausgabearten eingehen.

Grafische Berichtsausgabe

In der grafischen Berichtsausgabe ist der Bildschirm in drei Bereiche (Fenster) aufgeteilt. In der Navigation befinden sich die für den Bericht verfügbaren Merkmale während daneben im Aufrissbereich die gewählten Merkmale entsprechend der Berichtsdefinition (basierend auf das Formular) aufgelistet werden. Im unteren Fenster werden als Detail die Summen der ausgewerteten Daten je Berichtsspalte aufgeführt und bezieht sich stets auf die im Aufrissbereich dargestellten Merkmale.

Dieses ist auch bei Wahl der grafischen Berichtsausgabe durch Wahl der Ausgabebereiche "Info, Navigation, Aufriß, Detail" festgelegt. Hier kann grundsätzlich auch eine andere Form gewählt werden, so dass als Minimalform nur "Navigation, Aufriß" gewählt werden.

Allerdings empfinde ich diese Form der Darstellung mit allen vier Informationen als sehr sinnvoll.

Wie für Rechercheberichte üblich kann mit der Methode Slide and dice ("In Scheiben schneiden und drehen") der aufgerufene Bericht nach eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Hierzu kann die Darstellung der Spalten (Kennzahlen aus dem Formular) nach einen anderem in der Navigation vorhandenen Merkmal ausgewertet werden.

Hierzu kann mit gedrückter Maustaste ein Merkmal aus der Navigation in den Aufrissbereich gezoen werden und so wird dieses dann dargestellt. Dies funktioniert auch per Doppelklick auf ein Merkmal in der Navigation.

Umgekehrt kann aber auch ein Merkmal aus dem Aufrissbereich in die Navigation gezogen werden, so dass hierzwischen den einzelnen Merkmalwerten navigiert werden kann. Dieses funktioniert auch per Doppelklick auf das entsprechende Merkmal im Aufrissbereich.

Über die Schatflcäehe Exportieren (oder Tastenkombination STRG + UMSCH + F12) lassen sich die dargestellten Berichte exportieren.Es empfiehlt sich die exportierte Datei zu sichern und mit der gespeicherten Datei dann zu arbeiten, da bei Rückkehr nach SAP die Datei ohne nachzufragen geschlossen wird ohne Möglichkeit die Änderungen zu speichern.

Sofern ein Merkmal mit einer Hierarchie bspw. Finanzstellen oder Finanzpositionen im Modul PSM-FM gewählt wird ist ein Export über die Schaltfläche nicht möglich. Hierzu muss die Berichtsart klassischer Recherchebericht gewählt werden.

Klassischer Recherchebericht

Bei der klassischen Recherche ist die Navigation oberhalb des Aufrissbereiches dargestellt (oberhalb einer Tabelle) und nicht als Extrafenster. Um hier von einem Merkmal auf ein anderes zu wechseln ist dieses in dar Navigation auszuwählen (Klick mit der Maus) und danach die erste Spaltenüberschrift zu wählen. Danach sind die Merkmale ebenfalls ausgetauscht. Zum Navigieren innerhalb eines Merkmals kann dieses ebenfalls per Doppelklick im Aufrissberiech übernommen werden, so dass zwischen den einzelnen Merkmalen navigiert werden kann.

Der Vorteil im klassischen Recherchebericht ist, dass hier auch Berichte nach Hierarchiebereichen exportiert werden können.  Wird bspw. das Merkmal Finanzposition  statt Fonds dargestellt können diese Daten dennoch über die Schaltfläche Exportieren nach Excel übergeben werden.

Hierzu muss dann nur eine Ausgabedatei (bspw. c:muster.dat) und zum Start von Excel als Programm C:EXCELEXCEL sowie die Option Datei öffnen. Damit startet automatisch Excel und ein Speiuchern der Datei ist damit möglich.

Fazit Pro und Contra der einzelnen Berichtsausgabeformen

Aus Anwendersicht ist die grafische Berichtsausgabe sicherlich einfacher und intuitiver zu bedienen, während die klassiche Recherche den Vorteil hat, dass hier auch alle Merkmale exportiert werdne können. Für aktuelle Berichte habe ich mich daher entschieden die Option grafische Berichtsausgabe für Rechercheberichte zu aktivieren und als Ergänzung die Option "Auf Selektionsbild auswählbar" markiert. Hierdurch sind Benutzerfreundlichkeit aber auch weitergehende Funktionen sinnvoll miteinander verzahnt.

Nachdem nun also die einzelnen Vorzüge insbesondere der Export nach Excel vorgestellt sind, möchte ich noch auf eine Anreicherung dieser Summen aus den Bewegungsdaten um Stammdaten hinweisen. Im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" ist dieses schon etwas ausführlicher beschrieben, wobei die Grundlagen auch schon unter "SAP Query Stammdaten PSM / CO Innenauftrag" sowie eine Besonderheit bei Datumswerten in der Klassifizierung im Artikel "Query zur Auswertung von Klassifizierungsmerkmale PSM Fonds zu CO Innenauftrag und Datumsfelder mit Konvertierung von FLOAT zu DATUM" dargestellt sind.

Es hat schon seine guten Gründe, warum ich im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" auf diese unterschiedlichen Methoden und Tools verweise.

Literaturhinweis

An dieser Stelle mag ich auch gerne darauf hinweisen, dass mein aktuelles Buch nun auch im Buchhandel (zum Beispiel bei Amazon*) hinweisen. Daneben kann das Buch auch über meine Seite direkt beim Verlag erworben werden.

Manchmal kann es hilfreich sein im Selektionsbild einer Query einen Wer zu übergeben um mit diesen dann innerhalb der Query zu arbeiten.

Hierzu möchte ich zwei Möglichkeiten vorstellen ohne tiefer auf die Beispiele einzugehen sondern nur um die Herangehensweise zu schildern.

Im Ergebnis kann beim Ausführen einer Query über ein Selektionsfeld ein Wert mitgegeben werden und dieser weiter verarbeitet werden. Diese Weiterverarbeitung ist noch einmal ein Thema für sich, aber die Arbeit mit Abfrageparametern innerhalb einer SAP Query kann für viele Berichtsanforderungen nützlich sein. Dieses ist der Grund, dass ich die beiden Möglichkeiten hier gerne festhalten möchte.
 

1. Möglichkeit: SAP Query und Lokales Feld Eingabe auf dem Selektionsbild

Handelt es sich um ein Feld in das lediglich eine Eingabe erfolgen soll (Wert eingetragen) oder wenn das Selektionsfeld auch in der Liste der Query selbst genutzt werden soll, bietet sich ein LOKALES FELD an, dass statt einer Berechnungsvorschrift die Option "Eingabe auf dem Selektionsbild" erhält. Dadurch landet das Feld in der Selektionsmaske und es kann ein entsprechender Wert eingetragen werden.

Sofern das Feld eine Referenz über "gleiche Eigenschaften wie Feld" erhält kann hier auch die F4-Werthilfe zum Auswahl eines Feldes genutzt werden.

Denkbar ist hier die im Artikel "Abrechnungsvorschriften von Innenaufträgen auf identische verantwortliche Kostenstelle und empfangende Kostenstelle per Query mit Ampelfunktion prüfen" beschriebene Ursprungszuordnung  zu verwenden und statt ZUK direkt in der Berechnungsvorschrift zu verknüpfen durch das lokale Feld hier Ursprungszuordnung ZUK im Selektionsfeld einzutragen und die Übereinstimmung der verantwortlichen Kostenstelle des Innenauftrag und das Feld empfangende Kostenstelle (COBRB-KOSTL) zu überprüfen.

Wird ZUK nicht eingegeben (das Selektionsfeld bleibt leer) erfolgt dann die Prüfung mit allen Abrechnungsvorschriften. Um dieses zu umgehen kann auch die Option OBLIGATORISCH gesetzt werden, wodurch eine Eingabe auf jeden Fall erfolgen muss.

2. Möglichkeit Infoset Definition von Abgrenzungsparameter und Zusatzfeld

Statt in der Query per lokales Feld besteht auch die Möglichkeit ein Zusatzfeld innerhalb eines Infoset mit einer Selektion zu versehen. Hierzu kann die Möglichkeit der Abgrenzung

Hierzu sind jedoch zwei Schritte erforderlich.

Abgrenzungsparameter anlegen

Im Infoset (Transaktion SQ02) können über die Schaltfläche ZUSÄTZE nicht nur Zusatztabellen und Zusatzfelder  angelegt werden sondern es besteht auch die Möglichkeit über das Register Abgrenzung eine Abgrenzung für das Infoset anzulegen.

Vergleichbar zum Zusatzfeld kann nun ein Name vergeben werden und als Optionen stehen Selektionskriterium und Parameter zur Verfügung. Als Selektionskriterium kann direkt Bezug auf ein Tabellenfeld genommen werden und auch mehrere Werte selektiert werden.

Für dieses Beispiel soll jedoch ein einzelner Wert eingetragen werden (bspw. Kontengruppenname oder ein anderes Stammdatumsmerkmal, dass nicht in der Query selbst, aber innerhalb einer Prüfung einer Berechnungsvorschrift in der späteren Query eingebunden ist).

Daher kann hier die Option PARAMETER gewählt werden. Als Name soll ZP_SYF gewählt werden.

Nachdem NAME und die Option PARAMETER gewählt worden ist, können die Eigenschaften des Parameterfeldes definiert werden.

Natürlich kann hier neben Bedeutung und Selektionstext auch das Format TYP und LÄNGE definiert werden, aber auch per LIKE Bezug auf ein Tabellenfeld genommen werden.

Exkurs Hilfstabellen und Zusatzfelder per Userexit

In diesem Beispiel haben wir eine Hilfstabelle ZHFS_SYF für Systemfinanzierungscodes der Hochschulfinanzstatistik und das Feld  ZSYF in der die einzelnen Systemfinanzierungscodes gepflegt sind.

Diese Hilfstabelle wird als kundeneiegenes  Zusatzfeld ist für die Kostenart über den Userexit COOMKA01 genutzt (siehe Artikel "Stammdatenerweiterung von CO-Objekten am Beispiel ergänzende Kostenstelle beim Innenauftrag").

Im Artikel "Auswertung per CMOD eingeführter kundeneigener Felder Kostenart, Kostenstelle und Innenauftrag per Stammdatenverzeichnis und SAP Query" habe ich auch die Auswertung dieser Felder per Query beschrieben.

Um diese Tabelle später zu pflegen, oder zu erweitern kann diese über die Transaktion SM30 gepflegt werden. Hier hat RZ10.de jedoch eine wesentlich komfortablere Lösung vorgestellt, die im Artikel "Wie Sie eine Parametertransaktion für die SM30 anlegen" beschrieben ist.

ABAP Grundlagen Tabelle anlegen

In seiner Serie zum Thema ABAP Grundlagen erläutert Denis Reis im Artikel "Wie Sie eine SAP Tabelle anlegen" sehr ausführlich, wie kundeneigene Tabellen angelegt werden.

Dieses aber nur am Rande und als kleine Leseempfehlung und Exkurs.

In unseren Fall geben wir also den Parameter per LIKE die gleichen Eigenschaften wie das Tabellenfeld Z_HFS_SYF-ZSYF (Feld ZSYF der Tabelle Z_HFS_SYF).

Damit ist das Feld als Selektionsfeld beim Infoset verfügbar und per F4 können die einzelnen SYF-Codes (Werte aus der Tabelle Z_HFS_SYF für das Feld ZSYF) selektiert werden.

Als Bedeutung und Selektionstext wählen wir die "SyfCode Auswertung (Variante)"

Nun soll aber mit den selektierten Wert in der Query weiter gearbeitet werden.

Zusatzfeld mit Bezug zu Abgrenzungsparameter

Nachdem der Abgrenzungsparameter ZP_SYF angelegt worden ist, kann ein Zusatzfeld angelegt werden, dass den Wert des Paramteres erhalten soll.

In unseren Fall ist dieses ein Zusatzfeld mit den Namen ZSEL_SYF und ebenfalls LIKE Z_HFS_SYF-ZSYF . Wobei hier nur die Feldeigenschaften vererbt werden. Als Langtext und Überschrift soll dieses "Syf Code Auswahl" erhalten.

Über die Schaltfläche CODING wird nun folgendes Coding hinterlegt:
 

CLEAR ZSEL_SYF.
ZSEL_SYF = ZP_SYF.

In der ersten Zeile wird der Inhalt des Zusatzfeldes geleert und danach mit den Inhalt des Abgrenzungsparameter gefüllt. Dieses Zusatzfeld kann in der Query dann als Selektionskriterium wie auch andere Zusatzfelder verwandt werden. Der Vorteil dabei ist, dass hier, obgleich der SYF Code an keiner anderen Stelle eingebunden ist, mit diesen Selektionsfeld gearbeitet werden kann und es auch als Bedingung für lokale Felder in der Query genutzt werden kann.

Natürlich kann dieses Feld auch für andere Zwecke genutzt werden. Denkbar ist es hier im Coding eines Zusatzfeldes per Parameter einen Preis je Stunde zu übergeben und über die Auswertung eines Sachkonto mit Personalkosten zum Beispiel für eine bestimmte Personengruppe hier aus den gebuchten Personalkosten die geleisteten Stunden zu berechnen.
 

Fazit

Beide vorgestellten Methoden haben ihre Vorteile und Nachteile. Während die Eingabe auf Selektionsfeld für lokale Felder schnell umgesetzt ist, ist die Option per Parameter und Zusatzfeld wesentlich flexibler und ermöglicht einige andere Möglichkeiten der Auswertung.

So ist es auch nicht weiter verwunderlich, dass bestehende Query und Infoset durch solche neu entdeckten Möglichkeiten tatsächlich weiterentwickelt werden können.

Gerade im Berichtswesen ist dies einer der Punkte, die eine Weiterentwicklung gleichzeitig auch sehr spannend macht und zeigt, dass auch im Berichtswesen vieles sich weiter zu entwickeln vermag.

Persönlich freue ich mich immer wieder darüber, wenn ein Austausch in diese Richtung möglich ist und sich das gegenseitige Lernen und der Austausch von Wissen und Erkenntnisse so im beruflichen Alltag bewährt.
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Die Agenda 2030 als Thema eines internationalen Symposiums in Gießen - da stellt man sich, gerade auch als Mitglied im Vorbereitungsteam, durchaus häufiger die Frage: “Ist mein Englisch gut genug dafür? Das hat doch schon früher niemand verstanden.” Ende Juni zeigte sich dann aber, dass diese Sorge - ebenso wie alle etwaigen anderen - absolut unbegründet war. Unter dem Titel Gießen local-global (siehe Artikel "Gießen local-global 2017 - Symposium zum Reformationsjubiläum 22. bis 25. Juni 2017") behandelten wir an mehreren Tagen gemeinsam mit Expert*innen aus Afrika, Asien und Lateinamerika Themen der Agenda 2030.



Der Schwerpunkt des Symposiums lag auf den Bereichen Jugendbeschäftigung (youth employment), Gemeinwesenarbeit (community work) und Migration. Einer anfänglichen Gesprächsrunde wurden Arbeitsgruppen mit Gästen aus El Salvador, Indien, Mexiko, Uganda, Großbritannien und Deutschland zur Seite gestellt. Die Teilnehmer*innen waren in der Lage Erfahrungen aus ihren Ländern einzubringen und neue Blickwinkel aufzuzeigen. Bei einer öffentlichen Abschlussveranstaltung zeigte sich schließlich der Erfolg des intensiven Austausches und der gegenseitigen Anregungen für eine weltweite Partnerschaft und globale Gerechtigkeit.

Was ist die Agenda 2030?

Im September 2015 haben die Mitgliedsstaaten der Vereinten Nationen (UN) einen gemeinsamen Maßnahmenkatalog für nachhaltige Entwicklung (Sustainable Development Goals) beschlossen. Dieser wurde als Agenda 2030 bekannt und enthält 17 miteinander verknüpfte Ziele die Soziales, Umwelt und Wirtschaft als drei Dimensionen der Nachhaltigkeit berücksichtigen.

Die fünf Kernbotschaften Mensch, Planet, Wohlstand, Frieden und Partnerschaft werden als handlungsleitende Prinzipien vorangestellt. Im Englischen spricht man von den "5 Ps": People, Planet, Prosperity, Peace, Partnership.

Als Kirche sehen wir in Gießen täglich die starke Verknüpfung unserer drei gewählten Themenfelder: Bei der Arbeit der Jugendwerkstatt, in der hessischen Erstaufnahmeeinrichtung (HEAE), aber auch während der vielfältigen Gemeindearbeit in unseren Kirchengemeinden. Uns beschäftigen Wohnraumfragen ebenso wie die Qualifikation von benachteiligten Jugendlichen und die Integration von jungen Migrant*innen in Arbeitsmarkt und Gesellschaft.

Während der Veranstaltung stellten wir unseren internationalen Gästen das Bewerbertraining der Jugendwerkstatt in Gießen vor und profitierten im Gegenzug vom Erfahrungsschatz aus ihren eigenen Ländern. Rolvin D'Mello von der Don Bosco Development Society, Indien (DBDS) und Ocen Godwin von der Community Empowerment for Rural Development, Uganda (CEFORD) erzählten von internationalen Maßnahmen im Bereich der Jugendbeschäftigung. Eines der Projekte beruht beispielsweise auf skillbasiertem Training und ermöglicht Jugendlichen nach einer ersten Grundausbildung eine Spezialisierung anhand ihrer Fähigkeiten und Interessen. Auch die Ziele berücksichtigen dabei die Möglichkeiten der Teilnehmer*innen und können zum Beispiel zu einer Selbständigkeit in der Videoproduktion oder der Entwicklung von Apps führen.


(Bild: Matthias Hartmann)

In der Arbeitsgruppe zum Thema Integration berichtete Jean Asipkwe (Direktorin CEFORD) davon, dass im Rahmen ihrer Initiative einzelne Flüchtlinge zu Multiplikatoren ausgebildet werden, um in der Folge anderen Flüchtlingen die Integration zu erleichtern.
Beim Thema Migration und Integration überraschte es zudem wenig, dass sich Diskussionen über Benachteiligungen der örtlichen Bevölkerung international antreffen lassen. Uganda begegnet diesem Problem unter anderem damit, 30% der Gelder für Flüchtlingshilfe in die lokale Bevölkerung zu investieren .


(Bild: Matthias Hartmann)

Weiters stellten wir fest, dass Nachbarschaftsprogramme und Begegnungsräume, die das gemeinsame Lernen aus Erfahrungen ermöglichen, auch international ein Erfolgskonzept darstellen. Wie wir selbst erleben konnten, eröffnet der Austausch mit anderen Menschen, sei es vor Ort oder auch über Länder und Kontinente hinweg, neue Blickwinkel auf das eigene Potential und kann Wege aufzeigen, mit denen sich Aufgaben meistern lassen.

In den Tagen des Symposiums hat sich besonders in den Arbeitsgruppen gezeigt, dass es nicht darum geht Wissen zu vermitteln sondern Wissen zu teilen. Gerade die gegenseitige Beratung auf Augenhöhe führte zur Erkenntnis, dass wir mit vielen der Herausforderungen, auf die wir in unserer täglichen Arbeit stoßen, nicht alleine da stehen, sondern sie in ähnlicher Form weltweit vorhanden sind. Durch die Kommunikation untereinander wurde uns bewusst, dass unsere unterschiedlichen Aufgabenbereiche miteinander zusammenhängen und auch hier Kommunikation gemeinschaftliches Handeln ermöglicht.


(Bild: Fr. Rolvin D'Mello)

Für mich nehme ich aus dieser Veranstaltung zahlreiche Denkansätze, ein neues Bewusstsein für Zusammenhänge, sowie die Erkenntnis mit: Sprache muss keine Barriere sein (und ja, man versteht mich auch auf Englisch).

Ich freue mich, dass in unserem Dekanat eine solche Veranstaltung möglich ist und bin voller Hoffnung, dass viel der vorhandenen Energie und Erfahrung in lokales Handeln umgesetzt wird. Ich möchte Sie dazu einladen, auch Ihre lokalen, kleine Schritte in einem größeren Zusammenhang zu betrachten und sie zu mehr als nur einem kleinen Schritt werden zu lassen.

Ganz besonders wünsche ich mir, dass die Erkenntnisse aus diesem Symposium und die der Agenda 2030 zugrunde liegenden Prinzipien - Mensch, Planet, Wohlstand, Frieden und Partnerschaft - Eingang in den gegenseitigen Austausch zwischen unseren bestehenden Initiativen, in unser künftiges Arbeiten und Engagement finden werden, denn für uns beginnt der Planet in Gießen.

Ein Thema, dass mir sowohl im Blog als auch im beruflichen Alltag am Herzen liegt, ist das Thema Berichtswesen mit SAP.  So hat sich schon kurze Zeit nach der Buchveröffentlichung »Schnelleinstieg ins SAP® Controlling (CO)« gezeigt, dass neben technischer Möglichkeiten auch immer die Konzeption von Berichten und die Beziehung zwischen Sender und Empfänger eines Berichtes relevant sind.

So ist dann relativ zeitnah die Idee zum neuen Buch entstanden, dass die Möglichkeiten zum Aufbau eines internen Berichtswesen im SAP Modul Controlling beschreibt. Dabei werden sowohl vorhandene Berichte vorgestellt als auch einige praktische Kniffe zum Berichtswesen beschrieben und auch die Entwicklung eigener Berichte sei es mit Report Painter, Rechercheberichte oder auch SAP Query vorgestellt.

In guter Tradition hat mich ein Kollege schon auf das Titelbild angesprochen, dass nun nach Erbsen ein realistisches Tortendiagramm darstellt.
 
Paperback ISBN: 9783960127406

Für 19,95 € direkt bestellen

Oder als SAP Bibliothek-Flatrate *



Dieses Diagramm sieht allerdings nicht nur nett anzusehen aus sondern zeigt auch einen weiteren Punkt der im Buch behandelt wird. Eine wichtige Frage ist auch wie diese Berichte den einzelnen Usern zur Verfügung gestellt werden und wo sowohl ein Informationssystem in Form eines Management-Cockpits für die einzelnen Verantwortungsbereiche zur Verfügung stellen, um an einer zentralen Stelle alle Informationen sammeln und direkt auswerten zu können. Diese Informationen sind nicht nur für die Unternehmensleitung und das Management, sondern auch für andere Verantwortliche im Unternehmen relevant.

Mein erster Blick ins Buch hat mich tatsächlich begeistert, was unschwer am Bild zu sehen ist.


Persönlich bin ich sehr zufrieden das Ergebnis in Händen zu halten und bin tatsächlich außerordentlich begeistert vom Ergebnis. Mein Buch richtet sich an erfahrenere Beschäftigte im Bereich Controlling, die im SAP-Modul CO ein Berichtswesen aufbauen oder erweitern wollen. Daneben können einzelne Beispiele nicht nur für Key-User, sondern auch für fortgeschrittene Sachbearbeiter im Controlling nützlich sein, um für regelmäßig genutzte Berichte kleinere Kniffe zur Arbeitserleichterung zu liefern. Die einzelnen Berichtsanforderungen sind im Buch so allgemein gehalten, dass es damit möglich sein sollte, die vorgestellten Methoden auf eigene Berichtsanforderungen zu übertragen bzw. als Grundlage zur Entwicklung eines eigenen Berichtswesens zu verwenden.

Ich würde mich sehr über ein entsprechendes Feedback freuen sei es hier im Blog, auf Amazon oder auch per Mail.

Sollte ich ein wenig Neugierde auf dieses Buch entfaltet haben, verweise ich gerne auf meine Seite Veröffentlichungen wo meine bisherigen Veröffentlichung aufgelistet sind sowie auf die Seite "Internes Berichtswesen im SAP ERP Modul Controlling (CO)" auf der eine ausführliche Rezension zum Buch »Berichtswesen im SAP®-Controlling« zu finden ist.

Vom 22. bis 25. Juni findet eine Veranstaltung zum Reformationsjubiläum in der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau in Gießen statt, auf die ich gerne hinweisen möchte, da diese Themen nicht nur im Hochschulumfeld relevant sind.

Hierzu sind Entwicklungsexperten aus Afrika, Asien und Lateinamerika nach Gießen eingeladen die gemeinsam die Themenfelder Jugendbeschäftigung, Migration und Gemeinwesenarbeit in Gießen und weltweit besprechen wollen. Orientierungspunkte sind die Entwicklungsziele der „Agenda 2030“ der Vereinten Nationen.

Am Donnerstag, den 22. Juni von 18 bis 21 Uhr im Gießener Rathaus und am Samstag, den 24. Juni ab 19:30 in der Werkstattkirche Gießen, Ederstraße 13 wird diese Diskussion öffentlich geführt.



Foto:Schepp Plakat:J. Müller -

Weitere Informationen sind auf der Seite des evangelischen Dekanat Gießen im Artikel "Entwicklungstagung in Gießen zum Luther-Jubiläum Die Welt gerechter machen" sowie in folgenden verlinkten Flyer zu finden.

Flyer_Symposium_2017_Giessen-local-global.pdf
 

Neu auf Partnerschaft und Gerechtigkeit weltweit schauen

Interessieren Sie sich für Entwicklungspolitik? Für Partnerschaftsarbeit? Oder engagieren Sie sich in der Flüchtlingshilfe, für die Jugendwerkstatt oder für das Gemeinwesen? Welche neuen Möglichkeiten haben wir, die globalisierte Welt mitzugestalten und weltweite Beziehungen aufzubauen?

Diese Frage wird das Evangelische Dekanat Gießen auf dem Internationalen Symposium „Gießen lokalglobal: Neue Perspektiven weltweiter Partnerschaft und Gerechtigkeit. Reformatorische Herausforderungen 2017“ diskutieren und neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit praktisch erleben.

Martin Luther fand vor 500 Jahren aus seiner Angst heraus eine neue Sichtweise auf Gott und auf eine Gerechtigkeit für den einzelnen Menschen. Heute ängstigt uns weniger die Furcht vor einem strafenden Gott, als viel mehr die Unsicherheit in der globalisierten
Welt.

Bei den Vereinten Nationen wird ein Perspektivwechsel in der Entwicklungspolitik diskutiert. Mit einer gegenseitigen Beratung auf Augenhöhe sollen die globalen Herausforderungen neu angegangen werden.

Wir bringen internationale Gäste zu den Themen Gemeinwesenarbeit, Jugendbeschäftigung und Migration zusammen. Wir tauschen mit ihnen Erfahrungen aus und wollen Denkanstöße in unsere Kirche und in unsere Stadt geben.

Dabei sind Fachleute aus der Praxis aus Lateinamerika, Afrika, unserer Partnerdiözese Amritsar Indien, und auch aus unserer Region.

Ich würde mich freuen, wenn auch Sie Interesse an dieser Veranstaltung haben und gebe auch gerne weitere Informationen weiter. Gerne können Sie beiliegenden Flyer auch vor Ort an Interessierte verteilen.

Das Thema Klassifizierung scheint etwas zu sein, dass gerade im Modul PSM-FM (Public Sector Management - Funds Management / Haushaltsmanagement) zur Erweiterung von Stammdaten genutzt werden kann und von mir in den Grundlagen im Artikel "SAP Query - Auswertung Merkmale der Klassifizierung am Beispiel Fonds in PSM-FM" inklusive eines kurzen Exkurs zum Anlegen von Klassen und Merkmalen beziehungsweise allgemein zum Thema Klassifizierung beschrieben worden ist.

Hier hatte ich über ein Zusatzfeld OBJNFOND aus Finanzkreis und FOND eine Auswertung der Klassifizierungsmerkmale beschrieben, so dass die einzelnen Felder der Tabelle CABN

In diesen Artikel habe ich über ein Zusatzfeld OBJNFOND aus Finanzkreis und einen Zusatzfeld FONDS, dass aus der CO-Innenauftragsnummer die Nummer des PSM Fond bildet, die PSM Objektnummer erstellt um hier einzelne Merkmale aus den Tabellen CABN "Merkmal" in der die einzelnen Merkmale gespeichert sind und AUSP  "Ausprägungswerte der Sachmerkmale" in der  zum Objekt (Fond) die Werte der einzelnen Merkmale gespeichert sind auswertete.

Im Rahmen des Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" hatte ich das Coding und die Zusatzfelder noch ein wenig optimiert allerdings war hier noch der Nachteil vorhanden, dass die entstandene Query fest den Finanzkreis hinterlegt hatte und so nicht an andere Einrichtungen übertragen werden konnte.

Daher möchte ich in diesen Artikel noch einmal das Thema Verknüpfung von CO Innenauftrag und PSM Fonds sowie die Auswertung der Klassifizierung angehen um danach auf eine Besonderheit einzugehen, sofern es sich beim Merkmal um ein Datumsfeld handelt.

Verknüpfung von CO Innenauftrag und PSM Fond

Statt wie im ersten Artikel beschrieben ein kompliziertes Feld OBJNFOND anzulegen ist es wesentlich leichter mit den Zusatzfeld ZAUFNR zu arbeiten. Dieses hat gleichzeitig den Vorteil, dass die Stammdaten des Fonds problemlos als Zustztabelle eingebunden werden können.

Wie schon in den anderen Artikeln erwähnt sind die beiden Stammdatentabellen von CO Innenaufträgen (AUFK) und PSM Fonds (FMFINCODE) nicht über die Auftragsnummer beziehungsweise Fond verknüpfbar. Hintergrund ist, dass das Feld AUFK-AUFNR  in der Datenbank als Character mit 12 Zeichen und das Feld FMFINCODE-FINCODE als Character mit 10 Zeichen definiert ist.

Im zweiten Artikel wurde hierfür das Zusatzfeld ZAUFNR angelegt um aus der Innenauftragsnummer eine kompatibles Feld zum Fond zu machen.

Hierzu wurde das Zusatzfeld ZAUFNR mit per LIKE-Referenz FMFINCODE-FINCODE erstellt was in den folgenden Abschniten als Hilfsfeld genutzt werden kann. Nun muss "nur" noch die Auftragsnummer in dieses Feld zugewiesen werden.

Da auf Fond und Innenauftrag Drittmittelprojekte abgebildet werden, ist es das Ziel die Projektnummer vom Innenauftrag auch als Fond zu verwenden. Dazu möchte ich zwei Möglichkeiten für das Zusatzfeldcoding darstellen.

ZAUFNR mit fester Länge der Projektnummer des Innenauftrag

Für eine achtstellige Projektnummer (Innenauftrag) lautet das Coding wie folgt:

ZAUFNR = AUFK-AUFNR+4(8).

Hierbei bedient sich das Coding der Technik eines Offsets.

Durch die optionalen Angaben eines Offsets +<o> und eine Länge (<l>) direkt hinter dem Feldnamen <f>, wird der Teil des Felds, der auf Position <o>+1 beginnt und die Länge <l> hat, als eigenes Datenobjekt angesprochen.  In unseren Fall wird also für die Variable ZAUFNR das Feld AUFK-AUFNR (wir erinnern uns die zwölfstellige Auftragsnummer) eingelesen und ab der vierten Stelle insgesamt acht Stellen eingelesen. Da in der Datenbank die Auftragsnummer mit führenden 0000 hinterlegt wird erhalten wir also statt des Datenbankwerte 000012345678 die tatsächliche Auftragsnummer 12345678.

ZAUFNR mit festzulegender Länge der Projektnummer

Sollten Sie eine andere Länge bei den Aufträgen oder Fonds definiert haben ist das Coding natürlich entsprechend anzupassen.

Damit hier nicht selbst die Länge und Position für die Offsetermittlung errechnet werden muss habe ich hier das Coding wie folgt angepasst:

DATA L_AUFNR  type i.
DATA L_OFFSET type i.

* Tragen Sie hier die Länge ihrer Projektnummer ein
* Standard:  8 stellige Auftragsnummer

L_AUFNR = 8.

* Nun wird die Position im Feld AUFK-AUFNR ermittelt
* ab der die Projektnummer ohne 0 gespeichert ist.

L_OFFSET = 12 - L_AUFNR.

* Maximial 12 Zeichen sind in AUFK-AUFNR vorhanden

ZAUFNR = AUFK-AUFNR+L_OFFSET(L_AUFNR).

Damit kann durch Zuweisung eines Zahlenwertes die Position ab der die Projektnummer gespeichert ist direkt ermittelt werden.

Grundsätzlich könnte die Länge der Projektnummer als Variable L_AUFNR natürlich auch als Abfrageparameter, vergleichbar zum Artikel "Neue Wertgrenze für Investitionen bei Finanzstatistik oder Abfrageparameter in SAP Query zur Übernahme von Werten aus Selektionsbild" abgefragt werden, jedoch muss für das spätere Ergänzen der Klassifizierungsmerkmale hier ohnehin das Coding angepasst werden und in der Regel ändert sich die Länge der Projektnummer nicht, so dass diese als Selektionsparameter nur zur Verwirrung und möglichen Fehler führen würde.

Stammdaten Fond ergänzen per Zusatztabelle FMFINCODE

Durch das Zusatzfeld ZAUFNR ist es uns nun wesentlich einfacher möglich die Stammdaten der Fonds aus der Tabelle FMFINCODE ergänzend zur CO Stammdatnetabelle AUFK für die Innenaufträge mit ins Infoset aufzunehmen.

Ein wichtiger Punkt ist dabei die Reihenfolge der Codingabschnitte.

Beim Hinzufügen eines Zusatzfeldes oder einer Zusatztabelle kann am Punkt  Reihenfolge des Codeabschnitts gewählt werden. Auch wenn die Hilfe nicht in diese Richtung zu lesen ist, verstehe ich den Punkt so, dass wenn man Bezug auf vorab definierte Zusatzfelder nehmen möchte die hier nutzenden Felder im nachgeordneten Codeabschnitt liegen sollten.

Da ich in beiden kommenden Fällen mit den neu angelegten Feld ZAUFNR gearbeitet werden soll, werden beide kommenden Fälle im Codabschnitt 2 hinterlegt.

Zusatztabelle FMFINCODE

Anstatt eines Zusatzfeld kann im Register Zusätze über die Schaltfläche ANLEGEN auch eine ganze Tabelle eingefügt werden. Hierzu tragen wir als Name FMFINCODEfür die Stammdatentabelle der Fonds ein und wählen als Art der Zusatzinformation die Option ZUSATZTABELLE..

Im Feld "Reihenfolge des Codeabschnitts" wird nun eine 2 aus den geschilderten Gründen eingetragen.

Hintergrund ist dass erst das Feld ZAUFNR definiert sein soll, bevor Sie mit der Zusatztabelle arbeiten.

Nun erfolgt eine Abfrage über SELECT SINGLE * FROM FMFINCODE WHERE ...
in der folgedene (hervorgehobene) Bedingungen erfüllt sein sollen.

WHERE FIKRS  =  AUFK-BUKRS

da Finanzkreis und Buchungskreis identisch sind, können hier beide Felder sowohl in der Tabelle AUFK als auch FMFINCODE verwendet werden.

AND FINCODE = ZAUFNR

Hierdurch werden dann tatsächlich Fonds und Innenauftrag miteinander verknüpft und es steht die gesamte Tabelle FMFINCODE im Infoset zur Verfügung.

Klassifizierungsmerkmal aus AUSP auswerten

Bisher bin ich bei Klassifizierungsmerkmalen so verfahren, dass ich anhand ATINN den gespeicherten Merkmalswert aus der Tabelle AUSP ausgelesen habe und entsprechend mit ausgegeben habe.

Welche Merkmale sind vorhanden?

Die einzelnen Merkmale sind in der Tabelle CABN hinterlegt und werden über das Feld ATINN mit der Tabelle AUSP mit entsprechenden Inhalten verknüpft.
Entsprechend ist es Möglich für jedes Merkmal ein eigenes Zusatzfeld anhand der Merkmalsnummer (ATINN) zu erstellen.Die entsprechenden Einzelmerkmale können hierbei bspw. mit der Transaktion SE16 und der Auswertung der Tabelle CABN betrachtet werden.

Eines dieser Merkmale ist die Projektbewertung PBW.

Hierzu wird ebenfalls ein Zusatzfeld mit der Bezeichnung PBW für Projektbewertung mit Langtext und Überschrift Projektbewertung erstellt.

Dieses hat als Eigenschaften eine LIKE-Referenz auf AUSP-ATWRT.

Ferner wird im unteren Abschnitt des Fenster bei Reihenfolge des Codeabschnitts ebenfalls eine 2 eingetragen.

Danach wird als Coding zum Zusatzfeld ein passendes Coding zum Zusatzfeld hinterlegt, dass aus der Variable (Zusatzfeld) ZAUFNR und den Buchungskreis bzw. Finanzkreis eine Objektnummer erstellt, die dem Feld AUSP-OBJEK. entspricht.

AUSP-OBJEK Objektnummer mit vorgegebenen Finanzkreis

Unter der Annahme eines dreistelligen Finanzkreis KRK und dass das Merkmal die Interne Merkmalsnummer (Feld ATINN) folgenden Wert hat 0000000022 hat wird folgendes Coding zum Feld hinterlegt:

DATA: L_objfond TYPE AUFK-AUFNR.
DATA: L_MERKMALPBW type AUSP-ATWRT.

CONCATENATE 'KRK ' ZAUFNR INTO L_OBJFOND RESPECTING BLANKS.

SELECT SINGLE ATWRT INTO L_MERKMALPBW FROM AUSP
 WHERE OBJEK = L_OBJFOND AND ATINN ='0000000022' AND KLART = '042'.
IF sy-subrc <> 0.
  CLEAR PBW.
ELSE.
  PBW = L_MERKMALPBW.
ENDIF.

Im Ergebnis enthält nun das Feld PBW die in der Klassifizierung hinterlegte Projektbewertung des Fond.

Objektnummer aus Buchungskreis identisch zum Finanzkreis ermitteln

Wesentlich eleganter ist es jedoch, sofern Finanzkreis und Buchungskreis übereinstimmen, diesen aus der Stammdatentabelle AUFK auszulesen.

Hierzu habe ich das Coding an einer Zeile angepasst.

DATA: L_objfond TYPE AUFK-AUFNR.
DATA: L_MERKMALPBW type AUSP-ATWRT.


CONCATENATE  AUFK-BUKRS ZAUFNR INTO L_OBJFOND RESPECTING BLANKS.


SELECT SINGLE ATWRT INTO L_MERKMALPBW FROM AUSP
 WHERE OBJEK = L_OBJFOND AND ATINN ='0000000022' AND KLART = '042'.
IF sy-subrc <> 0.
  CLEAR PBW.
ELSE.
  PBW = L_MERKMALPBW.
ENDIF.

Durch die Codingzeile:

CONCATENATE  AUFK-BUKRS ZAUFNR INTO L_OBJFOND RESPECTING BLANKS.

wird der Buchungskreis unter Berücksichtigung von Leerzeichen mit den Zusatzfeld ZAUFNR verknüpft, so dass hier von dreistellige ebenso wie vierstellige Finanz- bzw. Buchungskreise berücksichtigt werden.

Datentyp beim Klassifizierungsmerkmal Unterschied AUSP-ATWRT und AUSP-ATFLP

Sofern die einzelnen Klassifizierungsmrerkmale in der Merkmalsverwaltung als Datentyp ZEICHENFORMAT definiert sind, kann hier das Thema schon abgeschlossen werden und die Query kann direkt genutzt werden.

Seitens einer anderen Hochschule bin ich jedoch darauf angesprochen worden, dass das Tabellenfeld AUSP-ATWRT leer ist und bei IHnen das Feld AUSP-ATFLP gefüllt ist. Dieses liegt daran, dass Sie als Klassifizierungsmerkmal den Datentyp DATUM gewählt haben um hier ein Datum zu hinterlegen.

Hierzu muss man wissen, dass die Tabelle AUSP "Ausprägungswerte der Sachmerkmale" die einzelnen Merkmalswerte in zwei Feldern speichert, je nachdem welcher Art die Daten sind.

Die Characterwerte (Zeichenformat) werden wie in oberen Beispiel beschrieben im Tabellenfeld AUSP-ATWRT "Merkmalswert" als Character mit 30 Zeichen gespeichert.

Handelt es sich jedoch um einen nummerischen Wert werden diese als Fließkommazahl (FLOAT) in das Tabellenfeld AUSP-ATFLV als Gleitpunktzahl mit 16 Stellen gespeichert.

Das Problem ist nun aus diesen Wert wieder ein Datumsfeld zu erhalten.

Gleitpunktzahl FLOAT in Datum (DATE) konvertieren

Zur Verdeutlichung des Problems habe ich einmal ein Merkmal als Datum definiert und den gespeicherten Wert in der Tabelle AUSP näher angesehen:
 

Datum als Float

Datum	Wert als Float AUSP-ATFLV
01.01.2018	2,0180101000000000E+07
14.05.2017	2,0170514000000000E+07
13.07.2017	2,0170713000000000E+07

Nun stellt sich für die QUery die Frage, wie aus den FLOAT Wert ein Datumswert ermittelt werden kann.

Im ersten Schritt legen wir ein Zusatzfeld mit ATFLV1 an um den Wert zum Merkmal 0000000043 welches als Datentyp Datum definiert bekommen hat auszulesen. Analog zum ATWRT lautet das Coding im Abschnitt 2 dann wie folgt:

DATA: L_objfond TYPE AUFK-AUFNR.
DATA: L_ATFLVDATUM1 type AUSP-ATFLV.


CONCATENATE  AUFK-BUKRS ZAUFNR INTO L_OBJFOND RESPECTING BLANKS.


SELECT SINGLE ATFLV INTO L_ATFLVDATUM1 FROM AUSP
 WHERE OBJEK = L_OBJFOND AND ATINN ='0000000043' AND KLART = '042'.
IF sy-subrc <> 0.
  CLEAR ATFLV1.
ELSE.
  ATFLV1 = L_ATFLVDATUM1.
ENDIF.

Nun ist also im Feld ATFLV1 das Datum als FLOAT gespeichert. Jetzt gibt es drei Möglichkeiten um daraus ein Datum zu erhalten.
 

Funktionsbaustein CTCV_CONVERT_FLOAT_TO_DATE

Der Funktionsbaustein CTCV_CONVERT_FLOAT_TO_DATE wandelt einen Datumswert im Gleitpunktformat (Typ F) in das Datumsformat (Typ D) um.

Hier kann dann der Aufruf des Funktionsbaustein aus ATFLV1 ein Datum ausgeben.

Hierzu legen wir ein Zusatzfeld DATUM1 vom Typ D an (Länge von 8 wird automatisch vorgegeben) und können über folgendes Coding

DATA : L_datum1 LIKE ausp-atwrt,
       L_datumsformat LIKE sy-datum.
CLEAR T_DATUM.
IF AUSP-ATFLV <> 0.
CALL FUNCTION 'CTCV_CONVERT_FLOAT_TO_DATE'
  EXPORTING
    FLOAT         = ATFLV1
 IMPORTING
   DATE          = L_datum1
          .
WRITE  L_datum1 TO L_datumsformat DD/MM/YYYY.
DATUM1 = L_datumsformat.
ENDIF.

 

Float in Integer und Integer in Datum umwandeln

Hier kann ATFLP über weitere Hilfsvariablen in ein Datumsfeld umgewandelt werden.

Dazu wird ein Zusatzfeld vom Typ D für Datum angelegt und nun mit folgenden Code das ermittelte Feld ATFLV1 umgewandelt. Das Zusatzfeld erhält hier die Bezeichnung DATUM2.

DATA
ZL_integer TYPE I,
ZL_datum TYPE D.

ZL_integer = ATFLV1.

WRITE  ZL_integer TO  ZL_datum.

DATUM2 = ZL_DATUM.

Beide hier kurz vorgestellte Methoden sind im Formumsbeitrag "Convert float to date" unter https://archive.sap.com/discussions/thread/154147 ausführlicher beschrieben.
 

Umwandeln ATFLV in Datum durch lokale Felder in Query

Da wir uns bei der Verwendung obiger ABAP Coding nicht sicher waren, ob diese problemlos funktionieren haben wir eine dritte Variante genutzt in der das Feld ATFLP1 als Zusatzfeld im Infoset zur Verfügung gestellt wird und erst in der Query eine Umwandlung erfahren soll.

Hierzu erhält das Feld Datumsmerkmal auch die Kurzbezeichnung ATFLP1 in der Query. Dieses ist in der SQ01 in der Query zum Infoset über

• SPRINGEN
• FELDAUSWAHL
• FELDAUSWAHL

möglich indem über

• BEARBEITEN
• KURZBEZEICHNUNGEN
• EIN/AUSSCHALTEN

diese eingeschaltet werden und das Feld eine entsprechende Kurzbezeichnung erhält.

Nun ist es erforderlich über

• BEARBEITEN
• LOKALE FELD
• ANLEGEN

mehrere lokale Zusatzfelder mit Formeln und Bedingungen anzulegen.

Als erstes wird ein Feld angelegt, dass die Gleitpunktzahl in eine bearbeitbare Zahl verwandelt.

Dazu legen wir das Feld DATUM als Rechenfeld mit 9 Ziffern und 8 Dezimalstellen an.
Als Berechnungsvorschrift erhält es
ATFLV1/100000000
und als Bedingung
ATFLV1<>0

Damit haben wir nun statt
2,0180101000000000E+07
die Dezimalzahl
0,20180101
erhalten.

Mit dieser arbeiten wir nun weiter und legen für die Datumsbestandteile folgende lokale Felder an.

Das lokale  Feld DATUMTXT erhält die Eigenschaften Textfeld mit 10 Zeichen.

und als Berechnungsvorschrift
DATUM
bei der Bedingung
DATUM<>0

Hierduch ist aus der Zahl ein String entstanden und dieser String kann wie im Artikel "Query Stammdatenvergleich Profit-Center und Auslesen von Textbestandteilen (Teilstring aus Variable)" ausgelesen werden.

Dieses nutzen wir für drei lokale Felder die Teile der Dezimalzahl verwenden um Jahr, Monat und Tag zu erhalten.

Das lokale Feld JAHR hat nun die Eigenschaften Textfeld mit vier Zeichen und folgende Berechnungsvorschrift:
DATUMTXT[3:6]
bei der Bedingung DATUM <>0

Folgerichtig ist das Feld Monat ein Textfeld mit 2 Zeichen und der Formel DATUMTXT[7:8] bei Datum <> 0.

Abschliessend fehlt noch der Tag als Textfeld mit zwei Zeichen und der Formel DATUMTXT[9:10] ebenfalls bei DATUM <>0.

Aus Jahr Monat und Tag lässt sich das Datum zumindest als Zahl ausdrücken.

Hierzu wird das Feld DATUMZAHL als Textfeld mit 8 Zeichen definiert und bekommt folgende Formel JAHR * 10000 +  MONAT * 100 + TAG bei DATUM <> 0

Im Ergebnis ist das Datum hier statt 0,20180101 als 20180101 hinterlegt.

Das spannende ist nun aber das Feld DATUMATFLV1 dieses ist als Datumsfeld definiert und hat folgende Formel DATUMZAHL bei Datum<>0.

Zur besseren Übersicht habe ich die einzelnen Felder noch einmal in folgender Tabelle aufgeführt.
 

Felder zum Auswertung AUSP-ATFLV

Feld	Format	Berechnungsvorschrift	Bedingung
ATFLV1	Zusatzfeld aus Infoset entspricht AUSP-ATFLV
DATUM	Rechenfeld 9 Ziffern 8 Dezimalstellen	ATFLV1/100000000	ATFLV1<>0
DATUMTXT	Textfeld 10 Zeichen	DATUM	DATUM<>0
JAHR	Textfeld 4 Zeichen	DATUMTXT[3:6]	DATUM<>0
MONAT	Textfeld 2 Zeichen	DATUMTXT[7:8]	DATUM<>0
TAG	Textfeld 2 Zeichen	DATUMTXT[9:10]	DATUM<>0
DATUMZAHL	Textfeld 8 Zeichen	JAHR * 10000 +  MONAT * 100 + TAG	DATUM<>0
DATUMATFLV1	Datumsfeld	DATUMZAHL	DATUM<>0

Damit ist das Feld ATFLV1 erfolgreich in ein Datum umgewandelt worden.

Der entsprechende Abschnitt der Query (inklusive der Hilfsfelder, die man sonst natürlich nicht mit in der Grundliste übernehmen würde sieht wie folgt aus:
 

Query zur Auswertung ATFLV1 aus FLOW wird DATE

ATFLV1	DATUM	DATUMTXT	JAHR	MONAT	TAG	DATUMZAHL	DATUMATFLV1
2,0180101000000000E+07	0,20180101	0.20180101	2018	01	01	20180101	01.01.2018
2,0170514000000000E+07	0,20170514	0.20170514	2017	05	14	20170514	14.05.2017

Im Ergebnis ist hier also tatsächlich ein korrekt beziehungsweise lesbares Datum aus den Feld entstanden. Somit können also auch Datumswerte innerhalb der Klassifizierung mit ausgewertet werden. Allerdings sind diese allerdings etwas umständlicher gespeichert. Dafür hat das Erarbeiten einer gemeinsamen Lösung tatsächlich Freude gemacht.

Glücklicherweise haben wir keine als Datum formatierten Merkmale, sonst würde das je Datumsfeld ein etwas umständliches Coding erfordern. Vermutlich würde ich mich dann auch eher mit den oben erwähnten Funktionsbaustein beschäftigen, aber so war dieses für ein einzelnes Datum auch eine praktische Übung beziehungsweise Herausforderung durch die Kollegen an einer anderen Hochschule.

Hinweis:
In der späteren Query bietet es sich dann allerdings tatsächlich an das Feld in der Grundliste mit der Option Feld nur ausgegeben wenn <>0 zu markieren. Andernfalls wird als Dautm 00.00.0000 ausgegeben.

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Vor einiger Zeit bat mich ein Kollege darum die unterschiedlichen Verweisfunktionen in Excel einmal kurz darzustellen. Auch wenn ich in letzter Zeit mehr mit Diagrammen und Pivot-Tabellen arbeite (siehe zum Beispiel im Artikel "Datentrends für Drittmittelstatistik mit Sparklines ab Excel 2010 darstellen durch Liniendiagramme in Zellen") mag ich doch als kleine Grundlage für Excel die von mir gerne verwendeten Verweisfunktionen anhand eines kurzen Beispiels vorstellen.

Hierbei habe ich die drei Verweisfunktionen (SVERWEIS, WVERWEIS und VERWEIS) anhand eines kurzen Beispiels in Excel dargestellt.

Beispiel SVERWEIS

Die Funktion SVERWEIS sucht zeilenweise eine Matrix nach einen vorgegebenen Kriterium ab und liefert den Spaltenindex beim positiven Fund zurück.

Hierbei kann das Suchkriterium in eine Zelle stehen auf die entsprechend Bezug genommen wird.

Nehmen wir einmal eine konkrete Tabelle als Beispiel in der Kostenartengruppen als Spalten und Kostenstellen als Zeilen hinterlegt sind.

Die Tabelle sieht nun wie folgt aus:


In gelb ist hier die Matrix (in unseren Fall die Datentabelle hervorgehoben) über die einzelnen Spalten der Tabelle ist der Spaltenindex hervorgehoben (die erste Spalte ist 1, die zweite Spalte 2 und so weiter). Bei der Verwendung von SVERWEIS kommt der ersten Spalte eine besondere Bedeutung zu, diese ist gleichzeitig das Suchkriterium über das per SVERWEIS eine Kontrolle erfolgt. Hier muss also das Suchkriterium stets am Anfang der Spalte stehen. Die Ausgabe erfolgt anhand des Spaltenindex welcher in Pfeilrichtung dargestellt ist. Konkret möchten wir nun also für die Kostenstelle 102 den aktuellen Saldo erhalten. Dazu verwenden wir nun die SVERWEIS Funktion wie in folgender Abbildung zu sehen.



Die Formel SVERWEIS ist wie folgt aufgebaut:

=SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;FALSCH)

Als erstes Argument wird das Suchkriterium übergeben (in unseren Beispiel die Kostenstelle 102, danach folgt die Matrix welche durchsucht wird (unsere Datentabelle nach Kostenstellen und Kostenarten), der Spaltenindex um anzugeben welche Spalte ausgegeben wird und als Abschlussparameter FALSCH damit nur genaue Übereinstimmungen ausgegeben werden sollen.

Im Ergebnis haben wir hier also tatsächlich den Saldo in Höhe von 78,00 für die Kostenstelle 102.

Beispiel WVERWEIS

Was ist aber wenn unser Suchkriterium nicht am Anfang der Zeile sondern in der Spalte steht? Hier kann die Formel WVERWEIS verwendet werden in der die Matrix anhand des Zeilenindex ausgegeben wird. Als konkretes Beispiel haben wir wieder eine Tabelle mit Kostenstellen als Zeilen und den Saldo des entsprechenden Geschäftsjahres als Spalten.


Hier soll nun für die ein ausgewähltes Geschäftsjahr die einzelnen Werte der Kostenstellen ausgegeben werden. Das Ziel ist es zum Beispiel die einzelnen Salden für das Jahr 2015 auszugeben. Anhand des Geschäftsjahres ist auch schon ersichtlich, wann ich diese Dokumentation erstellt hatte ;-).

Die Formel ist dabei wie folgt aufgebaut:

Hier ist nun das Suchkriterium das Geschäftsjahr und jede Kostenstelle hat einen eigenen Index zur Ausgabe der im Geschäftsjahr relevanten Salden.

Technisch betrachtet lautet die Formel wie folgt:

=WVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Zeilenindex;FALSCH)

Das Suchkriterium ist das in Zelle B22 angegebene Geschäftsjahr, die Matrix die Datentabelle und als Zeilenindex wird die Position (Zeile) der relevanten Kostenstelle angegeben. Selbstverständlich sollen im Controlling auch nur exakte Werte angegeben werden, daher ist abschliessend auch der Parameter FALSCH mit übergeben.

Beispiel VERWEIS

Was ist aber, wenn wir eine im Berichtswesen gar nicht so unübliche Tabelle mit einer Vielzahl von Spalten haben? Ist es hier tatsächlich erforderlich die einzelnen Zeilen oder Spalten abzuzählen nur um die relevanten Ergebnisse zu definieren?

Wie nicht anders zu erwarten ist die Antwort auf die Frage eindeutig NEIN. Hier kann die Funktion VERWEIS genutzt werden durch die die durchsuchenden Werte und die Ergebnisse tatsächlcih voneinander getrennt sind. Zur Verdeutlichung auch wieder ein kurzes Beispiel.


Bei der Verweisfunktion sollen die einzelnen Kostenstellen nach den Suchkriterium durchsucht werden (diese werden als Suchvektor bezeichnet) und innerhalb der Budgetwerte die auf gleicher Position befindlichen Budgetwerte ausgegeben werden. Dabei können die Kostenstellen und die Budgetwerte an vollständigen unabhängigen Positioinen der Tabelle stehen (die Kostenstellen könnten sogar senkrecht und die Budgetwerte waagrecht hinterlegt sein) wichtig ist nur, dass der Suchvektor und Ergebnisvektor identisch viele Anzahl an Zellen in einer Richtung umfasst.

Die sehr übersichtliche Formel ist dann in folgender Abbildung abgebildet:


Die Formel lautet dabei technisch wie folgt:

=VERWEIS(Suchkriterium;Suchvektor;Ergebnisvektor)

Dabei ist das Suchkriterium in der Zelle A 40 die Kostenstelle 102 und als Suchvektor wird nun geschaut an welche Position diese Kostenstelle im Suchvektor auftaucht (es ist der dritte Wert) und im Ergebnis wird auch diese Position im Ergebnisvektor ausgegeben.

Damit ist diese Funktion schon eine der flexibleren Funktionen (sofern man sich nicht mit INDEX auseinander setzen mag) und ermöglicht so ein schnelles Ergebnis.

Fazit

Natürlich können diese Verweisfunktionen auch etwas komplizierter ausfallen. Im Artikel "Prüfung inwieweit ein Wert, bspw. eine Kostenstelle, innerhalb eines Intrevalls (Gruppe) liegt in Excel" hatte ich die Verweisfunktion genutzt ob ein Wert innerhalb eines vorgegebenen Intervall liegt. Im Artikel "SVERWEIS ohne NV und dynamische Größen für Datenbereiche" bin ich auf das Thema eingegangen welche Vorkehrung getroffen werden kann, wenn ein Wert nicht gefunden wird.

Hinweis INDEX / VERGLEICH als Alternative

Wer sich nicht aus Nostalgiegründen an die Verweisfunktionen klammert kann aber auch die Funktionen INDEX / VERGLEICH nutzen die auch im Ergebnis bei Artur von excel-koenig.de im Artikel "5 Excel Formeln, die du kennen solltest" Anfang 2017 zusammengestellt worden sind.

Hier kann ich unter anderen auf einen Artikel von Martin Weiß (tabellenexperte.de) zum Thema "Ein echtes Dream-Team: INDEX und VERGLEICH" hinweisen.
 

Praxisbeispiele Verweisfunktionen

Persönlich bin ich wieder auf die Entwurfsversion dieses Beitrag aufmerksam geworden nachdem ich die Zusammenstellung mehrere Artikel zu Verweisfunktionen von Gerhard Pundt von clevercalcul (siehe Beitrag "29 empfehlenswerte Artikel zu SVERWEIS / VLOOKUP" im Feedreader als ToRead gefunden hatte :-). Wobei ich gerade bemerke, dass er auch im Artikel "3 Verweisfunktionen von Excel, die du kennen solltest" praktische Anwendungsbeispiele für diese Funktionen findet.

Wie schon im Kommentar erwähnt empfinde ich die VERWEIS Funktion tatsächlich als flexibel, jedoch muss ich zugeben, dass der Vorteil, dass anhand der Formelnamens direkt klar ist, woran sich die Formel orientiert ebenfalls charmant. Insbesondere wenn die Formel auch noch mit Spalte() als Index genutzt wird.

 

Neben der Verwendung von Zusatzfeldern in SAP Query besteht auch die Möglichkeit über Abgrenzungen einen Parameter anzulegen und hierdurch mit einen übergegeben Wert in einer Query zu arbeiten. Um die Vorzüge dieser Methode zu geben möchte ich vorab die Ausgangslage zu beschreiben die hier eine Notwendigkeit für die Übergabe eines Wertes und Arbeiten mit eben diesen Wert erforderlich gemacht hat. Das einfachste Beispiel wäre nun wohl die Angabe eines Stundenlohnes für eine bestimmte Personengruppe zu übergeben um bei einer Summentabelle über Kostenarten für diese Beschäftigtengruppe die hinter den Personalkosten liegenden Stunden festzulegen. Allerdings möchte ich als Beispiel ein etwas umfangreicheres Thema aus der Auswertung von Investitionen zu verwenden.

Ausgangslage: Änderung Anforderungen Finanzstatistik für Wertgrenze bei Investitionen

Im Rahmen eines Finanzberichtes werden die Investitionsausgaben über Sachkonten in bestimmte Kontengruppe unterteilt. Dabei gibt es für die Investitionsausgaben eine Aufteilung in vier Spalten (oder auch Gruppen). Laut Kontierungsplan sind dabei die zugeordneten Konten so gestaltet, dass diese eine Wertgrenze von bis 5.000 und ab 5.000 seitens der Finanzbuchhaltung zugeordnet bekommen haben.

Nun sollen jedoch die sonstigen Investitionsausgaben unterschieden werden in Investitionsausgaben mit einem Anschaffungswert bis 1.000 Euro und solche mit einem Anschaffungswert über 1.000 Euro. Dieses ist jedoch über die reinen Sachkonten nicht möglich, so dass hier eine entsprechende Korrektur im Finanzberichts auf Basis der Einzelposten erfolgen müssen.

In der Gruppe Investitionen bis 1.000 Euro sind durch die Vorgaben der Finanzbuchhaltung (Stichwort Kontierungsrichtlinie oder Kontierungshandbuch) einzelne Sachkonten bis 5.000 Euro zugeordnet (bspw. Lizensen bis 5.000 Euro) und in der Gruppe "Investitionsausgaben mit einen Anschaffungswert über 1.000 Euro"  sind nur die Konten hinterlegt die ab 5.000 Euro vorgesehen sind (bspw. Lizensen ab 5.000 Euro).

Entsprechend muss hier tatsächlich anhand der Einzelbelege die Werthöhe betrachtet werden.

Die identifizierten Werte müssen also anhand der Werthöhe gegebenenfalls umgebucht werden. Der fachliche Hintergrund dieser Auswertung bzw. die Anforderungen sind auch im Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" näher erläutert worden.


Nun stellt sich die Frage, wie diese Werte ausgewertet und eine entsprechende Korrekturbuchung ermöglicht werden könnte. Die Auswertung erfolgt für die Jahressicht durch eine Plankopie, so dass hier ein Planwert auf Profit-Center und Kostenart erfolgt.

Das Thema Auswertung von Investitionen habe ich in den Artikeln "Zusammenfassung Query über Anlagenzugang - Auswertung Investitionen aus Profit-Center-Rechnung" sowohl aus der Profit-Center-Rechnung als auch aus der Anlagenbuchhaltung beschrieben. 2008 hatte ich im Artikel "Kurzanleitung Anlage einer SAP Query Auswertung ANBWA in der Profit-Center-Rechnung über ANBW und GLPCA" schon die Möglichkeit über die Tabelle GLPCA beschrieben. Über die Zuordnung von Tabellen und Identiifikation mag ich daher nicht weiter eingehen.

Für einen Quartalsbericht werden die Anlagenzugänge über die gesamte Einrichtung über die Transaktion S_ALR_87012050  (Anlagenzugänge) im SAP Menü unter

• Rechnungswesen
• Finanzwesen
• Anlagen
• Infosystem
• Berichte zur Anlagenbuchhaltung
• Tagesgeschäft
• International
• Anlagenzugänge (S_ALR_87012050)

zu finden. Für einen Jahresbericht ist es allerdings erforderlich passend zu  einzelnen Fächergruppen (um beim Beispiel der Hochschulfinanzstatistik zu bleiben) die einzelnen Kontengruppen (SYF Codes) auszuwerten. Entsprechend ist hier eine Umbuchung zwischen den einzelnen Konten erforderlich.

Nach ein wenig Diskussion mit Kolleginnen und Kollegen haben wir im Ergebnis dann eine Auswertung anhand der Tabelle GLPCA und einer Übergabe eines Abfrageparameters gefunden.

Die gefundene Lösung mag ich nun hier beschreiben, da diese Anforderung ein schönes Beispiel für die Verwendung von Parametern innerhalb SAP Query ist.

Infoset anlegen zur Auswertung der Profit-Center-Einzelposten

Im Artikel "Kurzanleitung Anlage einer SAP Query Auswertung ANBWA in der Profit-Center-Rechnung über ANBW und GLPCA" hatte ich noch einen Join über die Tabellen GLPCA und TABWT erstellt um zur Anlagenbewegungsart  auch direkt den Text dazu zu erhalten. Mittlerweile hat sich aber gezeigt dass in der Grundliste der Query unter Zusatzfelder das Feld "Text:Analagen-Bewgungsart" ( TEXT_GLPCA_ANBWA  ) vorhanden ist und so eine Verknüpfung beider Tabellen nicht erforderlich ist.

Daher wurde als Datenquelle die Option Direktes Lesen der Tabelle GLPCA gewählt und alle Felder ins Infoset übernommen. Nun wollen wir aber beim Auswerten der Einzelposten der Query anhand unserer Selektion überprüfen, ob eine Umbuchung für die Selektierten Konten erforderlich ist. Dazu möchten wir im Selektionsfeld mit übergeben, welche Konten wir auswerten wollen (über einen dreistelligen SYF-Code (Systemfinanzierungscode) und über diesen dann anhand des Buchungswertes überprüfen ob hier eine Korrektur erforderlich ist.

Zusatzfeldern beim Aufruf einer Query mit Wert versehen

Hierzu sind zwei Schritte erforderlich. Zum einen muss der Wert in der Selektionsmaske mit übergeben werden und zum anderen muss dieser Wert später in einem Zusatzfeld dann in der Query auch verarbeitet werden.

Zwar ist bei Zusatzfeldern ohne Probleme möglich weitere Informationen aus Datenbanken anhand der ausgewerteten Daten zu erlangen (siehe zum Beispiel "Query über IBAN und Stammdaten Kreditor oder Debitor (Zusatztabellen in SAP Query)" oder auch "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage") aber es ist nicht möglich diese Zusatzfelder als Selektionskriterium für eine Wertübergabe zu verwenden.

Abgrenzungen im Infoset Unterschied Parameter und Selektion

Dieses ist allerdings in der Definition der Query über die Schaltfläche "Zusätze" und hier im Register Abgrenzungen möglich.

Über die Schaltfläche anlegen kann nun eine Abgrenzung als Selektionskriterium oder Parameter angelegt werden.

Der Unterschied ist, dass beim Parameter nur ein einzelner Wert während beim Selektionskriterium auch mehrere Werte oder ganze Intervalle hinterlegt werden können.

Für unseren Fall entscheiden wir uns für einen Parameter ZP_SYF da wir ja nur einen Einzelwert (die auszuwertenden SYF Codes  hinterlegen wollen).

Als Bedeutung und Selektionstext legen wir "SyfCode Auswertung (Variante)" fest und als Format Typ C (Character) mit einer Länge von 3.

Die Option als Default auf Selektionsbild lassen wir deaktiviert, da diese Abgrenzung nur genutzt werden soll, wenn wir auch mit der Query arbeiten wollen. Somit würde sich hier eine Abgrenzung also auch eignen um in einer Selektionsvartiante noch einen bestimmten HInweis zu hinterlegen der gar nicht weiter beachtet werden soll.

Verwendung der Abgrenzung (Parameter) im Zusatzfeld

Nachdem die Abgrenzung angelegt ist stellt sich noch die Frage, wie mit dieser später in der Query gearbeitet werden kann. Hierzu legen wir im Register Zusätze ein Zusatzfeld an.

Dieses Zusatzfeld bekommt die Bezeichnung ZSEL_SYF und als Langtext und Überschrift den Hinweis "Syf Code Auswahl" . Ferner erhält es ebenfalls das Format C und die Länge 3.

Ergänzend erhält es aber über die Taste "Coding zum Feld" noch folgendes Coding

CLEAR ZSEL_SYF.
ZSEL_SYF = ZP_SYF.

Damit wird in der ersten Zeile das Zusatzfeld geleert um es in der zweiten Zeile mit den Wert aus dem Selektionsfeld versehen zu werden.

Dieses Zusatzfeld kann über die Schaltfläche Feldgruppen in eine eigene Feldgruppe übernommen werden.

Zusammenfassung Abgrenzung und Zusatzfelder:

Die Selektionsmaske der späteren Query erhält also den Abgrenzungsparameter und die Query kann später auf das Zusatzfeld zugreifen und damit arbeiten.

Man könnte diese Zusatzfeld-Abgrenzungparameter Kombination mit einen Abfrageparameter in Access für eine Abfrage vergleichen wo dann ebenfalls zur Laufzeit eine Auswertung erfolgen wird.

Nachdem wir nun alle Felder der Tabelle GLPCA sowie das Zusatzfeld in das Infoset übernommen haben kann das Infoset generiert werden.

Das Zusatzfeld haben wir dabei direkt in eine eigene Feldgruppe Zusatzfelder angelegt.

Query anlegen und mit lokalen Zusatzfeldern und Abfrageparametern arbeiten

Bei der Anlage der Query zum eben angelegten Infoset, welche in der gleichen Benutzergruppe zugeordnet sein sollten, springen wir im Menü über

• SPRINGEN
• FELDAUSWAHL
• FELDAUSWAHL

In die Feldliste der Query. Sofern noch nicht geschehen werden wir im Menü unter

• BEARBEITEN
• KURZBEZEICHNUNGEN
• Ein/ausschalten

wählen.

In unserer Feldgruppe EC-PCA: Ist-Einzelposten (die Tabelle GLPCA) geben wir folgenden Werten eine eigene Kurzbezeichnung.

• Kontonummer: = KONTO
• Betrag in Profit-Center-Hauswährung = BETRAG

Und in der Feldgruppe (Sachgruppe) Zusatzfelder geben wir unseren Zusatzfeld ebenfalls eine Kurzbezeichnung zu:

• Syf Code Auswahl = SEL_SYF

Somit können wir nun mit diesen Feldern in der Query direkt arbeiten.

Dazu legen wir zwei lokale Felder an um die Buchung anhand der Werthöhe ggf. anderen SYF Code zuzuweisen.

Dieses ist im Menü über

• BEARBEITEN
• LOKALES FELD
• ANLEGEN

möglich.

1. Lokales Feld SYF (Wertgrenze)

Das erste Feld erhält die Bezeichnung Kurzbezeichnung SYF und folgende Eigenschaften
Feldbezeichnung / Überschrift:
SyF-Code Finanzstatistik

gleiche Eigenschaften wie Feld
SEL_SYF  (also unser Zusatzfeld)

Als Berechnungsvorschrift kann nun eine komplexe Berechnung eingefügt werden.

1. BEDINGUNG
(BETRAG < -1000 OR BETRAG > 1000) AND SEL_SYF <> '561'
Formel
'565'

Hintergrund ist, dass nur die SYF Code 562 und 563 eine Wertgrenzenunterscheidung haben. Wenn der Wert 1.000 Euro übersteigt soll der SYF Code 565 genommen werden.

2. BEDINGUNG
SEL_SYF = 565 AND BETRAG <= 1000 AND BETRAG >= -1000
Formel
'563'

Sollte innerhalb der Auswertung zu 565 ein Betrag unter kleiner als 1000 liegen ist eine Korrektur von 565 nach 563 erforderlich.

SONST
SEL_SYF

Sofern keine der oberen Bedingungen erfüllt ist (also die Wertgrenze nicht greift) kann der übergebene Selektionsparameter als Wert für die Buchung beibehalten werden.

2. lokales Feld CHK_SYF (Ampel)

Als nächstes wird das lokale Feld CHK_SYF mit Feldbezeichnung / Überschrift
CHK SyfCode
angelegt.

Als Eigenschaften soll hier IKONE gewählt werden.

Die komplexe Berechnungsvorschrift lautet einfach:

BEDINGUNG
SEL_SYF = SYF
Formel
ICON_GREEN_LIGHT

SONST
ICON_RED_LIGHT

Nun kann über die Schaltfläche  Grundliste mit den einzelnen Feldern gearbeitet werden.

Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen. Bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen.

Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

Tabelle GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten"
Geschäftsjahr (L,S) GLPCA-RYEAR
Konto (L,S) GLPCA-RACCT
Belegnummer (L) GLPCA-DOCNR
Soll Haben Kennzeichen (L) GLPCA-DRCRK
Profit-Center (L) GLPCA-RPRCTR
Betrag in Profit-Center-Hauswährung (L) GLPCA-KSL
Wenn nur eine Währung im SAP System verwendet wird kann es hier sinnvoll sein die Option kein Währungsfeld zu aktivieren.

Buchungsdatum (L) GLPCA-BUDAT
Anlage-Hauptnummer (L) GLPCA-ANLN1
Anlagenunernummer (L) GLPCA-ANLN2
Anlagen Bewegungsart (L,S) GLPCA-ANBWA

Zusatzfelder
Text:Anlagen-Bewegungsart (L) TEXT_GLPCA_ANBWA
Syf Code Auswahl (L) ZSEL_SYF

Dieses Feld muss tatsächlich nicht als Selektionsfeld markiert werden, da die Selektion ja über den Abgrenzungsparameter erfolgt und keine Abfrage nach ZSEL_SYF erfolgen soll sondern dieses Feld beim Start der Query mit einen Wert versehen wird.

Lokale Zusatzfelder
Nun werden die einzelnen lokalen Zusatzfelder noch übernommen:
SyF-Code Finanzstatistik (L)
CHK Syfcode (L)

Letzteres Feld ist unsere Ampel.

in der Query kann nun das Feld CHK Syfcode auf die Werkzeugleiste SORTIERFELDER gezogen werden (hierbei nicht über die Spaltenüberschrift sondern durch Ziehen aus den Beispieldatensatz.

Die Sortierung kann dann noch absteigend markiert sein und wir erhalten für jede Auswertung nach den einzelnen SYF Codes auch direkt einen Hinweis darauf welche Belege umgebucht werden müssen.

Fazit Anwendbarkeit von Abgrenzungen als Parameter für SAP Query

Mit der Query ist nun eine Auswertung möglich in der durch eine Ampel direkt erkannt werdne kann, welche Korrekturbuchungen für die Statistik in der CO Planversion notwendig sind.

Daneben können aber Abgrenzungen als Parameter auch für viele weitere dynamische Anwendungen innerhalb einer Query verwandt werden. Ein Beispiel wurde ja schon genannt um hier als Beispiel einen Stundenlohn zu übergeben um eine Anzahl an bestimmter Personen anhand der Personalkosten zu ermitteln. Ein weiteres Beispiel könnten aber auch Zuschlagssätze sein oder Rechenoperatoren die innerhalb der Query dynamisch gesetzt werden können.

Hier empfinde ich die Möglichkeiten als ähnlich weit gehend wie das Coding innerhalb der Zusatzfelder, wobei beides ja eigentlich auch zusammen gehört. Insgesamt hat das gemeinsame Arbeiten an einer Lösung zur Beachtung einer neuen Wertgrenze aus einer Anforderung einer Finanzstatistik sehr viel Freude gemacht und ein weiteres Anwendungsgebiet und Möglichkeit innerhalb der SAP Query erschlossen.
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Im Rahmen der in den Artikeln "Query Abrechnungsvorschriften Innenauftrag" und "Abrechnungsvorschriften von Innenaufträgen auf identische verantwortliche Kostenstelle und empfangende Kostenstelle per Query mit Ampelfunktion prüfen" vorgestellten Query zur Auswertung der Abrechnungsvorschriften von CO Innenaufträgen wurde anfangs nur die Auftragsnummer und die Planversion als Selektionsmerkmale definiert.

Zur Erinnerung Query und Infoset zur Abrechnungsvorschrift:

Um die Abrechnungsvorschriften mit einer Query auszuwerten werden die beiden Tabellen AUFK für die Auftragsstammdaten und COBRB - "Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung" über das Feld OBJNR Objektnummer miteinander verknüpft.

Exkurs Objektnummer oder Partnerobjektnummer

Die Objektnummer ist auch schon im Artikel "SAP Query: Einzelpostenliste KAMV für Umbuchung in Planversion" näher beschrieben worden. Hierbei werden Kostenstellen mit führenden KS* und Innenaufträge mit OR* abgebildet. Um nun aus den beiden Objekten Kostenstelle oder Innenauftrag als Nummer und die Art des CO Objektes auszuwerten muss dieser String in einzelne Bestandteile aufgeteilt werden.

Hierzu kann im ersten Schritt zum Beispiel über das lokale Feld KTRA in einer Query bestimmt werden ob es sich um eine Kostenstelle oder einen Innenauftrag handelt und in den Feldern KTR_IA beziehungsweise KTR_KS fallweise dann die Nummer der Kostenstelle bzw. der Innenaufträge ausgegeben werden.

Dies Methode ist im Artikel "Query Einzelpostenliste IST über CO Objekte (Auflösen von Innenauftrag, Kostenstelle) sowie Benutzerstammdaten und Erfassungsdatum" ausführlich beschrieben worden und sei hier nur der Vollständigkeit noch einmal erwähnt.

Die Grundliste der Query zur Auswertung der Abrechnungsvorschriften sieht derzeit wie folgt aus:

Auftragsstammdaten AUFK
Auftragsnummer (L,S) AUFK-AUFNR
Kurztext (L) AUFK-KTEXT

Aufteilungsregeln Abrechnungsvorschrift Auftragsabrechnung COBRB
Version (L,S) COBRB-VERSN
Kontierungstyp (L) COBRB-KONTY
Empfangende Kostenstelle (L) COBRB-KOSTL
Auftragsnummer (L) COBRB-AUFNR
Abrechnungsart (L) COBRB-PERBZ
Ursprungszuordnung (L) COBRB-URZUO
Gültig ab Periode (L) COBRB-GABPE
Gültig ab Jahr (L) COBRB-GABJA
Gültig bis Periode (L) COBRB-GBISP
Gültig bis Jahr (L) COBRB-GBISJ

Nun können als Empfänger die beiden Felder

• Empfangende Kostenstelle (L) COBRB-KOSTL
• Auftragsnummer (L) COBRB-AUFNR

in einer Abrechnungsvorschrift gepflegt werden und werden entsprechend mit in der Liste ausgegeben.

Senderauftrag und Empfängerauftrag in der Selektion zur Auswertung eintragen

Für bestimmte Fragestellungen kann es jedoch interessant sein, welche Innenaufträge auf eine bestimmte Kostenstelle oder auf einen bestimmte Innenauftrag abgerechnet worden sind. Ein Beispiel wäre wenn mehrere Innenaufträge auf einen Sammelauftrag Vollkostenprojekte, Weiterbildung, Vermietung und Verpachtung oder auch Erlösaufträge für einzelne Fachbereiche oder andere vergleichbare CO Objekte abgerechnet werden um später dann nur eine Erlösumlage nur über diese Erlösaufträge durchzuführen.

Daher werden beide Felder ebenfalls als Selektionsfelder in der Grundliste aktiviert.

Leider haben sowohl das Tabellenfeld COBRB-AUFNR als auch AUFK-AUFNR die Bezeichnung Auftragsnummer, so dass in der Selektionsmaske der Query an zwei Stellen ein Feld Auftragsnummer einen entsprechenden Wert erwartet.

Dabei ist das Feld COBRB-AUFNR als Empfänger und AUFK-AUFNR als Sender gedacht.

Hier bietet es sich daher an in der Pflege der Query im Bild Selektionen (dieses ist über die Transaktion SQ01 in der Pflege der Transaktion über SPRINGEN > FELDAUSWAHL > SELEKTIONEN zu erreichen. Den Selektionstext des zweiten Feld Auftragsnummer in empfangende Auftragsnummer analog zur empfangenden Kostenstelle umzubenennen.

Auf diese Weise kann sowohl von Seiten der Sender als auch Empfänger eine Stammdatenauswertung erfolgen.
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Eine der von mir lange Zeit unterschätzte Funktionen im Report Painter ist das Thema Abschnitte. Um die Vorzüge in diesen Artikel kurz darzustellen möchte ich ein kurzes Beispiel aus einer Anfrage eines Kollegen beschreiben.

Hier sollen sowohl für Kostenstellen als auch für Innenaufträge für einige Kostenartengruppe eine Liste erstellt werden in der dann die Salden je Kostenstelle oder Innenauftrag aufgelistet werden. Eine sehr umfangreiche Variante habe ich unter "Erweiterung Bibliothek 8A2 Ausweis Kostenstelle und Innenauftrag bei Selektion Profit-Center in ReportWriter" beschrieben und gerade beim dynamischen Mehrjahres- oder auch Quartalsvergleich (siehe auch "Mehrjahresvergleich im ReportWriter/Painter mit variabler Spaltenanzahl je Jahr dank Variablen") kann dieses eine sehr spannende Berichtsoption sein.

Für dieses Beispiel soll aber ein einfacher Bericht als Liste der Salden je Kostenstelle und Innenauftrag gestaltet werden.

Die Grundlagen zur Erstellung eines Berichtes sind unter "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" dargestellt, so dass ich hier nur auf die zugeordneten Merkmale unter

1. Spalten
2. Zeile
3. Allgemeine Selektionen

eingehe.

Der folgende Bericht wird über die Transaktion GRR1 in der Bibliothek 6O1 Innenaufträge angelegt, da hier sowohl Kostenstellen als auch Innenaufträge ausgewertet werden können, was nachher noch relevant wird.

Spalte: Merkmal Kosten

Als Spalten werden die Istkosten (oder Erlöse) für einzelne Kostenartengruppen ausgewertet. Hierzu wird als Basiskennzahl KOSTEN ausgewählt und folgende Merkmale je Spalte eingetragen.
 

Merkmal Kosten für Spalten

Zugeordnetes Merkmal	Eingetragene Werte
Bewertung	0 Legale Bewertung
Werttyp	4 Ist
Version	0 Plan/Ist - Version
Kostenart	Hier wird die Option SET gewählt um eine entsprechende Gruppe zu hinterlegen. Als Beispiel hier die Gruppe IKR-5 für Erlöse oder IKR-6 für Kosten

Dieses kann dann für mehrere Kostenartengruppen erfolgen.Natürlich können auch Planwerte durch eine Variable für die Version und Werttyp 1 Plan gesetzt werden. So ist auch ein einfacher Plan/Ist Vergleich möglich.

Allgemeine Selektion

Unter BEARBEITEN->ALLGEMEINE SELEKTION werden dann die übergreifenden Merkmale hinterlegt. Kleiner Hinweis vorab, da jedes Merkmal nur einmal zugeordnet werden kann (entweder allgemeine Selektion, Spalte oder Zeile) gilt dieses dann auch für die kommenden Abschnitte. Hier habe ich im Beispiel folgende Merkmale hinterlegt:
 

Merkmale für Allgemeine Selektion

Zugeordnetes Merkmal	Einegtragene Werte
KostRechKreis	Variable
Geschäftsjahr	von und bis als Variable
Periode	von und bis als Variable

Durch die Verwendung von Variablen kann dieser Bericht auch für andere Einrichtungen (Kostenrechnungskreise verwendet werden und für unterschiedliche Auswertungszeiträume verwendet werden.

Über BEARBEITEN->VARIATION kann das Geschäftsjahr durch die Option Einzelwert auch in der Navigation des späteren Berichtes als Variation gesetzt werden, so dass hier zwischen den selektierten Jahren hin und her geschaltet werden.

Zeile Kostenstelle oder Innenauftrag

Nun kommt aber der interessante Part.
Als Zeile können wir hier das Merkmal INNENAUFTRAG hinterlegen und dieses ebenfalls als GRUPPE und VARIABLE markieren und eine entsprechnede Variable auswählen.

Ferner ist weiter hinten die Option AUFLÖSEN interessant. Als Option stehen hier Nicht expandieren, Expandieren oder Nur Einzelwerte zur Verfügung.

Sofern eine Auftragsgruppe ausgewertet wird, würde hier diese bei Nicht Expandieren als Summe, bei Expandieren mit Zwischensummen je Untergruppe und bei Einzelwerte die der Gruppe zugeordneten Innenaufträge als Einzelwerteliste aufgelistet werden. Da wir später eine Liste mit Aufträgen haben wollen ist dieses die Option unserer Wahl.

Exkurs: Spezielle Zellendefinition

Ebenfalls bei Summen bzw. der Kombination von Zeile und Spalte ist die Option per Doppelklick einen Wert als SPEZIELLE ZELLENDEFINIITON zu markieren. Auf diese Weise kann später bei Formeln mit der Kombination aus ZEILE und SPALTE gerechnet werden. Ein Beispiel wären hier alle Personalkosten für alle Kostenstellen eines Betriebes als Divsor zur Ermittlung eines Gemeinkostenzuschlagsatzes :-)

Damit haben wir nun also einen Bericht über Kostenartengruppen und Innenaufträgen.

Über BEARBEITEN->ABSCHNITT->NEUER ABSCHNITT können einzelne Abschnitte in einen Bericht eingefügt werden. Bei aktivierter Excel-Integration werden die einzelnen Abschnitte als individuelle Tabellenblätter dargestellt Das Thema Excelintegration ist auch im Artikel "Grundlagen - Berichte von SAP nach Excel exportieren" beschrieben.

Wobei der Tabellenblattname der Bezeichnung des Berichtes entspricht.

Durch die Option "Abschnitt mit Merkmalen und Kennzahlen" kann nun ein weiteres Berichtsblatt erstellt werden. Dabei werden die ALLGEMEINE SELEKTIONEN vererbet es besteht aber die Möglichkeit die oberen Spalten ebenfalls einzufügen und als Zeile dann Kostenstelle als Einzelwerte mit auszugeben.

Im Ergebnis können die Abschnitte dann nach Excel exportiert werden und die Liste an anderer Stelle verarbeitet werden.Hier kann es sinnvoll sein statt Schlüssel und Wert (bspw. Innnenauftragsnummer und Kurztext bzw. Kostenstelle und Kostenstellenbezeichnung) im Berichtslayout die Schlüsselspalte so einzustellen, dass nur der Schlüssel (Kostenstelle, Innenauftragsnumemr) angezeigt wird. Hierdurch können die Daten bspw. in einer Datenbank oder einen externen Tool leichter an die Verantwortlichen der jeweiligen CO Objekte versandt werden.

Auf diese Weise kann in einen Bericht mit mehreren Abschnitten sowohl die Auswertung der Kostenstellen als auch Innenaufträge erfolgen ohne dass ein zweiter Bericht angelegt werden muss.

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema Report Painter und Report Writer habe ich im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Manchmal erweist sich mein Blog tatsächlich auch für mich selbst als "Wissenspool" auf den ich selbst sehr gerne zurück greife um bestimmte Anforderungen direkt erfüllen zu können.

So kam nun die Frage auf, ob es nicht möglich wäre für alle Kostenstellenbereiche (im Hochschulbereich würden hier bspw. Fachbereiche oder auch Abteilungen in Frage) die Anzahl an Rechnungen (Einzelposten Kreditorenrechnungen) auszuwerten.

Kreditoren Einzelposten Liste im Modul FI

Wie schon im Artikel "Auswertung Kreditoren Einzelposten inklusive CO Objekte wie Kostenstelle oder Innenauftrag" sind bei einer Auswertung der Nebenbuchhaltung im Kreditorenbereich in der Kreditoren-Einzelposten Liste zu finden unter:

• Rechnungswesen
• Finanzwesen
• Kreditoren
• Infosystem
• Kreditoren Posten
• Kreditoren Einzelposten Liste ( Transaktion S_ALR_87012103)

zwar die FI Belegdaten (Kreditorenbeleg und Zahlungsbeleg) und damit die beiden Bücher Kreditorenbuchhaltung und Hauptbuchhaltung angezeigt jedoch sind auf beiden Belegen nicht die CO-Objekte des Kostenrechnungsbeleges zu finden.

Query mit CO-Objekten Kostenstelle und Innenauftrag aus der Profit-Center-Rechnung

Entsprechend haben wir hier eine entsprechende Query angelegt, die im Rahmen der Profit-Center-Rechnung eine passende Auswertung bastelt.

Das entsprechende Infoset ist in folgender Abbildung dargestellt:



Das Infoset verknüpft dabei die Tabellen GLPCA, BSAS, LFA1, BSAK und SKAT und kann sowohl die Felder  CO Innenauftrag und Kostenstelle ausgewiesen.

Anhand der Kostenstelle kann, dank eines sprechenden Kostenstellenschlüssel innerhalb eines bestimmten Intervalls der Bereich (Abteilung oder Fachbereich) anhand der ersten Ziffern der Kostenstellen (bspw. die zweite und dritte Ziffer einer Kostenstelle) identifiziert werden.
 

Aus Kostenstellenschlüssel den Fachbereich oder Abteilung auslesen

Im Rahmen des Artikel "Query Stammdatenvergleich Profit-Center und Auslesen von Textbestandteilen (Teilstring aus Variable)" hatte ich ja schon einmal eine ähnliche Fragestellung anhand der Auslesung der Kostenstelle aus Profit-Centern festgelegt, allerdings möchte ich in der bestehenden Query nicht nur die Ziffern der Kostenstelle sondern auch zu den Innenaufträgen die verantwortliche Kostenstelle und ggf. den Kurztext des Innenauftrag und weitere Stammdaten aus den CO Innenauftrag übernehmen.

Fragestellung: Wie viele Kreditoreneinzelposten sind im Geschäftsjahr je Bereich angefallen

Danach sollen auch noch anhand der Kostenstelle (wenn auf Kostenstelle gebucht) oder anhand der verantwortlichen Kostenstelle (eines Innenauftrages) und sofern die Kostenstellen innerhalb eines Fachbereiches liegen eine Zwischensumme gebildet werden.

Die Aufgabe wäre nun also:

1. Ist die Rechnung auf einen Fachbereich / Abteilung gebucht und um welchen handelt es sich?
2. Welche Kostenstelle (Kostenstelle oder verantwortliche Kostenstelle Innenauftrag) ist betroffen?
3. Wieviele Buchungen sind je Fachbereich (und je Kostenstelle) angefallen?

Für Frage 3 muss in einer solchen Auswertung also auch noch ein Zähler mit aufgeführt werden.

Ausgehend von der vorhandenen Query, die ich ja schon ausführlich im oberen Artikel beschrieben habe, möchte ich den Lösungsweg zu diesen Punkten gerne eingehen.

Der erste Schritt ist die Frage, wie weitere Stammdaten zum Innenauftrag ergänzt werden.

In der Query sind folgende Felder enthalten:

Kostenstelle (L,S) GLPCA-KOSTL
Auftragsnummer  (L,S) GLPCA-AUFNR

Das bedeutet, dass hier tatsächlich zumindest die Kostenstelle unproblematisch ergänzt werden können.

Infoset über Zusatztabellle erweitern

Im ersten Moment hatte ich nun überlegt, dass ich per ABAP Coding und Zusatzfeldern nun aus der Stammdatentabelle AUFK die notwendigen Daten aus den Auftragsstamm auszulesen und zum Feld GLPCA-AUFNR zu ergänzen.

Im schon vorhandenen Infoset soll die Tabelle AUFK als Zusatztabelle ins Infoset übernommen werden.

Über die Schaltfläche Zusätze (F5) bzw.  über  SPRINGEN-> ZUSÄTZE ZUM KNOTEN  innerhalb der Transaktion SQ02 (Pflege des Infosets) kann nun eine Zusatztabelle eingefügt werden. Hierzu kann im Register Zusätze die Schaltfläche Anlegen ausgewählt werden.
Hierzu tragen wir die den Namen AUFK und als Art der Zusatzinformation Zusatztabelle ein. Nun erfolgt eine Abfrage über SELECT SINGLE * FROM AUFK WHERE ...
in der auch gleich die Bedingung AUFNR  = GLPCA-AUFNR vorgeschlagen wird.

Es wird also die führende Tabelle GLPCA mit der Stammdatentabelle AUFK verknüpft wird.

Danach können einzelne Felder der Stammdatentabelle als eigene Feldgruppe ins Infoset übernommen werden.

HINWEIS Vorteil Zusatztabelle versus Join

Sicherlich hätte ich auch per JOIN die Tabelle einfügen und verknüpfen können, was mich aber tatsächlich an der Lösung der Zusatztabelle angenehm überrascht hatte war dass die Tabellenfelder der Tabelle AUFK einfach leer sind, wenn das Feld GLPCA-AUFNR nicht gefüllt ist sondern die Buchung auf Kostenstelle erfolgte und damit GLPCA-KOSTL gefüllt ist.

Die Alternative wäre sicherlich noch ein Outer Join statt Inner Join (statt 1:1 eine 1:N Verknüpfung)  Definition. :-)

Als Beispiel habe ich dabei folgende Felder mit übernommen:

• Auftragsart AUFK-AUART
• Auftragsnummer AUFK-AUFNR
• Kurztext AUFK-KTEXT
• Verantwortliche Kostenstelle AUFK-KOSTV
• Antragssteller AUFK-USER0
• Verantwortlicher AUFK-USER2
• Arbeitsbeginn AUFK-USER7
• Arbeitsende AUFK-USER8

Im Ergebnis können diese Felder dann in einer Query genutzt werden, nachdem natürlich das Infoset gesichert und generiert wurde.

Query mit lokalen Zusatzfeldern für Ermittlung Fachbereich

Da ich im Rahmen einer anderen Query aus einer virtuellen Lehreinhiet auch Text der Lehreinheit und Fachbereich abgeleitet habe war mein erster Gedanke per ABAP Coding und Zusatzfeld wie im Abschnitt "Zusatzfeld VLE zur Darstellung virtueller Lehreinheit aus Teilstring der verantwortlichen Kostenstelle sofern nicht in einen anderen Feld ein Wert steht" im Artikel "Query über COEP, AUFK und FMFINCODE für Einzelposten Istkosten Innnenauftrag mit Stammdaten aus CO und PSM-FM sowie Spalten für Ertrag und Aufwand - Erster Teil Infoset als Datengrundlage" beschrieben näher betrachtet

Glücklicherweise bin ich hier aber nur auf den Fachbereich angewiesen, so dass ich innerhalb der Query per lokalen Zusatzfeld mit den beiden Feldern Kostenstelle und verantwortliche Kostenstelle arbeiten kann.

Bezeichnungen und mit lokalen Feldern arbeiten

Neben der reinen Auswertung von einzelnen Tabellenfeldern kann innerhalb der Query auch die Ergebnisse verarbeitet werden. Um einzelne Felder weiter zu bearbeiten können Sie über SPRINGEN->FELDAUSWAHL->FELDAUSWAHL über die Funktion BEARBEITEN->KURZBEZEICHNUNGEN ->EINSCHALTEN einzelne Felder eine Kurzbezeichnung zuordnen.

Diese Kurzbezeichnungen sind notwendig, da wir auf diese dann Bezug nehmen, wenn wir ein lokaes Feld mit einer Formel anlegen. Dieses geht über
BEARBEITEN->LOKALES FELD->ANLEGEN.
Dieses Lokale Feld wird dann in der Feldgruppe angelegt, in der wir uns gerade befinden. Elegant wäre es natürlich, wenn wir im Infoset eine entsprechende leere Feldgruppe definiert hätten, es geht aber auch ohne.

Für dieses Feld werden dann entsprechende Eigenschaften festgelegt und über eine Berechnungsvorschrift kann auf andere Felder Zugriff genommen werden.

Nachdem ich hier schon die theoretische Vorgehensweise erläutert habe mag ich direkt zur praktischen Umsetzung gehen.

In der Feldgruppe zur Tabelle GLPCA "EC-PCA: Ist-Einzelposten" habe ich den Feld "Kostenstelle" die Kurzbezeichnung KS gegeben. Danach habe ich in der Feldgruppe zur Tabelle AUFK den Feld "Verantwortliche Kostenstelle" die Bezeichnung KS_IA gegeben.

Damit kann ich nun also wahlweise mit der Verantwortlichen Kostenstelle des Innenauftrages oder der bebuchten Kostenstelle im Profit-Center-Beleg arbeiten.

Damit das ganze aber auch Sinn macht habe ich noch zwei weitere Felder über "Bearbeiten->Lokales Feld anlegen" angelegt.

Lokales Feld Fachbereich (2. und 3. Ziffer der Kostenstelle innerhalb eines Nummernintervall)

Das Feld  Fachbereich mit den Eigenschaften Textfeld mit ANzahl der Zeichen 10 hat als komplexe Berechnung folgende Bedingungen angelegt:

Bedingung
KS >= 20000000 AND KS < 22000000
Formel
KS[4:5]

Bedingung
KS_IA >= 20000000 AND KS_IA < 22000000
Formel
KS_IA[4:5]

Sonst
''

Sofern also entweder die Kostenstelle oder die verantwortliche Kostenstelle zwischen 20000000  und  22000000 liegt wird in der Berechnungsvorschrift die 4. und 5. Stelle der Kostenstelle (die mit führenden 0 als zehstelliger Wert abgespeichert ist und bei achtstelligen Kostenstellenschlüsseln damit also die zweite und dritte Ziffer der Kostenstelle darstellt)  ausgewiesen.

Damit kann also im Feld Fachbereich direkt von 00 bis 99 jeder Fachbereich oder Abteilung mit ausgewiesen werden. Sofern die Kostenstelle in einen anderen Bereich liegt bleibt dann das Feld Fachbereich leer.

Lokales Zusatzfeld KSIA zum Ausweis jedglicher Kostenstelle

Da ich später nicht nur eine Auswertung nach Fachbereich sondern auch nach der jeweiligen Kostenstelle machen möchte habe ich noch ein zweites lokales Feld angelegt mit der Bezeichnung KSIA.

Auch dieses Feld ist ein Textfeld (mit 10 Zeichen)  und hat als Berechnungsvorschrift
KS + KS_IA

Da entweder die Kostenstelle oder der Auftrag und damit die verantwortliche Kostenstelle gefüllt ist, wird in diesen Feld dann die Kostenstelle ausgegeben.

Grundliste Query Kreditoren Einzelposten mit Gruppierung Bereich und Kostenstellen

Die Grundliste der Query sieht dann wie folgt aus.
Innerhalb der Query werden nun auf folgende Felder der einzelnen Tabellen Zugriff genommen bzw. in der Grundliste zugewiesen. Hierbei ist L als Listenfeld und S als Selektionsfeld zu verstehen. Die Felder werden hier in der Reihenfolge angeben, wie diese dann auch in der Query ausgegeben werden sollen:

lokale Zusatzfeld
Fachbereich  (L)
Kostenstelle KSIA  (L)

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Geschäftsjahr (S) GLPCA-RYEAR
Kontonummer des Lieferanten bzw. Kreditors (L,S) GLPCA-LIFNR
Belegdatum im Beleg  (L,S) GLPCA-BLDAT
Kontonummer des Lieferanten bzw. Kreditors (L,S) GLPCA-LIFNR
Referenzbelegnummer (L,S) GLPCA-REFDOCNR
Belegart (L,S) GLPCA-BLART

Zusatzfelder
Text: Belegart  (L)  TEXT_GLPCA_BLART

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Kontonummer (L,S) GLPCA-RACCT

SKAT
Sachkontolangtext (L) SKAT-TXT50

EC-PCA: Ist-Einzelposten (GLPCA)
Betrag in Buchungskreiswährung (L) GLPCA-HSL
(sinnvoll kann es sein hier als Währungsfeldposition "kein Währungsfeld" zu markieren, sofern nur mit einer Währung bspw. EUR gearbeitet wird)
Positionstext (L) GLPCA-SGTXT
Kostenstelle (L,S) GLPCA-KOSTL
Innenauftrag (L,S) GLPCA-AUFNR

AUFK
Auftragkurztext (L) AUFK-KTEXT
Verantwortliche Kostenstellle (L) AUFK-KOSTV

Damit habe ich dann tatsächlich alle für unsere Auswertung erforderliche Daten vorhanden.

ALV Liste Gruppieren und Zwischensummen

In der ausgeführten Query kann ich dann über die Schaltfläche Zwischensummen für die Felder Fachbereich und Kostenstelle KSIA sowohl Sortierung als auch Zwischensummen  aktivieren und habe damit eine Liste mit Zwischensummen über die gebuchten Beträge.

Sobald eine solche Zwischensumme gebildet wurde, kann aber über den Zauberwürfel (Layout auswählen und hier die Auswahl im Ausklappmenü auf Layout ändern) aus den Spaltenvorrat die nun vorhandene Spalte Zähler mit in die angezeigten Spalten übernommen werden und man hat sowohl für die Kostenstellen (inklusive der verantwortlichen Kostenstelle der Projekte) als auch auf Ebene der Fachbereiche eine Summe aller Buchungen mit ausgewiesen.

Summenaufrissstufen in ALV Liste wählen

Über die Schatfläche Zwischensumme kann das Menü Aufrisssummenstufe gewählt werden und hier eine Zwischensumme auf Ebene

• 0 Nicht-Summenzeilen
• 1 Kostenstelle KSIA
• 2 Fachbereich

gewählt werden. Hier werden je nach Stufe die tieferliegenden Positionen zugeklappt, so dass zum Beispiel bei der Option 2 nur die Anzahl der Belege auf Ebene der Fachbereiche ausgewiesen werden.

Im Ergebnis sieht man nun Buchungsvolumen sowie in Form der Beträge als auch der Anzahl der Buchungen.

Durch die Selektion der Belegart können nun auch Zahlungen (ZP) unberücksichtigt bleiben (ausgefiltert werden) oder auch einzelne Belegarten direkt in der Selektion der Query gewählt werden.

Fazit

Auf diese Weise kann also relativ einfach das Buchungsvolumen betrachtet werden aber gleichzeitig ist dieses auch ein Beispiel dafür, wie ich selbst das Blog hier nutze um aus bestehenden Lösungen auch neue Probleme direkt zu lösen.

Damit trage ich sozusagen zu meinen eigenen SAP KnowHow bei, da ich die Lösung mit den lokalen Zusatzfeldern im ersten Moment auch nciht mehr in Erinnerung hatte. Aber dafür gibt es ja glücklicherweise die Artikelsuche im Blog ;-).

Belege zählen im FI Belegjournal

Selbstverständlich ist die beschriebene Vorgehensweise nur ein Weg um an ein Ergebnis zu kommen. Für die Fragestellung mit Kreditorenbelege war die Vorgehensweise schon durch die vorhandene Query und den gewohnten Umgang mit ihr recht naheliegend. Sollen jedoch alle Belege eines Bereiches gezählt werden würde ich die lokalen Zusatzfelder eher innerhalb der mehr in der Finanzbuchhaltung angesiedelten "Query FI Einzelposten als Belegjournal - Belegsegment (BSEG) und Belegkopf (BKPF) verknüpfen" einbinden und mich hier nicht der Nebenrechnung bzw. des Ledger der Profit-Center-Rechnung widmen.

Analyse sprechender Nummernschlüssel in SAP Query

Grundsätzlich hat die Übersetzung von sprechenden Nummernkreise tatsächlich das Potential innerhalb einer Query eine ausführlichere Analyse zu machen. Unter "Auswertung sprechender Nummernkreisintervalle von CO Innenaufträgen mit Query Zusatzfeldcoding und Unterscheidung numerischer oder alphanumerischer Schlüssel" habe ich dieses für Innenauftragsnummern beschrieben und hier auch im Artikel "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" dieses auch für weitere Merkmale genutzt.

Feedback auf meiner Facebook Seite

Das Thema Ausweis Fachbereich werde ich in einen der folgenden Artikeln noch einmal aufgreifen (dann allerdings mit Lehreinheitsbezeichnung) und dabei auch auf das Thema ABAP Code in Excel generieren etwas näher beschreiben. Wobei ich hier schon auf Facebook Ende letzten Jahres (siehe Beitrag auf facebook.com/unkelbach) wirklich hilfreiches Feedback erhalten habe.

Wo ich gerade Facebook anspreche. wer mag kann auch gerne, so auf Facebook angemeldet eine Bewertung für meine Seite abgeben.

 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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In der Stammdatenpflege von CO Innenauftrag (Transaktion KO02), Kostenstelle (Transaktion KS02) oder auch bei Kostenarten (Transaktion KA02) besteht die Möglichkeit neben einer Beschreibung auch für die einzelnen Beschreibungen einen Langtext zu pflegen.

Langtextpflege zur Beschreibung von Innenauftrag oder Kostenstelle

Hierzu ist die entsprechende Schaltfläche neben der Beschreibung anzuklicken (Langtext anzeigen bzw. pflegen) und es kann für einzelne Sprachen eine ausführliche Beschreibung zum CO Objekt hinterlegt werden.

Eventuell muss hier noch die zu pflegende Sprache des Feldes gewählt worden.

Danach können hier im SAP Editor ausführlichere Informationen (zum Beispiel Historie bei sich ändernden Kostenstellenbezeichnungen oder sonstige ausführliche Informationen zum CO Objekt) hinterlegt werden.

Da hier mehr als eine Zeile zur Verfügung steht ist dies eine gerne genutzte Stelle für ausführliche Informationen zum jeweiligen Objekt.

Bisher war hier immer ein Editor in SAP aufgerufen und man konnte über

• SPRINGEN
• EDITOR WECHSELN

auf einen Zeileneditor wechseln. Dieser Punkt ist noch immer möglich, jedoch wird nun statt eines SAP Editor ein in SAP eingebundenes MS Word (Winword) eingebunden mit reduzierten Schaltflächen in dem die Texte bearbeitet werden können.

MS Word als Editor für SAP Script

Seit SAP ERP [Central Component (ECC)] 6.2 Enhancement Package 42 ist es möglich MS Word als Editor für SAP Script bzw. Smart Forms zu aktivieren. Ab aktuelleren Releases kann nur noch MS Word als Editor für SAP Script bzw. Smart Forms verwendet werden.

Grundsätzlich sollte in der Transaktion I18N Internationalisierung unter den Punkt I18N Customizing durch die Option MS Word als Editor möglich auf Word als Editor zu wechseln.

Dieses ist neben SAP Script und Smart Forms auch erforderlich um Standardtexte zum Beispiel in der Transaktion SO10 für den Anmeldehinweis beim Anmeldeschirm von SAP zu bearbeiten (siehe hierzu auch im berater-wiki.de unter "Pflege SAPscript-Textbausteine mit Transaktion SO10 (ID = ST)").

Eine Deaktivierung von MS Word als Editor für SAPscript und Smart Forms scheint allerdings nur noch per ABAP Report möglich zu sein. Hierzu muss mit der Transaktion SA38 der Report RSCPSETEDITOR gestartet werden.

Danach erfolgt eine Auswahl in der für

• SAPScript
• Smart Forms

festgelegt werden kann, dass hier MS Word als Editor verwendet werden soll.

Sofern diese Option aktiviert oder deaktiviert muss diese Option noch über die Schaltfläche "Aktivieren" aktiviert und damit produktiv geschaltet werden.

Diese Einstellung ist eine laufende Einstellung zu der kein Transportauftrag erstellt wird. Die Einstellung selbst wird in der Tabelle TCP0I "Parametertabelle für i18n-Systemkonfiguration" in den Feld sapscript_editor beziehungsweise. smartforms_editor im Feld Name ("Parameter fuer I18n Systemkonfiguration") und im Feld Value ("Wert für i18n-Systemkonfigurationsparameter (TCP0I-Wert)") mit der Ausprägung MSWord festgealten.

Ferner sind in dieser Tabelle auch letzte Änderer (LASTUSER) und Zeitpunkt der Änderung (TIMESTAMP) festgehalten.

Fazit

Da es bis auf die neue Ansicht kaum Funktionseinschränkungen bei der Nutzung von MS Word zur Pflege der Langtexte gibt und künftig SAP Script nur noch über MS Word gepflegt werden kann, ist es vielleicht tatsächlich empfehlenswert hier sich mit der neuen Oberfläche anzufreunden.

Interessant ist aber tatsächlich an welche Stellen SAP Script eingesetzt wird. Mir war die Textpflege bisher nicht bewusst als SAP Script Anwendung aufgefallen, was aber möglicherweise auch daran liegen mag, dass ich bisher nicht bewust mit SAP Script gearbeitet habe. Negativ aufgefallen wäre es mir vermutlich eher, wenn im Report Painter oder bei Rechercheberichten die Pflege der Kopfzeile davon betroffen wäre.

Gerade hier nutze ich, wie auch schon im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" sehr gern die Möglichkeit der Arbeit mit weiteren Texten. Zugegeben sind hier aber keine weiteren Sprachversionen zu pflegen. Gleiches gilt auch für andere von mir gerne genutzten Auswertungstool in SAP, die ich aber auch schon im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" zusammengestellt habe und auf die ich im Verlauf des Jahr 2017 sicher erneut noch einmal zurück kommen werde.

Bis dahin zeigt sich aber gerade an einen solchen Beispiel, wie sinnvoll der Austausch zwischen SAP Basis und den anderen Modulverantwortlichen (Keyusern) sein kann, so dass hier die Verwunderung über eine neue Oberfläche in SAP nicht allzu groß ist.

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Nebenbei in der digitalen SAP Bibliothek von Espresso Tutorial (siehe auch SAP Know How)  sind auch Bücher wie "Praxishandbuch SAPscript für SAP ERP" oder "Praxisbuch SAP® Interactive Forms und Adobe® LiveCycle Designer" (Amazon Partnerlink) enthalten, so dass sich auch in dieses Thema vertieft werden kann :-)

Im Artikel "Stammdatenerweiterung von CO-Objekten am Beispiel ergänzende Kostenstelle beim Innenauftrag" wurde schon die Stammdatenerweiterung von Kostenarten, Kostenstellen und Innenaufträgen per Userexit (CMOD) beschrieben. Hierdurch sind bei Kostenstellen (bspw. über die Pflegetransaktionen KS01 Kostenstelle anlegen, KS02 Kostenstelle ändern und KS03 Kostenstelle anzeigen) sowie für Kostenarten (ebenfalls hier über die Transaktionen KA01, KA02, KA03)  die Registerkarte Zusatzfelder vorhanden über die die angelegten kundeneingene Felder gepflegt werden können.

Zusatzfelder per Gruppenrahmen im Auftragslayout CO Innenauftrag aktivieren

Lediglich zur Nutzung der Zusatzfelder für den CO Innenauftrag ist noch Customizing erforderlich, so dass die Felder genutzt werden können. Hierzu muss im Auftragslayout der Gruppenrahmen 09 kundeneigener Felder einer Registerkarte zugeordnet werden.

Dieses kann im Customizing über die Transaktion SPRO unter folgenden Pfad erfolgen:

• Controlling
• Innenaufträge
• Aufragsstammdaten
• Bildschirmgestaltung
• Auftragslayout definieren

Hier können entsprechende Registerkarte für die CO Innenauftragspflege definiert werden und innerhalb eines Register der Gruppenrahmen 09 Kundeneigene Felder zugeordnet werden. Dieses Auftragslayout kann dann einzelnen Auftragsarten zugeordnet werden.

Zusammenhang Auftragsart - Auftragslayout

Sofern einer Auftragsart kein Auftragslayout zugeordnet ist, werden ohnehin alle Felder zur Pflege angeboten. Keine Regel ohne Ausnahme, sofern innerhalb des Auftragslayout über die Feldauswahl einzelne Felder ausgeblendet werden ist dieses nicht der Fall.

In diesen Beispiel soll aber tatsächlich das Auftragslayout genutzt werden. Entsprechend ist auch hier im Customizing die Auftragsart mit dem angelegten Auftragslayout verknüpft.

Dieses ist wiederum im Customizing (Transaktion SPRO) unter

• Controlling
• Innenaufträge
• Auftragsstammdaten
• Auftragsarten definieren

beziehungsweise mit der Transaktion KOT2_OPA möglich.

Eine ausführliche Beschreibung zum Thema Auftragslayout und Auftragsart ist auch in Buch "Schnelleinstieg ins SAP Controlling (CO)" geschildert :-)

Nun stellt sich aber die Frage, welche Auftragsarten nun eigentlich welchen Auftragslayout zugeordnet sind. Dieses kann relativ einfach über die Tabelle T003O "Auftragsarten" zum Beispiel über eine SAP Query anhand der Tabellenfelder in folgender Tabelle ausgewertet werden.

Auswertung Auftragsart und Auftragslayout

Beschreibung	Technischer Name	L	S
Auftragsart	T003O-AUART	X	X
Zusatzfeld Text Auftragsart	TEXT_T003O_AUART	X
Auftragslayout	T003O-LAYOUT	X

Dabei sind L als Listenfeld und S für Selektionsfelder vorgesehen.
Anhand dieser Query kann relativ schnell festgestellt werden, welche Auftragsarten und welches Auftragslayout zur Nutzung der Zusatzfelder angepasst werden muss.

Auswertung Zusatzfelder in Stammdatenlisten (KA23, KS13, KOK5)

Im Stammdatenverzeichnis für Kostenarten über die Transaktion KA23 oder für Kostenstellen über die Transaktion KS13 kann durch Nutzung der Option Selektionsvariante im Abschnitt Zusatzfelder anhand der Schaltfläche Zusatzfelder die kundeneigene Felder über eine freie Abgrenzung genutzt werden.

Im Unterschied dazu ist im Stammdatenverzeichnis für Innenaufträge (Transaktion KOK5) direkt eine Schaltfläche "kundeneigene Felder" nach Auswahl der Option Selektionsvariante vorhanden über die ebenfalls diese freie Abgrenzung erfolgen kann.

Auswertung Stammdatentabelle zum Beispiel per SAP Query

Eine weitere Frage ist, wie die neuen Stammdatenfelder in SAP Query oder in den Tabellen ausgewertet werden können.

Hierbei sind in den einzelnen Tabellen die Zusatzfelder als Customer Include der Stammdatentabelle hinzugefügt. Dieses kann auch in der Transaktion SE12 näher betrachtet werden.

In folgender Tabelle habe ich die Stammdatentabellen und das Include mit aufgeführt.

CI Zusatzfelder

CO Objekt	Tabelle	Include	Bezeichnung
Innenauftrag	AUFK	CI_AUFK	Zusatzfelder CO-Innenauftrag
Kostenstelle	CSKS	CI_CSKS	Zusatzfelder Kostenstelle
Kostenart	CSKB	CI_CSKB	Zusatzfelder Kostenart

Für ein Infoset bietet es sich an, diese Felder aus der Stammdatentabelle dann einer eigenen Feldgruppe zuzuordnen, so dass die Felder dann leicht gepflegt werden können und entsprechend in der Query genutzt werden können.

Werden diese Tabellen in einer Query genutzt werden die Zusatzfelder wie normale Tabellenfelder durch den CustomerINclude (CI) zur Verfügung gestellt.  Somit lassen sich auch die entsprechenden Query problemlos anpassen.
 

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Hinweis:

Eine kurze Einführung in das Thema SAP Query habe ich im Artikel
"Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" beschrieben und hoffe Ihnen hier eine Einführung ins Thema bieten zu können.

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Schon im Artikel "Unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten im Controlling (Report Writer, Recherchebericht, SAP Query) und natürlich Excel ;-)" bin ich auf die von mir gerne genutzten Möglichkeiten zum Erstellen von kundeneigenen Berichten in SAP eingegangen und habe an dieser Stelle auch schon den ein oder anderen Artikel zum Thema geschrieben (als Beispiel möchte ich hier auf den Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch SAP Query" verweisen).

Durch einige Mailanfragen und ein hoffentlich in der Abschlussphase befindliches Projekt möchte ich an dieser Stelle einmal auf die Unterschiede zwischen Report Painter und Recherchebericht eingehen.

Report Painter

Die klassischen Report Painter Berichte dürften im Modul CO durch das Gemeinkostencontrolling durch Plan/Ist Vergleiche sowohl aus der Kostenstellenrechnung als auch Innenauftragsrechnung bekannt sein. Daneben sollten solche aber auch aus der Profit-Center-Rechnung im Infosystem unter Listorientierte Berichte bekannt sein.

Hierbei werden aus Bibliothek im Report Painter Merkmale und Kennzahlen zusammengefasst die in Zeilen, Spalten und in den allgemeinen Selektionskriterien einem Bericht zugeordnet werden können. Eine ausführliche Beschreibung dazu ist  im Artikel "Grundlagen Kurzeinführung und Handbuch Report Painter Report Writer" zu finden.

In der folgenden Tabelle sind die einzelnen Transaktionen zur Anlage eines Report Painter Berichtes aufgeführt:

Verwaltung Report Painter

Transaktion	Funktion
GRR1	Report Painter: Bericht anlegen
GRR2	Report Painter: Bericht ändern
GRR3	Report Painter: Bericht anzeigen
GR55	Berichtsgruppe ausführen

Rechercheberichte

Daneben gibt es aber auch Rechercheberichte die nicht ohne Grund in der Profit-Center-Rechnung im Infosystem unter

• Berichte zur Profit-Center-Rechnung
• Interaktives Reporting

zu finden sind.

Hier werden die Berichte nicht an einer Stelle erstellt sondern in Formulare und Berichte aufgeteilt. Dabei definieren die Formulare die Art der Darstellung der gewünschten Daten und die Berichte die darzustellenden Objekte.

Der Vorteil an Rechercheberichten ist, dass die dargestellten Merkmale und  Kennzahlen im Bericht ausgetauscht beziehungsweise neu zusammengstellt werden können. Hierbei sind die Rechercheberichte als Würfelmodell zu betrachten und es besteht die Möglichkeit mit der Slide-and-Dice (»In Scheiben schneiden und drehen«) Methode nach eigenen Bedürfnissen diese anzupassen.

Dabei definiert das Formular die erste Scheibe und der Bericht die zweite Scheibe einer Auswertung, die dann gemeinsam ein Berichtsergebnis liefern.

Persönlich wende ich die Rechercheberichte gerne in der Hauptsache im Haushaltsmanagement (Modul PSM-FM) an, aber auch im FI und letztens im CO konnte ich hier schon den ein oder anderen Bericht erstellen. Aus der folgenden Tabelle sind die für mich relevanten Stellen sowie die zugehörigen Transaktionen aufgeführt.

Verwaltung Rechercheberichte

Funktion / Modul	EC PCA	PSM-FM	FI CLASS oder NEW GL
Formular anlegen	KE84	FMEN	FSI4 oder FGI4
Formular ändern	KE85	FMEO	FSI5 oder FGI5
Formular anzeigen	KE86	FMEP	FSI6 oder FGI 6
Bericht anlegen	KE81	FMEK	FSI1 oder FGI1
Bericht ändern	KE82	FMEL	FSI2 oder FGI2
Bericht anzeigen	KE83	FMEM	FSI3 oder FGI3
Bericht ausführen	KE80	FMEQ	FSI0 oder FGI0

Damit sind die für mich am häufigst genutzten Transaktionen aufgeführt.

Rechercheberichte in den einzelnen SAP Modulen

Für andere Module ist auf der Seite "Einsatzgebiete der Recherche" der Seite fico-forum.de eine Übersicht zu finden. Wobei dieses Thema auch im Buch "Praxishandbuch Reporting im SAP-Finanzwesen" vorgestellt wird.

Interessant in diesem Zusammenhang ist auch die Frage, wo im SAP System die Pflege der Recherchberichte zu finden ist.

Für die Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) sind diese im SAP Menü direkt unter folgenden Menüpfad leicht zugäng zu finden.

• Rechnungswesen
• Controlling
• Profit-Center-Rechnung
• Werkzeuge
• Recherche

Hier ist dies also direkt in der Anwendung zu finden. Für das Haushaltsmanagement in der öffentlichen Verwaltung (Modul PSM-FM) befinden sich die Funktionen für die Rechercheberichte jedoch im Customizing und können über die Transaktion SPRO aufgerufen werden.

Hier sind diese dann unter folgenden Pfad zu finden

• Public Sector Management
• Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung
• Informationssysteme
• Recherche-Berichte

Sollten Sie sich für das Thema Rechercheberichte im Modul PSM-FM näher interessieren ist der Artikel "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement"mit Sicherheit ein guter Ausgangspunkt um sich intensiver mit diesen Thema auseinander setzen zu können. Ebenso finden sich im Artikel "Saldenliste für Fonds im Haushaltsmanagement Saldo gegen Ertrag und Saldo gegen Budget" einige Grundlagen zum Thema.

Für die Finanzbuchhaltung im klassischen Hautpbuch (für das New GL (neue Hauptbuch) ist der Pfad vergleichbar) ist dieses im Customizing unterhalb von

• Finanzwesen (neu)
• Hauptbuchhaltung (neu)
• Informationssystem
• Rechercheberichte (Sachkonten)

zu finden.

Im Artikel "Rechercheberichte im Modul FI (Bilanzanalyse)" bin ich dabei tiefer auf das Thema eingegangen.

Sollten Sie die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (SAP Modul CO-PA) einsetzen kann ich das Buch von Stefan Eifler "Schnelleinstieg in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA)" empfehlen wo anhand eines konkreten Beispiel einer Deckungsbeitragsrechnung ein entsprechender Recherchebericht aufgebaut wird. Hier werden die Berichte über die Transaktion KE30 gestartet bzw. mit KE31 bis KE36 bearbeitet.

Allerdings kann hier nicht auf vorhandene Elemente zugegriffen werden sondern diese müssen teils selbst angelegt werden.

Fazit

Ich hoffe, dass hier ein kurzer Überblick über die Möglichkeiten dargestellt worden ist. Um etwas tiefer in das Thema einzusteigen kann ich von meiner Seite aus tatsächlich den Erwerb von SAP Know How  in Form der digitalen Bibliothek von Espresso Tutorials insbesondere für das Jahr 2017 empfehlen. ;-)

Nicht nur die letzten Monate habe ich die oben vorgestellten Tools besonders schätzen gelernt und mich damit auch etwas intensiver in Hinblick eines Berichtswesen auseinander gesetzt.

Letztes Jahr hatte ich hier im Artikel "Traffic Spam oder Möglichkeiten einer IP-Sperrliste für Webangebote" schon einmal davon berichtet, dass dieses Blog eine unerwartet hohe Zugriffszahl an Traffic erhalten hatte und dieses relativ eindeutig an automatisierte Kommentaren mit Spaminhalten zugeordnet werden konnte.

Der Artikel im c't Magazin "Mit Kommentaren im eigenen Blog umgehen" hat hier schon einige Möglichkeiten zur Vorgehensweise gegen solche Kommentare vorgestellt.

Eine der auch hier im Blog verwendeten Maßnahmen ist eine Zeit die vergehen muss, bis ein Kommentar abgesetzt werden kann, wie an folgender Meldung nach einen recht schnellen Kommentar zu sehen ist.


Die Meldung besagt beschreibt dabei schon sehr deutlich diese Maßnahme.

Das war ein bisschen schnell. Als Spamschutz wird überprüft, ob Sie sich lange genug auf dieser Seite aufgehalten haben. Bitte senden Sie Ihren Kommentar nach einer kurzen Wartezeit erneut ab.
 

Nach einiger Zeit kann dann tatsächlich der Kommentar abgesandt werden (es handelt sich beim Zeitlimit um wenige Sekunden, was im Grunde auch der Zeit entspricht in der ein Artikel gelesen wird.

Bei manchen Artikeln habe ich durch das hohe Spamaufkommen die Kommentarfunktion komplett deaktiviert, so dass nach den schon vorhandenen Kommentaren folgende Meldung erscheint.


Auch hier hoffe ich, dass die Meldung nicht abschreckend wirkt.

Für diesen Beitrag ist die Kommentarfunktion gesperrt. Sollten Sie eine Anmerkung oder Frage zu diesen Artikel haben freue ich mich über eine Rückmeldung per Mail. Meine Kontaktdaten finden Sie unter Kontakt aber auch am Ende dieser Seite. Neben Mail stehen hier auch verschiedene "soziale Netzwerke" zur Verfügung.

In den letzten Wochen hat allerdings das Volumen derart zugenommen, dass ich tageweise über 100 Kommentare im Blog erhalten habe, die zwar teilweise durch einen Wortfilter geblockt worden sind, aber dennoch einzeln betrachtet und teils auch gelöscht werden mussten. Ich vermute, dass bei größeren Blogs hier ein etwas höheres Kommentaraufkommen sein dürfte... aber für dieses Blog war das dann doch eine etwas ungewöhnlich hohe Zahl an Kommentaren die sich dann auch primär um die Themen Glücksspiel und andere Webangebote ausserhalb des Themenbereich der hier veröffentlichten Artikel drehten.

Der Einsatz einer Diskussionsplattform wie Disqus kommt für mich nicht in Frage, da ich ungern die Kommentare außerhalb des Blogs hosten möchte. Ebenso mag ich ungern, unter anderen auch aus Datenschutzgründen, einen externen Dienst zur Überprüfung von Kommentaren verwenden. Zum Thema "Rechtssichere Spamabwehr" mag ich gerne auf den Artikel "Akismet Privacy Policies" – Rechtssichere Spamabwehr in WordPress" von Rechtsanwalt Dr. Thomas Schwenke verweisen.
 

Kommentar-IP-Adresse

Trotzdem habe ich mittlerweile das Kommentarsystem umgestellt, so dass mir bei Kommentaren die IP des Verfassers mitgeteilt wird und ich hier über den Kommentar informiert werde und entsprechende Maßnahmen zur Spamabwehr ergreifen kann. Daneben wurde auch die Datenschutzerklärung im Blog um den Punkt zur kurzfristigen Speicherung der IP Adresse erweitert.

Technisch bekomme ich die IP per Mail mitgeteilt und diese wird nicht im Blogsystem selbst gespeichert.

IP Adresse in PHP auselesen

Die IP Adresse kann mit PHP in eine Variable durch den Code $_SERVER["REMOTE_ADDR"]; gespeichert werden und wird hier in der Benachrichtigungsmail von Kommentaren ergänzt.

Nach Lesen des Kommentars wird diese Benachrichtigung auch direkt gelöscht, was in der Regel relativ schnell erfolgt. Einen entsprechenden Hinweis habe ich unter "XII. Fremde Nutzung / Kommentarfunktion" in der Datenschutzerklärung sowie im Kommentarfeld ergänzt.

Beim Versenden eines Kommentars wird mir ihre IP mitgeteilt. Diese wird jedoch nicht dauerhaft gespeichert (siehe auch XII. Fremde Nutzung / Kommentarfunktion in der Datenschutzerklärung).

Hier habe ich tatsächlich den Vorteil, dass das eingesetzte Blog eine Eigenentwicklung ist und auf aktuelle Gegebenheiten auch angepasst werden kann.

Zukunft der Kommentarfunktion

Tatsächlich sind "echte" Kommentare hier im Blog relativ selten, aber hin und wieder werden Artikel tatsächlich durch eine rege Diskussion und einen entsprechenden Austausch bereichert. Teilweise sind hier Kommentare sogar ausführlicher als der Artikel selbst, was sich auch durch Rückfragen und entsprechende Antworten und neue Aspekte in ein Thema ergeben kann.

Durch eine Umstellung im Kommentarsystem ist gestern tatsächlich der Inhalt des Kommentars nicht übermittelt worden, was mich dann tatsächlich vor die Frage stellt, ob eine technische oder eine andere Lösung nicht effektiver das Problem an gehen könnte.

Für mich ist hier die Überlegung noch nicht abgeschlossen, aber ich überlege tatsächlich, die Kommentarfunktion komplett in den Artikeln zu sperren und auf meine Mailadresse für Rückmeldungen hinzuweisen und den Artikel dann entsprechend zu aktualisieren.

Die Artikel hier im Blog sind relativ zeitlos, so dass es auch wenig Sinn machen würde in einzelnen Artikel, die älter als zwei Monate sind, automatisch keine Kommentare zuzulassen.

Hier würde mich tatsächlich die Rückmeldung von hier ebenfalls hin und wieder lesenden anderen Blogbetreiebnden interessieren.

Kommunikation außerhalb der Kommentare

Bei Kolleginnen und Kollegen ist mir immerhin schon aus guter Erfahrung bekannt, dass diese ohnehin eher zum Telefon oder zur Mail bei Rückfragen zu Artikeln greifen... An dieser Stelle übrigens viele Grüße an die ein oder andere Hochschule :-)). Aber auch sonst freue ich mich immer über die ein oder andere Mail aus der nicht nur schon Artikel entstanden sind sondern auch großartige gemeinsame Projekte oder auch spannende Diskussionen.

Eine endgültige Meinung habe ich mir für dieses Blog noch nicht gebildet, werde aber erst einmal schauen, wie sich die Kommentare die nächsten Monate entwickeln.

Nachdem ich, gemeinsam mit einigen anderen von mir gern gelesenen Bloggern die Frage "Wenn du nur noch 5 Excel Formeln verwenden dürftest, welche wären das?" auf excel-koenig.de beantwortet hatte hat sich das Thema Design und Formatierung von Tabellen besonders im Artikel "Die 10 Excel Gebote" von Excel-Koenig.de oder auch die rs-1 Methode im Artikel "So arbeitest Du in Excel mit der rS1.Methode" auf clevercalcul wieder einmal in den Vordergrund gedrängt und dabei mich wieder daran erinnert, dass ich hier gerne meine eigenen Tabellen hier etwas ausführlicher betrachten mag. Daneben möchte ich auch den Artikel "Meine Daten – meine Informationsquelle: Wichtige Tipps für das Reporting" von Ing. Katharina Schwarzer (soprani.at) empfehlen, wo ebenfalls das Thema angesprochen wird.

In diesem Zusammenhang ist mir auch eine Möglichkeit Vorlagen in Excel angesprochen. Persönlich habe ich dieses bezogen auf Powerpoint und Excel schon gerne genutzt und im Artikel "Microsoft Office Vorlagen und Änderungsverfolgungen" beschrieben.

Allerdings hat tabellenexperte.de eine Anleitung unter "Excel-Quickie Nr. 3: Standard-Vorlagen" angelegt in der entsprechend diese Vorlagen ebenfalls angesprochen werden.

In den Kommentaren bin ich auf den Gedanken gekommen, dass hier in der Fußnote der Dateiname und Pfad zur Datei hinterlegt werden kann und werde sicherlich sowohl die Mappe.xltx als auch Tabelle.xltx im Autostartverzeichnis von Excel anlegen und mir hier eine entsprechende Vorlage basteln.

Gerade für ausgedruckte Versionen ist es hilfreich, wenn hier der Pfad zur Datei auf Dauer hinterlegt wird.

Dateiname und Dateipfad als Fußzeile einfügen

In Excel kann im Ribbon Seitenlayout in der Befehlsgruppe "Seite einrichten über die Schaltfläche "Drucktitel" im Register "Kopfzeile/Fußzeile" über die Option "&[Pfad]&[Datei]" einen Pfad zu hinterlegen.



Hier ist auch direkt die Schaltfläche eingefügt werden.



Ebenso besteht die Möglichkeit direkt in einer Zeile über die Formel
=ZELLE("dateiname")
eintragen.

Zur Verdeutlichung hier diese Formel als Formel sowie als Ergebnis:



Auch hier eignet sich diese Formel als Element und das Ergebnis ist auch direkt zu sehen.
 

Dateiname und Pfad als festen Wert in die Fußzeile hinterlegen per Makro

Im Gespräch mit Kolleginnen und Kollegen eignet sich diese Methode tatsächlich für ausgedruckte Versionen von Dateien. Allerdings wird dieser Dateipfad regelmäßig aktualisiert, so dass es sich hier eher empfehlenswert scheint, entweder das Ergebnis der obigen Formel erneut als Text einzufügen oder aber als Makro hier den Dateiname und Dateipfad direkt als Text ohne Veränderung festzulegen.

Hier war der Gedanke folgendes Makro zu hinterlegen:

Sub DateipfadundName_in_Fußzeile()
Dim i As Integer
For I = 1 To Sheets.Count
Worksheets(I).Activate
With ActiveSheet.PageSetup
.LeftFooter = ThisWorkbook.FullName
End With
Next I
End Sub

Leider ist es nicht möglich dieses Makro aus der persönlichen Makroarbeitsmappe auszuführen, da in diesen Fall nur der Pfad zur PERSONAL.XLSB hinterlegt wird. Dennoch mag ich gerne auf den Artikel "Excel Umgang mit Makros und Visual Basic for Applications (VBA)" hinweisen.

Grundsätzlich empfinde ich ein durchdachtes Design von Tabellenblättern als sehr hilfreich und verweise auch hier auf den Artikel "Formulare gestalten in Excel". Vermutlich wird hier auch die eingangs erwähnte Antwort zu den fünf wichtigsten Formeln in Form eines Artikel noch geschrieben werden. Allerdings sind die letzten Wochen durch ein anderes großes Thema zum Thema SAP noch in der Arbeit ist.

Das Thema Datenschutz wird an der Technischen Hochschule Mittelhessen nicht nur in der täglichen Arbeit sondern auch einmal jährlich in Form der Veranstaltung "THM Datenschutztag" gewürdigt. Hierzu wird in das kleine Kino der Hochschule eingeladen (ehemaliges Kino Roxy in Gießen) . Die Teilnahme ist kostenfrei (Anmeldung erforderlich) aber sicherlich nicht umsonst. Die Jahre zuvor konnte ich nur im Nachhinein die zur Verfügung gestellten Folien nachlesen aber dieses Jahr war mir auch eine Teilnahme möglich und ich bin wirklich von dieser Form der Weiterbildung begeistert.

Daher möchte ich an dieser Stelle einen persönlichen Rückblick zu den einzelnen Vorträgen aber auch gleich einen Hinweis auf die kommende Veranstaltung am 20. Februar 2018 geben. Gerade da ich mich selbst gerne mit den Thema Datenschutz hier im Blog auseinandersetze (und dabei wohl eher auf die technischen Apsekte wie Datenschutzerklärung eingehe) möchte ich hier doch einen Rückblick auf diese Veranstaltung geben.

Als Beschäftigter in der öffentlichen Verwaltung (Hochschule) war hier natürlich gleich der erste Vortrag interessant, aber auch die übrigen Veranstaltungspunkte sind spannend gewesen.


(C) THM Datenschutztag, mit Genehmigung Datenschutzbeauftragten

Ambiente / Ort der Veranstaltung:

Nach erfolgreicher Anmeldung und Erhalt eines Namensschildes war es möglich mit Kaffee sich erst einmal zu stärken und überrascht doch die ein oder andere Person aus dem Hochschulumfeld anzutreffen. Der Datenschutztag ist mittlerweile auch in das Weiterbildungskonzept der Hochschule eingebunden, so dass hier auch das "Referat Personalentwicklung auf dem Campus Gießen" als Veranstalter mit auftritt.

Allerdings ist die Themenwahl auch für externe oder generell am Datenschutz interessierte Personen interessant. Nach einer Begrüßung durch die Vizepräsidentin Katja Specht moderierte Hajo Köppen, der Datenschutzbeauftragte der THM, durch die Veranstaltung und leitete von einer Veranstaltung zur nächsten weiter und schaffte es auch als Jurist die Tücken von Technik zu überwinden.

An Themen wurden folgende Bereiche angesprochen:

1. Haftung von Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung bei Verstößen gegen Datenschutzvorschriften und Dienstvorschriften
2. Datenschutz und Sicherheit bei der Nutzung von Internet & E-Mail - Sicherheitsbewusstsein & Bordmittel gegen Angriffe, Malware, Phishing & Co.
3. Begleitausstellung Datenschutz-Awareness
4. Digitalcourage: Ein Datenschutzfeuerwerk - vom BigBrotherAward bis zur Verfassungsbeschwerde

Die Zusammenstellung war für mich schon dadurch gelungen, dass hier sowohl Datenschutz als auch Datensicherheit in den ersten beiden Vorträgen vorgestellt worden sind.

Die Vorträge selbst sind dankenswerterweise auch im Veranstaltungsarchiv auf Seiten des THM Datenschutztages zu finden.

Dennoch möchte ich zu den einzelnen Vorträgen kurz die für mich interessantesten Punkte hervorheben.

Haftung der Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung bei Verstößen gegen Datenschutz - und Dienstvorschriften

Rechtsanwalt Dr. jur. Götz Gerlach von Kleymann, Karpenstein & Partner mbB stellte die Frage der Haftung bei Datenschutzverstößen in den Mittelpunkt seines Vortrages. Dabei wurden sowohl Risikobereiche (Schatten-IT, Datenschutz- und Urheberrechtsverstöße) aber auch die rechtlichen Folgen dargestellt.

Besonders positiv war hier, dass auch Bezug auf die IT-Benutzungsordnung der THM eingegangen wurde, die insbesondere auch den Umgang mit dienstlicher E-Mail und anderen IT Systemen regelt.

Dabei ist die rechtliche Bindung sowohl über § 106 GeWO "Weisungsrecht des Arbeitgebers" als auch § 70 Hess. BeamtenG "Pflichten gegenüber Vorgesetzten" durch die Weisungsrechte des Arbeitgeber gegeben. In der oberen Benutzungsordnung ist auch ein Verfahren beschrieben durch das eine Kontrolle der Einhaltung der Richtlinie befolgt werden kann.

Anhand der Kombination von Datenschutz und Arbeitsrecht wurden auch praktische Probleme wie das private Surfen im Internet, Screening von Bewerbern oder gar das Nutzen von privater Software für dienstliche Zwecke besprochen und auch die möglichen Folgen anhand Urteile und Fallbeispiele erläutert.

Daneben gab es auch praktische Ratschläge zum Verfahren bei rechtswidrigen Anweisungen und wie sich hier bei entsprechenden Anweisungen verhalten werden kann. Aber auch die Quizrunde bzgl. der Einordnung ob bestimmte Sachverhalte datenschutzrechtlich relevant sind oder nicht, waren vom Meinungsbild aber auch von der Form der Wissensvermittlung sehr gelungen. Daneben wurden aber auch rechtliche Grundlagen und Hinweise auf neue Gesetzesgrundlagen angesprochen.

Hier möchte ich auch gerne auf die Artikelreihe zum Thema EU-DSGVO auf socialmediarecht.de verweisen.

Durch die anschließende Fragerunde und Austausch mit Publikum war dieser Vortrag sehr lebendig und konnte auch auf einzelne Fragen aus der Praxis sehr gut eingehen.

Datenschutz & Sicherheit bei der Nutzung von Internet & E -Mail

Der folgende Vortrag von Frank Giebel, IT-Revisor, Datenschutzbeauftragter (3rd Mind Business Consulting e.K.)  beschäftigte sich mit Fragen des IT-Sicherheit und stellte sowohl die Gefahren wie Identitätsdiebstahl, Spearphishing durch social enginierung aber auch technische Möglichkeiten der Gefährung von IT Systemen und den Risikofaktor Mensch dar.

Dabei wurde das Thema Datenschutz nicht nur auf die IT beschränkt sondern gleichzeitig auf Prozesse und die Menschen die Umgang mit den Daten haben erweitert. Zur Verdeutlichung wurde hier auch auf die Internetseite projekt-datenschutz.de verwiesen wo entsprechende Vorfälle die öffentlich geworden sind dargestellt werden.

Neben den geschilderten Fällen und Risiken wurden aber auch konkrete Möglichkeiten des Schutzes vorgestellt und diese durchaus mit kleinen humorvollen Seitenhieben sehr anschaulich vermittelt.

Begleitausstellung Datenschutz-Awareness

Kirsten Siebentritt stellte hier ihre Bachelorarbeit zum Thema "IT-Sicherheit durch Awareness – eine Plakatserie zur Sensibilisierung" vor, die in 15 Plakaten das Thema IT-Sicherheit für den ZKI (Zentren für Kommunikation und Informationsverarbeitung in Lehre und Forschung e. V) aufarbeite und so eine anschauliche Möglichkeit der Aufmerksamkeit auf das Thema Datenschutz lieferte.

Die Arbeit war auch als Ausstellung am Datenschutztag zu sehen und es besteht die Überlegung diese auch als Wanderausstellung in Hessen zur Weiterbildung zu nutzen.

Auf ihrer Internetseite kann das Projekt "IT-Sicherheit durch Awareness" ebenfalls betrachtet werden. Eines der Motive ist auch für den Flyer zum Datenschutztag verwendet worden.

Digitalcourage: Ein Datenschutzfeuerwerk - vom BigBrotherAward bis zur Verfassungsbeschwerde

Im Abschlussvortrag wurde auch die Bedeutung des Datenschutzes im Rahmen einer digitalen Zivilcourage (digitalcourage) vorgestellt. Als Redner war hier padeluun ein deutscher Künstler und Netzaktivist, der für digitale Bürgerrechte eingeladen der die Geschichte aber auch das aktuelle Engagement des Verein Digitalcourage e. V. vorstellte.

Der Verein (ehemals unter den Namen FoeBuD (Verein zur Förderung des öffentlichen bewegten und unbewegten Datenverkehrs e. V.)) bekannt engagiert sich nicht nur durch den BigBrotherAward sondern setzt sich ganz praktisch in großen und kleinen Projekten für die Themen Datenschutz und Informationsfreiheit ein. Dieses kann sowohl durch eine Verfasssungsklage (Stichwort Vorratsdatenspeicherung) als auch durch praktische Maßnahmen zur digitalen Selbstverteidigung sein. Auf die Frage wie padeluun selbst sicher kommuniziert wurde auf das Projekt pep (pretty easy privacy) verwiesen.

Fazit

Gerade durch praktische Beispiele aber auch durch die Auswahl der Themen und der Referierende hat diese Veranstaltung das Thema Datenschutz und Arbeitsrecht sehr lebendig gemacht und auch wenn die Unterlagen zur Veranstaltung auch online einsehbar sind, war in meinen Augen ein Besuch dieser Veranstaltung sehr empfehlenswert und gleichzeitig sensibilisierend für das Thema.

Dieses ist auch ein Grund, warum ich das Datum 20. Februar 2018 für den THM-Datenschutztag 2018  mir auch direkt vormerke und diese Veranstaltung gerade für Beschäftigte in der Verwaltung sehr empfehlen kann. Der große Vorteil ist, dass diese Veranstaltung nicht nur technisch oder formaljuristisch aufgebaut ist sondern das Thema lebendig zu vermitteln versteht. Neben den fachlichen Input ist aber auch die Moderation und das menschliche Vermitteln eines solchen Themas sehr gelungen und zeigt für mich, dass Juristen nicht nur mit Technik umgehen können sondern jenseits von Facebook und Co. ebenfalls soziale Netzwerke funktionieren und die digitale Wissensvermittlung auch analog oder von Mensch zu Mensch funktionieren kann.

Mich beeindruckt nebenbei dass hier Datenschutz nicht nur dienstlich gelebt wird sondern auch im Rahmen der Weiterbildung Datenschutz für Beschäftigte im Rahmen der Personalentwicklung genutzt wird und viele dieser internen Veranstaltungen auch für andere genutzt werden können. Ein Überblick über die THM Datenschutz Fortbildungsveranstaltungen kann ebenfalls auf Seiten des THM Datenschutz eingesehen werden und auch wenn diese nicht öffentlich sind, kann doch ein Kontakt zu den Vortragenden vermittelt werden. Damit ist ein wichtiger Punkt der Umsetzung eines lebendigen Datenschutzkonzeptes ganz praktisch verwirklicht worden.

Weitere Informationsquellen im Netz

Da Datenschutz, wie erwähnt, kein Thema für einen Tag ist gibt es natürlich auch abseits dieser Veranstaltungen eine Menge an Informationsmöglichkeiten zu diesen Thema. Persönlich bin ich hier begeistert von den beiden Jurapodcasts Rechtsbelehrung - Jura Podcast mit Marcus Richter und Thomas Schwenke oder auch Jurafunk - Recht zum Hören die beide in regelmäßigen Abständen ebenfalls das Thema Datenschutz auf der Agenda haben. Daneben ist aber auch das Social Media Recht Blog  oder andere in den Webempfehlungen erwähnten Internetseiten von Interesse.

An größeren Informationsportalen würde ich noch auf das Blog "Datenschutzbeauftragter INFO  Informationen zum Datenschutz" sowie auf das "virtuelle Datenschutzbüro" verweisen.

Im Rahmen eines Finanzberichtswesen werden verschiedene Projekte nach ihren verschiedenen Merkmalen ausgewertet und sollen je Fachbereich nach Kostenstelle und Finanzierungszweck (Finuse) einzelne Projekte mit ihren jeweiligen Salden aus mehreren Datenquellen zusammengestellt werden. Basis für die Auswertung sind in den Artikeln "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement" beziehungsweise "Drittmittelstatistik nach LOMZ über Recherchebericht und SAP Query" ausgewertet werden.

Was ist ein Finanzierungszweck?
Die Rolle des Feldes Finanzierungszweck im SAP Modul PSM ist in den beiden Artikeln "PSM-FM Grundlagen Finanzierungszweck im Haushaltsmanagement bei Recherchebericht und Selektion", "Gruppierung von Finanzierungszwecken bei Drittmittelprojekten per Zusatzfeldcoding mit IF oder CASE" beschrieben.

Die entsprechende Grundtabelle (Datengrundlage) sieht dabei im Ausschnitt und sehr vereinfacht wie folgt aus:


 

Pivottabelle klassisches Layout anlegen

Der naheliegende Gedanke diese Tabelle mit einer Pivottabelle (siehe auch Artikel "Pivottabellen ab Excel 2010 dynamischer filtern mit Datenschnitten am Beispiel Hochschulfinanzstatistik" ) anzulegen.

Im Ergebnis sieht eine eingefügte PivotTabelle dann wie folgt aus:



Die Darstellung der Werte Fachbereich, Kostenstelle, Finuse und Auftrag auf einer Ebene ist durch die Pivottabellen-Optionen (rechte Maustaste auf die Pivottabelle) und hier der Reiter Anzeige und die Option Klassisches PivotTabellen-Layout festgelegt worden.



Ferner sind für die einzelnen Zellen keine Teilergebnisse festgelegt worden.

Geplant ist nun eigentlich für die einzelnen Fachbereiche die Ergebnisse je Kostenstelle zu kopieren und als Tabelle zur Verfügung zu stellen.

Hier gab es dann jedoch die Rückmeldung, dass die leeren Zellen unterhalb der mehrfach vorkommenden Kostenstelle aufgefüllt werden sollten. Leider ist mir keine Option in den Pivottabellen bekannt, dass sich hier die Gruppierung wiederholen lässt. Daher hilft hier eine kleine Formellösung weiter.

Vor der Pivottabelle wurden daher vier weitere Spalten eingefügt und dabei mit einer Formel die Fachbereich, Kostenstelle und Finuse (Finanzierungszweck) aufgefüllt.

Zellenbeschriftungen per Wenn Funktion automatisch auffüllen

Die automatische Auffüllen der leeren Zellenbeschriftungsfelder ist über eine WENN Funktion gelöst:



Die Formel prüft ob die Pivottabellenzelle einen Wert hat (im Beispiel F3 ungleich leer sprich "") um dann den entsprechenden Eintrag einzfügen, andernfalls wird der Wert eine Zelle oberhalb dieser Formel eingetragen. Da die Formel nach unten ausgefüllt wird, wird dann tatsächlich immer der entsprehcende Wert ergänzt so dass hier die Zellenbeschriftungen ebenfalls nach unten ausgefüllt wird.

Die Formeln sehen dabei wie folgt aus:



in Zelle  A3 wird dabei auf das Feld D3 in der Pivottabelle Bezug genommen und durch die Formel =WENN(d3<>"";d3;a2) hier würde auf jeden Fall ein Wert vorhanden sein, aber shcon in Zelle A4 wird durch die Formel =WENN(d4<>"";d4;A3) der Wert aus A3 ausgewiesen, wenn hier kein Wert in der Pivottabelle steht.

Hierbei sind dann tatsächlich alle Kostenstellen und FInanzierungszwecke ergänzt und die Tabelle ist etwas besser lesbar.. Eleganter kann dieses aber mit einer bedingten Formatierung erfolgen.



Durch die Regel "Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist" wird geschaut, ob der Eintrag mit der Zelle drüber identisch ist.

Hier kann die Schriftfarbe in einen Grauton dargestellt werden, so dass sich wiederholende Werte entsprechend absetzen, wie am Beispiel des FB 03 ersichtlich ist.



Hier zeigt sich erneut wie sinnvoll die Verwendung der bedingten Formatierung zum schnellen Erfassen von Daten genutzt werden kann.

Weitere Beispiele für die Anwendung von bedingten Formatierungen können unter "Excel: bedingte Formatierung mit Pfeilen (Darstellung Tendenzen bei Veränderungen)" oder auch im Artikel "Leistungsmengen im Grundbudget je Fächergruppe (Cluster) im Vergleich oder bedingte Formatierung für Minimalwerte und Maximalwerte" betrachtet werden.

Insgesamt ist diese Formellösung eine echte Erleichterung im Vergleich des manuellen Auffüllen der leeren Tabellenzellen.
 

Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten wird sich auch immer das Obligo auf einzelne Projekten betrachtet. Nun waren auf einigen Fonds und Finanzstellen innerhalb eines Rechercheberichtes, wie im Artikel "PSM Recherchebericht mit Jahresabgrenzung" beschrieben, noch einige Obligos vorhanden, obgleich diese im Belegjournal eigentlich alle erledigt sind und somit vollständig abgebaut.

Von der Höhe der Werte her war es dann jedoch relativ schnell klar, dass es sich bei den Obligos um nicht abgebaute Reiskostenobligos handelte, die aus einen anderen SAP System übertragen worden sind.

Löschen von Obligos im Haushaltsmanagement

Der erste Gedanke war daher, diese Obligo Belege wie im Artikel "Löschen von fehlerhaften (Obligo)-Belegen im Modul PSM-FM (Haushaltsmanagement)" beschrieben zu löschen.

Allerdings waren die Belege hier nicht identifizierbar, so dass diese Belege nicht gelöscht werden konnte. Da aber auch eine andere Einrichtung ein vergleichbares Problem hatte, wurden wir dann ebenfalls auf eine Lösung hingewiesen, auf die ich in diesen Artikel ebenfalls hinweisen möchte.

Analyse Einzelposten und Summensätze im Haushaltsmanagement

Innerhalb des Modul PSM-FM gibt es entsprechende Analysefunktionen, die dann tatsächlich die Ursache finden und entsprechend auch einen Schiefstand beheben können.

Im SAP Menü unter:

• Public Sector Management
• Haushaltsmanagement
• Infosystem
• Analysen

können verschiedene Abstimmungen zu anderen Komponenten (bspw. zu FI Belegen oder zu Bestellungen aus MM) aber auch innerhalb des Modul Haushaltsmanagement durchgeführt werden.

Diese sind im Ordner Analysen an folgender Stelle zu finden:

• Obligo und Ist
• Abgleich
• Innerhalb Haushaltsmanagement
• Summensätze zu Einzelposten

beziehungsweise über die Transaktion S_ALR_87012636 ausgeführt werden. Hier können je Geschäftsjahr (auch eingeschränkt nach einzelnen Finanzstellen, Fonds oder auch Werttyp und Periode) die Summen der Einzelposten mit den Jahreswerten abgeglichen werden.

Im Ergebnis wird eine Liste erstellt in der alle Positionen aufgeführt werden bei denen die Einzelposten je HHM - Kontierung (Finanzposition, Finanzstelle, Fonds und  auch Hauptbuch bzw. CO Objektnummer) nicht übereinstimmen.

Einzelposten und Summensätze in Tabellen FMTOX und FMOIX -> Hinweis auf Query

Diese Auswertung zeigt im Ergebnis dann tatsächlich worin die Ursache der Abweichung von Einzelpostenliste und Summenbericht in Form des Rechercheberichtes.

Im Artikel "Salden je Finanzposition mit Unterscheidung Personal oder Sachaufwand aus PSM-FM durch Query über logische Datenbank FMF" wurde schon einmal auf die beiden Tabellen, welche in der logischen Datenbank FMF ausgewertet werden können, FMTOX "Summensätze: Obligo und Ist   - Erweitert" und der Einzelpostentabelle FMOIX "Einzelposten  - Erweitert" hingewiesen. Der Bericht wertet tatsächlich die Unterschiede zwischen beiden Parteien aus.

Abgleich von Einzelposten und Summensätze im Haushaltsmanagement und Anpassung Summensätze an Einzelposten

Während der Bericht S_ALR_87012636 "Abgleich von Einzelposten und Summen" beziehungsweise der dahinterliegende ABAP Report RFFMRC00 "Abgleich von Einzelposten und Summensätzen für das HHM" aufruft stellt sich nun die Frage, wie die gefundenen Abweichungen korrigiert werden können.

Hier ist der ABAP Report RFFMRC04 "Übereinstimmende Einzelposten und Summensätze für HHM" hilfreich. Dieser erweitert die Auswertung um ein Updateflag wodurch tatsächlich die identifizierten Abweichungen korrigiert weden, während der Report das Updateflag auf Anzeige gesetzt hat.

Sofern der Report RFFMRC04  über SA38 gestartet wird kann das Feld "Testlauf" im Abschnitt Steuerung deaktiviert wird der Bericht im Echtlauf ausgeführt und die zugehörigen Summensätze den Einzelposten angepasst, so dass hier sowohl die Auswertung der Einzelposten als auch die Summen im Recherchebericht übereinstimmen.

Beim Ausführen des Reports sollte darauf geachtet werden, dass keine Buchungen durchgeführt werden, da anderenfalls eventuell Fehler korrigiert werden, die gar keine sind.

Das Feld "Testlauf" ist im Report RFFMRC00  nicht vorhanden, wodurch tatsächlich nur die Anzeige in der Transaktion S_ALR_8701263 vorhanden ist.

Statt Aufruf des Report über die Transaktion SA38 kann auch die nicht im SAP Menü hinterlegte Transaktion FMAF "Abgleich Einzelposten Summenposten" aufgerufen werden.

Im Ergebnis sind dann auch die Obligos im Recherchebericht ausgeglichen.

Grundsätzlich kann es sinnvoll sein in regelmäßigen Abständen entweder die Transaktion S_ALR_8701263 zur Analyse auszuführen oder tatsächlich quartalsweise oder wenigstens im Rahmen des Jahresabschlusses durch die Transaktion FMAF ein entsprechender Abgleich der Summensätze und Einzelposten durchzuführen.

Das Thema Obligo ist auch im Controlling relevant. Auf dieses Thema wird im Artikel "Obligo Verwaltung im SAP Modul CO - Customizing, Standardberichtswesen, Report Writer/Painter und SAP Query" behandelt.

An solchen Themen zeigt sich der Vorteil, wenn sich über aktuelle Themen oder Probleme auch übergreifend ausgetauscht wird, so dass hier gemeinschaftlich an einer Lösung gearbeitet werden kann, oder alternativ Lösungen auch untereinander ausgetauscht werden.

Nachdem der Umzug meiner Seite abgeschlossen war (siehe "Webhosterwechsel und Umstellung von http:// auf https:// (SSL Verschlüsselung) und VG Wort Zählmarken") habe ich nun noch einen kleinen Fehler behoben.

Innerhalb der Kategorien dieser Seite oder auch im Blog selbst, wenn nicht direkt ein Artikel aufgerufen wurde, kann über die Schaltflächen  "Frühere Artikel" und "Spätere Artikel" zwischen jeweils fünf Artikeln einer Kategorie oder innerhalb des Blogs geblättert werden, so dass nun auch wieder alte Artikel aufgerufen werden können.



Auch hier lag die Ursache im Wechsel der PHP Version in der eine Anpassung erforderlich war. Ursprünglich bin ich ja der Meinung gewesen, dass Feedly den Wechsel von HTTP auf HTTPS nicht mitbekommen würde (siehe auch meinen Hinweis unter "Domainumzug" ) aber tatsächlich wurde ich heute von Feedly auf einen neuen Artikel in beiden RSS-Feed überrascht.



In beiden RSS Feed sind tatsächlich neue Artikel aufgeführt.

Sofern Feed Reader nicht bekannt sein sollten kann ich hier meinen Artikel "Infotainment oder Nachrichtenapps für Android" empfehlen. Wobei ich mich auch sehr über Besuche direkt auf der Seite freue.

Um  noch mehr überrascht zu werden konnte ich beim Webhoster die Schaltfläche zum Aufrufen der Web FTP Oberfläche aufrufen und hier begeistert den Webeditor zu nutzen. Innerhalb des KAS (Kundenadministrationssystem) kann über die Schaltfläche Login die WebFTP Oberfläche aufgerufen werden.

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Von hier können dann auch online Dateien bearbeitet werden. Wie im folgender Abbildung zu sehen, kann hier auch ein Syntaxhighlighting genutzt werden. All-Inkl benutzt dabei CodeMirror einen auf JavaScript basierenden Quelltext-Editor zur Syntaxhervorhebung.



Gerade ein Syntaxhervorhebung ist ebenso wie ein WYSIWYG Editor (siehe zum Beispiel im Artikel "Dokuwiki Plugin CKGEdit und Hochladen von PDF, Excel oder andere Medien") ist eine echte Arbeitserleichterung und auch etwas, dass ich in der Oberfläche meines Blog (zum Verfassen von Artikeln) ebenfalls sehr schätze. Immerhin besteht hierdurch auch die Möglichkeit direkt Fehler zu beheben oder auch schneller Code zu verstehen.

Ein schönes Beispiel wie viel besser Coding mit Hervorhebung zu lesen ist kann auch auf der Seite meiner Frau zum Thema "PHP - Ein kleiner Kalender mit date, strtotime, einer for-Schleife und ein paar ifs" nachvollzogen werden.

Als eines von mehreren Projekten kann hier zum Beispiel GeSHi (Generic Syntax Highlighter) verwendet werden, was eine Syntaxhervorhebung  für unterschiedliche Programmiersprachen (so auch PHP) ermöglicht. Diese ist dann mit CSS umgesetzt und wird auch in größeren Webprojekten (bspw. auch Dokuwiki) eingesetzt. Dieser wird nicht in JavaScript sondern durch PHP Code verwirklicht.

Gerade beim Coding ist es hier tatsächlich hilfreich entsprechende Tools zur besseren Lesbarkeit des Coding aber auch der Kommentare zu nutzen. Somit habe ich nun auch online einen Editor der vergleichbar schöne Funktionen wie PS Pad (siehe (Software)-tools), Ein weiterer Vorteil ist noch, dass jederzeit die Datensicherung lokal bleibt und im Livebetrieb Änderungen vorgenommen werden können.

An dieser Stelle mag ich auch noch einmal das saubere Coding und die Dokumentation von Claudia erwähnen und bin sehr froh darüber, dass diese Seite technisch sehr stark vom Know-How durch Claudia unter anderen Autorin des Buch "PHP für dich" profitiert. Was aber auch schon bei der Umstellung dieser Seite in ein responsives Design (siehe Artikel "In eigener Sache: Updates der Seite (Technik und Design) - Fokus auf Responsives Webdesign und pagespeed") und an vielen anderen Stellen der Fall war und ist.

Das ist dann vielleicht schon ein Unterschied zum reinen HTML Coding. :-) Wie auch immer nun dürften aber auch wieder alle Artikel zu den Themen dieser Seite aufgerufen werden.... diese sind ja auch als Kategorien auf der linken Seite zu finden... :-)

Damit auch hier im Blog wieder ein wenig zum "SAP Know How" veröffentlicht wird möchte ich auf eine etwas zurückliegende Anfrage antworten.

Im Rahmen der klassischen Budgetierung im SAP Modul Public Sector Management - Haushaltsmanagement (PSM-FM) wurden im Rahmen einer Umstellung auch der Nummernkreis für bestimmte Fonds geändert.

Ausgangslage:
Ab einer neuen Budgetierungsphase sind entsprechende Budgets nur noch auf den neuen Nummernkreis der Fonds zu buchen. Dabei wurden die Projekte nur an einer Stelle mit einer neuen Ziffer versehen und eigentlich sollten Umbuchungen von den alten Projekten über einen Sammler auf neue Projekte erfolgen. Leider hat es aber eine Menge Umbuchungen von Altprojekt direkt auf Neuprojekt gegeben

Nehmen wir an, dass die alten Projekte mit 100 begonnen und die neuen Projekte mit 200 Sofern nun Budget von Projekt 100350 auf das neue Projekt 200350 umgebucht werden sollte wäre der vorgesehene Weg eigentlich von 100350 auf einen Sammler für die Restmittel aus der ersten Phase (sprich von 100350 auf 200000) und dann von diesen Sammler auf 200350 zu buchen. Teilweise wurde aber tatsächlich von 100350 direkt auf 200350 gebucht, so dass hier am neuen Projekt sowohl originäre Budgetzuweisungen als auch von bisherigen Projekten Budget umgebucht wurde.

Die Vorgehensweise der klassischen Budgetierung ist im Artikel "SAP PSM-FM klassische Budgetierung mit unterschiedlichen Budgetversionen" beschrieben worden.

Zwar lassen sich die Budgetbelege von Rechercheberichten (wie zum Beispiel im Artikel "»Rechercheberichte de lux« im Modul PSM FM Haushaltsmanagement") über Zusätze Einzelposten auf einen Budgetwert ebenso wie durch eine Query wie im Artikel "Salden je Finanzposition mit Unterscheidung Personal oder Sachaufwand aus PSM-FM durch Query über logische Datenbank FMF" für die Einzelposten oder besser "Einzelposten Klassische Budgetierung Hierarchiebelge" für die Hierarchiebelege nur auswerten unter Angabe des entsprechenden empfangenden Fond.

Zwar zeigt die Transaktion FM2F (zu finden unter Public Sector Management-> Haushaltsmanagement-> Budgetierung-> klassische Budgetierung -> Belege -> Hierarchiebelege -> Anzeigen (Transaktion FM2F) tatsächlich sowohl die Hierarchiestufen des Sender ebenso wie Empfänger, aber wenn über die logische Datenbank FMF oder einen Recherchebericht ein Budgetbeleg aufgerufen wird, wird durch die Angabe der selektierten Fonds nur die Seite des betroffenen Empfänger (sofern hier die neuen Projekte) oder die Seite der Sender (bei Auswertung der alten Projekte) dargestellt.

Entsprechend mühsam ist es nun für jeden einzelnen Beleg die Senderseite durch Aufruf des Erfassungsbeleg (Transaktion FR60) bzw. Click-Through am Hierarchiebeleg auszuwerten.

Lösung Zweifache Auswertung
Die durchaus pragmatische Lösung um nun tatsächlich die Budgetbelege zu identifizieren, die direkt vom alten Projekt auf das neue Projekt statt über den Sammler gebucht worden sind ist dann aber eine recht simple Lösung genutzt worden.

Im ersten Schritt wurden alle Budgetbelege gebucht auf Fonds 100001 bis 100999 ausgewertet und die Hierarchiebelegnummer in die Zwischenablage kopiert (oder einen Texteditor).

Danach wurden die Hierarchiebelege der Fonds 200001 bis 200999 (somit ohne den Sammler 200000) ausgewertet und danach ein Filter auf die vorher identifizierten Belege gesetzt und tatsächlich nun sind nur die Hierarchiebelege die direkt vom alten aufs neue Projekt gebucht worden sind mit aufgelistet.

Eigentlich ist dieses eine reichlich simple Lösung, aber hin und wieder kommt es auch vor, dass man eine ganze Weile überlegt und nicht auf einen solch nahe liegenden Kniff kommt. Ob nun die Hierarchiebelege anhand eines Absprung zu den Einzelposten aus Rechercheberichten oder anhand der Query zu den Hierarchiebelegen ist dabei zweitrangig.

Sobald man sich den Aufbau und Unterschied zwischen Erfassungsbeleg und Hierarchiebeleg klar ist, dürfte der Umgang mit den Budgeteinzelposten auch etwas einfacher sein.

Wie schon im Jahresrückblick erwähnt stand für mich Ende des Jahres nicht nur ein Wechsel  des Mailanbieters an sondern auch ein Umzug mehrere Seiten zu einen neuen Webhoster an. Mein damaliger Webhoster hatte den Geschäftsbereich Webhosting aufgegeben, so dass ich mir ein neues digitales Zuhause gesucht und mittlerweile auch gefunden habe.

Sollte mein Blog per Feed aboniert worden sein ist auch ein neues Abo erforderlich, da ich meine Seite auf https umstellen werde und so zumindest unter Feedly ein erneutes Abo unter https://www.andreas-unkelbach.de/blog/rss.xml erforderlich ist. Andere RSS-Feedleser scheinen mit einer Umleitung des RSS-Feed wesentlich besser klar zu kommen.

Auswahl Webhoster

Sehr hilfreich war hier die Gegenüberstellung einzelner Webhosting-Pakete im c't magazin auch wenn mittlerweile Strato mit 1&1 zusammengelegt wurde und Hosteurope (wo mein ehemaliger Webhoster Reseller war) nun zu GoDaddy gehört. Mein PLUS Abo des c't magazin zahlt sich aber gerade bei solchen Themen als extrem positiv auf, da ich hier einen Zugriff auf eines der letzten Hefte habe und der Artikel auf http://heise.de/-3318728 eine sehr gute Grundlage bietet um sich für ein Angebot zu entscheiden.

Gelandet bin ich hier mittlerweile bei "ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich" * und bin derzeit auch vom Umzug und den Angebot recht angetan.

Gründe für all-inkl waren, dass ich hier viel Gutes vom Hoster gehört habe und auch vom Angebot her mich die angebotene Technik aber auch die Möglichkeit eines Testaccount sehr angesprochen hat. Für mich war ein wichtiger Punkt, dass sowohl Mailverteiler als auch einige andere Techniken vom Server funktionieren und ich mich hier weniger um die Technik kümmern muss (im Sinne von Serverwartung). Neben PHP und MySQL waren hier also insbesondere auch die Einstellungsmöglichkeiten zur Mail wichtig sowie die Domainverwaltung. Besonders wichtig waren mir hier auch große Postfächer auch wenn ich mittlerweile durch Posteo (wozu ich bei Gelegenheit einmal mehr zu schreibe) eine echte Alternative gefunden habe.

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Sofern man sich auch etwas intensiver mit Serverkonfiguration und der Basistechnik rund um Webhosting kümmern macht aber auch Uberspace.de einen spannenden Eindruck.

Datenschutz durch HTTPS / SSL und anonymisierte Logfiles

Im folgenden Artikel möchte ich einige Punkte an sprechen, die an Aufgaben beim Umzug meiner Seiten erforderlich waren und da ich gleichzeitig auch technisch das ein oder andere auf meiner Seite geändert habe auch auf allgemeine Themen im Zusammenhang mit PHP 7 sowie Wechsel von http:// auf https:// (SSL Verschlüsselung) meiner Seite eingehen. Dieses ist ab PrivatPlus ebenfalls kostenlos bei all-inkl möglich.

Warum eine SSL Verschlüsselung auch für "normale" Internetseiten sinnvoll ist dürfte die Verbreitung von WLAN bspw. im Hotel oder auch an anderen Stellen belegen. Gesetzlich wird diese, zumindest  bei Kontaktformularen, auf Basis von § 13 Absatz 7 Telemediengesetz als sicher anerkanntes Verschlüsselungsverfahrens anzubieten gefordert. Im Artikel "Sicher ist sicher: Warum HTTPS für deine Website sinnvoll ist" auf drweb.de werden hier auch einige weitere Gründe mit aufgeführt.

Juristische Aspekte der SSL Verschlüsselung

Die jurisitschen Aspekte sind von Rechtsanwalt Dr. Thomas Schwenke im Artikel "Gastbeitrag: Warum Sie Ihre Website auf https umstellen sollten" auf der Seite der Kanzlei Plutte beschrieben worden. An dieser Stelle mag ich auch sehr gerne auf die von mir gerne gehörten Jura-Podcast (siehe Videoblogs und Podcast ) hinweisen.

Weiter unten bin ich im Abschnitt "Umstellung http:// auf https:// (SSL Verschlüsselung)" auch auf das Thema Warnmeldung wegen mangelnde Zertifikatsprüfung  im Browser eingegangen, was aber eher ein technischer Aspekt im Zusammenhang mit erfolgreichen Wechsel auf SSL bzw. HTTPS eingegangen. Immerhin ist dieses durch HTML relativ leicht zu verhindern :-).
 

Datenschutz und Serverlogfiles

Grundsätzlich bietet diese Verschlüsselung auch einen Gewinn im Bereich Datenschutz, so dass ich dieses mit der Möglichkeit der Anonymisierung oder gar Deaktivierung von Serverlogfiles als einen datenschutzrechtlichen Fortschritt beim neuen Anbieter ansehe. Das Thema Datenschutz ist auch ein Grund, warum ich die nun gewonnene Möglichkeit der Anonymisierung von Serverlogfiles nutze und diese auch in meiner Datenschutzerklärung unter den Punkt Serverlogfiles zusammenfasse.

Die angesprochenen Themen sind dabei allerdings unabhängig vom Anbieter und so hoffe ich, dass dieser Artikel auch für andere interessant sein dürfte.

Umzug der Domain - administrativ

Früher, das ist nun auch schon über zehnJahre her,  war für den Umzug einer Domain tatsächlich ein Brief (oder Fax) erforderlich und es wurde ein unterschriebener KK-Antrag zum Wechsel eines Providers für  eine Domain den neuen Hoster zugesandt und es wurde danach die Domain übertragen. Seit 2008 hat sich hier aber das Verfahren erheblich geändert und es wird vom bisherigen Provider ein AUTH-Code  beantragt und mit diesen wird (ohne Unterschrift) dann die Freigabe und Übertragung der Domain angestoßen.  Dieses funktioniert auch wunderbar bei .DE Domains die bei der Denic registriert sind.

Bei internationalen Domains  (.com, .net, .org, .info, .biz, .name) ist darüber hinaus aber auch eine Bestätigung durch den Domaininhaber erforderlich ist. Hierzu wird eine Mail an den eingetragenen Domaineigentümer  (ADMIN-C Kontakt) gesandt in der ein Bestätigungslink für die Zustimmung oder Ablehung des Transfer gegeben werden kann. Entsprechend wichtig ist es, dass die Mailanschrift bei den WHOIS Daten der Domain aktuell sind (daher bekommt man auch einmal jährlich eine Erinnerung an die hinterlegte Mailanschrift). Sollte die Mail nicht mehr nutzbar sein, kann aber auch immer noch ein Fax genutzt werden.

Sobald der FOA-Service ("Form of Authorisation") abgeschlossen ist wird die Domain nach 14 Tagen übertragen und die Domain dann auf den neuen Server übertragen. Später erfolgt auch noch ein weiteres Bestätigungsverfahren, sollten sich im Rahmen des Umzugs auch Kontaktdaten des ADMIN-C geändert haben. Dieses dann aber über eine Mail zur Domain-Validation, die auch sonst einmal im Jahr zwecks Kontrolle der hinterlegten Daten mich anschrieb.

Umzug der Domain - technisch

Das letzte Mal, dass ich mich intensiver mit der Technik rund ums Blog und dieser Seite auseinander gesetzt habe war im Artikel "In eigener Sache: Updates der Seite (Technik und Design) - Fokus auf Responsives Webdesign und pagespeed" vor fast vier Jahren.

Entsprechend positiv empfand ich, dass ich erst einmal nur das Webhostingpaket ohne Domains bestellen konnte und meine Seiten erst einmal ohne übertragene Domains anlegen konnte.

Allinkl bietet neben einer Vertragsverwaltung (Members Area) in der Domains tatsächlich bestellt werden können und die Vertragsdaten verwaltet werden auch Kundenadministrationssystem  (KAS) unter den eine technische Administration des Accounts vorgenommen werden kann.

Hierdurch ist es möglich  erst einmal alle Daten  zu übertragen und erst zum Schluss Ihre die Domains tatsächlich umziehen zu lassen. Dieses ist besonders dadurch interessant, dass so auch schon IMAP Konten eingerichtet werden können und in der Webmailoberfläche auch von bestehenden Mailkonten sowohl Mails als auch Ordner mit importiert werden können.

Statt einer Domain kann über eine Übergangsdomain  (URL) die eigene Seite aufgerufen werden. Hierbei sind die einzelnen Domains Unterordner des Webspace zugeordnet und die Seite kann über eine Subdomain aufgerufen werden auch wenn die Domain aus irgendwelchen Gründen noch nicht normal erreichbar ist.

Wechsel PHP 5.5  auf PHP 7

Im Rahmen des Serverumzugs habe ich mich auch mit einen Wechsel von PHP 5.5 auf PHP 7 beschäftigen dürfen und doch das ein oder andere Projekt anpassen müssen. Aber zumindest das Blog und auch einige andere Seiten von mir waren dafür schon sehr gut dank schattenbaum.net auf einen Umzug vorbereitet.
 

PHP Code Anpassungen bspw. bei Fehlermeldung von DokuWiki

Gerade wenn auch gleichzeitig ein Wechsel der PHP Version anstand ist dieses sehr praktisch, da erst einmal der Code hier angepasst werden kann und auch beim von mir eingesetzten WikiSystem Dokuwiki konnte ich bei der Fehlermeldung "Declaration of action_plugin_wikicalendar::register(&$controller) should be compatible with DokuWiki_Action_Plugin::register(Doku_Event_Handler $controller) in" feststellen, dass einige Plugins nicht mit der neuesten PHP Version kompatibel sind. Insgesamt verlief besonders der Umzug von Dokuwiki wesentlich einfacher als das 2013 (da allerdings nur von einen auf den anderen Server beim gleichen Webhoster siehe Artikel "Was ist zu beachten beim Serverumzug?".
 

Unterstützung durch PHP für dich :-)

Glücklicherweise habe ich die Autorin von "PHP für dich" geheiratet und so war mit ihrer Hilfe auch der PHP Code und das von ihr entwickelte Blogsystem schnell auf die aktuellste PHP Version angepasst.

Einige wichtige Punkte sind auch auf ihrer Seite unter anderen auch auf

• PHP für dich -  Mit PHP mit der mySQL-Datenbank verbinden
• PHP für dich - Suchen und Ersetzen, Maskierungszeichen entfernen und Zeilenumbrüche für HTML lesbar machen
• PHP für dich - Variablen mit und ohne Formulare übergeben
• PHP für dich - Sessions mit PHP

erläutert worden aber auch sonst war das ein oder andere Anpassen erforderlich.

Nun aber zum Thema des Zertifikat und Verschlüsselung von Internetseiten.

Umstellung http:// auf https:// (SSL Verschlüsselung)

Der Wechsel des Webhoster ist auch gleichzeitig mit einer Aktivierung der SSL Verschlüsselung für Internetseiten an. Dabei kann hier die Datenübertragung per SSL verschlüsselt werden und so ein Mehr an Sicherheit angeboten werden.

Hier kann im KAS unter Domains beim Eintrag in der Domain unter den Punkt SSL-Schutz ein kostenloses Zertifikat von "Let's Encrypt" beantragt werden (siehe Abbildung).



Hier kümmert sich dann künftig ALL-INKL um die Verlängerung des Zertifkates.Bei dieser Form des Zertifikates handelt es sich um eine Domain-Validierung (Domain Validation), womit sichergestellt wird, dass die Kommunikation auch tatsächlich über andreas-unkelbach.de verschlüsselt läuft. Daneben gibt es auch noch  Organisation-Validierung (Organisation Validation) wodurch zusäztlich noch Inhaberdaten (personenbezogen) mit angegeben werden.

Zum Hintergrund der Zertifikat von "Let's Encrypt" kann auch der Artikel "https:// für alles! Die Initiative Let’s Encrypt revolutioniert mit kostenlosen SSL-Zertifikaten das Web" des CT-Magazin weiterhelfen.

Dieses bietet sich  für Organisationen an und ist besonders bei Banken oder Onlineshops im Einsatz.

Der Vorteil von SSL verschlüsselten Internetseiten ist, dass die Daten hier geschützt zwischen Browser und Webserver übertragen werden.

Die gesicherte Verbindung ist auch in der Adressleiste durch die URL https://www.andreas-unkelbach.de wie in folgenden Bild zu sehen ersichtlich.



Hier sind tatsächlich alle Elemente der Seite verschlüsselt übertragen und die Verbindung gilt als sicher.

Problematisch ist es, sofern Teile der Seite noch per http:// eingebunden sind, was sowohl durch externe Skripte oder auch durch Bilder der Fall sein kann, die hier mit ihrer absoluten URL eingebunden werden.

Hier gibt die Adressleiste eines Browser eine entsprechende Warnmeldung aus, wie ebenfalls in der folgenden Abbildung zu sehen ist.



Hier sind gemischte (also verschlüsselte und unverschlüsselte Inhalte) auf einer Seite eingebunden worden. Je nach Browser können diese dann auch blockiert und damit nicht angezeigt werden.

Setzen von protokoll-relativen Pfaden in Blogartikeln per SQL oder Suchen und Ersetzen

Für eigene Bilder oder interne Links bietet sich hier eine relative Verlinkung an. Hier werden einzelne Artikel oder Bilder mit relativen Pfaden bspw. /andreas.php verlinkt statt mit der vollständigen URL https://www.andreas-unkelbach.de/andreas.php .Besonders bei eingebundenen Bildern bietet sich jedoch eine protokoll-relative Verlinkung an. Hierbei werden statt http:// oder https:// nur // zur Verlinkung angegeben.

Diese Vorgehensweise ist auch im SELFHTML Wiki im Abschnitt "Mit protokoll-relativen URIs referenzieren" beschrieben und es war relativ einfach möglich die entsprechenden URL in der Datenbank meines Blogs durch Suchen und Ersetzen anzupassen. Dieses war natürlich durch den Umzug besonders einfach, da ich hier einfach die Exportdatei der Datenbank anpassen konnte und nicht das passende SQL Statement verwenden musste.

Wobei auch per

UPDATE tabelle_blogartikel SET spalte_artikeltext = REPLACE(spalte_artikeltext ,"http://www.andreas-unkelbach.de","//");

eine entsprechende Anpassung möglich gewesen wäre... allerdings ist es mir nie ganz geheuer direkt in der Datenbankverwaltung  (siehe PHP für dich - Tabellen anlegen mit phpMyAdmin) zu arbeiten.
 

Einbindung VG Wort Zählmarken einer SSL verschlüsselten Webseite (https)

Ein weiteres Problem kann noch die Einbindung von VG Wort Zählmarken (siehe Impressum) sein. Hier hat Daniel Weihmann im Blogartikel "VG Wort unter SSL/ HTTPS nutzen" darauf hingweisen, dass die Zählmarken  per http eingebunden werden und es einer speziellen Subdomain benötigt um hier entsprechende sichere Verbindungen aufzubauen und auch die Zählpixel ordentlich einzubinden. Nun stellte sich für mich die Frage, ob auch die einzelnen URL zur jeweiligen Zählmarke aktualisiert werden muss und ob sowohl die HTTP als auch die HTTPS Variante angegeben werden muss.

Auf Rückfrage an die Verwertungsgesellschaft Wort habe ich dazu ebenfalls folgende Antwort erhalten:

Sehr geehrter Herr Unkelbach,
für eine Verwendung in einer SSL verschlüsselten Webseite, muss die Zähldomäne in der Zählmarke in der Tat durch https://ssl-vg03.met.vgwort.de/ ersetzt werden. Der Rest des IMG Tags bleibt identisch zur bisher verwendeten Fassung.

Bitte beachten Sie, dass hier NUR die vg03 Domäne verwendet werden kann, wie angegeben. Nur dort können die Zugriffe auf eine ssl - verschlüsselte Seite korrekt gezählt werden.

Nachlesen können Sie das auch unter https://tom.vgwort.de/Documents/pdfs/dokumentation/metis/DOC_Urhebermeldung.pdf im Kapitel 8.2.4

Und nein, ich kann bei der Korrektur von Meldungen damit umgehen, wenn sich nur das Zertifikat ändert, der Rest der URL aber weiterhin der gleich ist. Einen neuen Webbereich müssen Sie nur melden,wenn sich die URL als ganzes ändert.

Hier hätte auch ein Blick in die Dokumentation ausgereicht in der konkret steht, dass die Angabe einer URL nur dazu dient, die spätere Meldung zu erleichtern.“ die eigentliche Meldung ist von der Angabe der URL unabhängig.

Somit spricht eigentlich nichts mehr gegen eine Verwendung von SSL bzw. der https:// Variante meiner Internetseite auch weil so aus Datenschutzgründen nicht mehr die übertragenen Daten mit ausgelesen werden können.

Dieses ist auch der Grund warum Google (aber auch andere Suchmaschinen) dazu übergehen mehr und mehr Seiten mit der https Variante zu indizieren.

Hierzu sind im Google Webmasterblog die Artikel " Standardmäßig HTTPS-Seiten indexieren " und "  HTTPS als Ranking-Signal " oder auch die Hilfeseite " Website mit HTTPS sichern " lesenswert.

Künftig soll auch der Browser Chrome (ebenfalls von Google) darauf hinweisen, dass eine Seite nicht mit SSL verschlüsselt ist (durch ein rotes X in der Adressleiste).

Bevorzugte Domain / Internetadresse in .htaccess festlegen

Nachdem ich meine Seite nun erfolgreich umgezogen habe biete ich bis zum 16. Januar sowohl eine http:// als auch eine https:// Variante meiner Seite an. Da ich aber ungern doppelt Inhalte ins Netz stelle werde ich dauerhaft meine Seite auf die Variante https://www.andreas-unkelbach.de umleiten. Leider scheint mit dieser Variante feedly etwas Probleme zu haben, daher oben auch der Hinweis dazu.

Hierzu wird eine Weiterleitung per 301 Moved Permanently empfohlen. Da ich selbst immer wieder zur Konfiguration solcher Weiterleitungen in die Hilfe schauen muss, kann ich hier tatsächlich die Seite www.htaccessredirect.de empfehlen in der die meisten Anwendungsfälle vorgestellt sind.

.HTACCESS Redirect und Rewrite Generator

Für umfangreichere Einstellungen isd er Konfigurationsdatei kann auch der online nutzbare "Simple Htaccess Redirects & Rewrite Generator" von Aleyda Solís hilfreich sein.

Sofern keine Weiterleitung eingestellt ist kann zum Beispiel dieser Artikel direkt über vier URL aufgerufen werden:

1. http://andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=790
2. https://andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=790
3. http://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=790
4. https://www.andreas-unkelbach.de/blog/?go=show&id=790

Auf der Seite seorch.de kann neben anderer SEO Website Check und OnPage SEO Tools auch dieses im Abschnitt "Seite unter mehreren URLs zu erreichen (Duplicate Content)" überprüft werden. Generell kann ich diese Seite als Test immer wieder mit guten Gewissen empfehlen.

Meine Weiterleitung per .HTACCESS sieht im übrigen wie folgt aus:

RewriteEngine On

RewriteCond %{HTTP_HOST} !^www.andreas-unkelbach.de$ [NC]
RewriteRule ^(.*)$ https://www.andreas-unkelbach.de/$1 [L,R=301]

RewriteCond %{HTTPS} off
RewriteRule (.*) https://%{HTTP_HOST}%{REQUEST_URI} [R=301,L]

Der erste Abschnitt sorgt dafür, dass die Domain immer mit www. aufgerufen wird (bevorzugt www-Domain verwenden) der zweite Abschnitt überprüft ob das HTTPS Protokoll ausgeschaltet ist und leitet sofern dieses der Fall ist auf die https Seite weiter.
 
Für obiges Beispiel erhalten die URL unter 1 bis 3 als HTTP Status Code 301 und die Weiterleitung auf die https Variane und die letzte URL wird per HTTP Status Code 200 als okay ausgeleifert.


Im Ergebnis ist damit die Seite immer in der Form https://www.andreas-unkelbach.de aufgerufen da alle anderen URL durch den 301 Status Code umgeleitet werden, während die gewünschte URL per 200 als okay zählt und die Daten werden immer verschlüsselt übertragen

Website Analytics - Meta tag referrer

Eine interessante Info für andere Seitenbetreibende dürfte noch sein, dass Links von einer mit https:// verlinkende Seite auf eine http:// Seite als direkter Aufruf gezählt werden, da hierdurch der Referrer-Link nicht übertragen wird.

Hier gibt es jedoch einen W3C-Spezifikation eines Meta-Tag durch das weiterhin auch der Referrer Link übergeben wird. Hier regelt "§ 3. Referrer Policies".

Über den, im HEAD Bereich befindlichen Metatag kann die Übertragung des Referrer eingestellt werden. Dabei sind mehrere Möglichkeiten vorhanden:

• <meta name="referrer" content="origin">
  Hierdurch wird zumindest die Domain als Referrer mit übergeben.
• <meta name="referrer" content="unsafe-url">
  Hierdurch wird die komplette URL mit übertragen
• <meta name="referrer" content="no-referrer-when-downgrade">
  Dieses ist die Vorbelegung der Spezifikation. Sofern eine https auf eine http Seite verweist wird kein Referrer übertragen, allerdings erfolgt eine Übertragung von https auf https ebenso wie von http auf https
• daneben gibt es noch weitere Möglichkeiten auf die ich durch die Spezifikation verweise.

Da ich persönlich es als wichtig empfinde zu sehen, woher Seiten verlinken habe ich bei Einzelseiten und Artikeln die Variante der Übertragung der Seite gewählt und bei Übersichtseiten die sich auch ändern können lediglich die Domain mit übertragen. Aktuelle Browser halten sich wohl auch an diesen Meta-Tag.
 

Fazit

Insgesamt war der ganze Umzug dann tatsächlich erfolgreich, wobei tatsächlich einige Einstellungen noch nachgebessert worden sind (sowohl durch PHP Code als auch was die Einführung von SSL anbelangt). Hier bin ich sehr dankbar, dass meine Frau ruhig und kompetent das entsprechende Coding angepasst hat aber auch der Transfer meiner Seiten recht problemlos funktionierte. Mittlerweile dürfte auch Mailempfang wieder funktionieren und selbst die Twitter-Integration (die tatsächlich etwas arg kompliziert war) hat problemlos funktioniert. Ich würde mich freuen, wenn auch weiterhin mein Blog interessant ist und die Umstellung keine Probleme macht. Bekannt ist mir tatsächlich nur, dass in manchen Feedreadern der RSS Feed erneut abonniert werden muss, daher ist ein Besuch auf dieser Seite sicherlich hilfreich :-)